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企业受控文件管理范文1
关键词：文件控制、总体管理、部署规划
中图分类号：C29 文献标识码：A
一、文件管理现状及存在的不足
1、文件管理未能覆盖到所有部门，仅限与业主、设计、PMC往来文件沟通、下发、存档。各部门管理文件、过程文件没有统一的文件编号、格式，存档分散没有统一的归档部门。部门间文件传递未得到统一规范的有效控制。
2、程序文件、审批程序未流程化，内部制度、程序文件无版本更新。
3、工程文档管理的信息化水平不高，大多数文档仍存储在个人手里，无法实现资源有效共享，项目结束后因为人员变动，资源流失现象严重。
二、文档一体化管理的目标
建立企业电子文件管理系统、OA办公系统，充分利用成熟的EPC项目文件管理理论，将文件控制管理贯穿项目始终，作到全程参与、全程管理，合理使用管理软件，追踪项目各个环节的进度，及时发现制约工程进度问题，为公司信息资源的保护、开发、利用提供坚实的基础，为公司实现跨跃式发展提供必要的支持。
第一、文控体系的理念建设
树立“文件是金”管理理念：在工程建设项目施工过程中，通过“文件”明确业主、设计(采办)单位、PMC、施工单位的责任，维护项目各参与方的关系，推进项目规范、有序运作，保证施工单位的利益不受损失。“写你做的，做你写的”，任何事情都要求有文字记载。针对于项目来讲，文件控制是项目管理体系运行的基础之一，在每个环节中都有举足轻重的地位并且贯穿项目始终。一个项目如果没有严格的文件控制程序，文件编号混乱，往来文件无法有效识别并及时接收、发送，施工设计方案随意变更……这个项目将丧失执行能力、控制能力。因此，上至企业高层领导，下至每一个项目参与者，都必须重视文件控制工作，树立“文件是金”的理念，并在工作中认真贯彻这一理念。
全过程完整、及时、准确的文控责任意识：文件控制中不能仅注重竣工资料编制、交付验收，而是要着眼全局，执行项目全过程的文件控制、管理，在确保项目顺利执行的同时，积累项目经验数据。同时，形成三个责任意识：文控全过程的完整意识――在项目成立之初，建立项目文控部，确保所有项目内、外正式文件均通过文控部进行控制、管理。结合项目的特点编制并文件管理手册、、文件控制程序、文控人员操作手册、项目编号系统、版次规定……利用这些程序文件来控制项目所产生的文件，根据文件类型、版次以及用途将它们进行分类并逐一控制，自项目立项起至最终全部文件验收、入库，真正做到统一、完整管理;文控全过程的及时意识――在管理程序上，针对各种类文件的控制规定，结合项目的要求和实际执行情况，编制各类文件控制流程图。使文件从产生，到中间各环节，到最后达成的结果，均能脉络清晰地传输，提高效率。同时，统筹考虑，将文控人员的具体工作按文件类型并结合实际管理要求进行合理划分，专人专控，以及时地将文件传送到相关部门，保障项目执行进度;文控全过程的准确意识――文件控制程序、文件编号系统与版次规定的建立是保证文件准确性的前提条件。
第二、文件控制体系的组织建设
为满足将来公司可能的多项目运行，组建以国内文控部、各职能部门、各施工单位专业负责人为主的公司文件控制体系小组，负责文控体系的推进。采取矩阵式架构管理，现场文控人员在接受本项目管理的同时，接受来自公司文控体系小组的宏观监督、管理和指导。公司文控体系小组为现场文控人员提供专业化的文控支持，从技术上为项目文控工作提供来源保证。国内文控部统一管理公司全部介质的受控文件、资料，保证项目受控文件、资料的流转渠道的唯一性及确定性，对于专业性较强的文件，采用各部门专人负责、并兼职文件管理员的方式。将兼职文件人员配备到文控中心管理文件，大大的提高了项目文件、资料的利用效率，同时保证了项目文件的完整和安全。文控体系小组的组建，也为进一步推行文档一体化建设提供了先决条件。
第三、文控体系的制度建设
文件控制专业对于公司来讲仍是一个较新的专业，没有形成系统的标准规范，规章制度及相关的操作手册，所以在于国际化的公司包括业主/PMC/设计合作的时候，要认真吸取他们的经验和做法，结合现场实际工作情况，逐渐完善自己的文控制度。这包括编制文件控制体系文件、相关的作业文件，文件的等级标准等，集中骨干人员，从文件控制专业的实际工作着手，提炼体系文件、标准规范中的内容编制成操作手册，方便文件控制人员快速学习和掌握，如“文控人员操作手册”、“项目秘书操作手册”、“现场文件管理手册”、“竣工资料管理手册”等。
三、实施计划与细则
1、编写受控文件目录《项目部管理资料归档表》《项目部专业技术资料归档表》，实施项目文档资料分类管理：组织各管理部门各专业施工部结合本部门业务在项目准备、施工、试运行阶段所产生的一系列文件进行分类整理，列出目录。
1）公司级文件分为行政类文件、工程过程类文件（施工方案等）的标准格式、国家、行业和企业标准规范清单、采购物资设备技术规格书、管理技术总结、部门管理体系文件，施工管理手册等。
