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高校档案管理办法及实施细则范文1
1.1档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。
1.2制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是，许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。
1.3归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步整理。
1.4档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。
2完善高校基建档案管理的对策
2.1更新观念，重视高校基建档案管理。首先，进一步增强档案部门的服务意识。档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。但基建档案的利用率却不是很高，其中，很大的一个原因就是基础工作薄弱，被动服务，直接制约了档案利用工作的开展。档案部门工作人员社会竞争意识不强，参与意识淡薄，档案利用工作仅仅停留在等待利用者上门查询，停留在收集保管档案上，缺乏主动性，从而使利用工作相对滞后。其次，广泛宣传营造良好的外部环境。使得大家能主动配合工作取得高校基建档案管理的良性循环。
2.2制定和实施符合高校特点的基建档案管理制度和保障措施
2.2.1完善日常的高校基建档案管理制度，是做好基建档案管理的基础。首先，要制定详尽合理的基建档案归档方法。以往，各个高校的基建档案归档范围都是根据建设部门的《城建档案管理规定》实施细则来规定，认为这样做，收集的材料比较齐全，但收集的材料太多，因此，高校的基建档案管理者应从本校的实际出发制定基建档案归档范围，这样，既减少了归档收集时的工作强度，又使档案能在利用范围内较齐全规范。其次，实行部门立卷制度是做好高校基建档案管理的关键之一，可以提高部门归档意识，扩大档案宣传力度，增强立卷部门的责任感，整理的案卷质量也较高。除了部门立卷之外，进行立卷改革也相当重要，把档案实体由传统的以“卷”为单位改为以“件”为单位进行归档，这样做，更为灵活简便。最后，制定基建档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建档案管理的被动局面，从而主动有效地指导、监督基建档案及时规范归档，将工作变被动为主动。
2.2.2建立特殊时期的高校基建档案管理办法。除了日常的高校基建档案管理，还有一些特殊时期（如学校的合并时期）的基建档案管理也应加以考虑。学校在合并期间的基建档案管理应从思想上重视，制度上保证。国家对合并过程中的档案管理有明确规定，要求“坚持集中统管原则，确保安全保密”。遵循基建档案实体和人财物“相对集中管理”的办法，对于相邻学校的合并，应当创造条件实现基建档案实体的相对集中和人财物的高度融合；对于远距离合并的学校，可以从实际出发，按相对集中的思路进行融合。具体做法可视情况而定，但在运行机制上应实现规范统一。转贴于
2.2.3保障制度（措施）的制定和实施。重大制度的落实，还需有配套的相关保障制度或措施，才能发挥其应有的作用，保障制度的制定和实施，同样离不开领导的支持。一是经费保障制度。二是将档案管理纳入部门考核，是一种变压力为动力的可行办法。三是高校档案馆参加高校基建项目的验收。高素质工作人员是良好的工作质量的基本保证，基建档案管理人员的素质是高校基建档案管理的关键点之一。
高校的部门立卷制度给档案工作带来了一定的成效，在进行高校基建档案部门立卷时，一定要确定基建档案管理工作的兼职档案员。在学校的基建部门设立一位基建档案管理兼职档案员，并建立起一个高效的基建档案管理工作网络。要确保基建档案兼职档案员具有一定稳定性和一定的基建档案工作时间。因为，基建档案与别的档案部门不同，它的难度之一，是涉及的部门和人员较多，只有确立一位尽职的基建档案兼职档案员，才能确保高校基建档案得到规范的管理。配备的兼职档案员应具有较高的思想道德品质、扎实深厚的文化素养、严谨的思维能力和熟练的专业技能。此外，基建档案员还应具有一定的稳定性。学校还应该为档案员提供学习培训的机会，不断提高档案员的理论和业务水平。
3加大基建档案的数字化建设步伐
首先，文档信息化给档案事业带来了新的变化。随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，文档信息化已成为近年来我国档案界的“热点”话题。由于计算机网络通信技术的迅速发展与普及，文档信息的存储、加工、传播及利用也发生了前所未有的变化，文档信息化给档案事业带来了深刻的变化，文档信息化带来了新的档案形式。在以往的档案形式中，档案的载体和信息都是一体的，信息并未获得独立的地位。而电子革命使档案在本质上取得了独立的地位，给我们带来了新的管理方式。传统档案管理是一种物理管理，而电子档案是一种逻辑管理。高校应加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大、存贮安全等优点，能提高工作效率和质量，把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为高校档案中的重要组成部分的基建档案管理，也应顺应时代的需求，向信息化、数字化管理快步迈进。
