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文档信息化管理范文1
关键词：文书档案； 信息化； 管理； 建设
一、传统文书档案管理的现状
1.传统文书档案管理的缺陷
受传统思想的影响，目前许多企事业单位采用的仍然是传统的文书档案管理方式，对于材料的收集、整理以及归档等工作还是采用的手工操作，这种文档的管理方式存在不少的缺陷，表现在这几个方面：
第一，借阅文档必须要到亲自到档案室，档案的实效性差。借阅纸质文档必须要亲自到档案室现场，查阅文件既耗时间又耗人力，如果工作在异地，查阅其档案来更是困难。有的重要文档数量也十分有限，借阅时还需排队等候，大大的降低了文档使用的实效性。
第二，管理复杂。每次借阅文档都需要登记，另外，档案资料来自不同的部门和不同的方向，因此集中起来后还必须要指派专人进行分类处理、存放、审查以及编目。借阅和归还都要办理很复杂的手续。
第三，文档易损。由于传统的文档大部分都是纸质的，有很多珍贵的档案资料都年代久远。在借阅和管理文档的过程，不可避免的要经常翻阅和移动，这样就很容易使文档遭到破损，不利于文书档案的妥善保管。
2.文书档案管理信息化的优势
第一，提高使用文档的阅读率。实施文书档案的信息化管理在线显示文档的存储状态，这样使用者在查阅文档时就可以直接在网上查阅，解决了排队等候借阅的问题。如需借阅纸质文档，也可以提前从网上查看档案是否已被借走，何时可以归还，这样借阅起来更加方便，大大提高文书档案的阅读率。
第二，提高查询速度。实施文书档案信息化管理，能有效的提高档案的查询速度。在查询信息资料时，用户只需要检索栏中输入关键词就可以查看到所需的资料，而无需亲自到档案部门去索取。
第三，确保了文档的保密性。实现文书档案的信息化管理可以设置保密权限，划分文件保密等级，如果使用者只需某卷文档中的其中一份，信息化管理能够精确的查询到所需的单件文件，而传统的档案管理是提供整份，不利于文档的保密性。
第四，提高了管理效率。实施信息化管理避免了借阅归还时一系列复杂的手续，使工作人员的劳动强度降低了很多。提高了文书档案的管理水平。
二、文书档案信息化系统的组成和功能
文书档案管理信息系统中包括文档管理程序、各种功能程序、数据库、以及打印系统等。其中，文档管理程序具有建立、修改、查阅以及归档数据库的功能，
还可以提供用户界面给权限者，实现用户和数据库的直接对话。是整个系统的核心。各个功能程序板块能为用户提供登录、查询和下载的功能。数据库的作用是存储和输出文书档案。文书档案管理信息系统中所有的操作都要围绕数据库来进行。打印系统的作用是可以对用户所需的文档添加文字图片或变更文档格式，最后进行打印和预览。文档管理信息系统的整体功能有以下几个：
1.分类查询
文档信息系统比较灵活通用，管理员可以定位文档的不同类型，比如财务、行政等。然后在数据库中设置分类代码表和文书档案信息表，并在二者之间建立联系，大大的方便了在类型多的文档中进行查询。用户在查询文档时，可根据文档的名称、属性、作者、编号和日期等进行精确查询。
2.权限管理
文档信息系统中设置有管理员和一般用户。管理员分为系统管理员和一般管理员，有权维护系统和修改数据库。系统管理员有权进行后台维护，而一般的管理员只能进行日常系统操作。一般用户具有在登录后阅读和下载文档的权限。
3.档案增添
信息系统有新增加的档案时，系统会自动按照该文档的名称、日期及属性来生成唯一的档案识别码，并和新文档建立联系。
4.模糊查询
如果用户对所需档案的属性并不是很了解，只知道档案里的几个词语，这时就可以采用模糊查询的方法锁定文档的范围，解决了传统检索逐份查找的缺陷。
3.文书档案信息化系统用户界面设计
为了提高文书档案信息化系统各项功能的操作效率，系统中必须要有良好的用户界面，用户界面也称作人机交互接口，良好的用户界面能够有效提高系统功能的操作效率。具体来讲，良好的用户界面设计要求有六个：
1.对话设计要求
在设计文书档案信息化系统的用户界面时，要使界面看起来简洁、自然、友好。尽可能的使用用户易懂的词句和图形。尽量不用使用专业性太强的术语。在对话过程中要让客户能够保留控制，这样就方便客户随时退出操作；完成操作后要有提示信息，保证操作的正常。
