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人事档案数字化建设方案范文1
1 概述
高校人事档案是高校教职员工在科研、教学、行政等日常工作中形成的真实的反映教职工的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。对于个人而言，是人一生真实轨迹的描述；对于组织而言，是考察、了解职工品德和素质的重要凭证。因此人事档案的保存、保护、管理对于个人和组织而言都具有重要的意义。在我国大部分高校档案馆，人事档案的管理方式相对滞后，主要存在是传统手工的借阅与保存，而这种传统的借阅与保存最大的弊端就是档案人员频繁的接触原始档案造成的人为有意无意的破坏，甚至泄露职工的人事档案，很不适应现代人事档案工作的需要。
2 高校人事档案管理现状
2.1 改进传统管理方式，提高工作效率
现阶段高校人事档案的提供、利用还是以原始纸质档案为主体。档案管理人员的管理重心只是放在对原始档案能够不丢失、不遗漏。特别是有些人事的档案装订还采取老式的线装方式，这就不可避免的造成了人事档案在递增和使用过程中被迫频繁拆装档案的行为，直接造成了对档案原本的人为伤害，降低了工作效率。
2.2 加强人事档案数据库系统的应用性
目前各个高校在构建人事档案数字化平台的过程中，着重发力点都限于对人事档案中关键信息的提取、包括档案人库、借阅、在库、出库的电子记录。而真正能做到将档案原件以电子副本的形式完成的保存在数据库中，少之又少。一方面是由于这是一项极其庞大的数据工程，另一方面在这个过程中产生的风险性对于高校的人事档案馆是一个不小的挑战。高校人事档案管理模式一直沿用传统的人工管理方式，由于原始纸质的人事档案拥有高度的机密性，涉及到各位教师的切实利益，因此为防止原始档案在借阅，查询过程中，出现经常接触原件可能造成原件的破损，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人员频频往返于阅档室与库房之间为使用者找出档案，利用完以后再将档案归入原位，这种查档方式费时费力，效率极其低下。因次，迫切需要对纸质原始档案材料进行数字化和信息化管理，有必要搭建学院人事档案数字化平台。而数字化平台中的数据库副本利用，有效的阻止了传统查询纸质档案中发生的篡改、丢失、破坏的现象的发生，而且电子副本的存在，在原始档案遭到可能性的破坏也是很好的留存依据，所以建立数字档案迫在眉睫。
3 我院建立人事档案管理数字化平台的意义
长春职业技术学院目前现有在库教师人事档案全部为纸质材料。管理模式一直沿用传统的人工管理方式，由于原始纸质的人事档案拥有高度的机密性，涉及到我院各位教师的切实利益，因此为防止原始档案在借阅，查询过程中，出现经常接触原件可能造成原件的破损，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人员频频往返于阅档室与库房之间为使用者找出档案，利用完以后再将档案归入原位，这种查档方式费时费力，效率极其低下。
3.1 数字化管理平台的建立是实现了从手工检索到计算机检索的转变，有助于提高人事档案工作的效率和水平。
人事档案数字化平台建立之后，借阅档案人员登录数字化平台，向管理员发出申请，档案人员同意授权后，根据检索式查询所需的人事档案的电子副本，减少了对原始纸质档案的接触频率，有利于纸质档案的保护，按照原始查询查阅人事档案的程序和流程，查询一份人事档案需要经过领导授权――下库查询――档案复印――领导审核，大约20分钟时间。我院人事处办公地点将于现在A楼变迁新楼，而档案室还依然保留在A楼，两楼地理往返步行约15分钟，这样查询一份档案的时间最快也在35分钟左右，如果没有设有人事档案数字库，在此基础上浪费的人员精力和管理物力将无法估计。而人事档案数字化平台的建立使得档案管理人员只需在平台后台通过系统处理并发线程的档案查阅请求，大大解放了人工，实现了一人多处理线程的可能。
3.2 数字化管理平台的建立能够“师”尽其才。
