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采购供应商管理流程范文1
1.1采购成本高
原有的项目经理部物资采购供应各自为政，多头采购，集约化程度低，形成不了大批量，无法实现集中采购的规模优势，享受不了最优惠价格。由于采购数量少，运杂费、采购管理费等费用也易增加综合采购成本。
1.2物资质量存隐患
各施工项目的自行采购，易发生从局部利益出发，在采购的过程中轻质量、重价格的现象，造成施工质量隐患。
1.3资金使用不合理
由于项目间资金状况差异大，不能统一调剂资金使用，部分资金紧缺项目得不到统筹资金下的正常进料，影响施工进度。同时，无法实现资金的最优化利用。
1.4业务管控难度大
现场管理人员素质良莠不齐，管理工作存在较强的主观随意性，管理粗放，在市场调查、采购方案制定、招标采购、收发料等环节存在疏漏，容易产生物资采购中的徇私行为，造成违规违纪现象的发生。合同履约能力差，增大了违约风险和法律诉讼风险。
1.5信息化建设和应用程度低
物资管理的信息化水平仅停留在基本的账务报表处理，对第三方公共网络采购平台了解不够、利用率低，电子商务系统未真正使用，互联网先进便捷的技术手段没有体现，工作效率低。
2精细化管理下物资集中采购供应的有效应用
2.1构建区域化集中采购供应模式
单一项目采购存在供应商资源及经营、业务、市场调查等费用重复的问题，也无法实现批量规模效益。在施工项目相对集中的地区实行集中采购供应区域管理，建立区域物资采购及资源配置中枢，并通过专业团队，为区域内的各项目统一进行物资集中采购供应，“以量换价”，更大程度地实现规模采购效益，可有效地解决资源浪费问题，节省采购管理成本。为此，中铁四局二公司物资分公司在施工项目拓展相对集中的地区建立区域采购中心，加强区域性集中采购供应，在苏州、温州、杭州、济南、宁波等地建立区域性集中采购中心，辐射服务于公司集中发展成熟的江、浙、沪、鲁等地区施工项目，不断加强服务功能的完善和提升，实现区域内项目的集中采购供应，同时，实现了项目间乃至区域间的资源调配，优势互补。
2.2组建专业化招标采购团队
原有招标采购采取项目分散招标的方式，程序不规范、流程不专业、综合花费高。为提升招标采购工作的效率和质量，组建招标采购专业团队，精选综合素质过硬的业务人员作为招标团队固定人员，负责公司所有物资招标采购组织工作。专业团队按照精细化管理的要求规范物资招标管理办法，统一招标文件，严格监管机制，对招标策划、市场调查、供应商选择、评委选定、评标流程、过程监管等每个招标环节都严格细化，建立专业化、程序化、规范化、模块化的招投标管理流程，并实行招标采购信息公开制，招标过程及结果公开公布。通过专业团队的运作、严密的制度和有效的监管更好地服务施工项目。在招标采购的组织中，遵循精细化管理集约化的要求，从单一项目组织招标采购到依托区域采购中心的平台优势，形成区域内项目物资的统一招标采购，节省了大量的招标采购管理费用，提高了工作效率，同时，提高了物资采购以量换价的规模效益。
2.3推行供应商队伍动态管理
供应商队伍质量好坏，关系到采购物资的品质，决定了施工项目的工程质量。具体做法是：对全公司的供应商资源进行共享整合，甄选优质的供应商作为核心供应商。另一方面，深入市场考察，从信誉、质量水平、价格水平、交货能力、服务水平等进行综合评价，重点发展销售网点覆盖广、综合实力强的供应商不断补充供应商队伍。同时，建立供应商评级制度，形成核心层、紧密层、普通层3个层级，分类建设，培育供应商队伍。定期对供应商进行考察及评价，根据考评结果对供应商进行升降级，解除评价不合格供应商的合作关系，以动态管理不断地充实和更替合格供应商，形成供应商队伍的有效竞争，优胜劣汰，保持优质供应商队伍在数量上的充足储备。在精细化管理的要求下，不断提升集约化程度，针对局统管外的一些重要物资，如钢绞线、锚具、支座等，着手进行战略供应商招标，每项选取1～2家作为战略伙伴，当年内由战略供应商为公司所属经理部供料，不再进行招议标，以大批量争取更大优惠条件。
2.4提速电子商务平台的推动和应用
大力推行精细化管理暨深入推进电子商务系统，全面推广物资网上采购应用，可有效提升物资集中采购管理质量。2014年以来，为了推广局联合阿里巴巴网站建立的企业集采平台，做好网上竞价采购工作，公司不断加大对网络采购工作的宣传和推进，对重点项目跟进监督，下达任务指标。所有项目二三项料均纳入网络采购范围，实现了集中采购对全部物资的覆盖。目前，正推动办公类用品的网络集采，并不断扩大网络采购品种，如型钢、钢材等。运用信息技术，可以切实起到规范秩序、增加透明度、提高集中采购工作质量及效率、有效控制采购成本的作用。同时，积极推动“中国中铁采购电子商务平台（鲁班商务网）的应用，把集中采购招标工作从传统招标模式向网络招标模式转移，利用互联网技术手段的优势，通过更加规范高效便捷透明的招标模式，共享几何倍增的信息资源和供应商资源，更好地实现降本增效的集中规模效益。
2.5建立物资集中采购全方位管控体系
物资集中采购要建立起从采购计划、签订合同、采购价格咨询和调查、质量验收、产品试验检验到结算付款每个环节的全过程监督。通过项目技术、财务、物资等部门联合审核确认采购计划，实现计划的监管，保证计划的合理性、可信度和准确性；通过集体定价制度的严格执行，实现对采购价格的监管，建立民主的决策制度；通过联合市场调查，邀请纪检部门参与评标定标，公开采购信息，实现对招标采购的全程监督；通过公司、分公司、项目两级三方评审，实现对采购合同的监管，保证合同的合法性、严密性和公平性；通过严格验收监测程序，实现对物资质量的监管，确保物资符合相关技术规范要求，满足工程标准；通过集中债务支付系统的推行，实现对付款的监管，确保项目资金合理使用。只有建立起物资集中采购有效监管的体系，才能确保物资集中采购管理规范化、程序化、制度化。
2.6加强廉政建设，健全物资集中采购监督机制