2.容错设计要求
所谓的容错设计要求，是指文书档案的信息化系统可以提供能预防问题发生的措施。能及时的检测并处理可能会出现的错误；能按照信息的类型来对输入信息实行类型格式控制，例如档案编号就按照整数类型格式控制，归档日期就按照日期类型格式来控制。
3.反馈设计要求
反馈指的是用户从计算机的一端收到信息，代表计算机系统做出了用户操作的反应。用户界面的反馈设计要求计算机系统要对用户的每个操作提出简单明确的反馈信息，比如说“保存成功”、“打印结束”等。
4.标准化设计要求
标准化设计要求是指文书档案信息系统用户界面的设计要符合《窗口开发指南》、《人、计算机界面设计指南》以及《图形用户界面指南》等标准的规定。
5.捷径设计要求
文书档案信息化系统用户界面的捷径主要是为有经验的用户设计的，它的基本要求是：可以为有经验的用户提供既快捷又直接操作方式，使用户无需多次调用菜单或窗口。比如说设计热键功能或快捷键。
4.文书档案信息化管理系统的开发
1.开发平台和工具的选择
文书档案信息化系统可以选用MicrosoftWindows操作系统作为开发和运行平台。它得到了广泛的运用，而且安装维护都很方便。文书档案信息化系统的开发工具可以选择集成开发系统，这个系统属于可视化设计，能真正的面向对象。 比如说DELPHI、C++Bulider等集成开发系统。其中DELPHI是目前世界上最优秀的数据库应用程序开发工具。
2.开发方法
文书档案信息化系统的开发方法可选用现在流行的面向对象的方法。这种方式具有开发效率高、开发周期短的特点，是一种常用的管理信息系统卡开发方法。近年来受到了广泛的关注。目前提供面向对象的开发平台也非常优秀，比如Borland公司优秀的集成开发系统C++Builder和DELPHI等。
3.开发过程
文书档案信息化系统的开发过程十分的复杂，它有很多步骤：开发准备、系统调查、系统分析、系统实现和转换等等。从实际经验中得出，文书档案信息化系统开发应该重视系统设计、系统分析、系统调查以及系统实现和转换这几个步骤。在开发过程中要把好质量关，控制好开发的进度。
总结
总而言之，随着科技的不断发展，传统的人工文书档案管理方式已经无法满足人们的需求，必须向信息化管理方式转变，只有实现文书档案的现代化、信息化管理，才能适应时代的发展。
参考文献
[1]梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈[J].资治文摘,2010,(2)
文档信息化管理范文2
关键词:教学档案;信息化管理;研究
一、前言
随着教学管理改革的进行，学校逐渐意识到教学档案管理的重要性，将该项工作作为教学管理中的一部分。由于学校办学规模不断扩大、教学活动也越来越丰富，教学档案的内容增多，形式也不再局限于书面文字，传统的管理方法显然已经不能满足实际需要。在这种形势下，教学档案的信息化管理已经成为一种必然，如何利用先进的信息技术提高教学档案管理水平，是所有教学档案管理者必须要思考的问题。
二、教学档案信息化管理中存在的问题
(一)对档案信息化的认识存在误区
首先，教学档案管理者没有认识到档案信息化管理的重要性，很多工作仍旧停留在手工阶段，不仅效率低，而且容易出错。很多教学工作者在对网络资源进行利用时，将一些音频、视频随意删除，没有按照规定处理档案资源，导致资源缺失，阻碍了档案的信息化管理。其次，很多管理者认为，档案管理信息化就是将档案编号规定，需要的时候直接查询编号就算是实现了信息化管理，这显然是一种认识误区，这种错误的认识阻碍了档案信息化的发展，不利于教学档案资源的利用［1］。
(二)硬件、软件设施不完善
硬件设施是档案信息化的基础，但是从目前的情况来看，大多数学校的硬件设施都不够完善，如计算机的容量不够大，不能满足实际需要，扫描仪不够先进，不能对所有类型的资源进行扫描等，这些都对教学档案的信息化管理造成负面影响。而学校虽然积极引进了软件设施，也比较重视教学档案系统的开发，但是一般都将重点放在了归档研究上，没有将归档与查阅功能联系起来，也没有与相关部门联网，部门间缺乏合作，导致教学档案资源的开放性不强，没有实现资源共享。
