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事业单位库房管理办法范文1
关键词:档案管理;行政事业单位;思路
现代社会对于行政事业单位的运作来说,建立系统、科学、民主的管理制度,对其生存与发展极为重要。所谓行政事业单位档案工作制度建设,就是按照规范化的质量和效率,适应行政事业单位协作化、规范化、科学化运行的需要,并便于监督和评价。
一、行政事业单位档案工作的现状
1.档案工作的重视程度不平衡
行政事业单位档案工作的重视很不平衡,个别单位对档案工作重视还不够,档案意识薄弱,监督力度不强,未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证,虽然各部门把档案工作列入年度工作计划,也有专人负责抓落实,但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷。
2.档案室保管条件还比较差
多数单位还达不到档案管理要求,与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室,设施设备老化,有的综合档案室设施设备不齐全,档案柜也五花八门不统一,比较零乱。个别单位档案室设防意识不强,设施设备不完善,管理体制不到位,使部分档案受到损害。
3.档案人员业务素质还相对薄弱
档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作,还是一项专业性技术性很强的工作,档案人员要有较好的专业素质,才能胜任档案管理工作。档案人员因业务不精,导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确,档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够,存在随意应付了事思想,对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够,思想上存在着为难情绪。
二、行政事业单位档案制度建设的原则
首先,规范与灵活相统一。行政事业单位档案工作制度的制定要按照国家标准来进行。这有助于制度执行的标准化、规范化。但这并不是说所有行政事业单位的档案工作制度都是一成不变的,行政事业单位不仅规模不同,更有工作特点的差异,其管理方式与制度规范自然不能强求一律。档案部门应依靠自身特点不断地实践、探索和总结,建立一套内容全面、结构完善、符合本单位实际的规章制度体系。
其次,职责与权益兼顾。在制度的制定过程中,要把“职责”这一部分调整到岗位标准中,明确职责范围及权限。例如,一个行政事业单位档案部门的分管领导可主要负责档案管理工作目标的制定、对归档档案的检查和指导等。在明确责任的同时,应注意保护工作人员的合法权益。当前行政事业单位忽视工作人员权益的问题时有发生,这极大地影响工作人员的工作热情,也必将影响到整个事业的发展。建立行政事业单位档案工作制度必须把明确职责与保护权益放到同等重要的地位。
再次,制定与执行并重。制度建设的首要工作就是根据单位档案部门的实际需要,制定一系列系统、科学、合理的档案管理规章制度。然而要想适合于单位的发展、有效调动工作人员积极性,更为关键的是制度的有效执行。单位领导在管理单位的过程中,应更多地关注各项制度的落实情况,在实践检验的基础上不断完善,使制度更加合理化、规范化。
最后,动态与静态相结合。制度一经形成,便在一定时期内保持不变,具有相对的稳定性,这是事业稳定发展的前提。但是,制度并不是永不变化的。随着时代的发展,行政事业单位的各项制度当然也要随之改变。特别是我国各项事业逐步和世界接轨,行政事业单位也逐步走上国际化道路。对档案部门而言,应当积极学习国外的一些先进的档案管理办法,并结合自身情况,不断完善现有的档案工作制度。
三、行政事业单位档案管理的创新思考
1.健全档案管理制度
建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应行政事业单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。
2.加强组织领导,提高人事档案管理水平
各级行政事业单位要提高对档案管理工作的重视程度,将其纳入议事日程,首先要建立档案管理工作的领导机构,定期对档案管理工作进行检查和指导、督促;其次要结合本单位档案管理工作实际,建立起档案管理达标升级考核机制,对档案工作实行定性、定量考核,可按照分级分类指导的原则,通过等级升降来实施动态管理;同时应参考国家档案建设的有关标准,建立和完善质量管理体系。各单位可结合本单位具体情况,研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准,并积极组织实施,从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。
3.开展现代化和信息化建设,提高人事档案利用效率
实现档案管理现代化,是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于档案管理,以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先,各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性,准确、及时地传输信息;其次,要对档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现档案纸质与数据格式并存;其三,要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的档案信息服务,以实现档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。
4.加强行政事业单位档案保密工作
首先,档案的库房管理是档案保密的重点,从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定兴建,并不是任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。
其次,做好档案的保管期限与保密期限的区分工作,确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本行政事业单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。
