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供应商档案管理制度范文1
关键词：档案管理；制度创新
中图分类号：G271文献标识码：A
制度创新是新制度产生，否定、扬弃或改变旧制度的动态过程。对于档案管理来说，就是以建立新的制度，更好地实现档案管理功能，在原有的基础上，大幅度档案管理的质量和效率。档案管理制度创新主要覆盖管理专业人员与档案关系、管理运行机制、档案管理模式等方面的创新范畴。在这些方面的整体创新，才能推动档案管理制度不断创新与发展。
一、档案管理制度创新对于当前档案管理的重要意义
（一）档案管理制度创新是经济社会发展的必然选择
随着经济和社会的发展，人力资源部门在社会中的作用越来越重要，人事管理也在发生着变革，机关和企事业单位档案管理的难度越来越大。档案材料收集不完整、不全面，旧材料比较多，新材料补充不及时，不能真正反映个人的现实面貌；组织评价机械化、形式化、流程化、“技术化”，不能客观全面真实地反映一个人的情况；现实生活中涂改、伪造人事档案的违法行为也屡见不鲜,假工龄、假年龄、假学历、假职称等现象增多。人事档案材料收集、加工、传递、利用等环节的管理漏洞也不同程度地存在，造成档案材料遗失、缺损和变形，从而导致人事档案信息失真。这些问题的出现表面，原有的人事档案管理制度与模式已经不适应经济社会发展的要求，迫切需要创新。
（二）档案管理制度创新为档案管理工作有序运行提供体制保证
俗话说“没有规矩，不成方圆”。规矩也就是规章制度，是我们应该遵守的，用来规范我们行为的规则、条文，它保证了良好的秩序，是各项事业成功的重要保证。科学的积极的制度的建立，能降低“风险”、坚持“勤政”、促进“发展”。人事档案反映着人的整体素质与履历状况，因此，档案要做到翔实、准确、全面，才能更好地为人事管理服务，给人才使用提供准确而有价值的信息。个人的具体材料，必须符合该人的实际情况，尤其是能证明一个人自然状况与履历变化的原始材料，要完整、齐备，要做到内容充分。储存的资料必须准确无误，无法确认与核实的材料不能存档，模糊不清的数字、日期、人名、地名等也不能存档。这些都要求有强有力的制度作为保证，如果标准要求不严格不严谨，必然会带来诸多问题与漏洞，给个人与单位造成巨大损失。因此，必须不断创新档案管理制度，使其更为完善健全。
（三）档案管理制度创新是调动档案管理人员积极性的关键
档案管理制度创新的实质是要从各自的实际出发，回顾多年来的档案工作实践，领导支持固然非常重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各单位，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，因此必须制定较为详尽的制度，不断创新档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性和活力。
二、档案管理制度创新的具体内容
机关和企事业单位要把把档案工作例入议事日程，定期听取档案工作汇报，解决档案工作中存在的困难和问题。档案工作在业务应受上级档案局的监督和指导，各单位应建立村档案员例会制度，定期交流汇报档案工作，布置业务。
（一）创建档案培训制度
机关企事业单位应安排档案管理接受档案基础知识培训，可邀请上级业务人员授课，每年至少一次。上级部门负责对下级档案管理人员的上岗培训，制订教育培训计划，举办多种形式、不同层次人员参加的培训班，普及档案基础知识，提高档案业务水平。
（二）创建档案检查制度
各级档案管理单位在工作中形成的具有保存价值的文件材料，档案员应主动、及时的向所属人员收集档案材料，熟悉档案整理规则、技术，规范整理各种门类的档案，按照档案制度向职工提供档案服务，并定期对归档档案的质量、数量进行检查，
（三）创建档案责任追查制度
档案管理部门应按照各级档案管理办法，在规定时间内对相关文件材料进行归档，登记造册。人动时，应办理档案材料移交手续，对私自带走、销毁、藏匿档案材料的，严格按照中华人民共和国档案法追究相关责任。对文件材料应归档而未归档造成遗失，导致职工利益受损、政务工作难开展、引起群众上访的，应追究相关人员责任。
（四）创建档案联系制度
落实各级档案工作的包干负责制，由上级抽调业务骨干分别负责所属单位的档案工作，便于及时了解档案工作情况，监督和指导档案业务。
三、档案管理制度创新需要关注的重点问题
（一）加强档案资源管理体系建设
完善档案管理制度和档案资源管理监督机制。在我们日常的档案管理工作中，应根据工作实际，注重不断完善各项档案规章制度。要知道，档案资源的形成是企业各时期业务工作开展情况的一个体现，如果档案制度和归档范围没有得到及时更新和完善，则造成档案资源的流失，进而可造成企业员工对档案资源归档意识的淡薄。中国有句俗话，不以规矩不能成方圆，对于现代任何一家企业都是如此，而且完善的档案管理制度能够最大程度的保障档案资源归档的完整性，以免档案资源的泄露及丢失现象的发生。因此，要明确档案的收集范围、流程、要求和部门第一责任人，建立档案收集工作目标责任制，把档案资源管理归档机制落到实处。另外，对档案资源的管理还应具有合理有效地监督制度进行控制，在档案运用过程中，不同的运用对象其目的是不一样的，管理人员可以根据具体的情况加强监管的措施。