2）项目级文件分为文控类资料、技术类资料、财务合同等专业资料。
技术类资料包括：在施工过程中形成的工序过程资料、材料设备采购类资料、竣工验收及工程交工资料、存档工程技术资料等。
财务合同等专业资料包括：在项目施工管理过程中产生的一系列需要移交公司财务部、合同部、需要移交业主的资料。（项目合同评审资料、项目物资及设备计划、采购、合同、验收、调拨等资料、项目盈亏测算成本管理资料、项目安保资料、反恐资料等）
2、进一步修订完善、补充文控（信息）管理的相关管理程序、管理规定：
修订《文件管理程序》、《文件编码规则》、《文件保密管理规定》新增《记录控制程序》、《资料整理、归档管理程序》、《受控文件清单》
3、工程项目文件流转系统的建立，实现项目群管理，实现国内机关各部室与国外尼亚美、迪法办事处、与各工程前线施工部、（与前线PMC监督、业主代表）实现各类文件办理流程。将日程纸制文件的处理过程通过电子化处理，实现文件的在线拟文、审批、会签、编号、签章、收文登记、收发文过程的办理跟踪、待办工作的即时提醒、以及相关范围、权限的配置功能。同时，实现了项目上日周月报等信息的与查看。
4、工程项目文件档案系统建立
1）由于前线基地使用卫星接入网络，带宽非常有限，可考虑首先在国内项目部，尼亚美办事处、迪法物资中转站以及前线基地分别建立各自的本地文件档案系统服务器，分布存储整理后的归档文件。以国内服务器为中心，各地服务器为次中心，通过异地同步实现不同地区的资料共享。
企业受控文件管理范文2
关键词：项目管理；工程管理
一、IPMT的人员管理机制为一体化管理提供了机构保障（土壤）
（一）公司IPMT管理模式
炼油企业的建设期使用人员与生产期使用人员素质要求有很大的区别，处于建设阶段时需要多为有施工管理经验的技术人员，而公司储备的多为生产管理的技术人员，而且建设期结束后，在生产阶段不再需要众多的工程管理人才，所以公司在工程建设期间主要采用了IPMT联合工程管理模式。联合工程管理模式IPMT（Integrated Project Management Team），指一体化项目管理团队，主要有公司、英国的AMEC公司及寰球工程公司共同组成。利用AMEC公司先进的管理经验及管理软件，发挥寰球工程公司人员优势，展示公司员工认真负责的工作精神，在工程管理的各个岗位中发挥各自的优势。在工程管理中，共形成200多个程序文件，规范了管理中的工作流程及主要职责。所有人员按程序文件要求人尽其责，利用本身的管理经验优化管理，没有明显的身份的区别是组成这个优秀管理团队的最大的不同。机构设置的特点，决定了文档一体化的管理模式，也是文档一体化管理的重要保障。
（二） 文档一体化中人员模式
文档人员身兼数职，即文控工程师又是兼职档案员，负责文件的审核和传递的同时还负责文件的整理归档，根据工作量进行工作职责转换，当文档人员的工作量增加后，在文档人员中出现专职档案人员，并由1名专职档案人员变成2名，而文控人员也在增加，文档人员最多时达46人。但人员管理方面始终在一个文档中心，人员各司其职，没有身份的区别，只有工作的配合，真正体现了文档一体化管理的优势，保障最终档案的归档率。在实现文档一体化管理中人才的培养和程序文件的规范起了很大的作用，也成为应用文档一体化管理模式的一项重要保障。
二、完善的程序文件为一体化管理提供制度保障（水）
（一）规范程序文件的程序文件
公司共形成263个管理程序文件，最先的程序文件为“IPMT程序制定以及修改管理PGRP1-GEN-PRO-0046”，该程序文件经过各部门的讨论，最终经文档人员审核，由质量部门，规定程序文件形成的工作流程，审批流程及修订流程。同时，对文件格式，页面设置，字体，行距都有严格规定，每个程序文件应按此规定执行，由文档人员负责审核，只有合格的程序文件才能下发执行。该程序文件的，使用整个程序文件在受控状态，保障了所有程序文件的格式统一，字体一致，同时强调文档人员在整个工作中的地位。
（二）文件的控制程序
紧随其后的就是“文件控制程序PGRP1-GEN-PRO-0060”文件，程序文件只是管理文件的一种，但公司还有其它的文件要管理，文件控制程序是文档人员的工作手册，也是其它人员了解和尊重文档人员的前提，是公司正常进行管理工作的重要程序文件。此文件确立文档人员在文件管理中的地位，文件通过文控人员进行发放和接收，私自传递文件不能作为文件传递的依据。
（三） 文件的编码程序
统一管理的文件体系及管理软件必然需要一个统一的编码程序，但要将工程所有的文件都管理起来的编码规定要求特别高，公司各方面的专家集中在一起，经认真讨论，考虑工程管理的特点及文件的特点，形成最终的八个字段27位编码架构，并使用该规则对各类文件都试验给出编码，查验编码规定的正确性，找到可能出现重码的情况，再对程序文件进行了完善，形成最终的编码程序文件。
（四）各类文件的管理程序文件
