工程档案管理体系范例6篇

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工程档案管理体系

工程档案管理体系范文1

1.当前建筑工程大难资料管理工作存在的问题

1.1 相关人员档案意识薄弱。众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2 建筑工程档案资料管理质量低下。作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3 缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2.加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1 提高对建筑工程档案资料管理的意识。当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2 建立并完善档案资料管理的相关机制。缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3 明确分工，协调相关业务。建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及_系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交级管理主要包括：低保户向乡镇提出申请，填写城乡居民最低生活保障审批表，提交居民户口簿复印件、家庭成员证明以及赡养、抚养证明；居民身份证复印件；家庭收入证明；残疾证明等；经街道、镇政府民政部门进行审核，提出意见，最后报县民政局审查做出联审联批决定。若审核通过，县民政局根据低保对象花名册、低保对象分类统计表，低保金统计表划拨凭证等相关的低保资料进行低保金社会化发放操作，并定期对低保户进行检查、临时抽查。由此可见，低保户的审批过程经过民政部门三个层面：社区、镇、县级部门，由于每个部门针对管理低保档案资料不同，在进行管理工作的同时，应该对低保档案进行规范管理，这样才能更好地保障档案完整性，从而能保障低保工作顺利进行。而日常管理类档案是在分级管理工作中所形成的，是对各类档案进行日常管理，低保对象申报材料审批后，以户为单元建档，实行_户_号制度在低保户存在期间，民政部门可根据实际情况对低保户的低保金进行停发、增发、减发等，实施动态监管。档案的管理人员必须对低保家庭经济状况变动表、收入证明、情况说明、审核材料、调查情况等资料进行归档，并装订成册，实行有效管理。

2.4 打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

3.结语

工程档案管理体系范文2

摘要：本文主要介绍了苏州市建筑设计研究院有限责任公司将工程设计档案工作纳入质量管理体系之中，通过设计产品生产过程的每一环节严格管理，为市场为顾客提供优质设计和优质服务。

关键词：设计输出文件归档资料设计依据有效控制

Abstract: this paper mainly introduces the suzhou institute of architectural design limited liability company will engineering design files work into the quality management system in, through the design product production process each link of strict management to the market, to provide customers with quality design and high quality service.

Keywords: design output file material designed according to the effective control

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

一、序言

ISO9000是国际标准化组织颁布的质量管理体系的系列标准，它明确提出了质量管理的原则：以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、系统方法、持续改进、基于事实的决策方法以及与供方的互利关系。这些原则科学总结了世界各国多年来理论研究的成果和实践经验，不仅体现了质量管理的基本规律，也适用于组织的全部管理。ISO9000标准要求组织建立形成文件的质量管理体系，以“文件”来规范员工的行为。企业应将建立ISO9000体系作为建设优秀的企业文化加以倡导。在推贯ISO9000过程中，要结合企业实际情况，吸纳以往优秀管理经验，形成质量手册、程序文件、作业文件，建立起层次化的“制度”体系，理顺各部门及各级人员的工作职责，使产品形成的全过程，一切活动都有章可循，有法可依。同时，要通过培训、沟通等形式，确保员工形成“有法必依”的意识，通过监视测量和持续改进机制使员工的工作受控并促使其不断改进业绩。

苏州市建筑设计研究院有限责任公司从工作实践中深刻体会到：勘察设计企业要完善内部质量管理体系，确保工程设计质量，增强设计市场的竞争力，在贯彻执行ISO9000标准过程中必须将工程设计档案工作纳入质量管理体系之中，纳入设计管理制度和各级设计人员职责之中，对设计文件和资料进行有效控制。为此，我公司明确规定了各部门职责，根据ISO9000质量体系的标准要求，制订了《文件和资料控制程序》，规定：

二、目的

为提高工程设计档案的归档质量，以保存完整的工程设计全过程的质量记录。

三、工程设计档案的适用范围

工程设计档案资料归档的范围分为二类：

1、设计活动全过程中按照本公司质量体系要求而形成的质量记录。

2、设计图纸，包括初步设计、施工图（设计变更）及工程的方案图。

四、工程设计档案归档的职责

1、项目负责人（项目经理）负责档案资料归档前的管理工作，包括设计过程中对各专业质量记录的检查、设计完成后对各专业质量记录的接受与验收，以及负责按本公司规定和程序督促做好归档工作。

