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项目采购管理制度范文1
关键词：项目管理 采购 环节 职责 流程
项目管理是在有限的资源条件下，为实现项目目标所采取的一系列管理活动。项目采购管理是项目管理的重要组成部分。项目采购管理几乎贯穿于整个项目生命周期，项目采购管理模式直接影响项目管理的模式和项目合同类型，对项目整体管理起着举足轻重的作用。
随着经济的发展和对项目管理、采购管理认识的不断深入，采购在工程项目中的角色已经从单纯的支持服务发展成为新的利润增长点，采购管理也发展成为成本控制和促进项目效应最大化的关键环节之一。
1.明确项目采购管理中的关键环节
企业规模越大，采购金额越高，管理者对程序的设计越为重视。这里将一般采购作业流程设计应注意的关键环节阐述如下：
1.1根据不同工程项目或各工程项目工作包的特点，充分考虑成本控制、设计、施工等因素确定工程项目管理模式从而确定工程项目采办模式，便于采办成本控制。
1.2实施工程项目采购预算制，有了采购预算的约束，能提高工程项目资金的使用效率，优化工程项目采购管理中资源的调配。从而达到控制工程项目采购成本目的。
1.3采购包的划分。要根据设备材料的性质、市场供货商的供应能力和经济批量划分采购包。合理划分采购包，可降低采购价格。
1.4充分利用好工程项目内外部环境。在工程项目采购管理中充分利用采购环境，同样是有效降低采购成本的途径之一。
1.5供应商的优化选择和管理。工程项目前期供应商一旦选错，将给工程项目建设造成严重影响，因此，招投标尤其是国外设备招投标要特别慎重。
1.6确立采购全流程成本的概念，应该关注的是整个工程项目流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。
2.细化项目采购管理中的的部门职责
科学合理的流程，明确细致责任化的分工，对于规范采购管理有着积极的作用。
2.1各部门:负责采购需求计划提出、采购的参与、货物的验收。
2.2专业管理部门:负责审核专项物资申请（必要性、替代性、可否调拨、数量、型号、品牌），出具专业意见；协助采购对新的专业设备或物料的采购。
2.3行政组:负责监控各处采购计划执行情况；下达各处物品申购计划额度；物品需求申请单审核，负责不定期市场调查和价格监督。
2.4人事行政部采购组：负责采购通用类固定资产、低值易耗品、生产辅料等，进行采购实施的全过程――询价、供应商选择、下单/合同的制作、追踪到货、退/换货、报销。
2.5生管部采购组：负责采购设备治具类与计量仪器类固定资产、生产材料等，进行采购实施的全过程――询价、供应商选择、下单/合同的制作、追踪到货、退/换货、报销。
2.6行政库房：负责办理出、入库手续；负责辅料、劳保品的存储和管理；负责提供辅料库存月报表和劳保库存月报表。
2.7品保部：负责对到货生产辅料的检验以及协助索赔、出具检验报告；参与计量仪器类资产采购支持。
2.8技术部：负责参与设备治具类资产采购，给予相关专业技术参数支持。
3.强化项目采购管理中的制度执行
没有规矩不成方圆。建立并完善配套的采购管理制度是开展项目管理工作的必要条件，强化制度执行力是推行项目采购管理的有力保障。
3.1建立健全各项采购管理制度。项目一进驻，就要按单位企业下达的责任成本预算指标，制定一套采购成本管理办法和制度。在操作过程中，应结合实际情况，不断修正、改进，通过实践使之趋于完善，以确保制度科学可行性，真正起到规范项目成本管理的作用，最终达到提高施工项目成本管理水平的目的。
3.2全过程控制。控制总成本在探讨项目采购管理中降低成本的问题时，应该确立采购全流程成本的概念，我们所应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。
4.采购业务流程管理的注意事项
4.1注意流程的先后顺序及时效控制。应当注意作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。避免同一主管对同一采购案件作多次签核；同一采购案件在不同部门有不同的作业方式；同一采购案件会签部门过多，影响实效。
4.2价值与程序繁简相适应。程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值大小相适应。凡涉及数量比较大，价值比较高或者易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督；反之，则可略微予以放宽，以求提高工作效率。
4.3避免作业过程发生混乱。要注意变化性或弹性范围，以及偶发事件的因应法则。譬如在遇到“紧急采购”及“外部授权”时，应有权宜的办法或流程来特别处理。
4.4流程设计应适应现实环境。应当注意流程的及时改进，早期设计的处理流程，经过若干时间段后，应加以审视，不断加以改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。
4.5配合作业方式的改善。譬如当手工的作业方式改变为信息化的作业方式时，流程就需要做相当程度的调整或重新设计。
5.结语
梅瑞狄斯在《项目管理――管理新视角》中提到：“在采购设备、原材料和分包服务的过程中，必须清楚的界定出特定的需要，并且还要找到最低的价格和最具竞争力的供应商。”项目采购管理作为项目管理的一个重要组成部分，企业要获得最大的经济利益，有效地降低材料采购成本是关键，就必须要加强对项目采购的管理与控制，具体方法和可操作模式要根据单位实际情况区别对待，实践摸索。
参考文献：
项目采购管理制度范文2
项目采购对项目的顺利实施具有重要影响，因此企业必须重视项目采购管理。目前，我国企业项目管理存在的问题有采购审批问题、采购方案问题和供应商管理问题。优化企业项目采购管理的策略主要有三个：第一，调整规范企业采购管理组织和流程；第二，科学制定采购计划和策略；第三，调整供应商管理制度。
关键词：
企业项目；采购管理；问题优化策略
项目采购管理是企业管理的一个重要组成部分，对于企业的成本控制和经济效益的提高有积极作用。随着市场经济的发展，企业项目也越来越多，项目采购任务也变得繁重起来。企业的项目采购既影响企业项目的顺利完成，也影响企业的财务管理和成本控制。如何在现有的制度下，针对项目采购中存在的问题找到优化策略是我们需要分析和研究的问题。
一、企业项目采购管理中存在的问题
