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签电子合同的流程范文1
关键词：国家电网公司；物资集约化模式；物资合同管理
中图分类号：TU723 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）33-0139-01
1 物资合同管理流程
物资合同管理指的是企业作为合法主体，依法对本企业物资合同的签订、履行、变更以及结算等进行组织、监督、诉讼、协调以及控制等一系列活动的总称。依法签约和履约物资合同，是保证电力物资供应的基础，同时也是实施物资集约化管理的前提。国家电网公司创建了一套完善的物资合同管理体系，即以电子商务平台为基础，ERP系统为主线，电子商务平台为合同管理系统提供文本、签约、合同变更、合同履约、资金结算等业务。
2 物资合同签约管理
国家电网公司基于物资集约化模式的物资合同管理模式，物资合同签约内容包括以下几个方面：合同文本、采购结果回传、生成合同、供应商信息等，为了提高合同签订的准确性与及时性，应该实施集中管控。
物资合同签约的流程表现为：①电子商务平台根据招标采购结果，自动生成合同草稿；②在电子商务平台上，国家电网公司与供应商进行协同，并确认合同；③合同审批之后，由电子商务平台把合同信息传递至ERP系统，并生成物资采购订单；④ERP系统把合同信息传递至经法系统；⑤物资合同流转会签之后，自动生成合同号，然后回传至ERP系统；⑥合同号回传至ERP系统后，物资合同生效；⑦供应商和物资部门签订合同；⑧签订了物资合同后，正式生成采购订单；⑨交接和归档物资合同资料。
3 物资合同履约管理
合同履约的重点在于制定物资供应计划，及时、准确掌握物资生产、运输以及交货的实际状况，对供应商的履约行为进行科学的评价，保证物资准确、及时到货。合同履约流程表现为以下几个方面：
①制定科学的物资供应计划，为了保证物资定期交货，应该根据物资需求以及供应商交货状况，制定科学、合理的物资供应计划，并根据现场的实际状况，对物资供应计划进行合理调整，同时，还应该制定供货保障机制，基于“三集五大”体系的实际需求，创建配套、完善的物资供应保障体系，能够实现三个方面的转变，履约协调从分段管理向统筹管理方向转变，物资配送由被动方式向主动方式转变，仓储由分散管理向集中管理方向转变，这样能够保证物资按时交货；
②物资生产管理，物资管理部门应该对供应商的生产状况进行动态追踪，检查其是否按照既定的物资供应计划安排生产，并形成生产进度报告；
③物资运输管理，在需求单位、供应商以及履行专责三方交货过程中，履约专责或者供应商应该根据货期，生成发货通知，发挥通知的内容包括：收货联系人、发货联系人、送货计划以及是否进行现场验收等，对于重要物资，供应商应该制定严格的运输计划，同时在运输的过程中，履约专责需要进行全程跟踪；
④物资检验管理，当物资到货之后，需求单位应该对物资的数量、标号、外观等进行检查，如果在验收的过程中发现问题，应该及时与供应商联系，通过协商后解决，对于需要开箱验收的物资，应该签署到货验收单；对于不需要进行开箱验收的物资，应该签署货物交接单；如果物资到货后现场不具备收货条件，则需要对物资进行临时储存；
⑤贯彻和落实质量责任体制，通过电子商务平台，能够创建畅通、便捷的沟通平台，通过电子商务平台，能够对采购质量要求、配送计划、质量问题、惩处公示等进行及时的传递，基于此创建共因伤质量责任追溯机制，当物资存在质量问题或者缺陷时，应该及时召回，如果供应商违反相关规定，相关部门应该追究其责任，例如采取暂停授标、限制授标、动态扣分等措施，以此提高供应商的服务质量和产品质量。
4 物资合同变更管理
物资合同在履行的过程中存在许多不可控因素，导致物资合同出现许多变更，变更管理主要包括以下几个方面：
①设备类物资，在物资单价、规格参数不变的前提下，合同签订数量以及金额增加，如果超过50万，需求单位领导审批以及原合同会签部门审签之后，需求单位和供应商签订补充合同；如果小于50万，由原合同会签部门审签之后，需求单位和供应商签订补充合同；
②材料物资，在物资单价、规格参数不变的前提下，合同签订数量增加，如果数量不超过原合同规定数量的15%，由原合同会签部门审签之后，需求单位和供应商签订补充合同；
