前言：中文期刊网精心挑选了纸质合同和电子合同的区别范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
纸质合同和电子合同的区别范文1
【关键词】发票 合同 扫描仪 效率
近年学校发展速度很快，新建学校、搬迁、扩建、设备更新等大量基建合同、设备合同、政府采购文件和上级的文件和发票等，财务工作量越来越大，每天有大量单据归档，每年要接受财政、税务、物价等部门对专项经费检查、离任审计、任中审计、绩效审计、专项检查等，每次检查需化费大量时间复印，当年检查还好，历年就要去档案库中翻找，重复工作。描仪的应用，可以大大地提高工作效率！
按照《会计档案管理办法》，其实我们扫描的是“其他会计核算资料”。指有关财经文件、协议、合同、资产清查盘点等，同时还有事业法人证、教职工的身份证等。
一、扫描档案的特点
随着信息化建设和计算机的普及，学校的财务工作都已采用计算机取代手工操作，实现会计电算化，减轻工作量。我们使用扫描仪来提高工作效率，让会计附件的管理从纷繁复杂的表面现象，从中找到内在规律，发现问题，让财务管理从无序到有序，经过数据积累，使会计资料存档、备查、分析提供及时和动态参考。
学校会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史证，是会计的基础工作，同时也是会计工作的一项重要内容，我们的扫描件是会计档案的一个补充和完善，促进财务管理工作精细化和规范化管理。扫描相关会计档案从内容、载体形式等方面均与传统的手工去翻会计档案有了很大的区别，传统手工去翻档案管理方法已远远不能满足管理要求。
二、扫描档案的范围
不是所有的会计凭证和会计附件都要扫描，只是在工作中使用频率多、关注度高的，制定好完善的文档归档类别十分重要，主要是：
（一）基本类：事业法人登记证、银行开户证、教职工的身份证、银行对帐单.
（二）合同类：学校的基建、政府采购、装修等合同和清单。
（三）发票类：政府采购设备和基建发票，关注高的开支发票。
（四）文件类：上级的重要文件和制度；工作中产生的重要报告；上级批复的原件；各类审计报告等。
（五）其它类：学校部门预算各年级组和处室上报的原始表单；重要的电子稿打印件，手工修改过的原始表格等。
（六）附件类：工资清单；助学金发放清单签名；托收的单据清单。
三、扫描档案的好处
通过扫描会带来非常多的好处，起初虽然给我们的工作带来一些麻烦，但在以后的管理工作中可以得心应手，每个月底或平时就将相关的合同等纸质单据电子归档，日积月累就成库。提高查找、检索、复印效率，实现资源共享以供科研、调研等应用，都会起到积极作用。
（一）会计管理工作的理念更新。财务信息以电子化的管理方法进行处理，学校内部及外部可以对相关信息被利用。例：领导随时可以查阅相关财务信息，例水电费电子化的托收单子可统计出来，并将扫描件打印出来。
（二）会计管理中的信息被电子化，会计人员工作重心转移到对信息的加工、再加工，由原先的“核算型”转向“管理型”，财务人员的地位也日益提高，加速会计档案现代化管理进程。
（三）为决策者和上级部门提供依据，可以利用在信息整理过程中的数据对经费进行绩效、可行性等分析调研，为领导提供信息，可以全面掌握最新的资料进行预测，为正确决策提供保障，经费预算就要精准的数据保证。
（四）财务工作需要有较强的协调能力、创新能力和洞察力的年轻人的加入，扫描仪是会计管理工作的补充，会加速这种管理模式的推进。财务工作有连续性、持续性，电子化后效率可大大提高。会计人员的调动和退休，重要的衔接工作对以后工作没有任何影响，为打造品牌学校、提高办学效率提供必要条件。
（五）传统管理手段在数据收集整理、信息交流探讨方面存在一定的局限性，利用扫描仪处理海量数据，其优势显然可见。上级主管部门来检查，我们就要从会计凭证中去复印，跨年的检查，档案已上交给档案室保管，工作量非常大。绩效审计就是一个很现实的案例，审计部门要几年所有的发票和合同复印件，从档案仓库中去查、再复印这种重复的工作，说不定同一内容不同角度的检查又来，档案信息化后，工作就得心应手。
（六）证明我们会计工作的准确性，在日常工作会发生项目没有预算的工作内容，实际又要发生支付的款项，相关领导和处室说我们没有编制，你只要打印一下当时处室自己预算的手工扫描件。
（七）固定资产的管理中发票和合同电子化，检查、报废均可用，使用中发生疑问也可用。为管理工作的精细化跨出一大步。
（八）相关会计凭证扫描件是会计档案的补充，会计档案来源平时的工作，通过会计核算形成凭证、财产清查和会计报表等同时也会产生相关凭证，扫描这些可以直接反映学校业务收支情况，也是一个补充。
四、扫描档案的管理流程
（一）创设合作平台，学校工作需要多人、多部门通力协作，提高服务效率。基建和固定资产等大批大额的房屋和设备的发票和合同在报销时进行事前控制，由经办人对所有的附件扫描处理，电子稿和原件一起上交财务报销。
（二）建立会计扫描档案定期备份，对于这些非规定的会计档案的保管应选择优质的硬盘介质进行数据备份，备用盘与储存盘需分离存放，做好防尘、防腐蚀。
（三）建立严格的扫描档案查阅制度。查阅档案时，需经财务负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位需查阅学校会计档案扫描件时，要有单位介绍信，并经学校主管领导、财务负责人批准。
