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文件管理知识培训范文1
关键词：办公自动化；电子文件；管理
电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?
以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。
1 对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。
使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。
未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。
2 办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难
我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。
3 电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存
电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。
如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。
转贴于 电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：
3．1 提高电子文件管理意识
电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。
3．2 加强制度建设
目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
3．3 做好电子文件的收集
电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。
3．4 把好电子文件的鉴定、归档关
电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。
3．5 加强电子文件的管理和安全防护工作
采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。
文件管理知识培训范文2
关键词：自动化；电子文件；管理
中图分类号：G647.24 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011)05-0000-02
Electronic Document Management Discussion in University Automation Office
Guan Haoying
(Xingtai University,Xingtai054001,China)
Abstract:University office automation on the current analysis in document management,electronic document management proposed to improve college awareness;enhance electronic document management system construction,and gradually form a complete set of electronic document management system;establishment and improvement of university information systems office automation and file management;strengthen the office automation and electronic document security work;strengthen the training of management personnel and other office automation point of view.
Keywords:Automation;Electronic document;Management
办公自动化的出现，一方面加快了信息资源的管理效率；但另一方面信息管理又存在着电子文档与纸质文档共生的问题，解决现代化的电子信息管理和旧式的纸板文件管理相互融合，提高信息存储传播的效率，这是信息时代文档管理者需要解决的新问题。 基于计算机技术和信息管理技术的办公自动化的运用，传统的文件管理方式很难适应现代信息化需求，与当今信息时代高效的文件管理极不适应；现在高校中大部分的文档管理仍然采用手工方式与现代的网络、计算机技术条件下的电子信息管理严重脱节，使得信息资源的存储、共享和传播受到严重的制约。
一、办公自动化的概念及其发展
办公自动化(OA)虽然是个新兴事物，但发展速度很快，OA从产生到发展成熟大致经历了三个阶段。第一阶段：1977年以前，办公自动化业务基本上在单个计算机 上完成，如文字处理机、复印机、传真机等在先进国家的部分办公室得到使用，实际上可称为办公室自动化。第二阶段：1977-1982年，办公自动化系统基本形成，具有体积小、运算快具有存储功能的微型计算机的刀普及，大型计算机和工作张的性价比也得到大幅度的提高。交换机、集线器、路由器等组网设备功能逐渐完善，局域网技术也随之成熟，已能将计算机、传真机、电话机和其他智能办公设备联成网络，实现多媒体数据和不同格式数据的综合处理。第三阶段：1983年至今，办公自动化系统得到普及和推广实施，以实现办公活动的综合管理和提高辅助决策能力的高层次OA系统已经实现和采用，这种系统采用数据、文字、声音、图形和图像的综合通信网络，包含有较强功能的管理信息系统和决策支持系统，称之为综合型的OA系统。
二、办公自动化系统中文件管理存在的问题
（一）对办公自动化系统的电子文档管理的认识不够，系统中的文档没有分类和标签，主次不明确，类型不清晰。文件信息处于混乱状态。即便是已经使用了很长时间的OA的高等院校校，也存在文档没有归档整理的混乱问题，仅仅是使用计算机技术将文件存储起来而已，这种管理方式即便是文件不丢失，天长日久，电子文件也会重复存储致使文件泛滥。尚未使用OA网络系统的学校，用电脑进行文件信息管理，也还是处于办公自动化的初步阶段，大部分仅仅是用计算机编辑文档，然后打印出纸版文件，原始的电子文件未被保留，新产生的电子文件不断覆盖，或是存储磁盘因故损坏。由此，对电子文件的系统管理已势在必行。（二）两种信息管理方式没有融合的共生问题。在一些高校的办公自动化平台中，各单位利用电子公告、电子邮箱等办公手段进行信息交流和传输、存储。但数据传输完毕之后，又打印纸质文件进行归档。因此就产生了重复内容不同方式的数据不必要的共存局面，同时造成人力、物力、财力的浪费 ，电子文件的广泛应用势必受到影响。（三）电子文件的安全问题，使得电子文件的管理受到很大影响。电子信息具有操作简单存储方便和查询快速等优点，但同时也有信息容易泄露、容易丢失、损坏等等不安全部稳定因素。例如电子信息存储在计算机磁盘中、因此容易攒改、并且容易受到黑客和病毒攻击等弊端。这些都是电子文件管理的隐患。（四）档案管理系统与办公自动化平台的不协凋不兼容问题。由于不同的文字编辑软件形成的文件不互相兼容，就产生了信息不能夸平台不能流通传播的问题。因此形成了OA系统软件平台开发与文件档案管理系统平台开发的错位，致使电子文件管理困难。（五）信息管理人员对电子文档管理系统不够熟悉，缺乏电子文件的管理意识和相关知识。使得电子信息管理出现人为地错误，致使信息混乱。
三、鉴于办公自动化系统中文件管理中存在的问题提出以下观点
不解决上述问题，高校电子信息管理工作就会因各种原因阻碍办公自动化的推进和发展。在信息时代，高校仍停留在传统的文档管理上，原因是人们已经习惯于了传统的纸质文件的管理方式。这种管理、归档只要没有自然灾害，管理过程没有漏洞，操作规范，就能使得信息长期保存。纸质档案的保存和管理，能经数年而完好无损。但电子文件不行，当信息被存储之后，信息就不能和设备脱离。由于电子文档的存储寿命取决于媒体设备，因此将媒体和计算机等相关设备与信息长期融合是一项复杂的工程。这也是人们使用纸版文档而不用电子文档和办公自动化的重要原因。当前，要使教育教学活动进一步发展，只有适应办公自动化的挑战，管理好电子文件，使之为各个学科的教育教学管理服务。那么如何实现利用OA进行电子文档管理呢?