2、各专业负责人（工种负责人）、设计人负责本专业图纸和质量记录（设计输出文件中的计算书、概预算书及设计活动过程按质量管理体系要求所形成的资料）的收集、整理，并交给部门管理员编目和归档。

3、图文中心指定专人负责设计输出文件中图纸的接收、查验并放行，并负责将放行的设计输出文件的底图归档。

4、总师办指定专职人员负责归档资料的复验、签收、装订、登记保管和按规定的手续办理资料借阅及处置工作。

五、工程设计档案的建档及归档

1、工程设计项目接受委托后，由市场部将有关文件和资料逐项登记在档案袋

目录中，然后将有关文件和资料随设计合同、设计任务书一起下达至承担任务的设计部，设计部长责成项目经理负责档案资料归档前的管理工作。

2、工种负责人、设计人必须收集积累设计活动中形成的记录：包括设计基础

资料，设计依据（有关部门的批文、顾客的设计要求文件等），按“设计控制程序”形成的质量记录，完成后交项目经理。

3、项目经理负责验收、检查档案材料的完整性和正确性，查实无误后交部门管理员整理好即填写“设计资料归档目录清单”送总师办归档。经各设计部长同意项目经理也可委托有关人员负责设计档案材料的收集验证工作，但项目经理仍负有归档责任，负责督促检查、确保归档质量。

4、对于有多个子项的项目应按子项归档，其中各子项共用的设计文件、资料

可归在一个主项档案内，其他子项仅需在档案中注明某设计资料参见某工程编号的档案即可。

六、工程设计档案的归档时间

各阶段的工程设计完成后，应执行按子项及时归档的原则。项目经理或委托的有关人员将工程设计档案材料收集完整，部门管理员应及时将设计图纸送图文中心申报完工，由图文中心发图人加盖“出图专用章”和“注册建筑师（工程师）章”后晒图，晒完图后，底图总师办归档。设计部向经营处申报设计完工后二周内，部门管理员应将设计活动过程中形成的质量记录连同归档单送交总师办归档。

七、工程设计归档材料的要求

1、归档的图纸、计算书、概（预）算书、校审记录等，凡是我院产生的诸如

此类的工程设计文件材料，必须是完整齐全的原件（如有特殊规定的除外）。

2、归档的设计档案材料必须字迹清晰，不得用圆珠笔等不耐久存的书写工具

填写，不得使用涂改液，不得在装订线区域写字。

3、归档的设计档案材料，其签署必须完备；卷内目录、页数、案卷封面、应

按规范格式编写。

八、工程设计档案的归档手续

总师办接到设计档案时，应检查各专业的档案材料的完整性和整理格式的规范化，查证符合后在归档目录清单上签字确认。总师办对不符合归档要求的设计档案有权拒收，应通知有关人员限期改正，改正合格后才能归档。归档后由总师办专职人员将档案按标准装订成册。

九、工程设计档案的补充归档

设计项目归档后，对于设计交底、设计变更、设计验收等过程中产生的各种图纸、文件、记录等设计档案材料，各专业有关设计人员应及时做好补充归档工作。

十、工程设计档案归档的计奖方法

市场部将各设计部报送的工程设计项目完成清单按月通知总师办，对于未归档或归档不全的设计项目，由总师办反馈给市场部，对于未完成归档工作的项目不计算计奖产值。

十一、结语我公司坚持长期运行质量管理体系的效益已充分显示出来。公司在追求企业发展的进程中，不再片面追求扩大人员规模，而注重人员结构的优化，不再片面追求市场占有率，而重视设计项目的定位和影响，不再只讲产值和速度、不计工本，更着重水平质量和综合效益，同时在以设计为主体的同时，也在关注设计产业的多元化进程，探索以科学发展观去实现企业的持续发展。在经营理念上，公司强调公平竞争，诚信经营，优质服务、保证质量。通过设计产品生产过程的每一环节严格管理，为市场为顾客提供优质设计、优质服务。