数字化管理平台中记录的真实信息，方便对高校教职工进行统计分析，为学院的评优、评职提供了快速、高效的查询方式和现代化的渠道。为配合高校建设，人事档案管理除了秉承原有的原则外，还要加上优化效能，因此人事档案电子化的趋势不可阻挡。作为人事处数字化，信息化建设工程的一部分，配合未来申请的在职教师职工信息库，两库融合，使得人事处从新进教师的入职入库，到在职教师的晋职评聘，到退休教职工的信息保障成为了完整的一条数字化信息链。
3.3 数字化管理平台的建立适合高校无纸化办公发展的要求，使高校人事管理各项事务日臻科学化和规范化。
该数字化平台将集全校教职员工档案数字化管理（数字化收集、整理、保管人员档案资料）、员工信息查询统计管理（统计、检索人员有关信息）、文件档案管理（起草有关人事、工资文件，收集、整理、保管有关文件）、薪酬分配（根据国家单位有关政策和规定核算人员工资）、为管理领导提供所需的有关文件、统计信息、人员情况、参考意见为一体，根据学院人才成长的规律和学校的任务，对学院各级各类人员个性化和职业化的进行规划与组织。
3.4 我院建立人事档案数字化平台可行性分析
我院人事档案数字化平台的项目从得到了院里领导的大力重视，保证在人力、物力给予最大的支持。项目组组长是具有多年人事工作经验及其项目领导经验的中青年领导，能够保证项目运行和实施，并且有能力解决项目过程中困难和风险。项目组成员的配置以青年教师为主，集中了计算机类专家、档案类人员、及其本院人事处有丰富的业务经验的行政人员。项目立项前，项目组成员进行了反复的论证和实践考察及其专家咨询，指定了科学的、详实的可行性分析及其项目实施方案。并对项目实施过程中可能预见的风险做出了解决的预案。对项目组的成员进行专业化的培训，使得整个项目能过效率专业的进行。
人事档案数字化平台中的师资信息化平台的基础模块设计已经完成，并且在人事处工作中正常运行了一年，在此次项目过程的工作是对模块接口的升级。在已经开展两个月项目运行中，呈现出极佳的运行状态。数字化档案信息系统已经进入系统设计程度。
参考文献：
[1]王鲁等.高校师资信息管理系统.云南省教委信息中心，1996.
[2]潘锦平.软件系统开发技术.西安:西安电子科技大学出版社，1995.
人事档案数字化建设方案范文2
关键词：人事档案管理系统 浅析 问题
人事档案管理系统的建立，可以说是当前企事业单位进行人力资源管理的重要内容，也是将人事管理资料进行量化，实现人力资源的信息化和数据化的一种主要途径。建立健全完善的人事档案管理系统，对于有效管理单位人力资源，促进人力资源开发，提高人力资源合理管理和利用率有重要辅助作用。不过人事档案管理系统在目前还没有达到有效辅助企事业单位进行人力资源管理和开发的需要，其功能性和普及实用性还有待改善。
一、人事档案管理系统的现状和开发前景
人事档案管理系统从技术基础上来区分，主要有两种。第一是传统的档案管理方式，完全依靠人力进行档案信息录入、档案管理和保存、档案分类和废旧档案的处理等。第二种就是现代化的人事档案管理系统，是基于电脑软件和现代化数字技术应用为基础的一整套人事档案管理工具。也可以说是传统的人事档案管理系统的升级版。
当前国内众多企事业单位中，有效的人事档案管理系统尚未普遍建立。而且有很多中小企业觉得人事部门是事业单位、国有企业才需要的，这也是观念上的误区。在今天现代化企业建设的需求中，进行人力资源的有效管理已是必然趋势，通过现代化的人事档案管理系统来落实有效的人力资源开发和管理，也成为迫切的需要。当前很多专业的程序开发机构已经设计推出了几款新型的人事档案管理系统，为企业的现代化人事档案管理系统建立提供了参考和支持。
二、人事档案管理系统的功能需求
（一）数字化
数字化是指人事档案管理系统在系统组建、功能模块设置、系统信息录入存储、内容的随机调阅、机密内容的加密和调阅权限设置、信息拷贝和安全性保护、系统防火墙设置和漏洞修复、系统数据改动记录等方面都要实现数字化操控和自动化处理。一方面方便对人事档案管理进行日常操作和随机调阅，一方面确保建立在数字信息平台基础上的系统安全和智能防护能力经得起考验，不会造成数据丢失，引发安全风险。
（二）安全性