公司的管理文件类别有很多，但要管理众多的文件，就会有众多的文件规定的程序文件，因为工作中文档人T参与到程序文件的制订当中，在各文件规定中详细规定了文件的格式，字体等方面的要求。对不合格的文件，文档人员可提出审核意见，直到文件合格才得到签发和传递。公司对合同文件、设计文件、竣工文件、信函、传真等多类文件都有明确规定，保障整个公司的文件管理受控，同时也保障文件的归档质量。
（五） 档案管理规定
在这些程序文件之前，公司提出了档案管理规定及归档范围。作为公司的管理规定，在工程管理中由文档人员监督执行，主要体现在文控人员按档案要求审核文件，并注意在工作中积累归档范围内的文件并及时归档，保证各部门归档率。
三、良好的工作环境为一体化管理提供保障（阳光）
（一）软环境优势
管理中发挥国际化管理的优势，利用先进的管理软件Cimage和Convero，提高了文档管理水平。公司管理人员通过电脑，登录Convero管理系统及邮件系统，获取文控人员传递的文件及信息。这样的管理模式改变了传统工作模式，员工获取信息的主要方式由老企业的纸质版，改为现在的电子版。这一改变大大减少了纸张的使用，节省了管理费用开支。
企业受控文件管理范文3
一、 比对分析，找出差距，发现改进机会
现代企业如能紧跟时代管理步伐，建立了包括职能部门在内的、以安全生产责任制为核心的安全管理制度，建立了比较完善的岗位操作规程、安全操作规程和安全生产管理规章，并纳入企业标准化管理系列。企业的安全生产就能逐步走向规范化，但是与职业安全健康管理体系标准对照，管理的差距和不足还是显而易见。
（一）现有安全管理在系统性、充分性方面表现不足。职业安全健康管理体系强调的是用结构化、程序化、文件化管理手段，形成较为严密的管理系统。1．在组织结构上，标准要求对职业安全健康风险有一定影响的从事管理、执行和验证的工作人员，应确定其作用、职责和权限，并形成文件予以传达。就是说安全管理不只是安全管理部门的事情，也不只是生产系统的工作，而是与之相关的职能部门、科室都有密切联系，他们在职业安全健康方面的作用、职责和权限要以文件形式明示并告知。2．在管理程序上，避免管理的随意性和部门、岗位之间推卸责任，管理的作用、职责和权限是通过管理程序文件规定来实现，如应急预案与响应程序，事故（事件）报告、调查处理管理程序等。3．职业安全健康管理体系的方针、手册、程序和作业文件及其记录构成了一个层次分明、相互联系的文件系统，为实现具体要求做出了规定，为评价职业安全健康管理体系的有效性、寺续适宜性提供了基础。
（二）对法律法规、持续改进关注不够。标准要求，组织应建立并保持识别和获取适用的法律法规和其他职业安全健康要求（如国家、行业标准）的程序，及时更新这些信息并将有关信息传达给相关人员和其他相关方。国家、地方政府或相关部门颁布的法律、法规、规范、条例、规章是强制性要求，对组织及公民具有普遍的约束力，是组织判别不可承受风险的依据之一，是职业安全健康管理的重点。过去，我们往往遇到法律问题找法律，被动地去理解、去执行；持续改进是职业安全健康管理体系的基本思想，这个改进指职业安全健康管理体系运行控制过程的持续改进，包括方针、目标、管理方案、程序文件、作业指导书、现场安全管理等全面改进，不能简单地理解为现场安全检查、整改的持续改进。
（三）职业性危害是职业安全健康不可轻视的问题。所谓职业性危害，指在生产过程、劳动过程、作业环境中存在的危害劳动者健康的因素。由职业性危害因素所引起的疾病称为职业病。安全管理习惯把主要精力放在工伤事故的预防和管理上，把职业性危害放在相对次要的位置。出现类似问题与政策引导、企业生产工艺设施、技术条件、资金状况、长期利益与短期利益关系有关。这一问题将随着劳动工伤事故的减少，人们健康要求的提高表现的更为突出。
（四）现有安全管理与职业安全健康管理体系比较，不足具体表现在：未建立危险辨识、风险评价和风险控制，培训、意识和能力，文件、资料和纠正与预防措施控制等管理控制程序；文件和资料识别不充分，相关文件查询途径不清晰，记录保存期限不明确，职业安全健康“三同时”工作衔接不够；绩效测量和监测未建立体系化管理，自查整改仅限于解决眼前问题，没有管理评审活动等等。
上述发现的问题为准确、有效地建立体系提供帮助，为体系建立后满足适宜性、符合性、有效性要求提供了保证。
二、多体系手册、程序文件和记录管理的兼容与衔接
有的企业在建立职业安全健康管理体系之前已先后通过质量体系、计量体系、环境体系认证，各体系三个层次文件和记录管理覆盖范围各有侧重、各有交叉。在此基础上建立职业安全健康管理体系就面临多体系手册、程序文件和记录管理的兼容与衔接问题，这个问题是整合型管理体系涉及的问题。为此，要对几个体系认真分析，反复研究，找出体系要素相近或相通的规律，紧紧围绕职业安全健康特点，对培训、文件、协商与沟通、记录、内审和管理评审管理等通用管理程序文件进行适当调整，编制相互兼顾又有区别的控制程序文件。由于职业安全健康要记录运行控制过程的表格很多，有原、辅材料进出、生产过程控制、设备检测、工业卫生监测、员工职业健康体系、工伤报表等等，为此，要在职业安全健康记录编号时，只要是职业安全健康可用的记录表的记录编号，保留原有编号，纳入职业安全健康管理体系记录管理；职业安全健康需要且没有编号的记录表格赋予职业安全健康自己的编号。这样，职业安全健康体系就有多种编号，但每个记录表格编号又是唯一的，不影响各体系检查验证效果。在编制职业安全健康独有程序文件和运行控制程序文件时，充分反映职业安全健康管理特点，提高了工作效率，为多体系整合提供了借鉴。
