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图书档案管理专业前景范文1
随着2016年1月1日新《会计档案管理办法》的实施，对高校的会计档案管理提出了一个新的要求。结合现阶段高校会计档案管理中出现的问题，结合现代电子信息技术，从加大设备投入、完善管理制度，明确权责制度方面，加强会计档案的管理，更全面的完善会计档案工作。
关键词：
高校会计档案；信息化；管理制度
一、前言
会计档案体现了一个单位经济活动，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉。高校会计档案是记录和反映学校在管理运行中形成的重要财务往来资料和原始凭证，是学校在行政、教学、科研等一系列往来业务中形成的历史记录，同时也是高校档案的重要组成部分。随着经济的发展和科技的进步，高校财务涉及到的事项越来越多越来越复杂，对财务的各项要求也越来越高，会计档案仅仅通过纸质的方式，远远不能满足当下的各类需求。特别是越来越多的会计凭证、报表等均已由原来的手工操作转变成以电子形式产生和传输，由此形成了大量的电子档案。自2010年起财政部、国家档案局对原管理办法进行多方调研论证，再经过科学的研讨和严格的试点，于2015年12月经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，于2016年1月1日起施行新《会计档案管理办法》。
二、高校会计档案管理现状及分析
（一）对会计档案的重要性认识不足，责任不明确，软硬件配套设施落后
高校财务的工作重点，普遍在预、决算的编制、执行、报账业务等会计核算工作，而对于涉及到财务的资料档案管理却相对忽视。主要体现在以下几个方面：首先在人员配置上，虽然各高校都有专门的档案管理部门，但是主要职责是管理学校的相关文件、学生资料等等，而且也是档案专业的人员负责。对于财务上交的会计资料，仅仅起到代管的作用，若遇到查阅此类资料，只能由会计人员前去查阅。而财务部门对于会计资料的管理，也没有专职人员负责，都是部门人员兼管，由于缺乏档案管理的相关知识，因此在管理上存在很多问题。其次，会计档案在档案部门存档的，所有查阅、借阅此类资料的，都要办理很多相关的借阅手续，非常不便捷。财务部门自己管理的，则是存放于办公室或者库房，无法满足专业档案资料的存放要求。最后，很多高校没有明确的制度规定哪一类会计资料应该存放于档案部门还是存放于财务部门。因此，很多资料存放比较混乱，一部分在财务部门、一部分在档案部门，不利于会计档案的归档。
（二）管理方式落后、会计档案质量不高，归档不齐全
当下很多高校，对于会计档案的保管，还仅仅是处于纸质档案保管阶段，仅有少部分的档案管理用到了excel，word等软件。经过长时间的档案管理证明，纸质档案管理存在很大的弊端。打印纸质不仅影响工作效率，大量的会计档案资料会占用大量的空间，增加办公的成本；在漫长的保管期限内，纸质档案很容易字面污染和页面损坏，不利于会计档案资料的完整性；有些档案管理权责归属不明确，特别是没有专门档案管理部门的学校。这样就导致资料传递不明确，关联部门之间可能产生推诿，相关联资料可能分属两个不同的部门管理，甚至导致资料传递过程中的遗失。
（三）核销不及时，容易造成资源浪费
2016年1月1日起实施的新会计档案管理办法，对各类会计档案资料有了一个明确的保管期限。但是，很多高校因为特殊原因，不能按期销毁到期的会计档案。比如很多高校的基建会计档案，因历史原因，很多在建工程没有按期转入固定资产。针对该项目的会计档案，有些的保管年限已经超过了保管年限，但是无法进行销毁，要留待以后备查，还需用专门的文件柜进行存放，这些资料就占用了大量的空间，而且纸张经过长时间存放，发黄变质，大大影响阅读的质量。
（四）保密水平较低，存在安全隐患
目前高校对于会计档案的保管，多数采用纸质方式，主要体现在各类文件、凭证、原始单据等这一类；部分涉及到电子档案的,都是通过word、excel方式，例如各类报表、申请、回复等等。很多高校并没有针对会计档案，制定专门的保密制度。因此在档案的保密方面，存在安全隐患。
三、如何利用现代电子信息技术完善电子会计档案管理
（一）加大会计档案管理的投入，建立设施完善的数据库，实现数字化管理
