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施工单位工程档案管理办法范文1
前端控制是建设项目档案质量控制的首要环节
建设项目档案主要由项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件三大部分组成，要确保上述文件的完整性和正确性，必须加强前端控制，也就是从各类项目文件形成的源头进行控制，梳理归档流程、加强协同管理、超前培训指导等均为控制源头的有效措施。
1.梳理归档流程，确保建设单位内部归档环节畅通
项目文件是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。项目文件的归档工作涉及的部门或单位多而且广，既有建设单位内部有关项目投资、设计、工程、设备采购等管理部门以及生产运营部门，又有外部参加项目建设的设计、施工、监理等单位；既有国内设计、设备制造单位提交的技术资料，又有引进设备、合作制造厂商提供的设备资料。而追溯源头，梳理流程，明确责任，超前控制，则是保证建设项目档案质量之根本。因此，建设单位档案管理部门首当其冲的任务应是根据国家、地方有关建设项目档案管理办法，结合本单位实际，逐项理顺建设单位内部项目文件的归档渠道、制定管理制度、固化业务流程、明确管理职责，确保各类项目文件归档环节畅通。其中，对外部参建单位的归档责任必须落实到与其签订合同的建设单位内部相关职能部门，由相关职能部门在签订合同时提出资料交付和项目文件归档要求，并跟踪、考核。
宝钢《建设项目技术资料管理办法》和《建设项目档案管理办法》就是两个从源头控制建设项目档案质量的公司管理制度，该制度明确了项目文件的归档范围、管理流程以及归档责任，为确保建设项目档案的完整性奠定了基础。
2.加强协同管理，确保外部参建单位资料交付受控
宝钢建设项目管理体系由投资管理、设计管理、工程管理、设备采购、档案管理、财务管理、审计管理、安全管理、环保管理、消防管理以及生产运营等众多部门组成。作为体系成员之一的档案管理部门，对内有关建设项目档案管理方面的要求可以通过公司管理制度来制约，而对外（如设计、施工、监理等参建单位和国内外设备供应商等）有关建设项目档案管理方面的要求则需要通过体系成员的协同管理、纳入合同来制约。
宝钢《建设项目技术资料管理办法》中明确要求相关职能部门在签订设计、设备等合同时须将档案管理部门拟定的公司专业管理标准《国外合同技术资料交付要求》、《国内工厂设计技术资料交付要求》、《国内设备技术资料交付要求》和《技术资料电子文件提供要求》等纳入相应的合同或协议之中，若在合同签订过程中对资料交付要求（尤其是电子文件交付要求）不理解的，可邀请档案管理部门参与技术资料交付要求的对外谈判，以确保技术资料（包括电子文件）的交付质量。同时，明确相关职能部门负有对合同执行情况的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理，使外部单位的资料交付处于受控状态，建设项目档案的质量也就有了一定的保障。
3.超前培训指导，提高项目文件归档人员质量意识
建设项目档案的主要组成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和准确性对日后技术改造和设备维护有着举足轻重的作用，而竣工文件的主要编制单位是施工单位。因此，宝钢档案管理部门始终将对施工单位的超前培训指导视作控制源头的其中一项重要工作来抓。在每一个重大项目建设初期即开展对所有参建单位竣工文件编制的大规模培训指导工作，将竣工文件的编制规范、审核及归档流程等印刷成小册子分发到施工、监理单位，并制作成PPT材料，以讲座的形式进行全面的培训和讲解，使竣工文件的编制和审核人员不仅能正确理解建设单位对竣工文件编制、审核和归档的具体要求，而且能认识到从竣工文件形成的源头进行文件积累和质量控制的必要性。归档人员质量意识的提高为建设项目档案完整性和准确性的提高打下了基础。
可见，建设项目档案质量控制必须从源头着手，加强前端控制，强化协同管理，超前培训指导，方能达到事半功倍的效果。
过程控制是建设项目档案质量控制的重要环节
1.资料档案一体化管理为过程监控创造了条件
大部分企业建设项目的资料管理与档案管理分属两个机构，资料管理包括国内外各类技术资料的接收、翻译、复制、分发等建设阶段的管理工作，一般隶属于建设系统；而档案管理则是对归档的项目文件进行分类、整理、编目、保管、统计和提供利用等，一般隶属于生产系统。宝钢自20世纪九十年代起将履行资料管理职能的宝钢指挥部工程资料处和履行档案管理的宝钢总厂档案处合二为一，实行集资料与档案管理于一身的一体化管理模式。这一模式可以说是将档案管理的职能向前延伸到资料管理，档案管理部门在对项目所有技术资料接收、分发的同时，留存一套作为日后核对竣工图完整性的依据，项目建设过程中设计图纸发生多少变更、升过多少版次，档案管理部门均记录在案。同时，档案管理部门定期参加公司领导主持的设计、工程等例会，一方面能及时掌握设计、施工等动态信息，根据建设进度、节点，把好资料形成、编制、归档等各道工序质量关；另一方面，也将过程管理中的有关问题提请各职能部门协同解决。资料档案的一体化管理模式为实施过程监控创造了条件，档案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被动局面得以很大的改观。
2.竣工文件编制过程的检查为档案内在质量消除隐患
宝钢档案管理部门设立专门小组负责对竣工文件的编制单位进行培训指导，对编制质量进行过程检查，对归档文件进行审核签证。其中，对竣工文件编制质量的过程检查起到了承上启下的作用，既是对前期培训指导工作的拾遗补缺，也是为后期竣工文件归档质量提前把关、消除隐患。过程检查的形式可以是多种多样的，档案管理人员可直接对口施工单位编制人员进行质量检查和答疑；也可对口施工单位项目部，对某一个单项的竣工文件编制质量进行检查，随后将该单项作为样板在该项目部推广；此外，档案管理部门还可同工程管理部门一起进行每季度一次的协同检查，作为工程质量大检查的内容之一，纳入季度考核。过程检查中发现的问题也是多种多样的，除与档案有关的复印件、漏签字以及卷内文件排列原则等常见问题外，还有与工程管理有关的表式问题、各类变更文件的完整性、准确性以及闭环问题等。通过过程检查，将这些问题消除在萌芽状态，尽量将归档审核时发现问题再费时费力地整改现象降到最低程度，为项目按时竣工验收赢得时间，同时也把好建设项目档案内在质量这一关。
2007年，宝钢建设管理系统一期工程全面投入运行，也为档案资料的过程控制提供了便利。建设项目的立项审批、设计管理、工程管理、设备采购、资料交付、竣工验收计划、节点等信息全部通过系统流转，档案管理部门作为其用户，可以及时地从中获取众多信息为档案资料过程控制所用，并跟踪管理。如：单位工程、设备设施的划分等信息，为档案组卷提供了依据；立项审批、设计、设备采购合同等信息为完整地收集前期文件提供了便利。该系统二期工程将开发与档案管理系统的接口，届时将实现内部管理性文件的电子归档，进一步提高管理效能。
3.以终版图编制竣工图不失为过程控制的又一创举
