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档案人员个人工作计划范文1
[关键词]档案管理；水平；提升
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.103
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）12-0-02
1 提升档案管理水平的重要性
科学规范的档案管理，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要标志。做好档案管理工作对于每一个档案管理工作人员来说，都是一项具有重要意义的工作。首先，从单位领导的角度出发，单位领导可以根据记录的档案，及时、全面地掌握职工的整体情况，据此进行单位工作的策略调整和工作计划制订；其次，从社会公民的角度出发，社会公民可以通过档案了解单位的运作情况。
2 档案构成的特点
档案是工作单位的重要信息资源，它是由各业务处（室）在日常工作中总结和积累的众多文件材料组成的。要对档案管理水平的提升途径进行研究，就必须对档案构成的特点进行详细分析。
2.1 档案具有多样性
首先，档案的内容具有多样性。第一，档案包含了政府部门对企业的审查、认证等各种材料；第二，档案包括了多种类型的企业资料；第三，档案包括了产品注册、宣传广告、生产条件和生产过程的各种监管资料；第四，档案包含了办理结案的行政处罚以及具体行政失范行为所引起的各类行政案件的资料。
其次，档案的载体具有多样性。档案的载体既包括纸张，又包括磁盘、录像带、照片等声像档案，以及产品外包装材料等实物档案。
最后，档案的规格具有多样性。档案既有A4标准纸面的文件，也有小于A4标准纸面的文件，还有大于A4标准纸面的文件。
2.2 档案具有阶段性
档案的形成包括多个阶段，这也是档案具有阶段性特点的原因。
第一，受理阶段形成的档案。这些档案是业务的基础档案，主要包括受理通知书、授权委托书、申报材料。
第二，审核阶段形成的档案。主要包含了工作人员对企业申报材料的检查，对申报企业生产和经营条件实地检查所形成的审核材料。
第三，复审阶段形成的档案。主要包括各处（室）工作人员对审核程序进行检查所形成的复核意见等材料。
第四，审定阶段形成的档案。主要包括领导对审批全过程进行审核，签署行政审批意见等材料。
第五，送达阶段形成的档案。主要包括经过审定后，单位对企业的行政申请进行批复，向企业印发行政许可文件以及下发许可证的材料。
3 档案管理存在的问题
虽然我国近年来逐渐开始重视档案管理工作，也投入了大量的人力、物力、财力进行档案的建设和管理的完善，使我国档案的管理水平得到了提高，但当前我国各个企事业单位档案管理水平依然不高，还存在许多问题亟待解决。
第一，对于行政处罚的案卷，没有做到及时按序移交给档案室。第二，对下属职能机构的成立、名称变化以及职能变化的档案材料没有做到有效收集。第三，在领导以及职工名册已经出现更新的情况下，没有对名册进行及时修正。第四，许多档案管理，没有及时将年度统计报表、财务报表以及总结等按时归档。第五，当前档案管理普遍缺乏对各级领导检查指导工作等重要活动的声像记录的收集整理。第六，许多单位的档案管理硬件配套设施不健全，如缺乏必要的（打印机、空调等）硬件设备。
4 提升档案管理水平的有效途径
切实贯彻落实《中华人民共和国档案法》对我国档案管理工作的指导要求，并不断开发新思路，创新新办法，把档案管理工作作为我国各单位机构的一项重要工作来抓，这是提升我国档案管理水平的有效途径。
4.1 改进档案的收集方法