（二）拓宽渠道，保障档案资源归档的齐全和完整
一是要控制源头，把好责任部门收集的第一道关口。档案工作者可从源头上入手抓档案的收集工作，要注重部门责任人的资料收集，严格按照档案归档范围进行部门资料的接收，把好档案资源归档管理的第一关，它是档案资源管理的重中之重，也是丰富馆藏的主要渠道；二是要抓文件资料归档质量。企业文件资料来源于各个部门，如何把控文件质量及归档，需要各部门落实到每人每天的工作中去，档案管理是一个系统工程，企业档案的质量与各部门的工作质量息息相关，各部门既是档案室服务的客户，同时也是供应商，供应商提供什么质量的产品，所能享受到的就是该质量的产品服务，部门工作成果的质量直接影响归档文件材料的质量和保存价值，做好部门资料管理是企业档案资源管理的基础；三是适时开展档案资源征集等相关活动，把对企业有利用价值的档案资源接收进来，以发挥其应有的价值作用。
（三）强化对档案工作的评价与考核
一是要进一步档案工作评价奖惩机制，对档案资源管理做得比较好的，应给予表彰奖励，对档案工作不重视造成档案丢失的，要通报批评；二是要结合企业开展的比学赶帮超活动，参与年度红旗的评比；三是要组织开展二级企业的档案工作评价服务检查，及时指出档案资源管理中存在的问题，切实做好档案收集整理工作。
（四）加快档案资源的信息化建设
一是借助档案管理系统平台，整合各板块业务系统的档案信息资源；二是大力推广应用档案管理系统，把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位，做到人人应知应会；三是加强档案管理系统网络化管理，在保障安全保密的前提下做到在线查、调阅档案信息资源；四是需加大宣传力度和档案管理系统的提升力度，以最大限度实现其利用价值。
供应商档案管理制度范文2
【关键词】 档案管理 医疗器械档案 医院管理
1 引言
随着医疗卫生事业的迅猛发展和社会需求的不断增加，医院档案的门类不断增加，档案工作的范围也在不断扩大。作为一种潜在的生产力，医院档案是知识、信息的载体，更是医院文化的载体。在医院的医疗质量和服务质量不断提高的情况下，加强医院器械档案管理工作显得尤为重要，医疗器械档案管理已成为医院管理的重要标志，也是医院现代化管理的一项重要研究课题。做好医疗器械档案的收集与管理工作，对医院的发展有着深远的意义。
2 医疗器械档案的概念和内容
医疗器械档案是指在医疗器械审批、购置、培训、防护、验收、应用、检测、维修、管理、报废等动态过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属医疗器械档案。根据《档案法》规定，医疗器械档案资料要求真实性，即档案材料收集的应是原始材料；完整性，即档案材料必须根据内容要求进行收集、整理并装订成完整的档案材料。档案目录与实际档案资料内容、数量页数必须相符，不能缺少；动态管理，即医疗器械设备在整个应用周期内随时产生的新的资料，如设备维修、检测、计量等结果记录包括各种保修合同等。[1]笔者对医疗器械档案采用按“分类”管理的模式，为每项设备建立“专项档案”，每项一宗，分年度、分目录管理。
按医疗设备的管理等级，以“台件”归档，自立项采购开始，招标、采购、到货、验收、器械设备的说明书、工作图、线路图、检测记录、维修记录等等都分目录统一归档。我院医疗器械设备主要内容有：（1）采购档案：采购档案是医疗器械档案的第一项，包括购买医疗器械申请、论证报告、审批、大型设备效益分析报告；医院审议项、考察记录、招标书、投标书、购买合同及及其附属条款，产品明细、供应商公司资质文件、招投标记录及汇总文件、医疗器械资质文件、装箱单、仪器设备验收表、合格证等；基本情况部分包括医疗器械的使用说明书、线路图，以及医疗器械的场地图、场地的水、电、暖等线路图。这一部分作为医疗器械档案的重要组成部分，主要为医疗器械在使用周期内监测、维修等过程提供依据和参考。医疗器械档案动态管理中的维修、检测等记录都是以前期采购档案中合同涉及权限为准则，所以采购档案的规范化管理属于医疗器械档案的重要内容，在整个医疗器械档案管理中至关重要。（2）监测维修记录：医疗器械在使用周期内会磨损和消耗，近几年我国技术监督部门和卫生主管部门对医疗器械的管理越来越严格，为了增加器械的使用年限和减少设备故障率，对医疗器械的定期监测和维护是必不可少的。医院将每次的维修记录分为日常维护记录、大型维修记录和报废记录，并对其进行整理归档。日常维护记录主要是一些价值和科技含量较低的医疗器械或者是一些大型医疗器械的低级故障。在维修档案中详细记载故障的时间、维修人员姓名、所维修的部件、使用更换的零部件、故障是否排除、验收人员等。大型维修记录主要是详细记载故障时间、原因，售后服务部门所指派维修人的姓名、所维修的部件、使用更换的零部件及制造商、故障排除时间、验收人员、维修后使用情况等各项内容。报废记录主要是针对那些严重损坏而又无法维修做报废处理设备的档案管理。报废记录主要包括设备的报废申请书。由于医疗器械属于国有资产，报废流程须级上报申请，经上级有关部门鉴定后方可做报废处理。[2]
