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图书档案管理学范文1
（1）图书档案陈旧且结构混乱。尽管当前大多数职业学校都建成一定规模的图书馆，并且收藏的图书和档案资料也不在少数，但是图书档案陈旧、种类杂乱、标目不清和结构混乱却普遍存在。很多图书档案由于年代久远且管理不善，使得其完整性和完好性大打折扣。
（2）图书档案数字化管理水平低下。职业学校的图书档案管理较多沿用以往的人工纸质存储，而电子、音响、数字等现代储存媒介的使用很少，在一些更为落后的中职学校的图书档案管理中甚至不曾出现和使用。这不仅加重了图书档案的管理难度和复杂度，而且严重制约了中职学校图书档案数字化管理水平的提升和学校的长远发展。
（3）图书档案再利用率较低。由于图书档案管理能力的欠缺和图书档案利用意识的淡薄，大多数职业学校的图书档案管理多采用封闭或者是半封闭的管理模式，图书档案被作为学校发展的历史资料存放起来，常年堆积在档案室，很少被拿出来重新研究并加以利用。图书档案都被束之高阁，鲜有人问津，更不用说拿来作为学科建设和学校发展规划构建的参考资料。图书档案再利用率偏低的现象在多数中职学校普遍存在。
2.职业学校的图书档案管理工作中存在的问题
（1）管理制度不健全。职业学校的图书档案管理缺乏健全的可操作的管理工作制度，是造成当前图书档案管理存在诸多问题的重要原因。因为缺少相关的管理制度，即便是在校图书档案管理工作人员也会因为没有制度的约束而，不思改进工作方法。管理制度不健全也在某种程度上暴露了中职学校管理上的欠缺和责任意识松散等问题。
（2）管理人员素质较差。当前职业学校图书档案管理多数被作为“福利”岗位来照顾个别教职家属或者是离退人员。这类工作人员一方面年龄比较大，接受新事物和新工作，管理模式的能力较低，另一方面他们的知识水平一般较低，而且缺乏专业系统的图书档案管理培训学习，专业知识不足，这都使得职业学校图书档案管理工作的管理人员专业素质低下，也使得图书档案管理问题层出不穷。
（3）管理投入不到位。不管是由于学校的扩展，发展重心向教学科研等领域倾斜，还是由于中职学校连年扩招而国家专项资金补助不足之间矛盾的加剧，都使得职业学校对其图书档案管理工作的资金投入不够。另外，学校领导对于图书档案管理工作的不重视，使本来应该投入到图书档案管理工作上的资金向学校重点项目上倾斜，加剧了管理投入不足的影响。
3.加强职业学校的图书档案管理工作的措施
（1）提高意识，健全管理制度。要想切实加强职业学校图书档案管理工作水平，就需要从根本上提高学校决策者和管理者的图书档案管理意识，只有具备较高的思想意识，才会把理念和策略付诸实践，才会推动职业学校图书档案管理工作更上一个台阶。另外，有了充分的图书档案管理工作意识和理念，还要将这种思想付诸实践，健全管理制度，将管理中的人员配组方式、具体管理工作的各项细节以及管理奖惩制度等都要详细系统地写入图书档案管理工作制度中，还要成立监督小组，使制度得以有效执行。
（2）配备专职管理人员并提升其素质。图书档案管理是一项专业性要求较高的工作，对图书档案归档、编目、保存、查阅、检查、修复等一系列环节的工作都有细致的要求。例如，纸质图书档案在保存过程中如何防潮、防虫，以及图书档案出现损害时如何修复，甚至是电子图书档案数据库的维护和升级换代等，这些都离不开专业专职的图书档案管理人员，而且对这些工作人员的专业素质要求也是比较高的。因此，配备专业专职的图书档案管理人员，并且通过业务培训进一步提升他们的职业道德和业务素质，对于提升职业学校图书档案管理工作水平有着至关重要的作用。
图书档案管理学范文2
论文摘要：本系统以文档管理为核心，利用先进的计算机软件技术，有效地控制各种文档的产生，管理文档的存取访问，对文档进行有效管理。
1开发背景
办公管理系统是在网络技术飞速发展的情况下推出的新概念，而在图书馆历经了传统图书馆和自动化图书馆开始进入数字化图书馆阶段的今天，办公管理系统的引入更使图书馆界如虎添翼。在办公信息化的大潮下，文件管理的信息化管理尤为重要。笔者近年经历了本校的本科教学工作水平评估、升格师范大学水平评估以及业内的图书馆评估，对文件管理的重要性体会颇深，大量的历年的文件、业务档案及不断修订的规章制度等，如果有一种有别于图书分类法的一个档案管理系统，那么我们的工作效率会事半功倍。由此笔者针对图书馆的特点申请了一项课题，组织人员研制出一套文件管理系统：海南师范大学图书馆文件管理系统。
2平台简介
本系统是采用当前运用最广泛的B／S结构模型，后台采用Microsoft Access作为数据库。Access是微软公司推出的基于Windows的桌面关系数据库管理系统(RDBMS)，是Office系列应用软件之一。它提供了表、查询、窗体、报表、页、宏、模块7种用于建立数据库系统的对象，提供了多种向导、生成器、模板，把数据存储、数据查询、界面设计、报表生成等操作规范化，为建立功能完善的数据库管理系统提供了方便，也使得普通用户不必编写代码就可以完成大部分数据管理的任务。
前台所用的ASP语言(Active Server Pages)是微软公司为了克服CGI严重的扩展性问题而开发的。解决了多用户访问进程，有效地利用了网络资源。ASP技术简化了Web程序开发，支持动态Web设计。ASP只用于服务器端，执行动态的、交互式的、高效率的站点服务器应用系统。ASP以标记语言的形式嵌入到HTML中并发送到客户端，但是，显示在客户端浏览器的只是ASP执行结果所生成的页面，而其本身根本看不到，所以安全性很好。同时，ASP也支持脚本语言，只要服务器端装了脚本引擎就可以方便地架构网站。
