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采购管理的概述范文1
关键字：背景；采购管理；机制
一、概述
1.采购管理。企业为了获得企业发展所需的商品或者劳务，通过一定的方式进行换取就是采购。采购的过程并不是那么的简单，而是各个环节构成的一个经济行为。企业采购管理是企业为了实现生产或者销售而作出的相关管理。要对企业的采购计划做出合适的计划，要在合适的时期向合适的供应商以合适的价格购入企业发展所需的各种物资。
2.采购管理的重要性。1）采购是企业经济活动的起点，只有保证采购的顺利进行才能促进企业经济活动的开展。而采购的成本也直接影响着企业的利润和资产回报率，因此对采购进行管理关系到企业的发展大计。2）采购管理也包括对采购物资质量的保证。物资质量的好坏直接影响着企业产品的质量，为了企业后续工作的顺利进行。选择信誉度好的企业作为物资采购的合作伙伴，对采购的物资做好质量鉴定。只有做好这些采购管理的相关措施，才能从根本上保证产品的质量。
二、电力企业采购管理创新的背景
1.国际背景的影响。随着时代的发展，我国的发展也与国际接轨，经济全球化的发展趋势让我国的电力企业在发展带来机遇的同时也面临着挑战。如何在这种大背景下让我国的电力企业更好的发展就成了至关重要的问题。
1）经济全球化带来的发展机遇。经济全球化是新世纪经济的发展趋势，这种趋势是一种持续性的状态。打破了国与国之间的界限，各国的经济联系让国与国之间的界限越来越模糊，全世界内的各种资源能够实现自由流动和优化配置。而企业的采购随着这种全球化的发展状态的形成也有着各种很好的机遇。国际化的采购的选择性更多，选取的高质量物资的可能性大大提高，选择性多了之后供应商的及时供货的信誉也会大大提高。这些都是有助于整个行业发展的机遇。
2）经济全球化带来的发展挑战。经济全球化的发展状态对每个发展中国家都是机遇与挑战并存的，但是挑战的成分大于机遇，因此，作为发展中国家的中国也会面临着全球化带来的发展风险国内的某些电力企业的发展是靠政府的支持才有竞争优势的，但是经济全球化以后的政府的垄断支持的影响力已经大大的削弱了，在面临国外资本的注入和强有力的核心竞争力的时候就凸显其弱势了。因此，在这种形势下，国内的电力企业在享受着经济全球化带来的机遇的同时应该看到危机，不断的提高自身的核心竞争力，利用采购管理的优势大力的发展自身，弥补天然的缺陷。
2.国内背景的影响。随着我国经济体制的改革的不断深入，国家干预经济的形式也在不断的变化，对价格的控制也不断的减弱，经济的发展也呈现繁荣的趋势，物资的对应市场也从旧时代的卖方市场慢慢的向买方市场转移，买方市场的形成也从一个方面说明我国的市场在不断的繁荣。在这种买方市场的发展时期，就需要企业对采购的管理方式进行创新。创新管理方式以便更好的应对市场的变化才能更好的适应经济形势的发展。
三、采购管理理念的创新
一个企业的物资采购是经过一个程序进行控制的，这些程序就是物资采购的操作过程。提出物资的需求申请、下达采购计划、采购、入库验收以及结算等。以上就是一般的企业采购物资的程序，电力企业的物资采购也是采用的这类采购程序。
但是传统的采购管理是比较紊乱的，程序的制定没有得到有力的贯彻实施。在物资采购的过程中存在许多的不正当交易，对物资的质量检验验证工作没有做到位。采购什么物资，在哪家供应商采购，采购的价格等都是采购人员随意挑取。可想而知这样的采购模式对后续工作的开展的影响有多大。陈旧的采购管理在对采购的任务量非常大的情况小采用供应商招标的形式决定合作伙伴，这种采购形式能够最大限度的降低企业的采购成本。但是也会存在不法商贩在进行招标的时候以低的价格竞得却不能提供高质量的物资，这对企业来说是不值得的。针对以上在采购的过程中出现的问题和陈旧的采购管理的弊端，对采购管理的理念进行创新，采用先进科学的采购模式进行采购管理。先进的计算机技术的应用对于采购管理模式的创新有着深远的影响。将整个物资采购管理系统分为三个独立的部分进行管理，相互监督，各司其职。采购管理系统分为三个部分，分别是物资管理中心、物资竞价中心和物资采购实施及配送中心等。这三个部分的职能各不相同，分别负责着自己的相关环节。物资管理中心负责物资需求申请的审核以及采购命令的下达和仓储保管等；物资竞价中心负责将下达的物资采购命令在网络上进行统一的采购以及对供应商的选择和评价等工作；物资采购实施及配送中心负责按照物资竞价中心给出的采购信息向供应商提货并且进行物资运送等。
四、采购管 理机制设计
采购管理机制的建立是为了促进物资的采购更加的合理，尽可能的降低采购成本。企业在发展的过程中不免要与各种机构或者人员打交道，这样就需要通过良好的机制设计，在满足企业自身利益的同时兼顾相关人员的利益。
1.激励机制。采购管理是企业管理中的一个很重要的组成部分。而激励机制是现代管理方式的重要的组成因素，激励机制的应用能够在激烈的竞争中吸引优秀人才的加入，保持企业工作的激情和创新意识。
2.约束机制。在对企业的相关人员和机构进行激励的时候也不要忘记对其的行为进行约束，因此，企业的约束机制也是必不可少的。在一个管理体制中每个人员都应该各司其职，但是在实际的工作中却会出现一些不和谐的因素影响工作的进行。制定奖惩制度对每个员工的权利和权力进行详细的说明和约束。电力企业的发展同样需要约束机制的应用，特别是在采购管理的过程中，为了企业的利益就必须以合理的约束机制来约束员工的各种行为。
3.竞争机制。电力企业在人才的招聘的时候应该通过竞争机制的形式对企业需要的人才经过筛选并予以重任。只有高素质的采购团队才能对整个的采购行动起到积极的作用。其实，这些机制的建立是融合在整个的企业管理中的，潜移默化的管理促进企业的良好发展是创新后的管理模式必须达到的管理效果。
五、结束语
综合以上对企业营销采购管理理念的创新的探究，电力企业在采购管理的过程中应该明确国内外的环境，借助机遇规避风险的发展。
参考文献：
[1]贾俊秀，曾波.牛鞭效应对供应链的影响及其缓解方法分析[J].商场现代化，2006（25）：14-17.