3 医疗器械档案的收集与管理
通过查看设备档案资料，为医院对外谈判、科学数据统计、经济效益分析等提供重要依据。如何更好的收集与整理好医院医疗设备、提高设备的使用率，在设备采购、使用、保养维修等工作中得到充分利用，笔者主要采取以下几项措施：
3.1 制定完善的医疗器械档案管理制度。
为确保医院医疗器械档案完整、准确、安全，医院医疗器械档案理坚持集中统一管理的原则，制定完善的医疗器械档案管理制度。
（1）建立健全管理体系，责任到人，分工明确。以医院综合档案室管理体系图为基础，确定一名院级领导为主管领导，负责对医疗器械档案的督导，指定综合档室专职档案员对医疗器械档案进行立卷、归档、日常管理及维护，指定医院医疗器械管理部门兼职档案人员对医院器械档案进行收集及预立卷。（2）建立健全医疗器械管理制度。建立并完善设备档案的收集制度，以确保档案的完整移交；建立并完善设备档案的保管制度，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务；建立并完善设备档案的借阅制度，确保设备档案长期处于监控状态，不丢失。（3）严格档案借阅制度，按档案借阅流程履行借阅手续。制度要求当所借阅的档案需要带出档案室时，一般只借阅备份的复印件。超过借阅时限后，由档案管理人员进行催要，并可根据实际工作的需要进行适当的延长。
3.2 医疗器械档案的管理
3.2.1 档案的收集流程
（1）医疗设备档案的建立过程往往要经若干个环节和不同部门的人员，所以需要综合档案室专职档案员及各科室兼职档案员共同完成。每台（件）医疗器械到货安装时，医疗器械管理部门即器械科通知综合档案室，由档案室指定兼职档案员到场进行开箱验收。开箱完毕后，档案人员在验收报告上签字，并收齐装箱单、安装调试报告、仪器说明书等全套随机材料。（2）在每台（件）医疗器械安装、验收、投入正常使用后二周内，将该器械所有筹购资料、随机设备技术资料整理后，由器械科兼职档案员完成预立卷，于第二年第一季度最后一周移交综合档案室。（3）医疗器械维修人员每季度最后一周对维修记录等资料进行整理，于第二年第一季度最后一周移交综合档案室。
3.2.2 医疗器械档案的立卷
（1）综合档案室对器械科交来的档案资料进行登记，填写《档案移交登记表》，做好交接记录。（2）综合档案室对器械科交来的资料按照一定顺序进行再次整理。笔者是按照如下顺序进行整理的：合同、医疗器械购置申请表、考察记录、招投标记录，供应商资质、医疗器械资质、装箱单、仪器设备验收单、合格证、说明书、图纸、维修记录以及后期的报废记录等。
3.2.3 医疗器械档案的归档
每台（件）器械档案整理完毕后，参照文书档案的归档方法，严格按照归流程图进行归档。
（1）将归档文件中所有带文字的纸张进行页码编制。（2）用档案专用不锈钢订或线进行单件装订，在每一“件”文件的右上方加盖归档章，并将归档章内容填写齐全。（3）将档案有关信息录入档案软件中。（4）按件号顺序装盒，填写档案盒背脊内容，做到字迹清楚、整齐、美观。（5）将档案盒及时存放于档案柜中，确保档案不丢失。（6）打印档案目录并装订，制成检索工具。
参考文献：
供应商档案管理制度范文3
一、政府采购监督管理部门负责对政府集中采购机构的年度考核工作。政府采购监督管理部门应按照《考核办法》的规定，组成考核小组。考核小组由政府采购监督管理部门牵头组织，监察、检察、审计部门协助，必要时可邀请采购人、供应商、专家评委等人员参加。
二、监察部门应加强对集中采购机构及其工作人员的监察，同时对政府采购监督管理部门的考核工作实施监察。
三、对集中采购机构的全面综合考核每半年进行一次，实行百分制。根据考核内容和日常监督检查情况进行量化打分，考核总分达不到60分的为不合格，60分至79分的为基本合格，80分至89分的为良好，90分以上的为优秀。
四、对集中采购机构的年度综合考核应当遵循下列程序：
（一）考核通知。政府采购监督管理部门应于半年或年度终了后10个工作日内，对集中采购机构半年或年度考核通知，明确考核时间和要求。并在考核开始前15天以文件形式通知集中采购机构。
（二）自查自评。集中采购机构接到考核通知后，按照考核要求认真整理有关资料，对照考核内容进行自评，在7天内形成自查报告，报同级政府采购监督管理部门。
（三）检查考评。考核小组对集中采购机构提供的自查报告和相关考核资料进行检查核实，对照考评内容进行量化打分，并在考评工作结束后形成书面考核意见。
（四）出具考核报告。政府采购监督管理部门根据考核小组的考核意见，综合采购人、供应商、专家评委的反馈意见以及日常现场监督的具体情况，作出正式考核报告，并填写《政府集中采购机构监督考核表》（见附件1）。考核小组在作出考核报告前，应当与集中采购机构交换意见。