总之,行政事业单位档案工作地存在一些问题,影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的历史条件下,行政事业单位档案工作必须要紧紧联系时展的新任务、新特点、新要求。行政事业单位档案工作要创造性地开展,推进档案工作跨越式发展的重要一步,这是时展的必然要求,也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。
参考文献:
[1]王德俊,当前国际档案界学术新动态新观点[J].北京档案,2005(1)
[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风,2008(24)
事业单位库房管理办法范文2
一、当前房管专业档案管理中存在的主要问题
1.管理机构多元化不利于房管专业档案规范化管理
当前，我国房管专业档案的管理机构情况比较复杂，各地对房管专业档案的管理采用不同的机构管理模式，没有统一的机构管理标准，各地呈现多样化的特点。有的地方专门成立了负责管理整个行政区域内所有房产档案的专业机构，如广州市的房地产档案馆；有的地方有房产档案馆，但只保存房产权属档案，如常州市的房产档案馆，其只是房产交易中心的一内设机构；也有的地方把房管专业档案保存于综合性档案管理部门，如上海的浦东新区档案馆，它的主要任务是保存浦东新区政府各部门产生的所有档案；还有的地方既没有成立房管专业档案管理部门也不把档案移交于综合档案部门，而是由其相应的业务部门自行保管其产生的房管专业档案。总之，管理机构的多样化对规范化管理房管专业档案产生了弱化作用。这种各自为政、自我封闭的状态不利于实现地区间的房管专业档案资源共享和互动交流，也不利于国家主管部门统一规范地管理。
2.档案管理观念和手段滞后于政府行政管理新模式
随着信息技术的发展，OA系统、各类业务管理信息系统不断产生，信息化管理已成为政府行政管理不可逆转的趋势。然而，目前全国各地档案管理水平参差不齐，有少数地方管理思路先进，信息化管理模式已初步形成，但大多数地方管理思路相对陈旧，管理手段落后。这严重影响了房管档案信息的及时汇集和准确、快速有效地利用。例如，在上述系统中，电子文件结合纸质文件在各部门流转，但受传统档案管理理念和手段的束缚，这些承载着业务流转数据和结果的电子文件没有明确的归档范围和要求，业务部门只向档案管理部门移交纸质文件，信息系统的数据没有实现同步移交，还留在业务部门或信息化部门；而纸质文件也只是配合信息系统中数据的流转，没有和信息系统中的数据统一管理。档案管理部门由于对具体业务的了解程度不够或没有信息系统的支撑，不能确定在每项业务中究竟会产生哪些档案，因此，也只能被动地接收整理纸质档案，造成两种不同载体类型的档案管理脱节，极大地影响了档案的有效管理和利用。
3.规章制度陈旧与现实需要脱节
随着社会的发展和时代的进步，房管专业档案的形式、载体和内容不断变化，传统的规章制度已经落后于现实的档案管理需要。就房管专业档案而言，房地产刚起步的时候，房管专业档案只留于纸质，而现在每天都会产生大量的、不同材质的房管信息数据。随着越来越多档案的产生，旧有的档案管理规章制度已无法适应新情况，满足现实的需要。此外，其他的房管专业档案的管理制度以及相关标准规范等也没有建立起来，特别是近几年来，随着住房保障业务的发展，廉租房档案、经济适用房档案、公共租赁房档案等新的业务档案不断产生，这些新的档案材料哪些应该纳入房管专业档案管理范围，应当如何进行管理才能有效为社会提供服务，这些问题都需要房管专业档案管理部门制定明确的新标准。
4.档案管理模式落后于时展
由于房管专业档案关系民生，因此在平时工作中的利用率非常高，档案产生部门出于查找便利的目的，习惯于将档案存放在本部门。因此，现有的房管专业档案保管分散，管理模式多种多样，省(市)局级的房管各业务部门、各事业单位、各区县自成系统，各管各的，整个房管系统各部门间形成了小而全的分散型档案管理模式。然而很多单位无论是资金、技术、人员还是库房等软、硬件设施都不具备长期保管档案的条件；档案的保管需要大量人力、物力，这种管理模式容易造成部门间重复投资，造成不必要的浪费；再有纸质档案的大量产生和堆积不仅使行政成本上升，也给保管带来不便，甚至容易引发火灾，存在不少隐患。这种分散型的管理模式使得在数字化信息化时代各区县各部门的档案信息资源无法实现共享，不利于档案资源的开发利用，造成了资源浪费。
传统型的管理模式也是一种被动型和后置式的管理模式，基本上是一种“看门守摊”、“坐等上门”的被动管理服务方式。在档案的接收上，没有参与到整个业务流转的过程中，而只是等待业务结束后，负责文件材料的接收整理；在档案的服务利用上也是一种封闭和半封闭的状态，丰富的档案信息资源远未得到充分开发利用，开放档案的工作也无法适应社会各方面的发展需要。
5.人员队伍结构不合理和素质有待提高
由于某种社会历史原因造成了人们在传统观念上认为档案工作就是悠闲、轻松但又单调、乏味与社会脱节的工作。因此一些年龄偏大的人员往往会被调到档案部门，使得当前从事档案工作的人员整体业务水平不高、年龄偏大、队伍结构不合理，制约了档案业的发展。
二、对房管专业档案创新管理的几点建议
为了更好地管理房管专业档案，服务民生，服务大众，档案的管理部门需要更新管理思路，创新管理模式和管理方法，变档案资源的分散管理为集中统一管理，强化档案部门的管理主体地位和服务功能。对此，笔者提出以下几点建议：
1.转变传统的档案管理观念，统一房管专业档案管理机构
针对当前房管专业档案管理机构多样化的现状，笔者认为房管系统档案管理部门可参照城建档案管理的机构设置，成立专业房管档案管理机构，负责整个行政区域内所有的房管档案的集中保管，统筹统一管理房管档案，包括房地产权属档案、保障性住房档案、拆迁档案、物业档案等行政管理部门产生的档案，也应包含各房产管理协会、各房产开发公司、拆迁公司和物业公司等产生的各类档案资料。
2.更新档案管理思路和手段，逐步实现房管专业档案标准化和数字化管理
更新房管专业档案管理的思路，关键在于房管行业的档案从业人员要树立档案标准化管理的理念，要把大的行政区域(省、自治区、直辖市)的房管专业档案作为一个整体进行管理，要有档案管理发展的规划方向。并针对房屋管理的特点，统一行业档案分类目录，明确各类业务的专业档案归档范围；对入库的档案、资料进行严格区分，实行整个大的行政区域的分类管理，实现房管行业档案管理
的统一性和标准化。
加强房管专业档案的信息化建设，是满足当前经济社会发展的需要。为此，必须推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，建立房管档案信息资源基础数据库群，实现房管档案信息资源的高度共享和利用，实现库藏档案的信息化自动管理。
3.树立法制意识，建立统一的房管专业档案管理的规章制度
