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摘要文章说明和分析了机构改革后广西各区域药检机构在档案管理工作方面存在的一些问题，并提出了主要对策。以求发挥档案信息资源的基础性、公益，更好地履行国家赋予的药品技术监督职能。
关键词档案管理；药检机构；问题及对策
药品检验所是国家药品监督质量保证体系的重要组成部分和技术依托部门，是《药品管理法实施办法>规定执行国家对药品监督检验的法定专业机构，其中心工作是承担依法实施药品审批和药品质量监督检查所需的药品检验工作，主要职责是依法对药品在生产、流通、使用等环节的质量实施技术监督检验。随着药品质量监督检验工作的不断深化，使搞好药检所档案管理工作成为了搞好当前药检所整体管理工作的基础。
药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资料等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力的技术支撑的宝贵财富。
一、当前药检所档案管理中存在的主要问题及原因分析
主要表现在以下一些方面：
1领导档案管理意识及重视不够。广西于2003年对药检机构进行体制改革，撤销除自治区药检所外的其他原按地(市)、县行政区划设置的91个各级药检所，重新设置由自治区食品药品监督管理局直接管理的南宁、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8个相当于副处级的区域药检所至今，虽基本设置有档案库房，却只有桂林、玉林两个药检所实现了符合档案管理要求的大集中统一保管并通过了档案行政管理部门评审验收(其中。桂林药检所综合档案室于2004年取得了档案室合格证，玉林药检所综合档案室于2005年达标定级)。
2档案管理基础设施较差，保管条件落后。大部分药检所因建所时间短，检验及办公场地小、场所少，故未设档案室或档案专人、专库，档案放在办公室的柜子里，有的还是木柜；没有落实防火、防盗、防潮等“八防”安全措施，没有空调、除湿机等设备。有个别原在已获得“科学技术事业单位档案管理自治区级”的市级药检所基础上组建的区域药检所，在近年档案管理工作普查及现场复查时就因档案库房条件简陋、专用档案存放空间未保证等硬件问题而未能得以更名换证。
3档案管理格局不明晰。管理机构不健全，管理职能不明确。药检所档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检所行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。
4档案管理制度不健全。检查督促考核未认真落实。在药检所管理中，一般均按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则——《实验室资质认定评审准则》要求，制定了适用于各所较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》《记录管理册》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。虽然自治区食品药品监督管理局对各药检所的《年度工作目标管理考评细则》要求各单位设立专门的档案室并规范化、认真抓好档案管理工作，但药检所却未真正认真实施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。
5对药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。随着科技的飞速进步，社会的发展，档案系统的内涵和外延也随之发生变化。药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案、人事档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，各药检所根据自己的理解和实践“因地制宜”管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
6档案管理工作人员素质参差不齐。档案专业人员队伍在学历层次、理论水平、专业素质等方面参差不齐，与时展要求悬殊是目前我国档案专业人员队伍的普遍现象，很多档案部门是随便可以往里塞人的地方，是安排老弱病残的地方。在药检系统中还有表现为专职少、兼职多，专项管理经验不足，管理观念不强；在人才培养中，重视药检技术人员素质及动手能力的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入培训计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。
7档案管理水平不高。现代化管理手段应用较差。随着计算机及网络信息技术在药检所管理中的广泛运用，药检所管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于档案的收集、编研、修史编志、开发和利用，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。
8未将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检所近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，必将影响药检业务技术的发展，影响药检所整体管理水平的提高，影响实验室资质认定和能力认可。
