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人事档案整理规范及要求范文1
1.前言
对于现代医院来讲，人才的重要性已经开始凸显出来[1]。在这样的情况下，作为人事调动的重要依据，人事档案对医院的长远发展也有着重要影响。因此，做好人事档案的保护与整理工作，是现代医院管理工作的基本要求。鉴于目前的管理工作中存在诸多不足，人事档案保护与整理工作的方法还需要进一步的调整。
2.医院人事档案保护
2.1必要性分析
对于医院来讲，人事档案的作用主要体现在参考上，因此，其在医院管理中充当着参考资料及凭证的角色，是人事调动工作正常进行的保障。具体来讲，人事档案中不仅记录医院人员的基本情况[2]，还能够反映其工作能力，甚至是价值取向，而这些正是医院人事管理中最重要的参考。因此要想保证人事调动的合理性与科学性，就必须重视保管好档案，确保其参考价值。
2.2策略建议
鉴于医院人事档案的重要性，在具体工作中，就必须重视搜集、保管好档案资料。对此，本文认为可行的改进措施主要包括下述两项：
2.2.1及时更新资料。
定期收集是一种比较高效且实用的档案收集方法。资料搜集看似简单，但实际上也需要注意一些问题[3]。医务人员的能力与行为均具有动态性特征，始终处于变化之中，因此，要想保证现有资料与实际情况相符，资料搜集的及时性就显得格外重要。因此，在档案管理中，有必要及时更新现有资料，并将缺失、不完善之处补充齐全。
2.2.2规范相关操作。
在日常管理中，因医院各项工作的需要，经常会对档案进行查、借等。为避免档案遗失、缺损，医院必须对以档案资料为对象的相关操作进行规范，对于部分没有必要或者不符合规定的查阅行为应予以禁止。另外，为方便管理与查阅，医院应坚持档案保管与人员调动同步的原则，确保档随人走。对于离职或者调动的人员，对其的档案应进行及时的调整，以提高档案资料的有效性，保证其参考价值。
3.实例分析医院人事档案整理
3.1案例分析医院人事档案管理中存在的问题
尽管现代医院的档案管理效率已经有明显提高，但是，依旧有部分医院的档案管理模式滞后，与现实要求相去甚远。对于此种情况，医院必须充分重视档案的参照作用，在明确现存问题的基础上，对管理方法进行创新。我国不少医院的人事档案整理中均存在下述问题：对于人事档案整理的重要性认识不足，在思想上不重视，日常管理中要求不严；没有充分应用先进技术，使得整理效率低下；工作人员工作态度消极，不具备与当今要求相符的管理能力。以某三甲医院为例，在2010年之前，其人事档案管理工作中存在很多不规范之处。究其原因，除医院本身不够重视之外，管理方式陈旧也是造成效率低下的原因之一。该医院的人事档案管理中采取的是人工模式，基本工作均由人力完成。此种工作模式下，档案存在错误的几率较高，同时，资料也相对比较陈旧，很难及时的更新。再加上数字处理以及缩微拍摄等手段很少被使用，该医院的档案管理效率长期处于偏低水平。
3.2改进对策及实施效果
档案整理工作改进对策主要从其基本环节，比如，搜集来的资料应对其真伪进行鉴别，以保证档案的可信度与有效性；在纸质档案加工过程中，应注意事先将上面的书钉等金属物取下来，以提高整理效率；在档案归类环节，应进行鉴定，明确档案间的关联，并以此为据，合理排列档案资料；在人事档案整理过程中，编目是最关键的环节，具体操作中，应尽量保证目录细致、规范、准确，以保证查阅的便利性；在装订环节中，需要先将资料整齐，打洞过程中应注意控制好孔洞与边缘的间距；在最后的验收环节中，需要注意对分类情况进行验收，以明确排序是否正确、目录是否与现实相符。针对案例医院人事档案管理现状，该医院自2012年初开始对人事档案管理模式进行正式调整，相继实施下述措施：医院重点强调人事档案的重要性以及对医院的贡献，并在规章制度上对档案管理工作进行支持；由院长带头，成立专项小组，主管档案相关工作；对于工作人员进行月度考核，并辅以奖惩措施注重新技术的引进与推广，积极加大计算机和相应管理软件的应用力度，推进信息化；在制度方面，医院确认档案在人事管理中所发挥的重要作用，并拨出专项资金用以聘请专家指导自身的档案管理工作。通过这些措施，该医院目前的档案管理工作已经进入正轨，不仅档案查阅更加方便，其参考价值也得以更充分的发挥出来。
结语
人事档案在医院的人事管理中充当着十分重要的角色，是医院进行人事调动及任免的依据。所以，为保证医院充分发挥人才的作用，就必须保证档案资料的可信度及有效性。而要想做到这一点，就必须重视档案的保护及整理工作。
参考文献：
[1]唐薇.浅析医院人事档案管理与人力资源开发[J].江苏卫生事业管理,2015,26(05):38-39.
[2]子雪妃.医院人事档案管理存在的问题及解决办法[J].中国科技纵横,2015,(21):204-204.