房地产行业涉及的部门繁多，产生的档案内容丰富，有房地产市场管理、拆迁管理、物业管理和住房保障管理等，但是到目前为止相关的法律法规仅有住房建设部分别于2001年、2006年通过的《城市房地产权属档案管理办法》、《城镇廉租住房档案管理办法》，这两个《办法》对权属档案和廉租房档案有明确的管理规定。有关其他类型的房管专业档案管理方面的规章制度还需要在实践工作中不断摸索、探寻，从而逐步制定和不断完善统一管理的规定或办法，为房管专业档案的规范化管理提供理论依据。
4.创新档案管理模式和方法，实行集中化管理和全程化管理的模式
针对分散型的管理模式，笔者认为可在房管专业档案标准化管理的基础上，统一各单位各部门的实体档案管理模式，建立行政区域内统一的房管专业档案--资料数据库，共享档案信息，使房管专业档案信息在统一的平台上进行管理、查询，提高工作效率，为公众利用档案提供便利。
针对被动式的管理模式，笔者建议建立全程化管理的档案管理模式。传统的档案管理模式往往比较滞后，档案一般都是定期移交给档案管理部门，且移交后还要经过一段时间的整理和数字化，之后才能查阅利用，如在整理期间需查阅某份档案，无疑是大海捞针，且未必能找到，给工作造成了很大不便。因此，改变档案的滞后管理迫在眉睫。全程化的档案管理模式是在统一行政区域内档案数据库的基础上，实行电子文件取代纸质档案全程同步归档，做到档案即时归档，即时提供查阅，将档案管理贯穿到整个行政区域的房管管理的公文处理和业务办件的整个过程中，对该过程产生的需要归档的各类资料进行即时的跟踪管理，且把归档作为整个公文处理和业务办件办结的标志。这种全程化管理模式可以有效地提高档案的利用效率。
事业单位库房管理办法范文3
[关键词]财务档案 科学管理 新方法
中图分类号：B01 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）40-0086-01
一、财务档案概念
财务档案是一种在会计核算活动中形成的具有一定保存价值的会计记录，各种会计记录都是经济活动的生动记录和客观写照。对会计档案的重视程度如何，也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。会计档案在保证一个单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用价值。
二、财务档案管理的重要意义
财务档案是一种在财务核算活动中形成的具有一定保存价值的会计记录，各种财务记录都是经济活动的生动记录和客观写照。对财务档案的重视程度如何，也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。主要体现在：第一，为企业、事业、机关团体等基层单位加强内部的微观管理，提高经济效益和社会效益提供丰富的原始数据；第二，它为国家进行经济建设计划和决策，对国民经济进行宏观管理和监督提供真实可靠的会计信息；第三，它为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据；第四，为研究财政、经济历史和发展提供可靠的史料。总之，财务档案工作的好坏，对国民经济的正常进行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响，财务档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。
三、财务档案主要工作内容
1、财务档案的特点
财务档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了化具有自己独有的特点，首先，财务档案具有来源广泛性，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成财务档案。其次，财务档案具有内容的专业性，再次，会计核算的严密性也就决定了财务档案形成过程的严密性。
2、作用
财务档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用，首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济和经营成果都储存在财务档案中，其次，企业单位对外融、投资都需要协作单位提供几年的有关财务数据，而财务数据也都来源于财务档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，财务档案是国家统计部门的统计数据重要组成部分，为国家各部门分析经济情况、总结经验教训提供了重要的依据。
3、价值
是制订财务计划的重要数据源；是进行科学经济决策的信息源；是维护正常经济、工作秩序的法定书证；是研究经济文化存在与发展规律的重要文献源；是开展历史研究的记忆库；是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。
4、管理职责
按规定和要求定期收集与征集需要归档的会计文件和会计档案；对会计文档的数据和信息内容进行必要的审查核对，并整理组卷，编制会计文档目录，委派专人保管，严防丢失和损坏；对所藏会计档案实行科学管理，装具齐备，备有目录或索引，存放有序，严格实行库房管理制度，不随意堆放，防止会计档案的实体散失和内容泄密；利用会计档案手续要严格，查阅时严格执行会计档案利用工作制度；对已满一定保管期限的会计档案，要按照有关规定进行处置；对单位合并撤消解散破产分立调动离职等事项发生时档案管理人员有责任将档案移交或转交有关业务主管部门。
5、职业道德
忠于职守，爱岗敬业；遵纪守法，严守机密；博学求进，公正服务参照以上的要求把在工作当中碰到的实例写进去是怎样去实际操作的，总结实践工作中遇到的问题和今后改进的方法、财务档案的特点及作用。
四、财务档案的科学管理有效方法
1、统一思想，加强领导，提高认识
各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作，提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。
2、制定规范，健全会计档案管理各项规章制度
要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。
3、规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
4、加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质
会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。
结语
在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。
参考文献
事业单位库房管理办法范文4
【关键词】金融档案外包管理