9监管关系的变化，使药检档案受到较高重视。一方面药品检验报告是判定一个药品是否符合规定的法律文书，若该被检药品被判不符合规定，监管相对人轻者被课以小额罚款，重者被处几万、几十万乃至上百万巨额罚款，甚至是取消经营许可证、生产许可证或是药品批准文号的严厉处罚，超出了一般药品生产、经营和使用机构的承受能力，使监管相对人存在戒心；另一方面随着我国市场经济的发展，民众购买被称作特殊商品的药品比日用品还方便，致使常规意义的消费者观念被引用至治疗活动中，由于药品费用居高不下，当药品治疗效果不理想时，就怪罪药品质量、怪罪药品生产和经营单位，要求赔偿。这其中，具有仲裁性和公正性的药品检验报告就成为了双方裁决质量争议的焦点。而药检报告质量尚有一定缺陷，使提高药检报告书写质量及其可溯源性，完善药检报告管理成为了药检档案管理的重要内容。
10药检档案开发利用少。主要是由于档案的内向性、封闭性，加上决策者及档案管理员本身缺少对档案价值的认识，档案室在单位中又处于弱势地位，馆藏建设被作为档案室的后台工作、传统工作，主要精力放在前台，重保管、轻利用，编研成果不多，档案利用实例不汇编、不发表，使其应有的文化功能没有得到充分发挥，很少直接影响大众的生活品质。
综上所述，药检所档案管理已面临深刻的变化，出现的问题既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。随着经济全球化、信息化时代和我国新一轮大部委制、“大卫生”形势下卫生、药监机构改革的到来，药检所须正视现实，调整管理思路以改进档案管理方法，重视药检档案管理工作以应对新形势要求。
二、做好当前药检所档案管理工作的主要对策
1依法治档是搞好药检档案管理工作的根本。可采取多种形式，大力加强和广泛开展《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《广西壮族自治区档案管理条例》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《广西壮族自治区档案人员岗位培训管理办法》等法律法规的宣传教育、学习贯彻活动，实施《药品检验档案管理规范》，增强药检所干部职工的档案法制意识，特别是领导干部的档案管理意识，依法编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，使药检档案从形成、收集到整理、编目、归档、保管、借阅、保密、利用等各个环节都得到保障，做到依法治档。
2领导高度重视是搞好药检档案管理工作的关键。一个单位档案工作的好坏，与单位领导的重视程度有着直接的关系，尤其是药检档案管理工作面对新形势下存在的难度增大问题，领导重视与否起着决定性作用。因此，改变档案工作的从属地位，需强化各级领导对档案工作的领导，本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的态度，提高对加强档案资源建设重要性、必要性的认识，把综合档案室建设特别是档案室基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划，并根据财政经费经常性增加情况适时予以递增，任何情况下不占用综合档案室设施、设备，不改变档案室及其库房用途。此外，各级领导还应明确：对档案“实行集中统一保管”原则只是加强档案工作的第一步，而确保档案收集齐全完整、丰富室(馆)藏，进而提高档案对药检、药监事业发展服务的效能，才是档案管理工作的目的。
3建立健全药检档案管理网络是搞好药检档案工作的前提。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，可在全区食药监管系统各药监局及其所辖各行政、业务科室、稽查大队和各药检所明确专、兼职档案人员，使每个单位从横向(药检——药监)到纵向(档案室——各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入单位、科室、个人的目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保无论是在药监局、还是药检所的各行政、业务检验科室还是稽查工作的各个阶段、各个环节，都能从组织上保证档案、文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。
4加强制度建设是搞好药检档案管理工作的保证。第一，建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行；完善档案工作程序，理顺单位、科室和档案室之间的关系，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证档案管理工作的各个环节不脱节。
第二，坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。因为药检档案是药检所科学技术和药品检验工作的历史，它不仅真实地反映本单位科技活动的现状，说明整个科技工作历史的进程。还为当前的业务工作和科研工作服务，为今后的工作服务，是珍贵的科技资源和科技储备。
第三。将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同样作为药检所质量管理体系的组成部分，纳入单位年度目标管理责任制，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实，不但与各科室、各岗位人员的经济利益挂钩，做到奖罚分明，还要在评优、晋升、进修政策上给予一定倾斜，以促进档案工作人员和专兼职文档人员主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。
