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建设工程档案验收管理办法范文1
【关键词】：水利工程; 档案管理;核心内容;管理措施
【 abstract 】 this paper from the water conservancy project of the archives management of the basic requirements, the core content and management measures three aspects specific analysis and discussion.
【 keywords 】 : water conservancy projects; File management; The core content; Management measures
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
一、水利工程档案资料管理的基本要求
水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的重要组成部分，依照档案法规要求，做好水利工程档案工作，是工程参建各方共同的职责和任务，是维护国家利益，保护自已合法权益，提高管理水平和应急能力的需要。水利工程档案是工程建设审计工作的依据、是工程验收的依据、是质量评定的依据、是工程建设质量查、改的依据和凭证。
1、档案管理的依据和竣工验收
水利档案管理的依据有：《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）；《水利工程建设项目档案验收管理办法》》(水办〔2008〕336号)；《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部30号令）；《水利水电建设工程验收规程》（SL223—2008 ）；《水利基本建设项目竣工决算审计暂行办法》(水监[2002]370号)；《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日，国务院令第279号）。
竣工验收主要是资料的验收：法人验收，政府验收，工程档案资料的验收﹙要求作专项验收﹚。工程档案要求真实、完整、准确、系统。真实是要求没有虚假的资料；完整是要求工程档案资料不能缺项，即所有应归档材料的类项必须齐全；准确是指档案资料所反映的内容要准确，其中包括文字、数字、图形都要准确，特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况；系统是指所有应归档的文件材料，应保持其相互之间的有机联系，相关的文件材料要尽量放在一起，特别要注意工程项目文件材料的成套性。图片、照片、录音、录像和电子文件的归档反映建设项目建设过程的图片、照片、录音、录像等声像材料和电子文件材料，都是工程档案的重要内容，应做好这部分材料的收集、整理工作，关键是要及时整理，要将不同种类(照片或录像)的声像或电子材料分别立卷。
2、水利工程档案的归档范围与要求
水利工程建设项目档案的归档范围与保管期限、按照《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》（附件一）执行，工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为15-50年、短期为15年以下，长期保存的档案实际保管期限不得超于工程项目的实际寿命。水利工程建设项目档案必须完整、准确、系统，应归文件材料应字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易退色材料书写，档案整理应有科学的分类方案，案卷质量符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。
3、档案资料验收与移交
水利工程建设项目档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分，各级水行政管理部门在组织水利工程验收时，须通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员负责工程档案的验收工作，工程竣工验收前，项目法人应组织参建单位对所承担的工程档案资料收集、整理、归档进行认真检查，确认已达到规范要求后，写出自检报告，在申请工程验收时，一并报上。实行总承包的，应由总承包单位负责向建设与管理单位移交；实行分包的，应由各承包单位向建设单位移交，或由建设单位委托一个承包单位汇总后，再向建设与管理单位移交；实行监理制度的，应由监理部门负责审查合格后，再由各有关单位向建设与管理单位移交；审查与移交均应履行签字手续。
移交与接收工程档案资料的时间，应视工程建设的实际情况而定。一般情况，单位工程完工后，就应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行档案资料移交与接收工作。
二、水利工程档案管理的核心内容和管理措施
建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。主要包括工程准备阶段资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料等。建设工程资料，是建设工程合法身份与合格质量的证明文件，是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据。参建各方都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。为了保证工程的安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此，我们应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据，甚至是工程质量的组成部分。
1、水利工程档案的核心内容
1）工程准备阶段资料:是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位提供。
2）施工资料:是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料，应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后，施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。
3）监理资料:是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其它资料等。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。
4）竣工验收资料:是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。
2、工程资料的管理职责
1）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、工程合同和设计文件等规定。
2）参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和全过程。
3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定进行移交。资料组卷与资料份数应符合规定。
4）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管(技术)负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。
5）工程各参建单位应确保各自所形成的资料的真实、有效、完整和齐全。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等现象，应按有关规定对相关责任人予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。
3、水保档案管理的必要性和对策
1）没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系, 档案资料调阅、调集或查询困难, 档案信息利用率低, 或大部分既有资料未归档、建档。
2）档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在, 档案资料分布散乱, 。
3）档案管理人员匮乏 。
4）未实行专业化管理, 档案资料保管或存储的软、硬件条件差, 档案资料破损现象严重。
5）法制意识不强, 档案管理工作未引起各地的重视, 也无专项经费投入, 制约了档案管理的规范化建设。
规范水土保持档案管理的必要性是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要。规范水土保持档案管理的对策应建立水土保持档案资料库，进行统一档案编码和密级标准, 建立水土保持档案管理体系，提高档案法律意识, 建立并完善水土保持档案管理制度，培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍。挖掘档案资料潜力, 为水土保持及社会公众提供服务。
三、总结
水利工程资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参与生产过程，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理监控。工程资料的收集必须与实际施工进度同步。对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款。按质量验收记录、工程质量控制资料核查记录、施工技术管理资料、工程安全功能检验资料核查和主要功能检查资料等划分，同类资料按产生时间的先后排列。根据实际条件，配备必要的存放资料的箱柜存放资料，并注意做到防火、防蛀、防霉。规定移交、归档。按时移交给公司、建设单位和城建档案部门。
【参考文献】：
[1]梁静.水利工程档案管理与发展J.湖南水利水电,2008,(4):78-79.
