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工程档案管理规范范文1
近几年来，建设工程项目数量和规模都在不断增长，工程文件的复杂程度在不断增加，面对建设工程的多样性、广泛性和复杂性局面，建设工程资料管理难度也同步增大，计算机技术以及电子文件在工程施工现场的广泛使用，工程资料由传统纸质案管理模式向电子文件与纸质文件同步归档、互为补充的新型工程资料管理模式。
江苏省住房和城乡建设厅就全省的建设工程电子档案编报工作，于2013年2月4日专门下发了“省住房城乡建设厅关于做好全省建设工程电子档案编报工作的通知”（苏建函档（2013）81号）文件，该文件明确要求：凡2013年1月1日以后开工建设的工程，均应该建立建设工程电子档案。全省的建设工程电子档案编报工作具体执行江苏省工程建设标准《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》（DGJ32/TJ143-2012）规定（以下简称“本规范”）。
1 工程电子档案编报工作存在的问题及难点
1.1 电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性问题
电子档案，其内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
（1）原始性。电子档案的原始性不易判断，而且还存在着原始性界定问题。档案在法律上的凭证作用基于它的原始性，电子文件生成由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
（2）真实性。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。
（3）完整性。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。
（4）安全性。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
1.2 电子签名的法律效力问题
签名在交易中具有很重要的作用。从实质上说，电子签名仅是一种电磁记录。这种电磁记录是否有效，是否符合法律所规定“书面形式”，我国现行法律似乎尚未明确。因而可能造成经过电子签名的电子文件因不符合法律所规定的形式要件，而使由此所产生的法律行为无效的情况。
1.3 其他问题
（1）多年来人们已经习惯上认为纸质文件材料才是档案，而电子文件只是作为录入和存入电脑的方式，最终还是打印出纸质书面资料，或者只作为资料或副本保管。
（2）信息化技术需要专业人才。电子文件归档及电子档案的管理，都要求工程施工资料管理人员必须具备良好的计算机知识。然而在目前施工队伍中，多数工程管理人员非计算机专业，缺乏计算机专业的相关知识，这在客观上制约了工程电子档案工作现代化的进程。
2 做好工程电子档案编报工作的思考
针对工程电子档案编报工作中存在的一些主要问题，提出一些思考和建议：
2.1 保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性的对策
（1）从采集背景信息和元数据入手，在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。
（2）加快研发签署技术，保证签名的真实性和唯一性。目前，在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。
（3）使用消息认证方式，来保证所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过。消息认证技术可以消除使用者疑虑。
（4）设置身份验证门槛，防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改。在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用管理员代码验证等。