每年在单位预算经费中，加入会计档案管理专项经费，用于会计档案购买设备等项目使用。建立设施完善的数据库，将财务软件、会计档案软件、学校网络平台相结合，便于部门将会计核算产生的凭证、上级部门下达的相关文件、单位内部文件等需存档文件，转换为可储存文件，便于会计核算使用、会计档案软件进行保管。将繁琐的会计档案工作，通过数字化进行科学的管理。
（二）结合信息化的要求，制定财务档案管理制度，绘制出完整的流程图，明确档案专职管理人员
新会计档案管理制度对电子档案管理作出了更为详细的要求，除了按照制度规定以外，结合本单位实际情况，制定单位会计档案管理制度，并且据此绘制完整的会计档案管理流程图，制度和流程图都需上墙，并且制定专人负责会计档案管理。
（三）严格按照档案管理要求建设档案资料、设备管理场地
对于会计档案保管，不仅是纸质的要求妥善保管，电子信息档案及设备也应当按照要求进行保管，因此，保管的场地也必须达到相应的要求。首先，防火门、防盗门、防盗窗、灭火器等相应的硬件条件必须达到。其次、库房必须适合纸质文件及电子设备的放置、保持温度在15-30摄氏度之内，避免电子设备温度过高；湿度必须在45%-65%之内，防止纸质文件受潮，防止电子设备受潮变形。必要时安装空调及除湿机。
四、发展前景及展望
电子信息化与会计工作相结合，是时展必要的过程，特别是对会计档案的管理具有重大的意义。会计档案是见证高校发展的各项经济业务的重要依据，对会计档案管理的重视，体现了高校对自身经济发展的重视。会计档案通过电子信息化进行管理，为档案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，满足学校的发展需求，推动学校经济管理工作走可持续发展的道路都具有划时代的意义。
参考文献:
[1]郭然.信息化环境下高校会计档案管理设计[J].中国管理信息化.2016（6）.
[2]钱艳.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].扬州大学学报.2015（12）.
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关键字：档案寿命利用影响
1.档案的种类
根据档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。
1.1设备投资与技术要求
1.缩微技术：设备投资大，使用技术复杂。一套完整的缩微设备需要投资约一百多万元，用房约近100平方米。缩微工作中，拍照、成像、阅读、拷贝等工序要求技术高、精度高，需要专业技术人员或经专门培训过的工作人员才能操作。2.光盘技术：设备简单，易推广普及。光盘技术对设备的要求不高，在一般档案馆现有计算机设备上再附加一些设施即可。光盘管理系统具有很强的实用性，其功能设计完全可以依据档案工作的实际需要及人们利用档案的习惯，整个系统可以紧密结合实际。光盘管理系统使用方便，采用菜单式人机对话方式，操作人员稍加培训，即可按照提示进行操作。
1.2复制存储与成品保存
1.缩微技术：复制工艺过程复杂，缩微品保存条件要求苛刻。缩微拍摄的工艺过程较为复杂，要求很高，需要工作人员长时间的操作练习。在复制过程中，人、设备、材料、操作方法、环境等因素及每一个环节都影响缩微胶片质量。从理论上来说，缩微品可以长期保存，但缩微品保存条件要求相当苛刻。缩微品库房环境温湿度必须保持在一定范围内，还要定期卷片防止发生粘连。
2.光盘技术：录入快速、精确，保管方便、简单。光盘技术的复制录入较为简单，只需稍加培训就可操作。目前录入手段应用较多的是光电扫描仪。它可以将档案原件以图象方式输入到光盘中去。扫描仪最大的特点是快速、精确。一般A0幅面的滚筒式扫描仪的扫描分辨率可达500DPI，只要幅度不大于A0，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准A0图分辨率300DPI约需80秒。光盘存储密度高，一张525英寸的光盘能存储1000多兆的字节，相当于存放上万页的A4文件或相当于13盘16毫米缩微胶卷的存储量。光盘体积小，对环境要求不高，抗恶劣环境能力强，即使在平常环境下也能长期保管。
1.3档案检索与信息输出
1.缩微技术：检索较慢，输出费时。
