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采购管理系统的特点范文1
关键词：会计电算化；采购管理；操作；思路
我们在学习会计电算化的九大模块中，会感觉到采购管理模块的操作比较复杂，经常会碰到数据传输不了的情况，而且容易丢掉一些步骤，着实头疼，其实，我觉得关键是我们对采购处理的业务流程不熟悉，没有一个清晰的思路，下面我就会计电算化畅捷通T3中采购管理模块的操作思路谈谈：首先，必须明白采购管理模块中的经济业务情况。采购中会出现三种情况：第一种是采购发票与采购的货物同时到达单位；第二种是货物已经收到，发票还未收到，还不能确定货物的入库成本；第三种是发票已经收到，货物还未收到。其次，需要针对采购管理模块中经济业务的三种情况，分别理清电算化采购管理模块操作中所涉及的各个方面，形成正确的思路。
一、采购发票与采购货物同时到达的操作思路
采购发票与货物同时到达单位时，发票与货物须同时录入采购管理模块，货物的成本必须结算，货款必须支付，还需记账、填制凭证。由采购员进入采购管理的界面，会看见有采购订单、采购入库单、采购发票、付款结算、采购结算、供应商往来、月末结账七种图标，每个图标都有相应的操作内容。下面就相关操作思路进行说明：1.采购发票与采购（货物）入库单的录入如果所采购的货物已经录入了采购订单，采购订单经过审核以后，可由采购订单生成采购入库单和采购发票；也可由采购订单生成采购入库单，再由采购入库单生成采购发票；如果没有采购订单，采购入库单和采购发票可直接由键盘录入。录入完成以后还需审核。2.采购发票与采购（货物）入库单的审核（1）采购发票保存后需审核，使票上的货款确认为应付款，传送到核算管理系统中，可生成凭证。审核后的发票会出现“已审核”标志。（2）采购入库单需审核，由仓库管理人员对入库单与实际入库的货物进行核对，无误后进行审核，确认入库；由仓库管理员进入库存管理系统，单击“采购入库单审核”图标，进入采购入库单的审核，完成审核后“审核”按钮变成了“弃审”。发票与入库单审核完成后，还需进行运费的处理。3.运费发票的处理（1）运费发票的录入：由采购员进入采购管理的界面，双击“采购发票”图标，单击“增加”按钮旁的按钮，选择“运费发票”，录入相应内容。（2）运费发票的现付：可全部现付，也可部分现付。运费发票保存后，单击“现付”按钮，录入相应内容，保存后出现“已现付”标志。（3）运费发票的审核：单击“采购发票”窗口上的“复核”按钮，运费发票上没有出现“已审核”标志，这是因为已现付的发票不能再作为应付款传给核算模块了，但复核可把发票传递到核算管理系统中，以便查找。采购发票和费用发票、采购入库单已录入系统后，可通过结算，把采购费用摊入采购成本。4.采购结算采购员进入采购管理界面，单击“采购结算”图标，在“条件录入”对话框中录入各项结算条件，进入“入库单和发票选择”窗口进行选择，然后对费用“按金额”或“按数量”进行分摊，入库成本最后以结算金额为准，在“采购结算—结算单明细列表”功能中可查看到。结算完成以后还需付款。5.付款核销结算入库成本后，还需向供应商付清货款和税款。当单位开出转帐支票交给供应商时，可录入付款单并核销。由采购员在采购界面单击“付款结算”图标进行录入和核销。付款后，还需记账。6.核算记账把已录入的各种单据登记到存货、差异、差价等明细账中，在“核算管理系统”中做。由核算管理权限的操作员在“核算管理”主界面，单击“正常单据记账”图标，如发现有错，可取消记账，单击“核算—取消单据记账”。记账后，还需生成凭证。7.生成凭证也称“制单”，核算管理系统中的制单分购销单据制单、客户往来制单、供应商往来制单。购销单据制单用于对采购入库单、销售出库单及产成品、材料、其他出入库单的制单，客户往来制单用于收款单、销售发票（应收款）制单，供应商往来制单用于付款单、采购发票（应付款）的制单。如果是“结算单制单”，由制单员进入核算管理系统主界面，单击“购销单据制单”图标，在查询条件中选择采购入库单（报销记帐）；如果是“付款单制单”，由制单员进入核算管理系统主界面，单击“供应商往来制单”图标，在供应商制单查询中选择“核销制单”。在单货同到的采购业务中，始终围绕发票、入库单、付款、记账、填制凭证来做的，我们一定要有明确的思路，紧紧围绕这几个方面进行操作。
二、采购货物已到，采购发票未到的操作思路