采购管理的概述范文2
[关键词]采购管理系统；设计；故宫博物院
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.096
[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）06-0-02
1 采购管理系统概述
预算和采购是财务管理的两个重要方面，易用、高效、功能齐全的预算管理系统和采购管理系统能使财务管理工作事半功倍。采购管理系统是故宫博物院财务管理系统的一个子系统，它主要用于规范故宫博物院常规采购和政府采购流程的各个环节。首先，其将故宫博物院目前在采购申请工作中的每个流程都加以整理和规范，这主要包括部门申请、财务处审核、故宫博物院采购审核委员会审核、采购办公室制订采购工作方案以及记录正式进入采购工作各个环节流程的信息。其次，其将故宫博物院对采购申请及审核各个环节的管理思想、规章制度纳入了流程管理中。
2 采购系统需求
2.1 核心功能需求
2.1.1 采购流程
采购流程分为采购申请流程和采购执行流程两部分。
采购申请流程如下：采购申请流程由院内任意员工起草，经过层层审批，即科级、处级、财务处初审、财务处处长审核和院办主任审核等流程，完成审批的全过程。采购申请人在采购申请单预算名称选项上只能选择本部、处的预算项目。采购申请单上需要指定采购执行人。
采购执行流程：采购申请单获批之后，院办发文，同时生成支付凭单给采购执行人，由采购执行人填写具体的报销单据，提交财务处审核，审核通过后去财务处报销，完成采购执行流程。
2.2 外部接口需求
采购管理系统作为财务管理系统中的一个子系统，它与财务管理系统中其他子系统，共同形成故宫博物院财务管理的整体解决方案。采购子系统在财务管理系统中，将与预算管理子系统、固定资管理子系统协同完成故宫博物院的采购业务工作。财务管理系统的用户管理模块与统一身份认证系统的LDAP目录结构进行整合，以顺应统一身份认证机制。
2.3 核心业务流程
2.3.1 采购申请
采购申请流程如图1所示。
图1的说明如下。“呈报”向上级提交申请。“征求意见”：可以全院范围内选择要征求意见的对象。“退回”：采购申请单退回上一步操作人。“驳回”：结束采购申请流程。“交院办”：交院办主任，由院办主任决定采购采购申请单下一步的走向。“下发”：采购申请单下发到财务处副处长或财务处的科室。“决策支持”：将采购申请单发到别的部处。“召集政采委”：将采购申请单提交到院政采委的委员。“请示院领导”：将采购申请单提交到院长。“发文”：表示申请流程结束，生成文号。
2.3.2 采购执行
采购执行流程如图2所示。
3 系统设计与实现
3.1 功能模块
采购管理系统主要以故宫院内各种采购申请审核流程为主，其主要功能不但包括采购工作流程控制，还涉及采购执行的模块。同时，还有一些采购单和支出凭单的关联问题。具体内容包括五个部分：①部门采购申请；②财务处采购审核；③院办采购审核；④采购单据执行；⑤综合统计查询。
3.2 其他功能
3.2.1 预算占用
预算占用是指采购申请所占用的金额。每次采购申请开始时都会从预算中预先划出本次申请所占用的金额，其他的采购申请将无法使用此部分的预算金额，当整个采购执行完成时再根据本次采购的实际支付情况释放多余的占用金额。预算支付是指采购执行中实际支付的金额。
在实际采购执行过程中，当多个采购同时申请支出某一项目下的预算时，由于申请人和审核人均无法知晓该项目预算金额的执行和占用情况，因此，曾数次出现“多个采购申请均成功通过审批，甚至发票已开出，结果项目预算金额不足”的问题，给预算执行带来不小的困难。为了解决这个难题，相关人员开发了“预算占用”功能。这个功能将对采购申请资金执行采取“先占用、后使用”的原则，即当采购申请通过本部门领导审批后，申请资金即被占用，其他采购只能继续申请该项目下“未被占用”的预算资金。若采购最终未能执行，申请单被财务处驳回或由采购申请人自行删除，其占用的预算资金将立即释放。若采购成功执行完毕，系统将最终根据支付凭单的金额重新计算该项目的预算占用情况。在采购申请单起草和审批的流程中，采购申请人和审批人能够随时查看本项目预算资金执行和占用的详细情况，如预算总金额、资金占用详细信息、未占用金额、已支付金额以及相应的采购申请单内容，并根据实际情况做出相应的决策。
3.2.2 支付凭单废止功能
自预算调整子系统上线后，年度预算金额与采购金额紧密衔接，在实际操作运行中，存在采购支付凭单填写错误直接影响预算金额真实性的问题，或者由于某种原因要废除支付凭单，重新释放预算金额的情况。该错误的发生一般出现在采购执行完成以后，因此，为释放预算系统中虚占的资金数量问题而设计出了这个流程。财务处触发支付凭单废止流程，将要废止的凭单发给指定人员，该人员填写好相关意见后，经由部门正处同意后提回财务处，经财务处长同意后，该支付凭单废止，同时释放其占用的金额。