一般情况下，胶片是以张或卷为单位进行编目，这样查阅时必然要翻阅大量的卡片，效率很低。缩微的输出是利用显示阅读器和还原复印等设备，费时，费力。
2.光盘技术：检索快速、准确，输出灵活、方便。利用计算机对光盘进行档案数据的检索，可谓快速、准确、方便。利用快速检索功能，可以在几秒钟之内，对几万数据进行查询。在查询中，可以根据自己的需求，提出查询的具体名称，也可提出需查询的大致名称，或几个名称进行组合。可进行模糊检索，使检索变得更加灵活、方便。光盘的输出更加方便、准确。存在光盘中的文件和图纸可利用计算机很方便地输出，对一些数据还可以进行统计后打印输出。输出可以利用各种输出设备，如针式打印机、喷墨打印机、激光印字机等。现在由于采用了高质量喷墨打印机而不是绘图仪，使输出图纸的精度和速度大为提高。
1.4凭证作用与法律效力
1缩微技术：缩微品具有法律效力，可作凭证使用。
《档案法实施办法》对档案缩微品的法律地位作了规定：“各级各类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其它复制形式的档案，载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”世界上有些国家和地区，允许缩微品作为法律上的原始证据，如：日本、美国、澳大利亚、加拿大、英格兰、苏格兰、德国、意大利等国。
2光盘技术：法律效力有待探讨，限制光盘取代档案原件。
光盘的法律效力目前处于探讨阶段。有人认为光盘技术是将原件上的文字、图像经处理后以数字形式存储，容易在输入输出时被删改，故光盘存储的档案不具有法律凭证效力。正如美国国家档案与文件管理局《关于数字图像与光盘数据贮存系统的报告》中所说：“联邦法院更愿意接受机构在日常事物处理过程中形成的档案原件作为证据”。加拿大的有关章程也提到，数字图像版本的可信度与档案原件本身并非完全一致。美国大多数政府档案馆限制数字图像技术用于永久保存的公共档案。三、缩微技术：与光盘技术。光盘技术：发展前景广阔。
缩微技术在保存期限、法律效力、标准化等方面优于光盘技术，具有顽强的生命力。与光盘技术相比，缩微技术是一项成熟的应用技术，已实现标准化、规范化，不少国家不仅用它管理档案、资料、图书、情报，它还被广泛应用于办公室工作和出版发行等工作。缩微品的保存期限较长。据有关材料记载：“国外有关试验结果表明，在一定的条件下，缩微胶片寿命可达500年以上”，也有的说一般可保存100到150年。光盘技术发展至今，对其保存期限说法不一。有人断言其寿命为10－20年，有人称可长期保存。但多数专家认为光盘保存信息期限为10年以上。不同种类的光盘寿命也不尽相同。所以，在今后一段时间内，缩微技术还将因存储方面的优越性继续存在下去，和光盘技术一起促进我国档案管理现代化的发展。光盘技术的技术优越性是缩微技术无法与之相提并论的。目前，光盘技术的技术优势正以咄咄逼人之势迅猛发展。光盘技术应用于档案管理，可实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流、远距离传输及档案工作的现代化管理。可以对档案实行原文管理，在不动用原文的情况下，实现档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌，扫描后的图纸能够无失真的显示和输出，且在页码上也和原档案一致。检索快速准确、灵活多样，且可实现模糊检索。统计功能齐全，可进行各种馆藏统计和档案利用统计。能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表图等。光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质，不仅可以记录数据，还可以记录声音、图像等各类档案，不仅可以存储档案目录，而且可以存储档案全文、档案原件如照片、图片、录像带、录音带等，能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理，可节省人、财、物，还可加大开发利用档案信息的广度和深度。光盘的应用将加速档案管理现代化进程，实现对不同载体档案的一体化管理，有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展，光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的趋势。其长寿耐用、统一标准问题也可望逐步解决。总之，光盘技术是一种很有发展前途的现代信息存储和利用技术，它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景。