宝钢从“十五”规划项目开始提出了采用设计终版图编制竣工图的设想并积极付诸实践。设计终版图编制竣工图是指设计单位在项目实物交接后一定期限内，将所有施工过程中发生的设计变更进行汇总后出设计终版图，其目的在于毫无遗漏地将设计变更反映在最终的一张设计图纸上，施工单位在此基础上编制竣工图，将大大减少对施工图的修改工作量，同时也大大提高竣工图的内在质量。这一创举的推出光靠档案管理部门的努力是万万不够的，必须有设计、工程等管理部门的大力支持，共同研究实施方案，最后联合发文、合力推进才得以有效实施。
近两年，宝钢在实践的基础上又将这一举措进行了完善，即以升版图的形式提供设计图纸，最后一版升版图即为设计终版图。这一举措的推出，主要目的在于缩短编制设计终版图的时间，将实物交接后最终编制终版图改为过程编制升版图，每出一次设计变更即升一次图纸版次。同时，在升版的图纸上标注历次修改记录，并在修改处标上云线。
这一改革创新之举为竣工图质量的过程控制提供了又一条路径，设计变更通知单、图纸上标注的历次修改记录和云线等均为过程控制档案质量的依据。此外，要求设计单位最终提供一套电子版的设计终版图，为档案资料的数字化提供了很大便利，档案管理部门只需将电子文件信息和图像导入档案信息管理系统，就能为用户提供实时利用，无须再对纸质图纸经扫描后再提供利用，在节省人力、物力的同时，更重要的是提高了图像的清晰度和档案的内在质量。
后期控制是建设项目档案质量控制的必要环节
1.归档审核签证给予了档案管理部门一票否决权
对施工单位实行交工验收签证是宝钢建设项目管理流程中一个必不可少的环节。施工单位必须在实物交接后的规定时间内将编制的施工文件和竣工图提交监理审核，并提交生产运营单位复核，然后向档案管理部门归档，经档案管理部门检查合格后按单位工程办理交工验收证书。该交工验收证书上必须有施工、监理、生产运营单位、档案管理部门、工程管理部门等签字、盖章。施工单位在办理完所有单位工程的交工验收证书后该建设项目方能进行财务决算，也就是说档案管理部门具有影响建设项目财务结算的一票否决权。
这一票赋予了档案管理部门的权力，同时也给予了档案管理部门更重的责任。在把这一质量关时，档案管理部门注重的是竣工文件的完整性和准确性，从起初仅仅是对有关档案管理范畴内的内容进行检查，到目前已深入到对施工文件中的变更文件、打桩记录与竣工图的核对等，远远超出了档案管理部门的职责，但当一些漏网问题在这一关卡被截住时，其必要性也同时得到了各方面的认同，有人称档案管理人员是监理的监理。档案管理人员在实践中提高了自身的业务能力，同时也把好了建设项目档案质量后期控制的第一关。
2.档案自检工作进一步强化了各参建单位的责任
建设项目档案自检是建设项目档案专项验收的前奏曲，这一关的责任主要落在监理单位和建设单位各职能管理部门身上，由建设单位与监理单位共同组织建设项目档案自检工作。监理单位负责对竣工文件完整性、准确性的检查，施工单位配合检查；建设单位各职能管理部门负责对项目前期文件、竣工验收文件的完整性、准确性以及整个项目系统性的检查，设计单位等配合检查，由此将档案自检工作的责任落实到位。
建设项目档案自检工作的形式与档案专项验收基本相同，只是角色的不同。在档案专项验收中接受检查的单位或部门的有关人员，在档案自检工作中均是检查组成员。这些成员集多年参与档案专项验收的经验，对国家有关档案管理和验收的要求具有一定的认知度，为此，在档案自检工作中均能较好地发挥作用。档案自检工作要求，对发现的问题必须举一反三，全面整改，若在档案专项验收中再次发现类似问题，则对检查组成员单位进行考核。由于分工明确、条理清晰，建设单位各职能部门和监理单位共同把好了建设项目档案质量后期控制的第二关。
3.档案专项验收给予了档案工作在项目管理中的一席地位
宝钢建设项目按投资额分为A类项目和B类项目，除由国家、地方档案行政部门或有关部委档案管理部门组织的档案专项验收项目外，其他A类项目均由公司档案管理部门组织档案专项验收，B类项目则由各单位档案管理部门自行组织档案专项验收。
施工单位工程档案管理办法范文2
关键词：高速公路养护工程，工程档案，档案管理
Abstract: highway maintenance engineering archives and many kinds of big number and high value, need long-term preservation, the project file is later expressway management, daily maintenance of the important basis. So to do the following: 1. Do maintenance repair engineering special, the file management; 2. Make daily maintain project file management of work; 3. Do maintenance engineering archives management work; 4. Use modern technology to maintenance of file management.
Keywords: highway maintenance engineering, engineering archives, management
中图分类号：X734文献标识码：A文章编号：
浙江上(上虞)三(三门)高速公路为G15w常台高速的一部分，纵贯浙江省中东部,全长142公里,是连接绍兴、台州二市的大动脉。为确保高速公路的高质量运行，养护部门每年都要投入多个专项、大修工程对高速公路进行维修保养工作，因而养护专项工程档案也就显得尤为重要。加强养护工程档案的科学管理，可以更好地为高速公路养护和管理服务。
以浙江上三高速公路新天管理处为例，每年要会有多个专项、大修工程，养护工程档案数量大、种类多、价值高，需要长期保存，这些工程档案是以后高速公路管理、日常维修的重要依据。养护档案管理人员应根据养护工程档案的特点，直接参与养护工程建设过程的监督和指导工作，确保养护工程档案完整、准确、系统归档，做好养护工程档案的保管工作。本文就高速公路养护工程档案管理提出方法。
1.做好养护专项、大修工程的档案管理工作
1.1加强业务知识的培训是确保养护工程档案质量的有利措施。
参与养护专项、大修工程建设管理人员和监理单位的人员来自四面八方，对工程档案的重要性认识及其业务水平参差不齐，为了加强对施工、监理各阶段档案工作的有序管理，保证归档资料的完整、准确、系统，规范档案资料的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，养护部门在工程项目开始阶段就必须加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训，用规范化、标准化来严格要求养护工程档案资料。
1.2制定详细的符合实际情况的养护工程档案管理办法，明确标准和要求
