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电话会议纪要范文1
关键词：医院；会计电算化；对策建议
医院实现会计电算化，不仅提高了会计算账、报账的工作质量和效率，大大减轻了会计人员的负担，而且在医院门诊收费、住院收费、药品出入库、医疗器械出入库、固定资产出入库、账务处理等环节得到普遍应用。通过近几年的运行可以看出，计算机处理数据的能力、速度是手工处理无法比拟的，只要硬件、软件工作正常，输入的数据正确，产生的结果是确信无疑的。但运用计算机处理业务因一些人为或其它因素也会出现差错、舞弊、数据丢失等情况。因此，强化医院会计电算化体系已是当务之急。
一、目前医院会计电算化应用中存在的问题
1.医院对会计电算化工作重视程度不够
我国财政部明确规定到2010年，全国要有80％以上的基层单位基本实现会计电算化。但目前在有些地区医院，会计电算化开展的程度非常低，究其原因，其中一个重要因素是单位部门领导和会计人员对会计电算化工作的重视程度不够。部分领导存在着一种“重硬轻软”的思想，重视对硬件的投资而忽视对软件的投入，甚至有些单位使用盗版的财务软件，部分会计人员也认为会计电算化是一个形式，以至于有些医院花钱买了软件却没有真正使用好。事实上，实现会计电算化不仅仅是记账技术的革命，而且对于会计学科本身也是一次大的革命，可以使会计人员从繁琐的记账、算账、报账的苦海中解脱出来，将更多的时间和精力用于资金管理、资金分析、资金评测中，进一步深化会计职能。
2.软件程序不稳定，错误不易发现
众所周知，新软件在使用过程中，或多或少的会有不足之处。因此，开发商会通过升级财务软件加以完善。然而在升级过程中，软件程序不免会有一些漏洞，使财务软件在运行中又会出现新的问题，影响了正常的工作进度。这就需要技术人员经常与软件开发商联系，会牵扯精力，延误工作，造成损失。
原手工方式下的一些内部控制措施在会计电算化后转移到了计算机，通过会计软件实现。如凭证借贷平衡检验，余额发生额平衡检验，编制科目汇总表等。因此，计算机系统的内控制度也由手工条件下的单一人工控制转为人工控制和程序控制。这些控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，加上人们的依赖性以及程序运行的重要性，就使失效控制长期不被发现，造成会计信息的不真实。
3.数据的保密性和安全性差，存在许多安全隐患
目前，我国医院会计电算化面临以下风险：(1)实际操作中存在风险，主要表现在制定措施不全或缺乏有效监督，导致的现象时有发生；(2)计算机维护过程中存在风险，如缺乏必要的防病毒意识和措施，对利用计算机犯罪知之甚少，缺乏相应的控制措施；(3)会计档案形成和保管过程中存在风险，如没有及时备份、或备份数据没有定期检查，凭证、账簿没有及时打印等。
4.缺乏合格的会计电算化专业人员
由于会计电算化是一门融计算机学、管理学、会计学、信息学于一体的边缘学科，虽然大多数会计人员已接受计算机等级培训，但与实际应用还有较大的距离，具体表现在以下几个方面。
(1)复合型人才欠缺，目前既懂医院会计又熟悉计算机的人员相当少，这势必会影响我国医院会计电算化的进程。
(2)会计电算化培切内容滞后，计算机的发展可以说是日新月异，在短短的几年时间内，硬件和软件操作系统都发生了质的变化，而目前的教材却是几年前的，会计人员通过培训所学的知识回去后却无用武之地。
(3)会计人员的后续教育中缺乏会计电算化内容，没有将会计电算化作为一项内容来培训，致使会计人员缺乏再培训和定期考核的机会。
二、完善医院会计电算化的对策建议
1.单位领导提高对会计电算化的认识
会计信息系统是一项需要长期不断投入和支持的软件工程，并不是有钱、有软件就行，而是要符合医院运行规律的管理思想，需要医院领导的直接参与、全体职工的配合和病人的理解，只有这样，整个工程才能够顺利地进行下去。
2.选择成熟的财务软件
由于医院财务软件的设计人员对会计原理、财经法规、财务管理等知识相对来说了解不多，因而对会计处理流程的中间环节考虑不周，使会计流程不够通畅。为此，一定要购买经过财务软件管理部门或有资质的机构认定的，通过检测系统确定性能稳定、数据安全、功能强大、兼容性好的软件，或者委托实力雄厚的软件公司结合医院实际进行个性化的设计。
3.加强医院会计电算化系统的内部控制
会计电算化的应用使会计核算和会计管理的环境发生了变化，给医院的内部控制带来了许多新问题，因此，建立一套适应医院会计电算化系统的内部控制制度势在必行。可以把医院电算化内部控制分为管理控制和日常控制。
(1)管理控制。管理控制主要是对计算机会计系统涉及的各个部门和人员而言的，通过管理控制，可以使各个岗位各司其职，协调和理顺他们间的关系，使舞弊和犯罪的几率减少到最低。它包括：①建立科学完善的内部组织机构，如可设置会计主管、微机操作、审核记账、系统维护、数据分析等岗位，形成相互稽核、相互监督、相互制约机制；②完善系统操作控制，如建立完善的计算机操作管理制度，明确职责、操作程序和注意事项，以保证系统的正常运行；④加强系统安全控制，如强化密码机制、制定防病毒措施、认真做好数据备份等等；④对会计电算化系统开展全程内部审计。
(2)日常控制。日常控制是指会计电算化系统运行过程中的经常性控制，目的是最大限度地保证医院财产物资的安全完整，使其反映的经济活动情况准确可靠，达到预期的管理控制目标。它包括：①采用的会计核算软件应具有防范会计数据输入差错的功能，能够通过平衡关系控制、科目对应关系控制、凭证连续编号控制等来自动检测数据的准确性；②系统要有数据必须经审核后才能登账的控制能力，要有防止或及时发现处理过程中数据丢失、重复或出错的控制措施；③采取各种输出控制及审批措施，保证打印输出的账本、会计报表及其它会计资料准确无误；④妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质，存放地点应防高温、防漏、防尘、远离强磁场，并定期进行检查和复制，坚持双重备份制度，防止会计档案丢失。