2传统意义上的档案利用
传统的档案集中保管原则，使档案文化能够借助国家政权的力量迅速自我修复。中国历史上的档案和档案工作一直都处于统治政权的强有力的保护之下，尽管它所依附的政权一旦覆灭则难免连累它损失惨重，但由于后继的政权仍然认可并继续推行对档案的集中管理，因此档案文化也得以凭借新的政权力量进行自我修复，获得再生。中国历代开国皇帝大都是在政权建立之初就广开献书之路，大力搜集流散在战乱中的档案典籍；在百废待兴之际，不惜大兴土木，修建档案馆库以保证档案典籍的集中保管；在建立新的政治体制的同时，档案管理制度也随之确立，档案工作能够较快地恢复正常秩序。反观西欧国家的封建档案工作，由于没有形成国家档案工作体制，也没有集中统一保管档案的传统，大多数档案机构各自为政，形同散沙，一旦遭遇变故，往往一触即溃，难以再生。如许多的城市档案馆、教会档案馆和庄园档案馆等，大多消失在历史长河中，其风采不再，便是例证。高度发达的史料编纂传统，使档案文化即使在遭受重创后，仍具有强大的再生能力。中国的档案史料编纂历史悠久，到了唐代，设馆修史制度甚至得到国家的确认，史馆成为有职守有组织的正式工作机构。中国古代的档案与史料并无严格界限，在皇家档案库中，历代编纂的历史典籍常常与档案一起存放，以弥补前朝档案记载的不足。从孔子编订《六经》，刘向父子整理史料，司马迁编著《史记》，刘知几纂修《史通》，司马光编修《资治通鉴》，直到近代章学诚的《文史通议》，都体现了优秀的史料编纂传统。因此，尽管历史上许多档案原件已经荡然无存，但后人仍能从这些典籍中了解散佚档案的内容，史料典籍的编纂为传统档案文化的延续和再生起到了承上启下的作用。
3.档案在利用过程中的影响
3.1温湿度对档案寿命的影响
档案馆馆藏档案按照档案材料本身质地可分为：纸质档案和特殊载体档案#录音带、录像带、光盘、缩微品等$。当霉菌侵入纸质档案时，霉菌在繁殖和代谢过程中会产生多种有机酸，而喷墨打印文件与蓝色复印纸件。五六十年代的档案中有这种复印纸的字迹一般呈碱性，碱遇酸会产生化学变化，相互中和，使字迹模糊，这会给提供利用档案带来不便，长此以往甚至会给档案工作带来巨大的损失。另外，纸质材料本身就显酸性，加之霉菌产生的有机酸，会加重纸质的酸浓度，使纸张的耐久性降低，从而降低档案的寿命。
档案馆库房温湿度调节失调到一定程度时，就为烟草甲、黑毛皮蠹、毛衣鱼等害虫生长、繁殖创造了条件，这些害虫有的擅长打洞，有的擅长拉网，擅长打洞的害虫会破坏档案的完整，造成字迹消失，甚至使档案损毁；擅长拉网的害虫，网弥漫于档案中，网的有机成分长期腐蚀档案，会使纸质档案字迹不清，耐久性降低，严重的会造成纸质档案的损毁、特殊载体档案信息丢失。因此，对档案馆库房温湿度进行科学而合理的调控非常必要。科学调节档案馆库房温湿度，利用档案保护科学研究成果防治档案霉菌和害虫档案馆库房最好用空调机#或除湿机$调节温湿度，没有空调的档案馆应积极采取措施，想办法购进空调机#或除湿机$，这样才能科学有效地调节档案馆库房温湿度；另外，安排库房管理专业人员每天至少三次作温湿度登记，并将登记结果保存，以便掌握库房温湿度的规律进行有效调控。一般温度在14-25OC，相对湿度为50%-55%的环境中存放档案为宜。档案馆库房温湿度的科学调节，有利于将霉菌和害虫阻断于档案之外，能延长档案的寿命，充分发挥档案为发展经济、造福一方服务的历史使命。另外，利用防霉、防虫的科研成果防治霉菌和害虫对档案的侵害，采取以防为主，防治结合的工作方针，能促使档案馆库房档案的保护工作做到防患于未然。01’防霉杀菌剂、香灵草2%防虫杀虫剂是两项经国家鉴定的科研成果，它安全、环保、有效，适合于档案馆库房使用。防霉杀菌剂适用于银盐胶片、纸张、磁带、皮革等材料的防霉，是纯植物防霉药，既可用于长期防霉，也可用于生霉严重时快速杀霉，而且对档案材料无不良影响，保证人体安全，不污染环境。香灵草2%防虫杀虫剂可以抑制害虫不能进入性成熟期，从而造成害虫发生世代减少，控制害虫数量。经专家鉴定，2%防虫杀虫剂毒效范围广，对各形态害虫均有杀灭作用和驱避作用，并且对纸张字迹无影响，适用于档案入库前的消毒，生虫档案的消毒，也可用于库房杀虫与防护。防霉杀菌剂与防虫杀虫剂的研制成功，给档案保护工作注入了新的活力，可以有效地防霉杀菌，防虫杀虫，延长档案的寿命，充分发挥档案应有的作用。