人事档案整理规范及要求范文2
【关键词】公路工程；人事档案；管理；建议
1引言
近年来公路工程人事档案管理工作中潜藏着较多的问题，特别是进入新世纪以来，一些公路工程咨询有限公司的员工持续流动，逐渐突显出来了一些原有人事档案管理体制所潜藏的弊病，如何让人事档案的管理工作紧跟时代与科技发展的步伐，这是我们必须重视且急需解决的一个重要问题。
2公路工程人事档案管理
人事档案是指根据员工的自身经历、日常行为及道德体现来创建管理的一系列以个人单位为主体的综合性材料，这些文件材料分为文字和图片两种形式。公路工程人事档案管理是指对这些具有完整性、客观实在性的综合材料的收集归整过程。
3公路工程人事档案管理工作的重要意义
3.1人事档案是使用人才的重要参考依据
人事档案指根据员工的自身经历和日常行为道德体现来创建管理的一系列以个人为单位的综合材料，可系统的对人员进行管理考察，是筛选提拔人才的重要依据数据材料，具有非常重要的价值。不断加强人事档案的管理工作，进一步调整规范档案归整的业务过程，不断突破由发展的社会经济为人事档案管理工作带来的挑战，才能将人事档案的服务性能发挥得淋漓尽致。
3.2公路工程人事档案推动我国公路建设的发展
近年来我国加大了对公路人事档案建设的投资力度，同时促进了公路人事档案建设的发展。快速发展的公路建设形成了大量的公路工程人事档案，也向公路工程人事档案的管理提出了向高层次和高科技管理模式发展的需求。与此同时，公路工程人事档案的管理水平也反应了我国公路发展的状况与水平。在公路建设的每个阶段，都会形成大量的档案资料，特别是公路工程人事档案，管理这些档案资料需要凝结所有员工的知识与辛勤劳作，所以公路工程人事档案的价值量非常高。
3.3有效的人事档案管理促进了单位的发展
员工的发展会直接影响到单位的发展，人事档案直接反映了单位人员的道德水平、个人修养以及综合业绩能力。人事档案的管理对单位的发展意义重大，如果人事档案管理工作混乱甚至缺失，档案就不能真实全面地反映人员情况和工作能力。加强人事档案管理工作的有效性和规范性，可以促使单位更加清晰全面的了解员工的个人能力，有助于管理部门准确有效的发现和提拔人才，充分调动提升员工的工作积极性和主观能动性，促进单位与员工的快速发展。
4公路工程人事档案管理面临的问题
4.1人事档案管理体制不够灵活
在社会主义市场经济创建以来，人们对于就业有了更广的选择范围，许多公司的人才开始大范围的流动，但是一些公路工程单位的人事档案管理体制依然机械滞后，导致部分工程人员在离职之后的人事档案得不到及时的更新，造成档案记录的情况不符合实际情况，严重阻碍了人事档案管理工作的开展，同时部门在培训和选拔员工时，还会受到错误的人事档案信息的影响，以至于大量人才的流失。
4.2管理队伍素质偏低
在进行档案的收集整理时，十分缺少相关方面的专业型人才，并且一些人事档案管理的工作都是由同单位的其他部门人员兼职整理，这种现象隐藏了诸多问题。例如员工上岗时对于档案管理的安全意识较低，工作中没有规范的特定流程，很多员工并没有受过专业的培训，对档案材料收集整理、归档装订等流程的认识都比较模糊，达不到归档“全面、完整、明确、有序、清晰、整齐”的标准，档案管理的员工队伍的基本素养整体较低。
4.3档案管理需信息化
人事档案管理与现代科技的融合程度低，是工程单位人事档案管理中存在的最主要的问题。在信息化社会，无论是人事档案的查找调职，还是人事档案的其他应用，都离不开网络的综合使用，目前人员在档案管理工作中的效率较低，人事档案管理还未达到档案管理信息化的标准。
4.4人事档案管理质量不高
人事档案作为反映人员综合情况的材料文件，档案中必须要切合实际的反映人员情况，一些人事档案材料内容中并没有存档真实的信息与真正实用的内容，甚至部分单位的人事档案内容仅限于记录一些单位员工低级而基础的个人情况，比如个人学历以及政治面貌等，真正反映本人的道德、业绩能力以及专业特长的内容少之又少。大部分材料中注重反映过去的情况，对现实情况的关注较少，同时个人经验总结及感悟以及组织提供的意见都不具备客观性，由于不能真实有效、全面客观的反映人员的具体情况，进一步提升了人事管理工作的难度[1]。
5对于公路工程人事档案管理问题的几点建议
5.1进一步完备人事档案的内容
人事档案管理制度所存在的问题应该引起重视并且开始完善，为了让人事档案能够真实而正确的反映出员工的德与才及个人的综合能力，最大限度地激发员工的工作兴趣和能力，让公司达到最佳的社会效益和经济效益，人事档案管理部门不能只是照搬之前的人事档案管理体系，要根据日常基本的工作内容，结合公路档案管理过程中的需求来充实特定的内容，将公路工程人事档案的内容构成进行不断的整改，促进公路工程形成完备的具有自身特色的人事档案管理体系。
5.2健全人事管理制度，规范档案管理制度
首先要按照相关的管理制度要求，明确人事档案管理部门的相关职责及档案工作人员职责，完善管理过程中的各种规章制度，详细规定人事档案的收集归档、鉴别整理、查找转接等内容和流程。其次要加强全面收集档案的工作力度，完善人事档案的内容。日前我国政治经济体制的改革和人事制度改革的不断深化，要求在公路工程的职工档案中存入更详尽的个人材料，比如岗位的聘用合同、解聘与辞聘过程中形成的材料、各季度与年度的考核资料、人员晋升调动的材料等等，如何高效地收集人事档案材料，这个问题给公路工程人事档案的管理人员提出了新的要求。因而，在具体的管理工作中要遵循规定的档案管理原则，全面收集一切材料且真实反映职工的表现，仔细做好完善人事档案内容、鉴别材料的工作，将人事档案的整理工作完善得更加先进、完整、规范。