票未到，必须先用一个暂估的成本入库，收到发票后，再录入发票做报帐结算处理。处理暂估采购业务有“月初回冲”、“单到回冲”、“单到补差”三种方法。1.暂估货物的入库成本（前一个月）先用暂估价录入采购入库单，由仓库管理员进行审核入库，然后核算记账，填制凭证传到总账系统。2.票到后，按实际价格录入采购发票（后一个月）票到后，按实际价格录入并审核采购发票，采购结算，暂估入库成本处理（票到以前的暂估入库成本换成实际的入库成本），生成凭证（生成红字回冲凭证、生成蓝字回冲凭证、生成应付款凭证），付款结算（预付冲应付）。采购货物已到，采购发票未到的操作思路是始终要围绕暂估入库成本和票到后的实际成本来进行操作。
三、发票已经收到，货物还未收到的操作思路
发票收到时，先做一张借记“在途物资”和“应交税费—应交增值税—进项税额”科目，贷记“应付账款”科目的凭证入账；收到货物时，经验收入库以后，再做一张借记“原材料”科目，贷记“在途物资”科目。1.收到发票时，在采购管理系统里用“采购发票”功能把发票数据录入系统，并且到核算管理系统完成发票制单。2.货物运抵企业后，在采购管理系统里录入采购入库单，找出原来录入的发票和采购入库单进行采购结算，在库存管理系统中对采购入库单进行审核，到核算管理系统中执行“正常单据记账”，最后完成入库单制单。发票已经收到，货物还未收到的业务是在途采购业务，它的操作思路是票到先进行发票的处理，货到后再进行采购入库单的相关处理等。当我们掌握了采购管理模块中经济业务的不同特点，紧紧抓住它们在操作中所涉及到的相关内容，明确思路，那操作就会变得非常容易，会计工作也将大大提高工作效率，更好地为社会经济发展服务。
参考文献
采购管理系统的特点范文2
【关键词】信息化技术；石油企业；物资管理
石油企业对于国家经济发展起着至关重要的作用，面对日益激烈的国际竞争，新的石油政策与法规不断颁布，如何进行物资采购管理的改革与创新显得尤为重要。物资采购涉及到编制采购计划、询价、采购、保管、发放领用等各个环节，整个过程涉及到的信息不仅分散而且波动性大，原始的处理方式和简单信息工具缺乏整体信息的执行、反馈、监控、共享的手段。畅通信息传递渠道，全面整合供求信息，建立物资管理的信息处理平台是解决这一问题的有效途径；同时，也能为提高物资管理水平和质量提供决策支持。
一、信息技术的优势特点
在信息技术发展迅速的社会中，各个行业的发展都离不开信息技术，信息技术凭借着其强大的信息综合处理功能，实现了信息管理的新方式，利用各种软件实现了信息综合，可以按照操作者的意愿进行信息处理。同时互联网技术的应用，实现了信息之间的互通，将世界变得很“小”，可以实现远距离的信息传递，这对于物资采购管理而言很关键，通过互联网信息收集实现物资对比，最终选择合适的产品，这对现代物资管理有很大便利性。
二、物资采购管理面临的问题
（一）供求信息缺乏针对性。一是存在着多批次小批量的问题。二是物资供应生产厂家的批量生产存在着高批量的问题，实际需要与供应量不匹配。三是未对供应商资料进行实时档案化管理，对供应商的推荐、考核、使用不规范。（二）供求信息有效性不足。供求信息是物资采购管理的基础，可靠的供求信息便于石油企业和物资供应商之间进行沟通和买卖，同时有效的信息是采购管理的基础，现阶段物资供求信息可靠性不足，经常会出现完整性、实时性等方面的问题。例如对于同一种物资，有多个供应商，物资信息提供不全，在采购过程中会造成物资质量与要求不符等情况；对供应商的实际情况不了解，导致在选择供应商时仅根据档案记载情况对供应商进行选择，缺乏对供应商现阶段的调查了解。（三）缺乏科学的物资采购管理体系。一个科学有效的管理体系对物资采购很重要，在激烈的市场竞争和飞速发展的科技面前，专业的管理人员、规范的采购形式和统一的采购渠道都需要一个科学的管理体系支撑。现阶段物资采购管理中缺乏专业的管理人员，由于企业对物资采购工作不重视，忽视对相关人才的引进和培养，使得工作人员技术、思想等方面都受到影响。同时采购形式和采购渠道管理不到位，造成了物资采购工作问题不断，影响工作的稳定性。
三、信息化在物资采购管理中的应用措施
石油企业要充分认识到信息技术的重要性，将其运用到企业管理的各个方面，尤其是物资采购这种工作量大且复杂的工作，更需要信息技术的辅助。（一）建立物资采购管理平台。采购管理平台的建立是实现信息化的关键一步，石油企业要针对物资采购管理的特点进行分析，设立科学有效的物资采购平台，充分利用互联网的优势进行信息收集整理，将管理平台打造成集物资信息、供应商信息等为一体的自动化平台，实现平台订单管理系统，实现物资采购管理自动化。要注重信息平台的宣传，让更多供应商参与到平台的建立中去，实现信息平台的建立完善。（二）实现内部管理信息化。物资采购不仅需要和供应商之间进行沟通，还要与企业其它部门保持密切沟通，对各部门物资需求情况进行了解，以便更好地进行物资采购。针对这种情况建立信息化档案，利用物资精细化管理系统对各部门物资详细情况进行记录分析，通过系统平台实现信息对比，进行信息调用，确保信息可靠性。也便于对各个部门物资需求情况进行详尽分析，制定分析表、分析图，便于资金管理等工作的进行。同时能够有效避免因为物资剩余或者采购过多造成的物资浪费。