建立结构合理、配置科学、程序严密、制约有效的权力运行监督机制，使党风廉政建设融入到物资集中采购管理的各个环节，是保障物资集中采购工作纯洁性的关键。在对物资业务人员的廉洁从业管理中，物资分公司狠抓业务人员的监督约束，实行全员签订《廉洁自律承诺书》，明确员工在各自工作岗位中的廉洁从业要求，增强员工自我约束能力。要求所有签订采购合同的供应商同步签订《廉政协议书》，共同约束双方的廉洁从业行为。设置投诉箱，公开举报电话，主动接受供应商及各界的日常监督。坚持物资集中采购全过程监督，设立党风监督员，全程参与专业团队组织的物资招标。同时，邀请公司纪委、物机部等监管部门对标书、供应商资质、报价、中标结果进行审核，对开标、评标、定标进行过程监督，保证物资招标工作的公平、公正、公开，从源头上堵塞漏洞，实现“阳光采购”。
3精细化管理物资集中采购供应的优势和成效
3.1区域集中采购规模效益凸显
推行精细化管理物资集中采购以来，中铁四局二公司物资分公司先后成立了杭州东站工地材料厂、宁波地材部、杭长采购分中心、钱江通道采购分中心、彩虹桥采购分中心、苏州采购分中心、杭州采购分中心、温州采购分中心、石济采购分中心等9个项目采购分中心，对42个项目进行了物资集中供应，3年来累计完成物资供应额27.67亿元，为公司和项目节约采购成本约5534.26万元，有效控制了项目成本。
3.2专业化平台资源调剂作用发挥突出
物资分公司利用自身专业化刚性平台的优势，通过区域化管理渠道、合理的运作手段及全方位延伸服务，实现区域项目资源集中调配，确保项目间优势互补、均衡生产，为项目很好地解决了面临的供应和成本问题。例如，在江浙沪区域的盐城项目，因业主资金拨付严苛，支付比例极低，难以维持正常施工。该区域的集中采购分中心通过合理运作，积极协调区域内公司其他资金面较好的项目，调拨钢材等物资到盐城项目，解决项目燃眉之急，满足盐城项目的正常进料和正常施工。其他区域内也在同步进行项目间资源统一调配，合理统筹规划的工作，进一步提升了物资公司专业化刚性平台的专业化优势，为项目做好更多的延伸服务。
3.3建立起“统一管理，分工明确，有效监督，顺畅高效”的采购供应制度，变“家家跑市场”为“一家跑市场”
通过物资分公司专业化的市场调查、分析，对大量的信息进行筛选、取舍，确定最优供应方案，为各项目部节省了大量相关费用。采购管理两条线分离清晰，由物资分公司负责集中采购供应，经理部负责管理和监督，同时，上级部门监管，堵塞管理中的漏洞，避免因管理混乱造成的成本失控。
3.4资金管理的统一规范
实行集中供应，通过统一采购、统一结算、统一拨付资金，保证了合理有效调配资金，提高了资金使用效率，规范了项目资金的使用。项目按照执行的各项财务制度规定和控制程序，同时，结合施工现场用料情况和合同履行情况，合理安排资金使用额度。采购分中心及时进行沟通传递，按时上报资金申请计划，加快资金回笼，保证了资金的良性循环，也避免了资金使用中的徇私行为。
3.5物资集中采购促进了廉政建设的有效落实
通过精细化管理物资集中采购的推动，严密的管控体系、全方位全过程的监督机制，使得各项廉政措施有效实施，实现了物资采购“零”事故。通过专业团队招标采购，增加了物资价格透明度，净化了采购渠道，杜绝了采购过程中的监管疏漏。在具体操作中，招标团队严格执行物资采购管理办法和相关的规章制度，使采购工作更加透明化、公开化。3年来，组织招标39次，完成招标金额18.38亿元，未发生一起相关物资人员违规违纪事件。
3.6建立起稳定优质的供应商队伍
按照共同发展、和谐共赢的管理理念，广泛吸纳供应商资源，经过不断筛选和精简，与大量有实力、有信誉的公司建立起良好的合作关系，为集中采购供应提供了保障，保证了物资质量，规避了市场风险和经济纠纷。通过与核心供应商建立长期的战略合作关系，探索更多更好的合作模式，争取到供应商更大的价格优惠和资金等方面的优惠条件。3.7电子商务发挥巨大效用2014年8月至2015年6月，公司工程常用物资网络竞价累计采购金额7000万余元，在局2014年网络竞价采购评比中名列前茅，参与实施网络采购的单位由2014年10月份6个增至目前的56个，节省采购成本约1290万余元，节约率为18.5%，成本效益明显。
3.8员工队伍的锻炼和团队精神的有效建立
采购供应商管理流程范文2
一、企业供应链管理内涵
在现阶段供应链管理中，物料流动和资金信息的流动对于企业运行发展有着紧密的联系。概括地说，整体供应链是从采购-供应-再流向需求客户端（即客户）物流。此外，还可将其视为供应链管理中三个方面之间相互运作的过程。在这个过程中，最主要的就是确保其能够很好的满足客户的需求，也就是在一定的时间范围之内，需要确保货物的质量以及数量能够满足要求，使得成本能够在一定的范围之内，并且提供良好的服务。企业进行采购供应链管理是希望通过规范和标准的流程来与供应商之间建立协调的业务关系，对于其中的各项流程进行优化，最终能够形成一个优秀的供应流程，帮助企业顺利完成采购任务，同时让采购的过程更加规范和标准，对供应商的群体进行优化，与供应商之间共享采购信息，通过采购供应链管理来加强采购过程的监督，降低采购的成本，提高企业采购的信息化水平，与供应商之间做好任务分工，加强业绩考核，最终达到双赢的目标。
二、企业采购管理中存在的不足
（一）供应链信息共享程度不足
如今，随着信息和通信技术的进步，信息共享变得越来越令人想象。此外，全球引入长期合作与协调，使供应链中的信息共享更有效率，从而最终提高公司的竞争优势。目前企业内部缺乏信息共享，导致公司或组织内各单位协调行动效率低下。供应链中的信息共享可能给企业带来许多好处。例如，产品更符合消费者的需求，市场的变化可以预料。先进的信息技术在供应链中的广泛应用，如电子数据交换和Web技术表明，实务界已经证实了整合信息的重要性。实际上，许多供应链相关的问题是由于供应链成员之间缺乏共享信息而引起的。
（二）企业目前的采购中缺乏合理的规划
