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采购资金管理办法范文1
第一条为加强对鼓浪屿历史风貌建筑的保护，规范历史风貌建筑保护专项资金的使用，严格风貌建筑修缮程序，提高资金使用效益，依据《厦门市鼓浪屿历史风貌建筑保护条例》(以下简称《条例》)的规定制定本办法。
第二条鼓浪屿区人民政府组织成立鼓浪屿风貌建筑保护专项资金管理领导小组，负责专项资金的筹集、使用和管理；成员由市财政局、鼓浪屿区政府分管领导，财政、建设、审计、监察部门负责人组成。日常工作由区财政局、建设局共同承担。
第三条资金来源包括：
(一)市、区财政专项拨款；
(二)社会组织和个人的捐赠；
(三)其他依法可以筹集的资金。
第四条历史风貌建筑保护专项资金，由鼓浪屿区人民政府设立专门帐户核算管理，专款专用，并接受市财政、审计部门监督。任何单位和个人不得以任何借口平调、挪用历史风貌建筑保护专项资金。
第五条资金使用范围
(一)无业主或业主放弃产权的历史风貌建筑的保护修缮；
(二)帮助经济困难的业主修缮历史风貌建筑；
(三)用于历史风貌建筑物的收购；
(四)改善历史风貌建筑保护范围内的环境和风貌。
第二章专项资金的申请与审批
第六条申请专项资金对无业主或业主放弃产权的历史风貌建筑的保护修缮由鼓浪屿风貌建筑保护专项资金管理领导小组提议；具有重大历史意义和文化内涵，亟待修缮保护的、政府收购的、以及业主无偿捐赠的风貌建筑，经区政府常务会研究通过并行文后，可直接交资金管理领导小组研究修缮事宜。同时需提交经批准的该历史风貌建筑的保护、修缮方案及投资概(预)算。
第七条申请程序
(一)用垫资或贷款贴息的办法帮助经济困难的业主修缮历史风貌建筑及改善历史风貌建筑保护范围内的环境和风貌：
1、产权证书原件和影印件。
2、业主本人、配偶及其子女户口簿原件及业主身份证原件和影印件。
3、经批准的历史风貌建筑的保护、修缮方案及投资概(预)算。
4、业主本人、配偶及其子女的住所、职业和月收入情况。
5、困难补助申请书。
6、风貌建筑业主与区政府签订的房产使用权抵作修缮费用的合同。
7、用于风貌建筑修缮的银行贷款合同。
8、对虽未签订合同但经风貌建筑保护专项资金管理领导小组正式行文认可，具有重大历史意义和文化内涵，亟待修缮保护的、政府收购的、以及业主无偿捐赠的风貌建筑，经区政府常务会研究通过并行文后，可直接交资金管理领导小组研究修缮事宜。
(二)申请方式：
1、由业主或人向鼓区建设局提交书面申请书，并填写资金申请表连同第六条所列明的材料一并报建设局。
2、由区建设局、区财政局共同审核后，将符合申请条件的材料报鼓区资金领导小组审批。资金管理领导小组根据风貌建筑委员会提出的重点保护名单、亟需保护的程度以及年度资金安排计划，经集体讨论后确定修缮项目。原则上每季度研究一次。
3、领导小组讨论通过的修缮项目，交付区财政局、建设局具体执行。同时，将修缮项目及其资金安排计划，报市财政局、市工程预决算审核所。
第三章资金的拨付与使用
第八条对市拨付的风貌建筑专项资金，应由风貌建筑保护专项资金领导小组提出资金使用计划，报市规划局，财政局批准后，拨入历史风貌建筑保护资金专户。专项资金的拨付与使用按《厦门市财政投融资建设项目工程预决算审核管理暂行办法》有关规定执行。
第九条预算审查：根据《厦门市建设工程招标投标管理办法》、《厦门市政府采购管理办法》的规定可以不实行招投标和政府采购的建设项目，项目法人在完成工程预算编制后，应及时将工程预算连同有关文件、材料报送市工程预决算审核所审定。
第十条市工程预决算审核所下达工程预算审查文件后，项目法人应严格按此预算执行。
第十一条总投资在100万元以上的修缮项目，必须按《厦门市建设工程招标投标管理办法》规定实行施工招标投标，标底应由市工程预决算审核所审定。总投资在100万元以下，20万元以上的修缮项目必须按《厦门市政府采购管理办法》规定实行政府采购。
