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财会监督数字化范文1
关键字：信息化；审计；挑战；对策
中图分类号：F239.5 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）09-0263-01
十年前看似遥远的信息化已悄无声息地在改变着我们的生活和工作。这种改变，使肩负经济监督重任的审计工作面临前所未有的挑战。这里，侧重从国家审计的角度谈谈如何面对挑战，寻找对策。
一、加深对信息化和审计信息化的理解
信息化是将传感、通信、计算机、控制等信息技术手段应用于某一领域，全面改造业务流程、建立并完善新的生产方式、提高经营管理能力和水平的转变过程；也是指信息技术被高度利用，信息资源被高度共享，传统经济被信息技术适度改造，社会结构被信息技术合理重塑的状态。
审计信息化，就是通过一个转变过程，使审计工作以最大程度处于体现信息技术、运用信息技术的状态。
相对于以前的纸质环境，当前的信息化环境至少在以下六个方面向审计工作提出了挑战：一是传统的查错纠弊手段在查账时不再奏效；二是审计对象管理方式的嬗变模糊了审计取证切入点；三是审计人员不得不关注新的审计领域；四是社会综合效率对审计综合效率提出要求；五是审计机关的内部管理面临着新的情况；六是审计机关的审计决策思路要适应信息化做出调整。
信息化是随着社会的发展而发展，随着科技的进步而进步的，与它如影随形的还有数字化。以数字化为主要内容的信息化，不但改变了人们的工作和生活方式，而且改变着方方面面的管理和控制手段。
二、信息化环境下，审计面临的挑战和技术性风险
由于信息化全面改造了业务流程，社会结构被信息技术合理重塑，传统经济被信息技术适度改造，一切尽在改变之中。原来所熟悉的生产经营流程和纸质审计环境已成为记忆，代之而起的是信息化派生、衍生的结构和流程，审计机关和审计人员不得不面对如下的挑战和风险：
（一）审计可视线索明显减少，工作范围扩大。会计工作实现计算机处理后，会计数据的存储介质和形式、会计数据的生成和传递形式都发生了变化，审计人员很难甚至根本无法通过肉眼跟踪会计业务的处理，也无法用传统的方法考查会计档案数据的安全性、完整性和准确性。审计人员在信息化环境下的审计对象除所有手工环境下的审计对象外，还包括诸多信息载体，审计工作范围扩大。
（二）舞弊的隐蔽性加大，审计风险加大。由于信息化环境的开放性，内部管理人员对会计数据进行篡改的机会及隐蔽性加大。会计信息系统的使用使原来不相容职责界限被模糊，舞弊机会增加，审计难度增大。一个具有高级权限的财务人员可能操作着很多不相容的职责，甚至信息系统管理人员还可以直接在数据库后台更改财务数据，这种情况，为舞弊提供了机会。这种舞弊对于审计人员来说很难发现，即便有所察觉也很难找到问题的根结所在。
（三）缺乏能够适应信息化环境的复合型人才。信息化数据处理环境下，审计对象的经济业务运作方式、控制措施及作为审计线索和审计证据的财务、非财务数据与传统的手工数据处理环境下有了很大的区别，这就要求审计人员不仅要有审计方面的专业知识，还应具备信息化数据处理方面的知识，这就对审计人员的素质提出了更高的要求。
（四）财务系统的安全性成为审计重要内容。在财务信息系统中，计算机处理替代了大部分的人工操作，为财务工作者提高了效率。但财务信息系统是否在按照正常的程序工作，审计人员很难发现。特别是所使用的财务处理系统，程序设置是否符合国家的法律法规规定，就更是需要高度关注的问题。