（五）公示考核结果。政府采购监督管理部门应当将考核报告和《政府集中采购机构监督考核表》报送同级政府采购工作领导小组，同时抄送集中采购机构，并公布在湛江市政府采购网上。
五、考评内容及评分标准。
（一）基础工作考核（占总分15%）。
1、机构建设情况。标准分为2分。
集中采购机构认真贯彻党的路线、方针、政策，严格执行相关的法规，工作热忱，内部协调合理，记2分，否则，不记分。
2、岗位设置。标准分为4分。
(1)建立了岗位工作责任制度的，记2分；没有建立岗位工作责任制度的，不记分。
(2)工作岗位设置合理，操作环节权责明确，形成内部相互监督、相互制约机制的，记2分；岗位设置不合理，没有形成内部制约机制的，不记分．
3、人员技能。标准分为3分。
人员配备满足工作需要，且从业人员具备中级以上专业技术职称的人数占在职人员总数60％以上的，记3分；达到50%的，记2分；达不到50%，记1分。
4、业务培训。标准分为2分。
每年开展培训两次以上的，记2分；未达两次的，不记分。
5、档案管理。标准分为4分。
(1)有政府采购文件档案管理制度的，记2分；没有档案管理制度的，不记分。
(2）归档资料真实、完整、及时，且保管符合有关法律和政策规定的，记2分；不符合要求的，每一项扣0.5分，扣完2分为止。
（二）操作程序考核（占总分35%）。
1、执行采购方式。标准分为5分。
按照经政府采购监督管理部门审批的采购方式执行采购活动，改变采购方式及时报政府采购监督管理部门审批的，记5分；擅自改变采购方式一次的，扣1分，扣完5分为止。
2、编制采购文件。标准分为7分。
制定的采购文件科学、细致、严谨，没有因采购文件错漏导致质疑、投诉的记7分；每出现一次质疑扣0.5分，出现一次投诉扣1分，扣完7分为止。
3、采购信息。标准分为8分。
应当的采购信息（含招标公告、更改事宜等）全部在湛江市政府采购网上的，记8分；每缺一次扣1分，扣完8分为止。
4、组织采购活动。标准分为4分。
采购活动组织周密、秩序井然，受到各方好评的，记4分；采购活动组织出现混乱，导致采购失败的，一次扣1分，扣完4分为止。
5、公示中标结果。标准分为4分。
应当公示的中标结果（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式）全部在湛江市政府采购网上的，记4分；每缺一项扣1分，扣完4分为止。
6、督促或组织签订采购合同。标准分为3分。
在规定时间内督促或组织采购人和中标（成交）供应商签订采购合同的，记3分；延期一次扣0.5分，扣完3分为止。
7、采购资料备案。标准分为4分。
按规定将采购文件、采购合同等有关资料按时、真实、完整报政府采购监督管理部门备案的，记4分；漏项、缺项或者迟报的，每次扣0.5分，扣完4分为止。
（三）工作质量和业绩考核（占总分30%）。
1、遵纪守法情况。标准分为4分。
考核期内没有
通报批评或违纪违法记录的，记4分。每发现一起扣1分，扣完4分为止。2、工作效率。标准分为8分。
(1)工作效率高，没有相关投诉的，记6分；出现一次因效率低投诉记录的，扣1分，扣完6分为止。
(2)及时退付供应商投标保证金的，记2分。违规一次，扣0.5分，扣完2分为止。
3、工作效果。标准分为9分。
(1)按时完成采购项目委托，记5分。在服务承诺的工作日内，标书提交采购办备案的记5分，每拖延一次扣0.5分，扣完为止。
(2)考核期内所有采购项目的实际采购价格低于采购预算和市场同期平均价格的，记2分。采购价格超预算或者采购价格高于同期市场平均价格的，每一例扣1分，扣完2分为止。
(3)投诉案件比往年有所下降的，记2分。投诉案件比往年增加一例的扣1分，扣完2分为止。
4、服务质量。标准分为9分。
采购人、供应商对集中采购机构工作态度、服务质量和质疑答复等满意度达到90%以上的，单项记3分；达到80％的，单项记1.5分；达不到80%的，单项记零分。满意度以《集中采购机构年度考核征求意见表》为记分依据（见附件2）。
（四）廉洁自律考核（占总分12% ）。
1、廉洁自律制度建设。标准分为2分。
建立廉洁自律制度的，记2分；没有廉洁自律制度的，不记分。
2、廉洁自律表现。标准分为10分。
从业人员廉洁自律表现良好，没有不良记录的，记10分；有下列行为之一的，每人次扣2分，扣完10分为止。
(1)接受采购人或供应商宴请、旅游、娱乐行为的；
(2)接受礼品、回扣、有价证券的；
(3)在采购人或供应商处报销因公或者因私费用的；
(4)向供应商或其他人员泄露应当保守的采购秘密及其他商业秘密的；
(5)法律法规规定的其他不良行为。
（五）报表统计考核。标准分为8分。
政府采购季报表和分析报告报送及时、真实、准确、完整的，记10分。迟报、漏报、虚报或缺报一次的，扣1分，扣完8分为止。
供应商档案管理制度范文4
[关键词]电子信息档案；管理；风险
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）37-0219-01