4 采购管理系统的应用效果与展望
采购管理系统自投入使用以来，较好地完成了故宫博物院全院的预算执行任务，使工作人员快捷、便利地在线完成报销手续。并由此积累了大量预算执行的^程数据，用于分析、预测预算执行情况，极大地减少了项目安排过程中的人为因素和随意性，为领导提供了决策支持，实现了采购管理的程序化、规范化、科学化、人性化。
当然，系统的完善是无止境的。长远来年，该采购系统在系统架构方向，还应该引入更灵活的扩展机制，支持动态的采购模块配置以及强大的数据挖掘能力，以更为美观、多样的展现方式。此外，还应通过总结历史数据，对未来的预算执行制订给出一些建议，形成一个“预算―执行―完成―分析―反馈―预算”的完整闭环。
主要参考文献
采购管理的概述范文3
一、对供应链管理中相关理论概述
采购管理中最重要的环节就是供应链管理，供应链管理主要包括将企业的物资采购分成制定物料计划、订单的下达、签订合同、生产物料、物流配送、产品检验、最后验收入库等一系列环节。供应链管理的有效性主要表现在效率高、配送及时和保证物资质量等方面，采矿企业是供应链中的采购方，因此，采矿企业希望物流采购成本降低的同时，又能将质量合格的物料及时配送到企业中。
二、采矿企业进行物资采购具有的特点
采矿企业的运营中，最重要的一项工作就是物资采购，物资采购同企业能否在以安全生产为前提下，降低生产成本有直接关系，最终提高采矿企业的经济效益和社会效益。采矿企业具有在生产的同时，又进行消费的特点，采矿企业进行的物资采购也都是采购大宗型物品，这些物品大多为钢材材料、水泥材料和木材等物资，采矿企业的正常生产离不开这些物资的供应，虽然这些物资采购较为方便，但是所需资金是非常多的。物资采购的数量同采矿企业的实际工作量有关，并且采矿企业生产受季节影响较大，因此，在不同的季节采矿企业所采购的物资也有区别。
三、采矿企业进行物资采购时所存在的问题
（一）企业制定的采购计划缺乏精准性和前瞻性，物资供应不能满足企业的需要
大部分的采矿企业制定采购计划时，没有与实际的生产相联系，也没有考虑营销计划和任务，最终就会出现物资短缺问题或者物资积压的问题，这两种问题一旦发生，都会对企业的正常运营造成严重影响，损害企业的经济效益。如果发生物资短缺问题就会妨碍企业正常生产；如果发生物资积压问题，就会使企业的储备成本增加，占用企业的流动资金。采矿企业在进行采购工作时，使用的方式一般是招标或者比价，招标和比价都仅仅关注某一次的单笔采购价和，没有对综合成本进行分析，最终导致采购成本增加，这两种方式都不能让企业同良好的供应商建立长期战略合作伙伴关系，没有稳定的供货商，供货质量和数量也就不能保证，也就得不到优惠的采购价格。
（二）采矿企业缺乏对采购人员的工作约束力，对采购工作的监督力度不足
有的采矿企业管理不当，就会为企业运营增加许多成本，最终导致企业经济利益的损失。有的采矿企业没有对采购管理权很好地明确，这就导致企业缺乏对采购过程的监管，没有对采购人员有足够的约束力。这样下去，就会给造成很多负面影响，最终导致物资采购工作不能正常进行，影响企业的正常运营。
四、供应链理论视角下加强采矿企业物资采购管理的建议
（一）采矿企业对物资采购部门的职能进行明确规定
物?Y采购部门要维持能提供大宗物资的供应商的关系，努力为企业寻找价格低廉、供货质量合格的供应商。采购部门还要寻求备份供应商，当物资供应出现问题时，可以考虑备份供应商，这些都需要采购部门建立清晰明确的供应商档案；采购部门还要时刻关注采购物资的市场行情，清楚供应商提供物资的质量和价格是否合适；采购部门要将每次采购工作进行总结，整理出书面材料并进行备份；采购部门要帮助质检部门对供应商提供的物资进行检查。因此，采矿企业的采购部门必须明确自己的职责，才能为企业提供更加优质的服务。
采购管理的概述范文4
关键词：采购系统；销售系统；库存系统；核算系统
中图分类号：F230 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）011-000-01
一、企业进销存系统概述
会计电算化是现在社会大生产和新技术革命的必然产物，通过电子计算机，电算化能代替传统的手工记账、算账、报账等过程。它依靠会计软件完成实际会计工作，会计软件以企业会计准则为依据、以计算机为基础。以会计理论和会计方法为核心，由若干模块、数据库和会计软件文档组成，经济越发达，发展越迅速，会计软件的发展也由核算型软件发展为管理型软件，在核算管理的基础上，尤其是为财务管理提供工具和方法。ERP软件一个重要组成部分就是物流管理模块，即商品的进销存系统。
准确来说进销存系统包括了采购管理系统、销售管理系统、库存管理系统以及核算管理系统四个模块。
1.采购管理系统
对进销存系统来说，采购管理系统是很重要的，管理的是采购业务的全部流程。采购模块的基本功能是进行采购管理和采购结算，其功能包括初始化设置、采购订单管理、采购发票填制、采购入库单填制、采购成本结算、付款单的填制等日常操作，还包括采购统计、采购账簿、采购分析的查询功能等。