对于像我们殡葬管理所这样的事业单位来说，从目前全国各地的就业形势来说，还是一个很有吸引力的单位，也可以说是众多人才争抢的重点。其实不只是事业单位，任何企事业单位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有严格的保密措施和安全防护。如果人事档案管理系统的内容可以随意更改，不留痕迹，无法修补漏洞，那就会直接影响人力资源管理、岗位升迁调动、职位删减和机构组合和工资发放、福利待遇发放等很多内容。
出于保护内部人员的档案信息，避免违规操作、失误操作和恶意操作引起信息删减、覆盖、更改以及系统漏洞、系统升级换代或软硬件设施病毒侵害、故障侵害造成档案系统无法正常工作或数据库损毁，一定要注重人事档案管理系统的安全防护和保密措施。
（三）现成的模块化设计和先进人力资源管理理念的融合
企事业单位的人力资源调整和变动有的时候是很频繁的。就像我们殡葬管理所，也经过了一系列的人动，在人力资源管理的政策、方案等方面也在逐渐向着现代化的方向发展。为了迎合单位的这种需要，就要求人事档案管理系统能顾在秉承当前和未来人力资源管理发展趋势的前提下，以更加易于操作和功能组合的模块化设计来满足各项功能的需要。
比如档案录入模块中的个人账目分类管理、个人信息分类管理，按照时间、特定的岗位、职能、部门或工资水准、入职时间和学历等标准来划分的信息归类设计，可直接进行打印填报的表单设计等，包括符合人力资源管理各项需要的各类型数据汇总分析报表，都应该在系统建立的时候就准备好，方便企事业单位更快速的开展人力资源开发管理工作。
换句话说，要将现代企业人力资源管理需要的人事档案管理系统功能进行灵活、规范、可操作的模块组合，让企业在现代人力资源管理理论支持下开展个性化的档案管理系统设计，满足企业个性化发展需求。
三、人事档案管理系统在实践工作中需要注意的问题
（一）落实人事档案管理系统的权限分级制度
在事业单位内，人事调动和人事资料的调阅、打印、录入、存储、更改等各项内容，事关重大。在一定程度上说，人事档案管理关系着单位所有人员的切身利益，因此更应该将针对人事档案管理系统的所有动作纳入分级权限管理和监督体系中，避免有、假公济私和恶意篡改资料等行为。
（二）进行人事档案管理系统的信息审核
为确保人事档案管理系统的信息没有进行违规操作更改，应该以领导责任制和领导带头制建立定期和不定期的信息审核制度。通过权限分级，逐级逐层次开展信息审查，对比操作记录来查看核对，规避信息遗漏和违规操作。
（三）建立人事档案管理系统和人力资源管理规划协同机制
人事档案管理系统除了更加细化各项信息的录入存储和分析之外，要充分利用系统建立的各项数据表单来辅助落实人力资源管理的长期规划和近期调动。切勿将人事档案管理系统仅当作一个数据存储系统来应用，而是要凭借其强大的功能和准确的数据分析能力为长远的人力资源开发和管理服务。
四、结语
人事档案管理系统是现代化人力资源管理的重要辅助工具，企事业单位要加快落实人事档案管理系统的应用，尽快实现内部人力资源结构的改良优化，为强化人力资源利用率，降低人力资源消耗和浪费，对动人才计划，解决人才安置问题和离退休人员的劳保问题等提供有力的辅助。
参考文献：
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[3]应毅，毛宇光，刘正涛.基于技术的Web访问数据库研究与实现[J].计算机与现代化，2005；4
人事档案数字化建设方案范文3
【关键词】档案管理 信息化 建设 对策
一、人事档案管理发展信息化建设的意义
在人类进化和发展的长河中，档案记录和管理工作有着非常悠久的历史，而档案的记录媒介也已经由古代的石刻、竹简等慢慢转变为近代的纸张，而这种演变不仅体现了人类文明的发展和进步，同时也显示出了历史发展的必然趋势；因此，在互联网信息技术高度发达的今天，我们同样也需要在人事档案的管理中大胆的引入信息技术，从而有效提高当代人事档案管理的效率和水平。