5.3信息化融入人事档案管理工作
人才信息的综合资源库是人事档案，通过收集整理档案可以更加合理地利用资源和人才。为了最大限度地发挥人事档案的作用，可以通过规范档案管理操作来提升员工的工作效率，同时把先进的信息科学技术手段融入人事档案的管理工作中，让管理部门更加准确及时地归整员工的人事档案信息。首先要基于一些现代科技设备的性能，比如：计算机软硬件处理设备、打印机和扫描仪，将先进的计算机网络技术引进人事档案的管理过程中，再将人事档案中的文字、图片等个人信息进行数字信息化处理，将纸质存储方式转变成数据存储方式，既可以保存人事档案纸质材料，同时也能储备好人事资料的数据格式。其次要结合信息网络技术，创新改善人事档案的管理模式，可以通过非涉密的人事档案信息来为国家人事管理提供优质高效的人才档案信息服务，促进不同部门的人事管理信息交流。
6结语
综上所述，人事档案管理工作是公路部门不可或缺的管理工作，人事档案管理的重要性及其问题提醒我们需要将对人事管理工作的改革计划提上日程，改变旧模式创新新模式，与时俱进利用现代化的技术，提高人事档案的整理水平和利用价值，使人事档案管理工作更加法制化、科学化、规范化。
人事档案整理规范及要求范文3
关键词：医院人事；档案管理；改进策略
一、人事档案管理概述
人事档案就是一种记录的过程，需要从单位整体的内容中，记录员工从事的工作情况，记录的特殊档案。通过人事档案可以全面了解一个人的思想觉悟以及工作履历。因此人事档案必须真实可靠，而且要由专门的负责人负责管理和分配。人事档案管理工作要合理地配置以及使用人员，这样才能确保用人单位的人才拥有较高素质。随着互联网的发展，社会各个行业也都已经引入多媒体进行管理工作，这样人事档案在管理上也可以变得更加快捷高效。
二、医院人事档案管理工作存在的主要问题
1.领导对人事档案管理工作缺乏重视。有不少人事档案管理工作人员认为，管理人事档案工作跟企业的经济效益不挂钩，在工作中，该人员也会敷衍了事，并没有认真负责。另外，人事档案管理工作有机密性、政策性、专业性强等鲜明的特点，同时，人事档案管理工作都需要专业的人员负责，人事档案存放区也相对独立。还有部分医院领导在选择人事档案管理人员时直接随机选取，并没有考虑其专业性或者由于人手不足，很多人事档案管理人员都身兼数职，这样无法保证全部精力投放在人事档案管理工作中，工作效率也会大打折扣，出现相关的弊端，影响企业工作进程，导致问题的出现，造成不利的影响。2.档案管理制度不完善。管理制度是管理人员能够有效进行工作的重要保证，要想提高人事档案管理成效，就必然要有完善的人事档案管理规章制度，并且还要有适当的人员进行监督，这样才能真正将工作落到实处。但是就现阶段来看，很多医院人事档案管理中并没有使用多媒体的信息技术，这样导致在档案的整理存放过程中效率非常低下。人事档案材料包含很多步骤，有收集、整理、鉴别、归档、查阅及更新等，若有一处受到影响，其他各处都会随之改变。这问题的出现是一种常见现象，必须有效地预防，才能够从一定程度上确保档案管理工作高效快捷地完成。3.人事档案管理技术较为滞后。随着社会的不断进步，人事档案管理技术也在不断地发展着。现阶段很多医院的人事管理工作内容复杂、结构烦琐，已经引入计算机的创新型模式。这种管理模式能够将复杂化的信息快速录入到系统当中，减少时间也提升了管理的水平和进程。人事管理档案只停留在了录入阶段，并没有在调出、查询等环节充分显示出优势。但是在相关的内容方面仍然有一定的不足，如停留在存档的基础阶段，对于信息的录入也没有做好进一步的检索。虽然和人工效率相比有了一定的时间压缩和效率提升，内容不具备人性化的特点，效率提升、失误降低，但是人工录入始终比电脑更加人性化。4.档案真实性存疑。医院人事档案管理中的收集、整理等环节都要以能够提供完善的信息资料为目标，但是目前的医院在此方面服务远远没有达到此目标。与其他管理工作相比，人事档案管理普遍存在的轻利用、重保密的问题，档案资源及服务技术开发的意识都没有得到良好的提升，即使有的医院开展了档案利用服务，但是也是由于查阅不方便等其他问题，使该工作并没有有效展开。比如在查阅某人的工资、职称、简历、自然情况等，很少有档案管理人员详细查看该人的档案，这样就造成了数据的不科学或者缺失。部分人员对信息不负责任，为了逃避自身的原因，虚报、漏报或者隐瞒，导致信息出现了不真实的情况，也可能出现对信息的私自删改。这些做法都是错误的，不利于档案的保存，对档案的真实性来说十分不利，不能够保证企业长期发展。
三、改进医院人事档案管理的有效对策