③合同物资型号变更，需要重新纳入物资采购计划，需求单位领导审批以及原合同会签部门审签之后，需求单位和供应商签订补充合同。
5 物资合同交付、验收以及结算管理
物资交付和验收指的是物资的交接与验收，物资必须在合同规定期限内到货，在交货之前应该做好物资检验的相关工作，不能出现擅自变更交货时间、交货地点的现象，在制定的交货地点，国家电网公司应该对到货物资的数量、外观、包装等进行验收，必要时进行开箱检测，在供应商、需求部门或者单位、供货商三方的共同监督下进行开箱验收，然后办理《到货验收单》，以此保证所有到货物资的质量，如果存在质量问题、损坏、缺陷或者参数不符等问题，则由保管单位负责。值得注意的是供货商送货到达目的地的方式有两种，一种为送货至仓库，另一种为送货到现场，不同的送货方式，其交付和验收的流程也存在一定的差异。国家电网公司对于合同物资支付通常采用统一的预支付、到货款、投运款以及质保金支付方式。因此，物资合同结算管理主要包括以下几个方面：①当物资合同生效后，供应商应该提交预付款、支付履约保证金收据付款手续；②合同物资交货之后，供应商凭借增值税专用发票、到货验收单，办理到货款支付手续；③根据物资合同内容，完成物资的安装、调试以及验收并投入运行后，供应商根据投运单，办理投运款支付手续；④在合同物资质保期期间，如果没有索赔，运行单位提供质保单，供应商根据质保单，办理质保支付手续。
6 结 语
总而言之，国家电网公司基于物资集约化模式的物资合同管理模式，运用信息化手段提高物资合同管理效率，同时降低物资管理人员的工作强度。因此，文章针对国家电网公司基于物资集约化模式下物资合同管理的研究具有非常重要的现实意义。
参考文献：
[1] 郅青.电网企业物资合同管理探讨[J].中国物流与采购，2014，（24）.
签电子合同的流程范文2
关键词：自动化 打印 合同管理
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（a）-0108-02
目前物资合同统签统付在全国已经铺展，物资合同签订总量逐年递增[1]。随着2015年5月物资子系统的上线，优化着力方向在于电子合同的制定效率，而占据签约工作较大部分的书面签约部分仍然依靠大量的手工操作，经多重界面跳转打开打印，效率低下，无法与逐步优化的系统同步配套，仍然影响整体工作效率。为了进一步提升整体的工作效率，在物资合同统签统付典型模式的大背景下，借助系统智能化、流程规范化调整的契机，提升电子合同签订的规范性与智能化。
1 项目管理系统简介
项目管理系统是一款基于Html、CSS、Java等语言开发的C/S模式的合同在线管理系统。它包括了合同管理、功能设置、字典管理3大功能模块。其中合同审核包括初始化、合同上传、查询、导出合同、合同审核、合同分类、批量打印、合同删除等功能；功能设置主要包括打印机设置、修改密码、用户注册等功能；字典管理模块包括全局数据设置、客户管理、客户数据导入、用户管理等功能。
2 合同导入模板设计
合同管理模块中的合同导入是以SQL标准模板为基准的。该SQL模板具有的标题列有唯一ID、付款方编号、付款方名称、收款方名称、合同日期、更改日期、合同内容、备注、行业代码、合同代码、合同号码等。具体设计代码如下。
DROP TABLE IF EXISTS `tpt_contact_tabel`；
CREATE TABLE `tpt_contact_tabel` （
`tpt_id` int（32） NOT NULL，
`tpt_payer_code` varchar（255） NOT NULL，
`tpt_payee_name` varchar（32） NOT NULL，
`tpt_contact_cretime` datetime NOT NULL，
`tpt_contact_upttime` datetime NOT NULL，
`tpt_contact_content` varchar（255） NOT NULL，
`tpt_remark` varchar（255） DEFAULT NULL，
`tpt_industry_code` varchar（255） NOT NULL，