三、苦练内功，从容面对挑战
信息化环境是客观存在的事物，其发展态势不可阻挡，对于我们来讲，不是选择或不选择的问题，而是必须面对的现实。审计署正在实施的“金审工程”就是应对信息化环境作出的重要举措。审计机构和审计人员，只有苦练内功，从心态、知识、技术技能、工作方法和思路上不断适应当前的信息化环境，才能搞好审计工作。
（_一）心态要适应。面对出现的新事物，心态决定着行动。面对信息化、数字化环境，审计机构和人员只有端正心态，以积极的态度去应对、去适应，才是正确的选择。如果死抱老一套不放，抵触、排斥新事物，那只会被历史潮流所吞噬。
（二.）知识要适应。进入信息时代，各种知识的更新很快，这就要求审计人员的知识面要不断适应形势发展的需要。最初，只要会打算盘，懂一点财会知识，掌握一点查账方法就可以搞审计了；后来，只要会用计算器，会在电脑上打字，再掌握一定的财会知识和查账技巧，还可以搞审计；现在，被审计单位的财会和业务全部电算化、数字化，仅凭以前的知识，审计人员已基本打不开账，更别说查账了。在信息化环境下，不仅要求审计人员掌握过硬的计算机知识和技术，还要掌握各种数据库知识，不仅要掌握各种数据的转换技巧，还要熟练掌握审计软件分析查询等更多功能的使用。
（三）技术技能要适应。作为审计机构，要有熟练应用计算机技术和掌握计算机审计方法的人，才能适应监督职能的需要。作为审计人员，要真正掌握相应的计算机审计方法和技能，才能适应工作的需要，否则，就是盲人骑瞎马。计算机技术、技能的掌握是需要一曝十寒的，不可能一蹴而就。这就需要审计人员要下最大的决心，有坚强的毅力，熟练掌握计算机审计技术和技能，才能克服各种想象不到的困难。
财会监督数字化范文2
关键词：财会系统信息化；应用要求；加强措施
随着我国社会主义市场经济体制不断的完善，当前我国企业市场化改革不断推行，投资主体呈现多元化的格局，国有、私营和中外合资等形式的公司层出不穷，企业面临的市场竞争也不断加剧。财务管理是企业内部管理工作的核心环节，在企业的正常运行中一些不稳定的因素会导致企业发生财务风险，这严重的威胁着企业的经济效益的增长。1进入21世纪，计算机和信息技术飞速发展，信息化建设提高了企事业单位的综合管理水平。在的时代背景下，有效的加强企业财会系统的信息化建设，就能够帮助企业管理者有效的对企业的物流、工作流和信息流等环节进行计算机信息化的管理，确保数据的有效利用，实现企业有效信息资源的共享目的，极大的减少企业从业人员的工作量，可以最大限度的减少工作失误，提高企业财务管理工作的效率。因此，本文分析了财会系统信息化流程应用，并对提高企业财会系统信息化建设提出几点建议。
一、财会系统信息化处理流程应用要求
（一）对于数据集中处理应用
在传统的财会系统中，各种职能的财会人员采取手工的工作方式，工作效率较为低下，而且缺乏统一的调度中心，所有的财会人员都各自保存自己的数据清单，彼此之间的数据信息不能有效流通，信息资源查询困难。引进电算化的财会信息化系统采用的是一种套统一的软件，各类不同的财务信息都统一的存放在一起，这样一来，一旦数据控制不当，就可能导致越权访问，因此，这就对于数据访问的权限和用户身份的控制比一般软件更为严格，财会系统的信息化建设有效的将数据进行集中的处理，促进了数据信息的安全、高效流动。2
（二）对于业务处理程序的应用