2.销售管理系统
对进销存系统来说，销售管理系统是非常重要的，它所提供的销售业务类型多样，包括报价、订货、发货、开票完整的销售流程，支持普通销售、委托销售、分期收款、销售调拨等。其主要功能包括初始化设置、发货单填制、销货发票填制、销售退回业务处理等等。
3.库存管理系统
库存管理系统能够满足采购入库、销售出库、产成品入库、材料出库、其他出入库、盘点管理等业务需要，支持仓库货位。同时库存管理还能金雄批次管理、保质期管理、可用量管理等。
4.核算管理系统
核算系统主要用于核算出入库业务的成本核算，对各种收付款业务生成相关的记账凭证并传递到账务系统中。
二、会计电算化进销存操作系统研究
1.采购管理系统
整个流程从企业的需求录入开始到最终产生应收款和应付款结束。采购管理流程中先有需求，然后进行采购，业务员则决定是否需要签订合同而录入采购单。运用采购管理系统能大大简化工作量，提高工作效率，只要按照要求录入完毕并确认，系统就能自动对需求进行运算，经过一系列的算法后，系统自动制定出采购清单，系统会结合物资的实际库存情况来制定。采购的物资到货以后需要进行到货登记，登记完后产生入库单，进行审核与确认，以更新库存数据库列表。采购过程中会出现结算方式，常用的要么现付、要么未付，即银行存款支付或者产生应付账款。
2.销售管理系统
对企业生产经营来说，售是经营活动的中心。销售是企业一切活动的起点，有了客户订单或销售预测后，才可以执行采购计划和生产计划。销售管理系统主要是编制并审核销售订单、发货单、销售发票等单据，经审核的发货单可以自动生成销售出库单并冲减商品库存量，进行销售出库单的记账和制单，完成销售成本的核算，根据销售发票完成销售收入和税金的核算，以销售发票为依据，记录应收账款的情况。
3.库存管理系统
库存管理系统是非常重要的，侧重解决的是存货库存量控制和核算发出成本。库存管理系统通过超储、不足等实现对库存量的控制，并且将信息反馈给采购、生产部门，这些部门根据实际情况决定是否生产或采购。在库存模块中主要介绍库存单据出库成本、入库成本的技术：拆卸组装、委托加工、自制入库、盘点、调拨等业务在系统实现过程中需注意的地方及库存表报的查询。主要包括自制入库业务对于企业中自制入库的业务，在系统中是通过“领用出库”、“自制入库单”与“入库成本单”来联合实现的：其它出入库的业务，其它入库主要指接受捐赠、投资以及采购的溢余等商品入库的情况，满足上述情况的入库业务，克填制其它入库单。其它出库主要指捐赠、对外投资、以及商品采购的短缺及损耗等商品出库情况，满足上述情况的出库业务，可填制其它出库单；商品调拨，企业内部不同部门同一货位之间、相同部门不同货位之间的调拨业务，可填制“商品调拨单”。
库存管理信息系统的目标是保障企业生产所需的所有商品供应通过有效地管理，提高库存周转率，降低资金占用。我们根据系统分析结果，得出本系统的功能结构图。进库功能主要是在仓库在采购货物的时候进行进库登记。然后再通过修改库存信息。在该厂需要进行提货时候向仓库发出提货单，如果仓库有货则发货并且进行出货登记，要是缺货则向采购科发出缺货单，并进行修改信息，当货物到达时向生产部门或销售部门发货。
4.核算管理系统
核算管理系统在进销存中就是你出凭证的系统模块，其中有供内部使用的凭证，有跟客户和供应商产生的业务发生的凭证，只要分清出那些是内部使用的凭证，那些是外部凭证的，核算系统并不难做。
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关键词:现代采购模式;供应商;关系管理
一、引言
在经济全球一体化和市场经济建设的今天,供应商与企业之间的关系已经不再是单纯的买卖关系,供应商作为企业的一种宝贵资源,愈加得到企业的重视,企业间的竞争概念已延伸到了对优秀供应商的竞争,并共同实现了企业与供应商双赢的局面。
众所周知,供应链管理已经成为影响企业竞争力的核心要素,21世纪企业的竞争将是供应链的竞争,供应链管理的作用已日益突显。采购管理在企业经营战略中占有至关重要的地位,采购管理是全面改善和大力提升企业整体管理水平的重要环节。物流采购和供应环节是否能满足生产过程对物料柔性(多样性)和刚性(质量)的需求,将直接决定整个经营过程的成败。企业采购管理的“龙头”作用日显突出,不容忽视,而影响这个“龙头”的最重要因素之一,就是企业与供应商的管理关系。
供应商对企业的重要性与日俱增,单从材料成本的角度来看,企业通常有50%-85%的成本是直接支付给供应商的。除此之外,供应商所提供的品质、交货期及服务,无不直接影响企业的竞争力,倘若供应商提供的品质无法保证、延长交货和服务,势必导致企业停工待料,而这种无形的损失,折算为成本也将是企业巨大的损失。事实上,大多数企业并没有意识到这种隐形成本,而只是过分注重杀价和供应商的更替。因此,成功的采购不仅依赖于采购人员出色的谈判技能,更依赖于企业实现与供应商高水平的持续开发与全面管理。