3.2影响磁记录档案的寿命的因素
磁记录技术是一种信息存储技术，它是利用磁性材料的特性!把经过转换的声音#图像和数据等信息记录保存下来，需要时可再重放的技术。凡能转换成电信号的一切信息，原则上都能以磁记录的方式加以记录，制成“磁记录文件”进行保存和传递信息，从而使许多磁记录文件转变成磁记录档案。磁记录档案种类很多，按其载体特征分有磁带、磁盘、磁卡等形式。影响磁记录档案耐久性的内因主要有磁记录材料的特点和磁记录材料的加工过程；外因主要有外磁场、温度、湿度等外部环境。本文将以磁带为代表来研究影响磁记录档案材料寿命的因素。
磁带通常是在薄膜状的塑料带基上均匀涂布磁浆层而制成的，由带基和磁层两大部分组成。用来制作带基的材料主要有聚氯乙烯、醋酸纤维素酯、聚酯（涤纶）薄膜。以聚酯为带基的磁带耐久性最好，以醋酸纤维素酯为带基的磁带耐久性较好，以聚氯乙烯为带基的磁带最不耐久。磁层是磁记录介质，它的稳定性，特别是磁稳定性，决定了磁带信息存储的耐久性。构成磁带记录介质的基本原料碳粉是决定磁记录介质特性的主要因素。它要求磁粉具有足够的矫顽力，以便有效地记录信息，但又不能高得难以消磁。带基和磁介质是通过粘合剂粘附在一起的。
磁带档案的耐久性不仅与磁带制成材料的持久性有关，还与磁带记录信息的可*性有关。主要表现在：一是磁粉驰豫时间。驰豫时间是指热运动引起的、破坏颗粒磁距之间有序排列的时间。磁粉驰豫时间的长短取决于磁粉颗粒的体积大小，磁粉颗粒越大，其驰豫时间越长。磁粉颗粒的增大固然能增加信号存储的稳定性，但大颗粒磁粉会导致均匀磁化效果的下降，因此，磁粉颗粒的大小必须控制在一定范围内，这就使信息在磁记录介质上的存储时间受到限制。据有关资料介绍，磁带保存在较理想的环境中，保存时间只有20年左右。二是噪波。噪波是指磁带在重放过程中出现的干扰信号，主要有调制噪声、复印效应和冒码。三是失真。失真是指在重放时磁带的输出信号与输入磁带的信号不一致，出现信号畸变现象。四是信号漏失，是指磁头在记录过程中将所需要的信号遗漏或丢失。
外部环境对磁带耐久性的影响。一是外磁场。依据消磁原理，当磁带所处外磁场强度超过50奥斯特（3.98×10A/M）时，就会将磁带的信息抹掉。二是温度。高温会加速磁带带基材料的老化，带基的抗张强度随环境温度的上升而下降，抗张强度下降的磁带在使用过程中易产生变形而造成磁带信号失真。环境温度低固然能提高带基的抗拉性能，但低温下带基的脆性增加。温度的波动往往会使磁粉颗粒松动与脱落，降低磁带的使用寿命。三是湿度。湿度过低（如小于40%）会使磁带电阻值增大，在使用过程中造成静电集聚而吸附尘埃，导致磁带的磨损，输出信号出现放电杂波。若在太干燥的条件下，磁带会发脆易坏。高湿会造成磁带粘合剂的水解或潮解，引起磁层损伤，且使磁带中有机物霉变，导致重放信号失真或丢失。四是尘埃及异物。如磁带上面的粉尘、工作环境内的尘埃或纤维等，使磁层表面凸起13um×1um(高×宽)，便能引起信号失真。另外，光、有害气体、强烈摩擦或震动也会影响磁记录档案的寿命。
4.对策方法与分析
维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案的自然寿命，是档案保管中必须达到的最基本的要求。档案的安全保管取决于内外部两个方面的因素。
1.影响档案安全保存的内部因素是档案的制成材料，包括载体和显字材料，必须在生成档案的源头阶段就引起重视。对传统的纸质档案，载体要尽可能选用不含酸性残留物质、纤维含量高的高质量纸张，最好选用档案专用纸。在字迹材料方面，应选用碳素墨水、黑色油墨等书写和印制文件，杜绝色带打印，不用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。
