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采购经营计划范文1
[关键词]物资；采购管理；企业；经济效益
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.096
[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0123-01
我国的市场经济体制得以建立，采购逐渐成为经济领域的重要研究课题。做好企业的采购与供应管理工作，有利于降低企业经营生产活动采购成本，让企业的资金投入到更需要的地方，从而满足企业发展的多重需求。在传统经济体制影响下，企业物资采购管理仍存在问题。加强物资采购管理的优化，是企业管理者需要关注的重要问题。
1 物资采购管理存在问题分析
1.1 物资采购管理随意性
许多企业的物资采购管理没有预算，缺少物资采购预算计划，物资采购行为随意性较大，容易引起企业内部库存积压。在没有预算的前提下，物资采购人员的采购行为缺乏科学性，根据自身经验对他们认为企业发展需求的物品进行采购。如果采购的物品质量不达标，会影响企业的生产质量。如果采购物品数量过多，就会造成许多原材料的库存积压，在无形中加大企业生产成本。
1.2 物资采购管理效率较低
物资采购管理的效率较低，且存在采购成本高的问题，这对于企业经济效益的提高极为不利。许多企业的物资采购者没有对物资的价格、质量等进行多方面比较，采购渠道较为单一，竞争意识不足，导致了企业物资采购行为的不科学，引发了企业物资采购支出较多与采购成本增加的问题。物资采购管理效率较低还体现在物资决策透明度不足中，部分企业的物资采购由少数领导与采购人员负责，与供应商进行一对一谈判，个人因素对采购行为影响较大。物资采购决策过程的透明度不足，会造成人情交易与权钱交易问题的产生，直接损害企业利益。采购工作做不好，企业的产品质量就得不到保障，企业市场份额也会下降，直接影响企业名誉与发展前景。
1.3 物资采购管理制度不足
物资采购管理制度，是规范企业物资采购行为的重要规章制度。在追求经济效益的过程中，许多企业管理者都意识到要做好物资采购管理工作，但却没有落实到实践工作中。物资采购管理制度的不足，使企业物资采购人员开展工作时缺少规范和指引，没有意识到肩上的重任，造成许多工作人员不负责任。
2 物资采购管理优化方法分析
优化企业物资采购管理工作，需要从制度建立、管理方法改进等多个角度做起。做好物资采购管理工作，才能保持企业经济效益的平衡增长。
2.1 加强物资采购预算制度的建立
采购预算制度的建立与健全，使采购行为更有计划性。企业采购预算应当根据企业生产部门的需求计划制定。在进行采购预算之前，采购者与物资管理者需要对企业的库存情况进行核实，考虑经常性储备、保险性储备与季节性储备等多种因素，合理制定企业物资采购的数量，杜绝物资积压问题的产生。在制定物资预算计划之前，采购者需要深入到市场中，了解物资市场价格，以市场调查结果为基础进行预算计划的编制、审核与执行。在执行物资采购预算的过程中，企业管理部门要定期对其进行监督，了解预算与实际花费之间的差距，找到原因，及时修正物资采购预算计划。对采购预算进行动态化管理，及时调整企业采购预算，优化企业物资采购管理。加强物资采购预算的建立，有利于物资采购行为的动态化，提升企业管理水平。
2.2 规范物资采购程序
现代化企业的物资采购程序也是十分规范的。市场经济的发展，对企业的物资采购行为提出了更高的要求。明确采购程度与采购方式，加强供应商的选择，促进采购过程的透明化，有利于企业物资采购质量的升级。降低企业物资采购的成本，控制好运输成本，对于企业经济效益的提高有巨大作用。现代企业可以利用电子商务采购与企业招标采购的形式开展物资采购，促进采购程序的规范化。
2.3 加强物资采购合同管理
做好物资采购的合同管理，主要是为了实现物资的有效验收。在现代化的采购管理工作中，采购合同的签订必不可少的。签订合同是企业避免采购欺诈问题的主要手段，也是做好物资质量管理的方法。在采购过程中，采购人员应当根据相关部门规定，与物资的供应商签订物资采购合同。在对物资供应商进行评审与审批之后，共同签订合同，按照合同内容采购物资。企业验收部门要根据合同内容，参照物资品种、类型、规格、数量等对物资进行验收，保护企业采购利益。加强合同管理，能够大大提高物资入库的准确性与安全性，也能在发现问题时，拿出真实凭证，维护企业利益。优化合同管理工作，对于企业采购行为的科学化与维护采购权利有着积极意义。
主要参考文献
[1]潘绍欢.做好物资采购监督是提高企业经济效益的有效途径[J].广西电业，2002（5）.
