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数字化管理培训范文1
【关键词】数字化；数字化管理；模块化设计
近年来，长庆油田开始了跨越式大发展，年产油气当量以数百万吨的势头快速增长。为适应油田大发展的新形势，为了更有效进行大规模的建设和生产管理，大幅度提高劳动生产率，长庆油田开始推广一种新型的管理模式—数字化管理。作为长庆油田下属的长庆培训中心，需要紧跟油田发展的步伐，开发长庆油田数字化管理培训课程势在必行。
一、培训对象分析
本次培训的对象为中石油内部的企业员工，他们是川庆钻井公司下属的部分员工，因为工作需要，将转岗为长庆油田公司一线的采油操作员工。由于来自不同单位（有钻井工、井队后勤人员等），人员结构相对复杂，年龄整体偏大，学历起点较低，对油气生产现场了解较少。培训既要稳定这部分转岗员工的情绪，又要对他们进行相关岗位的技能培训，培训难度较大。
二、培训课程定位
将此次转岗员工培养为油田一线采油操作层员工。针对培训对象及培养定位，本次数字化管理课程培训设置，主要以掌握操作层必备的数字化知识为主，课程采用模块教学方式，结合油田现场生产过程，做到与现场高度契合，轻仪器仪表工作原理介绍，重点介绍设备使用方法和安装位置。做到理论和实际有序结合，为学员下厂后能够尽快适应油田数字化工作环境做好铺垫。
三、课程设计思路及模块分析
数字化管理课程采用模块化设计思路，下面对设计的各模块做详细介绍。
1.油田数字化建设目标、思路、原则及组织架构
油田数字化在信息化整体架构上是生产的最前端，以井场、管线、增压点（联合站）等生产基本单元的生产过程监控为主，完成数据的采集、过程监控和动态分析。本模块从介绍数字化和数字化管理概念入手，主要为学员介绍长庆油田采用数字化管理的必要性以及意义、长庆油田数字化建设的目标、思路、原则及组织架构，使培训学员明白长庆推行数字化管理的原因，对长庆数字化建设形成整体性的概念，进而对长庆数字化管理方式产生认同。
2.数据采集系统
在油田数字化系统中是实现自动检测和自动控制的首要环节。通过给培训学员介绍油田生产前端使用的各种自动控制仪表，重点介绍压力变送器、温度变送器、磁浮子液位计、流量计等仪表的安装位置，简单介绍其工作原理，介绍PLC与RTU的组成及使用，使学员认识生产现场使用的设备，最终达到熟悉油田生产现场使用的仪器仪表的目的。
3.数据传输系统
本模块主要介绍有线传输和无线传输两种数据传输方式以及传输媒介、传输设备。让学员知道油气生产现场采集到的数据是通过何种设备以及何种传输方式进行双向数据通讯的，达到了解传输媒介、认识传输设备、清楚长庆油田基本的组网方式的教学效果。
4.视频监控系统
本模块通过为学员介绍长庆井、站、管线等生产基本单元的生产过程监控，以及油区主要道路设置的电子路卡。教师通过运用动画演示、多媒体等辅助教学手段，调动学员学习兴趣，让学员发现并体验到传统巡井变成电子巡井的优越性，体会到在油区关键路口安装电子路卡后，在可疑车辆进入油区后能进行预警的功能。
5.数字化管理系统
是长庆油田数字化生产管理的重要组成部分。通过教师对数字化管理系统的模拟演示，使学员亲身感受到长庆数字化生产管理实现的电子巡井功能、生产过程管理智能化诊断功能和表格自动生成功能。并切身体会到建立全油田统一的生产管理平台的优越性，所达到的强化安全、过程监控、节约（人力）资源和提高效益的目的。
6.数字化场、站建设内容
是指油田数字化井场、增压点内安装的自动控制设备、数据传输设备以及执行控制设备。通过给学员介绍设备名称、安装位置及使用的主要功能，最大程度贴近现场生产过程。通过大量的现场图片、多媒体和视频短片向学员全景展示长庆油田数字化的建设现状。
7.数字化场、站参观学习
