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人事档案管理数字化范文1
0引言
现如今，随着我国科技事业的快速发展与信息化水平的不断提高，信息化技术在国内各个领域都得到了普遍的应用，医疗领域也不例外，数字信息化技术常常被应用在医院的档案及人事管理方面，使医院的人事档案管理变的更加便捷，大大提高了医院档案管理效率，减少了医院在此方面的时间消耗，为我国医疗领域的发展提供了便利条件[1]。本文就医院在对人事档案管理的时候对数字化信息的应用进行详细的分析与探讨，指出当下所存在的问题，并提出一些建议，希望能够为我国医疗领域的发展做出一些贡献。
1现阶段医院人事档案管理的情况
1.1人工操作效率低下。医院内的人事档案内会记录医院内所有工作人员的个人情况，如学历、工作情况、擅长领域、当下职位、个人性格、家庭住址、年龄姓名以及在职期间的各种奖励与处罚等信息，是医院了解院内职工的重要途径[2]。以往在对这些人事档案进行管理的过程中，往往都会采用传统的人工管理方式，医院内所有员工的资料都需要进行手工抄写、记录。这种方式不仅工作效率低，且还存在很大的差错风险，长时间的抄写很容易出现抄写错误的现象，一旦抄写错误，在想进行修改也非常困难，耗时又费力，并且在后期进行查找时还不方便，很难快速的找到医院工作人员的个人档案，需要长时间的翻查，极其符合医院的规范化管理。而数字化信息人事档案管理方式的出现，则有效避免了以上情况的出现，使人事档案的管理变的更加高效，更加规范，为今后的医院发展打下了良好的基础[3-4]。
1.2人事档案管理资料的利用率较低。大多数医院都不重视院内职员的人事档案管理工作，虽然对其进行了严格的保管，但却没有将其充分的利用，另外，纸质的人事档案不仅耗时耗力，还会占用大量的医院空间，使医院在此方面的资金投入量大幅提高。
1.3档案管理信息化水平不高[5]。就目前来看，我国很多医院在对其自身人事档案资料进行管理的过程中，都没有相对完善的基础设施与系统，尤其是院内的临床科室，其基础设施更加落后，信息基础也极不稳定，难以跟随现代化的发展步伐，由此可见，手工人事档案管理方式是限制医院向现代化发展的主要绊脚石。
2数字化信息在医院人事档案管理发展中的应用
2.1提高医院数字化人事档案管理意识。医院应当加强对人事档案管理工作的重视，保持全体员工的思想统一，提升相关管理人员对人事档案管理工作的管理水平与数字化管理意识，打造一个完善的人事档案管理体系，号召全院所有工作人员积极配合档案管理工作，最大程度的发挥数字化信息在医院人事档案管理中的作用[6-7]。
2.2利用数字化信息技术实现人事档案管理。医院再进行人事档案管理的时候，需要加强对数据化信息档案形式的重视程度，使其发挥出最大的作用，从而实现对医院人事档案的规范化管理[8]。
2.3创新医院服务模式。对于医院人事档案的管理工作来说，对档案资料进行充分的利用是其主要目的。医院在对自身人事档案进行管理的时候，需要不断完善档案资料的数据信息，对一些非保密档案实施透明化、公开化、共享化管理[9]。
2.4加强队伍建设，提高业务水平。要想使医院的人事档案得到更加规范的管理，就必须要选择高技术水平的管理人员来对其进行管理，此外，还需要对这些管理人员进行定期的培训与教育，提高他们的责任心，确保其能够掌握最先进、最科学的电脑操控技术，提高医院人事档案的管理质量。
3数字化信息给医院人事档案管理带来的优越性
3.1提高了工作效率。信息化档案能够有效提高录入效率，便于后期的查找与更新，有效防止了传统管理方式的出错现象，大幅提高了医院人事档案管理人员的工作效率。
3.2信息储存更全面。数字化信息档案记录方式不需要占用大量的空间，只需一台计算机设备即可，且储存空间很大，可以储存各个方面的信息。
3.3促进医院考核的公平公正性。纸质档案在查阅的过程中会耗费大量的时间与精力，因此，在医院进行考核查阅工作人员的个人资料时，往往都会一带而过，不会在审阅上投入大量时间，因此很难确保考核的公正性，而信息化档案则能够有效避免这一现象的出现，考核人员可以快速找到被考核者的档案资料，减少了在查找资料时的时间浪费，有充足的时间去查看被考核者的档案资料，从而间接的提升了考核的公正性[10-11]。
3.4信息提取更加快速。以往纸质的人事档案资料在查找的时候非常困难，需要耗费大量的时间才能找到需要的档案，且还存在一定的丢失风险。而数字化信息档案在查找的时候则不需要耗费很多的时间，只需要点击查找就能够显示出需要的档案资料。
4医院人事档案管理中应用数字化信息技术需要注意的安全防范对策
