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关于档案管理的知识范文1
关键词：档案管理；知识管理；关系
1、知识管理提升档案管理
1.1知识管理可以拓展档案管理的领域。传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动中创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必不可少的组成部分。
知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样， 档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作中必不可少的组成部分。
1.2知识管理可以提升档案管理的价值。传统的企业档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的手段，被动地提供简单、浅层的档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。知识管理强调借助先进的信息技术，最终实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。档案管理现代化通常指三方面的含义：一是在档案管理中运用现代化的技术和手段；二是档案管理人员掌握了现代科学知识；三是建立起现代化和科学的档案管理机制。计算机时代下，计算机技术已经运用到档案管理之中，使得档案管理具备了硬软件基础，如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门，而在查询、利用、存储等一系列的应用中，都建立了软件支持，如联机数据库、网上信息咨询平台等，这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。[1]档案工作中的人性化管理是指在档案管理过程中，在充分尊重人、信任人、爱护人的基础上实现的以人为本的管理理念。具体体现在三个方面：其一、档案工作人员的人性化管理，包括档案工作人员的专业素质、服务质量、工作环境、奖惩制度等；其二，档案基础工作建设；其三，档案工作环境的改善。[2]
2、档案管理促进知识管理
2.1档案管理有助于沉淀、积累知识。隐性知识占企业知识资源的大部分，而且具有相当重要的价值。但是，隐性知识存储于企业员工个人的大脑之中，难于管理。根据野中郁次郎和竹内弘高的SCEI模型，对于隐性知识的管理有两种途径：一是从隐性知识到隐性知识的“社会化”（socialization）；二是从隐性知识到显性知识的“外部化”（externalization）。但是，隐性知识“社会化”之后还是隐性知识，仍处于难于管理的状况，而且当员工流动率较大时，组织的隐性知识资源就易于流失。因此，一些学者质疑“社会化”的真实有效性和普遍适用性。学者贝克曼就认为，“隐性知识只有通过外部化、文件化转化为组织的能力才能对组织产生价值”。至于“外部化”，就是我们通常所说的隐性知识显性化，即通过记录将隐性知识“物化”于文件、档案之中。档案管理强调企业在各项活动过程中产生必要的文件，客观地记录企业各项活动的全部过程和结果，防止组织记忆的丢失。员工在工作中会自然地运用其隐性知识来认识问题、解决问题，对员工工作过程和结果进行客观的记录，形成文件，就可以将其隐性知识部分“物化”于文件之中。这些文件被归档保存下来，就实现了组织知识的沉淀。
2.2档案管理有助于传播、交流知识。信息和知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。语言交流的优点是简洁、随意，便于及时对某一问题进行深入探讨，易于激发知识创新。语言交流的缺点在于：第一，受到时间、空间的限制，信息、知识传播的范围较小；第二，信息几经传递以后，容易发生损耗或失真，难以保证信息的真实性；第三，语言交流过程中，时常不会生成相应的书面记录，从而不利于组织记忆的留存、知识的沉淀，已故美国著名档案学家谢伦伯格曾经批评电话是“掠夺历史的大盗”。书面交流的缺点是过于正式、规范，不便于即时对某一问题进行深入探讨；文件所要求的规范统一的格式与处理程序，有时会无形中约束员工的知识创新思维。但是，借助现代信息技术的书面交流（传感技术、计算机技术、通信技术）可以不受时间、空间的限制，信息、知识的传递速度快，传播范围广；减少发生信息损耗或失真；便于及时记录信息、沉淀知识。通过交流，档案管理人员可以及时了解信息需求，推动档案管理开发档案资源，真正实现“开发信息资源，服务四化建筑”；知识管理人员可以针对档案管理人员的需求，积极地向他们提供技术支持，使档案资源的开发更加高效快捷安全。
2.3档案管理有助于理解、挖掘知识。档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则”（Principle of Provenance）。来源原则起源于近代法国，是在逐步否定事由原则（principal of pertinent）的过程中产生的。来源原则在不同国家表现的模式尽管略有差别，但这并不妨碍各国对来源原则核心思想或者说基本内容的理解和认同。来源依据传统的“来源”一般是指文件的形成者。电子时代的“来源”是指文件的形成者、形成目的、形成活动、形成过程等，“即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形式等方面的综合背景，这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在”。对来源的尊重，使得文件、档案在记录“内容知识”之外，还隐含了更深层的“背景知识”。这种“背景知识”可以帮助人们更好地理解“内容知识”，也可以为人们提供寻找知识的线索和评价知识的依据。因此，加拿大著名档案学家特里・库克认为，来源维护了文件、档案的证据价值与相互关系，“这种证据和职能的相互关系是档案人员的特殊权限范围，也是使数据变成信息、信息变成知识的关键”。[3]
结语
档案管理和知识管理工作都是企业内部管理工作中的重要内容，加强企业档案管理和知识管理工作，能够降低企业经营风险，提高企业发展战略的有效性和准确性，不断提升自身的价值，能够为社会提供更好的服务和发挥更大的作用。