随着国家《档案法》实施和教育管理科学化、规范化的进程和需要，各级教育、人事部门对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为工作人员办公带来了巨大的变革，使办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对教育在高科技方面的创新发展意义重大。
1.实现档案信息化建设的优点
1.1 传统的教育人事档案管理模式，往往会在档案利用中出现“死档案”的现象，也就是我们在利用档案的时候，明明知道档案室（柜）保存着自己所需的档案资料，但是查找时却因为检索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理的人事档案就不同了，由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益，对数据查询又快又准。
1.2 利用计算机管理人事档案，有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。
1.3 利用计算机管理人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上，大大节省了资源。按传统的和理模式，要全面完整地保存好档案资料，仍需要改建的库房，增添大量的设备，这样不仅要投入大量的资金并增加人力，而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。
电子信息档案改变了传统纸质档案的弊端，给人类带来了很大的便利，也其自身也存在着一些不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致数据被盗，所以，在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
2.规避电子信息档案风险的措施
2.1 引进新技术
计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.2 建立健全管理制度
为了保证信息资源的安全性，那么管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
2.3 及时消除潜在的风险
为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
2.4 加强电子信息档案的安全防护
为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
3.分散风险的措施
在电子信息档案管理中，另外一种常用的规避风险的措施是转移策略。转移策略实质上是分散风险，即把风险转到其他的地方，希望这样将存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
4.评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
5.结束语
综上所述，电子信息档案优于传统的纸质媒介，但其自身也存在着一些风险，而且这种风险是客观存在和不确定的，还有可能造成很大的风险，因此增强警觉意识，做好风险的防范工作，这样才能提高电子信息档案的管理水平，有效规避风险，最大程度地减少风险造成的损失。
参考文献
[1] 沈彦：《浅议电子文件及电子档案管理》[J]，《企业导报》，2010（4）。
[2] 王兆新、裘洁：《浅议电子文件信息的安全与保密》[J]，《浙江档案》，2009（2）。
供应商档案管理制度范文5
综合办公室年终工作总结及明年工作计划一 综合办公室是公司总经理室直接领导下的综合管理部门，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，工作也千头万绪，有文书处理、档案管理、文件批转、人事管理、薪资管理、采购管理等。工作虽然繁杂琐碎，综合办公室三名人员各司其职，分管行政、人事、采购工作，人员虽然很少，综合办公室人员工却分工不分家，在工作上相互鼓励，相互学习。
过去的一年，综合办公室在公司领导的关心和帮助下，在全体员工的不懈努力下，各项工作有了一定的进展，为工作奠定了基础，创造了良好的条件。为了总结经验、寻找差距，促进部门各项工作再上一个台阶，现将工作总结汇报如下。
一、综合办公室行政管理工作：
1、认真做好综合办公室的文件整理工作
1月至11月，按照公司要求拟定综合性文件、报告96份;整理对外发文167份;整理外部收文125份，综合办公室已认真做好相关文件的收、发、登记、分发、文件和督办工作，以及对文件资料的整理存档工作。
2、协助公司领导，完善公司制度
根据公司运行工作实际，协助公司领导相继完善了《规章制度汇编》、《员工手册》等规章制度。通过这些制度，规范了公司员工的行为，增加了员工的责任心。