高校档案管理办法及实施细则范文2
关键词：高校；档案管理；现状；措施
2008年8月20日，教育部和国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》，其中指出：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。同时，《办法》中还对高校档案管理工作的机构设置、人员配备、管理内容和利用公布等方面进行了阐述，明确了高校档案在高校发展中的基础性作用。
党和国家历来重视档案工作，始终把档案工作看作是党和政府的一项重要工作。同志曾经指出："档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。" 在21世纪的竞争与挑战中，高等教育必将面临着巨大的发展前景，伴随着高等教育的发展，对档案建设和管理工作提出了更高的要求，如何在新形势下加强和改进高校档案管理工作，是广大档案管理者共同关心的话题。
一、当前高校档案管理工作的现状
（一）当前高校档案管理主体的现状即档案管理人员的现状
1、档案工作人员的素质参差不齐，管理人员的队伍不稳
目前高校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期档案管理工作的需要，档案人员数量不足，档案专业技术人员偏少，在高校从事档案工作的人员中，档案专业的很少，毕业于学校档案专业的人员更是寥寥无几。部门档案管理人员多为兼职人员，且更换频繁，造成了档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐。同时，不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底，又缺乏学术研究、史料研究、计算机管理的基本能力，普遍存在知识面太窄、知识老化等现象。
2、档案工作人员观念落后，缺乏开拓意识
长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外，档案管理方式主要以行政为主，根本没有纳入法制管理、 一个无足轻重的单位。认为档案就是收集、整理、保管一些已经成为历史的东西，是简单的劳动，没有什么意义。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料占得比例很小，行政方面的较多，还不能满足当前高校发展的需要。
（二）当前高校档案管理的客体即档案管理本身的现状
1、馆藏门类不全，档案收集工作受到限制
目前部分高校档案管理不规范，档案管理没有纳入法制管理、科学管理的轨道，档案大多分散在学校各单位。由于基层单位缺乏归档意识，认为自己部门形成的档案就归自己部门所有，不能及时整理归档。随着部门人员的不断调整，甚至出现档案丢失现象。因此造成学校档案馆馆藏门类不全的现状，主要以党政、财务、基建类档案居多，其他方面的档案数量有限，例如声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案更是屈指可数，不能满足不同层次档案利用主体的需求，从而使高校档案的利用效率受到了影响。
2、档案使用范围和利用主体限制较多
长期以来，档案利用主要为各级领导决策和机关各部门工作参考服务，而为教学科研服务相对较少。一些利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手段才能得以实现，从而影响了档案的利用效率。
（三）当前高校档案管理方式的现状
1、档案载体形式单一，管理方式比较落后
目前各高校档案馆收集的主要是纸质档案，保存的档案也大多以纸质为主，光盘、录音、缩微、照片等载体的档案仅占小部分，不少档案馆声像档案还呈现空白。另外，档案管理至今仍停留在传统的手工管理方式，自动化程度不是很高，这不仅占用了大量的存储空间，给档案工作者带来大量重复性的劳动，而且不能充分利用光盘、缩微等载体贮存信息方便和可以输入计算机进行快速处理实聊检索的优势，极大地限制了档案处理和有效利用。
2、档案开发利用受到限制
目前，多数高校档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，档案管理信息化、网络化程度不高，虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文件目录查询。在高校档案管理人员中，计算机操作能力相对较差，档案信息编研能力不强。因此，档案资源的服务功能没有得到有效的发挥，严重影响了高校档案的开发与利用。
3、档案管理的信息化水平低
首先，数据库建设落后。各档案馆建设缺乏整体性，数据库大多数自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多数处于低水平的建设，数据无规范化限制。其次，信息化建设标准化水平低。由于历史的原因，高校档案馆建设各走各的路。目前研制出的不少档案管理信息系统应用软件，功能单一、标准化水平低，数据不完整，共享性差。
二、加强和改进当前高校档案管理工作的措施
1、加强人力资源建设，提高档案工作人员素质