4.提高会计人员业务素质，完善各项规章制度
电算化系统在运行前要对使用该系统的有关人员进行培训，提高他们对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。根据岗位分工情况、会计人员掌握计算机知识层面的情况，分层次、针对性地进行系统培训，在规定的最短时间内取得软件使用上岗证。会计人员要取得中级以上计算机应用能力考核证书，使之成为既精通会计又精通计算机的复合型高素质人才，确保会计电算化工作的正常运行。同时，制定一系列会计电算化规章制度，保证硬件、软件的安全运行。
电话会议纪要范文2
秘书考试模拟试题如下1、某商场设有自动售报机，顾客只要按要求投入硬币，即可得到当天日报一份，此种成立买卖合同的形式为( )。
(A)书面形式
(B)口头形式
(C)推定形式
(D)默示形式
2、塑造独特的企业文化和个性鲜明的企业形象，这就要求企业在进行CIS策划时须遵循( )。
(A)两个效益兼顾原则
(B)求异创新原则
(C)全方位推进原则
(D)以公众为中心原则
3、我国当前的活期储蓄是( )。
(A)年利率
(B)单利
(C)实际利率
(D)复利
4、海尔的营销理念是：先卖信誉，后卖产品。这是企业的( )。
(A)物质文化
(B)精神文化
(C)行为文化
(D)制度文化
5、20xx年7月1日起实施的交通强制险是( )。
(A)责任保险
(B)保证保险
(C)运输工具保险
(D)健康保险
6、电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要( )。
(A)提前发放会议的日程表
(B)配置视频设备
(C)做好会议报到工作
(D)做好会议书面信息的分发工作
7、在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可( )参加会议。
(A)直接使用带有免提扬声器的电话机
(B)免费
(C)使用麦克风
(D)使用专用视频电话
8、在会议文件审核修改之后，要由( )进行终审。
(A)主管秘书
(B)主要领导或主管领导
(C)文件起草者
(D)办公室主任
1 C 2 B 3 D 4 B 5 A 6 D 7 A 8 B
1、请示与报告的相同之处是__________ 。
A、都是上行文
B、行文对象一般都是上级机关
C、都有请求性
D、都有陈述性
答案： A、B
2、请示与报告的根本性区别是__________。
A、行文目的不同
B、行文动机不同
C、行文时机不同
D、报送制度不同
答案：A
3、请示与报告的主要区别是__________。
A、 报告中不能夹带请示事项，而请示中可以有报告的成分
B、 报告是陈述性上行文，请示是请求性上行文
C、 报告可以一文一事，也可以一文数事;请示只能一文一事
D、 请示在事前，报告在事后
答案：A、B、C、D
4、以下表述正确的是__________。
1、会务筹备情况检查的方法最可靠的是()。
A、听取会议筹备人员的汇报
B、阅读报告
C、电话询问
D、会前现场检查
【答案】D
5、在涉外商务活动中，选择的礼品应该()。
A、印上送礼单位的名称
B、包装讲究
C、贵重
D、初次见面就送上
【答案】B
6、办公场所一旦发生火灾，工作人员应立即疏散，下列不可通行的通道是()。
A、楼梯
B、消防梯
C、电梯
D、安全梯
【答案】C
7、在负责特定任务工作小组内部进行的所有形式的沟通，都可以称为()。
A、间接沟通
B、直接沟通
C、团队沟通
D、语言沟通
【答案】C
8、下列选项中表述不正确的是()。
A、会议总结的形式因会议种类不同而有所区别
B、主持人的结论性意见就是小型会议的总结
C、职代会的闭幕词可以代替会议总结
D、会议纪要即会议总结
【答案】C
9、下列关于死机的描述，错误的是()。
A、当显示器黑屏时，就意味着计算机已经死机
B、死机是一种不可能由操作系统恢复的计算机运行故障状态
C、操作系统本身存在缺陷是造成死机的一种重要原因
D、计算机死机时应该进行热启动
【答案】A
10、交替工作模式的缺点是()。
A、难以留住有特殊技能的工作人员
B、工作模式不灵活，不便激励员工
C、员工交流少，不能得到充分的信息
D、难以保证工作的连续性
【答案】D
11、办公室中适合的温度应该在()。
A、16-20度
B、18-22度
C、20-25度
D、22-28度
【答案】C
12、在Windows资源管理器窗口中，要修改已选定文件夹的名称，下列操作中，不能实现改名操作的是()。、
A、单击文件菜单中的重命名命令
B、两次单击该对象的名称
C、右单击该对象，然后单击快捷菜单中的重命名命令
D、单击该对象的图标
【答案】D
13、利用档案编写的反映一个单位或某方面基本情况的数字材料是()。
A、基本情况汇集
B、统计数字汇集
C、单位情况汇集
D、档案专题汇集
【答案】B
14、报告适用于__________。
A、向上级机关汇报工作
B、反映情况
C、答复上级机关的询问
D、提出建议或意见
答案：A、B、C
15、报告可分为答复报告、工作报告__________等几类。
A、情况报告
B、 调查报告
C、报送报告
D、建议报告
答案：A、B、C
16、报告的正文由__________构成。
A、基本情况汇报
B、报告导语
C、报告内容
D、报告结束语
答案：B、C、D
17、请示的适用范围是__________。
A、 下级机关向上级机关请求指示
B、下级机关向上级机关请求批准
C、下级机关向上级机关请求解决困难
D、下级机关向上级机关请求给予疑难解答
答案：A、B
18、请示分为__________三类。
A、请求指示的请示
B、请求批准的请示
C、请求审批的请示