(三)缺乏专业的管理人才
教学档案的信息化管理对管理人员的综合素养提出了较高要求，一方面，要求其掌握先进的计算机技术，熟悉电子资料的归档、查询流程，熟悉相关软件的使用方法，并且能够利用扫描仪将纸质资料迅速转化为电子资料;另一方面，要求其掌握专业的档案管理知识，能够按照学校具体管理规定对档案进行分类管理，同时知道这样利用教学档案。从目前的情况来看，学校档案管理工作人员没有达到以上水平，一是对计算机不熟悉，二是没有掌握专业的教学档案管理知识［2］。
三、提高教学档案信息化管理水平的策略
(一)提高对教学档案信息化管理的认识
管理者要认真学习教学档案信息化管理知识，走出认识误区，明白什么是真正的信息化管理，并将信息化管理系统的建设和应用作为工作重点。无论是资料收集、整理、归档还是资料的查询、应用，都要利用计算机系统，将信息化管理的优势充分发挥出来，自上而下形成一种全新的管理理念，不断提高教学档案信息化管理水平。
(二)加强基础设施的建设
要想提升信息化管理水平，首先要加强基础设施的建设。首先，要加大硬件设施的投入，要改变教学档案管理部门硬件设施落后的现状，一是保证计算机的容量足够大，可以容纳大量教学信息，二是要购置先进的扫描仪，可以将各类纸质资料扫描进电子系统中。其次，要重视软件设施的建设，积极引进先进的归档软件，定期对软件进行升级维护，同时要将归档与查阅功能联系起来，教学档案管理部门要与其他各部、系联网，一是方便资料的收集与整理，提高归档效率，二是通过联网实现教学档案资源共享，其他部、系以及教师可以通过检索直接找到自己需要的教学资源，提高资源利用率。
(三)纸质档案与数字档案的统一管理
目前很多学校在对教学档案进行管理时存在纸质档案与电子档案不同步的现象，这是教学档案管理中必须要解决的一个问题。要求学校在建设信息化管理系统的同时，也加强对纸质教学档案的管理，二者之间的一体化管理能够有效避免一些重复劳动，提升管理效率。其次，二者之间要做到一一对应，计算机会电子文档进行自动组卷，而纸质文档则需要借助辅助工具进行归档，两种档案不仅要做到档案号的对应，对于更新的内容也要做到完全对应，避免出现电子档案更新滞后的现象;最后，纸质教学档案中的信息可能不完全包含在电子档案中，如教师的文字教案、习题等，对于缺失的部门要将其数字化处理，保证电子档案信息的完整性。
(四)重视信息化管理人才的培养
要加强对教学档案管理人员的培养，首先，要督促其学习先进的计算机知识，提高其信息化管理意识，对于一些年龄偏大、对计算机不熟悉的工作人员更要加强培训，熟悉电子归档以及电子信息查询流程，降低对人工的依赖，提高管理效率。其次，要督促其学习教学档案管理知识，熟悉国家相关法律，明确学校对教学档案管理的要求，避免随意性。总之就是要求工作人员将计算机知识与教学档案管理知识有效联系起来，提高工作效率［3］。
四、总结
认识误区、硬件、软件设施不完善以及专业人才缺乏是教学档案信息化管理中面临的主要问题。对此，应当提高管理者对教学档案信息化管理的认识，加强基础设施的建设，实现纸质教学档案与数字教学档案的统一管理，另外要重视信息化管理人才的培养，这样才能真正实现教学档案的信息化管理，将教学档案的价值充分发挥出来。
作者:谷露 单位:镇江船艇学院
参考文献:
［1］孟霞光．浅议高校教学档案信息化管理的现状及对策［J］．天津市教科院学报，2013，13(15)05:51－53．
文档信息化管理范文3
关键词：文件档案；信息化；管理
Abstract: in recent years, documents and files department vigorously promote documents and files management information construction, to improve the service quality of the documents and files work and work efficiency, meet demand. In this paper, the document files management of some views on work.
