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建设工程资料管理范文1
通过强化工程建设资料管理，提高工程资料管理的系统化、信息化水平，为作业区后续生产运行管理提供可靠技术依据，也是确保集团公司推广站场完整性管理的资料保障，是内部挖潜增效一种思路。由于油田地面建设项目一般都具有隐蔽性的，所以工程质量的检查以及规范，就要通过资料来体现，一个项目资料的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏。
2.1加强工程资料管理是保证工程建设质量的重要手段
要对工程的项目顺序进行科学合理的安排。在施工期间进行的图纸修改，人员调配以及资金的流动，购买的材料等，也要进行归档记录。工程资料管理工作是工程建设的重要组成部分，无论是创建优质工程奖，亦或是工程验收，都迫切需要工程资料的支撑。
2.2加强工程资料管理是合规管理的重要要求
现代企业产权权责明确，政企分开，管理科学。在生产建设中，系统的工程资料应用是科学决策的重要依据，能够使决策者制定出的工作方案切实可行，减少人力物力的浪费；加强工程资料管理工作也有利于企业加强工程的监督，为工程质量检查、工程结算、工程审计监督提供重要的依据。
3现阶段建设工程资料管理环节中存在的问题
3.1对工程资料管理认识不足
在工程建设过程中，大多重视工程的进度和质量，将大部分精力放在实体工程质量、工程进度和核心工程方面，常常在工程竣工前，才想起工程资料，于是紧急调集人员进行管理和补齐，但是这种方法，常常造成工程资料的不准确和错误。
3.2管理制度不健全
工程资料管理工作面广量大、纷繁芜杂，牵涉的部门多、范围广，要实施有效的资料管理，必须有一套严格、规范、细致的制度做保障。但是许多工程项目没有建立这方面的制度或者制度不健全。特别是对有关参建单位的资料管理工作，因为没有有效制度进行约束，很多重要的技术资料没能得到有效管理，在工程结束后被废弃或丢失，十分可惜。
3.3管理人员素质不高
目前大多数工程项目采用项目经理负责制或项目法人负责制，从事工程资料管理工作的人员，大多是采购、施工、技术人员兼职，缺乏专业知识和专业方法，并且由于这些人员还同时负责其他工作，在思想上、精力上不能专心致志、贯彻始终的做好资料管理，难以形成稳定的资料管理组织体系，影响了管理工作。
3.4开发利用不够
工程资料管理是项目全过程的详细记录，对于以后的类似工程建设具有很高的参考借鉴价值，充分开发利用工程技术资料有十分重要的意义。
4完善整改措施及其应用效果分析总结
4.1完善制度
项目主管单位要建立健全工程建设资料管理制度体系，明确部门、管理人员职责分工，对建设单位、监理单位、检测单位资料管理提出明确要求，按照时间节点细化各阶段资料收集、整理、建档的工作流程和目标任务。总体上构建各单位资料管理人员配备、管理流程到位、阶段任务明确的网络体系，在工作开展中做到责任到人、任务到边、管理可控的良好格局。
4.2提高人员素质
面对新要求，资料管理人员要有先进工作作风，自觉学习相关政策法规、档案管理、计算机及信息化等专业知识，同时保持完善细节，履行职责，保证效率的思想。既要善于沟通，积极主动地了解工程建设进展情况，也要对于工程资料的收集整理工作要做到慎、全、严、细。
4.3加强合规管理
建设工程资料管理与工程建设同步开展，是实施合规管理、完整性管理的重要保障。工程建设从立项阶段开始就要启动资料管理工作，在建设过程中将不断产生的各方面资料通过全面收集、有效整编、合理审定进行建档保存，在竣工验收时与竣工档案名录进行比对实施有效补充和完善，确保工程资料的全面性、有效性。
4.4强化监督检查
项目主管单位对于工程资料管理工作要实施定期检查和专项督查相结合。一方面检查工程资料的完备性、完好性、系统性、时效性，对管理人员的工作能力和工作水平进行有效检查，对发现的因态度问题产生的失误立即予以处理；另一方面对在检查中发现的资料不全、模糊不清等情况及时纠正，立即补缺补漏，确保工程资料的有效性。
5结语
建设工程资料管理工作是工程项目管理的重要组成部分，是体现一个企业合规管理、科学管理水平的有效组成部分。实施严格的建设工程资料管理，通过一系列的制度建设、人员培训、流程制定等措施的推进，不仅能提高资料管理水平为工程建设和后续维护提供有力的支撑，也能发挥一定的社会效益和经济效益，是油田企业在面对市场形势需要进一步缩减投入、降本增效的有效途径。
作者:胡波 单位:新疆油田公司风城油田作业区
建设工程资料管理范文2
【关键词】电网项目；工程资料；思考管理
前言
对于施工单位来讲，施工资料是作为一种最原始的记录，将整个工程的施工过程都囊括其中，通过文档资料能够找出很多可以用来参考的数据。如果不能够针对这些文献资料进行有效管理，各施工部门之间将不能够进行沟通以及工作协调。在这种情况下，只有对相关资料进行正规的管理，才能够为相关工作提供资料上的详细参考。
1 资料管理的实际意义
1.1 资料管理能够便于追责
施工资料所涵盖的内容包括了整个施工过程中的各项详细的记录，将工程中涉及到的各项专业化数据都能够记录在案，并最终形成详细的文档资料收藏起来[1]。这样一来，一旦电网工程出现某些方面的问题，能够通过这些详细的资料查找出明确的问题原因，并在此基础上对问题进行针对性解决，这不仅保证了工作的效率，使得解决工作能够及时有效。在此基础上，还能够明确事故的责任方，有效杜绝推卸责任的情况出现，使得相关责任人能够得到及时公正的处罚，从而起到小惩大诫的效果。