根据浙江省交通厅下发的相关文件，结合GB/T50328―2001《建设工程文件归档整理规范》及有关标准的要求，制定适合本单位工程档案的可操作性编制办法。一是细化养护管理部门、监理单位、施工单位的资料整理范围。二是细化组卷要求，应遵循文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，科学分类。三是明确案卷组成部分、格式和具体要求，便于施工单位、监理单位档案管理人员操作。
1.3对养护专项大修工程进行监督和指导。
养护管理部门的档案管理人员有针对性地对施工单位、监理单位进行监督，对施工中档案存在的问题进行业务指导。例如：要求工程文件原件归档；工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料；工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁；竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，与施工图设计、设计变更、材料变更、施工及质检记录相符合，做到文、图、物相符等。从而提高了养护工程档案报送的质量，以及成套性和完整性。
1.4做好养护大修、专项工程资料收集整理工作。
养护管理部门对养护大修、专项工程从计划立项、审批到工程验收结束的有关资料进行收集、整理。档案管理人员对专项大修工程的业主资料按照有关规定进行分类、编码、立卷、装订、归档。案卷应由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借阅守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。
1.5认真、细致做好养护工程档案验收和整理工作。
养护部门档案管理人员在进行专项、大修工程档案验收时，应重点验收以下内容：工程档案齐全、系统、完整；工程档案真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；工程档案已整理立卷，立卷符合有关规范的规定；竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，盖有竣工图章；要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；文件材质、幅面、书写等符合要求。保证养护工程档案达到规范化、标准化。养护档案管理人员对本年度的专项大修工程按照工程名称进行系统整理，并编写科技档案归档目录，方便日后查阅。
2.做好日常维修保养工程档案的管理工作
2.1小修保养工程档案管理。
虽然小修保养工程档案管理上级没有明确的规范要求，但和专项、大修工程档案管理同等重要。在日常工作中加强对日常巡查、路基、路面、沿线设施、桥梁、隧道、边坡等结构物检查、小修工程管理等资料的收集、整理。归档文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范，（文字、表格用A4纸）禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不能长久保存的书写工具书写。
2.2具体管理方法。每年养护档案管理人员对处理完毕的文件材料，及时收集归类，集中统一保管，对所形成的科技文件材料，收集齐全，核对准确，加以系统整理，组成保管单位。案卷应由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借阅守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成，案卷封面和卷脊打印后粘贴在对应位置。对日常巡查、路基、路面、沿线设施、桥梁隧道检查、路面检测等资料每年年底编写文件页码，与借阅守则、卷内文件目录、备考表一起用三孔一线方法装订，装订完毕再粘贴案卷卷皮。对安全管理、各种管理办法、养护发文、上级来文等资料可以不装订。编写本年度档案案卷目录，方便查阅。
3.做好养护工程档案保管的管理工作
养护工程档案是科技档案，需要长久保存。养护工程档案的保管工作，就是在集中统一管理原则指导下科学地维护养护工程档案的完整与安全，采取有效的保护技术和管理方法，最大限度地延长养护工程档案寿命的工作。只有做好养护工程档案的保管工作，才能使集中起来的养护工程档案的完整和安全得到可靠的保证，才能满足各方面利用的需要，因而要切实做好养护工程档案的保管工作。
4.利用现代化技术做好养护工程的档案管理工作
4.1利用软件高效管理。
随着计算机技术突飞猛进，出现了许多工程档案管理软件。这些工程软件，安装方便，操作简单，实用性很强，可以很好的运用到养护工程档案管理中，使养护工程档案整理更快捷，更完善。
4.2利用网络共享。
通过公司局域网实现养护资料共享，为整个工作展开提供可靠、详实、系统的养护资料，从而提高各人员、各部门的工作效率，缩短检索时间，节约管理资金。
5.结语
养护档案管理人员只有具备良好的业务素质，认真学习档案法律法规及相关专业知识，不断提高档案技术水平和管理能力，才能更好的为高速公路建设和发展服务。
参考文献
1、高等级公路竣工文件立卷归档编制范本.张广，辛国树.人民交通出版社：2005年11月
施工单位工程档案管理办法范文3
主题词： 公路工程 档案探索 实践
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
随着江苏省大规模国省干线公路改造的启动，公路建设中的档案逐步形成，由于江苏省干线公路改造在江苏交通建设史上的创造性特点，对档案管理工作提出了许多新要求，并带来了新问题。作为行业管理部门，工程档案管理具有重要意义，也肩负重大责任。必须根据干线公路改造建设的新模式，在档案管理工作中进行了探索与实践。
一、干线公路建设及其档案管理
1、南通市干线公路改造建设的基本概况
随着从首轮的“网化工程”大规模国、省干线公路改造建设，到“十一五”的干线公路快速化改造，南通先后多1000多公里的公路进行了改造。仅在“十一五”期间，先后对总建设里程808公里、总投资214.7亿元的11条线路、20个建设项目进行了改造和建设，完成投资100亿元，建成通车390公里。构建了国省干线公路“五横五纵一环”的骨架网络，实现了干线公路市－县、县－县一级公路网，打造了市－县1小时交通圈的目标。
2、干线公路建设档案管理的地位
经验告诉我们：重建设、轻档案，这是失职的表现。如此大规模的干线公路网改造所形成的工程档案资料，记录着工程立项、组织、施工、管理的全过程，是干线公路建设实施过程中形成的具有保存价值的历史资料，是工程竣工验收、确定质量等次、今后公路养护管理和技术改造的重要依据。因此，档案管理非常重要，是工程建设实施过程中的一项重要工作，是在有效地保护国家财产、维护路产路权的重要工作，是对路网今后的发展负责、对人民负责、对历史负责的重要工作。
二、干线公路建设档案管理的特点
l、涉及面广
干线公路建设的顺利实施过程中，明确了市（县）人民政府为建设责任主体，交通主管部门代表政府组织实施，公路管理机构承担行业监督管理职责的建设模式，这种工程管理模式让档案管理工作变得涉及部门多、归口难度大、统一标准困难：同时列入省交通厅改造计划的11条线路分布在全市六县一区，涉及十余个工程指挥部、几十家施工单位、十几个监理机构、设计单位等近百家责任单位。六县一区的组织管理实施的形式还不完全相同。