[2]张宝霞.浅谈通过物资采购管理过程对提高企业经济效益的影响[J].中国新技术新产品，2012（6）.
采购经营计划范文2
关键词：煤矿 经营管控 预算 研究
一、煤矿企业全面预算及经营管理的含义
煤矿企业进行全面预算是指根据经营生产指标（原煤产量、挖掘进尺等）对经营生产计划和经营费用进行预算和控制，对成本指标进行责任分解，并编制预计损益表、预计现金流量表和预计资产负债表，实现对企业经营管理的控制。煤矿经营管理模式现代煤矿企业依据内部市场化经营管理模式，对生产经营单位实行工作量收购制，依据核定的材料、配件、电费、设备租赁费及工资等内部市场收购价格，对生产单位的产量进尺和生产服务单位的服务量实行逐级收购。收购费用作为各部门单位的应收入，各单位的材料、配件、电费及工资等费用由产量进尺及工作量确定，材料、配件等由各单位通过煤矿企业内部市场进行购买。生产单位的工资和材料配件费用由实际工作量确定，职工收入取决于本单位的任务完成情况及个人工作量多少。
煤矿经营管理组织体系为了切实提高企业经营管理水平和内部市场化运行效率，构建全面预算管理体制，煤矿企业实行行政管理维度和经营管理维度双重管理。行政管理维度是将企业各职能单位进行划分，由矿长、书记、总工程师、生产矿长、机电矿长、安全矿长等领导分别管理，如矿长负责矿办、企管科、人事科、调研室等部门的管理，总工程师负责总工办、计划科、通风科、地测科等部门的管理，安全矿长负责安监处等部门的管理。经营管理维度是为提高经营管控水平，在现有机构组织架构的基础上，成立经营管理领导组、经营管理办公室及经营管理组。经营管理办公室负责全矿生产成本预算管理，各经营管理组在经营管理办公室的领导下开展本单位的预算工作，现有机构划分为10个经营管理组，分别为：生产经营管理组、机电经营管理组、供应经营管理组、电力经营管理组、运输经营管理组、通风经营管理组、回收复用经营管理组、经费经营管理组、劳资经营管理组、能源经营管理组，主要从财务预算、生产经营指标、管理经费指标进行矿井的经营计划管理。
煤矿经营管理指标体系在双重维度经营管理组织机构的基础上，建立矿级、经营管理组级、部门级III级经营管理指标体系。依据矿级经营管理指标体系以产量或进尺单价收购各部门单位的工作量，将生产经营费用分解到各经营管理组，各经营管理组根据预算，收购各单位工作量，将成本指标分解至各部门单位。
二、基于预算的煤矿经营管控数字化系统模型
（一）系统目标
结合企业调研的实际情况，在构建基于全面预算的煤矿经营管控体系的基础上，设计经营管控数字化原型系统，通过本系统，预期实现以下目标：
1.健全经营计划管理体系，落实企业战略目标建立包括经营目标、经营计划、经营过程控制、经营状况反馈、监控预警、数字化分析在内的整套经营管理数字化系统，形成一个完整的PDCA（Plan-Do-Check-Act）闭环，战略目标通过经营计划加以固化与量化，计划的执行与企业战略目标的实现成为同一过程，从而促进战略目标实现，提高经营管控水平；
