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采购管理系统的应用价值范文1
［关键词］ 信息管理系统； 设备采购； 应用； 研究
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 042
［中图分类号］ F274 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）17- 0076- 01
1 信息管理系统
企业信息管理系统（EIMS）建立在现代信息技术飞速发展基础上，依托软件对信息进行收集、存储、加工、分析，以提高信息利用效率和效果。在设计系统时，要结合现代化的管理思想和方法以及使用者日常业务处理的流程，采用跟踪、监督、控制、调节整个管理过程的人机系统来完成管理活动。信息管理系统除了部分通用管理软件外，大多需要在标准版本的基础上进行修改或者进行专门的开发，所以，信息管理系统具有行业专家特性及实际应用特性。信息系统具有历史知识的积累性和共享性特征，可以满足各个部门和管理人员对日常数据的查询和调用需求，使决策者在第一时间得到相关信息。
2 信息管理系统在设备采购中的作用分析
2.1 信息传递
信息管理系统可以有效地消除时间和空间对于信息传递的约束，方便单位部门和员工随时随地、获取和查询信息。同时随着网络技术的飞速发展，信息系统可以自动按照组织内部成员对信息的需求进行筛选、分类和收集，在相应授权的前提下，可以快速进行信息的异地上报、共享，有效地解决了信息传递的时效性问题，确保了信息传递的及时性。
2.2 信息共享
信息管理系统建立在现代信息技术和计算机技术飞速发展基础上，传统的信息手段通常采用开会、发文件或电话、电报等形式，而且由于考虑成本因素，信息传递的速度、广度等受到极大的制约。而信息管理系统则有效地解决了这些问题，其低成本和多点式特点可以大大提高信息的使用效率和频度，可以充分使信息使用者共享信息，大大提高了信息使用效果。
2.3 信息储存
在信息系统管理使用前，信息存储呈现零散状态，可能存在于各个部门和个人的头脑中，信息随着组织的变化、人员的流动而不断遗失或者转移，很多信息保存时间不长或无法保存。而信息系统管理可以有效解决以上问题，信息系统管理具有大容量、无界限和安全性高等特点，可以解决信息不容易长期保存以及容易遗失的问题，使成员之间的知识得到共享和交融，从而避免因某些关键岗位人员流失或组织调整变化造成信息流失。
3 信息管理系统在设备采购中的应用
3.1 价值分析法的建立
由于国有企业规模较大，设备种类繁多，而且同一性能的设备可能有不同的生产厂商或产自不同的地区，而且很多名称相同的设备可能在功能上存在一定的差异，在价格上也会有所不同，这就需要采用精确的价值分析法，以利于及时做出采购决策。而传统的国有企业设备管理无法实现精确的对比计算，即使能计算也显得粗糙，而且还浪费人力物力，既不经济也不可行。信息管理系统应用于设备采购管理后，使得价值分析法的应用变得可行，可通过计算机和信息化网络进行多部门论证和精确计算，对各种设备进行功能价值分析，寻找到更科学和更经济的采购方式和采购种类，确保设备采购的适用性和经济性。
3.2 采购方式模块的确定
目前，我国国有企业的设备采购一般由企业自主采购，采购时主要看能否做到质优、价廉、低成本和及时供应，对重要设备，要看供应方的设备是否具有先进性，以及特殊设备供应方是否具有专门的资格证书或认证。同时还要通过信息化系统对设备供应商的资信、技术、售后、运输等条件进行分析对比。
3.3 采购前需要进行可行性论证