在传统的财会系统中，因为工作人员采取手工的方式进行工作，导致财会工作比较繁琐，每处理一笔业务都需要经过不同人员的多道手续，而且每一道手续都需要层层的审核，需要逐级进行把关、签字、盖章等，以确保资料的准确性，需要花费大量的时间和人力财力。财会系统信息化建设滞后，只需要采用软件对传统的手续进行控制，流程变得简化了很多，只要输入凭证，许多业务例如各类账薄和报表工作的形成都由计算机自动完成。这就对于业务逻辑的处理严谨性也提出了更高的要求。3
（三）对于数据备份还原的应用
相对于传统的手工财会工作，所有的资料都采用纸质的方式进行保存，需要大量的人员花费很长时间进行归档整理，之后才能形成比较成熟和完善的管理体系。4使用电算化之后，所有的财会资料都通过数字化的方式将数据存放在磁盘、硬盘等新型的记录载体之上。与传统的记录方式相比，数字化的存储具有安全、高效等巨大优势，但是，也存在一些新的问题，数据资料容易被认为的修改而不留痕迹，数据极易被盗等，因此，对数据的保存和备份还原等有着更高的要求。
（四）对于数据资料安全保护应用
对于大多数的企业来说，财务数据资料都是绝对的秘密，财务软件功能和财务制度要相适应。财会系统信息化建设要求对于用户身份识别，秘码检测，权限限制、防止入侵等等都需要有较高的要求，而不仅仅是普通软件那样对于自身的加密技术和防盗版技术。5
二、加强财会系统信息化建设措施
（一）加大财会系统信息化建设力度
企业财会系统信息化建设是一项复杂的工程，需要大量的人力、物力和财力的支持，首先，企业应该建立一个坚实的计算机硬件设施和软件设施环境，为财会系统信息化提供稳定的运行平台；其次，企业财务信息化建设的软件环境应包含操作系统和数据库等，健全、全面的财务信息数据库能有效提高相关财务软件的使用效益，及时、准确地为集团公司高层决策提供数据支持。6
（二）引进专业化人才，完善财务信息系统建设
在加强企业财会系统信息化建设过程中，人才对于企业应对激烈的市场竞争，推进企业发展具有十分重要的作用。同样人才对加强企业财会系统信息化建设，提升企业的综合管理水平具有重要的推动作用。因此，为了加快企业财会信息化建设速度，企业应该注意引进一批具有相关专业知识的高素质人才，帮助企业尽快完成财会系统信息化建设。但是，随着企业财会信息化建设的力度不断加大，从事相关工作的技术性人才却相对匮乏，现有的企业从业人员素质不高，很难满足企业财会系统信息化建设的要求。因此，企业应该加大人才吸引力度，建立完善的激励制度，引进具有计算机等相关专业技术的高素质人才，推动我国企业财会系统信息化建设的快速发展。
图1 加强财会系统信息化建设措施
三、结语
随着计算机和网络技术的不断发展与应用，财会系统信息化建设极大的提高了企业财务管理水平，有利于提高企业对财会数据的采集、处理与存储，因此，应该加大财会信息化建设力度，引进专业化人才，提高财会系统信息化水平，促进企业财务管理工作的高效运行。■
参考文献
1、迟明辉 ：浅谈企业集团财务信息化建设的难点及改进 [J].经济研究导刊，2010（23）.
2、阎志宏 ：企业集团财务控制信息化模式初探[J].科技情报开发与经济，2008（10）.
3、陈冬.浅谈企业财务管理信息化建设的问题[J]. 中国总会计师，2012（5）.
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5、祁广亚. 会 计 信 息 化 若 干 问 题 的 思 考 [ J ]. 会计之友，2009 （5）.
6、周蕙丽，对企业财务管理信息化建设的再思考[J].财政监督，2008（22）.
