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工程项目档案的管理范文1
Key words： engineering archive；"three rates"；measures
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）19-0033-02
0 引言
随着技术进步和企业发展的需求，企业工程建设项目规模愈来愈大，生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多，而在工程建设项目中，业主单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上，对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却很容易忽视。加之参建单位和人员数量多，分布面广，流程繁琐，因此与普通办公室档案管理工作相比，工程档案管理工作更具有挑战性。面对严苛的工作要求，我们首先要提高思想意识，高度重视档案管理在工程建设中的重要作用。领导要率先垂范，监督和强化工程档案机制建设，做到提前介入，实时跟踪，全面搜集，使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程，工程结束以后抓档案”的事后控制，转为全程动态控制，将档案管理关口前移，使善后工作变为前置条件，确保工程项目档案真实完整，准确无误。为此，笔者结合多年工程档案管理实践经验，就如何提升工程项目档案归档率、完整率和准确率三项指标，应采取哪些有效措施提出如下观点，供同行商榷。
1 档案归档率、完整率和准确率是衡量工程项目建设档案工作水平的标准
工程项目建设档案是反映工程项目建设过程的重要依据，是企业档案中最重要的部分。一套完善的工程项目建设档案，涵盖了从工程项目立项、可行性研究、设计勘探，到招投标、投资控制、进度计划、安全质量、施工过程及管理以及竣工验收等多个流程，期间每道工序所用材料、人员数量等细节全部囊括其中。那怎样衡量工程项目建设档案工作的水平呢？工程项目建设档案的归档率，档案的完整率和档案案卷质量的准确率一般作为衡量档案工作的关键指标，业内主要根据这三个指标来综合评估工程项目建设档案管理水平。
早在1996年4月，国家档案局就颁布了《企业档案工作目标管理办法》。该法规给出了具体的档案管理体系评估标准，即归档率和准确率必须达到100%，完整率应该达到90%。归档率是前提、是基础，缺少了归档率，其它两个指标就会失去依托；完整率是归档率的深化和细化，它直接反映出档案资料的实用价值；准确率是“三率”的核心，没有准确率，工程建设项目档案就失去了其存在的意义，档案的凭证作用不但无法保证，有时甚至会起负作用。因此，三者的关系是紧密相连，相辅相成的。
2 做好收集工作是提高工程项目建设档案“三率”的基本保证
归档工作是档案工作各个环节的首要环节，因此归档率在三项指标最为重要。在提高工程项目档案归档率的过程中应采取以下措施：
①要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针，保证工程项目档案的“三率”达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案；二级管理网络由项目经理部领导负责，收集职责落实到工程各专业员，项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理；三级管理网络分别分解到设计勘探、施工单位和监理单位，明确总工负责，各专业员配合，专职资料员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目项目经理部成立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备，设立专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求，确保档案管理与工程建设过程同步。
②要依据工程项目建设档案收集涉及面广，周期长，难度大等档案形成的特点，区别不同情况，按照“三率”指标采取科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长，需要参考投资计划划分时间区段进行搜集整理，也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外，还要核查当年年度已竣工验收的工程项目是否全部归档，并在签订设计、施工、监理合同时，明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式，保证所有资料全部归档。
③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组，根据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及“三率”指标，编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。
3 把控工程项目竣工档案形成全过程，是提高工程建设项目档案“三率”的根本保证
工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据，是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料，也有助于我们总结施工经验，提高技术水平，积累实践经验。因此，工程档案管理应贯穿于从项目规划、施工开始到竣工验收的全过程。为确保工程项目档案收集、整理、归档工作达到收集齐全、内容真实、数据可靠，应采取如下措施：
