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综合档案室管理制度范文1
1 档案管理中存在的问题
1.1 档案材料归档困难现象比较普遍。职业学校的机构设置比较复杂，除基础科室外，一般还设置培训科、就业科、企业科等科室，教研室也会对应相应的专业而设置。如，濮阳市职业中专设置了学前教育组、汽车维修组、电子组、计算机组等专业教研室，由于部门多，部门性质又有很大差异，材料的管理难以统一，容易出现交叉管理和多头参与现象，材料谁拿到就是谁的，该移交的不移交，部门之间在利用方面达不成共识时，各自为政，各取所需，擅自处理材料，导致档案材料归档困难现象比较普遍。
1.2 教学档案材料分散，结构层次复杂。职业学校课程门类多，教学材料分散在各个教研室中，教学档案材料收集归档任务比较重。目前，职业学校教育趋向专业化，而一个专业的增减和去留与社会需求关联密切，专业设置灵活性较强，它没有普通学校课程设置的相对稳定性，其课程的设置也表现出与这种特点的高度一致性，每门专业除了教授公共课外还要教授专业课内容，并以专业课为重心，各专业的教学内容泾渭分明、各呈其彩，教研材料内容丰富，层次结构复杂，在整理教学档案时，要格外注意分类的准确性。
1.3 学籍档案管理难度较大。职业学校的教育形式是多样化的。如，濮阳市职业中专以三年制中专教育为主，学生注册的是中专学籍，但为了适应社会需求，也会开办一些其他形式的教育模式，诸如以校企合作方式开办短训班、直培班等，和一些院校合作开办“3+2大专班”等，还会招录一定数目的干部身份的普通中专生，这部分学生学籍注册情况比较复杂。濮阳市职业中专还成立了综合高中部，这些学生注册高中学籍，由于办学形式多样化，学籍档案的内容以及种类也相应地表现为多样化，给管理带来一定难度。
2 解决问题的相应对策
2.1 健全档案管理体系，完善档案管理制度。归档困难现象反映出的实质是档案管理制度和档案管理体系的不完善，制度理顺了，归档的途径也就理顺了，所以，成立综合档案室实行集中统一管理是必要的，综合档案室由校级领导分管，办公室主任主管，并设置专职档案员岗位，以综合档案室为中心，辐射各个部、室，同时，要制定一套行之有效的档案管理制度。例如：濮阳市职业中专档案室依据《濮阳市学校档案管理办法》，结合实际确定了归档的范围、时间和要求，把归档的完成情况和岗位职责相结合，使档案材料从归档到整理、保管、利用等环节都有章可循，有力杜绝了不归档和材料归档困难现象。
2.2 在各专业教研室设置兼职档案员。职业学校的教研室因专业而分门别户，要杜绝教学材料的分散，就要在各教研室挑选长期从事教研业务的教师作为兼职档案员，他们熟悉和了解教学业务，能及时获得第一手教学资料，作为负责教学档案材料的兼职档案员更能尽职尽责。由他们定时对应该归档的教学材料收集整理，统一向综合档案室移交，可以最大限度地避免教学档案材料的分散现象。
2.3 成立学籍档案室，并派专人管理。由于学籍档案需要特殊保管，利用率较频繁，又有一定的独立性，针对学籍档案的这种特点，可设立专门的学籍档案室，学籍档案室受档案部门和业务部门的双重领导，其档案目录汇入综合档案室统一编目，在学籍管理中，还可以根据学校实际情况把管理进一步细化。如，濮阳市职业中专由于兼有中专和高中，学籍管理也划分成高中和中专两块进行，并分别设置了管理员，使其可有更多时间和精力应对职业学校复杂的学籍情况，能更好地为学生提供学籍、学历证明等材料利用。
综合档案室管理制度范文2
【关键词】药检档案；管理
药品检验所是国家药品监督质量保证体系的重要组成部分和技术依托部门，是《药品管理法》规定的承担依法实施药品审批和药品质量监督检查所需的药品检验工作的法定专业机构，其主要职责是依法对药品在生产、流通、使用等环节的质量实施技术监督检验。
广州市药品检验所成立于1953年11月，是我国建立口岸药品检验所之一。广州市药检所从1998年通过国家二级评审后，档案管理方法一直沿用至今。根据每十年一次的档案数量统计档案归档率达100%。档案完整率达99%以上，拥有丰富的药检档案管理经验。
1 药检档案的基本内涵
药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的， 反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性[ 1]，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值 ”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性 ，其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。