1.提高对档案管理工作的重视度，提升档案管理人员的综合素质。要想做好人事档案管理工作，首先，领导要足够重视，并且选取合格的人负责档案的管理工作。在实际的处理过程当中，应当加大宣传，让相关人员了解档案整理工作的艰巨性和不容错误的重要性，这样才能够让人员自主地确保档案整理的准确性以及对档案信息的保密性。同样，相关部门和领导也应当重视这项工作，采用多种监督办法，保证工作顺利完成。比如建立档案管理领导小组，定期抽查检查，发现问题，责任到人，及时解决，并且档案局要为人事档案管理工作提供必要的人力、物力、财力的保障。另外，从事人事档案管理工作的人员要勤劳可靠，责任心强，作风正派，领导可以定期委派这些专业人员进行培训，使其掌握先进的人事档案管理技术，从而不断提高人事档案管理水平。2.完善档案管理制度，改变管理理念。针对医院人事档案管理工作的问题以及社会群众的需求，医院应当完善档案管理制度，制定一系列条例及办法，并监督落实到位。首先，建立健全人事档案计算机辅助管理制度，对档案的收集、归档、转进、转出、修改、更新等制度要严格监督，防止虚假材料进入。其次，完善人事档案整理工作。让负责人事档案工作的人员更加科学全面地进行档案整理工作，确保工作水平优秀。最后，要建立一系列规范的档案管理流程，档案的收进要先找谁再找谁，更新时要在哪里备案，取出时要有材料提交，档案调动要有调档函等，这些问题都应当在严格的规章制度下进行。在选拔提升的方面，需要对专业人员的素养做出综合的考察，确保专业人员处理档案信息时，能够满足先进性的要求，确保准确性。档案的鉴定需要准备基础材料，也需要准备专业技术资格任职有关材料和专业技术成果材料，这是档案的鉴定中最主要的三个内容。基础材料是证明自身水平的必备内容，包括个人的学历学位证明、技术证明等等。专业技术资格认证有关材料是申请这个工作必备的材料，需要包括申请表和报考表，以确保能够高效融入，完成工作。专业技术成果材料则是属于个人的著作与成果，为医院的管理部门提供准确的信息和录入内容。3.及时更新档案管理技术，落实好档案基础工作。科技的不断发展也应当联系档案管理技术的内容，二者相辅相成，共同进步。只有时代进步推动档案信息技术管理的发展，才能够确保科学有效的人事档案信息数据，实现管理的更新和创造，保证效率和质量共存，资源共享，最大效益的满足发展要求。更新技术是本质的基础，最主要的是在工作中落实好每一个环节，勤恳敬业，做好本职工作。第一，医院需要及时更新技术环境。完善和升级人事档案信息的管理要求，并结合当今现状，建立不同的体制以适应发展。第二，建立相关的保护措施需要对网络的安全系统进行维护。以避免危险内容的侵入，影响信息的有效性和安全性。第三，医院还要在财政上加大对人事档案管理的投入，采购必要的硬件设施来保障信息管理工作的顺利进行。当然，医院高层领导也要大力支持，高度重视人事档案的管理工作。首先，医院高层领导必须重视基础保障的工作，采用科学手段有效解决人事档案管理过程中存在的各种问题，并且确保问题不再发生。其次，医院领导也应当遵守人事档案管理的相关规定，指派专业人员对纸质的人事档案资料进行全面系统地整理分类，合理安排，并且要购买统一的档案盒对档案进行保管。对一些年代较久远的纸质人事档案资料进行整理，防止出现破损，如果纸张偏大，则应当进行折叠处理。对于没有装订的或者装进较窄的档案，也应当重新装订，便于管理。最后，管理人员必须核对档案的内容，确保档案完整无损以及封面没有发生损坏，定期检查和装订是否与预期相一致，将重要的信息放在重要的位置，方便查阅。严格按照排列的要求进行整理，记录不完善的内容，或者存在遗漏的资料，及时记录并反映给相关部门及时处理。4.严格做好人事档案材料的收集、审核与整理工作。相关人员必须严格按照规章要求进行工作，不得出现遗漏和疏忽的现象，科学有效的整理信息，保证档案的完整性和准确性。在收集人事档案资料时，不仅要考虑到员工的需求，还需要在满足规章制度要求的基础上扩展数据资料。同时，还要建立与其他工作人员的联系，建立科学化、系统化的工作体制，做好自身环节的工作。收集资料时，保证数据不会丢失，不出现遗漏的现象，并按照规定，放在合适的位置，做好记录。必须严格做好检查与完善的内容，审核与整理工作，二者缺一不可，不能出现衔接失误的问题，以免造成严重的后果。整理内容时也要科学合理，结构层次清晰，装订规范，确保内容能够利于查找，提升整体人事档案管理的水平。
综上所述，医院的所有工作都应当以客户的需求为基础，并且各个部门都要认真配合，为客户提供最优质的服务。人事档案管理是一项复杂、艰巨的任务，需要专业人员具备较高的素养，根据不同的情况随机应变，正确处理。还要不断跟进时代的进步潮流，具备创新意识，不断学习先进的理念，并在工作当中践行先进的管理思路，科学合理地完成任务。重视人事档案管理工作的每一个环节，遇事沉着冷静，积极与他人沟通，保证高效率地完成工作，提升我国整体的人事档案管理水平。在此基础上，也应当抓紧专业人员队伍的建设工作，稳中求进，从多角度入手，完善工作中可能出现的问题，积极应对，为提升我国人事档案管理工作的进程做出贡献。
参考文献
1.周静，倪芳，聂真，等.医院人事档案管理中存在的问题及应对对策.管理学家，2019（4）.
2.李艳红.试论医院人事档案管理存在的问题及对策.山西青年，2018（7）.
人事档案整理规范及要求范文4
Abstract： Personnel file is an important feature of personnel management system in China. In deepening enterprise management system reform， it has a lot of problems. Through the work practice of the cadre and personnel files， the author talks about her experience in cadre personnel file management.