由于转岗员工对油气生产现场了解较少，开展数字化井场、增压点的参观学习就尤为重要。长庆培训中心有自己的实训场地，可以进行采油、采气、集输流程工艺的现场实训。让培训学员看到数字化井场、增压点及自动控制设备，对采油流程有更深入的了解，实地体验长庆数字化油田的发展变化，为他们下厂后更快、更好的适应油田数字化的工作环境奠定良好的基础。
8.数字化管理新技术
通过给培训学员介绍长庆油田在数字化油田管理上取得的丰硕成果，以及在应用过程中产生的新技术、新工艺，让学员了解到长庆油田通过不断优化地面工艺流程、优化地面设施、优化管理模式等方式，达到提升工艺过程的监控水平和提升生产管理过程智能化水平的目的，也可以让学员感受到长庆快速发展的步伐，体验到身为“长庆人”的自豪。
四、教学反馈
通过两个多月的教学实践，本课程采用模块教学方法取得良好的教学效果。因为紧贴油田生产现场，培训学员学习兴趣浓厚，表现出强烈的求知欲望。学员通过数字化培训学习了解了长庆油田数字化建设现状，认识到数字化在油田生产管理中的重要性，掌握了油田数字化建设的相关知识和信息，为他们下厂后适应油田数字化的新环境奠定了基础。通过培训，学员转变了固有的思维方式，对长庆数字化管理产生认同感，有利于营造建设长庆数字油田的文化氛围。
参考文献
数字化管理培训范文2
隶属于技术中心的技术资料中心对拥有技术档案的企业各部门的资料管理员进行了系统的档案管理培训，并在实际的工作中指导、监督各部门现有技术档案的收集、归档，及现场操作的文件控制。
一、技术资料中心档案管理网站建设成效显著
技术资料中心从建厂初期就开始着手建立档案信息化项目的规划、选型和调研工作，技术资料中心档案管理软件系统本着符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理条例和业务技术标准，遵循“规范、先进、实用”的原则。
目前，已完成了档案文件目录数据库，输入案卷级、文件级目录共万余条，完成目录检查校对和开放档案审查，实现了档案资料文件级目录计算机检索，既提高了日常工作效率，又为档案信息的开发利用提供了极大的方便。资料中心在接收纸质档案及其目录的同时，还增加了接收电子文件级目录。
自去年初正式运行以来，技术资料中心档案数字化管理取得了显著的成效，主要表现在以下几方面：
1．档案管理应用系统的开发，对传统档案工作管理流程上做了适当的改进，把一些程序化的工作交应用系统来完成。主要建设了档案综合管理系统：包括对电子档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研等；档案资源利用系统：通过身份认证等技术手段，提供现场查询、网上查询。
2．建立并完善了档案数字信息安全保障体系。包括应用安全、数据安全、安全管理等方面，采用多级权限和密码管理，各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
3．字段灵活，多种检索方式。包括：全文检索、模糊检索等检索方式，能和多种格式的文件直接进行内容抽取和索引，实现数字档案信息的共享，使用户能及时方便地查询利用有关的档案信息。
二、技术资料中心档案信息数字化进程中存在的问题及对策
然而，目前我们的档案数字化建设还处在探索和发展的阶段，数字化管理的优势未能充分发挥，因此，在很多地方还存在着大大小小的问题，在工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
1．档案信息的安全建设。档案信息数字化建设中必须采取一系列的措施保证档案信息的保密和安全，采取的措施主要为制度管理和技术保证两类，在数字化建设过程中对此应形成一套严格的管理制度体系，并有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如，对不同用户根据权限提供全文档案信息；对机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上；使用Intemet技术，提供授权的档案信息服务；建立数据备份、制作只读光盘；建立网络系统防火墙、进行数据加密等。
