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电子档案验收报告范文1
1 验收前多维度超前介入
2009年立项建设的WCDMA工程投资4.7亿多元人民币，历时近4年，参建的设计、施工、监理、供货等单位50余家，施工地点遍布全省且地形多样，线路具有架空、直埋、管道等多种敷设方式，设备来自多个国家和地区。针对重大通信建设项目的特点，如果不提前提出统一的业务规范和归档要求，验收时就难以达到标准，甚至造成无法弥补的损失。因此，为避免造成竣工验收后“人去档空，不知所终”的结局，[2]企业档案部门改变了过去只在竣工时参加档案验收的被动工作模式，并从以下四个方面构建多维度超前介入作业模式。
1.1 掌握动态，制定预案。企业档案部门与计划管理、物资采购等部门保持良性互动，以便及时掌握项目建设动态，及早对项目档案进行源头控制，并在项目招标书中明确项目档案形成、积累、整理的职责和归档要求，作为中标单位签订合同的依据。同时，档案部门借助自身管理企业信息资源的优势，根据掌握的固定资产投资计划和重大工作安排信息，提前制定验收预案。
1.2 合同约束，固化职责。通信企业档案部门积极参与重大通信建设项目合同签订工作，在设计、施工、监理、设备采购、技术服务等合同中提出档案管理的具体要求，把应移交档案的数量、档案用纸规格、字迹材料种类和要求、非纸质载体档案的质量要求、档案整理标准等写进合同相关条款，明确各参建单位在项目档案管理工作中的责任。由于监理单位负责对项目进行质量、投资和进度控制，在监理合同中明确并落实其在项目档案工作中的监管职责，是实现对文件材料实时监控和全过程管理的关键所在。[3]核心是将参建单位合同总额的1%作为尾款，尾款支付和档案评定结果挂钩，有助于提高其对项目档案的重视程度。
1.3 以会代训，提高技能。召开协调会议，是建设项目管理的重要手段之一。通信企业档案部门借参会机会，针对项目所处阶段档案工作现状和特点，加强对相关人员的业务培训，并编写了项目档案管理手册供其参考。通过以会代训的方式，不断提高其档案意识和业务技能，在项目档案验收中起到了事半功倍效果。
1.4 监督指导，过程管控。《重大建设项目档案验收办法》第六条第四款规定“项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预检”。[4]企业档案部门及时向项目主管部门、档案行政管理部门报送《国家重点建设项目档案管理动态登记表》，并邀请其定期对建设项目专（兼）职档案人员配备、档案专用设备购置、安全保管条件、管理制度建设及落实情况等进行检查指导，排除隐患，通过档案执法检查和业务指导强化对重大通信建设项目档案验收前的过程管控，防患于未然。
2 验收时进行全面质量评估
竣工验收是对投资效果的全面检验，档案评定是否合格直接影响验收结果。验收时应严格按照国家和通信行业标准，对项目档案的完整、准确、系统、安全情况进行全面评估。
2.1 检查项目档案的完整性。完整性是确保项目档案质量的前提，检查完整性时应做到：首先，从整体上把握项目档案的完整性。纵向应全面检查从工程立项到竣工投产各个阶段形成的文件材料是否齐全，横向应检查各参建单位形成的与项目有关的文件是否完整，并依据归档范围做到不重不漏。
其次，重点检查容易忽视的细节问题。①项目论证阶段由于尚未正式纳入建设程序，形成的文件材料容易散失，应检查项目论证文件是否齐全。②设计基础材料中的地质、地形、水文、气象等材料在完成正式设计后容易被忽视，应齐全完整。③由于光盘、移动硬盘等新型载体在工程建设中广泛应用，应检查这些非纸质载体文件是否已转化为纸质载体，并一并归档。④设备随机资料和安装调试记录，常由维护人员个人保管，应把原件归档，复印件供维护人员参考。⑤对大型设备的操作、维护及管理工作进行培训考察，特别是引进设备的出境、出国培训考察材料，应在培训结束后及时收集，避免个人据为己有。