（一）提高管理人员的办公自动化意识，把办公自动化意识作为一项重要的任务来抓，使得电子文档管理和传统的文件管理相辅相成，互通有无。做到这一点就必须使单位决策层领导把这项任务重视起来，办公自动化系统才能运行正常。再就是在单位全体员工中进做宣传教育工作，使人们充分认识到利用现代化的办公方式的重要性和必要性，形成自动化办公的意识，潜移默化中完成电子化信息管理方式的改变。（二）让办公自动化电子文件管理形成制度化，单位领导通过下发文件的方式制定相应的制度进行电子文件的管理，并逐步形成一套完善的管理制度，促使办公自动化电子文件管理早日得以普及和推广利用，把人们从繁琐的文件手工管理中解脱出来，提高文件管理效率，节省人力物力。目前，电子文件管理不完善不健全跟没有相应的规章制度有密切的关系。因此，高校要制定出具体可行的规则规范文件管理，使得电子文件管理逐步走上正轨。档案信息管理部门和人员的职责和工作程序明确，做到有法可依、有章可循，电子信息管理达到规范化、制度化、标准化。（三）让电子文件管理和纸质文件管理能够合理共存。建立一条联系两种管理方式的“通道”，即是在一个存储媒体上存储电子文件和纸质文件的文本方式和映像方式，然后利用数据库技术将二者结合，实现电子信息的自动检索、管理。需要永久保存的信息，应采用传统的纸质文件方式保存。（四）采用一些多媒体存储技术及智能检索技术对办公自动化对档案信息进行存储，档案信息的存储不再局限于存储介质式的管理，更充分利用计算机技术的智能化，为高校档案信息提供更便捷的服务。（五）合理规划设置高校的文件档案管理机构，开发建设一个利用率高、覆盖面广、功能齐全的基于局域网的办公自动化网络系统。通过甭系统能将信息安全高效快速地传递给高校档案信息管理部门必能得到及时的信息反馈，同时文件管理部门还应及时将电子文件与纸质文件进行有效筛选，择优存档。（六）加强办公自动化系统的安全性能。办公自动化系统应能对所传输信息进行加密并采用防病毒技术维护网路安全。例如增加防火墙、安装防病毒卡、安装防病毒软件等。同时提高电子文档的安全级别，使得文件数据更具可靠性和可维护性增强可靠性。一是保证OA 网络系统的整体安全。主要设备和环境的安全。一般情况应有专人负责系统的安全和维护，定时检查和维修维护隐患及时修复。二是要保证OA网络系统的运行安全，登录系统的人员要分角色权限，最大限度的减少不安全因素出现，不同的权限设置不同的功能避免人为因素造成的不安全。三是经常性进行数据库备份，做好备份工作对数据安全具有很大帮助，并且一旦出现不可预见的损失还可及时恢复，保证了数据的安全。四、定期培训管理人员，通过举办学术讲座或在线讨论等活动让部门人员学习新知识掌握新方法，提高档案管理工作人员的业务素质。随着高校广泛应用办公自动化系统，管理人员仍停留在纸质文件管理阶段是远远不够的，必须学习计算机信息管理的相关管理知识 ，才能跟上工作需求。经常性的培训档案人员，学习电子文件和电子档案管理的知识，迅速提高档案工作人员的业务素质。
参考文献：
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文件管理知识培训范文3
生产许可证制度是根据国务院440号令。2005年9月1日起正式实行的《中华人民共和国工业产品生产许可证管理条例 》（以下简称《条例》按照《中华人民共和国行政许可法》的精神要求，总结了20多年来实施生产许可证制度的成功经验，借签了国外生产许可管理的有效做法，突出了确保产品质量安全，贯彻国家产业政策，促进经济健康协调的立法宗旨。体现了科学公正，公开透明。程序合法，便民高效地工作原则。《条例》及（实施细则）等一系列的配套规章和规范性文件，进一步明确了具体工作机构职责，细化完善了相关工作制度，突出强调化了获证后监督检查及法律责任。
核查人员指具备一定资质，从事审查申请工业产品生产许可证企业的保证产品质量必备生产条件的人员。山东省生产许可证办公室及山东省质量认证中心采取了科学客观的层层选拔筛选的模式。经过严格的资格初选、培训、考试、注册、面试、入职专业培训、实习、评价等环节，优胜劣汰选拔造就了一批素质高，品质好，专业能力强，吃苦耐劳的生产许可证审查（专家）队伍。大大地降低了现场专业审核风险。审查员的作用是以客观公正的对生产许可证申请企业现场采集信息，并做出评价。