对在公司召开的会议，会前做好签到本、茶水、椅子、会议通知、车辆接送等各项准备工作，保证会议按时召开。会后完成记录报总经理室。对在公司外召开的会议及接待，及时按照通知要求做好酒店、车辆等预定工作，并做好相关费用的结算工作。
5、组织安排各项活动
综合办公室组织安排了各种形式的活动，得到了各部门、项目部的支持。元月份组织各部门、项目部员工参加抗雪救灾活动;4月份在指挥部领导下组织了公司团员参加了植物认养活动;5月份起组织全体员工向地震灾区捐款的活动，三次募捐共筹得善款一万三千余元，物资若干;6月份组织员工参加迎奥运火炬方队，为奥运圣火在合肥的顺利传递贡献了自己的力量，同期，组织各项目员工开展从细节入手，提高服务质量大讨论活动。
二、综合办公室人事管理工作
1、根据需要，及时做好人员招聘及现有人员潜力开发工作
人员招聘是综合办公室人事管理工作中的重点，随着政务区各项配套设施的建成，物业基层人员处于一人难求的局面，为打破僵局，综合办公室采用多元化招聘手段，与劳务公司签订基层员工用工协议;与周边街道办事处联系输送街道辖区内适龄人员。2月份，公司顺利接管天鹅湖畔小区，综合办公室迎难而上，高效、及时的完成了小区基本人员配置。截止11月份，公司目前在岗人员941人。
3、加强档案、考勤管理，确保劳资无误发放
下半年，在外借一人的配合下，对公司相关的员工档案、考勤卡等进行了整理，目前档案管理工作基本能达到领导的要求。在劳资管理方面，综合办公室人事管理人员一丝不苟，对公司各部门、项目部送交上来的考勤表、加班表反复核对，发现疑问及时汇报，不造含糊不清的帐表，按时将工资表送交财务。
4、做到合法用工，完善劳动合同签订和社会保险入户、转出工作
1月1日新的劳动合同法实施，这就要求，对每位新入职员工都须签订劳动合同。改变了以往一贯试用期后签订合同的做法，新的规定在无形中加大了劳动合同签订和社保办理的工作量，综合办公室人事管理人员在日常工作仔细核对每位员工的信息，以保证在劳动合同签订和社保办理中不出错。
三、由于物业公司一线员工众多，自我保护意识欠缺，在日常工作中经常会出现一些意外伤害，申报工伤20余起。另，公司于5月份顺得通过公司员工的各项保险基数核定工作。
5、加强绩效考核，制定了合理的办法
采购部按项目部和施工单位上报的采购计划公开招标，邀标单位都在三家以上，有的多达十余家，并且邀标谈质论价全过程总经理室、财务部、律师办、采购全参与，增加阳光采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。
2、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作
综合办公室采购围绕控制成本、采购性价比最优的产品的工作目标，在充分了解市场信息的基础上进行询比价，注重沟通技巧和谈判策略。要求各长期合作供应商在合同价位的基础上下浮-个百分点(当然针对部分价格较高而又不降价的供货商我们也做了局部调整)。同时调整了部份工作程序，增加了采购复核环节，力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。
3、进一步加强对供应商的管理协调
综合办公室采购进一步加强了对供应商管理，本着对每一位来访的供应商负责的态度，对每一位来访的供应商进行分类登记，确保了每一个供应商资料不会流失。同时也利于采供对供应商信息的掌握，从而进一步扩大了市场信息空间。建立了合格供方名录，在进行邀标报价之前，对商家进行评价和分析，合格者才能进入合格
4、缩减采购时间，力争项目所需特别及时到位
综合办公室采购在总经理室的大力支持下，缩减采购时间，及时无误的将天鹅湖畔小区所需物品采购到位;完成政务综合楼、体育中心外墙清洗工作、绿怡、汇林小高层电梯维保工作以及各部门、项目部所需物品的的采购工作。
四、成绩的取得离不开总公司领导的正确领导，也离不开各部门的大力协助配合和支持，我们在充分肯定成绩的同时，也看到了本部门存在的问题：
1、由于综合办公室工作较琐碎，工作上常常事无巨细，每项工作主观上都希望能完成得最好，但由于能力有限，不能把每件事情都做到尽善尽美
2、对公司各部门有些工作了解得不够深入，对存在的问题掌握真实情况不够全面，从而对领导决策应起到的参谋助手作用发挥不够。
3、抓制度落实不够，由于公司事物繁杂，因而存在一定的重制度建设现象。
4、公司宣传力度有待加强。
5、对公司其他专业业务学习抓得不够。
这些都需要我们在今后的工作中切实加以解决。即将过去，新的一年将要到来。在新的一年里，我们将继续围绕公司中心工作，克服缺点，改进方法;深入调研，掌握实情;加强管理，改进服务;大胆探索综合办公室工作新思路、新方法，促使工作再上一个新台阶，为公司的健康快速发展作出更大的贡献。现将工作计划汇报如下：
一、加强沟通，抓好宣传工作
综合办公室将根据公司工作实际需要，制定相应制度执行情况反馈表，并时时跟踪，对相关制度进行修改、完善，使其更加符合公司工作实际的需要。
三、完善绩效考核制度，使之更有序进行