科学的可行性论证，可以增强企业在设备采购中科学规划和统揽全局的能力，有效地化解设备采购风险。在采购前要进行可行性分析论证，防止出现盲目采购、重复采购现象，对设备的制造商及经销商的信誉、设备的性能及售后服务进行考察论证。在采购中要区分轻重缓急，重要设备以及短期内能收回成本的设备应优先采购，对投入资金较多的大型设备进行重点采购，对采购资金较少的设备进行一般性采购。同时，在论证时，要本着前瞻性原则。随着科学技术的飞速发展，设备更新换代速度的加快，在可行性论证时也要考虑拟采购设备的先进性，如果拟采购设备将很快被替代，可以不采购而仍然使用原有设备。
3.4 建立健全企业设备采购监管机构
建立健全设备采购监管机构，形成既互相制约又高效廉洁的工作机制是保证设备采购监管工作正常开展的关键。设备采购也是容易滋生腐败和贪污行为的领域，而产生这些现象的主要原因是监督机制不健全，以及信息不够透明。企业内部要强化以纪委和审计部门为主体的监督部门的职能作用，重点监督：设备购置计划是否符合规定，采购是否履行了必要的招投标手续，设备购置后是否存在浪费和闲置现象。同时，企业要加强信息化系统建设，将采购的全过程在网上予以公布，以接受企业全体工作人员的监督，确保设备采购监管得以全面落实。
主要参考文献
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近年来，随着国家对教育事业经费投入增加，高校设备采购的任务也大幅提高，许多高校设备采购原有的纸质化管理方式难以适应变化下的发展需要，高校仪器设备采购信息化管理势在必行[1]。另外，高校仪器设备具有采购量大、单台价值高、资金渠道广、专业性强等特点，因此，规划并建立出一套高效、安全、规范的仪器设备采购管理系统，既实现设备采购的全信息化管理，也使得采购工作更加公开透明与高效规范[2]。
1 采购管理系统的总体设计
该软件主要包含四个功能模块：系统设置、项目管理、招标/合同/核销、统计报表，其软件的总体结构如图1所示。
其中：项目管理功能包含“一级项目”、“二级项目”、“三级项目”三个功能，完成三级项目的管理。“招标/合同/核销”功能下包含“招标管理”、“合同管理”、“核销管理”三个功能，完成设备采购过程中招标、合同和核销全流程的管理。统计报表功能模块下包含“执行情况表”、“分项目付款情况”和“查询统计”三项功能，能够完成所有设备采购三级项目的全流程查询统计，并支持报表的打印输出。
2 软件的功能模块
2.1 系统设置与角色权限管理
本软件基于B/S架构开发，其系统设置功能主要进行学校内设机构组的管理和系统主要用户的管理。根据用户身份和业务分工的不同设置“普通用户”，“部门管理员”“系统管理员”等角色，其中系统管理员拥有最高权限，可以对所有用户进行添加删除编辑等操作。
2.2 项目管理
购置前的项目论证与审批是一项机器重要的工作，根据学校规定，单价大于10万元（含）设备均需组织专家论证，论证内容按照所列的提纲进行逐条填写。在院、部（系）论证意见中，单价为10～40万元设备需由院学术委员会主任签字。大于40万元（含）设备需由三分之二以上院学术委员会成员签字，并填写大型仪器设备运行绩效及开放共享承诺书。本系统“一级项目”/“二级项目”/“三级项目”逐级操作显示界面会直接显示已设立的项目列表直接展示各项目的部分信息，包括“ID”、“名称”、“编码”、“来源”、“总金额”、“起止年月”；并在操作栏提供相应项目的“编辑”、“删除”“添加项目”功能。
2.3 采购过程管理
流程状态具体包括“已送达未签订”、“合同已签订，未办理借款”/“已签订，未送发票”、“已送发票，待核销”、“正在核销”、“已核销未退质保金”、“已退质保金”七项，并支持后退、前进。状态的前进会对应这相应信息的完善，对于非进口设备，点击“变更为【已签订，未送发票】”时，会进入信息完善界面，完善合同签订时间后，该项目“流程状态”与“操作”栏将发生改变，流程状态变为“已签订，未送发票”。
2.4 查询统计管理