建设工程档案验收管理办法范文2
从去年7月份起，市委市政府负责同志多次到我局开展城乡建设专题调研活动，并且多次作出指示，要求我局切实担负担起城乡建设工作的牵头抓总职能，更好地发挥统筹计划、组织协调、扎口管理的作用。应该说，这是市委、市政府对我们建设部门的信任和鼓励，同时更是对我们的鞭策和期望。
建设部门如何更好地履行部门职责，服务全市经济社会发展大局，这是一个很大的话题，要完全说深说透，不是一件很容易的事。根据系统党委研究的意见，结合多年的工作经历，今天我想就这一话题，与大家一起探讨和学习。
一、充分认识积极有效地履行部门职能、岗位职责的重要意义
政府职能，也称行政职能，是国家行政机关依法对国家和社会公共事务进行管理时应承担的职责和所具有的功能。它反映着公共行政的基本内容和活动方向，是公共行政的本质表现。政府职能包括以下四层意思：首先，政府职能的实施主体是政府机构及其授权机关；其次，政府职能的主要内容是管理国家和社会公共事务；再次，政府职能的实施手段主要是依法行政；最后，政府职能是完整统一的体系。实现政府职能的主要手段包括：行政手段、经济手段、法律手段等。公共行政的最终目标在于追求行政效率的不断提高。影响行政效率的因素有许多，诸如组织机构设置、工作人员状况、工作环境、工作程序等。但最终检验行政效率高低的标准，应该要看整个政府职能发挥的好坏。如果政府职能配置合理，实施效果好，行政效率就可能得到提高；反之，行政效率不可能提高。
所谓岗位职责，就是作为领导干部或工作人员，根据工作分工或岗位设置，应履行或承担的职权、责任和任务。这里的岗位职责，既包括权利，也包含义务；既对上负责，也对下负责；既有明文规定的职责，也有临时交办的任务。
建设部门在政府行政管理体系中处于举足轻重的位置，承担着十分繁杂而重要的职能、职责。有效地实现建设部门的行政职能，顺利完成行政目标，有赖于建设系统每一位干部职工立足本职岗位，积极履行岗位职责，发挥好应有的作用。这正如一辆汽车，其有效运行必须依靠动力系统、减震系统、刹车系统等联合发挥作用，缺一不可。我想，我们每一位干部职工都应当充分认识积极有效地履行部门职能、岗位职责的重要意义：
第一，积极有效地履行部门职能、岗位职责是个人立足、单位立身的基础和前提。一个部门要想在政府系统、在社会上赢得地位、树好形象、获得口碑，从根本上讲，取决于这个部门职能职责的履行情况。试想，如果一个部门不能很好地履行自身职能和自身义务，连起码的“份内事”都做不好，怎么能赢得政府和社会的信任与好感，又怎么能奢望有地位、有位置？同时，部门工作不是一两个人所能做得了、做得好的，需要每一个单位、每一名职工都积极履职，富有成效地开展工作。部门系统工作中只要出现一条“短腿”，都会影响整个系统的效率，并且极有可能“授人以柄”，成为社会评头论足的焦点。
第二，积极有效地履行部门职能、岗位职责是形势发展所需，也是城建大势所趋。当前，我市仍然沿袭“大城建”工作格局，参与城市建设与管理的部门、单位很多，有规划、国土、交通、水务等部门，以及泰兴镇。这种“大城建”格局一方面给城市建设带来了生气和活力，提高了城市建设效率和效能；从另一个角度看，这种“大城建”工作格局带来的是大阅兵、大比武，大家在同一个舞台上登台亮相，竞技比武：比谁处理复杂矛盾和问题的能力强，比谁的建设管理水平高，比谁建设的工程质量优。因此，在这种情况下，更要充分履行好我们应有的职能职责，在协调、服务等方面做出成效；更要创新思维、创新方式，在破解难题、攻克难关上频出亮点。