参考文献
[1]赵恩玉.我国档案管理智能化发展趋势研究[J].现代商贸工业，2013
[2]徐淑霞.浅谈档案工作中的人性化管理[J].学术园地，2009
[3]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案.2008
关于档案管理的知识范文2
关键词：知识管理 管理技术 档案管理 数字化
一、档案管理与知识管理相近相通
（一）管理对象重叠
如今，在档案管理中，对档案的分类十分的细致，主要是按照文件或档案的内容进行不同程度的划分，而且并对不同年限的的档案进行明细的标记，并且排列好顺序，以方便读者在进行阅读时，可以详细的对档案进行了解。而知识管理则与文档管理有很大不同，它主要是对知识进行不同的分析、解释和研究，也是文件最基础的组成部分。组织的知识的知识为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案；主要由收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。目前在进行档案管理的过程中，我们主要很大一部分是进行知识管理。换句话说其实知识管理其实包含着档案管理，而且在进行档案管理和知识管理时，我们所面对的对象其实都是文件和档案。虽然从表面上这两个管理方式是有着不同的管理模式，但是随着科技的发展，这两个不同的方式，都以及相互联系和相互包含。
（二）管理目的相近
档案是以知识形态为世界做出服务的一种方式，是为了满足社会各界在需要某些知识时能够提供到相应的档案的一种管理模式。为组织各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是档案管理工作中的根本目的和管理模式，也是档案管理工作在应用中的主要出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此在知识管理过程中必须通过将知识模式应用在恰当的地方，更是能够传递给需要这些知识的人们，以便于其在工作中能够对其产生良好的帮助和制定出最佳决策。
（三）管理流程类似
长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为六个环节：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似：都是对散布在各个角落的文件或知识进行识别，收集，集中在一起。之后再整理，归纳，辨别。最后使之大众化，可以被所有人利用学习，实现其应有的价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。
（四）管理技术相同
受信息技术全球化的整体趋势影响下，科学技术越来越发达，信息传递越来越迅速，文件和档案在管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制，各种信息形式的日益复杂化。对于从古代流传下来的羊皮或绢帛或纸质的文件和档案，为了能在当前网络一体化的管理模式下适应发展，应当对其进行数字化处理，使其所传递的知识能让现代人所了解学习。同时也可以保证档案管理工作和知识管理能够进行综合应用。因此，现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。
二、档案管理与知识管理相差相异
1、管理的对象不同
从管理的对象上来看，档案工作的管理对象是对文本文档、文献资料等相关的可记录与记载的信息进行管理，不论是在传统的纸质管理模式中，还是在现代化技术下的档案信息化管理模式中，其所要进行管理与工作的具体对象都是可见、可闻的信息或者数据；但是在知识管理中，它所管理的具体对象有可能是无法用文字或数据经记录于记载的，比如企业员工在生活实践中所领悟出的经验之与知识管理的对象的范围度进行比较，前者是应该被包涵于后者中的，即：信息包含于知识，知识包含信息。
2、管理的具体流程的不同
档案管理工作的具体流程主要有信息资料的收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑研究、提供利用等等，其管理流程中的每一个环节都是极其重要的，这主要是档案信息化管理工作的具体流程，相对较复杂，传统的档案管理工作程序就简单很多了，它只有其中信息资料的收集、整理、馆藏与利用四大环节；而知识管理工作中，它所包括的具体工作主要有：建立知识库；促进员工之间知识的交流；在企业内部建立起尊重知识的良好环境；将知识作为企业的资产进行管理，知识管理需要在企业内部构建一个完整的、量化与质化的知识系统，让企业员工通过不同途径获得相关的知识，并将所获取的知识转化为工作绩效，最后回馈给企业，促进企业的发展
三、档案管理与知识管理相辅相成
（一）知识管理提升档案管理
1.知识管理可以拓展档案管理的领域
传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。而在管理内容上，现今的大多数企业档案都只是记录历史，保留已有的文件，其实这些对于企业的发展来说，已经成为过去式，并不能带来太大的利用价值，在当今的时代潮流下，档案管理应该服务于现实，与时俱进，积极的搜集各种有利于企业进步发展的信息，进而归档研究分析，最大的发挥档案管理的作用，为企业创造更多的价值。
知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。
2.知识管理可以提升档案管理的价值
传统的企业档案管理重保管轻利用，大部分都是将企业过往的资料保存，所提供的信息自然也都是过时的，不能满足企业发展的信息。而知识管理可以再分析研究知识的过程中发现新的信息，这样一来，知识管理体现了档案管理的意义，进而也提升了档案管理的价值。。
（二）档案管理促进知识管理
1.档案管理有助于沉淀、积累知识
档案管理可以保留从人类文明开始的一切知识和信息，通过文件或档案的方式流传下来，使后来者可以学习借鉴，丰富自身的知识，在此基础上创新发展，这也是世界能够得以发展的基础。
2.档案管理有助于传播、交流知识
信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。