（四）平时必须做到按制度，将管理工作中产生的会计资料完备、完整、及时、安全、保密、专人保管入档。
总之，通过扫描会计档案管理工作得到的体会就是，档案一定要从基础工作做起，要严格杜绝归档资料不完整，档案保管不规范的问题，切实提高财务管理工作水平；应充分利用会计信息的时效性，配合提高学校会计档案的利用效率，为领导和上级决策做好服务。
随着计算机技术的飞速发展，学校已全面普及会计电算化，电子信息化会计档案改变了传统的会计档案的物质载体，会计工作中档案信息以全新的面目出现，所有的会计档案的内涵和外延都发生了深刻的变化。因此加强电算化会计档案的管理，已成为会计档案管理工作的一项紧迫、复杂、长期的工作。
参考文献：
纸质合同和电子合同的区别范文2
【关键词】 高校;基建会计;档案管理
高校的基建会计档案,是会计档案和基建档案的重要组成部分,但两者又有所区别,基建档案是指记录和反映高校在基建活动过程中形成的重要历史资料和证据,包括基建会计凭证、会计账簿、会计报表、经济合同和协议、会计档案移交清册、会计档案保管清册等会计核算专业资料。是高校档案卷宗的重要组成部分,基建会计档案由于具有信息量大、时效性强、查阅频繁等的特点,利用传统的会计档案管理手段和方法很难满足所有高校基建财务信息使用者的要求,加上电子档案的出现也给基建会计档案的管理提出了新的挑战。
一、高校基建会计档案收集范围
一是基建会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。二是基建会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿,其它会计账簿。三是财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括资金平衡表、待摊投资明细表、基建借款情况表、基建投资表和交付使用资产明细表等。四是其它类:银行存款余额调节表、银行账单,其它应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
二、高校基建财务档案管理的现状及存在问题。
(一)高校专职档案管理人员,只注重学校文书档案管理而不重视会计档案保管
会计档案的使用和查阅往往只是局限于会计人员和审计人员,档案管理人员以不熟悉会计业务为由,认为会计档案保管就是会计人员的工作,会计档案移交后,虽然集中于高校档案管理部门集中保管,但却置之一旁,无人问津,时有散落现象。会计档案不同于普通文书档案保管,高校在文书档案管理制度上已相对完善,会计档案在移交时,虽然有移交清单,基建财务人员也按正常要求装订会计凭证,但是不可能清点凭证张数,档案盒没有封条,出现档案遗失问题后,会计人员和档案管理人员责任相互推诿,加大了会计档案管理的难度,这也是专职档案管理人员不愿接手会计档案原因之一。
(二)高校基本建设周期长,难以即时移交基建会计档案
按照《会计档案管理办法》规定会计年度终了后一年内将基建会计档案移交本单位档案机构统一保管。由于目前高校基建单独建账,与高校事业账实行的是不同的财务制度,事业和基建会计人员按照岗位设置分工,相互独立,基建项目没有竣工结算进行资产移交前,一般不进行合账处理。再者,由于供应商往来、项目费用查询、工程预决算审计、项目审计等原因经常需要调阅基建会计档案,事业档案会计人员不愿接手基建会计档案进行编号入档,增加了中间移交环节,导致基建会计档案移交不及时。
(三)基建会计档案保管人员缺乏相应的长期档案管理经验,严重影响会计档案保管质量和寿命
财务人员虽然熟悉账务处理,但是缺乏会计档案管理常识,加上有些高校领导意识不到财务档案管理的重要性,不重视财务人员档案管理的培训。很多单位的会计档案都没有专门的存放地点。由于保管环境不当,造成基建会计档案霉变、毁坏甚至遗失,加大高校财务管理风险。档案借出不履行相关手续,不经单位负责人批准,随意查阅或者复印,致使基建会计档案可能被涂画、拆封和抽换。
(四)基建会计人员不熟悉基建业务和会计档案的分类,致使基建会计档案查找困难,甚至会造成工程款超付现象
《会计法》规定除结账和更正错误的记账凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。有些会计人员却不清楚附哪些原始凭证,由于施工合同、验收报告、工程变更单等原始凭证较厚,难以订本包装,会计人员不对这些凭证进行单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。不便于工程付款记录的查对和竣工结算审计等。会计档案有不同的保管期限,一味笼统将基建财务管理档案全部作为原始凭证放之于记账凭证后装订,后继人员因不了解经济事项的来龙去脉,增加后继工作量。
(五)会计电算化高校基建财务人员安全意识淡薄
许多高校基建账务处理采用电算化形式,有些会计人员用电算化上网,在防火墙有漏洞的情况下,易遭黑客攻击,导致系统瘫痪,数据泄露和丢失。日常工作中,不做好电子备份工作;银行存款日记账和现金日记账不采用订本式账簿,不当日打印核对,只是年末一次性打印装订。档案移交时不注重电子档案移交和保管,只将纸质档案移交,不利于高校信息化发展。