第三，积极有效地履行部门职能、岗位职责是改进作风，树好形象的重要途径和载体。对一个部门来讲，不能积极有效地履行部门职能职责是部门不履职、不作为；对个人来讲，不能积极有效地履行岗位职责是个人失职、渎职。由此造成的各类矛盾和问题，将会对部门、单位带来非常大的影响。每年年底，市里都会组织万人评机关活动，这项活动参评人员大体分五个层面：市四套班子负责人、机关部门和乡镇主要负责人、人大代表和政协委员、市聘行风监督员，以及乡镇员。评机关，说到底，评的是整个局（系统）工作人员的精神面貌、履职能力和工作作风，其中履职能力直接反映部门的办事效率和水平以及个人的业务素质和敬业精神，也就是说，履职能力直接影响部门在群众中的公誉度。大家也许听到不少有关因履职不到位或乱作为而个人受处分、单位受非议的例子，我这里就不再多讲了。
二、准确把握部门职能、岗位职责的基本特点
要更好地履行好部门职能、岗位职责，首先要理解把握本部门职能、本岗位职责的基本特点。我的理解，建设部门职能、岗位职责具有以下4个共同特点：
一是专业性。不同的部门承担着不同的职能，履行着不同的义务。我们建设局的“建”字实际上就体现了专业性，也就是与建设工程有关的行业管理，当初市政府按照上级做法，将人防办与建设局合署，也是考虑到建设局的专业性特点，因为人防办当时的主要职能就是地下人防工程建设。这里的“建”字，就是建设局有别于其它部门的一个关键字（当然，政府另行设置建筑业管理局则另作他说）。再具体到建设部门内部，专业性就更强了，如图纸审查，就分抗震设防设计审查、墙改节能 设计审查、施工图设计审查以及人防工程设计审查等，而具体审查中，还分政策性审查和专业性审查，专业性审查又细分为结构、供暖、排水等。可以说，每一个子目都具有很强的专业性，都很值得我们去认真学习、认真研究。
二是互联性。正如世间万物是普遍联系的，没有哪一个部门、单位的工作是绝对独立的。在建设行业、建设系统内部，各项职能、各项工作都具有十分紧密的联系，是有机的统一体。就目前市政府赋予我们建设局的职能而言，大体分4大块：房管房改、市政设施、建设市场、人民防空。这4块，既相对独立，又通过建设市场相互关联。具体到每一块内部，其子项也具有较强的关联性。例如，从“大房管”的角度，涉及到产权产籍、房产交易、白蚁灭治、安全监理、房屋拆迁、物业管理等，相互之间通过房屋的建设与管理紧密联系起来。市政设施中，道路、绿化及附属设施的联系也比较紧密，每年的市政道路、园林绿化、房屋拆迁计划一并出台，就是考虑到这一因素。
三是程序性。成“环”或者成“链”的职能体系，在相同的管理目标指引下，必定呈现出一定的程序性和极强的规范性，保证各项管理、服务职能脉络分明，条理清晰。例如，工程竣工档案验收备案是产权发证的前置条件；施工图审查是建设工程施工许可的前置条件；建设工程档案专项验收是建设工程竣工验收备案的前置条件，等等。
四是服务性。在政府职能加速转变的今天，纯管理职能将逐步淡化，服务功能将进一步加强。建设行业作为服务社会、服务经济的一线行业，在服务发展、服务社会、服务基层的实践中，应当努力做到“融管理于服务之中，在服务中强化管理职能”。如在房地产开发、物业服务等企业资质的申报问题上，我们不仅要履行初审的职能，还要有向企业解释政策、帮助企业完善资料并疏通关系向上申报的服务精神。
三、熟悉把握部门职能、岗位职责的主要内容
根据国家对各部门职能分工，建设部门主要承担“三建三业”职能，即城市建设、村镇建设、工程建设，以及房地产业、建筑业、市政公用事业管理六大职能。上述六大职能基本上涵盖了城乡建设与管理的各个方面。在地市级政府，上述职能被细化分解到建设、建管、规划、城管等多个部门，以便于各条线管理职能得到充分发挥，但也不可避免地存在职能交叉、职责不清的现象。具体到我市而言，我们建设部门的职能几经转变，目前大致承担行政许可、行政执法、行政检查、行政征收、行政收费、行政救济、行政处罚、行政强制、行政登记等13个大类136个小项职能，涉及市政公用、园林绿化、房管房改、拆迁管理、招标投标、墙改节能、抗震审图、人防建设与管理等多个行业和领域。其中，因不宜公开的有11项。已经公开的125项职能中，主要有以下几大类：