三、用危害辨识、风险评价和宣贯工作推进体系的创建与实施
风险控制是职业安全健康管理体系运行的主线，基础是危害辨识和风险评价。为控制风险，必须对所有作业活动中存在的危害加以识别，而后评价每种危害的危险程序，确定不可承受风险，针对不可承受风险制定措施予以控制。对大型联合企业，生产工艺复杂，设备、设施大型化，生产连续化，危险有害因素复杂多变，只有当全体员工认识、掌握了危害辨识、风险评价的方法才能有效地建立和实施职业安全健康管理体系。
首先要从体系宣贯入手，组织领导干部、管理干部，体系内审员、联络员和关键重要岗位员工举办不同层次、不同场次的体系知识培训；通过会议、厂内报纸、广播、电视、电脑网络系统宣传体系方针、目标及职业安全健康相关知识；或在全国安全生产活动月期间，把职业安全健康管理体系知识编辑成问答题，刊登在企业内部小报上，向全体员工普及职业安全健康管理体系知识。其次，依托班组安全活动的基础，在员工完成“三不伤害”防护卡的危害识别前提下，按照划分作业活动、危害辨别、确定风险的步骤，组织全体员工对作业危害进行辨识，填写危害因素基础调查表，由专（兼）安全管理人员确定风险级别并制定对策措施。第三，借助每月安全检查、巡查和专项安全检查机会，检查和督促体系建立计划的完成情况。第四，把在内审、管理评审、外审一阶段、二阶段开出的轻微不符合项、观察项或反映的不足、存在的问题等，收集整理归类在局域网公布，为责任单位和相关单位进行举一反三的及时整改提供信息，促进体系建立与实施。
四、遵循管理原则，分层管理，分级控制
对大型企业，管理幅度大、层次多，职业安全健康涵盖所有生产和办公区域从事作业活动的人员，要根据体系要素制定了职业安全健康职责，部门、单位按管理职责要求，分层管理，分级控制。
（一）文件管理。公司职业安全健康程序方面的文件。按《文件管理程序》批准、分布、发放、使用、更改，岗位安全操作规程由所在单位根据岗位安全要求起草，报职业安全健康管理部门审核后按《文件管理程序》管理；受控文件主要通过电子网络管理；需用书面发放受控文件的按规定领用签收；部门、单位制定的涉及职业安全健康文件和资料的文件，需报职业安全健康管理部门备案，保证文件在满足充分性和有效性的前提下做到最小化。
（二）不可承受风险的控制。为了把职业安全健康管理体系建立和实施的更为严密些，要根据企业目前管理水平和职业安全健康风险承受能力，把可能造成重伤、急性中度中毒以上事故作为评价不可承受风险的划分准则。辨识出不可承受的风险。为加强抗风险能力，应本着不求全齐备，集中精力和现有资料，把主要的重大危险因素控制好的原则，对不可承受风险项目再次分析评估，确定出公司级重大危险因素和厂级不可承受风险，分级有重点地采取针对措施。对满足《重大危险源辨识》条件的甲、乙类公司级重大危险源，制定了应急救援预案、分预案，并有计划地组织演练。
（三）职业安全健康管理方案是实现职业安全健康目标、方针的保证。要根据职业安全健康方针、目标寻找管理方案。要把项目中污染大，环境作业条件差的项目作为职业安全健康管理方案首选，按照职能职责分工，基建技术改造管理部门按职业安全健康“三同时”要求管理建设项目，工程项目组负责具体的组织实施，安全管理部门和项目单位配合完成。把职业安全健康管理方案放置在新建、改建、扩建工程项目中有利于方案管理，特别有于职业危害源头的治理。
五、加强内审员队伍建设是建立和实施职业安全健康管理体系的基本保证
职业安全健康管理体系内审员条件是：熟悉体系标准，掌握审核的一般方法和步骤，具备有一定安全生产知识和工作经验，办事公正、客观等。体系内审员不仅仅只是为组织进行内部审核时才发挥作用，而应当把内审员当作体系运行的常规力量来组织管理，为他们提供机会，不断地提高工作能力和水平。
在建立体系初期，要求体系覆盖的部门、单位指定专人参加体系基本知识培训，作为今后职业安全健康工作联络员加以培养。在联络员中鼓励参加内审员资格证书考试，特别是安全系统管理人员。让他们参与初始评审工作，参加所在单位危害辨识的组织协调，学习运用风险评价的一般方法。为进一步提高他们对标准的认识理解，为各单位体系宣贯提供有效的师资，可以组织内审员第二次异地脱产学习，并增加了新的学员。
企业受控文件管理范文4
【关键词】 企业科技档案 超前管理 制度 建设
伴随着科技档案种类的日益丰富、数量的不断激增，目前，众多企业科技档案部门已愈来愈认识到建立、健全企业科技档案的超前管理制度，为促进规范管理科技档案工作，夯实坚实的基础，已势在必行。
1 “超前管理”理论