最后，关注项目档案内容是否完整。项目档案本身不能缺张少页，其印章、签字等法律手续要完备，责任人的全称、签字日期、签署意见不能随意省略，应清楚、规范、完整。
2.2 检查项目档案的准确性。准确性是项目档案的灵魂，验收准确性时应做到：①检查竣工图是否图物相符，技术数据准确可靠。②检查是否存在设计变更的情况，变更部分是否附设计变更通知单，是否履行了法定变更程序，是否在竣工图上准确体现出来。③隐蔽工程是指在施工过程中将被下一工序掩盖工作结果的工程，[5]无论由于设备老化或人为原因造成的各类事故处理，都需要通过隐蔽工程档案确定位置和构造，找出治理对策，验收时切莫忽视隐蔽工程档案准确性。
2.3 检查项目档案的系统性。系统性是项目档案便于保管和检索利用的重要标志，验收时从以下三方面着手：①检查分类是否科学，体现工程档案的形成规律；组卷是否合理，保持各部分之间的有机联系，避免张冠李戴，出现杂卷现象。②检查案卷排列是否有序，宜按项目前期、设计、施工、监理、竣工、验收及后评估等阶段排列，[6]线路在前，设备在后，综合性文件在前，单项工程文件在后。③检查卷内文件排列是否有序，将前期依据及管理性文件按问题或重要程度排列，其他文件依据时间顺序排列。
2.4 检查项目档案的安全性。安全性是对项目档案的最基本要求，由于项目档案在建设过程中利用频繁，保管条件难以达到相关规定，其安全性受到严峻挑战，验收时应予以高度关注。首先，项目档案应有安全保护设施和安全管理制度，不能在施工现场随意堆放。其次，应确保项目档案实体安全，对于有损毁、污渍的情况应及时修复。最后，应确保档案信息安全，对电子档案信息进行加密处理，严格履行借阅登记手续，严禁非正当传播、复制，无失密、泄密事故。
通过对以上四个方面的全面检查和评估，在过程管控基础上进行查漏补缺，进一步保证了项目档案验收的质量。
3 验收后跟踪服务和后评价
尽管在验收前做了精心准备，验收时进行了严格审查，但由于WCDMA工程作为重大通信建设项目，形成的档案数量大、种类多、成分杂、来源广，相关人员缺乏系统、专业的档案知识，难以完全按照档案管理要求进行文件的收集、整理和归档。因此，竣工验收后，通信企业档案部门应继续跟踪服务，并对项目档案验收工作进行后评价。
3.1 督办落实整改意见，履行合同承诺。通信企业档案部门针对竣工验收报告、会议纪要等文件中有关项目档案的遗留问题，及时督办落实整改意见，严守项目档案质量的最后一道防线。同时，履行合同承诺，根据合同相关条款，及时办理档案交接手续，作为向相关参建单位支付尾款的依据。[7]
3.2 补充归档后续文件，确保项目档案完整成套。由于建设项目通过竣工验收后，还要进行竣工决算的编制、资产交付和工程审计等收尾工作，在此期间将继续形成需归档保存的项目档案。我们应跟踪服务，把竣工验收时形成的竣工报告、会议纪要、验收证书，以及之后形成的资产交付通知、审计报告、报奖材料等文件收集整理，及时补充归档，确保建设项目档案完整成套。
电子档案验收报告范文2
关键词：测绘档案；职业道德；工作人员；行政管理
0 引言