二、现代采购管理概述
采购是指企业以各种不同的途径,包括购买、租赁、交换等方式取得物品或服务的使用权或所有权的过程。
采购管理是企业为了满足生产和销售需要,从适当的供应商,在适当的品质下,以合适的价格,在适当的时间,购入适当数量的物品或服务所采取的一切管理活动。
采购管理模式随着社会分工和生产社会化的发展而出现,为适应企业生产经营发展的需要而不断地更新和完善。在不同的历史阶段有不同的管理模式,相应的对供应商管理也提出不同的要求,企业采购管理的进程可以分为四个阶段:第一阶段――防微杜渐;第二阶段――低价至上;第三阶段――聪明的采购;第四阶段――战略采购。
从采购管理经历的四个阶段不难看出,随着管理者对采购职能的不断认识,它正由传统的采购模式向现代采购模式转变,从分散的采购模式向集中采购模式转变,逐步由原来的从属的、次要地位向现在重要的、战略地位转变。
现代的采购管理已经不是简单的“购买”,他在现代企业的经营管理中显得越来越重要,一般情况,企业产品的成本中外购部分占60%-70%,因此,采购的成功与否在一定程度上影响着企业的竞争力,采购与采购管理往往是竞争优势的来源之一。
战略采购作为一种能为企业提供获得持续竞争优势的途径,它是一种系统性的、以数据分析为基础的采购方法。它是以最低总成本为基础而建立业务供给渠道的过程,不是以建立在最低采购价格基础上而获得当前所需原料的简单交易。战略采购充分平衡企业内部和外部的优势,以降低整体供应链成本为宗旨,战略采购从自身企业可持续发展的研究到供应商资信体系的研究,从完全依赖到共同开发研究,涵盖整个采购流程,从原料描述直至付款的全程管理。
战略采购理论就是采购差异化战略。这种理论的理论基础是建立在全部物料合理分类和科学的管理,对不同物料采取不同的、最经济的管理方法达到企业降本增效,进而增强企业的竞争力。并将战略采购过程中的物料采购管理细分成不同的供应战略、供应策略和采购管理的科学管理方式与方法。物供细分这一工具在制定和实施战略性采购方面得到了广泛的认可和应用。
物料供应细分的基本思想是根据一定的标准和难度对采购对象进行战略上的细分,进而根据每类物料的战略定位采取相应的管理方法和手段,这样管理资源在不同物品上的分配是不均等的,从而更能使企业达到科学化、效率化的采购管理,使企业资源分配符合80/20原则,实现企业效益的最大化。
从当今企业采购管理的实践和规律看,物料供应细分合理的分类标准可以归为以下两大类:一是物料供应市场的风险程度,这是影响采购绩效的外部因素,它决定了采购物品是否充分供应以及不同物品之间的转换成本高低,风险程度大就加大了采购管理的难度,使得采购方的谈判力和支配权下降,品类之间的转换成本相应加大。一般影响供应市场风险程度的主要因素有:物品的可替代性、供应商数目、供应商可靠性、供应商增值能力、企业自制外包的可能性、社会物流系统的保障性等。二是采购对象的成本价值比重,这是衡量所购物品对企业产品的贡献程度。做出这种划分,主要是为了更好地进行资源分配,对于企业贡献越大的物品理应在采购战略上给予高度重视。一般衡量成本价值比重的因素有:采购总量、该物品采购金额占总采购金额的比例、该物品占总成本的比例、该物品对产成品质量的影响程度、该物品短缺给企业带来的损失等。
在充分对物料供应细分这两大类指标的评价分析后,接下来就可以对企业的物料按照这两个指标的高低,再划分成四个大类,如图l所示:
象限I代表低风险、低成本的物料,即图中的“普通型”。该类物料属于常规的项目、商品、或服务,不直接增加最终产品的价值。其成本一般比较低,而且供应市场风险较小。许多MRO(保修、维修、操作)物料、办公用品等都属于“普通型”的物料。属于一些基本采购,需要支出较多的资金,但给公司带来的风险并不高。
象限Ⅱ代表的是低风险、高成本的物料,即图中的“杠杆型”。这类物料属于一些基本采购,需要支出较多的资金,但给公司带来的风险并不高。一些易采购且年耗用额高的原材料,备品、备件,辅助材料都属于此类物料。
象限Ⅲ代表的是高风险、特殊性的物料,即图中的“瓶颈型”。该类物料在企业经营中的普遍使用并不高,但是制约企业关键部位的重要部件,供应市场比较复杂,供应很不可靠,从而成为企业的瓶颈性物料。因该类产品或服务受企业使用的广泛度较低,进而形成供应商成本较高,进入潜在市场有困难,因而导致风险较高。容易造成供应商数量少、到货时间过长或无法交货等原因,造成企业的停待和采购费用额超支等损失。
象限Ⅳ代表的是高风险、高成本的物料,即“战略型”物料。这类物料对于采购企业来说非常重要、同时供应市场又比较复杂,企业获得这种物料有一定难度,因此这类物料对于企业来说具有战略性意义。战略型物料是企业产品在市场中取得竞争优势的保证。这种物料既会给公司带来风险,又需花费高额成本。这类物料的价值不仅是自身价值因素所在,同时也是建立在通过客户满意度及对客户的增值价值基础上的,而非完全能用采购价格来衡量其现实价值的。