关键词： 干部；人事档案；管理
Key words： cadres；personnel files；management
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）14-0174-02
1 干部人事档案的特点
干部人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是组织人事部门在录用、培养、选拔和任用干部等工作中形成的原始材料，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据，具有法律效用。干部人事档案管理工作主要包括干部人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查询等日常业务工作等，主要具有以下几个方面的特点。
1.1 连续完整性：干部人事档案收存着干部履历、自传、鉴定、学历学位、党团、奖惩、工资、职务任免等九类，涉及50多个领域的有关材料，因此，它能连续地记录员工个人成长、思想发展的历史，全面展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容。
1.2 现实真实性：由于档案材料是干部在工作学习期间现实发生而产生的，其人事档案则成为组织人事部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
1.3 动态流动性：历史在发展，社会在前进，随着干部人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料，所以其人事档案的内容不是一成不变的。
1.4 机密性：干部人事档案记载着干部各个方面的情况，涉及到与本人有关的工作和一些重大事件，反映干部的功绩、过错和失误。它的绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。
2 干部人事档案管理存在的问题
2.1 档案管理水平不高 干部人事档案管理工作，既是一项政治性、政策性、保密性、服务性很强的工作，也是一项具有科学性和专业性的工作。这些性质要求从事干部人事档案管理工作的人员，必须具备较好的政治素质和较高的专业素质。但由于档案管理人员大多数是身兼多职，对档案工作投入的精力不足，相应的业务培训系统性不强，因此严重影响了档案管理水平。
2.2 档案收集力度不够 干部人事档案的形成单位分散，有本单位的，也有外单位的，而且形成时间不固定，给档案收集工作增加了难度。在整理干部人事档案时经常会遇到材料缺失的现象。一般有三类材料缺的比较多。一是学历、学位材料；二是奖励、表彰登记表；三是较早前的干部任免审批表及考察材料。有的收集的材料大小不一，字迹潦草不清，书写不规范，给干部人事部门查阅档案带来了很多困难。
2.3 档案整理水平欠缺 干部人事档案要进行规范化的整理，干部人事档案既不能“欠”整理，也不能“过”整理。在新《条例》规定之前，档案材料必须统一裁剪或整理成标准的16开（260*184mm）规格，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水笔或复写纸书写。而在实际档案文卷中会看到很多不符合档案整理规定的地方，有的档案整理人员为了达到标准大小的纸张规格，对档案材料实行野蛮裁割，导致许多有价值的档案材料缺失边角内容；有的档案材料被反复打孔装订，致使左侧边缘综排达10余个孔洞；由于档案整理人员对档案鉴别存在理解差异，所以在对整理中因审核剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审核批准后分情况予以处理，而在实际工作中，对剔除档案的材料登记往往无迹可查。
2.4 档案管理信息化程度不强 随着科学技术的发展，计算机技术得到广泛的开发，但许多先进的技术手段和管理理念还没有充分深入到档案管理上来。特别是调阅档案程序需要反复翻阅档案原始材料，影响了档案的保存和安全，并造成一定的资源浪费。
3 干部档案管理工作的对策
3.1 突出完整性，严把材料收集关 干部人事档案管理部门要经常了解和掌握形成干部人事档案材料的信息，定时定期地向形成材料的部门收集应归档的材料。遵循真实、完整、及时、规范的原则，定期对干部人事档案进行全面的整理，对查出缺少的材料逐一进行登记、造册和催讨。对能补充的材料如奖惩材料和学历学位材料，通过与个人催讨的方法找到证书原件，留取复印件，注明复制时间并加盖组织科公章存档。
3.2 突出准确性，严把鉴别审核关 将干部任前档案审核作为干部选拔任用工作的必经程序，对干部的“三龄一历”、奖惩等情况进行认真审核，充分发挥档案在干部工作中的重要作用。对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别。对同名同姓、同音异字、一人多名等材料，采取查看籍贯、对照“三龄一历”、核对工作简历等方法进行甄别；在审核过程中，对档案中的一些关联材料和关联信息相互进行印证。对于学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料的审核，根据干部本人最新任免材料和履历材料所记载的学习、培训、任职经历，反向倒查之前的各项材料是否齐全，相互认证。
3.3 突出严肃性，严把整理质量关 自2010年10月1日起，干部人事档案材料的载体一律采用国际标准A4型公文用纸，停止使用16开纸型，对不符合标准的材料进行及时更换。档案原始材料进行逐页检查，对纸张出现破损、断裂、发脆过薄的单页材料进行托裱，对编目、装订错误的材料进行调整，使整理过的档案做到“四无两齐”，即：无损坏、无卷角、无折皱、无残留金属物和左、下两面对齐。
3.4 突出规范性，严把制度健全关 建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。一是健全各项制度。对档案资料从收集、归档到移交，以及档案的日常管理都要制定一套严格的制度，做到室内有制度、管理有薄册、查阅有记载、转递有回执。二是严格工作程序。按照档案管理的有关要求，进一步严格工作程序，加强档案管理，提高档案管理的规范化水平。在办理干部调配、毕业生接收等方面手续时，坚持先调档审核，再提部务会议讨论；在接收新形成的学历、学位材料时，先验证学历、学位证书再进档，防止假文凭、假学历材料混入干部人事档案，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。
3.5 突出时效性，严把信息建设关 把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。通过辅助计算机、扫描仪等硬件设备，将档案文字信息通过扫描转变成为数字信息，实现人事档案文卷与数据格式并存的管理模式。同时，可以建立数字化的信息网络平台，实现网上认识信息的接收、转递、储存和资源共享。
4 结束语
近年来，随着对干部人事档案整理要求的细化和对档案管理人员业务培训力度的加强，档案整理水平普遍提高，出现的问题也越来越少。但各个方面的问题任会存在，这就要求我们档案管理人员要不断学习，更新观念，积极探索档案管理新模式。
参考文献：
[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2002：220.