2.全业务经营计划，体现“全面管理”思想覆盖所有经营环节的经营计划体系，超出传统财务预算的范畴，而是覆盖财务、市场、销售、采购、人力资源、后勤保障、工程施工等所有部门的行动计划和预算；实现销售、生产、采购、费用等业务计划及损益表、资产负债表、现金流量表等财务计划结果的编制、上报、审批与生效。
3.控制资金，降低成本通过多种控制规则进行合同、借款、付款等经营事项的事前、事中过程控制，有效控制资金支出，降低经营成本，控制的结果作为业绩考核依据。
4.监控经营过程，建立标准规范通过经营过程分析与监控，及时发现经营管理中的问题，实现数据的分级共享与监控。建立统一数据标准、统一数据口径、统一操作模式、统一数据源的规范的经营管控系统，建立基础数据信息库，为经营分析、控制及决策提供数据支持。
（二）流程设计
煤矿企业经营管控数字化系统是应用网络化平台来辅助企业实现经营管理的精细化管理，贯穿企业的决策管理层、调度层、监控层、生产层，引导企业将预算编制得更为合理化、规范化，为后续预算的执行控制及其分析提供了相应的控制依据、控制标准和相关的对比数据。
（三）功能设计
煤矿企业经营管控数字化系统功能以预算体系设置模块和年度预算编制模块为核心，还包括系统设置、我的任务、经营过程、经营预警、经营分析、管理看台等模块。其中，系统设置模块实现框架、应用、机构、角色和人员的管理；我的任务模块实现系统的工作流程管理；预算体系设置模块实现组织体系、指标体系等的初始化，支持自定义多级经营计划组织和多级经营指标体系，并进行业务分类；预算编制模块实现经营生产计划和经营费用计划的年度、月度计划编制，支持销售、生产、采购、库存、投资、筹资、资金等全业务经营计划及财务计划的编制，支持多维度、多度量的经营计划审批流程；经营过程模块实现经营过程的资金支付控制和经营过程的数字化反馈；经营预警模块实现对生产和经费使用的监控；经营分析模块是对生产图表、费用图表、部门图表以及经营趋势的预测和分析，管理看台模块实现对系统业务指标数据的综合查询管理。
（四）软件设计
系统采用基于J2EE的B/S4层体系开发实现，应用基于WebServices（即能使得运行在不同机器上的不同应用无须借助附加的、专门的第三方软件或硬件，可相互交换数据或集成。）平台构建的面向服务架构（SOA）设计，SOA通过以服务的方式和完备定义的接口能屏蔽服务自身的复杂性和异构性限制，可有效解决分布式环境下系统的开发实现问题。后台数据库采用SQLserver（即数据库管理系统）实现数据的集中式管理，采用HTTP协议进行数据通信。
三.煤矿企业经营管控数字化系统实现
基于上述研究，课题组进行了面向煤矿企业的经营管控数字化系统的开发工作，并在企业初步实施应用，效果良好。实现矿级经营生产年计划的预算编制、审核及下达功能。
四、结论
通过系统的调研、设计、开发、实施，验证了该模型，结果表明：该系统能够切实提高煤矿企业经营管控水平，实现生产组织最优化，成本消耗最低化，管理程序最简化，提升企业核心竞争力，为打造安全和谐数字化品牌煤矿提供强大支撑。
参考文献：
[1]周光霞.浅谈基于内部控制的财务风险管理.经营管理者.2013（1）.
[2]张鹤松.煤矿企业生产成本核算.