“超前管理”理论是一种前端控制手段，是以文件生命周期理论为基础，将以往档案管理的起点，进行前移，针对文件的形成、积累、整理、鉴定、归档等各个活动，而实行全过程的管理与监督控制。它把文件从形成、收集、积累、鉴定、归档，一直到保存或销毁的各个不同的阶段，均看作是一个完整的过程。而在这一过程中，文件的形成应为前端，积累、鉴定、归档、整理和编目等具体管理活动则为中端，永久保存或销毁是后端。而将过去分环节的阶段性管理，调整成为协同管理，从而确保了归档科技文件的真实可靠、完整安全。
“超前管理”的含义即前端控制，是指将档案管理的重点前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活动、文件的生成背景及其机构的职能。简而言之，就是对整个管理过程中的目标、要求和规则，进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现的，或部分实现的管理功能，均尽量在这一阶段实现。
“超前管理”不仅是档案管理工作的源头，更是对可能成为档案的文件的质量控制。是旨在提高管理效率的一种科学理念，其实质就是对档案的质量控制。目的即要使档案在刚形成时，就处于受控状态，并及时纠偏、纠错，使档案在形成、收集、整理、归档等环节中，实现对档案形成内容和质量的全过程控制。它已被越来越多地应用到档案管理理论中去。
2 企业科技档案超前管理制度
（1）企业科技档案超前管理制度含义：指从制度控制的角度，实行全程标准化、规范化管理，通过明确科技文件资料在形成、积累、整理、归档全过程中的各项要求，从而实现企业科技文件资料的规范管理、有序控制。
（2）建设企业科技档案超前管理制度的意义：它是构建企业科技档案工作制度体系的重要一环，也是整个企业科技档案制度体系的开端。它是一种确保提高企业科技档案质量的利用效益，实现企业科技档案全过程管理的有效手段。不仅有利于优化档案管理流程，而且还有助于提升管理水平与服务质量，以及和工作效率，促进企业开发利用科技档案信息资源。
（3）其建立的核心基础：企业科技档案超前管理制度得以建立的核心基础，应是制定出统一、规范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技档案的来源。科技文件的形成、积累、鉴定、整理、归档等几项的工作，紧密相连，共同组成科技文件工作。科技文件是科技档案的前身，科技档案是科技文件的转化形式，二者之间既有联系又有区别。两者之间的差异，致使科技档案超前管理的各个方面（如内容、人员、制度）必然不同于通常意义上的科技档案管理。因此，企业科技档案部门要熟知科技档案的前身形态--科技文件的形成过程和运动规律，在明确科技文件工作管理职责的基础上，适当地将科技档案工作向前延伸，做好对科技文件形成与积累工作的指导、监督和检查，实施超前管理。科技文件的运转程序并非积累过后就终止了，具有保存价值的科技文件，必须按照科技档案工作的要求，经过整理与归档，最终归属于科技档案部门，它并非简单的物理移位的转移。此两项“档案化”程序工作，虽是以科技部门和人员为主体而承担的业务，但企业科技档案部门也需实施超前管理，承担协助和指导的职责。科技文件的最后一个环节是归档。归档的结束，使得科技文件完成了向科技档案的转化。科技档案部门至此即完成了以检查、监督、协助、指导为主要内容的科技档案超前管理，而后便开始科技档案诸项的管理。对于一些能从源头上进行控制的工作环节，如科技文件的收集、鉴定工作，可以在科技文件管理阶段得以实现。此外，归档范围、保管期限表等要素的确定，也应提前到科技文件管理阶段。
（4）企业科技档案超前管理制度具体内容：主要应涉及三方面：文件流转过程中可能涉及的部门（机构）、相关人员，以及企业科技文件自身流程及相关的制度（即文件形成、积累、鉴定、整理、归档的运动
律）（如表1）。
（5）它与企业科技档案管理制度的衔接问题：企业科技档案超前管理是企业科技档案管理工作的源头，是与企业职能活动同步进行的。就是把科技文件工作与科技档案工作协调起来，对企业各项活动过程中，所产生的大量科技文件资料进行有效管理，是对可能成为档案的文件的质量控制，并形成质量闭环。简而言之：即强调从文件形成伊始，直至其最终成为档案的全过程管理控制，这两个制度内容的相互呼应是制度衔接的关键问题，制度在内容方面的连贯性是否良好，直接决定了其实施的效果。因此，在其制定和执行过程中，不仅要考虑自身的情况，还必须考虑其与企业科技档案管理制度的有效衔接问题，使之成为一个协调的制度体系。文件归档制度与档案管理制度中的收集环节是连接两个阶段工作的接口，处理好这一环节的交接工作，是文件从各部门移交至档案部门的关键一环。此外，超前收集与超前利用，在理论上，它们符合档案管理和文件收集“全程跟踪”的思想，在实践中，把“收集”、“利用”作为服务，其中心内涵均在于“超前”，而完美地结合起来。