①做好事前策划工作。工程项目档案的完整率是衡量每个案卷内归档材料是否齐全的指标，它反映的是档案案卷内归档材料的完整程度，所以它是一项重要指标。档案管理部门在收到施工图纸后，要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模，划分单位工程，对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行了预划分，经过监理单位、业主单位的认可，把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料，明确工程资料收集范围，作为资料收集整理的依据，为工程项目档案案卷有较高的完整率打好基础。
②参与过程监控。为确保资料收集及时，数据真实准确，做到资料与工程同步，形成对工程实体及资料的过程检查制度，根据工程进展情况，参加企业工程管理部门对工程项目建设阶段性监管，分别对不同阶段项目的资料收集情况进行检查评价，并将评价结果列入工程进度考核，实现工程建设过程与档案形成积累同步，及时整改存在的问题，确保预定目标实现。
③加强对施工单位和监理单位的业务指导。从源头入手，督促施工单位建立完整的质量管理体系，配备专职质量及资料管理人员，有专门存放资料的场所，提出归档要求，定期进行培训、检查、督促、完善。在编制监理规划、专业监理细则、各项监理管理制度（包括资料收集、验收管理制度）以及参加由业主组织的图纸会审、设计交底等各环节，指导监理人员的档案管理工作。
4 把好项目竣工档案验收关是提高工程项目档案“三率”的措施保证
①按照档案管理的要求，指导监督监理单位要对以下资料的同步性进行严格审核验收，确保资料与实体基本一致。一是工程项目管理资料，这部分资料主要形成于施工前，主要包括施工组织设计方案、施工单位质量管理制度、体系、图纸会审、设计交底等，对于这部分资料主要审查针对性、时效性及对施工管理的指导作用。二是工程项目保证资料，包括各种原材料、设备合格证、各类试验检测记录、测量、沉降记录、隐蔽记录等，这些资料与工程强制性条文都具有对应性，是确保结构主体安全及设备稳定运行的过程管理资料，也是资料审核验收的重点。三是工程项目质量评定资料，依据单位、分部、分项、检验批的划分，重点检查这部分资料数据的真实性，各级质量管理人员及项目负责人验收记录的合规性，与工程项目评定资料的对应性。四是加强设备随机资料的接收，根据设备合同中的设备清单，提前设定设备随机资料接收目录，实行有依据接收。
②案卷质量的合格率也是工程项目归档工作不可忽视的指标。按照“工程完工一个，验收一个”的原则，要求工程管理部门组织由档案管理部人员参加的交工验收协调会，提出工程项目档案验收要求和存在问题。并以国家标准为依据，按照国家对科技档案工作的要求，以《科学技术档案卷轴构成一般要求》为标准，制定工程项目档案案卷的整理规范。同时开办档案整理培训班，将工程项目档案的整理规范，向工程技术人员及各部门的兼职档案员做出明确的解释，必要时档案工作人员还要上门指导、实际操作。
③做好竣工验收阶段工程项目档案的整理编目、组卷等工作。在竣工验收阶段按照档案管理的要求，对形成的资料由项目经理部按照单位工程进行整理、编目、组卷，经监理单位、工程管理部门、工程质量监督部门的审核，将合格的档案资料移交业主单位和档案管理部门。
5 实例分析
太钢档案部门在新建150万吨不锈钢工程中实践了以上做法，为保证此工程荣获国家优质工程金奖（山西省首项金奖项目）创造了条件。此工程估算总投资165.78亿元，建设工期30.5个月，参加工程建设的中外单位共计88个（设备厂家52个，施工单位36个）。档案部门与太钢提出的将150万吨不锈钢工程建成世界上“无与伦比的精品工程”相匹配，推行档案人员“首问负责制”，承担工程建设项目档案资料管理包括项目资料的收发、查阅、保管，成为工程建设项目成员，参加设备开箱，随时参加工程例会给予业务指导和定期检查评价、监督验收，不仅使工程项目档案管理前移，而且直接参与整个施工全过程，实行预立卷制度，统一存放于工地档案室，以保证工程完工后，档案的完整与安全。还对未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的建设单位考核工程质量保证金。由于在工程建设过程中档案工作实现了事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理，以“四个同步”为主线贯穿整个工程施工过程，保证了工程项目档案齐全、完整、准确“三率”达标。
工程项目档案的管理范文2
【论文摘 要】工程档案是档案的一个重要组成部分。本文首先分析了工程档案管理的重要意义,分析了工程档案与工程质量之间有着密切的关系,最后提出了如何做好工程档案管理的应对措施,以确保工程质量。
工程档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工作,指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要,因此,如何加强工程项目档案管理工作刻不容缓。
1. 工程档案管理的重要意义
1.1 完善工程实施状态,确保质量、进度、安全的全面控制。目前我国诸多工程项目一般采取项目经理承包责任制的方式,由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等,以便突出工作效益和经济效益。项目经理承包责任制对确保工程项目的完成起着重要的作用,在工程项目承包合同中,针对不同内容,确定不同的目标,只有在工程项目完成后,所有目标达到先前所制定的考核标准,项目承包奖才能得到兑现,如果将工程施工文件归档工作也纳人到工程项目承包合同中,就能保证工程施工文件材料的完整、准确、系统。
