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采购订单的管理范文1
直运业务是指商品无需入库即可完成的销售业务。客户向本公司订购商品，双方签订购销合同;本公司向供应商采购客户所需的商品，与供应商签订采购合同;供应商直接将商品发送给客户，结算时，由购销双方分别与企业结算。直运业务包括直运销售业务与直运采购业务，没有实物的出入库，货物流向是直接从供应商到客户，财务结算通过直运销售发票，直运采购发票进行。企业、客户与供应商的供销关系如图所示：
二、直运业务处理流程
1、相关设置：
ERP子系统启用——基础设置：同时启用采购管理、销售管理、应收管理、应付管理、库存管理、存货核算、总账管理系统;
销售管理系统——销售选项设置：报价不含税、有直运销售业务;
基础设置——存货属性设置：将直运业务所涉及的存货设置有内销、外销、外购属性;
2、业务执行
案例：
2009年8月10日，阳光公司销售部接到业务消息，客户华宏公司欲购买智能空调10台，双方商定以单价4000元/台成交，增值税17%，随后，销售部填制销售订单;
8月10日销售部联系供应商兴华公司，发出采购订单，以单价3000元/台成交，增值税17%，并要求兴华公司直接将货物送到华宏公司;
8月10日，兴华公司将货物送至华宏公司，并根据采购订单开具一张专用采购发票给阳光公司;
8月10日，销售部根据销售订单开具一张专用销售发票给华宏公司;
8月10日，财务根据销售部交来的采购发票、销售发票结转采购成本、销售成本并确认销售收入。
操作步骤：
(1)录入销售订单和采购订单
在销售管理系统，执行“销售订货”︳“销售订单”命令，进入“销售订单” 窗口，单击“增加”按钮，必须选择“直运销售” 业务类型，录入销售单价等信息生成销售订单，保存并审核;
在采购管理系统，执行“采购订货”︳“采购订单”命令，进入“采购订单”窗口，单击“增加”按钮，必须选择“直运采购”业务类型，单击“生单” 按钮，选择“销售订单” 命令，将销售订单相关信息带入“采购订单”，录入采购单价等信息生成采购订单，保存并审核;
(2)生成专用采购发票和专用销售发票
在采购管理系统，参照采购订单生成直运专用采购发票并保存;
在销售管理系统，参照销售订单生成直运专用销售发票，保存并复核;
(3)直运送货后结转采购成本、销售成本并确认销售收入
模式A：在应付款管理系统审核应付单，确认采购成本并生成凭证;
在存货核算系统对直运销售发票记账结转销售成本，并生成凭证;
在应收款管理系统审核应收单，确认销售收入并生成凭证;
在总账管理系统查看直运业务生成的三张凭证：
模式B：在应付款管理系统只审核应付单，操作同模式A;不生成凭证;
在存货核算系统对直运采购发票和直运销售发票记账;
在存货核算系统同时结转采购成本和销售成本并生成两张凭证;
在应收款管理系统审核应收单，确认销售收入并生成凭证，操作同模式A;
在总账管理系统同样可以查看到直运业务生成的三张凭证。
三、结论
直运业务采购与销售实物均不入库，中间商直接以采购成本结转销售成本;
采购成结转前必须先在在应付款管理系统对应付单进行审核;
采购成本结转可在应付款管理系统实现，并生成凭证，然后再在存货核算系统结转销售成本并生成凭证，在应收款管理系统确认销售收入并生成凭证，即A执行模式;
如果不在应付款管理系统生成结转采购成本凭证，则采购成本和销售成本的结转可同时在存货核算系统实现，并生成两张凭证，再在应收款管理系统确认销售收入并生成凭证，即B执行模式;
无论执行哪种模式，在总账系统均可查询到直运业务生成的三张凭证。
【注】本文系顺德职业技术学院教改项目，项目编号：2012—SZWLKC21
参考文献
1.王新玲，汪刚主编.会计信息系统实验教程.北京：清华大学出版社，2012
采购订单的管理范文2
企业信息管理准确
1引言