（6）实施企业科技档案超前管理制度，应从以下方面入手：（a）提高相关人员的整体业务素质：企业各部门相关人员（即参与文件形成、管理的部门和档案管理部门）是实现制度有效对接的主体。其包括：一是有关的科技、生产人员，二是有关的科技管理人员。他们是科技文件和档案形成和产生，最具有影响力的决定性因素。在很大程度上，均决定着制度能否正常地实施。应加大继续教育力度，采取脱产、业余等多种形式培训，有计划、多层次地安排与之相关的业务，以及科技文件管理等具体科目，提高他们的业务，以及管理科技文件的整体水平。企业科技档案人员必须在提高业务素质的同时，主动了解企业整体情况，抓住工作中的重点和难点，超前指导、及时检查，确保科技档案的完整、准确。（b）从组织机构和人员上落实管理：企业应依据实际情况，建立相应的科技档案管理工作网络，统一领导，分级管理，实现科技档案的全面质量控制。（c）分解制度指标，纳入责任制：将制度的指标层层分解，做到“三纳入”。即要纳入他们的职责范围、纳入科技工作计划管理，纳入科技工作程序，使科技文件的形成、积累、流通、整理、归档等制度化。应依据企业实际，明确他们在科技档案全程管理中的责任与义务，还要实行量化考评，并将考评结果纳入绩效考核体系。（d）选择行之有效的管理方式：要依据专业特性，因地制宜，制定出切实可行，且可操作性强的业务流程，进行合理分工，明确界定在管理的各个节点上，相关人员的业务范围和工作职责。（e）加强标准化和规范化：要按照国家标准来制订，才能有助于制度执行的标准化、规范化。必须遵循企业文件自身的特点、流程、规律，结合本企业实际，应明确科技文件在形成、积累、流通、整理、归档全过程中的各项要求，实行全程标准化、规范化管理，是确保实现超前管理制度的保障。（f）营造齐抓共管的氛围：为充分调动积极性、主动性和创造性，应尽力营造有利于团结协作的轻松、和谐及愉悦的工作氛围，在使岗位责任制明晰化的同时，引导相关人员自觉地形成积极配合，共同奋进的合力。（g）实现企业各部门之间的资源共享：企业应充分发挥内部各部门自身的优势，整合并优化资源配置，促进企业实现信息化的进程。
3 企业执行档案管理制度普遍存在的问题
（1）有章不循，有章难循：某些企业的档案管理制度虽早已建立，却形同虚设，无人重视，故很难发挥出自身应有的作用。（2）程序不完善，执行力欠缺：某些企业制定程序不完善，只以档案室的名义印发，而未纳入企业的整体管理系统，也未列入有关人员的岗位责任制和工作程序，导致制度不能得到保证有效地落实。（3）修订、补充和完善未及时，导致制度滞后：应在实践检验的基础上，不断修改、补充和完善，确保制度更合理、规范，以趋于完善。（4）缺乏检查、监督和控制机制：应建立、健全和完善与制度相匹配的严格检查、监督与考核的制度，并切实落实，以确保各项制度的有效执行。
4 结语
综上所述，在理论研究的基础层面上借鉴，档案超前管理制度现已初有成果，但在企业科技档案超前管理制度建设的具体操作实践，以及研究方面，仍很不乐观，存在着一定的局限性和差异性，还有待于进一步深入开展。在企业科技档案管
理制度建设过程中，建立、健全和完善一套完整、系统，且科学实用的企业科技档案超前管理制度，应是一项重要的系统工程，其任重而道远，迫切地需要坚持不懈的长期努力，才能得以实现。
参考文献：
[1]戴潭棋.浅析现代档案管理中归档电子文件的前端控制[j].2011（1）.
企业受控文件管理范文5
档案名称
档案内容
标准
1
人事档案
1.个人简历(包括毕业院校、专业和工作经验、从药年限)、毕业证、职称证；
2.中干及以上的任免文件，总经理授权副总主管质量的授权委托书
3.关键岗位外部资格证：化验员、锅炉工、电工、计量员、中药购销员。
4.主管质量的企业负责人、质量部门负责人、生产部门负责人要求有相关专业大专以上和一定工作经验，其他重要岗位包括qa主管、车间主任、中药采购等。
2
健康档案
1.员工健康卡、历年县级以上单位健康体检证明(体检表、健康证等)
2.体检结果异常处理情况证明、复岗体检合格证明
3.注意：包括整个生产质量系统(生产、质量、库房、采购、动力、机修、行政后勤)，容易漏掉清洁工、临时工、机修、厨师等；生产质量系统每年至少体检一次，其他建议两年一次。
3
培训档案
1.年度培训计划、培训实施情况(培训台帐)
2.每次培训签到表和培训教材(若为书本或文件可不收集 )
3.培训空白考卷(考试可为培训一次考一次，也可为培训一阶段考核一次，但文件培训必须在其生效日期前完成。)
4
机构职责
1.公司组织机构图、质量管理机构图、各部门组织机构；
2.各级机构职能、岗位职责；
3.员工花名册，可再细分管理人员列表、质量管理人员列表、技术人员列表；内容包括编号、岗位、姓名、性别、出生年月、学历、毕业院校、专业、从药年限、职称、入司时间、备注。
5
文件管理档案
1.现行文件目录
2.所有文件原件和一套存档拷贝件(受控鲜章)分开存放，并按文件编码分类排列；
3.文件发放记录、关键文件会稿记录(如：文件管理程序、物料管理、供应商管理、退货等涉及部门多和规定范围广的文件)
4.文件变更台帐和变更记录；