2 药检档案管理存在问题
2.1 档案设施落后
从硬性设备来看，大部分药检所因建所时间短，检验及办公场地小、场所少，故未设档案室或档案专人、专库，档案放在办公室的柜子里，有的还是木柜，没有落实防火、防盗、防潮等安全措施，没有空调、除湿机等设备[2]。以广州市药检所为例，其硬件设施、设备完善，符合“八防”的要求。
从软件来看，省级以上药检所基本实现LIMS接入的信息化管理，而基层药检所有的自行设计开发保管系统，有的仍处在纯手工阶段。现阶段，尚未建立全面的LIMS系统，北京地区的多数区县药检所还未接入LIMS系统，未能充分发挥LIMS系统应有的作用[3]。广州市药检所软性设施稍有缺陷，该所档案工作仍未使用LIMS系统，而是使用自己设计的保管系统。这在日常工作中会有许多问题，如检索步骤复杂、检索操作不可逆等。其中最明显的是档案借阅管理，其借阅需要手工登记。手工登记借阅记录有两个弊端，一是，人工容易遗漏，不利于档案管理；二是，无法实现大规模的档案利用，这就使药检档案的利用受到限制。对比来看，广东省药检所接入了LIMS系统后，其实现了大数据联网，并且引入条形码方便了管理，让档案实现了网络信息化。
综上所述，药检所档案设施差异程度大，其差异与级别和地区有关。普遍来说，基层药检所设施较为落后。
2.2 药检档案不受重视
药检档案管理中普遍存在“重检验，轻管理”的意识。在广州市药检所档案管理工作中，档案工作地位低下会出现有“法”不依的情况。在2006年该所制定了完整的药检档案管理制度，并且逐年更新，但是由于档案工作不受重视，工作中常常出现部门之间的推诿。在《广州市药检所档案管理制度》中明确规定，各科室在出实验报告时需要整理出目录和入盒后移交给档案室，但在现实工作中，往往事与愿违，综合档案室的工作被大事的整理工作所填满，工作人员无暇进行档案管理的深度开发。
2.3 药检档案利用率低
从我国当前实际情况看，档案利用的权利垄断、区别对待及优先利用等非公平性表现较为明显，这种种表现与公民享有的平等使用档案信息权是矛盾的[4]。在此背景下，药检档案开发利用率低。2014年广州市药检所档案的借阅量也只占到档案库存量的3%。除了前文所述的原因以外，药检档案还因其自身保密性和信息渠道不畅导致利用低的问题。
2.4 药检档案部门职责不清
药检档案部门职责不清，一方面由于管理者对档案内容界定不清；另一方面是其本身历史和行业原因。
档案内容界定不清是对药检档案的含义认识不到位，药检档案从定义出发，其档案内容有明确的界定，我国也有相应的制度，定了药检档案的内容，详细可以查阅《全国药检系统和中国药品生物制品检定所科技档案范围和保管期限》。各地药检所由于各种原因，仍未设立相应的管理制度，因此会出现未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，各药检所根据自己的理解和实践“因地制宜”管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。除此之外，也会出现本不该纳入的档案进入库房，占用了紧张库房位置。
部门职责不清原因各不相同，主要是历史沿袭和药检行业管理方面的原因。广州市药检所从1998年通过国家二级评审后，便设有综合档案室，档案内容包含了广义档案内容。依据《广州市药品检验所档案综合管理制度》，各业务科室做好档案分类和目录后将其移交给档案室，档案室重新编码、入库进行保管。但是在工作中，由于药检业务科室工作繁忙，分类及目录还是由档案室负责，现实工作流程和管理制度有出入，让管理制度成为一纸空文。
3 药检档案管理对策
3.1 重视档案工作，形成理念化
领导高度重视是搞好药检档案管理工作的关键[5]，转变档案服务理念是档案管理的精髓。
单位档案工作的效果直接与单位领导重视程度有关。领导的重视将是一个单位的风向标。因此，领导的高度重视有利于改变档案工作的低地位，增强单位内部档案的意识，促进档案的深加工，有效推动吸纳和培养档案人才。
综合档案室管理制度范文3
关键词：财务档案管理；财务管理；企事业单位
中图分类号：F253文献标识码： A
一、现阶段财务档案管理工作的基本状况