随着计算机科学的运用日益成熟，慢慢的计算机科学技术的运用已深入到各个行业，基本实现了很多领域的智能可控管理，在人类社会的各个领域发挥了越来越重要的作用。中小企业的信息管理长期是采用人工管理的方式。对于各个控制环中的各控制点的信息采集均是采用手工的方式进行采集、统计和分析，经常会出现信息收集不规范、对系统缺陷的归类、缺陷频次的统计不精确、信息可追溯性较差等诸多问题。同时人工操作必然带来了出错率高，效率低、保密性差，大量的耗费了时间及人力物力，时间一长，将产生大量的文件和数据，这给数据资料的查找、更新及维护都带来了不可避免的麻烦及难度。针对以上问题，开发一套实用的企业信息管理系统，具有了其实际的意义。
2系统业务分析
系统主要业务流程包括客户订单处理流程、生产管理流程、原材料采购流程。
客户订单处理流程为：订单录入（看板自动扫码）集货发货。
生产管理流程为：看板回收制定生产计划书生产完成品入库。
采购流程为：看板回收制定采购计划原材料采购采购完成入库
客户订单流程触发生产管理流程，生产管理流程触发采购流程。触发其流程的纽带看板循环。
一般商品生产分为计划生产、消息生产模式和后补充生产模式。后补充生产模式是保证仓库中具备一定的库存数量，客户来订单时，从库存里面直接取货。消息生产模式是库存里面不备货，在客户下订单时，再进行生产。计划生产是按月制定生产计划，按日发放生产计划书和看板。无论那种生产模式，都可以用以上的流程模式来进行处理。
调整看板：在下达生产任务之后，有时出现原材料剩余的情况，而且如果保存到明天，原材料将作废，因此要使用这些原材料生产一些商品，生产课领取一些调整看板领取调整看板时，由管理课扫码，制定生产计划书。调整看板的生产在系统要单独标志。
系统主要业务流程如图1所示。
3系统功能分析
本文设计的企业信息管理系统能够完成系统管理、人员管理、客户订单管理、集货管理、生产管理、采购管理、库存管理、发货管理、查询报表等功能。每个功能说明如下：
（1）系统管理包括维护系统用户、操作权限，维护系统基础数据（商品信息、材料信息、生产线、仓库信息、客户资料、供货商资料等），设置系统运行参数（看板循环周期、商品生产周期、商品预警库存等），看板管理。
（2）人员管理包括人员资料维护，人员绩效考核等。
（3）客户订单包括客户订单资料维护查询，客户看板扫码，生成集货指示书。
（4）集货管理包括客户看板是生产看板一一对比扫码，自动录入集货指示书完成状态，集货订单编号和客户订单编号一一对应。
（5）发货管理对客户订单（或者集货指示书）进行扫码，更新订单状态为（已发货）。
（6）生产管理包括制定生产计划书，对生产看板进行扫码，编排生产任务，完成品入库时通过手持终端扫码自动入库。
（7）采购管理包括制定采购计划书，对供货商供货材料进行扫码入库。
（8）仓库管理包括库存查询，库存预警监视，特殊情况下的商品、材料入出库，制作盘点单，盘点结果扫码录入。
（9）查询报表包括客户订单统计，欠品状态查询，集货状态查询，发货状态查询，生产状态查询，采购状态查询，库存查询，库存预警。
系统功能结构图如图2所示。
4关键功能实现
4.1客户订单处理
物流班长在定期（一般1小时一次）客户看板架上查看客户看板信息，如果有客户看板，就对这些看板进行扫码处理。扫码完成后，按照系统提示自动生产集货指示书，之后把集货指示书和客户看板放置在集货看板架上。如果这些订购商品是属于消息生产的，系统会提示制作这些商品的生产计划书，并把生产计划书和生产看板（一次性）放在生产看板架上。
4.2 材料采购
生产班长在生产过程中，从仓库中提取所需要的材料，并将材料看板取下放置到材料回收看板架上。采购主管定期从回收看板架上取下材料看板，通过扫码的方式制定采购计划书。并将采购计划书和采购看板发送到供货商，供货商将所采购材料、采购看板、采购订单一并发货给新明纤维。采购主管收到货物后，将材料放置到指定仓库，并对材料看板进行扫码入库，
最后签收订单。有欠品时把订单先扣下，等补齐后，扫码入库再签收订单。
5小结
随着我国企业的规模和数量日益增多，原先的纸质记录、手工服务方式已远不能满足如今企业的管理和业务需求。针对这一现状，本文在此提出实施无纸化的企业管理办法，通过信息化系统实现企业基础资料、订单业务审核流程、项目实施流程、库存报表等功能，提高员工的工作效率，降低服务成本，促进中小企业的信息化建设。
参考文献：
采购订单的管理范文3
关键词：ERP系统；采购；风险