`tpt_contact_code` varchar（255） NOT NULL，
…………
PRIMARY KEY （`tpt_id`，`tpt_contact_code`）
）；
按照这个模板设置的SQL数据表，通过合同管理的合同导入功能，在合同上传后，可将合同信息导入到系统数据库中。
3 总体设计策略
3.1 合同管理数据库具体设计
对于合同管理系统中的合同管理对应一张合同数据表（contact_table），合同管理数据表主要由以下字段组成：唯一ID、合同名称（name）、合同代码（code）、存储路径（path）、是否打印（hasprt）等。具体主要设计代码如下。
DROP TABLE IF EXISTS ` contact _table`；
CREATE TABLE ` contact _table` （
`id` int（32） NOT NULL，
`name` varchar（255） NOT NULL，
`code` varchar（255） NOT NULL，
`store_path` varchar（255） NOT NULL，
`hasprt` int（1） NOT NULL DEFAULT '0'，
PRIMARY KEY （`id`）
……
）；
这里的hasprt表示合同是否打印，如果一条记录被选中后打印，该属性值将被设置为1，有效避免了重复打印。通过合同导入模板外键（合同编号）使得合同管理表与模板表相关联。
3.2 自踊打印关键技术说明
要保证文件能够自动化打印，首先要通过初始化设置，对打印设备进行智能化设置。打印机自动化打印设置步骤如下。
（1）建立打印服务器，并在打印服务器上设置2个共享驱动，驱动1配置为纵向输出，驱动2配置为横向输出。
（2）在项目合同系统上开发打印功能，使得系统可以直接调用打印设备。
（3）用户在选择合同打印时，由打印服务器对打印任务进行负载均衡，产生2个打印队列，分别用驱动1和2进行调用打印设备。
签电子合同的流程范文3
一、以核心业务为中心，构建文档管理制度
中心的业务工作有其鲜明的专业特征，因此文档内容与文档管理也有着显著的自身特点。基于此，我们在工作中以国家档案工作法律法规为依据，结合中心飞行校验业务的实际情况，在系统调研和详细分析业务现状的基础上，制定了《中国民用航空飞行校验中心档案管理工作实施细则》及《中国民用航空飞行校验中心归档文件整理暂行办法》，形成了中心档案管理规范体系。
其中，除完善了文档管理岗位职责、文件归档制度、归档文件整理标准及流程等基础性制度外，还特别增加了针对飞行校验文件的质量控制、归档控制、过程管理、保密管理等方面的规定，确定了飞行校验文件是中心文档管理“重中之中”的原则。同时，针对校验业务和日常管理中电子文件、声像材料逐渐增多的情况，专门设定条款明确了非纸质载体档案的归档和整理要求。在不断摸索与实践中，中心构建了一套以飞行校验业务文件为核心的文档管理制度体系，为中心校验业务和领导决策提供了强有力的信息支持。
二、以业务流程为依据，强化文件过程管理和归档控制
中心围绕飞行校验业务流程，不断加强文件过程管理和归档控制，从源头保证业务文档的质量和操作标准。
首先，中心在各项业务流程中强化文件管理过程中的规范化操作。业务工作的规范化是文档管理的前提条件，文档管理水平的高低直接影响着业务工作的质量，两者相辅相成。中心从规范业务流程入手，编制了《工作流程手册》，将各部门的业务规范与文件管理规范相结合，实施科学的文档管理标准和操作流程，一方面可以更好的为校验业务服务，另一方面可以从源头上保证和提高文档质量，进而以高质量的文档管理为中心业务工作提供优质的信息保障服务。
以校验飞行任务的组织与实施为例。中心运行管理部飞行签派室负责对所有飞行活动进行组织安排，负责制定飞行计划，协调飞行中遇到的各种航务问题，并根据飞机性能计算飞行油量，限制复杂机场飞机的最大起飞重量，保证安全起飞爬升梯度不受飞行区障碍物的影响。签派室在严格按照业务流程运作的同时，将各环节生成的飞行计划单、放行单等业务文件按照规定的分类方法及时整理，同一任务文件集中存放，保证文件之间的有机联系，并随时编制归档目录，既便于日常工作的查询，也减轻了年底归档的压力。