系统运行环境是微软的lIs(Internet Information Server)，它把World WideWebserver，Gopher server和FtPsevrer全部包容在里面。IIs能网页，并且由ASP，Java，VBscript产生页面，有着一些扩展功能。IIs支持有编辑环境的界面(FRONTPAGE)、有全文检索功能的界面(INDEX SERVER)、有多媒体功能的界面(NET SHOW)，IIS6．0包括许多新功能，它们旨在帮助企业、lT专业人士和Web管理员实现其网站(他们可能拥有位于单个Ils服务器或多个服务器上的数千个网站)在性能、可靠性、可伸缩性和安全性方面的目标。
ASP+Access+IIs开发中小型网络系统一直被视为黄金组合，这样的结合对系统的资源占用适宜，每个部分都能很好地发挥其功能，在数据的处理能力和安全性上也有很好的选择。
3系统主要功能介绍
3．1普通用户
3．1．1登录验证
为了确保本系统特殊用户的单一性和系统的安全性，系统不设置注册功能，所有账号和初始密码均由普通用户向管理员申请。
3．1．2用户信息查看及修改
用户可以对自己的基本资料(如姓名、所在部门、E—mail、联系电话等)以及密码进行浏览和修改。
3．1．3查看文件
该模块的主要功能就是对文件、档案资料(如相关文件、工作计划、工作总结、月报、年报等日常工作文档)共享，由管理员负责上传，普通用户可以浏览和下载。
3．1．4用户上传待审核文档
该模块针对由下级部门拟订的文档提供一个审核功能，如月报、年报、读者意见反馈、馆际交流、各部门统计报告等，待审定后再上传到数据库。
3．1．5文件检索
为了加快用户对文件档案的查找速度进而提高办公效率，系统设计了一个专门的文件检索功能，包括普通检索和高级检索。
普通检索：可提供文件名、主题、分类号、文件号、发文单位及发文时间等检索途径(见图1)。
高级检索：提供了普通检索所具有的检索途径，并进行组配检索(见图2)。
3．2管理员
3．2．1登录验证
管理员的后台管理登录可以通过在首页右下角处点击“管理员入口”，进入管理员操作界面，进行身份验证并登录系统。
3．2．2管理员信息查看及修改
管理员可以对自己的基本资料(姓名、所在部门、E—mail、联系电话等)以及密码进行浏览和修改。
3．2．3用户管理
管理员可对系统的普通用户进行分配，同时还可以对用户的基本资料进行查看、修改和删除用户，以确保数据库的保密性和安全性。
3．2．4文件管理
对文件进行管理是本系统的主要目的，在文件管理模块巾，管理员可以上传文件、修改文件和删除文件，同时也可以对文件进行浏览和下载。
3．2．5审核文件
本系统提供了文件审核功能．普通用户上传的文件只有经过管理员审核才能，确保了文件著录的规范性和管理的科学性。
3．2．6文件检索
管理员用户是通过管理员进行区分的，对管理员来说，在日常工作中对文件的检索也是必不可少的，检索结果出来后可进行浏览和下载。
3．2．7服务器信息
为了方便管理员能实时了解服务器的信息以及对服务器的运作情况进行监控，系统设计了一个服务器实时信息反馈模块。可查看服务器的有关参数、组件支持情况巾的IIS自带的ASP组件、常见的文件上传和管理组件。
4系统功能特色
4．1系统低成本性
由于系统本身的开发工具语言和运行平台的简单性，决定了系统在架构和运行维护上的成本都是比较低的；不仅如此，在需求分析阶段，对各种需求结合开发工具设计，使得系统在最大限度上发挥了系统数据库以及脚本语言的特色，使得系统在运行时对资源的占用相对较少，大大地提高了运行速度，为快速办公打下了坚实的基础。
4．2稳定的安全性
首先，本系统考虑到用户是有针对性的特殊群体，每个人都能进人但又必须通过身份验证；其二。本系统不提供注册功能，要想得到账号和密码必须向管理员提出申请，由管理员统一分配账号，预防不法者对内部资料档案的窃取；其三，本系统在开发过程中通过对“session”变量的合理运用，防止不法者通过直接对URL的访问来跳过身份验证页面进而访问系统的其他资源页面，一旦用户没有通过登录页面的身份验证，系统将其他页面进行隐藏，非法用户将浏览不到任何资源。另外，系统通过对“session”变量的时间设置，一旦用户停止操作时间过长，系统会要求用户进行重新登录进行身份验证，从而在最大限度上保证了系统内部资料的安全性。
4．3良好的交互性
系统通过在各个页面中对各个操作步骤的人性化提示，使得一些电脑操作技能较弱的用户也能在最短时间内掌握基本的操作，从而对提高办公效率起着不可或缺的作用。
4．4文件管理的科学性
在需求分析过程中，笔者考虑到文件及档案资料可由不同层次部门产生的特点(如由上级分发的文件，同级之间的函件，下级的申请，各种业务统计等)，特别设计了文件审核这一流程，各种文件在前都必须经过管理员的审核，为文件著录的规范性和文件管理的科学性提供了前提保证。
4．5组配检索功能
随着数据库规模的扩大，档案数据量增多，就必然需要一种可实现多途径检索的功能，为此系统专门设计了高级检索功能，检索途径针对办公文件及日常档案的特点而设定。对字段内容比较特殊的文档可通过普通检索查询，而对字段内容很普通的文档则可通过高级检索来进行查找，即通过对多字段的逻辑组配，并选择相应的匹配模式，实现高级检索。组配检索使检索命中率大大提高，解决了档案管理巾存在的弊端，大大地节约了查找文件、档案资料的时间，从而提高了信息化办公的效率。
4．6数据信息类型多元化
本系统的数据信息包含文本、图像、视频、音频或任何其他类型的信息数据。
5结语
图书档案管理学范文3
Abstract: This paper makes a brief introduction about relations between links of archives work such as collection, organizing, appraisal, calculation and utilizing, and the related quantative study.