随着金融体制改革的不断深化，金融业务迅猛发展，随之产生了大量内容丰富、载体多样的金融业务档案。如何对金融档案进行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融风险、金融犯罪等，成为金融档案工作面临的亟待解决的重要课题。
一、档案在金融机构管理中的重要作用
金融档案是指各金融机构在工作中形成的具有保存价值的历史记录。包括：各金融机构文书部门产生的文书档案；会计、基建部门产生的各类专业档案；信贷部门产生的信贷档案；客户办理业务时留存的各类表单、资料、合同以及其他工作中产生的文字、图表、光盘、磁盘等材料。金融机构的文书档案中有工作计划、目标、规章制度、会议记录、总结、业务文件材料等等，具有一定的机密性，对金融机构的管理起着重要的指导作用。金融机构的会计档案种类包括会计报表、会计账簿、会计凭证及其他类，是金融机构筹措资金、发放贷款或内部财务管理产生的，真实反映了金融机构的经营管理活动的过程，反映了金融机构内部经营管理的状况，这些重要的会计资料如发生丢失、损毁等现象，将会给国家和金融机构带来不可弥补的损失。金融机构的信贷档案是金融机构在办理信贷业务过程中形成的，记录和反映信贷业务的重要文件和凭据，它是金融机构防范信贷风险、依法收贷、化解不良资产和减少损失的重要依据。金融机构其他各类档案也是金融机构的重要历史资料，对金融机构的经营管理起着举足轻重的作用。
金融是经济的核心，金融档案是金融机构运营发展的历史记录，它与金融机构的各项管理活动是紧密相连，相互作用，相互影响的。随着金融业务的不断发展，金融犯罪、诈骗、违约等也大量产生，而金融档案在为防止这些不良行为给金融机构带来的资金风险中，有着不可替代的作用。
二、金融机构档案管理现状
（一）基础设施不达标
档案库房是保存档案的场所和基础设施，是一种特殊性建筑，要求具有防高温、防潮、防光、防有害气体等功能。库房内还要求配备设施包括消防设施、空气调节设施、专用档案装具、监控防盗设施等，这些都直接影响档案的保管效果。而目前绝大多数金融机构没有符合档案管理标准的档案库房，而如果金融机构自行建造符合档案管理要求的档案库房，需要大量的财力、物力，因此金融机构往往利用办公用房作为档案库房，导致有的金融机构现有的档案库房面积偏小，防火、防盗、防潮等设施不全；有的金融机构档案库接近水源，档案受潮、霉变情况时有发生；有的金融机构办公、阅档、库房合并使用，用纸箱、麻袋来装重要的档案资料；有的金融机构甚至将档案和杂物堆放在一起，导致重要的档案资料被当作废品卖掉等情况的出现。
（二）管理机制不健全
金融机构的各项业务活动都是为金融机构的经营活动服务的，在各项业务活动中产生的档案应该是一个不可分割的有机整体，是金融机构多方面、多层次信息的体现，反映了金融机构经营活动的全过程。如果把这些档案分成若干块管理，既不科学又不利于金融机构发展的需要，因此档案的集中管理是十分必要的。但目前除少数金融机构实现了档案的真正集中管理，大多金融机构各类档案往往按形成部门和档案来源分散保管，比如：文书档案由办公室保管，会计档案由会计部门保管，信贷档案由信贷部门保管，其他档案也由产生部门自行保管，分支机构产生的各类档案也由分支机构的内设各部门分头保管，没有将本单位所形成的档案按整体来进行管理，更缺乏统一档案管理的标准和制度。这些情况势必造成档案管理和使用的不便，档案的安全性和保密性相对较弱，也容易出现人为方面的问题。因此制定统一的档案管理发展规划，采用统一的档案管理模式，有利于保障档案管理的科学化、规范化，有利于档案的保管和保密，有利于提高档案工作水平。
（三）制度建设滞后
档案工作制度的建立和健全，是单位建立档案工作的重要标志之一。金融机构制定规范的档案工作制度，对自身档案工作起着约束和导向作用，可以减少档案管理的随意性，保证自身档案管理工作的健康、持续发展。由于金融行业的特点，目前金融机构各类档案的具体要求各不相同，各门类档案的管理也处于各自为政的状况。在制度建设上，有的单位虽然制度有档案管理办法，但存在内容不全，没有涉及档案的统计、保密、利用等方面内容的情况；有的单位照抄照搬其他单位现成制度的情况，不符合本单位实际，不便于执行；有的单位长期以来沿用老的档案管理制度，不注意对制度的完善修改，使制度的规定脱离了实际，不能起到规范行为的作用。在档案整理上，有的金融机构档案管理执行上级单位的标准，有的金融机构则执行地方档案局的标准，有的金融机构则执行了长期以来形成的习惯做法，使得档案规范化管理步履艰难。
（四）档案人员素质不高
档案人员的素质如何，直接影响到档案质量的好坏。金融机构档案管理人员大多都是身兼数职，变动频繁，新手多，没有经过专业培训，缺乏专业的档案理论知识，没有更多的精力投入到档案管理中,档案管理都是一个人摸索着干，无法对档案进行科学有效的管理，加上制度建设不完善的问题，在档案整理上往往出现分类、整理规则前后不一致的情况，前一年度和后一年度档案整理方法完全不同，无规律可循，档案编号错号、漏号、跳号现象时有发生，应该归入上一年度的档案却归入下一年度，档案随意查阅，只满足于档案不丢失，装进袋子、锁进柜子，停留在你查我调的阶段，更不要说去对档案进行现代化的管理，研究档案的开发利用等了。
三、解决金融机构档案管理困境的途径
随着现代经济金融的不断发展，金融机构档案管理工作不断遇到新矛盾、新问题。纸质档案海量增长，受到场地与资金限制，档案堆积如山,金融机构每年需花费大量的人力、物力去整理、维护;由于库房紧张,档案占用办公室的面积，为此金融机构要付出昂贵的租金或同值的机会成本；由于人手不足、无专业人才等问题导致了金融机构对其自身产生的金融档案无精力进行标准化的管理；档案的管理不善，导致重要的档案文件损坏、丢失，从而造成经济损失，影响金融机构的业绩和管理。而要建立一个规范的，符合档案管理要求的档案库房，对于单个的金融机构来说是一项耗时、耗力且艰巨而繁琐的工作，增加非核心业务的档案管理人员也将直接影响金融机构的竞争能力。因此，无标准档案库房、整理不规范、大量积压、查找困难，利用率低，是现阶段金融机构档案管理普遍存在的问题。
“新木桶理论”主张经济主体要找准自己的经营优势，也就是做你最擅长的，其余的则交给别人。追求低成本高回报是最基本的商业操作规则，国际金融业正通过金融服务外包的方式实践着这一规则。金融服务外包作为一个新兴行业，正在全球化的背景下迅猛发展。追求低成本高回报是最基本的商业操作规则，国际金融业正通过金融服务外包的方式实践着这一规则。专业化的外包服务分工与运作可以产生规模效益，对客户而言，从外包中得到的利益主要有成本的节约、质量的提高、服务速度的加快，以及使企业更多关注于核心业务，更有效地分配和使用资源。
金融机构可以将其非核心业务中的档案管理业务交给专业的中介服务机构来进行集中管理，中介服务机构全面地、综合地运用各种方法、手段、工具，将金融档案管理中的人力、物力等软、硬资源按照集中的模式进行整合，使得金融档案管理规范、便于利用，使金融机构可以节约成本，集中优势资源发展核心业务，优化其市场战略，在市场竞争中取得优势。金融机构档案的外包管理，最大优势在于通过一定的专业分工，获得外部规模经济效应，让金融机构更多关注核心业务，继而实现节约生产成本，获得利润最大化的目标。因此档案外包集中管理成为解决金融机构档案管理难题的唯一出路。