其次，中心在业务流程中强化对文件归档的控制。根据特定的要求和性质，中心不同业务环节生成的业务文件具有不同的历史价值和保管期限；由于工作安排的限制，移交时间也各不相同。为了避免归档混乱、资源流失等问题的发生，中心根据各业务特性明确了业务文件的归档要求、归档时间、归档范围和保管期限。
以飞行校验报告的归档整理为例。飞行校验报告是中心核心业务文件，是反映中心业务的原始资料之一。由于不同设备校验周期等特性各不相同，因此归档方法也不尽相同。比如仪表着陆系统（ILS）一类校验周期为270天，二、三类校验周期为120天；助航灯光（PAPI）校验周期为540天；全相信标/测距仪（V/D）进近台校验周期为540天，航路台校验周期为1080天；无方向性归航台（NDB）进近台校验周期为540天等。中心在详细分析业务现状的同时，参照美国联邦航空局（FAA）的管理方法制定了飞行校验报告归档整理标准。为便于日后查找利用，中心采用“时间—区域”的分类方法进行归档，设定了不同设备飞行校验报告的保管期限，如电子版校验报告及投产设备、特殊校验的纸质校验报告永久保存，仪表着陆系统（ILS）、助航灯光（PAPI）定期校验的纸质校验报告保存3年，全相信标/测距仪（V/D）、无方向性归航台（NDB）定期校验的纸质校验报告保存6年，并在不影响工作需要的情况下，于翌年6月移交中心档案室。
三、以业务人员为基础，落实文档管理职责
将每项工作落实到人几乎成为管理的精髓。中心从业务过程的文件控制抓起，遵循统一领导、分级管理的原则，将文档管理职责分别落实到中心档案员、兼职档案员、业务人员身上，形成中心文档管理职责体系。中心在制定的《签派运行手册》、《维修管理手册》等规定中明确了飞行校验文件的日常整理工作是业务人员的责任，并对他们如何处置文件、管理文件进行了明确的责任划分和规范工作。最终飞行校验文档管理工作不再仅仅是档案人员的职责，而成为全体员工的共同责任，这从根本上扭转了文档管理的弱势地位，同时也为飞行校验档案资源的建设打下了坚实的基础。
在上述职责体系中，业务人员是基础性角色。这是由业务技术人员独特的优越性所决定的。首先，业务人员是文件的编制者、使用者，最了解业务文件的形成过程、内容成份及相互间的有机联系，这是合理整理文件的基础，而档案人员不具备这些基础；其次，通过系统整理，业务技术人员还可以进一步检查知识性成果的质量，为业务鉴定和成果申报做好准备。因此，中心飞行校验文档的系统整理是业务人员不可推卸的责任和不可多得的机会。
中心专职档案人员在文档管理职责体系中担任组织协调、检查指导的角色，督促中心各部门开展文件材料的积累、整理和归档工作，从总体上把握中心档案工作的进展，完成档案的日常管理和编研工作，实现中心档案资源集中管理和提供利用的目标，确保室藏档案的质量和安全。兼职档案员在职责体系中发挥承上启下的作用，积极配合中心档案员的业务工作，传达文档管理标准和要求，负责完成本部门文档管理的具体工作。
四、以满足业务需求为目标，
实现信息资源的共享
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一、传统经济合同管理模式
由于经济合同种类繁多，涉及管理部门众多，各类合同的技术要求不同，以某公立医院为例，2016年全年，经济合同的种类就包括了承揽合同26项（10.16%）、技术合同17项（6.64%）、建设工程合同40项（15.63%）、买卖合同102项（39.84%）、委托合同63项（24.61%）、赠予合同3项（1.17%）、租赁合同5项（1.95%），共计256项。长期以来，经济合同由以书面形式在部门间流转、转签，由相关项目负责人（部门）发起转签，转签资料包括承载转签意见的转签审批单、合同及法人委托书、合作方资质文件、廉政协议书、招投标文件、党政联席会议关于合同相关项目的决策记录等相关附件。医院的重大经济活动必须经党政联席会议研究，并在年度预算范围内执行[1]。对采购附件及对外合作相关依据以及“三重一大”事项的附件审批管理，是经济合同签订合理性的原始基础，是经济合同签署审批的重要依据，也是防止廉政风险，规范医院采购行为，促进民主决策的有效手段。