在语言交流的过程中对档案管理分析与应用是最为关键的，但是语言交流也存在一些缺点，比如受时间空间的限制，容易失真，不能以书面的方式流传下来等。对于书面交流来说，费时费力和文化限制又成为其主要的缺点。
3.档案管理有助于理解、挖掘知识
档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则。也就是说文件是在何种条件下被谁用什么方式为达到哪种目的而产生出来的。这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。
关于档案管理的知识范文3
关键词：数字档案馆；知识管理；知识服务
1档案知识管理的服务方向
知识管理的核心是通过对知识本身的管理（包括显性知识和隐性知识的管理）和对知识过程的管理(包括知识生成、知识积累、知识分类、知识整理、知识组织、知识挖掘、知识开发、知识服务、知识共享、知识交流和知识评估等)，充分挖掘知识的内在潜力，提高创新能力。
2档案知识管理的服务模式
2.1主动式知识服务模式：通过档案用户需求建模，删除与主题无关的知识资源，提高知识资源的筛选效率，为档案用户提供全过程、全智能化的主动式知识服务。2.2交互式知识服务模式：依托信息管理平台，通过跟踪服务，发现和挖掘用户的潜在需求，以主动提问的方式引导用户更有效地利用知识。2.3推送式知识服务模式：充分发挥知识库中知识地图的效用，记录和分析用户以往的检索需求，通过知识单元之间的语义关联自动发现相关需求，定制性地推送急需的知识资源。2.4导航式知识服务模式：面对海量的档案知识资源，需要通过导航式的服务方式为用户提供服务。
3档案知识资源的科学规范管理
各类知识资源的科学规范管理不仅能真实反映企业发展历程，而且对有效保存企业知识，实现企业知识共享，提供有效信息服务，保持企业核心竞争力等方面起到了重要基础保障作用。3.1重视核心知识资源的科学规范管理，保证归档文件的系统完整、安全可靠与长期可读。3.2加强电子档案管理：严格执行国家相关标准和规范《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)，确保电子文件的标准统一，格式一致，数据规范等。同时综合管理信息平台的应用，保证了对电子文件的全程控制。3.3做好纸质档案的数字化工作。首先要进行重新鉴定。根据本单位实际，将永久、长期和短期档案进行一次全面系统鉴定，剔除无保存价值的档案。其次，做好优选工作。把利用率高、价值高、社会需求大的档案优先数字化，进行全文录入。最后，要建立档案目录数据库，方便检索。在数字化工作中，要严格遵循规范性、安全性和效益性原则。
4建立符合用户需求的档案知识管理体系架构
4.1获取与转换：从用户角度进行组织建设，围绕企业生产经营、管理决策等核心工作，尤其是重点项目的需求，先建选题目录数据库，按照主题或专业等多种分类原则；后建选题内容数据库，采集相关数字信息，并按照知识化管理的要求进行加工处理，转换成结构化数字信息，包括信息整理、格式转换、知识分类、知识编码等过程。4.2挖掘与发现：构建档案信息数据库、数据仓库和相关知识链接，实现档案信息资源的整合、组织、存储和更新。同时利用先进的隐性知识挖掘工具，将信息管理系统中的元数据信息、背景数据和用户信息作为一个集合体，从中发现隐含的有规律的信息，应用特定的算法工具，找出相关的知识联系。4.3分类和建模：按照分类标准构建有序化的数字档案信息资源分类体系。充分利用专题数据库的功能优势，立足用户需求建设企业各类知识库，如院史库、文档库、资料库、规章制度库、荣誉库等，成为企业知识资源管理与知识服务平台,实现集成化和智能化管理。在检索方面实现了目录检索，全文检索和空间检索，提高了档案的查全率和查准率。4.4反馈和更新：用户反馈就是判断、评价知识的价值，将有用的知识信息输入知识库。用户可以将知识服务过程中的任何问题提供给档案管理员，并提出意见和建议。这样有助于更好地挖掘用户需求，提供有针对性的服务，将隐性知识显性化，并转化为生产力，具有高边际效益，成为知识服务的重点。
5知识服务的有效应用
5.1专题服务。充分利用数据库技术进行整序和知识重组，将档案的历史价值体现出来，形成知识密集型的服务内容。档案编研员通过对档案用户的需求偏好分析，查阅相关档案资料编撰成为系统性强，参考价值高的专题。利用电子档案举办展览，形式新颖多样，纸质、照片、录音、录像、实物档案等都可以通过数字化后完整地展现其原貌，使展览内容丰富，有身临其境之感。5.2咨询服务。数字档案馆咨询服务是利用现代化服务软件，包括电子邮件、留言表单及在线实时通讯等，解决档案用户在寻找相关信息和知识过程中遇到的各种问题，帮助其更好地利用馆藏资源，找到所需的信息和知识，实现有一定深度和知识含量的服务。
6促进信息共享与知识创新
知识库建设是在数字化前提下，向网络化、合作化和集成化方向发展。创新信息资源建设模式，实现实时通讯、协同工作、共享文件等功能。充分发挥专业用户的作用与积极性，同时加强馆际间的交流与合作，实现网络信息资源共建共享。
7对企业知识管理者的新要求
7.1在知识层面上，要兼备档案学专业知识及相关学科知识。对数量庞大的档案进行科学管理，具备发现和寻找信息的能力；组织和管理信息的能力；评估和传递信息的能力。不仅让用户更有效率地使用档案资源外，还可根据档案提供者的背景资料，找到该主题领域内的知识专家，进一步实现企业知识的交流和共享。7.2在技能层面上，要具备信息管理技能与沟通协调能力。知识库建设是数字档案馆的中枢工程，是成功实施知识管理战略的先决条件之一，其规划、实施、管理、维护、标准建设等都需要相关人员具备较高的综合素质，不仅要熟悉馆藏，还要掌握数据库管理的基本技能和业务流程。加强知识管理的培训和学习，营造合作与研究的环境和氛围。7.3在态度层面上，要具有良好的人格特质。知识管理者具有敬业精神，工作细心、耐心，工作积极主动，乐于学习新知识，有一定的创新能力。总之，在大数据时代晨曦初现的当口，档案部门在创新性地开展知识管理建设工作中，为社会提供了一种全新的服务模式，使档案管理工作真正适应知识经济时代的要求，为企业的发展做出更大更多的贡献，不断开创档案工作的新局面。
参考文献
[1]王传宇.科技档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2003:253.