4.1提高档案管理工作人员的安全防范意识。虽然数字化人事档案管理能够使医院更快速、更高效的对人事档案进行管理，不过却存在着一定的安全隐患。现如今，随着国内计算机领域的快速发展，不发黑客与病毒也变的越来越猖獗，给档案的管理带来很大的安全隐患，因此，档案管理人员需要加强安全意识，不断提升自身的计算机技术水平，防止黑客与病毒的侵袭[12]。
4.2建立有效的管理制度。要想使数字化信息档案管理变得更加安全，更加规范，相关部门一定要在严格遵循相关制度，从而保障网络的安全与稳定。可实行数字档案管理的岗位责任制，包干到人，责任明确；并建立完善的用户权限管理体系。
4.3使用安全性技术手段。首先，需要确保基础硬件设施建设的合理性，避免因硬件建设不合理而导致计算机设备出现故障；其次，需要引用现代化先进的加密技术对保密档案进行加密处理，并对加密技术进行不断地维护与升级，确保数字化档案信息的安全性，防止黑客及病毒的非法入侵。
5结论
总而言之，医院要想取得快速的发展，就必须要利用好数字化信息档案管理方式，让其发挥出最大的作用，推动医院向现代化的方向发展，使我国人事档案管理更加高效更加合理。
参考文献
[1]梁华.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].企业改革与管理,2017,(16):71.
[2]官瑞霞,李冬盎.浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业,2017,14(19):70-71.
[3]张清云.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].人力资源管理,2017,(04):276-277.
[4]胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志,2011,19(07):689-690.
[5]马宏凌.人事档案信息在医院人才管理中的应用[J].兰台世界,2011:89.
[6]雷蕾.数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究[J].管理学家,2013,(8):364.
[7]胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志,2011,(07):91-92.
[8]黄莉.浅谈人事档案信息在医院人力资源管理中的应用分析[J].现代经济信息,2015,(09):160.
[9]王艳丽.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].经济管理:全文版:00166-00166.
[10]赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料,2018,(2):238-239.
人事档案管理数字化范文2
人事档案信息数字化管理是适应现代化科学技术发展的表现，对于提高人事档案的管理水平和质量有着重要意义。然而，当前的人事档案信息数字化管理在安全性、技术和人员素质等方面还存在较为严重的问题，严重影响人事档案信息数字化管理的效果基于此，详细分析人事档案信息数字化管理中出现的问题，并提出若干对策。
关键词：
人事档案信息；数字化管理；
人事档案记载着人的生平，包括学习经历、工作经历、政治面貌等，对人事档案进行合理管理可以有效保证信息资料的完整性。传统的人事档案管理方式为手工管理，为了做好一份人事档案资料，管理人员常常需要花费大量时间进行资料收集，期间还要做好各种记录工作。这样的人事档案管理工作效率较低，且不利于纸质资料的保存。现代化科学技术的发展为人事档案管理提供了新的管理方式，即人事档案信息数字化管理。人事档案信息数字化管理是以信息技术为核心的档案管理，对于提高人事档案管理的工作效率有着重要意义。然而，目前我国的人事档案信息数字化管理仍然面临不少问题，阻碍了我国人事档案的进程。
一、人事档案信息数字化管理面临的问题
1.计算机环境和技术问题。
人事档案信息数字化管理对计算机核心技术的依赖性较高。首先，要加强对人事档案信息的环境管理。信息技术和计算机软件对外部环境有一定要求。如空气湿度不能太过，否则易产生漏电现象，拷贝资料用的U盘容易受灰尘等影响，有可能造成无法读取数据的后果等。其次，科学技术更新换代的速度非常快，计算机软件必将经常更新。然而软件技术的更新却有可能与硬件设施不匹配，从而导致原有数据的流失，不利于人事档案管理。
2.信息安全性问题。