关键词:档案工作;诸环节;定量研究
Key words: archives work;links;quantative study
中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)18-0143-01
档案管理学“是一门研究文书档案或历史档案的收集、整理、鉴定、统计和利用等诸环节的相互关系、工作原则、方式方法和科学管理全过程的科学科目”。经过广大档案工作者多年的努力,这门学科已形成体系。为了适应新形势的需要,提高学科的科学水平,笔者认为,加强档案收集、整理、鉴定、统计和利用诸环节间的定理研究,是档案管理科学研究工作中应该引起重视的一个问题。
辩证唯物主义的原理告诉我们,世间一切事物都是质和量的统一体。它们彼此紧密联系,不可分割。同志指出:“对情况和问题一定要注意到它们的数量方面,要有基本的数量的分析。任何质量都表现为一定的数量,没有数量也没有质量”这就是说,要认识事物,既要把握它的质,还要把握它的量。如果把确定事物的质叫做定性,那么把握事物的量就叫做定量。定性是定量的基础,定量则使定性更加准确,使认识更加深入。
在档案收集工作中,根据档案形成机关对其所产生档案需要经常查找利用的特点,“档案馆不能过早地收集现行机关的档案,只有在条件成熟后,即在档案形成机关不再经常查找利用时,再有计划的、有步骤地收集需要长期和永久保存的档案”。这里,“不再经常查找利用”,就涉及到量的分析。我们都知道,在图书情报学界,文献老化规律,常用C(T)=Ke-At这一负指数函数来描述{c(t)表示T的文献的利率,k是常数,e是自然对数底数,a是老化率}。这一定量描述,基本反映了文献老化的规律,对图书情报各环节的工作均有指导作用。档案室档案文件的利用规律当然不能照搬此公式,但档案形成机关对其形成档案的利用频率,是应有其固有规律的。探求出这一变化规律的定量描述,对确定档案室“不再经常查找利用”的档案文件需要向档案馆移交的合同期限,是有指导意义的。
档案工作各环节中量的表现还可以举出很多,都有待我们深入的定量研究。这种定量研究就是要用数学的方法对各环节的数量表现进行分析研究,从而更好地把握它们之间的联系,以提高对档案工作规律的认识。比较准确地回答和解决档案工作中的实际问题。
马克思说:“一种科学只有在成功地运用数学时,才算达到真正完善的地步”。以探讨和研究档案工作规律性为已任的档案管理学,加强档案诸环节间的定量研究,必须大大提高学科的科学水平。这既是档案理论研究的需要,也是档案实际工作的需要。
档案管理实际上是一门管理科学。对档案实现有效的科学管理应是它要解决的中心课题。档案管理作为一个系统存在于人类社会生活中,受社会各种因素的制约。因此,对影响档案工作各环节的各种社会因素进行综合平衡,挖掘潜力,提高效率,提高服务水平,应该是档案管理工作者追求的目标。
一个档案机构,在处理档案诸环节关系时,怎样根据特定的条件,确定它应拥有的人力(人员的数量,知识、年龄结构)、物力(档案、设备)和财力(经费),以及它们之间恰当的数量联系,并将它们充分运用起来,提高档案工作的效率,满足各界对档案的利用,使档案发挥最大社会效益,是档案管理学应该回答的问题。
要达到上述目标,定量研究是不可缺少的研究方法。建立档案诸环定量研究,必将大大推动档案工作,档案的作用必将得到更充分地发挥,档案管理工作的水平必将进一步的提高。
要对档案工作各环节进行定理研究,圆满解决档案工作中各种理论问题和实际问题,实现档案工作有效的科学的管理只满足于对档案诸环节进行一般的统计显然是很步够的,只对档案工作过程进行概略性的、方向性的、结论性的描述是不能令人满意的。档案工作发展的实践表明,除现有统计工作基础外,还需逐步运用各种数学方法,包括现代数学方法和计算技术来描写、分析档案诸环节间的相互关系,才可深入揭示档案工作规律。
一般地讲,档案的定量研究至少应包括这样一些步骤:根据研究的目标,确定必要的统计项目;对统计来的数据进行综合分析;在此基础上,建立各种数学模型,对建立的数学模型分析求解,寻求最优化的结果;最后,以此来评价、改进和指导档案工作。
为了进一步推进档案学的定量研究,笔者认为:
①必须进一步加强档案统计工作。随着《档案工作基本情况统计年报》的颁发,全国各级档案部门开始实行统一的档案工作制度。这一措施的认真执行,对推动档案统计工作,实现档案学的定量研究,无疑有重要作用。
②建立完善的档案学基本概念体系。这是数学方法在《档案管理学》研究中能否取得成果的必要条件。当前,加强档案标准的制定工作,显得尤为迫切。
③改革档案教育。在档案教育中,增加一些数学和系统论、信息论、控制论等基础知识教育是必要的。培养具有新型知识结构的档案专业人才,是档案管理学研究深入的关键。
④认真学习和研究邻近科学,诸如图书馆学、情报学中运用定量分析的成功范例。
图书档案管理学范文4
医院信息网络化建设是以计算机、通信技术和数据库为其基本构成要素，以资源共享和共同开发为目的。将图书、档案、病案信息进行整合加工，建立统一的检索平台和搜索引擎，使医护人员能够在自己办公室，通过医院计算机网络，随时获得信息资源。
一计算机网络技术对医院档案工作的影响
（1）档案载体多样化：档案在网络化管理中的表现形式多样化,随着现代档案工作的发展和办公自动化的普及,档案不仅以文字的方式出现,而且更多的是以人们在办理公务和一般事物或交流信息过程中产生的电子文件档案形式出现,如文本、图像、声音或影像等,档案管理主要通过计算机来完成。
（2）档案收集的丰富化：收集是档案管理工作的起点和开端,是整个档案管理工作的基础"随着信息网络技术的发展,电子档案有许多不同于纸质档案的特点"它可以施行前端控制,因而逻辑收集归档是实时进行的;在档案正式形成和收到的同时,都可以通过网络来传输,为档案收集工作开辟了一条新途径;利用网络技术,广泛采集有关站点的数据信息,不仅节约了时间,而且在尽可能大的范围内丰富了档案的内容。