随着经济社会和信息技术的发展，档案管理工作在我国各个行业也迅速发展起来，各个社会机构也对档案的管理更加重视。诸如档案室或史志室等档案保存和管理部门也逐步被加大投入力度。而在传统保存和管理的基础上，信息技术和网络管理等高科技方式在本工作中的逐渐成熟也为单位档案保存管理和利用效率的提高做出了极大的贡献。但是在实际情况中，财务档案的管理始终是一个受重视不足的工作。除了一些重视文化存留与延续的大型企业会对财务档案管理进行专人专地的管理和研究之外，大部分社会机构对于财务档案的重视和正确认识都是不足的。这就导致本单位的财务管理档案的归档、鉴定和利用不及时，对于本单位的经济活动的记录来说是一种严重的资源浪费。
二、财务档案管理方存在各方面的问题
1、财务档案管理意识淡薄
财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。
2、财务档案没有专人负责
除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外，大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识，对于财务档案的管理责任不明晰，该归档案部门管理还是财务部门管理不明确，出现了乱堆乱放的现象。归财务部门存放的，年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的，分类不明确，没有按会计流程编号，查找费时费力。
3、会计档案内容不全、不规范
应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。
4、档案室的设施不完善
有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损，也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。
5、管理制度不健全
多数财务档案管理部门没有系统的规章制度，日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。
三、提高财务档案管理水平的措施
1、加强财务档案管理组织建设
1.1单位应高度重视财务档案管理工作，并把财务档案管理纳入单位组织架构体系，并配备主要领导主抓并负责财务档案管理的领导工作。
1.2根据单位的实际情况，配备专（兼）职人员负责处理日常的财务档案文件的接收采集、整理分类、建档归档工作，并做好财务档案的日常管理、调阅服务和登记备案工作。
1.3提高档案管理人员的素质，是提高财务档案管理水平和质量的组织保证，财务档案管理队伍人员的素质能力构成要与财务档案管理工作的要求相适应，并保持人员队伍构成的相对稳定。
1.4单位应适时的组织相关工作人员的财务档案管理方面的后续教育，多途径、多形式的参加各种专业学习与培训活动，以不断的更新和提高工作人员专业素质与能力，适应和跟上时展的步伐。
2、强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力
良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。要想真正将财务档案管理制度落到实处，在工作当中应该注意以下几点：第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，企业应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，企业在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩。第三，企业负责人应该带头执行财务档案管理制度，树立良好的榜样，用自身的行为去影响其他的人严格遵守财务档案管理规定。
3、实现财务档案管理部门的专业技术水平与能力提升
企事业单位的档案管理人员应当适时开展专业技能与综合素质方面的培训与指导，目的是为了促进财务档案管理工作的效率提升。在进行培训的过程中，应当形成奖励机制，对从事该项工作业务能力突出和综合素质较高的员工进行奖励，激发员工的工作热情。相应的监督管理的开展能够提高其档案管理工作的合理性，尽量减少疏忽，提高财务档案管理水平，提高档案的可利用价值。
4、搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据