一行政许可类15项。具体是：城市房屋拆迁许可证核发、城市道路占用与挖掘审批、占用城市绿化用地许可、城市园林绿化企业资质审核、审批、城市液化石油气工程设施使用许可、市政工程施工许可、液化气工程设计审查、城市道路照明设施迁移、拆除审核、各类房屋建筑及其附属设施和城市市政设施的建设工程抗震设计审查、商品房预售许可证核发、房地产价格评估机构临时资格证书核发及资格等级评定、拆除报废人防工程审批、民用建筑项目及人防工程易地建设费征收核准、防护等级5级以下人防工程建设项目审批、人防工程设计图纸等设计审查等。
二行政检查类4项。具体是：房屋建筑工程抗震设防质量的监督管理和检查、施工图审查的监督检查、房地产中介机构专业人员条件检查、对建设工程招标投标活动的监督检查等。
三行政登记类7项。具体是：房地产中介机构备案登记、房地产转让鉴证登记、房地产抵押鉴证登记、房屋租赁登记备案、新建商品房初始登记、单位（个人）新建房屋、初始登记、新墙材产品（企业）备案登记等。
四行政处罚类12项。具体是：城市房屋拆迁行政处罚、商品房违法预售行政处罚、房地产中介机构行政处罚、物业管理行政处罚、招标投标行政处罚、建筑节能行政处罚、城建档案行政处罚、工程造价行政处罚、燃气行政处罚、建设市场行政处罚、房屋建筑工程抗震设防行政处罚、施工图审查行政处罚等。
五行政救济类1项。房屋拆迁行政裁决。
六行政强制类1项。城市房屋行政强制拆迁。
七行政征收类2项。发展新型墙体材料专项基金和人防建设资金筹集。
八行政收费类15项。具体是：市政公用基础设施配套费、城市道路挖掘赔偿修复费、城市拆迁管理费、利用城建档案服务收费、利用房产档案资料服务、收取村镇建设有关证（书）工本费、县以下建制镇市镇公用设施配套费、房屋安全鉴定费、白蚁防治费、房屋所有权登记费、房屋交易鉴证费、房屋租赁鉴证费、公有住房租金、非居住公房租金、人防工程设计图纸设计审查费等。
九其他类68项。具体是：1、房屋拆迁方面。公布拆迁评估机构名录、城市房屋拆迁单位资质核准、延长城市房屋拆迁许可证的拆迁期限的审批、暂停办理有关手续通知书的发放城市房屋拆迁范围内暂停办理相关审批手续期限的延期审批、拆迁委托合同的备案、未完成拆迁补偿安置的建设项目转让审批、拆迁产权不明确房屋补偿安置方案审核、拆迁补偿安置资金使用的监督；2、建设市场管理方面。房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案、建设工程档案认可（登记）、建设工程档案预验收（专项验收）、建设工程档案审核验收、工程建设项目招标机构资格核准、建设工程评标专家资格认定申报、招标文件、招投标情况书面 报告备案、批准不进行施工招标（直接发包）项目的审批、自行招标和委托招标备案、建筑工程项目设计招标备案、招标文件及其澄清或者修改内容备案、建设工程施工合同备案、分包合同和分包合同变更备案、评标专家管理、对工程建设项目招投标活动投诉处理、项目初步发包方案登记；3、城市建设方面。依附于城市道路建设各种管线（杆线）等设施的审批、城市桥梁上架设各类市政管线审批、市政施工养护等市政公用行业相关企事业资质受理及上报、城市新建燃气企业审批、对停止供气更换气种或者迁移燃气供应站点的批准、新改扩建燃气工程项目核准、管道燃气特许经营权授予、瓶装燃气经营许可、瓶装燃气供应许可、迁移拆除城市道路照明设施或者影响其安全运行的施工的审核、对经批准挖掘城市道路竣工后的检查验收、附属绿化工程设计方案审查、城市维护建设资金管理；4、资质管理方面。