2．建设高质量的档案信息数据库。一个高质量的数据库中的数字信息主要需要达到以下质量标准：一是数据的准确性；二是数据项目和内容的完整性；三是数据的规范性；四是数据的稳定性；五是数据的时效性。因此建设高质量的档案信息数据库是档案信息数字化的核心工作。我们应该加强文件性数据库的建设(主要用于完整地载入档案文件资料，使人们可以通过网络获得档案信息。)丰富馆藏内容，实现利用者“足不出户”查阅所需资料。
3．加快人员素质培养和引进。随着信息技术的高速发展，档案管理由过去的劳动密集型转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型工作模式，档案数字化建设的过程与新知识、新技术的普及和应用密不可分，所以档案管理人员的素质要求是关系到档案信息化建设成败的另一个关键因素。因此，应加大在职档案人员的岗位培训力度，重点学习与信息化相关的系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等，同时重视引进相关的专业人才，以适应档案信息化建设的需要。
数字化管理培训范文3
[关键词]信息化；石油物资；管理系统
中图分类号：F426.22 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0178-01
物资系统管理“一体化”，有助于创新企业管理，提升企业竞争力。石油行业中物资管理的重点便是向信息化方向偏移，建立起全新的物资商务管理平台，利用信息化技术提升物资管理的安全性和效率，促进我国石油行业在国际的竞争力，帮助石油行业更加长远的发展下去。
一、我国石油物资管理模式与国际先进物资管理相比较
1、物资运转的准确性、及时性以及周期性存在较大差异
综合性研究分析能力以及跨学科系统的集成存在着较大差异，跨学科系统集成可以促使钻井前地质以及物理地球评价周期减少一半左右，相关人员可以有更多的时间对数据进行分析解释，减少了数据转换与整理的时间，整体提升了物资管理的准确性和及时性。我国物资运转的准确性、及时性、周期性与国际先进物资管理比较，相对较为落后。
2、物资数据化管理以及生产运行管理存在较大差异
国际石油公司基本已经实现石油井场数据的实时传输以及自动化采集，并且已经建立起了全球化的数据库仓库，运用数据仓库对一些数据进行规范化处理。一些国外公司通过互联网跨地域进行现场管理，实现了虚拟、远程、协作办公。目前全球已经将近90%的石油企业实行具有针对性的ERP系统，一些企业之中协同电子商务已经初具规模。
3、业务运作模式存在差异
国际石油企业采用分散执行、其中采购的模式，这种模式在企业的采购中占有很大优势，然而国内石油企业则是采用自行采购为主要途径，总部其中采购为次要途经，企业总体集中采购在整个采购过程中占有较小的比重。国际石油企业主要采用的采购方式为框架协议，减少了采购过程中的重复操作，大大的提高了采购工作效率，而国内采购方为一单一签的比价采购，工作效率普遍偏低。国际企业充分利用计算机提高工作效率，降低错误率，而国内数据自动化程度相对较低。
4、供应商的管理方面存在差异
与国际企业相比，供应商在管理方面也存在着较大差距，国际企业供应商的网络规模在逐渐减少，并且加强了主力和战略供应商的培育力度，采购方向也是逐渐向着主力供应商和战略供应商方面偏移，采用业绩引导性订货，与上年度业绩评价较好的供应商进行合作交易，国内企业供应商网络也在逐渐增加，但战略供应商与主力供应商的培育工作才初步确立，效果并不明显，业绩的引导供货体制也才建立不久，发挥的作用甚微。
二、数字化、网络化、信息化综合水平有待提高
1、供应信息缺乏整合
油田生产较为特殊，其中存在着诸多小批量批次问题，而且物资供应生产批量生产中存在一些高批量问题，供应与实际需要并不匹配。同一物资往往来自不同的供应商，造成物资的供应信息缺乏整合性，导向性的水平偏低。供应商资料档案的不完整性，促使供应商的选择性较大，导致信息波动性大，对于建立长期稳定的合作产生不利影响。