信息技术的安全性问题一直存在于发展中。自科学技术不断发展以来，衍生出了各种安全问题，如网络黑客、计算机病毒、恶性插件等。这些计算机技术问题都会使计算机上的数据信息泄露或被窃取，不利于保障人事档案资料的保密性。当然，人事档案信息数字化管理中的信息安全问题与人员的安全管理意识也相关。人事档案管理人员只看到数字化管理对工作效率的提高，却忽略了对信息管理的重视，导致人事档案信息数字化未得到妥善的信息安全管理。
3.档案信息数字化管理人员的素质低。
人事档案信息数字化管理对管理人员有三方面的要求：专业知识、业务技能以及计算机操作技能。与传统的人事档案管理相比，第三项要求是现在的管理人员普遍缺乏的技能，而新时期人事档案的管理工作相关的业务技能和专业知识也产生了相应变化。然而，就总体情况而言，管理人员的素质并未随着新型管理方式的发展而提高，我国现阶段的人事档案信息数字化管理人员的素质仍然有待提高。
二、人事档案信息数字化管理对策
1.建立适当的人事档案信息数字化管理操作系统。
人事档案信息数字化管理的操作系统由计算机硬件设施和软件组成，硬件和软件的匹配度高才能促使操作系统更加完整。因此，在对人事档案信息数字化管理的操作系统进行选择时要充分考虑到各方面因素，主要包括以下几点。第一，选择该操作系统时，计算机中原有的数据和信息是否会被删除。计算机操作系统的不同很有可能改变信息的格式等，使数据无法读出或者缺损。为防止这类情况发生，必须充分考虑数据是否会缺失等问题。第二，该操作系统本身是否具有安全性，是否有自带的恶意插件或病毒以及对信息的保密程度如何等。对存有安全隐患的软件和系统坚决不予考虑，否则将会导致本计算机数据的流失，且选择的操作系统应该对信息具有较强的保密性，使人事档案信息不易被复制和盗用。
2.提高人事档案信息数字化管理人员的整体素质。
有关部门应该通过加强培训的方式提高管理人员的专业素质。首先，培训内容包括新时期人事档案管理的专业知识、业务技能以及计算机操作技能。计算机技能培训应该是培训的重中之重，要求管理人员必须通过培训切实掌握扎实的应用计算机的能力。为提高培训的效果，相关部门可以采用实践操作的方式对信息管理人员进行考核。有效的培训活动能够为人事档案信息数字化管理培养出优秀的人才队伍。其次，培训过程中要着重提高人事档案信息数字化管理人员对信息安全的重视，使人事档案信息数字化管理人员认识到信息安全对人事档案管理工作的重要性，要求管理人员在实际操作中能够自觉防范网络病毒，保障信息管理的安全。
三、结语
人事档案信息数字化管理目前存在的主要问题为计算机环境要求更加严密，计算机软件和硬件更新换代的速度快、信息安全收到威胁以及管理人员素质有待提高。人事档案信息数字化管理能够有效减少人事档案管理工作的时间，提高档案管理的质量，必须予以重视，选取适当的人事档案信息数字化管理操作系统并通过培训提高管理人员的综合素质，为人事档案信息数字化管理提供优秀的人才队伍，促进人事档案管理工作的发展。
作者：黄金勇 单位：国家新闻出版广电总局七〇五五甲台
参考文献
[1]周军.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].襄樊职业技术学院学报,2011(2)：138-140.
人事档案管理数字化范文3
司法档案是人民法院在审判执行工作和司法政务、司法事务管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，具有证据价值和监督功能，可以说是人民法院历史的记忆。司法档案是公安、检察院、法院、司法四大权力机关所产生的业务档案的统称。有些司法档案在一定的时间内具有保密要求，有些具有永久的保密要求，这些档案信息如果随意扩散，会造成个人隐私、工作秘密、国家秘密的泄漏，是敌对分子、爆料人员、案件当事人刻意窃取的材料，哪里有需求，哪里就有买卖；这些司法档案数字化的加工人员，有机会知道敌对分子、爆料人员、案件当事人所知道的信息，这些信息一旦泄漏，会对国家、对社会、对案件审判的公平性产生不利影响；所以，对司法档案数字化操作人员，纳入保密管理的战线，加强保密管理是非常必要的。司法档案的完整与安全乃是其功能充分发挥的基础。该归档不归、档案灭失，都将影响档案功能的发挥。确保司法档案的完整必须规范司法档案的整理和交接，明确司法档案的归档范围、期限、检查验收和落实考核等方面的内容。司法档案的安全，既涉及档案的物理安全，又包括保密安全。
2 司法档案数字化过程中的保密控制
1.对档案的内容进行保密控制