首先，要加强档案人员的职业道德教育。档案专业人员的职业道德是根据档案工作职业特点而提出的生活准则和行为规范。塑造良好的职业道德素质是当前高校档案工作的首要任务。高校档案管理人员每天面对的是众多档案文件，所做的工作具体而繁琐。档案工作的服务性和条件性，决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，从而提高服务质量。其次，不断加强业务培训。要按照"提高素质、精通业务、规范管理、优质服务"的要求，分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作；让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程；要提高档案管理工作者现代化意识，更新观念，强化信息技术观念。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，了解和掌握最新的现代化管理手段，提高业务素质，使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。
2、建立健全档案管理制度，创新档案管理模式
首先，建立健全各项规章制度。学校要以国家颁布的《中华人民共和国档案法》和《中华民共和国档案法实施办法》为指导，根据《高等学校档案管理办法》的有关要求，并结合本校的实际情况，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证，并根据形势发展的需要不断健全和完善。同时还应制定一套完整的档案工作规章制度和相应的配套考核制度，把档案工作任务分解落实到人。其次，创新档案管理模式。传统的档案管理模式已不再适应当前高校发展的需要，必须进行改革创新。如档案工作管理环节和一些具体操作手段的创新，包括立卷改革，工作手段的改进，缩短立卷归档周期，推行部门立卷等等。如采用条形码来代替档案号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅、归还档案的速度。最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理效率。
3、重视原始资料的收集整理，加大档案信息资源开发
首先，应做到档案接收齐全完整。实践证明档案利用是否满足各方面的需求，首要的问题是档案是否齐全完整，只有档案收集齐全，才能为广大利用者提供珍贵的档案材料。为此，应推行立卷部门领导和档案馆共同把负责的责任制，确保当年档案能收集齐全；在此基础上为了保证信息的完整性，高校应对馆藏中一些重要类别的档案进行评估，如科研、基建等档案；发现问题，采取各种措施进行补救。其次，加大档案信息资源开发力度。档案是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载体，是人类社会精神财富积累的直接体现，具有很强的凭证性和法律效力。档案这种信息载体最能集中体现信息共享的价值。为此，档案业务人员对信息的概念要有深刻的理解，对信息化的意义要有充分的认识，对档案的信息化工作有一个正确的把握。档案的收集、整理和利用是档案工作的三个主要环节。收集是主导，管理是手段，利用是目的。我们不能满足于"坐堂会诊"，要主动出击。通过开发利用可发挥其巨大效用，如把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导及有关职能部门，为领导者的科学决策提供依据；把档案信息及时传递给教学科研人员可促进教学质量和科研水平的提高等。档案编研是实现档案管理可持续发展的最有效措施。用编写的参考资料和汇编的档案史料提供利用，既可减少档案原件的重复利用，又可为后代留下完备的文化财富。
4、加快信息化建设，提高档案管理的现代化水平
目前高校档案大部分呈现的传统的手工管理、内向管理、被动服务的模式，与信息时代的高等教育的发展不相适应，无法满足学校各方面工作的需要。特别是高校评估工作，要求快捷地、有效地、准确地检索、调取所需要的档案信息。因此，在档案工作中逐步推行信息化管理势在必行。特别是教务、人事、 实验、科研等部门。应积极建立比较完备的档案信息数据库。同时充分利用局域网环境，将档案信息与办公自动化融为一体，提高信息采集、传输和服务的效能，努力推动档案管理现代化。
5、树立优质服务意识，拓展档案服务职能
我们必须清楚高校档案管理的目的--为利用者提供服务，明确了高校档案管理工作的目的，就必须提高档案工作的利用服务水平。首先，必须摸清档案需求的动向，把握档案用户的需求。其次，要了解用户的心态及对档案利用效果和档案工作的评价，这样可以总结档案利用的特点和规律，从而提高档案的利用率。再次，要摆正档案管理工作人员与档案利用者的关系，明确档案馆员既是专业人员，又是服务人员，主动为档案利用者提供服务。最后，高校档案馆员可以采取走出去的方式，主动同档案使用部门联系，有目的地提供不同形式、不同内容的服务，并利用电话、传真、网络等现代化手段，向需要服务的人群、部门提供及时准确的档案信息。
三、结语
高校档案工作是管理高校档案和提供档案信息为学校发展服务的基础性工作之一，也是衡量学校教育质量及管理水平的一个重要标志。做好新形势下的高校档案工作，应以提高档案管理人员素质和制定档案管理制度、创新档案管理模式为根本，加强档案信息资源的开发和档案管理的现代化建设为手段，向需要服务的人群、部门提供及时准确的档案信息为目的，从而促进档案管理在知识经济时挥重要的作用。
参考文献：