财会监督数字化范文3
文化部门经费预算执行绩效监管工作主要由内部监管与外部监管两方面组成。但是就目前的情况来看，内部监管工作不够到位，具体执行疲软，奖惩措施不明，权责划分不清等问题较多。在外部监管方面也如同隔靴搔痒。上级单位的外部监管工作往往偏重于对时候的审查及处理，而且处理工作也多为罚款为主，久而久之，罚款这种监管的手段变成了目的，被罚单位也尽可能的将罚款数额变相编入经费预算列支当中，相当于用上级划拨的钱来支付上级所罚的款。这种反常态状态大大减弱了监管工作的有序进行。
二、提高经费预算管理工作水平的措施
（一）促进管理机制权责统一
经费预算制定方面，对于单位内部各组织及部门的经费预算需求要进行严格审查，并大力压缩不必要的经费开支要求。财务管理部门要与单位内部各部门和组织负责人员签订经费预算管理及执行协议，施行责任分干到户的制度，对经费的正确实用全权负责。
（二）赋予监督部门人事处分权
过去单位财务监管工作一直无法做到行之有效，往往就在于监管部门及工作人员只具有监督管理权力而没有实际的处罚权力，从而让执行部门有恃无恐。所以为了提升财务监管工作的权威性与严肃性。应赋予财务监管部门及工作人员适度的人事处置权力，从而提升内部财务监管工作的威慑力。要注意一点的是，在赋予财务监督管理部门及工作人员适度人事处置权限的同时，要加强对财务监督人员自身的具体管理，要制定出严格的人事处置程序及执行规范。
（三）实现财会部门相对独立
预算编制及管理工作是单位内部管理工作的重点工作内容。为了保证会计信息的真实性，提升经费预算编制工作的有效性，应该加强财务会计工作部门的相对独立性，将财务会计部门的部门利益与单位内部其他工作部门的关系清楚明了的区分开来，从而避免财务会计工作及监督管理受到其他部门的影响。同时为了提升单位内部监督管理工作的效用，还应该积极响应上级机关对财会人员跨单位统一管理的政策，从而为本单位经费预算管理及使用绩效考核工作营造出一个更为良好的内部环境。
（四）建立完善经费执行绩效考核制度
预算执行考核评价制度是实现经费预算有效管理的重要辅助手段。过去经费预算执行往往没有与单位内部各部门级具体人员的实际经济利益挂钩，让部门及人员在预算执行过程中不够重视。所以建立与完善经费执行绩效考核制度势在必行。在制度具体制定上面，要加强刚性标准与弹性空间相结合的方式。对于刚性标准的考核评价不用过多陈述，按照定额经费划拨分干到户原则即可，需要加强的是对于弹性空间的考核评价力度，在考核评价过程中要充分取证，认真分析，不放过任何一个环节。
（五）提升财会人员素质
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论文摘要:加强财会工作规范化管理,对提高财会核算质量和经营管理水平、防止和杜绝结算事故、经济案件的发生具有十分重要的意义。按照高起点、高标准、高质量的要求,在财会工作中加强规范化管理。
0 引言
财会部门应该以质量管理实施为契机,进行财会规范化管理,通过完善的制度建设、明确的岗位职责、量化的考核标准,以任务目标、责任目标、素质品德目标和学识能力目标,严格要求财会人员,充分调动财会人员的工作积极性和创造性,通过把质量管理“过程控制”、绩效管理的“考核意识”与规范化管理的“结果管理”有机结合,以质量管理深化财会规范化管理,进一步提升财会规范化管理水平。面对新的形式需求,财会规范化需要进步高效管理。
1 当前财会规范化管理存在的主要问题
1.1 业务学习不深入,实际操作不认真。部分学习流于形式,有关操作规程中明确规定的问题仍然把握不准,以至在操作的时候造成差错。