档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。
5、加强财务档案管理信息化建设，提高现代化管理水平
在当今，信息化成为推动社会进步、促进社会生产力高速发展的驱动力之一。以电子计算机技术、网络通讯技术为基础平台的电子商务、电子政务、无纸化办公等信息化管理建设在社会的各个领域迅猛展开，并对人们的工作、学习和生活行为方式日益产生重大的变革与深远的影响，并业已产生出巨大的社会效益和经济效益。
财务档案管理信息化是现代信息管理系统的重要子系统，也是衡量一个单位管理水平的重要标志之一。我们不要把财务档案管理信息化建设简单地看做是经济资源的投入与负担，财务档案也是经济主体的重要资源之一，以史为鉴、把握未来，可以为单位重大的决策提供有价值参考和依据，具有很大的社会价值和经济价值。充分挖掘和合理使用各种档案资源，同样能够产生出可观的效益。
6、财务档案管理由专人负责
对于一些小型企业可由一名财务人员专或兼职财务档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好的把握财务档案工作中的细节，能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如企业档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。
负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一些档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将财务档案管理工作做得更好。
7、加强硬件设施建设
不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。
结束语
财务管理工作中充分加强档案管理工作的力度，不断提升财务档案管理水平是当今社会经济环境中企事业单位得以发展的内在保障。企事业单位的发展离不开相应的经济支持，资金环节的畅通和相关数据会计资料真实、完整对企事业单位的管理有效具有重要意义。因此，规范财务档案管理，能有效提升财务管理水平，实现企事业单位的管理效能，实现经济效益提升。
参考文献
综合档案室管理制度范文4
【关键词】中等职业学校；综合档案室；建设；策略
中等职业学校综合档案室是以教育教学档案为主体，对教学档案、文书档案、会计档案、声像档案、学籍档案、科技档案实行集中存放，统一管理。面向教育科研，积极开发利用档案信息资源，采取各种有效途径，为教职员工和教育教学及时、准确、系统的提供科学依据是职业学校档案工作的首要任务和服务方向。为提高档案管理水平，更好的为学校发展提供优质服务，我们要切实加强档案室的建设，完善和提高服务质量，最大限度地满足教职员工和教育教学工作的需要。
一、领导重视，硬件投入是做好档案工作的关键
作为职业学校档案室的主管领导，首先要重视档案管理工作，加强档案室基础设施建设。职业学校的档案工作是由主管领导直接负责管理的，这为档案室的建设提供了有利条件。在档案室、阅览室、办公室的基础建设上，档案室的温湿度计、除湿机、灭火器的配置，档案材料的微机管理，档案的安全保护措施等方面进行必要的投资是搞好档案管理工作的硬件基础。只有领导重视档案工作，才能做好档案工作的硬件投入，也才能更好地为教育教学提供科学的服务。
二、制度健全，管理规范是做好档案工作的有力保障
档案管理制度是档案管理人员做好档案工作的行为准则和依据。为了加强档案管理工作，提高档案管理水平，应根据本部门的实际情况结合上级档案部门制定的档案管理规章制度制定本部门档案管理有关制度。如：《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案销毁制度》、《各类档案归档制度》、《文书予立卷制度》、《收进移出档案制度》、《档案员工作目标责任制》等，这些制度涉及到各处室档案资料的收集、整理、归档、立卷等各个环节，使档案的管理工作做到有章可循，是做好档案工作的规范化、标准化、制度化的有力保障。
三、认真学习《档案法》，增强档案意识和法制观念
认真学习《档案法》，使档案管理人员坚持依法治档，是为教育教学提供依据的重要保障。学习宣传《档案法》，可以增强全员的档案意识和法制观念，提高大家保护档案、利用档案的自觉性和责任感。通过各种宣传学习强化法制宣传力度，增强学校领导和广大教职员工的档案意识，使依法治档工作健康发展，使档案管理工作做到有法可依。