第四，设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向所综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。
5提高档案人员素质是搞好药检档案管理工作的基础。针对药检系统档案人员绝大部分是半路出家、从事档案工作时间和素质参差不齐，且基础管理薄弱、人员变动性大、档案业务生疏等现状，着重在提升档案室的软实力、档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上下功夫，切实加强和提高档案人员素质。
第一，以人为本，加强药检档案人才队伍建设。一是重视智力引进工作，可采取引进档案专业人才或通过向社会公开招录所学专业为档案学、历史学、汉语言文学或计算机专业人才的办法，吸收一些基本素质好、愿意从事档案工作的大学本科毕业生充实到药检档案工作队伍中来，壮大药检档案人才队伍。二是拓宽人才培养渠道，有重点、有方向地培养造就药检档案事业发展急需的人才，如对单位内部综合素质好、有发展潜力、志愿献身档案事业的同志进行专业培养和深造，促使他们施展才华，促进人才脱颖而出。
第二，注重教育，努力提高档案工作人员的政治思想水平。一是要改变旧传统。树立新观念，用“三个代表”重要思想、科学发展观、构建和谐社会的理念和改革开放、市场经济的思维方式指导档案工作；二是要改变以往的封闭管理，由重视管理转变为重视利用；三是要改变传统的静态管理，由坐等、送交转变为主动收集。
第三，加强培训，不断提高档案人员的专业知识水平、业务能力和管理水平。加强档案业务培训，提高档案人员的业务素质，是一项需要持之以恒的工作。一要组织档案人员认真学习《档案法》及其《实施办法》和《管理条例》等法律法规；二要办好岗位培训、信息技术培训、相关标准规范和药检档案基础业务知识培训，加强经济、历史、文化、法律等档案传统方面管理知识和系统工程原理和方法、缩微技术和数码复印新技术应用等现代管理、现代科技实践技能和新技术的学习，吸取和总结新经验，优化知识结构，以达到理论知识和实践能力有机结合；三要与时俱进加强档案上岗和岗位继续教育，建设新档案管理模式，使全系统档案工作人员适应档案工作特别是新形势下药检档案工作发展需要；四要多走出去参加培训或开展学术讲座，学习一些院校或发达地区先进的工作经验，拓宽工作思路，促进管理科学化，提升档案管理水平。
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【关键词】档案管理；档案收集；档案保管；声像档案
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)05-194-02
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的、有保存价值的、以音响和形象等方式为载体，并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。① 声像档案是在现代技术产生的新载体材料上传播信息的，它依赖于先进的科学技术和快速的传送手段，时间感和空间感比较强，这是一般档案难以具备的。声像档案主要包括照片档案和录音、录像档案，它是国家全部档案的重要组成部分。然而，目前声像档案管理中存在着诸多问题影响着档案管理的整体水平，声像档案管理存在收集渠道不畅，归档不完整、保管条件差、管理混乱、管理制度不健全、利用效率低、管理人员素质不高等问题，因此采取有效的对策解决问题刻不容缓。
一、声像档案管理中的问题
（一）声像设备管理混乱
随着档案工作的逐步完善，许多单位购置了声像设备，但缺乏健全可行的设备管理制度，致使声像设备没有更好的发挥作用。声像设备管理中存在三个方面的问题。第一，声像设备管理存在无制度，无手续的问题。有的单位没有制定声像设备管理制度，借用设备没有手续，使用人员频繁变动，借出的设备没有借用登记簿记录，导致设备丢失或形成的声像资料不知道反映什么主题，甚至无从查起。第二，重要会议、事件无人录，录制的声像资料无人管。有的单位声像设备无人会用，重大会议或事件没人录制，声像设备成了摆设。有的单位声像资料没人管，散乱不集中。第三，想用时找不到，找到的已损坏。有的单位没有专门的声像设备室，由于受潮等原因造成声像设备性能降低，声像资料利用不大。声像设备管理混乱，造成设备难以发挥作用，进而影响声像档案的形成。
（二）声像资料摄录人员素质不高
有些单位受资金人力都有限，摄录人员缺乏专业知识和专业素养，致使在重大活动、重大事件上摄录形成的声像档案价值不大。分析看来影响声像档案价值的原因如下：第一，偏远地区的有些单位，单位效益不好，受经济条件的限制购买不起优质的声像设备，只能购买价位较低的声像设备。这样导致的后果是摄录形成的声像资料可能图像声音效果差，保存利用价值也就不大了。第二，有些单位人员少部门小，一般不会花钱聘用专业的摄录人员完成重大事件的摄录工作，需要时随便派个人去摄录。
（三）声像档案管理制度不健全
1.声像档案管理工作开展得好坏，关键在于是否有健全易行的管理制度
有的单位声像档案管理的无章可循，声像档案散乱不集中，缺乏健全可行的管理制度，或是有的单位制定了管理制度，但落实的不彻底，缺乏有效的保障措施，导致声像档案缺损遗失。
2.收集渠道不畅，声像档案馆（室）藏匮乏
随着社会的发展，声像档案对整个档案工作来说越来越重要，但事实上，声像档案的馆（室）藏量比较匮乏，当然有历史原因，也受客观条件限制。在单位部门，照片档案散失在个人或科室内部，分散保存难以集中归档管理，这样一来声像档案的藏量自然匮乏。
3.档案意识不强，导致声像档案难以及时归档
声像档案对国家档案的完整性很重要，必须做好声像档案的归档工作。首先是照片档案，如不及时归档照片、底片分了家，时间久了也被遗忘了，破了角也发黄了，保存利用的价值。其次看录音、录像档案，有些单位摄录了音像资料，缺乏归档意识时间久了由于受潮、曝光无法利用。总之，损坏或遗失直接造成声像档案收集受阻，进而影响档案的完整性。