第十二条风貌建筑修缮项目必须严格执行竣工验收制度。符合验收条件的建设项目建设单位必须按规定及时组织竣工验收，并在竣工验收后督促施工单位及时办理竣工决算，并报市工程预决算审核所审定，根据市工程预决算审核所下达的工程决算审核结论书办理项目决算。
第十三条风貌建筑修缮资金由鼓浪屿区财政局按工程建设进度实行分期拨付，并逐步实行由财政专户集中支付制度。
第十四条在工程建设期间，工程建设资金至多按预算的70%拨付，其余部分按规定办理决算后进行结算。工程决算后应按工程决算数的10%预留工程质量保证金，作为保修期内(水电安装工程6个月，土建工程12个月)的保修维护费用。
第十五条由专项资金投资的风貌建筑修缮项目，应实行施工监理制。监理单位应按有关规定对工程建设投资、进度、质量进行监督管理。
第四章资金的监督与检查
第十六条风貌建筑修缮中必须严格按照鼓区资金管理领导小组审批的概算进行控制，因设计变更或不可抗力因素确需进行投资调整的，若调整幅度超过概算10%以上，应及时报鼓区资金管理领导小组审批。
第十七条专项资金应严格按有关财务制度执行，并按财务制度规定年初编制资金收支计划，年终编制资金收支决算报表，每季度向资金领导小组报送报表，年终会审，总结资金使用和效益情况。
第十八条财政、监察、审计部门要加强对专项资金的监督检查，发现问题要及时纠正或处理，对涉及违反财经法规问题的要按有关规定予以严肃处理。
第五章附则
第十九条本办法由鼓浪屿区人民政府负责组织实施。
采购资金管理办法范文2
财政拨款结余资金是指行政、事业单位在预算年度内，按照财政部门批复和年中追加的本部门（单位）预算，当年尚未支用的财政拨款资金。根据结余资金的不同情况，可将其分为多种类型：按支出性质将结余资金划分为基本支出结余和项目支出结余。按预算安排的时间不同分为当年结余和以前年度结余。按单位的性质不同分为行政单位结余和事业单位结余。按资金的拨付方式不同分为国库集中支付结余和非国库集中支付结余。按项目是否完成等情况分为项日支出净结余和项目支出专项结余。财政部2010年6月28日公布的2009年中央决算报告中显示，地方财政结转下年支出超过2000亿元，教育支出作为地方财政支出的重要组成部分，近年来累计结余资金量呈逐年增加趋势。高校财政资金结余是省级教育财政资金结余的主要构成部分，财政资金结余问题也成为了影响高校财务管理和预算执行的难点问题。
二、高校财政拨款结余成因分析
高校财政拨款结余资金的形成原因是多方面的，既有各级政府预算部门加强资金管理形成的结余，又有制度、政策性因素及预算编制、调整和项目实施进度影响等原因形成的结余。
（一）制度原因 根据现行行政事业单位财务规则规定，“国家对事业单位实行核定收支、定额或者定项补助、超支不补、结余留用的预算管理办法”，从而使部分高校或校内二级预算单位、项目负责人对预算执行不重视，不按进度使用资金，当年应实施的项目跨年度执行，有的甚至出现连续结转几年的现象，形成财政资金结余。
（二）预算安排计划性不够 财政安排的重大项目专项资金一般有若干年的连续安排计划。对于连续安排的专项资金，有关部门本可以提前做好资金申报、评审等前期工作，但在实际工作中，部分管理部门未能提前做好准备工作，迟迟未能落实具体分配方案，导致当年的预算指标下达时间较晚，具体项目单位开展工作时间短，未能及时使用财政专项资金。
（三）各类专项资金的使用受到项目开展进度的影响 从广东省属高校2008年和2009年的结余情况看，高校财政资金结余主要是专项结余，占高校财政资金结余的90%以上。对于专项资金，尤其涉及科研项目、基本建设项目或一些重大项目的资金，由于项目的实施周期较长，财政资金需跨年度才能支出完毕。如科研项目必须执行所属专项资金的管理办法，严格按照项目建设周期使用，在项目完成并结项后才能使用完毕；“211工程”、重点学科建设等项目经费也必须严格按照项目申报的规划来使用资金，一般要跨年度才能实施完成。