1.2 思想认识不到位,达标创优标准低。有的行对规范化管理深入开展认识不到位,思想没有压力,工作缺乏动力,不能按照“严、细、实”的要求操作业务,缺乏敬业爱岗,一丝不苟的工作作风。
1.3 有些人员在规章制度执行中不能一如既往、认真坚持,不能按业务操作流程办理每一笔业务,存在事后补办的现象,存有检查前突击整改的情况,没有养成良好的工作习惯。
2 改进和加强财会规范化管理的思路
2.1 健全完善岗位目标责任制和质量考核监督机制。合理分解目标,将任务量化并落实到人,使各尽其职,人尽其才;理顺工作关系,体现既分工又协作的工作程序和整体意识,克服各自为政的现象;落实质量考核责任制,树立正气,克服老好人的思想,建立包括出勤、学习、交接、工作质量和 服务态度在内的各项考核制度 。在工作实践中把规章制度、工作标准与每个人的工作效果统一起来 , 把贡献与报酬结合起来,严格落实各项制度与操作程序,以促进财会工作制度化、规范化建设再上新台阶。
2.2 加强监督检查。充分发挥日常监督职能,明确坐班主任的职责和工作权限,重点理清一线员工的思想动态,抓好组织纪律,岗位练兵工作,协助主管领导处理好工作中的疑难问题,做好业务协调和重要业务的审核工作,主要应把握好微机操作、进出人凭证、人员业务交接、出库人库等“四个关口”,认真填写日志。强化坐班主任事前、事中检查监督,按月(季)开展自查工作,发现问题及时解决。三是上级联社定期不定期地对下级联社进行检查辅导,帮助排疑解难,促进不断整改。四是在具体工作中,采取对照财会工作规范化标准逐条自查的方法,找出不足,尽快纠正。通过经常性的监督检查,保证各项制度、办法的贯彻执行,杜绝违规操作和违反财经纪律的行为。
2.3 加强学习,掌握规范化标准。因此,实现财会工作规范化管理,首要的任务就是学习,熟练掌握规范化标准。财会人员要把学习规范化标准与学习规章制度结合起来,弄通标准与规章制度的内在联系,加强对问题的理解;把学习规范化标准与工作实际相结合,找出差距,明确今后努力方向;把学习规范化标准与个人的工作实际结合起来,克服惰性和旧习,建立严格按标准、规范化运作的工作程序。
2.4 广泛开展多种形式、多内容的业务培训活动。要围绕着财会工作规范化管理的要求,加大业务理论和技能的培训力度,加快培养专业技术骨干,全面提高财会人员业务素质。对现有从事会计出纳人员情况进行一次普查,弄清财会人员的知识结构、专业类别和业务水平,然后制定分层次的培训规划。不同岗位、不同层次、不同年龄、不同要求在培训内容、培训进度和培训时间上应有所区别。培训工作应该本着循序渐进的原则,按照干什么、学什么、懂什么、专什么,学以致用,立竿见影,以此尽快地适应本职岗位工作。在此基础上再考虑全面的业务理论知识和技能培训。开展互查观摩学习活动,及时交流总结经验。要有组织、有目的的召集基层负责人和会计出纳业务骨干,围绕财会工作规范化管理主体进行互查,通过观摩学习,总结交流工作经验,讨论加强财会工作规范化管理工作的具体问题和工作难点、疑点,统一工作方法,达到相互帮助共同促进的目的。
2.5 组织考核评比。由上级抽调县联社的会计部门负责人和业务骨干,组织开展考评验收工作并实行奖励与处罚,通过此项工作,既考评了被查单位的工作,交流了经验,又培养壮大了考评队伍,使参加的人员进一步从感性认识提高到理性认识,从实践到理论上明白财会规范化管理的目的与要求,为促进财会工作上台阶、上等级打下基础。