结合现代社会和经济环境，可以看出发展人事档案信息化建设的意义主要分为理论和现实意义两个方面：首先，深化人事档案管理的信息化技术改革和建设工作不仅是社会科技发展的根本趋势，还是实现我国档案管理达到国际先进水平的必要条件，同时更是我国未来人事档案管理行业发展的重要基础；其次，人事档案信息化建设还可以有效提升档案管理的水平和效率，同时通过科学的档案管理还能够让个人档案更为直观和明朗，从而能够在人事管理中真正达到人尽其才的效果，进而对维护社会的稳定发展有着重要的现实意义。
二、人事档案管理信息化建设的制约因素分析
在档案管理信息化建设中往往存在着诸多制约因素，以下将针对现阶段我国人事档案管理信息化建设的主要制约因素进行分析和探讨：
1、人事档案管理信息化建设发展不均
由于资金等因素的制约和限制，许多企业或地区的人事档案信息化建设工作几乎为零，甚至许多企业或地区由于初期认识不足而忽略了人事档案管理部门人才的培养和发展工作，从而导致档案管理部门不仅出现人员不足的现象，甚至有些地区档案管理部门的生存和发展都受到严重的制约，而这些因素也导致其档案信息化建设水平相对落后，而难以与其他地区或企业形成良好的对接，从而制约档案管理信息化建设工作的开展。
3、信息化建设成本较高
软硬件设施作为实现人事档案管理信息化建设的根本，其发展水平的高低将直接影响到档案管理信息化建设的成败，而现阶段绝大多数企业或地区档案管理部门的信息化建设工作仍处于起步阶段，其软硬件设施的建设和配置也同样需要庞大的资金支持，而这不仅给档案管理部门带来了强大的压力，同时也给信息化建设的周期和水平带来了严重的制约。
4、档案信息安全形式严峻
档案作为一个人最重要的私人信息，如果发生窃取或非法利用，往往会给所有者带来严重的后果，因此档案的安全性也也是档案管理的重要环节；然而，在现阶段由于档案管理部门的软硬件设施的仍处于建设阶段，而这也很容易让黑客有可乘之机，其通过非法入侵档案管理部门数据库而造成档案信息的泄密或损毁也将会给档案信息化建设带来毁灭性的灾难。
三、人事档案管理发展信息化建设对策
通过对上述制约因素的分析，可知在人事档案管理信息化建设的道路中仍需要注意许多问题，而在实际建设中采取合理的方案和对策也显得尤为重要：
1、加强信息化建设的投资力度
档案管理信息化建设的基础在于软硬件设施的建设，而这些设施的建设离不开资金的支持，因此，相关部门应当充分认识到档案管理信息化建设的重要性和意义，并加大信息化建设的投资力度，从而让档案管理系统能够得到良好的发展，进而为企业和地区的发展带来长久的利益和支持。
2、加强专业人才培养力度
人才作为21世纪最宝贵的财富，在进行人事档案信息化建设中同样也需要大量高素质的专业型人才，而这同样也是信息时展的必然趋势；因此，人事档案管理部门也应当在对现有员工进行培训和提高的同时，加强对专业型和复合型人才的培养和招募力度，从而为人事档案管理信息化建设事业培养出一只高品质的生力军。
3、完善档案信息化管理的安全系统
一方面，人事档案管理部门应当加强对档案信息安全的重视程度，加强系统操作人员的监管和教育以及操作权限的控制，从而防止内部n案信息发生泄漏；另一方面，档案管理部门还应当加强档案安全系统的建设，并对电子档案信息进行有效的加密和备份工作，从而有效杜绝档案信息发生泄漏的情况。
四、总结与展望
总之，21世纪作为信息化时代，人类几乎每一项生命生产活动都离不开信息的交流和传递，而互联网信息技术作为这些信息的重要传输纽带，它不仅扮演了连接人与人之间信息交流的纽带，同时还对重要事件或信息起到了记录和存储的作用，而档案作为一个人发展和成长中的重要信息，在对其进行传统的纸质化记录和管理同时，也应当敢于探索应用高科技信息技术建立数字化的档案信息，从而让档案管理理念和方式更为科学合理高效。
参考文献：
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人事档案数字化建设方案范文4
关键词：人事档案；信息化管理；研究分析
一、前言
人事档案的工作尤为重要对于企业的人事管理来说,人事档案包含企业全体员工人事信息,只有做好每个基本的人事档案信息管理,才可以对我国人力资源管理奠定基础。人事档案管理的核心是保证真实性、完整性和准确性的人事档案信息。
二、人事档案管理信息化建设原则