由于档案在内容和载体上具有多样性以及档案的阶段性特点，档案的收集工作也比较复杂，因此，在档案的收集方法上需要根据内容、载体以及材料形成的阶段进行科学、合理地收集工作。
首先，档案的收集要做到提前介入。各科室的工作人员对档案的收集要有超前意识，改变行政审批工作结束后档案工作人员才进行资料的收集整理工作的传统方法。档案管理人员可以通过深入各业务科（室），预先了解情况，明确资料收集范围，使各业务科（室）把审批材料的收集当作审批的重要组成部分，并将该项工作纳入相关人员的职责范畴，在有效提高工作人员档案管理的意识的同时提高档案质量。
其次，档案需要员工进行主动收集。各业务处（室）的职责范围不同，使档案经常会出现资料收集不全的问题。因此，需要档案人员切实加强对业务的学习和培训，主动了解各业务科室的实际工作，并主动进行参与和帮助，做好承办人员相关档案知识的培训工作，指导工作人员做好初步档案的收集和整理工作，以保证档案移交时的完整。
再次，档案管理人员要对档案进行跟踪收集。一是要发挥各科室兼职档案员的作用，二是要对行政审批过程中产生的文件，设立专人负责档案的收集，从案件受理开始到案件最终审核完毕的整个过程，都要安排档案人员进行全过程的跟踪收集，随时指导档案资料的收集整理工作。
最后，要做好档案的检查验收工作。档案的检查验收是确保档案完整的关键环节。档案管理人员应对档案进行仔细检查，明确资料的收集范围和归档制度的相关要求，对档案进行逐项检查，保证档案材料收集的完整性。
4.2 对档案实行动态管理
随着我国社会经济的发展，企业出现了越来越多的由于公司业务的发展需要或公司规模扩大等一系列原因，对企业实行迁址、扩大规模等改进措施的情r，这使传统静态的档案管理方法不符合当今时展的需求。因此，为完善档案的管理工作，有效提升档案管理水平，管理人员须将当前实行的静态管理转变为动态管理的方法。例如，一家化妆品企业开业后，其开业的档案将会立卷归档，但化妆品企业的法人代表、企业地址以及经营范围都可以根据企业的申请进行变更，变更过程中会产生新的档案材料，因此要将其变更的档案作为变更卷及时立卷归档。
4.3 加强内部管理工作，规范档案管理
第一，不断健全档案管理的工作机制。加快档案管理机制建设的步伐，建立健全档案管理工作机制，用制度约束档案工作，用制度管理相关员工。建立健全组织领导机制、食品药品企业的信息收集机制、工作管理机制以及档案管理人员岗位责任制度等，用机制和制度保证档案的内部管理规范、有序。
第二，不断提高档案人员的业务水平。档案管理人员要通过不断地学习和强化培训以及考核等多种方法，提高档案人员的业务水平，使档案管理工作能够计划缜密、步骤清晰、标准统一、程序合理地进行。
第三，不断完善档案管理的硬件设施建设。在规范档案管理、强化制度约束机制的同时，及时更新和完善档案的硬件设施建设，建立专用的档案室和档案阅览室，并配置专用的档案柜、计算机、复印机、空调、消防器材及其他硬件设备，为档案工作的开展提供基本条件。
第四，不断提升档案管理的标准规范。按照统一的档案管理标准，在档案的组织管理、档案设施建设、员工业务培训、档案利用等方面强化管理，不断加强档案规范化和标准化建设。
最后，档案的规范化和标准化建设。公文用纸的质量、纸张的尺寸和规格要有统一的标准，要符合国家的有关规定，如以横拓作为排版的形式，在左侧进行装订。对公文的制发进行严格检查，如有无签发手续；是否符合审批的权限；公文的标题是否正确；公文的字迹是否清晰；主送单位、产送单位以及落款和日期等。不管是草拟公文还是各种记录、报表、签字、批注等，对使用的笔种、墨水和纸张都要进行规范，以利于档案的长久保管。
4.4 加强档案管理的数字化建设