（3）档案服务多样化：由于档案内容及载体的变化、档案信息量的骤增、档案信息服务对象的扩大等,传统的档案信息服务方式已不适应新时期档案事业的发展。档案信息资源作为社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来。互联网的出现实现了信息资源的共享,通过计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务、公共信息网服务及视听传播服务,服务对象可多途径地获取档案信息,节省了时间,提高了利用效率。
（4）档案管理人员专业化：工作方式的变革给档案管理人员带来了前所未有的挑战,不仅仅是对知识和技能要求的提高,更重要的是观念上的更新。计算机网络环境要求档案人员转变传统的管理理念,同时必须具有丰富的管理学理论和一定的管理经验。由于工作的特殊性,档案管理人员是档案信息的拥有者,掌握着珍贵的信息资源,并且承担着信息资源开发、加工和提供利用的任务。其日常的业务工作已越来越依赖于自动化的档案系统,档案工作不再是滞后、被动的,而成为关系全局的重要部分之一。因而,在知识经济时代,为了适应全新的计算机网络下的档案工作,档案管理人员必须树立创新意识,培养信息处理能力和开发能力。
二医院档案实行网络化管理的内容
（一）文书处理过程和归档实现网络化管理
文书工作是档案工作的基础，文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求，我们把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理，以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。发文处理过程也可通过网络进行，由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签发—办公室修改、缮印、盖章、分发—信息中心归档这样原来需要几小时、几天、几十天办完的事情，现在几分钟、几十分钟、几小时就可以实现，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。
（二）病历档案实现网络化管理
随着医学事业的发展，疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展，各种创伤性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行编码输入计算机，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况一一列出，通过局域网反馈到各临床科室，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅，同时，通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室，以便他们能总结经验，找出问题，及时改进,进一步提高医务人员的医疗服务水平。
（三）人事档案实现网络化管理
随着社会信息化进程的加快，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要，根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案网络化管理，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。（四）医院图书馆实现网络化管理
随着图书馆业务的拓展，业务档案作为知识的结晶和重要的信息资源越来越被人们所重视和利用。对在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来，形成档案，并通过网络传递来进行知识交流，成为共享知识，将隐性知识转化为显性知识，最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。通过对图书业务档案的再整合，为读者提供更快捷、更有价值的信息。
三档案管理实现计算机网络化的建议和方式
1、领导重视是关键。
档案综合管理是医院现代化管理的组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识；调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要领导重视和支持，通过档案人员的学习和努力，医院档案管理计算机网络化完全可以实现。
2、网络设备先行是基础
网络化发展,硬件先行。硬件建设要有前瞻性,要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统。考虑到医院档案管理以数据保存、处理和应用为主,在选择技术和产品时应选择具有一定的先进性、可即时扩展且易于维护的。医院普遍建立了微机局域网络,但微机局域网的建立要立足高起点,富于规划,不但方便内部信息的交流,还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。
建立医院局域网。因为局域网适用范围小，网络独立性强，故其安全性最高。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成为医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件，主要功能有档案管理、文书处理、电子论坛、网上公布、档案查阅等内容，即医院信息中心档案管理网络。这样，将大大提高办公效率，方便利用者，实现档案资料的在线利用。同时要与各科室签订协议，互相遵循规则，共享档案网络信息。
3、人员素质的提高是必备条件。
计算机技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低，知识面较窄。因此，档案专业人才的培养也是日益显得重要了。只有通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。
图书档案管理学范文5
【关键词】高校；图书；档案；情报；一体化管理；信息共享
高校的文献信息服务于教师、学生，甚至面向社会，提高这些文献信息的综合利用效率，将有助于高校的教学、科研等各项事业的发展，并充分发挥其社会效益。高校的文献信息涉及图书、档案与情报。实现并加强这三者的一体化管理，是充分发挥其作用的有效途径，因此高校图书、档案、情报管理一体化管理在高校已成为一种趋势，并得以部分实现，而全面实现高校图书、档案、情报管理一体化是今后高校工作面临的一项重要课题。