2、信息沟通以及油田与企业间缺乏交流
在采购时企业会保存一些私有信息，担心给予供应商角较多的信息，就会加大对方的筹码。并且供应商之间也相互隐瞒信息，导致供应商与采购之间不能有效沟通。石油企业较为复杂，为了确保生产，往往会大量进料、多级储备以及层层设库，用大库存保证生产，造成物资的大量积压，从而导致资金的过渡占用，库存成本较高。
3、石油企业对物资需求量大
石油企业对于物资的需求量大而且种类繁多，物资信息不能及时共享，信息的反馈渠道不通畅，促使物资调剂失衡，传统的信息反馈机制不但浪费时间而且浪费资金，极易导致积压和短缺告急等现状，不仅对经济造成了一定的损失，还增加了市场决策的难度，信息系统的使用效率不高，信息没有得到及时的处理，对企业而言将会造成巨大的损失。
三、以信息化施工物资管理模式创新策略
1、优化信息平台系统
通过数字化采购技术，来优化信息平台系统，应该建立健全的信息反馈系统，统计需求的信息，信息反馈是由信息的双向性所决定，反馈来源主要由物资部门根据系统反馈，从而统计出所需物资的数量；其次要设计供应商的信息管理系统，可以通关各种档案记录方式，记录各个供应商之间的物资信息，根据档案数据分析出一些性价比较高的供应商，进行长期的合作；最后需要构建动态信息的跟踪管理系统，从采购到分配整个过程进行记录。用数字化采购技术来优化信息平台，是时展的必然趋势。
2、信息化管理培训
增强对员工的信息化管理培训，提升员工实际操作的能力，增加信息化知识的储备，如此才能够从根源上加快石油物资信息化管理体系的进程，通过石油行业与信息化技能可以协助信息化平台更加符合我国石油业的发展状况，合理配置资源制定出一个全新的石油物资的信息化管理平台。
3、增强数据挖掘力度，提升业务水平
以大数据处理为契机，利用信息化技术增强对数据的挖掘力度。大数据时代到来不但为石油物资管理带来了新活力，而且也注入了新的生命力，以信息化技术作为数据收集的基本来源，增强信息化管理的综合水平，对获取的大数据进行分析以及合理利用，进而提升业务水平。石油物资信息化管理要结合石油物资本身的特性，建立起各种特色的管理系统，并建立一套能够整合子系统的大系统实现信息的分配与共享。
结束语
石油物资信息化管理机遇与挑战并存，我国石油行业管理模式也在进一步的革新之中，我国石油物资管理模式与国际先进物资管理相比较，在物资运转的准确性、及时性以及周期性、物资数据化管理以及生产运行管理、物资供应建、业务运作模式、供应商的管理等方面存在着较大差异，我国石油行业整体与国际行业间的差距较大，通过本文的研究与探讨，以信息化施工物资管理模式创新提出一些策略，首先统一信息平台的搭建；其次加强信息化管理培训；最后增强信息管理的综合水平，如此才能促进我国石油行业的稳步发展。
参考文献
数字化管理培训范文4
1 资源建设，数字化校园应用环境不断优化
1.1 硬件资源高起点
学校结合千载难逢的学校易地新建机会，按智能化学校体系制定切合数字化校园建设实际的规划，提出具体可行的目标、任务、措施和实施步骤。学校反复争取党委、政府的支持，新校数字化实现高配置。新校班班有空调、电子白板，室室有多媒体设备，教师人人手提电脑办公与教学。现有教师专用电脑113台，各种专用管理电脑24台，学生计算机房4个、用机196台，学生专用电子阅读计算机24台。配置高规格的网络控制中心，百兆校园网络覆盖所有学校教学及办公等场所。
1.2 软件资源高配置