四、参加业务培训，提高自身素质是做好档案工作的先决条件
档案管理工作是一项科学性、技术性很强的工作，也是一项复杂、细致、繁琐的工作。档案管理人员既要有一定的政治素质、科学文化水平及高尚的职业道德，又要有一定的技术业务素质，才能保证档案工作的顺利开展。因此，档案管理人员应积极利用一切可以学习的机会学习《档案管理学》、《文书学》、《档案文献编纂学》、《档案法》等专业知识，积极参加各种档案学习班。通过学习，对档案管理知识有了更全面、更系统的认识和理解，才能提高对档案管理工作的重要性的认识，掌握档案管理方面的先进技术，增强做好档案管理工作的信心和决心，为教育教学提供科学依据。
五、做好档案工作目标管理，使档案管理跨上新台阶
中等职业学校的综合档案室档案人员一般一人兼多职，应积极协调好各处室档案兼职人员开展档案工作目标管理活动。根据活动要求，从档案工作的组织管理、设施配备、基础业务建设、开发利用等方面认真地进行自评工作，找出不足之处，并对之加以改进，在活动中不断提高档案管理的水平。积极地进行档案室考评定级的申报工作是反映档案管理水平高低的一种标志。档案目标管理认定工作的准备过程能够提高档案的管理水平，促使档案工作跨上一个新台阶。
六、开发利用档案信息资源，发挥档案的服务作用
中等职业学校的档案工作是一项服务性工作，主要表现在档案的提供利用上。档案人员要想查档者所想，急查档者所急，为其创造并提供便利条件，在不违背原则的前提下想方设法为查档者提供方便，积极、主动、准确地提供档案资料，为查档者提供优质服务。
档案管理人员应熟悉所管范围及相关业务，调卷迅速准确。可以通过开放阅览室、汇编和公布编研材料等形式及时了解教职工的需求，为教育教学及时提供各种服务。档案管理是手段 ，充分发挥作用是目的。档案管理人员在整理、保管好档案的同时还应改进服务方式，多搜集和了解教职工的意见，积极参与教育教学、科研、课题等学校重大活动并留好记录。只有提供大量的档案资料才能体现出档案工作的重要性，充分发挥档案的潜在作用。中等职业学校的档案资料为教育教学所提供的依据是重大的。例如我校在2004年国家级重点中等职业学校评估中所提供的各种档案资料，经过专家组的论证评估，顺利通过验收，充分体现了档案在教育教学工作中不可或缺的作用。
七、利用现代化技术，提高档案管理水平
档案的现代化管理水平主要体现在对先进技术的应用上。计算机技术的飞速发展为档案资料的存储、检索提供了良好的技术设备。档案管理人员应努力学习计算机技术，把它应用于档案管理之中。计算机应用于档案管理工作能进一步促进档案管理的规范化。我校于2005年安装了“杰瑞”档案管理软件，可以快速、准确地进行档案资料的检索、查询、统计等工作，提高了档案管理的现代化水平。
总之，中等职业学校综合档案室的建设应逐步进行完善，不断加强档案管理工作，提高档案管理水平，为学校教育教学提供优质服务并为学校的发展提供有力的保障。
【参考文献】
[1]吴青霞.人事档案基础数字汇集的编制实践及价值探析[J].档案时空，2011，（04）.
[2] 邹金嫦.三管齐下共同推进学校档案工作[J].档案管理，2002，（04）.
综合档案室管理制度范文5
【关键词】学校档案管理 加强意识 健全制度 增加投入 提供服务
Brief talk about how to manage well the file information of the high school
Pei Xiaohua
【Abstract】The school files are the important historical data of a school, so to manage well the school files is a piece of great work in the school management. The present files management of the high school is in a starting period, so there are some problems, which need us not only to strengthen the consciousness but also to introduce into the modern management and new equipment so as to offer the school the knight service.
