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档案室设计要求范文1
[关键词]档案；档案室；库房管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.122
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-01
档案保护是采用一定的设备和办法对档案进行科学管理，以达到维护档案的完整与安全，在最大限度上延长档案的寿命。库房管理工作是档案保护工作中最基础、最重要的工作。机关档案室库房是关乎档案利用、档案信息化的源头，是档案保管的主阵地。因此，机关档案室库房管理工作是档案保护工作的重要内容。现笔者就机关档案室库房管理工作的具体措施谈谈一些看法。
1 配备合格的档案工作用房
机关单位要高度重视档案工作用房建设，在新建单位办公业务用房时，要统筹考虑档案工作用房规划、设计，按照经济、实用、安全的原则做好档案工作用房建设。档案用房要做到档案库房、阅览室、办公室“三分开”，符合布局合理、便于档案工作和档案安全管理的要求。
在档案室库房建设方面，要符合有关档案室库房建设的国家标准。一是档案室库房要避免日晒，墙体要光洁、平整、不易生尘，坚固耐久，具有防水、防潮、防虫等性能。二是档案室库房面积要满足机关单位工作发展的需要，留有足够20年自行保管运行的存储空间。三是档案室库房楼层地面要满足档案及其装具的承重要求。四是档案库房净高不应低于2.60 m，室内比室外的地面要高出20 mm，并设置密闭排水口。五是库房门窗既要便于通风，又要便于密闭；库房门应具有防火、防盗功能，库房门窗应安装防盗网等安全防护措施。
2 健全机关档案室库房管理制度
科学、规范的管理制度能够为做好机关档案室库房管理保驾护航。机关单位要按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁担责”的原则，做好档案安全工作。分管档案工作负责人是第一负责人，对库房安全工作负全面责任；档案工作人员为直接责任人，对档案安全工作负直接责任。建立健全各项档案安全管理制度，配备档案安全和应急管理机制及足够的专、兼职管理人员，形成机关档案室库房安全责任共同体。
3 精细化管理机关档案室库房
3.1 重机关档案室库房日常管理工作
机关单位要高度重视对档案库房的日常管理，严格把控库房安全。做好机关档案室库房日常检查工作，并做好记录。对有条件的单位推行“双人进库制度”，对进出库房时间、事由要如实登记。
3.2 建立健全人防、物防、技防档案室库房安全防范体系
防盗：机关档案室库房出入要及时关门，离开库房要及时关好门、窗、灯，有条件的单位可以加装视频监控及门禁系统。
防火：机关档案室库房内严禁明火设施，配备火灾报警和消防灭火系统，库房内要选用七氟丙烷、三氟甲烷、二氧化碳等对档案无害的气体灭火材料或使用细水雾灭火系统。
防雷：机关档案室库房要安装建筑物防雷设施，充分考虑特殊载体档案及实物档案的防雷措施，防止雷入侵，必要时可以设置屏蔽层。
防震：机关档案室用房避免设置在结构刚度突变的薄弱楼层，其所在建筑的抗震设计要符合《建筑物抗震设计规范》。
防水：机关档案室库房内不设置消防以外的给水点，排水管道不穿越库区，上下水立管不安装在与库房相邻的内墙上。
防潮、防高温：机关档案室库房应设置独立的温湿度环境，库房温度应控制在14 ℃～24 ℃，每昼夜波动幅度不大于2 ℃；相对湿度控制在45%～60%之间，每昼夜波动幅度不大于5%。库房内配备温湿度仪、空调、除湿机等调温、调湿设备。
防虫、防霉：档案进库前要做好消毒，档案装具内放置防蛀、防霉产品，有条件的单位可以配备库房空气净化系统及杀虫设备。
防鼠：机关档案室库房的门要安装防鼠板，窗户安装纱窗，其他墙身孔洞要采取防鼠措施。
防光：机关档案室库房的窗户要配备防光和防紫外线窗帘，避免阳光直射，库房内应选用乳白色防爆灯罩，照度不超过100勒克斯。
防尘：机关档案室库房及档案装具应保持整洁、无灰尘，地面要保持清洁，库房内严禁存放杂物。
防磁：声像档案的储存和保护要符合《磁性载体档案管理与保护规范》。
防污染：机关档案室库房要防止有害气体和颗粒物对档案的危害。
防腐蚀：定期对金属档案装具表面涂层进行检查，防止因档案装具锈蚀，从而对档案实体及卷盒产生腐蚀。