1.2 资料管理支撑项目考核
施工承建单位通过以工程项目为基础性内容，来建立相关的体制性内容，以此来保证生产经营的管理工作，在此基础上形成针对工程项目的具体管理目标，并明确衡量管理的标准，并建立清晰明确的责任制，使得相关工程建设标准能够得到有效的贯彻落实。在这一过程中，需要建立起一套完整的，具有严格标准的考核制度，并且能够通过多样化的手段对工程建设进行具体的监督，在此基础上进行严格的奖惩，这样一来相关工作人员的行为才能够得到有效约束，才能够按照相关的标准规定进行施工建设。在这一过程中，只有通过有关的技术资料，才能够建立起相关的管理制度，为相关制度提供科学的参考依据，在此基础上通过科学合理的标准进行衡量和评判，针对具体的建设项目进行数据方面的审核，这样一来管理工作以及项目考核才能够更具有说服力。
1.3 通过管理资料进行有效的目标控制
电网工程是一项十分重要的工程项目，涉及到国家多个部门的责任和利益，在这种情况下，工程的具体建设将会在很大程度上受到外在环境很多方面因素的影响，这样一来工程总是会在推进过程中逐渐偏离预定的目标和标准，面对这种情况，必须全面掌控整个施工建设过程，并实施严格的目标控制[3]。在针对目标进行具体的控制过程中，第一，要能够以工程目标为导向来制定相关的工程计划，并且还要能够将各项工程计划严格执行下去；第二，要能够对工程的整体系统情况做到了如指掌，在这一过程中还要能够针对实际情况灵活的调整工程目标，通过针对性措施将工程计划最大限度的推进下去，减小实际状况与工程计划之间的误差，从而达成目标控制的效果。通过施工资料能够对整个工程的系统情况有一个全面的了解，能够清晰的了解工程的具体进度，质量检验的有关标准，相关的工程报告。如果不能够通过管理将工程资料进行完成系统的整理和保存，相关的主管人员将不能够对工程的系统情况全面掌握，这样一来就不能够对工程目标进行预判，也不能够将工程中存在的问题进行及时解决。
2 电网项目施工资料简述
电网工程项目从某种程度上来讲属于综合项目，在这种情况下，与工程相关的技术资料就应该能够与相关标准相符合，具体来讲，就是资料能够保证全面并且准确，最重要的是能够保证规范性。针对技术资料的详细内容要能够全面了解，这样一来才能够明确相关技术资料能够与工程的实际情况相匹配，在这种情况下，针对资料进行管理具体就是指，能够通过科学的方式对有关资料进行收集和整理，保证涉及到材料质量的相关文件能够健全和完备，并且还要能够将工程个阶段性的质量检测结果进行详细的记录，最后保证存档工作的准确无误。
总体来讲，电网工程项目的相关施工资料，具体就是指整个项目从无到有的整个过程中所产生的各项需要进行记录的文献资料，这一过程包含确立项目、审批以及招投标，还有勘测、工程设计以及具体施工，不仅如此，还有工程调试、工程监理以及最终的竣工检验等等，整个过程中所产生的所有文字或者影像资料。这些资料可能通过不同的形式进行储存，可能是纸质文献，也可能是光盘，最后将这些林林总总的文献资料全部归档保存，这不仅是资料收集人员的固有职责，与工程项目相关的所有单位或者个人，都有责任对这些资料进行管理。
3 管理资料中的问题和对策
3.1 电网项目资料管理的问题
首先工程项目的有关资料经常被复写。在针对相关资料进行具体的管理过程中，经常会发生相关工程资料被复写的情况，并且十分普遍的存在着，在这其中建筑材料报告被复写的情况最为严重，除此之外还有质量检验记录以及工程验收记录等，针对这些内容的资料进行复写的情况十分严重。
其次，完工图纸不能够与标准要求相一致，在针对完工图纸进行具体管理时，更多的是一种形式上的管理，只是程序化的进行盖章或者存档，完全忽视图纸的检查与核对。如果施工情况发生变化，相关图纸却并不能够得到及时的调整和修改，仅仅是寥寥几笔的文字简述，然后就是例行公事的盖章和存档[4]。这样的行为严格来讲是一种的行为，有时甚至会发生连引注以及标注都发生遗失的现象。
最后，相关人员工作态度不端正，针对相关资料进行具体审核时，在进行签字环节时，态度十分不端正，总是一种得过且过的态度，经常会发生一人代签多人的情况，有时甚至会发生由自己代签另一方要签的字。
3.2 资料具体的管理对策
在这一过程中，要能够参照我国针对文件管理所制定的相关标准规定，对资料要实行严格的打印制度，而不能够利用复印件，在这时管理部门要对这一现象进行严格制止，不能够允许资料的复印件进行存档程序。在此基础上，还要设立专职的机构和专职管理人员，对各方进行积极协调，使得资料管理工作能够在积极配合的情况下完成。在针对质量进行检测时，需要资料管理员亲身参与其中，对原始的数据记录进行仔细的检查与核对，确保相关内容的准确无误。
4 结语
电网工程直接影响着我国各大系统的正常运作，只有使这一项目能够得到最大限度的优化，我国的整体经济建设才能够水涨船高。在这种情况下，确保施工资料的管理工作按照规范化的程序进行，能够一定程度上保证电网项目的正常运转。
参考文献：
[1]吴敏.新形势下对电网建设项目档案管理的思考[J].价值工程，2012（12）.