房地产企业资质的初审、监理企业资质核准、企业工程勘察乙级资质、工程勘察劳务资质、建设工程设计乙级资质和其他建设工程勘察设计丙级以下资质申请的受理、具有乙级及以上勘察设计资质的承接方来本市承担勘察设计业务的备案、采用协议方式选聘前期物业管理企业的审批、物业管理企业三级资质证书的颁发和管理物业管理企业暂三级资质的审批；5、专项审查方面。施工图设计审查备案、建设工程初步设计审查、涉及工程主体和承重结构变动的工业与民用建筑的加层、装饰装修、改变使用功能等改选设计方案的审批、对专项基金用于新型墙体材料基本建设项目或技术改造项目的审核、采用符合工程建设强制性标准的新技术、新工艺、新材料核准、新材料应用工程审查和现场验收、参与对节能建筑的验收；6、房产管理方面。专项维修资金缴交管理、专项维修资金审核划拨、房屋建筑拆除工程审批、房地产中介服务从业人员上岗办证、公有住房出售、租金调整、集资建房、购房补贴、经济适用房的实施和管理、廉租住房管理、城市房地产权属档案管理、白蚁防治、白蚁灭治、危险房屋鉴定、房屋安全鉴定、公房租赁管理；7、村镇建设方面。村镇创建、村建统计、指导村镇建设等。
四、清醒认识建设部门在履职方面存在的薄弱环节
近年来，我局在建设市场管理、市政公用事业管理、房地产业管理等方面做了大量工作，也取得了一定的成绩，受到了条线主管部门的肯定。但是坦率地讲，作为一级建设行政主管部门，我们在建设领域应发挥、应履行的职能职责并没有完全到位，行政管理效能不高的现象依然存在。主要表现在：
一是应作为份内事的牵头抓总作用发挥不够。譬如，我市建设领域涉及行业管理的政策性文件制定方面，各相关部门就一个问题分别出台管理制度，这些制度一定程度上起到了规范、约束市场主体行为的作用，但也存在联系不紧密、管理不扎口、制度不统一的问题，未能形成上下贯通的有效执行体系，给行政管理相对人带来很多困惑，甚至感到无所适从。以竣工验收管理为例，先后有多家部门牵头，制订了不同角度、不同内容的验收管理办法和验收标准，与行业统一归口管理、行业规范标准执行的要求不相适应。此外，在城市公用设施计划安排与工程建设，行业标准的制定与施行，法律法规的解释与矛盾的最终裁定，建设市场秩序管理与不良行为的记录公示等方面，牵头抓总作用也未能发挥好，有的虽然做了，作用还不是很明显。
二是职能范围内管理服务的主观能动性发挥不够。建设领域的工作点多、线长、面广，涉及到多个部门（单位），在系统内部，同一工作也可能需要多个科室、多家单位的协调配合。例如市政设施建设与管理、建设市场管理、房地产开发管理、住宅小区物业管理等，都需要部门之间、部门内部的协调配合。当前少数职能科室、事业单位在日常工作中不同程度地存在消极行政、消极管理的现象：有的固守教条，划地为牢，管理服务的手段偏少、缺乏创造性思维，没有过硬的、有效的工作措施；有的牵头科室（单位）没有能够从积极行政、大胆作为的角度思考问题，满足于问过了、管过了，对管理服务的延伸拉长和实际成效重视不够；有的仅从本科室（单位）考虑，按部就班工作，协作意识不强，没有主动地去接入“链”、融入“环”，形成链式、环式行政管理和服务的工作体系；有的对主要职责、职能比较重视，而对本行业、本科室的潜隐职能、边缘职能无暇顾及、重视不够、思路不多，有些工作长期处于缺管、失管状态。例如房地产开发建设工程中的基础设施配套问题、住宅小区与单位绿化建设管理问题、物业管理企业考核监督问题、市政工程的竣工验收管理与档案移交进馆问题、招投标行为的后续监督管理问题等，虽然相关法律法规都赋予了建设行政主管部门管理、检查、监督、执法的权限，但大多没有真正抓上手，管到位，在外界看来，就是不履职、不作为的问题。