过时、作废文件回收、销毁记录，过时、作废文件原件加盖过时、作废印章并与现行文件原件分开存放。
6
印包档案
1.印刷包材药监部门批件；
2.供应商印刷前彩稿（或墨稿）的qa签字审核件；
3.标准样张：包材实样经qa签字盖章后按文件分发并记录，旧版本除标识后留档一份外回收并销毁记录。
qa制作分发：qa、qc、采购、库房、车间各一份，作为采购、验收、检验、使用的标准
gmp认证组长签名: 责任人签名:
gmp认证实施责任书(二)
责任人
王立奇
职务
副总
部门
厂部
gmp认证需建立的档案任务序号
档案名称
档案内容
标准
1
图纸
1.设法取得图纸的电子版本，便于以后制作申报资料。
2.厂区平面布局图(包括周围环境)、厂房布局图（工艺布局、净化级别、人流物流、缓冲）、仓贮区布局图、质量检验实验室布局图）。
3.空调净化系统图(包括系统图、送风图、回风排风图)
4.纯化水制备系统图、分配系统图、压缩空气系统图。
2
材质证明
1.纯化水贮罐、管道、阀门、取样阀、泵等的不锈钢材质证明，过滤器的材质证明； 课堂作文网-学习库：kt250.com
2.与药品直接接触的设备内表面、贮罐和药液输送管路的不锈钢材质证明；
3.洁净工作服、洁净区清洁工具不脱落纤维、不产生静电的材质证明 gmp认证组长签名: 责任人签名:
gmp认证实施责任书(二)
责任人
杜淑芳
职务
经理
部门
质保部
gmp认证需建立的档案任务序号
档案名称
档案内容
标准
1
质量档案
2
物料成品批档案
1.检验记录、报告；
2.批生产记录、审核放行记录；
3.其他各种检验台帐和记录。
4.委托检验药监局批件、委托检验协议、对方计量证书或gmp证书
3
留样稳定性档案
1.成品留样观察登记、检验记录、结果汇总表、观察总结；
2.留样品帐卡，要求帐卡物一致。
4
环境监测档案
1.新厂环保合格证书、消 防合格证书
2.洁净区省市药间所测试报告
3.饮用水用水点每年一次的防疫站全检合格报告
4.饮用水企业定期部分项目监测记录、报告、台帐
5.纯化水定期监测记录、报告、台帐，管路、储罐清洗灭菌记录、验证报告等。
6.洁净区(室)企业自己的监测程序、定期监测记录、报告、台帐和监测仪器的使用记录
7.空气净化系统过滤器清洗更换记录、验证报告等
8.洁净区清洁、消毒记录，工作服洗涤记录
5
质量查询、用户投诉及不良反应处理记录
gmp认证组长签名: 责任人签名:
gmp认证实施责任书(二)
责任人
高谦
职务
总经理
部门
厂部
gmp认证需建立的档案任务序号
档案名称
档案内容
标准
1
自检档案
1.自检计划、自检记录、报告、整改措施的落实完成情况
gmp认证组长签名: 责任人签名:
gmp认证实施责任书(二)
责任人
柳建国
职务
副总
部门
营销部
gmp认证需建立的档案任务序号
档案名称
档案内容
标准
1
供应商档案
1.合格供应商清单；
2.合格供应商资料按相应供应商的管理程序执行，注意原辅料标准和许可证、内包材注册证、进口注册证等证件的效期和加盖企业鲜章。
3.特别注意经营企业的经营范围，不能购买超范围经营的物料。从经营企业购进物料需收集相关购进渠道资料加盖生产企业或经营企业鲜章。
4.非药典、部颁品种的辅料与内包材在对方提供全检报告书的情况下可不全检，要求供方提供全检报告书，最好当批。
2
客户档案
1.客户清单
2.客户合法经营证照并在效期内
3.销售记录，注意销售单位不得填写个人或不具资格或超范围的单位。
企业受控文件管理范文6
一、国际火电项目文控管理的难点
不同于国内项目成熟的文控管理模式，国际火电项目的文控管理仍然面临诸多困难，在过程中还有很多难点需要我们利用自己的主动性和创造性去克服。
国际项目文控管理没有统一的行业规范和行业标准。相较于国际项目，国内火电项目有着相对成熟的行业规范和标准。如DL/T 241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》、DL 5277-2012《火电工程达标投产验收规程》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等。鉴于国际项目文件的特殊性，国际项目无法执行国内的行业标准。而国际项目所在的国家很少有统一的行业标准，这导致国际项目的文控管理处于一种无章可循、无法可依的状态。比如，在项目执行过程中，应该收集哪些文件，哪些文件应该最终移交给业主，最终移交竣工资料时如何组卷，使用何种档案盒等等。
按照国内项目的惯例，项目竣工时，除了向业主移交一套资料以外，还要向本部公司移交一套竣工资料。国际项目因项目地址均在海外，文控管理执行的是与国际规范和国际惯例接轨的EPC合同。一方面，国际项目合同优先，一旦一方有合同违约的行为，可能会面临巨额的索赔。项目执行过程中，文档的编制、分发、收集、整理、组卷和移交的全过程必须遵循合同和业主的要求。另一方面，文档的编码、整理、组卷等又要执行公司总部程序文件的要求。这个天然的矛盾成为国际项目文控人员面临的一大困难。