[2]马金环，齐淑霞，李伟发.建设项目档案管理如何适应宁夏能源大发展的新形势[J].宁夏电力，2013（12）.
建设工程资料管理范文3
1.监理资料的形成
在工程建设中，都会有专业化的监理公司受建设单位的委托对建设工程进行监督和管理，其监督和管理的依据是相关的建设法律法规、监理委托合同、国家出台的工程项目建设文件， 在监督管理过程中，监理企业有权利对违规违法的建设行为给予制止，以保证企业的建设行为符合国家相关的法律法规和政策，保证建设工程的工期，控制工程造价，使建设工程能够在合法的前提下，保质保量按时完成。工程建设监理企业主要有3项基本职能，计划、组织、控制，其中计划包括对大纲、实施细则和决策的计划，控制包括对造价及核算的控制，监理企业在实施监理职能的过程中会形成大量的文件，包括工程质量信息、工程进度信息、技术变更信息、相关合同信息等，这些各种各样的文件收集起来就形成了监理资料，通过妥善的方式加以保存，成为有价值的监理信息。
2.监理资料管理的意义
参与工程建设的各个单位对于信息和资料的收集有不同的侧重点和不同的处理方式，即使是同一参建单位，在工程进度的不同时期对于资料的收集也有不同的侧重点，但是不管对各个单位还是对同个单位，对于相同信息和资料的收集处理要有一定的规范，监理单位对于资料的收集整理由于工程阶段的不同也会不同，工程建设中监理单位介入的阶段有项目决策阶段、招投标阶段、设计阶段、施工阶段等，针对各个阶段的特性，所收集的资料也要视情况而定，但其所收集的资料最终将涵盖工程由始至终的整个过程，因此，监理资料的管理，对于建设工程而言是一项重要工作，对监理资料实行正确的管理，可为建设工程的顺利开展创造良好的前提条件。
监理单位的主要任务是对建设工程的目标进行有效的控制，其中控制工作的来源就是各种信息，如果信息没有得到及时、正确、可靠的传递，那么监理工程师就难以实现有效的控制，在工程建设过程中生成的各种信息，经过有效收集、处理、整合、传递，最终以监理资料的方式得以管理和存档，成为有重要参考价值的信息资源，为监理工程师对建设工程的目标控制提供有力的依据，对监理资料进行正确的管理，科学的分类，对于提高监理工作效率有很大的帮助，监理资料经过管理分类后，可形成监理档案资料库，当出现问题时，监理工程师能够快速的，有针对性的从资料库里提取有用的完整的资料，将出现的问题在第一时间内化解，保证工程的顺利进行，如果监理资料没有得到合理的分类、管理和保存，当出现问题时，就会无据可依，造成混乱，监理工程师的决策就会收到严重的影响，建设工程也难以得到有序的开展。
监理资料记录着工程建设中监理工作的全过程，包括各种图纸、技术变更、文字说明、相关报表，监理资料的管理，就是把这些文件、资料收集起来进行统一的保存和管理，以保证资料的完整性和可靠性，监理资料在建设工程完工以后，可以由监理工程师移交给建设单位，作为建设单位的工程监理资料由建设单位自行保管，完整的工程监理资料不管是对于建设单位还是对于监理单位都是宝贵的有重要参考价值的历史资料，工程师们可从其中学习到很多监理经验，有利于工程监理工作的不断提高。
3.监理档案管理中存在的问题
3.1工程监理资料未受到应有的重视，资料整理方式不一
监理单位的工程师对监理资料不重视，只把精力放在监管工程质量、进度等方面，对于监理资料的原始数据没有及时的整理收集，导致众多原始资料丢失或是记录的不准确，不同行业的监理资料没有一个统一的归档方式，各自执政，各自使用各自的表格、文本，是资料难以得到统一，同一工程存在多个监理单位时，由于各单位领导的不重视，各个监理单位对监理资料的收集、整理和保存也存在较大的偏差，表格方式不一、字迹不一、编号不一、时序不一，众多问题导致工程监理资料难以有效的整合，导致监理资料失去作用，管理混乱。
3.2监理资料的编写、收集、整理不够及时，存在弄虚作假现象
建设工程的技术文件、图纸、建筑材料审批文件、验收文件都具有很强的时效性，当不在相应文件的时效范围内时，这些文件也就失去了存在的价值，工程文件、资料如果没有及时的收集、整理，而是过后靠着回忆来弥补，正确性和可靠性将难以得到保证，如果监理工程师对监理过程中生成的资料不及时的安排人员进行编写、整理，导致监理资料滞后于工程实际进展，那么这些监理资料就失去的价值，在实际工作中，监理单位的监理工作在开始前没有合理的规划，开始后没有明确的实施准则，未按时对监理资料进行收集，等到工程进展到要结进度款时，才开始收集和填写验收文件，材料的合格证都是随意找来，检验报告也没有真实的依据，纯属胡乱编造，只为将进度款结进，监理资料存在严重的弄虚作假现象。
3.3监理资料的归档范围和归档责任不清晰