D、请求解决困难的请示
答案：A、B、C
19、请示的正文包括__________三部分。
A、请示原因
B、请示事项
C、处理意见
电话会议纪要范文3
关键词: 沟通管理; 系统集成; 沟通计划; 沟通控制
中图分类号: F272文献标识码: A文章编号: 1009-8631(2010)03-0086-02
一、项目沟通管理的定义及特征
l. 复杂:每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政府机构等密切相关。另外,大部分项目都是由特意为其建立的项目团队进行实施的,具有临时性。因此,项目沟通管理必须协调各部门以及部门与部门之间的关系,以确保项目顺利实施。
2. 系统:项目是开放的复杂系统。项目的确立将或全部或局部的涉及到社会政治、经济、文化等诸多方面,对生态环境、能源将产生或大或小的影响,这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发,运用系统的思想和分析方法,全过程、全方位地进行有效的管理。
二、项目沟通管理的重要性
l. 决策和计划的基础。项目班子要想做出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息作为基础。
2. 组织和控制管理过程的依据和手段。只有通过信息沟通,掌握项目班子内的各方面情况,才能为科学管理提供依据,才能有效地提高项目班子的组织效能。
3. 建立和改善人际关系是必不可少的条件。信息沟通,意见交流,将许多独立的个人、团体、组织贯通起来,成为一个整体。畅通的信息沟通,可以减少人与人的冲突;改善人与人,人与班子之间的关系。
4. 项目经理成功领导的重要手段。项目经理是通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟通不畅,下级人员就不能正确理解和执行领导意图,项目就不能按经理的意图进行,最终导致项目混乱甚至项目失败。
三、几种沟通关系
1. 与用户的沟通。用户和集成商表面是对立的两个组织,实际上却是一个统一体,双方共同的目标都是希望项目能够成功,因此他们之间的沟通是项目所有沟通中最为重要的。用户方可能对IT技术、工程规范的了解不够深入,集成商则可能对甲方需求和业务了解得不充分,使得双方对工程的理解存在差异。
我们在工程实践中经常这样处理这种沟通关系:首先是在需要做出实施中的一些关键决策时,做到主动征求用户的意见,并接受用户的指导、协调管理;建立工作联系制度,按时参加项目联络会议,对项目进展和问题进行沟通;坚持给用户提交工作周报,使他们随时掌握项目动态;认真落实用户提出的建议,将用户的想法完整地转达给每个相应的干系人,并协同处理。在秉承互尊互利的原则上,基本上都能与用户形成良性的沟通关系,从而也使得项目中的任何问题都不成为了问题。
事实上,要想真正深入了解用户的想法最简单而有效的方式就是成为用户本身,在某些时候,集成商将自己扮成用户角色,跟随用户共同工作熟悉他们的业务和习惯,像用户一样思考和处理问题,也就是同用户建立和谐关系的最佳途径。
2. 项目经理与公司主管领导。公司领导对于项目执行过程中具体情况的了解与掌握主要就是通过与项目经理及其他项目组成员的交流。这种交流包括定期与不定期的两种,项目组一般每两周提交一次进度报告,列举项目进展、与计划是否有偏差、出现及解决了哪些问题等内容。不定期沟通则主要体现在项目遇到需要主管领导决策或处理的状况时。与主管领导经常进行沟通,有利于梳理自己的工作思路,并从领导的支持中获取信心。
3. 项目经理与项目组成员。在项目执行过程中,项目经理经常处在两难的境地,一方是甲方使用人员,而另一方是项目组内成员。当甲方对系统或项目施工提出问题并要求改动时,项目组技术人员往往找出各种理由予以否决,而这正是引起甲乙双方矛盾的最主要原因。另外小组成员对任务分配、加班加点等状况也常有抱怨。作为项目经理,应从理性的角度出发,既要尽量满足用户方的合理需求变化,又要充分调动组内成员的积极性。在不失公允的前提下,充分展现个人魅力的作用。
其他主要沟通管理中包含的关系还有:集成商/项目经理与设备提供商、与设计单位、与工程分包商等等。项目经理与各方进行沟通的示例如下,这些沟通基本贯穿整个项目周期。
四、沟通方式
沟通有很多种方式,包括一对一的沟通、一对多的沟通、多人之间的沟通、多人之间的相互讨论;从沟通的载体而言,有口头、书面、肢体语言;从途径而言,有面对面的、通过电话、网络、视频、广播等。
1. 正式沟通与非正式沟通
(1)正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式。它的优点是沟通效果好,有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。
(2)非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。这种沟通的优点是沟通方便,沟通速度快,且能提供一些正式沟通中难以获得的信息,缺点是容易失真。
2. 上行沟通、下行沟通和平行沟通
(1)上行沟通。上行沟通是指下级的意见向上级反映,即自下而上的沟通。
(2)下行沟通。下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。
(3)平行沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。在项目实施过程中,经常可以看到各部门之间发生矛盾和冲突,除其他因素外,部门之间互不通气是重要原因之一。保证平行部门之间沟通渠道畅通,是减少部门之间冲突的一项重要措施。
3. 单向沟通与双向沟通
(1)单向沟通。单向沟通是指发送者和接受者两者之间的地位不变(单向传递),一方只发送信息,另一方只接受信息方式。这种方式信息传递速度快,但准确性较差,有时还容易使接受者产生抗拒心理。