人类自进入信息时代以来，信息化和数字化日益成为每一个人绕不开的话题。信息时代也可以称为数字时代，随着数字化不断向全球各个角落延伸，全文数字化定将会介入各级各类的档案工作中，档案的全文数字化也将会成为衡量一个单位档案管理工作现代化程度的重要指标。相关人员应将档案管理工作推向数字化，并作为当前以及今后较长一段时间内档案管理工作的重点之一，并加大经费投入，充分利用现代化技术，加强和完善档案管理工作，提升档案管理水平。
档案包涵丰富的信息，是一种极其重要的信息资源。但由于当前我国档案管理的整理工作十分繁琐，工作中重复的劳动较多，且管理人员的劳动强度较大。因此，必须对工作进行及时改革，通过利用计算机技术和数字化技术等现代化手段整理档案，争取得到事半功倍的良好效果。档案管理的数字化建设能够提高档案的准确度。在传统的人工立卷工作中，立卷的工作人员往往会根据自己的理解对文件进行分类，尽管他们大都参考了统一的分类标准，但是因为每个档案管理人员对其的理解有所不同，会对同一个文件进行不同的分类，因此也避免不了档案分类错误等现象，严重降低了案卷分类的质量，导致档案利用工作的效率较低。而利用计算机技术进行数字化档案管理，管理工作人员可按类别将不同的档案内容输入计算机中，将属于条目的内容打印出来，并作为传统档案中以“卷”为单位时案卷目录检索工具的替代物，这种方法可避免人工操作方法在文件归档工作中产生的不良影响，发挥了计算机数字化管理的优势，减少了手工操作，提高了工作效率，能够更好地为档案管理工作服务。
4.5 加强专职档案管理人员的培训
人才是任何工作中最为贵和匮乏的资源，在档案管理工作中同样如此，档案的管理工作不仅是一项业务性很强的工作，也是一项管理服务性很强的工作。这要求从事档案管理的工作人员，尤其是在档案室的专职档案管理人员，不但要有非常扎实的档案管理的业务技能基础，也要有较强的档案管理能力和服务意识。
在当前的社会环境下，由于受到知识经济的严峻挑战和网络信息技术的强烈冲击，以及当前出现的越来越多的新型档案载体，使档案的管理出现了许多全新的档案管理方法，这些变化给专职档案管理的员工提出了更高的要求。因此，专职档案管理工作的档案人员，要适应新形势下科学技术的不断发展给社会带来的强烈冲击，敢于向传统的管理观念提出质疑，并不断提出解决档案管理问题的新办法和新思路，及时解决管理工作中出现的新问题，勇于打破传统的档案管理框架和档案管理的模式，在档案管理工作中不断创新，不断突破。另外，专职档案管理的工作人员，要非常熟悉档案管理工作的各个环节和步骤，还要能够熟练运用各类档案内容、各种载体的档案管理方法，在务实的基础上促进档案管理工作的创新，努力使专职档案管理人员成为一名掌握科学方法的档案管理工作人员。
档案工作人员在档案工作的同时，要重视对档案工作重要性的宣传，对档案法和档案知识进行多方面的宣传，利用各种各样的场合进行档案工作重要性的宣传，如生产例会、工程验收以及查阅档案资料时，进行宣传档案的重要性。对档案管理人员的现代化管理知识以及管理方式进行培训，可以订阅《中国档案》《档案工作研究》等相关杂志，让档案管理人员对档案管理的知识和内容进行学习，同时加强对《档案法》的学习。对档案管理人员进行现代化信息技术和数字技术培训，提高管理人员的计算机水平，促进档案管理信息化和数字化的发展。
5 结 语
档案管理水平的提升是一项长期性工作，要解决档案管理工作中存在的问题，就需要加强对档案管理工作的学习，提高认识，建立相关机制和制度，不断增加投入，实行科学的档案管理方法，使档案管理工作更好地为单位其他工作提供服务。
主要参考文献
[1]王振兴，王宇强.提升基层档案管理工作水平的基本途径[J].兰台内外，2016（3）.