【Keywords】Management of school files Strengthening consciousness Perfecting system Increasing investment Providing with service
学校的档案工作是教育事业的重要组成部分，是维护党和国家历史面貌的一项重要事业，学校档案真实地反映了学校不同时期的教学工作和管理工作的情况，它利用文字、图表、声像等各种形式来保存和查考各类对象的原始记录，汇集着大量的知识和信息，记载着学校办学的历史和全校师生员工的全面发展状况，是学校的重要史料。如何管理好学校档案资料是学校管理工作的一项重要内容。
1．中学档案管理工作的现状。当前中学档案管理仍有不尽人意之处，大多数中学档案管理都处于起步阶段。
1．1 档案材料收集不齐全。有些部门由于档案管理意识不强，归档制度落实不够，造成档案收集难、收集不全的部题。例如：文书档案有些处室没有及时把阅处完的文件归档，有的文件只有正文没有底稿，或者只有底稿，没有正文；有的只有请示，没有批复，或者只有批复，没有请示。部分教职工和学生的获奖文件和证书没有归档。领导按计划听课但没有记录，学校重大活动中形成的照片和音像没能按规定归档。
1．2 管理工作不规范，档案不得很好利用。中学档案室是学校一个综合档案室，由各个处室把要归档的材料交到学校档案室统一管理、利用，但是目前大多数中学都存在学校各处室为了各自的工作方便总是自己保管档案资料，等到认为不需要时才交到学校档案室（学校没有统一时间限制），例如：学生档案、学籍档案、教学方案等由教务处管理；教学经验、科研成果等资料由科研处管理；有关德育、安全等方面由政教处管理。所以形成多部门管理档案，使档案管理处于各自为政、分散管理状态，缺乏统一、规范管理，使学校的档案得不到很好利用。
1．3 管理手段落后、基础设施不达标。目前中学保存的档案为纸质档案，以根据档案材料不同内容、不同的载体形式用手工对其进行整理、分类、立卷、装订、统计、制作目录检索工具，装入相应的盒、箱柜中，进行排列保管。这是个靠人工检索的管理模式，存在检索速度慢、准确率低不利于学校档案利用。由于学校资金不足，基础设施落后，库房简陋，大多数中学的档案室很难找到一个合格的综合档案室，即库房、阅档室和办公室混为一体的档案室。库房面积狭小，“三铁八防”配置不全，没有先进的设备技术管理，所以难以保证学校档案资料保管的完整性和安全性。
2．如何管理好中学的档案资料。要管理好中学的档案资料，不但要强化档案管理意识，还要引进现代化的管理技术和新设备，只有通过先进的设备技术管理，才能迅速、高效地为学校各项工作提供优质服务，更好地发挥中学档案管理在学校管理中的重要作用。下面就如何管理好中学的档案资料，作粗浅的认识：
2．1 加强意识，注重收集。学校领导要高度重视档案工作，把档案工作列入学校工作的重要议事日程，要结合实际，支持和维护学校档案工作。首先学校档案的收集要按照国家、政府及行政部门的有关规定，把学校各部门分散的有关教育、教学、科研、人事、行政等方面的文件材料以及各种资料，经过挑选，集中于学校综合档案室，这是学校档案工作的起点。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期（以一学年为期）对文件材料进行清理检查，确保文件材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。有效地做好学校档案的收集工作，还必须建立和健全学校归档制度，包括归档范围、归档时限和归档要求等以保证档案资料归档及时、齐全完整。
2．2 健全制度、规范管理。建立完善的档案管理工作制度，使学校档案工作逐步实现规范化，完善学校档案工作各项制度。我校制定了《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案室管理制度》，此外还编制了档案分类方案和各类检索工具。如：文书、教学档案全引目录、案卷目录、专题目录等，使学校的档案工作有章可循，保证了档案质量。即把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化的过程。学校档案整理的原则是，按照学校教育、教学、科研、财务、人事、行政和经营管理活动过程中所形成的档案材料自身规律，保持其结构的完整性；按照学校档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，充分利用原有的整理基础，使之保持其系统性，便于学校档案的保管及使用。