查询统计功能下具有“所属学院”、“一级项目”、“二级项目”、“项目名称”四个筛选条件，对已完成审批的申请，系统会自动记录其采购信息（资金来源、产品类别、数量、单价等）并根据筛选条件汇总数据分析，生成统计表。
3 软件的特点与工作流程
设备采购管理系统软件设计程序的主要特点包括[3]：（1）设备采购管理系统采用Eclipse PHP Studio，作为开发Windows应用程序的主流开发工具，Eclipse PHP Studio拥有较好的兼容性、稳定性以及开发基础；（2）系统可以在不同的操作系统下运行，其界面整洁，占用资源少，操作方便，可以满足用户的多种需求；（3）系统流程设计合理，数据统计功能强大，实现了数据保存、数据导入、结果显示等功能；（4）系统可对设备采购从招标到核销的全过程进行系统性的管理。（5）系统能够实时多种尺寸的表格打印，报表功能强大。（6）系统支持采购项目的多级管理，为管理部门分权限的业务管理提供支撑。其软件的总体工作流程如图2所示。
采购管理系统的应用价值范文3
[关键词]ERP；物料管理；供应链管理；供应商管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.045
[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）12-00-01
1 引 言
1.1 供应链管理系统建设背景
为全面落实《中核集团公司“十二五”发展规划》基于经营/利润中心的定位，解决中国核电本部和各成员单位信息化水平不一、集成化水平较低的问题，2013年中国核电制定了未来5年信息化规划，决定启动人财物一体化平台（N1-ERP）建设，彻底解决新项目信息化从头开始、重复建设的问题。业务范围包括需求管理、采购管理、质量管理、库存管理、供应商管理和基础信息管理等。项目建设的途径在于从基础数据标准和规范化入手，统筹标准化业务流程建设和业务协同运用，构建符合中国核电管控体系要求的，业务规范统一、安全实用的供应链信息化管理平台，从而不断提升中国核电及成员单位供应链管理水平。
1.2 信息化系统对于中国核电供应链管理的意义
1.2.1 满足单位供应链管理业务需求
中国核电原有各成员单位的供应链信息化管理水平不一，日常业务依旧存在纸质单据流转、效率低下，数据无法共享、无法为决策和分析提供依据。通过实施集成供应链系统，可有效提高整体供应链运作效率、减少跨模块业务接口工作量，将业务操作提前，为后端业务执行打好基础。
1.2.2 满足中国核电业务发展需求
随着中国核电业务不断拓展，上市的要求更加迫切，新建电厂的不断成立，使得中国核电对物资分类体系、供应商库统一管理、库存总额控制等管控性需求愈加急迫。在人财物一体化项目实施前，业务数据的收集只能通过体外的方式，耗时耗力且准确性不能达到预期。通过实施ECC、SRM、BPM、BI等系统，中国核电可按照需要直接提取数据，为实现快捷、准确的决策提供强有力支持。
2 供应链管理实施方法
2.1 项目实施方法论
ASAP是SAP公司推出的一套使项目的实施更简单、有效的快速实施方法，包括使项目得以成功地实施所有基本要素的完整实施方法，例如：ASAP路线图、SAP工具包、SAP技术支持和服务、SAP培训和SAP参考模型。路线图共有5步，包括项目准备、业务蓝图、实现过程、最后准备、启动与技术支持。
3 供应链管理系统应用效果
3.1 固化业务流程，建立供应链管理标准规范
项目构建起全过程的采购管理系统，实现贯穿“需求计划――采购执行――采购结算”各环节的采购管理流程标准化、规范化，提升了中国核电与成员单位的采购管理能力。通过梳理供应链各环节的业务领域流程，形成具有通用性的管理流程，符合中国核电与成员单位的供应链管理需要。