企业项目一般资金投入大，具体任务多，需要采购很多物资材料、技术设备和相关的服务。由于采购金额大、涉及的事项多，所以往往会出现一些问题。
（一）采购审批问题
企业的各种层次和类型的项目一般需要公司高级管理部门或者上级公司审批。企业高管或上级公司对采购的某些环节非常重视，比如采购计划、采购的实施结果等。此外，每次完整的采购都不是某一个单一部门的事，而是多个部门的事。采购人员既要和需求部门打交道，还要和财务部门进行沟通，各个有关部门是否认可采购环节是采购部门需要关注的问题。只有采购过程得到各个部门的认可，企业采购过程的公开性才能得到增强。但它也有一定的弊端，它使采购内部审批的环节有所增加，使审批程序变得复杂。特别是领导要对每个审批环节进行检查并签字，如果领导事务繁忙或者出差，那审批文件就不能及时完成签署，可能耽搁采购的进度和效率，使采购的时间延长。企业开展的每个项目都有一定的时间期限，如果采购的商品或服务类型比较多，采购的审批程序要比较麻烦，那么就会对采购的进度乃至整个工程项目的进度产生影响。所以，提高采购效率，必须精简采购审批流程。
（二）采购方案问题
企业采购种类多样，专业领域涉及广泛，既有有形商品，也有无形的服务。此外，有些采购工作时间跨度较大。虽然公司对采购方案有一定的安排，但各部门要细化这个方案。采购职能由各个部门单独行使，没有统一的采购组织，使得采购人员的素质也有一定的差异，因此需要以物质特征和市场供求关系采取不同的策略。
（三）供应商管理问题
有些企业没有建立供应商数据库，也有些企业数据库不完善，资料不全。这往往导致供应商还需要较多的时间去寻找，使采购效率降低。如果在采购合作之前，不能仔细地考察供应商，会对后期的合作造成消极影响。在每次与供应商合作之后，如果不按时评价，就会对下次的合作造成不利影响。如果不能有效选择供应商，那企业的采购成本会有所增加。有些企业投标选型部门与最终落实采购方案的采购部门的供应商数据库不通用，也会造成一定困扰。
二、企业项目采购管理的优化策略
（一）调整规范企业采购管理组织和流程
一个科学规范的企业采购管理组织应该符合目标统一、权责分明、高效精简的要求。首先，企业董事会或者上级公司应该放权给采购部门。董事会要明确自身的职责和权利，放权给采购部门，使采购部门的积极性得到调动。上级公司应该对子公司的采购方案进行审核评估。如果总公司同意公司的采购计划，那采购的实施就应该由公司自主进行。总公司可以对下属公司的采购行为进行实时监控。监控的措施有两个。第一，可以让纪检部门监督采购过程；第二，总公司可以监控采购的关键节点或者金额较大的商品和服务。对于不重要的环节，可以由子公司独立开展。开展这种管理和监督，既有利于总公司监督权利的行使，也有利于保证子公司的采购自，使公司的采购得以顺利有序地进行。其次，要明确各部门的采购职责。企业的每个职能部门一般都是相对独立的，所以每个部门都有采购的权力。企业的物资装备部对有关的机器设备等物资的采购负责，工程控制部对工程和项目设计方面的采购负责，而其他一些部门也对其工作权限内的物资拥有采购权。这样的制度安排会使得采购工作发生交叉，导致重复采购，不仅造成企业资金的浪费，而且容易使项目的进度受到影响。有效解决这个问题，企业可以设立一个集中的采购部门，由它来统一采购企业所需的所有物资和服务。统一集中采购的优势在于能够有效地整合各部门的职能，明确采购工作任务，使专业队伍和优势资源得到集中。统一后的采购部门在各个采购部中设专业组，使它们具体行使采购的权力。企业需要采购时，只有采购组才能完成采购任务，制定采购计划、招标、询价比选和谈判签约等配套工作也由采购小组进行。各个职能部门有什么采购需求可以向采购部门提出，由采购部门来负责具体的工作，其他部门要积极与采购部门搞好沟通和配合。这样，每个部门各司其职而又相互合作，使采购工作能顺利开展。最后，对采购的流程进行优化。很多公司现有的采购流程涉及的人员和部门多，手续繁琐，效率不高。信息技术的发展改变了传统的审批管理，很多工程项目开始使用信息管理系统，比如ERP系统。ERP系统的应用基础是模块的应用程序，它使很多智能部门的活动得到集中，不管是产品计划、采购零件，还是库控制存、分销产品以及订单跟踪。总之，采购人员可以利用ERP系统完成整个采购过程。
（二）科学制定采购计划和策略
保证项目顺利推进的一个重要措施就是制定采购计划和策略。它可以对项目所需的商品和服务的数量和质量进行预估，保证这些资源的有效及时供应，避免出现资源不足而耽误项目推进的情况。另一方面，制定采购计划对于资金利用率的大幅提高也十分有利。只有使采购计划能匹配项目的进度，才能合理使用材料，防止出现过度采购造成的物资积压，形成资产的损失。另外，要想合理控制采购的成本也需要制定采购计划。采购计划的制定，可以给采购部门一个事先准备的时间，有利于对采购方式和采购时机进行合理选择，有利于对采购成本进行有效的控制。在采购策略方面，可以根据采购内容的不同，分为物资类相关采购策略、技术服务类相关采购策略和工程类相关采购策略。以项目工程的承包情况为依据，可以将物资采购分为业主采购和分包商采购两种。其中，业主采购的策略有集中采购、协议框架采购和固定量打包采购三种。集中采购适用于大宗物资，其目的是使工作界面削减，使采购成本得以下降，统一材料选型和装置设备的统一性，其优势是能够有效管控采购的质量，能够对设备的通用和维护产生有利影响，使库存成本下降。协议框架采购适用于数量未知商品的采购，其方式是框架协议。协议的内容要详细周到，对物资种类、交货方式、计费方式和协议终止条件作出明确具体的规定。承包商如果实际履行了业务的责任，那么应该享有同样的权利。固定量打包采购适用于业主自购且数量确定的商品，采购的方式是订立固定总价合同。技术服务类采购一般要由业务进行公开招标，然后询价比较，最后择优确定最终的合作企业。工程类物资的采购要坚持工艺相关性和区域相关性两个原则。
（三）调整供应商管理制度
项目所需的设备、材料和服务等各种资源都依靠供应商来提供，因此有必要做好对供应商的管理。调整供应商管理制度，应该以市场调研为基础，充分调查掌握各个供应商的基本情况，使供应商数据库得以建立。其次，企业还应该对数据库中的供应商进行定期的评价和考核。同时，由各需要与供应商接触的部门共同来建立和完善供应商数据库，做到信息实时共享，提高对供应商的整体把控。
作者：赵谨 单位：江苏智运科技发展有限公司
参考文献：
[1]应莺.基于房地产供应链的战略采购研究[J].科技信息(学术研究),2008(24).