（5）将已经完成的电子档案文件设置为“只读”状态，防止非法修改。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改，保持电子文件的原始性、真实性，这是一种访问控制技术。
2.2 尽快完善电子签名的相关法律和法规
在法律上来确立数字签名与手写签名相同效力已显得越来越重要。建议扩大对“签名”的法律定义，使之能将“电子签名”包括进去。世界各国的数字签名立法，如美国的《全球及国内商务电子签名法案》、新加坡的《电子交易法案》等已出台的法律文件，对我国的电子签名立法会有很重要的借鉴意义。
2.3 建立统一的电子档案接收数据格式
为了统一的电子档案接收数据格式，应该建立以城建档案馆为中心的一套统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把工程电子档案模板发放到各个建设项目。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行统一的培训，使他们能够熟练运用模板和软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。
2.4 加强研发，解决关键技术
解决建设工程电子档案工作的关键技术问题，做好建设工程电子文件归档和管理系统软件研发工作。建设工程电子档案工作具有高技术含量的特点，因此，工程电子档案具有纸质档案不可比拟优势，同时也决定了建设工程电子档案工作中软件研发完善与否成为此工作的关键点。研发出具有可操做性强、安全性高的建设工程电子文件归档和管理系统软件将为开展好此项工作打下良好的基础。软件研发前期一定要考虑到与城建档案管理系统实现对接，达到网络申报、接收登记、自动审核、查询利用等功能的实现。
3 结 语
（1）江苏省住房和城乡建设厅出台的《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》（DGJ32/TJ143-2012）对全省各单位收集电子文件的职责、电子文件的收集范围、工程电子文件的质量要求作了明确的规定，该规范的出台在江苏省建设工程电子档案工作中具有里程碑意义，是我省工程档案数字化工作的重要组成部分，对建设工程电子文件和电子档案工作的开展起到法律保障的作用，并有效推动建设工程电子档案工作科学化的进程。
（2）工程电子档案是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着城建档案事业的发展方向，在工程实践中，只有不断摸索和探索，加强对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等工作，不断积累经验，才能做好建设工程电子档案编报工作。
工程档案管理规范范文2
关键词：企业；档案管理；规范化
所谓档案管理，是指把分散、杂乱、量大、孤立的档案进行整理和管理，以满足集中、系统、优质、广泛的社会档案利用需求。企业作为我国社会主义市场经济的重要组成部分，越来越意识到档案管理规范化在企业生产、经营、安全、稳定和维权各项活动中的作用，而部分企业在档案管理工作规范化方面已经取得了领先的经验和成果。
1 企业档案管理工作中存在的不规范现象
1.1 信息技术的崛起给企业档案管理带来的冲击
信息技术作为新时代的产物，其运用于企业档案管理工作具有无可比拟的优势：一是档案保管和接收上的改变，它能够记录加工和设计过程中的原始资料和相应更改信息，确保最终归档使用的是完整和确凿版本的图纸或图形。二是可实现档案的集中统一管理，以利于保持档案之间的有机联系。所谓集中统一，是指在统一的制度和领导下，分库保存档案实体，分级负责，从而便于利用和保管。第三是企业档案载体的转变，即在实现计算机全程管理的基础上实现信息数据的处理和共享。但是信息技术在档案管理工作中发挥优势需要具备一定的前提条件：一是需要从业人员具备现代化的观念，许多企业只是简单地将计算机代替手工劳动；二是需要先进的设备和人才，引进先进的设备需要资金和观念做基础，而充分利用设备资源则需要先进的人才；三是需要转变传统的管理模式；四是需要制定档案管理计划，增强档案工作的前瞻性和主动性。
1.2 企业的深化改革给档案管理工作带来的新问题