四、国内外先进经验
在国外，档案中介业已经发展得相当成熟，并形成了一套公认的运作规则和模式。美国的商业性文件中心就是由私人创办的档案寄存机构，配有现代化的文件存储设施，专门为企业提供档案的寄存服务，尤其可为新型载体文件提供良好的保管条件。2000年11月由美国银行、摩根大银行与IBM公司共同合资设立的Viewpoint Archive Service公司可以说是应运档案管理业务外包而产生的一种新型档案中介服务机构，它专门提供支票影像档案的存储与查询服务。2002年底，美国第三大信息管理与档案文件保管企业Guarantee公司进入中国市场，向社会提供全方位的档案文件保管寄存服务。
在国内，也有不少档案中介组织为社会提供档案的整理、装订、保管等服务。1993就已成立的上海档案咨询服务中心，是我国较早的一家档案中介机构；北京碧海兰台咨询有限公司、福建省文件档案管理服务中心、深圳市档案寄存中心等档案中介机构也承担了大量的档案劳务性工作。西安银博科技发展公司数据信息中心是主要从事银行、政府机构和大中型企事业单位文件档案的数字化工程及后续维护与加工服务的机构。近年来，他们先后为多家单位提供档案数据的扫描录入服务，包括建行陕西省分行会计稽核中心的扫描补录、个人住房档案合同收件及扫描、个人贷款档案扫描录入等外包服务。
五、南京金融档案管理中心档案管理与利用模式
虽然上述档案中介机构的成立解决了一些单位、部门档案外包的需求，但专门为金融机构服务的档案中介机构还是寥寥无几。金融档案由于存在着安全性、保密性、稳定性等问题，对将重要的档案资料交给社会上一般的档案中介机构，金融机构也还存在着担忧与顾虑。2008年，具有金融服务职能的人民银行南京分行营业管理部所属南京金融票据中心为南京地区金融机构建立了金融档案管理中心这一档案中介服务平台，积极主动开展金融档案管理服务，为金融机构提供了较更完善的金融档案外包服务。
（一）为金融机构提供多种档案管理服务
金融档案管理中心提供的档案管理服务包括寄存和托管两种模式。档案的寄存，是指由档案管理中心提供符合档案管理要求的库房和装具进行存放，并负责库房的日常管理，档案的整理、调阅等由寄存者负责。档案的托管，是指由托管单位按档案管理要求进行装订后，将档案交档案管理中心管理，档案档案管理中心提供整理编号、编制目录、档案调阅以及日常管理等服务。
（二）档案寄存、托管的程序
金融档案管理中心接收寄存、托管档案的原则一是要有保存价值，二是要自愿。接收的程序是：金融机构提出申请，档案中心对金融机构的档案数量、种类、寄存或托管时间以及费用等进行确认并接受申请；双方根据国家有关法律规定，订立档案寄存、托管协议并签名盖章，明确双方权利与义务；清点档案数量、档案的所属年度、种类、保管方式、密级等进行清点检查，生成电子目录并注明存放的位置；根据移交方确定的档案数量、种类、移交时间办理交接手续。
（三）档案的管理
1.档案库房硬件设施符合要求。档案管理中心档案库房按照《中华人民共和国建筑工业行业标准档案馆建筑设计规范》乙级档案馆标准进行建设，配备了档案密集架、空调机、去湿机、灭火器、温湿度计、防虫防霉药物、防鼠板等设备和物品，并在库区内设置24小时数字化视频监控录像系统和防盗报警装置及消防设施，达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求。
2.建立了档案管理各类制度。根据国家及省市各级档案管理规定，档案管理中心先后制定了《档案寄存、托管服务管理办法》、《档案管理制度》、《档案人员岗位责任制》、《会计档案管理办法》、以及《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案借阅、利用制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案移交制度》、《库房管理制度》、《库区安全制度》等十几项制度办法；同时还在日常工作中建立了档案查阅借阅登记簿、库房温湿度登记簿、库房检查登记簿、库房出入登记簿等一系列工作台账，将工作台账责任到人，保证了档案管理的规范、安全、保密。
3.注重档案管理人员素质培养。目前档案管理中心全部档案管理人员均为大专以上学历，全部取得了南京市档案局的档案人员上岗资格证书和会计人员从业资格证书。每年档案管理中心还对档案管理人员进行保密教育，签订保密协议书，并组织他们参观学习具有先进管理档案工作经验的单位，提高档案管理业务水平。
4.科学合理保管档案。按金融机构行业特征，档案管理中心将托管档案按机构、年度、类别等要素对档案进行整理、编号、造册、装盒、登记等，并生成电子目录，档案上架后还要将存放的位置进行登记，保证档案能够迅速准确地查找到档案。对寄存的档案，实行封箱管理。金融机构将档案按年度分门别类分别装入专用档案箱内，每箱填写四张标签贴在箱子四面，标签内容为寄存寄存单位名称、档案种类、箱号、箱内卷数，备注等内容。
（四）档案的合理利用
寄存、托管在档案管理中心的档案，其所有权并未发生改变，只是将档案暂时存放到了档案管理中心。因此，对于寄存、托管的档案，档案管理中心有责任将保护好，同时也有义务保护档案所有者的合法权益。
金融档案管理中心为金融机构提供的档案查阅方式有现场查阅和远程网络查阅两种。现场查阅时，金融机构查阅人必须携带单位介绍信和本人有效证件，经档案管理中心工作人员核验无误后方可查阅。档案查阅需在安装有监控设施的阅档室内进行，查阅过程中，档案管理中心的工作人员有权监督查阅人员使用档案的全过程，查阅人员也不能随意抽取档案或在档案上进行修改、涂改等。查阅、复印档案都必须进行登记。远程网络查阅需要金融机构首先要向档案管理中心提出申请，登记用户名使用人、身份证件及号码、经所在单位盖章确认后由档案管理中心为其分配用户名和初始密码。在进行远程查阅时，首先填写远程查阅单，由档案管理中心对需要查阅的档案进行扫描后存入档案管理系统并通知查阅者进行查阅，远程查阅时需要对该份档案的查阅有效期做出规定。已经寄存、托管的档案一般不得带离档案管理中心，特殊情况需要带离的，必须经金融机构相关负责人签字并经单位盖章，规定归还时间后方可带离。非档案寄存、托管单位需要查阅档案必须经过寄存、托管单位同意，开具寄存、托管单位介绍信并由寄存、托管单位人员陪同才能进行查阅，确保金融机构档案的绝对安全。
六、建立档案管理外包中心应注意的问题