现场核查：核查人员是对申请生产许可证的企业现场以客观公正抽样的方法获取客观证据。是生产许可证必不可少的重要环节，是审查组依照核查办法和实施细则的要求，运用抽样的方法寻找客观证据，对申请企业的基本条件进行核查并做出评价的一系列具体活动。（1） 首次会议结束后审查人员由企业负责人带领，按照申请产品的生产工艺过程对企业的主要生产场地，设施的做一次比较完整的观察，通过现场观察，审查组对企业概况，场地设施和现场管理，生产过程，工艺水平等比较全面的基本了解，有利于审查组对核查的重点项目进行有针对性的检查评价，做出客观的结论。重点查看企业名称。住所。生产地址。申请单元。设备名称精度，检测仪器，原（辅）材料，是否与申请书记载一致。（二）审查组与企业和实地核查组织单位的沟通（三）核查的企业生产线应该是企业正在生产运行的生产线。（四）审查员在对生产现场进行核查时，应有企业陪同人员在场，有利于核查出不合格问题时，便于企业确认。（五）在对企业的生产现场以及管理文件，技术文件，标准，工艺文件等进行核查时，如发现不合格，应做准确的记录，以保持记录可追溯性（六）审查员在分工范围内发现的情况或问题涉及其他审查员分工范围的，应及时与相关审查员沟通予以核实。（七）审查员应指导和督促企业填好产品型号规格确认表仪器设备确认表。（八）对不合格项及轻微不合格的确定，应反复核实并与组长沟通。以保证其客观性和准确性。2.审查组内部会（一）审查组要召开内部会对各自介绍负责的核查情况，主要是存在问题（二）填写核查记录（三）互相讨论，确定企业现场核查中的不合格项，有争议的问题取的一致意见。并与审查组长沟通，做出决定。（四）企业存在问题不构成不合格项的对企业提出整改要求，提出整改意见（五）对不合格项形成书面材料的整改要求。（3）《工业生产许可证企业实地核查办法》将核查项目分为七部分（一）质量管理职责 企业应有负责质量的领导并设立相应的质量管理人员及机构，管理职责应规定有关部门，人员的职责和相互关系，在企业制定的质量管理制度中应有相应的考核办法并严格实施。（二）生产资源提供 1.企业必须具备满足生产和检验所需要的工作场所和设备，必须具备实施细则5.2中规定的必备生产设备和工艺装备，其性能和精度应满足生产合格产品的要求，2.企业的生产设备和工艺设备应维护保养完好。3.企业必须具备具有实施细则5.2中规定的检验，试验和计量仪器，性能和精度满足生产合格产品的要求，并在检测合格有效期内使用（三）人力资源要求 1.企业领导应具有一定的质量管理知识，并具有一定的专业技术知识。2.企业技术人员应掌握专业技术知识，及一定的质量管理知识。3.检验人员应熟悉产品检验规定，具有与工作相适应的质量管理知识及检验技能。4.工人应能看懂相关文件。（图纸。配方和工艺文件），并能熟练地操作设备。5.企业应对与质量相关人员进行必要的培训和考核。（四）技术文件管理 企业应具备和贯彻实施细则5.1中规定的产品标准和相关标准。如有需要。1. 企业制定的标准应不低于相应的国家标准或行业标准的要求，并经当地标准化部门备案。技术文件应具有正确性，且签署。更改手续。技术文件应具有完整性，文件必须齐全完备配套。技术文件应和实际生产相一致，各车间。部门使用的文件完全一致。2.企业应制定技术文件管理制定，文件的应经过正式批准，使用部门可随时获得文件的有效版本，文件的修改应符合规定要求。3.企业应有部门或专（兼）职人员负责技术文件管理。4.企业的技术文件包括〈1〉标准文件〈2〉设计文件〈3〉〈工艺文件〈4〉检验文件〈5〉包装。存储，运输等文件。〈6〉其他文件。采购过程一般包括〈1〉采购文件控制 〈2〉对供方的评价控制〈3〉采购合同的控制〈4〉采购产品的验证控制。（五）工艺管理 1.企业应制定工艺管理制度及考核办法，并严格进行管理和考核。原（辅）材料，半成品。成品，工装器具等应按规定放置，并应防止出现损伤或变质。2.企业职工应严格执行工艺管理制度，按操作规程，作业指导书等工艺文件进行生产操作。3.企业应明确设置关键质量控制点，对生产中的重要工序或产品关键特性进行质量控制。4.企业应制定关键质量控制点的操作控制程序并依据程序实施质量控制。名词解释：（程序 为进行某项活动或过程所规定的途径。）（特性 可区分的特征）（特征 产品p过程或与要求有关的固有特性。）对产品质量不易或不能经济的进行验证的特殊过程应进行设备认可工艺参数验证和人员鉴定，并按规定的方法和要求进行操作和实施过程参数监控。5.企业应规定产品标识方法并进行标识。6.企业应制定不合格品德控制程序，有效防止不合格产品出厂。（六） 产品质量检验 1.企业应有独立行使权利的质量检验机构或专（兼）职检验人员，并制定质量检验管理制定及检验和计量管理制定。2.企业有完整p准确、真实的检验原始记录和检验报告。根据质量特性，取得科学的数据，出具科学可靠检验报告。3.企业在生产过程中要按规定开展产品质量检验，做好检验记录，并对产品的检验状态进行标识。4.企业应按相关标准的要求，对产品进行出厂检验和试验，出具产品检验合格证，并按规定进行包装和标识。如产品标准要求型式试验或定期检验而需要进行委托时，应委托有合法地位的检验机构进行检验。（七）安全防护及行业特殊要求 1. 企业应根据国家有关法律法规制定安全生产制定并实施。2.企业的生产设施p设备的危险部位应有防护装置，车间p库房等地应配备消防器材，易燃p易爆等危险品应进行隔离。3.企业应对员工进行安全生产和劳动防护培训，并为员工提供必要的劳动防护。4、企业应在建厂初期或申请生产许可证前，进行环境评价。