采购战略管理是采购管理体系的核心,基于物料供应细分战略管理方法充分意识到不同的类型物料需要有不同的采购战略与之相适应,它在对物料供应细分的基础上对不同类型的物料采取差别化的战略从而使得采购战略与企业的产品战略、整体战略相一致。
三、企业战略采购过程中与供应商的关系
根据供应商物料供应细分的模型,企业将供应商相应的分成战略伙伴型、特殊型、战术伙伴型、普通型四类供应商,其分类模型,如图2所示:
图2是对应于物料供应细分基础上建议的供应商分类模型。象限I代表普通型,它的基本特点是小件物料,本身价值不高,市场上也容易获得,但这类物料往往种类繁多,能够占到企业全部采购种类的一半以上。因此,对于这类物料,所应采用的基本管理战略是致力于管理成本最小化。在库存管理上,有可能采用经济批量等优化方法,并尽量利用信息技术等手段简化管理程序,提高业务效率。在企业的整体运作安排上,应致力于标准化管理,使采购流程程序化,尽量简化采购流程。另外,还可以建立与供应商进行多种方式的合作,如采购外包、子数据交换、供应商条形码、电子付款转账、供应商管理的存货系统等。其重要目的是节省对这些项目的采购、送货、存储、支付等方面人为消耗的时间。
象限Ⅱ代表战术合作型,它的基本特点是物料供应市场比较充足,但该种物料本身采购金额高,库存占用资金大。因此,这种物料的基本管理策略应该是致力于采购总成本最小。为此,采购部门一方面需要在库存管理上多下工夫,尽量减少总库存量;另一方面需要通过有竞争力的采购活动来降低此类大规模采购的物料或服务的总成本,为公司利润做出更大的贡献。
对于供应商管理来说,没必要花费大量的时间和成本与供应商建立密切关系,保持一般合作关系即可。在某种意义上来说,还有可能建立采购优势地位。理想的做法是与供应商签订短期合同,以便采购部能不断的寻求、更换、转向成本更低的供应资源。采购部应实施一种积极的供应战略,在全球范围内寻新的供应商或替代品。
象限Ⅲ代表特殊性,它的基本特点是这种物料本身的采购金额可能不太高,但是获取这种物料有一定难度,生产区域或生产厂家较少,本身缺乏可靠的销售、运输保障;该物料属于一种特殊的专利产品,其特点造成供应商占优势地位。因此,对于这种物料的供应商,应该根据情况采取灵活的策略,如对于供应物料质量有问题的供应商,致力于帮助他们改进并可建立企业合作研发;对于占优势地位的供应商,致力于建立稳定的合作关系等。在采购和库存策略上,需要考虑设置较高的安全库存,并采用适量较大的订购批量。还应在企业的整体运作安排上考虑替代方案,并预先制定备用计划。对于这类瓶颈型物料或服务,还应考虑如何减少甚至消除它们。同时加在该类产品的研发力度,在企业产品的早期设计阶段,及早的让供应商,采购部门参与进来,通过与工程师、使用者的密切沟通,避免闭门造车。对己经存在的,可以通过有效的利用价值分析和价值工程技术来消除或减少对该类物资或服务的需求。供应战略的目标是引导这些产品或服务转换成普通型(降低风险)或杠杆型(降低风险、增加价值),或者将它们转化为能够对市场产生影响和形成竞争优势的战略型产品或服务。如图2所示。
象限Ⅳ代表战略伙伴型,它的基本特点是属于战略性物料,采购量大,本身价值昂贵,其质量的好坏对企业产品会直接产生重大影响;同时,能够提供这种物料的合格供应商不多,企业要想改为自制也不是短时间内能做到的。在这里,就要引用并贯彻“供应战略联盟”的概念。采购部门需要获取每个供应商的详细信息,为了共同的利益与之建立长期合作关系。公司必须通过竞争性的技术考核以及价格、成本审计来严格控制、管理每项产品或服务的总获成本。对这一象限中的所有产品或服务种类都要进行实时监控,确保供应商在供应时保持较高的顾客服务水平,并将成本控制在目标成本内。基于这些特点,企业对于战略性物料的供应管理战略,就必须与质量可靠的供应商建立一种长期的、战略伙伴式的关系。这种关系的基本特点是保持“双赢”,即通过致力于合作使供应商也得到应有的好处。唯有这样,才有可能保持长期、稳定的关系。在具体的管理策略上,由于这种物料本身价值昂贵,库存占用资金大,必须进行详细的市场调查和需求预测,并尽可能地进行严格的库存控制。同时,由于有一定的供应风险,还必须设置一定量的安全库存。
对于不同的物料采购与供应商建立不同的采购管理策略,如表1所示。
四、企业与供应商的关系管理
从企业与供应商关系的特征来看,传统采购的供应商关系表现为三种:竞争性关系、合同性关系(法律性关系)、合作性关系。企业之间的竞争多于合作,是非合作性竞争。现代战略采购的关系是一种战略性合作关系,提倡一种双赢(Win-Win)机制。从传统的非合作性竞争走向合作性竞争、合作与竞争并存是当今企业关系发展的一个趋势。
(一)信息交流与共享机制
