前言：中文期刊网精心挑选了学校档案管理规章制度范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
学校档案管理规章制度范文1
第一，学生档案是学院档案的组成部分，也是国家人事档案的重要组成部分。需要加强管理，完善档案管理制度，提高档案的研究和应用价值。第二，随着高职院校建校规模的扩大，招生人数增加，在教育体制改革的大背景下，学生应征入伍、考公务员及就业渠道的多样化，档案的作用也越来越大。学校管理好学生档案，能为用人单位人力资源管理提供便捷。第三，档案管理也反映了高职院校的管理水平，对深化教学改革，提高教学质量和教学管理水平，以及对高职教育质量和学生素质的提升，都有着重要的意义。第四，高职院校学生档案是高职院校评估的一项重要内容。尤其是在高职院校评估和升本过程中，档案直接记载学校教学历史，反映学校教学工作全貌，记录学校人才培养的全过程，在人才培养水平评估工作中具有重要的作用。第五，高职院校学生档案中记载着学生在各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明等，主要用于毕业生的转正定级、工龄计算、社保福利、因公出国政审等。因此，建设、管理、使用好学生档案是高职院校应尽的义务。
二、高职院校学生档案管理存在的问题
当前，很多高职院校往往把主要精力投入到教学管理以及招生就业上。在学生档案管理方面还存在管理不够严格、程序不够规范、制度不够完善等问题。
（1）档案管理意识不强。高职院校的人才培养方式与高校有着一定的区别，往往注重学生技能的培养和实践能力的提高，对学生的档案管理不重视甚至是忽略。很多学校对档案管理不重视，档案管理部门对档案材料的收集和整理不及时，通常是在学生毕业时才完善归档材料，出现问题存在互相推诿的现象。大多数毕业生对毕业离校后的个人档案流向、人事托管等事项缺乏了解，可能影响到毕业生的户籍去留，更直接影响他们上岗后的社会福利待遇、职称评定等问题。加上社会造假成风，很多学生为提升自己的就业竞争力，篡改成绩、私自填写评语、夸大事实。
（2）档案材料内容不齐全。学生档案归档材料应包含：学生登记表、学籍登记表、奖励处分材料、军训成绩、入党和入团相关材料、学年评语表、计划内学生高考成绩单、家庭情r调查表、体检表及相关材料。多数高职院校在学生档案材料的归档方面，对归档的范围没有明确的要求，已归档的材料达不到真实、完整、规范的要求，全面反映学生素质的客观材料不完善，多主观评价的内容，反映学生成长轨迹的客观材料不足，对学生所做的操行评语过于简单。特别是个人素质、组织能力、团队协作能力及诚信等方面的信息材料过于粗略甚至是缺失，而这些往往是用人单位在选用人才时最为关注的信息。
（3）管理部门档案管理的手段落后。高职院校大多不设专门的档案管理人员，且档案管理的方法较为落后，没有科学的档案管理规章制度，致使学生档案材料杂乱或缺失。
三、加强高职院校档案管理的措施
（1）建立健全规章制度。为加强和规范档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则，保证档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员，实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强档案重要性的宣传力度，创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，使学校的工作人员都具有档案管理很重要的意识。要使学生档案管理工作规范化、制度化，学院应当设立专门的学生档案管理部门，制定相应的管理规章制度和岗位职责制度，且要把这种规章制度和岗位责任制推行到各系（部），使各系（部）的教师及工作人员都重视学生档案的管理工作。各系（部）都应至少有一个专门负责学生档案的收集和整理工作的人员，让其配合学院档案管理部门的档案管理工作，以保障学生档案的完整性。
（2）增强档案意识，宣传引导毕业生保管好个人档案。一方面，提高教职工的档案意识，通过对档案的合理利用，促进其档案意识的提高。另一方面，增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与档案的管理和维护。引导毕业生重视自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生。另外，对于高职毕业生的档案，高职院校要做好档案转递工作，人力资源市场和公共就业服务机构需要加大对高职毕业生的服务力度，为毕业生提供档案托管、人事、社会保险办理和接续、职称评定等服务，其中对未就业高校毕业生，可以适当减、免收档案托管等费用。
参考文献：
学校档案管理规章制度范文2
【关键词】高校 人事档案管理 信息化
【中图分类号】G27 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2012）06-0007-01
