乡镇档案室管理制度范例6篇

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乡镇档案室管理制度

乡镇档案室管理制度范文1

1、思想认识不到位导致乡镇档案工作的非良性循环。镇乡领导思想认识的浅与深,直接关系到乡镇档案工作是否到位。一些镇乡领导将档案工作简单地曲解为把文件材料收集一下、装订一下,正因为如此,他们即使抓也只是应付一下,很少从档案工作的整体管理、长远规划和提高档案现代化管理水平去考虑问题。调查表明,在乡镇档案事业建设上缺人员、缺经费、缺库房、缺设备是普遍现象。从统计情况看,富阳市乡镇专职档案员仅8人,而且年龄偏大,文化程度偏低,有的乡镇甚至把档案工作岗位作为安排老弱病残人员的阵地。大多数镇乡档案人员都是兼职。由于档案工作量大、事细,大多数乡镇干部不愿意干。由于档案人员频繁变动,造成档案人员业务素质不高,严重制约了档案工作顺利开展。调查中还得知:富阳市大多数乡镇没有将档案事业经费列入乡镇财预算,档案管理无法正常开展,致使档案工作难以形成良性循环。2、基础设施差,室藏档案贫乏,存在着严重的短期行为。由于认识不到位,导致档案工作标准不高。从目前现状看,乡镇档案很少有专用的档案库房,更不用说有“六防”设施,保管条件差,多数已成为仓库。而且室藏档案相当贫乏,一些乡镇收集的仅是些红头文件、上级文件,缺乏本乡镇工作活动形成的文件:如党委会议记录、党员干部名册、土地房产档案、山林档案、婚姻档案等等,造成室藏档案贫乏、材料不齐全。也有的乡镇片面地为追求档案管理升级达标,忽视了档案服务功能的开发,最终使档案室花了在钱却成了摆设。很少有乡镇从农业、农村工作的长远发展来高起点、高标准、高质量规划档案工作。

3、体制不顺、组织不全、制度不严、管理不善,档案工作缺乏有效机制。目前,富阳市部分乡镇档案管理工作较为紊乱,认为搞经济建设是硬任务、硬指标,而档案工作可有可无,部分乡镇分管领导没有落实,档案工作处于松驰状态。不少乡镇虽然建立了档案室,但档案工作流于形式,不规范、职责不明确、任务不落实、人员不到位,而且不少档案人员又缺乏必要的职业素质和基本技能。有的乡镇虽然制定了档案管理制度,但由于管理不严,档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。我们曾调查了10个乡镇的综合档案室,结果发现有4个档案库房能真正成为保管档案的基地,其余6个档案室虽然建立了制度,但流于形式,档案利用、库房管理、档案检查等没有按制度落实,甚至有3个档案室成为堆放杂物的仓库,造成档案的保管不安全。大多数镇乡虽建立了档案管理领导小组,但执法力度不够,尚未开展有效的、正常的档案管理工作。

4、档案管理创建活动参与面不广,档案利用力度不足。开发档案信息资源,服务农村两个文明建设是一项社会化的系统工作,需要激发乡镇各部门和广大乡镇机关干部职工踊跃参与的积极性,并使其转化为自觉的行动。但是有的乡镇只将档案工作当作“临时工程”来对待,没有充分认识到乡镇档案是农村现代化建设的需要,是经济建设的需要。因此,一些乡镇领导疲于孤军作战,热衷于阶段性成果,一旦档案管理达到省级标准,就放松了对档案工作的重视。一些乡镇的档案工作只注意治表不治本,没有将档案工作列入议事日程,列入目标管理责任制考核范围之内,只搞突击性,虽然花了很大力气,但收获甚少。

二、加强我市乡镇档案事业建设的对策

(一)要着力构筑市场经济条件下乡镇档案管理工作的运行机制

1、健全机构、落实职责、明确目标。乡镇领导特别是分管领导争工要明确,对档案工作思想上要有位置,切实解决乡镇档案管理工作中存在的一些困难和问题。乡镇党政办应是乡镇档案管理的主要职责部门,各乡镇首先要加强综合档案的工作,并配备与档案工作任务相适应的人员;其次是建立档案管理网络小组,配备兼职档案员,并将档案管理与目标管理责任制相结合。同时各乡镇要根据《乡镇档案工作试行办法》,结合实际制定出切实可行的档案管理细则,使乡镇档案工作尽快走上制度化轨道。各乡镇可根据《浙江省乡镇机关档案工作目标管理办法》制订出不同层次的管理目标,分阶段加以实施。