合同转签过程中，首先需要职能部门各负其责，对合作方资质、合同形式、内容和条款进行把关。医院律师、财务、审计、监察、运营等相关职能部门分别就合同的合法性、财务支出的合理性、医院经济行为的合法性、廉政风险以及预算执行把控等给出合理建议，在审批流转表上签署意见后返还发起部门进行修改并再次转签，最终合同模版由项目负责部门修改后按合同审批流程由主管部门、主管领导签字确认后履行。这种管理模式存在的廉政风险包括：(1)项目负责部门有合同发起、修改、提交审批权限，合同的最终把控在项目负责部门，可能存在最终签署合同未按修改意见修改，或审批时是合法合同，最终提交财务支出时为非法合同的现象存在。(2)合同的书面流转难以保留修改痕迹，流转过程可能存在相关文件丢失的现象，影响合同的后期归档。(3)合同审批时限较长，如果某个部门的合同审批负责人因为休假等因素不能及时查阅合同会严重影响合同转签速度。(4)若双方签约后合同原件未及时归档，而仅由主管部门保存，可能会由于工作疏忽或人员流动而丢失合同；一旦合作双方引起争议，医院需要维权诉讼时，往往因证据不足而导致败诉[2]。
二、基于自动化办公室系统的经济合同管理模式
为加快合同转签速度，规避可能存在的廉政风险，该医院在办公自动化系统中设计开发合同审批模块，将经济合同的必要因素如：合同编号、费用类型、名称、类别、金额、合作单位及联系人、合同起始时间、合同的要素（包括标的物、数量、质量、价款或报酬以及结算方式、验收标准、履行期限、地点方式、违约责任、合同的终止和解除、解决争议的办法）是否必备等信息在合同审批表中以框架式结构呈现，要求合同发起人必须确认填写。要求合同发起人上传待会签合同及相应的附件，如通过招标采购的合同需附招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标公告、中标通知书等。重大采购项目还需附党政联席会议采购会议纪要，附件以PDF形式上传，一经上传确认后即在系统中留痕，修改权限仅限信息中心。审批模式的设计也由原来依次转签的串联模式更改为可同时会签的并联模式。党委院长办公室作为合同监管部门负责合同的初步审批和转签的发起，相关部门负责人通过办公自动化平台、VPN授权实现同时审批、远程审批并将审批意见通过系统反馈，审批意见及时送达合同发起人（发起人可随时查看审批意见，提前沟通准备材料)，由合同发起人根据各部门意见对合同进行修改或补充上传相关附件文件，由审批节点负责人再次审批确认无误后，提交院领导按照审批权限审批。审批流程结束后，由党委院长办公室将最终合同从系统中下载打印用章后交由合作单位用章后返回。党委院长办公室可监督管理审批负责人的审批进度及审批质量。
三、新型经济合同管理模式的优势探讨
基于信息系统的经济合同审批流程不仅提高了工作效率，还利用痕迹管理、第三方监管等规避了廉政风险。1.基于办公自动化系统的经济合同会签模式，不仅将合同相关附件以电子版形式全面呈现，还与医院的预算和采购审批系统相关联，在审批过程中可以通过点击预算审批查看审批全过程意见，对是否有预算及预算是否超标可一目了然的体现。为审批节点负责人提供了更多的参考以评判合同的可行性和合法性，极大地提高了医院资金的利用，很好地控制预算。2.自动化办公系统实现了远程审批的可能性，审批负责人的审批地点不受限制，可以在家、在单位或是在国外，审批的及时性大大提高。并联审批节约了审批时间，同时终端审阅各自依据审批重点提出审批意见后返回项目负责部门，有利于审批部门及时修改并上传，提高合同流转速度。从串联到并联的合同会签模式提升了合同审批的时效性，有效促进了医院预算的执行，体现了精细化管理在医院对外经济合同中运用的实际效果。与纸质合同转签时间相比，各行政相关部门合同审批时限从2007年的平均11.6天缩短到了2016年的平均2.8天。3.在签署经济合同时，要求同时上传廉政协议书，协议书对甲乙双方的廉政权利和义务进行明确的规定，同时要求合作方不可实施商业贿赂，如果实施将被列入商业贿赂不良记录，并指定合作方销售代表姓名，对合同的廉政管理也同时以书面的形式进行约定，有利于廉政风险的防控和风险发生后，为后续的处理提供相关的依据。4.合同订立阶段的主要风险可以分为两个方面，首先是合同形式上的风险，包括合同内容是否准确、合同要素是否完整以及文字描述是否严谨等。