三、加强高校基建会计档案管理的措施
(一)在财务部门配置临时档案库房,指定非出纳人员管理基建会计档案
财务部门档案库房门窗要坚固,配备相应的设施做到防盗、防火、防虫、防尘、防潮、防光、防腐蚀、防失密。财务部门每年形成的基建会计档案,统一由会计档案管理员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的基建会计档案,会计年度终了后,在财务部门保管不超过一年。期满之后,统一由会计档案管理员编制移交清册,移交学校综合档案室统一保管。移交学校档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,如需要拆封重新整理的,学校综合档案室应当会同基建会计档案经办人员共同拆封整理,以分清责任。见表1:会计档案资料移交清册。
(二)加强基建会计人员岗位培训,提高基建会计档案的案卷质量
高校领导和相关人员应提高对基建会计档案管理的认识,加强和组织基建会计人员认真学习《会计法》、《会计档案管理办法》和《高校档案工作规范》,制定会计档案管理标准,对会计档案进行规范管理,将会计档案管理及操作技能的培训,纳入基建会计人员岗位培训中,要求从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作,为单位领导的决策提供真实、可靠的依据。同时要求会计人员对基建会计档案在工程的不同阶段进行整理分类,与会计核算同步,可以方便会计人员和审计监督部门人员的频繁利用,达到了基建财务档案立卷整理科学和有效利用的目的。另外基建财会人员不仅要熟悉财务会计专业知识,还要掌握基本建设知识, 通过多渠道多层次提高素质和业务水平,使基建会计工作逐步转向对基本建设投资全过程的决策、控制、核算、反映和监督。基建会计人员熟悉基本建设过程和建设工程方面的知识,便于搜集基建原始凭证和完善基建会计档案建设。
(三)完善基建会计档案管理的各项规章制度,确保基建会计档案的安全与完整
按照相关法律、法规的要求,根据高校自身的特点制定适合本单位的基建会计档案管理制度,制定基建会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。基建会计档案原则上不得外借,如有特殊需要,必须经单位负责人批准后,方可查询和复制,并履行登记手续,基建会计人员和借阅人员对基建会计档案内容除单位负责人同意和司法需要不得对外泄露,否则追究相关人员责任。对高校电算化的电脑杜绝上外网,防止档案泄密和被篡改。对基建会计档案的销毁严格履行程序,向单位负责人申请,同意后方可由档案管理部门和会计人员共同参与,销毁档案期满、不存在未了事项和正在建设的项目的基建会计档案,并认真填写基建会计档案销毁清册。见表2:档案借阅(复印)登记表和表3:会计档案销毁申请表。
(四)加强基建会计档案管理的考核和监管力度,促进高校基建会计档案优化科学发展
学校财务部门和档案部门应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。不定期组织会计人员到其他高校财务部门和档案部门参观学习,对会计档案管理过程中存在的疑难问题和得力措施进行经验交流。将基建会计档案规范化管理纳入会计常规业务检查中,对基建会计工作的整体性和连续性的检查与监督。对基建会计档案人员,成绩突出的应给予表奖;对不合格的人员应给予批评,限期改进或进行撤换。并对考核的结果记入个人业务档案,与会计人员的职位和职称晋升挂钩,提高基建会计档案人员的主观能动性和责任感,以保证高校基建档案建设的科学可持续发展。
(五)建立高校内部职能部门网络平台,实现基建会计档案管理现代化
在基建会计档案归档和移交时,利用现代化手段将同一份档案的纸质版和电子版同时归档和移交,这也要求档案管理人员具备保管软盘、硬盘和光盘的常识。在高校各职能部门之间按照权限建立内部网络平台,将电子基建会计档案上网,通过网络交流,满足各职能部门日常查询、数据分析和编制报表的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,避免原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量,为高校领导决策层及时做出科学合理的判断提供信息支持。
(六)加强基建会计档案管理的宣传力度,获取各方支持
基建会计档案的管理不仅是会计档案管理人员和基建会计人员的常规工作,还涉及其他各职能部门和施工承建单位,是一项长期艰巨的复杂工作,平时财务和档案管理部门要加强对外部门的基建会计档案管理宣传力度,争取各方面的支持,以便及时、系统地收集到所需的基建会计原始资料。
总之,高校基建会计档案是记录高校基本建设和发展过程中的详细历史资料,是具有参考价值和法律效力的书面证明,必须重视和加强对基建会计档案工作的管理,建立基建会计档案的立卷、归纳、保管、查阅和销毁等管理制度,实现高校会计档案的信息化,保证基建会计档案安全、完整、方便查阅,更好地为高校可持续健康发展服务。
【参考文献】
[1] 钟敏.加强高校基建财务管理的实践与思考[J].湖南科技学院学报,2005 (7).
[2] 王燕燕.规范会计档案管理的重要举措[J].财会通讯,2007(10).