很多企业都只是简单将其看作对企业库存的管理。很多企业采购管理部门不能掌握企业长期的生产计划、各种材料的消耗速度、无法掌握需求材料的具体种类和数目，采购计划和实际生产往往差距很大，供不应求的情况经常发生，或者为了追求低廉的进价，会大量进行采购，不仅远远超出了企业的实际需要量，还造成大量产品的积压，对企业的资金正常流通造成非常大的影响。
（三）采购成本难以控制
在其采购的过程中采购费用包括各个方面，其中有运输费、包装费、装卸费、仓储费等等。在采购运输的过程中，也会出现一定的损耗，同时还会产生一些其它的费用，比如采购人员的差旅费，材料的运输费，以及采购机构的经费等等，因为这些因素都是有着一定的不确定性，所以企业对于采购成本的控制是比较困难的。
三、企?I供应链下采购管理优化的策略
（一）建立完善的采购管理体系
供应链往往会涉及供货商到企业客户的整个采购流程，包括采购、物流运输以及库存管理等多个环节，供应链下的企业采购管理工作往往非常繁杂，数据信息的及时反馈对供应链的顺利运转非常重要，这要求企业应该建立比较完善的企业采购管理体系。这要求我们做好以下几点：第一，除了采购管理信息平台外，还应该包括供应商名录、保证金制度、供应商选取的资格审查制度等供应商的管理制度。第二，企业还应该建立比较规范的采购制度，合理设置采购部门，并给采购管理人员赋予相应的责任。第三，建立企业生产与销售产品检索名单，包括产品的名称、库存数量、消耗量、以及各类的产品信息，制定合理的采购计划，避免采购不足或者采购超量的现象发生。
（二）实行信息智能化管理采购程序
当代的市场经济发展中互联网技术的作用是巨大的，企业想要在竞争如此激烈的市场中获得生存和发展，就必须提高自身的互联网应用能力。企业需要建立数据库，通过信息化的管理，对整个采购工作过程进行动态控制，对采购供应链中的每一个流程进行有效的监督和控制。可以看出信息管理对企业供应链的应用有着巨大的帮助，只有建立信息管理系统才能让企业更好的发展。
（三）充分收集供应商信息充分询价
随着市场经济的发展，全球化进程的加速，企业采购人员面对的供应商可选择的范围越来越宽，供应商的数量也越来越多。在这种商业生态下绝大多数供应商会想方设法屏蔽其他供应商，并采取五花八门的促销手段、返利、回扣、提成等方法诱惑企业采购人员尽快锁定自己推销的产品。企业若不对采购人员进行相关管理，企业采购人员可能会积极配合供应商以保证个人利益最大化。在这种采购模式下，采购人员帮助企业获取质优价廉原材料的功能即会丧失，通过采购活动降低产品原材料成本目标就无法实现，企业最终产品利润以及企业经济效益都会受到影响。
（四）及时掌握客户的需求
造成材料采购不足或过剩的情况，主要是由于与客户沟通不畅或对企业对市场需求预测不准造成的，这要求企业的市场部门还需要进一步做好与客户的沟通和掌握市场行情发展变化的规律，对客户的未来需求进行统计和掌握市场的主要影响因素，建立市场行情档案数据库，做好市场行情的预测工作，只有这样才能制定出科学和合理的材料采购量，避免造成材料不足或浪费的情况发生。
（五）重视供应商管理工作
第一，企业需要按照实际的状况，对物资在使用当中分门别类。例如，按照物资的使用功能以及其自身的属性等来分类，并且，企业还需要能够按照物资自身的重要性以及类别，实现对物资采购的针对性管理。同时，还需要按照当前市场经济发展的实际需求，加强对物资价格的合理管理。第二，加强准入制度的建立。对于供应商，需要在此基础上制定相应的准入制度，确保其自身的合理性以及规范性。相对于企业来讲需要在此基础上制定相应的调查部门，以此对供应商的信誉有效考察，对物资的质量合理的评价，同时还需要对实际的生产条件实施合理的核实审查，以此制定科学的评价制度，对供应商的综合能力有效评价。在这当中，主要就是物资的价格以及质量和信誉方面等，从而降低采购风险及采购成本。第三，需要建立相应的合作关系。需要和供应商建立良好的发展关系，这对于企业来讲非常重要，在一定意义上合作得良好对于物资的质量有着很大的保证。并且为了节约采购成本，需要加强质量控制，可以在产品的设计中参考供应商的意见，在管理中有效制定和企业相符合的质量标准。
采购供应商管理流程范文3
关键词：采购管理；ERP；成本控制
中图分类号：F270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）21-0016-02
引言
20世纪以来市场环境发生了巨大变化，企业针对客户需求不断加快技术、产品更新速度，以便快速满足客户的需求。企业间更加注重上下游之间的供求合作，追求成本、质量和时效的竞争优势。
企业采购成本一般占总成本60%以上，且采购成本对最终产品成本、利润率都有很大的影响，所以说采购是控制成本、提升竞争力的必然措施，是企业获取利润的重要一环。且采购的速度、效率、订单执行情况，将直接影响到企业能否快速灵活地满足下游客户需求。此外，采购不当还会造成库存积压等诸多问题，给企业经营带来问题。
可见企业要在白热化的竞争中求生存、谋发展，不仅要在研发、销售、制造上寻找改进点，而且也需要在物流采购上挖掘潜力。企业只有下定决心，依靠信息技术，对内部流程进行优化重组，才能不断提高企业的核心竞争力，在全球化的市场竞争中立于不败。
一、ERP相关理论
ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源计划，是MRPⅡ思想的延伸，集合了企业内外部资源进行有效计划与控制，整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。该管理思想是由美国著名计算机技术咨询和评估公司Gartner Group In.公司提出的一整套的企业管理系统体系标准，是基于制造资源计划（Manufacturing Resources Planning，简称MRPⅡ）发展而来，以实现信息流、物流、资金流、价值流和业务流有机集成和提高客户满意度为目标，计划与控制为主线，网络和信息技术为平台，集客户、市场、销售、采购、计划、生产、财务、质量、服务、信息集成和业务流程重组为一体面向供应链管理的现代化管理思想。