审查员在对生产许可证申请企业现场审查时，应按《实施细则》和作业指导书要求，根据分工逐一进行，做到勤、望、闻、问、记。审查现场和询问时，应耐心大方得体，语言简练，有必要和条件时可对重点合格项及重点不合格项进行拍摄，并遵守保密原则。新申请的生产许可证企业从建厂始查验证据。换证企业应对其生产许可证获证时起抽查证据。但至少抽查三年的证据，证明申请换生产许可证的企业持续稳定生产质量合格产品的能力，为行政机关审批发证提供客观、公正、准确的技术评价材料地保持获证时状况。
文件管理知识培训范文4
【关键词】班组台帐管理；难点；对策
一、引言
长期以来，铁路班组台帐管理始终未能走出“减负——加重——再减负——再加重”的怪圈，影响班组长抓安全生产的精力。本文通过对一些基层班组的调查走访，分析班组台帐管理难点的原因，寻求解决方案，以便更有效地做好铁路基层班组台帐管理工作。
二、铁路班组台帐管理的难点及原因
1.班组管理台帐变更过快
笔者自1994年从事铁路工务企业管理工作，班组台帐管理模式大范围的整合、删减、改动就多达9次，几乎2年要减负一次，陆陆续续小变动就不计其数，造成了工长刚熟悉班组台帐管理的模式，又要去接受新管理模式，难以适应的局面。我段最近的一次是2010年10月11日印发《关于印发的通知》（合工劳发[2010]140号），2010年12月20日印发《关于公布，的通知》合工劳发〔2010〕172号，这两个文件在运转了两年后，从目前的现状反映，许多班组长又为班组台帐之事叫苦连天，段里经过调研，已有准备给班组台帐管理“动减负手术”的意愿了。
造成班组台帐管理台帐变更过快的主要原因是制度“政出多门”，企业管理实质上是对生产过程的管理，是从投人一直到产出的过程控制。这种过程控制是通过多个管理部门来实现的。而各职能部门应协调各自管理，形成单位统一制度，否则，各职能管理部门为了实现本部门的质量（工作）目标，必然制定一些制度、措施和办法，为了证明这些制度是否得到了很好的落实，职能管理部门还要求班组建立与制度相匹配的记录。这样事复一事，年复一年，班组台帐管理的东西就多起来，杂起来，重复起来了。
2.班组管理台帐种类过繁
我单位2010年10月11日印发《关于印发的通知》（合工劳发[2010]140号）文件中明确规定了班组所需要设置的台帐，现在班组的台帐已远远超过，如：线路班组2010年文件规定：安全类台帐1本，生产类台帐7本，技术类台帐3本，综合类2本。如今班组各类台帐已发展到30余本，高铁班组就更多。
造成班组台帐管理台帐种类过繁的主要原因是部门“强调自我”，各职能管理部门都认为自己要求的内容是重要的，应该在班组台帐管理的文件和记录中有所体现，因此出现了主管部门到班组只须清楚自己的事情，而班组必须清楚所有主管部门的事情的现象。正像人们所形容的那样：上面千条线，底下一根针；上面只需是“专家”，下面必须是“全能”。难怪班组如果没有“小先生”，仅靠班组长来应对各种检查实在是难以为济。
3.班组管理文件过多
笔者曾在班组调研时，数过某个班组的文件，行政、政工、工会文件共计147份，班组几乎是2.5天收到一份来自段里各职能部门的文件，一个企业最基层的小小班组有必要发这么多文件吗？难怪有班组长说，文件太多了，就是拿来当“画书”也来不及看呀，就更不说去执行了。
造成班组管理文件过多的主要原因是文件“层出不穷”，段管理职能部门在处理“历史悠久”的文件和“对前发文件”的补充、细化和说明文件时，由于普遍对文件缺乏有效期限和保存期限的概念，使得许多过期和失效文件不能得到及时的清理，新版文件和旧版文件、有效文件和无效文件混杂在一起，由于缺乏严格的编、审、批行文制度，主管人员可较随意地以部门的名义下发文件；加上现代办公设备的运用，文件传输得快，有些文件甚至没有或者来不及转化为本单位的执行意见和在职能管理部门之间沟通，几经批转就传真到了班组，形成大量的文件管理。而这些文件在执行过程中需要有大量的记录，无形中给班组台帐管理增加负担。
4.班组管理关键人培训过少