4.声像档案鉴定不严谨
档案部门在鉴定声像档案时把好消磁关很重要。对有长期保存价值的录音、录像档案要进行复制，定期复查。有些单位管理水平有限，鉴定工作不严谨，销毁了重要的声像档案，对档案馆（室）藏造成巨大损失。
5.保管条件差，难以维护声像档案完整和安全
声像档案有强烈的时间感和空间感，其保管条件要求更高更严。按要求应配备声像档案专柜，而有的单位声像档案则与其他档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁防震等的保管要求。致使照片发黄褪色，底片粘连变质；磁带带体受损；录音、录像档案失磁。原版带子被反复利用没有复制，时间久了原始录音、录像没能保存下来。声像档案保管做不好，其安全和完整令人担忧。
6.声像档案利用不充分，流失严重
单位召开重要会议有时需要摄录像。形成的声像档案一些除在报刊刊登或者印成画册对外发行外，在档案馆（室）却找不齐原始档案。有些由于不注意保存，造成声像档案损毁。如果是稀有珍贵的声像档案，一旦遗失损坏就会悔之晚矣！
（四）声像档案的保管方面的研究不够
声像档案是国家档案的重要组成部分，其重要性不亚于纸质档案。但一直以来档案工作人员更重视纸质档案。研究如何保护声像档案以延长其寿命也应是档案工作的重要工作，目前在这方面的研究工作还不够。
二、声像档案的管理方法与解决对策
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关键词：高职院校；《高等学校档案管理办法》；对策
为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《办法》是新时期新阶段促进高等教育又好又快发展的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作管理内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。
一、高职院校在实施《高等学校档案管理办法》过程中存在的问题
根据《办法》的精神和要求，2008年12月江苏省教育厅、江苏省档案局联合印发了《关于认真贯彻实施高等学校档案管理办法的意见》，目前全省高校中已掀起了一股贯彻实施《办法》的。虽然同为高等学校，但与普通高校相比，高职院校在学校的历史沿革、办学方向、办学性质和学校规模等方面都具有一定的特殊性，因此在贯彻实施《办法》过程中，高职院校应当从自身的实际出发，有效地将《办法》的精神和要求落到实处。通过几年的实践，笔者初步感到高职院校在贯彻实施《办法》过程中，主要存在以下三个方面的问题。
（一）档案机构的设置问题
关于高校档案机构的设置、性质及其职责，《办法》都作了具体的规定。其中对于档案机构的设置规定了两种形式，即档案馆和综合档案室。而且要求只要具备建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、或者已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上三个条件中的任何一项，就应当设立档案馆。未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。从目前高职院校的实际情况来看，大多数院校都基本具备上述三项条件，理应按照《办法》的规定设立档案馆或综合档案馆。但一般高职院校都如同笔者所在的南京交通职业技术学院一样，均是由中专学校升格成为高等学校的，所以在规格上比普通高校要略低一些，这就决定了高职院校在教学机构、行政管理机构的设置上都与普通高校都有所差别。尤其在设置专门的档案管理机构上，往往没有得到应有的重视，限制了档案工作人员工作创造性的发挥。档案工作由于其工作性质的缘故，在短期内工作的好坏对学校大局影响不会很大，因此其重要性容易被忽视。正是由于这些原因的存在，在贯彻落实《办法》中关于档案机构的设置问题上没能很好的得到解决。
（二）档案人员的配备问题
关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及职数等，《办法》也作了具体的规定。其中对档案机构负责人的条件也有具体要求，应当具备热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；年富力强，身体健康等条件。这为高等学校档案干部队伍建设提供了强有力的依据，非常有利于高等学校档案干部队伍的建设。
档案管理人员专业水平的高低，直接影响档案事业的发展。高职院校档案工作者中大多毕业于非档案专业，有些人根本没有经过专业培训，缺乏档案的基本理论，也缺乏档案管理工作的实践，只能起到简单的保管作用，不能真正做到档案管理的科学化、规范化。
对于普通高校来说，选拔任用具有高级以上专业技术职务任职经历的人员担任档案机构负责人，可以说丝毫不成问题。但是对于高职院校来说，其教学、管理人员数量规模和结构层次都相对局限，具备高级以上专业技术职务任职经历的人员本来就有限，所以要求档案机构负责人也具有高级以上专业技术职务任职经历，就显得比较苛刻，一般高职院校都难以企求。
（三）归档门类的确定问题
《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确规定，包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等若干门类，这是从全国高等学校的整体考虑而确定的，具有高度的概括性、普遍的针对性和广泛的适用性，广泛适用于各类高等院校。高职院校主要从事高级技能教育，培养能独立处理工艺技术中的“疑难杂症”，能手脑并用有较高心智，具有一定的专业技术理论视野的应用型高级技能人才，它的主要任务是对学生进行技能教育，很少承担科研任务、开展产学研合作和外事往来。但目前高职院校还未能从实际出发，更为科学合理地确定归档门类。