《普通高校档案管理办法》要求：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”信息化是当今社会发展的一大趋势，信息化管理是人事档案事业发展的必然趋势。随着市场经济的发展，计算机、网络技术的普及，人才的需求和利用日益扩大，人员流动不断增加，档案材料数量和种类也逐步增多。增强高校人事档案管理信息化发展的效度，提高人事档案管理水平，更好地发挥档案信息资源作用，提高工作质量，已成为档案管理人员研究的一个重要课题。
一、高校人事档案管理信息化的含义
《档学词典》对人事档案的解释为：“人事档案是专门档案的一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。”高校人事档案是指记述和反映高校教职工个人经历、德能勤绩、工作表现的，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校人事档案管理信息化，就是对高校人事档案管理信息资源进行处置、管理和提供利用服务，在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。人事档案管理信息化建设的目标是通过对人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，达到人事档案管理资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实现人事档案接收、传输、利用一体化，达到人事档案资源共享,为高校干部人事工作提供及时高效的服务，促进人事档案管理事业持续健康快速发展。
二、增强高校人事档案管理信息化发展的维度
信息化是处于规范化与信息化管理同时发展的过程。高校人事档案管理的信息化是不可避免的必然趋势，把新兴的技术手段引入人事档案管理领域是可行的和完全有必要的。但是，高校人事档案管理工作的信息化建设是不可能一蹴而就的，而是一个循序渐进的过程。具体来说，可以从以下方面入手：
（一）大力推进人事档案管理数据化。要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理高校人事档案，实现人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。人事档案管理信息化是以人事档案管理标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。高校人事档案信息化管理系统最主要的部分是人事信息数据库,它主要包括高校人员的基本情况、人员的职务和职称情况、人员学习培训情况、表现情况以及其他情况等。因此，要以档案的原始材料为依据，信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行；信息录入要准确，只有准确的数据，数据库的后期维护才会有意义；培养时时更新意识，要派专门管档人员及时对数据库进行更新和核准。运用信息维护系统，将人事档案的信息录人微机，建立完整、准确的人事档案信息数据库。同时，高校要采取积极有效的措施，构建通信稳定、数据传输快速、可靠性高的校园局域网，建立人事档案信息网络；保证计算机硬件及软件系统的更新换代。
（二）坚持人事档案管理的保密性和安全性。要在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，一方面建立规范、严格、科学的信息化管理规章制度，从制度层面杜绝泄密及丢失数据的可能性；另一方面，要严格分配管理权限，定期备份，及时维护数据库，从技术手段上保证数据的安全性及保密性。
（三）提升人事档案管理队伍素质。要实现人事档案管理信息化，就必须要有一批高素质档案管理人员。信息化管理下的人事档案管理人员不但要有较高的政治素质和人事档案管理的业务知识,而且要有掌握现代技术、熟练运用高新设备管理的能力。这就需要档案管理人员认真学习《档案法》和人事档案管理知识，加强政治素质和业务素质的培训，提高管理水平。有工作能力，掌握现代信息管理技术，使档案人员不断提高理论、业务、技术等自身素质，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，推动人事档案工作的顺利开展。
（四）健全规章制度，依法治档。人事档案管理信息化建设，需要健全的规章制度和相应的法律保护。因此必须要加强法律法规和规章制度的建设，依法治档。人事档案管理工作的特殊性决定了法律法规的重要性。高校相关部门必须及时按照国家档案局新颁布的《归档文件整理规则》，根据社会和学校的改革发展对人事档案管理工作的需求，结合自身工作的需要和特点制定人事档案工作发展规划，建立建全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案管理工作有章可循，真正做到依法治档。
参考文献：
[1]浦文红.《高校人事档案管理工作》[J]，《理论界》，2008.3.
[2]李冬梅.《浅析高校人事档案管理》[J]，《四川档案》，2008.4.
[3]刘涛．高等学校人事档案信息化建设探析[J]．陕西教育学院学报，2007，(3)．
[4]孙广福. 高校人事档案管理型信息化刍议[J]. 兰台世界,2005, (8).
[5]彭荣．档案信息化建设的几点思考[J]．档案学,2004，(1)．
[6]昊宝康，冯子直．档案学词典[M]，上海：上海辞书出版社，1994：157.