说道档案工作，人们不由得想起了电视剧中的“保密局”，其实这是人们对于档案工作中一个重要的工作内容：保密工作的关注和认识。如果档案资料不能够妥善的进行保存和保密，那么就会使得档案资料出现歪斜的风险。上到国家经济发展和国防建设的档案资料，下到每一个人的个人档案信息都是需要严格的保密的。试想，如果这些档案资料都外泄到敌方手中，那么我们将完全暴露在别人面前，何谈战略思想，哪里还能在国际或者人际关系中保护自己。所以说，档案资料最重要的就是档案内容的保密工作，这是档案管理的重要工作内容。然而司法档案资料数字化的过程中，因涉及到大量的档案信息，需要不同的操作人员进行数字扫描，不可避免的有档案外泄的风险，所以档案管理部门应该切实的出台相关的措施，对档案内容进行保密控制。
2.确保档案保密的控制实施
档案资料的保密不单单在于档案资料的保密条款，更重要的是对档案资料保密进行有效的执行和控制实施。司法档案在数字化的过程中，存在的不安全和有外泄风险的预先分析是司法部门应该需要去思考和判断的。结合司法档案数字化中的操作人员、仪器设备、环境等不确定的因素，进行深入的分析研究，并且制定相关的措施，有效的对档案保密进行管控。在司法档案数字化的过程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是风险最大的。人的不安全行为是与人的心理特征相违背的、非理智的行为。为此，可通过加强教育来控制人的不理智行为。首先，应组织工作人员学习档案安全保密的相关规章制度。其次，科学地设计档案数字化工作流程，明确各个环节需要注意的安全保密问题和需要遵循的原则，从而提高参与人员的安全保密意识。人是档案数字化工作的主体，强化人员管理，能为安全保密工作奠定坚实的基础。
3 提高司法档案数字化过程中操作人员保密意识的措施
1.严明岗位职责要求，深化思想认识
提高司法档案资料在数字化过程中的保密成效，首先就是要提高每一个档案数字化操作人员的职责意识，严明操作岗位的职责要求，深化每一个档案数字化操作人员的思想认识。在这样的基础之上，充分的发挥每一个档案数字化操作人员的主观能动性，切实的提高其工作成效和档案资料的保密性。
2.明确数字化过程中的人员分工
在司法档案资料数字化的过程中，相关部门应该切实有效的根据档案资料数字化的内容、要求、流程等，对操作人员进行统一、协调的工作划分。根据每个流程的工作性质和内容，安排相对应的工作人员从事更为细致的工作。明确数字化过程中人员的分工，有利于划分档案资料保密性的责任大小，便于分析各个环节中可能出现的问题，并且及时的进行相关的改善和提高。
3.实行严格的抽查和阶段性的验收
司法档案资料的数字化过程，是一个工程量大、程序复杂的事项，需要大量的人力、物理、财力的支持，所以在司法档案数字化的过程中，相关部门应该切实的做好相关档案资料数字化的抽查工作，以防止档案资料的错误分类，甚至档案资料的扫面错误给后期档案调阅工作带来的极大麻烦。此外，司法档案数字化工作中，相关部门还应该组织有关的工作队伍进行定期或者不定期验收，鼓励和引导更多的数字化操作人员积极投入到档案数字化的工作中，充分发挥自身的主观能动性。
4.严格操作人员的录用和培训机制
在司法档案数字化的过程中，相关部门应该严格进行操作人员的录用和培训机制。人员选拔和业务水平培训。在任何实践活动中，起到决定性作用的参与主体都是人类。因此，在进行档案数字化工作过程中，首先要对于工作人员进行合理的选拔和业务培训，以确保日后档案数字化系统的建设工作、档案管理和利用工作。也就是说，在进行人员选拔时，要偏向选择工作细致、具有较强责任心的专人，同时，在进行人员培训时也要注重道德素质与专业技能方面的培训。
人事档案管理数字化范文4
关键词：高校人事档案数字化
1 概述
高校人事档案是高校教职员工在科研、教学、行政等日常工作中形成的真实的反映教职工的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。对于个人而言，是人一生真实轨迹的描述；对于组织而言，是考察、了解职工品德和素质的重要凭证。因此人事档案的保存、保护、管理对于个人和组织而言都具有重要的意义。在我国大部分高校档案馆，人事档案的管理方式相对滞后，主要存在是传统手工的借阅与保存，而这种传统的借阅与保存最大的弊端就是档案人员频繁的接触原始档案造成的人为有意无意的破坏，甚至泄露职工的人事档案，很不适应现代人事档案工作的需要。
2 高校人事档案管理现状
2.1 改进传统管理方式，提高工作效率
现阶段高校人事档案的提供、利用还是以原始纸质档案为主体。档案管理人员的管理重心只是放在对原始档案能够不丢失、不遗漏。特别是有些人事的档案装订还采取老式的线装方式，这就不可避免的造成了人事档案在递增和使用过程中被迫频繁拆装档案的行为，直接造成了对档案原本的人为伤害，降低了工作效率。
2.2 加强人事档案数据库系统的应用性