综合来看，国际EPC项目由于没有统一的标准，在项目文控管理的工作中面临很多困难。本质上来说，建立一套适合国际项目文控工作的程序文件，在项目执行的过程中按程序办事，坚守“程序正义”的原则，是解决国际项目文控管理难题的根本。
二、“程序正义”的含义
何为“程序正义”？“程序正义”实际上是法律界的术语，这源于一句人们所共知的法律格言，“正义不仅应得到实现，而且要以人们看得见的方式加以实现”。所谓看得见的正义，实质上就是指裁判过程（相对于裁判结果而言）的公平，法律程序（相对于实体结论而言）的正义。换句话说，司法机构对一个案件的判决结果，即使非常公正、合理、合法，也还是不够的；要使裁判结论得到人们的普遍认可，裁判者必须确保判决过程符合公正、正义的要求。例如1994轰动一时的美国辛普森案，就是由于警方在搜集证据的过程中未遵循程序正义的原则，导致能直接判定辛普森故意杀人的关键证据失效。程序远大于结果，这是司法界的一大原则。
国内项目文控管理遵循习惯，不重视程序，只注重最终的结果，能完成最终的竣工资料移交即大功告成。而这些和国际项目重视程序的管理理念格格不入。国际项目应以“程序正义”保证“结果正义”，在文控管理过程中贯彻程序优先，程序第一的原则，使文件全过程受控，保证项目文件及时、高质量的归档、组卷和移交。
三、坚守“程序正义”的原则，探索国际项目文控管理的新路子
1.坚守“程序正义”，项目管理前期应制定文控管理的程序文件。在项目启动的前期，就应该编制有效实用的程序文件，使后续项目的管理有章可循。程序文件应符合合同和业主的要求。整个项目管理都要围绕合同来进行，一切以合同为宗旨，文控也不例外。深入学习和消化合同，将合同规定纳入到程序文件中来，程序文件不得与合同和业主的要求相抵触。例如EPC合同中关于竣工文件移交的套数、文件的载体等都应该写入程序文件。同时，程序文件也要结合电力项目档案工作规律和要求，最大限度地满足项目文控管理的各种需求。
程序文件的内容应该突出全过程管理的理念。程序文件内容应是坚持预防为主、全过程控制和持续改进三个原则，充分考虑项目文件管理的特点，从文件形成的源头加强质量管理，做到前端控制。对各参建单位项目文件收集、整理和归档的职责作出明确规定，并对项目文件的收集、整理和归档提出规范要求，以保证项目档案的完整、准确、系统和有效利用。程序文件有较强的适用性和可操作性，摒弃形式主义。程序文件类似于标准，应以实践为基础，将工作中所积累的经验，通过规范性文件的方式提炼出来。通过程序文件的培训，能够达到文控管理不会因为人员的流动和管理要求的不同，在效率和质量上出现较大的差异和波动。程序文件应管理责任明确，流程清晰。程序文件应将项目文件的形成、收集、整理要求等纳入各参建单位和有关部门的责任中，职责明确，流程清晰，杜绝出现“人人都管、人人都不管”的局面。
2.坚守“程序正义”，过程中要按照程序文件办事。首先项目要为程序文件的实施提供组织机构的保证。文控工作要有健全的组织机构，国际火电EPC模式下的文控工作应在最高一级的项目经理的领导下，以文控部为主责部门，以文控经理为第一责任人，同时辅以其他文控人员。在执行程序文件的过程中，各级组织机构之间，诸如项目经理和文控经理、文控部内部以及文控部和其他部门之间要明确程序文件规定的责任范和岗位职责，畅通程序文件规定的工作流程。从这个角度来看，程序文件犹如一个机器中各零件之间的连接杆，各部门之间需要协调配合，共同维护程序文件在项目中的正常运转。其次项目要为程序文件的实施提供人力资源的保证。程序文件要有人去贯彻实施，否则如同一堆废纸。文控部门应该配备一名经验丰富的文控经理负责整个项目文控工作的策划，负责组织本部门和其他接口部门共同编制程序文件，负责配合质保部监督检查程序文件的执行情况。此外其他文控人员应该在文控经理的领导下，具体执行程序文件。在琐碎的日常工作中，遇有责任不明确、接口不清晰、范围界定有灰色地带等情况时，查阅程序文件的规定，做到“按程序办事，用制度说话”，违背程序文件的事情不做，符合程序文件的事情应做。再其次，文控部要定期对程序文件进行培训宣贯。文控工作繁芜庞杂，文件种类繁多，数量庞大；文件形成单位较多，保管分散；专业性较强；载体多样等，这就决定了文控的程序文件接口较多、流程复杂。要保证程序文件的顺利执行，要在业主、总承包方和分包方三个层级定期进行程序文件的培训和宣贯，对程序文件进行解惑答疑。通过文控交流会、文控成果展览等形式，在整个项目的文控工作中形成按程序文件办事的良好氛围。
3.文控部要定期对关于文控的程序文件进行修订升版。程序文件既是对现行的文控工作规律的提炼，也是对未来文控工作的指导和规划。随着项目的进展，文控工作也会随着时间的推移遇到新问题，比如图纸升版、设计变更、设备文件的接收和发放、竣工资料的移交等。特别是涉及费用的签证工程量确认单、签证结算书，接口部门多，流程复杂，文件的控制较难。在解决这些问题的过程中产生的新的岗位职责划分、工作接口、工作流程等，应及时以程序文件的形式固化下来。