学校档案管理规章制度范文3
1.对档案管理缺乏重视，制度不健全目前，成人教育的学生主体大部分是社会在职职工，学生生源比较复杂，且学校对成人教育档案工作的重要性没有认识到位，因此，在档案管理机构中档案员多为兼职，档案管理人员档案意识不强，档案管理不规范，没有对成人教育档案工作进行必要的检查和创新，只是采用传统的管理模式，这在一定程度上制约了档案管理工作的深入开展和利用，成为成人教育档案管理工作很难适应教育发展的重要原因。同时，成人教育档案管理工作缺乏一套完善的档案管理制度。学校对成人教育的档案管理工作有很大的随意性，归档材料不明确、管理工作不规范等现象都制约着成人教育有关资料的整理归档工作。
2.成人教育档案管理队伍薄弱，管理人员缺乏专业知识学校成教学生档案管理队伍普遍比较薄弱，大多数的学校没有设置专门的成教档案管理部门，负责档案管理工作的人员往往兼职其他工作，大多数未受过专门的档案管理培训，缺乏档案业务知识，在实际工作中无法鉴定材料的价值，如永久材料、长短期材料混合归档，还有一些需要归档的成教材料没有及时归档，这都给档案管理带来困难。由于成教档案管理人员多数兼职其他工作，无法投入较多的时间和精力来完成档案管理工作，大大降低了档案的质量。
3.成教档案管理模式陈旧、效率低下学校成教档案材料普遍随意放在几个柜子里，容易丢失。还有部分归档材料内容不全，不按照档案管理中规定要求去做。现代教育是一种信息化教育，目前成教档案管理软件很少，严重影响档案的查阅和利用，难以形成服务功能的多元化以及档案管理者和信息需求者之间的良好互动。
二、改进成人教育档案工作的建议
1.加强领导，增强档案管理意识成人教育的档案工作是学校办好和发展成人教育事业的重要基础，学校领导重视档案工作是搞好档案管理的关键，学校领导应将档案工作纳入到教学工作计划中，加强业务指导，及时解决档案中遇到的问题。增强档案管理意识就是增强领导及成教档案管理者在成教工作中所处地位和作用的认识，增强成教相关资料都必须存档的意识，充分认识档案管理在成人教育工作中的重要意义。
2.建立完善的档案管理规章制度为保证档案的规范、完整，应根据国家档案管理的有关规定制定一套适合自己学校的规章制度，从而规范学校的成人教育档案管理方法和程序，使成人教育档案资料在收集与归档得到制度的保证，使成人教育档案工作进程与学校保持同步发展。
3.加强队伍建设，提高档案人员综合素质加强档案队伍建设是做好成教档案工作的重要保障。针对成人教育档案工作的基本内容，必须专人管理、职责分明，以加强档案管理人员的工作责任心。对成人教育的档案管理人员可通过请专家讲课、定期培训、参观学习规范化的档案管理等形式开展业务培训，使他们具备专业的档案管理知识，掌握过硬的专业技能。
4.改革传统管理模式，加快档案管理的信息化建设当前成人教育档案工作落后速发展的时代，随着教育改革和发展形势的要求，成人教育档案必须应用现代化信息技术实现对成人档案的管理，实现成人教育档案的信息化管理，提高成人教育档案的利用率，更好的为成人教育工作服务。
三、结束语
学校档案管理规章制度范文4
1.与时展相匹配。在我国现代化信息技术高速发展的大环境下，教育领域已经充分引入了这项技术，学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等，而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配，更好地满足时展要求。2.为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响，而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策，那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一，实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合，进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。3.使档案管理效率得到提升。一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等，其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性，这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘，而实现电子档案管理使一些档案变活，档案中的信息能够通过计算机被提取出来，进而使档案管理的效益得到充分发挥，对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。4.全面实现信息资源共享。学校传统档案管理方式主要以纸张为载体，相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高，不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机，相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用，只需要被授权后通过网络调取相关信息，使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作，全面实现信息资源共享。
二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求
1.电子档案管理的优势。相对于传统档案管理方式来说，电子档案管理不仅具有存储容量大的特点，而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能，而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时，学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改，使系统更能够满足档案使用需要，促进档案管理工作效率的提高。2.电子档案管理的要求。学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求，因为传统档案是纸质的，档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要，不仅需要具备计算机操作能力，能够熟练运用档案管理软件，而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。