2、建设时间长
一般建设工程项目从立项设计到竣工交验都要经历 2至3年甚至更长的时间，因此，原始资料的收集和管理环节是工程档案工作中的重点和难点。工可、立项、设计、招投标和征地等前期工作中形成的大量文件材料是综合文件的重要组成部分，是公路工程合法性的见证，而这些资料在具体施工过程中又要被频繁调阅，如不及时收集整理归档，长年累月必然会造成部分第一手资料的散失。工程的建设过程更有试验、质检、复检、评定等各项资料，从开始到结束的资料纷繁复杂、千头万绪。
因此，在干线公路的改造过程中，档案工作的点多、面广、量大，情况复杂。
三、干线公路建设档案管理中采取的措施
1、建立制度
南通市公路处在档案部门、交通主管部门的大力支持和指导下，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》以及交通部《公路工程竣工文件立卷归档管理办法》，结合干线公路改造的具体情况，制定了《南通市干线公路网化工程档案资料管理办法》和《南通市公路工程档案管理和移交接收办法》，充分运用法律的、行政的、经济的手段进行调控，大力加强档案管理工作的力度，使档案资料的收集、整理、编制工作和对该项工作的督促管理有切实可行的依据，并实现制度化管理目标。
2、明确责任
为做好干线公路建设档案的管理工作，南通市公路处主动与相关部门和单位进行协商，在取得支持并达成共识的基础上，明确了业主、监管、试验、质监、行管等各方在档案管理工作中的责任。按照“谁主管谁负责，谁经办谁编制”的原则，以制度化的形式确立了南通市交通局、档案局、公路处负责对全市干线公路建设档案工作的检查、督促、指导、验收，县(市)交通局、档案局负责对辖区干线公路建设档案工作的督查、指导并参与验收的管理机制；工程指挥部负责编制综合文件，审核、接收、汇总设计单位、施工单位、监理组织编制的设计、施工与监理文件，设计单位负责编制设计文件，施工单位负责编制施工文件、施工图表，监理组织负责编制监理文件的档案收集整理体系。在此基础上，我们要求各责任单位要明确分管领导，安排专人负责，并明确了各责任单位在编制过程中的相互提供所需资料的义务。由于职责明确，标准清晰，在主管部门的尽力协调查下，逐步形成了一套科学、完善的档案管理体系。
7、加强培训
档案工作的顺利开展，人是起决定性作用的关键要素。因此，我们在抓干线公路建设档案工作的过程中，也将抓好人员素质的提高作为一个重点。做公路工程档案不仅要有档案专业知识，还要有公路工程专业知识，还能将公路工程专业和档案专业的有机联系。而在工程建设过程中，往往多数人员是工程技术人员，对工程业务知识很熟，可对档案方面的知识知之甚少，我们则加强对他们的档案业务培训。组织学习档案的专业基本知识和《档案法》，使他们对档案工作及其重要性和做好工程档案编制工作的意义有了一定的认识；同时，详细学习了南通市公路工程档案管理办法，对工程档案资料的收集内容、编制方法、格式要求、装订顺序等有了直观、具体的了解，对编制工作有直接的指导作用。另一方面，组织档案专业人员的工程知识培训，请有关工程技术人员对公路工程的组织方法和建设等一些基本知识进行讲解，使档案人员对工程建设每个阶段、环节所形成资料的情况和特点做到心中有数。通过两方面的培训，使从事干线公路建设档案资料管理、编制的全体人员都具有了一定的工程建设知识和档案业务水平，同时充分利用工程监理人员，对各单位工程的竣工档案严格把关，并进行审查。认真审查期文字材料是否准确、齐全，排列是否规范，特别是检查隐蔽工程施工记录及验收记录的真实性、准确性，检查竣工图是否图物相符，保证了工程档案的成套性、完整性和真实性。
4、同步管理
为实现建档工作与工程建设同步进行。南通市公路处制定了《南通市公路处档案工作“四同步”管理办法》，明确了相关部门和单位在同步管理中的工作程序和职责。“四同步”是指：由项目管理部门在下达计划任务的同时提出文件材料的归档要求；工程管理部门在检查工程质量、进度的同时，对资料收集的即时性进行检查，做到进度和资料同步，对前期工程资料不完整、不准确的不予计量，并限期完善；养护管理部门负责施工档案形成全过程的业务指导工作并参与督促检查，以保证工程档案的完整性、系统性、规范性。
5、抓住重点
一套完整、准确、规范的竣工资料，必须以真实、齐全的原始资料为基础。为加强对原始资料的收集和保管，南通市公路处制定了《南通市干线公路网化工程档案资料管理办法》，对原始资料实行分类收集与管理，明确了包括设计文件、招标文件、施工准备文件、计量支付文件、报验文件、质量评定文件、其他文件等7个方面18大类近200项资料的详细内容，逐项落实资料的收集整理，加强责任人间的衔接联动，做好定期移交工作，并对资料管理提出详细的要求。同时，针对工程前期工作特点和资料的形成情况，编列了包括各线路、路段的设计委托书、项目报建表、开工报告等27种前期工作文件资料的收集情况统计表，使资料收集情况一目了然。
6、严格验收
针对工程档案编制的特点，确定了分层审查，检查与抽查相结合的档案审查办法。首先，由编制单位对所编制档案的编制体系、内容的完整性、格式的规范化进行自审，并提交所编制档案的简要介绍和情况说明；然后，由县(市)交通局、档案局进行复审，重点审查各部分资料内容的划分是否准确、保管期限的确定是否合理；最后，由南通市交通局、公路处本着“抓住重点、兼顾一般”的原则进行抽审。层层把关，层层负责，对竣工文件不符合要求者，不予办理项目竣工验收申报手续，市公路处不予接收管养。
施工单位工程档案管理办法范文4
关键词：企业大型项目工程的档案管理是企业建设的历史记录。
Abstract: Handan Iron and Steel "leading international and domestic first-class" for the purpose, "green Handan Iron and Steel, elite Handan Iron and Steel" as the goal, to create the Handan Iron and Steel international brand, and constantly development technical improvement, increase product variety and improve product quality.
Keywords: enterprise large project file management is enterprise construction history.
中图分类号：C93文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）
企业大型项目工程的档案管理是企业建设的历史记录，也是企业大项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据，近几年邯钢以“国际领先、国内一流”为宗旨、“绿色邯钢、精锐邯钢”为目标，努力打造邯钢国际品牌，不断的发展技改，增加产品品种和提高产品质量。