所谓管理，首先是要懂管理，班组台帐管理也一样，管理者要了解段班组管理台帐分哪几大类，对主要铁路各系统特定台帐要了解，这样管理者才能去有效地去指导管理，执行者才能去有效执行。笔者曾去一个班组指导班组台帐管理台帐工作，发现“班组安全质量分析会”记录有四个月没填写，全是空白页，班组长翻开记事本向我诉苦说，某月某日段领导要求如何如何填写，某月某日段机关职能部门管理人员要求如何如何填写，某月某日车间管理人员要求求如何如何填写。同是一件事，有三个版本，我头大了，晕了，不知道怎么填写了，干脆不填写了。笔者在现场还发现，有相当一部分人数班组长不完全会填写记录台帐。
造成上述现象两个原因为，一是管理人员学习班组台帐管理知识不够。二是班组长接受段里培训又是少得可怜，段里每次办工长学习班，都是以安全、技术、生产为主要培训内容，班组台帐管理知识课时安排少之又少。
三、改进班台帐组管理的对策
1.统一班组台帐管理
班组台帐管理要指定一个主管部门负责协调持续改进工作，当某一职能管理部门提出申请改进意见后，主管部门负责审核职能部门提出需要改进或需要增加的班组台帐，是否符合质量管理体系的要求，然后按照《文件管理控制程序》的要求，在体系的覆盖范围内进行修改。这有助于限制职能管理部门对于管理内容改动的随意性，克服管理形式上的无序化。
2.简化班组台帐管理
严格按管理职能设置台帐，不向班组下移过多管理职能，不强求班组台帐管理多而全、细而繁，凡台帐能设置在段的就不设到车间，属于车间管理的工作，台帐就不要设到班组。对班组台帐管理台帐和记录进行实质性的简化，在充分征求有关科室、车间和班组意见的基础上，对班组台帐管理台帐进行实质性的简化，有的管理台帐可以上移至段、车间，如班组的“三源”（危险源、劳动伤害源、行车事故隐患源）台帐可以上移到车间；对重复设置的管理台帐要合并，如每次安全大检查活动记录台帐，没有必要搞一次活动增加一本台帐，完成可以合并在“班组安全综合台帐”里进行记录；无实用价值的管理台帐予以取消，如在既有线填写的“小型养路机具运转台帐”每台机具建立一本，每使用一次要填写一次记录且填写内容之多，毫无实用价值。班组台帐重点是安全、生产和经营相关的基本台帐和记录，笔者认为铁路线路班组台帐重点只设置与安全、生产、设备质量、铁路各系统特性等有关的记录台帐，原有的集体活动和专项活动记录台帐转移至车间，另一部分记录台帐予以取消，如工务系统重点突出“安全”和“五个环节”台帐，即：班组安全综合台帐，检查、计划、作业、验收、考核台帐，相应的辅助台帐为，学习会议台帐、工料具台帐、教育台帐即可。
3.建立班组台帐管理信息平台
积极开发班组台帐实用管理软件，如果铁路机、车、工、电等各个段有一个“班组台帐管理信息化平台系统”，职能部门就能非常及时发现班组台帐管理记录存在的问题，班组也可以得到及时纠正，大大提高工作效率。试想我段现在有150个生产班组，任何一个职能部门也做不到每年对每个班组检查指导一次，也很难满足领导再三强调的职能部门要多下现场，多检查，多指导的要求。
逐步推行微机化、网络化电子台帐管理是科学发展的产物，不能因为有些班组长不会使用电脑或者停电打不开电脑资料，影响了上级检查，担心与上级的有关规定不扣符，在上级检查中出现管理漏洞，就反对使用电子台帐，或是要求班组在建立电子台帐同时还必须建立一本手写台帐作为备查资料。电子台帐在其他领域早已广泛使用，我认为铁路绝大数的班组台帐都可以使用电子台帐管理，这就需要领导者要有大胆开拓创新意识，要有敢为人先行动。使用电子台帐能明显提高工作效中，规范班组管埋，减轻班组长负担，更重要的是使班组长能够把主要精力，集中在抓好班组生产质量和保证运输安全。
4.强化班组台帐管理关键人培训
班组台帐管理规范化需要对关键人培训。所谓关键人培训就是要从段领导，到段机关科室和车间负责人、再到主要管理职能部门的管理人员以及重点对班组长进行班组台帐管理知识的培训。每年专门举办2～3期班组管理培训班，让接受培训人员明白班组台帐管理主要的台帐有哪些内容，每一项内容填写有哪些要求，既可以克服管理人员下现场指导、检查、考核班组时说法不一的现象，又可以提高班组长台帐管理规范化水平。
文件管理知识培训范文5
关键词：办公室；档案管理；工作改进；人员素质
办公室档案管理在一个单位的管理工作中有着很重要的地位，加强办公室档案管理，能够提升一个单位的管理水平，提高单位的整体办事效率。本文将在分析办公室档案管理工作的特点基础上，探讨如何改进办公室档案管理的工作以及怎样提高办公室档案管理工作人员的素质。
一、 办公室档案管理工作的特点
1、 重点在于收集和保存资料
档案能够真实地记载事件、人物和过程，档案管理能够为后人引用和借鉴。办公室档案管理的工作重点在于收集一些相关的文件和书报资料等等，然后将它们分门别类地归档，再利用信息化的手段进行保存和管理。
2、档案种类繁杂