三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题
1.档案管理理念存在滞后性。目前，一些学校还没有树立正确的档案管理理念，管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性，对此项工作的进展不太关注，没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求，难以提高档案管理人员的工作积极性。同时，一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面，没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主观能动性较差，难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。2.电子档案管理规章制度有待完善。现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作，努力构建一套较为完善的档案管理系统，并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要，有的学校存在着管理员权限责任不明的情况，一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位，对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意，对电子档案管理效率的提高非常不利。3.对电子档案管理的监管力度不够。一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够，没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管，主要体现在以下几点：第一，学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作，难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，不能使电子档案的价值得以充分发挥；第二，有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题，但是由于缺乏相应的惩罚措施，不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为，这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。4.电子档案管理设施有待进一步优化。电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术，要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够，有的虽然已经构建了电子档案管理系统，但是由于现代化信息技术的不断进步，一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要，而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善，进而使电子档案管理工作效率低下。同时，一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设，没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件，难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫，但是硬件设备存在着老化的情况，难以带动系统运行，如果不及时对这些设备进行更新换代，那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。5.电子档案管理人员的综合素质有待提高。在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下，学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低，不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档，严重影响了此项工作效率。同时，学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知，不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。
四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议
1.树立正确的电子档案管理理念。目前，学校应当积极树立正确的档案管理理念，管理层要认识到实现电子档案管理的重要性，加大对此项工作进展情况的关注力度，加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度，采取会议等方式落实档案管理精神，明确电子档案管理工作的侧重点，探究合适的电子档案管理模式和方法。同时，学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求，督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性，确保电子档案管理工作顺利开展。2.完善电子档案管理相关规章制度。建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此，各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件，在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先，学校应当对档案管理人员的权责进行明确，给予相关人员管理员权限，一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人，有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时，学校还应当完善电子档案规章制度中的内容，对一些新增的电子档案类型进行准确定位，使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档，进而提高电子档案的管理效率[4]。