制定大型项目档案的归档制度。大型项目档案归档不及时不仅影响了重点项目工程的形象，而且对大型工程项目投产运行后，维修、管理、技改扩建等工作，根据以前大工程档案的工作实践得出的经验，造成重点工程档案归档不及时的原因是大多数参建单位的领导、工程技术人员和管理人员把主要精力放在抓工程进度和工程质量上，对工程档案不重视，档管整理不到位，档案资料整理工作不落实，把档案工作看成是可做可不做的工作，一推再推，直到涉及经济利益时才动手做档案整理工作，所以造成大型项目档案归档难。由于大型项目工程参建单位多，如果没有强制的手段管理各参建单位的档案归档工作，大型工程档案的归档工作无疑会出现很多复杂的问题，而且扯皮现象时有发生，最后必将影响大型项目档案的归档时间和档案质量。所以河北钢铁邯钢公司为例：以制定大项目〈邯钢公司档案归档移交制度〉、为红头文件告知各个施工单位，如何进行档案归档和移交档案的程序，对参建单位的档案工作要求，归档时间归档质量，违约的处罚等，使施工单位领导真正从思想上重视大型项目档案归档工作，实施〈邯钢公司档案归档案移交制度〉后，施工单位对档案归档重视了，移交及时了，完整率、准确率、归档率、合格率达到了国家要求。
大型项目工程的设备开箱随机资料也是档案的重点工作，大型工程设备开箱资料是指设备的出厂证，合格证，质保书，安装图，使用说明书、保修卡等资料。大型工程设备开箱随机资料的保管对以后的设备维修、维护、以及质检是重要的参考依据，也是长期以来一直是归档管理工作难题，现在邯钢大型项目设备随机资料都是建设单位技术人员或者是档案管理人员保存。较以前规范化，以前施工单位可以接这些资料，新项目筹建组也可以接这些资料，技术人员也可以接设备资料，不规范，无制度、管理混乱是造成设备开箱资料归档不完整，现在明确设备开箱责任人方面，要求供应公司在设备开箱时通知技术人员，由技术人员签字后，两天内交到档案员手里进行归档，并对不将开箱资料及时归档或将开箱资料据为已有者采取了严格的处罚制度，设备动力科每两个月对大型项目设备随机资料清单进行核对，对没有移交到档案员手里随机资料，或档案员没有及时归档，都要考核每月奖金的话30%，这样保证了随机资料的完整性，施工单位或筹建组使用随机资料时一律使用复印件，这样使大型项目设备资料原件安全性提高了，保存了原件的完整性。
提高重点工程档案的监控力度，重点工程档案是整个重点工程建设的原始记录，其重要性是不言而喻的，只有施工单位向建设单位移交了完整、准确、合格的竣工档案，大型项目工程建设工作才能算完成，为提高大型项目工程档案的质量，我们强化了大型项目档案的监控力度，制定《大项目工程档案审验报告制度》规定所有大项目工程档案先送基建技改部审验，重点检查档案的数量是不是有出现漏归档的现象，技术参数是否准确，，所有内容检查合格开具“大型项目工程项目审验合格证”，连同工程档案交综合档案室进行预验收，重点检查文字材料的整理质量，竣工图的编制质量是否真实可靠“图物一致”，合格率是否达到国家规定，避免出现发现工程档案不合格时，施工单位早已撤走无人整改的被动局面。综合档案室预验收合格后再开具“大型项目工程档案移交清单”交档案馆正式验收，没有档案馆出具“大型项目工程档案移清单”，这样环环相扣，层层把关，有效保证了重点工程档案的合格率，准确率，案卷质量有了明显的提高，达到了国家规定的要求。
发挥监理单位在大型项目程档案审核检查中的作用，国家建设部在2001年5月了《关于加强工程档案管理工作的通知》其中第二条明确规定了监理单位在工程档案管理中的职责，“监理单位要协助建设单位监督检查各施工单位工程文件的形成，积累和立卷归档。”在实际工程档案管理工作中由于档案部门工作人员一是没有亲自参与工程施工建设，二是档案工作人员并非工程技术专业人员，对于施工过程中的一些具体事项和环节不可能做到像监理那样了解，因此对大型项目工程档案质量把关有限，而监理人员因为熟悉了解工程的每一个环节，每一道工序，掌握每一处质量隐患和每一起质量事故产生的原因，发现过程和处理结果，因此我们要求监理单位对施工单位提交的工程档案资料进行盖章时要认真、负责地审核、检查，如果发现档案质量有问题要及时退回施工单位整改，直至工程档案质量符合归档要求才给予盖章，这对提高大型项目工程档案质量，确保大型项目档案在工程竣工后及时移交，有着重要的作用。为使监理能够真正重视对施工单位提交的大型项目工程档案进行认真、负责地审核检查、使施工单位移交的大型项目工程档案符合国家档案管理规定的要求，我们与参建单位签订《邯钢大项目档案归档责任书》中明确规定，“监理单位应确保施工单位向档案部门移交的竣工档案完整、准确、系统、齐全、合格，若出现移交档案不合格现象，邯钢档案馆有权通知财务部门按照工程款的1%―10%对施工单位进行处罚，由此使施工单位在大型项目档案收集、审核检查中真正重视起档案来，确保了大型项目工程档案的质量和档案的及时移交。
实施大型项目工程档案专项检查工作制。大型项目工程的特点是任务重，工作量大，建设周期长，参建单位多，作业线长（包括调研、论证、决策、试生产、竣工、立项勘测、设计、施工、调试、试生产、竣工，验收等）文字材料、图纸、图表、声像材料等档案数量多，任何一个参建单位、一个部门、一个工程技术人员或管理人员，在某一个环节，某一项具体工作、某一个工作时段没有做好重点工程档案的形成、积累、整理工作，都有可能给大型项目工程档案管理工作带来困难，甚至造成损失。为使施工和监理单位能在工程竣工验收后的3个月内向综合档案室移交完整、准确、合格的竣工档案资料，我们对大型项目工程档案的归档工作实施工程档案专项检查工作制，一是指定一位档案员负责工程档案的检查、指导工作、每月检查一次，及时跟踪施工单位工程档案的收集、整理工作。二是档案部门定期参加工程监理例会，一方面了解整个工程进展的情况，另一方面向参加会议的有关单位汇报工程档案专项检查中出现的问题，通过实施大型项目档案专项检查工作制后，施工单位的领导、工程技术人员开始重视工程档案的归档，一方面主动向我们通报档案收集、整理工作中出现的问题。另一方面自身也重视归档档案的质量，主要体现在邯钢归档的原件率达到100%。对专项检查中发现的问题能够及时整改，通过实施大型项目工程档案专项检查工作制进一步提高竣工图的编制质量和文字材料的整理质量。
施工单位工程档案管理办法范文5
关键词：工程档案；及时收集；及时校对；及时整理
中图分类号：U655.11 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）12-0122-03
笔者在广东省乐昌峡拦河坝工程中，从事施工档案工作。在实际工作中，笔者深深体会到，在工程施工阶段，做好施工档案资料的收集、校对与整理工作，非常重要。现将一些心得体会总结如下。
1 工程简介
乐昌峡水利枢纽位于广东省乐昌市大源镇，在北江支流武水乐昌峡河段。枢纽工程由进场道路、拦河坝、地下厂房、枢纽管理区、库区道路等工程所组成，该工程以防洪为主，兼顾发电，正常蓄水位为154.5m，校核洪水位为163.0m，总库容为3.4亿m3，防洪库容为2.1亿m3。电站装机3台，装机容量为132.0MW。工程等别为Ⅱ等大（2）型，其主要建筑物拦河坝级别为2级。