在企业的深化改革过程中，传统的企业档案管理模式受到了很大的冲击，产生了不少的新问题、新情况。一是现代企业档案规章制度有待形成。许多企业的管理人员还停留在管档治档的观念上，忽视对档案的开发和利用，而企业内部缺乏一套完整的档案规章制度则是普遍存在的情况。二是企业档案的管理水平和利用效率低下。例如：有的企业在实行一体化管理以后，对情报收集和信息的开发利用投入了大量精力，也取得立竿见影的效果，但企业的档案基础建设则一直被忽视。随着企业机构的改制，有些企业的下属机构逐渐独立出去，变成具有独立法人资格的独立实体，迫使文件材料变成多层次管理，而部分应该归总部归档的文件材料则分散在各下属单位和人员手中，极易造成文件材料的流失。三是档案管理人员的业务素质有待提高。随着我国档案事业的发展，人们开始对档案人员的知识结构提出质疑。因为长期以来，企业领导一直将企业档案工作视为事务性工作，对档案管理人员不要求专业知识和技能。
2 提高企业档案管理工作规范化程度的措施
2.1 加快形成现代化档案管理模式
档案工作要取得长足发展，必须增强档案工作的前瞻性和主动性。通过制定先进的档案管理目标，围绕档案工作的方针、目标和管理模式，从理论研究方向探究如何利用档案工作推进企业的现代化过程、探讨企业档案管理工作的特色和机制以及构建企业档案管理工作的完整理论体系，从理论上廓清档案工作如何更好地服务于企业的问题。在这个过程中，建立合理的档案管理模式是关键，它可以明确企业归档制度，丰富归档内容，提高档案利用效率。企业的档案管理人员要严格遵守档案管理的流程，包括文件的收集、整理、分类、编制档号、归档、编目和管理等。企业的档案管理人员必须清醒地意识到，企业的档案归企业所有，工作人员不得私自截留档案，而是要积极建立和保护档案。档案员要及时跟踪督办制度的执行情况，防止违规行为的发生，其他的相关部门及人员则要积极配合档案员的工作。现代化档案管理模式的建立有赖于设备和人才的引进，企业领导要高度重视档案管理工作，一方面意识到档案资源的利用价值，加大改善档案部门相关硬件设施的资金投入。另一方面引进档案管理方面的专业人才，提升档案管理软实力，推动企业档案的数字化、网络化和检索自动化。此外，还需要制定一套行之有效的规章制度，让企业档案管理工作有依据可循，从而保障企业档案管理工作的健康运行。
2.2 统一规范，建立档案管理现代技术标准
统一规范，建立档案管理现代技术标准，一方面要加快相关法规的完善，保护知识产权，一方面又要提高信息的可获取性，简言之，就是要正确协调档案保密和利用的关系。对于一个企业来说，保护企业的内部机密是工作人员应有的道德素质，更是应尽职责。在管理工作中，工作人员应当十分注重档案的保密，在此基础上，尽心尽责，完善其工作职能，并一定程度上辅助领导决策。机密档案应当保密，但保密的目的之一就是利用，我国企业长期以来只重视保密而不重视利用，造成了资源的浪费。
3 结语
随着我国社会主义市场经济的逐步完善，企业的档案管理越来越受到重视。面临着信息技术和企业深化改革的双重冲击，档案管理工作要走向规范化，必须实现从理念到制度的更新，而不仅仅是将传统管理模式直接搬到网络上，必须重视档案管理的保密和利用的双重性质，实现资源利用最大化。
[参考文献]
[1]蒋仕蓉.针对企业档案管理工作的相关探讨[J].管理学家，2012（24）.
[2]张红.县级供电企业档案管理规范化建设初探[J].经济研究导刊，2013（10）.
工程档案管理规范范文3
关键词：信息化建设；水利；档案管理
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
引言
建筑业经济化是国民经济信息化的基础，运用信息技术对建筑企业进行合理的改造和完善具有重要的作用，从而提高建筑企业的管理水平和发展。随着我国建筑行业的发展，我国的建筑行业在不断的完善化，但是我国水利档案的管理工作还存在着一定的局限性，为了更好的促使水利工程的稳步发展，采用信息化档案管理，从而促使我国的水利工程建筑更加的规范化，保障了水库工程今后正常运行和管理，具有十分重要的意义。
1 信息化建设中的水利档案管理现状