Keywords: documents and files; Information; management
中图分类号： G27 文献标识码： A 文章编号：
信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。近年来，文件档案部门大力推进文件档案管理信息化建设，努力提高文件档案工作服务质量和工作效率，满足需求。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强文件档案信息化管理是做好档案管理工作的关键。本文对文件档案信息化管理工作谈一些看法。
一、文件档案信息化管理的优点
1、办公效率大幅提高
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
2、文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
3、电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4、提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
二、目前文件档案信息化管理存在的问题
1、电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2、档案管理基础工作标准化规范化仍需改进
档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
3、档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、加强文件档案管理信息化建设的措施
1、建立文件要案信息化管理系统
（1）企业应提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，企业应建立信息化管理管理系统
（2）建立网络档案系统。
在企业信息化系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。
（3）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
文档信息化管理范文4
摘要]当今信息社会，必须以加强企业信息化建设，建立完善的信息系统和快捷的信息交流来作为促进企业经济发展、科技进步、事业发达的战略举措。作为企业基础管理工作的档案事业，也应该紧跟时展的步伐，与时俱进，加强和完善企业的档案管理工作，建立健全信息化的档案管理理念，利用好档案这种企业经济和发展的重要战略资源。
面向21世纪，面对信息技术的挑战，企业必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，全面实现资源共享，为企业及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务。计算机技术和网络技术的发展，掀起了全球信息化的浪潮，档案作为信息源的重要组成部分，也被推到了浪潮的前沿。随着企业OA(办公自动化）、MIS（企业管理信息系统）的广泛应用，档案管理系统作为整个系统的子模块，其管理现代化跨上了一个新台阶，数字化向传统档案管理模式和理论提出了挑战，档案的信息服务作用日益突出。
一、企业档案信息化的含义
企业档案信息化是指企业在法制的轨道上，依靠科学的思想和组织管理方法，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，对企业的文件、档案等信息进行发掘、整合，使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现资源共享，提高企业档案信息的利用效率，为企业和社会提供档案信息服务。
二、企业档案信息化建设的作用
1.企业档案是企业重要信息资源，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。
2.企业档案信息化建设是企业信息化工程的一部分,关系到企业的发展。面对庞大繁杂的企业档案信息,要想提高管理水平和服务质量,必须加快信息化建设,减轻档案人员重复进行的体力劳动，提高工作效率。将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变,充分发挥企业档案信息资源的价值,实现档案信息资源共享。
3.企业档案是企业基础管理工作的一个重要组成部分,不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据,更是一种十分重要的信息资源，是关系企业经济和发展的重要战略资源。完整的档案是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。利用档案已成为企业生产、经营中必不可少的一项有效手段。
三、当前企业档案信息化建设中存在的问题