(2)双向沟通。双向沟通中,发送者和接受者两者之间的位置不断交换,且发送者是以协商和讨论的姿态面对接受者,信息发出以后还需及时听取反馈意见,必要时双方可进行多次重复商谈,直到双方共同明确和满意为止,如交谈、协商等。其优点是沟通信息准确性较高,接受者有反馈意见的机会,产生平等感和参与感,增加自信心和责任心,有助于建立双方的感情。
4.口头沟通和书面沟通
(1)口头沟通。口头沟通是一种便捷并且信息表达准确的沟通方式。在项目早期应多使用面对面沟通,这对促进团队建设,建立良好的工作关系特别重要。在进行面对面口头沟通时,可以通过恰当的身体语言传达内心思想,但不能使用带有偏见或者攻击性的言辞与评述。
(2)书面沟通。书面沟通主要用于通知或确认一些比较重要的项目活动内容,可作为依据便于日后查阅。对于项目组及企业内部,书面沟通的内容主要是项目进展及其他方面的报告、各种通知、内部备忘录等。书面报告注重使用清楚简洁的语言。
5. 会议
会议是解决项目执行过程中出现的问题的最佳途径,它是对项目目标投入的工具。会议通常的内容是通知项目情况、制定行动计划、发现已有或潜在问题时召集讨论等。会议时间不能太长,一般不要超过40分钟,也不能把会议带入无休止的争论,毕竟争论不会给工作带来实质性有价值的东西。
6. 网络沟通
信息时代使团队的活动不再局限于面对面的活动,一种新的组织形式开始显现――虚拟团队,实际上就是利用网络平台把实际上分散的成员联系起来,在“线上”进行合作。例如,即时对话工具、可视电话会议系统、电子邮件、内部工作组等。在这种沟通方式中,信息的传递一般不存在问题,但在信息的理解上,则更容易产生歧义。一旦信息被恶意散发或错误理解,则造成的危害更大。
沟通方式的选择十分重要。如电子邮件尽管方便快捷,但它也有缺点,首先是信息超载,我们难以把重要的信息同垃圾信息区分出来。另外,它也缺乏情绪的内容,使人感觉是冷冰冰的和非个性化的。因而当需要传递丰富的信息时(如手势、表情、体态),应该选用面对面的沟通,或者通过视频会议方式。
沟通管理中容易出现的问题:
1. 非正式沟通引起沟通信息失真
非正式沟通是指除项目组规定的汇报、例会等制度以外的沟通方式,如项目组成员私下交谈,传递小道消息等。这样的信息容易失真,有可能会导致项目中的信息错误引起风险。对于此应当将非正式沟通来源的信息不作为项目可采用的有效信息。
2. 口头沟通引起信息无法存储
口头沟通的信息不能保存,而且在沟通完毕后容易被遗忘,在特定的场合也不具备法律效力。而在实际项目执行过程中,口头沟通又十分常见,并且还常常能够取得一定效果。因此,口头沟通尽量以书面的形式保存下来,可以采用电子书写的方式易保存易查阅。
3. 电子邮件滥用
电子邮件由于它的便捷性不仅在项目组内部使用,也是与外界联系的重要手段,而这样就有可能给用户或集成商带来不必要的麻烦。内部通过电子邮件交流,最好以规定的格式,既便于提取统一管理,也方便避免误发导致的问题。
4. 项目沟通管理示例
这是为某网络集成项目设计的沟通管理模式,这个模式是在项目经理认真了解项目的各种背景与涉及人员,并会同相关人员交流了他们对这个项目的看法和期望后做出的设计。
(1)项目启动后,用户与乙方项目组主要成员一起召开项目启动沟通会,明确项目目标、设计方案、进度安排、质量目标等。会议完毕后,项目组印发会议纪要,并向所在企业相关职能部门领导作汇报,同时抄送纪要给用户方。
(2)建立例会制度,每周项目组成员开会相互沟通工作进展、出现的问题、个人建议与要求等,详细记录会议纪要。
(3)项目经理在每周结束时,编制一份项目进展报告,以电子邮件的方式发送给项目组每位成员及用户相关人员,同时抄送企业相关职能部门领导。报告中主要有项目目前的进度、本周是否出现问题、什么问题及解决办法、下周工作计划等。
(4)与用户项目负责人保持联络,确保用户随时掌握项目动态,提出意见。技术负责人坚持每周与甲方相关技术人员沟通,了解需求满足情况。
(5)建立内部网上交流平台,通过电子邮件和即时对话的方式,对于一些小问题的交流减少了协调见面的时间,并且使组成员知道主动沟通的重要性。
(6)通过以老带新的方式,给予公司新员工大量学习与实践机会,技术骨干毫无保留的传授,使得新员工的专业知识和工程经验迅速提高,迅速成长为独当一面的技术人员。技术骨干也学习与积累了项目管理知识。
(7)合理利用非正式沟通。项目经理或各组负责人,不定期地与甲方工作人员、项目组成员进行私下交流,或者采取聚餐等方式大家一起非正式沟通。同时加强项目组成员自身素质的提高,使得他们能够很好地识别信息的真伪,提高遵守组织纪律的自觉性,防止谣言的传播。
在该项目中从始至终都遵循了以上沟通方式,因而基本上没有产生甲方与乙方之间的误会,对于一切变更和不确定因素基本都能掌控。合作双方关系维持良好,在一些小的问题上能够相互让步,也使得项目进展中无需考虑过多人为因素。良好的沟通在甲方与项目经理之间、项目组成员之间持续进行,真正实现了沟通的初衷――使项目中的每个人都相互成为朋友。
沟通是意义的传递与理解,项目经理的主要工作不是技术指导而是沟通的桥梁,项目经理有90%的工作时间都应当用于沟通。孔子《论语・雍也》中也指出“夫仁者,己欲立而立人,己欲达而达人。非人人共立、共达此地位,则我决无从独立、独达。”儒家非常讲究信息沟通及其方式,其思想把人放在社群中去辩证地认识自己的身份,再通过“近取譬”、“恕”等方式认识到别人也有与自己同样的要求和愿望。因而我们说,沟通保持了畅通整个项目也就成功了一半。
五、管理收尾
1. 项目客户验收
项目收尾期间客户将根据合同对项目进行验收,一般是对最终成果《软件系统》,项目文档《操作手册》、《安装手册》、《软件光盘》、《维护计划》或《维护手册》进行验收,双方将产生双方《项目开发总结报告》及《项目总结会议备忘录》。不同的人都有不同的见解,这些报告都是极好的资源,对未来项目的平稳运行有很大的帮助。