公司试行绩效考核以来，截止目前，取得一定成效，也从中得到一定的经验积累。但在具体操作中，还有许多地方急需完善。，综合办公室将此目标列为本年度的重要工作任务之一，其目的就是通过完善绩效评价体系，达到绩效考核应有效果，实现绩效考核的根本目的。绩效考核工作的根本目的不是为了处罚未完成工作指标和不尽职尽责的员工，而是有效激励员工不断改善工作方法和工作品质，建立公平的竞争机制，持续不断地提高组织工作效率，培养员工工作的计划性和责任心，及时查找工作中的不足并加以调整改善，从而推进企业的发展。，综合办公室在绩效考核工作的基础上，着手进行公司绩效评价体系的完善，并持之以恒地贯彻和运行。
四、完善培训、福利机制。
企业的竞争，最终归于人才的竞争。目前公司各部门、项目部的综合素质普遍有待提高，综合办公室将根据实际情况制定培训计划，从真正意义上为员工带来帮助。
同时，7月份开始的全体员工大体检活动，在广大员工中得到了认可，增加了员工对企业的信任及肯定。综合办公室将希望继续为员工能争取到此类的福利活动。
五、完善各类物品的采购招标工作
走向市场，了解市场行情做好采价准备，对所有采购物品要严把质量关，设备、工具类一定要做好售后维修保养，积极听取相关专业人士对所购物品及采购工作所提出的良好建议意见。
综合办公室年终工作总结及明年工作计划二 办公室是事务性部门，是公司承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的枢纽。办公司的日常工作主要包括文书处理、档案管理、文件批转、会议安排、车辆管理、物品采购、网站维护、内刊编排、部门考核、企业文化建设等工作。
办公室面对大量的事务性工作，力求强化工作意识，加快工作节奏，提高工作效率，冷静办理各项事务，尽量周全、准确、及时、适度，避免疏漏和差错，现将工作做如下总结：
1、协调处理与各主管单位及相关单位的关系。内外协调是办公司日常工作中的主要部分，与各单位的协调联系日益密集。
2、认真做好公司的文字工作。草拟综合性文件和报告等文字工作，负责办公会议的记录、整理和会议纪要的提炼，并负责对会议有关决议的实施。认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印、和督办工作;公司所有的文件、审批表、协议书整理归档入册，做好资料归档工作。配合领导在制定的各项规章制度基础上进一步补充、完善各项规章制度。及时传达贯彻公司有关会议、文件、批示精神。
3、落实公司人事管理工作。组织落实公司的劳动、人事、工资管理和员工的考勤控制监督工作。
4、切实抓好公司的福利、公司管理的日常工作。按照预算审批制度，组织落实公司设施设备、办公用品、项目施工、食堂原料、员工福利等物品的采购、调配工作。
5、做好公司各种会议的后勤服务工作，包括车辆调度安排、人员食宿安排、纪念物品领取、前期筹备、清理收尾等。
6、积极协调、全力协助各分公司做好各类重大接待及重大活动等。
7、办理集团公司董事长交办的临时性工作。
总起来看，办公室的工作中还是存在着很多问题。比如，效率仍然不够高;计划方案仍然不够缜密;大局观仍然有所欠缺;操作流程仍然有失规范等。针对这些问题，我认为20xx年办公室的工作要努力做到以下几方面：
1、牢固树立服务意识、补位意识，为领导服好务，为同志们服好务。办公室上传下达的本质是服务，要确保建立畅通无阻的信息渠道，要确保营造团结向上的工作氛围。
2、继续完善各种规章制度，落实岗位责任制，努力实践制度管人，不断提高整体管理水平，使公司步入管理制度化、规范化的现代管理模式。
3、加强市场调研为领导决策提供依据。办公室要积极了解并获取领导决策所需的各种数据资料，为领导决策提供论证依据。
4、规范采购程序，加强物品领用管理，严格控制本部门的费用成本。
5、不断提高档案管理水平，继续健全档案管理制度，使公司各类档案、文件资料不遗失，查阅方便、迅速明了。
供应商档案管理制度范文6
[关键词]汽车 维修 质量管理
中图分类号：T65 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）13-0078-01
汽车的新工艺、新技术以及新结构，体现的是汽车技术的成熟化和发展状态，而带来的却是更加复杂的维修技术和难度，对于维修人员的要求也是越来越高，因此汽车维修行业具有比较大的压力和挑战，汽车维修业目前正需要进行系统化的管理，通过对质量管理和服务质量提升来建立品牌形象，提升竞争实力。汽车维修质量是，它的重要性不言而喻。为了加强维修质量管理，我认为，需要从员工的维修技能、维修设备、配件质量、维修质量检验等方面采取管理措施。主要从以下几方面来抓：
一、要提高员工的维修技能
目前，维修人员很难掌握维修新技术和新工艺，凭经验修车依然存在，使得高技术含量的汽车维修难的问题不同程度地存在；其次，维修人员不同程度地养成了不适当换件的习惯，加大了经济负担。
二、要保证维修设备的正确使用与规范管理