[2]邓永国.企业物资采购风险研究[J].中国物流与采购,2008(12).
项目采购管理制度范文3
关键词：电力建设；国际工程；物资采购；管理；成本控制
最近几年，随着对外承包国际工程项目的增多，电力建设企业已经由最初的市场开发为主要目向为以项目最终盈利进而提升企业国际竞争力为主要目的进行转变。目前，一些电建对外承包的国际工程项目多为EPC总承包项目，即为完成电力建设项目所进行的设计、采办、施工、试运等工作全部由承包商来完成。在这种模式中如果没有业主供应设备材料，而全部的采购活动由承包商来完成的话，那么整个项目的采购成本（包括原材料费用及整个采办过程的管理费用）将约占到项目总投资额的50%以上，从中可以看出，采购费用的降低将会对整个项目的盈利产生直接而重大的影响。
一、国际电建工程项目物资采购供应工作的特点
1.程序复杂
国际电力建设工程的物资供应程序和手续相对于国内电力建设工程的物资供应来说，要复杂的多，大致包括：计划、初步选择货源、初步询价、比价、推荐供货商、报送业主或监理批准、谈判及签订合同、办理进口许可、开具银行支付信用证、港口接收和商检、办理免税、清关、内陆运输及仓储、现场物资的调拨及管理等。
2.技术性强
在国际电力建设工程承包的招标文件中，对适用于该工程的材料和设备等都有较详细的要求。不同的类别、项目性质和咨询公司的设计概念可能各不相同，采用的电力建设设备和材料的标准也有差异。
3.价格影响因素多
国外的产品价格不仅与其型号、规格和质量有关，还将根据订货数量、交货方式、付款条件及服务要求的内容不同而变化；同时，还受国际市场需求、币值汇率变化等影响；甚至运输方式及其费用、税率和保险等也都是不固定的。
4.货源广泛
国外的物资供应渠道十分广阔。同类产品有许多国家和多家工厂生产以及众多的商经销，质量和价格在不同品牌和规格下差异很大，给物资采购部门提供了竞争择优的机会。
二、加强项目采购管理、降低采购成本的措施
在国际电力建设工程物资采购中，外汇风险管理对物资采购成本控制乃至整个项目成本控制具有重要意义。当项目材料设备进口支付币种和业主支付币种不一致时，负责采购的承包商便会面临外汇风险。承包商应对物资采购面临的外汇风险进行识别，并在对汇率进行预测的基础上对其进行衡量与评价，必要时采取选择货币法与合理利用含有汇率调整因子的调价公式、利用远期外汇交易、外币期权交易、投资法或BSI法等对外汇风险进行管理。
1.制定合理的采购预算与估计成本
制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测，是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。
2.加强采购部门与项目其他部门的沟通
虽然电力建设项目上每个部门都是相对独立的部门，都有各自相应的职责范围，但作为一个电力建设项目整体，各部门之间应加强协作与沟通，共同努力才能完成好整个电建项目的建设。建议在项目开始实施之后，设计、采办、施工、试运的工作都应在项目所在地进行，并定期开会沟通采购过程中应注意的事项，争取在采购之前尽量发现问题，尽早解决。
3.加强对物资供应商的管理
正确地选择、认证、考核、评估供应商，是电力建设项目物资采购成功的关键。应成立专门的部门建立管理制度，制定相关文件，对供应商进行管理与考核，主要包括严格供应商选择标准和程序、项目结束后对供应商进行评价、坚持索赔制度、建立不同的供应商关系类型、加强FAT检验工作等几个方面。
4.充分利用互联网来降低采购成本
在采购过程中，经常会由于过多的人为因素和信息闭塞造成了采购价格过高或者质量低下。信息化时代背景下，利用互联网进行网上招标采购，采购商可以在线竞标邀请和竞标信息，可以对潜在的供货商进行资格审查，可以选择公开招标和邀请招标，然后在线开标，评标，最后签订合同，这样可以大幅度降低采购成本。
5.加强采购人员的成本意识
目前项目上的采购人员缺乏成本意识，认为只要能按时供应项目所需的设备材料，不影响项目的进度就算完成了采购任务，至于采购成本的高低没有过多考虑。要确保项目盈利目标的实现，必须加强采购人员的成本意识，提高采购人员的整体素质。
总之，国际电力建设工程项目的特殊性和复杂性，决定了在物资采购和管理环节的复杂性。在大量物资的采购供应过程中，物资采购和管理人员一定要从提高自身素质做起，采取有效手段来强化物资采购与管理工作，合理合法控制物资采购和管理成本，为企业经济效益的提升做出应有的贡献。
参考文献：
[1]张玉龙：EPC国际工程物资采购管理研究[D].西南交通大学.2012.