1.图书、档案、情报一体化管理的内涵
图书、档案、情报同属文献信息范畴，有很多共同之处。都是储存信息资源的载体；作为信息源，有共同的服务属性和为用户服务的社会职能。
图书、档案、情报的一体化管理就是将这三者作为一个整体，加强三者之间的协调与合作，通过网络共建、资源共享等手段，实现信息、信息人员、技术、设备、标准等要素间的匹配，为用户提供一站式服务。对于高校来说，就要为师生提一站式服务，以促进教学、科研等各项事业的发展。
2.图书、档案与情报一体化管理的必要性
在信息化时代，文献信息种类繁多，文献量急剧膨胀，而每一个部门，例如图书馆、档案馆及情报信息部门，由于经费与人员限制等，仅凭自身拥有的有限信息又很难满足广大用户，例如师生的信息需求，从而影响和限制自身事业的发展。
图书、档案、情报一体化，恰好能汇集各部的优势，互补彼此学科的优点，掌握更多、更全面的文献信息，从而最大限制地满足师生等用户的信息需求；同时，一体化管理，能够节约大量人力、物力和财力，符合建立节约社会的需求。
在信息化时代，各学科融合速度加快，不同学科，行业间的界限也逐渐打破，这也使高校图书、档案和情报部分的一体化成为一种趋势。上世纪70年代，国外学者就曾报提出图书、档案和情报信息资源共享，建立从机构到信息管理的一体化，到90年代，国际上成立了一个由档案学者、图书馆学家和情报学家现在的研究信息生产者和利用者之间的共同范围的团体，旨在推行图书、档案、情报的一体化管理；我国从1978年开始了“图书情报一体化”的讨论，之后，武汉大学、中国科学院先后成立了一体化机构并进行一体化管理。上海于1996年组建了上海图书情报新馆。2001年天津泰达落成了图书馆档案馆新馆，尝试一体化办馆模式。2009年江南大学图书馆、档案馆合署办公。由此看来，图书、档案和情报的一体化管理在中外已成为一种趋势，这是其自身和社会发展的需求和必然结果。
3.图书、档案和情报一体化管理的可行性
3.1一体化管理的基础
图书、档案和情报有着相同的本质属性，同属于文献，表现 为以下共同点。
（1）同时服务于教学、科研和管理部门，并都采用相同的服务方式。
（2）有着相同的工作性质，都通过收集整理有关文献向师生或社会提供信息报务。
（3）三者都以纸质、胶片、磁带、软盘或光盘等为载体，以文字、图像、声音等信息等作为记录手段。
（4）有相同的管理手段，从过去的人工到现在的计算机管理。
以上这些共同点，或为三者一体化管理的基础，同时由于三者各自拥护自身的特点和优势，一体化管理能产生优势互补的效果。
3.2一体化管理是高校信息化管理的客观需要
如今，互联网已成为人们快速获取信息的最佳渠道，而高校做为传播知识的阵地，通过互联网进行信息化管理，更具优势。图书、档案和情报是高校信息资源的重要组成部分。高校教学和科研活动日趋频繁，对信息的需求及获取信息的效率有更高的要求，师生对图书、档案和情报信息的需求，迫切要求对三者的资源进行整合，实现一体化管理，实现信息服务的交叉和融合，完成同国内和国际互联网的对接，使高校师生既能充分利用校内、国内乃至国际信息资源，又能通过网络实现资源共享。
4.实现图书、档案和情报一体化管理的问题与途径
4.1存在的问题
4.1.1 政策问题
我国现行的图书、档案和情报部门基本上各自为政，缺乏协作，这种情况在高校中也同样存在。这种体制也促使三者各自进行自我建设，造成重复建设、人力、物力、财力的巨大浪费，而国家尚无指导三者进行一体化管理的标准和法规。这些政策上的滞后导致了一体化管理进展缓慢。
4.1.2 一体化管理的实践经验缺乏
当前我国对一体化管理重要集中合理论研究，而实践经验缺乏，虽然已有部分成熟的经验，我国也没有出现大范围的一体化实践。
4.1.3 一体化管理人才缺乏
实现一体化管理，需要具备较高综合素质的人才。现行的教育体制以及图书、档案和情报部门各自为政，使得这方面的人才只适应各自的专业，而能够精通图书馆学、档案管理学和情报科学理论和实践技能 的人才不多。
4.1.4 一体化管理缺乏统一的标准和规范
图书、档案和情报在计算机著录和标引规则方有待进一步协调，由于缺乏三者统一管理的行业标准，导致三者混合存取困难。
4.2实现一体化管理的途径
4.2.1 建立将三者统一管理的机构
图书、档案和情报部门各自为政，相互独立，无法实现一体化管理。因此，首先需要对三者机构实行统一领导，设置一体化管理机构，合理配置三者的文献资源，通过网络实现三者的资源共享，把三者的信息资源集合成信信网，使师生能通过网络一次性检索到所需的全部信息。同时，在统一领导下，三者又能相对独立，调动各自人员的积极性，最大限度地发挥信息资源的社会效益。
4.2.2 统一标准
通过图书、档案和情报的标准化建设，使三者在信息的著录、标引、分类、检索以及设备通用性等方面实现统一标准。目前，《中国图书馆分类法》、《文献著录和条例》、《中国档案分类法》以及《情报与文献工作词汇基本术语》等标准已颁布，这为三者的标准化建设奠定了基础。
4.2.3 加强相关信息化软件的开发研究
在高校实现图书、档案和情报的资源共享的重要途径就是加强相关计算机软件的开发，并将其用于一体化管理。例如目前已有的计算机软件―VPN技术，可运用身份验证、密码以及隧道协议等社会公共网络上构建专用性的网络。今天还需进一步开发相关的软件。同时图书、档案和情报还可以合作共建数据库、以面对共同的用户群。
4.2.4 培养专门人才
图书、档案和情报的一体化管理对管理人员的素质有了更高的要求。包括：（1）更高的道德素养：要求管理者有强烈的事业心和责任感，树立全心全意为师生服务的意识；（2）更高的专业理论素质：要求管理者同时精通图书、档案和情报的管理，熟练掌握相关的各种技能。为此，需对管理人员进行系统培训，使之具备良好的职业道德素养，忠于职守，熟练掌握图书、档案和情报学方面的专业知识，熟练操作计算机等专业设备，具备一定的写作能力、词语表达能力以及协调能力。
参考文献：
[1]薛金玲.高校图书情报档案一体化管理探讨[J].科技文献信息管理，2012，（1）.