ERP的发展经历了四个阶段：订货点法、MRP理论、MRPⅡ（制造资源计划）阶段、ERP管理理论。ERP管理手段虽然核心仍为MRPⅡ，但其功能和技术已完全超越了MRPⅡ。MRPⅡ实现了企业内部资源的合理配置，ERP在其基础上综合考虑供应商、制造商、分销商以及客户各方面从供应链角度管控整个公司的业务节点，遵循管理加IT核心思想，以供需链管理、计划主线作为管理纲要，对整个供需链进行有效地管理。其有效性体现在：对整个供应链资源进行管理的思想，精益生产、同步工程和敏捷制造的思想，事先计划与事中控制的思想。
二、企业传统采购模式存在的问题
随着信息时展，传统企业采购方式已跟不上现代企业发展，本文从内外部两角度描述企业日常采购中出现的问题：
1.业务信息共享程度弱是传统采购模式下最突出的缺陷。企业信息系统设施落后，内部信息沟通不畅，严重阻碍采购部门与其他部门的信息交流，导致采购部门不能及时获得其开展采购活动的有效信息。主要表现在：（1）对供应商资源的共享。由于采购活动大都通过电话及面谈的形式进行，没有文字记录，采购和供应商信息基本上都是由单个业务人员掌握，缺乏信息的共享。该情况直接导致业务可追溯性弱，一旦出现问题很难调查；采购执行取决于个人，人员离职对采购业务的影响会很大；缺乏对供应商资质的评审和归档记录管理。（2）对物资信息的共享。采购工作量较大且业务繁杂，这种情况下采购人员为了确保采购计划的准确就要花费时间查询库房，而由于信息不对等会出现沟通效率低下的情况。（3）不能及时跟踪采购合同。无法有效地对采购订单、物流状况、订货周期进行严格控制，使得采购与生产需求之间产生偏差。（4）整体资源的共享弱。没有建立对采购供应状况变化的跟踪与管理机制，再加上一些企业将销售和采购职能合并，缺乏必要的监督和控制。供应部为了保证原料供应，增加库存，给企业带来更多的库存。（5）大型跨地域企业总公司对于下属子公司的采购控制管理不力，更无法统一采购来提升采购质量。
2.企业对外部供应商没有建立有效的管理体系和评价标准，对于采购的控制往往是事后进行。企业许多业务由于事前无法监控，采取事后控制手段，造成了很多本可避免的损失，尤其当企业跨地域，事前控制意义就更加明显。采购供应系统与外部交流较差，无法使企业供应系统和各个供应商保持统一的生产使用计划。企业与供应商缺乏紧密的战略伙伴关系，更多仅用比价的方式，选择价格最低的作为自己的经销商，导致企业采购的短期化、不稳定。
三、ERP促进采购管理改进的方式
为解决企业采购供应体系诸多问题和旧体制所带来的弊病，对采购供应体系进行以ERP平台为依托的全系统的业务流程重组，充分利用先进的ERP管理思想给企业管理的机遇。
1.将采购工作流程化，各职能分离，有效控制采购流程。ERP系统将属于库存的职责从采购管理中分离出来，提供请购、订货、到货、发票、结算完整的采购流程。库存管理包括入库、出库、调拨、盘点等在内的管理，有效地跟踪库存的出入库情况，分析库存的状态，达到库存精细化控制的目的。还提供预警机制，监控库存动态，为库存进行分析提供依据。库存管理部门尽可能地结合生产消耗制订相关库存补充计划，以此制订相应的采购计划。
2.明确职责实现了采购资金的管控。通过模块设计将物流和资金流管理分离，将通知付款职责明确至财务部门，体现资金流随着物流而动的管理思路，避免对供应商付款的人为因素，提高了采购透明度，同时限制了盲目采购。系统还提供详细的采购应付款、付款情况报告，且进行账龄的分析，对与供应商的往来款项进行管理，实现资金高效使用。
3.使信息高度共享。其将之前手工采购相关信息变为系统中的采购单据，增强了采购的可追溯性，减少了业务操作中人为因素对采购工作的影响。通过详细的供应商信息记录，代替传统单据记录、手工分析，节约了时间与成本，且增加了选择的正确性。使用ERP系统，增加了内外部的交流，与采购商之间的协调性增强，最终达到协同商务的目的。
4.提供了良好的采购全面的控制体系。首先，采购前严格把关采购审批。ERP系统对不同职责采购种类和采购金额上限进行控制，对超额的采购单传达给主管领导批示。其次，监督人员通过ERP及时发现采购业务处理中的问题，终止和暂停业务，减少或者杜绝问题采购订单的发生。此外，对原料的数量、质量在采购前中后达到很好的控制。对于已采购入库原料进行检测，不合格原料不仅退回供应商，且加入供应商不良信用记录，记录达到一定程度将其加入黑名单，为今后采购提供参考依据。最后，企业使用ERP进行管理，将采购单、入库单综合起来对到货、质检、计量、评价、入库实行有效制约，使采购结算、质量控制、入库管理共同协作。
5.实现了对采购周期、库存的有效管控。库存信息指导采购部门按照库存变化安排采购数量和批次，且通过与战略供应商共享库存信息，及时提醒供应商补货。更高阶段还可采取供应商管理库存模式，减少库存占用流动资金以及库存成本，最终实现JIT模式。
总结与启示
随着信息技术在企业发展中的应用，企业对运用信息系统来加强公司管理水平、加快企业发展越来越重视；同时，由于金融危机影响，中国企业面临成本上升的挑战，如何有效地控制生产成本也成了企业考虑的问题。ERP系统在企业中的应用使采购业务流程化，建立统一的采购评价标准，不仅提高了采购的准确度和效率，同时降低了企业经营成本。ERP通过物流与资金流的分离，实现了企业资金的高效应用，信息高度共享，减少了由于人员变动等因素对企业采购工作的影响，提高了对采购活动的监督控制，避免了采购订单出现问题。
而通过对供应商的管理制度，为供应商的选择提供标准，对供应商的管理提升了一个台阶，为企业采购行为提供了前中后的控制基础。通过与供应商建立良好的双赢合作关系，提升物资供应的稳定性，减少企业因市场供应紧缺而产生的生产管理问题。