信息交流有助于减少投机行为,有助于促进重要生产信息的自由流动。为加强供应商与制造商的信息交流,可以从以下几个方面着手:
1、在供应商与企业之间经常进行有关成本、作业计划、质量控制信息的交流与沟通,保持信息的一致性和准确性。
2、实施并行工程。企业在产品设计阶段让供应商参与进来,这样供应商可以在原材料和零部件的性能和功能方面提供有关信息,为实施QFD(质量功能配置)的产品开发方法创造条件,把用户的价值需求及时地转化为供应商的原材料和零部件的质量与功能要求。
3、建立联合的任务小组解决共同关心的问题。在供应商与企业之间应建立一种基于团队的工作小组,双方的有关人员共同解决供应过程以及制造过程中遇到的各种问题。
4、供应商和企业经常互访。供应商与企业采购部门应经常性地互访,及时发现和解决各自在合作活动过程中出现的问题和困难,建立良好的合作气氛。
5、使用电子数据交换(EDI)和因特网技术进行快速的数据传输。
(二)供应商的激励机制
要保持长期的双赢关系,对供应商的激励是非常重要的,没有有效的激励机制,就不可能维持良好的供应关系。在激励机制的设计上,要体现公平、一致的原则。给予供应商价格折扣和柔性合同,以及采用赠送股权等,使供应商和企业分享成功,同时也使供应商从合作中体会到双赢机制的好处。
(三)合理的供应商评价方法和手段
要实施供应商的激励机制,就必须对供应商的业绩进行评价,使供应商不断改进。没有合理的评价方法,就不可能对供应商的合作效果进行评价,将大大挫伤供应商的合作积极性和合作的稳定性。对供应商的评价要抓住主要指标或问题,比如交货质量是否改善了,提前期是否缩短了,交货的准时率是否提高了等。通过评价,把结果反馈给供应商,和供应商一起共同探讨问题产生的根源,并采取相应的措施予以改进。
(四)建立企业与供应商互惠互利的合同机制
建立互惠互利的合同是巩固和发展供需合作关系的根本保证。互惠互利包括了双方的承诺、信任、持久性。信守诺言,是商业活动成功的一个重要原则,没有信任的供应商,或没有信任的采购客户都不可能产生长期的合作关系,即使建立起合作关系也是暂时的。持久性是保持合作关系的保证,没有长期的合作,双方就没有诚意做出更多的改进和付出。机会主义和短期行为对供需合作关系将产生极大的破坏作用。
(五)建立企业与供应商互为联系的机制
1、企业对供应商给予协助,帮助供应商降低成本、改进质量、加快产品开发进度。
2、通过建立相互信任的关系提高效率,降低交易与管理成本。
3、长期的信任合作取代短期的合同。
4、互为广泛的信息交流。
参考文献:
1、梁汝民.兰州石化物资采购管理模式研究[J].现代经济(现代物业下半月刊),2008(6).
2、叶万春,叶敏.营销策划――新坐标管理系列精品课程[M].清华大学出版社,2005.
3、娄黎易.基于供应链管理的企业供应商战略合作伙伴选择研究[D].河北工业大学,2003.
采购管理的概述范文6
[关键词]石油；EPC项目；总承包方；项目管理；采购管理
[DOI]1013939/jcnkizgsc201623046
1概述
目前，大多数石油项目均采用了EPC（Engineering Procurement Construction）的项目管理模式――指整个项目由单一的总承包方或几方联合组成联合体承揽整个项目的设计、采购、施工安装、试运行等工作直至交付最终业主，并对项目的质量、安全、工期和造价等全部负责。不同于国际EPC工程建设，石油EPC项目不仅涵盖了总承包方去海外参与投资和建设施工，还包括国际公司来总承包方所在国进行投资和建造施工。
在国际石油EPC项目中，公认以美国项目管理学会（PMI）的项目管理知识体系指南（Project Management Body of Knowledge）中的管理方法为准则进行项目管理，该学会将项目管理分为九大知识领域，分别为范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理和综合管理。总承包方对采购管理要给予足够重视不仅限于此，还因为通常一个项目中，采购成本会达到投资总成本的40%～70%，且所跨度时间几乎贯穿于整个项目的生命周期，采购范围也不仅包括了有形货物的采购，如设备和材料等，还包括了无形货物的采购，如技术咨询服务、法律咨询、图纸设计、文件编制等。简言之，采购管理具有投入多、时间长和产品多样化的特点。
虽然采购管理的特点决定了采购不同种类产品需有不同的标准且要符合最终业主对质量和工期等的要求，但采购管理在流程上具有一定的共性，可大体分为两个阶段，即准备阶段和执行阶段。其中，准备阶段包括了制订采购计划、询报价和渠道选择，执行阶段即合同执行包括合同管理和收尾。文本将按照如上两个阶段对采购管理的流程进行梳理，分析出需重点注意的环节。
2采购管理的重点
2.1采购准备阶段