与供应链管理相关的业务领域较多，经过项目组的蓝图设计、合理的系统配置和相关开发，将系统以流程的形式加以固化。通过系统实施，将物资和供应商分类等在中国核电层次实现统一，所有成员单位在使用ERP系统时能提供同一口径和度量的数据，为后续的数据分析利用建立基础。此外，通过ERP的物资管理模块，为中国核电建立起统一透明的物资库存视图，提高库存可视化水平，并利用强大的平衡利库功能，将所有物资需求纳入计划管理，提升物资计划的准确性。
3.2 建立一体化的供应链业务协同平台，实现全过程管控
ERP系统提供了供应链的业务协同平台，实现了对采购计划、采购寻源、合同签订等环节的集中管控，能及时反馈采购进展异常状况，提升供应链的快速反应能力；系统支持对合同执行、到货计划、物资入库、采购结算的跟踪，以便提高采购到货及时率。
系统通过SAP BPM平台作为统一的业务审批平台，除服务验收在ECC端执行审批外，其余采购文件审批均在BPM系统中完成。SAP系统ECC/SRM与BPM审批系统进行集成，根据审批策略在BPM中进行相关审批操作，且审批结果回传至SAP ECC/SRM。通过ERP实现物资管理业务与财务核算一体化以及工程项目、设备维修的统一集成，将物资业务和其他业务做到真正的协同和集成，消除信息孤岛。
3.3 建立决策支持平台，提升决策效率
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通过有效管理，实现设备资产的价值最大化是企业面临的重要课题。信息技术被认为是完成企业转型升级、管理提升的必然工具。专注电力行业信息化逾二十年的远光软件提供了“设备资产管理解决方案”，以“全局管理、协同运作、按需部署、透视分析”为核心理念，帮助企业构建“纵向集成、横向融合、一体化管理”的管理体系，发挥集团协同效应，增强企业整体效益。
资产管理难点
电力企业是典型的资产密集型企业，在资产建立时的资本构成、投资中的资本性支出、运营中的生产费用支出中都占据着相当重要的比重，资产的有效管理至关重要。然而，电力资产存放地点分散、资产管理涉及部门多、管理链条长等特性，容易导致资产的实物管理、价值管理和使用保管管理脱节，管理难度大。具体表现在以下几方面：
账、卡、物不一致，管理难度大。电力企业资产具有数量大、价值高、种类多、更新快、地点分散等特点，致使资产清查效率低下，存在“前清后乱”，无法准确统计，造成资产流失严重。
资产管理目标不一致、组织不协调。电力企业设备资产技改管理、实物管理和价值管理的权限分属不同部门，各自关注自身领域的优化，缺少沟通协调，无法实现全局管理。
业务流程管理不规范，无法保证制度落地，管理与实际业务脱节。
受专业知识所限，资产管理专责缺乏对电力设备的了解，设备运维人员缺乏资产管理知识，致使部门之间信息不对称。
远光软件认为，设备资产管理必须从整个周期和系统的角度出发，跟踪设备资产采购、安装、使用、运行、转移、报废的全过程，深入挖掘资产全过程信息，透视企业的各个环节，面向全局，建立所有资产管理角色应用需求的资产管理工具，实现资产实物管理需要和固定资产财务核算的管理需要。
厘清管理目标
对于电力企业而言，资产设备管理信息系统必须能支撑财务部门价值管理和实物部门实物管理双通道的管理模式，强化实物资产的日常使用过程管理和控制。在及时、准确掌控资产状态的基础上，合理规划、分配、使用实物资产，提高资产使用效率。
远光设备资产管理系统以设备全生命周期管理为指导思想，通过生产信息、安全信息和实时信息管理平台，在统一设备基础数据的基础上，对设备运行、检修、移动、变更、技改、退役、报废全生命周期进行管理，提高设备健康水平，降低生产成本。该系统包括设备管理、资产价值管理、采购管理、仓储管理等子模块。
设备管理模块通过建立设备的全方位、全过程的实物资产管理平台，对设备日常经营业务活动进行跟踪处理。细化企业资产管理颗粒度和提高企业资产管理深度，促进资产安全可靠和利润最大化目标的实现。统一资产管理平台的搭建，满足了不同资产管理工作对资产信息的需求，保证信息口径的同一性；建立、健全实物资产日常业务活动和资产价值管理的动态联动，实现流程自动化和信息共享。