[2]丁良玉：电力物资采购招投标制度建设研究[J].时代金融.2012.24.
项目采购管理制度范文4
建筑材料集中采购的概述
采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。
集中采购是指在同一企业或同一企业集团内部的采购管理集中化趋势，即通过对同一种类材料进行集中化采购来降低采购成本。由于集中采购数量多、金额大，环节比较复杂，需要有规范严谨的工作流程和便捷高效的信息化平台做支撑，这样集中采购系统（亦称电子化采购平台）便应运而生，其科学的流程设计能有效提高采购过程的规范化，信息化平台能够为采购全流程提供必要的信息支持，使供应商的信息及与采购相关的历史数据能够及时方便的获取。
施工企业大宗建筑材料集中采购存在的问题
存在问题：（1）由于实施集中采购的材料数量巨大、种类繁多，必然存在如何把握采购最佳时机的问题。例如钢材的采购就与国际的铁矿石价格有较强关联，其价格波动较大，采购的最佳时机稍纵即逝，对材料采购的成本、价格影响至关重要；（2）如何解?Q好与优质货源供货商建立长期合作、稳定发展关系。只有妥善处理好这类合作关系，才能“互惠共赢”，不断优化大宗建筑材料集中采购招标资源，有效提高项目经济效益；（3）资金支付不能按合同约定支付，时常出现拖延支付的现象，将造成企业信誉度降低，打击供应商竞价热情或损失优质供应商资源，为以后采购工作增加更多的负面影响，带来不必要的损失。更为严重的是给企业带来经济纠纷和法律诉讼问题；（4）企业采购信息化程度不高或沟通渠道不畅通，造成采购不及时或重复采购，造成项目采购成本增大，造成企业资金的积压，不能有效提高企业资金运作效率。
施工企业大宗建筑材料集中采购管理的对策
3. 统一采购主体、分级管理供应商
将集团总部作为采购主体，成立集中采购中心，建立集中采购平台，使各分公司或区域指挥部中的物资保障部门成为采购主体的辅管理体系，实施大宗材料集中采购。各施工项目通过子公司或者区域指挥部定期向集采中心提交大宗材料采购计划。子公司或区域指挥部签订集中采购合同，并统一资金结算、货款支付等工作。在选择供应商时，应对供应商进行分级管理，采用名录管理制度、过程管理制度与淘汰机制管理模式，并与供应商、直属单位进行沟通，时刻关注大宗材料的价格变化，实时监督物流信息、供应商的发货、送货情况，协调好物料运输车辆进场与出场，合理安排材料堆放位置。区域采购人员负责监督检查与评议供应商履约情况，总部人员根据履约评估结果调整付款条件与采购数量；在淘汰管理方面，项目采购人员负责提供淘汰评审意见，区域及总部采购人员负责定期评审、更新与淘汰部分不合格的供货商。
3. 规范采购流程、合理选择采购形式
规范化管理采购流程是实现集中采购目标的有效保障，为有效规范采购流程，应把握好以下关键点：（1）明确集中采购的具体功能，合理设计作业环节，控制集中采购作业的时效性，保证采购流程的一致性与流畅性；（2）划分各项采购环节的权利与任务，避免采购流程混乱、重复，协调各采购部门之间的关系；（3）根据集中采购条件与采购规模适时调整采购程序，保证采购流程可以有效适应大宗材料的供应过程。此外，还可以根据大宗材料特性，如使用过程的安全性与产品质量的可靠性等采用最高限价的集中采购形式。
对施工企业大宗材料集中采购管理的建议
4. 建立采购监管机制
为了有效监管大宗材料集中采购工作，可以从权力监管与制度监管两个方面入手：（1）权力监管应避免集中采购权力过于集中，以防止违规行为。物资保障部门建立企业内部的采购管理制度，如《物资集中采购办法》，《招投标管理办法》，《物资人员工作守则》等，完善企业内部的集中采购权责管理机制，确保采购机制具有权力制衡、决策民主的特点，实行阳光采购，减少依仗背景漫天要价、居间为供应商业务等行为。（2）制度监管方面，可按照明确责任与严格考核的原则规范集中采购工作，强化监督各个集中采购环节，确保大宗材料质优价廉，质量符合行业标准与国家标准，避免假冒伪劣材料流入施工现场。采购时还应注意保持合理储备，确保材料不断供、不超储。
4. 管理好重点采购环节
制定采购计划时可对大宗材料的需求量进行统一汇总及分类，以提高集中采购的标准化管理水平。例如，可将能够影响建筑工程质量且较为急需的大宗材料，如水泥及钢筋等列为 A 类材料，将碎石、砂等需要进行大量采购的材料列为 B 类材料，将模板等不通用或不急需的材料列为 C 类材料。采购大宗材料时根据 A、B、C 分类法列出施工现场材料供应轻重缓急情况与采购量，合理制定大宗材料采购计划。根据采购计划统一订购 A 类、B 类及 C 类材料，并要求供应商将材料统一配送至施工现场或自行集中安排材料运送工作。在招标时可根据采购金额与 A 类、B 类及 C 类材料管理方法合理选择公开招标、邀请招标、议标及询价比价等采购方式，以有效提高招标投标效率。
项目采购管理制度范文5
关键词：项目管理；采购成本；成本控制流程；前景展望
中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-00-02
一、引言
随着中国步融入全球制造体系，随着管道局市场开发力度的不断加强，项目工程越来越多，项目管理也在不断地成熟与完善，作为项目管理中的重要部分项目的采购管理也越来越受到高层领导的重视，项目采购部门工作业绩的高低将直接影响到项目的利润和管道局的国际市场竞争力，采购部门的有效运作是每一个项目成功的基础。每个项目采购管理者之间都应积极相互借鉴成功的经验，除了结合采购成本的控制，还应该根据项目自身的特点，在实践中摸索尝试新的管理方法，总结出适合自己的管理模式。