档案人员个人工作计划范文2
【关键词】信息化；管理；档案
行政事业单位档案工作制度建设，就是按照规范化的质量和效率，适应行政事业单位协作化、规范化、科学化运行的需要，并便于监督和评价。如何提高档案信息资源的开发和利用，解决社会与档案部门的相互隔离问题，以满足社会各界对档案信息资源的需求，充分发挥档案信息资源的作用是我们当前急需要解决的问题。
一、行政事业单位档案工作管理现状及存在问题
1.档案材料重视程度不平衡
行政事业单位档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够。如收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。但由于人为重视程度不够，经常会发生档案材料缺漏。档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷，造成人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置。
2.档案内容空泛
按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别[1]，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个单位工作人员的个性，使档案的利用价值度大大降低。而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。
3.信息化管理水平不高
由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。
二、信息化管理的新思路
人事档案管理的信息化，不仅需要管理信息系统的支持，还需档案管理人员不断对管理提出新问题、新思路，将一些重复性、可控性弱的工作进行信息化处理。下面结合工作实践，提出在未来工作中使用信息化技术管理人事档案的新思路。
1.以信息化推进档案资源
整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于人事档案案卷多，工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。只有共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。才能保证了权威、最新的人事信息数据，根据人事部门管理的数据库每年增加新人的个人信息，档案管理人员可积极主动地向其原单位请求寄送档案，增强接收新人档案的可控性，有效避免“档不随人走”的现象；丰富了人事信息数据，为个人信息添加了新元素，除了文字信息外还存有个人照片，便于查找核实。
2.实现人事档案管理程序的信息化
加强电子文件的管理是做好人事档案信息化的关键：做好档案归档，电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。在实践中需充分考虑安全与权限管理，防止数据的恶意篡改和非法盗用；信息需要档案部门对照相关原件审核，防止出现弄虚作假现象。
3.以信息化帮助做好档案查漏工作
人事档案的查漏工作具有高度重复性、数量大、耗费时间的特点，而在计算机环境下的信息化技术能很好地解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息。人事档案的十大门类具有严格的规律，深入了解并研究这些规律，可根据人事档案中的基本信息定制“查漏目录表”，与现有的人事档案目录进行对比分析，将缺漏的材料统计出来。
使用计算机信息化技术，根据人员信息项为每人定制一份“查漏目录表”，与其人事档案目录进行查漏对比分析，实现查漏工作的自动化、批量化，大大减少档案管理人员重复性的脑力劳动，提高工作效率，该项工作可作为人事档案管理信息系统的一个功能模块实现，由于模块的实现涉及系统的二次开发、数据项模糊对比等，需花费一定的人力物力，实现起来有一定难度，但这种智能分析对比必将成为日后信息化管理的趋势。
人事档案管理信息化的最终目的是能更加科学、合理、高效地辅助管理工作，减少重复性劳动。档案管理人员工作效率得以提高，就有更多时间与精力思考新问题，提出新想法，不断提高信息化管理水平。若在信息化的基础上对数据信息进行深度挖掘，就能提升为知识管理的水平，如对职称、科研进行分类统计，做出相应的知识决策分析，为组织人事考察、任命提拔提供信息支持。
参考文献：
[1]朱玉媛.干部人事档案工作的现状与对策[J].中国档案，1998（8）：14-15.
[2]翟国栋，胡喜宽，武喜梅.高校人事档案材料收集工作探讨[J].
[3]路凤英，衣玉琛.社会信息化的发展和档案工作的对策[J].档案学研究，1999（03）.
[4]张峰，姜兴美.信息化对档案工作的挑战及对策[J].山东档案，2000（06）.