人事档案整理规范及要求范文5
在组织人事部门中，人事档案属于专门档案，主要是记述职工人事管理活动并使其经历及德才表现等情况得到客观反映，按照个人原始记录在单位进行集中保存以备查验。人事档案与个人职位、工资及福利待遇等都具有重要关系，档案管理水平与职工工作质量及效率具有直接关系。人事档案目前还是现代社会公共管理中十分重要的一种信息载体，随着快速发展的科技水平及应用程度，我国不断深化人事及医疗制度改革，使医院档案管理实现科学化、制度化及规范化，也为领导提供信息的准确性及制定科学决策具有重要辅助作用。
二、医院人事档案管理中的常见问题
不断发展的经济水平加快了人才流动，档案管理对于时代变化的变革顺应不够及时，功能定位及管理模式还处于计划经济时期。目前，医院人事档案管理中常见以下几个问题。
一是软硬件基础设施建设没有落实到位。在基础建设方面档案管理设施相对较为落后，铁制档案柜达不到理想的防潮隔热效果，陈旧的纸质人事档案难免产生受潮、发黄、霉变等情况，经数次装订整理，普遍存在损毁现象，对档案完整性产生严重影响。随着不断提高的医院档案信息利用要求，目前一些医院档案室还采用单独的计算机进行管理，远达不到档案信息化要求，迫切需要建立人事档案数据库。
二是未配备专职档案管理人员。很多医院都由人事或办公室人员对人事档案进行兼职管理，庞大繁琐的工作量，在日常收集整理档案的过程中，因兼职档案员不具有较高的专业水平，只了解档案管理，不了解计算机应用，也不具有较高的信息化技术应用水平，研发信息设备功能对医院档案信息化建设产生一定的制约，也难以保证档案质量。落后的保管条件，不稳定的档案人员队伍，都对档案管理人员的工作积极性及管理水平产生不利影响。
三是档案材料中存在不一致的情况。在档案归档中难以把握新出现材料的范围，很多人事档案材料比较陈旧，主要是当事人履历、入党志愿书、年度考核、工资调整等，在个人工作作风、职业道德等方面缺少完善的信息。一些人事档案材料不完整，尤其是工作调动的职工，导致难以通过档案材料了解职工基本情况。个别档案材料前后存在填写不一致，难以甄别其真假，如老职工档案中的出生日期及参加工作时间等填写混乱，不利于职工基本信息的确定，并时常产生这些不真实的情况。
四是不重视工勤及临时用工人员的档案。很多医院的工人档案只对材料进行补充，对其整理装订未严格遵循档案管理要求。尤其是临时用工，虽然与其签订劳动合同，档案相应档案材料，但通常内容不足，系统性及应用价值都相对较低。
五是档案难以保证其质量及安全性。随着不断深入干部人事制度改革，在新形势下采用人事的全新方式对专业技术人员进行管理，人事制度初步实现了人事档案社会化，有力保障了人才的合理、有序流动。但在实际工作中，很多档案材料还需要聘用单位进行办理，造成档案管理人员在用人单位与人才服务机构之间数次往返对人事档案进行完善，难以保证档案的质量及安全性。
三、加强医院人事档案管理的应对措施
一是建立人事档案管理专项资金。对软硬件基础设施加大建设力度，实现现代化、信息化管理及信息共享。软硬件设施配置与现代化档案管理相适应，是开发利用档案信息及信息技术的一个重要基础，档案信息网络是其核心。档案逐步实现电子化管理，建立数据库，将纸质档案转变为电子档案，采取集约化、信息化及动态化管理方式。通过联网便于查阅人事档案，使工作效率明显提高，利用迅速统计分析信息资料，为领导决策提供重要辅助作用。
二是人事档案应选择具有较高素质的专人进行管理。在档案管理这一重要岗位应由具有较高政治素质和专业素质的专人进行管理，不仅要具备职业道德、档案专业知识，还要掌握信息技术知识。对现有人员加强技能培训，使其提高法律意识，确保档案工作规范化。
三是实施人才战略。人才资源共享，人才开发一体化是未来的发展趋势，医院应实施人才战略，用事业和感情将人才留住，妥善解决各类人才在工作中遇到的问题，使其在工作岗位上发挥专长，以免人才流失。
人事档案整理规范及要求范文6
关键词：医院；人事档案管理；问题；对策
医院员工工资评定、职称晋升、干部选拔等工作的开展都离不开人事档案，由此可见，人事档案管理工作的切实有效开展对医院的长远发展来说有着至关重要的意义。但是，从当前的现状来看，我国不少医院在人事档案管理方面都还存在一些问题，如管理人员综合素质不高、管理观念落后等，要使人事档案管理工作质量得到进一步提升，就必须在今后的实践中加强对上述问题的解决。
一、人事档案管理的概述
人事档案是企事业单位、党政机关在管理员工的过程中所形成的的以个人为单位的一种特殊档案，是全面了解和考察一个人的重要依据，也是党的组织工作、人事工作等顺利开展的必要参考依据。人事档案的真实性与可靠性是由该组织的领导以及人事管理部门所负责的。人事档案管理工作是合理配置和使用人才，促进人才有序流动，确保人才队伍综合素质的一项重要工作。伴随我国社会发展逐渐进入信息化时代，作为人员信息重要载体的人事档案在价值空间上也得到了进一步扩展，组织人才培养、市场人力资源的优化配置以及日趋社会化的社会保障工作都需要完整可靠的人事档案信息作为基本参考。但是，由于人事档案本身并不能带来直接的经济效益，所以，当前很多医院领导对人事档案管理工作的重视度并不高，在管理理念、管理模式与管理方法等方面都还存在诸多缺陷和不足。