工程档案管理体系范文3

【关键词】建筑工程；档案资料管理；问题；措施

建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目工程中必不可缺的重要组成部分，对档案资料的有效管理可以督促整个项目的每个单位、每个人都严格按照规定、标准进行工作。因此，建筑施工单位要对工程档案资料的管理高度重视，进行严格控制。只有认真贯彻执行档案资料的管理，才能更大程度上地提高企业施工的整体水平和安全质量的保障。

一、建筑工程档案资料管理中存在的问题

1、对建筑工程中档案资料的管理不够重视

在一些建筑行业管理者的思想中，对于档案资料的管理没有足够的重视。他们一般注重工程建设的质量和速度，认为只有这些才是与工程利益直接相关的。他们的这种想法落后陈旧，是不切实际的。

2、对建筑工程中档案资料的管理不到位

建筑工程的档案资料包含了多方面的数据资料，其中包括管理、施工、设计、质检等部门。各部门分工合作，致使档案资料完整存在相当大的难度。例如，在工程施工或竣工验收过程中，档案管理人员必须到现场才能对有关施工问题的档案规整记录，档案资料记录的全面性和准确度才能得到保证。如若不然，施工过程中的档案就得不到及时整理，或者在工程竣工验收过程中出现差错，而且这些差错很难被发现。

3、建筑工程中档案的管理制度不健全

目前，施工企业的档案管理依据是20 世纪80年代末国家有关部门颁布的城市建设档案管理规定，该规定对档案资料管理的具体步骤没作详细规定。虽然有的地区制定了相关的制度，但是宣传不到位，施工企业管理人员对此没有给予足够重视，直接导致了建筑工程档案资料管理制度无法落实。

5、建筑工程中档案资料管理人员的职业素质偏低

建筑工程中档案资料管理的从业人员应该具有相应的专业基础，接受过正规的职业训练。但建筑工程中档案资料管理工作起步较晚，这些从业人员根本没有接受过对口教育，只接受过一些简单的短期训练，文化程度一般偏低，即使接受训练，职业素养的形成也很缓慢。这些问题导致建筑工程中档案资料管理从业人员的工作受阻，对于问题的掌控能力较差。甚至有的施工企业根本就没有专业从事档案资料管理的人员，一般由企业中其他岗位的人员兼任，导致员工无法专注于档案资料管理的工作。有的施工企业虽然有专职的档案资料管理从业人员，但是从事这一工作的员工更换频率过快，不利于对建筑工程中档案资料的高效管理。

二、加强建筑工程档案资料管理的措施

1、健全建筑工程档案资料的管理制度

建立健全的档案资料管理制度是有效管理档案的基础。建设单位在项目成立之初就应按照国家档案的相关管理规定，结合工程实际，制定出一套相应的工程档案管理规定。与此同时，要明确建设、施工、监理单位等各项负责人以及档案在形成中所需要承担的责任，规范工程档案的搜集与整理，保证建筑工程与档案管理同步进行。完整的资料可以给建设单位的合法权益提供保障性的重要依据。

2、保证建筑工程技术资料真实性、实用性，如今，国内大多数工程技术资料与工程并非同步进行，基本都是工程施工领先于技术资料整理，此类资料并不能真实反映出建筑工程施工的具体实况，丧失了工程档案资料的本身作用。因此，项目负责人应严格执行抽样调查制度，质监部门也应加强施工项目的检查，保质保量保同步。

3、严格把好竣工验收工程档案资料质量关，使竣工验收档案可以发挥出凭证作用

建筑工程在竣工验收时，工程档案资料的管理人员要和工程项目管理人员一同，依照建筑工程档案归档范围规范的要求，对工程施工建设过程中形成的资料档案进行全面审核、检查，及早查出问题，并及时解决问题，务必使工程竣工的材料做到完整、真实，工程档案的归档范围符合规定的要求，认真切实地执行《建设工程质量管理条例》规定的相关条文，把好竣工验收关，竣工验收档案的移交也是整个工程的重要环节。在移交出合格的工程档案之后，由建设单位颁发出“建设工程档案合格证”，反之，不满足要求的则不发“建设工程档案合格证”，建设单位有权按合同拒绝尾款的支付，以此确保工程档案的准确性、完整性、系统性。