监理资料属工程建设档案的一部分，它与其它诸如设计资料、施工资料等建设档案存在着千丝万缕的联系，既互为补充，也有很多交叉的部分，当前对监理资料的归档存在着严重混淆的现象，导致资料的归档重复或是不完整，使各方的责任难以明了。
4.监理资料管理的原则及要求
①监理资料要根据建设工程的进度给予及时的收集和整理，所收集的资料必须要求相关人员的签字与盖章，而且必须要是本人，以免日后发生问题时责任难以明确；
②监理资料的所有归档文件必须由监理单位的总工程师进行审核并签字，经总工审核完毕的监理资料方可移交工程部，对于没有总工签字的资料，工程部应拒收；
③建设工程在完工后的一个月内必须要将整理完整、审核正确的监理资料及目录上交至当地相关工程管理部门存档；
④对于施工单位代收、代管、代存监理资料的现象要坚决杜绝；
⑤任何借阅监理资料的部门，都需要办理相关手续，并要对借阅的监理资料进行妥善的保管，并要如期归还，不得遗失；
⑥监理工程师对施工企业报验和审批的资料要给予及时的处理，不得无故拖延或是刁难；
⑦归档的监理资料，重要信息必须完整；
⑧每月至少抽查一次监理资料的收集整理情况，对于存在的问题要不回避、不迁就，在监理会上通报并讨论整改措施；
⑨监理规划和实施细则应由监理单位总工牵头组织编写，编写的原则是要符合建设工程自身的特点。
结束语：监理档案的管理虽属文职工作，却具有超强的技术性和业务性，因此在人员的配置上要安排专业人士，不可含糊，同时也要加大对监理资料的管理力度，提高对监理资料的重视程度，多管齐下，使监理材料能够为工程建设提供可靠的依据。
参考文献：
[1]王戈.监理工作中的资料整理[J].水利科技与经济,2004(02)
[2]赵续民.浅谈工程监理资料管理[J].山西水利,2003(04)
[3]杨载云.如何做好监理资料的管理工作[J].四川建材,2008(02)
建设工程资料管理范文4
关键词：监理资料；管理；重要性
中图分类号：U415.1文献标识码：A文章编号：
引言：
监理部门是工程质量的责任主体之一，监理资料是监理的过程中形成的，是监理工作的原始记录，是工程建设过程真实、全面的反映，是评定监理工作、界定监理责任的证据，监理资料的重要性显而易见。所以，监理资料的管理工作也就相当的重要了，监理资料的管理水映了项目部总监的管理水平、监理人员的素质及监理工作的质量。
1.工程中监理资料规范管理的重要性
监理资料的管理是一项基础性工作，也是一项很重要的工作。为了促进公司的正规化建设、提高公司的资料管理水平，使其更好更有效地为公司的各项工作服务，必须要把监理资料的管理工作纳入到工程施工组织的整体工作之中，不断加强资料工作的基础建设，有效发挥资料工作的功能，资料工作有了较大的发展。
一定要把资料工作作为管理的一项重要内容与其它工作同部署、同考核，使资料的管理工作逐渐正规化。资料的收集、整理、立卷、归档严格按照规定的要求进行。要求各项目部监理资料的管理工作由总监理工程师全面负责，并设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，同时要求每位监理人员都要了解资料工作，普及资料工作知识，使大家认识到资料工作的重要性，齐心协力共同搞好监理资料的管理工作。
由于监理资料极其重要，所以对监理资料进行科学管理可以极大地提高监理工作效率，可以为监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。科学地管理监理资料，能在需要时及时有针对性的提供完整的资料，从而迅速解决监理工作中的问题，也能在必要时作为为自己开脱责任的有力证据。反之，如果资料管理混乱，甚至散失，实际上是对工程的不负责，更是对自己的不负责，最终会影响监理工作的正常进行。
其次，对监理资料进行科学管理，还能为资料的归档提供可靠的保证。一方面在工程竣工以后，监理人员可将一套完整的监理资料移交建设单位；另一方面，完整的监理资料是公司具有重要历史价值的资料。
工程中监理资料的管理方法
监理工作从签订监理合同开始就应该着手编制监理规划、监理细则、旁站监理方案等指导性文件，之后还要进行设计图纸会审、施工组织设计的审批、审查施工单位的质保、安全资料及相关的人员资质、开工报告的报审、定位测量放线的审查、参加第一次工地会议等一系列工作。过程控制中也会产生大量资料，如原材料报验审批、工序质量控制、隐蔽工程验收、进度及投资控制、监理通知单及监理工作联系单、会议纪要及例会记录等等，这些都是非常重要的资料，不可缺失。特别是第一次工地会议尤为重要，此会议由建设方主持召开。在会议中建设、施工、监理各方分别介绍驻现场的组织机构、人员及分工，要确定资料的份数，总监介绍监理规划的主要内容以及召开监理例会的时间、地点、人员情况，建设、施工方分别介绍工程开工和施工的准备情况，建设、监理方对施工准备情况提出意见和要求等一系列内容，最后与会各方都要签字并出会议纪要，所以第一次工地会议纪要非常重要。所有这些工作都和资料息息相关，监理公司要求各项目部监理人员必须认真对待第一次例会。所以认真、及时、准确的收集、整理并妥善保管监理资料，并作为评定考核项目部监理效果和质量的主要依据。