四、结语
物资采购对石油企业的发展有至关重要的作用，我们要充分认识到物资管理的重要性，明确物资管理中的问题，采取更好的解决措施；认识到信息技术与物资管理相融合的必要性，充分发挥信息化优势，有效避免物资采购过程中的供求信息、信息交流等方面的问题，有效提升物资采购管理水平，促进石油企业的发展。
作者:张少华 单位:中石化石油工程地球物理有限公司华北分公司
【参考文献】
采购管理系统的特点范文3
关键词：精益采购；全员质量管理；相似代用；采购接收台账
中图分类号：F25 文献标识码：A 文章编号：16723198（2013）11006102
精益采购是一种可简化采购业务流程，满足预测需求，提高采购效率的理想型物资采购方式。该种采购模式要分析外部供应市场和供应基础，制定出满足企业正常运转的采购策略，以便寻找到最优的供应资源，并建立良好供需合作伙伴关系。
精益采购管理思想已得到广泛应用与研究，程升和汤兵勇将采购提前期视为随机变量，研究供需双方的提前期和批量合作，提出了基于提前期折扣的系统协调策略。刘红胜和卢慧清就精益供应链企业间的交付风险因素进行相关探讨，提出了理论指导性较强的供应链交付风险预防策略。Yao J S 和Chang S C研究了在不允许缺货补入的情况下，模糊订购量和需求量的经济订货批量模型；本文以一生产水泥装备的大型单件生产企业为背景，系统研究了精益采购管理思想在企业的应用，并在此基础上建立了精益采购管理系统，较好地实现企业、供应商、经销商和客户间的信息集成和资源共享。
1 案例企业精益采购特点
与传统供应链模式下的采购方式相比，精益采购选择的是能够长期建立合作伙伴关系的单一供应商，不再是制造商采购部门与供应商销售部门的单方面接洽与协调，而是生产商与供应商多部门交流。精益采购管理不断完善相关应急预案和措施，降低传统应急采购模式中的采购成本。案例企业的精益采购主要包括以下几个特点：
（1）精益采购一般推行单点供货，保证外购件的品质。案例企业的水泥回转窑备件中有一重要密封件即窑头密封，它是一种密封性能要求较高，需求量大的柔性密封件，制造商为降低生产成本将其委外生产。如果采用多点供货，会造成密封精度等级参差不齐，影响回转窑运转性能。
（2）精益采购采用小批量订货。采用小批量不仅使供应柔性化，降低库存浪费，实现连续的单一流生产，满足了精益采购交期快、质量高和成本低的采购要求。案例企业是一家典型的大型单件小批量订货型生产企业，客户需求的多样性要求生产线不断更新配件型号，批量规模小和供应频率高是该类企业最优选择。
（3）采购过程始终贯彻落实全员质量管理。单一流生产可实现小库存低浪费的目标，但它的连续性要由高标准的质量管理来保证，在外购件和原材料的交付订单中就要强调相关质量管控标准，采购件质量由供应商保证。案例企业在生产Ф4.2*13的水泥磨的传动接管时，需要退火、钻孔、防腐处理和铆接组校圆与焊接，其中的防腐处理由于对处理设备等级和操作人员的素质要求较高，该企业将该业务外委给外协厂商。外接管的表面防腐质量由外协商保证，制造商分派技术人员进行生产指导，在完成订单后进行交付时由制造商的采购部人员和技术部相关技术人员进行质量把关，检查防腐层厚度和可靠性，验收合格后也要经仓库管理员的检查标识后才能入库。
（4）精益供应链下的采购采用相似代用来提升采购柔性。相似代用即选择与计划物料相似规格的物料，以应对物料短缺和外购件价格波动对生产的影响。在制定采购计划时，不仅要进行库存盘点，还要记录相似占用物料。在选择代购件时要遵从公司《代购件选择规范和流程》，如果代用配件要更改材料类型要与技术部人员沟通，首先由材料工程师提出申请，经工艺工程师审核同意和质量工程师批准，才能办理相关代用手续。完成代用手续后要及时更新技术部门、质量检验部门、仓库管理部门和生产部门的代用零件信息。
2 精益采购管理流程
2.1 采购基本流程
精益采购是传统采购管理思想和精益策略相结合后产生的一种运作模式。其基本流程与传统采购流程类似，首先各部门提交的材料计划通过审核后，下推到采购部，采购部有针对性地进行公司资源调研（主要统计仓库余量和代用配件数量），然后拟定采购计划并进行任务分工。针对不同类型原材料和零配件选派不同的采购人员，各采购人员经询价和议价后选择几个外包商，填写比价单送予审批部门进行审批，审批通过后对供货商下订单。
2.2 材料计划变动处理方式
材料计划一般由市场部门提供，市场部根据前期销售业绩做出市场销售预测，根据该预测拟定具有信息支撑作用的市场营销计划，将市场营销计划进行细化成材料计划。