1.2 建设工程档案是建设工程的有机组成部分。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录,在建设工程施工之前,建设工程档案就开始产生并积累。在项目开工建设前已经形成并积累的文件被称为建设工程准备阶段文件,项目经费落实和项目预算编制、概要设计、招投标、及项目具体实施的根本依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除,建设工程是根本无法成立,也是无法开展的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前,必须要经送检合格才能使用,这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用进程中,应该根据指令实施,如用什么标号水泥,怎么配比,用量多少等,在实施中还有旁站监督记录和检测记录,出现了问题还有调整指令和变更说明等等,这些都需要工程资料来指导。
1.3 建设工程档案直接反映建设工程质量的好坏。建设工程质量关系到人民的生命财产安全,因此,质量问题是重中之重,建设档案的管理好坏也直接影响到工程质量的好坏,随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展,对建设工程质量有了严格的定义,即建设工程质量是指工程满足业主需要的,符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。相信在档案管理的前提下,工程质量也会更加得到重视。
2. 如何才能够不断完善工程项目档案管理
2.1 做好项目实施前的准备工作。先期介入,控制为主。在工程准备阶段,建设单位首先要贯彻精神,把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务,所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此,为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全,建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任,做到以预防为主的重点。
2.2 档案管理要明确范围,突出重点。总的来说,每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段,而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如,在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等;在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等;在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过,对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。因此要把握重点,抓住主要环节。
2.3 完善工程项目档案管理信息系统。档案管理信息系统用于支持企业在施工过程中及施工完成后的管理工作,是适应现代企业制度要求,推动企业施工档案管理科学化、规范化的必要条件,一套好的计算机档案管理系统将对一个工程项目的顺利实施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系统可能会使档案管理陷入混乱甚至使整个施工进程受到影响。因此,一套好的工程档案管理系统应达到如下几个方面的要求:(1)以工程项目档案管理需求为背景,支持企业实现科学化、规范化的档案管理;(2)支持档案人员高效率完成施工档案管理的日常业务,包括新增加的档案建立,旧的档案维护等,以提高公司的档案管理效率;比如:施工人员信息资料,就应该包含施工人员的姓名、年龄、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所学的专业、毕业时间等。每一条档案信息都有其自身的属性和特点,但也有相同点。如果不对这些信息进行细致的分析,将直接导致管理的混乱。(3)支持企业的管理层快速有效地获取相关信息,以便做出科学的决策,推动企业科学化、规范化管理;(4)系统软件应尽可能结构简单,使用方便;(5)系统软件要做到修改、添加、删除档案记录准确,查询档案快捷、高效。采用计算机软件系统来进行管理已经是当前水利水电施工档案管理的迫切需要。
2.4 进一步提高项目档案管理人员的素质。提高认识,加强培训。一是要提高各档案馆(室)对新形势下档案工作重要性的认识,从思想上强化服务意识。二是加强对兼职档案员和档案管理人员以及施工单位档案管理人员的培训,提高业务素质。三是加强档案宣传力度和档案法制建设,对严重影响基建档案质量的,就要追究相关人员的责任。
3. 结语
相比一般的档案管理,工程项目的档案管理更加具有系统性、专业性。其档案贯穿于工程实施的全过程,因此,是对工程项目的一个更加直接有效的控制,因此,在建设工程档案管理已有成效的基础上,进一步完善建设工程档案管理工作,为建设社会主义和谐社会做出切实的努力。
参考文献
［1］ 刘来芳. 对建筑工程技术资料管理若干问题的分析和建议. 城建档案, 2007,(09) .