同时《办法》还指出高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。目前高职院校在进行归档相关文件材料时，没有形成切实有效的归档制度。档案管理上还存在一定的问题，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录等工作还没有形成制度性管理。
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（四）档案学术研究缺失问题
《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，同时指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。从目前高职院校档案工作的学术研究来看，对档案工作深入研究的力度不够。大多数高职院校只是简单的把相关档案材料归档整理，没有很好的对档案资料和管理进行研究，没有进行相应的编研以及出版相应的档案史料。在没有系统的对档案工作进行学术研究的基础上，对于在《办法》中提及的开设有关的档案管理的选修课更是难以实施。
二、解决《高等学校档案管理办法》实施过程中存在问题的路径分析
（一）成立综合档案室来为学院保存和利用档案提供服务
高职院校档案机构作为学校行政管理机构的组成部分之一，理所当然在规格上也比一般的普通高校的档案机构要略微简约一些。有鉴于此，笔者所在的学院并没有设置档案馆，而是设置综合档案室，隶属于院长办公室领导。同时明确规定，综合档案室作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行《办法》规定的高校档案机构应履行的九个方面管理职责。从运行状况和实际效果来看，采用综合档案室这一机构形式，更加适用于高职院校，完全能够保证各项工作的有效开展。
因此，各高职院校结合自身情况设置相应的档案管理机构，充分发挥档案工作在高校中的作用。
（二）选配高素质的档案管理人员，增强档案开发技术力量
稳定专兼职档案人员、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，人始终是最重要的，档案管理水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。只有选配高素质的档案管理人员，才能增强档案开发的技术力量。
笔者所在学院现共有教学、管理人员560余人，其中具有高级以上专业技术职务任职经历的不足80人，仅占总数的1.4%，而且他们都在教学第一线。随着招生规模逐年扩大，他们都担负着繁重的教学任务。因此要从教学第一线抽调本来有限的高级人才到档案机构工作，显然有些不太现实。为此南京交通职业技术学院坚持从实际出发，选用一名具有馆员任职经历的同志担任综合档案室负责人，由于该同志十多年来一直从事本院档案工作，具有较好的政治素养和较高的档案管理业务水平，完全适应工作需要，胜任综合档案室负责人这一职位。同时学院各系部均明确兼职档案员，负责做好各自所在系部文件材料的归档和移交。在选配兼职档案员时既考虑了人员素质，又考虑其业务水平。学院鼓励专兼职档案人员学习新技术、新知识和参加业务培训。各种培训注重针对性和实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。不断提高学院档案管理人员素质和稳定档案管理人员队伍。
（三）准确进行归档分类，促进档案管理工作的科学化与规范化
由于高校各项活动的特殊性，其档案具有多样性、客观规律性、周期性等特点。因此应针对其各种特点进行科学化和规范化管理。从而提高档案管理工作效率以及有效利用档案。
笔者所在学院在确定归档门类时，对《办法》规定的相关门类作了一些调整，省略了产品生产类，并将外事类归入行政类、科研类归入教学类。同时突出记录学院主要职能活动和历史面貌的党群类和行政类、涉及民生的人事类和学生类、体现学院学生培养水平的教学类，使得学院文件材料的归档范围科学合理，更加符合高职院校的实际。
（四）加强档案工作学术研究，推进档案管理工作的蓬勃发展
档案管理的工作不仅在于各种文档的归档整理，还要求对档案工作进行一定量的学术研究。只有丰富档案管理工作的研究，才能更好的对档案科学有效的管理与利用。
笔者所在学院，领导高度重视档案管理工作。学院积极组织专兼职档案管理人员参加相应的学术交流活动，提升其业务水平以及加深对档案管理工作的认识。学院出台各项政策鼓励档案工作人员申报研究课题，以提升档案管理工作的科学水平和档案管理人员的自身素质。档案管理人员应充分发挥高职院校的研究平台，加强档案管理工作的学术研究，进一步推进档案工作的蓬勃发展。
三、小结
在贯彻实施《办法》的过程中，高职院校要秉承实事求是，一切从实际出发的原则，采取切实可行的措施和办法。从硬件与软件两个方面来加强高职院校档案管理工作，发挥档案工作在高校中的作用。由于实践比较有限，笔者将不断摸索，继续深化对贯彻实施《办法》的认识，逐步解决出现的新情况、新问题，把规范的精神和要求与学院的实际紧密结合起来，更好地推动学院档案工作的科学发展，为创建全国示范高职院校作出应有贡献。
参考文献
[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008年9月1日实行.
[2]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[J].办公室业务，2009，(8).