采购经营计划范文3
关键词：会计信息；质量；企业经营；影响
正确性、全面性、真实性、及时性是会计信息最为显著也最为重要的特征，会计信息致力于将企业的现金流量以直观、准确的方式展示给经营者，将经营状况以财务报表的形式表现出来，将企业的盈利与亏损以数据的形式展现，对于企业的经营管理具有重大的意义。同时，若会计信息质量不达标，则会影响企业正常的经营管理，甚至导致企业破产的现象出现，危害债权人及股东的合法利益，对于整个社会的资本周转和现金流通也是不利的。因此，必须科学分析会计信息质量的影响因素，进一步明确会计信息质量对企业经营管理的重大影响。
一、会计信息质量的影响因素
1.会计政策选择的影响
会计政策作为开展会计决策活动的重要前提，其选择内容与选择方向对会计的决策具有重要的影响[1]。因此，企业在保证高质量的会计信息的同时，也要选择适宜企业发展的会计政策。随着市场经济规模的扩大及生产效益的提高，市场信息纷繁复杂，市场政策也各不相同，不同的行业其发展方向及发展目标也大不一样。因此，针对各个行业及领域的发展，政府部门将会制定不同的政策加以限定。同时，企业的自也随着市场经济的开放不断增大，因此，如何选择适宜本企业发展的会计政策不仅仅关乎企业的经营，对企业内部人员利益关系的协调及企业对外部矛盾的应对也有着关键影响。会计政策的选择在一定程度上也就是对企业利益各方权利的分配和调和，目的是为更好地支持企业的经营与发展。
2.会计核算方法选择的影响
会计核算方法是企业进行会计业务活动的工具之一，对于简化会计程序、处理会计信息具有重要的作用。会计核算方法主要运用于企业日常经营性支出和盈利的计算和分析，该方法的运用是企业财务管理活动的必然要求，有利于企业经营人员科学审查财务支出，从而为制定企业支出计划提供重要参考。会计核算方法的选择应包括会计确认、会计计量、会计记录、会计报告等四个方面，即不同性质的会计活动应选择不同的会计核算方法，会计信息的正确性在很大程度上取决于会计核算方法的选择。此外，会计核算方法的选择应从企业经营管理的实际出发，听取股东和企业管理人员的意见，将会计核算方法与企业经营相挂钩，以此保证会计核算方法的准确性、适宜性、科学性及持久性。
二、会计信息质量对企业经营管理的影响
会计信息质量对企业经营管理方面产生的影响是企业职能作为现实参照和依据的，企业职能主要包括以下方面：第一，战略职能。即在竞争日益激烈的市场经济环境中对企业未来的发展规划及发展愿望做出预测、实施有关计划方案。第二，决策职能。即对企业日常经营管理支出、人员调动、部门安排等事件作出决议，为企业经营提供依据。第三，开发职能。即利用会计信息和会计职能对企业的人力、物力、财力资源和信心储备做出规划和调整，实现资源的充分利用和合理开发[2]。第四，财务职能。即对企业财务管理工作统一进行安排，包括财务管理人员的安排和财务管理工作的实施。
1.会计信息质量对企业经营目标的影响
企业的经营目标作为企业经营的重要导航，是企业在生存发展环节必须要重视的问题之一。而企业经营目标的确定则是依据企业盈利、亏损状况而言的，企业盈利、亏损状况主要由相关财务指标来衡量，并以财务报表的形式呈现。企业经营目标按照企业发展时期主要分为以下两类：第一，成长性目标。该目标的制定主要在企业起步阶段，即企业开始经营的环节应当制定成长性目标，而成长性目标的制定则需要对企业会计信息进行考量和筛选，以此使会计信息为企业进一步发展提供参考。第二，发展性目标。该目标的制定主要在企业规模达到一定程度时，企业因业务需要而要扩大经营范围，以此利用会计信息提高企业市场占有率和市场份额，稳定企业的经营状况，使企业获得持续健康的发展。
2.会计信息质量对企业经营计划的影响
经营计划主要针对企业的生产和销售阶段，即对企业产品或服务数量进行规定，对产品或服务的售出量进行预测。经营计划是企业经营管理过程中必不可少的内容之一，也直接关乎企业生产环节的稳定和销售环节的可持续进行。企业经营计划一般具有综合性的特点，根本目的是为社会成员提供所需要的产品或服务，满足人类社会进步的要求，现实目的是为企业股东、投资者及债权人创造利益。无论是哪一方面的目标，企业经营计划都必须落到实处。因此，必须将企业经营计划进行更进一步的细致划分。例如，生产性企业的经营计划可以包括生产资料采购计划、产品生产计划、产品加工计划及产品销售计划；服务性企业的经营计划可以包括服务准备计划、服务优化计划、服务供给计划等方面。无论是宏观层面上的综合性经营计划，还是微观层面上的经营计划，都需要科学性的会计信息加以支撑。
三、结语
综上所述，会计政策选择、会计核算方法选择及会计人员业务水平都对会计质量的高低有着重要影响。此外，会计信息的正确与否直接关乎企业经营目标的确定，进而影响企业的经营战略和经营决策的制定及实施，因此，企业的经营管理必须有高质量的会计信息作为保障，以及提高企业经营管理水平，增加企业的经济效益和社会效益，为市场经济的发展作出贡献。
参考文献
[1]袁铭江，王晓云.会计信息质量对企业经营管理的影响[J].品牌（下半月），2015，（1）：82-83.