资产价值管理模块 用于集团企业及单组织企业对固定资产和无形资产、递延资产的管理及财务核算。系统可以对企业资产进行全面细致的管理，也可以格局企业不同的管理要求进行调整。
采购管理模块 通过采购业务，企业从上游合作伙伴获得生产、运营所需的设备、物资和服务，支撑企业的持续经营。从管理的角度为企业的采购活动搭建一个良好的管理平台，帮助企业建立一个围绕采购活动的全面的管理系统。
仓储管理信息系统模块 满足出入库业务、在库业务、库存调整业务、物资需求计划、统计分析和日常预警等功能需求。通过科学规范的实施交付工作，企业可以实时获得准确的库存统计及灵活的分析数据，支撑对库存管理的重要决策。
基于高效设备资产盘点管理的新思路、新模式，信息系统综合了PDA、GPPS、SFID、FID、GPS信息识别等先进技术，实现设备资产的全生命周期跟踪及价值动态管理。提高整个设备资产的盘点管理效率，及时跟踪设备资产，提高资产使用率，掌握设备资产构成，支撑投资决策，提高设备资产管理科学化水平。
项目管理系统主要解决资产全生命周期管理中的基建、大修、技改项目的综合管理业务，以项目全过程为主线、以成本控制为目标，满足集团不同层次、不同角度的项目管理需求。
管理“全生命周期”
“全生命周期”是最能体现资产设备管理理念的关键词。将设备资产管理理念、实践与IT技术有机结合，涵盖从前期科研、立项、基建、采购、使用、运行到报废的全生命周期的管理、跟踪、控制、统计分析、核算等全过程的业务范畴和领域，帮助企业掌握资产状况，同时最大限度地降低成本，提高投资回报率。
国电安顺发电有限公司引进远光软件设备资产管理解决方案搭建资产综合管理系统，实现了价值流、实物流的同步运行，做到帐实相符，有效实现资产高效化管理，保护和防止资产流失。
“设备资产管理规范化、标准化、流程化和一体化是基础工作。”远光软件专家指出，安顺公司在系统搭建过程中，充分利用资产综合管理系统，定期评估设备状态，确保资产设备安全可靠。通过信息共享，优化了各职能部门之间的信息共享和沟通机制；通过流程监控和信息共享，实现了全过程的信息化监督和控制管理。
而在国网河南电力公司搭建电网实物资产的集中管控平台的过程中，现代移动计算技术、物联网技术大放异彩。超高频RFID技术应用保障安全、高效作业，解决设备物资出入库管理、物资移库、盘点等工作效率低、错收、错发等问题，提高库存信息准确率，实现全面资产清查，将固定资产从采购起步到报废各个管理环节有效衔接，强化资产全生命周期管理。
采购管理系统的应用价值范文5
所以这里采购的功能是：选择各部门所需要的适当物料,从适当的来源,以适当的价格、适当的送货方式(包括时间和地点),获取适当数量的这种原材料。
对采购活动来说,采购价值可以说是基于时间和质量的一种竞争,顾客满意的标准是以最低的成本及时供应,满足其要求。尽量减少采购价值链中各环节的费用,改进一些环节,甚至省略某些不必要的环节来节约成本,全面减少时间、人力和物力的浪费。
1 服装企业建立价值链的物料采购活动
基于价值链的思想,建议可以建立如下页图所示的采购管理过程模型,对采购活动进行系统的计划组织控制,这一过程模型分为三层：计划层,组织实施层和监控层。
计划层中各用料部门根据生产计划或其他信息提交物料请购单,物流部检查实际库存,汇总物料需求,根据所搜集的物料市场信息,制定采购决策并编制采购计划,进行集中采购。这样,采购单位便可以用较大的采购量作为砝码得到较好的数量折扣价格,充分利用采购的规模效益。降低进货成本和物流成本组织实施层主要包括：根据采购计划选择供应商,与供应商的谈判,签订采购合同,物料的验收入库,供应商的结算等。