乐昌峡拦河坝为碾压混凝土重力坝，坝顶长度256m，坝顶高程164.2m，最大坝高84.2m。河床中央布置5孔溢流坝，溢流坝每孔净宽12m，闸墩宽度为3m，溢洪道堰顶高程为134.8m。根据项目划分，拦河坝是一个单位工程，分为3个标段、共有16个分部工程，其中12个土建分部工程由广东水电二局股份有限公司负责施工。该工程的主体部分已经施工完成，并蓄水发电，目前合同验收工作正在进行中。
拦河坝土建工程一套竣工资料有177卷，其中：
（1）工程开工申请、施工设备进场报验、施工组织设计、施工方案、施工计划、工作联系（报告）单等综合资料为13卷；
（2）原材料与施工过程中的检验检测资料55卷；
（3）测量资料2卷；
（4）基础工程施工记录43卷；
（5）隐蔽工程验收签证1卷；
（6）单元工程施工质量评定表46卷；
（7）各分部工程、阶段验收、单位工程、合同工程的验收申请、施工质量评定表、施工管理工作报告与相应的工程质量签定书等2卷；
（8）设计修改通知单、设计修改与竣工图对照一览表1卷；
（9）竣工图纸10卷（盒）；
（10）图像资料1卷；
（11）施工日记3卷。
从上述工程实例中可看出，在工程施工档案中，基础工程施工记录、单元工程质量评定表、各种检验检测报告是三大块，约占资料总量的70～80%；其它资料占20～30%。抓好基础工程施工记录、单元工程质量评定表、各种检验检测报告的收集、校对与整理工作，是施工单位资料员的主要任务。
2 档案工作的主要依据
工程施工档案工作的主要依据有（但不限于）如下各项：
（1）设计图纸（文件）以及设计修改通知单。
（2）施工合同。本工程合同规定施工单位要向业主移交2套竣工资料，其中1套必须为原件，另1套（如原材料的出厂证明）确实无原件的可以用复印件。
（3）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822――2008）。内容包括案卷组织、文件排列方式、案卷目录、案卷装订、文件盒的规格等具体要求，是档案工作的主要依据，要熟读熟记、并切实执行。
（4）《技术制图、复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3――2009）。
（5）《归档文件整理规则》（DA/T22――2000）。
（6）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28――2002）。内容包括文件收集、竣工文件的编制要求、竣工图的编制规定与更改方法、文件的整理与归档要求、文件移交等具体要求，对易褪色材料形成的文件要求同时附上一份复印件。附录A中规定了竣工文件的收集范围（大致上也是竣工文件的排列顺序），是建设工程档案工作的主要依据，要熟x熟记、并切实执行。
（7）《水利工程建设项目档案管理规定 》（水办[2005]480号）。包括档案管理、归档与移交、档案验收等具体要求，文件强调了档案工作的重要性，规定工程竣工验收时，档案要同步验收；还有水利工程竣工图的编制与更改方法，档案验收的部门、工作流程，自检报告的主要内容等等。是水利工程档案工作的主要依据，要熟读熟记、并切实执行。
（8）《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）。
（9）转发《档案验收办法》的通知（粤档发[2006]32号、内有评分表）。
（10）《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办[2008]366号、有评分表）。
（11）《水利水电工程施工质量评定表填表说明与示例》。单元评定表是工程施工档案的重要组成部分，约占工程施工档案的四分之一，在工程施工、验收过程中必须确实按照规范要求认真、如实地填写表格，并签署完备。工程完工后监理人员往往会调动工作，遗留问题在档案整理时很难处理。
（12）业主颁发的档案管理规定、附件、实施细则，以及业主、监理召开的历次档案工作会议的纪要、档案检查与整改意见。乐昌峡工程施工期间，水利部、省水利厅、省档案局、流域管理局、工程管理处、省质量监督站以及监理等相关部门单位，先后多次到工地检查指导，上级部门和相关单位的指导意见非常重要，对做好档案工作提供了极大的帮助。实际工作中如出现上级部门或有关专家意见不一时，要及时用《工作联系（报告）单》的形式将相关问题向监理汇报，以便相关部门统一意见，免得工作被动。
（13）施工单位内部的一体化管理要求和相关的档案工作规定。随着国家与地方对档案工作的重视，施工单位内部对施工档案的收集范围也会有所变化，为保险起见，项目部在收集工程施工档案时，应预备一套完整的资料供本单位档案室挑选，注意要原件。
3 项目部档案工作组织
广东水电二局股份有限公司乐昌峡拦河坝项目经理部，由项目经理、副经理、项目总工、副总工等负责人所组成。项目部下设行政办公室、质量技术部、设备物资部、财务经济部、安全生产部等业务部门，以及基础、土石方、混凝土等专业施工队（分公司）。
项目部由项目总工、质量技术部长以及各专职、兼职资料员组成档案工作小组，协调本工程的档案工作。质量技术部下设资料室，配备2名专职资料员负责具体的档案事务。资料室在工地配备有办公室1间，专用库房1间，扫描仪2台，打印机2台，复印机2台，铁皮文件柜10个，塑料文件箱30个，先后购置文件盒约800个。充分的办公条件为做好档案工作提供了很好的条件，本工程的施工档案基本上做到了及时收集、及时整理、资料齐全、排列有序的工作要求。遗憾的是各专、兼职资料员在施工过程中因个人工作变动等因素更换较多，使资料的收集、整理工作受到相当影响。
4 施工阶段档案资料的收集、校对与整理
工程施工的档案资料，是在工程施工过程中逐步积累形成的。工作要点是及时收集、及时校对、及时整理，做到资料齐全、排列有序。
工程档案中很多细节问题，在工程施工阶段及时发现的话，很好处理；若在工程完工后、资料汇编整理时再发现问题，由于原来的经办人员工作变动等原因，处理起来就很麻烦。对此，施工单位的资料员仅仅坐在资料室里是做不好档案工作的，必须经常深入生产车间、仓库、施工现场，具体了解原材料、人员、设备的进场情况，以及施工现场的进度、质量、施工方法等情况，才能更好地做好档案工作。
4.1 及时收集
档案资料必须紧随工程施工进度及时收集。根据资料来源，档案资料可分成“内部生成”和“来自外部”两大类。
内部生成的资料主要是由施工单位编写、记录、填报，然后报送监理、业主审批的资料，包括开工申请、施工组织设计、施工计划、施工方案，人员、设备、原材料的进场报验单，测量资料报验单，隐蔽工程验收记录，单元工程质量评定表，各种施工记录等。资料员要跟生产技术、材料供应等部门保持密切联系，提醒有关部门根据工程进度和原材料的进场情况及时申报相关资料，经监理、业主等相关部门批复后要及时收集归档，避免资料散失。
来自外部的资料主要是原材料的出厂合格证、出厂检验报告，委托第三方检测单位进行检验、检测的各种检测成果。外来资料很重要，一旦缺失很难补回，资料员必须高度重视。原材料的出厂合格证和出厂检验报告，通常是在原材料进场验收时同步收集；个别材料如水泥的出厂检验报告通常要滞后28天厂家才能提供的，对此则要挂牌记录，到期后要及时催收。委托第三方检测单位进行检验、检测的，在检测检验工作完成后要及时向检测单位催收各种检测成果。