采购经营计划范文4
[关键词]市场竞争 集团公司 预算管理 应对策略
一、业务管理现状
中国市场新的、更强大的竞争者的进入,将会大大挤压公司的赢利空间。传统的规划和预算方法在竞争环境下显得苍白无力,主要体现:将战略、目标设定和运营目标的联系割裂开来;手工编制预算费时、费力;整个规划和预算流程留于形式的“凑数”,调整流程不顺畅、不规范;无法满足对预算项目的事前的控制;年度预算和月度预算编制完成后,由于种种原因无法为预算考核提供有力的数据支持;等等。
二、全面预算管理的定位
全面预算管理应当是企业集团管控的重要机制,预算控制使各责任中心责任人委托责任更加明细化。预算管理机构通过考核和评价将责任人的业绩与利益挂钩,实现激励与约束的双重效应。
三、总体设计
全面预算应当本着依据集团战略规划,明确职责,组织保障,根据市场导向,把业务预算、投资预算、维修预算、人力资源预算、成本费用预算、采购预算综合考虑,条分缕析,构建预算管理体系。预算调整与更新流程贯穿更个预算管理过程。
(一)预算管理组织
预算管理组织包括预算管理委员会、预算管理办公室、预算执行机构等,作为集团公司非常设机构,全方位编制与监管预算的执行情况。预算管理委员会应由集团公司总经理、副总经理、总会计师组成,集团公司总经理担任预算委员会主任。预算管理委员会是预算管理的非常设机构,对预算起到决策的作用。
(二)预算的编制
有无中长期战略规划,以及执行是否到位,关系着集团公司的生命力。在编制年度预算的过程中,年度经营计划对年度预算起到约束关系,年度预算是对年度经营计划的数据量化表现形式。
1、年度经营计划的内容
1)年度经营计划制定的前提、假设设置;
2)年度经营计划目标体系的设置;
3)关键任务和年度经营计划目标体系的分解;
4)各职能部门及省直辖市公司年度经营计划实施考核指标设置。
2、预算编制的过程实质上就是集团公司各部门、各单位对公司全年预算目标层层分解、最终层层落实的过程。具体如下:
1)业务预算
在制定公司经营预算目标基础上,通过合理分析用户需求、产品价格、市场份额和市场竞争情况,相关部门进行预测,形成相关数据,充分考虑业务发展需要,预测业务促销等支出,收入与支出同时考虑,并给与相应调整幅度,最后形成业务预算。
2)投资预算
其中固定资产投资预算,依据业务预算相关数据,充分考虑生产维护更新改造部分,新购与报损并举,进行编制。对外投资预算则是根据剧团公司发展扩张过程中年度对外实体性投资和金融性投资的实际情况进行编制。
3)维护预算
维护预算由生产维护部门在年度检测基础上,科学考虑设备运行情况和维护规程提出的年度设备维护计划,包括:日常维护计划、设备大修计划、更新改造计划等进行编制。
4)采购预算
根据业务发展、生产维护以及日常使用的需要,集团公司各类物资使用部门提出各类物资使用计划,然后公司相关部门根据相关计划进行编制。
5)成本预算
成本预算由各责任中心根据本责任中心预算年度的工作计划报告书和以前年度的费用使用情况进行编制。
6)财务预算
财务预算是公司财务部门综合考虑以上预算,在与公司财务政策没有冲突的情况下,编制公司财务收支预算,最终形成预计资产负债表、预计损益表和预计现金流量表。
(三)预算的监控
从控制的方式来看,在控制过程中,支持严格控制、提示以及特批。 严格控制:超预算时,业务执行系统将自动终止下一步的流程;提示:超预算时,业务执行系统将自动提示是否进入下一步的流程;特批:超预算时,有关审批人可以决定是否允许实际业务水平超预算,该审批过程既可能不影响计划预算的调整,也可能影响计划预算的调整,还可能影响到本计划预算系统外的“特定审批流程”。
(四)预算调整
预算管理委员会通过的预算的是刚性的,集团各级组织应当确保预算的严格执行。但随着企业运营过程中经营组织、运营环境、管理模式等的变化及不可抗力的影响,企业的预算调整也是必然的。通过预算调整,发挥对经济活动的指导和控制作用,保证预算的严肃性和权威性;使预算考核具有有依据、有标准,确保预算管理工作的针对性。
(五)预算分析
预算分析是为了解预算执行中的差异,了解预算与战略的配合程度,从而充分发挥预算的指导作用和战略价值;为下期编制预算,积累经验。
1、预算分析的内容
1)差异性分析:专人定期或不定期监测预算的执行情况,统计数据,提出差异性分析报告,做好预警准备。
2)一致性分析:专人分析各单位、各部门预算执行情况是否与集团公司长期目标及基本目标保持一致性。
3)例外事项分析:出现例外事项时,及时组织专家分析该例外事项对整体预算目标的影响情况。
4)差错分析:分期报送数据时,及时分析各单位、各部门是否存在由于目标分别理解不一致而造成的填报错误内容。
5)进度分析:定期或不定期专人对各单位、各部门各项预算目标的进度进行分析,为年度考核工作提取数据。
6)财务部门各专业内部分析。、
2、预算分析的方法
1)敏感性分析法
预算分析时,要充分考虑某一事件影响预算执行的敏感程度,避免影响到其他预算的大幅度变动。
2)比较分析法
将预算执行的差异与一些“标杆”进行比较,纵向比较和横向比较并举。通过比较,分析有哪些不利影响因素,找出问题,解决问题。
(六)预算考核
采购经营计划范文5
2、经营计划：店铺地点确定，测算营业额及规模，投资预算等。
3、内部装修：包括店铺内部装修、货架定制、所有设备与经营用具、招牌制作等。
4、商品及服务内容：商品及服务构成、政策、商品订购、重点商品及服务确定。
5、商品采购：理清进货渠道，并具体实施。
6、陈列方式：确定陈列方式及数量。
7、销售计划：包括销售目标、促销计划及收支预算。