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高校档案管理办法及实施细则范文3
《办法》中增设“学生类”档案，突破了一直以来高校档案的界定范围，从而拓宽了高校档案的内涵和范围，意义深远。
1．彰显了“以人为本”和重视民生档案的理念。科学发展观的本质是实现经济社会全面协调可持续发展，惠及民生，其核心是“以人为本”。这是我们党在十六届三中全会上明确提出来，并在党的十上被确定为全党的指导思想。国家档案局依据所学发展观，在十六届三中全会后，提出了“人的档案最重要，最有价值”的新理念。在高校中，占主体地位的是学生，而不是领导，更不是校长，是学校主体中的重中之重，因此学生档案最重要，最有价值。增设“学生类”档案是对过去传统的档案管理观念的彻底否定，它有利于学生对其个人档案的查询和利用，突出体现了“以人为本”的价值理念。众所周知，在相当长的一个历史时期内，我国的人事档案是处在一种极度封闭的状态，过分强调保密，公民个人根本无权查看自己的档案，在高校中，学生也无权查看自己的档案，对于自己档案中的内容处于一无所知的状态，一些学生档案中的不实之词致学生在走向社会后，得不到公正对待而贻误发展前途，以致影响一生的情况多有发生，而本人并不知晓其原因。《办法》明确提出并列举了学生档案包括的一些基本内容，并强调学生本人是档案形成的主体。对自己的档案享有知情权。符合现代社会人事档案必须阳光化的趋势，从这个意义上来讲，也彰显了“以人为本”和重视民生档案的理念，体现了科学发展观的本质特征。
2.有利于高校学生档案管理体制的规范。《办法》实施五年来，纵观各高校学生档案管理的现状，用一句话概括，仍呈比较混乱的状态。从表面上看，有的高校学生档案由各院（系）管理，有的是研究生档案由研究生院管理，本科生档案由学生处管理，有的由学校档案部门管理。这种不统一性必然使学生档案管理混乱，但这只是一种表象，而本质问题则是由于管理体制不规范而造成的。因此，《办法》在分析了高校档案管理混乱原因的基础上，明确提出了高校学生档案归档案馆管理，这是既体理了学生档案的本质特征又符合档案工作规律的。实行高校档案馆管理的体制有诸多优势，但主要有两个方面，一是人才优势。学生档案有其自身的特点，不仅需要专人管理，更需要有具备档案专业知识的人去管理。而学校各院（系）、学生处的工作人员，一般都是兼职做档案工作，平时事务性工作就比较多，很难有专门的时间和精力来管理学生档案，突击整理学生档案是家常便饭，由于他们一段都不具备档案专业知识，因此常常感到力不从心，从近年来社会用人单位对学生档案利用反馈中提出的诸多问题中可以看到这种管理形式带来的各种负面后果，从这个角度上来讲，只有高校档案馆的专门档案人员才能真正胜任学生档案管理工作。二是保管优势。档案馆以外的部门管理学生档案，一般将档案存放于普通的办公用房中，档案丢失、损毁时有发生，而高校档案馆有专门的库房和保管设施，能够从根本上保证学生档案的完整与安全。此外，各部门管理学生档案的做法，导致各部门之间责任互相推诿，造成学生档案质量差、可信度低，降低了学生档案的利用质量，不利于学生本人和社会各方面的查阅和利用。
3.有利于实现高校档案馆藏资源的集中统一管理。集中统一地管理党和国家的全部档案是我国档案工作最重要、最根本的基本原则。高校档案是国家档案，而高校学生档案是高校档案的重要组成部分，因此，也是国家档案，必须由档案部门实行集中统一管理。近年来，随着我国高等教育的发展办学规模不断扩大，学生数量急剧增加，各高校逐步建立了档案馆或档案信息中心，其目的就是实现对高校全部档案信息资源的集中统一管理，维护高校档案的完整与完全。《办法》在文件材料的归档范围中，对学生类档案的范围做出了明确规定。主要包括高等教育学校培养的学历教育，学生的高中档案入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。这些材料既包括了学生个人档案中的大部分内容，也包括了教学档案归档范围中的部分内容、即学生的“入学登记表、学籍档案、奖惩记录”等是比较完整的学生档案材料。校档案馆或档案信息中心以此为标准，可对学生档案形成院、系、班级进行指导，及时归档，保证学生档案信息的完整，并与学校其他档案信息共同构筑馆藏档案信息资源体系，实现高校档案馆藏资源的集中统一。
二、高校学生档案管理规范化的途径
高校学生档案要真正做到“档如其人”，真实准确地反映出大学生本人在校期间的成长历程，其根本途径就是实现高校学生档案管理规范化。
1.建立并不断完善高校学生档案规范化的制度体系。《办法》对“学生类”档案的一些主要和基本的内容做了规定，这是十分必要的，有指导意义，但是，通过什么样的方式和途径去收集和保管，各高校的做法不尽相同。因此，非常有必要在制度层面上做文章，国家有关部门应制定具有较强针对性和较强操作性的高校学生档案管理办法、实施细则和体系，提出明确的任务目标和全面的归档范围，对产生学生档案的各个环节的工作进行细化和提出基本规范要求，从而确保学生档案的连续性、完整性和安全性。虽然我国高校的规模、所有制千差万别，但各高校应根据本校实际，明确由档案部门牵头，与各院系协同单位协作建立相应的档案工作制度去明确各自的职责。建立一个相对集中统一管理学生档案的不同模式。并建立考核评价制度，定期开展系统考核，强化过程管理和监督。