2. 过程文件归档
项目组内部将对项目过程中的计划、需求、设计、源代码、变更、会议纪要、客户信件等文档整理归档,为以后的查询及参考作为一定的依据。项目档案常常在结束多年以后还有用,良好的项目档案能为当前的项目节省时间和金钱,有时还能对组织进行审计等快速提供有价值的信息。
3. 项目总结
很多项目没有能进行很好的总结,推脱的理由有项目总结时项目人员已经不足/不全、现在有新的项目要接没有时间、写了没人看等等。这些理由全不是正确的,无论如何也要进行总结,只能总结当前,才能提高以后。
项目的成员应当在项目完成后,为取得的经验和教训写一《项目总结报告》,总结在本项目中哪些方法和事情使项目进行的更好、哪些为项目制造了麻烦、以后应在项目中避免什么情况、那些事情应在后面的项目中坚持等等。为以后的项目人员更好的工作提供一个极好的资源和依据。
电话会议纪要范文4
设计项目管理中存在的问题，并综合上述情况给出了解决问题的对策建议。
关键词 合作建筑设计 项目管理 问题 对策
0 引言
近来年，越来越多的国外建筑事务所在中国承接建筑设计项目。而作为隶属于国资委的中央直属大型设计院，中国建筑设计院有限公司（以下简称“中国院”）有诸多的项目与境外事务所合作，笔者有幸参与了多个中外合作设计项目的项目管理，在此进行总结。由于合作设计项目与独立完成设计的项目有许多特别之处，对于这类项目的项目管理工作也有特殊的要求和侧重点。
1 合作建筑设计项目的特点
需要进行合作设计的项目通常是具有重要政治、经济影响力的大型公共建筑。大多处于重要的地理位置，兼有地标价值，且技术要求复杂，通常需要进行国际绿色建筑认证；业主对项目期望值高，工程建造标准高，通常会聘请具有国际水准、不同国家的多个设计和咨询机构共同完成一个项目的设计工作，物业类型主要集中在大型文化体育建筑、星级宾馆、高级写字楼、购物中心、商业综合体、超高层建筑等。
2 合作设计项目管理中经常遇到的问题
2.1 项目范围管理难度高
工作范围难以界定清楚，中外方工作界面划分容易出现真空地带。国内外对于建筑设计的阶段划分和各阶段工作深度及范围不同，导致中外方对于工作内容的理解本身就会有差异。此外，由于建筑设计本身的综合性、复杂性，并需要符合项目所在地的规范等特点，合作设计项目也很难采用按专业或按阶段一刀切的方式来划分境内外设计单位的工作界面。
目前常见的几种合作模式有以下几种。
（1）方案阶段由境外设计单位全专业完成为主，初步设计、施工图设计由国内设计院完成。如中国院与ZAHA Hadid建筑师事务所及英国标赫（Buro Happold）工程顾问公司合作完成的南京青奥中心项目，就是由ZAHA完成建筑方案设计，标赫完成结构和机电方案设计。
（2）方案及初步设计阶段由境外设计单位完成为主，施工图设计由国内院完成，比如中国院和SOM合作的北京绿地中心项目。
（3）方案阶段或初步设计阶段的建筑专业主要由境外设计单位完成，其他工作由国内院完成，比如中国院与Gensler合作的王府井大饭店改造项目。以第一种模式为例，此种合作模式下，方案阶段虽然是以境外设计单位为主完成，但在具体项目实施过程中，由于技术标准、规范、制图习惯不同，境外设计单位完成设计成果后，需要中方设计单位按国内标准调整、复核。此外，有些工作也需要中方设计单位完成，如人防设计、面积计算及核定、日照计算等。
除此之外，有部分合作的大型设计项目技术复杂，设计过程中有诸多的设计及咨询单位，如酒店管理公司、结构顾问、机电顾问、幕墙顾问、智能化专项设计团队、绿色建筑咨询等，相互交叉作业频繁，配合工作非常多。如中国院与Woods Bagot合作设计的位于北京CBD核心区的阳光保险国际金融大厦项目，设计咨询团队加起来共有十几个，施工图阶段的项目协调会参会人有30～40人。一旦工作界面没有划定清楚，在配合过程中就会出现诸多问题，影响设计进度及质量。
2.2 沟通管理复杂
项目关系到的人多，沟通渠道多，沟通时间成本高。合作设计项目组织间的沟通方式主要采取以下几种方式：书面邮件、电视电话会议、重要节点的集中性会议。为了达到良好的沟通效果，信息需要准确地传达到相关各关系方，这就要求项目管理人员花费相当的精力组织书面文件、识别信息的传递渠道与接收对象，但还是难免会发生遗漏与错误。另外，还存在因时差问题需互相迁就开会时间，及会议翻译与沟通时间加倍等。如果项目业主没有明确的项目沟通管理机制，未能组织好日常联络，不同设计咨询单位之间的信息传递就会出现信息丢失、工作范围变化、大量设计修改等情况。
语言与文化的差异导致沟通存在障碍。设计团队来自不同国家，而工程设计行业的词汇专业性较强，会出现翻译过程中语意丢失而造成误解。此外，更重要的是文化差异，每个民族大多习惯于按照自己的文化眼光去观察、理解和对待其他民族的文化，这种思想也会影响到工作配合和推进。
2.3 时间进度难以把控
建筑设计是由多专业、多方面协调共同完成的工作。而合作设计的项目则由于多方交叉作业，国内外设计单位相互为前提条件，且没有设计进度控制的唯一主体，导致进度控制难度更大，拖延现象也较为普遍。
此外，由于国外项目建设周期普遍较长，国外建筑师和工程师的工作习惯、方式与国内不同，当项目总周期固定时，经常在方案及初步设计阶段发生进度拖延，但为了保证整体进度，往往会压缩国内设计院的施工图设计时间。
2.4 成本较高
建筑设计项目的直接成本主要包括人工成本和差旅费用。
（1）人工成本
有的项目业主会简单地将合作设计项目按阶段和专业的划分来核定国内院的设计费用，而事实上工作量的变化并非如其所想。以方案和初步设计阶段以境外建筑事务所为主完成建筑专业设计，国内设计院完成结构、机电专业设计为例，中方在方案阶段还需安排有相关项目经验的成熟建筑师负责项目，一方面为业主及境外建筑师提供咨询，另一方面作为境外建筑师与国内结构、机电工程师的沟通纽带。因而国内设计院需要参与所有的项目会议，审阅境外设计单位的各版本图纸，做大量的沟通协调和管理工作。其次，由于境外合作设计项目沟通的复杂性，通常对于项目管理人员的要求也更高，项目中的协调会议、日常往来函件和电话要比普通项目多3～5倍，项目管理人员花在管理协调上的工作大大增加，而目前大多数设计院未能对管理者的人工投入进行成本核算。