4、加强档案管理人员的培训

加强工程档案资料管理人员的培训工作是保证工程档案质量的有效措施，档案管理人员需要高素质、高责任心的职业素养。不断提高业务素质，不断认清工程档案资料管理的作用和意义，充分利用现代化的专业技术知识和档案管理方法，灵活运用档案管理的新理念。与此同时，还要掌握相关法律法规以及与此相关部门的有关规定，通过高素质档案资料管理人员，严把工程档案质量关。此外，作为一名工程档案资料管理人员，必须具备一定的建筑工程专业的知识，所以在对档案资料管理人员培训的时候应加强建筑行业的基础知识学习，并对其进行考核。只有在日常工作中多思考、多协调、多交流，并用认真的态度去学习、去落实，才能将档案资料与工程施工同步起来，资料才能得以真实、实用。

5、实行奖惩激励机制

激励产生的效应远远要大于管理本身，工程项目的各单位、各部门都应重视工程档案资料的形成，充分调动各方对资料管理的积极性，落实工程资料档案管理的奖惩制度，并每周对档案进行例行抽样检查，将工作做到位、做到实的单位给予经济上的奖励。反之，则对其进行管理整顿，甚至处罚。

6、充分利用现代化手段进行档案信息的统计

如今是现代化进程飞速的高科技时代，计算机媒体在发展，数据的统计也随之越来越方便、快捷，所以我们要利用这个优势，多层次、多角度地开辟出建筑工程资料档案的信息资源。在搜集的过程中不仅要考虑到目前建筑工程的需要，还要有大局观，预知观，要考虑到未来，也就是说竣工的验收或者下一个项目在建筑工程时的需要。此外，还要主动搜集档案资料：建设面积、项目名称、资金来源、设计图纸、设计来源、施工单位、合同工期、竣工日期、档案移交情况、质量监理、工程造价等等。设计合理的报表，为上级领导的决策提供重要的依据，也为建筑工程项目的质量和管理提供有力保障。

7、挖掘施工工程资料的潜在价值

施工工程档案资料涉及到施工过程中的各项环节，具有重要的指导作用。因此，施工单位在进行施工工程档案资料的管理过程中应该充分挖掘施工工程档案资料的潜在价值。在保证施工工程档案资料的完整的前提下，充分用资料对施工工程进行统筹考虑。通过现存的施工工程档案资料对施工工程进行技术指导，达到节省工程资源，合理控制预算，统筹规划布局，使工程的建设具有和谐性与统一性，保证工程的可持续发展。

综上所述，建筑工程档案资料管理是一项漫长而繁琐的工作，贯穿工程的开工至竣工的各个阶段，不能有丝毫的马虎大意，必须对自己负责的项目所形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料，具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。否则，将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。

参考文献：

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[2] 靖冬超. 浅谈档案资料管理存在的问题及解决办法[J]. 办公室业务. 2013（14）

工程档案管理体系范文4

用于记录工程的整个寿命周期内所形成的具备保存价值的文字、图象、声像等资料即为工程档案，而工程档案管理也是贯穿于水利工程寿命的始终，是水利工程建设中不可或缺的关键环节之一。对水利工程档案管理对水利工程质量的影响做深入的研究，不论是对提高工程质量评价的效力方面，还是对增强水利工程的安全保障方面，乃至使水利工程兴利除害的功能得到完全发挥的方面都具有颇为深刻的意义。

一、水利工程档案管理对提升水利工程质量的保障作用

水利工程档案是水利工程的有机组成部分，也是对水利工程建设施工质量最直观的反映，水利工程档案管理对水利工程质量的控制有至关重要的影响。水利工程档案管理贯穿于水利工程的调研立项、建设审批、勘察设计、运行管理等各个阶段。从某种角度上来讲，档案管理是水利工程的伴生物。从法律的层面上来讲，水利工程的档案是国家档案组成的一部分，对水利工程的档案进行管理实际是国家档案管理法律法规所赋予的职能，因而在操作上，水利工程的档案管理具备较为明显的强制性，且由于水利工程建设与行政管理部门的职能的不断融合，其管理管理的强制性也体现出较强的行政色彩。简而言之，水利工程档案管理工作是给该工程获得行政许可的前提和基础，是水利工程得以施工的必要条件；同时当水利工程进入竣工审查阶段时，水利工程的档案管理也是其竣工审核的一部分。国家水利部门曾出台有关文件，明确规定各水利工程需建立专门工程档案验收项目，不得对工程档案验收不合格的水利工程项目进行竣工验收。另外，就水利工程档案的验收事项，包括国家档案局和国家发改委在内的多个部分也做出了相关的规定。且建设部门和树立部门在进行行政执法检查时，水利工程档案管理也被列为检查的重点项目。因此，由此来看，水利工程档案管理是促进优质水利工程实现的重要举措。