中图分类号：F123.9 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）21-0135-02
一、ERP系统的基本概述
ERP系统，即企业资源计划，是利用现代企业的先进管理思想将企业所有资源进行整合集成管理，并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的管理平台。简单的说是将企业的三大流即物流、资金流、信息流，进行全面一体化管理的管理信息系统。ERP项目的实施，第一次将油田物资采购业务集成到一个统一的管理信息平台，改变了之前各单位物资系统互不联通，相互独立的局面，为油田物资采购业务的统筹管理和资源优化提供了及时高效的信息化手段，对于油田的信息化建设具有重要意义。
作为集采购、仓储、中转、商品检测、配送、现场服务于一体的专业化物资供应单位，是西北地区实力最强大的大型现代化物资供销企业之一。其主营业务为物资供销，经营金属材料、机电设备、化工材料、建材劳保、钻井工具、汽车配件、电器仪表、五金工具等物资3万余种，从国内33个省区和国外20多个国家与地区进货，年吞吐量100多万吨，年采购金额50多亿元。
在ERP项目的实施过程中，发现ERP系统作为企业内部资源统筹管理和优化配置的信息平台，侧重点在于把企业的物流、资金流、信息流统一起来进行管理，以求最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化。但是对于具体业务操作时ERP系统的功能还存在一些不满足实际操作的情况，需要进行调整、扩充和完善。例如，ERP环境下的物资采购合同管理控制体系所涉及的一些功能就需要重新评估和设计。
二、ERP系统在物资采购管理存在的潜在风险
作为油田采购的管理人员在合同管理中，承担着合同的经济、法律审查职责。ERP系统的实施过程中对物资采购仅仅是以采购订单的形式体现，主要功能也仅仅是作为资源配置的手段，对于买卖双方具有权利、义务的合同内容的审核和管理则明显不足。则ERP系统在实际操作中对于物资采购合同的审核、管理中的潜在风险为：
1.物资采购需要买卖双方签订据有合同形式的法律文书，这就需要系统能提供一个录入和输出标准文本的平台。但由于ERP系统的核心是企业内部资源的统筹管理和优化配置，ERP系统中采购订单模块的重点在于采购物料的配置和管理。对采购合同文本所需各项条款，如质保期、运输条件、付款方式、违约责任等并没有提供一个标准、统一的文本录入格式。
2.作为物资采购合同需要有一个标准的输出打印文本模式。ERP系统中采购订单模块对于合同打印仅仅提供采购订单明细打印，并不包含合同文本中约定的相关条款，无法打印出符合要求的标准合同文本。
3.ERP系统中的采购订单审核功能相对单一。ERP系统中对于采购订单的审核仅仅涵盖了对于整个订单的审核通过与否，没有细化到每条物料明细的审核和合同条款的审核。
4.ERP系统针对物资采购业务没有提供报表统计分析功能。物资供应总公司在日常管理工作中需要对总公司生产、经营情况进行随时的实时统计、分析，以反映总公司各项业务的实际运营情况给总公司决策层提供决策的依据。此项功能的缺失对总公司经营管理产生极大的影响，容易产生统计数据滞后的情况。
5.ERP系统对于发出的合同文本是否经买卖双方签字盖章并返回缺少“合同文本盖章确认”功能。使合同管理部门不能有效防范和化解交易风险，确保物资采购合同对外付款的安全性和有效性（注：我单位管理规定只有供应商将打印出来的合同文本签字盖章，并返回我单位，经合同管理部门审核确认后，我单位财务部门才能依据该合同对供应商付款）。
以上原因造成管理部门在合同审核工作中不能及时发现和化解合同签订、履行过程中的法律风险。因此，如何能更好地适应ERP系统，如何在充分发挥ERP系统作用的基础上与总公司的实际相结合，切实做好和完善物资采购的管理工作，降低企业的法律风险，使ERP系统更能符合管理的需要，就成为了管理部门需要切实考虑的课题。
三、对ERP系统订单式采购的调整、扩充和完善
针对ERP系统中物资采购管理存在的法律风险，在油田ERP项目实施的过程中，采用了两种不同的解决方案来弥补。