我国水利化信息管理是在1975年开始起步，2003年《全国水利信息化规划》出台，这就意味着水利信息管理的工作在进行全面展开[1]。要完善水利档案管理体系，依照科学的管理手段进行规范化的管理，确保信息准确无误；要进行健全的体制管理，结合我国水利实际情况，制定一定的制度，将信息进行归档管理，并形成一定的档案管理规范，形成档案工作具备法律，促使有法可依，有章可循的局面；对档案加强业务方面的拓展和开发利用。对档案管理工作加大硬件与软件设施上的投入，促使水利档案信息规范化、科学化，将档案合理的进行整理，并编好目录，采用信息化技术进行储存、查阅，从而提高档案的利用率。
2 信息化建设中的水利档案管理工作存在的不足
2.1 水利档案管理者素质低下
水利档案管理者由于知识水平有限，思想观念淡薄，对水利工程信息意识认识不足，按照传统的档案管理模式进行管理，这样就会导致收集的水利信息不够完整，对水利信息认识不足，导致管理上的困难，资料查找比较繁琐。对于信息化时代，管理者由于知识有限，面对信息化和科学化的管理接受上能力有限，缺乏拓展精神[2]。
2.2 档案管理人员技术上的漏洞
虽然现在很多人都会使用计算机，但是对于其功能还不是十分的了解，对于怎样建立目录、建立电子档案在技术上还是比较缺乏的，不够完善，对待档案进行数字化统计还缺少专业的技能和水平。
2.3 档案信息建设上还不够完善
对一些专业性的软件，如水质监测系统、水资源管理系统、电子信息管理系统等项目还不能同步进行，缺乏建立统一的管理模式，系统上对各级档案的管理还不够完善，处在失衡的状态，对于电子档案的建立比较陌生化，更偏重于纸质档案的建立，对于信息化的管理技术上还比较欠缺。
3 加强信息化建设中的水利档案管理工作
3.1 加强领导的重视度，带动水利档案管理信息化建设
对于水利档案管理的影响有很多面，如资金的不足，领导重视度不够，信息化管理人才的缺乏等，但是起到关键性作用的还是领导的支持度。领导是决定水利管理规范化的主要核心，确立水利电子政务，落实水利信息化建设与管理同步进行，领导要在经费和人力上加以投入，领导要定期听取档案管理汇报情况，了解档案工作的现状，提出要求，下达命令，解决工作中实际存在的问题。领导要对档案管理交流活动进行重视，互相学习，弥补不足，共同提高，共同发展。指导档案管理者工作，落实每项工作程序，实现信息化管理，技术上创新并得到改进。
3.2 重视档案管理工作和加快档案信息化管理
档案信息资源建设是档案管理的主要组成部分，是水利工程发展和改进的保障。水利档案管理的专业性、规范性、科学性是有效保障水利工程水利进行的主要手段。制定一定的信息化档案管理规范，实现发展战略上的创新，加强综合管理，进行业务监督，进行工作漏洞上的指导，建立完善的档案管理体制，建立水文数据并进行归档流程。实现各类信息的收集、管理化标准、有效的进行电子储藏。提高人员利用信息化软件管理的规范化，建立水利工程管理目录，实现更好的查阅，进行电子文件归纳，熟悉硬件与软件的使用流程，建立信息管理制度，并进行有效、安全的储存，实现纸质档案和电子档案共存[3]。
3.3 以人为本，注重人才的培养
计算机的应用技术固然重要，但是当前人才的培养才是决定档案管理的主要依据。由于信息化时代的进入，这就要求档案管理人员必须具备一定的档案学知识和现代信息技术的掌握。培养一支信息化档案管理人才队伍对水利建筑发展具有关键性的作用，所以要建立复合型人才队伍，要制定培养专业知识的计划，鼓励工作者去主动学习信息化技术，提高档案管理工作技能，加强素质提高和责任提高。注意引进先进的科学技术人才和专业的计算机人才，建立强大的计算机IT人才队伍，优化内部人才结构，从而带动水利档案管理，适应时展变化与改革。加强档案管理者对信息意识的培养，改变传统的档案模式，灵活的运用信息技术进行整档管理，根据实际情况制定培养人才计划。
4 结语
重视水利档案管理建设，密切关注水利档案管理，及时的掌握水利信息的变化做出相对应的政策，提高信息化建设中的水利档案管理工作，从而更好的促进水利工程建设，促使水利管理更加规范化和科学化，从而达到更好的为水利工程建设服务。
参考文献
[1] 彭红.档案管理与信息化建设[J].河南科技，2011（13）.
[2] 张玉红.水利档案管理信息化问题初探[J].今日科苑，2009（02）.