监理资料应随着工程进展及时收集和整理，不能后补。只有这样，才能保证资料的真实性、完整性、连续性和系统性。《建设工程监理规范》明确指出了总监理工程师是监理资料管理的责任主体，要求总监理工程师必须对整个监理资料管理提出指导性意见，经常性地进行检查、审核，待工程竣工后督促资料员将资料及时归档保存，以备需要时查阅。
对现场监理人员及资料员，要求一定要服从总监理工程师的领导，领会总监理工程师的意图，对资料中存在的问题要及时向总监理工程师汇报，需要时总监理工程师要给予指导和帮助。同时，要求资料员要设立好台账，以便查看监理的一些重要收发文。如监理通知单、监理工作联系单、开工报告及施工组织设计的审批等。
要求总监要重视监理日记的检查。因为监理日记是记录监理工作和施工活动的重要资料，监理日记要如实反映工程当日所发生的主要施工作业情况和监理人员所进行的控制活动，叙述问题要真实、准确，对重大决策、质量问题、旁站监理等有可追溯性的内容尽可能记录详细，发现问题要及时跟踪闭合，内容要全面。总监理工程师应定期查阅监理日记，这样既检查了监理人员的工作，又熟悉了监理情况。在检查时如发现监理日记有漏记、不全、流水账现象时，要及时向监理人员指出，以便改进，使监理日记的记载向规范化发展。总之，项目部监理人员要互相配合，协助总监共同搞好资料管理工作。
此外，监理资料的管理工作还需要经常和业主进行沟通，因为监理资料中的诸多资料都是和业主有关的。
3.工程中监理资料管理原则及要求
监理资料仅仅依靠个人的力量是无法做好的，无论是总监理工程师还是项目部其他监理人员都要分工合作、紧密配合、明确监理工作职责和监理资料的责任。
（1）监理资料要随工程进展及时收集并严格按照规范及标准进行整理及归档。归档的资料签字盖章必须齐全，严禁代签。
（2）监理资料的管理实行总监负责制，公司工程部督促检查。所有归档资料必须由总监理工程师进行审核签字，总监理工程师确认资料完善后再向公司工程部移交。无总监审核签字，工程部不应接收。
（3）工程竣工验收后一个月内按时交回资料。同时，按照城建档案馆的移交目录，整理出一套监理资料，向城建档案馆移交。
（4）坚决杜绝由施工单位代为保管、保存、整理资料的现象发生。
（5）因建设、施工方原因未及时提供关键资料时，项目部应及时下达监理通知单或监理工作联系单，近期内督促其提供，不得短缺。
（6）监理人员应及时对施工方有关报验、审批的资料进行验收和签发，不得故意刁难，借故拖延不办。
（7）工程归档时一些重要的监理资料必须齐全。
（8）不定期地对工地的工程资料进行检查，每个月重点抽查一项监理资料，其余建设方、施工方资料也要检查，并将发现问题在监理例会上通报。
（9）监理规划由总监理工程师组织编写，要求根据工程本身特点，编写适合本工程的监理规划。
（10）资料借阅时需经分管经理批准，办理借阅手续，要求借阅者妥善保管，不得丢失，并按期归还。
4.要不断提高资料管理水平
（1）对资料管理工作的力度要加大、要求要严格。
（2）要提高总监理工程师和监理人员对资料管理认识的重要性，业务水平要进一步提高。
（3）提升项目部、单位工程存在的不良资料滞后现象，要紧跟工程进度，要及时整理，资料整齐，不能影响资料归档工作的正常进行。
（4）监理日志的记载要规范和全面，必须要反映监理的工作情况。
5.结束语
在工程施工过程中我们要注意监理的收集与整理，这对以后工程建设有十分重要的参考价值，同时监理资料还对工程有着非凡的意义，这些能有效的反映出工程的进度与质量，所以我们要高效严密管理这些资料，因为监理资料是工程建设中不可或缺的重要部分。
参考文献：
建设工程资料管理范文5
关键词：科技文件材料；工程归档；档案管理
Abstract: with the development of enterprise, form new business documents ever fount, traditional concepts and filing range partitioning method has already can't adapt to the new situation and requirements. Therefore, archives management must be based on the changing situation and requirements.