二、提升水利工程档案管理的对策

1、强化资料收集，把好第一道关口

文件资料收集工作是水利工程档案管理工作中颇为繁杂的一项工作看似毫无头绪，但只要在思想上做到高度的重视，并能够掌握相对科学的收集方法，就必定能够事半功倍，使工作效率得到切实的提升。且文件资料收集工作同时也是水利工程档案管理中的基础工作，可谓水利工程档案管理的第一道关口，做好该项工作，对水利工程档案管理工作质量的提升有非常重要的意义。因此，我们无比要加强水利工程档案管理的资料收集工作，打好水利工程档案管理的基础。首先，要进行追踪收集，由档案人员或兼职档案人员主动深入现场询问和了解工程进度，及时掌握水利工程建设信息，同时对技术部门的信息资料收集工作进行有针对性的指导和督促；在降低文件资料档案收集成本时，提高档案收集的效率。其次，水利工程通常都会分几个阶段，尤其是大型或跨年度的水利工程，其档案管理、文件资料收集不仅繁琐，也涉及众多的人力、物力，因此为方便资料的收集、管理，档案人员可分阶段收集，强化催收的力度，尽可能的避免原始档案材料的缺失，以保证档案的连续、完整。第三，水利工程的档案管理是强制性的工作，因此在文件资料收集中也要清楚认识到这一点，明确收集的强制性，强化资料收集的规范性与约束力，保证档案资料不会因人为因素而流失。

2、强化人员素质，加大管理的投入

随着时代的发展，社会的进步，对水利工程的质量要求也在不断提高，因此水利工程档案管理的难度也随之提升。在这样的情况下，提升水利工程档案管理人员的素质显得尤为必要。且从某种程度上来讲，人的进步，是管理质量提升的基础。因此为适应当前水利工程档案管理工作的要求，我们必须培养和打造出一支高素质的档案管理队伍。首先，建立定期培训制度，对专职以及兼职的档案管理人员进行有针对性的培训，以专业的档案管理知识技能培训为重点，结合在在建水利工程以及工程中可能形成的文件资料或有保存意义的档案管理办法做详细的讲解。确保档案工作人员的业务能力和管理水平。其次，加大对水利工程档案管理的投入，依托现有的环境、条件，加大对档案管理各有关方面的投入力度，以提高档案管理的效率和质量。

3、强化档案管理，落实岗位责任制

鉴于水利工程档案管理在水利工程整体运作中的地位和重要性，为保证水利工程档案管理的质量，促进水利工程整体质量的提升，水利工程建设管理部门的单位的各级领导应对档案管理予以高度的重视，不断强化档案管理，落实岗位责任制，按照统一领导、分级管理的原则，对档案管理工作进行统一的协调，落实专门的档案管理人员。树立全体档案管理意识，以保证水利工程档案管理的高效高质，促进档案管理工作的正常开展。

工程档案管理体系范文5

江西铜业集团公司作为省属特大型国有企业，在2002年正式向中国认证中心申报了国际标准化认证，公司所属档案馆都被列入体系成员单位之一，参与并接受体系外审和内审。通过这些年质量管理体系工作的开展，笔者深刻体会到，档案工作不仅与质量管理体系工作有密切联系，而且将其纳入企业质量管理体系后对促进档案管理工作有着极为重要的意义。

档案工作与企业质量管理体系的关系

质量管理体系是企业内部建立的、为保证产品质量或质量目标所必需的、系统的质量活动。它根据企业特点选用若干体系要素加以组合，加强设计研制、生产、检验、销售、使用全过程的质量管理活动，并予以制度化、标准化，成为企业内部质量工作的要求和活动程序。