[2]徐欣.浅谈档案馆档案资源的建设[J].档案学通讯,2006(1):82-84.
[3]章小波.基于企业知识管理的档案人员角色研究[J].档案学通讯,2007(1):21-24.
[4]薛匡勇.现代档案观研究[J].档案学通讯,2006(2):17-20.
关于档案管理的知识范文4
【关键词】知识服务；档案管理模式；创新
在时代的冲击下，我国的各项事业建设得到了全面地发展，同时为了迎合新时代进一步发展的需求，国内的事业单位也在积极谋求各项工作上的完善。在以往的事业单位中，由于工作进展速度并不快，所产生的信息记录并不多，因而严重忽略了档案管理的重要意义和作用。现如今，随着社会建设步伐地加快，各项事业工程建设得以全面有效地开展，而且其规模和数量也与日俱增。在这样的形势下，许多事业单位开始尝试对档案管理模式进行创新和完善，以求实现更高效率的档案管理。而在这个时期，知识服务这一概念被完全地提了出来，并取得了相当好的运用效益。它主要是指以档案管理为基础，对管理模式进行思考和创新的机制，主要通过对知识管理的编码化，实现创新型的科学管理。知识服务有别于其他档案管理模式的主要原因在于，它能够对档案管理的保管工作进行完善，服务于档案的主体用户。在对基于知识服务下的档案管理模式进行运用时，各个事业单位应当根据自身的独特功能和体系，选择最为合适的档案管理模式。以知识服务为基础的档案管理模式，首先是被社会上的企业所提出来的，由于企业的客户相对较多，他们需要对客户进行一对多的档案信息记录，而对这些档案的管理模式，一直较为落后，为企业整体的经济链带来的效益十分小。并且，对于一些较大的企业而言。他们在对待客户档案管理上采取地是分散管理的方式，给企业的档案集中使用造成了相当大的阻碍。为此，企业开始进行了档案管理模式上地创新和完善，进而形成了以知识服务为基础的档案管理模式。它给企业带来的效益主要体现在管理理念与技术的结合，并进一步完善了档案管理制度，使得企业的战略目标及客户管理更加科学有序，大大提高了企业的经济效益。
一、基于知识服务的档案管理模式的本质与意义分析
现如今的我国，已然逐步走向了知识经济，在企业的每一条生产链上，包括最初的生产加工，到最终阶段的销售，都充斥着相关的知识人员，而且在企业的发展当中，生产人员所具备的工作经验越来越多，对于企业效益地提高有着最为实质的作用。档案管理在企业的知识生产中，属于一个十分重要的服务性内容，而档案则是企业知识生产的一部分内容。与政府的档案管理模式不同，企业无论在管理性质还是在管理意义上，都是为了提高自身的整体效益，进而创造更高的经济水平。政府的档案管理，则是为了更好地提供服务。但是，在知识经济的时代中，两者却有着一定的联系。首先，两者都是为了改进自身的工作效率，使得档案管理工作更加协调而完善。其次，两者都需要以知识服务为基础，对管理模式进行各方面内容上的改进，包括制度、管理方法、管理人员的素质。最后，两者虽然工作性质不同，但都在不同的层次上推动着我国的经济建设步伐。
（一）内涵
在新时期的档案管理当中，事业单位首先需要依照知识服务的具体内容，建立健全相关的管理制度，并以计算机信息技术为基础，使得档案管理系统朝着编码化的方向发展，进而形成科学的档案管理流程，切实满足档案的主体用户需求。基于知识服务的档案管理模式，其内涵是以服务为核心，在单位的服务链上，加强单位与用户之间的联系，并根据对用户档案的有效管理，为他们形成更加有效的服务。因而，为了保持这种档案管理模式的活力，事业单位需要经常地对档案管理制度和系统进行创新和优化，以紧随用户的变化，产生更加切实的服务效益。基于知识服务下的档案管理模式，无论在内容上，还是操作方法上，都与传统的档案管理模式有着很大的区别，它所进行的档案管理，需要面对事业单位内全部的档案信息数据，包括了各个项目所产生的文字记录、图像、资料以及其他信息，因而基于知识服务下的档案管理，又是一个对知识信息的整合过程。并且，基于知识服务下的档案管理，需要切实考虑到对这些信息数据整合以后带来的经济效益，以服务为基本的出发点，形成与用户交流沟通的系统。事业单位通过对它的创新和完善，能够确保自身的工作效益得到全面地优化。而传统的档案管理则缺乏一定的目的性，主要是为了对档案进行管理而管理，所能产生的效益并不高。
（二）意义
基于知识服务的档案管理模式的提出和应用，对国内各项事业单位来说，都是一个创新而有效的发展过程。事业单位对它的利用过程，都是以计算机信息技术的运用为基础，对单位内全部的信息数据进行编码加工，并根据单位与用户之间的利益需求，建立起完善的管理体系。这种档案管理模式的特点十分明显，能够将传统的信息档案积累工作完全地转向为用户提供完善的知识服务，其是在传统的档案服务上所进行的拓展和完善，并且也在一定程度上健全了档案管理的服务职能。但是，它也存在一定的缺点，即需要大量的人力资源，并且在操作过程中，也会对事业单位内的其他资源的，形成较大的消耗量。因而，基于知识服务下的档案管理模式，能够为事业单位形成用户档案信息的管理系统，并通过这一系统加强与用户之间的联系，进而使得服务体系更加完善和合理，同时也能够为单位的项目管理和决策提供方向依据。