[2]李玉琴.浅谈图书档案情报工作一体化管理[J].河南教育学院学报哲学社会科学版，2005，（6）.
[3]叶鹰.图书情报档案一体化的管理基础探讨[J]，图书馆杂志，2009，（1）.
图书档案管理学范文6
关键词：大档案；归档范围；档案收集
Abstract： The so-called concept of large archives in our country is unsuitable to solve the problem of archives collection. The range of filing and the range of archives collection are two different concepts， and understanding the relationship between two things is the key to do a good job of archives collection.
Keyword：Large archives；The range of filing；Archives Collection
一般认为，“档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构”。[1]
由此看来，档案收集工作的主体是档案保管机构，收集的对象是档案——是分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案。而实际上，目前各级各类档案保管机构保存的不仅有一般意义上的档案，还有各种历史资料、图书报刊，以及礼品、文物、奖状、奖杯、样品和标本等实物。既有一般意义上的档案，又有实物，这怎么解释呢？但“大档案”概念的提出者和倡导者认为其实很好办，有了“大档案”概念，此类问题迎刃而解。
1 对“大档案”概念的理解及分析
关于“大档案”概念的含义，有人认为：“可以说，只要具有历史价值，能够记载历史信息，反映历史面貌的不论是实物、文字、影像、数字等各种信息都是档案。”[2]
也许这个不是严格的档案定义，但至少体现了“大档案”概念的基本含义，目的是把一般不认为是档案的东西（诸如各种历史资料、图书报刊，以及礼品、文物、奖状、奖杯、样品和标本等实物）放进“大档案”的框架里。
我们认为出发点是好的，这样做有其好处：如此一来，可以将档案保管机构的收集范围和档案收集工作的范围画等号，也就是说，档案保管机构收集进来的全都是档案，或者通俗地说，就可以突破归档范围的要求，“一是档案资料的来源上，不限于规定的范围，不限于规定的机关、企事业单位，要拓展到全社会”；[3]二是要将传统概念中不是“档案”的那些珍品档案（如各县市的志书、历史文物、珍贵实物）等囊括进来，因为“这些东西不要说在当时，现在也不在我们的归档范围之中，它恰恰成了宝贝”。[4]
的确，“拘泥于归档范围限制，是档案部门错失许多档案资源的制度根源”。[5]但由于“归档范围”，其出发点是档案，也就是说“归档范围”要求归档的一定是档案，因此，我们就需要审视一下这个“大档案”概念。
其问题如下：
其一，定义中没有明确“记载”的方式是否人工记录方式。因此诸如样品、标本等此类物品也作为档案看待，会产生弊端。这是最大的问题。如果明确“记载”的方式是人工记录方式，那么所有通过文字、影像、数字等方式记录下来的各种原始的信息记录（也都是各种实物）都是档案。
其二，定义混淆了实物、文字、影像、数字等概念与信息的关系。实物、文字、影像、数字等既不是各种信息，也不是相同属性的事物。实物是信息载体，文字、影像、数字等是信息记录方式，而档案是信息和载体的统一体——信息源。
“大档案”概念是档案学研究中用概念代替理念的又一例证，“大档案”作为一种理念是非常美好的，但作为一个概念却存在诸多不妥，最终会弄巧成拙。正如有学者指出的那样，“‘大档案’的提法，我个人认为也许并不科学，因为我们事实上从来没有否认原来没有保存在国家综合性档案馆之中的档案不是档案，也没有对应的‘小档案’的提法，现在只不过是对国家综合性档案馆拓宽档案资源建设渠道展现新举措的一个形象化提法”。[6]
所以，我们不认同“大档案”概念，我们更倾向于这样的概念：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。”[7]
但问题是，这样一来，“大档案”概念带来的好处是否就丧失了？为了回答这个问题，下面我们就进一步对“归档范围”和档案收集工作的范围分别进行分析。
2 对“归档范围”的认识和理解
严格说来，按照现有教材说法，所谓“归档范围”，是针对单位内文件的归档而言，归档后文件就是档案，即“各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为‘归档’”。[8]需要注意的是，《档案管理学》教材中所说的“档案”主要是指文书档案，当然，也可以推及一般意义上的档案。
也就是说，文件归档是文件管理部门的任务，而不是档案室的任务，更不是档案馆的任务；档案馆对档案的收集不叫归档，相应地，收集范围称为“档案馆档案收集的范围”而不叫“归档范围”。所以，通常《档案管理学》教材对“归档范围”的理解是：
第一，单位内文件的归档是档案室档案的主要来源。凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，均应归档。