1.企业档案信息化建设发展不平衡。有些企业开展了档案信息化建设,有些则没有,特别是一些中小企业。同时,企业的减员增效也波及到企业的档案部门,相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁。企业档案部门的生存受到威胁,信息化建设也就无从谈起,即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。
2.企业档案信息化的基础条件薄弱,技术、资金不足,人才缺乏。当前,企业档案信息化建设的总体状况是认识不足,重视不够,基础条件薄弱,信息化程度低。许多企业面临转型,认为档案信息化作用不大,不愿增加额外投资。总体上看,缺乏应有的设备和技术支撑,对企业档案信息资源开发的深度不够,数字化信息资源少,企业档案网站建设质量良莠不齐,信息化管理人才缺乏,对档案信息资源数字化和网络化可行性研究开展不够3.企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向,使生产活动、文书处理与档案管理工作有效衔接,提高信息处理的能力,实现档案信息的无缝交接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍,档案工作很难在系统上实现与各生产环节、管理环节之间联络,未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接,进行文档一体化管理。
四、加强企业档案信息化建设的对策
1.加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是档案信息化建设的基础,是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目前，有些标准还不明确,有的还没有标准，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定，尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。
2.重视企业档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计,应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。建立符合信息化要求的档案管理系统是企业档案信息化建设的关键。
3.领导重视和支持是加快企业档案信息化建设步伐的关键因素。各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导;中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。对档案部门来说，信息化建设是一项全新的工作，是一项较为复杂的系统工程，既是发展机遇又是挑战。
4.加强企业档案信息化管理人才队伍建设。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，引导档案人员适应信息化要求。要认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，积极推进企业档案信息化建设。加强信息化人才培养。档案信息化是一项技术性很强的工作,科技人才是档案信息化建设的关键。
5.档案信息化基础设施是企业档案信息化建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验,与办公自动化、政府网、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统,构筑企业信息网络报送及应用平台,推进电子文件的归档、接收、保管与利用,做好电子文件的积累、归档和管理工作。
参考文献:
[1]胡生龙:如何加快企业档案信息化建设进程[J].北京档案,2003,(10):32
文档信息化管理范文5
1、全面提高企业文书档案管理水平
大数据时代背景下，现代化信息技术、智能技术、现代科技持续发展。随着供电企业业务量的不断上升，其文书档案的信息量、数字量也持续累积，在数字信息技术的辅助支持下，能够极大地提高文书档案管理效率，方便信息的快速搜索、查询，从而实现档案资源的高效利用，推动企业文书档案管理的积极创新。所以，创建并形成供电企业自身的档案管理信息系统，对其管理水平的提高具有十分积极的意义。
2、推动企业文书档案管理的数字化、网络化
在大数据背景下，网络技术、信息技术都体现出超强的数据计算、检索、查询、储存等功能，也能够实现数据信息的远距离传输、转译等。功能健全的数据化信息系统为供电企业的文书档案管理与利用开辟了全新的渠道和途径，实现了规范化、准确化、高效化管理，这是因为数字化信息技术能够对文书档案进行加密处理，从而确保信息安全。相反，企业文书档案的数字化管理又推动了其网络化管理的实现。因为在数字信息技术的支持下，一些档案资料可以以数据、信息的形式被输入网络系统，通过网络系统登录能够实现信息的查询、更新与咨询等功能。