二、基于知识服务下的档案管理模式构建
（一）事I单位需要对档案管理模式进行整体上的规划和布局
在信息化时代，我国的事业单位，对基于知识服务的档案管理模式的构建，需要从管理基础和管理目标两方面共同着手。在管理基础的布局上，事业单位首先需要对现有的管理体制进行优化和完善，一个良好的档案管理过程，必然离不开管理体制的科学有效。为此，事业单位可以对本单位的档案管理部门进行组织结构上的优化，对其进行分层，将档案管理的部分内容分别形成不同的工作板块，进而使得整个档案管理体系能够科学高效地运行。其次，事业单位需要以知识服务为档案管理工作的基本出发点，设立明确而有效的管理制度。由于基于知识服务的档案管理机制，与传统的档案管理方法有着最为本质的区别，它的工作内容更多，且服务体系更为广泛。因此，事业单位需要对档案管理部门内的各个工作板块，制定针对性的管理制度，确保每一个工作内容，都有一定的工作人员负责。最后，由于档案管理模式的管理目标和方向发生了改变，因而事业单位也需要对管理流程进行创新，以促使其跟上事业单位整体工作的发展和变化。档案管理的流程，需要包括档案信息搜集、档案整理、档案分析以及档案的检索，在知识服务的基础下，事业单位还需要为档案的检索设置相应的搜索引擎，以提高档案的检索效率。在对档案管理的基础进行有效地构建以后，事业单位就需要明确自身的管理目标，并以该目标为导向，进一步优化管理模式。对于管理目标的设置，事业单位要根据部门内工作人员的实际状况，以及单位当前的事业开展需求，制定最为切实且能够达到的管理目标，否则会严重降低工作效益。
（二）对档案管理原则进行构建
1、管理目标原则。档案管理的最基本功能在于提高事业单位的工作效率，为它的决策及管理形成依据。因而在企业构建档案数据库的时候，需要以自身的工作效率优化为目标。虽然档案管理的工作内容，并不能为事业单位的工作产生直接的效益，但是，它可以从侧面为事业单位制定具有一定价值的目标，并在达到这一目标的过程中，帮助单位事业工作得到迅速地完成。在基于知识服务下的档案管理模式中，档案管理的目标要随着外界的变化而不断进行优化和改进，只有这样才能保障档案管理目标长期具有较高的适用性，促使事业单位的工作进程更加合理有效。总之，事业单位的档案管理部门，应当在时代的发展中，将先进科学的目标管理意识最为切实地贯穿到档案管理的流程中，以充分调动部门工作人员的工作积极性，提高档案管理的整体效率。
2、协调系统原则。基于知识服务下的档案管理过程，本身是通过计算机信息技术实现对事业单位数据信息的管理过程。为了提高档案管理的有效性，管理部门应当对管理制度、体制、组织结构进行合理地协调，确保它们的工作处于科学有序的状态，进而形成明确的知识管理系统。为此，管理部门应当坚持协调系统的原则。首先，事业单位的档案管理，应当与当前工作的方向和内容结合起来，为了更好地完成当前的工作任务，事业单位必须重视档案管理系统协调的重要性，并将档案管理工作与事业单位的整体工作流程完全地结合起来，进而使得档案管理内容能够符合其他部门的工作需求和进展，凸显出更好的经济效益与价值。其次，档案管理部门应当重视管理制度的规范作用，与部门内部的组织结构相协调，两者相互促进，使得档案工作的工作体系趋于完善。最后，在协调系统的原则中，事业单位应当考虑监督体系的完善。虽然事业单位往往设有监督部门，但其的权利范围过于分散，而且监督的重心也不在档案管理上。为此，在档案管理部门设置全新的组织结构时，应当形成一定的监督体系，并赋予这一体系监督档案管理流程的权利，进而使得档案的封存和数据搜集管理得到有效地监督，变得更加完善。同时，很多档案管理部门的工作人员，在进行工作的时候，经常会由于自己的马虎大意，而搞混一部分档案，容易导致档案的缺失。在这样的状况下，通过设置合理的监督体系，档案管理部门能够及时地发现这一问题，并进行迅速地更正，提高了档案管理服务的高效性。
3、优化资源配置原则。基于知识服务下的档案管理模式，主要通过计算机信息技术的运用而开展，因此，它需要事业单位对档案管理部门配置一定的物力和人力资源，而且在知识服务的引导下，档案管理工作已然得到很大程度上地拓展，仅仅保持原先的人力是不够的，还需要增加一定的管理人员，以实现高效率的档案管理工作流程。同时，事业单位还需要对现有的数据档案资源进行分类和整合。之所以要进行分类，主要是由于新时期的事业单位工作项目和事务，所形成的信息记录是相当繁琐地，管理检索起来十分地不易，要想实现以知识服务为导向的工作性能，档案管理部门必须对这些档案资源进行分类，以分别为不同的工作和决策提供有效的信息依据。而对档案资源的整合，主要是由于事业单位的整体战略规划，需要实现对全部档案资源的有效管理。而在传统的档案管理体系中，这些档案资源的管理是十分分散的，存在相当多的问题。为此，必然需要进行合理地整合。在具体的整合过程中，事业单位的档案管理部门应当对档案资源从生成对归档的整个流程进行整合，同时也需要其他部门给予一定的支持和配合，进而形成档案资源的科学转化流程，提高事业单位的整体工作效率。
三、基于知识服务下的档案管理模式创新方法