建立统一的档案管理中心，可以发挥规模优势，采用高科技的档案管理手段，降低档案管理成本，从而使金融机构从繁琐的档案管理工作中解脱出来、专注于核心业务，这是南京金融票据中心最初建立档案管理中心这一服务平台的初衷。经过三年的发展，档案管理中心目前已为南京地区十三家金融机构提供了档案管理的外包服务，档案的品种从最初的单纯的金融会计凭证管理发展到了会计档案中的会计报表、会计账簿以及信贷档案、客户资料等，档案的数量也达到了四百多万卷。由此看来，对于档案管理的外包，金融机构的需求量还很大。自南京金融档案管理中心这一服务平台建成以来，已有全国各地多家金融票据中心前来参观学习。金融服务是人民银行的重要职责之一，各地金融票据中心应抓住这一契机，建立统一的档案管理外包中心，向各金融机构提供包括会计档案在内的各种档案管理服务，切实解决金融机构的后顾之忧，真正体现央行金融服务内涵。
事业单位库房管理办法范文5
关键词:高校档案;信息伦理;伦理困境
高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]随着档案信息化建设的发展,档案管理和传播活动的网络化趋向日益明显,而新的时空环境和方式方法更加使档案工作凸显出了一些伦理困境(ethicaldi-lemma)问题。分析高校伦理困境产生的原因及提出突破伦理困境的对策,对于做好高校档案信息管理与传播工作具有重要的理论与现实意义。
一、高校档案信息管理与传播中的三大伦理困境
(一)高校档案信息保密要求与档案开放利用的伦理困境档案承载着大量的人类社会活动的原生信息,是一种宝贵的信息资源,它具有凭证价值与情报价值的二重性。档案价值的二重性,决定了它存在开放性与保密性之间的矛盾关系。凭证价值决定了档案形成者的资料与活动内容在一定的时限和范围具有不公开性,即具有保密性。而情报价值意味着档案需要适应社会利用档案的要求,有向全社会开放的义务与责任。
在现代民主政治时代,档案开放已经成为必然。美国学者史蒂文·卢巴(sreven lubar)认为,“档案是一种权力”,他援引法国哲学家雅克·德里达(jacquesderri-da)的话来加以证实:“失去对档案的控制就等于失去了政治权力,民主的有效性通常用下面的标准来衡量:对档案工作(包括档案的构成和阐释)的参与和对档案的利用。”[2]基于档案价值的二重性,《中华人民共和国档案法》规定,档案管理部门要向社会开放档案,以便广泛地、充分地发挥档案的作用;同时又规定了档案保密期限,涉及国家安全或者重大利益以及其它不宜开放的档案控制使用,违者要承担责任。《普通高等学校档案管理办法》也规定:凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属开放范围的档案,并可以摘录或复制;同时又规定了“涉及党和国家秘密的,涉及专利或技术秘密的,涉及个人隐私的,以及档案形成部门规定限制利用的”的馆藏档案要控制性开放。
由此可见,对于高校来说,一方面要求发挥档案室的职能作用,最大限度地开放档案,公开会议文件、会议记录、人事管理、基本建设、仪器设备、教学管理、科研管理、考务学籍等信息;另一方面又要根据具体的对象和内容对公开的程度和范围有所限制。这就使高校档案信息管理与传播在具体操作中出现了开放性与保密性相冲突的伦理困境:当公开某一信息会对他人或单位造成消极影响或名誉及经济损失时,是否能够不加限制地公开?当学校或者师生的信息保护权与社会公众的知情权发生冲突时,应该基于什么伦理标准进行研判?等等。
(二)知情权保障与隐私权保护的伦理困境知情权是公民知悉、获取信息的自由与权利,它既有宪法、行政法等公法领域的内容,又有私法的因素。
早在1946年联合国大会通过的第59号决议中,就强调“查情报自由原为基本人权之一”。隐私权则是公民个人所享有的依法维护私人生活安宁和私人信息秘密不受干扰的一种独立的人格权。由于隐私权深入到人类社会生活和人们的内心世界来保护自然人的人格与精神状态,所以隐私权还是一种高层次的人格权。
现在高校档案部门,囿于传统做法影响,在档案开放范围和开放程度方面,主观封闭式的做法依然占主导地位,表现为:档案开放的界限模糊、对象不清,在开放与不开放之间优先选择不开放,档案解密与开放时间经常被人为拖后,档案开放、利用程序比较烦琐,用户被拒绝开放时缺少司法救济制度等。这些问题的存在无疑影响了师生和社会公众的知情权的实现。而与此同时,隐私权保护在档案开放利用中也出现了保障不力的情况。高校档案信息作为历史的记录,含有大量的个人数据信息,许多涉及了个人隐私。由于高校档案部门对隐私认定缺乏统一、具体的评判标准,在保密制度执行中又缺乏有效的机制,致使隐私权遭侵犯的情况在高校屡次发生。
上述这些反映了高校在档案信息管理与传播中存在隐私权与知情权相冲突的伦理困境。尤其在网络环境下,档案信息收集、整理、贮存、传递、利用的模式不断更新之时,隐私权与知情权的两相冲突成为人们不得不予以关注的伦理困境。
(三)加速档案信息数字化进程与加强知识产权保护的伦理困境档案作为智力劳动者在社会实践活动中产生的具有保存价值和利用价值的历史原始记录,从文件到档案都凝聚着形成者的智慧,许多更属于知识产权尤其是著作权保护的范畴。近年来,档案部门频频接受官员、学者及其他社会著名人士的档案捐赠;某些企事业单位或个人出于安全或保密考虑,也将本单位或个人活动中形成的档案文件委托给高校档案部门寄存或代管。档案来源的多样化导致了馆藏档案著作权状态的多元化、复杂化,档案部门在档案信息的管理、利用过程中极可能引发著作权益纠纷。如轰动一时的1990年清朝末代皇帝溥仪的遗孀李淑贤状告《末代皇帝的后半生》作者涉嫌违法利用档案馆中的捐赠资料一案就曾引发了国内关于档案管理工作中著作权保护问题的探讨。[3]在当前档案信息数字化进程不断加快的情况下,知识产权的保护问题显得更为突出。
在知识经济时代,知识产权就代表着财富。而对档案信息资源的利用开发,就是对馆藏资料中既有的技术方案和技术成果进行再发明和再创新,使之成为《专利法》所保护的对象,并用专利技术为社会创造财富。所以,在高校档案信息的开发和利用中,难免出现一些见利忘义的人违背伦理道德,盗用技术资料,侵犯他人的知识产权。这就使高校档案信息管理与传播出现了档案资源共享与知识产权保护之间的伦理困境:如何在档案信息数字化进程中妥善管理好档案资料,如何在加快档案信息数字化进程的同时,保护知识产权不受到侵犯?
二、高校档案信息管理与传播中突破伦理困境的思考
为深度开发与利用档案信息资源,加强档案资源及信息化建设,提高高校档案事业服务高等教育与经济社会发展的能力与水平,必须从思想和实践上解决上述三大伦理困境。我们应该认识到这些道德冲突境况并不是必舍其一的两难处境,而是采取有效措施就可以兼顾相融、妥善处理好的问题。笔者认为,当前高校档案部门可以采取以下三方面的措施来谋求伦理困境的突破:
(一)制订档案信息的伦理规范与守则现在,国内各高校尤其是重点高校为做好档案工作,都制定了较为完善的一些档案管理的规章制度,如武汉大学就制定了档案安全保密制度、档案借阅利用制度、档案库房管理制度、档案鉴定销毁制度、工作人员守则、档案馆内设机构工作职责、声像档案管理办法及名人档案保管利用办法等规章制度。但是国内高校基本上