监控层主要包括：合同监督和购后评价。物流部要加强与供应商的联系,督促其按期保质交货,按期检查合同执行情况并将执行信息录入数据库。采购物料投入使用后,物流部要与使用部门保持联系,掌握该物料的使用情况、使用效果及服务水平,考察供应商的履约情况,以对供应商做出评价,决定今后对供应商的选择和调整。
这种思想指导的物料采购管理活动,可以有效地降低服装企业的采购成本,间接降低服装企业库存,减少资金占用,给企业带来良好的经济效益和社会效益。为更好地利用价值链的观点进行管理,服装企业可以进一步做下面的事：①完善成本管理系统,为价值链的充分利用提供准确完整地动态基础数据；②扩展价值链的应用,特别是在库存管理和生产管理中：将价值因素作为奥通公司各项行为的基本出发点。
2 采购细节处理
（1）收到采购请求并对其进行分析。采购请求由原料使用部门发出。在物料需求计划管理系统中,由计划制定者发出计划单,授权物流部制定和签发采购订单。通常,采购请求至少应包括信息有：发出者的名称、主管方签字同意的意见、应计入的成本项目；物料说明书；需求数量和计量单位；要求送货的时间和地点；其他信息。
（2）选择供应商。向拟购物料的各供应商征询报价单,收到报价单并进行分析,最后选择供应商。详见“采购过程管理”。
（3）确定适当的价格。物流部负责价格谈判,尽量从供应商那里获得最优惠的价格。
（4）签发采购订单。物流部签发的采购订单,是买方提出购买的文件,一旦供应商收到订单,它就是供应商按照采购协议规定的条款和条件发送货物的具有法律效力的合同。采购订单根据采购请求或报价单及其他附加信息制定。订单发送给供应商的同时,还应同时报送会计部、采购请求部门、收货部门等,并将订单原件存物流部留底。
（5）跟踪货物,确保货物符合规定。通常,货物运送由供应商负责,但采购人员则有责任督促供应商按时送货。一旦发现问题,必须及时采取行动,如加快运输、与供应商协商、重新安排生产等。物流部还必须及时采取行动,如加快运输、寻找替代货源、与供应商协商、重新安排生产等。物流部还负责就任何关于送货要求的改变与供应商进行协商。
（6）接收货物。接收货物时,由收货部门对产品进行检验,以确保收到货物的质量、数量与订购要求相符,同时确定货物的在途损失。收货部门须将采购订单复印件与承运人提供的单证相核对,然后接受货物,填定收货报告并对货物状况加以说明。如有意外情况,还需进一步检查或采取其他行动。如果货物与单证相符,无须采取其他行动,就可以将货物发送到需求部门或进入仓库。收货部门还须向采购部门报送一份收货报告,对收货情况加以说明。经采购人员确认已履行的订单,由收货部门结算货款并通知采购人员。若采购部门对履行情况有疑问,则收货部门还需要保存采购订单等待结算。如货物需经过质量检查,则结算货款前还需经质检部门许可。
（7）核对供应商的发票以划拨货款。收到供应商的发票时,须将采购订单、收货报告、发票三件凭证进行核对,以确保所有凭证的内容一致,采购订单与发票上的价格、附加费及折扣一致。
3 采购管理
服装企业的采购管理是为了完成生产或销售计划,从合适的供应商那里,在确保合适的品质的前提下,以合适的时间,合适的价格,购进合适数量的商品所采取的管理活动。也就是所谓的“5R”管理：合适的供应商、合适的品质、合适的时间、合适的价格、合适的数量。同时,在取得物料的过程中,统筹事前的规划、事中的执行以及事后的控制,以达到维持正常的服装企业经营活动并降低产销成本的目的。
越来越多的服装企业选择外协合作,包括世界上一流的国际企业。服装企业专业的物流部门的主要职责之一是不断寻找可能的供货渠道。
采购管理系统的应用价值范文6
关键词：采购管理；ERP；成本控制
中图分类号：F270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）21-0016-02
引言
20世纪以来市场环境发生了巨大变化，企业针对客户需求不断加快技术、产品更新速度，以便快速满足客户的需求。企业间更加注重上下游之间的供求合作，追求成本、质量和时效的竞争优势。