综合档案室管理制度范文6
【关键词】技工院校；综合档案室；档案保护；档案安全
档案室是档案工作最基层的组织机构和保管单位，保存着一定数量的各种门类、各种载体的档案。基层档案室档案保护工作做得好坏，不仅关系到本档案室的档案寿命，也影响着档案馆馆藏档案的寿命和整体档案工作水平的提高。档案是不可再生的资源，如果遭到破坏，损失是不可挽回的，档案的其它工作也就更无从谈起。保证档案的安全是档案工作的第一要责，是档案工作的重中之重，技工院校综合档案室档案安全保护工作也是如此。由此做好技工院校综合档案室档案保护工作，对维护技工院校档案完整与安全，延长档案寿命具有十分重要的意义。
1、技工院校综合档案室档案安全保护存在的主要弱点
1.1、档案安全保护意识淡薄。当前，在大多数档案工作人员的认知里，基层档案室的工作只是能按时把档案整理好，能及时查到就可以了，至于档案保护方面的工作，那则是档案馆的事。这种认知在一定程度上导致了档案保护意识的减弱，致使技工院校对做好档案保护工作的重要性认识不足，存有偏见：多数只顾及档案的收集、整理、编研和开发利用工作；少数条件比较好的学校却热衷于档案的数字化、信息化，建设数字档案室之类的工作。只要库房内不潮湿、没有明火，档案文件没有发霉、生虫，库房没有引发火灾，档案的安全就不成问题。
1.2、档案安全管理制度不健全，执行不到位。由于档案安全保护的模糊意识，多数技工院校虽制订了档案安全管理制度，但制度不健全，在制度执行上存在一定的疏漏；有制度但没有严格执行，平时很少到库房去监控，工作只停留在表面上，缺乏必要的细致工作；还有少数技工院校虽制订了档案安全管理制度，也只是为了应付上级检查，上墙了事。档案安全管理工作没有提到议事日程，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。
1.4、部分档案管理人员责任心不强，缺乏档案保护技术知识和保护技术手段。基层档案工作人员，大都不是档案科班出身，以中途转行为多：有的经过长期或中、短期档案知识培训，有的则是直接由老师傅传、帮、带。而档案人员参加档案培训的机会很有限，即使培训也很少有安排学习档案保护技术方面的知识，而随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体呈现多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用等同纸质档案发生了根本变化。这样就造成了档案工作人员缺乏系统的档案保护技术知识和保护技术手段。
1.3、档案安全管理的经费投入严重不足，设备缺乏，库房设置不合理。在经济浪潮的冲击下，一切为经济效益服务，技工院校也不例外。作为服务性质的档案工作，无法直接产生经济效益，很难得到领导的重视，许多直接威胁到档案实体安全的问题都难以得到解决。如：档案室的档案库房和办公用房是最明显的问题：少数技工院校是利用普通办公用房改造的；多数是在办公大楼的某一层划一、二个房间作为档案人员办公用房和档案专用库房；更有甚者是一房两用，即是办公室又兼作档案库房。这就很难达到档案的防盗、防火、防热、防潮、防光、防尘、防有害生物和有害气体的、最大限度地延长档案的寿命的要求；档案设备也是最基本的几样，有的小型技工院校，设备几乎为零，档案的安全无法保障。
2、技工院校综合档案室档案安全保护的努力方向
2.1增强档案保护工作的意识。首先，档案工作人员要努力学习档案保护知识和技能，提高自身档案保护意识。只有档案管理工作者自身重视档案的安全问题，才能通过一些重大的档案灾难案例、档案展览等形式加大档案安全保护的宣传，增强校领导对档案保护工作的重视。其次，档案工作者必须时刻保持清醒的头脑，强化安全意识，克服麻痹思想，消除各种隐患，关键要落实安全第一、预防为主的方针，这样才能保证档案这一宝贵的文化财富不受损失。
2.2建立完善档案保护制度，制度保证上严密有效，做到违法必究。档案的安全包括两个方面的内容，一个是档案实体的安全，一个是档案信息的安全。随着档案载体的多样化，要建立健全和不断修订、充实、完善档案实体安全与档案信息安全的工作制度。如档案实体安全的保管制度、档案实体安全的保密制度、档案实体安全的利用制度、
电子文件与电子档案的保管制度、电子文件与电子档案的利用制度、电子文件与电子档案异地备份制度、室藏档案应急预案、计算机档案信息系统网络应急预案、档案信息安全的学习培训制度等，做到有章可循。学校应将档案安全管理工作提到议事日程上来，除建立有效的制度保障，还要严格按制度办事，做到违法必究，并进行经常性的安全检查，一旦发现异常情况，应立即采取应对措施，将事故消灭在萌芽状态，避免造成不可挽回的损失。