二、项目管理中的采购成本控制管理
采购是在市场经济条件下，通过相关企业的服务和物资交流，实现仪器、设备、生产资料等实现购置的活动，是项目管理中执行的必须过程。在进行采购活动中所进行的相关计划、控制、协调、指导等管理工作，就组成了采购成本控制管理，是实现生产基础的重要过程，也是促进项目正常运营、快速发展的保证，良好的管理水平能极大地提升企业的效益水平和企业的外在形象。
三、项目管理中采购过程中成本控制的方法
项目管理中，采购过程中，需要遵循采购管理流程，依据经营理念和科学的管理手段运行。 采购成本的控制涉及到整个项目过程中的材料成本、施工工期、质量和项目安全几个方面的管理和控制。
（一）实施项目分类控制。针对不同项目的需求和不同的业务承包商的特点，采用合理的项目采购管理模式，从而实现对成本的控制。
（二）制定管理制度化。建立完善的采购制度，对采购价格、采购方式、质量检验等作出具体规定，从根本上就杜绝了暗箱操作等非法行为的发生，保证顺利实现降低采购成本。
1.比价采购的制定。项目中采购价格是重中之重，比较价格的采购方式是降低采购价格的基本手段之一。采用“价格比较”，对采购的全过程进行动态监控。力争满足本项目质量需求的前提下，降低采购成本。比较价格采购就是把采购管理中隐蔽的权力公开化，最大限度地规避项目管理中物资和资金管理中的漏洞，以求实现最大的经济效益。比价购销是一套完整的管理体系，与小规模上所讲的“货比三家”有本质上的区别，它更为科学，更为规范，通过科学的价格决策机制，规范的操作方法，受到严格的检验监督。
2.把握费用的严格审批。采购经费和仓库经费是采购成本的另一个重要的组成部分，这两项费用的高低都能直接影响到采购成本的高低。如降低采购费用，在价格、质量相同的前提下，实施就近采购，以节约运杂费开支降低采购经费；节约仓库经费，降低储存成本；对其他采购经费通过经济承包责任制的方式加以控制，以便降低采购费用。
（三）严格按程序采购成本。控制材料成本的关键是采购过程，只有堵住材料采购过程的漏洞才能进一步降低采购成本。需要注重以下几点：1. 采购程序公开化。材料的采购必须由生产部门提供生产需要的材料计划，要声明，无计划的材料一律不允许采购，杜绝多余的采购，从数量上进行控制，从而控制了成本的增加。根据生产用料计划，供应部须进行调研，必要时要进行考察，选择供应商，不合格的材料一律要求退货，并且追究当事人的责任。通过运作程序公开化，使采购质量及采购价格都有了可操控性；2. 采购过程参与人员多极化。公司应该规定每次采购必须由科长、计划员、采购员等三人以上的决策。由过去采购员不在别人决不能代办，变为谁不在其他人都可以代办，进一步加大了运作程序化的力度，把住了采购过程控制关。
（四）加强采购材料会计核算工作。项目管理过程中应设置采购材料科详细核算材料的计划价、实际价、材料差异、运杂费等采购成本，以加大材料采购的监控力度。由于近年来材料市场价与计划价相差很大，有的材料价格大幅度上升，有的材料价格则略有下降。通过计划价格的调整和材料采购核算工作的加强，既有利于考核采购部门的业绩，调动其积极性，促使其降低采购成本、节约开支；也有利于财务部门制定考核标准，分析采购成本升降的原因，为领导决策提供有用财务信息。材料核算与公司员工绩效考核制度紧密结合，取得了较好的成效。
（五）信息多元化，利于掌握可降空间。在信息时代，竞争取胜还要靠及时准确的信息，项目管理中采购的成本控制也同样需要有及时准确的信息。通过网络，与信息传递，可第一时间了解并掌握更多供应商的报价、供货能力、质量、信誉及资金实力情况；另一方面，对一些专用物资，通过各种方式掌握其制造成本，了解可降价的空间。通过现代化的这些信息准备，既为降低材料价格的谈判争取到主动权，又不至于在谈判中把供应商遇到赔钱的地步，使双方均能从中获利，加强了双方的友好合作。
但是，在项目管理中不管采用怎样的方法控制物资采购成本，都必须注意以下两点：
1.项目管理中的领导要高度重视。成本控制与项目中所有部门、员工都密切相关。项目投资人或管理者、部门经理都要从自己做起。严格要求自己。尽职尽则、克己奉公。为维护项目总利益，从思想上与行动保持高度的统一。
2.要有完善的内部控制制度、适合项目自身的财务制度和薪资制度。制度上不健全、有漏洞，就会给某些别有用心的人以可乘之机。要提前制定好良好的薪资激励机制，奖罚要分明，没有好的薪资机制，员工的积极性得不到提高，成本控制实际上也成了一纸空文。
四、采购成本控制的研究
（一）对采购预算与估计成本的研究
在项目工程中的预算就好比是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算不仅仅是项目运行过程中的一个方面，是一种控制机制，起着一种标准的作用。
采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测，是对整个项目资金的一种理性化规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。有了采购预算的约束，能提高项目资金的使用效率，优化项目采购管理中资源的调配，查找资金使用过程中的一些例外情况，有效地控制项目资金的流向和流量，从而达到控制项目采购成本的目的。
（二）对供应商的选择进行研究
供应商是项目管理中采购管理的一个重要组成部分，采购过程当中应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的承包商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规则；另一方面也能对采购成本有所控制，提高项目实施的质量。