企业采购成本一般占总成本60%以上，且采购成本对最终产品成本、利润率都有很大的影响，所以说采购是控制成本、提升竞争力的必然措施，是企业获取利润的重要一环。且采购的速度、效率、订单执行情况，将直接影响到企业能否快速灵活地满足下游客户需求。此外，采购不当还会造成库存积压等诸多问题，给企业经营带来问题。
可见企业要在白热化的竞争中求生存、谋发展，不仅要在研发、销售、制造上寻找改进点，而且也需要在物流采购上挖掘潜力。企业只有下定决心，依靠信息技术，对内部流程进行优化重组，才能不断提高企业的核心竞争力，在全球化的市场竞争中立于不败。
一、ERP相关理论
ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源计划，是MRPⅡ思想的延伸，集合了企业内外部资源进行有效计划与控制，整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。该管理思想是由美国著名计算机技术咨询和评估公司Gartner Group In.公司提出的一整套的企业管理系统体系标准，是基于制造资源计划（Manufacturing Resources Planning，简称MRPⅡ）发展而来，以实现信息流、物流、资金流、价值流和业务流有机集成和提高客户满意度为目标，计划与控制为主线，网络和信息技术为平台，集客户、市场、销售、采购、计划、生产、财务、质量、服务、信息集成和业务流程重组为一体面向供应链管理的现代化管理思想。
ERP的发展经历了四个阶段：订货点法、MRP理论、MRPⅡ（制造资源计划）阶段、ERP管理理论。ERP管理手段虽然核心仍为MRPⅡ，但其功能和技术已完全超越了MRPⅡ。MRPⅡ实现了企业内部资源的合理配置，ERP在其基础上综合考虑供应商、制造商、分销商以及客户各方面从供应链角度管控整个公司的业务节点，遵循管理加IT核心思想，以供需链管理、计划主线作为管理纲要，对整个供需链进行有效地管理。其有效性体现在：对整个供应链资源进行管理的思想，精益生产、同步工程和敏捷制造的思想，事先计划与事中控制的思想。
二、企业传统采购模式存在的问题
随着信息时展，传统企业采购方式已跟不上现代企业发展，本文从内外部两角度描述企业日常采购中出现的问题：
1.业务信息共享程度弱是传统采购模式下最突出的缺陷。企业信息系统设施落后，内部信息沟通不畅，严重阻碍采购部门与其他部门的信息交流，导致采购部门不能及时获得其开展采购活动的有效信息。主要表现在：（1）对供应商资源的共享。由于采购活动大都通过电话及面谈的形式进行，没有文字记录，采购和供应商信息基本上都是由单个业务人员掌握，缺乏信息的共享。该情况直接导致业务可追溯性弱，一旦出现问题很难调查；采购执行取决于个人，人员离职对采购业务的影响会很大；缺乏对供应商资质的评审和归档记录管理。（2）对物资信息的共享。采购工作量较大且业务繁杂，这种情况下采购人员为了确保采购计划的准确就要花费时间查询库房，而由于信息不对等会出现沟通效率低下的情况。（3）不能及时跟踪采购合同。无法有效地对采购订单、物流状况、订货周期进行严格控制，使得采购与生产需求之间产生偏差。（4）整体资源的共享弱。没有建立对采购供应状况变化的跟踪与管理机制，再加上一些企业将销售和采购职能合并，缺乏必要的监督和控制。供应部为了保证原料供应，增加库存，给企业带来更多的库存。（5）大型跨地域企业总公司对于下属子公司的采购控制管理不力，更无法统一采购来提升采购质量。
2.企业对外部供应商没有建立有效的管理体系和评价标准，对于采购的控制往往是事后进行。企业许多业务由于事前无法监控，采取事后控制手段，造成了很多本可避免的损失，尤其当企业跨地域，事前控制意义就更加明显。采购供应系统与外部交流较差，无法使企业供应系统和各个供应商保持统一的生产使用计划。企业与供应商缺乏紧密的战略伙伴关系，更多仅用比价的方式，选择价格最低的作为自己的经销商，导致企业采购的短期化、不稳定。