第二，单位内文件的归档只是档案室档案的主要来源，而不是全部来源，因为档案室收集工作的方式不仅是定期接收，还有不定期收集，以及征集、征购等方式。
第三，档案室收集工作的对象也不仅是本单位的文书文件，还有其他单位的、其他文件。
第四，“归档范围”并不等同于档案室收集工作的范围，因为还有其他一些历史资料、实物等不在此列。
如此看来，这样的“归档范围”太狭窄，应该拓展，但前提是归档的应该是档案。有人提出可以将归档文件的最终归宿拓展至所有档案保管机构，而不仅仅是档案室。我们认为这样虽然有一定的好处，但由于“归档”本身的含义就是针对文件管理部门的工作而言，有其特指性，所以不宜拓展至档案馆等其他档案保管机构。所以可以作的拓展是，在一个单位内，只要具有一定的保存价值的文件，均应当列入本单位的归档范围。从理论上讲，只要“办理（或处理）完毕”后仍继续具有保存价值的文件，则不管应该保存1年或者1个月甚至于保存1天，都可以列入“归档范围”。
从实践层面上看，就一个单位而言，拓展“归档范围”可以有两种途径：一是将处于归档范围边界之间徘徊的文件列入归档范围。无论是在理论上，还是在实际工作中，归档与否的界限都是模糊的。而且在实际工作当中，人们往往会忽略这部分文件，不将其列入归档范围。对处在模糊地带的文件，可以这么处置，只要具有一定保存价值的文件，不管其保存价值大小，保管期限长短，均应当列入归档范围。这是拓展“归档范围”最有效、最直观的方法，因为“归档范围”的得到了适当扩大。当然，“归档范围”的拓展不是无限度的，不能将原本属于不归档范围的、无保存价值的文件纳入归档文件之列，这是拓展“归档范围”的底线。这个底线不能突破，只有这样才能确保所归档的都是档案，而不是其他。
二是明确具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件统一划为10年保管期。在现实的档案工作中，由于需要考虑到档案室室藏档案膨胀的压力、库房吃紧等因素的影响，对保存价值相对较小、保管期限较短的文件不太注重归档保存。无论是以前被划分为短期的档案，还是现在判定为10年定期保存的档案，在整体室藏档案资源中所占的比重是非常小的。倘若想在现有的“归档范围”内寻求归档文件数量的增长、规模的扩大，只能多归档一些以往我们通常所忽视的具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件，确保此类文件全部归档。
通过上述分析发现，无论“归档范围”如何拓展，都无法给档案室室藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。归档文件待挖掘的空间十分狭小，仅限于保存价值较小、保管期限较短的那小部分文件。而且，这部分文件最多只在档案室定期保存10年，更谈不上以后会进入档案馆丰富馆藏资源。如此一来，可能出现的问题会多过带来的好处。归档文件数量、室藏档案数量是增加了，但增加的只是在保管期限中最短的那一个档期，也就是10年这一档期。将不到10年保管期，或者只有一两年保存价值，甚至处在归档边界徘徊的文件统统划归为10年定期保存，确实有诸多不妥之处。但是按照现行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》最短的保管期限就是10年，并无1、2、3年可选择，也就是只要被列入“归档范围”最短也要作10年定期保存，而且由档案室集中统一管理。然而，现有的条件往往又不允许我们这么做，因为要考虑到库房的压力以及后续繁杂的鉴定销毁工作。由此，我们不难理解在实际工作当中为什么一些具有短期保存价值的文件通常被忽视对其进行归档，甚至故意不归档。从这个角度上来说，经过长期实践重新修订的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》更贴近实际，并优化了室藏档案资源。总之，试图通过拓展“归档范围”来丰富和优化室藏档案资源的做法，其作用非常有限，也很难有成效。
3 对档案收集工作范围的认识和理解
如果说“归档范围”再怎么拓展也不能突破档案概念和“本单位”范围的话，那可以考虑对档案收集工作范围的拓展，一是档案保管机构的收集范围的拓展，不仅收集档案，而且收集有参考价值的历史文物、各种实物等，作为档案资源的重要补充；二是档案收集工作的主体从现有档案保管机构拓展到各种新型保管机构，再拓展到全社会各组织和个人，而档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。
档案室的收集范围比“归档范围”更广，突破了时间和空间的双重限制。时间上不再拘泥于归档时间的限制，除了定期接收，还有不定期的接收、征集或征购等灵活方式。空间上可以不限于本单位的归档文件，也可以是外单位形成对本单位有查考利用价值的文件，还可以突破档案概念收集历史资料、图书期刊、文物、实物等作为室藏档案资源的重要补充。
档案馆的收集范围可以分为档案馆档案的收集范围和对相关资料的收集，而档案馆档案的收集范围又可以分为各级国家综合档案馆档案的收集范围和部门、专门、企事业单位档案馆档案的收集范围。按照《档案馆工作通则》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的规定，各级国家综合档案馆档案收集的范围是：一是接收本级各机关、团体及所属单位具有长久保存价值的档案；二是接收撤销机关、团体的档案；三是接收各种历史档案。各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本；部门、企事业单位档案馆负责收集本部门、本单位及其直属单位形成的档案。为确保国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位和档案资源的优化配置，在划定各类专门、专业性档案馆收集档案具体范围的基础上，同时还明确了应当由各类专门、专业性档案馆向国家综合档案馆移交应由国家综合档案馆接收保管档案的具体内容。