2.充实档案内容，提高档案质量。《办法》颁布以来，许多高校在学生档案的内容上，除保证基本的《办法》所列举的内容外，结合自身的教育教学和人才培养的实际情况，沿着学生自身成长的轨迹，根据社会对人才的需求，进行丰富档案内容的各种有益尝试，体现高校素质教育的成果和学生自我发展的过程，从而实现“档如其人”的目标，这样形成的学生档案能够涵盖其全貌，为用人单位全面了解毕业生提供了准确真实全面的信息，同时也为学生本人在日后的成长发展提供了鉴借依据。各高校现阶段对学生档案的不断充实基本集中在以下几个方面：一是行为表现情况，反映学生思想道德素质；二是身体健康情况，反映学生是否有一个健康的体魄。三是学生的心理素质，反映学生的心理状态，个性倾向和职业倾向。四是技能水平记录情况，记录学生参加各种技能水平的鉴定，能力水平考试等。五是社会实践活动情况及效果，记录学生在校任职情况及评价，参加大型活动，科技活动效果等，反映学生社会活动及社交情况。六是信用情况，个人信用是人们关注的重要品德，是现代社会关心的基本要素。经过不断充实，使学生档案更具个性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的档案现状。为了保证充实工作，高校应建立学生档案信息动态跟踪机制，及时收录学生各种全面信息数据，动态地记录大学生的成长历程，丰富学生档案信息资源。
3.运用现代科技推进学生档案管理信息化。当前，我国已进入信息化时代，高校招生、就业都已基本实现信息化和网络管理，学生档案在载体上已形成纸质档案和电子档案并存。高校应充分利用电子技术和网络优势，整合各方面信息资源，开发运用学生档案管理系统和电子档案库，依托互联网建设学生档案管理与服务网站，为学生和社会提供各种学生档案咨询、查询等服务，从而大大提高工作效率和优势。
三、总结
高校档案管理办法及实施细则范文4
【关键词】高校档案管理，信息化建设，问题，建议
高校档案是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它蕴含着丰富的信息资源。档案信息化是实现资源共享，更好地为高校建设和服务的有效途径。高校档案信息化建设是一个庞大的系统工程，在我国，高校档案信息化建设中还存在着很多问题，本文在此阐述了高校档案管理信息化实施中所存在的问题及并提出了一些相应的建议，希望各位同仁多提宝贵意见，共同促进高校档案管理事业的发展。
一、高校档案信息化建设中存在的问题
1、高校对档案信息化建设的资金投入不足，力度不够。
高校档案信息化建设是一项庞大的系统工程，需要现代化、信息化的硬件设施、软件设施、专业的管理人员及规范的信息化标准体系等等各方面人力、物力的支持，因此档案信息化体系的构建需要大量的资金投入。然而由于观念上的偏差，校领导对数字化档案工作的重要性缺乏足够认识，高校对档案信息化建设的经费投入较少，虽然近年来有所改善，但是现行资金的投入仍不能满足高校档案管理信息化、网络化建设的需要。
2、从事档案管理的人员素质偏低，业务不精。
高校档案信息化管理的发展要求档案管理人员不但应具有档案的专业知识而且还应具有计算机信息技术的应用能力。然而，由于一些历史原因，很多高校档案管理从业人员整体素质普遍偏低，档案管理意识不明晰、专业知识不全面、知识结构完善、创新意识不突出等问题，导致档案工作仍停留在原有的水平上，没有创新和发展，影响着档案管理信息化建设和高校档案事业的发展。
3、档案信息化资源相对分散，利用不充分。
随着高校信息化的不断发展，高校办公也实现了信息化、网络化，不同部门都有自己的信息系统和网站，每年将产生大量的电子文件，这些数据涉及到教学、科研、行政、财务、后勤，是非常珍贵的资源。然而这些电子文件大多散落于各个部门，由于各个部门对电子文件的不重视，所以并没有及时上交于档案馆，因此时间一长这些电子文件就大部分丢失，导致高校在信息化建设中对电子文件的利用很不充分，造成严重的信息资源浪费。
4、数字信息的安全性存在隐患。
高校档案信息资源的网络化是高校档案信息化建设的最终目标，但电子文件对计算机软硬件设备的依赖，不能直读、易更改、信息与载体相分离的自身局限性对电子文件的长期保管和安全保存构成了极大地威胁，计算机病毒与网络黑客的攻击也是档案信息化管理中面临的问题。同时，操作失误、网络系统软硬件故障的偶发因素也是不可避免的。总之，这些网络的破坏因素和工作人员技术的限制都加大了档案信息化、网络化的不安全成分，所以高校档案信息化的安全问题也是我们不容忽视的问题。
二、高校档案信息化建设的应对策略
1、增加资金投入力度，加快高校档案管理信息化建设
校领导应充分认识到高校档案实现信息化管理的重要性，加大档案信息化建设工作的资金投入力度，加强硬件设施建设，根据自己的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，同时购置适当的新的技术设备。有了硬件设备的支持，才能为高校档案信息化建设打下坚实的基础，在此基础上，还应配备相应的软件系统，优化数据库，规范档案信息化的标准，充分实现档案信息的收集、整理、管理、统计和利用等服务。
2、重视档案信息化人才队伍的建设。
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，提高现有高校档案管理人员的专业素质，加大培训力度， 通过对外学习交流、档案专业知识和信息技术培训等方式拓宽知识面，加强他们对新技术、新设备、新方法方面的运用能力，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次，根据本校档案馆（室）人员配备的具体情况，引进高素质现代化管理人才， 尽量招聘一些有专业理论知识，掌握计算机信息技术、技能的综合素质的人才充实档案队伍。