（2）差旅费用
差旅费用考虑国内和境外两部分。在定期组织的汇报会中，重要的节点会议需要所有的设计团队集中到项目所在地或业主所在地，汇报成果，明确下阶段工作，进行技术沟通与讨论。通常情况下，方案阶段2～3次，初步设计阶段3～4次，施工图设计阶段视外方参与工作情况而定，一次会议时间持续2～3天。同时必须全专业主要设计人员参加，国内设计院通常每次出差都会是10人以上的规模。这样核算下来，此类合作设计项目仅在设计阶段的出差至少高达100人次・天，导致差旅成本较大。
2.5 合作设计项目的风险因素
与国内设计单位不同，境外事务所对于设计工作的开展与设计收费进度控制非常严格，而国内的开发商付款通常会有所延迟。如方案设计工作已经完成了，但由于甲方未向境外设计单位付款，境外设计单位此时只提供PDF版本的设计成果，而不会提供可以编辑的CAD版本，而后续工作又需要继续推进，进而增加了设计院的低端工作且导致图纸准确性不足，并为后续工作带来了不确定性。
此外，合作设计项目进度通常推进缓慢，不能满足业主的需要，地上地下分开出图的现象较普遍，工作流程又进一步复杂化，工作发生颠覆的可能性更高。
3 合作设计项目管理对策
3.1 制定合作设计项目的WBS，把分工表做成菜单可选式的责任分工矩阵
目前分工界面表的版本多种多样，多是以不同境外设计事务所制定的版本为主，工作内容不充分，没有考虑对其他咨询单位的配合工作。国内设计院应该综合不同版本的分工界面，结合国内项目各阶段的深度要求以及合作设计项目以往发生界面不清的内容，制定合作设计项目的WBS，将各阶段各专业可能会有分工界面的工作详细拆分，在此基础上制定一个细化的涉及业主、境外设计单位、国内设计单位、咨询单位的责任分工矩阵，可以根据每个项目业主的不同需要，明确每个工作包的主要责任方、配合方、审阅方等。这样工作内容清晰明了，业主对于各方的工作量会有清晰的认识，避免了合作过程中由于工作界面不清而带来的诸多问题。
此外，责任分工矩阵表也有利于业主方认识到国内院在合作设计过程中的作用与价值，一个优秀的国内设计单位可以为项目质量提供重要保障，为业主排忧解难，为境外设计单位提供技术支撑，从而为设计院的设计费谈判提供有力的依据。
3.2 总结合作设计基本工程流程，并按项目类型制定有针对性的可操作流程
国内设计院应该按照国内项目相关审批流程，结合与国外事务所配合的模式，以设计进程为线索分阶段归纳和整理合作设计的基本工作流程，对业主方及境外设计单位提供充分的技术服务支撑，也通过流程的梳理来解决进度控制权分散的问题，明确每个流程的主体责任，包括设计时间、合作方的确认反馈时间、业主确认时间、政府审批时间，把可以由业主、合作设计单位控制的时间管理好，使整体进度在一定程度上可控。
3.3 签订三方设计合同与双方设计合同，明确工作范围及服务内容
国内设计院应该制定针对中外合作建筑设计项目的合同模板，包括设计院与业主签订的设计合同及三方设计协议。
为使业主、境外设计单位、国内设计院的法律责任清楚，业主应与境外设计单位和国内设计院分别签订设计合同，将设计费用及需要保密的信息在双方合同中进行约定。需要注意的是在合同中要对差旅费用进行明确的规定，约定合同中包括差旅次数，通常境外的差旅费用都不包含在设计费中。
此外，三方协议中还应该明确日常沟通和设计成果的语言版本和采用的技术规范，当业主是国内业主、项目也在中国本土的话，全部要以中文和中国技术规范为主。当业主是境外设计单位或项目在国外时，则要与业主确定语言和规范要求，但要考虑到相应的翻译费用。
3.4 做好合同交底工作，提高服务水平，做好风险管控，保障自身权益
为了让设计团队明确合作设计项目的特点与工作范围，在召开项目启动会时，一定要对工作内容、分工界面做充分交底，明确国内院设计工作范围，避免由于国内院把控不足而给业主带来损失。同时，对非工作范围内的工作清晰明了，也可以有效地进行范围管控，当业主给出超出设计范围指令的时候，由项目经理统一与业主交涉，有效控制范围的变更。
3.5 采用合理有效的办法提高沟通效率
（1）尽量降低由于文化冲突而引起的沟通误解。项目经理应该在开始合作前对团队所有成员做好动员工作，以谦虚务实、团结合作的精神和双赢的思路来开展项目管理。
（2）降低语言沟通障碍，视境外合作设计单位的情况安排团队成员。为了便于合作沟通中的技术交流，建议各个专业都选派熟练掌握英文的设计人员，可以提高沟通效率。
（3）建立良好的项目沟通管理体系。设计院应制定针对中外合作设计项目的沟通管理模式，明确项目各关系人的信息沟通需求，构建项目组的沟通网络，确定各方的唯一接口人和各关系人的职责、权限，并建立沟通反馈机制，即信息发送并接收后，双方必须对理解情况做检查和反馈，确保沟通的正确性。
（4）注意正式沟通留有书面记录。项目过程中，与业主及合作设计单位的交流文件全部要以书面为主，通过电子邮件的形式发送，并抄送给内外部相关单位及个人，以便相关方清晰知晓具体内容。尤其是涉及到重大事件，电话或当面沟通后，也需要有书面文件。对于重要节点会议要形成会议纪要并抄送与会各方，对于外方和业主方形成的会议纪要内容要及时审阅并回馈，以保证没有信息遗漏。
电话会议纪要范文5
件的增多，促使我们对操作的规范、制度的执行有了更高的要求：
1、定期召开由行长及网点主管参加的内控、制度、风险分析会议，提出业务处理中出现的问题并解决，同时形成会议纪要对一些各网点不规范的业务进行统一落实。
2、会计结算部负责着全行的本外币会计、出纳、资金清算、人民