二、医院人事档案管理工作存在的主要问题
1.领导对人事档案管理工作缺乏重视当前，我国很多医院的领导都把人事档案管理看作是保管资料的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够充分，在他们看来，人事档案管理只是医院的一项附属性工作，而非主要工作。人事档案管理工作只要做到不泄露资料、不丢失资料，也能应付外部相关检查就行了，正是由于存在这种错误的思想意识，导致人事档案管理工作在很多医院都不受重视，具体到实际工作中，就会出现档案工作安排不合理以及档案管理缺乏足够的经费与人员保障等问题。
2.档案管理制度不完善现阶段，许多医院的档案形成部门并未建立完善的档案材料送交制度，这就导致很多材料的送交范围不清晰，档案收集工作也不具备针对性。同时，由于制度内容的覆盖面较为狭窄，没有将归档手续、归档要求、归档时间以及归档范围等完全包含进去，很多档案资料的管理都还停留在传统纸质文件管理的阶段。另外，有些医院在档案管理制度上往往偏重于对管理人员提出要求，而不注重对人事档案部门工作人员的要求，这一问题的存在也在很大程度上阻碍了医院人事档案管理工作的现代化、高效化发展。
3.档案管理人员综合素质有待提升从目前的现状来看，国内很多医院在人事档案管理工作上都缺乏高素质的人才作为保障。具体表现为以下两个方面：第一，档案管理人员的档案意识较为薄弱。绝大部分从事医院人事档案管理工作的人员都不具备全面的专业知识，对档案工作缺乏基本的了解，认为档案就等同于过时的资料，与当前工作的关系并不大，甚至认为根本没必要开展此项工作，正是由于在思想观念上就不重视档案管理工作，导致其在实际开展自身工作的时候也不具备责任感和使命感，长此以往，必定会导致档案工作效率与质量低下，甚至出现档案资料大量流失、内容失真等严重问题。第二，档案管理人员的业务素质与能力存在不足。当今社会已经成功进入信息化、网络化、数字化时代，在这样的背景下，人事档案管理工作也出现了极大的变化，电子档案逐渐取代纸质档案，这就要求档案管理工作者必须具备较强的数字化能力，能熟练运用计算机进行档案资料信息的录入和保存。但是，目前很多医院的人事档案管理工作人员都并非科班出身，不具备专业知识背景，再加上医院不重视对其进行专业培训，这就导致其岗位胜任力偏低，无法对电子档案进行合理归档、整理和保存，在网络信息安全防护上也不具备足够的专业能力。
4.管理理念较为落后笔者通过实地调查发现，我国不少医院在人事档案管理理念上都还停留在传统阶段，认为人事档案不过是医院人才引进与人才管理过程中用于记录个人工作表现，并以个体为单位组织起来的文件资料，这样的档案管理思想实际上是非常狭隘的，这就在一定程度上制约了医院档案管理工作的进一步发展。还有一些管理者片面地认为医院人事档案就是为医院服务的，过于强调保密的观念，这就导致人事档案信息资源无法在社会发展与经济建设中发挥出应有的作用，同时也大大降低了人事档案资料的有效利用率。
5.人事档案管理技术较为滞后现阶段，很多医院的人事档案管理虽然都已经引入了计算机管理模式，将档案信息录入到电脑中进行保存，但是从整体上来看，信息化管理水平并不高，还停留在档号、名字的输入和输出以及检索等基础管理阶段，和传统人工管理模式相比，采用计算机进行信息查找的效率有了一定程度的提升，失误率也显著降低，但录入电脑的数据信息大都还是职工自己所提供的，数据的真实性与可靠性仍然很难得到有效保障。
6.档案真实性存疑医院人事档案的记录、编档和留存工作涉及到各种各样的信息，这些信息不仅数量巨大，内容也十分复杂，表现出零散性、碎片化分布的特点，而且大多数信息都很难追溯到最初的原始材料，这就导致人事档案管理的可信度和真实性显著下降。与此同时，在人事档案的保存上，大部分医院都是沿用的传统纸质文件收纳的方法，一旦在整理过程中出现人事档案缺漏、损坏等问题，档案资料的真实性就更加无从考究。另外，还有部分管理人员为了逃避责任，将错漏档案隐而不报，或者直接在此基础上进行编撰，只求能顺利通过上级检查，显然，这种做法对档案的真实性来说都是非常有害的。
7.档案内容不够完善，无法适应当前需求医院人事档案除了在真实性上存疑以外，由于医院领导层对人事档案缺乏足够的重视度，将其作为一项边缘化的工作对待，导致人事档案收录的信息无法及时得到更新，信息内容较为陈旧，缺乏动态性，很难准确反映目前医院职工的实际经历状况，这对职工可塑性、可发展性的判断来说是非常不利的。与此同时，很多人事档案中对职工的评价都存在内容相似、优点偏多、缺点模糊甚至完全没有缺点的问题，显然，这样的评价是缺乏客观性和特色性的，无法通过人事档案评价来了解该人员的特点，这对医院人力资源的合理配置与利用来说是极为不利的。
8.档案利用效率偏低由于医院领导层对人事档案管理缺乏足够的重视度，管理制度也较为落后，档案信息缺乏完整性和真实性，导致医院人事档案管理的利用效率非常低，除了简单的记录、留档，能应付上级检查以外，要想从大量档案资料中找出某一具体的信息对很多医院来说是非常苦难的，需要花费较长时间。另外，尽管一些医院已经建立起了人事档案信息化管理系统，但由于管理者和职工的信息化素质并不是很高，无法熟练运用各种计算机操作技能进行档案资料信息的查找，有些老职工甚至对档案信息化管理持抵触态度，不愿意学习新型的信息化技能，这也是导致档案利用效率无法得到有效提升的一大重要原因。