防辐射：对档案工作用房环境进行防辐射检测和治理，避免对档案实体、设备及工作人员造成影响。
防汛、防台风：汛期和台风期间，要做好机关档案室库房防汛、防台风措施，对可能遭遇洪涝灾害风险大的档案工作用房，要提前做好档案安全转移工作。
防失泄密：切实做好档案实体及管理系统安全保密工作，加强对档案信息系统的安全保密管理，对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等安全隐患要采取有效的防范对策，按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防档案在传输过程中失泄密，且档案要专门管理。
3.3 做好机关档案室库房组织与排架
库房中的档案装具应排列有序，统一编号。排列要有利于档案的搬运与存放，有利于通风与避光，有利于提供利用。库房内档案装具布置要成行地垂直于有窗的墙面，外墙窗户与档案装具间的通道相对应。档案柜、架安装要求为：主通道净宽不小于1 m，两行装具间净宽不小于0.8 m，装具端部与墙的间隔不小于0.6 m。如果机关档案室只保存一个单位内部的档案，可以按照档案门类结合内设机构、保管期限及档案形成时间上架排列。但是，要注意预留不同门类档案的保管空间，尽量避免或减少“倒柜”的现象。
主要参考文献
档案室设计要求范文2
1、当前，我国科学技术的发展日新月异，科研项目逐年增多，科研手段越来越先进，形成的科技档案的数量、内容都比以前复杂，档案的载体、形式、记录方式也出现多样化的趋势。即便是小型科技档案室，也同样面临这样的问题。如果应用计算机管理科技档案，就能改进档案检索和管理方式，大大提高档案检索效率，更好地为科研服务。因此，小型科技档案室有必要尽快实现计算机管理。
2、小型科技档案室实现计算机化管理后，将会使工作的流程由手工劳动变成自动化过程，提高工作效率和质量，降低档案管理成本，大大地减轻科技档案管理人员的工作量。采用计算机管理科技档案,能更好、更快、更准确地为科研技术人员服务。利用计算机进行档案管理，完全可以取代传统管理的手工工作环节，只要档案管理人员掌握了档案资料的计算机管理方法，就能通过电脑轻松地查询科研人员所需的资料，不需要用很长的时间去翻阅、查找繁琐的档案资料。
3、用计算机检索档案资料，能够实现多种形式的检索。科研人员可以从更多的角度来查阅资料，如档案号、课题完成时间、项目名称、编写单位、工作区域等等，甚至可以利用某些关键词进行模糊查询。这就简化了检索过程，大大提高档案资料的可利用性，既能提高工作效率、改善服务质量，同时又可以广泛满足科研人员的不同需要。
二、怎样实现小型科技档案室计算机管理
1、做好实现计算机管理的准备工作第一，做好科技档案室现存档案资料情况的调查分析。首先，要对用户需求进行调查，了解他们对科技档案利用方面的要求和利用方式。其次，要做好现存档案资料的统计工作，对馆藏内容进行分析、统计，包括种类、数量等，估算出数据存贮容量，尽最大可能方便利用。再次，要考虑到科技档案室未来发展的需要，制定好建库计划。第二，走出本单位去取经。首先，要做好外部调研工作，了解一下是否有已建成的实用系统，是否能为我所用。对现有的条件和将需有的条件进行分析，避免走别人经过的弯路。调查的结果，可以作为编写系统方案的依据。其次，在了解其他单位计算机管理科技档案的情况之后，找计算机方面的专家咨询一下，看看本单位科技档案室实现计算机管理需要什么样的硬件和软件条件，根据本单位的具体情况操作。
2、做好建立科技档案数据库的准备工作第一，准备好计算机管理的物质基础。选择好合适的硬件设备和软件是一项重要工作，关系到计算机应用的成败。在采购计算机等设备时，应选择具有兼容性强、当时较为先进的计算机。要选择比较通用的机型，要求主机有较高的运算速度，内存、外存要有一定的容量。在选择科技档案管理系统方面，应根据本单位科技档案的特点、估算的容量及用户的使用要求，来选择合适的计算机系统。可能的话，最好能引进一套现成的系统软件，或引进后根据自己的特点加以简单的改造。这样，可以避免浪费时间和财力，去做别人已经完成的重复性的劳动。第二，科技档案管理人员应参与管理软件的设计。设计管理软件的专家虽然对软件的功能、编制程序的方法和技巧都轻车熟路，但毕竟对档案管理方面的各项业务和工作流程不熟悉。这就需要科技档案管理人员及时与软件工程师沟通，提出适合本单位科技档案管理的合理化建议。第三，对科技档案管理人员要进行培训。要实现科技档案室计算机管理，只有先进的技术设备是远远不够的。必须对档案资料管理人员进行培训，使科技档案管理人员尽快熟练使用新软件，为下一步实现科技档案的计算机管理做好充分的准备。