币结算业务的管理；组织落实相关制度、办法及柜面业务核算和管理；负责人民币结算中间业务的收入；负责综合业务系统参数表的统一管理；负责全行会计凭证的统一管理，包括领取、分发、保管与销毁的管理；负责会计专用印章的领取、分发、回收和销毁工作；负责全辖现金、有价单证等贵重物品保管、调运业务的管理。这些业务的每一个环节都存在着风险点，要求我们按照制度规定加强对每一个环节的控制。
3、加强对全行所有网点在制度执行及业务操作中的监督检查工作，并落实专人负责，发现问题及时提出并督促对问题的整改落实情况，定期通报会计结算部的检查结果并跟踪落实，杜绝同样问题在网点的二次发生。
二、加强会计核算工作，提高工作质量。因我行的前台临柜人员的
流动性较大，而且我行的新业务新办法变化较快，对我行的会计核算质量一直都是个挑战：
1、继续执行柜员绩效考核机制，经过20**年的绩效考核对我行的临柜人员产生了一定的积极作用。20**年我们将更好地利用这一个考核机制，让更多的柜员参加到这个考核中来，以提高柜员的工作主动性与责任性。
3、对在我们检查中发现的问题除进行通报处理外，我们将继续执行对临柜人员的经济处罚手段，以及差错人员的业务学习与考试。促使柜员重视业务差错的发生，努力减少差错。
3、有罚有奖，按照全行临柜人员的差错考核情况，对全年无差错及工作表现好的柜员进行奖励，以促进柜员的工作积极性。
4、定期、准确、及时地向市分行会计结算部上报各种会计结算报表。
三、加强业务培训，提高临柜人员的业务处理能力，从而提高她们的业务素质。员工的素质如何是银行能否发展的根本，在目前人员流动频繁的情况下我们需要有一支高素质的队伍
1、制定出培训计划，在20**年我们准备对我行股改上市后的会
计制度、支付结算办法、新会计科目以及综合业务系统新版本等业务知识以及各种新兴业务进行培训。及时让柜员吸收新的业务知识，帮助她们跟上我行的变革速度。
2、加强与其他各部门之间的联系，在业务培训上做好互通有无，通过邀请其他各部门的业务人员为会计结算柜员讲课，或讲业务知识，或讲自己的工作经验，以加深相互之间的了解，从而相互学习，以提高柜员的业务素质，更好地做好服务。
3、好市分行会计结算部下达的各项会计结算工作，如版本升级、
测试验证、帐户管理、计划任务等各项工作安排，并及时将业务信息向下辖网点传达，以更好地完成市分行的工作任务。
4、加强对营业经理的考核与考评工作，使营业经理能发挥潜力，履行好职责，提高我行的会计核算质量。
四、做好与企业之间的联系，召开银企座谈会向客户介绍我行的业务品种、新的结算方式，加强与客户的沟通，获取各种结算需求信息，更好地为客户解决结算上的难题。
（二）抓好规范化管理工作，降低和化解信贷风险。着重抓了以下几个环节：一是重新调整审贷分离岗位，设立信贷审查岗、法律审查岗和信贷检查岗，合理分工，明确职责，依法办理信贷业务，确保信贷管理工作正规化、合法化和程序化。二是严格执行贷款第一责任人办法，彻底解决权责脱钩、责任不清、奖罚不明的老问题，将贷款损失的责任落到实处。三是严格承兑汇票管理。承兑汇票视同新放贷款一样严格管理，坚决按上级行规定的10个条件，履行程序，保证无一笔垫付发生。
（三）抓好清分和盘活工作。3月12日,总、省行召开了信贷资产清分工作电视电话会议,总行何林祥行长和省行张少士行长就清分的意义、步骤、方法和政策等，做了详细的部署。这是一项阶段性的中心工作，是银行信贷管理制度的一项重大改革。时间紧，任务重。根据上级行的统一要求，我们成立了清分工作领导小组，由行长亲自担任组长，副行长任清分办公定主任,主管这项工作。通过这次清分工作,促进全行信贷管理水平再上新台阶。
在抓好不良贷款的盘活工作。今年的盘活任务比往年轻，只下降3个百分点。但难度并不轻，要实实在在的收回，因此，落实到各处所的还不到1个百分点，要求保证完成，不得有水分。
电话会议纪要范文6
一、抓好综合管理（10分，自评得分10分）
一年来，我局能认真贯彻执行《安全生产法》、《国务院关于特大事故行政责任追究规定》等有关安全生产的法律法规和政策，贯彻落实中央和自治区党委、政府，市委、市政府有关安全工作会议精神，贯彻落实自治区工商局有关安全生产工作的部署。年初，全系统以分级召开工商工作会议和《安全管理工作责任书》的形式将安全工作有关会议精神及要求贯彻落实到各基层工商所。《生产安全事故和调查处理条例》(以下称条例)颁布实施后，我局及时把《条例》的学习、宣传、贯彻提到重要的工作日程上，把《条例》发到每一干部职工的手中，并集中组织了学习。全系统上下思想高度统一，切实把安全工作放在首要位置抓好落实。
二、认真贯彻执行安全法律、法规（18分，自评得分18分）
对行政审批和注册登记工作中涉及安全内容的项目我局做到严格把关，将法律法规规定的安全生产条件作为市场准入的前置条件和注册登记的前置程序，未发生把关不严、、失职渎职等事件。同时，将规范安全生产行为纳入本局整顿和规范市场经济秩序的工作计划，并认真组织实施。重点加强对煤矿、非煤矿山及易燃易爆、有害危险化学品品行业的安全监管，多次组织人员参加市政府、县（区）政府开展的安全工作专项整治行动。其中7—9月，集中清理整顿矿山开采。在八步区黄田、沙田、鹅塘等乡镇取缔了一批非法采石加工点，在昭平县取缔证照不齐全的非法采矿场18个（处），在钟山县取缔了2家无证照开采的大理石场，在富川县查扣了一批用于非法开采矿山设备一批。我局还多次开展对小砖窑、小煤矿、小作坊、成品油、烟花爆竹及旅馆、餐饮等重点行业专项整治行动。今年，辖区内没有发生因管理不到位而由工商部门负主要责任的安全事故。
三、切实加强安全工作领导（10分，自评得分10分）
我局将安全工作列入重要议事日程，毎季度由局主要领导主持召开局长办公会议研究安全工作有关问题，研究防范安全安全事故发生的工作措施。今年，召开安全专题工作的局长办公会议共有4次并都形成会议纪要，以文件的形式发至各县局、分局和科室，促使全市各级工商机关和单位抓好落实。