我们通常认为人力资源档案为根本依据,并确保个人信息不会改变,只修改档案保存信息处理过程的形式和内容被称为人事档案信息。这不仅可以使文件本身没有改变的原则下，也可以实现档案信息资源共享的目的。信息化建设必须依靠一些基本原则,主要信息化建设的主要原则是下列事项:（一）实用性原则。信息化建设的实用性为基本原则,保证业务的标准化,更有效。（二）安全的原则在信息化建设中,安全是一个非常重要的环节。所以我们必须提高计算机软件信息加密机制,除了建立重要信息资源权限管理、防火墙,确保操作的合理性。（三）可靠性原则使用的所有信息分类信息资源用户权限,除了数据备份信息。（四）可用性的原则信息系统的设计是实用和易于使用,简单的目标。不使用人员必须经过培训系统,可以灵活、易于使用,使办公自动化的真正方式。（五）先进的原则计算机软件技术,采用先进和成熟在OA和互联网的使用,必须充分继承,考虑可伸缩性、可扩展性、和延长生命周期,提高技术含量。
三、新时期人事档案信息化建设的思考
（一）建立档案管理制度
为了使档案的管理,满足企业发展的需要,企业管理者必须提高档案管理的识别,并制定相关的档案管理系统。对于一个企业,如果能够正确使用内部企业人事档案信息数据,对企业的发展至关重要。因此,企业领导必须高度重视档案管理相关工作的信息化,不仅增加资本投资管理和完善相关的管理功能,通过激励机制吸引管理人员努力工作,和提取时间对相关管理人员的专业培训,以确保管理人员可以工作科学、合理。此外,有关部门制定相关的制度,在这一过程中,必须根据我国有关法律、法规的规定,考虑到企业本身的情况,即使是在同一时间,也要找出最适合企业发展的管理方案。
（二）重视档案信息数据库网络化建设
各企业在开展档案信息化建设工作之前，应先对本单位人事档案工作的具体落实情况做出全面了解，严格审查、甄别全体职工档案信息，以此来为数据录入的准确性提供保障。而对于数字化档案信息的输入、电子档案的形成来讲，必须要构建出完善干部职历库、人事任免工作裤，以及个人及本情况库等数据。在加强数据库建设的同时，还应这种人事档案的丰富与更新，以此来保障档案信息的时效性、准确性与真实性，且通过对信息库进行适当分类来保障档案信息系统的高效运运转。另外，对于数据库网路化建设来讲，应将企业网络服务器作为数据平台，适当加大各种辅助软件的建设力度，以此来为单位提供更安全、稳定的信息网络服务，促进其人事档案信息化涵盖范围的不断拓展。同时，在综合考虑单位各职能部门管理权限基础上，合理进行模块划分，对相关部门的数据资源进行科学整合，真正实现保险、合同与薪资等方面的信息化管理，构建更完善、智能型，且安保水平较高的网络管理系统，在大幅度提升管理工作质量与效率的基础上，也能够为各项人事决策提供重要的参考依据。
（三）强化信息化网络安全防护
在对认识档案管理信息化建设做出进一步优化过程中，应充分重视起防护工作的有效落实。主要可以从以下几点入手：一是，做好网络的各项安检工作，在共享网络设备上配备相应的入侵监测系统，以此来对进出网络的数据流做出全面、技术的分析与统计，真正做到及时发现、解决各种安全隐患；二是，积极引进、落实更先进有效的安保措施，对具有密级的各种资料信息作出科学界定，并在查阅方面设置相应权限，只有通过密码、身份确认，才能够进行相关档案信息的查阅，且要对重要数据库信息及时做出备份；三是，应科学安装防火墙技术，不断强化访问控制，并针对信息化管理系统运行的具体情况，实施科学有效的管理、维护措施。
四、结束语
随着我国信息化水平的提高,企业档案管理网络的应用水平不断提高。企业人事档案管理需要通过开放,网络化的管理模式,以适应社会的需求,提高本身的综合素质,建立人事档案信息管理的方式,提高他们的工作效率和质量,更好地为社会服务,以改善企业的工作质量和效率。作为一个基本的文件管理人员，应抓住机遇,不断创新改革,为企业人事档案管理提供更广阔的领域。
参考文献
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[2]吴小宁.浅谈坚持以人为本做好人事档案管理工作[J].广西青年干部学院学报,2015,02:74-76.