三是某些最基本的内部管理工作不够到位。这里的内部管理包含对人的管理和对物（档案）的管理。就人的管理而言，由于行业的特殊性，建设领域每个工作岗位都包含很多专业内容，涉及很广的知识面，需要认真地学习，深刻地领会，准确地把握。事实上，人浮于事的现象仍然存在：少数工作人员，乃至部分科室（单位）负责人对本科室、本单位自身应承担的职能、应履行的义务竟然一知半解，本职业务知识掌握不深不透，基本技能不精不通；有的干脆照搬教条，生搬硬套，缺乏灵活应变的能力和应对新职能、新业务的能力，不能适应本职工作需要。就档案管理而言，无论是工程档案，还是财务档案、执法档案，或者其它管理档案，都起着留存历史、资鉴将来的作用，行政管理水平的高低一定程度上就直接体现在对档案的管理和使用上。而现实情况是，我们的某些单位或科室对反映本单位、本科室的职能及其行使的依据、执法及其运作的过程、收费及其减免的证明、工程合同及其相关的辅助材料，都无从查、无所查，有的就是一笔“糊涂帐”。
造成上述现象和问题的原因较多，客观上，我市建设领域管理关系不顺，行政管理职能划分不尽合理，职能与责任未能依法统一和明确到位等等，但我们认为，更应当从内部的主观能动作用发挥是否到位来挖掘原因：
一个“不够”。指上争力度不够。当前，我市工程建设领域行政许可、行业管理、行政执法事项分属建设、交通、规划、建管、城管、水务等多家部门，直接参与城市基础设施建设的除建设部门外，还有交通、城管、水务、林业等部门。虽然行使建设领域管理监督职能的部门较多，但最终法律上认定的代表政府的职能部门只能是建设局，其它部门职能仅属政府委托。近年来，周边县市（如通州）就有因相关部门履职不到位，当事人将建设局告上法庭，使其输掉官司的案例。在市政公用设施维修、管理，建筑工程施工许可、建筑质量监督管理，以及装饰装潢管理等方面，虽然承担管理职责的不是建设局，但一旦哪一方面出了问题， 最终被推上被告席的仍是建设局。大家可能认为，这些职能，你建设局的领导不去争，我们又有什么办法。实际上，上争的基础在于各个科室、各个单位，如果各科室（单位）对自身的职能不作理性思考，不作深入挖掘，不作积极建议，那么局里的上争就无从谈起。目前，就有关职能问题，我们已向市分管领导汇报，也请大家在这方面多作思考，多提建议。
两个“怕”。指少数工作人员思想上的“两怕”：一怕越位。有些同志对于那些法律法规明确由建设行政主管部门负责，而“三定”方案没有明确的职能职责，担心做了之后会引起领导的不满，其他部门的不快，甚至社会的非议。事实上，这些“空白”地带的职能，我们还是要管起来，如野蛮装修造成房屋质量问题、物业管理企业的考核监督问题等；二怕错位。少数工作人员对于那些交叉的职责职能，不敢贸然行事，怕相关部门、单位有“想法”，束缚了手脚，想干不敢干，底气不足，导致本应由建设行政主管部门承担的监督管理职能的缺失，如住宅小区绿化、市政设施的验收问题等。
三个“不”。指一些管理人员不想管、不愿管、不会管。主要表现有：只拣容易的、见效快的事情做，对那些管长远、抓根本的事少有问津；只拣那些无需担太多责任，办起来简单易行的事情管，对那些程序复杂、法律责任较大的事情能推就推，能躲则躲，能绕则绕；只拣那些自己懂的、做得了的事情做，对那些职责范围内的、一知半解、甚至没弄明白的事情不肯钻、不去学。
分析上述薄弱环节和深层次原因，不是有意揭谁的“短”、亮谁的“丑”，而是向大家敲一个警钟，发一个信号，而且这个信号是一个危险的信号，如果再不引起足够的重视，不仅事业受损、形象受损，我想个人的发展也难有作为。