2、加强档案设施投入,完善档案服务功能。资金短缺、投入不足是影响乡镇档案事业发展的重要原因,增加档案事业经费投入,完善档案服务功能,是搞好乡镇档案工作的基础条件。因此,档案经费开支要列入乡镇财政预算,确保资金足额到位;乡镇财政确实有困难的,可暂缓或想办法争取财政补助,以保障乡镇档案工作正常运转。同时,乡镇根据实际需要,对乡镇档案管理提出一个中长期规划,促使乡镇档案能真正服务于农村两个文明建设,力争在近期内使全市乡镇档案管理达到省市级标准。

3、加强档案干部队伍建设,健全档案事业组织网络。各乡镇要根据档案管理制度,力争做到档案室配备专职档案员、各职能科室配备兼职档案员。同时专(兼)职档案员要接受档案业务培训,而且各乡镇要按工作规范、岗位职责对专(兼)职档案人员加以督查和考核。乡镇档案事业应打破政府包揽一切的格局,引入市场竞争机制。一方面要加大对特色档案的收集,以丰富乡镇档案的内涵;另一方面对名人(知名人士、企业家等)档案的建档工作要进一步完善,以争取企业和社会个人对档案事业的支持,逐步使档案事业走上一条全社会齐抓共管的良性循环之路。

乡镇档案室管理制度范文2

一、建立健全档案管理制度

1.加强组织管理。根据人动及时调整档案管理领导小组,明确了一名局领导分管档案工作,配备了专职档案工作人员,健全了由全局各科室“兼职档案员”组成的档案管理网络;同时保证了资金的投入,落实了档案业务工作所需经费,将档案管理工作确立为党组和局务会日常讨论议题之一。

2.全面开展自查自纠,强化涉密档案监管,由专人统一集中管理档案,对机密件、秘密件任何人不得擅自挪用,凡涉及保密的文件资料严格做好传阅和保存工作,实现“借阅一次,登记一次”。

3.建立健全档案管理制度,制定并落实了建立了《文件材料归档与不归档范围》、《综合档案室工作职责》、《文件材料立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案保管制度》等一些列规章制度,同时将各乡镇司法所的档案工作列入目标考核资料,并要求各乡镇司法所严格执行,认真落实。明确在文件的收集、整理、立卷、归档等重要环节实现制度化、规范化,做到收集齐全、分类合理、组卷科学、归档及时。

二、档案业务建设工作

1.有适宜保管档案的库房,基本做到了档案库房与办公室、阅览室三室分开。档案库房门窗坚固、位置适当,达到防盗、防光、防尘、防潮、防鼠、防火、防腐、防高温等八防要求。备有空调、电脑、打印复印一体机、防盗门、档案管理软件等现代化设施和检索工具,定期检查灭火设备,确保档案资料无安全隐患。

2.有数量充足、质量较好的档案专用柜架,档案装订严格按照国家标准要求装订。至今本局档案无霉变、尘污、鼠咬现象,也没有出现档案被盗、被毁、涂改、泄密现象。

3.归档文件严格按照档案立卷归档制度整理归档,贴合有关规范要求。同时为提高档案现代化管理水平,通过应用全市档案协同管理系统,实行了档案电子自动化管理,使档案资料的查找利用更加方便、快捷。

4.将文书档案、会计档案、照片档案、实物档案、社区矫正档案、安置帮教档案及其他专业档案分门别类整理归档,归档文件资料齐全;编制了案卷目录、归档文件目录和必要的全引目录,并把所有档案的案卷目录、全引目录、归档文件目录输入计算机,利用档案协同管理软件,达到文件级检索。

5.根据我局实际状况,建立了阅览室,配备了借阅登记簿,做到了查阅登记、退档注销等手续齐备,档案管理利用率得到明显提高。积极开展利用档案资料。综合档案室建立以来,为公证案件处理、法律援助、宣传、普法考试等提供了基础资料及咨询服务。