在水泥装备产品在装配过程中，由于客户需求的变更或者现场环境的变化，材料计划会发生变更，对于材料计划提交程度，案例企业会有以下不同的处理方式：
（1）若材料计划还未提交到采购部，则各部门直接将修改后的材料计划提交到采购部，而采购部后续业务和仓库物料管理按原计划进行。
（2）若材料计划已经提交到采购部，若采购物料需求减少或采购业务取消，则按采购变更管理的相关流程进行，申请提交物料采购变更单。若要增加物料，则直接以新的订单提交到采购部。
（3）若物料减少和取消的采购订单已经下达到供货商，且该订单不能取消，则必须对这部分物料进行转备库处理。
为了更好的解决落实材料计划，快速应对材料变更，案例公司建立一套关联性强的采购接收台账，此接收台账是建立在信息化管理系统上的电子管理方式。该采购管理台账可实现以下功能：
（1）显示仓库过期物料和配件的数量与金额，通过系统的过期预警提示管理者采取相应的应急措施。
（2）显示仓库多余物料的数量与金额，判定属于供应商多送或重复送的物料与配件。
（3）降低重复下单的风险。
企业按照申请、审核、采购、检验和付款程序办理采购业务时，记录采购与付款等环节相关的信息，建立完善的采购登记制度，加强申请手续、采购订单或合同、验收合格证明等文件和凭证的校对工作，切实保障采购计划的下推和采购流程的优化。
2.3 供货商选择数学模型
外包商的选择标准是一个集价格、质量、时间和技术为一体的加权平均综合评价体系。采购人员要将配送方式、物料性价比、外包商生产能力和供货及时率等方面作为外包商选择依据，其中承包商的生产能力和供货可信度是考察的两个重要方面。案例企业外包商选择流程如下图1所示。
图1 案例企业外包商选择流程S=V·R1/2
（1）
V代表当前生产力；R代表可信度；S代表外包商选择标准。
其中 V=0，若CK
CKMλK{Ck}，其他
（2）
CK代表第K家外包商的平均生产力；D代表预期内所需生产力。
外包商的可信度R是以供货厂商最新准时发货性能为预估计评定标准，但发货性能是一个动态值，用t代表当前时间点，外包商的可信度应由最新准时发货性能和历史可信度状态共同决定。
R（t）=α·P（t-1）+（1-α）·R（t-1）
（3）
P（t-1）是最新准时发货性能；0
R（t）=α·P（t-1）+（1-α）·[α·P（t-2）+（1-α）R（t-2）]
=α·P（t-1）+（1-α）α·P（t-2）+（1-α）2
R（t-2）]
（4）
当发货准时性越高，则此评估重要度越低，故权重值应该随时间不断调整和监控，该参数可通过增大实际状态和R（t）符合度来更新。但参数确定也要依产品而定，特别对一个新兴产品而言，外包商的最新发货状态更为总要，因此，最新发货表现赋予较大的权重比例。
准时发货性能P（t）是由一个订单延迟效用函数来定义的，如果没有延迟则准时发货性能值设为1，当拖延值超过最大可接受值，P（t）设为0，所以准时发货性能一般在0和1之间且小于最大可接受值。
3 系统实现和系统实施成效
案例企业采购管理系统包含需求计划管理、物料占用管理和采购计划管理等在内的14项功能模块，有效实现过程数据的录入和更新与预警机制的自动化响应，有效地避免采购流程中的重复性，降低采购风险，提高采购信息的一致性。本系统采用的B/S模式，采用了平台和SQL Server 2005数据库，其中B/S模式是涵盖业务逻辑层、数据服务层和外观表现层在内的三层构架模式。图2是采购管理系统界面，图3是物料需求管理模块。
4 结语
本文研究了精益采购在水泥装备制造业的应用，根据该行业的生产特点简单介绍了精益采购的特点，重点研究了采购流程中的物料变更处理方式和供应商选择的数学模型。最后整个采购信息系统在平台上设计完成，此系统降低采购风险，保证供应链各节点的信息同步性，完善企业采购机制，提高采购效率和质量。
参考文献
[1]曾丽卿.精益供应下准时采购和库存管理研究[J].管理创新，2012，（1）.
[2]程升，汤兵勇.供应链采购提前期与批量合作模型应用[J].黑龙江大学自然科学学报，2007，24（1）：100104.
[3]刘红胜，卢慧清.精益供应链企业间交付风险的识别及防范探析[J].科技创业，2010，（3）.
[4]Yao J S，Chang S C，Su J S.Fuzzy inventory without back order for fuzzy order quantity and fuzzy total demand quantity[J].Computers and Operations Research，2000，27（10）：935962..