文档管理解决方案范文4
1 房地产产权档案管理工作中存在的问题
（一）产权档案管理质量不高
当前部分房地产行政部门对房地产信息登记工作缺乏重视，从而在登记中存在一些失误，从而影响了房地产信息的准确性，这对房地产档案信息的有效性带来了较大的影响，不利于房地产档案管理工作的现代化发展。
（二）房地产产权档案服务范围有限
当前房产产权档案服务范围十分有限，服务对象只针地用户，为用户提供档案信息的查询服务，通常情况下不提权相关信息的查询，这就对房地产产权档案的服务带来了较大的影响，不仅服务理念落后，而且服务工作具有较强的被动性，无法有效的满足当前房地产信息的应用需求，不利于房地产产权档案管理工作的创新。
（三）产权档案载体较多，保管难度较大
在房地产产权档案中，除了纸质载体外，还包括影像资料、照片、磁盘及光盘等，不同的载体对于保管条件都具有不同的要求，这也给产权档案保管工作带来了较大的难度。特别是特殊载体的档案其在保管过程中更容易损坏，因此需要在保管过程中要给予特别关注。
（四）产权档案收集面狭窄
随着房地产日益成为每个城市的主要产业，这也使房地产行业参与到越来越多的经济活动中来，频繁的涉及到的房地产产权活动，从而产生相应的产权文件资料，这其不仅涉及到档案登记、还涉及到撤销档案、注销档案、房屋交易档案及房屋拆迁档案等，这也使单纯的依靠登记部门移交来实现对产权档案进行收集无法保住档案信息的完整性，因此要在产权登记及相关环节都在保证档案工作的有效渗透，拓宽档案收集面。
（五）不符合要求的资料难以及时纠正
虽然在房地产权属档案管理办法中对于归档时不符合要求的档案材料不允许归档。但在实际工作中，档案材料归档作为房地产权属管理工作的流程的最后一个环节，即在归档时，各种手续已全部履行完毕，在这种情况下，即使档案管理人员发现材料存在不规范及不符合要求的地方并将其退还登记人员，想要补齐或是提供规范资料也具有较大的难度。
（六）房地产权属档案管理人员水平不足
房地产权属档案管理工作十分繁杂，要求档案管理人员要具备良好的信息处理能力，同时还要兼备测量及相关法律知识，但当前房地产权属档案管理工作，复合型档案管理人才较少，这就对产权档案管理工作的有效性带来了较大的影响。
2 房地产产权档案管理工作中问题的解决对策
（一）完善房地产产权档案管理规范，提高档案管理工作效率
要严格执行档案管理规范，结合当前工作现状完善房地产产权档案管理流程，细化管理文件的规格、大小和期限等内容，为工作人员的实际工作提供可靠的参考，确保房地产产权档案信息的规范性和完整性，促进房地产产权档案服务质量的提升。
（二）提高房地产产权服务水平
在房地产产权档案文件建设过程中，应当全面提升社会公众对房地产产权档案的认知，积极开展多元化的宣传活动，完善查询和咨询通道，为社会群体提供更具有精准性和房地产产权档案服务，通过深层次的数据挖掘，提高房地产产权档案信息的系统性和准确性。积极建立完善的信息网络，应用数字技术和网络技术，实现房地产产权档案信息的同步和共享，建立全方位的房地产产权网络服务模式，促进房地产产权档案文件建设的创新化发展。
（三）充分利用?F代技术收集产权档案信息
随着科学技术的快速发展，信息技术在档案工作的广泛应用，这对产权档案信息的收集工作提供了更多的便利条件，有效的保障了产权档案的质量。档案管理人员可以充分的运用现代化技术来收集各种载体的产权档案信息，并利用计算机技术来对所收集到的档案信息进行整理、分析、保存、查阅和保护，为档案信息的有效利用打下良好的基础。特别是产权档案中的音像信息，由于其能够更直观和形象的体现出产权的具体信息，使产权档案使用者更容易理解产权的基本情况，因此要收集工作中要重视音像资料的收集工作。
（四）规范产权档案的更正办法
对已经归档的产权档案进行更正时，如果要对原件重新办理更正手续，涉及的单位和部门较多，更正的程序烦琐，给档案信息的更正带来了一定的难度，从而导致档案管理人员不愿意更正档案中的错误信息，影响到产权档案的正确性。实际上，只需通过增加附加更正表，在档案备考表中说明更正原因及日期，并根据更正表更正微机中的信息就可解决上述问题。档案管理人员在提供档案服务时，应提醒调阅人?嗽牡蛋甘辈慰锤?正信息。
（五）完善产权档案管理制度
建立健全档案管理网络机构，充分发挥兼职档案管理人员的作用。在日常的管理中应制订合理的档案利用规章制度，比如阅览制度、外借制度、复制制度、保密销毁度等。建立健全档案管理网络机构使产权档案的电子化采用相同的标准，便于更好地发挥产权档案的服务功能。发证窗口是产权人在房屋权属登记部门进行产权登记的最后一站，一定要由业务熟练的工作人员把关，负责核实档案资料，确保资料符合要求。