随着时代的变迁，我国的事业单位纷纷加大了对档案管理模式的创新，并且也采用了一系列的科学方法。基于知识服务下的档案管理模式创新，主要是以知识服务为核心，所展开的档案管理方法创新。为了提高档案管理的效率，管理部门应当在知识服务理念的指导下，采取针对性的管理办法，以优化档案管理，提高部门的工作效率，并为档案信息的用户提供更加优质的服务。
（一）改变传统的档案管理理念
传统的档案管理工作，仅仅是为了管理档案而进行管理，并没有完善的工作方向和目标，而且缺乏一定的实效性。随着以知识服务为基础的档案管理模式的建立，事业单位应当改变传统的档案管理理念，并将知识服务作为整体档案管理工作的导向，以对事业单位的档案管理体制和内容进行创新和完善。同时，基于知识服务下的档案管理模式，应当充分尊重档案信息用户的主体性，以为他们的服务为宗旨，积极进行各方面内容的完善。因此，为了满足用户的不同需求，管理部门应当对这些档案内容，以知识服务为选择，进行科学的整理总结，进而使得档案管理具有较高的灵活度，能够适应外界的变化，为客户生成更好的信息服务。此外，新时期的事业单位档案管理，其工作的有效性会对事业单位的主体工作形成直接的影响，因而事业单位应当加大对其的重视度，合理完善其的工作内容，加强其与其他部门之间的联系。
（二）对档案管理工作进行业务和制度上的创新
新时期的档案工作，所面对的档案信息数据是相当多地，而传统的档案管理业务和制度，都已经不再适合这一工作的需要。为此，事业单位应当对n案管理工作进行业务和制度上的创新，具体的措施可以分为以下几方面的内容进行：首先，适当拓展信息数据的搜集范围。在传统的档案管理工作当中，管理部门所要搜集的内容并不多，主要为当前工作的各项数据。而在新时期的档案管理工作中，需要将事业单位相联系的信息、非正式文件资源、事业单位的工作规划以及客户信息，进行完善地搜集，因而它的搜集范围是相当广泛的。其次，档案管理部门应当对档案的分类方法设置创新的方案。基于知识服务下的档案管理模式，需要对档案管理的不同板块工作内容进行分类，分类依据主要为信息数据的类型和使用主体。这种全新的档案分类方法，相比以往的档案管理分类工作，更加科学高效，能够改善传统档案分类不合理的状况。最后，事业单位应当对档案的管理分析制度进行创新。在搜集完一份数据信息以后，并不能直接将其进行存档，而应当优先审核其的价值，因而需要运用到一定的鉴定制度。而传统的档案鉴定制度过于笼统，所能产生的适用性十分低。在对其进行创新的过程中，需要设定明确的价值标准，以确保档案的价值得到正确地评定。
（三）以知识服务为核心，引进先进的技术人员及设备
基于知识服务下的档案管理模式开展，需要以一定的计算机设备为基础，而且需要档案管理人员具有相当高的专业素质。因此，事业单位要以知识服务为核心，引进一些以计算机为主的先进档案管理，同时，为了较好地运用这些设备，事业单位需要对档案管理工作人员进行适当地培训，如果培训的效率并不高，事业单位也可以考虑从外部引进一些先进的技术人员，以确保新时期档案管理工作的有效性。同时，事业单位也可以科学地利用这些设备和技术人员，广泛地搜集数据信息资料，积极做好数据信息的导入工作，并在数据信息形成切实的档案资料后，合理鉴定档案资料的价值，进而直接有效地提高档案管理工作效率。
结束语
总而言之，基于知识服务下的档案管理模式，为新时期档案管理工作的改革和创新提供了全新的思路，事业单位应当加大对其地关注，以知识服务为基础，积极采取针对性的方案和措施，进而最为有效地改善档案管理工作，提升整体的工作效率。
参考文献：
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[6] 彭红梅. 浅谈高校档案管理模式的探讨[J]. 人力资源管理. 2014（02）
关于档案管理的知识范文5
[关键词]知识化角度 档案 档案管理 知识管理
伴随着经济的飞速发展，信息化时代已经到来，海量的信息开始涌入各个事业单位，大量的纸质或电子文件使档案管理工作面临新的挑战。档案是一个单位的内在基础，档案的管理将会很大的影响到单位的发展。所以我们要从根本上发展，就要在档案管理上下功夫。现在的档案管理也是需要一定的技术的，我们要从知识化的角度去考虑它。下面我们就从知识化的角度对事业单位的档案管理进行分析。
一、 有关档案管理的相关知识
事业单位档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指事业单位人事部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。事业单位档案业务归属人事部，由人事部指定人员兼职负责。各部门指定人员兼职档案资料管理工作。事业单位档案管理员按照国家有关规定，以及事业单位档案工作制度、条例统一管理事业单位的档案；各部门的档案管理人员应参照事业单位的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。档案管理人员要严格执行事业单位档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。事业单位档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、 档案管理工作