目前各个高校在构建人事档案数字化平台的过程中，着重发力点都限于对人事档案中关键信息的提取、包括档案人库、借阅、在库、出库的电子记录。而真正能做到将档案原件以电子副本的形式完成的保存在数据库中，少之又少。一方面是由于这是一项极其庞大的数据工程，另一方面在这个过程中产生的风险性对于高校的人事档案馆是一个不小的挑战。高校人事档案管理模式一直沿用传统的人工管理方式，由于原始纸质的人事档案拥有高度的机密性，涉及到各位教师的切实利益，因此为防止原始档案在借阅，查询过程中，出现经常接触原件可能造成原件的破损，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人员频频往返于阅档室与库房之间为使用者找出档案，利用完以后再将档案归入原位，这种查档方式费时费力，效率极其低下。因次，迫切需要对纸质原始档案材料进行数字化和信息化管理，有必要搭建学院人事档案数字化平台。而数字化平台中的数据库副本利用，有效的阻止了传统查询纸质档案中发生的篡改、丢失、破坏的现象的发生，而且电子副本的存在，在原始档案遭到可能性的破坏也是很好的留存依据，所以建立数字档案迫在眉睫。
3 我院建立人事档案管理数字化平台的意义
长春职业技术学院目前现有在库教师人事档案全部为纸质材料。管理模式一直沿用传统的人工管理方式，由于原始纸质的人事档案拥有高度的机密性，涉及到我院各位教师的切实利益，因此为防止原始档案在借阅，查询过程中，出现经常接触原件可能造成原件的破损，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人员频频往返于阅档室与库房之间为使用者找出档案，利用完以后再将档案归入原位，这种查档方式费时费力，效率极其低下。
3.1 数字化管理平台的建立是实现了从手工检索到计算机检索的转变，有助于提高人事档案工作的效率和水平。
人事档案数字化平台建立之后，借阅档案人员登录数字化平台，向管理员发出申请，档案人员同意授权后，根据检索式查询所需的人事档案的电子副本，减少了对原始纸质档案的接触频率，有利于纸质档案的保护，按照原始查询查阅人事档案的程序和流程，查询一份人事档案需要经过领导授权――下库查询――档案复印――领导审核，大约20分钟时间。我院人事处办公地点将于现在A楼变迁新楼，而档案室还依然保留在A楼，两楼地理往返步行约15分钟，这样查询一份档案的时间最快也在35分钟左右，如果没有设有人事档案数字库，在此基础上浪费的人员精力和管理物力将无法估计。而人事档案数字化平台的建立使得档案管理人员只需在平台后台通过系统处理并发线程的档案查阅请求，大大解放了人工，实现了一人多处理线程的可能。
3.2 数字化管理平台的建立能够“师”尽其才。
数字化管理平台中记录的真实信息，方便对高校教职工进行统计分析，为学院的评优、评职提供了快速、高效的查询方式和现代化的渠道。为配合高校建设，人事档案管理除了秉承原有的原则外，还要加上优化效能，因此人事档案电子化的趋势不可阻挡。作为人事处数字化，信息化建设工程的一部分，配合未来申请的在职教师职工信息库，两库融合，使得人事处从新进教师的入职入库，到在职教师的晋职评聘，到退休教职工的信息保障成为了完整的一条数字化信息链。
3.3 数字化管理平台的建立适合高校无纸化办公发展的要求，使高校人事管理各项事务日臻科学化和规范化。
该数字化平台将集全校教职员工档案数字化管理（数字化收集、整理、保管人员档案资料）、员工信息查询统计管理（统计、检索人员有关信息）、文件档案管理（起草有关人事、工资文件，收集、整理、保管有关文件）、薪酬分配（根据国家单位有关政策和规定核算人员工资）、为管理领导提供所需的有关文件、统计信息、人员情况、参考意见为一体，根据学院人才成长的规律和学校的任务，对学院各级各类人员个性化和职业化的进行规划与组织。
3.4 我院建立人事档案数字化平台可行性分析
我院人事档案数字化平台的项目从得到了院里领导的大力重视，保证在人力、物力给予最大的支持。项目组组长是具有多年人事工作经验及其项目领导经验的中青年领导，能够保证项目运行和实施，并且有能力解决项目过程中困难和风险。项目组成员的配置以青年教师为主，集中了计算机类专家、档案类人员、及其本院人事处有丰富的业务经验的行政人员。项目立项前，项目组成员进行了反复的论证和实践考察及其专家咨询，指定了科学的、详实的可行性分析及其项目实施方案。并对项目实施过程中可能预见的风险做出了解决的预案。对项目组的成员进行专业化的培训，使得整个项目能过效率专业的进行。
人事档案数字化平台中的师资信息化平台的基础模块设计已经完成，并且在人事处工作中正常运行了一年，在此次项目过程的工作是对模块接口的升级。在已经开展两个月项目运行中，呈现出极佳的运行状态。数字化档案信息系统已经进入系统设计程度。
参考文献：
[1]王鲁等.高校师资信息管理系统.云南省教委信息中心，1996.