工程项目档案的管理范文3
关键词：煤炭企业；档案管理；建设工程
中图分类号：F239 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）31-0147-02
建设工程项目档案是建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。是工程建设过程的直接记录，是建设工程的技术成果。它承载着建设者的智慧与结晶，是历史的真实见证。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程档案管理作为工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益，如何管理好、使用好建设工程项目档案，发挥建设工程项目档案对企业的作用尤为重要。
下面结合唐口煤业公司近几年的建设工程案管理过程中出现的问题以及实践情况对煤炭企业的工程项目档案管理工作谈自己的四点认识。
1 唐口煤业公司基本情况简介
唐口煤业公司于2001年10月开工建设，2006年1月投入生产，核定年生产能力500万吨，井田面积约77平方公里，是淄矿集团目前生产能力最大的矿井，也是唯一一座在同一工业广场内布置主、副、风三个超千米立井的矿井。
唐口煤业公司建设工程基本情况：自开工建设至投产四年多的时间，整个矿井建设分为土建工程、安装工程、矿建工程，工程总投资约15亿元，矿井投产后，相应的土建、安装、矿建工程虽然没有基本建设时期那样集中、投资大，但是维持简单再生产的工程项目依然发生，每年工程投资大约在2亿元左右，相应的工程资料也种类繁多。
2 煤炭企业建设工程档案的特点
一是地面建设工程的单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。二是井下矿建、安装工程的专业性、复杂性，井下工程不像地面工程那样直观可见，可以说矿井的开拓和发展离不开档案资料。三是工程项目档案资料的真实性，它是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求得工程质量标准，是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3 建设工程资料在使用、保管过程中存在的问题分析
因矿井建设期长，工程施工单位多，建设单位管理人员变动，造成工程归档资料不完整，有的资料只有工程主体资料，没有相关配套资料。
施工单位工程资料管理人员专业素质较差，更多的人员有工程施工相关专业知识，但缺乏档案管理专业知识，造成工程资料不规范，不全面。
负责工程资料的科室对存档工作重视程度不够，因工程一般建设时间长，不注重过程资料整理，存在工程竣工时的突击现象。
工程资料在使用过程中，保护意识差，造成资料页面不整洁，污渍、油渍现象时有发生，资料页面随意涂改，乱写乱画，给档案归档质量带来很大影响。
4 建设工程档案管理探索与实践
加强领导，建立健全档案管理制度，是做好工程档案管理工作的基础。俗话说：“没有规矩不成方圆”，制订相关管理制度，从基层管理抓起，责任落实到人，加强对工程资料的有序管理，规范资料移交签收制度，注重过程控制，最终保证归档资料及图纸的齐全、规范。为此，公司专门印发了《唐口煤业管理制度汇编》、下发了《唐口煤矿科技档案管理暂行办法》，转发了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等，规范档案管理行为，建立长效运行机制。
以人为本，充分发挥人的主观能动性，是做好工程项目档案管理的有力保证。人作为档案管理中最主要的因素，公司根据自身的特点，努力培养一支高素质的档案管理专业队伍，让他们成为既懂工程专业技术知识，又懂档案管理的综合素质管理人员，经常组织有关科室负责人及兼职档案人员学习有关档案管理的法律、法规及有关规定，培养他们的工作责任心，充分认识工程档案管理的重要性。
档案管理人员要深入工程现场，做好对工程档案资料的跟踪服务工作。唐口煤业公司地面土建工程既有新建项目，又有改扩建项目、维修项目，涉及的施工单位也较多，由此产生的工程资料也项目繁多。井下矿建工程、安装工程也随着矿井的开拓延伸不断变化，这就要求工程档案管理人员要经常深入现场，结合工程实际，理好思路，做到资料分类合理、项目明确，一目了然。
根据环节，按照原则，加强建设工程资料在归档前的收集、积累工作。针对建设单位管理人员变动，造成工程归档资料不完整、只有工程主体资料，没有相关配套资料的问题，专职档案管理人员与兼职档案人员要“靠上”、“盯上”、“跟上”，要按照可行性研究、设计、施工、监理、单位工程、单项工程、竣工、试生产、科研、竣工资料等环节收集积累，保证建设工程档案的规范性、完整性、系统性。