办公室档案包括各种各样的内容，比如单位的会计档案、行政管理档案、特种载体档案和科技档案等等，还包括上级单位印发的“红头文件”、本单位的各种协议、合同和责任书等等，而且还包括各种录音、录像等电子档案，所以办公室档案的种类十分繁杂。
二、改进办公室档案管理工作的措施
办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室的各项业务的工作的开展具有直接的联系，办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：
1、建立办公室档案管理机制
首先，在办公室档案管理中，要将文件管理和档案管理结合在一起，让档案部门为了方便后期对文件的管理，参与到文件的前期管理过程中，从而减少档案部门在文件管理后期中的难度，使得文件的归梢管理、形成处理和后期的查阅和利用等工作环节都实现统一指导和管理。其次，要制定详细的档案管理程序和规定的条文，使得档案管理工作尽可能地细化。最后，要严格地执行条文的规定，禁止各种滥发文件和发放无用、无效文件的行为。
2、强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管；然后，要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。
3、提高档案管理人员素质
档案管理工作主要是由专人来负责的，所以档案管理人员素质的高低就直接影响到了档案管理工作的水平。档案管理人员首先要严格控制办公室档案材料的进出，做好专人收文、专人传阅、专人登记和传阅卡的传递等等，还要在领导的安排下，做好科室的起草、编号、附发文卡、办公室登记等工作，以及负责好日常的档案管理工作等。
三、提高办公室档案管理人员素质的对策
1、加强对档案管理人员的业务培训
由于档案管理随着时代的发展也在不断地变化，所以档案管理人员的知识也要随着时代的进步而进步，要做到这一点，就必须定期地加强对档案管理人员的培训。在结合实际的基础上，有针对性地邀请档案管理专家或者有丰富经验的档案管理者对档案管理人员进行培训，巩固他们的知识，并且提高他们的现代化管理知识水平。还可以让档案管理人员多参加档案管理的经验交流活动，让他们吸收先进的档案管理经验，然后深入到自己的工作中去。
2、提高档案管理人员理论与实践相结合的能力
单位要多组织办公室档案管理人员进行同行管理经验的探讨，举办各种档案研讨会和论坛讲座，让档案管理人员熟悉国内外档案管理的动态。其次，要让档案管理人员多学习网络通信技术、信息存储技术、多媒体技术和数字化技术等等现代新技术，巧用现代化的档案管理方式，提高他们的工作效率，使办公室档案的管理跟上时代的发展要求。
3、加强档案管理人员自身素质的修养
首先，档案管理人员要提高自己的思想政治素质和职业道德素质，不做违反国家法律的事情；其次，档案管理人员要提高自己的业务素质，巩固理论知识的学习，而且不断地掌握现代科学技术，提高自己的业务操作能力；最后，档案管理人员还要提高自身的身心素质，档案管理工作是一项比较繁杂的工作，日常工作比较琐碎，办公室档案管理人员必须适应这种繁杂的工作，能够泰然地处理这些杂物，做到不急不乱，认真细致地做好每一项工作。
总结：
档案管理工作是单位办公室的一项重要工作，档案管理的水平影响到办公室的工作效率和整个单位的工作的顺利进行。办公室档案管理的工作比较繁杂、档案种类比较繁多，所以档案管理人员必须通过各种方式改进工作，使得档案的管理更加轻松和高效。此外，档案管理人员素质也是影响办公室档案管理工作的一个重要因素，档案管理人员必须努力提高自身的素质，才能够满足现代办公室档案管理工作的要求。
参考文献：
[1]王汝秀.高校院系办公室档案管理的规范化[J].兰台世界,2007(09).
[2]张国珍.浅谈新时期档案管理人员的素质及提高[J].中国科技信息,2008(13).
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一、学校档案管理信息化系统的内涵
学校档案管理信息化系统是针对学校学生的的大量业务处理工作而开发的管理软件，主要用于学校学生信息管理，总体任务是实现学生信息关系的系统化、科学化、规范化和自动化，其主要任务是用计算机对学生各种信息进行日常管理，如查询、修改、增加、删除，另外还考虑到学生选课，针对这些要求设计了学生信息管理系统。推行学校档案管理信息化系统的应用是进一步推进学生学籍管理规范化、电子化、控制辍学和提高义务教育水平的重要举措。学校档案管理信息化系统具备以下特点：