1.解决方案1：油田除物资供应总公司以外的其他单位，将采购的管理工作从ERP系统中独立出来，在中石油集团公司提供的另外一套专业用于合同管理的系统（中石油合同管理系统）中进行管理。即对于同一份业务，需要在ERP系统和中石油合同管理系统中各执行一遍。
2.解决方案2：新疆油田物资供应总公司是新疆油田物资采购业务的主体单位，每年签订物资采购合同1万多份，物料明细10万余项。如果采用新疆油田其他单位的做法，对于一份业务，分别在两套系统中各执行一遍，工作量巨大，并且由于工作交叉重复，效率低下，非常不现实，也达不到快速、高效、便捷的管理要求，可行性较低。同时由于中石油合同管理系统对于物资类的器材编码没有设定以及对于仓库管理中的收、发、存等工作也没有设定，无法满足物资采购管理工作的整体需要。因此物资供应总公司选择对ERP系统中的采购订单模块进行改进和完善，并且配套以相关的管理规定，从而在ERP系统中实现合同管理的职能和需要。
（1）对于ERP系统采购订单模块中原有的简单合同文本录入环境做了大量改进，按照国家标准买卖合同文本的要求将质保期、运输条件、付款条件、违约责任等合同条款增加到采购订单的合同文本录入中。同时完善物资采购合同的文本种类，增添了金属材料类、化工产品类、机电设备类等七种具有物资特点合同文本。使在合同签订过程中可以根据各类物资的特性选用适合的文本内容，从而防范了法律风险，维护了企业的合法权益。
（2）为解决ERP系统中采购订单模块无法打印出符合要求的合同文本的情况，在物资供应总公司的ERP系统中，单独开发了合同文本打印程序，该程序能够将采购订单中采购的物料和相关信息，以及录入的各种合同条款，按照标准的符合法律要求的文本格式打印出来。从而满足从系统中直接打印出采购合同的标准文本的要求（另外，该程序还对采购订单做了相关甄别和限制，仅仅是对满足各项要求的、有效的采购订单才能打印出对应合同文本，从而保证了打印的合同文本的真实可靠）。
（3）ERP系统中原有的采购订单审核功能相对单一，对于采购订单的审核仅仅涵盖了对于整个订单的审核通过与否，没有细化到每条物料价格明细的审核和合同条款的审核。例如审核某项采购订单时如果发现其中某项物料的价格存在错误，只能将整个订单退回，而无法标明是哪项物料价格存在问题，审批效率不高。对于这个问题，在物资供应总公司的ERP系统中，也单独开发了全新的采购订单的审批程序，新的审批程序将采购订单的审批细化到每条物料明细的审核和合同条款的审核，当审核人员在审核某项采购订单时发现其中某项物料的价格存在错误，在退回该采购订单的时候选择该项物料的审批状态为“审批不通过”，而该份订单的其余物料选择审批状态为“审批通过”；业务员修改该份采购订单时，仅仅只需要修改“审批不通过”物料的相关信息，对于“审批通过”的物料不需要也无法进行修改，极大地提高了采购订单审批的效率。
（4）对于ERP系统的报表统计功能，我们及时向ERP项目部提出需求，提供所需各类报表的模版及所需的查询条件，希望在ERP系统中建立一整套的业务报表体系，使业务人员根据需要随时得到实时的各项业务统计报表。
以上是物资供应总公司为弥补ERP系统在合同管理工作中存在的法律风险，在ERP项目实施过程中对于ERP系统本身所做的一些改进和开发，从而使其满足了合同管理工作的基本要求。
四、EPR系统下物资采购合同管理的建议
ERP系统是一个庞大复杂的系统，而合同管理又是一项精细严密的工作。尽管ERP系统的实施使企业各部门的业务实现了集成化处理，减少了不必要的环节。但是由于实施企业的业务运作更加依赖于ERP系统，这种依赖和系统本身的特点也使企业原有的管理、控制体系发生改变，一些原有的有利于控制和监督的环节也消失了，这就形成了新的业务风险。为了确保ERP系统正常、安全、可靠地运行，确保数据的真实、及时、完整、合法性。除了需要一些对于ERP系统本身的调整和改进，还需要根据ERP系统实施后的实际业务环境建立一系列配套的管理制度和岗位责任制度，对业务操作人员提出责任和要求，才能保证在ERP的业务环境下切实做好和完善采购合同的管理工作。