加强业务学习，借鉴兄弟单位的先进经验和做法。因煤炭企业工程建设有其独特的方面，随着生产的不断变化，相应的工程档案资料的管理的合理性、合法性也不断考验着档案管理人员的能力和水平，档案管理人员要不断加强档案方面的法律法规、规章制度的学习，丰富相关专业知识，同时积极走出去，引进来，借鉴兄弟单位的先进管理经验，取人之长，补己之短，才能更好地发挥工程档案资料的作用，为企业的发展提供有力支持。
工程项目档案的管理范文4
1.基于项目管理的工程档案管理体系的构建。
基于项目管理的工程档案管理体系既要求对工程档案实施全过程的动态管理，也对其质量控制提出了一定的标准，简单的说就是以项目施工计划及其进度纽带，按照档案规范及时收集每个环节的工程档案信息，并加以分类和归档，以及有效的挖掘利用，以此实现档案真实、完整、高效。具体可从下述几点着手：一是全过程管理工程档案，既要基于工程项目的施工计划明确文件的收集时间，强化薄弱环节和关键环节的档案收集，同时应就工程项目的立项审批、规划设计、招投标、征地安置、施工过程、竣工验收等各阶段的文件进行分类收集；二是强化控制工程档案质量，这就要求应按照一定的标准和规范进行归档，而且力争以用户利益为核心，全面整理、科学分析、主动挖掘档案信息，并注重收集、整理、分析反馈信息，以此为工程档案使用者提供高层次、个性化的优质服务。
2.基于工程档案管理的项目管理体系的构建。
因项目管理是工程档案管理的基本前提，而工程档案管理又是项目管理的重要内容，可见两者相辅相成，不可分割，因此也应基于档案管理促进两者的共同发展。具体应以记录的工程财务信息为参考，掌握并分析费用收支，结合工程的实际进度，有效控制工程造价；以记录的工程施工情况为参考，合理配置施工资源，确保在合同规定的日期内完成项目施工；以所有的工程档案作为控制工程质量的重要参考，以此减少不必要的损失，保质保量完成工程建设。
二、系统运行保障
1.制定统一规范的工程档案标准。
通常工程项目规模浩大，涉及面广，其档案必然数量众多，种类繁杂，因此制定统一、规范的档案标准是实现档案完整、真实、有效的基础保障，具体应注意下述几个方面：工程施工组织设计文件中应具备编织者、技术主管、建设单位、监理单位等参建各方的签名、审批，其内容应明晰、具体；图纸会审文件中应涵盖工程名称、地点、参建人员、会审内容、时间等信息及相关部门的签字盖章；材料合格证、质检报告等文件应合法、齐全；合同、协议等内容应公平，严谨，全面，不存在漏洞；技术交底文件应符合质量验收规范，如管道安装应详细记录管件的大小、位置，支架方法等，验收描述要详细；分项、分部等资料划分应明确且正确，内容真实不存在重项、漏项，施工日记应真实、全面等；此外针对档案信息管理系统中的文本、图片、声像等不同类型的档案应予以分类管理，其规范应以相应的数据库要求为重要依据。
2.构建完善的工程档案管理系统。
合理的工程档案管理信息系统对于提高其管理绩效具有重要的推动作用，在此笔者认为应以核心服务器为中心，为建设、设计、施工、监理及其他单位的沟通与合作提供一个公共平台，以此为其查阅、使用、管理、分析工程档案提供便利。但其应以统一文件格式、设置工作流程、定义访问权限、完善数据库建设、规范数据接口等为前提，建立数据、项目、服务集成的管理系统，以此便于收集、分类、归档、分析、应用工程档案信息，如可以切实掌握待复核、履行期、已终止等不同类型的合同信息，核对和统一财务信息、施工材料等账目，查询设计变更等重大事项，以此为控制工程造价、质量、进度提供服务平台，尤其利于顺利完成工程验收，以及合理解决经济纠纷等问题。此外也可利用工作会议、汇报总结等丰富的信息反馈渠道，挖掘价值信息，用于为解决方案的制定等提供帮助。
3.明确划分工程参建各方的权责。
工程档案来源繁杂，其全面收集并非一项易事，仅靠单方力量显然难以实现，因此必须强化工程参建各方的联系，明晰其权责，以此促进工程档案收集和管理工作有序开展，也为工程隐患的责任归属奠定基础。如建设单位应负责工程项目申请，获取土地、建设、规划审批书、许可证等资质，可行性报告、施工组织设计、施工图纸、招投标文件、承包合同等文件，其在城建档案馆、施工、设计、监理等各单位之间的档案管理中起着承上启下的作用；勘察单位应负责提交准确、可靠的工程勘察报告；设计单位应提交合理的施工图以及技术方案；监理单位主要负责对施工现场的管理监督，并提交现场签证、施工进度等相关文件；施工单位则主要负责工程质量，即提交材料、配件、机械、隐蔽工程等质检报告。为进一步规范工程档案管理活动，还应基于单位实况选择项目式、强/弱矩阵式等组织形式。
4.形成有效的工程项目组织文化。