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档案人员个人工作计划范文3
关键词：文书档案管理；对策；探讨；机密性
文书档案在企业档案管理工作中占有非常重要的作用，是单企业档案管理水平的重要体现，是单企业档案的资源发生地，对文书档案进行规范化、标准化的科学管理，才能够提高文书档案的利用率，为企业的其他工作打下基础，做好服务。下面分析一下文书档案管理的特征，探讨目前文书档案管理存在的问题和加强管理的措施。
1 文书档案管理的特征
文书档案是对历史的一种记录，是相关时间段内机关、企业和事业单位、社会团体及其他社会组织在领导与行政管理活动的综合，主要包括了党委、组织、纪委、纪检、工会、办公室等部门的活动，又被称之为管理性档案。文书档案管理的手段主要是以纸质为载体来记录，并按照相关要求分类后存放在档案室中。文书档案是对单位工作各方面的真实记录，它主要涉及党群管理、行政管理、财务管理、人事管理、业务管理等方面，内容丰富。形成了文书档案资料的丰富性。文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是单位领导作出重大决策的重要依据。只有实现文书档案的科学化管理和规范化管理，才能发挥出文书档案的作用，体现出文书档案所具有的价值。
2 文书档案管理工作中存在的问题
2.1 档案的收集不够及时
企业档案收集工作是档案管理工作的基础，是企业档案信息资源实现集中统一管理的重要环节，它既为档案整理工作提供了物质基础，又是实现档案利用的前提条件，文件材料收集的齐全与否，与档案的完整性有着密不可分的关系。当前一些企业文书档案收集工作中存在的问题，分析其原因，主要是，社会经济的发展和信息化技术的应用对企业档案管理工作有着积极的推动作用，例如通过企业OA软件的运用，很大程度提高了各类红头文件收集的齐全完整性，但总体而言，文书档案收集工作仍存在诸多突出问题。主要包括：一是档案材料收集不齐全，部分企业在文书档案收集过程中只收集红头文件，对于一些日常管理工作中形成的重要文件材料如党组会会议记录、公司简报、各类非生产性合同、工作计划和工作总结、统计报表以及其他具有原始凭证性材料的收集缺乏重视，致使许多重要文件材料逐渐丢失，而这些文件材料对今后的查考编研等工作起着不可替代的作用。文书档案的管理是从收集各部门的重要文件开始的，但是由于各种原因，有些部门未能及时的将文件交给档案管理员，这就造成了档案的收集工作的难度。这种状况是由于各部门的配合工作没有做好，时常使档案管理员不能按时完成工作，不得不常常催要，但是有些文件个别部门确实工作需要，所以导致档案管理人员只得妥协，等时间久了一方面管理员容易忘记收集这些资料，另一方面这些文件资料在部门中很有可能没有得到很好的保存，甚至丢失，使重要的资料不能够有效的保存，这是文书管理工作的疏漏。
2.2 文书工作与档案管理脱节
文书工作与档案管理脱节是我国的文档一体化管理体制没有理顺，从我国现行的档案管理体制来看，挡案的管理只能通过企业档案室与企业文书部门连接，这种联系途径比较单一，而且职权不明，很难发挥文书工作和档案工作的整体优势。造成文书工作与档案工作脱节。二是标准化、自动化水平不高，很大程度上影响了档案自动化系统的工作，特别是电子文件的鉴定、分类、组卷等基本上还是以手工为主。三是由于标准化准备工作不足，给软件推广和档案信息的传递带来困难，造成档案管理系统中的工作流程脱节。文书工作是开展档案管理工作的前提，档案管理工作则是文书工作的延续，两者之间既有联系，又有区别，既有相互统一又分工明确，关系密不可分。但是在实际的工作中文书工作和档案管理实行是分块管理体系，虽然在工作中取得良好的成效，但是在某种程度上这种管理体制却拉大了文书工作和档案工作之间的距离。就现实情况来说，文书工作者的档案意识较为淡薄，而档案管理人员也极少涉及文书工作，这就导致了工作之问的脱节，在衔接上十分不协调。目前，许多单位的文书工作和档案管理工作在公文的格式和处理办法上存在较多的分歧和不规范的现象。比如，文件用纸不规范、格式不统一、版记不全、附件不规范、办理程序先妥、编号不准确等等。
2.3 上级领导对档案管理工作不够重视