工程档案管理规范范文4
关键词：社会保险档案 数字化管理
1 我国社保档案管理的现状
1.1 参保人数激增。以2010年末为例，全国参加城镇职工基本养老保险的人数为25707万人，比2009年末增加了2157万人。其中，农民工参保人数为3284万人，比上年末增加了637万人。参保人数的迅速增长，必然导致社会保险档案的迅速增长，这也就对社会保险档案高效科学规范的管理提出了更高的要求。
1.2 社会保险改革不断深化。近年来，为适应现代社会发展的需要，我国社会保险制度频繁改革。如2010年，流动就业人员基本医疗保险实现跨省转移接续，2011年，企业缴纳险种在养老、医疗、失业险的基础上，新增了工伤和生育险。这些政策改革为社会保障事业的发展营造了更为广阔的空间，提供了难得的机遇。
1.3 社保档案管理机构分散。具体而言：养老、医疗、工伤等基本保障档案由社保中心负责管理；社会救助、社会福利、社会优抚、低保等由民政局负责管理；个人商业保险由商业保险公司负责管理。管理机构的分散，既造成了政出多门、资源浪费的局面，又为社保档案的管理使用造成了诸多不便，同时还使得整个社保体系出现了许多漏洞。于是，就有人开始利用这些漏洞来谋求个人私利，“社保”人死亡而保险金照领等现象的频繁发生也就不足为奇了。
1.4 社保档案管理工作的考核指标不健全。社保档案数量巨大，管理工作繁琐，而目前我国既无统一的管理办法和操作流程又无硬性的考核指标，使得负责档案管理的工作人员无所适从，也使得许多工作人员放松了要求，工作标准低，管理不规范。同时，负责社保档案管理的各个部门各行其是，各自分别构建管理系统，各管理系统采用的标准和技术架构不统一，使得社保基本信息无法共用，只能采用共享或交换的形式。这也为社保档案的统一管理使用设置了人为障碍。
1.5 社会保险的经办效率不高。当今社会，网络已经普及，人们已经习惯于足不出户在网上办理业务。传统的纸质档案管理体系手续复杂冗繁、办理效率低下，人们对简化申报手续、提供便捷高效的网上申报社保业务的呼声越来越高。因此，在确保数据准确完全的基础上，简化申报手续，丰富申报途径，提升经办效率，已刻不容缓。
2 我国社保档案管理系统存在的问题
2.1 管理体制不规范。目前，我国社保档案管理工作还没有统一的规范和标准，管理机构不健全，专职人员配额少，归档范围不明确，管理标准不规范等诸多问题，已经严重影响了我国社保档案的管理质量。
2.2 存档场所隐患多。受办公场地和经费等问题的限制，许多地区的社保经办机构没有固定的档案存放场所或存放场所条件简陋，社保档案存在诸多潜在的不安全因素。
2.3 管理标准不科学。当前执行的《企业职工档案管理规定》是1992年制定的，其诸多规定如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等已经不适应现实工作的需要。在新的统一的管理标准尚未制订的情况下，各地只能各行其是制订地方标准，以致社保档案的管理方法在各地截然不同，不同专业类别的管理规范也是千差万别。
3 社保档案管理工作的发展方向
3.1 全面推行数字化档案管理体系。在传统的社保申报办理过程中会出现大量的纸质材料或证明，既不便保存，又浪费空间，查询起来也繁琐。如果将这些纸质档案转变成数字档案，既节约资源、利于保存、方便查询，又能极大的提高经办效率。
3.2 对社保档案进行分类管理。根据不同门类的社保档案，遵循文件的形成规律，按照各自的形成类型、存档价值等，分别确定各自的归档管理方法，实行分类管理，既方便储存、利于查询，又可有效防止档案的丢失与缺漏。
3.3 统一社保管理规范标准。建立全国统一的社保档案管理体系，规范档案管理标准，强化社保档案的监控和管理，提高社保信息的安全性，建立全国统一的社保信息网络查询接口，既可方便公民查询个人社保信息，又可提高社保及档案管理工作的透明度，这对于推进社保事业的持续发展和完善是大有裨益的。
3.4 规范社保档案管理机构。如设立全国社保档案管理中心，拟订社保档案管理的有关规章制度、操作流程、改革规划等，统一社保档案的管理标准和规范，结束社保档案管理在各地各行其是、管理混乱的局面。同时，在各地设置分支机构负责公民社保档案内容的增加和更新，并定期送交全国社保档案管理中心统一保管。
参考文献：
[1]吴倩倩.高校图书馆纸质档案数字化管理新探[J].价值工程，2012（22）.