1.研究供应商的数量选择
供应商数量的问题，实际上也就是供应商所担份额的问题。从采购方来讲，单一货源增加了项目资源供应的风险，对供应商进行压价就会产生不利，采购成本控制的力度就在递减。而就供应商方面讲，由于数量上的优势，大批量的供货可以给采购方以更多折扣，减少货款的支付和采购附加费用，对现金流出的减少有利处，从而降低采购成本。因而，在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时保证供应商承担的供应份额达到供应商的优惠政策，从而降低物价而缩减采购成本。这样既能保证采购材料所供应的质，又能有力的控制采购成本。通常来说，供应商的数量以3-4家为宜。
2.对选择供应商方式的研究
供应商的选择方式包括公开竞争性招标、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购4种。在项目管理中采购时通常采取公开招标的方式。这样既可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，又帮助采购方以最低的价格取得符合要求的工程或货物，并且合理组合使用多种招标方式，对提高采购效率和质量很有帮助，对控制采购成本很有益处。
3.对合理利用采购环境的研究
项目管理中的采购，对外部环境也有着较高的要求。环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响，宏观环境和微观环境组成其外部环境。在以微观环境原则的前提下，一个好的采购策略是可以充分利用其外部市场环境为项目整体带来利益的。
（l）要想在项目需要时候就能随时找到相应的供应商，就应该建立重要货物供应商信息的数据库，以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息，以便因地制宜。
（2）想要在采购过程中对各项指标都随时进行比较和选择，就要建立同一类货物的价格目录，利用竞争的办法来获得价格上的利益，要打有准备之仗。
（3）要想对市场变化的进行深度预测，使采购者在制定采购计划、决定发包及采购方式时有可靠而有效的依据，就要对市场情况进行分析和研究。
4.对供应商的管理进行研究
由于降低采购成本的理念为指导，在项目管理中的采购管理，应贯穿“供应商管理”的思想，也即是把对供应商的管理纳入采购成本管理与核算的一个部分。这样既获得可靠的货源供应和质量保证，又可在时间长短和购买质与量上都获得绝对的价格的优势，从而进一步的实现了在项目管理中采购的成本控制。
（1）与供应商建立直接的战略伙伴关系。一旦确定了可以长期合作的相对固定的供应商，对于采购方来说，与供应商之间就建立了直接的战略伙伴关系。双方应该就“利益共享、风险共担”的原则，建立一种双赢的合作关系。这样不仅仅使供应商拥有长期稳定的大客户，也使项目管理的采购方在日后相对长期的合作中保有货源上的保证，把握成本上的优势，确保很多环节的稳定性。确立这种战略伙伴关系，能使采购成本的控制达到最佳化，并且带来长期而有效的成本控制利益。
（2）绩效管理要求供应商优劣。建立了长期的战略性合作之后，那么在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理，在合作过程中供货行为的优劣评价。比如，设立供应商绩效管理的信息系统，对供应商进行评级，设立量化指标等等，并通过绩效管理的结果去参考与供应商是否会进行后续合作，并借此为依据，对供应商以激励和奖惩。这样能促使供应商持续改善供货行为，保证优质及时的供货，降低项目采购总成本。
（三）对全流程控制总成本的研究
在研究项目管理采购成本的控制问题时，应该确立采购全流程成本的概念，应该关注的是整个项目中所有采购流程中的总成本是否得到控制，并且降低，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。同时，降低采购成本不仅指降低采购过程中项目本身的成本，还要考虑各个方面相关的利益，只是降低了单独的某项成本而不顾及其它方面的反应，在项目采购管理的利润之中，这种成本降低是不会得以体现的。因此，需要全流程成本的建立与研究，才是可以达到对整个项目中，采购管理总成本的控制和降低目标。
（四）其他研究补充
1.数量化方法研究。目前国内对采购成本控制方法的研究基本上还处于定性研究阶段，提出的一些控制方法和措施，多是出自管理的经验和教训，还没有形成一个科学的、可以数量化衡量的决策体系。正如管理学大师彼得·德鲁克所说：“What gets measured gets done”，相信采购成本控制的数量化方法研究将是今后努力的一个方向。
项目采购管理制度范文6
关键词：高校；采购；规范化
建立在符合外部法律、法规和内部实际情况基础上，能够克服各个环节风险的现代化的高效管理体系，被越来越多的政府、企业、社会机构所认可。高校作为社会的重要组成部分，不能孤立在社会之外，高校采购工作同样需要规范化管理。高校所具有的特殊职能及机构特点，也决定了高校采购管理有别于其他行业，对高校采购特点的分析，查找各个环节中的管理危险点，建立完善的管理制度，借助科技手段和专业人才，将为高校采购管理的规范化创造条件。
1 高校物资采购的特点
高校采购管理具有采购对象特殊、资金来源有限、项目进度受限、专业人员匮乏等特点。客观条件决定了高校的采购管理工作有别于其他行业部门，具有鲜明的行业特色，这为高校采购管理工作提出了更高的要求[1]。高校采购管理的具体特点包括以下几个方面：