3.加大对电子档案管理的监督力度。首先，学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档，并将其业务进行情况与其绩效相挂钩，提高其工作的主观能动性，确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，使电子档案的价值得以充分发挥；其次，学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施，对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励，树立典型，对于一些工作拖拉的人员要严惩，从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生，进而提升电子档案的管理效率。4.优化电子档案管理设施。学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面，应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善，使系统能够紧跟时展，间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时，学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设，安装和升级杀毒软件和防火墙软件，保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面，学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点，根据实际需要购进一些先进的硬件设备，使硬件设备能够与系统相匹配，为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。5.提高电子档案管理人员的综合素质。学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养，加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时，学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求，不能只看其学历，更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力，尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务，为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。
参考文献
[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).
[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.
[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).
学校档案管理规章制度范文5
关键词：数字化档案管理
一、高校二级学院档案管理现状及分析
随着高等教育体制改革的不断深化和办学规模的不断扩大，二级学院管理类文档越来越多。有上级职能部门下发的指令、指导性文件；有学校制定下发执行的各种教学制度、办法、规定、条例；有学院制定的教育改革、专业和课程建设材料；有学院、系工作总结，重要会议记录及参与的重大活动材料等等。针对大量的档案材料，目前高校二级学院管理现状不容乐观，主要存在以下问题：
(1)二级学院领导档案管理的意识不强，档案管理认识薄弱，过分依赖校级的档案管理。认为反正学校有专门的档案管理部门，二级学院没必要花大量的人力、物力、财力在档案管理上，况且，目前调档的机率不是很高，目前的管理状态还能应付对档案的需求。
(2)每个二级学院档案管理人员都是兼职的，管理员没有经过专门的培训，只是本能的材料的整理。另外，经常更换管理人员，使得衔接不够，需要时无从寻找，不能及时准确的提供。
(3)文档、档案管理制度不全。有些二级学院虽然也有管理规章制度，但执行起来有一定的难度，制度也就形同虚设。另外，有些学院可能根本就没有制订相关的规章制度，完全依赖学校相关部门的指导。
二、基于网络的数字化档案管理研究
针对档案管理中存在的种种问题和不足，国内许多学者和管理人员提出了许多有效的办法和措施。我们认为要从软件和硬件两方面来解决目前的问题。
（一）软件方面
1．积极开展宣传教育，转变思想观念，增强教职工的档案意识，提高档案管理人员素质，建立一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍。对管理人员进行“短、勤、快”定期培训和平时业务指导相结合的方法，提高其业务素质。请档案专业的专家、教授讲授档案基础理论知识和相关法律法规，逐步提高档案管理人员的业务水平，请兼职档案管理员到校案馆观摩，由经验丰富的专职档案工作人员结合具体案卷进行讲解和操作辅导，使之对档案材料的形成过程、分类归档、管理利用等环节有更直观的认识。这样可以提高二级学院档案管理人员的立卷和归档工作的专业水平。另外可以通过形式多样的检查、评比、考核。在评优、职务晋升等方面给予倾斜，激发二级学院专职、兼职档案管理人员的工作积极性，充分发挥他们的主观能动性。
2．强化规范制度管理，完善立卷归档制度。要尽快建立健全收集档案资料的制度，特别是要对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。
（二）硬件方向：构建数字化档案管理体系，快速有效的为广大师生提供信息服务。
1．做好档案书面文本和电子文本的收集、整理、鉴定、保管、利用和统计。
二级学院的档案可分为永久、长期、短期、暂存。
二级学院的档案内容包括（1）行政管理类：主要包括学院五年规划，年度的工作计划、总结，每次党政会议纪录、纪要，学院规章制度，学院向校方的请示、汇报及批复，学院与教育实习、专业单位的合作协议及社会服务项目的合作协议等等。（2）教学管理类。主要包括教学计划、教学大纲、教学进度表、教材、每学期教学任务安排、听课评价表、教学测评成绩、年度教学业绩考核成绩、学生各类成绩、学生奖惩情况记录等等。（3）教师业务类。教师个人基本资料，教师教学材料，教师科研材料、教师参展材料、教师各类作品获奖材料、教师举办展览材料、教师举办讲座材料，教师外出交流材料等等。二级学院管理人员要及时收集各方材料或明确有关材料的归属。因为目前二级学院中行政管理类档案、教学管理类档案和教师业务类档案是分别在不同的管理人员手中，档案管理人员非常清楚各类档案的归属。