Key words: Science and technology document material engineering archives; archives management;
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
前言
工程档案同样又是一种信息资源，是企业信息系统的重要组成部分。工程档案是历史的真实记录和客观再现。一方面它全过程记录了工程建设；另一方面，通过工程档案资源的开发和共享，又客观公正地反映了其价值。是一个单位综合管理和基础管理工作中不可缺少的重要组成部份；是体现一个单位基础管理工作规范化、制度化、标准化、系统化的重要标志；是一个单位政策、措施、办法、规定等基础资料的活字典。
1材料归档范围现状
市场经济的发展、经营理念的不断更新以及科学技术的日新月异，使得企业生产经营业务领域及范围不断拓展。同时，工程咨询、工程监理、工程总承包等业务延伸领域的项目也出现良好的发展态势。伴随着新兴业务领域的拓展，大量科技档案材料应运而生。反映这些新内容的各类文件资料、图纸不论是种类还是内容都发生了新的变化。以前的《科技档案管理办法》已无法全面涉及和涵盖这些新领域所产生的科技档案材料。源源不断产生的各种资料哪些应该归档、应如何进行科学的分类编目等问题都是现实而急迫需要研究解决的问题。
2归档范围界定的必要性
档案是国家的宝贵财富，具体到一份文件，一张图纸，一卷档案，其保存价值是不同的。做好科技文件材料归档范围的界定工作，重点保护具有永久和长期保存价值的档案，是档案管理者的一项重要内容。应该说，接收进馆档案数量的多少并不是我们工作追求的目标。我们在指导思想上、在制度建设上以及接收归档和管理工作中，有一些方面是值得进一步研究和改进的。因此，积极有效地开展科技文件材料归档前的界定工作，显得越来越迫切和重要。
在实际工作中。确定好文件的归档范围，并按此范围做好文件接收鉴定工作，不仅从源头上保证了档案的质量。使档案资源得以优化，而且减轻了以后存毁鉴定的负担，有利于减轻日后档案的整理、保管、利用等一系列工作的压力，提高工作效率，有利于档案科学规范化、现代化管理水平的提高，使档案工作更加健康地发展。
3归档界定工作的内容
3．1完整性鉴定
归档资料的完整性是指归档范围的要求，从整个工程项目来说，归档的文件材料不能缺项。从具体项目来说，每套科技文件材料不能缺少各个组成部分。缺少任何一部分，都会给日后的生产建设带来不利影响。完整性是科技文件材料鉴定工作的基本内容，也是首先要解决的问题。无论是什么项目，确定归档范围都要齐全、完整、成套。
3．2准确性鉴定
归档材料的准确性。是指档案的内容真实地反映工程项目的实际情况和建设过程。归档的电子文件与纸质一致。底图和蓝图相符，帐图相符，技术数据可靠，签字手续完备。因此科技文件材料的准确性的鉴定至关重要。
3．3系统性鉴定
归档材料的系统性是指遵循科技文件材料之间的有机联系。进行科学地分类和系统地排列。便于保管利用。鉴于企业常以客体事物(工程项目)为利用档案的特点，凡是围绕工程形成的各类档案均应作为该工程档案的组成部分进行系统化管理。
4 归档界定的原则和基本框架
4．1原则
4．1．1思想性。从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案价值。这条原则指明了在文件材料的归档范围界定过
程中在思想、观点方面所要遵循的准则。
4．1．2效用性。文件是否有用?有效使用时间有多长?效用有多大?在什么范围内使用?“效用”是确定文件取舍的准绳，也是划定档案保管期限的依据。这个原则指明了归档范围界定过程的总要求，反映了归档界定行为的共性和特色，揭示了文件材料归档范围界定实践活动的规律。
4．1．3质量性。各类文件材料特别是科技文件，在形成过程中都有国家、行业或企业规定的文件组成内容和质量标准。
4．1．4连续性。对于同一项目，在不同时期和阶段可能会形成不同内容的文件材料；每个项目又可能派生出与原项目密切相关的其他工作。对于此类项目所形成的文件材料。在界定归档范围时，应充分考虑项目本身的内在联系和因果关系，通过归档的文件材料反映出项目的全貌。
4．1．5整体性。在界定归档文件材料范围时。应把工程项目作为一个整体．凡属于该项目的文件材料，不论是哪个单位完成的，均应纳入归档的范围。
4．2基本框架
在确定归档范闱界定原则的基础上，界定文件材料归档范围时应从几个方面加以考虑：①国家、行业或本单位有明确规定的。这是归档范围界定中应遵循的基本标准；②反映生产技术、经济建设和科技创新等具有查考价值的最终的成果性档案；③在生产、科研和管理过程中形成的具有查考利用价值的过程性或阶段性成果的档案；④在生产、科研等工作中的外部接口文件。主要包括任务书、委托书(函)、中标通知书、合同书、甲乙方之间技术业务往来文字材料等开展工作的依据性文件材料：⑤中外合资建设工程档案；⑥境外工程项目档案。