档案管理是建立事业单位制度的重要内容之一。主要包括“实体管理”与“信息开发利用”两个方面的内容。即档案实体管理为基础，以信息公开为总之和方向，为各项工作提供凭证和参考作用。但是，据调查表明，占所有知识46%的档案中蕴含知识，被很好的归类，并及时提供给需要这些知识的人，从而发挥作用的只有12%，档案蕴含着大量可待开发的隐含知识，因此，档案管理工作面临的问题不仅仅开发单位档案的显在信息，更为中国要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转化为显在知识，实现知识共享和知识创新。从这个角度来说，档案管理和知识管理具有共同的目标和动机。
易度文档管理系统是针对文档管理中普遍存在的问题，基于知识管理的理念，开发的一套用于文档资料管理、知识管理的软件系统，帮助单位进行文档的全生命周期管理。易度文档管理系统适合于任何体系、任何规模的组织。易度文档管理系统采用了领先的文档权限控制和SSL传输加密技术，为单位中的个人、团队以及部门提供海量文档资料的安全集中存储空间，支持文档的共享和审核协作管理，并提供强大的文档检索机制。
三、档案及知识管理
知识管理是事业单位的一种资源组织形式，可通过知识管理有效的采集、搜索一切对其有用或可能有用的信息与知识，并以最优的方式加以开发运用和创新，从而使得单位在现代竞争中获得可持续发展的能力和机会。以计算机技术和现代通信技术为代表的技术革命变革了现代社会的信息环境，对作为人类记忆的档案及其管理带来了革命性的影响，档案管理从实体管理、信息管理直至知识管理演进的过程，实际是档案价值的升华和知识内涵的扩展过程，实现这一跨越对档案管理工作至关重要。
三、 档案管理促进知识管理
首先，档案管理有助于沉淀、积累知识。隐性知识占知识资源的大部分，而且具有相当重要的价值。但是，隐性知识存储于员工个人的大脑之中，难于管理。而进行了档案管理就有利于解决这一问题，档案管理能够把隐性的知识转化为显性的知识，也就是隐性知识显性化，即通过记录将隐性知识“物化”于文件、档案之中，更加便于管理。
其次，档案管理有助于传播、交流知识。信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。而档案管理就是一种书面的交流，突破了时间地域的限制，更加有利于知识的传播、交流与共享。
档案管理还有助于理解与挖掘知识。塞里·休斯说：“文件管理者能清楚地理解组织的知识基础，而且长期涉及组织知识，他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的，哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”所以档案管理者更能深入的发掘知识的内容。
总结：档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通；而又在管理层面、管理深度、管理范围、管理侧重点、管理特点等方面相差相异。档案管理与知识管理相辅相成。知识管理可以拓展档案管理的领域，提升档案管理的价值；档案管理可以促进知识的沉淀、积累、传播、交流、理解、挖掘，加强知识产权的保护。所以要对事业单位的档案进行知识化管理。
参考文献：
[1] 王恩军，李娜，白八斤. 新时期地方院校人事档案管理工作的问题与对策——以河西学院人事档案管理为例[J]. 河西学院学报. 2011（05）
关于档案管理的知识范文6
摘 要：在信息时代，传统意义上的开发利用因存在各种局限而难以向用户提供满意服务，把知识管理引入档案工作中，分析两者的关系，运用知识管理的理念和方法分析目前的档案开发利用工作存在的问题，并提出对应的策略，以期更好的推动档案实践的发展与档案学理论和知识管理理论的融合创新。
关键词：知识管理；档案信息资源；开发利用
1.知识管理与档案开发利用的关系
知识管理理论一般将知识划分为显性与隐性，而档案作为社会实践的原始记录，承担了隐性知识的显性化和显性知识固化的作用，因此，档案具有知识属性，档案信息资源中包含了对组织和个人十分重要的亟待挖掘的知识。
笔者认为，用知识管理理论指导档案信息资源的开发利用就是要用知识管理的理念武装档案工作者的头脑，促使档案工作者成为知识工作者，把档案部门作为一个知识管理和交流创新的平台，成为知识的加工者、分享者、服务者，把档案信息服务提升到知识服务的层面上来，从而做好开发利用工作[2]。
2.传统的档案开发利用存在的问题
2.1 利用的意识淡薄
档案的利用是档案工作的重要环节，对于档案馆来说，做好档案的利用工作，不仅是实现档案价值的重要途径，更是档案部门赖以存在和发展的重要基础。但目前，一方面，档案工作者主动提供利用的意识不强，档案工作多重视收集和保管，利用上以被动等待为主，缺少以用户为中心的服务思想。另一方面，公众利用意识不足，社会档案意识淡薄，许多人对于档案有何价值，如何利用档案解决工作学习上的问题不清晰、不了解，利用档案的热情不高。