为了实现这一目标，我们加强和完善了对ERP系统开发、应用、维护过程中相关人员行为的管理、约束和控制，采取一套预防性的内部管理制度。把健全和完善合同签订制度，规范合同签订行为列入重点工作。在原有制度的基础上总结工作经验，重新修订和颁发了《合同管理办法》，更详尽地规定了各部门，各岗位应履行的职责、范围、程序，使合同签订和管理人员有章可循，使工作程序更加合理，提高合同签订的质量。
ERP系统只是管理者进行企业管理的工具，其本身是比较“死板”的。要充分发挥ERP系统的作用还需要高素质的员工的积极协作才行。我们对物资采购人员，合同签订、管理人员实行定期业务培训制度，提高工作人员的业务水平，掌握和熟练系统的操作指令。确保ERP系统数据库录入信息的真实性、完整性、准确性、一致性和安全性。
采购订单的管理范文4
信息化社会的飞速发展对现代企业管理提出了更高的要求，随着企业信息化的发展，采购作为企业生产经营的一个重要环节更应该加强管理，充分利用内外部环境条件，逐步实现企业采购的信息化管理。
现代企业面临着需求多样化和个性化的双重挑战，采购将会直接影响到企业的生产、产品的销售以及整个供应链的最终获利情况。另外一方面，目前采购成本在企业中的总成本随着供应链的发展以及外包的深入，比重仍在上升，有统计表明，采购环节的节约与企业利润之间存在倍增效应或乘数效应:即采购环节节约1%,企业利润将增加5%～10%，由此可见，采购环节管理的好坏,己成为企业降低成本,提升运营效率的关键因素。
采购管理就企业采购的具体职能来说:一方面，它要实现对整个企业的物资供应;另一方面，它是企业联系整个资源市场的纽带。在采购管理过程中企业必须考虑到价格、采购路线、交货的准时性、影响价格的特殊因素、采购订单的数量与质量以及供应商的稳定性与可靠性。此外，采购职能还与企业的长期目标密切相关。尽管采购部门极少单独做出长期的战略决策，但采购部门应该在新产品开发或产品的重新设计、产品价值分析、自制或外购决策、产品定价、市场预测等方面发挥长期的管理职能。
采购系统是企业信息化的重点内容之一，它在企业之间的原材料和半成品生产合作交流方面架起了一座桥梁，沟通生产需求与物资供应的联系。在企业信息化环境下，要提升企业的竞争力、实施有效的采购管理必须在管理信息技术、组织和业务流程、质量和成本控制、采购模式、供应商管理等方面做出重大改进。因此，研究企业信息化环境下的企业采购系统对我国企业快步迈向国际市场、提高在国际市场上的生存和竞争能力有着十分重要的理论与实际意义。
二、采购系统的分析与设计
目前,企业存在的较大问题是由于企业之间的采购信息传递方式大多仍是电话、传真方式，尚未达到企业之间及时的信息共享，造成信息反馈滞后，采购周期变长，无法适应快速变化的市场及单位的需求。此外供应商关系还处在松散型的状态，未建立战略伙伴关系，距离一体化采购管理模式的建立还有一定的距离，从而使企业的竞争力受到一定程度的削弱。企业的供应科人员特别希望能够建立共享信息平台，更及时的了解他们供应商和客户的有关信息，避免信息不对称造成成本损失，保证供需双方信息的准确性和及时性，以便做出正确的采购决策。一个完善的采购管理系统可以帮助该企业达到企业内部及企业之间的信息共享，提高效率，从而降低采购和库存成本。这就需要开发一个系统使企业能够准确且及时地了解供应商和客户的信息，为企业管理人员制定决策提供了可靠的依据，减少ERP对企业外部环境动态变化的响应时间，从而提高企业的市场变化的适应能力和对客户需求的快速响应能力。
目前,国内一些软件开发商己从单个企业的独立的采购管理系统的研究开始，逐步在企业内部注重生产、采购、销售、财务一体化的研究，但将采购管理系统置身于供应链环境中加以研究才刚刚开始，供应链环境下采购计划的制定方法、采购订单的处理方式、采购业务流程的设置，都较单个企业内部的采购管理有许多异同。目前这方面的采购管理系统软件尚不多见。
采购管理通常包括以下几项基本职能是采购计划、采购组织、采购决策和采购控制。有效的采购系统可以帮助采购人员控制并完成采购物料从采购计划、采购询价、采购订单、采购收料、采购发票的全部过程。可有效的监控采购计划的实施，采购成本的变动及供应商交货履约情况，从而帮助采购人员选择最佳的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率及低成本执行。