采购管理系统的特点范文4
摘 要 随着当前电子代工企业的技术越来越成熟，产品的差异化优势越来越不明显，从而导致企业间竞争激烈及利润水平的降低。企业通过实施有效的采购管理策略，则能帮助其降低成本，提高利润水平，从而最终为企业在竞争中赢得优势。本文以达富电脑公司为例；首先描述了其之前在采购管理方面存在的三大问题；其次阐述了其根据自身状况和当前环境，确立自己的采购管理策略，在竞争中赢得优势，从而使企业更好地满足市场需求，获得更大的市场份额。最后论述了采购管理对提升企业竞争力的作用。
关键词 采购管理 竞争力
一、导言
提高竞争力是竞争性市场中企业追求的目标。虽然提高企业竞争力的表现极其丰富，但最基本的方式只有两种：降低成本和追求差异化。低成本所带来的竞争优势较显而易见，且在价格战中，比竞争对手更能承受降价所带来的损失，从而击溃竞争对手，赢得价格战的胜利。且在代工企业中差异化优势表现得微乎其微，所以降低成本成了代工企业提高竞争力最重要的方式。针对这一方式，本文从加强企业采购管理入手，使企业对采购管理有更深层次的理解，以期对实施采购管理策略的企业有所裨益。
二、行业背景及公司简介
（一）行业背景概况
台湾笔记本电脑制造能力全球首屈一指，是全球笔记本电脑出货量最大的基地，但是，近几年由于技术的成熟和竞争的激烈，制造商也陷于烦恼：利润空间不断缩小。据悉，17寸苹果PowerBook由仁宝代工，每台代工价格1500多美元，而当时建议零售价则为3299美元。很显然，代工厂拿的只是小头。
（二）达富电脑公司简介
达富电脑公司是广达集团在大陆除上海淞江的第二个生产基地。广达是财富全球五百强之一，也是全球最大的笔记本电脑OEM供应厂商，并已建立了强大完整的研发能力及生产制造供应链。广达的笔记本产量占世界产量的三分之一，但盈利率却只有5%。
三、达富电脑公司之前采购管理方面存在的问题
（一）供应商管理滞后，缺乏完整的供应商考核系统
第一，供应商选择的非信息对称博弈过程。
第二，传统的采购模式下，要有效控制质量和交货期只能通过事后把关的办法。
第三，供需关系是临时或短时期的合作关系，而且竞争多于合作。
（二）缺乏一套科学、全面的采购流程
达富电脑公司传统采购过程由于分工过细，环节太多，导致采购总成本高居不下，流程信息沟通传递困难。其弊端主要表现为：采购审批环节多，从最初的下单到最后的付款，大量的时间多在传递文件、审核签字的等待中消耗。而这些环节事实上并没有实现增值，但大大降低了采购运行的效率。
（三）生产部门和采购部门之间的不协调
由于生产部门只关注是否有材料生产，不会造成断线，不会完全考虑材料的交期、质量等，没有及时提出采购申请或质量反馈，导致采购流程不畅和采购成本增加。
四、达富电脑公司解决采购管理问题的对策
（一）加强对供应商的管理
公司决策层和采购相关人员重新认识企业与供应商的关系，首先意识到要与供应商建立战略合作伙伴关系，以期达到双赢效应。
1．建立供应商关系定位及科学的供应商考核系统。因为原材料的品种众多，供应商的数量庞大，达富电脑公司根据自身的特点，结合产品数量和采购金额的20/80原则并综合多种因素将供应商关系进行详细分类。并在供应商关系分类的过程中，为供应商关系定位体系建立一系列科学的考核指标。
2.完善供应商管理系统
2005年初，达富电脑成立独立于采购部的采购开发部，部门的主要职责是开发并引进优秀的供应商；评审和管理现有的供应商；督促现有不良供应商并适时清除差的供应商。为达富电脑公司完善供应商管理系统的变革实施，提供了良好的前提平台。
（二）优化采购流程
达富电脑公司首先加强企业信息化建设，利用共享电子文件夹、email、局域网等方式加快信息流动速度。并引进SAP系统和研发内部电子签核流程等对企业采购流程进行优化，并剔除一些没有增值的签核环节，有效提高效率，减少时间和人力成本，从而提高采购效率和企业竞争力。
（三）加强采购部门与公司其他部门的合作
达富电脑公司要求部门间跨职能合作。采购与生产、质检部合作，共同对供应商实行质量管理保证公司生产经营的连续性和稳定性。采购加强与财务部的合作，采购为财务部提供资金流动的预测情况、产品市场信息，财务部及时的支付将有利于与供应商良好关系的发展。
五、实施采购管理对提升达富电脑公司竞争力的作用
采购管理是企业降成本、增效益的最佳手段。在企业生产管理的所有环节中，采购管理是控制生产成本最有效的举措，也是成本节省贡献率最高的环节。据悉，美国科尔尼公司曾为世界500强中的三分之二的企业进行战略采购，一般可以把采购成本降低10%-15%①。达富电脑公司通过采购管理，建立了一个低成本生产主要材料和提供优质服务的供应商群，提高了企业的经营效益进而提升了企业的竞争力。
注释：
①冯敬安.中国学术期刊标准化数据库..2006.10.04.
参考文献：
[1]任志斌.供应链管理模式下的采购管理系统的研究与实现.硕士论文.黑龙江:东北大学.2005:23-28.
[2]孙荣波.BL公司的采购与供应链管理.硕士论文.北京:对外经济贸易大学.2005:24-27.
[3]张忠.CNGZ公司的供应商绩效考核.硕士论文.广东:华南理工大学.2005:2-8.
[4]刘明,叶怀珍.基于合作的采购策略.铁道货运.2005(2):13-14.
[5]陆铁.采购分析是降低生产成本的重要环节.铜业工程.2006(4):90-92.