2.2 利用方式单一
目前大多数档案馆提供的信息利用方式处于初级阶段，多是以利用者到实体档案馆查询记录为主，并提供档案的题录、文摘等基础性在线查询服务。这种落后的服务理念和服务方式也很难适应社会的利用需求。
知识经济时代，用户关注的已不再是简单的获取文献而是如何从繁杂的信息环境中找到能解决所面临问题的信息内容，并将这些信息融化和重组为相应的知识或解决方案。单一的利用方式必然限制档案利用工作的开展。
2.3 开发的宽度不够
表现为重视显性信息的开发而忽视隐性的信息、知识。大量的信息和知识不仅存在于文件或档案库中，也根植于各类组织日常管理、生产运行的程序、惯例以及规范之中，更有一大部分存在于组织成员的头脑中。传统的档案开发工作，往往限于档案的定期接收，缺少主动开发，缺少对隐性信息资源的挖掘。
档案开发工作除了要对显性的带有知识性质的档案信息进行开发外，也应该尽可能的对分布在个人或不同部门中的片段式的知识资源进行开发，避免因单一形式的档案开发客体而流失一些珍贵的知识信息[3]。应该注重广泛的收集、开发那些零碎、隐形的信息。
2.4 开发的深度不足
档案信息的开发多以一次开发为主，即收集、分类、立卷、排列、编目、鉴定、编制检索工具以及统计等基础性工作，少部分深层次开发就是传统的档案编研，缺少对于包含有知识的档案信息的深入挖掘。难以满足用户对相关知识的需求。对于某个主题或类别的档案，只有从更加深入的层次去思考档案信息内容以及与其相关的知识分布，才能使相关档案信息最大限度地集结在一起，才能进行深度加工，成为系统、全面的知识成果。
3.知识管理指导下档案开发利用的策略
3.1 加强档案宣传培训，提高档案利用意识
档案工作归结起来需要人去做，要加强队伍建设，加大档案宣传，从档案工作者和档案用户两方面提高档案意识。
第一，把好入口，强化培训，建立高素质的人才队伍。明确档案开发利用工作是一项以专业知识为基础的不同于机械性和体力劳动的工作，树立档案工作是知识工作，档案利用是向用户提供知识服务的观念，营造学习知识、分享知识的良好文化环境，促使馆员有意识的创新开发利用工作。
第二，因地制宜开展档案宣传工作，助力社会档案意识的提升。除了利用网络，多方式的、长期的开展档案宣传外，要充分认识到，满足用户的利用需求，就是最好的宣传。做宣传工作，不能仅依靠几场展览，几个网页，更多的是要思考如何提供利用。要针对用户的不同需求，提供小众化的信息知识服务，对服务窗口和平台精心设计，将知识性和趣味性相结合，推送一些贴近大众生活的通俗易懂的宣传材料，消除档案与公众生活的隔阂。
3.2 推动档案信息化建设，创新档案利用方式
创新档案利用方式，使以用户到馆查询为主的利用转变为以应用信息技术提供档案产品为主的方式，要做到这一点，必须要建设数字化的信息资源库，并着力打造档案馆网站。
一是推动纸质档案数字化、信息化。具有相当数量和规模的数字化信息、知识是实施知识管理的前提条件。一方面，档案馆应加快档案数字化与信息化建设，快速、准确、有计划、有步骤地变纸质档案为数字化的档案信息；另一方面，档案馆应加强与科研单位、其他档案馆、图书馆等信息机构的联系，通过对多方数据资源的整合，及时更新与补充数据库资源。
二是着力打造档案馆网站。在服务理念上，档案馆网站要从“宣传型”、“展示型”转变为服务型。树立档案馆网站只有为用户提供信息乃至知识服务才是它最大价值所在的观点。在服务内容上，要主动提供多途径的检索方式，根据对用户的分析提供针对特定服务人群的信息服务。在网站设计上，做到版式栏目设置合理、色彩搭配和谐、操作简单直观。
3.3 注重对隐性知识的挖掘，拓展档案开发宽度
隐性知识一般存在于人的思维之中，注重对隐性知识的挖掘，需要档案部门加强与其他单位部门的协同合作。首先，可以利用网络平台，建设知识和经验的共享机制。使得不同的人员都可以在网络上分享自己的体验、经验和知识。其次，档案部门加强电子文件的收集与管理，对网络上相对显性化的信息进行收集、整合。
3.4 建立特色专题档案库，延伸档案开发深度
档案开发宽度的拓展并不代表开发深度的延伸。通过档案编研和对档案知识的整合加工形成专题档案库。专题档案库能将档案的历史价值充分体现出来，形成知识密集型的服务内容从而很好的解决这个问题。专题档案库的建设应根据馆藏特色和地域特色，收录有价值的连续性历史事件相关资料，可以是对某一问题的系统探讨，也可以是对某一事件、某一历史人物的专题介绍，通过对数据库中的信息进行鉴定、取舍，并充分利用先进的数据库技术进行整序和重组，把零散的，已经显性化的知识再加工，形成系统的知识产品。这一活动过程必然需要档案工作者投入大量的精力和时间，而这种凝结着档案工作者劳动的知识产品就是档案深度开发的产物[5]。
实践发展是理论进步的源泉，档案开发利用中对知识管理的运用也会为整个档案实践和档案理论开拓一片新天地。
（作者单位：安徽大学）
参考文献：
[1] 尹晓慧.基于知识管理的图书馆创新研究[J].科技情报开发与经济，2010年（13）.
[2] 姜媛.知识管理背景下高校档案馆功能拓展探究[J].档案学通讯，2014（4）.