还都没有制定关于档案信息的伦理规范与守则。而档案信息不仅是一个技术问题,而且蕴涵着复杂的伦理问题。在存在伦理冲突的情况下,针对档案的网络化利用环境,提出档案信息管理与传播的伦理原则与具体的伦理规范,应当是高校档案部门的重要责任。因此,应该加强档案信息伦理规范的可操作性研究,提出和制定行之有效的伦理准则,为档案信息管理与传播构建合理的伦理空间。
例如,就保护和实现知情权而言,在高校现实的档案工作中,虽然国家《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》里都要求档案部门要为师生和社会公民提供开放服务,但实际情况却往往是档案部门以保护隐私、保密等各种借口推迟甚至拒绝对外开放和提供利用,从而人为地将大量档案束之高阁,使师生和社会公众的知情权难以实现。这就需要制订针对性的、详细的伦理规则,对档案信息安全、知识产权、版权及隐私权等权益保护的必要性作出专门的说明、制定明确的道德规范,以找出一个合理的尺度来进行权利义务的配置,在保护隐私权的前提下使知情权能得到最大程度的实现,促使冲突的最佳解决。
(二)档案立法中的伦理精神融入档案信息立法是一种硬性的法律手段,它借助于国家强制力的威慑,不仅可以有效地打击档案信息领域的各种违法犯罪行为,而且可以为档案信息伦理的实施创造一个良好的外部环境。在档案信息法规建设过程中要注意以下两个问题:一是应当充分考虑网络环境下档案信息管理与传播的特点、规律,结合网络技术,给出相应的法律概念,对于无法确定的问题,应尽可能的给出上位概念,并在宏观上加以规范;二是档案法规应具有充分的可操作性,与现有的法律法规体系保持很好的兼容性,应从维护网络档案信息资源正常传播与合理使用的角度,维护档案信息所有者、保管者与利用者的正当权益。
虽然现在档案法规的形式化和国家化特征日益突出,但并未改变其伦理存在的性质,伦理道德仍然为人们的档案行为活动提供着基本的价值理念和准则。因此档案立法必须以基本的伦理标准作为基础才能不失其存在的社会根基。如果档案立法原则不能体现、反映高尚的伦理价值取向和道德规范要求,就不能成为良法,也就不能获得社会的普遍认同,更不能变为档案活动中起作用的实际准则。所以在进行现实档案立法的过程中,应该考虑到道德精神的融入,只有蕴含在立法原则中的价值理性才是档案立法者创制法律的根本追求和终极理念,这在我们制定出符合共同需要的档案法律过程中应起着极其重要的导向作用。
同时,高校应该通过正确的舆论导向,使人们形成义务与责任相互作用和交融的道德感,在学校和社会上形成一股贯穿档案信息活动始终的良好道德风尚,为档案信息法律的制定奠定广泛而坚实的社会心理、道德习俗等方面的基础,同时为档案信息法律的实施提供社会公众在道义上、舆论上的支持。
(三)提升档案信息管理者和利用者的伦理自律精神道德层面的规范是靠行为者自身的自觉信念来维持的,是其自身的一种自我约束与调节。因而,高等院校应该利用其学科门类齐全与人才众多的优势,展开档案制度与档案伦理的普及教育以及档案工作者的专门职业道德培训,增强档案信息管理者和利用者的道德观念,使其能够自觉认识和正确履行自己在档案活动中的责任与义务。
1.要通过加强职业道德建设,提高档案工作者自身的职业道德修养。职业道德建设是高校档案信息伦理建设的主要内容。高校档案工作职业道德建设的基本任务,就是要通过教育培训等手段,使档案工作者形成“爱岗敬业、忠于职守;遵纪守法,严守机密;博学求进、公正服务”的良好职业道德品质,以良好的服务意识、服务态度、专业精神作为其档案管理模式的价值取向,使档案职业道德的原则和规范内化为档案工作者的内心情感和信念,并付诸于档案管理实践。
2.要加强档案信息道德教育,提升高校档案管理者与使用者的道德自律精神。进行档案信息道德的原则、规范、精神的教育,形成内在的约束机制,能够使档案信息伦理规范尽可能得到广泛的社会认同,并成为所有工作人员的基本行为准则。通过信息道德教育,高校可以有目的、有计划、有组织地对档案管理者与使用者施加系统性的思想道德影响,使档案职业道德要求内化为自身的行为准则和价值目标,培育档案信息管理者和利用者的自律精神,从而充分发挥道德的自我调控功能。
参考文献:
[1]教育部,国家档案局.高等学校档案管理办法[n].中国教育报, 2008-08-30(2).
事业单位库房管理办法范文6
关键词:高校档案；信息伦理；伦理困境
高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]随着档案信息化建设的发展，档案管理和传播活动的网络化趋向日益明显，而新的时空环境和方式方法更加使档案工作凸显出了一些伦理困境(EthicalDi-lemma)问题。分析高校伦理困境产生的原因及提出突破伦理困境的对策，对于做好高校档案信息管理与传播工作具有重要的理论与现实意义。
一、高校档案信息管理与传播中的三大伦理困境
(一)高校档案信息保密要求与档案开放利用的伦理困境档案承载着大量的人类社会活动的原生信息，是一种宝贵的信息资源，它具有凭证价值与情报价值的二重性。档案价值的二重性，决定了它存在开放性与保密性之间的矛盾关系。凭证价值决定了档案形成者的资料与活动内容在一定的时限和范围具有不公开性，即具有保密性。而情报价值意味着档案需要适应社会利用档案的要求，有向全社会开放的义务与责任。
在现代民主政治时代，档案开放已经成为必然。美国学者史蒂文·卢巴(SrevenLubar)认为，“档案是一种权力”，他援引法国哲学家雅克·德里达(JacquesDerri-da)的话来加以证实:“失去对档案的控制就等于失去了政治权力，民主的有效性通常用下面的标准来衡量:对档案工作(包括档案的构成和阐释)的参与和对档案的利用。”[2]基于档案价值的二重性，《中华人民共和国档案法》规定，档案管理部门要向社会开放档案，以便广泛地、充分地发挥档案的作用；同时又规定了档案保密期限，涉及国家安全或者重大利益以及其它不宜开放的档案控制使用，违者要承担责任。《普通高等学校档案管理办法》也规定:凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制；同时又规定了“涉及党和国家秘密的，涉及专利或技术秘密的，涉及个人隐私的，以及档案形成部门规定限制利用的”的馆藏档案要控制性开放。
由此可见，对于高校来说，一方面要求发挥档案室的职能作用，最大限度地开放档案，公开会议文件、会议记录、人事管理、基本建设、仪器设备、教学管理、科研管理、考务学籍等信息；另一方面又要根据具体的对象和内容对公开的程度和范围有所限制。这就使高校档案信息管理与传播在具体操作中出现了开放性与保密性相冲突的伦理困境:当公开某一信息会对他人或单位造成消极影响或名誉及经济损失时，是否能够不加限制地公开?当学校或者师生的信息保护权与社会公众的知情权发生冲突时，应该基于什么伦理标准进行研判?等等。