[2]潘锦平.软件系统开发技术.西安:西安电子科技大学出版社，1995.
人事档案管理数字化范文5
【关键词】高职院校；人事档案；规范管理；思路；策略
高等教育已经进入新的发展时期，高职院校作为培养人才的重要基地，担负着培养应用型人才的任务。在高职院校的各项管理中，人事档案管理需要从系统上进行架构才能够实现高职院校人事管理的升级型发展。人才战略是真正提高高职院校整体水平的重要思想指导，在发挥高职院校人事档案管理优势的时候，既要沿用传统的方式，又要进行新的创造。利用互联网信息化的管理是新时期高职院校人事档案管理的思路，人事档案管理能够纳入学校的整体规划中，人事档案管理需要从宏观上进行考量，更要从细致上进行推进。人事档案管理以培养人才为发展目标，以构建起人才培养的多渠道建设为发展方向。高职院校的人事档案管理需要理念和技术上的提升，才能够适应新时期高等教育的发展。
一、高职院校人事档案规范化管理的重要性
信息技术的高速发展给予了档案管理新的方式，在众多领域中，工作的管理方式都发生了变化。在人事档案管理中，数字化管理系统得到发展，人事档案的信息化技术有了新的提升。在高职院校人事档案管理中，采用数据化的管理方式有利于人事档案管理能够更加规范，人事档案管理工作的规范化实现了档案管理信息化发展的重要目标。在人事档案管理中做好硬件建设和软件建设，能够从整体上提高管理水平。众多的工作实践表明，人事档案管理与其他的档案管理有着一定的差别，人事档案管理既有其丰富性又具有其独立性，人事档案管理需要注重各个流程之间的衔接，在强化系统思维发展的前提下，正确实现档案工作的规范化管理，有利于高职院校人事档案管理更加符合现代化发展的要求。在人事档案管理中档案的立卷组合都要符合档案的规范化管理要求，档案的价值、档案的保护、档案的安全性以及各项检索都要符合要求。立卷归档工作要严格按照要求进行。各项具体工作需要解决人事档案的核心问题，各项具体工作要多方面注意细节的管理。
二、高职院校人事档案规范化管理的思路与策略
（一）提高人事档案信息管理的可靠性。人事档案系统进行更新时要保证其安全性和可靠性。操作系统在更新过程中保证其稳定性，如果是不成熟的系统就容易使档案管理系统陷入信息不安全的境地。信息数字化管理系统架构操作技术能够有效提高管理能力，在具体执行方面的融合操作技术的完整性，使人事档案的信息避免外漏。在实施技术管理的过程中，管理系统具有仿真安全性，也就是说在进行数字化管理过程中，保存的信息需要更高级别的软件进行维护。基础档案信息不容易复制，系统的仿真性能够得到有效的保障。人事档案管理坚持技术更新，在规范档案管理过程中，提升学校的管理水平，做好档案管理工作，实现档案管理工作的多重价值。在发展建设过程中，人事档案信息数字化管理要运用网络技术、计算机技术、档案管理知识和信息数字化技术，高职院校在发展建设的过程中采用多种措施，从硬件和软件两个方面强化档案管理工作，使档案管理工作能够促进高校的快速发展。现在科学技术的重要优势就是对于计算机软硬件的应用，计算机软件和硬件高度匹配，信息可以从操作软件和操作软件上进行有效的转移，档案的信息化管理可以呈现出新的发展状态，档案管理可以有效应对传统的管理问题。在信息化管理中，档案操作需要注意系统技术方面的融合。档案管理需要具有前瞻性，在选择技术要求时，注意人事档案信息管理的安全性，操作系统要与数据进行有效对接，保证信息系统的安全，这是档案管理的重要要求；人事档案信息管理在发展运行的过程中信息量存储载体较大，对信息的完整性和真实性要求很高，操作系统依托安全设计对系统进行整体数据化的管理，数据信息能够符合各类管理要求。