8、广告宣传策划：开业前后的广告计划、媒介选择。
9、店规及制度拟定：经营绩效评估方法、奖励制度、服务制度、各种竞赛制度等。
采购经营计划范文6
一、采购业务流程
图1列示的采购流程适用于各类企业的一般采购业务,具有通用性,企业在实际开展采购业务时,可以参照此流程,并结合自身情况予以扩充和具体化。
二、各环节的主要风险点及管控措施
(一)编制需求计划和采购计划
编制需求(采购)计划环节的主要风险是:需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购,甚至与企业生产经营计划不协调等。
主要管控措施:第一,生产、经营、项目建设等部门,应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时,不能指定或变相指定供应商。第二,采购计划是企业年度生产经营计划的一部分,在制定年度生产经营计划过程中,企业应当根据发展目标实际需要,结合库存和在途情况,科学安排采购计划,防止采购过高或过低。第三,采购计划应纳入采购预算管理,经相关负责人审批后,作为企业刚性指令严格执行。
(二)请购
请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要,提出的采购申请。该环节的主要风险是:缺乏采购申请制度,请购未经适当审批或超越授权审批,可能导致采购物资过量或短缺,影响企业正常生产经营。
主要管控措施:第一,建立采购申请制度,依据购买物资或接受劳务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。第二,具有请购权的部门对于预算内采购项目,应当严格按照预算执行进度办理请购手续,并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目,应先履行预算调整程序,由具备相应审批权限的部门或人员审批后,再行办理请购手续。第三,具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时,应重点关注采购申请内容是否准确、完整,是否符合生产经营需要,是否符合采购计划,是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请,应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。
(三)选择供应商
选择供应商,也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。该环节的主要风险是:供应商选择不当,可能导致采购物资质次价高,甚至出现舞弊行为。
主要管控措施:第一,建立科学的供应商评估和准入制度,对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查,确定合格的供应商清单,健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录,都要由采购部门根据需要提出申请,并按规定的权限和程序审核批准后,纳入供应商网络。第二,采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则,择优确定供应商,在切实防范舞弊风险的基础上,与供应商签订质量保证协议。第三,建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度,对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价,根据考核评价结果,提出供应商淘汰和更换名单,经审批后对供应商进行合理选择和调整,并在供应商管理系统中作出相应记录。
(四)确定采购价格
确定采购价格环节的主要风险是:采购定价机制不科学,采购定价方式选择不当,缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控,引起采购价格不合理,可能造成企业资金损失。
主要管控措施:第一,健全采购定价机制,采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式,科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资,通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。第二,采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库,定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。
(五)订立框架协议或采购合同
框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议,该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定。
主要管控措施:第一,对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估;框架协议的签订应引入竞争制度,确保供应商具备履约能力。第二,根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况,拟订采购合同,准确描述合同条款,明确双方权利、义务和违约责任,按照规定权限签署采购合同。第三,对重要物资验收量与合同量之间允许的差异,应当作出统一规定。