采购管理系统的特点范文5
关键词：会计电算化；财务业务一体化；采购业务；销售业务；库存业务
结合计算机知识，会计有了会计电算化这一新兴事物，并且，会计电算化在会计工作中的地位也越来越重要。会计电算化中的财务业务一体化就是会计电算化的魅力之一。
财务业务一体化的基本思想是，将企业经营中的三大主要流程，即业务流程、财务会计流程、管理流程有机融合，将计算机的“事件驱动”概念引入流程设计，建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程，使财务数据和业务融为一体。具体来说，主要就是购销存管理系统的应用。
购销存管理系统包括采购、销售、库存与核算四个子系统。下面，我们就从这几个子系统来探讨一下财务业务一体化。
一、采购系统
采购管理系统具有两大功能：一是采购管理；二是采购结算。该系统主要提供对企业采购业务全流程的管理，它支持以采购订单为核心的业务模式，其主要任务是在采购管理系统中处理采购入库单和采购发票，并根据采购发票确定入库成本及对采购付款的全过程管理。
采购管理系统的日常业务处理主要包括填制并审核采购订单、填制入库单、填制采购发票、进行采购结算和进行采购业务付款等业务内容。
要想学好采购业务，首先得明确采购业务的流程。
采购业务的流程为：填制并审核采购订单，接下来就是随着商品入库，由采购订单生成采购入库单。然后可以根据采购订单或采购入库单流转生成采购发票，进行采购结算。
二、销售系统
销售管理系统提供了对企业销售业务全流程的管理，主要通过对销售订单、发货单、销售发票的处理，动态反映各种销售业务数据，便于企业及时了解销售相关信息。该系统支持以销售订单为核心的业务模式，主要任务是处理销售发货单和销售发票，并根据销售发货单等发货成本信息确认销售成本以及根据销售发票进行销售收款的全过程管理。
销售日常业务是指对企业销售业务的全流程进行业务处理、核算和管理，主要包括填制销售订单、填制销售发货单及填制销售发票等。
对于销售业务，同样首先得明确销售业务的流程。
销售业务流程为：根据实际业务录入销售订单，随后保存和审核，然后再根据销售订单生成销售发货单，并流转生成销售发票。进行销售结算，与客户进行收款结算，包括直接收款或暂欠货款等。
三、库存系统
库存业务系统主要用于管理企业的存货、通过对存货的收、发、存业务的处理，能够及时动态地掌握库存存货的各种信息。该系统提供对企业库存业务全流程的管理，对存货进行入库及出库管理，并有效地进行库存控制，实时地进行库存帐表查询及统计分析，能够满足采购入库、销售出库、产成品入库、材料出库以及其他出入库等业务的需要，并且提供了仓库货位管理、批次管理、保质期管理、不合格产品管理、现存量管理和条形码管理等业务的功能应用。在购销存集成应用时，库存系统可以对采购系统生成的采购入库单、销售系统生成的销售出库单进行审核确认，为核算系统提供各种出入库单，在核算系统生成凭证后自动传递到总账系统。
库存系统日常业务是对企业存在仓库中的存货进行业务处理和管理。主要包括审核采购系统和销售系统所填制的采购入库单和销售出库单；填制产成品入库单、材料出库单、其他出库、入库单及盘点单等。
对于库存业务，同样首先得明确库存业务的流程。
库存业务流程为：审核采购入库单；审核产成品入库单；审核销售出库单等。
四、核算系统
核算系统是购销存系统中的一部分，与库存管理系统相比，库存管理系统侧重于从数量上对存货进行管理，而核算管理系统侧重于从金额上对存货进行管理，它主要用于核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，反映和监督存货资金的占用情况。核算系统对采购入库单、销售出库单和库存系统生成的各种单据进行单据记账，对采购暂估入库进行暂估报销处理。
上述几个子系统既可以单独使用，也可以集成使用。但是，这几个子系统的业务流程均为：系统初始化、日常业务处理、期末处理。并且，从物流上看，购销存管理系统主要有入库业务和出库业务两部分。从资金流上看，在采购系统中录入采购发票，对采购入库单进行结算，形成应付账款，到应付账款中对结算后的采购发票制单，生成应付款凭证；在应付账款中录入付款单并付款，核销应付款，对付款后的付款单制单，生成付款凭证。在销售系统中录入销售发票，审核后形成应收账款，到应收账款中对审核后的销售发票制单，生成应收款凭证；在应收账款中录入收款单收款，核销应收款，对收款后的收款单制单，生成收款凭证。存货核算对各种入库单和出库单进行记账，登录存货明细账，确定存货发的入库成本、出库成本及库存成本；并对记帐后的出、入库单进行记账，生成出、入库凭证，登录到总账。从信息流程来看，总账系统是会计信息系统的核心，可以处理各子系统传递过来的凭证，其他子系统是在完成各自业务的基础上，对总账中的数据实行专项管理。在购销存的几个模块中，只有核算模块与总账产生联系，其他的模块只是把单据传递到核算模块，由核算模块生成凭证后直接传递到总账系统中。所以，在会计电算化采购、销售、库存与核算业务的财务业务一体化中，在后台，会计处理依然是核心，我们应该把握这些特点，明确财务业务一体化的内容以及财务在其中的作用，就能真正领略采购、销售、库存、核算业务财务业务一体化的魅力。