（二）实施人事档案专业化管理模式。在高职院校中，人事档案管理与档案管理并存的局面始终存在。但是，人事档案管理不同于一般的公文档案管理。人事档案管理需要以人力资源管理的目标为研究核心，对人事档案的管理要尊重人才的基础信息。在人事档案管理中重视信息的差异性管理，对档案信息及时准确的传输，大量的人事管理信息具有时效性，需要在管理过程中根据不同的时段进行更新和完善。人事档案管理采取动态化的管理模式适应新时期发展的需要，在数据库的管理上要建立起多种技术融合的档案管理模式。人事档案管理能够对人力资源的管理起到基础性的作用，也能够通过人事档案管理让决策层能够更好地清晰人才成长的基本路径。高职院校在人事档案管理中以人才发展和建设为目标。新时期高职院校人才管理理念更新具有重要价值，在档案管理中运用新知识和新理论开阔眼界指导工作，使高职院校的人事发展管理工作能够按照新规定和新方法去执行。学校决策层要重视档案管理工作，提高档案管理意识，在实施专业化管理中，政治思想、品德作风、业务能力、工作表现都要以现实情况为基础，主管领导根据人事工作的实际情况指导档案管理。人事档案管理的利用范围可以不断拓展，人事档案具有其保密性，在进行应用的时候，要充分重视人员隐私权，建立专业化的管理模式，拥有专业性的管理人才，将新的档案内容不断充实到档案信息资料中，实践中注重搜集职工的最新情况，信息可以在人事档案中得到明显的体现。
（三）对人事档案进行科学分类。在人事档案管理中，立卷归档以及文件形成的方式要重点解决文件立卷归档的实效。文件阶段的立卷归档的情况，立卷归档的重点，立卷分工档案管理的信息，档案利用的效率和效果都要有效维护卷宗的完整性。档案在形成的过程中，需要按照规范化管理的方式实施，需要着重注意的问题要进行及时整理。人事档案在新的发展时期就要求进行数字信息化管理，依托计算机软件技术，利用档案管理数字化建设，建立与之相匹配的管理模式。强化应用软件操作系统，实现数字化信息的检索方面的能力，强化技术基础，保障应用准确。根据不同的人才进行档案划分，加强档案数字化建设，建立健全完善电子档案建设。在资料的收集、整理、归档、查阅以及人员工作制度上面，按照档案管理工作的要求进行设计。在推进信息化建设过程中，人事档案要充分反映教职员工的科研创新、社会服务等方面内容，核查鉴定教职工工作实绩。例如人事部门做出的结论鉴定和考核结果等。在电子档案和纸质档案相结合的过程中做好衔接。人事档案的数据库利用数字信息服务来提高人事档案的工作质量和效率，档案管理人员需要保持工作的严谨性和完整性。
三、结语
人事档案管理数字化范文6
[关键词]档案管理;服务意识;强化对策;学校
人事档案管理工作是高校开展其他工作的基本保障，对于开展教学工作提高教育水平有着重要的作用，因此在实际的工作中，必须加强对人事档案服务功能的管理，促进其工作规范、科学、有效的进行，通过对人事档案的管理维护师生的共同利益，由于学生换届的流动性较大，所以人事档案的管理工作量也是十分巨大的，如何提高人事档案管理的服务功能，就成了高校在发展过程中研究的重要问题。
一、学校人事档案管理中存在的问题
（一）学校管理层对人事档案管理认识不够
高校在发展的过程中大部分的管理者都把精力放在教学活动上，完全忽视了人事档案服务功能的作用，以至于在工作中存在很多的弊端，在遇到问题时才发现人事档案服务功能的缺失，导致这种现象很大一部分原因是学校的管理者不够重视，只认为学校是教书育人的地方，一味地看重教学活动的重要性，没有把人事档案管理工作放在日常的管理当中，事实上这一做法完全忽视了教师和学生的基本利益，在出现问题时他们的合法权益根本得不到保证，另一方面是领导层不够重视，导致在资金的投放比例上分配严重不均，在设备上难以保证正常的工作需求，由于其自身的特点工作量大，就使得人事档案管理工作的正常开展，长此以往，档案管理的服务功能逐渐被弱化，近而就形成了档案管理的混乱局面。
（二）学校人事档案管理者服务意识差管理水平落后
由于学校对人事档案管理工作不重视，所以在教师投放的力度上也比较薄弱，经常把一些二线的教师放在档案管理工作上，平时也很少组织教师培训学习，对于一些档案管理的先进方法根本不掌握，再加上其自身的专业不对口，对档案管理的服务意识较差，二线的教师本身年龄较大，对一些新知识、新技术的接受能力较差，所以难以掌握一些先进的工作方法，受传统教学观念的影响，他们认为只有教学活动是最重要的，这种思想意识更加导致了服务功能的弱化，难以适应学校其他管理工作的开展。
（三）学校人事档案管理的档案收集、归档意识差