3、完善电子档案管理规章制度，强化档案管理的标准化。
各高校档案机构必须根据国家《普通高校档案管理办法》及有关法律法规的要求，结合自身实际情况，制定学校档案管理规章制度和具体实施细则，尤其要制订电子档案管理的规章制度，如电子文件管理实施办法、电子档案保密制度、电子档案利用规范要求等等，通过规章、制度的约束，实现档案收集、鉴定、整理、保管等各个环节的标准化、规范化。
4、整合信息资源，使高校丰富的信息资源得以充分利用。
高校档案部门要加强档案信息资源建设，首先，利用数据库技术，通过手工著录、扫描、数码处理等方式有重点、有选择地对纸质档案、声像档案、实物档案等馆藏各类档案数字化，扩大数字信息资源总量。其次，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。再次，积极参与电子校务建设。档案馆可以牵头对校内的数字资源统一协调和指导。依托校园网，将档案管理系统与学校其他系统如OA系统、教学管理系统、科研管理系统等有效衔接。使档案部门的管理者通过校园网收集到这些系统形成的电子数据，其他部门亦可以借助网络共享数字化的档案信息，形成档案信息化服务的良性循环。
5、构建信息化安全保障体系，使信息安全威胁最小化。
随着信息化的发展，档案的信息化也同样面临着一个信息安全问题。因此我们要重视信息安全问题，从技术层面上应部署网络版杀毒软件，硬件防火墙，配备或培训合格的网络管理员；从制度方面讲学校应建立严格的安全管理制度，杜绝非法操作；同时从管理层面上网络管理员应定期对硬件进行维护、定期升级、及时发现潜在问题。
总之，以信息资源为基础，以计算机系统及网络为依托的高校档案信息化建设是一项长期的任务，是一个庞大的系统工程，它需要我们广大档案管理工作者共同努力从多方面入手促进信息化建设，对于信息化建设过程中出现的问题，及时制定相应的应对策略，在工作中也要积极与其他业务部门交流，共同促进高档档案信息化管理的发展。
参考文献：
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[2]吴淑鑫.浅议高校档案信息化建设[J].华章，2012.06
高校档案管理办法及实施细则范文5
【关键词】科学发展观;教学管理;学分制学籍管理;应变策略
学分制是相对于学年制的一种教学管理制度，它是以选课制为基础，以学分作为计算学生学习分量的单位，以取得一定数量的学分作为学生升入、毕业和获得学位标准的一种教学管理制度。［1］高等教育推行学分制已成为高校教育教学管理制度改革的一大热点，它既是我国高等教育发展的迫切需要，又是适应社会主义市场经济条件下高层次人才培养的需要。高等教育推行学分制已成为高校教育得以迅速发展并切实需要解决的一个现实课题。
1学分制学籍管理给高等教育管理带来的转变
与传统意义上的学年制相比，学分制学籍实行的是导师指导下的选课制、弹性学制、免修和重修制、学分值制。它以学分代替学年、以指导性代替指令性、以选课制代替排课制，在很大程度上能激励学生学习的主动性和积极性，解决学生的工作和学习矛盾，增强学生学习的信心和兴趣，符合大众化教育阶段个性化的教育要求。学分制学籍给高等教育管理带来的变化主要表现在:
1.1更为自由的选课制。选课制是学分制的核心，广义地说，学生自主选课包括自主选择专业和课程。根据教学计划，学生所学课程分为必修课和选修课两类。必修课分为公共必修课、专业必修课及实践性环节;选修课一般为扩大知识面的课程，学生可以跨年级选读。学生可以按照自己的专业和本人条件选择学习课程和上课时间，自主安排学习内容和进程。［2］
1.2实行学分值与平均学分值制。学生的学习成绩采用学分值来表示，每门课程的学分值为该门课程的考核成绩乘以该门课程的学分，如张三《高等数学》 的考核成绩为85分，学分为3，则张三《高等数学》的学分值为255分;平均学分值则是指学生所学课程的学分值之和除以这些课程的学分之和。学分值是学生学习一门课程的量和质的综合量化指标，平均学分值则是学生一个学期或某个学习阶段或整个学习期间学习量和质的综合量化指标。
1.3实行弹性学制。原来的学年制是3年，实行弹性学制后，标准学制是2.5年，弹性学制是2-6年。允许优秀学生在完成培养计划规定的课程及实践环节后，提前申请进行毕业设计，在取得规定的学分后提 前毕业。毕业不再是同年级齐步走，而是有早有迟。
1.4实行重修制实行学分制后，对于培养计划内规定的课程，考核不及格者可以补考一次，一次补考后仍不及格的课程必须重修;学生对已取得的考核合格成绩不满意时，可以重修;凡擅自缺考或考试作弊者，该课程成绩以零分计，不准补考，只能重修。
2学分制学籍档案管理工作面临的问题
2.1教学计划弹性不够，选课制度不够完善。教学计划弹性不够主要表现在选修课的数量不足，质量不高。如果没有足够数量和高质量的选修课，学分制学籍将失去赖以存在的基础。因此，要多开设选修课，增加 课程门类，充分照顾学生的兴趣和爱好，满足社会对各种规格人才的需求。在增加选修课数量的同时，一方面要考虑选修课的门类，另一方面要求选修课的内容不断更新，能够反映当代科学技术发展的最新成果。