在企业单位中，有很多上级领导对文书档案工作的认识不够全面，不够透彻。争取领导重视是做好文书档案工作的前提，发挥作用，争取领导的重视。领导是否重视文书档案工作，在很大程度上取决于对文书档案人员工作的满足度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，必须做好档案的管理，使之充分发挥作用，为本单位工作提供支持和保障。只有让单位领导知道了档案工作在单位全局工作中的地位和作用才能够得到领导的重视和支持。加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文书档案工作不够重视，大多都是因为对档案工作的不了解，认为文书档案工作可有可无。这就需要文书档案人员经常向领导宣传文书档案工作。首先，要勤向领导汇报文书档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐熟悉文书档案工作，利用档案促进工作。实施文书档案管理现代化是加强文书档案管理工作的必由之路。在一部分领导看来，档案管路工作极为简单，尽管投入了大量人力物力，但是难以见到效果，也无法创造可观的经济效益。只要求相关工作人员保存好文件，以备不时之需即可。所以档案管理工作尽管在口头上得到了重视，却没有将具体工作落实到位。这就直接影响了包括文书档案管理人员在内的档案管理工作者的积极性。除此以外，单位不同领导和部门负责人对文书档案工作重要性的认知不一致，也会导致文书档案管理工作的不完善。
2.4 文书档案管理人员的素质不高
文书档案的管理工作主要是通过工作人员的人力完成，因此人员的素质直接影响着管理工作，一些单位的文书档案管理人员没有受过专业的培训与学习，对档案分类、立卷等技能掌握不够熟练，没有掌握其关键，管理工作者的个人能力达不到当前文书档案管理工作的要求。在档案的分类、立卷等方面缺乏专业的知识和技能，即使具备一定相关技能的人员也没有进行后续的教育和培训。经常导致文书立卷不符合规范、收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、档案保管期限的划分混乱、文书档案收集缺失等问题。随着互联网时代的来临，利用计算机进行文书档案管理，从而达到管理的电子化、网络化已经成为当前的发展潮流。档案管理工作者应该重视和加强知识技能的培训和更新，进一步促进文书档案管理工作的标准化和制度化。接受新的档案管理知识和方法，特别是现在计算机技术的发展，给档案的管理带来了一次革命，管理人员只有掌握好新的专业知识，才能不被时代淘汰。
3 提高文书档案管理水平的对策
3.1 及时全面地收集文书材料
档案的收集工作，是档案工作的首要环节和实际起点。它不仅为档案工作提供了实际的管理对象，还为国家积累了完整系统的档案史料。文书材料的收集，是平时归卷和来年初调整定卷的前提和基础，收集工作的质量，决定和影响了其他业务环节的质量，既是一项繁琐的业务工作，也是一项细致的政治工作。文书材料的收集工作一是“账内”文件要经常查对、清点，做到一份不漏地收集起来；二是“账外”文件要留心收集，把应该收的都收集起来；三是严格规章制度，使工作人员自觉地把文书材料交上来；四是做好思想工作，把容易被忽视的文书材料收集起来。总之，文书材料的收集工作是一项政策性强、艰苦细致的工作，档案管理人员必须熟悉业务、信息灵通、坚持执行有关制度，使收集到的文书材料的数量充分、门类齐全、结构合理，并做到手勤、口勤、腿勤，脑勤，充分发挥自己的主观能动性，才能及时全面地做好文书材料的收集工作。
3.2 做好文书工作与档案管理的衔接
根据义书处理、档案管理、数据库维护、打印原始数据等功能的相互问联系，可把文书处理与档案管理分为两个系统、两个库。这样既可以实行一体化管理，又能单独使用，分段管理。两个库既前后连贯，又相对独立，互不干扰。将档案文件的著录项目放在公文处理的登录项目中，使揭示档案外部特征和内部特征的信息尽量在公文处理中形成，并达到标准化，使文书库的数据转换到档案库，这样信息库的数据既叮供文书处理中反复使用，又可免去档案部门立卷、归档数据的重复集中录人之苦，充分发挥现代管理的优势，达到了文书处理与档案管理的一致性。文档一体化管理的特点是文档一体化管理具有灵活方便的自动组卷、对档案题名自动标引、多功能检索等功能。