工程档案管理规范范文5
高河矿井工程项目档案管理存在的问题
(1)参建单位多，建设周期长，形成项目文件归档不齐全。一是高河矿井项目正式开工以后，建设单位，多个施工和监理单位进场，档案管理主体因建设主体，参建单位的不同，呈现多元态势，造成档案来源复杂，管理难度大。二是建设项目周期长，高河项目从2003年开始筹备建设，2006年正式开工，2011年进合试运转阶段，从勘查、申报、审批到竣工验收前后近10年时间，文件收集跨度时间长，中间多有变更，给档案收集造成很大困难。三是档案工作没有与项目建设同步管理，建设单位建设期间各项批复文件和各专业技术资料，大多集中在各个责任部门;各施工单位只重视工程进度，平时不注重整理工程资料，验收前突击收集整理，缺少建设单位、监理单位把关。(2)矿井工程项目档案整理规范不统一，部分规范陈旧，在实际运用中指导性有限。高河矿井项目竣工资料存在遵循国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328－2001和档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28－2002两个标准，管理规范的不统一这就给项目审计、质量评定、竣工验收带来隐患。在这两个标准的基础上，同时依据高河项目合同文件要求，采用以下煤炭行业及山西省标准:①矿建工程高河矿井项目矿建单位工程施工文件依照《煤炭建设工程质量技术资料管理规定与评级办法》(煤规字1999第34号文)、《煤矿井巷工程质量检验评定标准》MT5009－94编制。②土建工程高河矿井项目土建单位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工资料管理规程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工质量验收规程》DBJ04－214－2003编制。③安装工程高河矿井项目矿井设备安装文件按照《煤矿安装工程质量检验评定标准》MT5010－95编制单位工程竣工资料，其他设备安装文件依据其行业标准规范编制。有的规范都已经执行将近20年了，早已经不适应现在的煤矿项目建设实际情况了，矿建工程和安装工程的规范中就缺少监理单位整理项目档案的规范，必定给监理单位，施工单位在整理项目档案资料时造成文件材料不齐全和档案管理不完善的问题。(3)档案工作人员素质良莠不齐，人员流动性大。在高河矿井项目档案管理过程中涉及合作公司总工办档案管理人员，合作公司相关工程责任部门管理人员，监理单位人员和施工单位人员。高河矿井项目属新建项目，各相关人员没有经验可借鉴，在项目档案工作中走过不少弯路。很多档案管理人员是临时抽调人员，这些人没有参加过档案专业知识培训，对档案管理规范不熟悉，不能做到科学整理，归档和立卷，这就造成单位工程竣工资料质量低，影响了项目档案的整理验收。高河矿井项目由于建设周期长，监理单位和施工单位由于各自单位的原因，很多档案管理人员流动性很大，很多人员工作一段时间，对档案各项业务相对熟悉之后都被调离高河项目，新换的人员又得重新开始熟悉档案各方面的专业知识，这给档案工作带来很大的不稳定性。
针对高河矿井工程项目档案管理存在的问题采取的措施
(1)超前介入。为保证工程档案工作与工程建设同步，在工程建设过程中，档案人员自始至终参加工程建设全过程管理，努力做到提前介入，全程控制。在项目前期文件的管理上，档案室与各工程管理部门共同梳理工作线索，划定相关部门归档责任，归档范围，各类文件归档的时间，使档案管理的有关规定能够紧密结合各职能部门管理工作实际，准确反映管理工作流程，在前期文件的收集上，坚持“早介入”、“早检查”、“早动手”，紧紧跟踪前期工作的进展，指导相关部门及时归档，同时做到随时归档随时整理，具备成卷条件的马上归档组卷，并随时根据后续资料补充调整，保证工程竣工时前期文件的齐全、完整。(2)纳入合同管理。我公司在与设计、施工、监理等参建单位签订的合同或协议中列入了档案工作的内容，采取预留5%相应工程款对其进行约束，采取工程完工档案移交不及时或未移交按相应条款进行处罚。并对工程档案的移交时间、整理质量和项目竣工图的编制责任、编制质量和移交套数等，作了具体规定。(3)纳入建设单位、工程监理、设计单位及质量监督全程控制。公司要求项目竣工图需经监理单位监理人员审核，履行签字手续;项目验收前，监理单位需出具书面意见，要对档案收集、整理归档等情况进行评价，质监站要对每个单位工程进行质量认证。通过各方人员的严格把关和审查，确保了归档资料符合程序标准和要求。(4)纳入经济责任制管理。