针对目前大多数企业采购管理工作的现状，对采购系统提出了以下功能设计:(1)信息登记：采购计划登记、询价单登记、采购订单登记、收料单登记、普通发票登记、专用发票登记;(2)信息查询：采购计划查询 、询价单查询、采购订单查询、收料单查询、采购发票查询、采购计划明细查询、询价单明细查询、采购订单明细查询、收料单明细查询、采购发票明细查询、待审核单据列表；(3)统计分析：采购资金预算、采购订单统计、收料单统计、采购发票统计、采购计划执行情况、采购订单执行情况、在途情况分析、综合统计分析、供货商价格对比分析；(4)数据管理：原材料库存修改、成品库存修改、订单生成与修改、合作单位信息修改;(5)维护设置：用户管理、权限设置、备份数据、恢复数据；(6)退出系统：用户退出采购系统。
三、应用效果
本系统在某企业集团应用以后，采购系统可帮助采购人员完成采购物料从采购计划的制订、采购申请、采购询价、采购订单、订单跟踪等采购业务的全部过程，每一业务都能有效控制。采购人员在向供应商发出采购令前不必像以前那样，繁琐地填写大量的各种表格，只需审查系统所产生的每一期间内的采购计划即可。如遇生产计划变更，采购计划相应变化。采购人员因有了及时准确的计划信息，他们可从烦琐的事务作业中解脱出来，用更多的时间和精力来进行价值分析，选项择货源和开发更多的合格供应商。有效地监控采购计划的实施及采购成本的变动情况，帮助采购人员选择最佳的供应，确保采购工作高质量、高效率、低成本地执行，使企业处于最佳的供货关态。
采购订单的管理范文5
[关键词]供应链 采购 管理
一、供应链管理环境下采购的特点
供应链采购是指供应链内部企业之间的采购,即供应链内部的需求企业向供应商企业采购订货,供应商企业将货物供应给需求企业。从采购性质来看,供应链采购是一种基于需求的采购,需要多少就采购多少,什么时候需要就什么时候采购,采购回来的货物直接送需求点进行消费;供应链采购同时又是一种供应商主动型采购,由于供应链的需求者的需求信息随时都传送给供应商,所以供应商能随时掌握用户需求信息,能够根据需求状况、变化趋势,及时调整生产计划、补充货物,适时适量地满足用户需要。由于双方是一种友好合作的利益共同体,如果需求方的产品质量不好、销售不出去的话,供应商自己也会遭受损失,所以,供应商会主动关心产品质量,自觉把好质量关,保证需求方的产品质量。供需双方为了能在市场上占有一席之地、获得更大的经济效益,分别从不同的角度相互配合、各尽其力,所以在采购上也是互相配合,提高采购工作效率、最大限度地降低采购成本、最好地保证供应。
供应链采购与传统的采购相比,物资供需关系没变,采购的概念没变,但是,由于供应链各个企业之间是一种战略伙伴关系,采购是在一种非常友好合作的环境中进行,所以采购的观念和采购的操作都发生了很大的变化:
1. 从传统的为库存而采购转变成为订单而采购(即为需求而采购)
在供应链管理模式下,采购活动是以订单驱动方式进行的,制造订单的产生是在用户需求订单的驱动下产生的,然后,制造订单再驱动采购订单,采购订单再驱动供应商,这种准时化的订单驱动模式,使供应链系统得以准时响应用户的需求,从而降低了库存成本,提高了物流速度和库存周转率。
2. 使采购管理从事后把关转变为事中控制(即外部资源管理)
正如前面所指出的传统采购管理的不足之处在于与供应商之间缺乏合作,缺乏柔性和对需求快速响应的能力,在供应链管理采购模式下,采用新的供需合作模式,增加了和供应商之间的信息联系和相互之间的合作,这样使供应商对采购部门的要求能够得到实时的响应,并对产品的质量进行事中控制。
3. 从一般买卖关系向战略合作伙伴关系转变
与供应商建立战略合作伙伴关系,改变了以往的与供应商之间临时的或短时期的合作关系,首先可以降低由于不可预测的需求变化而带来的风险,如运输过程的风险、信用的风险、产品质量的风险等;其次通过共享库存数据,从而使采购的决策过程变得透明,以减少需求信息的失真现象;同时供需双方还可为制定战略性的采购供应计划共同协商,为共同解决问题提供便利,不必为日常琐事消耗时间与精力;另外,通过合作伙伴关系,供需双方都能降低交易成本,并避免了许多不必要的手续和谈判进程,信息的共享避免了信息不对称决策可能造成的成本损失。