总而言之，企业通过ERP的实施和良好的使用，可以更好地达到对采购活动的业务控制与成本控制，这将对企业的发展起到积极的推动作用。所以企业应当积极采取现代化、信息化的手段来处理企业日常采购活动，以采购为起点，优化整个企业经营流程，以现代ERP的思想来管理整个企业，使企业发展更上一个台阶。
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采购供应商管理流程范文4
【关键词】办公用品；采购；管理；问题
1 办公用品采购集中管理
大型企业在会议接待、会展制作、用车采购等，都采取统一的管理模式，也取得较好的成效。在办公用品的采购中，因项目多，需要分散采供的因素，纳入统一管理范畴，还是有一定的困难。
办公用品可区分为高值管理品、低值消耗品两类。低值消耗品包括：签字笔、圆珠笔、打印纸、便签纸、记事本、计算器等低价值的日常办公用品。高值管理品包括电脑、投影仪、空调、档案柜等。在办公用品的采购管理中，由于低值易耗品使用量大，可控性低，但是，这也是不可忽视的一笔企业开支。从一家上市公司的子公司财务账单中得知，2012年的办公用品采购中，仅低值消耗品就高达25万。
零散的办公用品，采购频率高。入手公司没有相应的管理，就只有各个部分分散采购。在采购统一管理的趋势下，该上市公司也决定采取统一管理模式。这样的管理为企业所带来的好处很多：办公效率更高，确保企业业务加快运作速度。改善原本分采购下，采购价格高昂、设备维护成本高等情况，避免在行政安排过程中，浪费企业的财力、物力，直接减少企业成本。
2 规范化办公用品采购管理
因办公用品的采购繁琐、项目多，采用规范的办公软件，可达到精确管理效果。以库存管理为主，从采购、领用、发放等流程中，都能够实施有效的管理，可避免办公用品分散性采购中，出现闲置浪费、人为分散情况。
目前该公司已经将办公用品采购系统正式投入正常运作，前后效果有一个较为明显的比对。原本很繁琐、混乱的办公用品采购事宜，开始变得井然有序，效率明显增加。在增加企业效益的同时，也能够节约成本，将节约进行到底。在此调查中，该上市公司的经济效益相比之前，已节省了上百万之多。
2.1 供应商选择
采购供应商需要采购部门选择，然后统一品牌、统一商家、统一标准。从2008年开始，该公司更换原本的供应商，采取招投标的方式，从中选择质量可靠、价格公道的供应商。通过竞标后，最终选择一家民营办公用品的供应商家。其公司囊括办公用品、礼品、电脑周边等，有强大的经济实力，企业信誉度较高。
2.2 构建采购体系
企业采购管理需要形成一套体系，运用EBP系统，可将申购、批示、供应商招标、报价等，都可在系统中完成，避免许多繁琐环节。在产品和型号、价格需要采购部门人员，及时与供应商协商，并将其公布于公司内部网络，相关人员可通过系统，来获得所需要的信息。
该企业在各个部门的采购中，都设立了一位授权人，可以通过系统对采购信息进行查询，在系统中，可直接显示出产品的价格和相应的图片，一目了然。授权人发现系统中没有自己所要产品，可直接联系采购部门，获取相应的信息。在部门授权人提交申购报告后，系统自动根据其价格限额，发送到不同领导层，提醒相应的领导进行审批。在审批之后，采购部门才开始着手联系采购部门，进行采购，在确认订单后，供应商开始发货。
该公司以这样的内部采购管理模式，可做到每一笔采购清单都是清晰明了，账目清白。快节奏的采购模式，最大限度上，降低工作人员的工作负荷。供应商针对该公司的订单情况，统一进行订单确认，从早上9点开始，一直对其系统订单进行确认。供应商家有多个仓库，订单信息会根据情况，查询各个仓库情况进行发货。一旦有缺货、库存量少的情况，应选择距离最近的配送中心，先将订单货物调配，在将订单确认完全后，会及时将产品配送。一般数小时配送一次清单，随即开始包装上哦，并及时向公司所在地发送。该公司的配送商因送货量大，一般是配送前一天订单，根据楼层开始送货，分送到相关部门，确保商品的正确和完整。最后在系统上确认收货，采购信息会直接记录在公司账目中，月底采购部对信息进行确认，然后支付账款。
3 采购供应问题
在此次调查中，还是发现一些该企业在采购供应上所存在的问题，如下所示：
3.1 处理订单问题
目前供应商和采购部是采用传真方式对订单进行确认，可保障信息的准确性。然而，传真并不优化，供应商没有将传真与网络连接，这样就造成供应商无法及时收到订单，并及时将订单下达的问题，在运输操作的时间上也造成了巨大的麻烦。
3.2 协调偏差问题
在室内的配送过程中，办公用品有大的保险杠，也有一块小橡皮，在配送过程中，可能会导致协调偏差问题。
3.3 运输管理
在产品的配送过程中，对于一些紧急需要产品，因对运输管理不到位，导致在运输过程中滞留时间过长，效率无法得到提高。
3.4 办公用品储备
在储备过程中，如果没有大的储备仓库，储备环境不适宜，都会造成产品质量出现问题。在急需时，因为仓库距离太远，调货时间长，也不方便。
4 解决管理问题
根据以上所提出的采购问题，做出相应的改变、措施，解决原本所存在的问题。
4.1 及时更新电子设备
供应商所提供的目录，上面将设备的价格、照片、信息公布，采购人员可快速查阅。每季度供应商都会推出新产品，将其发送到企业采购人员手中。企业供应商应及时根据企业目前情况，抓住最佳时机，选择最符合实际需要的电子设备，满足企业需要。该企业采购人员，选择成本较低、性能高的产品，为企业在保障正常运作的同时，可节省大笔开支。
4.2 供应商与公司实现网络连接
传真确认订单方式效率低下，可尝试供应商与公司实现统一的配货体系，采取网络连接方式，彻底杜绝原本所存问题为公司所带来的影响力。
4.3 及时供应
许多部门因为没有仓库，所以，都是需要用时才会采购。然而，很多部门却抱怨供应商无法及时将产品送到的情况。而供应商反应，不是所以产品都在就近仓库，而这样就产生了潜在费用。缺货、高库存已经成为目前许多大型企业的通病。据悉，目前供应商的管理还较为落后，信息无法及时反馈。应及时采用联网模式，让相应的数据可以采用网络及时传播，这样就可以确保库存、供货能够建设网络桥梁。