三、档案管理工作

乡镇档案室管理制度范文3

一、采取的主要措施

1.加大档案工作宣传力度,提高档案意识。争得有关部门的支持和配合,开展档案知识培训,增强镇村干部的档案意识,广泛宣传新农村建设档案工作的重要性,形成强势推进新农村建设档案工作的良好氛围。

2.加强领导,认真落实创建任务。成立新农村档案建设工作领导小组,明确由党政办主任负责相关达标材料的准备和协调衔接工作,乡镇政府分管档案工作的党委副书记为新农村建设档案示范镇创建工作负责人,以保证创建工作的顺利开展。

3.培树典型,示范带动。确定“以培树典型为突破口,以点带面,点面结合,全面推广”的工作思路。在实际工作中,以岗底村为典型,组织业务指导人员强化工作措施,加大指导力度,积极培树典型,通过深入基层、现场服务等方式,推动了全县新农村档案工作的深入开展

4.认真落实新农村建设档案工作各项规定,成立创建新农村建设档案工作领导小组,完善有效工作机制和保障措施,将创建工作纳入新农村档案工作总体规划、制定实施方案,由乡镇党政办主任具体负责新农村建设档案的收集和整理工作,镇农业服务中心、国土办、劳动保障所、民政办等协助做好相关工作,为创建工作有效开展提供保障。

5.认真研究新农村建设档案工作内容,突出创建实效。结合本县实际,重点将村务公开、农村科技、林权档案、农村低保、劳动保障、基层组织建设等方面的档案列入建档典型,用典型来发挥示范和引导作用,努力扩大宣传效果,并逐步推广。同时加强重点特色档案管理,如服务农村经济发展的“科技档案”、关系群众利益的民生档案,诸如:“退耕还林档案”、“粮食直补档案”“家电下乡档案”、“社保档案“、”低保档案”;还有服务农村精神文明、政治文明的“和谐档案”等,以突出创建实效。

二、取得的成效

1.干部和群众档案法律法规意识明显得到加强。在开展创建新农村档案工作示范乡镇中,县档案局和镇领导,通过到村组调查、走访、座谈和交流,使干部和群众都充分认识到加强档案规范化管理是形势的需要、工作的需要,档案工作充分体现了为民服务、为新农村建设服务的理念,使各项工作规范有序,有力促进了各项工作的开展。

2.规范和健全档案管理制度,增强了干部财务事务管理的自觉性。将村组财务事务档案资料清理整理归档,并将该项工作列入镇人大年度工作计划,接受监督和检查。尤其是订立了村干部人动前必须将手中档案资料整理清楚会同公章一并暂时移交到镇农经办保管的制度,任何人必须按规定履行相应程序,用制度管事管财管人。制度在前,预防在前,不留徇私的机会。让挪用集体资金、拒交财务事务资料的事情得到遏止。有效杜绝了以人为事,事后无据可查,导致干群意见不一的现象发生,进而从源头上杜绝了不良行为导致的新的遗留问题产生。

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3.为解决和遗留问题提供了依据。由于镇、村、组档案管理规范,责任落实,为解决和遗留问题提供了有效依据,案件明显下降。4.推进了民主政治建设进程,密切了党群干群关系。理顺了村级档案后,各村充分利用档案信息资源,在村务、事务公开栏上将每年重大事项、经济发展规划、财务开支、计生奖抚、户口迁移、农村低保、医保、惠民利民行动、社会治安综合治理等直接涉及群众切实利益的各项工作面向群众公开,一方面接受党员、群众的监督,另一方面展示了村组干部做的工作和取得的效果,透过公开栏,广大群众进一步了解村组干部在实实在在为老百姓办好事、办实事,做到让群众明白、还干部清白,极大地减少了新矛盾和问题的产生。群众上访事件明显减少,干群关系得到改善。

三、存在的问题

1.没有形成分级管理的模式。通过近几年的努力,我县现有的9个乡镇,均建立综合档案室,村级档案室建立均不够完善,县级档案行政管理部门一竿子插到底的管理方式收效甚微,而且起不到长效的作用。

2.基层档案室现存档案与农民需求不相适应。当前,解决“三农”问题的核心是尽快增加农民收入。由于历史、现实等多种原因,各基层档案室保存的档案与农民增收的需求不相适应,农民急需的档案室没有,档案室有的档案农民又不需要。现有的村级文件材料归档范围也已不适应当今飞速发展的农民经济环境,急需调整。