学校实现管理数字化、教学数字化、社区联系数字化目标。学校网站有管理员专门负责，定期更新，第一时间学校最新消息，成为教师、家长和学生了解学校情况的一个窗口，成为教师和学生提供学习资源和素材、适合学生进行自主学习的教学平台。学校努力构建高水平资源平台。学校点播系统提供教学实录、各项活动、教学应用等音视频资源，为学科教师提供共享资源。网络硬盘为教职员工提供网络存储空间，避免移动存储安全隐患。论坛与博客提供了教学研讨、交流和学生学习的平台，搭建了内部交流信息、管理和教学研讨的平台。照片资源库对学校各项工作、活动照片进行管理，并为师生提供浏览下载服务。学校电子图书馆为教职员工和学生提供近2万册的电子图书，并有部分具有学校办学特色的校本教材供学习。多功能演播室可以录制学校的教育教学活动，学校自制视频资源库，为学校师生学习、教学自我诊断、学校宣传工作等提供支持。学校管理系统的建设，涵盖了教务管理系统、行政管理系统、德育管理系统等模块，这为学校工作的过程化管理、精细化管理带来帮助。
1.3 教育资源高开发
教育资源开发是数字化校园建设的核心。内外结合是学校教育资源建设的基本做法。通过自己开发、采集资源，一方面，利用互联网上的免费资源，上网搜集文本、图形、图像、动画、音频、视频数据等各种素材，组建资源库；另一方面，组织教师利用资源工具开发教育信息资源，如教学案例、教学课件、视听素材等。还通过交流、购买一些专业的信息资源为己所用。扩充多个大容量的服务器，建立起全校统一的大容量的资源库。同时还加强校际间的交流，实现校与校之间的资源共享。
2 制度保障，数字化校园建设有序规范
为了深化教育装备管理，努力提高装备管理人员的管理水平，充分调动装备管理人员的工作积极性，不断提高装备管理人员工作效率，学校适时制订《教育装备管理绩效评估方案》。评估方案分“设备、场馆装备管理评估细则”与“信息技术装备管理评估细则”两部分，每部门具体项目有制度建设、台帐资料、器材管理、场地管理、成本管理、使用管理、效益成果。与此同时，学校制定《装备管理教师绩效评估方案》。教师绩效考核的主要内容是室场管理，图书、设施设备维护与保养。学校根据学校实验员、图书管理员和各室场兼职管理教师的不同特点，实行分类考核，具体为实验员绩效评估考核、图书管理员绩效评估考核、专用教室管理员及兼职管理员绩效评估考核。教师考核的基本程序是：每月教师自查设施设备使用状况，物品摆放、保管到位情况；学校考核组进行设施设备使用状况，物品摆放、保管到位情况检查，根据检查情况，确定教师考核等次，当面交流意见；对考核结果，在年终的绩效考核中体现。学校构建完善的校本绩效考核评价制度，促进管理教师为学校教育贡献智慧和力量。
3 着力实践，整体助推高雅学校建设
3.1 着力师生发展，加强有效培训
学校作为加拿大斯马特技术（中国）公司教育研究中心的交互教学示范校，努力加强各种方式的有效培训。学校进行了面向全体教师的家校互动平台注册使用培训、网络注册使用培训、电子图书馆使用培训、教育信息技术全员培训等，进行了面向全体的校园管理系统的使用培训、学校分管领导负责专属网络板块的管理培训、网络监管专业技术培训等。多次组织面向全体教师的SMART电子白板使用培训，组织教师参加在全国各地的电子白板教学研讨活动。学校信息中心教师与个别教职员工实行个别指导与培训，及时解决信息技术应用过程中出现的问题与困惑。培训做到技术先行，使教师能及时掌握各种现代信息技术。通过培训学习，教师不断探索信息技术与本学科的整合，努力将学到的信息技术运用到学科教学中，取得一定的成效。
3.2 着力课堂教学，促进专业成长
学校以骨干教师为依托，大力培养基于交互式电子白板教学的种子教师，以点到面，以赛促长，鼓励教师应用白板交互技术，给课堂带来勃勃生机。学校教师借助SMART网站学习基本的白板技术应用。教师在校内研修讨论，还可通过SMART示范校平台，进行校际间的交流。充分体现以学生为主体，教师为指导，网络环境为学生自主学习提供资源，学生在教师的引导下自主获取知识，从而培养学生自主学习能力，独立分析问题、解决问题的能力。