其次是合同实质上的风险，包括合同与国家的法律法规、医院的总体战略目标相冲突，合同内容存在重大疏漏或欺诈导致损害医院合法利益[3]。合同审批表内容均以模块化可定义模式设计，方便了合同的统计，对合同的类别、金额、合作方等进行统一的管理和分析，为项目负责人提供决策参考，为医院的后续管理提供经验和借鉴。5.合同的第三方管理规避了项目负责部门与合作方串通骗取医院利益行为的发生，医院先用章，公司再用章避免公司在先用章时对合同进行修改的风险。对合同签署者进行约定，也有利于合作方用他公司资质伪装骗取工程或项目的现象发生。6.与财务付款相关联，避免重复付款，对将来的经济形势预估提供可靠依据。总之，医院经济合同的管理是现代化医院精细化管理的重要体现，随着医疗改革的深入，医院市场化进度的加快，对外经济合作的增加使得经济合同在医院经营活动中的重要性日益凸显。办公自动化系统的经济合同网上转签模式体现了合同的要素管理、提升了合同转签的科学化和廉洁性、有益于提升医院的运营和管理水平，为医院的发展提供有力的支撑和保障，值得借鉴和推广。
参考文献
1段丽虹,吕富杰,高如欣,等.谈医院经济合同的监督管理[J].中国卫生经济,2002,21(4):52-52.
签电子合同的流程范文5
（一）招聘工作：
结合我院教改及师资队伍现状，制订了《制定xx—xx学年度人才引进方案》，通过前程无忧、中国研究生人才网、各高校就业网等渠道招聘信息;选择东北五校、山大、山师、山建筑、海大等部分重点高校参加其校园招聘会或举办专场招聘会;有选择的参加了济南、青岛人才市场招聘会。
认真完善招聘流程，一是通过多种渠道收集简历，及时审阅、筛选简历，对符合要求的简历尽快送用人部门再审核;二是及时组织试讲，尽量减少因时间过长导致的人才流失;三是建立较为完善的招聘工作记录，如各部门收取简历总数、同意试讲/面试人数、合格人员名单等信息均建立了较为详细的档案，以便查询和分析。
截止xx-3-4，我院共收到简历5386份，同意并通知试讲727人，到校试讲276人，同意录用79人，已签协议51人(附表)。招聘任务完成过半。
（二）新进人员接收工作：
为完成学院本年度人才引进计划，做好新进人员接收工作，本学期主要完成了学院引进人才信息上报;大中专毕业生接收、改派、二次派遣、落户及外地在职人员的引进;全院劳工合同的新签、续订、招工表劳工合同的整理归档四个方面的工作。截止xx-12-29，已办理完毕32位省内外各高校应届毕业生协议书。
（三）档案管理工作：
为保证档案的完整性、准确性，人事科在完善纸质档案的同时，进一步建立了教职工个人电子档案。同时，通过多次与学院网络中心沟通交流，人事管理软件开发工作基本结束，基本信息登陆完毕即可使用。
（四）其他日常工作：
签电子合同的流程范文6
一、内审档案的定义与收集范围
1.定义。从国家档案法对档案的定义来讲，所谓内部审计档案是指内部审计部门在项目审计、专项审计调查、合同审签、经济事项审签等活动中形成的有保存价值以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。审计档案管理是内部审计部门进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交审计档案的活动。
2.收集范围。审计案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则是：要本着正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后，批复在前、请示在后，批示在前、报告在后，重要文件在前、次要文件在后，汇总性文件在前、基础性文件在后的原则来整理。总之，一份完整的内审档案，应清晰地反映整个项目审计的工作轨迹。应当归入档案的内审文件材料有结论性材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件；应归入合同审签档案的文件材料有合同审签单、经济事项登记卡；应归入经济事项审签档案的文件材料有经济事项审签单。
二、规范内审档案的作用