（六）加强产权档案管理人员的培训
提高对于相关工作人员的专业培训，尤其是针对于其档案管理、数据统计、法律知识等方面进行全面的培训，保证管理人员的工作水平符合管理工作要求。此外要加强管理人员与其他房地产部门的配合和交流。例如和测绘、拆迁、司法等部门保持密切的联系，更加充分掌握房地产权属的变动状况，确保管理工作的准确性和有效性，做到对各个环节工作中的文件资料胸有成竹。
文档管理解决方案范文5
无论是企业还是个人都离不开文档。企业的经营过程会产生文档，而个人在工作学习过程中也会产生文档。日积月累，文档数量越来越多，其管理就成为问题。特别是那些有一定规模的企业，文档管理的问题就更为突出。主要表现为: 想找的资料找不到，不知道在谁手里，也不知道找谁; 企业文档成了员工的个人资料，随着员工的离职而一去不复返; 安全性得不到保证，文档弄丢或者泄密时有发生。
文档管理正是为解决上述问题而提出的。尽管文档管理看似简单、功能也相对单一，但它对企业至关重要，尤其是涉及到企业核心资产的专利、图纸资料以及合同协议的管理时更是如此，一个安全、高效、好用的文档管理系统的确能为管理者带来事半功倍的效果。
事实上，文档管理也存在着非常大的市场需求。根据国外研究结构Forrester的相关调查，全球信息内容正以每年200%的速度增加，因此带动了内容管理市场的需求。IDC预测，2011年全球内容管理市场规模可达71.5亿美元。作为对这一需求的响应，市场上的多种软件都开始对文档管理提供支持，包括OA（办公自动化）、知识管理，甚至ERP、备份软件等都或多或少地提供了一些文档管理的功能。
“术业有专攻，与其他综合性的管理软件提供的文档管理功能模块相比，功能更单纯的文档管理系统有自己的优势。”北京互诚科技有限公司（以下称互诚科技）常务总裁徐斌告诉记者，“其优势主要体现在功能上更专业，也更易用，更能满足文档管理多样性需求。比如，文档的自动同步、智能搜索等在综合性的管理软件中就不多见。”
互诚科技是一家为企业提供企业信息管理解决方案的公司，维思（WiSS）文档管理系统是公司最重要的产品，它通过集中化的存储、分级授权访问以及智能化的查询帮助企业完成文档管理。其中的文档快车技术和智能化的搜索是其特色，也是很多综合性管理软件和同类管理软件所没有的。
文档管理解决方案范文6
一、背景及意义
在企业工程项目实施过程中，文档是沟通的主要工具之一，在项目之外，对于企业来说，文档同时还是知识管理的重要内容。项目在实施过程中通通常都会产生大量的文档，但是对文档的组织和管理经常被忽略。不管是否采用文档管理工具，依然需要员工来进行文档的管理。通常，文档管理在项目中不是很受重视，而发现其重要性的时候，往往项目已实施过半，甚至已经实施完毕。因此为了确保项目实施的高效率，并使文档发挥应有的作用，对文档的有效管理显得尤为重要。
PLC系统的开发与实施过程中的文档管理是一个老生常谈的话题。质量差的项目文档不仅使读者难于理解，给使用者造成许多不便，而且会使管理人员难以确认和评价开发工作的进展，会造成一些工作被迫返工，甚至造成误操作等更加有害的后果。因此，对项目文档的编制和管理就显得尤为重要。
二、PLC项目中文档管理的现状
1.PLC简介
在自动化控制领域，PLC（Programmable logic Controller可编程逻辑控制器）是一种重要的控制设备，专为在工业环境下应用而设计，控制各种类型的机械或生产过程。
2.我国PLC工程文档管理现状
在笔者从事PLC工程实施的这些年间，曾经对企业的各类成员进行过关于编写文档情况的调查，发现在我国的PLC 企业中，目前的文档管理水平还处于较低级的水平。
本文通过对项目文档管理的研究，并结合PLC项目实施的现状，探讨适合PLC 项目的文档管理流程和方法。
三、典型问题及导致的后果
这些典型问题主要有：
1.需求文档管理不善
这极其容易导致项目目标不清楚，可能由于项目所交付的产品并不是客户的需要而导致项目的失败。
2.在技术文档方面
技术文档编写不规范，或者技术文档管理维护不当。由于不关注技术文档的编写与维护，使得企业在技术开发方面没有知识积累，没有很好的实现企业技术开发人员之间的知识转移，导致在工作中需要重复做以前曾经作过的工作，费时费力不说，对开发人员来说，没有一点提高。
3.在测试文档方面
测试文档（测试案例设计、测试说明文档等）少，编写不规范。
4.不能针对项目的具体情况编写文档
PLC工程具有特定性，有的企业盲目的跟随软件工程的一些理论，生搬硬套文档模版，编写了很多PLC项目不需要的文档，造成了人力物力和时间的巨大浪费。有的企业自己定义一套极其简单的文档模版以及编写方法，导致文档的内容少，不能完全表达所有需要沟通的内容，很多沟通工作依然需要可靠性差的口头沟通。