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人事档案数字化建设方案范文5
[关键词]事业单位
档案
数字化
一、档案管理数字化是档案管理未来的趋势
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行数字化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。
二、事业单位档案管理数字化的必要性
事业单位，是指国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。由于其特殊的性质，档案管理主要包括三大部分：文书档案、基建档案、人事档案。上述三种类型的档案是事业单位运作不可缺少的部分，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要，所以档案管理系统应该能够为使用者提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难，并存在档案分散、零乱、遗失、涂改、伪造、霉变等问题不少，有的问题还比较突出。计算机检索大大缩短了查询时间，文件资料的利用更加便捷。档案还可以在互联网上建立信息查询系统，档案使用者能方便且迅速检索到所需的档案资料。档案管理数字化在最大程度上扩大了档案的使用范围，发掘了档案的利用价值。档案管理数字化有以下功能。
1、提高经济效益
社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使企业成本大幅增加。而数字化档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事档案管理为例，由于企业的管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工入厂、退休、调动等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查询。通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况，同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上已成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供利用的信息控制中心。
3、提高档案的利用率
由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆，又大都以纸张为载体，造成用户利用不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确地查找到自己需要的档案，网络化的实现，更使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。
三、事业单位档案管理数字化已具备条件
1、网络硬件的发展
90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，实现无纸化办公，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设事业单位档案管理数字化建设提供了前所未有的条件。
2、软件的发展 目前的档案管理信息化已开发出数千个专用软件，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能，为档案管理数字化提供了软技术的保障。
3、具备发展所需的人才队伍
计算机技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，要求档案人员在网上进行收集。、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。事业单位的人员素质普遍较高，一般从事档案管理工作的人员学历普遍在大专以上，具有较好的计算机基础，应加强对他们的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术，适应档案管理数字化的工作要求。
四、事业单位档案管理数字化的发展措施
1、文书处理过程和归档实现数字化管理
文书工作是档案工作的基础，文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求，我们把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理，以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。发文处理过程也可通过网络进行，由拟稿人将稿件输入计算机一办公室审核一签发人签发一办公室修改、缮印、盖章、分发~-息中心归档，这样原来需要几小时、几天、几十天办完的事情，现在几分钟、几十分钟、几小时就可以实现，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。
2、建设系统工程
档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。由于日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储，高速扫描仪集中扫描，光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作系统管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、单位分类管理等，从而从机制上提高企业信息共享的能力。
3、建立与办公系统的衔接
针对企业中办公自动化系统与数字化档案管理系统的衔接问题，笔者建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现与现有的财务系统、OA系统、人事管理系统的无缝链接。
针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存。
根据数字档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文献资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理，也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打好基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