归档范围框定得过宽或过窄都是不利的。过宽，必然把本来不应归档保存的科技文件材料划入归档范围，造成科技档案的臃肿庞杂，带来人、财物的浪费；归档范围划定过小，必然把本来应该归档保存的科技文件材料排斥在归档范围之外，造成科技档案的残缺不全，给科技档案的利用带来困难，破坏了科技档案的完整性。
5企业积累技术与经验的重要手段
工程档案是工程建设企业在道路、港口、桥梁、建筑等城市活动的产物，工程建设的成果主要体现在两方面：一是工程实体、二是工程档案。工程档案是对工程建设企业生产、经营状况的直接记录与真实反映，记载了企业生产活动的过程与结果、工程技术、工程经验等。工程档案作为工程建设成果的直接载体，已成为积累并储备工程技术、工程经验的重要工具与手段。
由上可见，工程档案是一项持之以恒的工作，认识到工程档案在工程建设中的重要性，加强规范化管理，是防患于未然的必要手段。工程档案涉及到诸多专业知识，具有信息量大、工作量大、范围广等特点，这也对工程档案技术人员提出了更高的要求。只有不断加强工程档案的建设工作，才能进一步提高工程建设的效率与质量，促进经济效益与社会效益稳步上升。
6结束语
企业信息化是一个长期而又复杂的工程，不可能一蹴而就，一劳永逸，必须在充分论证与准备的基础上缓步推进。作为企业信息化工程一部分的档案信息化建设自然也不能脱离实际，盲目推进，必须与企业的信息化建设和经济基础协调，与企业的信息需求相协调，与信息技术相协调，与全国信息化工程相协调。档案行政管理部门应综合考虑各方面的因素，统筹协调，积极联合其他政府部门、工商联、行业协会、商会等各个方面的力量加强论证和宣传，培育企业档案信息化建设的氛围，把阻力转化为开拓创新的能力和动力。
参考文献：
[1]李秀红.关于建设项目工程档案管理的思考[J].工程与建设，2010，（5）.
建设工程资料管理范文6
关键词：城市建设 内控管理 档案
在企业的管理过程中，内控管理已成为企业管理的一项重要工作，它是以专业管理制度为基础，以防范风险、有效监管为目的，通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范。内控管理包括了内部环境管理、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等多个要素。工程项目（含公共事业、民生工程项目）的建设是建设企业，特别是国有建设企业的一项重要工作内容，而做好工程项目的内控管理是建设企业控制投资、减少负债，提高质量、落实社会责任的一项重要举措。
一、工程资料、档案在内控管理中的作用
工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，工程档案的内容包括了立项、土地报批、拆迁、设计、建设、审计、决算等各个环节的各种文件。具有资料收集主体广且多专业性，收集周期长，要求复杂，内容具有相关性、真实性，资料载体多样性，资料成果具有继承和借鉴性等特征。根据美国《经济学家》杂志2000年刊登的有关资料表明：“一个典型的1亿美元的建设项目在实施过程中会产生15万份左右独立的文档或资料（包括设计文件、合同文件、采购文件、资金申请单、进度计划等）”。这也说明了工程资料、档案管理已在建设企业内控管理中起到了一定的作用
（一）资金及财务成本的控制管理
工程资料、档案是对以往工程项目过程资料的汇总，对于建设企业，项目的建设方案在很大程度上可以参照或借鉴原来的类似工程项目，所以在项目初期的投资概算上，就能在原有工程资料和档案的基础上，结合目前的建筑材料市场，能计算出较为精准的投资概算，从而为财务资金的筹措、运作作好准备，以减少财务成本。在项目运作过程中，通过工程项目的时实资料和结合工程现场的实际情况，准确拔付建设资金，避免建设资金支付失控，如超付等情况的出现，以维护建设企业的主动控制权，保障企业的合法利益。
（二）质量安全及建设时间的控制管理
质量、安全是工程项目建设的重要目标。而许多工程建设经验是在实践中总结出来的，工程资料和档案就是实践经验和教训的书面记载，为项目的设计、规划以及时序的管理提供了前车之鉴。工程过程中的资料积累可以为项目管理者及时跟进工程的进度，查找工程中存在的问题，以避免工程建设过程中质量、安全隐患，并为后续的工程竣工后的使用奠定了基础。
（三）工程信息交流的控制管理