四、改进文档管理的方法
1.文档的编写要严格按照文档编写的规则、方法执行，尤其是在文档的内容方面和完成文档的时间方面。
2.文档的阶段性审查的作用是沟通，以保证项目中各方面工作在目标上的一致。
3.及时做好项目的总结和归档文档管理。
五、文档管理方案的设计
下面以D 公司为例，说明如何根据项目的具体情况设计适合的文档管理方案。
1.背景情况介绍
D公司是一家专门为企业自动化装置提供PLC系统集成解决方案的公司，是典型的仪表自动化行业的小公司。公司目前有23人，其中的绝大部分人员都参与到了某国有大型企业某大型装置的PLC自动化系统项目的建设中。该项目共包括两套PLC系统，简称为项目A和项目B。开始时预计共投入20个人，一年内完成。可是时间已经过去了大半年， A项目刚刚开发组态完成。客户虽然勉强签收了A项目，可是A项目遗留下来的问题非常多，客户要求对A项目进行优化，而且，A项目系统为客户提供的功能跟客户想要的功能有一定的差距，系统的质量和性能也不能令客户满意。
实际上，A项目应该算是一个失败的项目。如何吸取A项目的经验和教训,避免B项目重蹈覆辙？企业和项目管理层进行了认真的总结和分析，在此基础上，采取了一系列有针对性措施，并取得了不错的效果。下面主要针对项目的文档管理方面进行讨论。
2.A项目中的文件管理状况
2.1优点：需求文档和用户文档的编写和维护相对完善，有专门的人员和客户沟通需求，编写需求文档。并能够根据需求的变化，修改需求文档。需求文档和用户文档等都有专门的人员与客户一起进行审查和批准。
2.2缺点：①技术文档（设计文档、编码说明文档等）和测试文档不全：② 没有人专门管理文档；③不使用工具来进行文档的管理。
3.A项目失败的原因分析
A项目失败的原因有很多方面，在本文中仅讨论文档管理方面所导致的项目失败的原因。
3.1需求文档的变更控制权限问题
在A项目中，项目变更很多时候由客户直接指示需求分析员或开发人员直接操作，并不通过项目的领导层，尤其在很多具体的细节上。这样使得需求的变更变得复杂和不可控制。
3.2需求文档的审查问题
需求文档的审查工作主要在需求分析员与客户之间进行，没有与项目组中参与开发的成员进行需求文档的审查工作。由于没有需求分析员与开发人员的审查环节，开发人员编写的程序，出现与需求不符的情况。在A项目中，解决这些问题主要依靠开发人员不断的去跟需求分析员口头沟通系统中每个部分的需求。不仅大大增加了需求分析员的工作量，而且造成了开发混乱，产品质量得不到保证。
3.3技术文档不规范所造成的问题
技术文档要描述的是如何完成目标的问题。技术文档不规范，每个开发人员做开发时都凭着自己的经验与习惯编写代码，代码的重复利用率很低，而且，由于没有相应的编码说明书，要对编码进行维护和优化时，需要重新理解代码，编码维护工作变得费时费力。
3.4没有文档管理员所造成的问题
由于没有人管理文档，导致所谓的文档服务器凌乱非常，想要在这上面找一份别人做的文档都不是件容易的事，大大降低了文档的利用率。
4.B项目中所采取的文档管理新措施
4.1分析B项目中的关键文档。
根据项目的不同过程，列出项目过程中的关键文档、关键人物和职责。
4.2严格控制需求文档的审核批准权限，把需求文档的批准权限控制在项目管理层中。
4.3在重点编写需求文档的同时，安排专人编写设计文档和测试文档。把开发人员分成不同的几个开发小组，由开发小组的组长负责与需求分析员沟通。
4.4制定了设计文档和测试文档的管理流程。
制作设计文档和测试文档的模版；文档编写完毕或阶段编写完毕，需要相关人员一起审核，例如：测试文档编写完毕后，需要和需求分析员一起审核。审核的目的是看看文档内容是否正确，是否有遗漏等等；审核之后，文档还需要进行修改，再进行下一轮的审核，直到得到批准。
4.5使用工具进行项目文档的管理。
5.执行的效果
执行这些新措施马上就收到了很好的效果。
5.1设计文档主要是沟通需求和开发的桥梁， B项目中的这个“桥梁”由开发小组长来担任。“桥梁”的增加大大减少了需求分析员的工作量：以前是一对很多的关系，现在只是一对三或四的关系了。同时，由于小组长相对来说是技术上比较过硬的人，他的文档在统一编程风格和监控程序的质量等方面起到很大的作用。
5.2测试文档的编写，使得测试人员能够设计出一套验证软件功能和质量的尺度，科学的监控系统的质量。同时，测试人员在编写测试文档的同时，对系统的功能有了很好的了解，在真正做测试时，就能做到胸有成竹，大大的提高了测试工作的效率。