为切实推进工程档案管理规范化、高效化，工程参建各方都应提高对工程档案管理的认知，并自觉参与、配合档案收集、管理和利用。其中工程档案管理部门应身先士卒，认真贯彻档案意识，并通过广泛宣传，形成自上而下管理工程档案的良好局面；应立足于工程项目和工作需求，明确工程档案管理目标，并在管理制度和档案规范的约束下，加强部门之间、档案形成者之间的沟通与合作，进一步完善档案数量、种类、标准规范等；档案管理者应切实强化自身的职业素养，掌握科学、实用、先进的档案管理理论知识和方法技巧，熟练使用档案信息管理系统，规范档案操作，保证其完整、真实、标准，学会善于挖掘有效信息，并加以提炼和总结，以此为档案使用者提供有力参考，提高工程档案的时效性。
三、结束语
工程项目档案的管理范文5
关键词：高速公路 工程档案 管理分析
中图分类号：U412.36+6文献标识码： A 文章编号：
前言
高速公路建设项目档案的形成、收集、整理、归档工作应与工程建设融为一体, 与工程建设同步。高速公路建设项目档案是随着工程项目的建设环环相扣, 段段相连, 步步延伸, 自始至终逐步形成的。
一、公路工程内业档案资料的概念
公路工程实施过程中公路工程内业档案的整理、保存与使用成为公路建设项目内部管理现代性的一个主要体现, 为以后管养单位和工程验收、审计提供数据资料。这也成为公路建设者、从事档案管理的人员包括档案管理等部门关注的重要课题。
1 公路工程内业档案资料的定义
顾名思义, 所谓公路工程内业档案资料指的是建筑和养护公路过程中所牵涉到的关于路体本身及商业合同等相关数据和信息。它包括与工程实施前后与之相联系的所有纪录在案和形式分散的各类资料和档案。
2 公路工程内业档案资料的特性
首先，要保证公路工程内业档案资料的实性。在施工现场，相关档案记录人员应根据现场情况当场记录，要避免因事后在回忆，造成的记录误差。其次公路工程内业档案资料具备合法性。谓合法性, 即各种原始记录必须按照规定权限的人签认, 未经签认的原始记录是不合法的, 因而是无效的。弄清了原始记录上述三条基本属性, 当然就明白了为什么一定要在施工现场直接填写表格而不能转手传抄。转手传抄给修改原始记录留下余地, 也给资料的真实性带来了疑点。例如: 钻孔灌注桩原始记录表如果有泥点、手印, 甚至有水渍, 其真实性就靠得住。若是一张干干净净字迹工整的原始记录, 可以说是一文不值, 它经过传抄后, 不知做了多少“修正”, 其真实性也就无从说起了。要求必须对隐蔽工程等必须存有现场的施工原记录, 包括钻孔桩、特殊路基处理、预制梁张拉及孔道压浆、钢筋安装等工序的原始记录必须经验收保留, 在内业整理中将隐蔽工程的原始记录在填写进施工报验程序内业中, 既保证了现场数据的真实准确, 同时也保证了内业填写的规范统一。
二、高速公路建设项目工程档案管理工作存在的问题
1.建设项目工程档案管理制度不健全
高速公路建设项目的工程档案管理，需要建设单位、施工单位和监理单位等多个单位全面进行，由于对工程档案管理工作的不重视，相关的管理制度建设也就不完善，无法指导和约束工程档案管理工作的进行。尤其在一些高速公路建设项目的招投标和施工合同的签订中，没有将工程档案管理纳入责任制；施工单位或者监理单位甚至只是用兼职人员来进行工程档案的管理，没有完善的制度进行指导和约束，工程档案管理工作的效果难以保证，甚至在实际的工作中出现无专人、无专用工具和无固定库房的三无档案管理。
2.档案管理人员专业水平低、队伍不稳定
高速公路建设项目的工程档案管理，不仅要求档案管理者具备档案管理的相关知识，还要求档案管理者熟悉高速公路建设的相关技术，涉及路基、路面、绿化和交通安全等多个方面。因此，档案管理人员要想完成高速公路建设项目的档案管理，需要较高的职业素养，但当前高速公路建设项目的工程档案管理人员的素质较差，缺乏专业的知识且责任心不强，对于高速公路建设中的工程档案怎样收集、归档和上交都没有了解，对工程档案的管理造成很大的影响。此外，档案管理人员队伍不稳定，大多由兼职人员组成，且常会出现轮岗现象，导致工程档案管理工作的混乱。
3.工程档案的填写不规范
工程档案对于表格填写时应遵守的规范，并没有严格的要求，这就导致在实际的工作中常会出现建设项目因不同管理者或者不同地域，甚至在同一工程中的不同阶段，出现工程档案不统一的现象。工程档案表格填写不统一，一方面不利于工程质量的评价，没有同一的评价标准；一方面不利于对档案进行信息化的处理，方便档案的管理和查询。
4.工程档案管理信息化建设落后
利用计算机技术进行档案的管理，是现代工程档案的发展趋势，当前的高速公路工程档案，不论在生成、保存还是查阅等方面，还是以纸质的档案为主，信息化建设水平低，限制了工程档案管理工作的发展。手工填写的工程档案，不但效率低，成本高，还会出现因为人为错误等造成的填写不规范等，在档案的保存和检索方面，也远没有信息化档案管理的优势。