2.影响档案安全保存的外部因素主要有温度、湿度的控制，有害生物如霉菌、档案害虫的预防与杀灭，有害气体、灰尘、紫外光线的预防等。控制档案的长久保存，必须从内部因素和外部因素两个方面同时进行。对于影响档案长久保管的内部因素，必须从档案文件的源头抓起，在文书形成阶段就着眼于其日后转化为档案的需要，采用合格的档案用纸和墨水,印刷油墨-。遇有传真、电报等不可抗文件时，应及时复印，将复印件附原件后一并归档。在档案室、档案馆保存阶段，应避免一切不利于档案保护的因素，选用专门的有利于档案保护的档案用品，建设高标准的档案库房，达到防高温、防潮、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等要求，对于新型档案，如磁盘、磁带等，其库房还应达到防磁要求。这就是档案保护中的“八防”。
3.在库房管理上，应避免一些不利的季节气候现象对档案保护的危害。如在南方地区的梅雨季节应着力档案库房的防潮，严格控制库房湿度，可采用提高库房密闭性能，辅之以抽湿机、空调等去湿，将湿度控制在标准之内。在夏季，应着力控制库房温度，防止高温条件下纸张及其它载体的快速老化。为减少紫外光的危害，在档案库房内，应避免阳光直接照射到档案上，库房照明应选用白炽灯，不能使用日光灯，等等。
如何延长档案寿命
档案的特殊价值，要求我们对档案必须长期或永久地保存，以利于无限期地开发利用。然而，档案的寿命却是有限的，怎样协调“有限”和“无限”的矛盾呢？只有最大限度地延长档案的寿命，才能缩短“有限”和“无限”之间的差距，使档案更好第为社会服务。影响档案寿命的内外因素有：一是档案载体本身的性质；二是档案存藏环境与日常管理。对我们档案库房管理员来说，在档案已形成，内因既定的前提下，研究档案存藏环境的条件与管理问题，控制外因对档案的危害，具有重要的现实意义。在档案已入库的前提下，保存档案寿命最关键的应是强化管理了，主要包括对库房环境如温湿度、害虫等的控制，还包括对档案管理人员自身的管理，如强化制度建设，以免在调卷还卷中对档案的损坏，尽量避免外来人员进入库房。其实延长档案寿命，更关键的应该是前期控制，如对其载体的选择，及时地进行归档以免遗漏等。
对于档案来说，载体是档案信息的承载者，档案的寿命很大程度上受到载体的影响。保证档案的寿命也就是保证档案的有用性、可用性等等，那么载体的安全性是重中之重。现在档案部门对档案纸张、装具及档案管理日常所用设备和药品等的控制，都是增加档案寿命的有效措施。但这项措施实施似乎不够令人满意，有待档案部门加强沟通和完善。电子文件的出现也带来了“前端控制”的思想，我们在对电子文件进行前端控制的时候是不是也对纸质档案进行一下“前端控制”。必须做到“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。要想做到以上“八防”，还必须有三个重要的条件：一是法规制度健全，做到“有法可依”；二是领导重视，责任到人，做到层层负责。三是工作人员做事认真，达到积极工作，而非消极应付。“三个重要的条件”一旦具备，相信就会有充沛的人力、物力和财力的投入，以上“八防”也就可以做到了，从而延长档案的寿命也就成为理想的现实了！但是，现实中很难达到全部条件的具备，所以应尽量来完善条件，而非找借口来逃避！关于在档案已形成、内因已定的前提下，如何控制外因对档案危害、延长档案寿命问题，我认为不仅要优化档案存藏环境，更要严格档案日常管理，把二者有机结合起来，双管齐下，方能收到事半功倍之效果。具体说来，一要优化档案存藏环境。这是延长档案寿命的客观物质因素。档案库房是保存档案的物质环境，档案库房环境条件的优劣，直接影响档案的寿命，一般办公用房、仓库或其他建筑是不宜长期存藏档案的。因此，必须优化档案存藏环境，使档案库房符合有关标准要求，为延长档案寿命奠定坚实的物质基础。二要严格档案日常管理。这是延长档案寿命的主观能动因素，也是决定性因素。因为物质基础是靠人来支配和驾驭的，没有人的管理，优质的档案存藏环境也难以发挥其现代化档案保护的作用。只要档案管理者责任心强，工作一丝不苟，即使档案存藏环境再差，也能保护档案少受损失；如果档案管理者责任心不强，工作敷衍塞责，哪怕是在全国一流的档案库房里，档案也难免遭受损害。因此，必须通过建立健全规章制度、培养档案管理者爱岗敬业精神、抓紧受损档案抢救、提高档案管理者业务素质等途径严格档案日常管理，最大限度地延长档案寿命。如何有效的保护档案，最大限度地延长档案寿命，我认为有三个方面缺一不可：一是档案收集过程中的保护。包括档案室收集档案材料时的保护与档案馆接收过程中的保护；二是日常的环境保护。包括硬环境与软环境的保护，既要有温湿度、光线等的调节，又要有电子版、多套制或分地点的保护；三是档案利用过程中的保护。即提供利用时发现有破损或褪变迹象的档案，及时进行修复或复制。