档案室设计要求范文3
【P键词】设备资料；设备档案；收集；设备资料完整性确认单
设备资料是企业在设备购买、在建、调试及维护检修等活动中形成的，是反映工程施工中所有设备质量和性能是否能满足设计和使用要求的各种质量文件及相关文件。设备档案由设备厂家提供的资料和在设备安装、调试中形成的资料两大部分组成。设备档案一般有设备出厂质量文件、使用和维护说明、安装图纸等。设备档案是日后设备运行、维护检修不可缺少依据性文件，在企业档案管理中，占有极其重要的地位。同时设备档案也是科技档案的一块重要组成部分，在《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008中明确指出了设备档案归档要求。
一、设备资料通常收集方法
设备的技术资料是随设备一起装箱。设备开箱时，公司物资部通知档案室参加开箱验收，向开箱的档案人员提供图纸资料验收范围。档案人员根据合同、设备装箱单检查资料、图纸的完整性，经物资部或工程部技术专工验证后，在《设备开箱验收单》上双方签名确认。档案人员清点记录好所接收资料的名称、份数，将开箱资料带回档案室做好归档及资料发放工作。须注意的是设备开箱资料必须由档案室人员统一收集和发放，并进行登记。不经过档案室登记，任何个人和部门、参建单位都不得将设备资料私自占为己有。
二、工程基建中设备资料收集存在问题
在工程基建期，设备技术资料收集完整有一定难度。往往在一个工程完成后，设备已经投入正式运行，设备维护、检修或异动改造时技术人员查档却发现设备档案缺失。此时钱款已付清，再索要资料时就会出现厂家不予理睬、拖欠，最终不了了之。给设备安全运行带来极大的隐患。造成设备最后归档资料不齐全的主要原因有以下几种：
一是有些设备技术资料比较重要，不跟随设备一起过来。厂家单独邮寄。
二是设备厂家的疏忽造成设备技术资料虽然随设备一起到，但是不完整，特别是设备电子资料经常会有遗忘。由厂家后继进行补充完善。
三是基建期设备会比较集中批量到达，档案人员开箱验收常常面临人手不够，有时会委托物资部门或技术专工进行开箱验收，再移交给档案室。
四是设备调试完成后，调试单位移交不及时、不完整，甚至在调试中没有形成纸质文件，最终这块内容没有移交。档案人员不能进行专业判断此类文件是否完整。
三、设备资料完整性解决方法
工程在施工阶段，我们档案室和物资部门就意识到以上问题的严重性。为此公司档案主管领导专门组织召开会议，明确规定公司上下设备验收必须执行《设备资料完整性确认单》。具体如下：一是公司计划营销部、设备物资部在验收款支付厂家前须提前通知物资部。二是物资部提供合同号将《设备资料完整性确认单》表头填写完整，发送给档案室人员。三是档案室人员根据表头上要求在“实收资料名称”上将所收设备资料明细详细列出，然后交与工程部专工。四是专工根据设备资料明细清单与实际设备一一对比，确认资料收全、准确无误后，在《设备资料完整性确认单》上签字确定已完成。五是计划营销部根据已签字的确认单向厂家付最后尾款。六是如专工确认资料不齐全，则在确认单上注明所缺资料，将确认单退回物资部，由物资部根据确认单上所缺资料明细向设备厂家索要，并负责跟踪资料收集工作最后完成。此时专工方可在“结论”处签上“已完成”，并最终付款。
《设备资料完整性确认单》如下所示：
四、设备归档最终效果
档案室设计要求范文4
[关键词] 档案管理；评审；作用；探讨
[中图分类号] R197.322[文献标识码] B[文章编号] 1674-4721（2014）04（c）-0135-04
Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management
FENG Zhen-yu LIU Wei-de
The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China
[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.