3.农民在生产实践中本应形成的重要档案没有形成。农民是生产活动的实践者,也是档案的形成者。但是,由于缺乏档案意识,文化水平低等多种原因,使一些非常重要的档案没有形成,给现在和今后的提供利用留下了遗憾。

4.档案保管条件差,管理模式、手段落后。除了个别经济实力较强的村建有村部外,还有很多行政村没有村办公楼。档案存放在自个家里,没有固定的场所,固定的人员管理,导致档案散失较多,利用受限制。

四、做好新农村档案工作的对策

1.领导重视是关键。在创建社会主义新农村建设档案工作示范乡镇过程中,县委政府高度重视,主要领导经常过问和听取创建工作情况汇报,及时解决创建工作遇到的困难和问题。同时深入开展档案法制宣传教育,提高各级对农村档案工作重要性的认识。要采取多种形式,通过开展广泛持久的档案普法宣传教育,让《档案法》等档案法律法规不断深入人心,全面提高农村各级特别是领导干部的档案法治意识,增强对农村档案工作重要性的认识,依法把它列入农村国民经济和社会发展计划,在人、财、物等方面给予档案工作充分的支持和保证。农村档案工作作为村委会工作的组成部分,平时要加强管理,切实解决档案安全保管、设备和人员等实际问题,积极为群众提供利用服务。

2.强化乡镇档案工作是基础。在社会主义新农村建设档案工作中,乡镇具有承上启下的功能。强化乡镇档案工作,一方面可以在整合乡镇档案信息资源、为全面深化农村综合改革服务方面做出有益的尝试;另一方面,以乡镇档案工作为平台,可以使乡镇政府切实担负起对村级档案工作进行指导、培训和帮扶的职责,使村级档案工作逐步走上规范化轨道。

3.服务民生是档案工作的主线。(1)建立农村特色档案,为农民增收服务。特色档案包括行政区域内山林、土地档案,辖区内旅游项目、景点、有升值潜力的古迹特色档案;村级经济发展支柱产业档案;农产品身份档案、科技信息档案;农民经济信用档案等。(2)建立劳动力档案,为农民就业服务。做好这项基础工作,对于提高农村人口素质,培养新型农民,加强农村管理,都具有长远意义。(3)建立种植、养殖档案,为发展种植业、养殖业服务。种植业、养殖业是农民增收的重要渠道。通过建立种植、养殖档案,积极扶植农民科学发展种植业、养殖业。(4)建立大病统筹档案,为解决农民看病难服务。(5)引导农民建立家庭档案,使农民在利用档案的过程中实实在在的感受档案的作用和价值。(6)围绕农村中心工作,建立换届选举、土地确权等相关档案,为农村三个文明建设服务,为提高农民素质服务。

乡镇档案室管理制度范文4

一、农业和农村档案工作面临的问题

经过档案工作人员的不懈努力,农业和农村档案工作取得了一定的成绩,但与农业和农村工作的发展形势还不相适应,无论是硬件,还是软件方面,都存在很大差距。具体表现是:

1、重视程度不够。农业和农村档案工作未引起乡镇和村委会主要领导的足够重视,受传统思想的影响,认为农村工作千头万绪,没有时间抓档案工作。农村缺少档案工作的管理人才和知识,农村经济条件较差,干部更换较频繁,工作繁杂,档案工作容易被忽视。

2、经费投入不足。档案管理所需的硬件投入不足,文件材料存放在个人手中,有存放档案柜的,但多为老式的木质柜,不具备档案保管的“八防”设施,乡镇、村委会档案管理工作停止不前,有的甚止走下坡路。

3、管理制度不健全。农村档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全,流于形式执行不严,档案管理人员责任心不强,档案资料收集不全,整理不及时,文件资料丢失严重,档案管理混乱,借出的档案又不履行任何手续,档案保管条件简陋,保护措施不到位,许多档案资料已经被虫蛀被鼠咬,甚至发生霉变腐烂。

4、农村档案干部队伍不稳定。乡镇秘书调换频繁,有的甚至一年内两次换人;在村委会,由于换届选举是海选,村文书变化更为频繁,人员未进入角色,即被调换。农村档案干部队伍不稳定,增加了档案业务培训的负担,也使农村档案干部队伍的业务素质难以提高。