对于如何延长档案寿命的问题，应该具体问题具体对待，并非所有的档案都需要延长寿命，对于一些已失去保存价值的档案应该及时地结束其寿命，到期的档案应该迅速销毁，不搞缓期执行。而真正需要永久保管的档案也需要采取不同的管理措施，特别珍贵的档案则需采取特别的措施，如美国的三份羊皮纸文件，苏联时期的马恩列档案库，应该是不计成本地维持其寿命；而在一些档案馆对于一些具有镇馆之宝价值的档案则需设置珍藏室，采取严格的保护措施，并控制使用；一般的档案则只需按档案库房保护标准进行就行了。我认为应从档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、这几个方面来谈。首先从档案的收集说起，一份文件材料在收集时若没收集齐全、完整，是否影响起保存价值？整理档案时在装订、分类、确定其保管期限时若不本着用历史、全面、发展、效益的观点来整理，是否有影响其寿命呢？保管分人为和环境（馆、库）等，只有在这些方面都作好的情况下，才能最大限度地延长档案的寿命。还有在档案信息开发利用时应注意保护好原件，使其不受到损坏等等。鉴定尤为关键，每份文件，每行文字都要阅读等等，只有从这几方面注意，这才能从根本上延长档案的寿命。档案的价值是无限的，档案的生命是有限的。要把有限的生命焕发出无限的价值，有点难！一是保护意识应该常规化。如何延长档案生命，应该贯穿整个档案形成的过程！一件本可以保管得很好的珍贵文件在没有形成档案以前就面目全非，岂不是增加了保护的难度？加强重要材料的保护意识和宣传教育，是非常必要的，能够减少不必要的麻烦。二是党政机关企事业等入档单位，要按时移交，在本级档案的管护工作中，档案馆因其专业性比其它单位做的好得多。三是加强执法力度保护档案。档案部门人员在业务指导过程中，要把档案的保管作为重要事项来抓，大力加强执法力度，采取一定的强有力措施推进全社会的档案保护意识。
事成与不成关键在人，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命之事关键在当事者的职业操守与职业技能。所谓“当事者”乃担当延长档案寿命之事的使者，使者乃奉命办事之人，即奉党和国家人民之命行维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命之事，此乃“使命”也。时时刻刻牢记使命、认认真真履行使命者可谓“使命感”使然，使命感乃职业操守之要素，具此要素者还会有辱使命吗？由此看来，如何维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的关键在于千方百计地增强档案保管者的使命感。我觉得站在档案局馆的角度，就“如何延长档案寿命”的话题而言，对于“前端控制”问题，即决定档案制成材料耐久性的问题，档案部门可以说是鞭长莫及，只能是《档案保护技术学》说说而已。档案局馆所能作的，一是从业务指导角度讲，也只能是指导各类档案室加强档案保护技术工作，至于档案室能否按要求做则另当别论了。从多数基层档案部门的业务指导工作现状看，大多是上半年督促指导上年度的文件归档工作，下半年指导验收各单位的档案管理达标工作（现在叫认证），尽管《认证标准》中有“十防”要求，但验收时大多是看设备是否到位，也就是说平时很少专门指导过档案保护技术工作。二是档案移交进馆后，档案局馆方能履行“档案守护神”的职责，档案局馆该怎样维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命应该是不言自明，只不过是因馆因人而千差万别罢了。
总之，档案的长久保存是衡量档案工作的基本要求之一，要将其贯彻到档案工作的每一个环节和方面，责任落实到每一个文书人员、档案人员。
参考文献：
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［2］孙惠兰．论科技档案是潜在的生产力［J］．山西科技，2001，（3）．