五、以良好作风积极有效地履行部门职能和岗位职责
作为建设系统的工作人员，如何积极有效地履行好岗位职责，事关部门职能的有效实现，事关建设事业的健康发展，事关行业整体形象的塑造。我认为，应当从以下五个方面着手，认真履行好部门职能和个人岗位职责：
一做到常学常新。前段时间内，我们依据国家、省、市的法律法规、规章、政策的规定和“三定”方案明确的职责职能，梳理汇总出目前我局正在履行的职权职能。应当看到，部门职能是动态的，有的可能随着形势的发展逐步消亡、裂变或重组，还有的可能应时而生，另赋予我局新的职能。为了及时、准确、全面了解、掌握和更好地履行部门职能职责，就一定要坚持做到“常学常新”。这方面，要学习的内容很多：一是要学习本行业涉及的法律法规。建设行业的法律法规浩繁庞杂，而且更新非常快。例如，目前新出台的《物权法》、新修订的《物业管理条例》、《经济适用房管理办法》以及即将出台的《城市房屋拆迁管理条例》等，都与我们有非常密切的关系，应当做到常学常新。二是要学习政府的规范性文件。在我市，政府从实际管理的需要，每年都有相当数量的涉及建设管理的规范性文件出台，作为建设工作者，仅仅了解上级的要求，不知道地方性规定，也是不行的。三是要学习服务操作程序。前段时间，我们花了较大精力梳理并优化重建了各项办事流程，具体从事有关业务工作的工作人员固然要学好用好，相关的工作人员也应当掌握、了解，以便更好地开展管理、服务工作。四是要学习文书制作及档案整理。文书制作是从事管理工作的基本技能，是部门、单位之间沟通、交流的重要途径，应当认真学习，提高这方面水平。另外，还要重视涉及法律法规、业务管理，以及平常工作中形成的档案资料的收集整理，为日后工作提供便利条件。五是要学习处置技巧。要在真正掌握法律法规及相关业务知识的基础上，学习借鉴处理事件的方法与技巧，及时妥善地化解涉及本岗位的各类矛盾和问题。
二重视服务导向。高效规范的管理可以为塑建品牌、树立形象打好基础，促进职能职责的迅速归位，而这一切都有赖于人的整体素质的提高和人的主观能动性的发挥。一是大力建设学习型行业。把终身学习作为全系统的理念和作风，通过集中培训、专题教育、岗位实践、考察调研、执业考试等形式，让工作人员深刻掌握本行业务，熟知管理链上下游各环节的应知应会知识，灵活运用应对办事群众或上访对象的工作技巧。一句话，每个人都要成为本职业务的行家里手。二是大力打造服务型行业。除行政服务中心建设窗口外，机关各科室、房管处、园林处、拆管办、招标办、墙改节能办、物管办、抗震办、造价站，甚至有些中介机构都是对外窗口，都将直接面对办事群众，都将体现职能职责发挥的效能，因此，必须在高效服务上下大力气、做大文章。当前，除继续推行首问负责、责任追究、考核考评等制度外，系统纪委还将加大明查暗访力度，发现问题，及时提醒，必要时给予诫免谈话。
三加强配合协调。建设行业管理与服务工作的有效开展，离不开社会公众的支持和相关部门的协调配合，更加离不开系统内部的紧密协作。要从事业发展的角度出发，建立健全建设部门与其他各相关部门，以及部门内部各单位、各科室之间的沟通协调机制，创造良好的内外部环境：一是建设局与其他部门之间的关系。遇事要主动对接，积极协调，按照工作定位，当好主角或配角。二是行政服务中心建设窗口与局机关各科室、所属单位的关系。要及时通气，协调一致，让前方、后方有机衔接，切实提高办事效率，方便办事群众。三是行政执法单位与各相关职能科室（单位）之间的关系。职能科室（单位）业务上的有效管理有赖于行政执法的配合和支持。在这方面，两者必须实现信息共享、有案共查，这样既可解决执法案源问题，又能提高执法效能，消除执法的盲区。