[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion
随着我国新医改方案及配套政策的陆续出台，医疗改革日益深化，对医院临床及管理工作提出了新的要求和挑战[1]。档案管理是医院各项工作的重要组成部分之一，是医院建设与发展历史最真实面貌的反映，对于提高医院的医疗、教学、科研、预防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2]，但是由于多方面的原因，当前的医院档案管理水平还不能满足医疗卫生事业快速发展的需要。档案管理考核是档案主管部门按照档案管理科学化、规范化、现代化的要求，对医院档案管理工作进行的全面考核和评价，对于规范医院档案管理，提升医院档案管理水平具有十分重要的意义和价值。
1 当前医院档案管理工作中存在的问题和不足
1.1 医院领导对档案工作的重视程度不够
个别医院的领导对档案工作认识不到位，认为档案工作可有可无，经常是“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”[3]。在医院长期规划和短期计划中，一般只对规模效益、科学技术、人才队伍和仪器设备等进行了较为详细的规划和设计，而对档案的科学管理、设备投入和业务培训等涉及较少或未纳入规划计划中，从而导致档案管理缺乏顶层设计，档案管理制度不够完善[4]，软硬件设施经费投入不足，档案管理水平明显滞后于医疗业务发展水平。
1.2 档案多头管理，缺乏统一的管理机构
医院档案管理一般是由办公室下设的综合档案室负责，但是由于整体档案意识欠缺和部门“各自为战”等历史原因，综合档案室一般只管理文书档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等[5]，而医疗文书档案、人事档案、科研档案、基建档案等则分属相应的职能部门管理，从而形成多部门分头管理档案的格局，影响了医院档案管理的总体效能。
1.3 档案专业人员整体水平不高，难以适应档案事业发展的新要求
随着我国医疗卫生事业的快速发展，医院档案管理的专业化、信息化以及档案资源的编研和开发利用都离不开一支高素质的档案人才队伍。我国医院从事档案工作的人员大部分是从医护人员转岗而来，其没有经过系统地档案管理培训，专业知识缺乏，年龄老化，学历偏低，人员结构不合理，甚至出现档案人员不会整理、立卷、不懂档案编研的现象[6]。除专职档案管理员外，各科室的兼职档案员常身兼数职，几乎没有更多的时间和精力从事档案管理工作以及参加档案专业知识的学习和培训。
2 我院档案管理考核评审工作开展情况
我院是山东省卫生厅直属的集医疗、教学、科研、预防和保健等功能为一体的大型综合性三级大学医院。目前医院现有职工1490名，有临床科室48个，医技科室13个，曾获“全国卫生系统先进集体”“山东省医院管理先进集体”“全省卫生行业文明单位、诚信建设先进单位”等荣誉称号。1975年建院，1985年起开始了比较规范的文件收集和整理归档工作，1993年建立综合档案室，隶属院长办公室管理，现有专职档案员4人，专职分管副主任1人。现存文书档案469卷，财务档案1644卷（册），基建档案214卷，招标档案95卷，党群类档案56卷，人事档案760多卷，教学档案20卷，科研档案13卷，设备档案29卷，各类声像档案26269件。
2011年，我院按照山东省卫生厅下发的卫生档案工作要点和档案管理考核书的各项考核内容，坚持高起点、高标准、严要求，认真研究学习考核标准，加强组织领导，完善规章制度，强化软硬件建设，通过逐项逐条对照检查、贯彻落实和补充完善，使我院档案管理工作更加规范化、科学化。12月，我院在山东省卫生厅组织的档案管理考核评审中成绩优秀，综合档案室达到省一级水平。近两年来，以档案达标评审为契机，我院档案管理水平不断提高，对医教研等主要业务工作的开展发挥着越来越重要的作用，也得到了上级主管部门的充分认可和肯定。实践证明，开展档案管理考核评审不失为一种推动医院档案规范化和现代化建设行之有效的办法。
3 以档案管理考核评审促进和改善医院档案管理工作
3.1 医院档案管理的组织领导和制度建设进一步加强