2.3、加强业务学习和培训，提高档案人员专业素养。由于技工院校现今档案工作人员所具备的专业知识和技能的程度参差不齐，对他们进行专业技术培训就显得优为必要；即便是档案科班出身的档案工作人员，随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体的多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用同纸质档案发生了根本变化。如果不随时补充相关知识，保护工作将无从谈起。只有档案工作人员系统地熟知档案保护技术知识和技能，并用科学的理论知识指导实践工作，才能创造条件，为档案保管提供一个良好的环境。为避免校领导以办学经费紧张、档案工作人员不需要那么高深的档案知识等为由拒绝参加，由上级业务指导部门对业务系列培训学习做出要求为更好：规定每年档案工作人员都要档案继续教育学习1-2次。以达到提高、更新档案管理者的专业素养的期许。
2.4、争取领导支持，加大资金投入，改善档案库房的设置与配备。档案寿命的长短与档案保存环境及保管条件有着极为密切的关系。虽然由于自然和人为的因素，随着时间的流逝，一切都是朝着逐渐消亡的方向发展。但适宜的存放环境，却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用。虽然技工院校不可能达到档案馆的保存条件，但却可以在条件允许的范围内，尽可能创造有利于档案保存的环境，最大限度地延长其寿命。具体要从以下几个方面着手：首先，库房设置问题：档案库房是保存档案的重要基地，是档案保护技术中长期起作用的因素，它为档案保护提供了最基本的物质条件。档案库房是否适用，将直接影响到库房管理措施的繁简、效果和费用。档案库房设置的适用，它就会长期起着利于改善档案保护条件的作用；反之，则相反。技工院校不可能、也没有实力另建档案库房，条件好的学校，可以根据防热、防潮、防光、防尘、防火等要求修、改建档案库房，要尽可能的实现库房、阅览、办公三室分开；如果是由办公室改做的库房，要尽可能的选在办公楼的北面或南面，楼层不要选在顶层或地下室；窗子要尽可能的小而少，要密闭、牢固、保温、防火，采用双层密闭塑钢窗，外边要安装防盗网，向阳的窗户要采用质地厚密的遮光窗帘，用来通风的窗户，应安装纱窗。库房门要采用密闭的防盗门。其次，库房温、湿度控制与调节问题：在影响档案寿命的众多因素中，温度和湿度对档案的影响很大。高温、高湿的环境，特别适合霉菌和虫害的生长繁殖；而低温、低湿又会影响档案制成材料的耐久性，使纸张纤维变硬变脆，强度下降。因此，控制与调节库房温、湿度是防虫防霉、保证档案制成材料耐久性的有效措施。如果档案库房门、窗坚固、密闭性能好，可以通过紧闭门窗或打开门窗通风来控制与调节库房的温、湿度。在高温或严寒季节，可以通过 空调和抽湿器等设备来控制库房的温、湿度，以达到国家规定保存纸质档案的标准：温度14～24℃， 相对湿度45%～60%的要求，使之成为更加适于档案保存的空间。对于一些很珍贵的档案， 可以在温湿度适合的条件下，装入密闭柜中进行保存。第三，库房的防光、防有害生物与防尘的问题：因为光线会使档案发生光氧化和光辐射热反应，进而影响纸张和字迹的耐久性，紫外线对档案的破坏力更大。因此，库房应避免光线直接照射，防止或减少漫射光中的紫外线进入库房，使用人工光源时，应选择白炽灯，且要用质地厚密的窗帘遮挡，这样也利于防止空气中的有害气体和灰尘进入库房，因为空气中的有害气体和灰尘也是影响档案“寿命”的因素之一。又由于现今大气污染越来越严重，其不利影响也日趋突出。档案材料入库前也应进行除尘处理。第四，库房的防火问题：随着各种电器设备的种类日益增多，档案库房引起火灾的可能性进一步增大。火灾可以说是当今档案部门的头号灾害。档案库房内不能见明火、不允许在里面吸烟、存放易燃化学物品、无人时关闭电源，门口必须配备消防器材，使用无酸阻燃的档案装具等。
2.5、档案的备份和信息保密问题：为防止自然灾害的侵协，要做到存放档案的异质备份和异地备份；使用无酸阻燃的档案装具；加强档案信息的保密工作并定时检查等。
总之，要做好技工院校档案安全工作，关键要落实安全第一、预防为主的方针，做到思想认识上警钟长鸣、制度保证上严密有效、技术支撑上坚强有力、监督检查上严格细致、事故处理上严肃认真，真正为档案的保存提供一个优良的环境，以维护技工院校档案完整与安全，最大限度地延长其寿命，使人类的记忆得以永久保存。
参考文献：
[1] 邬泽兰. 基层档案室的档案保护工作不可忽视，[J].办公室业务，2012（14）