2.2管理过程仍保留着学年制学籍的做法。由于专业教师、学生及选修课数量不足， 完全自由的选课制在实施中也会产生很多弊病，由有指导、有条件的选课制取而代之，未能做到真正意义上的选课制，教学管理过程仍保留着学年制学籍的做法。如何加快选修课课程建设，提高课程质量，加强选修课管理，是一个不容忽视的问题。课程实行重修在目前还无法完全做到，申请重修课程的学生，只能等到下一年级开课时再去旁听(到时同样可能因上课时间冲突而无法旁听)，无法真正实行弹性学制，学分制的激励与制约机制无法充分发挥作用，这样就会导致提前修满学分的学生无法做到“提前毕业”。
2.3学籍档案及教学管理工作的转变。学籍档案管理工作包括学生的入学注册、录取审批、成绩考核、学籍异动、奖励处分、毕业结业等原始记录。学年制时的高等教育学籍档案及教学管理模式是学院统一管理，实行学分制后，学籍档案及教学管理模式发生了根本的转变，学生及学生的注册、选课、教学、成绩、学籍表等管理由学院的集中管理过渡到各系部的分散管理，3年的学年制也变为2-6年的弹性学制，成绩也由原来的以班为单位登记变为跨班跨年度的登记。学籍档案及教学管理工作需要建立新的管理体制，以形成一个良好的运行机制。
2.4学生素质参差不齐。虽然大学生整体素质在提高，但不能否认其中也存在着一些素质相对较低的学生，他们受社会不良风气的影响，过分追求物质享受，学习钻研精神匮乏;重视个人成功，但漠视社会需要，急功近利，缺乏社会责任感和承受挫折的能力，道德水平下降等。这些往往使正常情况下的教育管理在他们身上失去作用，部分学生没有明确的学习目的，也就没有了学习动力。 3完善教学制度管理与学籍档案管理的几点对策
学分制学籍管理针对学生特点制订了相应的管理办法，但要真正发挥这些办法的作用，充分激发学生的学习能动性，促使学生成才，还必须加强以下几方面的工作:
3.1制定相应制度，建立顺畅的院系二级学籍档案管理的运行机制。在深入研究学分制学籍本质和特征的基础上，完善与之相应的教学管理制度，充分体现学分制学籍管理的特点，改善运行机制，这是学分制学籍能够顺利实行的保证。学校必须 坚持宏观调控、微观放权、规范管理、畅通高效的原则，使学分制学籍档案管理工作中心下移，强化各系职能，使各系按照其自身的学科特点，逐步建立起适合自身管理和发展并直接服务师生的管理方式。学校制定二级学籍档案管理实施细则，制定学分制学籍档案管理及各项工作流程，加强宏观监控，注重目标管理。各系按照学院的学分制学籍管理制度，应注重过程管理，加强微观管理。院系职责明确，从制度上进行改革，建立起顺畅的院系二级学籍档案管理体制。
3.2加强教学与学籍档案管理队伍的建设。教师及学籍档案管理人员是保证教学工作顺利进行的重要生力军，没有一支业务熟练、坚持原则、积极肯干的教师及管理队伍，是很难做好教学及学籍管理工作的。特别在实施学分制管理过程中，要求高校教师及学籍管理人员不仅要具有一定的专业知识，能够使用现代化管理手段，更要了解学分制教学和管理工作规律，因此，加强教师及学籍管理队伍的建设就显得十分重要。学校应采取定期或不定期方式对教师和学籍管理人员进行培训，使教师及管理人员学习新的教育政策法规和文件，研究学分制学籍管理特点，提高教师及学籍管理人员队伍的整体水平。［5］
3.3创设学分制学籍档案网络管理系统。学分制学籍作为高等教育发展的一种必然趋势，其顺利实施迫切需要配套的现代化管理设施。在学分制学籍档案管理中，单选课一项就十分繁杂，不但有大量的选课表要处理，而且要接受学生的改选、退选等工作，以往陈旧的手工操作而已 难适应新形势下的教学、管理工作。所以，要全面放开选修限制，便于学生、教师、教学、学籍档案管理人员间的互动和交流，就必须进一步优化程序功能，建立学分制学籍档案网络管理系统，借助校园互联网来实现全校的教学、学籍档案管理信息化。
根据教学管理的内容，学分制学籍档案网络管理系统可设计成三个模块和一个信息交流服务平台:学生管理模块、成绩管理模块、毕业生管理模块、WEB网页服务平台。学生管理模块要按照大众化教育、素质教育和学分制学籍管理的要求，高效而快捷地进行按大类招生、学分收费注册管理，在校生基本信息的管理，如各种学籍异动、转专业和基本信息查询、统计工作。成绩管理模块要充分适应学分制学籍改革的要求，以学生所在系管理为主，减少成绩管理中间环节。毕业生管理模块要能准确而快捷地进行学生毕业、学位资格审查工作以及毕业生报表的统计、打印，并能将毕业生信息转入历史库，以便长期保存。WEB网页服务平台作为一个教师、学生、学籍档案管理人员间的信息交流平台，应为教师网上录入成绩、学生网上查成绩以及学生个人信息的核查、选课、各种报名工作提供便捷。［6］
综上所述，学分制学籍作为一种灵活、弹性的教学管理制度，较之学年制学籍，学生有了更多、更大的自主权，在学习年限、课程设置及对课程、对老师的选择等方面有了更大的弹性，这些都会给原来的学年制教学管理带来冲击。实行完全意义上的学分制学籍，是一场教育教学管理领域的革命，在新的形势下，需要极大地推动教育教学改革的全面深入发展，以开创高等教育新的局面，促进高等教育持续健康快速协调发展。参考文献
［1］刘军红，赵香棉.在学分制学籍管理中充分发挥过程管理的作用.《中国电力教育》，2007，(3)
［2］李丽，颜萍.推动和完善我校学分制改革下学籍管理的思考.《高等理科教育》，2007，(2)
［3］梁红玉.提高高校学籍管理现代化水平的思考［J］.《黄河科技大学学报》，2006（6）
［4］王丽娜，王猛. 高校学生学籍管理工作的几点思考［J］. 《中国校外教育》(，2007，(1)