三、加强高速公路建设项目工程档案管理工作的建议
1 制订内业资料的范本
虽然《公路工程质量检验与评定标准》和《公路工程施工监理规范》中给出了内业表格的形式, 但对表格的填写方法、签认用语、装订顺序和归档的方法缺少详细的说明和示例, 使用起来不方便。因此, 制订一套内业资料的范本是十分必要的, 而这套范本应满足以下要求。范本应满足《公路工程质量检验与评定标准》和《公路工程施工监理规范》有关要求, 并在两本规范提供的表格的基础上, 将表格按公路工程项目进一步细化和完善, 使其更便于使用。范本应适用于高等级公路的建设项目, 任何公路工程项目均可根据实际情况取用该范本的全部或部分。而对于特殊工程, 则应在开工前制订出相应的内业表格, 并提供其填写方法和示例, 形成内业资料的补充范本, 与范本一起下发到有关的单位。范本除对各公路工程分项的内业表格的形式、填写方法、装订和归档方法进行详细规定并给出示例外, 还应对监理的签认用语和签认程序加以规范和统一, 使之成为内业资料管理规范的教材, 从而实现内业资料管理。其中包括内业表格和每道工序的报验程序及报验表格, 从施工管理、试验数据、计量支付、统计报表等方面, 涵盖了建设项目管理所需要的所有表格, 既保证了项目应用表格的统一, 同时形成了标准。但可能有些表格在应用中随着规范等原因的变化, 也需要及时变化。需要项目档案管理人员及时修改下发, 做到内业表格的及时性和有效性。
2 相关人员的培训
在开工前, 对相关人员进行一次培训, 对实现内业资料的标准化有十分重要的作用。召开工程内业管理培训工作会议,讲解表格的应用和填写的方法, 做到填写规范、及时、准确。因为没有范本, 施工单位的内业人员往往不清楚内业表格填写方法, 甚至监理人员及上级主管部门的有关人员对内业表格的填写方法的认识也较为模糊。因此, 经过培训, 使所有内业人员明确表格的填写方法, 从而有效地避免内业工作的盲目性, 减少失误和不必要的损失, 提高工作效率。同时也建议在各级专业学校的教学中也应引入相应的内容, 使学生毕业后能更快地适应内业方面的工作。
3 必须实行内业资料的微机化管理
内业资料的标准化是实行内业资料微机化管理的基础,而实行内业资料微机化管理又是实现内业资料标准化的有力手段, 两者相辅相成。实行内业资料的微机化管理, 不仅保证了内业资料的规范化, 而且快速、经济, 减少了人力和物力的浪费, 减轻了内业人员的工作强度。应该指出, 公路工程内业资料管理的微机化不仅仅是内业表格的微机管理, 更重要的是实现内业数据的自动采集、内业资料的网上传输签认、归档和查询。
结束语
高速公路工程档案是高速公路建设的真实记录， 是高速公路建设和管理的重要依据， 对高速公路工程档案的管理也是高速公路工程建设的重要组成部分。
参考文献
[1] 叶杨. 如何搞好公路档案管理建设工作[J]. 价值工程. 2012(12)
[2] 叶杨. 新形势下公路工程档案管理存在的问题分析[J]. 价值工程. 2012(10)
工程项目档案的管理范文6
摘 要 工程项目档案记录整个工程传承、创新和发展，是项目的真实反映和描述，也是单位维权的凭证和依据。
关键词 工程项目 档案管理 存在问题及对策
工程项目档案记录了工程项目建设相关成果，有利于项目的传承、创新和发展，是联系过去、现在以及未来的信息媒介。促进企业工程项目档案的有效管理是非常值得探讨的议题。
一、充分认识加强工程项目档案管理的重要意义
根据国家档案局、国家发展改革委员会联合《重大建设项目档案验收办法》规定，工程档案验收是项目竣工验的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。
工程项目相当于一个类型的信息资源库，不仅仅是项目建设的真实反映和描述，还是项目建设发展的重要基础以及借鉴资料，也可以作为建设单位维权的凭证或者依据。
（一）加强项目档案管理是工程创优的必备条件。项目建设档案工作是项目工程建设的重要组成部分，无论是创建优质工程奖，亦或是项目建设验收，都迫切需要档案的支撑。工程上，在竣工验收阶段，原则上要把工程全部档案资料作为验收工程质量的重要子项，项目档案验收不合格，全盘否定该项目总体验收计划。
（二）要提高项目建设的管理水平，必须加强对项目档案的管理。档案资料是最原始真实全面的，是工程的建设过程、结果以及竣工后各项建设的重要参考资料，从这些资料中可以总结经验提高水平，完善从设计到运行的每一个环节。各级领导必须要高度重视建设项目档案工作；加强对建设项目档案工作的组织领导；定期召开建设项目档案工作会议；加强建设项目档案管理制度建设。