三、医院人事档案管理工作的对策
1.提高对档案管理工作的重视度要确保医院人事档案管理工作的开展质量，首先就必须认识到此项工作的重要性。一方面，医院应当加强对档案工作的领导，为档案工作的开展提供科学的指导，并定期检查档案管理工作情况，以便第一时间发现问题和解决问题。另一方面，所有档案管理人员都必须具备较强工作使命感与责任感，树立正确的工作态度，热爱自身的工作，并主动将档案管理工作按要求落实到位。此外，还应当将干部人事档案工作和医院的其他各项工作联系起来，确保医院在干部选拔、职称评定以及人才培养等方面的公正性、客观性，实现人尽其才。
2.完善档案管理制度伴随我国科学技术的不断进步与发展，医院人事档案管理工作也必须做到与时俱进，构建与当今时展需求相适应的科学完善的档案管理体系，并出台明确的档案管理规章制度，对相关人员的职责进行明确划分，提升档案的有效归档率。医院领导应当将人事档案管理工作纳入到医院办公会议的议事日程之中，针对人事档案管理工作中存在的问题和不足，必须及时探讨和解决。同时，还应当制定一套健全的管理考核制度，定期对管理人员的工作情况加以考核，并将考核结果直接与其工资、职称评定相挂钩，这样就能提高其对人事档案管理工作的重视度。
3.提升档案管理人员的综合素质当今时代的人事档案管理工作对管理人员专业技术水平的要求更高，因此，医院必须加强对档案管理人员综合素质的提升，着力打造一支专业型、复合型、创造型的人才队伍。具体来说，应当从以下几个方面进行人才建设：首先，应加强档案管理人员的思想素质建设。确保人事档案工作人员具备较强的事业心与高度的政治责任感，能在档案管理工作中做到明辨真假和是非，坚决将虚假的材料拒之门外，从而维护人事档案资料的真实性与可靠性。其次，应注重提升档案管理人员的文化素质。在进行岗位人才选拔或招聘的时候，要求档案管理人员不仅要具备专业的医学理论背景，同时还必须掌握一定的公文知识与写作技巧。最后，应加强对管理人员业务素质的培训。通过定期开展业务培训、专业教育等活动，有针对性地提升人事档案管理人员的业务素质。
4.改变管理理念首先，应当增强档案利用意识，档案的管理不单单是对档案资料进行收集和整理，更重要的是对其进行有效开发和利用，使其价值得到充分发挥。其次，应当树立开放意识，把人事档案文件利用计算机整理出专题目录，从而提升查阅效率，方便随时调档。最后，还应当提高服务意识，将以往的被动服务转变为主动服务，第一时间了解档案工作动向，以便及时掌握相关信息，使档案管理工作从被动存放向主动提供利用服务转变，不断提升档案工作效率。
5.及时更新档案管理技术在信息化、网络化的时代背景下，只有不断改进和完善人事档案的信息化管理，才能实现人事档案管理效率与质量的提升，并达到资源共享的目的。首先，医院应当对人事档案信息化建设的技术环境进行更新和升级，构建统一的人力资源档案网络化管理体系。其次，还应当采取适当的网络系统安全防护措施，如采用入侵检测技术、设置防火墙和登录密码等。此外，医院还应当适当加大在人事档案管理现代化建设上的投入，为相关硬件设施的采购提供足够的资金保障。
6.落实好档案基础工作档案管理工作的顺利有效开展必然需要医院领导的大力支持。首先，领导必须提高对档案管理工作的重视度，做好基础保障工作，有效解决档案管理过程中存在的各种问题。其次，应结合相关档案管理的规定，对纸质人事档案资料进行全面、系统地整理，合理编排卷宗目录，并采用专门的档案盒，并对裱糊不满足规定标准或存在严重破损问题的档案资料进行重新裱糊。若纸张偏大，则应当进行折叠处理，对于装订边较窄或者没有留装订边的档案，应进行加边处理。最后，还要注重检查装订完成后的档案的封面姓名和内容是否对应，并将目录表放在卷首位置，严格根据目录进行资料的排列，对于信息不够完整或者存在漏签问题的档案资料，应及时退回档案形成部门，待相关手续办理完善之后才可重新归档。
7.统一要求，注重规范在档案资料形成的过程中，相关部门和人员必须严格要求自身，对于出现的各种问题要及时核实和纠正，尤其要强调相关人员在进行材料填写的时候必须确保姓名、出生年月、参加工作的时间等文字和数据的前后统一、真实。此外，还要注意采用统一规格的材料和满足档案材料书写要求的笔墨工具等，这样才能从源头上防止档案材料不规范问题的出现。
8.严格做好人事档案材料的收集、审核与整理工作相关人员必须严格遵循规范制度要求，将人事档案资料的收集、整理与归档工作落实到位，在进行档案收集的时候，不仅要考虑到相关规范，同时还必须关注人才成长的需要，适当扩大收集范围，重点抓好能反映医务工作人员综合能力与业绩的材料，对于已经收集完成的人生电感材料，应认真检查、核实，杜绝出现虚假材料信息或者填写不规范、内容不完整的材料，对于缺乏相关手续的材料，要及时进行补办，并提出明确的限期要求，避免不满足要求的材料归入到人事档案之中，最终造成严重的后果。此外，在对人事档案进行整理的时候，必须使用统一的档案夹等工具，确保档案材料分类准确、目录清晰、编排层次合理、装订规范，进而实现人事档案管理标准化、规范化的目标，使医院人事档案管理的整体水平得到有效提升。