测绘档案是一种专业性很强的档案资料，随着社会经济的发展，测绘档案与信息的重要性日益突显。如何加强测绘档案的管理与利用，成为紧要的任务。测绘成果资料是通过测绘生产所形成的信息产品，形式包括测绘记录、图表、照片、文字说明和成果成图等。测绘档案是在测绘资料基础上产生的，具有保存、利用价值，并按一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管。随着科技的发展，测绘档案的形式也有了很大变化，从传统实物档案向机读电子档案方向发展，这就要求测绘档案管理人员在档案管理工作中，不断研究新方法、探索新模式，作好新时期现代测绘档案的管理工作，使其更好地为工程建设进行规划设计、为经济发展提供数据资料、为行政决策提供参考信息，更好地发挥测绘档案在国民经济建设中的作用。
1 测绘档案的内容及分类
1)按记录的内容不同分类
测绘管理档案、生产技术档案、科研与教学档案、仪器设备档案以及基本建设档案。
2)按档案性质不同分类
基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势资料参考档案。
3)按载体形式不同分类
图纸档案和电子档案。前者包括: 纸质测绘记录、图表、卡片、照片文字说明、成果成图等。后者，即经过电子计算机编辑、处理的测绘档案，需要光盘、磁盘、硬盘等存储介质进行保存。
4)按范围、比例尺不同分类
全国性测绘档案、地方性测绘档案和专业性测绘档案。全国性和地方性测绘资料档案按照 《全国测绘资料和测绘档案管理规定》实行统一领导、分级管理、归口负责的制度，专业测绘资料档案由各专业部门参照规定自行管理。《中国档案分类法测绘业档案分类表》中将测绘档案分为一级基本类目 ( 15个 )和二级属项类目 ( 69个 )，给测绘系统的建档提供了归档范围、档案分类、档号编制等标准的参考依据。
5)常用的档案分类
1.职能分类; 2.时间分类; 3.作者分类; 4.专题分类项; 5.项目分类; 6.型号分类;7.区域分类; 8.外形分类。
2 建立健全测绘档案管理制度
作为测绘档案的管理部门，要严格执行《档案法》《测绘法》《保密法》《中华人民共和国测绘成果管理规定》以及《科技档案资料管理工作暂行规定》等相关法律、政策，充分认识其在测绘资料档案的管理中起到的重要作用，结合本单位的实际情况制定相关制度细则。如，档案管理制度，明确人员职责; 测绘档案保密制度，使管理人员严格按制度办事，在测绘档案的收集、接收、提供、借用、销毁等各个环节上，严格履行各种手续， 确保资料档案安全;测绘档案验收、建档制度，严格验收、规范建档。健全与完善电子测绘信息数据的采集、更新、运行和维护的长效机制，作为测绘档案管理工作的重点难点加以突破; 建立测绘档案借阅、使用、收费制度， 界定无偿使用与有偿使用测绘档案的范围，确定收费标准; 测绘档案管理、利用及开发相关奖惩制度，激励措施。使测绘档案管理工作有章可循， 把测绘档案管理工作纳入测绘行政管理体系当中。
3努力提高测绘档案人员的业务素质和思想道德水平
测绘档案的管理人员不仅要有精湛的业务素质、爱岗敬业的品格，而且，还要具备较高的政治素养和职业道德。对内作好档案的管理和利用工作，对外作好保密工作。档案管理部门要加强对档案管理人员的业务培训，加强相关法律、法规的学习与考核，制定相关激励制度，形成良好的业务学习氛围，有条件的单位可以聘请测绘专家讲课、座谈，开展测绘档案人员普法班、测绘档案专业培训班以及测绘高新技术普及班。还可以组织相关人员到同行业先进单位考察学习，交流经验，开阔视野。随着档案管理信息化程度提高，档案工作人员不再是单纯意义上的保管员，而是信息的组织者、分析者和开发者，这就要求他们不但要做好思想和心理准备，还要在知识和技能上能应对更高地挑战，掌握计算机网络通信技术，具备开发和维护电子档案的能力。同时，测绘档案管理部门还要定期开展对档案管理人员的思想政治教育工作，培养从业人员责任感、使命感。
4 加强测绘档案室基础设施建设