医院领导高度重视档案管理工作，把档案管理工作列入领导工作的议事日程[7]，纳入医院“十二五”发展规划和年度工作计划，纳入职能科室质量考核标准，与医院重点工作同部署、同检查、同考核、同落实，使全院上下进一步统一了思想，保证了档案管理各项工作落实到位。成立了档案管理工作领导小组，由分管院领导任组长，办公室主任任副组长，形成了分管院领导亲自抓，办公室具体抓，各职能科室、临床医技科室配合抓的良好格局，为做好档案管理工作提供了有力的组织保证。档案管理领导小组还定期召开专题会议，听取档案工作汇报，实地检查指导工作，给档案工作以必要的财力、物力和人力支持，切实解决了档案工作中出现的困难和问题，为做好档案管理工作打下了坚实的基础。根据《山东省卫生档案管理实施细则》《医药卫生档案管理暂行办法》《档案法》等法律法规要求，我院进一步理顺了档案管理体制，建立了档案管理网络，制订了档案工作管理制度、档案收集整理归档制度、档案查阅借阅利用制度、档案库房管理制度、档案阅览室管理制度、档案保管制度和档案保密制度等一系列档案管理规章制度，做到制度上墙、工作上心。
3.2 医院档案管理的队伍建设和业务培训进一步增强
通过加强档案人才队伍建设，我院综合档案室现配有专职档案员4人，院内兼职档案员95人，建立了档案人员岗位责任制，做到档案工作层层有人抓，有人管，有效地保证了医院档案工作的顺利开展。专兼职档案人员中具有大专及以上学历的达100%，档案管理人员都是医院的正式职工，同样可以参加职称、职务晋升，在工资、休假及福利方面享受与其他专业技术人员同等的待遇。为增强全院干部职工档案意识和兼职档案员的业务素质，更好地适应新时期档案工作的需要，我院坚持“以人为本”的原则，采取多种方式，重视对专兼职档案员队伍的培养和培训[8]。一是集中组织学：在坚持自学为主的基础上，举办培训班，组织兼职档案员参加管理知识集中学习，广泛宣传学习有关档案管理的政策、法规，统一思想，提高认识，更新观念，不断强化档案管理意识。二是走出去学：积极选派人员参加山东省卫生厅举办的档案管理专业培训3次，有效提高了我院专、兼职档案管理人员的业务水平；多次组织人员到山东省立医院、千佛山医院等档案管理先进单位参观学习，取长补短，进一步提高我院档案管理工作水平。三是请进来讲：采取邀请山东省卫生厅档案管理专家来院现场指导或举办讲座等方式，有针对性地改进我院档案管理工作，提高了档案人员的综合素质。
3.3 医院综合档案室的软硬件条件进一步改善
我院根据年度档案工作计划和科室布局调整方案，将综合档案室整体搬迁到办公楼七楼，实现了库房、阅档室、办公室三分开。新建库房符合《档案馆建筑设计规范》要求，库房面积能够满足各类档案存储的需要。设置了独立的人事档案库房，干部人事档案工作目标管理达到省委组织部二级标准。医院在财力、物力都比较紧张的情况下，为确保医院档案管理工作，院领导及时召开专题会议，加大了资金投入，引入现代化的技术和设备[9]，更换办公设施、改善办公条件等。档案室新配置了新式档案柜18组，防磁柜1个，消毒灭菌机2台，电动铆管打孔机1台，温湿度记录仪3台，除湿机1台，切纸机2台，碎纸机1台，微机3台，激光打印机1台，1000 G移动硬盘1个，空调3台，新安装了防盗门窗，防爆灯管等硬件设施，具备了防盗、防火、防光、防虫、防尘等条件。设置了专门的荣誉室，室内陈列了建院以来医院获得的各类锦旗、牌匾、奖杯、奖状和证书等70余面（件）。医院档案管理工作现代化是衡量医院管理工作是否现代化的一项重要指标，是档案管理考核评审的重要内容之一[10]。根据山东省卫生厅加快档案管理信息化、规范化建设步伐的要求，我院还申请安装了泽信档案管理软件，为加强院内电子文件归档和档案管理奠定了基础。下一步将逐步对室存档案进行数字化处理，逐步实现数字化档案室和网络化服务，同时实现院内所有科室档案信息网络连接，为科室和个人提供更加优质、快捷的服务。近年来，医院为加强档案的基础设施建设，累计投资20多万元，极大地改善了我院档案室的库房环境和办公条件。
3.4 医院档案管理的基础业务建设进一步规范化
按照档案管理考核的要求，医院综合档案室每年定期对上一年度的各类文件材料进行整理归档，档案归档率、完整率、准确率达到100%。各类文件材料移交档案室时，均有完备的登记交接记录。档案室严格按照国家和行业标准要求，制订了明确的档案分类方案，确保流水号畅通，分类准确[11]，卷内文件、材料目录、编号规范、清晰，档案内无金属装订物残留。建立并完善档案全宗卷，确保案卷封面及标题简明、准确，案卷排列规范、有序。建立了档案管理基本情况统计台账和档案利用及反馈情况统计表。档案保存完好，无霉变、褪色、污损或虫蛀等情况发生。
3.5 医院档案编研和档案资源开发利用工作进一步强化