4. 买方主动型向卖方型转变
就采购而言供需双方都有利益:买方获得物资保障生产;卖方销售货物获得利润。所以既然买方可以主动,则卖方当然也完全可以主动。而这两个主动比起来,卖方的主动更富有效率和效益,因为它不但为买方节省了采购业务,而且也为自己主动调整生产计划和送货计划而实现了最大的节约,真正实现了供需双方的“双赢”。
总之,供应链采购的实质,就是充分利用企业外部资源、利用供应商自己的作用来实现企业采购的工作,让供应商对自己的产品负责,对物资的供应负责,实现无采购的操作,大大节省了一大堆繁琐、费力的采购实物工作,这样既降低了成本,又提高了效率,实现双赢。
二、准时(JIT)采购――供应链管理思想的贯彻实施
如前所述,在供应链环境下的采购模式与传统采购模式的不同之处在于采用订单驱动的方式。订单驱动使供应与需求双方都围绕订单运作,也就实现了准时化、同步化运作。要实现同步化运作,采购方式就必须是并行的,当采购部门产生一个订单时,供应商即开始着手物品的准备工作。
要实施准时化采购,有三点是十分重要的:第一、选择最佳的供应商,并对供应商进行有效的管理是准时化采购成功的基石;第二、供应商与用户的紧密合作是准时化采购成功的钥匙;第三、卓有成效的采购进程控制是准时化采购成功的保证。要做好这几点,首先,一支专业化的高素质采购队伍对有效实施准时化采购管理至关重要。这些人员不仅要对准时化采购管理有充分的认识和了解,同时还要能对供应商进行认定和评估,包括对供应商的信誉及能力等,并能与供应商谈判签订有效的准时化订货合同等。具体操作上可采用培训、招聘等方式。其次,精选少数供应商建立伙伴关系。选择供应商应考虑:产品质量、供货情况、应变能力、地理位置、企业规模、财务状况、技术能力、价格与其他供应商的可替代性等。正确评价供应商,对供应商进行考核,向符合要求的供应商发放签证,不符合要求的予以删除,优化供应商结构,逐步与供应商建立长期合作伙伴关系。例如,某钢铁企业在运用供应链管理模式进行采购管理,其采购部新成立了市场客户管理部门,对供应商进行考察、评价、分门别类建立供应商信息管理库,把供应商分成A、B、C、D四类,对A类供应商进行重点管理,作为企业的重点战略合作伙伴,依此类推。实践证明,这一做法是行之有效的,使企业在煤炭市场极度紧张的情况下,与之建立中长期战略合作伙伴关系的单位,其发运量占到供应总量的85%以上,确保了生产的顺利进行。在煤炭市场价格不断上扬的情况下,这些单位对该企业涨价幅度最低。目前该企业炼焦煤到厂价比周边钢厂低10元～20元/吨。如按全年160万吨计,则一年的采购成本比周边钢厂低1600元～3200万元。
参考文献:
采购订单的管理范文6
关键字：物流；ERP；CRM
中图分类号：F259 文献标识码： A
物流行业是一个传统行业，现代物流业需要采用现代信息技术运营和管理，满足庞大的货流、信息流、资金流、快节奏、高效率的管理要求，ERP是物流行业最好的业务管理平台，ERP中文意思是企业资源规划。它是一个以资源管理为核心的信息系统，通过分配、规划、协调企业资源，完成整个业务，体现了协同工作。物流业资源的运输、调配是主要业务，ERP非常适合物流行业应用。ERP将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。
一．需求分析
1．物流公司组织结构
总经理负责管理协调所有分部。一般设有：运输部、采购部、库管部、市场部、业务部、包装部、调度中心、质管部、财务部、人事部、综合部。
物流公司部门设置与物流业务息息相关，物流公司要求各部门之间协同工作，部门之间必须互相配合，部门之间的工作像一个流水线一样工作。
调度中心：物流的枢纽部门，安排入库作业排程，安排入库站台排程，安排包装生产，印制出货单据，定出货排程，印制出货批次表，安排运输等。
包装部：负责商品的分类、过磅、拆箱重包装、贴标签及商品的组合包装。
质检部：负责保证货物质量的重要部门，也是维护客户的重要环节，丢货、货物残缺、包装破损、货物错发在物流公司中时有发生，公司需要赔偿客户，给公司造成重大损失，由此带来的结果甚至会失去客户，质检部门需要对入库货物检验，还要对出库装箱货物检验，做好记录。