项目启动之初，根据项目的总体计划和服务范围以及施工过程中所需资源制订采购计划，需要考虑是否要采购、何时采购，采购何种产品数量多少等问题。同时，采购计划还需考虑最终业主对项目的技术、质量和工期等要求。一份详尽且贴近项目需求的采购计划不仅决定了某类产品应何时进行询报价采购，还影响了后续整个采购的顺利执行。
根据采购计划以及最终业主对项目的技术和质量要求，总承包方向一定范围内的供应商发送询价进行招投标，通常所询价的供应商属于总承包方的合格供应商且在短名单中，以便缩小询价范围，减少工作量。供应商在符合技术标后，按照技术要求和供货范围可开始商务报价。总承包方综合评判技术标和商务标后，选定出中标方并向中标方发送中标通知书。
此外，为了方便后续商务谈判，总承包方可以在招标时将稍后要签订的合同范本提供给投标的供应商，让其在投商务标时确认合同范本，避免了后续在签订合同文本时进行长时间的谈判。一般来说，总承包方应有专门的不同采购类别的合同范本，根据产品的不同，选择对应不同的合同文本，例如国内采购的货物文本不同于国际采购货物的文本，法律咨询服务的合同文本又区别于监理服务的合同文本。标准化合同范本的管理有利于总承包方根据实际情况以及之前的EPC经验进行合同范本的优化，减少合同文本带来的法律风险。
2.2采购执行阶段
采购执行阶段包括了合同管理和收尾两个部分。合同管理又包含了合同签约履约控制和质量控制两方面，其中履约是指是否供应商和总承包方履行了合同所签订的条款，质量控制即是供应商所提供的产品是否满足了技术要求。合同收尾是指在采购合同履行完毕，或因故中断以后，所开展的各种采购结算和交接决算的过程，包括对采购的货物和服务进行最后验收，确认合同已经完成以及解决进展中所遗留的问题等工作。
在总承包方与供应商签约合同时，总承包方为了压缩成本，实现降本增效的目的，在合同的付款条款中减少预付款比例，甚至可以将付款节点改为服务完成或货物到达目的地验收合格以及背靠背签订成最终业主验收合格时支付。在质保金方面，扣留质保金明显比供应商开立质保保函更能减少总承包方的资金支出，节省资金成本，同时还可以加大质保金扣留的比例。在付款方式上除国际采购无法避免常规的信用证议付以外，其他服务支持或采购可以考虑银行承兑汇票等非电汇形式，也可进一步减少总承包方的资金成本，达到降本增效，利润最大化的目的。
在履行已签订合同时，按照项目管理制度及时向项目的各个管理层汇报合同执行情况，避免瞒报漏报，特别是重大的石油EPC项目，可以做定期的跟踪简报以方便项目高级管理层知晓项目每个层次的进展，及时对后续的项目执行工作给予建议。特别是当双方遇到合同争执或执行与合同条款有偏差时，总承包方除需及时向管理层汇报以外，还应尽快咨询法务部门或相关的专业律所，以避免法律风险进一步扩大。
在质量控制方面，若总承包方采购的是某一产品或材料，则根据产品的情况考虑是否在生产过程中派遣监理入驻，以控制产品的质量，保证产品在生产建造时符合技术要求，同时，在产品出厂时，对于关键设备的FAT，除监理在场以外，总承包方也应派遣相关人员共同参与。产品出厂后的运输以及涉及的报关清单等，应与供应商在合同签约时就明确运输或报关清关的责任，并在产品运抵目的地时，做好验收工作。在验收时，总承包方应特别注意文件资料的交付情况，特别是国内的供应商，文件资料部分一直是薄弱环节，而通常最终业主是国际公司，对文件资料的要求一直很高，所以必须予以重视。可在合同签约时即有专门的附件规定文件资料的提交范围、格式和字体等要求。在合同中可以规定若文件资料不符合要求，则视为产品未通过验收，以督促供应商及时提交符合要求的文件资料，避免影响整体的项目进度。
另外，在项目文控方面，除按照业主要求提交相关的文件以外，总承包方内部不仅有整个EPC项目的文件存档，还应有针对每类采购产品的文件存档，所存档文件包括了从该类产品的招投标直至合同执行结束，使得整个采购过程具有书面追溯性，也使得整个EPC项目的内控管理更完善。
最后，在整个采购结束后，应对供应商进行内部评价，以便作为下次采购的参考，同时，也可根据采购的执行情况，不断完善总承包方内部的供应商体系建设，进一步加强供应商管理，定期做好合格供应商的维护。
3建议
每个石油EPC项目的实际情况均有所不同，所投资或建造施工的标的也不完全一样，但就采购管理而言，流程均是万变不离其宗。做好采购管理可以帮助总承包方尽可能地降低项目成本，特别是加强合同内控管理并做好供应商管理，定期更新供应商资料维护等工作，更有助于总承包方在项目启动之时，就快速选定招投标的短名单，节省项目时间。虽然总承包方希望项目利润最大化，尽可能地减少成本，但在采购时，也应处于整个EPC项目的战略高度，不仅关注于成本，更要关注于质量，以为客户提供优质服务为目的，维护好市场的同时更有利于开拓后续市场。
参考文献：
[1]李江涛，高峰.浅谈国际EPC工程承包项目采办管理[J].物流工程与技术，2010（32）.
[2]郭丽，刘军.浅谈EPC国际工程项目的采办管理[J].经济师，2012（1）.