档案管理的根本目的在于开发利用。近年来，随着医院发展速度日益加快，建设规模不断扩大，综合档案室以其丰富完整的档案资源为医院的建设发展提供了各类重要的历史档案资料。年内共向科室和个人提供各类图纸、合同、请示、批复等文件查阅达数百次。档案人员熟悉档案及相关业务，调卷迅速、准确，查全率、查准率达100%。能够及时根据利用者需要，通过采取分发目录、电话调卷、开架阅览、网络提供利用等多种服务形式主动提供档案信息服务，受到了档案利用科室和借阅人的一致好评。我院坚持把加强编研工作，提高利用效益作为进一步做好档案管理的重中之重，及时开展编研和开发利用工作。近年来，我院将现行的规章制度、岗位职责进行了整理汇编，促进了档案开发利用和编研工作的开展。利用档案资料，编印医院、科室、科研成果简介，制作宣传画册等，加大对外宣传。在门诊候诊大厅，将各专家照片、特长、出诊时间制作成电子屏幕，为患者提供咨询服务，方便了患者选择医生[12]。另外，以办公室的同志为主，开发利用档案资源制作完成了精美的医院形象宣传片，续修了医院院志（1985～2005年），这两项工作分别获得了山东省档案局开发利用档案信息资源优秀成果一等奖和二等奖。
总之，档案管理在医院的发展过程中，有着重要的作用，因此对档案管理的进一步加强，有助于医院的长远发展[13]。我院以档案管理考核评审为契机，按照集中统一管理档案的原则，从组织领导和规章制度、队伍建设和业务培训、软硬件条件建设、基础业务建设和档案编研及开发利用等5个方面，进一步推进了医院档案管理工作的制度化、规范化和科学化建设，使医院档案管理工作又迈上了新的台阶，真正使档案成为医院决策者的依据、利用者的帮手和医院管理工作的亮点。
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档案室设计要求范文5
【关键词】档案管理 项目 招标 一、项目概况
我院病房门诊综合建设项目于2004年开始调研，并形成可行性研究报告，2007年立项，2008年被列入省重点预备项目，2009年被列为福建省重点项目之一，并正式动工，至今仍在紧张地施工中，距竣工验收投入使用尚有一年多的时间，工程耗时长，其档案形成的周期也很长。同时档案形成涉及到拆迁安置、规划、设计、监理、施工等诸多部门，档案的载体有纸质、照片、录像、电子光盘等，因此如何高效地做好病房门诊综合楼的档案管理就成了摆在我们面前的一项重要工作。
二、健全管理组织和制度
医院自项目开始调研，就指定基建办专职人员负责档案的收集，并按规范要求及时向医院综合档案室移交。项目立基后即成立病房门诊综合楼建设项目领导小组，领导小组下设项目办，具体负责重点项目的建设有关工作。同时成立项目档案管理工作领导小组，制定下发了《病房门诊综合楼建设项目档案管理网络及岗位职责》、《病房门诊综合楼建设项目文件归档要求与档案整理规范》，医院综合档案室对项目档案进行统一管理，项目办和施工、监理单位均设有专人负责建设项目档案管理，形成了由医院分管理领导、项目办、综合档案室、各相关职能科室、相关勘测、设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员组成的档案管理网络体系，明确各相关人员的岗位职责。对工程档案资料实和行分级管理，由建设、勘察、设计、施工、监理单位的主管或技术负责人主持各自单位的工程资料管理的全过程工作，使档案管理与项目建设同步进行，保证了资料的完整性。
三、加强档案管理人员的业务能力
医院先后派出专职档案员和兼职档案员参加全省重点项目档案管理培训班，培训内容包涉及建设项目档案管理法规、规章及有关标准解读；重点建设项目档案的收集、分类、整理原则与方法；重点建设项目档案管理基础知识和重点建设项目档案验收与移交等。相关人员参加培训回来后，医院组织相关部门人员和设计、监理、施工等单位专兼职档案管理人员进行座谈，交流学习心得。通过重点项目档案管理的重要性通过培训和座谈，工程管理人员和专兼职档案管理人员在增强档案意识的同时也提高了档案业务水平，为保证建设项目档案的质量打下良好的专业基础。
四、归档关口前移，确保重要档案材料的完整
医院在与勘察、设计、监理、施工等相关单位签订合同、协议时，即对建设项目档案的收集、整理、移交以及档案资料的质量等提出明确要求，确保建设项目档案管理工作在建设各个阶段初始就能得到足够的重视。同时在病房门诊综合楼建设过程中，许多文字材料、合同等需通过办公室文秘人员编辑、用印等，因此为确保档案材料的完整、真实性，医院办公室指定文秘人员在这些文字材料形成时即保留一份原件，并用专柜保管。并在项目办设兼职档案员，负责病房门诊综合楼各类档案材料的收集，一些重要的上级来文均要求及时送交办公室。办公室文秘人员每年年底对一年来收集的进行整理，并编制目录，移交医院综合档案室保管，综合档案档案管理人员根据规范要求对档案进行整理分类。为更好地做好档案管理工作，医院定期召集各相关单位召开的项目建设专题工作会议均邀请医院办公室综合档案室专职档案员参加，同时专职档案员经常现场向工程技术人员和施工人员宣传指导档案工作，在加强与相关单位工作人员联系的同时，增强了他们的档案管理管理意识，使他们有意识地做好项目工程档案资料的收集，确保档案资料的完整性。