⒈保存审计证据，规避审计风险。内审工作的重点是查处违反财经方面法纪和制度的问题，这将牵涉到科室利益或者被审计对象的处理，会发生复审、查证的情况。所以，准确可靠的审计档案可作为审计工作结束后复核和备查的依据，也可为有关部门和人员了解审计情况提供证明材料。此外，可以证明审计工作是有关规定合法开展的，从而达到对审计结论的支持，对审计人员的保护作用。
⒉利用档案资料，提高工作效率。一些内审项目如财务收支审计、经济责任审计、基建预决算项目审计等，连续性很强。为缩短审计周期，节约人力和时间，审计人员可利用归档的审计档案进行审计。审计资料立卷归档的过程是对以往审计工作的一次回顾和检查，可以从档案中发现审计工作的缺陷，从而能够及时调整，采取补救措施，对提高工作质量和工作效率起到促进作用。
⒊发挥内部职能作用，当好参谋和助手。通过建立医院内审档案，对不合规范的现象达到预防和遏制作用，使其能真实、合法、有效地履行职责，保障医院依法经营、规范管理、健康发展，成为医院管理的一个重要“免疫系统”。同时，帮助审计人员系统总结医院内审实践中的经验和教训，理清今后内部审计工作思路，为医院各项工作决策提供可靠的依据，当好领导决策的参谋和助手。
三、目前档案管理中存在的不足
⒈对档案管理认识有欠缺。内审人员普遍认为其工作保密性强，档案上交后保密性得不到保障；大部分内审人员缺乏系统的档案知识培训，重视审计过程控制和结果，轻视内审档案的积累工作；对资料归档认识上有误区，认为调阅的历史卷宗已经是归档材料，其复印件不须重复归档。
⒉收集资料和归档不齐全。内审材料一般为每年一次归档。在此过程中，内审资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响档案质量的因素。事实上，管理部门由于工作较忙，或对内审档案重视不够，内审档案质量、归档率难以保证。
⒊档案管理制度建设不健全。存在没有建立必要的规章制度，无章可循；或虽有制度，但缺乏系统性和完整性；或制度较完善，但缺乏行之有效的制约手段和保证措施。
四、对 策
⒈加强领导，全面规划。医院领导及管理部门要将内审档案管理工作列入医院及科室工作重要议事日程，全面部署内审档案建设工作，与医院业务建设同步规划、同步发展。要安排既懂内审业务又懂档案业务人员分管这项工作，经常分析研究内审档案工作中存在的问题，清晰内审档案工作的方向。
⒉健全制度，明确职责。根据《档案法》《医药卫生档案管理办法》等法律、法规，制订出较科学、完整、系统、切实可行的内审档案管理制度。首先要建立内审档案流程性、规范性的制度，如归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次要建立和健全内部审计档案责任性和奖励性制度，如档案保管、安全保密制度，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。
⒊加强措施，提升执行力。在内审档案管理制度和流程的基础上，努力提高完成制度执行的能力和手段。
⑴制度执行前，加强制度宣传力度。改变重审计项目的实施轻审计项目归档的观念，牢固树立起良好的审计档案意识。通过会议、参观学习、典型事例宣传等形式，大力宣传档案工作，使医院领导、内审负责人、干事都充分认识档案的重要性，与日常工作的密切性，更好地支持档案管理工作。
⑵制度执行中，提升制度执行力度。坚持谁审计谁立卷，边审计边收集整理。审计人员在进行审计项目时，脑中都要有档案管理的思想，把在审计活动中形成的文件资料的原件及复印件，包括批件、定稿、重要修改稿、照片等收集齐全，将审计后的各类资料按档案单元的项目和内容顺序分理出来，确定哪些需要立卷归档。在档案的整理过程中，严格按照档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录整理。从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整。项目负责人负责对审计资料进行最后审理后归档。内审档案应有专人负责保管，做好档案的整理、保管、统计等工作。在档案收集后，档案管理员应及时登记信息资料，编制查询数据，设定关键查询字段，为档案调阅、查询提供便利。