按照国家档案局颁布的《档案著录规则》要求，可将文书处理的收发、登记、承办、催办、组卷、注销和档案管理的检索、编目、统计、借阅、销毁等管理于一体，使文件从形成即由计算机实施全过程管理，即文书立卷人员把归档文件在计算机上逐件打上归档标识、组卷标识和保管期限标识，应用计算机组卷功能，直接拟写标题及有关案卷著录内容并由档案人员进行核校，调整卷内文件排列顺序，打印出卷内文件目录。立卷人员根据案卷卷内目录及排列顺序，将相关的文件与护封、目录、备考表一并装订成卷。这样既避免了重劳动，又提高了管理效率与质量。文书工作与档案工作有效衔接的途径是文书档案工作一体化。所谓文书、档案一体化管理，就是将文书处理与档案工作密切联系起来，实现双方互补、互助，相互沟通，相互渗透，从而形成一个有机整体，达到有效管理。根据工作单位类型不同，可以采用下列几种模式：一是由文书工作人员兼管档案工作。或由档案人员兼管文书工作的方法。由一人兼管，能熟悉工作，方便工作，提高工作效率。这种方法实用于中小型单位。二是文书人员与档案工作人员彼此互相合作，共同完成工作。这种方法适用于大企业。由于单位大，形成的文件自然多，文件有条件地转化为档案也必然多。文书人员与档案工作人员共同完成立卷归档工作，有利于档案的利用与开发。三是领导统一负责协调。由一名领导统一负责文书与档案工作的协调。加强统一领导.经常互通情报。交流工作，建立咨询会议制度和联系网络，协商解决有关问题，共同承担某些科研课题。这种方法适应于各类机关。明确部门职责。明确两部门职责，前移档案立卷工作，使文书部门成为档案保存的一个基本单位。文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文。计算机辅助管理是实现文书档案工作一体化的有效途径。文书与档案管理实行计算机辅助管理后，二者能有效地结合起来，使之真正达到前文后档“一次输入，多次采用”的目的，这也是档案工作者多年为之努力的方向。文书档案工作一体化计算机管理系统是办公自动化系统的一项子系统，它是一项系统工程，通过采取必要的措施和手段，可使一体化计算机管理系统具有较强的操作性。首先，计算机局域网络是实现档案文件信息快捷、高速传输运转的必经途径。可将文书档案中相同性质相互联系的工作联为一体，完成数据共享，数据转储。其次，随着多媒体技术的发展，将多媒体技术引人一体化计算机管理系统后，图、文、声并茂，具有可视性、直观性之特点，使文书档案工作真正“活”起来。一体化计算机管理系统实施后，文书档案工作中除了个别环节尚需人工完成外，其它绝大部分工作如分类、整理、鉴定、立卷、著录、标引、统计、打印均可实现自动化，使档案人员从传统的手工劳作中彻底解脱出来，减少重复劳动，提高工作效率。
3.3 争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持
在实际工作中，领导的重视程度，在很大程度上会影响文书档案管理工作者的工作积极性。所以，为了提高单位文书档案管理工作的工作的水平，工作人员一定要落实好文书档案的管理工作，使其充分发挥作用，从而才能为本单位的工作足够的支持和保障。文书档案管理人员通过自己的努力，在本单位的文书档案管理工作取得长足的进步后，才能得到单位领导的重视和支持。同时，还要通过自己的积极工作，争得各部门负责人对档案工作的理解和支持。
3.4 强化档案管理工作者培训，全面提高档案管理工作者的综合素质
单位领导要加强对档案管理工作者的培训，深入学习档案专业知识，不断更新档案工作理念，掌握运用计算机管理档案的能力，努力提高自身的业务水平，提高档案管理工作者的综合素质，只有不断对档案管理工作进行培训，才能提高其综合素质，适应现代档案管理的要求。加强学习与档案工作相关的法律法规，从而不断提高自己的政治理论及政策水平。新时期干部档案管理工作者要具备优良的专业技术素质。促使管档人员不断改进工作方法，提高自身业务能力素质，进而更高效高质量的完成档案管理工作。
总之，文书档案实行全面科学化管理，加强部门间的协调与合作，对相关工作者迸行职业培训，强化文书工作与档案管理中作的有效衔接，都将有利于实现文书档案管理的规范化、标准化。并加强档案管理质量，使企业切实发挥文书档案的作用，提升档案管理和利用水平充分发挥档案的功能，真正实现其应有的价值。
参考文献
[1]顾爱怡，顾贤凯，从工作实践浅谈文书档案管理，科技资讯，2007