档案室设计要求范文6
一、当前高职院校档案资料管理工作的现状
目前高职院校的学院档案室应该成为评估资料主要的“资源库”，但事实上档案室所提供的资料却占不到整个评估资料的二十分之一。原因在于：学院的档案管理与实际需要归档保存的资料存在“两张皮”现象。一方面档案室虽然制定实施了档案归档范围和归档目录，但对各系（部）、处室实际形成的资料，尤其是新形成的不在原定归档范围的资料缺乏有效的监控，档案归档范围和归档目录也存在不能根据新的高职教育发展需要采取及时修订和完善的问题。另一方面各系（部）、处室可能出于查阅、使用方便考虑，对有些应该“自觉”归档的资料不上交档案室。由于缺乏科学系统的管理，时间一长，就容易丢失，或难以找寻，事后追查究竟有没有这样的资料，也因为没有严格的登记制度而查无实据，只能凭借“记忆”作出“也许有”“可能无”的似是而非的判断。由于没有明确的责任人，也就没有一个人为此而负责任，最后只有不了了之。
二、建立高职院校院系二级档案资料管理模式
高职院校的学院档案室是档案管理的一级单位，各系（部）、处室为档案管理的二级单位，各系（部）因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系（部）档案室。院级档案室要根据教高『2006116号文件（《关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知》）和教高[2008]5号文件（教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作水平评估方案》的通知）有关规定，对原定档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各系（部）、处室意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审定后正式实施。各系（部）、处室要在规定的期限内向学院档案室如数上交档案，学院档案室与各系（部）、处室之间要严格履行档案逐份交接手续。各系（部）、处室根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本系（部）、处室档案归档范围和归档目录（一级档案），建立相应的管理制度。各系（部）、处室二级档案单独编号。各系（部）、处室要将每年的二级档案实际目录索引上缴学院档案室备案，学院档案室要履行严格的交接手续。二级档案以每3年或5年为一周期（各处室二级档案以3年为周期，各系部按照学生学制为周期），各系（部）、处室二级档案保管不超过一个周期，周期满后3个月内整体移交学院档案室，学院档案室严格履行交接手续，并对二级档案进行“专区”管理。各系（部）、处室要设专兼职档案管理员，学院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各系（部）、处室的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料安全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的资政、借鉴作用。
三、加强高职院校系级教学档案资料管理，促进各项工作稳步发展
教学档案资料是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据，对教学档案资料的收集、整理、保存和利用是档案资料管理工作的重要组成部分。所谓系级教学档案资料，是指教学管理人员、教师、学生在系教学活动中直接形成的具备对日后全系教学工作有查考和利用价值的文字、图表、声像等载体材料，比如，上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，培养方案、教学计划、教学大纲、课程建设规划、实验室建设规划，年度教学工作计划与总结、教学研究计划与总结，授课计划、教案、试卷及其分析报告，讲课课件、讲课录像、教学录音、电教片，学生学籍情况、作业、学生成绩报告单、实习（实验）报告、毕业论文或毕业设计，教学管理制度、教学任务安排、教师培训进修材料，教师课表等。这些档案资料真实地记载着高校各系教学工作的内容、方法、途径和效果等，是衡量一个系教学水平的重要标志之一，是制订各类教学计划、修改教学大纲、计算教学工作量、考核单位、个人教学水平的重要依据。高职院校系级教学档案资料管理作为一个系统的工作，是高职院校教学管理的重要内容之一，对于加强系（部）教学基础建设，深化教学改革，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化等方面起着积极的作用。