二、农业和农村档案工作发展措施

农业和农村档案工作的管理能力和服务能力已经取得了突破性的进展,但目前乡镇档案规范化的水平还不高,库房设备陈旧,有的村委会没有档案保管场所。要对乡村档案工作加强领导,增加投入,改善保管条件,达到标准。

1、加强农业科技档案工作。农业科技档案工作以农业技术推广档案为重点,进一步促进了农业科技档案工作,产生较大的影响。突出抓农业科技档案工作,把它当作档案部门参与农业和农村经济建设的切入点,投以人力,抓农科档案典型,促进农业技术提供、指导农民科学种田的经验,建立农业示范园区、村级服务站、科技示范户,及时指导每个村级服务站和科技示范户逐个建档,建立起集收集、存储、利用档案为一体,与农业农村经济发展相适应的农村科技档案信息开发利用的服务体系。

2、强化乡镇、村级档案工作。乡镇档案工作是农业和农村档案工作的核心,从文书处理,到材料的收集、整理、归档、开发利用形成制度化,采取集中归档立卷等措施,促进乡镇机关档案工作的开展,把档案工作列入对乡镇机关的考核内容,年底统一检查考核,更加有利乡镇机关档案工作的开展,开展机关档案室目标考核,实现了管理档案的规范化。村级档案做到层层有分管领导和专兼职档案人员,工作有人抓,在业务标准上,制定适应农村档案工作的分类标准、保管期限、管理制度和档案利用方式,按照一级抓一级,分类指导,采取年年搞培训,集中立卷归档的方法,确保村级文件材料的及时归档与完整。全县村村建有综合档案室,实现了村村建档的目标。

3、开展农村专业户建档工作。抓农村专业大户建档,坚持以点带面,逐步提高的工作思路,做到了有部署、有措施,在具体运作中做到引导与指导相结合,使建档工作得到专业户的认可和欢迎。农村专业大户建档与管理按统一模式进行,专业户档案在为振兴经济和农民致富奔小康发挥积极作用。

4、抓农民专业合作社建档工作。农民专业合作社是农村新型的经济组织,随着农村经济的发展,各种类型的农民专业合作社向雨后春笋,农民成为合作社社员,涉及到几十个个行业。主动介入农民专业合作社这一新型农村经济组织建档工作,上门服务,开展建档用档重要性的宣传工作,在培训人员、协调装具的基础上,收集各种文件材料,使其规范化管理,统一建档标准,培育专业合作社建档的典型,档案实现规范化管理。让农民合作社档案成为一个新的亮点,通过为农民专业合作社建档,更加认识到了与普通百姓、与民生有关的各种专业档案的价值,把涉及到人民群众的档案收齐、管好的重要性。

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收 集

林权档案可分为静态档案和动态档案。静态档案指林权登记申请表、受理表、公示表、宗地地形图等,这些档案被收集以后内容已固定,不再增加了。动态档案指综合档案中的文书档案、影像资料及林业要素市场中的林权流转资料、林权抵押贷款、森林资源资产评估、市场信息等,这些档案随着时间推移还需不断更新。为了统一林权档案的标准。遂川县的林权登记申请表、受理表、公示表等表格均由县林改办统一印制分发至各乡镇场,外业勘界结束,各类表格填写完整,经县林改办验收合格后,再由档案管理员登记入库。综合档案由文书平时注意收集,每隔一定时间整理一次。林业要素市场内设各中心的档案由各中心收集整理,年终统一归档。

整 理

档案入库后需进行分类、整理。遂川县的林权档案主要分以下两类,一是宗地档案,内容包括林权登记申请表、林权登记公示表、受理林权登记申请登记表、责任山承包合同书,权源依据、宗地地形图(蓝图)、身份证复印件、各类证明:二是综合档案,内容包括省、市、县有关林权登记文件、方案,乡、村、组林改方案,县林改办文书资料,林改简报,林权登记台账,林权证发放登记表、林权登记申请表校对表及有关统计报表、计算机数据资料,影像、图片资料,林业要素市场各中心办档案。