首先，要认真考核每个修理工对已有设备能否正确使用。诸如四轮定位仪、诊断仪、扫描仪、汽车专用示波器、汽车专用电表、发动机分析仪、尾气测试仪、电脑动平衡机……这些检测设备本身就是高科技产品，是电子检测技术和电脑技术的高级集成物，因此要能熟练操作使用。
其次，要定期对维修设备进行维护维修，并对测量工具校准，有些设备还要按制造商的规定做到适时升级，不要等到用时才发现工具设备不能用，然后再组织人员进行校准或检修，这样既耽误时间，又影响工期以及在车主心中的威信。
三、要加强配件质量管理
首先按照ISO9000标准对配件商进行评价。评价时不要加入个人的感情因素，实事求是地将合格的供应商分为A、B、C三级。评价后，将合格供应商的名录列于“材料供应商合格名录”当中，以便于物资部门采购和订货。名录当中不仅要有合格供应商的详细资料，还应该包括评价分数、采购范围等内容。这样做可以及时使用到价格合理、质量有保证的配件。
配件采购员持“配件采购申请表”向合格供应商采购，首选A级，其次B级，当A、B两级均无货时才选择C级；采购贵重或大宗配件时应在合格供应商范围内经3家报价后择优采购。由于时间紧以及A、B、C级供应商均没有所需配件时，可向其他供应商采购，在采购过程中应填写“配件采购申请表”，以便于日后核查及添加新的合格供应商。
已完成采购的配件，应进行入库检验、出库检验、使用过程检验。当配件出现问题时，检验部门、技术部门、供应部门人员应注意分析问题，如果属于配件本身的问题，应在“不合格配件记录表”上登记，与供应商退（换）货，并将退（换）货填入“配件退（换）记录表”，作为日后对供应商定期评审的依据。仓管员也要对入库配件的价格、时间及时跟踪和检查，必要时上报有关领导，领导可以采取随机抽样、电话暗访等形式，通过对比、再报价等方式，检查配件进价是否合理，这样有利于对采购配件进行有效的控制，同时也有助于避免采购过程中的舞弊行为。另外，配件库应保持通风、干燥，温度和湿度调节适当，防止配件积压变形和停放期过长而老化。例如应该是140的同步器，23档同步器和34档同步器外表都一样，只是多了一个标记，如果不懂很容易拿错，有一次修理工就是因为同步器拿错，搞得装好的变速箱以后挂不进档，我过去一看就知道拿错了同步器，拆下来换个同步器就解决问题了。经过这件事情以后，我要求仓管将23档的同步器一定要打好标记，避免修理工拿错，影响修理工作，耽误时间。
四、要进行维修质量检验
汽车维修质量检验是汽修控制维修质量最有效的手段。在这方面，我们采取的有效措施就是“试车”。我做质量管理人员，要求每修好一部车都要试车，看看车是否还存在问题。例如有一次修好车了，我还发现一颗10号大的螺丝还没安装上去，我马上叫车主停下车，叫修理组长过来问问这个螺丝为什么没有装还是忘记装了，修理组长认真看了一下果然发现有一个地方没有安装螺丝，组长马上叫修理工再认真检查其他部分还有没有没有安装的，或者忘记安装的，把修理工作做得更细致，保证质量。还有一次车主说刹车有响声，经过我们师傅检查发现了问题并进行了解决。但是在我试车过程中还发现离合很难踩下去，试完车了，所以说试车是保证质量的重要途径，是对我的修理技术的认可过程，所以我坚持每次修完车都要试车，我没空的情况下也要求试试车，看车是否修好了，保证维修质量，放心。
五、收集维修资料和进行档案管理
现代的汽车有千种车型，同时新的技术不断应用到汽车上，不可能有人将新的车型全部修理过，同时需要掌握较多数据。要想控制好维修质量和修好车，没有维修资料是不行的。汽车作为一种运输工具，使用中会出现各种各样的情况，而且每个系统的技术状况都在发生变化。这些变化如果不被维修人员所知，在进行汽车故障诊断和维修时，常常会导致维修人员的判断失误和操作失误，造成不必要的人力、物力损失，降低工作效率，维修质量也没有办法得到保障。因此，必须掌握车辆维修资料和维修档案。
对于车辆维修资料，首先掌握维修资料的及时性、准确性、实用性和方便性。
对于汽车维修档案，应该具有以下功能：
①车辆技术档案，包括：车辆的基本特征资料、车辆维修（含故障诊断排除）记录和维修过程理论分析。
②检验技术档案，包括：总成大修鉴定、事故鉴定、故障实例集等。
六、建立质量管理制度
做好质量管理就要有好的质量管理制度。不但要管好员工维修工作还要管好生活日常常识。在生活上我要求修理工在日常生活中要按时起床，早上要求员工吃早餐，早餐对身体很重要，吃好的早餐做为修理工就有精神就有体力工作，做好一天的维修工作。
总之，汽车维修质量不仅是保障人民群众生命财产安全的基础 ，也是促进汽车维修管理现代化和技术创新的根本。面对竞争日趋激烈的汽车维修 ，我们必须牢固树立“服务至上 ，质量第一”的思想 ，把提高汽车维修质量纳入经营管理的重要环节 ，从而确保社会效益和经济效益的“双丰收”。
参考文献
[1] 黄奎.现代汽车维修技术的特征与进展[J].实用科技，2008，（10）.
[2] 李嘉.浅析现代汽车维修技术的发展[J].中国高新技术产品，2009，（6）.
[3] 沈树圣，安国庆.汽车维修企业管理[M].北京：人民交通出版社，2004：74～129.