高校档案管理办法及实施细则范文6
[关键词] 高校 设备 招标
招标采购，是市场经济条件下社会资源配置的重要手段。随着高等教育改革的快速推进，高校的发展十分迅速，规模逐年扩大，在校学生数逐年增多,高校近几年仪器设备的投入也大大加强，高校设备购置的技术指标要求高、专业性强、种类杂、批次多、时效性高，这就对高校设备的招标采购工作提出了更高的要求。许多高校由于操作不够规范、管理体制不够明确以及经验不足等原因，在设备的招投标工作中存在一些问题。如何使高校的招投标管理工作法制化、制度化、规范化，如何在实际工作中规范操作，切实维护学校的利益，最大限度地发挥投资效益，是我们思考和探索的问题。
一、高校设备招标采购工作中存在的问题
1.教学专业设备的强专业性导致倾向性或排斥性意向
由于高校快速发展，需要购置大量各种类的贵重仪器和专业设备，较为突出的问题是在选择设备的方式上存在倾向性采购意向。客观上高校物资采购品种繁多、专业性强，同一种名称的仪器设备规格、技术指标等存在着一些差异，根据科研及专业教学的实际要求，以合理的理由作掩护，很容易使选择的结果变得无竞争性，即使招标也会出现虚假招标，甚至发生“暗箱操作”确定中标者。特别是设备使用部门的需求人既是设备经费使用人，又是学术或专业负责人，一旦存在倾向性采购意向，在公开招标时，会对标书内容的公开程度及评标结果产生影响，有可能造成投标人串标或围标，并且打击一些潜在投标人的积极性，给学校造成一些不良的影响。
2.低价竞标
低价竞标是把价格定在边际成本以下的定价行为，是生产能力过剩和过度竞争引起的。有的供应商为了能得到项目、打开局面，不惜以低成本的价格竞标，如果这样的供应商中标，很有可能在合同执行过程中出现如下问题：项目中途无法执行下去，不得不变更合同，追加预算；即使勉强完成，质量可能也有问题。
3.评标方法较为单一
一般采用的最低价评标法，从理论上讲，是一种完善的评标方法，能最大限度地节约采购资金，使招标人达到最佳的投资效益。但是最低价评标法造成中标人的利润小，有些项目甚至亏本，有些中标人在签订合同时才发现漏洞、缺项等错误，给中标人按要求签约、履行合同带来一系列的问题，如有的延误时间，有的甚至造成流标，这都会给学校工作带来负面的影响。
二、高校设备招标采购的具体措施
1.建章立制，明确职责
我校制订了《河北师范大学关于物资设备采购工作管理办法》，根据采购计划中物资设备的类别、性质、价格和需求情况，确定了几种采购方式：公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、订货会采购、询价采购。其中对招标采购的立项、开标、评标、定标、招标文件、评标方法、合同签定等做了具体的规定，明确了各部门和人员在采购工作中的职责，做到分工明确、责任到人，使招标采购的管理制度化、规范化。成立了河北师范大学设备招标小组，负责在校园网上招标信息，全程监督每次招标活动是否符合程序和规定，同时对工作中出现不符合程序的做法及时予以制止，让制度保证招投标工作置于“阳光”下，从根本上杜绝腐败现象的发生。
2.认真审核立项，科学论证
设备使用部门要对待购设备作充分的调查和论证，作出详细的项目可行性分析报告。主管部门要严格审核论证项目的科学性，充分考虑学校的实际情况，并做到资源的合理利用，考虑是否符合预算条件和经费要求，项目技术指标和参数是否带有倾向性和排斥性意向，以保证项目的可行性和招投标的公平和可操作性。
3.量化评标体系
尽量将评标内容或评标因素进行量化，以定量比较取代定性比较，避免因人为的主观因素造成评标尺度的偏差。在评标小组成员评标时要注意评标小组成员不能相互商量打分，要彼此独立评标，杜绝人为造成的评标不公平现象发生，切实做到优价中标，使定标价格既符合市场行情，又符合学校的效益目标。
4.规范招标档案管理
招标档案管理工作，是招投标过程的见证。招标档案管理工作有其特殊性和复杂性，是一项繁杂、细致的工作，档案记录着公开、公平、公正和诚实信用原则的真实情况，反映着招标工作的管理水平。招标档案应包括：设备使用部门的申请及领导的审批字，招标文件，补充材料，开标记录，合同变更的有关材料，验收报告单等材料。
5.提高招标管理人员的素质和业务水平
管理人员首先应认真学习研究政府采购的有关法规及财政部门有关物资招投标的实施细则，掌握政策法规，提高依法办事的能力和水平；其次要认真学习招投标的有关理论知识，懂得市场经济理论、价格理论和管理理论；还要加强事业心和责任心，把做好设备招投标工作和合理设定标底作为岗位的重要职责对待，做到尽心尽力；特别要加强廉洁自律、严格按章办事，力戒和腐败现象的发生。
设备的招标采购工作是一项政策性强、涉及面广、专业程度高的工作，需要学校领导的高度重视和全体教职员工的大力支持和配合。学校实行收支两条线的财政管理制度后，除了部分项目实行政府采购之外，仍有部分项目需要实行校内招投标，而且政府招投标也需要学校代表参加。这就意味着招投标的范围不断扩大，对采购招投标的监管将越来越严格，对招投标管理的要求也不断提高。设备招标采购对于提高学校资金的使用效益、促进教学和科研的发展、保证采购质量、遏制采购活动中的不良之风等方面都具有重要的意义。我们在实践中还要不断总结经验，提高招标采购的管理水平，保证招投标工作顺利进行，并发挥出实际效益。
参考文献：
[1]张又衡:浅谈高校物资采购中招标投标工作.经济管理论坛,2005(14）:119