2.6 关心基层行会计出纳人员的工作和生活。基层信用社的会计出纳人员处在工作第一线,工作任务繁忙,责任重大。因此,各级联社领导要把思想政治工作与关心职工生活,为职工办实事结合起来,作为基层行实现财会工作规范化管理的 重要环节抓紧抓好。单位领导要经常与财会人员开展谈心活动,沟通思想,交流感情,认真听取财会人员的意见和建议,关心他们成长进步,解决他们日常工作、生活中的实际困难,积极为他们排忧解难,充分调动广大会计出纳人员的工作 积极性,促进财会规范化管理工作的顺利开展。
3 以质量管理深化财会规范化管理,全面提升财会规范化管理水平。
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摘 要 加强财会工作规范化管理，对提高财会核算质量和经营管理水平、防止和杜绝结算事故、经济案件的发生具有十分重要的意义。
关键词 财会管理 规范化 业务学习 过程控制
财会部门应该以质量管理实施为契机，进行财会规范化管理，通过完善的制度建设、明确的岗位职责、量化的考核标准，以任务目标、责任目标、素质品德目标和学识能力目标，严格要求财会人员，充分调动财会人员的工作积极性和创造性，通过把质量管理“过程控制”、绩效管理的“考核意识”与规范化管理的“结果管理”有机结合，以质量管理深化财会规范化管理，进一步提升财会规范化管理水平。面对新的形式需求，财会规范化需要进步高效管理。
一、当前财会规范化管理存在的主要问题
1.业务学习不深入，实际操作不认真。部分学习流于形式，有关操作规程中明确规定的问题仍然把握不准，以至在操作的时候造成差错。
2.思想认识不到位，达标创优标准低。有的行对规范化管理深入开展认识不到位，思想没有压力，工作缺乏动力，不能按照“严、细、实”的要求操作业务，缺乏敬业爱岗，一丝不苟的工作作风。
3.有些人员在规章制度执行中不能一如既往、认真坚持，不能按业务操作流程办理每一笔业务，存在事后补办的现象，存有检查前突击整改的情况，没有养成良好的工作习惯。
二、改进和加强财会规范化管理的思路
1.健全完善岗位目标责任制和质量考核监督机制。在工作实践中把规章制度、工作标准与每个人的工作效果统一起来 ， 把贡献与报酬结合起来，严格落实各项制度与操作程序，以促进财会工作制度化、规范化建设再上新台阶。
2.加强监督检查。充分发挥日常监督职能，明确坐班主任的职责和工作权限，重点理清一线员工的思想动态，抓好组织纪律，岗位练兵工作，协助主管领导处理好工作中的疑难问题，做好业务协调和重要业务的审核工作，主要应把握好微机操作、进出人凭证、人员业务交接、出库人库等“四个关口”，认真填写日志。上级联社定期不定期地对下级联社进行检查辅导，帮助排疑解难，促进不断整改。在具体工作中，采取对照财会工作规范化标准逐条自查的方法，找出不足，尽快纠正。通过经常性的监督检查，保证各项制度、办法的贯彻执行，杜绝违规操作和违反财经纪律的行为。
3.加强学习，掌握规范化标准。因此，实现财会工作规范化管理，首要的任务就是学习，熟练掌握规范化标准。财会人员要把学习规范化标准与学习规章制度结合起来，弄通标准与规章制度的内在联系，加强对问题的理解；把学习规范化标准与工作实际相结合，找出差距，明确今后努力方向；把学习规范化标准与个人的工作实际结合起来，克服惰性和旧习，建立严格按标准、规范化运作的工作程序。
4.对现有从事会计出纳人员情况进行一次普查，弄清财会人员的知识结构、专业类别和业务水平，然后制定分层次的培训规划。不同岗位、不同层次、不同年龄、不同要求在培训内容、培训进度和培训时间上应有所区别。培训工作应该本着循序渐进的原则，按照干什么、学什么、懂什么、专什么，学以致用，立竿见影，以此尽快地适应本职岗位工作。要有组织、有目的的召集基层负责人和会计出纳业务骨干，围绕财会工作规范化管理主体进行互查，通过观摩学习，总结交流工作经验，讨论加强财会工作规范化管理工作的具体问题和工作难点、疑点，统一工作方法，达到相互帮助共同促进的目的。