学校加大探究力度，探索新型教学模式。学校每年都开展信息技术与学科课堂教学整合的展示研讨活动，带动教师运用信息技术的整体水平，促进教师的专业成长，促进课堂教学的整体水平提高。学校申报了信息技术实验课题“在信息整合中交互式教学实践研究”，在课题研究过程中，强调如何通过变革教学模式来变革学生的学习方式成为研究的重要目标。以此课题的研究工作来推进学校数字化校园建设的进程，使学校现代教育技术科研向纵深方向发展。
3.3 着力学校特色，强化品牌建设
数字化管理培训范文5
图书馆的最大的功能就是为学生提供各种课内课外学习资源，因此，图书的质量和数量同等重要，既不能为了增强图书规模而滥竽充数，也不能为了体现时代顺应发展而不顾对质量的要求。我们的图书馆书籍不仅要有针对课外的一般性书籍，还必须有对应较强学科性质的专业书籍。在选购书籍方面，这种书籍的搭配是非常有必要的。例如，在选择对英语的辅导资料时，既要对专业英语资料进行合理的搭配选购，又要有针对普通学生的英语资料。尽量保证内容的全面，避免重复。还应该要注意考试资料的与时俱进，避免脱节。图书室作为高校文学资源最重要的一部分，必须能够根据教学方向，学科性质来定位图书馆的书籍内容走向，力争从多角度出发，创建多方位，多层次的管理系统，确保图书资料的安全性。而图书馆最大的、也最实际的问题就是借还书的管理问题。
如果没有一套针对本校图书馆性质的借还书程序，同样也会导致管理的混乱。比如，有的高校实行学生自主借还书体制，在图书馆的出口处设有书本条形码扫描仪，学生只要把图书的条形码置于光标下，计算机就能自动识别书本类别，同时记录书本名称。对于这样只靠学生自觉性的借还书系统来说，的确在传统的人工记录模式上实现了很大便捷性，但是也对学生的道德素质进行着巨大考验。为了防止这种漏洞，可以在实施这种体制的初期，选择具备较高素质的管理人员进行监督，等到学生习惯这种体制之后再实行无人化的借还书系统。
由于各种原因的影响，使得我们高校图书馆的管理人员素质不达标，管理队伍结构复杂。很多的管理工作者都是从不同的渠道走入图书管理岗位的。因此，他们对图书馆管理工作专业知识的掌握程度也多少不一，受管理教育的程度也有深有浅。这样的管理队伍一般都是没有经过特别管理培训的人员，对图书馆专业管理的知识也非常匮乏，更有些管理人员不把图书馆管理当作自己的事业来看待。这样的工作态度，这样的思想素质怎么能对图书馆管理事业起到正面的作用呢！因此，对管理人员的考核很重要。比如，可以在每个月末对图书馆管理人员进行制度的考核，“如何才能为学生借还书提高便捷性”“如果学生借书超过了规定的时间，应该按怎么样的程序去处理”等。只有这样才能时刻提醒管理人员的行为规范，更加有效的服务读者。
首先，管理人员需要具备广泛的知识，并且不断的去更新知识，只有这样的紧随时代的管理才不会被飞速的发展潮流所淘汰。比如，计算机已经融入到当今的图书馆管理中，取代了手工管理，这就必须要求管理人员能对计算机有基本的了解并且会操作使用。图书馆管理人员是整座图书馆的“主人”，他们既是知识的倡导者，又是学习的实践者。只有他们能不断的更新知识理论，提升自身价值水平，才能更好的为图书馆管理的发展做贡献。其次，管理人员具有较强服务能力。通过自己的观察以及与读者的交流，准确的判断读者的意图与需求。要给读者创造一个整洁、舒适的借阅环境。注意自身的文明礼仪及待人处事的原则和方法，使读者满意，同时展示自己丰富的内涵。第三，图书管理人员要具有团结互助的精神，团结互助是图书馆员职业道德素养基本要求。也是管理成功的重要保证。图书馆的工作是是各位管理人员共同的工作。需要大家共实现。
目前，运用计算机进行图书馆管理已经在各大高校得到的广泛的的普及，它作为一种新型的现代化管理方式，依靠计算机网络系统以数字化的东西实现有条不紊的管理。它主要是利用数字为技术手段来处理和储存各种文字图形，是一种多媒体分布式的信息系统。它以信息资源的加工存储为基础，检索和传输为任务，实现数字化利用管理的全过程。这种数字化的管理模式为我们高校的图书管理带来了很大的便捷性。它的主要特征是，数字化图书资源极其丰富，各种数字化图书之间能够紧密联系，它还具备智能化的图书检索系统，不仅提高了管理的优化性，还缩短了读者找书的时间。动态结构的构建是高校图书馆能有效实现数字化模式管理系统最重要的部分。