宗地档案中的林权登记申请表、权源依据、身份证复印件、各类证明等材料统一存入以户为单位的林权档案袋中。林权登记公示表、受理林权登记申请登记表、责任山承包合同书以村或组为单位装入林权档案袋中。综合档案按照一般文书档案进行整理归档。

林权档案分类整理好后放置到档案密集架上。为便于管理,对档案密集架进行排序编号,制作乡镇村组卡片标贴在密集架上。一般情况下,一列密集架为一个乡(镇)的档案,一个档案箱为一个村的档案,其中专门存放宗地档案中分户装袋的林权登记申请表、权源依据、责任承包合同书。组与组之间的档案用贴有组别卡片的塑料垫板隔开。宗地档案中的林权登记公示表、林权登记受理申请登记表专门安排一列存放。综合档案根据其资料多少安排数列密集架,不同性质的资料如文书档案、音像资料、今后的林业要素市场资料等分别存放于一个档案箱。林权档案卡片内容为林权档案名称、数量、建档时间、建档人。同时,还根据各乡镇场及综合档案的排列顺序,制作林权档案分布查询图,张贴在档案室的醒目位置,方便查询。

保 管

一是高起点、高标准完善设备设施。建立标准化档案管理机房,购置高性能的微机、专用打印机、扫描仪及移动数据备份存储设备;参照国家档案库房建设标准,建立了具备防火、防潮、防盗功能的林权档案室,配置了符合国家行业标准的直列式手动档案密集架。

二是建立、健全了各项规章制度及管理机构。遂川县成立了专门的林权档案管理机构,有专人负责林权档案收集、整理、归档及档案室管理工作。同时制定了《计算机机房管理制度》、《计算机房值班制度》、《遂川县林权档案管理办法》、《遂川县林权档案库房管理办法》等,确保了计算机房及设备正常有序工作,保证了林权档案的安全、整洁,延长了档案使用寿命;制定了《林权档案管理员岗位职责》,明确林权档案管理员基本职责。

利 用

档案利用依靠手工和电子查询来完成。手工查询通过纸质档案目录进行,由于对林权档案进行了分类整理,此种方法速度也较快。遂川县共建立了两个电子查询系统:

乡镇档案室管理制度范文6

一、人员配备

**镇财政所现有工作人员*名,其中所长一名,会计一名,出纳一名,村财管理员一名,所有人员均已按文件要求时限到岗,目前各项业务正常开展。

二、办公场所及办公用品配备

**镇财政所现有办公场所*间共计约**平方米。其中办公室兼档案室两间**平米,宿舍*间*平米,村财专用档案室*间**平米。办公电脑*部,针式打印机*台,一体机*台,办公桌椅*套,档案柜*组。

三、档案资料及财务账务移交

按照县财政局统一安排,**镇政府及村级账务财务资料已于2021年1月21日在县财政局和**镇人民政府的现场监督下完成交接,资料齐全,程序规范。

四、规章制度建立

根据上级主管部门安排,结合本镇实际,**镇财政所先后制定了一系列内部管理制度。包括财务管理办法、财政所工作职能、岗位设置及各岗位工作职责、财政所考勤制度、工作守则、业务审批流程与规范等,并严格按照各项制度的规定落实日常管理。

五、日常业务开展

村财方面,严格按照规定审核、审批村级报账资料与程序,各类审批合格报账资料均已支付完成;按时发放村级现任干部及卸任干部工资,截止目前,干部工资已发放至2021年3月。

镇财方面,日常业务正常开展,各类支出严格按照财政所财务管理办法规定的权限和程序进行审批,及时为干部办理工资发放、公积金、医保、统筹等代扣代缴工作,及时合规审批支付各类工程项目款及日常开支等,目前各项工作正常开展,稳步推进。

六、存在问题

鉴于财务工作体系庞大、内容复杂,从入门到精通需要较长时间,且财政所所有干部均为新任干部,业务不精,工作上放不开手脚,导致各项业务工作开展缓慢,部分支出兑付不及时,影响了后续工作的开展。

七、今后的工作打算。

一是加强学习,除了理论学习之外,更重要是加强本职业务学习,积极主动的向老同志请教学习,向工作开展较好的其他财政所学习,弥补自身不足,努力提升业务能力,尽快适应岗位要求,推动财政所各项工作高质量发展。