（三）企业要想持续发展就必须做好档案的管理工作。如天津市的解放桥由当进法国一家桥梁公司承建，至今已有八十多年历史，桥体出现故障，需要维修，找遍了市档案馆的档案，无法找到桥相关的档案，却在法国的这家桥梁公司找到了设计图纸等大量资料，省下许多人力和财力。以上例子证明了项目建设档案管理的重要作用和地位以及管理人员所要履行的管理责任的重大。
（四）加强项目建设档案管理作为战略选择。现代企业产权权责明确，政企分开，管理科学。企业档案不仅是产权划分的依据，科学管理的基础，而且还可以作为企业维权的一项依据。在生产建设中，档案应用在各方面，系统的档案是科学决策的重要依据，能够使决策者制定出的工作方案切实可行，减少人力物力的浪费。
二、项目档案管理的问题
（一）对档案管理没有正确认识。在工程建设期间，轻视档案只重视工程，档案归档不及时。
（二）档案人员素质需要进一步提高。当前，很多项目管理人员没有达到规范要求，主动完成工作，思路不开阔以至于归档资料不全；施工队伍流动性大，使档案管理工作脱节，部门间缺乏必要的沟通，具体工作没有落实到具体人员。
（三）加强探索实践以实现“文化上同心跨越”的目标。工程参建单位文化管理理念存在差异，工作标准不统一，给档案的规范管理带来一定的影响。因此加强探索与实践非常关键。
三、加强档案管理的一些措施
项目建设档案作为一种历史记录是工程管理的重要组部分。
（一）领导重视是关键。只有重视才会做好项目档案管理工作。因此，从监与管两方面入手，企业要将档案工作作为工作计划摆上重要议事日程并列入工程条款，用法律来约束，保证工作人员积极工作、深入现场收集所需资料的积极性。
（二）制度建设是保证。建立一整套严格科学可行的档案管理制度，从领导、分工、奖惩等方面作出明确规定，对档案文件在各阶段的任务提出具体要求。在建设初期就要向各单位发放文件管理规则规范以及制度说明。为保证档案的及时移交与财务结算，严格按照制度执行签字手续。
（三）业务素质是基础。面对新要求，档案人员要有先进工作作风，自觉学习相关知识和政策，保持完善细节，履行职责，保证效率的思想。既要善于沟通，积极主动地参加到工程建设各项工作中来，又要按照要求把好质量关，做好应对各种问题的工作，对于档案材料的收集整理工作要做到慎、全、严、细。
同时还要完善档案人员与企业员工的档案网络体系，把档案作为一种资产，通过健全的网络体系保证能够收集到完整全面的资料。
四、提升档案管理水平的方法
项目建设工程参建单位多，工期长，档案数量多，时间不均衡，加强档案管理需要做好以下方面。
（一）保证档案管理工作与工程建设相一致。按照要求狠抓管理，做到项目的立项与相应的档案、建设的进度以及检查和竣工验收工作相一致。把档案管理工作作为贯穿全程的任务，加强对档案的收集整理，保证工程档案完整准确。把档案工作作为特殊的项目工程，做到先期入档，与工程建设同步进行直至结束，达到很好的控制。
（二）提高要求，加强档案过程控制。
1.审批工程建设严格化。工程建设中的审批文件作为项目建设的重要合法依据，所以，各部门要分健全制度，规范要求完善计划，落实材料收集的各项条款。
2.工程施工严格化。管理人员要严格按照制度的标准加强对各单位在各阶段的材料工作的监督审查，从初期到工程结束都要按标准仔细落实。做好在业主单位的设计施工与协调监理的配合工作，在全体参建人员参与下完善收集的资料档案，注意在施工以及竣工验收阶段遵循规律统筹安排规划。严把材料质量关，及时发现文件的问题并解决，跟踪建档，保证按照标准进行。用规范的管理确保竣工档案的高质量高水平和档案的真实准确性。管理人员要主动学习，跟踪管理每一个阶段的资料，提高效率，优化每一步工作，做到精细。
3.竣工验收严格化。保证工程与档案同步严格验收，总结完成档案收集。加强检查整理工作，发现问题及时整改，降低损失。首先，档案部门必须参加竣工验收，审阅工程档案是竣工验收的法定内容，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。其次，强化对重点档案的收集。项目档案验时抽点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位，及时收集项目建设有关文件材料。根据项目档案验收的工作实践，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式照片、录音（像）带等也是收集的难点。另外，竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存，但必须要加盖完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。