基本建设项目要经过可行性论证、报建立项、征地等前期工作才能开工建设，前期工作耗费时间长，并且基建工程款需按施工进度支出，结算尾款须待工程完工报省财政厅审核同意后才能支付。由于项目是跨年度实施的，而预算指标在项目立项时一次性下达，立项当年下达的预算不能全面支出，需要结转下年按项目进度继续使用，从而形成项目结余。
（四）资金管理与使用效率意识不强 部分专项资金管理和使用部门重资金分配，轻资金管理，对资金使用过程和使用结果的管理监督不够。愿意花精力于争项目、资金，但对于项目的按计划实施、资金有效使用重视不够。部分预算单位和项目负责人对专项经费的使用效率和效益管理意识不强，未能按照预定的项目计划有效组织项目实施，项目实施进度慢，导致财政资金未能及时拨付使用。
（五）部分专项资金下达时间晚 每年年度预算都必须经当年人大会议审批通过后才能批复下达。在部门预算之外的专项经费还须由财政部门和主管部门根据专项资金管理办法，通过项目申报、专家评审等程序，重大项目还须报同级政府审批后才能确定分配方案，所以预算下达时间较基本支出预算晚。如广东省2009年下达的“211工程”三期建设经费须由省财政厅、教育厅和发改委共同拟定建设方案，报省人民政府审批同意后，再拟定细化分配方案报省财厅下达到项目学校。由于财政专项资金预算指标一般在6月份以后才能下达，具体项目执行时间不足半年，导致年末结余较大。另外，由于当年财政增收，对有的预算单位进行追加预算，这部分追加预算一般要到年底才能下达。预算单位年底才收到预算指标，预算指标在当年基本没有使用，也是形成资金结余的原因之一。
（六）预算指标结转时间长 由于广东省级财政结余资金需列入下一年度预算，经人大会议审议通过才能予以结转，所以广东省高校2007和2008年度预算结余指标多在第二年的6月份才予结转，由于结转时间过长，加上学校寒暑假时间，项目资金每年实际使用时间不到6个月，各专项资金具体使用单位和科研经费项目负责人难以按照预算进度和支出内容合理安排和使用资金。
（七）预付与应付未付款项未做支出 一些预算单位在年终决算前未能按照现行财务会计制度有关规定认真清理往来款项，造成较多预借、暂付款项挂账，还有基建项目支出未及时进行结算，虚增了一部分结余。另外，涉及到工程项目和政府采购的专项资金必须按照合同规定的时间和进度来付款，已签订合同的项目按进度付款尚未支付数，为应付未付款项，虚增了年底结余金额。
（八）支出规范管理不完善 集中支付、政府采购等一系列的财政改革措施的实施，对支出运行的监管力度加大，降低了支出成本，也增加了支出审批和货物采购的时间，一定程度上扩大了财政资金结余的规模。如学校的仪器设备购置等政府采购项目审批和执行时间过长，影响了经费使用进度。一是由于招投标项目审批时间过于集中且手续繁琐，正常的审批时间需要一个月左右，有的甚至三个月，严重影响项目的实施进度；二是政府采购中涉及进口产品的，往往进口产品的审批慢于国内产品的审批，导致整个招标工作无法进行，耽搁时间；三是目前招标机构将各个学校采购同类货物的项目打包招标，如某个学校需求确认拖延，则延误整个招标项目进度。
三、高校财政拨款结余问题解决对策
（一）调查历年结余结转资金，建立与完善财政结余统筹管理办法 建议省级财政部门对历年结余、结转资金进行全面调查摸底，分清性质，对没有具体项目的资金，或项目已完成形成的净结余，应按规定收回，由主管部门统筹使用。如财政部门组织教育部门清理收回的教育系统（高校）的净结余资金，可由主管部门统筹用于重大教育支出。建议地方财政借鉴中央的做法，参照《财政部关于印发中央部门财政拨款结余资金管理办法的通知》（财预〔2006〕489号），制定地方财政拨款结余资金的管理办法，界定项目支出净结余资金，对专项支出的净结余进行收回，统筹安排使用。