在体系工作刚启动的时候，很多人不理解档案工作与企业质量管理体系有什么关系，对此存有很大的疑虑，因为在大多数人的观念中，质量管理体系认证只与企业的生产经营及产品有关，而档案管理属于服务和管理性的工作，将其纳入体系有种风马牛不相及的感觉，其实不然，企业档案管理工作和质量体系两者的关系既相互制约，又相互依存。一方面，质量体系文件中《文件控制程序》是规定企业文件材料流程的有效文件。它规定了文件的产生、使用、更改、保管、处置等必须的过程，这也是文书处理、归档保存、利用和鉴定销毁的整个过程，恰恰是档案管理工作中必不可少的工作环节和内容。又如质量体系程序文件中的《记录控制程序》，强调和规定了人们在从事各项活动时必须形成的记录，以便追踪事故的原因和责任。从档案管理的角度看，归档记录的完整性是准确提供档案利用的保证，是档案保管价值的充分体现，很多档案部门都有归档材料不齐全不完整的现象，原因是多方面的，但材料形成部门和归档部门是主要原因，可是这种前移工作一直是档案部门的难题，质量管理体系把归档完整性作为一种过程程序规定下来，大大强化了档案管理工作，帮助和解决了档案部门归档材料完整性差的问题。另一方面，企业如果实现了档案的规范化管理，统一文件生成，审批程序，统一文件的格式，做好文件材料的分类和标识，这样就等于从质量管理体系的角度加强了文件和资料的控制，保证了文件材料的统一性和准确性。

把档案管理纳入企业质量管理体系的动因

企业档案管理升级达标工作停止以后，档案工作似乎失去了助推力，有些企业档案工作出现了停滞不前、发展起伏现象，甚至有的企业档案管理严重滑坡。分析主要原因，就在于升级达标停止后，缺少一个“活动平台”或者说是一个“载体”来进一步给力企业档案管理工作。

我国加入WTO后，开始从各个方面引入国外先进管理理念，来指导企业的各项管理工作。ISO 9000系列标准，作为一套先进的质量管理国际标准，已经在我国许多地区的企业、机关中被广泛采用。将档案工作纳入企业质量管理体系，目的在于探索建立_种系统的、常态化的管理方式；建立一个根据档案保管利用当前和未来的需要，持续改进的管理体系；搭建一个档案员工能充分参与质量管理体系有效运行的平台，提高企业档案管理标准化、规范化执行力度，促进企业档案管理健康、持续发展。

档案管理纳入质量管理体系的几点注意

1　找准切入点，编制程序化文件

建立一整套完善的质量管理体系文件，如企业的质量手册、程序文件、业务指导书等，是体系工作的首要任务。它将企业生产、工艺和工作过程用文字描述出来，作为员工的工作方向和行为准则。编制程序文件就是编制人们从事生产、工作活动的准则和规范，使目标的实现过程按照规定的方法进行，只允许出现一种设定的效果，便于保证最终目的的实现。为了确立引入质量管理体系关于产品的理念，研究档案管理产品(各类档案资料、档案利用开发、顾客服务)的定位、内涵、形式、特性和内在联系以及在企业档案管理中的地位和作用，首先要寻找档案工作的切入点，认真编写作业指导书。梳理企业档案工作收集归档、服务质量、档案管理各个环节存在的问题，对各环节的工作情况进行整理分析，并评价现有的档案管理制度，依照质量体系程序文件中有关文件和资料控制程序部分相关条款编写“年度质量目标”、“档案管理流程图”、“作业指导书”，把过去很多工作过程没有用文字规定下来的纳入程序化管理。

2　规范运作，“写到的必须做到”

制定了档案管理程序文件后，关键是要规范运作，“写到的必须做到”。档案管理工作尽管有各种制度，但实施起来却是那么的艰难，屡次下文，反复强调，最后还是成为一纸空文。就归档制度、文书立卷制度、查借阅制度而言，这些年来通过各种形式的宣传教育，已是众所周知了，可实际操作起来总是走样，应该归档的不归，借出的档案你不催他就不还。如工程档案的归档，制度上明确规定工程预留金的1％作为制约施工单位文件材料完整准确、及时归档的保证金，但交工的时候谁也不通知档案部门，最后企业给施工单位的款项一分不少，档案部门却毫无办法。