根据《全国测绘资料和测绘档案管理规定》，保管测绘资料档案应保持资料档案的良好秩序，确保资料档案的安全，尽最大限度延长资料档案的寿命。尽量做到档案室、办公室、 阅览室各自分开。对档案室的要求不仅要建筑牢固、门窗严实，还要有防火、防潮、防虫、防晒、防尘等设施。对于存放航空摄影和薄膜黑图档案的库房，还要保持适当的温湿度。对于磁盘、磁带、胶片为介质的测绘档案存放要符合防湿、防潮、防磁的要求。同时，要求有警卫或指定人员看管。电子信息科学技术不断发展，测绘档案信息化进程不断加快，但是， 目前只有少部分测绘档案完成了信息化录入，大部分测绘档案还以传统管理方式保存，这就要求我们不能忽视对测绘档案馆基础设施的建设与维护，加强档案馆基础设施建设，改善保管条件，给予政策和资金支持是必要的。
5 研发测绘档案电子管理程序系统，加快测绘档案信息化进程
目前，测绘档案管理的趋势是，测绘数据信息录入、保存，以及测绘档案管理、利用都向电子化和数字化方向发展。全国各省市正在积极进行地理信息公共平台和基础地理信息数据库建设，并在部分省市开展了全国性示范项目，取得了良好的效果。建立测绘成果分发系统是十分必要的。该系统具有信息、查询检索、分析处理、影象扫描、数据提供与备份、 信息开发等功能。它利用国家基础地理信息数据库等测绘档案资料成果，通过国家基础地理信息系统的传输网络系统，进行测绘信息，根据各类用户的不同需求，经过周密的分析处理，为国家的经济建设和社会发展提供测绘成果信息、档案资料查询、数据分发及产品供应等基础地理信息服务。测绘档案管理登记系统 ( S AMS )的设计和开发给测绘档案的管理和利用带来了便利。本系统包括应用程序和数据库两部分，应用程序由多个模块组成，主要完成数据录入、修改、删除、查询、统计、打印等多种功能。数据库设计方面，按照测绘档案的特点，分成数字类、 航片类、 地形图类和大地成果类 4大类。SAMS的主要功能有: 用户权限管理识别，快速建立测绘档案、灵活查询、测绘成果交换、统计输出、测绘档案借还以及建立用户日志等。在专业化的信息系统的帮助下，测绘档案的发展进入了电子化时代。
6做好测绘档案的收集、验收、分类和归档工作
测绘活动中一些技术性的文件材料、技术设计书、技术总结、验收报告、展点图、成果表、航摄鉴定表等测绘成果资料形成过程复杂，涉及专业相互交错，记录介质种类多，如果收集、管理不到位，容易造成测绘科技文献材料存档不规范、失真。收集测绘科技、生产和管理活动过程的重要科技资料，是测绘科技归档的前期工作，作好这项基础工作，对测绘档案的形成、积累、整理、归档都起着重要的作用。测绘资料归档前，生产单位要进行分类系统的整理，测绘档案管理部门要进行严格验收。测绘科研项目验收时，档案人员应参加验收， 了解项目的内容，明确归档范围、归档材料鉴定内容、归档移交手续。移交测绘材料，还要注意移交期限、成果最终版本、归档数据成果是否经过产品检验或项目鉴定验收、归档份数、 整理立卷要求。归档时，管理人员要作到及时、规范，严格按照《中华人民共和国测绘成果管理规定》《全国测绘资料和测绘档案管理规定》等相关法律、法规进行归档。对于归档范围、数据采用标准、通用格式、数据成果形成单位、管理部门责任，以及数据档案在保管、利用、销毁及运输等过程中的要求等，都要认真按标准执行。收集与归档的具体内容包括: 基础测绘成果数据、依法汇交的成果数据副本、正式出版发行的产品数据及有关的专用软件或专业设备参数等。需要整理上架、入馆的测绘资料，要及时登记、精准分类、规范编号，制作检索卡片或编入电子测绘档案目录，及时上报，方便查找; 需要编入电子测绘档案信息数据库的， 则要求档案人员熟练使用各种专业录入设备、软件进行分类归档，做好系统维护，对重要信息资料进行备份保存。