（二）加快专项资金的分配与执行进度 针对财政专项资金使用进度问题，高校应采取有效措施，建立项目预算执行责任制度、定期通报监督制度等，加强对财政资金使用的管理，切实加快预算执行进度，提高财政资金的使用效益。教育行政管理部门要贯彻落实《财政部有关进一步做好预算执行工作指导意见的通知》，加快专项资金下达进度，各专项经费要在预算年度的前半年度前落实分配方案报同级财政部门审核下拨。
（三）完善专项资金管理 进一步加强对专项资金使用的过程管理，加大对专项资金的检查力度，定期或不定期地进行资金审查和项目现场查验，把专项资金的使用效率和取得的经济社会效益作为绩效评价的重点，并将现场检查和绩效评价的结果作为下一年度资金安排的重要依据，逐步提高专项资金分配、使用的科学化和规范化。
（四）跨年度项目按分年度预算下拨经费 建议对部分跨年度重大项目实行按项目申报的分年度预算下拨资金，项目负责人按预定的项目执行进度支出，减少年底结余结转资金。
（五）缩短年度预算指标结转审核时间 为便于各专项项目的顺利开展和提高资金使用效率，建议简化年底结余预算指标结转程序，缩短预算指标结转时间，每年年初自动结转上年度预算结余指标，并在一个月内下达到预算单位。
（六）提高政府采购效率 主要表现在：一是缩短招投标项目的审批时间；二是将进口产品与国内产品分开招标；三是各学校委托给政府采购机构的项目尽量单独发包，避免需求确认不一致耽搁时间；四是定期举行政府采购工作交流研讨会，及时与采购单位交流沟通，解决在政府采购过程中出现的实际问题和困难。
参考文献：
［1］郭慧娟：《从高校财务决算报告看加强专项经费管理》，《教育财会研究》2010年第2期。
采购资金管理办法范文3
（二）严格执行“收支两条线”规定。即“收”要实行票款分离，直收统管，将能纳入政府服务中心集中收费的单位和项目要全部纳入政府服务中心，防止个别单位乱收费和收费不开票等行为的发生；“支”要统一开支标准，规范支出管理，从而将收支全部纳入正常循环渠道。通过建立财政票据电子开票、自动化核销系统，有效防止超标、违规开票等行为的发生，确保非税收入及时足额缴入国库，从源头上堵塞财政资金流失的漏洞。
（三）建立健全资产监控体系。应从资产的形成、配置、使用、产权变更到处置全过程管理单位资产，建立一套完整的资产监控体系，从而彻底解决了经营性物业资产重复建设、资源浪费、资金缺乏监管等问题。进一步强化政府采购制度，拓宽采购类别，不断推动政府采购工作的制度化、规范化和法制化。
（四）深入推行国库集中支付改革。建立新型国库单一账户体系和管理信息系统，财政拨款由国库直达商品和劳务供应者或用款单位，改变了以往资金分散、层层拨付的做法，减少了资金支付的中间环节，有效地防止财政资金被挪作他用，彻底解决了公款私存、账外设账、多头开户等问题。在总结经验的基础上，按照“分步实施，稳步推进”的原则，逐步扩大国库集中支付范围，预计第三批再纳入教育、公、检、法、统计、审计、招商局、卫生和劳动等单位，实现全区财政性资金缴库和拨付方式以国库集中支付为主要形式的财政国库管理制度。
（五）健全制度，完善惠民惠农政策落实工作机制。
采购资金管理办法范文4
一、关于公司经济合同管理办法
会议讨论了总经办提交的公司经济合同管理办法，认为实施船舶修理、物料配件和办公用品采购对外经济合同管理，有利于加强和规范企业管理。会议原则通过。会议要求，总经办根据会议决定进一步修改完善，发文执行。
二、关于职工因私借款规定
会议认为，职工因私借款是传统计划经济产物，不能作为文件规定。
但是，从关心员工考虑，在职工遇到突到性困难时，公司可以酌情借10000元内的应急款。计财处要制定内部操作程序，严格把关。人力资源处配合。借款者本人要作出还款计划。公司会议纪要范文参考由提供!