能够让供应商和企业采购人员及时沟通，这样便可以节约企业的仓库使用，也可以避免供应商与企业采购方产生不必要矛盾，大家协调解决。
5 结语
办公用品的采购是企业中至关重要的环节，也是成本控制不可忽视的部分。然而项目繁多、供应商分散等情况，让办公用品的采购变得极其繁琐。本次研究中，根据一家上市公司使用EBP系统，改善原本采购状况进行调查，在管理上确实有了显著进步，然而，也还有些许问题存在。针对相应问题，本文也提出了解决措施，希望可以为企业的办公用品采购提供一些建议，完善采购供应链。
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采购供应商管理流程范文5
1 计划管理措施
计划管理是物资采购供应工作的龙头和核心，从需求上解决买什么、买多少和什么时间买的问题，从根本上杜绝盲目采购所造成的积压、浪费，改善采购计划“急、小、杂”的状况。在完善物资计划管理方面应重点做好以下几项工作：一是明确计划提报的要素。要求用户上报的物资需求计划必须明确标明所需物资的名称、规格、型号、技术质量标准及要求、数量、交货时间、用途等要素。二是明确规定计划提报时间。按照股份公司内控手册的要求，规定了年度、季度、月度计划的提报时间。三是强化急用料的管理。对用户提报的急用料计划，必须经本单位供应站、管理站(组)负责人审核签字后，加盖急用料印章方可提报计划；物资供销处对急用料计划的物资采购必须经业务科室长审核签字后，方可按急用料进行采购。四是建立积压物资责任追究制度。对因计划变更，造成物资积压的问题建立了追究用户责任的制度；对因无计划采购，造成积压物资，追究采购单位责任的制度。五是强化物资计划管理的考核制度。油田企业根据实际情况，确立以月度计划为主的计划管理模式：推行以急用料计划占正常需求计划的比例来考核计划的准确率、需求计划实际上报时间与规定上报时间相比迟报天数来考核计划的及时率的考核办法，准确掌握终端用户需求信息，提高物资采购计划的准确率，大幅度减少零星采购的频率，形成采购批量，从而降低采购成本。
2 采购管理措施
2.1 推行网上采购
随着电子商务的发展，油田企业网上采购的实施较好地体现电子商务“公开交易过程、有效降低成本、提高工作效率”的原则，有利于从源头上预防和防止违规违纪行为的发生。由于采购全过程和处理结果信息全部由网站系统记录在案，经过授权的领导和专业管理人员随时查阅，增强采购人员的自我约束力，提高对采购业务的检查和监控，对保证公平、公正、公开进行采购，规范采购行为，堵塞漏洞起到非常重要的作用；网上采购可以减少人为因素，提高工作效率。通过网上采购，采购业务按照设定的操作流程进行操作，有利于减少随意性和人力因素的干扰，使采购人员从繁杂的人际关系中解脱出来。以询比价为例，从企业综合效益上来说，网上询比价，透明、公正，报价合理，可以大大降低采购成本。从供应部门降低成本上看，也有利于大大节约采购费用。
2.2 推进协同采购
协同采购就是中石化区域内企业在物资采购上实施联合，通过汇总各企业采购计划、整合采购资源、发挥区域联合优势、实现区域物资供应管理资源共享，从而提升采购谈判优势，增加谈判“话语权”。一是建立一套区域协同采购的运作制度，包括建立协同采购的管理制度、定期例会制度、物资需求计划编报规定、供应商选择标准和考核办法、物资采购供应质量问题的协调解决办法等。二是抓好企业物资需求计划这个龙头工作。三是对实施区域协同采购物资的品种有所选择。四是建立定期信息交流机制。五是结算方式采取分别付款或内部结算。六是建立一套区域协同采购的协调机构。
2.3 采购活动与生产技术相结合
采购活动与生产技术的最佳接合点就是在物资采购中既要遵循“价低”，又要追求“质优”，努力寻求二者的最佳结合点。为促进采购商务活动与生产技术活动的结合，首先要解决采购活动与生产活动之间协调不畅的问题，加强采购过程中的技术交流工作，明确除总部直接集中采购物资外，凡是具有较高技术含量的物资、重要设备或二级单位提出需要进行技术交流、谈判并签订技术协议的物资，在计划部门编制采购计划、供应商推荐与确定、采购部门实施物资采购等物资供应的主要环节都采取采购商务活动与生产技术活动相结合的办法。其次，从业务流程、协调程序上规定各相关部门与生产单位和供应商之间进行技术交流、技术谈判、技术评价的工作职责和工作程序，密切与生产单位的协作关系，使采购的物资在满足生产单位技术要求的前提下，采购价格也大幅下降。
3 质量管理措施
3.1 完善质检验收业务流程
针对各种物资的不同料性，制订相应的验收方案及资料收集标准，规范质检验收工作。不断完善细化质检验收业务流程，特别是要完善直达现场物资质检验收业务流程和工作规范，通过检验、化验、试运行、预验收等方式，提高质检验收业务的工作质量和工作效率。努力拓宽质检验收业务的覆盖面，尽可能把存在的质量问题发现在投入生产使用之前，确保采购物资的质量。
3.2 加强对供应商的供货质量管理
对业绩好的供应商在订货份额、货款支付等方面予以倾斜，对出现严重质量问题和不正当竞争行为的供应商坚决予以处罚。在采购中要防止资质差、质量不高、技术性不强的供应商的低价竞争，从而达到在源头上控制市场资源，降低采购质量风险的目的。
4 库存管理措施
4.1 推广“代储代销”业务
中国石化属于高风险的石油化工企业，尤其是上游的石油勘探开发，生产过程中的偶然性突发事件不可预测，为了确保前线的生产，有些物资必须有一定的保险储备，但对这种储备应尽可能的通过“代储代销”物资获得。对于“代储代销”物资可以根据每月的使用情况定期向厂家承付货款，这样在不占用采购资金的情况下就具有了保险储备。代储代销业务的开展应满足下列几种条件：一是需方有一定的仓储能力，包括场地、机械及人员。二是代储代销的物资品种是需方生产实际需要的，并且有一定消耗规律的物资。三是代储代销物资必须双方签订协议。明确双责任。
4.2 开展“直达供料”模式