（1）高校承担着教学、科研等多重任务，决定了高校的采购管理具有多面性。科研类物资专业性强，多伴有研发设计，竞争范围小，采购范围、采购数量很难形成规模，采购涉及面窄。教学类物资大部分为基础应用，对设备的可靠性、通用性要求很高，采购数量巨大，采购涉及面广。
（2）高校为非盈利部门，主要依靠政府投资、社会共建等渠道获得资金。虽然近些年政府、社会对教育、科研工作的投入不断加大，但高校所能支配的资金有限，如何充分利用有效资金，发挥其应有的作用，将是高校物资采购管理的首要任务。
（3）相对于社会企业，高校行政机构复杂，组织结构层次多，多数高校存在多个管理部门共同参与采购管理，或按照不同职能范围分别进行管理，缺少统一的协调管理部门。物资采购是具有较高技术要求的市场行为，需要具有一定专业背景的专职人员。高校采购管理部门缺乏具有专业背景的人员，而作为设备使用人员的广大教职工，更是缺少采购相关知识。
2 高校物资采购的基本流程
高校物资采购可划分为四个相互衔接、相辅相成的基本阶段。
2.1 计划制订
申请财政性资金之前，需要制订资金执行计划，具体由项目负责方根据部门科研、教学需要，制订相关申请项目执行计划。
在计划制订过程中，由于项目执行计划申报时间集中，多数高校采用先分散后集中申报的方式。项目执行计划集中汇总后，由管理部门审核，形成统一意见后，上报决策层进行最终审议。在高校项目计划制订阶段，需要经过多层审核，但最终的执行计划仍可能存在预算不合理、执行进度不明确等情况。
2.2 资金分配
高校财政性资金有统一的分配规划，一般由统一的部门进行管理，总体负责学校资金分配。具体项目由各院系按照本部门的实际需求进行申报，申请资金支持，经过管理部门申报立项后，确定资金来源及分配比例。
近几年，高校可支配资金迅速增加，相关的机构和机制却没有健全，出现了行政机构复杂，组织结构层次多的问题，多数高校存在多个管理部门共同负责项目的审批立项，缺少统一的协调管理部门，有限的资金不能发挥关键作用。同时，高校对资金使用情况没有相应的跟踪和评价机制，重投入轻使用。多部门管理和申报容易产生管理间隙，影响项目的实施效果。
2.3 采购执行
物资采购阶段为高校采购管理中的重要一环。高校相应采购管理部门根据不同的采购规模，采用不同的采购模式。
目前，大多数高校采用多样的采购方式，具体包括项目执行方自购、项目执行定向采购、管理部门组织校内招标采购、管理部门联合上级管理部门进行校外招标采购。不同的采购方式，需要办理不同的流程，学校的介入方式也不同。采购流程不规范、个别采购项目学校介入不够、采购伴有随意性、不能按照相关规定履行程序等现象普遍存在，可能造成项目执行不受学校控制[2，3]。
2.4 验收建档
物资采购完成后，将涉及物资的验收、建档、保管等一系列后续工作。这个阶段是在按需采购的同时，保证采购的物资得到妥善管理并能发挥其应有的作用的重要环节。
但由于高校采购途径、签订的合同条款不同，设备验收形式、验收办法不同，该阶段的管理方式不尽相同，但都可能存在对验收建档等工作重视不够的问题，使得验收过程流于形式，不能真正发挥该阶段的监督作用。
3 采购管理的风险节点
高校物资采购管理体系中心，可划分为三个不同部分：项目执行方、采购管理方、校级决策层。三方相互依托、有机结合，共同完成高校的采购管理工作。物资采购管理体系中心在具体工作环节中，都可能出现问题。
3.1 执行方职责范围内的风险节点
执行方作为采购项目的具体操作者，需要全程参与整个采购项目执行过程，出现问题的几率最高。应有相应的配套管理措施，采购管理工作的执行，不能仅靠执行方的道德和自律维系。
（1）计划制订阶段。由于高校采购设备的专业性、特殊性，决定了执行方的计划制订方案具有一定的权威性，在后续的审核及批复阶段通过的概率比较大。在采购管理方、决策层没有充分介入的前提下，在计划制订过程中，可能存在计划不合理、计划与需要不符等情况，不能满足实际需要。与此同时，受现行政策规定限制，项目采购计划不能实时变更，这将在项目后续执行过程中产生不良影响，造成国有资产的浪费。
（2）资金申请阶段。各执行方在没有统筹规划的背景下，容易导致资金划分不清，形成多个利益小团体。如果执行方根据小团体利益，盲目追求小而全的物资配置，不从实际出发，最大限度地申请经费，很可能出现物资大量闲置的问题，造成在学校范围内的资金重复投入或浪费。
（3）采购执行阶段。如果缺乏严格的制度约束，执行方的权限将被无限放大，出现多种问题。若执行方采购流程不规范，有意无意使采购项目规避学校的监控，仅仅以完成采购项目为目标，将造成严重的国有资产流失。执行方本身对采购工作不够重视或者缺少必要的专业知识，在采购项目执行过程中容易受限于供应商，不能掌握主动权；如果执行方不能很好地权衡性价比，将造成资金的浪费；不良社会环境对执行方也会造成影响，容易在采购过程中出现不正当行为，使高校利益受损。
（4）采购项目后期的协议签订、验收、建档等工作是重要的延续，许多工作需要依靠项目执行方开展。采购目的和要求都是通过协议来实现，执行方缺少必要的商务知识和重视程度，都可能造成不利于高校的条款出现，高校的基本利益很难得到保证；按照已签订的协议，购置的物资到校后需要验收，执行方需要保证供应方按照技术要求交付货物的同时，提供物资能够发挥其作用的必要条件。执行方重视不够或不掌握产品的基本参数及性能，将造成验收流于形式，不能及时发现其存在的问题。
3.2 管理方职责范围内的风险节点