5.组织考核评比。由上级抽调县联社的会计部门负责人和业务骨干，组织开展考评验收工作并实行奖励与处罚，通过此项工作，既考评了被查单位的工作，交流了经验，又培养壮大了考评队伍，使参加的人员进一步从感性认识提高到理性认识，从实践到理论上明白财会规范化管理的目的与要求，为促进财会工作上台阶、上等级打下基础。
6.关心基层行会计出纳人员的工作和生活。基层信用社的会计出纳人员处在工作第一线，工作任务繁忙，责任重大。因此，各级联社领导要把思想政治工作与关心职工生活，为职工办实事结合起来，作为基层行实现财会工作规范化管理的 重要环节抓紧抓好。单位领导要经常与财会人员开展谈心活动，沟通思想，交流感情，认真听取财会人员的意见和建议，关心他们成长进步，解决他们日常工作、生活中的实际困难，积极为他们排忧解难，充分调动广大会计出纳人员的工作 积极性，促进财会规范化管理工作的顺利开展。
三、以质量管理深化财会规范化管理，全面提升财会规范化管理水平
质量管理、绩效管理与规范化管理的结合是我行一个创新点，也是推进规范化管理深化完善，适应改革与发展形势的需要，将各岗位的工作内容设定为数字化的任务目标、责任目标、素质品德目标和学识能力目标，与财会人员工资相联系定期考核兑现奖惩，充分调动了财会人员的工作积极性和创造性，通过把质量管理“过程控制”、绩效管理的“考核意识”与规范化管理的“结果管理”有机结合，以质量管理深化财会规范化管理，进一步提升了财会规范化管理水平。
总之，财会部门面对新形势，应该提高认识，顺势而为，主动应战，牢固树立大局意识，责任意识，安全意识，认真分析、研究新形势，尽快适应新形势的需要，合理科学利用财会资源，强化财会管理规范，紧紧抓住发展机遇，与实俱进，迎接挑战，为社会可持续发展的目标提供优质的服务。
参考文献：
财会监督数字化范文6
目前，高校档案业务管理的软件有很多，各不相同，有的只能达到目录级管理功能的、有的能达到文件全文检索并有网络查阅功能的，但能融合学校OA管理系统及各大业务系统如教学管理系统、科研管理系统、财会管理系统，实现这些系统和档案管理系统之间背景信息和元数据之间的网络数据库转化，同时能较好的管理和利用相关的档案信息，功能较为完善的档案系统却没有，导致当前形成的大量数字化信息因不能及时归档而白白的流失；与此同时，由不同的业务系统产生的电子信息也同样不能在档案管理系统中直接形成具有凭证作用的电子文件，大大地降低了电子文件的效能，如教务系统，招生系统等均能产生电子信息，但这些信息只能导入到档案系统中作为检索的用途，不能直接在档案系统打印出来作为凭证使用，数据库之间不能进行有效的转换，迫使目前很多高校每年都花几万，几十万元来用于成绩单等档案的扫描，重新建立成绩档案数据库，浪费大量的金钱，偏离了低碳环保的路径。
缺乏法律法规、监督制度及网络安全技术的支持，导致档案信息化成果的效用较低
目前高校还没有一套较为完善的电子档案法律法规来保障电子档案的真实性，因而，高校电子档案的凭证效力没有保障，学校的各项认证如学位学历认证等工作都只能用纸质档案做凭证；同时，我们还缺乏成熟的防伪、加密、认证等技术来保证电子文件的原始性、可靠性，高校电子档案的利用缺乏安全的网络环境支持，网络认证工作还不能开展，这严重地影响了档案信息化的效用。
低碳视角下高校档案信息化环境设计
为了加快高校档案信息化的进程，减少各高校在重复探索档案信息化实现过程中造成的资源浪费，使高校档案信息化能在低能耗、高效率的环境中实现，我们认为应在高校档案信息化的法规、管理软件、具体做法等方面的环境中加以完善，以达到低碳高效的目的：