由于直达供料这种方式跨越了物资收、发的时间差，物资供应部门也就省去了储存环节，从而降低了储备资金的占用。对于那些物资消耗总量小，批次多，市场上易取得的物资都可以采用这种模式，比如企业常用的普通钢材这一块，由于目前市场上生产及流通企业都比较多，供货商之间的竞争异常激烈，我们完全有可能利用招投标、询比价采购等方式在一、二级资源市场内优选供应商，并向他们提出直达供货的要求。
4.3 利用供应商库存
批量订购可以节约采购费用，但大批量到货却会大幅度增加物资库存。对此，我们要充分利用“买方市场”这个有利形势，尽可能的利用供应商的库存。对于大批量采购的物资，可以结合生产使用情况要求供应商分批到货，这样，物资到货后就可以很快用于生产，从而达到降低库存减少仓储费用的目的。
采购供应商管理流程范文6
关键词：海上石油企业；备件采购；供应链管理
中图分类号：F253 文献标识码：A
海上石油企业备件，是指石油企业在海上勘探开发生产过程中，为了维持企业的正常生产，对设备进行维护检修或者缩短设备修理停歇时间而储备的备件材料。由于海上环境，存在设备容易被腐蚀的特殊性，为了适应海上工况要求，所有使用于海上的备件材料的材质标准要比在陆地上使用的材质标准要高。海上石油企业用于生产的设备到目前仍有少部分关键设备都是国外进口的，这部分设备的备件材料需要跨国采购，存在采购周期长，采购程序复杂等问题。在目前海上石油企业节约成本，提高国产化比例的主流意识下，海上石油企业的大部分设备逐步国产化。国内采购的设备由于我国工业化程度低，因而适应海上环境能力差，问题较多。大部分国产设备备件存在种类繁多，标准化、通用化不强，甚至以次充好等问题。以上这些问题就导致采购工作量大，成本高及用户不满意等问题。一旦备件材料供货不及时、不准确，将导致设备与人员的停工，生产任务拖延、不能正常维持，甚至出现安全事故，造成重大损失。海上石油企业在其发展过程中，由于有较长历史和国外先进的海上石油企业合作，其管理理念和员工的整体素质在国内同类行业中，都处于领先水平。目前海上石油企业的备件管理模式和备件管理流程相对合理、高效。随着竞争的加剧，海上石油企业在发展的过程中依然会遇到很多问题和挑战。我国海上石油企业在现有的基础上，仍需不断总结经验，推动海上石油企业备件采购供应管理系统的建设。
1 海上石油备件采购供应管理现状
1.1 海上石油备件采购现状
海上石油备件采购，目前已经基本实现信息化，早在2003年各分公司就开始使用IBM公司MAXIMO系统数据库，通过数据库管理采购申请流程，内部物流配送，库存备件材料管理以及财务报表统计核算等。2008年总公司又引进德国公司基于ERP系统的SAP软件系统，统一管理相关库存、采购及财务工作。通过该系统，使采办效率大幅提高，节约了大量采办审批、澄清等环节的时间，相对降低了采购成本。海上石油企业采购的备件材料，目前主要渠道分为国内和国外采购；采办方式主要分为集中采办和分散采办；采办内容主要分为项目大宗物料采办和日常维修用料零星采办。
国外采购涉及面广，涉及环节多，采办周期长；主要存在价格高，质量较好和科技含量高等各种有利和不利因素。海上石油企业在这方面配备了专业素质较高的采办人员，结合多年的国际采办经验，通常都能在提前期内能将用户提交的备件材料采购到位。
国内采购目前实行的是集中采办为主，与合格的相关产品供应商达成战略协议，将企业使用的关键设备备件和常用材料打包签订年度供货合同模板，目前合同模板的交货期都在3～6个月内，极少数和供应商签订的涉及少量国外备件材料的会超过6个月。集中采办大幅降低了成本，减少了采办程序，提高了采办的效率。分散零星采购只针对极少部分一次性用料、大修用料和加工料等，不作重点管理。
1.2 海上石油备件管理现状
针对海上石油材料备件的管理，企业通过内部MAXMIO与SAP闭环系统，采用二维条码技术。终端用户在提交所需物料的采购单前，必须由企业成立的材料编码申报项目小组核定后给备件材料统一编码。仓库库存编码物料在仓储管理中，具有查询方便、快捷，出入库和盘点时节省时间、人工等优点。基于条码管理的库存物料，企业将海上作业区块各装置之间的库存资源共享，装置之间如果有部分急需的备件材料可以通过系统快速进行查询，然后通过仓储管理人员进行内部调拨。部分大宗物料，由基层用户提出当年大致需求数量，再由终端或者基地仓库进行集中采购。针对部分淘汰设备备件，由企业库存主管部门将备件清单整理、集中，在系统中，合理二次利用。目前这些措施，已经使海上石油备件材料库存量得到有效控制，减少了采办人员的很多工作量，在稳定生产、降低库存成本等方面起到重要作用。
1.3 软件平台和信息数据库现状
仓储、财务管理软件MAXIMO和SAP系统，作为海上石油企业管理设备、仓储、采购和财务等事务处理的两大管理软件，功能强大、完善，结合先进网络技术，已经基本能真实反应财务数据、设备状态、采购申请、订货状况、物流配送及运输工具等信息，为企业高层财务决策和基层物流管理、配送、信息维护提供了方便。企业内部的软件基本用户和中高层管理者，在软件的使用过程中，不断完善、总结和提高，使这两大软件功能逐步增强。
2 我国海上石油企业备件采购供应管理面临的问题及对策
2.1 我国海上石油企业备件采购供应管理面临的问题
近年来，随着企业改革及供应链管理理念的逐步发展，海上石油企业已经把供应链的管理思想运用到企业的实践中，通过计算机网络技术，提高信息化水平，使系统的采购供应管理水平大幅提高。但是，海上石油企业备件采购供应管理方面依然存在一些问题：
2.1.1 关键设备受制于国外。目前海上石油企业的重要关键设备依然依靠进口，其备件采购周期长，价格高，仍是海上石油企业成本控制的难点。曾经有某个国内商供应某国外的设备备件，提供价值235元人民币一颗的螺丝钉。