档案的整理就是根据收集范围编制二级学院分类方案，行政管理类档案可根据时间、年度分类，教师业务类可根据人事部门的分类每位教师自成一卷。
保管或移交。由于二级学院档案工作的双重性，经过鉴定、整理的学院档案，其中一部分列入校档案馆归档范围的，学院档案员要编制好目录及时移交到校档案馆，对未列入校档案馆归档的范围的档案由学院经分类保管。
学院档案管理员要充分发挥主观能动性，了解服务对象，明确服务方向，既要为学院领导服务，又要为学院师生报务。
2．在信息化大环境下，应利用网络技术、通讯技术来大力加强档案管理的数字化建设工作。目前，各高校都已建立起较高质量的校园网，这为二级学院档案管理网络化提供了基础。但除了硬件设施作基础外，对教学档案进行有效的管理更需要数据库作为保证。二级学院档案管理部门必须在信息深加工上下工夫，把收集来的大量资料进行入库存档、分析提取，充分利用各种新的电子文档技术，开发高质量的数据库管理和应用程序，以进一步推行归档的标准化并有利于档案的关键字检索等服务。及时建立专门的档案信息网站，通过网络向校内外利用。
三、小结
虽然经过国家教育部的评估，各高校对档案管理的认识有所提高，但还是存在很多问题，我们提出基于网络的数字化的档案管理研究，希望通过构建这样的管理体系来有效的管理档案，并使档案最大限度发挥其作用。
参考文献:
[1]黄宝春，高校二级学院档案管理规范化的几点思考。[J]云南档案. 2008年07期
[2]潘桂萍，高校兼职档案员素质提高之我见。[J]云南档案，
[3]岑淑儿，高校二级学院档案管理初探。[J]浙江档案，2005年6月，第36期
[4]万琳，高校二级学院档案管理模式初探。[J]科技情报开发与经济. 2008年第18卷第13期
学校档案管理规章制度范文6
高职院校基本建设档案（简称基建档案），主要指的是高职院校在基本建设中形成的具有保留价值的文字、图像、影音等资料，包括地上建筑、地下建筑、基础设施建筑与维修养护施工的设计图纸、施工资料等[1]。随着职业教育的快速发展，高职院校招生人数逐年增加，基建项目也随之增加，基建档案的相关材料也大幅度增加。如何科学收集、管理、利用这些基建档案，已经成为高职院校行政管理的重要内容。
一、高职院校基建档案的类型
根据《四川省重大建设项目档案管理办法》、《四川省高等学校档案管理办法》等有关规定，高职院校的基建档案归档类型有：
1.综合类档案
这类档案包含：上级批示的基建工作的文件、各种规章制度、工作计划、总结、基建工作总体规划以及各种季度性财务报表、预算决算及其批示文件、工程设计总图（总体规划、总平面图）、电气水利管道设计总图、地质勘探报告等。
2.可行性报告档案
该类基建档案包含：基建项目可行性报告及上级审批回函、环境监测、调查报告、计划任务书等。
3.设计类档案
该类档案主要包括各种设计方案以及工程勘测报告等，比如：设计的一稿到终稿的原稿、设计变更说明、技术参数、施工图纸、技术专利文件、技术实验报告、设计评价、鉴定及审批等材料。还有工程的地质、水文、环境勘查设计报告、土地征用说明、地形地貌报告、水文气象报告等。
4.工程管理档案
该类档案是基建项目的主要管理文件，包括：征用土地批文、土地使用协议（包含拆迁补偿协议等）、施工管理文件、产权证书、竣工使用说明书等。
5.施工档案
该类档案包括：土地施工文件、开工竣工报告、设备及管线安装报告、电气仪表施工安装报告等。
二、当前高职院校基建档案管理中的主要问题
1.忽视基建档案管理的重要性
首先，基建档案管理人员在思想上缺乏对档案管理的正确认识。在平常工作中工作没有尽心尽责，延迟资料归档，造成日期、资料管理混乱等问题。二是高职院校对于基建档案的管理没有专门的部门和人员，通常是临时抽调别的部门人员来整理档案资料。这些人员由于缺乏专业的资料、档案管理经验和技术，也缺少必要的集体荣誉感，基建档案的收集、整理十分混乱，从而导致利用基建档案十分不便。
2.缺乏完善的基建档案管理制度
当前，许多高职院校没有完善的基建档案管理规章制度，档案管理处于“谁办谁管理”的状态，这又进一步加大了档案管理、查阅、审核的难度。并且这种管理方式容易造成档案的遗失、损毁，会给高职院校基建档案的利用带来不可估量的损失。
3.基建档案的存储、管理纸质化
目前，高职院校基建档案的存储、管理，大多数学校仍然以纸质版为主，且没有备份资料，一经损毁，无处可查。
4.基建档案的利用没有实现资源共享
随着网络技术的不断发展，资源共享已经成为了各行各业发展的主要趋势。但是在我省高职院校的基建档案管理中，尚未实现这个目标。各兄弟院校之间的交流与合作尚未完全展开。这限制了高职院校综合实力的提升。
三、高职院校基建档案的管理措施
1.提高认识，完善制度
加强高职院校的基建档案管理工作，必须要完善基建档案管理制度。“没有规矩，不成方圆”，当前我省的高职院校应当本着实事求是的态度，从实际情况出发，建立各种规章制度，在实践中探索适合本校的基建档案管理模式，制定出一整套科学、高效的管理制度[2]。比如：《基建档案收集和归档管理制度》、《基建档案利用制度》和《基建档案管理人员工作职责》等。
除此之外，学校的人事和行政部门要加强绩效考核力度，将工作成果与薪酬、奖金挂钩，通过制订相关的考核制度，实行定期的基建档案管理工作评价，贯彻奖励与惩罚措施，提高管理人员的工作积极性。
2.引入信息技术，构建高职院校基建档案网络
近年来，随着信息化、网络化的不断发展，电子计算机技术以及网络自动化办公体系逐渐被引入到办公管理领域。在基建工程中，建设、设计、施工单位电子化办公成为主流趋势，而且我省大部分高职院校均配有大分辨率扫描设备，对于基建档案、图纸等资料的扫描要求可以满足。所以，为了符合今后基建档案收集和管理的需要，高职院校必须建立数字化的档案管理体系，以方便电子文档的查询，降低工作成本和工作量[3]。同时，增加电子文档还可以提高学校设备的利用效率，减少资源、设备的空置和浪费。
3.资源共享，充分发挥基建档案在高校基本建设中的作用
基建档案不仅记录了工程建设的过程，而且也记录了高职院校在建校经过中的各种得失与经验。一套科学、完整的基建档案，会给本院的其他工程以及其他院校的相似工程带来不少启示。从这一点上，基建档案不仅具有历史价值、教育价值，更具有经济价值。它是高职院校宝贵的智慧结晶，对于指导基建工作具有不可忽视的作用。