三、关于公司资金管理办法
会议认为计财处提交的公司资金管理办法有利于加强公司资金管理，提高资金使用效率，保障安全生产需要。会议原则通过，计财处修改完善后发文执行。
四、关于职工工资由银行事宜
会议听取了计财处提交的关于职工岗位工资和船员伙食费由银行的汇报，会议认为银行工资是社会发展的必然趋势，既方便船舶和船员领取，又有利于规避存放大额现金的风险。但需要2个月左右的宣传过度期，让职工充分了解接受。会议要求计财处认真做好实施前的准备工作，人力资源处配合，计划下半年实施。
五、关于公司机关11月份效益工资发放问题
采购资金管理办法范文5
企业财务内部控制体系是企业为了完善内部管理而从财务监督来制定的管理规则和手段的一种总称。财务内部控制体系是企业提高会计信息质量和完善内部管理机制的重要条件，对企业的健康和平稳发展有着积极促进作用。财务内部控制体系主要有五个方面，常规性财务制度、综合性管理制度、财务部门与人员管理制度、财务审批制度和成本管理制度。而这五个方面又可以分为三个级别的内容。
1.常规性财务制度，可以分为会计核算制度和财务管理制度两个二级科目，会计核算制度主要分为会计科目、会计编码和会计报表格式等三级内容，财务管理制度包括企业资金管理、应收付结算管理和成本管理等三级内容，常规性财务制度是企业进行财务管理工作必不可少的条件和基础。
2.综合性管理制度主要包括预算管理、财务核算制度、财务分析和会计电算化管理等方面的内容，综合性管理制度是企业财务内部控制体系的重要内容，关乎内控体系的健全和稳定。
3.财务部门和人员管理制度内容主要有岗位责任制、会计人员管理办法、分级责任制和违法违规处罚制度等，这一制度内容是财务内控工作实行的主要组织结构，财务部门和人员管理制度的完善程度直接影响到企业内部控制工作的效率和质量，对内控系统的执行效力也有重要影响作用。
4.财务审批制度主要有收支审核管理办法、超额费用审批制度、授权审批机制和财务重大事项报告机制等内容，财务审批制度是财务内控工作的主要内容，该制度的好坏直接可以从根本上影响企业财务经济状况，对企业的财务工作有很大的控制力。
5.成本管理制度，主要包括成本核算办法、成本控制措施、费用管理办法和成本计划管理办法等等，成本管理是企业开展财务管理工作的核心内容之一，拟上市公司要重视成本管理，提高经济效益，从而提高企业的市场价值。
二、拟上市公司在完善财务内部控制体系的措施
1.建立健全现金流管理机制。拟上市公司的现金流管理工作内容主要分为三个部分，首先拟上市公司要规范货币资金管理，要推行集中管理机制，要对各个部门资金的使用和分配进行适当的安排，要根据内部财务管理制度进行资金的优化配置，要根据凭证和有效合同来支付相关的资金款项。资金的使用和催收要进行有效的统一监督和控制。其次，企业要对资金收付进行预算，拟上市公司要注意严格控制资金的预算，要将到期债务和经营性现金流量进行监督，要及时管理拟上市公司的应收账款和应付款项，做好应收款项的清欠清收工作，要科学的预测和控制资金支付风险。再者，企业要优化资金结构，要科学控制拟上市企业的资产和负债结构比例，保证资金的安全性和流动性。
2.完善企业的采购管理流程。拟上市公司的物资和采购管理工作质量直接影响到企业的经济收益，从而将会进一步影响到企业的财务管理工作质量。拟上市企业要建立采购价格委员会，要由企业的采购部门、财务部门和生产管理部门共同监督采购工作，可以采用招投标的方式来确定采购价格，也可以通过集中采购等方式简化采购流程。其次，其要注意跟进采购产品的市场价格，要根据市场信号来及时调整采购价格。同时，拟上市企业要建立完善的供应商评价机制，要对采购的商品质量、价格和供应商进行综合评价，严格审核采购合同，保证取得凭证的合法性和规范性。再者，拟上市企业要建立存货预警机制，要全面了解资金占用情况，可以运用科学的管理办法来降低存货成本，确定存货储备的最优数量。
3.完善合同管理和审核机制。拟上市企业在开展业务和签订合同时要注意进行谨慎的核查，要检查合同的条款，要全面了解合同条款的执行情况，对合同开展进程进行跟踪。拟上市公司可以派驻专门的稽查工作人员来跟进合同，要对验收不合格的合同和未按照合同条款执行的合同给予意见和警示。对于大型合同，拟上市企业要进行综合评审，对合同中的财务和资金条款要进行重点审查，保证合同的合法性和可行性。同时，一旦合同内容发生了变更，拟上市公司人员要及时了解，做好系统处理，分清责任，以便为后期的索赔和纠纷争议的解决提供依据。