管理方作为高校采购工作的管理和间接参与者，需要在全校范围内对采购工作进行管理和规范，具体包括相关管理办法的制度、各种操作流程的规范、协助和服务执行方完成采购项目。管理方将是风险防控工作的基础，出现问题的波及面将是最大的。
（1）采购管理制度及操作流程规范是管理方的首要任务，不全面的采购管理制度和不合理的操作流程，容易产生管理间隙，严重影响高校采购工作的顺利开展，甚至产生阻碍作用。没有完善的管理制度和操作流程，高校采购管理无从谈起。
（2）管理方必须面对的问题，是采购项目管理程度和介入方式，由于高校的采购管理具有多面性，科研类物资专业性强，多伴有研发设计，需要一定的专业背景，这造成管理方在采购项目计划的制订、资金分配等阶段的参与问题，过多干涉项目计划的制订，或对项目不能提出可行性建议，都会造成项目计划不合理或执行难度高。同时在资金分配等涉及项目执行方利益的阶段，如果管理方不能从高校利益出发，在全校范围进行统筹规划，合理分配资金，也会间接造成大量资金的浪费。在采购过程中，管理方为执行方提供方便的同时，不能坚守原则，将会放任各种问题的出现。在采购后续工作中，管理方如果不能发挥审核作用，为执行方提供必要的商务支持，高校的基本利益将很难得到保证。
（3）管理方是高校物资采购的组织者，当采购项目执行过程中出现违规操作甚至违法行为时，需要管理方具有一定的处理能力和秉公办事的决心，这是维护学校利益的最后屏障。
3.3 决策层职责范围内的风险节点
作为高校采购管理的决策层，是整个管理体系和管理思路的缔造者，出现问题将是危害性最大的。决策层的管理思路与本校实际情况和相关法律法规匹配度，将是各项工作开展的基础，直接影响高校采购管理工作。在具体项目执行过程中，对于执行方和管理方的组织和协调也是决策层的重要任务，高校采购管理工作需要校级决策层具有一定的领导智慧。
4 能够采取的具体措施
加强高校采购规范化管理可以从制度建设、科技手段、人才培养等方面着手[4，5]。
4.1 制度建设
完善的管理制度和规范的操作流程是高校采购管理的基础，是采购管理工作的根本。具体措施包括：审批和复议机制、配合和制约机制、绩效和评价机制。
（1）根据学校实际情况，建立项目计划两级审批和复议制度，由执行方利用自身技术背景并结合实际需求，提出采购项目计划，由学校管理方审核，对于大型、重点项目需要相关领域专家论证后，由校级决策层审核。在项目执行过程中，结合实际情况对项目计划进行评估，根据执行方的反馈意见，通过管理方对计划进行适当调整，保证设备采购计划的合理性、有效性。
（2）针对采购项目执行中出现的各类问题，建立执行方和管理方之间相互协作、制约的监督机制，能够有效避免采购问题的出现。加强项目执行方与管理方的协作关系，建立平等协作、相互监督的工作关系，有利于采购工作的顺利开展。简化操作流程，为项目执行提供方便的同时，能够有效消除管理方和执行方之间的隔阂。根据实际情况，推动项目信息公开，打破执行方的封闭式采购环境，由管理方引导执行方进行公开采购，保证学校在采购过程中的优势地位。在采购后期延续工作中，由执行方、管理方、供应方三方共同参与，由管理方为执行方提供必要的商务支持，方便采购协议的签订，维护学校的合法权益，实现三方的相互监督和制约。
（3）建立绩效和评价机制，对项目的计划制定、购置操作、验收维护等进行综合评价，并列入后续项目立项依据，打破以往项目被动执行的状况。建立一套完整的评价指标体系，由项目执行方、管理方和决策层共同组织绩效评价，对项目的各项投入产出进行衡量，测算各项目的投入产出比，对于执行顺利的项目给予奖励，提高执行方和管理方的积极性的同时，引入忧患意识，增加违规操作成本。
4.2 科技手段
利用科技手段，可以将采购项目的执行流程化和制度化，方便采购管理减低内耗成本。现在成型的科技管理手段包括：项目的申报和审批系统、采购的管理系统、物资资产管理系统等。项目执行方和管理方都能从烦琐的操作中解脱出来，提高采购管理效率。还可以利用数据收集和分析手段，建立供方数据库、
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专家数据库、项目执行数据库等基础数据库，对项目执行情况、专家的技术背景、供方的信用记录等信息进行统计，为后续的采购管理工作提供重要依据。
4.3 人才培养
完善的制度、先进的管理手段都离不开人的执行，加强人员队伍建设，提高项目执行方及管理方的人员素质，培养具有专业背景同时熟悉商务知识的复合型管理人才，才是提高高校采购管理的关键所在。结合学校实际情况，对管理方进行改革，建立新型的管理模式，通过管理方帮助执行方对现有管理人员进行培训，使其成长为熟悉相关法律法规并具有一定的商务知识的管理人才，是高校培养高级采购管理人员的有效途径。利用这些兼职执行方管理人员和管理方全职人员，组建成全校范围的采购管理团队，将多方管理力量整合起来，可有效发挥制度和科技辅助手段的作用，保证高校采购管理工作有序、高效开展。
5 结束语
高校物资采购管理工作具有较强的行业特点，但高校采购工作也应得到重视，并不能只靠管理者的道德和自律来维系。要通过管理制度的完善、科技手段的配合、复合型人才的培养，构建完整的高校采购管理工作监管体系，将规范、高效有机结合，为高校的教学、科研工作顺利开展创造条件。
参考文献
[1] 张家栋，李士明.高校仪器设备采购特点分析及应对建议[J].实验技术与管理，2012（11）：1-3.
[2] 鞠宝华，王存放.竞争性谈判采购方式在现代医院医疗器械采购中的应用[J].中国当代医药，2013（2）：169-170.
[3] 苏纯娣.创新采购模式 降低采购成本[J].铁路采购与物流，2012（12）：35-36.