采购部：货物采购是否及时，库存积压是否过大，采购价是否最低，这些都直接影响到物流公司的成本，如果库存占压资金过大，超出客户需求量，公司资金周转会出现严重问题，库存周期反映了物流公司的管理水平，采购部门还承担着供应商评估，挑选，供应链管理，采购部门通常是全球采购，还要负责进口业务。
市场部：负责业务的拓展，市场宣传，战略规划。
业务部：负责客户的管理，订单的下达，订单跟踪和收款，如果是国外客户需要负责出口。
运输部：负责货物运输，配送。
库管部：负责货物入库、出库，仓库区的管理及库存数控制。仓库区的管理包括货品于仓库区域内摆放方式、区域大小、区域的分布等规划，库存盘点，依据盘点清册内容清查库存数，修正库存帐，并制作盘亏表。
财务部：负责记账，财务报表，现金、支票管理等财务工作。物流财务需要处理大量的往来帐。物流财务同时需要根据客户付款情况为客户建立信用等级，制订不同的账期，严密监控库存，保障资金周转。
人事部：负责人事管理，人员招聘，劳资管理，绩效管理
综合部：行政办公，后勤保障，系统支持。
2．物流公司业务流程
接受客户订单查看库存库存满足需要出库包装质检运输交货提供发票收款记账；如果库存不能满足客户要求，进行全球采购入库质检出库包装质检运输交货提供发票收款记账。长期客户通常会提供一个季度或全年的配送计划，根据这个计划进行备货，随时调整订货计划。
二．概要设计
1．业务的数据流程图
以订单为中心，共同完成订单，协同办公。其订单业务的数据流程如图1所示。
2．业务部门岗位职责
各业务岗位及其职责：
1、客户：提供订单、提供购货计划、验货收货、支付货款
2、业务员：接收订单、发送订单给调度中心、跟踪订单执行情况、收款、建立客户档案、销售计分析
3、采购员：编制采购单、采购统计分析、建立供应商档案、进口管理
4、库管员：入库、出库、库存统计、盘库
5、调度：编制排产单、监督工作进度
6、包装员：编制装箱单、编制发货单
7、配送员 ：将货物、装箱单、发货单、发货单回联登记
8、质检员：记录入库货物质量情况、记录出库货物质量情况、记录包装发货情况、记录处理纠情况
9、供应商：根据采购单发货、管理自己的库存
10、会计：制作凭证、记账、编制财务报表
3．系统功能
ERP系统功能包括：客户信息录入、客户信息、订单录入、订单修改、订单查询、订单统计、订单执行跟踪、打印订单、订货计划导入、订货计划调整、订货计划查询、订货计划统计、进货计划转换生成订单、打印订货计划、入库录入、入库修改、入库查询、入库统计、打印入库单、出库录入、出库修改、出库查询、出库统计、打印出库单、库存查询、库存统计、库存盘库、打印库存表、生产安排表录入、进度表录入、任务单录入、打印任务单、打印排产单、查询进度、供应商信息录入、供应商信息查询、采购单录入、采购单查询、采购统计、打印采购单、生成装箱单、查询装箱单、统计装箱单、打印装箱单、生成发货单、查询发货单、统计发货单、打印发货单、凭证录入、凭证查询、生成明细账、查询明细帐、打印明细帐、生成总帐、查询总帐、打印总帐、生成财务报表、打印财务报表。
物流公司通常仓库在不同位置，业务部门与生产部门和库房往往不在一起，需采用B/S结构，满足异地办公和数据交换。
物流企业业务首先是与下游企业，那些所服务的企业建立长期的客户关系和业务联系，同时发展更多的客户和维护客户关系。通过应用CRM可以建立下游企业的详细信息，充分了解下游企业的需求，做好服务，与下游企业各部门建立广泛联系，有利于业务的开展。物流企业有大量的上游企业，需要对供应链进行管理，供应商的筛选依赖CRM。
物流ERP应包括VMI模块，由供应商管理库存。可以采用虚拟库房，库房可以在物流公司，也可以在供应商。供应商和物流公司可以随时查看库存，物流公司根据库存保有量、安全库存量或供货计划要求供应商随时补货，JIT（Just in time）这种方法使物流公司减少占压资金，减少库房建设维护资金，使物流公司运营成本降到最低。
物流ERP应采用条形码录入方式，方便入库、出库，库存商品品种数量管理方便，采用移动远程管理，可以随时知道货物所处的位置，方便客户货物状态查询，增强信任感。