数字化管理培训范文6
摘要：目的信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，将现在科技数学化档案模式应用于住房公积贷款中，使工作模式简单、明了。方法 "利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案系统组织成具有有序结构的档案信息库"。结论 房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。
关键词：住房公积金；贷款；档案
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步入了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域,到人类生活的各个角落，档案数字化即是新时代下的记录工具。
档案数字化是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案系统组织成具有有序结构的档案信息库”[1]。住房公积金贷款档案是住房公积金管理机构在住房公积金贷款工作中形成的具有查考和利用价值的归档保存的合同、文件及其他相关资料,对其进行数字化具有重要的意义。
一、现有住房公积金贷款档案数字化存在的主要问题
1、住房公积金贷款档案基础工作不健全。规范化是档案数字化工作的基本要求。当前,各地住房公积金管理机构的住房公积金贷款档案整理状况参差不齐,基础不一,很多地方缺少科学规范的档案收集要求和整理归档标准,档案整理质量不高,统一管理水平低,这直接影响了档案数字化扫描工作的开展。
2、缺少统筹规划。住房公积金贷款档案的数字化工作是涉及到档案部门、信息技术部门、利用部门的一项综合性工程,从档案数字化平台的建设、应用到维护,需要各方共同参与,统筹考虑,全面规划,软硬件齐下。很多公积金管理机构在开展档案数字化扫描时,把档案数字化扫描当成一蹴而就的工作,只着眼于当前,缺少长期规划和统筹安排,尤其是软件、硬件环境搭建与公积金业务系统的兼容性等方面欠缺考虑,或者是在开发设计时只考虑了档案部门的管理需要,忽视了与管理部及营业网点的沟通,缺少对业务利用部门多层次利用需求的考虑,导致事倍功半,扫描成果难以有效利用。
3、数据安全缺少技术保障。安全是档案数字化工作不能突破的一道防线,数据安全直接受技术水平和技术手段的影响,需要配备过硬的软件、硬件设施和专业的技术维护人员。随着信息技术的突飞猛进,入侵与反入侵的技术较量日益激烈,如何确保数据的安全、可靠,成为档案数字化工作面临的一个重要问题。
4、档案人员信息化素质不高。目前,很多公积金管理机构的档案人员都是兼职,专职档案人员少,大多数员工是培训后上岗，学识不精，档案工作大多停留在手工管理阶段,档案信息化意识淡薄,档案信息化知识欠缺,这些使得在档案管理中难以从档案信息化工作的角度去开展工作,给档案的数字化工作增加了难度。
二、住房公积金档案数字化应完善的方案
1、制定规范,明确标准。以一笔住房公积金贷款业务形成的档案资料为立卷单位进行扫描,保持单笔借款人贷款档案资料的完整性和独立性。住房公积金贷款档案按“单笔贷款”为一个案卷立卷,因此在扫描时应保持单笔贷款档案资料的独立性。这是保证扫描质量的重要步骤,包括整理标准规范化和图像扫描技术规范化两方面。整理标准规范化是指扫描前需制定住房公积金贷款档案规范化整理操作规范,包括著录格式、目录格式、文件排放顺序、编页方式、拆装方法、文本类型即原件与复印件的区分,重复件、多余件的识别与剔除,卷内文件目录与档案实体的一致性等,这些内容都必须在扫描工作开始前进行规范、核查并实施扫描技术规范化主要是为了确保扫描电子图像的完整、清晰、无误,保证图像和档案实体的一一对应,图像扫描技术规范主要是明确扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、存储格式等。