可以说我国以国家综合档案馆为主导的档案馆网已经遍布全国各地，并且涵盖各行各业，其档案收集范围也相对比较全面，能覆盖的领域也已尽量列入收集范围。目前存在的主要问题：一是相当一部分涉及民生、关乎百姓利益的档案分散在各类专门、专业性档案馆保存，档案聚集程度不高。二是具体到各类档案馆，尤其是国家综合档案馆还存在档案收集范围上的欠缺，档案馆之间档案资源分配不太合理，在一定程度上削弱了国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位。其实，很多时候倡导的“扩大档案馆档案收集范围”主要是针对国家综合档案馆来说的，要求国家综合档案馆的收集范围应该更广一些，突出其馆藏的综合性。比如，国家综合档案馆有选择地接收各类专门、专业性档案馆的档案，有条件的地方甚至可以“多档合一”集中统一管理，等等，都是国家综合档案馆拓宽档案资源建设的渠道。此外，各级国家综合档案馆以及各类专门、专业性档案馆还可以向社会和个人收集、征集、征购相关资料、历史文物、实物等作为馆藏档案资源的有益补充。虽然档案馆对非档案资料的收集不属于档案馆档案收集范围，却是档案馆的收集范围，同时也是档案收集工作的范围。需要强调的是，在拓展档案馆的收集范围的同时，我们认为应该更严格各级国家综合档案馆档案收集的范围，即接收本级各机关、团体及所属单位的档案应明确为“具有永久保存价值”而非“具有长久保存价值”（具体理由在系列论文之二当中论述）。
一般认为，文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。[9]文件中心作为过渡性的档案保管机构，接收保管的文件属原形成单位所有。主要职能是接收形成单位的文件，一般保持原来的顺序和标记，并存储进文件中心，只供原形成单位使用。其所保管的文件、档案属性与档案室的相似，但文件中心接收文件、档案的范围不限于某一文件形成单位，而通常是以某一地区、某一系统的所有文件形成单位为接收对象，文件保存达到进馆年限后，移交到相应的国家综合档案馆。在这一过程中，文件中心相对比较被动，尤其是商业性文件中心，文件收集范围的完整性和齐全性主要取决于形成单位。
档案托管机构又称为档案寄存中心、档案托管中心，是市场经济条件下产生的专门为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存、托管等有偿的机构。档案寄存、托管的主要来源是无档案保管条件的企业、社会团体、个人等。由于市场尚未成熟，这方面的需求也没有被充分挖掘出来，这类档案托管机构只是零星分布，所接收、保管的档案资源也比较单一、无法形成规模。
除此之外，我们认为，我国档案收集工作范围不只是局限于各级各类档案保管机构的收集范围，还应拓展档案收集工作的主体和档案收集工作的来源。
档案工作与档案事业发展到今天，档案收集工作的主体也已从原来的档案保管机构逐渐拓展到全社会各组织和个人。以往我们主要强调档案收集工作的主体是各种档案保管机构，以各级国家综合档案馆为主导，同时兼顾各类专门、专业性档案馆主体地位的模式在档案收集工作中长期发挥着不可替代的作用。但我们也应看到，这主要针对的是纳入国家控制体系之下的国有档案，而私有档案以及相当一部分的集体档案等非国有档案则游离于国家设立的档案保管机构的大门之外。非国有档案长期以来得不到有效监管，生存状况堪忧。随着这些问题的日益突出，“藏档于民”的思想逐渐得到传播和落实。于是，档案收集工作的主体正悄悄地向社会各组织和个人拓展。尤其是对非国有档案而言，“藏档于民”更有利于其价值的充分实现。比如，我们正在逐步构建的农村档案、社区档案、家庭档案以及一些地方出现的私人档案馆，正是档案收集工作的主体从特定的档案保管机构向全社会各组织和个人拓展的具体表现。
档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。行政机关、企业单位、事业单位曾被视为档案收集工作的特定来源，然而随着档案收集工作主体和收集范围的不断拓展，这样的状况将逐渐被打破。档案馆除了与相关机构和组织继续保持原有的、稳定的档案交接关系外，还应向社会和个人征集、征购一些对国家和社会有保存价值的档案或其他资料，包括历史文物、有价值的实物，等等。另外，随着国家对农村档案工作、社区档案工作、家庭档案工作的推进，大大突破了以往人们对档案收集工作的来源的认识。档案收集工作的来源既有规定的行政机关、企业单位、事业单位，也可以是全社会各组织和个人。
参考文献：
[1][7][8]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：66，10，72.
[2][3][4][5]王国振.解放思想 求实创新为建设档案强国作出贡献[J].档案管理，2012（6）.
[6]潘连根，刘东斌.关于“大文件”概念的辨析[J].档案管理，2008（5）.