参考文献：
采购管理系统的特点范文6
一、银企互联系统――实现企业财务处理系统与银行业务系统的集成高效作业
（一）银企互联背景 随着公司业务规模的逐渐增大，大量的收付款业务操作业务需要在网上银行进行；但网上银行同企业的财务处理系统没有任何对接，所有这些业务需要人工跟进查询收付款、取回单，并将该信息同步到企业的财务信息系统（如ERP系统等）中；这种跨平台操作网上银行和财务信息管理系统的方法，会产生查询不便，数据不同步，人工录入数据存在出错等问题；所以传统的单点作业方式不仅使企业财务系统同银行业务系统数据不同步，而且数据量巨大，导致人工投入也很多。
（二）业务优化思路 笔者所在的公司在2009年6～8月上线了银企互联系统，上线后有了以下改进：一是信息的同步性大大提高：上线之前，企业财务系统和银行数据处理系统是两个独立的系统，系统之间的往来业务处理需要依据纸质单据的传递和手工录入的处理。由于单据传递的滞后性等因素导致两个系统数据时常不一致，同步性太差；上线之后，银企互联有机集成了企业财务系统和银行业务处理系统，往来款通过系统的对接可以同时在两个系统之间产生信息记录，提高了银企之间业务信息的同步性。二是信息处理的准确度和效率大大提高：上线之前，资金往来需要根据银行账单手工输入企业的系统，不仅效率低而且难免有出错的时候；上线之后，ERP系统中的客户往来信息凭证可以自动生成，避免了手工的低效率和误操作，提高了财务工作的效率和准确率。三是数据的安全保障级别进一步提升：上线之前，银企之间的资金往来大部分节点采用手工控制，在人手紧张的阶段出现过不相容岗位集一人的情况，导致时常发生错误甚至舞弊；上线之后，对于原始数据的提报、业务内容审核、资金划转的审批等分别有不同的岗位设置不同的权限进行操作，实现了流程化控制。通过系统定期自动提示更换密码等系统流程控制，更有利于防止错误和舞弊。
（三）系统上线后的再生风险防范 由于上线该系统后，款项的往来、费用的报销等全部在系统中进行，可能会由于两个以上的人员互相串通而使企业的资金轻而易举的转了出去。由此，整体层面上，企业需要对员工的道德进行正面引导，加强员工的道德守则控制。具体控制层面上，包括：使不相容的权限不能集中在一个人身上；对系统审批的授权需要更加严格；定期更换权限密码，防止泄露；加强对审批的纸质单据的定期检查，防止造假及舞弊。
二、客户订单管理系统――整合企业与客户间资源，提高订单管控效率
（一）客户订单管理系统背景 在传统的从下订单到发货（假设制造商的产品通过经销商卖给最终用户）的处理流程中，会有以下几个方面的不便：一是订单处理效率低下，经销商通过传真等手工方式进行，制造商的业务部门再用电话等方式确认后通过手工录入发货系统，这样导致处理时间的缓慢和低效率。二是订单运行透明性较差，经销商自下订单之日起，该订单在制造商仓库里是否有是不知道的。若没有，何时排产、何时生产、何时入库、何时发货等都需要人工的沟通，不能对该订单进行实时跟踪和监控。三是制造商和经销商或客户的信息共享性较差，一方面，客户对于制造商的库存等信息的沟通停留在人工处理层面，效率低下；另一方面，制造商对于已经售出的产品跟踪情况（比如最终客户的背景资料、跟踪服务状况等）难以持续，这对于制造商对后期的产品规划很不利。
（二）客户订单管理业务优化思路 依托ERP系统上线客户订单管理系系统后，上述问题得到了极大程度的改善：订单处理快捷、方便，经销商通过该网络系统可以远程下订单，解决了手工处理订单可能涉及信息失真及处理的低效率问题；订单运行透明、高效，经销商通过该系统的终端，可以随时查询自己所下订单的分配、生产、验收、储存、发运等过程；避免了因为订单状态与制造商的来回沟通，使信息传递更为高效。制造商与经销商信息高度共享：一方面，经销商可随时查询制造商的库存情况及账款往来情况，对于经销商快速扑捉商机提供了便利；另一方面，对于制造商来说，该系统可以帮其随时掌握产品在经销商的出入库及存货管理情况、及时监控产品是否超期、经销商卖给最终用户的价格是否符合其销售政策、经销商对于意向客户的跟踪管理情况及保有客户的回访等维护情况。及时指导经销商改进管理，提高客户满意度，促进产品的销售。通过笔者所在公司2008年～2009年上线前后的对比变化：该系统缩短了80%的订单处理时间，有效的加快了物流、信息流、财务流的同步速度，提升了客户满意度。
（三）需要防范的风险 该系统虽然极大地方便了客户，但也存在一些系统风险：由于客户订单操作失误导致发错产品时常存在，所以需要对客户经常进行培训以使其能够熟练掌握；客户随时下订单及取消订单，对制造商安排生产造成了极大不便，需要对订单处理制定严格的管理制度；由于该系统的开放性可能会导致制造商或经销商的某些信息泄露，需要双方加强信息系统安全的防护。
三、采购信息管理系统――整合企业与供应商资源，提升采购管理效率