（一）加快制定高校电子档案的法规、标准及监督制度，以保证档案信息化的效用
要充分发挥高校电子档案的凭证作用，则必须有坚实的法规、统一的标准作基础，完善的监督体系做保障，否则电子文件在其生成、传递、保存、利用等环节没有规范和依据，就无法保证其真实性、可靠性、完整性，也就没有可用性。目前，虽然我国已经制定了一些元数据标准，但还没有制定出完善的、高校各业务部门需完全遵循的电子文件元数据标准，高校各业务系统的对接无规可循。同时高校电子档案的证据效力缺乏法律认可与保障，这大大影响了高校档案信息化的效用，信息化的意义也大打折扣。为此，我国应该尽早出台高校电子档案的法规、标准及监督制度，拓宽电子文件在相关领域的证据效力，建立电子文件管理责任追究体系，把电子文件的管理纳入有关人员的绩效考核范围，使高校档案档案信息化能发挥更大的效能。
（二）创新观念意识，将低碳、高效的理念融入到档案信息化管理中
低炭视角下的档案信息化建设，不仅需要档案人员主动学习新的信息技术，熟练运用科技手段完成归档管理与服务利用工作，还需要档案人员将低碳意识融入到日常工作中，充分认识到信息化建设的根本目的是提高效率、降低成本，在开展信息化工作时切实做到低碳、高效。这就需要档案人员及时更新观念意识，树立对电子文件的信任和管理电子文件的信心，本着低碳、高效的工作思路，科学、规范、创造性地开展档案信息化工作。
（三）开发具有国家层面战略指导意义的高校档案信息化管理应用软件，加快档案信息化建设的步伐
高校档案信息化无论是应用软件的开发、系统平台的建设还是各主要业务平台的无缝对接，这些都需要一定资金的投入，但是，高校目前的资金有限，要各高校自行的解决应用管理软件的问题无疑有一定的困难，而且软件后期的升级改造仅靠一校之财力很难做好。鉴于高校各业务主体的相同性，建议由国家档案局和教育部根据高校这个业务主体的特征，在充分分析总结目前我国高校档案管理平台利弊的基础上，设计一套具有战略指导意义的，有较大的兼容性，能较好实现高校OA系统、教学系统、科研、财务等主要业务系统无缝对接的软件，各高校可在该软件设计的权限内自行调整。这样，档案信息化具体实施的过程更加具体，更加快捷，标准更加统一，也为日后实现全国信息的整合与共享做好准备。同时，大大减少各校探索信息化建设平台的投入，节省了大量的资金。
（四）推进高校档案信息化成果共享与交流，建立高校档案信息化示范单位来进行具体的指导
档案局或上级主管应该建立几个不同等级的高校档案单位作为示范单位，以点带面，以具体的直观的办法来指导其它高校档案信息化的工作，全面带动高校档案信息化的建设，减少各高校档案信息化建设走的弯路。目前虽有省直单位信息化建设示范单位，但其业务范围和性质和高校有较大的差别，有很多经验和做法都不符合高校的实际。因而，只有通过高校的示范单位，才能更好地吸收和利用先进学校的做法，加快高校自身档案信息化的步伐。
（五）通过人才梯队建设，使档案业务人员更好地掌握实现档案信息化的低碳途径
档案信息化建设是一个需要有着合理结构的人才队伍才能完成的系统工程，特别是低碳视角下的信息化工作，在原有档案专业人才的基础上，更需要有对低碳信息技术有很好的理解能力、业务创新能力的技术型管理人才，以及掌握数字化技术、信息管理技术、网络技术等技术能力的信息技术人才，解决高校信息化建设当中的档案数字化信息的真实可靠性和长期可靠性的瓶颈问题。为此，需要建立和完善人才培养机制，通过制定有效的人才引进计划以及岗位轮换计划、在职培训计划等人才培养与开发计划，合理地开发、培养人才队伍，建立起多专业并存、年轻化、层次化的人才梯队。