3、促进文书档案的利用与共享
在现代化数字信息系统的有效支持下，供电企业文书档案的功能和作用能够得到充分地开发和利用，具体体现在：为企业各个部门、各个阶层、各个岗位的工作人员提供及时、快速、有效的信息咨询与查询服务。网络信息数据背景下，供电企业各部门人员通过资格认证的方式登录企业档案网络数据系统，就能够实现检索、查询、查找、分析与保存等操作，这其中保证了企业内部员工的信息咨询权限，同时，也维护了企业档案信息资源的安全，通过数字信息系统、网络系统能够实现档案信息资源的不同层次、不同地域间的有效共享。
4、促进文书档案管理走向现代化
现代化的社会是数据信息社会，大数据时代赋予了各行各业全新的改革与发展任务，供电企业必须紧跟时展步伐，其各项管理工作要迈向数字化、智能化、信息化行列，要融入计算机技术、网络技术、通讯技术等行列，善于利用这些技术来武装自身，文书档案管理只有走向信息化才能真正同现代社会接轨，才能加快文书档案管理的现代化步伐，才能更加适应现代社会，才能实现同其他行业的有效对接，也才能为客户提供更加满意的服务。
二、供电企业文书档案的信息化管理及利用
1、创建并完善档案数字化管理制度
健全的制度是档案数字化管理的有效依据，因为只有创建规范、完善的档案管理制度，才能实现档案数字化管理的规范化、制度化、正规化。因此，供电企业必须意识到制度的重要性，建立健全一套科学合理的档案管理制度，并严格要求相关人员依照制度开展工作，围绕制度进行管理，利用制度来规范管理人员行为，以此达到文书档案的规范化、正规化管理。
2、文书档案的数字化管理
以往的文书档案管理形式为纸张管理，其特征为：繁杂、工作量大、占用空间大、查询不灵活等。数字时代的来临，数字信息技术的使用则化解了其中的矛盾和问题，通过借助现代信息技术、数字化软件、数据信息系统等可以最大程度地减少工作量、控制工作强度。供电企业必须推动文书档案的数字化管理，创建电子数据库，从旧式的纸张式管理上升为电子化、数字化管理，形成电子档案系统，使供电企业档案文书管理纳入数字化管理行列，以此来推动档案的信息化管理。
3、强化文书档案的网络化管理
供电企业文书档案走向数字化管理后，依然要朝着网络化管理方向发展，这是因为只有通过现代网络系统进行联网，依托于网络系统来加强各个区域间的联系，才能实现各个地域、网络系统中用户之间的信息资源共享，可以说文书档案的网络化管理是一大发展趋势，具体的网络化管理包括：文书档案的网络分类、归档、组卷、借阅、查询、检索、传输、下载、读取、保存等。借助网络数据信息系统能够进一步扩大文书档案资源的普及范围，加大文书档案资源的开发和使用力度，以此来确保供电企业文书档案资源价值的发挥。
4、企业文书档案的安全化管理
企业文书档案的信息化管理与利用是利弊并存的，其优势方面不言而喻，然而，其最大的不利条件为可能面临着严重的安全威胁。安全问题也是大数据背景下所普遍面临的问题，信息能否被安全、合理地传输和利用是供电企业非常关心的问题，因为它关系到企业秘密信息的安全度，关系到企业的经济利益。供电企业必须加大信息技术与数据系统的改进、更新、维护与升级管理力度，做好保密工作，维护系统安全，确保信息安全，具体可以从以下方面做起：第一，加强安全防护。提高工作人员的业务素质与工作能力，控制其失误操作，及时排除系统故障，定期清理系统病毒、增设网络安全防护系统，防止黑客、病毒等的非法攻击，彻底维护文书档案信息的安全性、保密性。第二，做好安全密保工作。供电企业对于自身文书档案信息的保密性一定要做到心中有数，一切涉及企业秘密的文件都必须进行密保设置，这样才能全面提升文书档案信息化管理的安全性。
5、推进文书档案的信息化利用
现代社会是信息化智能社会，信息技术已经渗透到各行业，为各行业的经营、运营与管理提供了全新的动力，创造出了可观的效率和效益。电力行业文书档案管理作为一项复杂性、繁琐性的工作，也必须借助现代信息技术的大力支持，供电企业必须加大力度推进文书档案的信息化利用。首先，供电企业必须积极引进、推广并使用现代化档案信息管理软件，例如：易度资料管理软件，等。招纳优秀的信息技术人才，为企业编制专门的文档管理信息系统，并做好信息系统的定期检查与维护工作，维护系统的安全、常规运转，推动企业逐步走向文书档案的电子化管理。其次，档案部门要强化信息服务理念与敏感度。档案管理人员必须具备较强的信息意识，根据信息的源头来收集、储存信息，必须对公开的信息保持高度警惕意识。同时，能够根据已有的用户信息，进行深入、系统的分析，从而掌握客户需求，再围绕客户需求来规划出一套有针对性、有层次的服务策略，不断提升对文书档案信息资源的开发、整理、分析与转化能力，充分挖掘电子文书档案的信息功能价值，发挥对企业的信息服务功能，从而支持供电企业的高效运转。供电企业文书档案的信息化管理，是电子信息与纸质文件管理同步进行的过程，企业既要加大电子信息系统的开发和利用力度，同时，也要加大对纸质信息资源的管理力度，只有这样才能有效控制对电子信息系统的依赖，也能为文书档案信息资源提供有效依据。再次，拓展文书档案的信息化利用与服务。供电企业文书档案应该在企业的整个生产、研究、管理、运营各个方面发挥信息服务功能与作用，为供电企业决策的制定、发展目标的确立、未来发展规划等提供参考依据和信息咨询，体现出信息化管理模式下，档案资源信息服务的智能化、现代化、便捷化，例如：通过E-mail，网络对话系统、短信息通讯等模式来实现信息的传输与传送，以此来实现对企业内部人员的信息服务，启动网络硬盘、电子邮件系统等来为用户提供远距离的信息传输服务，确保企业员工能够通过下载、保存等形式来获得信息。供电企业还可以依靠信息系统面向广大服务对象来公开信息，以此来拓展服务范围，提高供电服务水平，确保用户能获得及时、有效的信息咨询服务。