档案资料及时收集后，还要及时校对。主要校对的内容有：
（1）资料页数是否齐全，每页资料的内容是否完整，相关人员的签名是否齐备，有无盖章，某些带有有效期的证章是否过期。
（2）原材料的出厂检验报告与进场检测报告的表格中，通常列有相应的质量标准，要将各项检测数据与相应的质量标准进行比对，看各项检验、检测结果是否合格。
（3）一份完整的原材料进场报验资料，是由原材料进场报验单、出厂合格证、出厂检验报告与材料进场后的检测报告所组成的，相关资料收集后要注意校对它们之间的材料名称、规格、批号、生产单位是否一致，检验结果是否合格，各种日期是否真实、合理。合理的日期顺序应该是先生产、后检验，材料进场后再检测、报验，然后业主（或监理）审批。
比较特殊的是水泥，水泥进场后取样检测，如果3天强度合格就可以使用，但要等28天强度的检测结果出来以后才能正式报验，这在资料上就形成了原材料先使用、后检测的假象，解决方式是在资料上补充一张《水泥3天强度申报表》，手续就完备了。
（4）基础（隐蔽）工程的施工记录，很多是施工现场填报的原始记录，资料员收到资料后主要检查表格内容是否填报齐全、字迹是否清晰、监理及施工单位相关人员的签名是否完备，有资质要求的签名人员是否拥有相关证书、具备相应资质，业主（或监理）有保留意见、返工意见或处理要求的，还要将相应的处理过程的施工记录及再验收记录归拢到一起，以便形成一个完整的施工记录。
（5）单元（或工序）工程施工质量评定表，最好在报送前先由资料员校对一遍，主要校对工程部位是否准确，检查数据与现场情况、质量标准是否相符，检查频率是否合理，文字表达是否准确，某些容易误解的项目、填表人是否理解正确，各工序之间的检查时间是否真实、准确。电脑拷贝的表格，还要注意填报的内容中是否遗留有其它单元的数据。
（6）单元（或工序）工程施工质量评定表经监理审核签署后，要及时领回，注意校对监理的评定意见是否符合规范，签名是否齐全；对一式多份的资料，还要注意校对监理的签名及签署日期是否一致。
4.3 及r整理
施工过程中收集积累的工程档案在校对完毕后，要根据竣工资料的组卷要求，及时进行分类整理，通常要每月整理一次，整理方式如下。
（1）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定，工程档案按照单位工程进行组卷。当一个单位工程分成几个合同标段进行施工时，应请示业主单位，能否按照合同范围独立组卷。
（2）工程开工后，应请有经验的资料员，对本工程中各类资料的数量作出初步估计，并制订本工程的档案分类计划。每卷资料的厚度以1～2cm为宜，约100～200页。
小型工程的档案资料为1～10卷，按照综合资料、检测资料、施工记录、单元评定、完工验收、竣工图纸、施工日记的顺序排列即可。中型工程的资料有10～50卷，大型工程的资料有50～300卷，更大型的工程资料更多，相应地档案分类也要细化。通常：
综合资料可分为开工申请、施工组织设计、施工计划、施工方案、设备进场报验、人员进场报验、工作联系（报告）等分别组卷，卷内资料按照时间顺序排列即可；
原材料检验资料可按水泥、钢筋、砂、碎石等材料类别分别组卷，卷内资料按照时间顺序排列；施工过程的检测资料可按基础工程、混凝土工程等专业分类，混凝土的检测资料还可进一步按照不同的检测内容（如抗压、抗渗等）、不同标号分别组卷，卷内资料可按工程部位顺序排列，也可按照时间顺序排列；
单元工程施工质量评定表可按分部工程分别组卷，卷内资料宜按工程部位顺序排列；
基础（隐蔽）工程施工记录可按固结灌浆、帷幕灌浆、接触灌浆等类别分别组卷，卷内资料宜按工程部位顺序排列。
（3）在施工过程中，不同资料要分别存放。刚收到、未校对的资料可放在办公室。已校对、未作组卷整理的资料应分类存放到文件柜中。已组卷完成的资料，应编制目录，装入档案盒内、并封存到文件箱（柜）中。
（4）以乐昌峡工程为例，竣工资料需要一式三份，其中业主需要2份，施工单位应备查1份。资料整理时，3份资料要同时整理、同时组卷、如有整改则要同时整改，以保证3份资料完全一致。
4.4 其它讨论
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定，工程档案按照单位工程进行组卷。对于工期较长、规模较大的工程来说，工程完工后，档案资料汇编、整改时间很长，难于及时进行竣工验收。如果允许工期较长、规模较大的工程，其档案资料按照分部工程进行组卷，并在分部工程验收的同时进行该分部工程的资料预验收，则工程档案可以及时汇编、及时整改。
施工单位工程档案管理办法范文6
公路工程档案是公路建设从立项、招投标、勘察设计、施工到交付使用、竣工验收全过程的真实记录，具有专业性强、连接性强、现实性强之特点。是日常养护、管理、扩建、改建的重要依据，而档案质量的优劣将对档案自身价值和产生的经济、社会效益起决定性作用。同时反映了各参建单位的质量管理水平和质量意识，因此，确保档案质量迫在眉睫，至关重要。
1.档案质量
档案质量包括档案内在质量和外在质量。从整体上来说要符合《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822―2000）。
1.1 内在质量
工程建设指挥机构、设计、监理、施工单位各自职责范围内形成的不同载体的文件材料必须真实、原始、准确。主要包括文件格式、工程用表、书写内容、介质及书写材料、签署规范统一，其文字和数据准确、真实，符合公路工程有关标准规范、页面整洁清晰，布局合理。特别是竣工图，要严格按国家《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》进行编制，充分反映竣工后的实际概。
1.2 档案的外在质量
文件材料按其形成的自然规律分类科学，组卷合理，整理规范，保持其卷内文件材料的有机联系，案卷题名拟定简明扼要，一目了然，案卷装订美观，档案编目及排列条理分明、整齐有序，便于查找利用。
2.档案质量与工程建设
2.1 工程档案是工程质量控制的载体和凭证
公路工程建设由立项、可行性论证、勘察设计、施工、监理、工程验收这个过程，所进行的每个阶段、每个环节和步骤，都有它的质量标准，建设过程和活动周期中都要形成一些不同载体的真实记录，这些记录必须依据行政和技术法律法规，按照一定的标准规范经过分析、整理后形成了工程档案，所以工程档案是工程建设过程形成的第一手资料，能如实地反映工程内在质量的全部内容，是工程质量控制的载体和凭证。
2.2 工程档案质量与工程建设质量同等重要
工程实体的质量是工程技术人员精心实施的结果，其外表直观，容易被人们发现和重视，当某个部位有什么缺陷都能被发觉，而工程档案的内在质量存在的缺陷就不易被发现，只有在利用档案信息时才发现与实际情况不一致，才能反映其缺陷问题的所在，给以后工程的再建设造成无法弥补的隐患。由此可见，工程档案与工程质量之间有着密切的关系，工程档案是工程质量的重要依据，二者相互依存。工程档案管理包含于工程质量管理工作之中，工程质量管理包括工程档案的监督管理。因此，档案工作是做好工程建设不可缺少的环节，是工程建设重要组成部分，不可任意分割，它只有汇入工程建设中才具有活力。必须视工程档案质量与工程建设质量同等重要，不可忽视某一方面。