学校在发展建设的过程中，通常都会把大量的经费投入到教学活动中，用在原有设备的维护，和新兴设备的购买，恰恰忽视了对人事档案管理工作的基础设施建设，由于学校的重视度较低，档案管理在制度上就缺乏有力的支持，在工作的过程中也没有依据可循，这样就导致档案管理人员工作散漫，对档案的收集、归档工作不及时，为了减轻自己的工作量，很多时候都把重要的信息档案放在个人手里，这样就严重影响了学校其他工作的有效开展，因为个人在保存档案时通常会出现破损、丢失的现象，在发生问题时就会严重影响办事的效率，而很多学校的内部员工宁愿把档案放在自己手里，也不愿意交由学校管理，可见学校在管理工作上的不足。
二、强化学校人事档案管理服务意识的对策
（一）加强学校人事档案管理的服务意识
加强人事档案管理工作的服务功能，首先要在思想上提高对人事档案管理工作的认识，长期以来档案管理工作一直都处于被忽视的地位，所以学校必须要在师生面前强调该工作的重要性，让其对这项工作形成新的认识，观念上的转变才是加强管理的首要前提，特别是对档案管理工作人员，要使其拾起他们工作的信心，让其认识到管理工作的重要作用，加强各个部门之间的协调配合，让其他部门协助好档案部门做好档案管理工作。
通过加强教师和学生对这项工作的认同，来提高人事档案管理工作在整个学校发展中的地位，改变传统思想的影响，树立档案管理工作的主体地位，告知各个部门档案管理工作的实质性质，其是为教职工及学生储存重要信息的部门，近而加强各部门之间团结协作的能力，通过邀请教授的讲座来增加说服力度，让大家主动的把档案交由档案管理部门管理。
（二）强化学校人事档案管理中主动服务意识
传统的人事档案管理方式中服务对象都是处于被动的状态，有人需要办理档案工作人员就会满足其需要进行办理业务，要想提高档案管理部门在学校发展中的作用，首先要改变这种传统的工作理念，让工作人员形成主动地服务方式，提高人事档案工作人员主动服务的意识，因为档案管理工作本身就是一项服务型的工作性质，以往的工作态度导致很多人都不愿意把档案交由他们管理，因为在查找的时候工作人员的态度很不积极，因此，要想改变这种现状，必须树立工作人员主动服务的意识，为职工查找档案创造更加便利的条件，这样才能改变档案管理工作在人们心目中的印象，才能促进档案工作进一步的发展。
（三）强化学校人事档案管理中的信息化服务水平
在数字化信息化的发展和广泛应用的社会背景下，人事档案管理工作既面临机遇也迎来了挑战，档案管理数字化已经成为时展的需要和大势所趋。在学校的人事档案管理中建立档案管理数字化系统也需要各个部门的通力配合，才能建设成高效的人事档案管理数字化的系统。档案管理数字化系统包括档案数字化采集系统和档案数字化查阅系统以及档案日常管理系统，各个系统应当相互协调，相互适应。数字化采集系统不准确、不及时势必影响档案数字化查阅系统对信息的准确、快速获取;不能及时分类管理采集系统收集的档案也造成档案数字化查阅系统的使用效率。
（四）强化学校人事档案管理中的服务接待水平
要做好学校人事档案管理工作，档案管理人员首先应当具备爱岗敬业、为师生服务的态度和决心。档案接待工作是学校档案管理的主要任务和档案管理的根本目的。因此，要做好档案接待工作首先应当具备一颗热爱这个工作岗位的心。其次，在日常工作岗位中要用良好的仪表仪容和文明礼貌的用语服务教职工和学生，要耐心细致地解答师生的提问。学校的档案管理部门作为为学校师生服务的部门，应当高度重视档案管理中的服务接待工作，应当充分发挥档案接待工作的服务性质，为师生提供优质的服务和礼貌的用语，以及专业的档案管理服务，使师生能够在接触档案管理时感受到温暖和便捷。
三、结语
随着社会的不断发展进步，对人事档案管理水平的要求正在逐渐提高，对高校的要求也是如此，由于升学量呈逐年升高的趋势，所以档案管理工作显得尤为重要，受传统管理观念的影响，原有的工作方法已经不适合学校的发展建设，因此必须要转变管理观念，强化档案管理的服务功能，使其更好地为学校的发展建设服务。
参考文献
[1]白杨，孟繁英.关于提高高校人事档案管理工作水平的思考[J].吉林省教育学院学报（学科版），2010（04）