三、ERP促进采购管理改进的方式
为解决企业采购供应体系诸多问题和旧体制所带来的弊病，对采购供应体系进行以ERP平台为依托的全系统的业务流程重组，充分利用先进的ERP管理思想给企业管理的机遇。
1.将采购工作流程化，各职能分离，有效控制采购流程。ERP系统将属于库存的职责从采购管理中分离出来，提供请购、订货、到货、发票、结算完整的采购流程。库存管理包括入库、出库、调拨、盘点等在内的管理，有效地跟踪库存的出入库情况，分析库存的状态，达到库存精细化控制的目的。还提供预警机制，监控库存动态，为库存进行分析提供依据。库存管理部门尽可能地结合生产消耗制订相关库存补充计划，以此制订相应的采购计划。
2.明确职责实现了采购资金的管控。通过模块设计将物流和资金流管理分离，将通知付款职责明确至财务部门，体现资金流随着物流而动的管理思路，避免对供应商付款的人为因素，提高了采购透明度，同时限制了盲目采购。系统还提供详细的采购应付款、付款情况报告，且进行账龄的分析，对与供应商的往来款项进行管理，实现资金高效使用。
3.使信息高度共享。其将之前手工采购相关信息变为系统中的采购单据，增强了采购的可追溯性，减少了业务操作中人为因素对采购工作的影响。通过详细的供应商信息记录，代替传统单据记录、手工分析，节约了时间与成本，且增加了选择的正确性。使用ERP系统，增加了内外部的交流，与采购商之间的协调性增强，最终达到协同商务的目的。
4.提供了良好的采购全面的控制体系。首先，采购前严格把关采购审批。ERP系统对不同职责采购种类和采购金额上限进行控制，对超额的采购单传达给主管领导批示。其次，监督人员通过ERP及时发现采购业务处理中的问题，终止和暂停业务，减少或者杜绝问题采购订单的发生。此外，对原料的数量、质量在采购前中后达到很好的控制。对于已采购入库原料进行检测，不合格原料不仅退回供应商，且加入供应商不良信用记录，记录达到一定程度将其加入黑名单，为今后采购提供参考依据。最后，企业使用ERP进行管理，将采购单、入库单综合起来对到货、质检、计量、评价、入库实行有效制约，使采购结算、质量控制、入库管理共同协作。
5.实现了对采购周期、库存的有效管控。库存信息指导采购部门按照库存变化安排采购数量和批次，且通过与战略供应商共享库存信息，及时提醒供应商补货。更高阶段还可采取供应商管理库存模式，减少库存占用流动资金以及库存成本，最终实现JIT模式。
总结与启示
随着信息技术在企业发展中的应用，企业对运用信息系统来加强公司管理水平、加快企业发展越来越重视；同时，由于金融危机影响，中国企业面临成本上升的挑战，如何有效地控制生产成本也成了企业考虑的问题。ERP系统在企业中的应用使采购业务流程化，建立统一的采购评价标准，不仅提高了采购的准确度和效率，同时降低了企业经营成本。ERP通过物流与资金流的分离，实现了企业资金的高效应用，信息高度共享，减少了由于人员变动等因素对企业采购工作的影响，提高了对采购活动的监督控制，避免了采购订单出现问题。
而通过对供应商的管理制度，为供应商的选择提供标准，对供应商的管理提升了一个台阶，为企业采购行为提供了前中后的控制基础。通过与供应商建立良好的双赢合作关系，提升物资供应的稳定性，减少企业因市场供应紧缺而产生的生产管理问题。
总而言之，企业通过ERP的实施和良好的使用，可以更好地达到对采购活动的业务控制与成本控制，这将对企业的发展起到积极的推动作用。所以企业应当积极采取现代化、信息化的手段来处理企业日常采购活动，以采购为起点，优化整个企业经营流程，以现代ERP的思想来管理整个企业，使企业发展更上一个台阶。
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