写到就要做到，企业制定的所有制度和规定，要做到不折不扣地执行。按照质量管理体系的要求，员工所有的工作过程都必须符合制度和规程要求，不能随心所欲，这就使得很多规章制度加大了执行力度，规范了许多管理工作。档案管理工作纳入体系后，要借助体系的管理优势，更加有效地将档案管理各项规章制度落到实处。

3　进行有效评审，实施持续纠正

上文已经提到，在制定规程、规章时，人们都希望能百分百地按照要求去做，怎么写就怎么做，但是仅仅做了还不够，这里还有一个效果问题。实际工作过程中很多制度规章的出台，要么一阵风，要么走样，要么没人理睬，没人去验证。而质量管理体系的运行最终要进行有效性的评审来验证其结果。根据质量体系审核规定，该写的没写到，视为体系性不合格，写到的没做到，视为实施性不合格；做到而没有效果的，视为效果性不合格，认证部门要开出相应的不合格项报告，限时整改，确保闭环。档案部门恰恰就是因为缺乏这种制度验证和一种强有力的制约手段来保证各项管理制度的完全执行。

企业质量管理体系认证，不同于企业档案管理升级，企业认证是关系企业自身生存与发展、产品占据市场、产品销售及职工切身利益的大事，不能通过认证就会严重影响产品的销售，所以企业必须重视，必须认真对待评审中提出的问题。拿本企业档案部门来说，在认定档案管理“国家一级”时，专家提出档案库房温湿度不符合要求，需配备空调去湿降温，因为公司经费紧张，虽经档案部门多次打报告却一直未得到解决。当质量管理体系内部审核组对档案库房进行审核时，现场发现温度高达30℃以上，超过了国家规定的档案库房温湿度标准，评审员依据标准要求开出了一个一般不符合项，并限期整改。最高管理者接到不符合项报告后当即给予了批示，一次性解决了所有档案库房的空调配置问题。

工程档案管理体系范文6

一、企业一体化认证与档案管理的关系

1.档案管理促进一体化认证工作开展，为认证工作提供依据

企业档案中有部分对象属于体系认证要素实施覆盖范围，是体系认证审查范围，档案管理是否科学规范也影响着认证审查的结论，如文书档案归档是否规范，科技档案归档是否及时，尤其是会计档案是否按规定归档。在一体化认证中档案管理部门也需参与程序的审查，避免相关程序与档案管理法规相冲突。由于一体化认证工作涉及企业各个层面，需要向认证中心提供的依据性材料很多，档案资源为认证审核提供客观事实证明，如管理性文件、相关数据。在编写程序文件时，档案信息资源也为其提供了参考依据。

2.一体化认证推动档案管理水平的提升，档案工作的完善又促进了各专业部门工作的规范运作

一体化管理体系中对文件资料的控制及记录的管理为档案收集的齐全完整提供了保障。体系中“文件控制”、“信息交流(或协商沟通)”部分内容要求对体系涉及的文件、记录进行控制管理，企业须建立程序对文件、记录进行规范化管理，对文件的批准、发放、使用、更改、回收等管理工作实施有效控制，涉及的文件有手册、程序、作业书、操作规范、表单、法律法规等。体系中“记录控制”也要求建立程序文件保持必要的记录，并要求记录具有可追溯性，这些措施保证了文件材料在运转流程中得到规范化管理，确保了档案收集的齐全完整，也进一步理顺了文件材料在形成或处理过程中各部门的归档职责，给档案部门的收集归档工作奠定良好基础。文件控制的基本要求之一就是文件必须按规定保管、归档、办理借阅手续，其中包括文件资料的标识、分类、归档、保存、更新、借阅、处置等。只有各部门把工作做到位，按程序把基础资料的形成过程做到真实完整，形成的企业档案才能规范、真实，符合认证要求，一体化认证对档案的调阅检查及对档案管理的审核促进了档案管理水平的提升，同时档案工作的规范管理又促进了各部门日常工作的规范化。由此可见，档案管理贯穿企业管理过程，一体化认证推动了档案工作的完善，使档案更好地为生产一线、为作业现场、为经营管理服务。