四、认真建立健全安全工作制度（10分，自评得分10分）
为使安全工作有章可循并切实落实到位，我局进一步建立健全相关规章制度，使安全工作规范化、制度化。一是建立安全工作责任制度。我局于年初制定了《安全工作责任书》，由局长分别与各县局、分局和本局各科室进行签订，各县局、分局也以同样方式与工商所、股室签订，把安全工作责任层层落实。二是建立完善内保工作制度。制定《*市工商局综治工作制度》、《安全保卫人员职责与工作制度》、《办公楼安全保卫工作规定》和《流动人口管理规定》等。严格执行节假日值班制度。三是在管理工作中督促市场开办方建立完善相关的安全工作制度，认真落实食品安全管理相关工作制度，确保各项安全工作落到实处。安全工作列入本单位工作和干部考核内容进行考评、考核和奖惩，实行安全生产“一票否决”制。
五、加强安全工作机构建设（6分，自评得分6分）
我局积极加强对安全工作的组织领导。成立了由局长任组长的“*市工商局社会治安综合治理平安工作领导小组”、“*市工商局国家安全工作领导小组”等领导机构，并分工李帮志副局长负责市场管理安全工作，许适纪检组长负责单位内部综治工作，党组其他成员、各科室负责人按职责分工对分管部门、本单位负责。综治工作办公室设在局后勤中心，专抓本单位内部综治工作。安全工作经费按需要给予保障。
六、积极开展安全工作教育（6分，自评得分6分）
我局坚持做到安全教育长抓不懈。结合“五五”普法，积极组织干部职工学习《公路交通安全法》、《生产安全事故和调查处理条例》等法律法规。年初召开的干部会议和每个节假日前，都进行安全工作动员和教育，提出值班和出行的安全纪律。对机关聘用的临时人员（司机、门卫、卫生工、职工食堂人员）定期开展安全教育，不断提高全体干部职工的安全生产意识，履行好安全管理的工作责任。
七、履行安全管理职责，积极开展安全检查（19分，自评得分19分）
今年，我局按照本局职责和综治工作的有关要求积极加强安全检查工作。
一是强化流通领域产品质量和食品安全检查。针对食品季节性、节日性、区域性消费特点及消费者申诉举报多和与群众生活密切相关的品种，打好“食品安全保卫战”，组织开展了元旦春节食品市场整治、含苏丹红辣椒制品的辣椒市场整治、排查美国peterpan及GreatValue牌花生酱、农村食品市场整顿年活动、食品批发市场专项整治、五一期间食品市场专项整治、六一儿童食品及校园周边食品市场专项整治、屠宰市场监管工作、暑期冷饮消暑食品市场专项整治、查处不合格湛江万佳花生油专项整治、国庆中秋两节食品市场专项整治、查处销售河豚鱼违法行为、流通环节食用植物油监管工作及产品质量和食品安全专项整治等一系列专项整治活动。截止11月，全市共出动执法人员11992人次，检查经营户23634户。检查集贸市场、批发市场、超市664个，食品经营夜市摊点35个，饭店酒楼39家。取缔无照经营户111户，其中取缔乡镇政府所在地及县城以上城市无照经营食品的小商店、小食杂店、小摊点53户，责令997.6公斤不合格食品和假冒伪劣食品下架、退市处理，销毁不合格和假冒伪劣食品875.53公斤。立案查处制售假冒伪劣产品案件34件，其中有13件为查处白板猪肉、注水猪肉案件，1件为销售无检验检疫合格证的鸡肉产品案件。
二是积极参与矿山整治、危险化学品、烟花爆竹、民爆器材、消防安全、道路交通安全等专项行动。一年共出动执法人员312人次，检查采石场、选矿场121个次，采矿企业87个次，网吧200户次，检查娱乐场所123个次，
易燃易爆和危险化学品经营门店126个次，市场163个次，消除安全隐患13处。
三是及时排查本单位事故隐患，发现问题的，责令进行了整改，整改率达100%。例如，我局对存在被盗隐患的办公室都装上了防盗网，以防止办公场所被盗。
同时，我局明确市场开办方与经营户双方各自的安全职责，督促指导了开办方与经营户签订安全工作责任书。下发通知并指导、督促各工商所对辖区内交易市场的安全管理，及时消除事故隐患，辖区内的市场没有火灾和其它安全事故的发生。
八、加强车辆安全管理（5分，自评得分0分）
为使车辆管理统一、有效使用，防止发生车辆被盗和交通责任事故，我局制定《*市工商行政管理局机关机动车辆使用管理规定》，从严管理车辆。定期做好车辆安全检修、维护和保养工作，确定各科室负责人为保管责任人，后勤服务中心统一进行管理，年内没有发生交通责任事故，也没有擅自将公务车辆借给外单位或个人使用。但在今年10月10日晚，我局市场科人员在外出执行公务中，停放着的公务车辆被盗走。
十、应急救援体系建设（4分，自评得分4分）
我局建立有《*市工商行政管理系统市场监管应急预案》、《整治三轮车问题引发预防和应急预案》，在办公场所和宿舍区消防安全所配备了必需的消防栓、灭火器等设施。在办公室、财务和12315指挥中心、电脑机房等重点场所还装置了安全报警系统，年内在本单位没有发生消防及其它安全事故。
十一、事故报告制度（5分，自评得分5分）
为加强安全管理，我局坚持并完善了信息处理、收集和报道制度，及时报告与工商行政管理机关有直接关系的重特大安全事故，不存在信息漏报、迟报现象。例如，今年*市新世纪大酒店群体性食物中毒事件、客运人力三轮车车主上访事件、昭平县城荷花棉胎厂失火烧掉附近商场事件，我局不仅及时向当政府及自治区工商局如实报告事故情况，还依据职能迅速采取应急措施，防止事态扩大。
十二、办公场所防盗、保密工作（3分，自评得分3分）
加强了对办公场所的防盗管理和保密工作管理，先后出台了《安全保卫人员职责与工作制度》、《办公楼安全保卫工作规定》。为防止文件内容泄密及文件丢失，我局认真组织干部职工认真学习保密法律法规及规章制度，增强保密意识；为提高保密防范能力，消除泄密隐患，确保国家安全，我局还制定了“保密管理口诀”，并标贴于办公桌上及计算机上，起到警示的作用。今年内我局没有发生办公设备、公款被盗，也没有发生重要文件、档案、票据及机密、绝密文件或公章丢失。