采购资金管理办法范文6
1健全制度,落实责任制
健全管理制度,实行领导负责制,贯彻执行国家《档案法》,树立全员责任意识和法制意识,制定完善可行的档案管理规章制度,是保证档案资料真实、完整、准确、系统的有效措施。作物科学所在项目实施过程中,严格执行《中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金管理实施细则》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金仪器设备项目验收办法(试行)》、《中国农科院修缮购置专项资金管理办法》、《中国农科院修缮购置专项资金档案管理办法(试行)》。同时,结合自身的实际情况制定了该所的《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项管理办法》、《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《作物科学研究所仪器设备档案管理办法》,并根据每个项目的具体情况制定符合项目实际的项目实施计划和仪器设备采购方案。在项目管理方面,坚持项目法人责任制、招投标制、监理制、合同制管理。为了保证项目的顺利实施,根据项目内容成立项目领导小组和实施小组。领导小组为项目的决策机构,组长由法人代表担任,所领导班子成员和相关专家为领导小组成员,主要负责项目实施方案制定、项目招投标和人、财、物协调及项目验收等重要事项决定。仪器设备实施小组组长由熟悉仪器设备的专家担任,成员由综合办公室和相关人员组成,负责设备具体采购事宜。档案管理实施小组组长由分管条件建设工作的办公室副主任担任,成员由档案管理员和仪器小组的相关人员组成,负责项目执行过程中档案资料的收集整理。财务管理实施小组组长由主管财务的所长担任,成员由计财处和设备小组相关人员组成,负责项目的经费管理。
在档案管理方面,采取领导小组负总责、档案组长督察审查、实施小组落实、专职档案员指导的四级分级负责制,从而落实档案管理体系。项目领导小组,负责总体执行情况监督检查,协调管理。档案小组组长,负责项目前期报批阶段形成的档案资料的收集整理,在项目实施中对仪器小组档案资料收集整理工作进行指导监督检查,对整个项目形成档案资料的完整性审查,负责与招标单位联系落实收集档案资料,其在项目档案资料收集、归档、保存中起着非常重要的作用。仪器设备小组,负责仪器设备采购过程中形成的档案资料的收集整理工作,特别是安装调试阶段档案资料的收集。该所的专职档案员,负责档案资料的组卷、分类、编号的指导检查和完整性复合及装订、检索等。总之,只有健全管理制度,责任落实到人,才能使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责,树立责任心和法制意识,从管理制度上保证项目档案的齐全、完整、准确、系统,做到项目档案管理工作有法可依,有章可循。
2注重收集,资料完整化
在实际工作中,该所总结了仪器设备采购的基本流程,即实施方案批复后,制定设备采购、招标方案,申请设备进口财政审批,委托中介公司进行仪器招标,签订仪器设备采购合同,进口设备办理进口免税,机电审批自动进口许可,进口报关法检,到货安装调试验收,资料收集档案整理,项目验收。属于政府直采设备,签订政府采购协议,电子验收单,项目验收。国产设备公开招标后签订合同,直接到货安装验收。根据上述基本流程,在项目实施的不同阶段,形成不同材料,责任落实到各相关单位人员,其中,招标单位档案管理机构针对招标项目配备专人负责收集、反馈项目资料。项目实施管理单位按照档案管理要求,设备落实到课题组,设置兼职档案员,指定专人负责。进而抓好项目全过程的档案资料收集,确保档案资料准确完整。重视档案资料的分类、收集、整理工作。在项目实施前对新参与项目的档案管理人员进行培训,使其熟悉所收集材料的范围及归档要求,在项目实施中能够认真负责地做好档案资料的收集整理工作。同时将招标单位项目文件资料收集整理纳入合同管理,将档案资料的收集缴存作为合同执行的一部分。在资料收集过程中实行“一同步”、“三纳入”和“四参加”,即资料收集与设备采购进程同步;档案收集工作纳入领导议事日程,纳入项目有关人员的职责范围,纳入研究所管理制度;档案小组人员,参加收集整理培训,参加设备开箱验收,参加设备安装调试,参加项目验收活动。