3.管理体系对记录的控制管理进一步保证了档案的真实性、原始性

记录是一种特殊的文件，包括培训记录、审核与评审结果，标准体系对记录的控制保证了档案资料的真实性、原始性。中国石化茂名分公司化工分部在认证管理中对全厂记录进行统一管理，各部门、车间统一按要求对记录进行受控管理，按记录编号、记录名称、填写单位、保存部门、保管期限等进行列项汇总登记，对记录的控制管理提高了档案的凭证性。

同时，一体化认证工作的开展提高了企业全员保密意识和档案意识。体系中的记录控制促使员工在平时工作中注重保持各记录的真实完整，并促使员工对岗位产生的或涉及的文件记录按要求进行规范化管理，不但利于企业做好商业秘密的保护，也促使员工在利用档案资源时配合档案人员做好档案载体保护与档案信息保密工作，形成了档案收集、管理与利用的良性循环。

二、加强档案业务建设，保证一体化管理体系的有效实施

1.健全完善适应一体化管理体系的档案管理规章制度

为保证质量、环境与职业健康安全一体化管理体系(HSE)的有效实施，企业需建立相应的程序文件，如文件和资料管理程序等，档案管理部门须根据一体化管理体系及相关程序文件要求结合工作实际重新修订完善档案管理制度，使档案工作在管理上、服务上既符合一体化管理体系要求又不违背档案相关法律法规，档案管理制度作为一体化管理体系支持性文件纳入程序文件中予以规范，在业务管理过程中使用的各种记录也在程序文件中作为相关记录进行明确，在文件控制和记录管理中各部门按代号进行受控管理。档案业务管理记录属归档范围记录，必须符合程序文件规定，所以档案管理部门需按一体化要求修订规章制度和调整业务工作记录。

2.夯实档案基础业务工作，使档案的立卷整编工作科学规范

夯实基础业务建设，实现档案管理标准规范化的前提，是档案信息化快速、有序、健康发展的保障，与一体化管理体系的“文件控制”与“记录管理”要素相呼应。随着企业经营活动的扩展，文件种类、数量剧增，载体方式多样，如果档案收集规定没有及时反映新情况、提出新要求，文件和档案的完整性就会受到损坏。在业务管理上须以标准化管理为主，制度管理为辅，档案整理、分类、编号必须统一、规范，尽量做到一次到位。在不与法律法规相冲突的情况下，标准化管理有利于不同部门之间的协调，标准化管理更有利于档案数字化工作。

3.利用网络化管理环境，创新档案服务方式

作为企业无形资产的档案其管理目的是利用，开发和利用档案信息资源是档案工作者的重要使命，做好档案资源开发利用变“被动”为“主动”，在于档案服务方式的改变，在目前档案网络化条件下，创新档案服务方式主要是加强档案编研工作，拓宽档案服务渠道。在线远程服务是在与门户网站相连的档案数字化系统中提升档案编研水平，作为企业使用率最高的是技术图纸，使用高峰期是设备大检修、工程改扩建、技术改造、产品研发，因此可针对设备大检修、技术改造等不同时期的工作重点开展专题目录汇编或建立电子文件专题编研，如装置设备保冷／防腐记录汇编、装置各设备的总图汇编等，方便生产现场及相关管理部门通过网络进行远程查询、利用非保密电子文件，提高工作效率，满足一体化认证要求的“便于查找”与“确保在使用处可获得适用文件的有关版本”。做好在线远程服务工作还能方便相关部门电子文件的上传归档，进一步保证应归档材料的及时归档。利用在线远程服务进行档案利用效果反馈方便快捷，便于档案工作改进和档案编研工作方向的确定。在网络环境下，根据生产车间、相关管理部门需求开展档案编研，使企业现场能方便了解到馆藏档案情况，既满足档案利用便捷的需要，提高整体工作效能，又提高档案利用率，改变档案从“重藏”向“重利用”转变，利于企业的持续发展。

4.加大管理力度，保证一体化管理体系的有效运行

工程档案管理体系范例6篇

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