三、总结
文档信息化管理范文6
【关键词】工程项目；文档管理；信息化；重要性
工程项目文档不仅是工程建设凭证，更是工程建设科学研究的可靠资料，能够为质量原因分析、事故鉴定、责任判定提供参考资料和有效依据，对这些工程文档资料进行有效管理，不仅能保护文档资料，避免资料丢失，更能延长文档资料使用寿命，使其使用价值得以体现。但当前很多企业在文档管理方面存在问题，管理模式落后，管理有效性差，信息化程度低，文档管理难以得到有效落实。因此，为提高工程项目文档管理水平，建筑企业应积极进行文档管理改革创新，构建信息化管理模式，使文档管理职能得到最大化发挥。
一、工程建设项目中文档管理信息化的重要性
工程项目文档是工程项目建设前、建设过程中及竣工验收的真实记录，能为工程项目后期运维管理提供重要参考，其中包括：施工资料文件、工程验收文件、结构设计方案、工程收益评估报告、技术管理资料、实验报告、施工记录、质量评价意见等多方面内容，是质量原因分析、事故鉴定、责任判定的主要依据。在新经济环境下，工程项目规模不断扩大，结构越来越复杂，工程项目建设中产生的文档信息量越来越大，文件资料类型越来越丰富，使得文档管理难度随之提高。传统文档管理模式不仅人力物力投入大，劳动强度高，且纸质文档易破损、丢失、受潮，分类、编号、整理费时费力，已逐渐难以满足建筑行业发展需求。基于信息化模式下的工程项目文档管理，通过对信息技术、计算机技术、数据库技术进行应用，实现数字化、信息化、无纸化文档管理，能有效降低文档管理难度和劳动强度，节约文档管理财力物力人力投入。且这种模式下，文档信息的收集、管理、整合都通过计算机完成，文档数据储存在计算机或服务器上不易丢失和损坏，并能通过数据库进行文档管理解决数据冗余问题，通过数据索引功能快速对所需文档信息进行调取，有效提高文档信息利用率，提升工程项目文档管理水平，构建一种新型文档管理模式。
二、工程建设项目中文档管理信息化建设思路
21世纪是一个信息时代，信息技术被应用到各个领域，文档管理信息化已成为主流趋势。建筑企业应认清时展格局，积极适应新的社会环境，加强信息化建设，在文档管理工作中融入信息技术，构建信息化文档管理模式。下面通过几点来分析工程建设项目中文档管理信息化建设思路：
（一）提高信息化水平。文档管理信息化建设离不开软硬件基础设施的支持，所以建筑企业必须加快文档管理部门的信息化建设，提高办公信息化程度，引进先进软硬件设备。在具体建设中，要遵循经济性、实用性、针对性等基本原则，根据实际文档管理需求及资金基础来进行信息化建设。若有充足支持情况下，且文档数据信息量庞大，涉及利益相关方多，则可选择购买服务器，建设自身企业工作站，设置文档管理数据库。例如：Z640 E5-1620V3系统结构稳定，非常适合于工程文档管理。若缺乏资金可选择租用云服务器的方式，建设云档案管理存储模式。租用云服务器能节约大笔设备运维费用，但信息安全性和系统稳定性有待提高。
（二）文档信息化。想要建设信息化文档管理模式，必须要先实现文档信息化。因此，信息化建设中要合理设计文档管理系统，考虑文档资料采集与信息化应用问题。在文档管理系统设计中应选择模块化设计思路，信息采集模块应加强对CDR技术的应用，通过CDR来获取HIS、CLS等信息，对于无法自动采集的个性化文档数据可用利用EXECL进行录入。而文档管理与整合方面，应采取数据库模块对文档进行管理，并设置预览权限，确保文档信息安全性。
（三）加强信息人才培养。文档管理信息化建设离不开信息化人才支持，信息人才是实现文档信息化管理的前提基础。信息化文档管理与传统文档管理模式有着本质区别，不论管理模式还是管理技术都有很大不同，对相关管理人员信息技术水平和信息意识有更高要求。倘若文档管理人员自身不具备信息知识，不能进行信息化操作，文档管理信息化便无从谈起。因此，为适应文档管理新模式，建筑企业应加强信息人才培养，不但要组织现有人员进行学习培训，使其掌握信息技术，而且要引进新型专业信息人才，为文档管理信息化建设提供人力支持。
三、结语
新时代背景下，社会信息化程度越来越高，文档管理信息化已成为必然趋势。当前工程项目文档信息越来越庞大，传统管理手段已难以发挥有效管理职能。因此，建筑企业应加强信息化建设，培养信息人才，引进软硬件基础设备，进行文档管理信息化建设。
【参考文献】
[1]俞琴.基于Web的企业生产文档管理系统的设计与实现[D].苏州大学，2016（06）：41-42.