2.1.2 备件信息不完善。这方面主要表现在国内产品，有的厂家设备备件装配图不完善，一些易损件及常用件的零件图号错乱；部分厂家对设备易损件的更换周期及使用维护说明缺乏指导意义。国内生产的设备备件的附件类，如说明书、质量保证书以及材质证明等都随意甚至粗制滥造，设备备件的功能根本谈不上通用化、标准化。进口材料备件在标准上分为美标和欧标，存在英制与公制的问题，与我国的国标不相匹配。使该进口设备后续维修不得不依赖进口，无法国产化。
2.1.3 产品质量及采购提前期问题。采购原则为在同等质量条件下，选择价格低的产品。而现在的采购部门由于存在审计因素，采购物料时主要以价格为主，采用低价中标原则。由于国内产备件材料加工工艺和材质质量差，采购来的材料备件质量不佳，难以适应海上环境，增加了现场使用人员的维修工作量，造成用户对部分国产货的抵触情绪。目前采购方面存在国内供应商不按合同规定执行，经常有交货期有意或者无意延迟现象。企业高层在这方面问题的处理上，依然缺乏有力度的监督管理措施。
2.1.4 备件仓储管理模式有待改进。海上石油企业对设备主要采用预防式维修管理模式，理论上所讲的，一般日常所需的备品备件的品种、规格型号以及需求数量是可以预知的，如果能及时采购，可以不考虑库存。但在海上，这是不可能实现的。由于海上的环境、气候、空间距离、运输工具及保证生产正常运行的钢性等因素的制约，对仓储管理模式的改进方式来说，寻求一个合理的库存量才是重点。其中一部分必须储备但又不常用或者很少使用，而且需求很难预测的备件在库存中占了相当一部分资金，给备件的仓储管理增加了难度。企业的库存量依然存在上升趋势。除此之外，海上石油企业内部各装置之间的仓储管理，缺乏统一性，标准化不强；硬件设施亟待改进。
2.1.5 供应链管理模式发展制约。海上石油企业在供应链管理模式上已经有初步的尝试。但是海上石油企业在战略采购与供应商建立亲密合作伙伴关系的动力不足。一方面由于备件产品供应商的不成熟未能形成产业规模；另一方面由于双方在合作方面的理论知识和实践经验缺乏；再一方面由于国内工业化水平低，很多设备产品质量满足不了海上生产环境的品质要求。因此，要在与供应商联合管理库存方面有所深入，还须进一步探索、实践。
2.1.6 采购人员的素质和绩效考核。采购被誉为现代企业新利润的源泉。然而，由于我国物流管理和采购专业人才缺乏，因此海上石油企业的大部分采购人员都是非物流管理专业或者非采购专业方面的人员，在人员培训这方面也只流于浅尝辄止式的知识培训，无法深入到整个物流知识体系深层次架构。采购人员专业素质有待提高，加上海上石油企业采购绩效评估不健全，无法调动采购人员的积极性，使采购的运营成果很难客观体现。
2.2 我国海上石油企业备件采购供应管理的对策
在全球经济一体化的背景下，对海上石油企业来说是机遇也是挑战。海上石油企业已经抓住了有利的发展机遇，积极开展跨国经营活动，不断提升核心竞争力和适应能力。如何站在全球化的高度来进行采购与供应管理，面对种种挑战，应该采取以下对策：
2.2.1 加强备件信息提交管理。在整个采购流程中，终端用户提交物料申请是采购流程的第一步，备件信息本身提交的质量水平，对整个采购过程的质量、速度至关重要。海上石油企业终端用户在提交设备备件的技术要求方面不够全面，采购部门必须用这些技术要求去消除只根据价格而为了经济采购劣质产品的习惯。落实海上石油企业制定的关键设备备件安全库存原则，年需求量集中采办，合理安排采购提前期。
2.2.2 完善供应链的建设。可以通过对国外石油企业的考察和学习，运用其先进的采购供应链管理理论，加强以信息交流为平台的采购与用户的协作关系，选择高质量的供应商建立合作伙伴关系，综合利用其他企业的优势，优化采购的流程和政策，使采购工作在原有系统的基础上，提高信息化利用率，采购公开透明化，提高采办效率从而节约企业物流总成本。另外可以通过和一些开设物流管理、采购专业的高校合作，理论结合实践，提升管理层和基层采办人员的供应链管理理论素养。
2.2.3 加强备件的仓储管理。备件的仓储管理在企业的采购与供应管理中有承上启下的作用，目前海上石油企业已经对关键设备备件的数据、信息进行了整理，使用定性预测法，结合历史数据制定出关键设备易损件和日常消耗件安全库存量。原则上不考虑设备出现的极端情况和灾难性事件，大修配件不做库存。在此基础上，必须坚定落实企业制定的有关仓储、入出库管理、收发货程序以及仓库内部管理的规章制度，有章可寻地处理问题。进一步深化仓储管理标准化、通用化和规范化。对加强终端用户提交采办需求的质量，抑制企业备件库存量进一步扩大的趋势。
2.2.4 加强人才培养和绩效考核。石油企业应该切实搞好员工队伍的培训，加强供应链物流管理，员工归属感，职业道德的培养。完善人员考核系统，建立考核监督机制，对采购和仓储管理人员进行定期绩效考核，促进其工作积极性。从高校补充物流采购专业人员，整体提升采办人员的素质。
3 我国海上石油企业备件采购供应管理的发展趋势
3.1 供应商联合管理库存
在目前已经实施的基于ERP信息系统的共享库存模式下，供应商联合管理库存是未来的采购与供应管理发展趋势；使供应商积极参与海上石油企业的备件库存管理环节中，与供应商实现双赢。
3.2 低需求与慢速流动备件库存管理
低需求与慢速流动备件的管理有利于降低库存成本，但管理难度较高。根据企业的实力、生产和维修人员的心理承受能力不同，而表现出不同的库存持有量。可以根据企业内部装置关键设备所采购的备件材料的历史数据作为参考，对新装置的设备备件作定性预测评估，估算出这类备件的采办期间。
3.3 网络价值链
采购部门应该大力开发和推广电子商务，加强设备数据库的建设，加快信息共享和发展第三方的设备采购，将一些采购的中间环节省略，形成网络价值链，提高采购效率和降低成本，为企业的财务决策提供更高质量的信息。
4 结束语
我国海上石油企业的备件采购与供应管理的改善空间巨大，随着国际交流的增加，信息科技的发展，人员素质的提高，企业成本降低及人文环保意识的增强等主客观要求，通过提升企业仓储管理人员的备件采购与供应管理理论，结合管理实践，必将使我国海上石油企业的采购与供应管理达到一个新的高度。