4、建立信息技术支撑系统
(1)系统应具有良好的平滑升级能力
通过光纤连接磁盘阵列，保证系统的高性能。通过增加扩展模块提高系统的存储容量。存储系统(包括磁盘阵列)应具有较高的可扩展性，可在线扩容，有很好的保护功能。
(2)系统应具有高可靠性
所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计(如阵列控制器、后端2条光纤环路、电源、风扇、链路控制器、双口光纤硬盘等)，不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。磁盘阵列可采用不同的PAID保护级别，保证用户的不同需求。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。系统数据安全性要求很高，可根据用户的需要，完成数据的隔离或共享。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。
(3)系统应具有很好的性能
系统采用全光纤磁盘阵列产品，保证系统的高性能。系统升级不必停机，可在线升级。系统具有良好的开放性，不同厂家产品之间能够互联。系统支持多种主机系统及集群系统。存储产品采用基于Web Browser的图形管理界面，维护简单。
数字化档案管理将有利于档案信息资源的开发，与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动。数字化档案的管理、研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。今后，随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路的进一步拓宽，数字化档案管理将会得到更好的发展。
人事档案数字化建设方案范文6
关键词：人力资源 人才管理 人事档案
人事档案实质上是医院职员的信息数据库，记录着员工的学习经历、家庭背景、专业才能、教育背景以及考核业绩等信息，为医院人员考核、人员配置以及人员管理具有积极作用。就人力资源管理来讲，加强人事档案管理以及档案运用至关重要。本文就人事档案所具有的作用、档案管理所存在的问题以及档案管理的改善措施三点展开讨论，以此引起人力资源部的关注。
一、人事档案所起的重要作用
1.提供员工信息。人事部门可从人事档案中获取员工信息，包括教育背景、工作经历、年龄以及专业等资料，掌握员工的工作情况。同时，人事部门可参照员工信息，为员工安排针对性的培训课程，并分析员工的工作潜力，帮助员工各就其位，以此实现员工的最大价值。
2.为人员配置提供参考。通过人事档案，管理者能够全面获取职员信息，在人员配置过程中能够根据员工的信息将其分配在合适的岗位，保证员工在各部门之间有序流动，以此实现科学管理。
3.提高管理水平。通常来讲，人事部门都是根据档案信息去扩展相关业务。将人事档案依照业务需求进行分类，有利于提高人力资源部的管理水平，以此提高医院的核心竞争力。
4.为管理规划提供参考依据。管理者对人事档案进行认真分析，从而能够获取职员的真实信息，并了解医院发展对不同类型人才的需求，以便制定科学的人才队伍建设方案，形成医院人才梯队。
二、人事档案管理存在的问题
1.档案内容存在虚假现象。目前，国内人事档案内容存在虚假现象的问题较为严重，包括员工学历、工龄以及年龄等信息都存在虚假现象，导致档案资料无法与员工实际情况相匹配。如果不及时剔除这些虚假信息，就会导致人事部门无法对职员进行正确评估，对职员配置、职员解聘、职员补充以及职员退休等计划造成影响。
2.档案缺乏针对性。对人事档案而言，既要能反映员工的真实面貌，又要便于考察者了解员工的综合素养。就现阶段下的人事档案来讲，普遍存在材料单一以及内容抽象等问题，考察者无法从中获取有价值的员工信息，失去实际参考价值。
3.管理模式落后。就目前档案的管理模式来讲，管理人员通常不会对已经存档的人事材料进行审核，并且新存的人事材料也无法反映员工的最新动态，导致人事部门无法从中获取有用的信息。
三、做好新时期人事档案工作的措施
1.扩充档案内容。在档案现有内容的基础上，扩充一些可反映员工职业素质、专业能力、性格特征、兴趣爱好以及考核资料等内容，便于人事部门更详细地了解员工，为今后人员配置提供数据参考。
2.增强档案的时效性。在整理员工档案时，应仔细清查员工信息，并剔除部分虚假以及无效的员工信息。同时，将员工信息进行分类，建立员工信息数据库，并由专业人员进行动态管理。此外，档案管理者可借助多媒体技术，将员工资料以音像的形式进行储存，以此扩展档案的信息量。
3.对档案工作者的综合素质进行培养。对于人事档案而言，其是作为员工信息的重要依据，应由高素质档案工作者对其进行管理。对此，增强管理者的档案认知，让管理者意识到人事档案的重要性，并加强管理者组织纪律性、道德素质以及管理意识的培养，确保管理者以认真严谨的工作态度去完成上级交代的任务。
4.优化管理制度。对档案管理来讲，应及时对落后的管理制度进行改进，以此建立一套能够适应新形势的管理制度。第一，健全档案材料的登记制度。如果发现档案材料存在遗漏或丢失等情况，应及时查找遗漏以及丢失部分的档案材料，以此保证档案内容的完整性。第二，在整合档案信息时，应遵循横纵结合以及动静结合的原则，对信息的真伪性进行鉴别，以此确保人事部门能够准确获取员工的真实信息。
5.将人事档案信息化纳入医院信息化系统进行统一管理。随着信息化技术的不断发展，提高档案管理的信息化、数字化水平也是当务之急。首先加强对档案管理者的专业素养，更要具备相应的实际操作能力，同时也要掌握一定的计算机技术和网络信息技术，从而才能对全院的人才分类、分专业、分层次进行电子化管理，为人力资源部提供一手准确的数据。在纸质档与电子档成为一整体时，有效防止了纸质材料的篡改。
综上所述，人事档案能够记录职员信息，为医院的人员配置以及管理规划提供信息参考。但在实际管理中，由于档案管理模式落后以及管理者素质较低，导致人事档案缺乏较强的针对性以及时效性。因此，扩充档案内容，在其现有内容上再添加一些可反映员工职业素质以及专业能力的资料，并剔除部分虚假以及无效的员工信息。与此同时，加强档案工作者的素质培养，并引导他们借助多媒体技术将员工资料以音像的形式进行储存，以此扩展档案的信息量。此外，优化管理制度，健全档案材料的登记制度，引导管理人员遵循横纵结合以及动静结合的原则，对信息的真伪性进行鉴别，以此确保人事部门能够准确获取员工的真实信息。
参考文献
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[2]李萍.简析人事档案在人力资源管理中的作用[J].陕西气象，2014（4）：41-43