(二)知情权保障与隐私权保护的伦理困境知情权是公民知悉、获取信息的自由与权利，它既有宪法、行政法等公法领域的内容，又有私法的因素。
早在1946年联合国大会通过的第59号决议中，就强调“查情报自由原为基本人权之一”。隐私权则是公民个人所享有的依法维护私人生活安宁和私人信息秘密不受干扰的一种独立的人格权。由于隐私权深入到人类社会生活和人们的内心世界来保护自然人的人格与精神状态，所以隐私权还是一种高层次的人格权。
现在高校档案部门，囿于传统做法影响，在档案开放范围和开放程度方面，主观封闭式的做法依然占主导地位，表现为:档案开放的界限模糊、对象不清，在开放与不开放之间优先选择不开放，档案解密与开放时间经常被人为拖后，档案开放、利用程序比较烦琐，用户被拒绝开放时缺少司法救济制度等。这些问题的存在无疑影响了师生和社会公众的知情权的实现。而与此同时，隐私权保护在档案开放利用中也出现了保障不力的情况。高校档案信息作为历史的记录，含有大量的个人数据信息，许多涉及了个人隐私。由于高校档案部门对隐私认定缺乏统一、具体的评判标准，在保密制度执行中又缺乏有效的机制，致使隐私权遭侵犯的情况在高校屡次发生。
上述这些反映了高校在档案信息管理与传播中存在隐私权与知情权相冲突的伦理困境。尤其在网络环境下，档案信息收集、整理、贮存、传递、利用的模式不断更新之时，隐私权与知情权的两相冲突成为人们不得不予以关注的伦理困境。
(三)加速档案信息数字化进程与加强知识产权保护的伦理困境档案作为智力劳动者在社会实践活动中产生的具有保存价值和利用价值的历史原始记录，从文件到档案都凝聚着形成者的智慧，许多更属于知识产权尤其是著作权保护的范畴。近年来，档案部门频频接受官员、学者及其他社会著名人士的档案捐赠；某些企事业单位或个人出于安全或保密考虑，也将本单位或个人活动中形成的档案文件委托给高校档案部门寄存或代管。档案来源的多样化导致了馆藏档案著作权状态的多元化、复杂化，档案部门在档案信息的管理、利用过程中极可能引发著作权益纠纷。如轰动一时的1990年清朝末代皇帝溥仪的遗孀李淑贤状告《末代皇帝的后半生》作者涉嫌违法利用档案馆中的捐赠资料一案就曾引发了国内关于档案管理工作中著作权保护问题的探讨。[3]在当前档案信息数字化进程不断加快的情况下，知识产权的保护问题显得更为突出。
在知识经济时代，知识产权就代表着财富。而对档案信息资源的利用开发，就是对馆藏资料中既有的技术方案和技术成果进行再发明和再创新，使之成为《专利法》所保护的对象，并用专利技术为社会创造财富。所以，在高校档案信息的开发和利用中，难免出现一些见利忘义的人违背伦理道德，盗用技术资料，侵犯他人的知识产权。这就使高校档案信息管理与传播出现了档案资源共享与知识产权保护之间的伦理困境:如何在档案信息数字化进程中妥善管理好档案资料，如何在加快档案信息数字化进程的同时，保护知识产权不受到侵犯?
二、高校档案信息管理与传播中突破伦理困境的思考为深度开发与利用档案信息资源，加强档案资源及信息化建设，提高高校档案事业服务高等教育与经济社会发展的能力与水平，必须从思想和实践上解决上述三大伦理困境。我们应该认识到这些道德冲突境况并不是必舍其一的两难处境，而是采取有效措施就可以兼顾相融、妥善处理好的问题。笔者认为，当前高校档案部门可以采取以下三方面的措施来谋求伦理困境的突破:
(一)制订档案信息的伦理规范与守则现在，国内各高校尤其是重点高校为做好档案工作，都制定了较为完善的一些档案管理的规章制度，如武汉大学就制定了档案安全保密制度、档案借阅利用制度、档案库房管理制度、档案鉴定销毁制度、工作人员守则、档案馆内设机构工作职责、声像档案管理办法及名人档案保管利用办法等规章制度。但是国内高校基本上还都没有制定关于档案信息的伦理规范与守则。而档案信息不仅是一个技术问题，而且蕴涵着复杂的伦理问题。在存在伦理冲突的情况下，针对档案的网络化利用环境，提出档案信息管理与传播的伦理原则与具体的伦理规范，应当是高校档案部门的重要责任。因此，应该加强档案信息伦理规范的可操作性研究，提出和制定行之有效的伦理准则，为档案信息管理与传播构建合理的伦理空间。
例如，就保护和实现知情权而言，在高校现实的档案工作中，虽然国家《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》里都要求档案部门要为师生和社会公民提供开放服务，但实际情况却往往是档案部门以保护隐私、保密等各种借口推迟甚至拒绝对外开放和提供利用，从而人为地将大量档案束之高阁，使师生和社会公众的知情权难以实现。这就需要制订针对性的、详细的伦理规则，对档案信息安全、知识产权、版权及隐私权等权益保护的必要性作出专门的说明、制定明确的道德规范，以找出一个合理的尺度来进行权利义务的配置，在保护隐私权的前提下使知情权能得到最大程度的实现，促使冲突的最佳解决。
(二)档案立法中的伦理精神融入档案信息立法是一种硬性的法律手段，它借助于国家强制力的威慑，不仅可以有效地打击档案信息领域的各种违法犯罪行为，而且可以为档案信息伦理的实施创造一个良好的外部环境。在档案信息法规建设过程中要注意以下两个问题:一是应当充分考虑网络环境下档案信息管理与传播的特点、规律，结合网络技术，给出相应的法律概念，对于无法确定的问题，应尽可能的给出上位概念，并在宏观上加以规范；二是档案法规应具有充分的可操作性，与现有的法律法规体系保持很好的兼容性，应从维护网络档案信息资源正常传播与合理使用的角度，维护档案信息所有者、保管者与利用者的正当权益。
虽然现在档案法规的形式化和国家化特征日益突出，但并未改变其伦理存在的性质，伦理道德仍然为人们的档案行为活动提供着基本的价值理念和准则。因此档案立法必须以基本的伦理标准作为基础才能不失其存在的社会根基。如果档案立法原则不能体现、反映高尚的伦理价值取向和道德规范要求，就不能成为良法，也就不能获得社会的普遍认同，更不能变为档案活动中起作用的实际准则。所以在进行现实档案立法的过程中，应该考虑到道德精神的融入，只有蕴含在立法原则中的价值理性才是档案立法者创制法律的根本追求和终极理念，这在我们制定出符合共同需要的档案法律过程中应起着极其重要的导向作用。
同时，高校应该通过正确的舆论导向，使人们形成义务与责任相互作用和交融的道德感，在学校和社会上形成一股贯穿档案信息活动始终的良好道德风尚，为档案信息法律的制定奠定广泛而坚实的社会心理、道德习俗等方面的基础，同时为档案信息法律的实施提供社会公众在道义上、舆论上的支持。
(三)提升档案信息管理者和利用者的伦理自律精神道德层面的规范是靠行为者自身的自觉信念来维持的，是其自身的一种自我约束与调节。因而，高等院校应该利用其学科门类齐全与人才众多的优势，展开档案制度与档案伦理的普及教育以及档案工作者的专门职业道德培训，增强档案信息管理者和利用者的道德观念，使其能够自觉认识和正确履行自己在档案活动中的责任与义务。