1、档案管理信息化系统，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。
2、档案管理信息化系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成学校档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。
3、现代化学校档案管理系统有着很大的容量， 可以存储历届的学生档案，并且能够安全、高效地实现学校师生的档案日常管理。
二、学校档案管理信息化系统和传统学校档案管理方式的区别
1、传统学校档案管理方式管理手段落后、硬件设施不达标。学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，由于信息大使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理工作人员的工作效率。学校档案管理信息化系统可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。
2、传统学校档案管理方式管理文件档案，档案所接触的主体较多，这给档案的保密工作带来了很大的威胁，且增加人工成本。学校档案管理信息系统只需一至二名档案管理员可以大大节省人力，从而减少档案管理的成本。
3、在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。而学校档案管理信息系统是运用电子技术，电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术，电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录等工作，计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用 些功能可进行档案的鉴定工作，很容易查找、更新、维护学校档案。
三、建立现代化学校档案管理系统需要注意的问题
1、加强档案部门网上办公先进设备的配置，加快档案信息化建设。档案管理信息化，需要购入设施设备。我们要争取学校领导的对档案管理的重视，加大对档案信息化的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的学校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程。
2、提高档案工作者的素质，加强档案信息化人才队伍建设档案人员不应单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高档案工作者的业务素质和知识水平，使档案工作者尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。同时在熟练掌握档案专业知识外，还要注意教育管理知识、公文写作知识和教育科研方法知识的学习，提高综合素质，为档案深层次研发奠定基础。
3、着力提高档案标准化、规范化水平要推进档案管理信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。首先，要有统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定标准。否则，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。其次，建立规章制度。学校档案具有保密性。结合中等职业学校校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所（如机房、库房等）的出入规则等，充分体现档案信息化管理的管理规划、管理方法和质量要求。
4、加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。 微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理，其优点是：
（1）、以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。
（2）、微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。
（3）、微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。