（一）采购信息管理系统背景 传统的采购管理在信息化环境下面临以下问题：供应商管理方面，没有系统化的、详细的资供应商信息库，档案维护量巨大、查询效率极低，不利于形成一个公司战略供应商体系的建立；成本管理方面，无成本竖向、横向分析信息库，成本对比分析比较困难，不能为采购员提供有效的降成本谈判依据；成本分析方面，基础报价资料手工收集，效率低；合同管理方面，合同手工管理数据量大，查询不便，与供应商传递合同方式效率很低；采购信息管理方面，供应商与采购方通过EMAIL、传真信息交流，易出现信息发送不及时、混乱、漏发等问题。
（二）采购信息管理业务优化思路 笔者所在公司近期上线了采购信息管理系统的，从采购部门得到的反馈来看，实现以下业务的优化。供应商管理方面，建立统一的供应商电子信息库，通过对企业的四百多家供应商分类管理，使供应相同件的供应商进行优化整合，减少了25%的供应商数量，提高了对供应商的管理水平；成本管理方面，以系统为支撑建立纵横价格信息库，通过系统集成，快速生成参考目标价，不仅为成本谈判提供较为准确的数据支撑，而且为内部成本管理也提供了较好的支撑，信息传递及时高效，通过互联网竞价还可以降低费用、提高效率；成本分析方面，通过建立纵横价格信息库，可以从不同纬度对成本数据进行抓取，有利于成本分析快速、高效；合同管理方面，通过系统自动生成合同并管理，对于公司签订诸如钢材等随行就市的产品提供了极大方便；同时，还可以实现异地谈判和合同电子签章，避免了纸质合同的低效率；信息管理方面，通过统一的供应商管理平台信息交互，实现了供需双方的资源高效共享，提高了沟通的效率和效果。
（三）需要注意的事项 对于采购信息管理系统，一方面，提供了一个较好的信息共享平台。但共享的同时导致某些信息的保密性降低，所以需要加强采购管理的控制水平，使其能够实现采购方和供应商的双赢；另一方面， 该系统仅仅是一个采购管理的平台，用以提升采购管理效率，但本身是不会带来成本的降低，需要更多的依赖人去沟通和谈判，来完成成本的降低。
四、仓库管理系统――提高库存物流与信息流的一致性，提升存货管理水平
（一）仓库管理系统背景 对于大中型制造企业来说，由于存货品种的多样性及及性状的复杂性，现代仓库管理面临诸多的问题：作业效率低问题，靠手工在办公室PC把业务数据录入ERP系统，不能移动、不实时、操作不方便；库存不准确问题，事后手工录入ERP单据繁琐易错、数据延迟，导致ERP库存数据不准确、不及时；出入库常发生错漏问题，出入库时靠人工核对物品、数量容易错漏，导致发错料、收错货，影响生产和服务质量；物资积压问题，即使建立了先进先出的物资管理规定，也会发生由于没有系统控制导致发货随意性太大，先入库的物资随着时间的推移变成了积压物资，造成存货积压损失。
（二）物流管理业务优化思路 笔者所在公司通过上线仓库管理系统有效解决了上述问题：通过仓库管理系统和ERP系统的对接，利用扫描枪、条形码识别等工具，实现物资的入库、仓储、出库等环节的电子化，提高了该管理环节的物流和信息流的一致性；相比之前公司对于两万多个品种的零部件实行手工的操作导致物流和信息流不一致来说，此系统稳步提升了账实相符率，为采购等后续管理行为提供较为可靠的库存决策依据；通过ERP系统与仓库管理系统对接，减少了手工操作，节省了人工成本；通过系统来管理和规范作业员作业，提高了作业人员的工作效率，管控了作业人员未按流程的弊端，使上下工序的连接性更加紧密；通过库龄管理模块，利用系统严格执行先进先出的办法，缩短物资在仓库的放置周期，提高仓库面积的利用率及周转率
（三）需要关注的问题 包括：一是仓库管理系统使收发货及与供应商的结算等交易处理依赖于系统中的BOM（物料清单）和已经维护的价格作为依据，缺乏可视轨迹。由此需要加强对系统中BOM清单及结算价的维护和管理，防范由此带来的成本及结算的错误。二是仓库管理系统与ERP系统为两套独立的系统，如果两者接口做的不好，会导致两套系统的数据不一致，更加难以为管理提供可靠地数据支撑。由此，对于接口一定要充分重视，做好后先进行有效模拟，成功后方可上线。三是仓库管理系统为外部系统，系统数据安全性和保密性管理难度大。由此，应有系统管理部门制定相应的流程标准，做好权限和主要节点的控制，确保数据的安全性和保密性。
对于大中型公司来说，上述信息系统能否促进企业业务处理的优化，应关注两个方面的问题：第一，信息系统的实施必须立足于企业所处的环境实际情况，直面企业治理薄弱环节，从企业管理控制的实际角度出发，做好业务层面内部控制与信息系统控制的融合，避免与企业实际格格不入的“空降兵”式信息系统；第二，关注信息系统本身的风险。一方面，需要坚持在上述信息系统的规划、分析、设计、实施、变更和维护方面做好预防性控制；另一方面，做好上述信息系统的输入、处理及输出等环节的应用控制，确保信息系统控制的完整性、准确性、经过授权和访问控制。在此基础上，定期评价上述信息系统控制措施的效果，及时反馈和改进，使信息系统更好的服务于业务的运行，达到企业在上述环节业务处理优化的加成效果。