在资料收集分类方面,根据项目执行进度,将档案资料分为前期资料、安装调试验收阶段形成的资料和项目验收阶段形成的资料。前期资料包括:申报书、项目批复文件、实施方案、预算批复文件、进口产品审批文件、会议纪要、来往函件等;招标合同、招标公告、技术指标、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、购置合同、自动进口许可证(商务部机电办)、免税证明、报关单等;政府采购供货协议、电子验收单等。安装验收阶段包括:装箱单、说明书、合格证、证明书、保修单、质量保证书、设备认证、产品标识、配件目录、安装调试报告、大型设备试运行报告、测试记录、培训确认、验收报告证明、技术及质量上的异议处理结果、开箱验收记录、软件、光盘等。项目验收阶段包括:财务决算专项审计报告、项目总结、项目验收报告。特别提醒,项目前期管理文件缺失后不易补齐,注意收集。项目实施过程中发生调整和变更,研讨论证材料及领导班子决策等会议及时写纪要及时做保存。
3分类整理,归存精细化
项目完成后,首先要求仪器设备小组的档案管理人员对收集的文件、资料等进行简单分类、整理后交档案小组组长审查;档案组长对资料的完整性核查无误后交所专职档案员复核把关;专职档案员按照项目档案管理规定进行认真复审提出整改意见,并指导项目档案管理人员进行整改。项目档案管理人员在所专职档案员的指导下做好以下5方面的工作:
3•1清理文件资料
从立项审批、招投标、设备到货、安装调试、验收等全过程形成的具有保存价值的文字、图表和光盘等各种载体的文件材料进行清理、剔除重复后,分类组卷。
3•2排序分类整理
排序原则是:遵循文件的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,按照文件材料性质区分不同价值,调整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或时间顺序排列,批复在前,请示在后,批转在前,报告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后,纸质性资料在前,光盘等资料在后。分类,按照文件、请示、批复,招标文件资料,投标文件资料,评标文件资料,项目验收资料,设备按单机分类组卷,说明书单独组卷,采购合同、装箱单、安装调试报告等单独组卷。整理,根据国家档案管理要求结合项目实际情况,各种文件的归档范围和保管期限,文件分类办法及编号方案,以“件”为归档文件的整理单位。清点卷内文件材料,检查材料齐全性、完整性、准确性、系统性,对不符合要求的档案资料,及时纠正、补齐。
3•3文件质量要求
原件内容真实、准确;已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制;耐久性书写材料,字迹清楚、图表整洁、签字盖章完备;文件材料国家标准A4幅面;说明书遵循原貌。
3•4页码编写
按自然页数编写页码,凡有文字的页面均要编码,页码编写位置在装订线的另一侧右下角,用阿拉伯数字编写,避免空号和重号。
3•5编写目录拟写标题
按文件题名编写卷内目录,每份文件要按原文题名编写目录,没有题名的材料要根据内容自拟标题后再编写目录。拟写案卷标题时,将该卷的主要文件内容概括提炼,使其综合反映卷内内容。案卷编号依据档案管理规范进行,最后填写备考表。项目档案管理小组人员完成上述工作后,将全部档案资料交所档案室。由所档案员对档案资料的分类、立卷、卷内目录及备考表等进行全面复核无误后,填写封皮内容,打印案卷封面,装订成册,编制检索工具,装盒上架排列,便于查找和检索利用。
4档案管理工作的几点体会
4•1领导重视,建立健全档案管理体系
俗话说,搞好搞不好关键在领导,任何工作只要领导重视,认真去抓去管,做好督促检查,同时明确各个阶段的管理人员,落实好分工和岗位责任制,确保每个环节不出漏洞,档案工作抓出成效。
4•2抓好岗前培训,资料收集“三勤”
在项目实施前,抓好档案管理人员的岗前培训,要让档案管理人员上岗之前就懂得在哪个环节收集哪些资料,以及如何进行分类、编目和整理归档等。在资料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤检查”,是保证档案资料完整和真实有效的有力对策。
4•3制定收集档案资料的保证措施
在签订招标、仪器设备的采购合同时,既要在合同条款中明确对方提交的档案资料范围、质量水平和移交时间,又要明确违约责任,以保证档案资料的真实完整。