加强高职院校系级教学档案资料管理是高职院校档案建设的重要环节，也是促进各项工作稳步发展的有力举措。近几年来，高职院校各级领导、教师、学生对系级教学档案资料管理重要性的认识有了新的提高，也采取了不少有针对性的建设措施，提高了系级教学档案资料管理的水平，但由于受各种因素的制约，系级教学档案资料管理存在的问题仍然不容忽视。要解决这类问题，必须充分认清以下两个问题。
第一，充分认清现代电子教学档案资料在促进整个教学工作中有着比传统纸质档案资料更多的优越性。传统的纸质教学档案资料较易遭受温度、湿度、光线、虫、鼠、水、火等自然因素造成的破坏，许多档案没有备份，档案极易受到破坏，其受损后往往难以恢复原状，因而建设和管理上需要较大的资金、设施、技术、人力支持，建设和管理成本较高。另外，由于纸质教学档案资料的数量多，体积大，建设、管理、查询起来也比较麻烦。电子档案资料是随着现代信息技术应运而生的新事物，由于它具有成本低、容积小、信息存储量大、检索快捷、传输方便、管理省事等传统纸质档案资料所无法比拟的优点，它一产生便受到社会各界的欢迎。教学档案资料的开发利用逐步向电子化、网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势。目前，电脑硬盘的存储量早已突破1024G。一台硬盘为320G的普通电脑就可以存储200多亿文字，相当于十几万册图书的存储量，随着计算机技术，尤其是信息压缩技术水平的不断提高，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增加，这使得任何一个系用一台普通电脑就可以把下属各教研室、实验室等单位的教学档案资料全部存入。如果对教学视频档案资料要求较高，投入1000元，配置数个大容量的移动硬盘或者采用DVD光盘刻录存储就可解决问题。电子教学档案资料的建档成本和管理成本都比传统纸质档案资料低廉，再装上教学档案资料检索和搜索软件，查询教学档案资料就成为一件十分简便和快捷的事情，其查询效率会比传统方法大幅提高，这就为系级教学档案资料建设和管理开辟了广阔的前景。因此，系级教学档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料。
第二，充分认清实现系级教学档案资料供全系师生网络查询对促进教学上台阶具有十分重要的现实意义。高职院校系级教学档案资料不同于人事、行政等档案，其保密性要求不是很高，大部分档案资料可以向全系人员公开（少数不宜公开的在研项目和专利技术除外），其建设和管理的主要目的有二：一是作为上级各部门检查教学的凭证式佐证材料；二是为师生更好地“教”与“学”提供服务。第二种目的是最主要的，也是系级教学档案资料理应经常发挥的功能。这就决定了系级教学档案资料建设和管理必须设置和强化网上查询功能，为全系师生服务，为全系教学上台阶服务。纸质教学档案资料的查询、分析需要大量的人力和物力，这使得有些工作不便进行。广大师生在日常教学生活中希望随时随地获得本系的教学档案资料，师生如果查询纸质档案资料必须事先专门预约档案资料管理员，届时打开档案资料室，才能进行查找，而且查找、借用过程非常繁琐，既费时又费力。而在网络环境下的电子档案资料，师生可以在电脑前把许多档案资料“拉到”自己的显示器上来，实现跨校区，乃至跨地域、国度的档案信息资源共享，只要有一台上网的计算机，就可以进入系里全日服务的“档案资料室”。另外，借阅者“借用”的电子档案永远都只是一个“副本”，不会引起档案资料的损坏，而纸质档案资料在借阅或复制过程中可能会被损坏甚至丢失。借助本系的电子教学档案资料和查询系统，所在系的全体人员、尤其是新参加工作的教师和刚入学的新生可以随时获取针对性最强，而在别的地方很难得到的教学档案资料。这种便利而有针对性的教学档案对搞好本系的“教”和“学”无疑是一个强劲的信息支持。目前，高职院校各系都建立了电子教学档案资料库，但这些档案资料大多都存放在系档案资料室的专用电脑中，只能供少数人查询，远未实现全系师生网上共享，“重藏轻用”的低效状况亟待改变。而这种状况一旦得以改变，就会有力地推动教学上的借鉴和交流，极大地提高教学实效。
四、结束语
随着高职院校办学规模的不断扩大，对其管理模式的要求也更加细化和规范化。本文从当前的实际情况出发对高职院校院系二级档案管理工作进行了深入的探讨。若要建立起一套切实可行的管理模式和制度，还需要做大量细致的工作，还需要在实际工作中按照具体情况做出必要的调整和修订。
【参考文献】
［1］黄健.中职学校教职工档案资料管理探讨——以业务档案为例[J]. 科学与财富，2011（10）.