(六)管理供应过程
管理供应过程,主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度,科学评价供应商的供货情况,并根据合理选择的运输工具和运输方式,办理运输、投保等事宜,实时掌握物资采购供应过程的情况。该环节的主要风险是:缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪,运输方式选择不合理,忽视运输过程保险风险,可能导致采购物资损失或无法保证供应。
主要管控措施:第一,依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况,对有可能影响生产或工程进度的异常情况,应出具书面报告并及时提出解决方案,采取必要措施,保证需求物资的及时供应。第二,对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资,择优确定监造单位,签订监造合同,落实监造责任人,审核确认监造大纲,审定监造报告,并及时向技术等部门通报。第三,根据生产建设进度和采购物资特性等因素,选择合理的运输工具和运输方式,办理运输、投保等事宜。第四,实行全过程的采购登记制度或信息化管理,确保采购过程的可追溯性。
(七)验收
验收环节的主要风险是:验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理,可能造成账实不符、采购物资损失。
主要管控措施:第一,制定明确的采购验收标准,结合物资特性确定必检物资目录,规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二,验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明,重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。第三,对于验收过程中发现的异常情况,比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等,验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告,相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资,采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的,采购部门要按照合同约定索赔。
(八)付款
付款环节的主要风险是:付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严,可能导致企业资金损失或信用受损。
主要管控措施:企业应当加强采购付款的管理,完善付款流程,明确付款审核人的责任和权力,严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容,审核无误后按照合同规定,合理选择付款方式,及时办理付款。要着力关注以下方面:第一,严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性,判断采购款项是否确实应予支付。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理,如果发现异常情况,应当拒绝向供应商付款,避免出现资金损失和信用受损。第二,根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际,合理选择付款方式,并严格遵循合同规定,防范付款方式不当带来的法律风险,保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外,采购价款应通过银行办理转账。第三,加强预付账款和定金的管理,涉及大额或长期的预付款项,应当定期进行追踪核查,综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况,发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施,尽快收回款项。
(九)会计控制
会计控制环节的主要风险是:缺乏有效的采购会计系统控制,未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况,相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致,可能导致企业采购业务未能如实反映,以及采购物资和资金受损。
主要管控措施:第一,企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制,详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况,做好采购业务各环节的记录,确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。第二,指定专人通过函证等方式,定期向供应商寄发对账函,核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项,对供应商提出的异议应及时查明原因,报有权管理的部门或人员批准后,做出相应调整。