3.影响档案质量的因素
3.1 档案管理不规范
主要表现在重建设过程文件的管理，轻工程交工验收后缺陷责任期文件材料的收集、整理，有的甚至只有工程项目，无档案资料；重招标中标文件，轻开标会议材料和未中标文件的管理，其实，未中标文件在以后的工作中也有一定的参考价值；人员变动频繁，文件交接不清或无交接手续；个别合同协议签署不全，缺少经办人或日期签署，有的合同甚至是复印件；普遍存在重文字材料，轻声像资料，照片反映主次不分明，文字说明编写不规范；公文格式、工程用表不规范、不统一，文件材料的正文与附件不符。
3.2 文件材料书写一规范
参建施工单位多，素质参差不齐，对形成的文件材料质量认识有差异，对档案工作认识也有一定的距离。有些单位自制工程用表，书写内容不按标准进行，没有按标准、规范编制竣工图和竣工说明，变更文件与竣工图不一致，竣工图章有代签现象，竣工图不能真实反映工程竣工后的实际面貌。
3.3 工程管理不规范
设计单位不受招标文件的约束，在工程管理方面没有引起足够重视。多数竣工图采用复印件，清晰度低，影响竣工图的编制质量；个别设计变更文件的变更依据不明确；技术交底和图纸会审既不规范又不全面，有的甚至缺项。
3.4 监理单位对文件材料监理督查力度不够
监理单位未能履行档案监理职责，缺乏对文件材料监理督查力度。只注重现场施工监理，轻视施工文件的质量监理，或监理不到位，更缺乏对竣工编制质量的监理，文件签署不严肃，从根本上来说就是对档案的重视程度不够，个别监理单位的档案工作甚至明显滞后于施工单位。
因此，这些因素的存在对工程项目的审计、扩建、改建将产生不良后果，由于文件材料不齐全、档案管理不规范，易产生矛盾和社会不稳定因素。
4.保证档案质量措施
如何控制和保证公路工程档案质量，通过几年的工作实践，认为应从几个方面着手。
4.1 建章立制，健全体制。
文件材料是档案的前身，是档案的直接来源，文件材料的内在质量在档案中起着重要的基础作用。公路建设在我国实行招投标和工程监理制，业主（或业主代表）在与各单位签定合同协议时，除了明确工程质量外，还应将工程档案质量纳入合同管理范围。必须依据《档案法》，按照国务院办公厅《关于加强基础设施工程建设工程质量管理的通知》的明确要求，结合公路行业特点，建立健全切实可行的强制性规章制度来规范公路工程档案工作，对文件材料的归档范围、保管期限、相关人员的职责都必须做出明确规定，将规章制度始终贯穿到整个项目建设各个环节，落实到领导责任制中，分工明确。将文件材料的质量管理纳入科技人员和工程技术人员的岗位职责，严格考核，奖罚分明。档案质量与经济挂钩，不按要求保质保量完成档案工作的，不予最终计量支付。
业主（或业主代表）要成立以项目总指挥为领导的档案工作领导小组，负责监督指导整个项目的档案工作；其它各参建单位要由项目经理（技术负责人）或总工牵头成立档案工作领导小组，负责做好本单位本部门文件材料的收集、整理及归档工作。任何单位和任何个人，任何重大环节出了问题，都要追究到底，决不姑息。把公路工程档案工作纳入法制化、规范化轨道。
4.2 增强档案意识，提高素质。
强化档案质量意识，是保证和控制工程质量的有效途经，是为工程质量终身负责的历史见证。要保证工程档案质量，必须提高工程技术人员和档案人员的质量意识和档案意识，使有关方面重视工程档案的价值作用以及在工程建设中所起的重要作用。如果上道工序的档案资料不准确，那么无法进行下道工序，起不到指导生产的作用，后果不堪设想。因此，要深入学习、大力宣传和全面贯彻《中华人民共和国档案法》等法律法规，创造良好的档案法制环境，增强全方位的档案意识和质量意识，把人们对公路工程档案质量和档案工作的认识统一到档案工作的法律法规上来。
4.3 从基础入手
保证档案的内在质量，关键把好文件材料来源，即文件本身的质量关。首先，坚持岗前培训和中期培训相结合，在确定参建单位后立即进行岗前培训，把业务培训作为各参建单位工程技术人员和档案人员上岗的必修课。在以后的施工中，视工程进展情况，定期抓好业务培训。经常不断地学习《档案法》、《公路工程文件材料立卷归档实施办法》、声像档案和竣工图编制的管理办法、暂行规定和公路工程建设有关标准规范等，对不同类型文件的格式、书写内容及签署、竣工图的编制、案卷的编制、移交等做出明确规定，统一标准。
档案人员除了学习好档案专业的业务知识外，还要学习工程建设的技术标准、规范。工程技术人员除了掌握本专业的技术外，还要加强档案管理的法律、法规及专业知识的学习。通过业务培训和学习，不断提高业务素质。使他们明确自己的权力和义务，明确档案质量与工程建设的关系，认识到文件材料的积累、归档是他们的职责。
工程技术人员是文件形成的第一责任人，应对每道工序、每个工程部位所形成的文件材料要认真检查、审核，完善签字手续。工程技术人员和档案人员要经常沟通，相互学习、监督，相互配合，共同把好文件材料质量关。
4.4 发挥监理职能作用
根据国家档案局制定的《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》的规定，监理单位除了做好自身的档案管理外，还要对施工单位形成的文件质量和立卷归档工作进行监理，包括施工单位的各单位、分部、分项工程的齐全性，归档文件材料的真实性、准确性。
监理人员的工作场所主要在施工现场，全面了解工程进度和质量情况，对施工文件是否齐全、准确等情况是非常清楚的，最有发言权。必须实行全过程监理，隐蔽工程和重点部位跟踪监理。因此，监理人员在监理工程质量时，若发现工程技术文件缺少失真等现象，立即向施工及有关单位提出，以便及时纠正和补齐，这样既保证了施工文件材料质量又为做好归档工作打下良好基础，进而保证档案质量。目前，重点公路工程建设过程中，每一道工序结束，进行下道工序时，监理必须把好施工文件审批质量关，如文件的正件与附件，计量文件、竣工图的编制等。特别是工程的关键部位、隐蔽工程，不能轻信施工单位的自记录，必须亲临现场监理，防止弄虚作假。
综上所述，监理人员有责任、有义务对所有归档文件材料的内在质量进行审核把关。
4.5 同步检查
公路工程的文件材料与工程建设的每一个阶段、每一个环节、每一道工序同步形成。坚持同步检查，是要求档案检查与工程建设同步进行，才能及及早发现问题，并得到有效解决，确保文件材料在转化成档案时符合质量要求。档案工作领导小组要根据工程建设不同阶段，采取定期与不定期相结合，经常深入各参建单位施工（工作）现场，对照标准规范进行业务指导检查。检查规章制度的学习和落实情况、文件材料的形成质量、整理、预立卷及档案资料日常的管理状况。
档案检查可以与工程质量和进度检查一并进行，也可以进行单独进行。加强对工程关键环节，如隐蔽工程验收、中间验收、交、竣工验收等阶段的重点检查。根据各参建单位人员素质状况，采取多种检查方式，各参建单位首先进行自检，单位之间进行互检，各驻地监理处都要接受总监代表处的检查，各监理处对责任单位进行检查，最后再由项目档案工作领导小组进行全线拦网式检查。将检查结果及时通报给各单位，引以为戒，把问题控制在萌芽之中。坚持抓典型带全面，互相学习，取长补短，共同提高。
结语