由于很多建设项目地域跨度越来越大，项目参与单位分布越来越广，项目信息成指数级增长，信息交流问题成为影响建设项目实施的主要问题。据国际有关文献资料介绍，建设工程项目实施过程中存在的诸多问题，其中三分之二与信息交流（信息沟通）的问题有关；建设工程项目10%～33%的费用增加与信息交流存在的问题有关；在大型建设工程项目中，信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3%～5%。项目建设过程中形成的资料、档案可以及时反应工程建设过程中信息交流的准确情况，以避免不同实施者因理解不同而造成施工工艺错误，工程成本的增加，工程建设时间延长等诸多问题。
二、工程资料、档案的管理现状。
工程建设项目从可行性论证至项目竣工交付使用，时间相对较长，一个大型的重点项目甚至需要5-6年的时间，形成的资料达百、千卷，大型项目甚至万卷。除了案卷多外，项目会涉及多个部门，多个专业；由于项目的时间跨度长，项目也会存在着一些变更，如一些民生类的项目，特别是大型政府项目，从最初的项目建设书到最终形成的施工图，均会有部分调整，有些项目的最初稿和最终稿甚至是完全是大相径庭；在项目实施过程中，因为功能的完善，设计的调整，也会或多或少的产生一些变更联系单。目前工程资料、档案管理主要存在着以下几种情况：
（一）收集滞后
根据工程档案资料的管理和归档要求，工程资料的存档工作均在工程竣工后实施。由建设单位、施工单位、监理单位分别整理技术前期、施工、监理资料档案。为确保资料的完整性，在建设合同签订时，都明确了施工、监理单位必须安排专职的资料员进行工程资料的收集。但在实际的检查过程中，资料的收集往往严重滞后，更有甚之，有些施工单位是在所有项目竣工后，因为要进行档案的专项验收，才会将工程资料进行收集以及补充。
（二）收集不完整
在笔者接触的几个项目中，项目一线的具体项目负责人，对于工程资料收集归档的意识并不高，甚至还有些抵触的情绪，有些项目负责人对于要求存档的内容，特别是建设单位自行存档的部分，认为只需要向档案室提交建委城建档案馆要求的内容即可，对于项目建设过程中产生的文书资料均无需保留或移交至档案室，由于要收集的资料是要从几前年的项目启动开始，若遇上人员调整，资料往往会存在缺失或遗漏。在工程资料的收集过程中，会存在为收集而收集，收集资料的不完整，或不能完全反映工程的真实情况，也会出现施工的实际情况与竣工图纸不符的质量失控现象，如报纸经常报道的，因为图纸不符，在进行道路整修时经常挖断水管或电力管的情况。值得注意的是，项目完成档案验收后，因项目产生的零星工程，经常会出现资料不移交的情况，而这些资料却是今后使用过程中，或审计阶段重要的补充资料。
（三）信息不对称
在项目施工过程中，因设计等原因调整会产生或多或少的变更联系单，由于项目负责人对联系单的产生没有进行统一的归纳、汇总，财务、工程管理部门在联系单管理上存在资料信息不对称，从而产生工程进度款超付，引起工程投资失控的情况。
三、工程资料、档案管理的建议
1、建立日常收集规范，实现工程项目日常质量安全和进度的控制
为更好地实现工程管理控制，避免因资料集中收集而造成项目管理上的不完善，工程资料的收集应该以制度的方式将工作做在日常，如项目的技术前期资料，由建设单位根据项目的进展情况，明确责任部门及时收集，以避免项目竣工后，因技术前期的资料散落在各经办人的手中，导致资料不全的情况，工程推进情况无法控制。项目实施阶段，建设单位的项目负责人不仅要注重项目实施过程的检查，也要每周对项目档案的整理和完整情况进行检查，以便于实际工程与资料相对应，确保工程符合设计、规划的要求，符合质量、安全以及进度的要求；在工程建设过程中，质量安全部门或者项目责任人也会检查出施工过程中的问题，而通过资料的收集以及项目现场的检查，可及时关闭工程的整改，将重大的质量、安全隐患解决在日常。对于日常工程建设过程中产生的各项联系单，也要及时的收存过程资料，检查落实情况。对于新产生的零星工程，要及时建立资料收集目录，对相关资料进行收集，若与主工程合同有联系，最好做一备忘，以便工程竣工翻查。
2、建立信息化监控体系，实现工程资金的时时监控
一个建筑面积10多万平方米房建类工程项目的实施，从设计到项目竣工，建设的时间3-4年（不包括前期的拆迁），涉及的合同达百余个，涉及的资料近万件。若同时开展多个项目建设，那涉及的信息量就更为庞大。在当前的信息化数字时代，我们完全可以运用工程管理软件系统来监控项目的资金控制情况。技术前期、工程管理、财务管理、监督管理部门等多个部门，通过工程管理软件将相关信息上传，通过信息共享，来实现信息获取的平衡，以确保工程款支付的准确性；另一方面财务部门可以通过工程资料的共享，预计工程的进度，做实资金计划，以减少工程财务成本的增加。
3、做好项目总结和信息资源利用