2、确定索引信息。索引信息的选择直接影响到扫描成果的检索利用。住房公积金贷款档案索引信息应具有通用性和开放性,能够满足公积金贷款管理机构各相关部门的多种需要,索引信息可以从借款人信息和档案目录信息两个角度综合考虑,一方面以档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等惟一性信息项目作为索引信息,检索一笔住房公积金贷款的全部档案资料。另一方面可以以档案中留存的固定文件名称建立索引信息。住房公积金贷款档案根据房屋性质的不同,形成的档案材料虽存有部分差异,但仍存在大量的同类归档文件,如贷款委贷合同、委托贷款通知单、还款账户确认书、电话委托服务协议、用于还款的银行卡或存折、借款申请表、借款合同、购房合同等,这些共同材料可以作为索引信息,以满足查找多笔档案中某一种文件的利用需要。
3、做好扫描系统与其他相关系统的顺利对接。由于住房公积金贷款档案数量多,动辄上万笔,扫描工作多是外包给专业的扫描公司来完成,因此存在不同系统的对接问题。对数据信息而言,可以通过档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等关键项进行数据匹配,在档案管理系统及公积金贷款业务系统设立全文浏览模块,共享全文数据库,档案部门及各营业网点的业务人员可以在各自的操作系统中使用全文数据，重视扫描过程控制。住房公积金贷款档案的数字化从工作流程上主要有档案出库、档案清点、接收、组卷、档案整理、档案扫描、排序索引、质量检查、装订还原、图像上传归档、档案回库。对其中的每一个环节都要严格审查,责任落实到人。在档案提档、归档环节认真清点登记;接收环节做到档案有序存放;整理环节严格按照操作规范整理档案,案卷内文件有序拆装,目录页文件按序统一排放;扫描环节应保证案卷内文件归档正确,杜绝串档,保证扫描图像规整清晰;严把质检环节,检查原始档案的完整性、装订是否合格、文件的排放顺序等,确保原始档案的完好无损。
4、提高档案人员的信息化管理水平，使用高精尖人才，有效减少效率低的人员。档案数字化要求档案人员必须与时俱进,要用档案信息化知识武装自己,更新自己的知识结构,档案人员要适应信息技术和档案事业的发展, 抓好知识的更新、引进和消化,要学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和开发利用,档案管理部门要加大对档案人员的信息化管理培训力度,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次地培养人才,如此才能适应档案数字化工作的需要,保障档案数字化管理工作的有效开展。
5、加强监管。档案数字化是一项集信息、技术于一体的工作,需要公积金管理机构下档案部门、信息技术部门与外包公司的紧密合作,加强扫描各阶段的监督管理对保证扫描质量和扫描工作的顺利完成非常重要,应引入扫描项目负责人联络制度和项目管理例会制度,明确联络对象、联络方式和职责内容。通过项目管理例会,履约各方沟通情况、交流信息、协调处理和研究解决存在问题,项目例会主要把握四方面内容,一是当前扫描进展情况;二是对以前发现的问题,报告处理结果;三是根据需求方的最新要求讨论形成决议;四是汇总相关方需要协作解决的问题。通过建立项目监督管理制度,达到最终的扫描目标。
运用现代信息处理技术手段来管理房产档案信息资源，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少房产管理工作人员的投入，缩短大量事务的处理时限，使房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率，保障了房产登记安全。