按照每一实体工程造价5%的比例，预留档案资料保证金，规定凡档案资料不齐全的，扣除保证金;档案工作与工程建设不同步的，不组织工程中间验收、不进行月度工程结算;竣工工程资料不按要求归档或归档不符合要求的，停止该单位在矿井所有工程款的支付。经济手段的制约，有力地推动和促进了项目档案的收集归档工作，从而有效地保障归档文件资料及时性。(5)实行动态跟踪监管。在矿井建设过程中，公司专职档案人员经常到各责任部门和施工现场检查工程档案，督促、指导各施工单位在施工过程中形成的档案资料，现场进行答疑解惑，保证资料的齐全、完整;公司档案人员参加月末验收和单位工程竣工验收和工程资料例会，积极监督项目档案工作，确保工程档案与工程实体同步进行。(6)严格验收程序。在单位工程竣工后，本公司严格执行竣工验收管理规定，确保项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性。在组织每个单位工程竣工验收时，均由潞安集团验收组和我单位工程部门、计划、财务等成员，以及设计单位、监理单位、质量监督单位成员一同参加、一同把关，不论工程还是档案实行“一票否决”制，竣工验收报告中无档案人员签字，就不能通过验收、结算，直至工程和档案均符合标准要求才能通过验收。施工单位移交档案均要经过监理、分管部门、质检站、档案人员进行多方审查，确保归档档案符合程序和要求。(7)严把档案移交关。本项目工程在严格执行竣工验收程序和规定的同时，档案人员严把工程档案移交关。专业档案人员系统地对每个工程档案的完整性、准确性、系统性和安全性逐项进行认真检查。检查每个单位工程开工前的人员资质、管理制度等工程管理资料;检查施工组织设计、图纸会审、技术交底等工程技术资料;检查设备、购配件等材料质量出厂证明文件等质量控制资料;检查工程施工中测量、隐蔽、焊接等施工记录资料;检查分部分项检验批等工程验收资料;检查各类安全和主要功能各类检验、测试、系统运转等核检资料;检查工程验收质量评定等竣工验收资料;检查监理公司规则、细则、制度、报验、造价控制等监理资料;检查竣工图是否符合程序和归档要求等。档案人员严格的把关，保证了项目档案的归案质量。
本文作者：郑超徐苏云工作单位：潞安集团
工程档案管理规范范文6
围绕监理合同明确的工作范围，以及合同赋予监理行使的权利，系统的对工程资料的形成、归档进行检查监督。这包括：对监理自身形成资料的自我检查以及对施工单位资料形成的审查过程。
2档案过程管理
2.1建立、健全档案管理组织机构
工程监理中心作为工程的监理单位，围绕监理工作范围和内容，在工程监理过程中成立了由总监理工程师负责的档案管理体制，领导层设立分管副总监、总工技术把关，管理层主要由综合部负责人具体管理，其他部门负责人牵头配合。执行层以综合部档案专工具体实施，各部门监理工程师配合，真正做到职责分明、层层把关，保证归档资料真实、齐全、完整、高质量。
2.2确定档案整编依据
（1）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(D/T28-2002）；（2）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822-2008）；（3）《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）；（5）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）；（6）《相应施工项目档案管理办法》文件规定及要求。
2.3建立、健全规章制度
在工程监理过程中要建立健全档案管理工作的各项规章制度，应制定事宜本工程的《工程信息管理监理实施细则》及《工程文档管理监理实施细则》，明确各专业负责人对监理文件资料的收集、整理、编制的职责和监理工程师在施工过中对原始资料进行控制和把关的责任，确保档案资料的完整、准确、系统、真实。
2.4加强过程档案资料收集、整理、保管
（1）为保证档案资料收集齐全、完整、真实，监理应采取定期督促、检查各施工单位的工程资料管理情况，发现问题及时纠正，专责监理工程师随机抽查，现场监理工程师在对进度与施工质量检查时，同时也对施工工程资料的收集、整理情况进行检查，督促施工单位建立和实施档案管理制度，随工程进展加强档案管理，做好档案各项工作。
（2）针对工程项目的特点及施工过程中的档案整理情况，监理应联合业主档案管理人员定期对各施工单位的档案整理情况进行检查，并进行月考核打分。督促其不断完善和实施工程资料的管理制度，及时收集和编制工程资料，避免档案原始材料散失，对已完成的单位工程，及时进行档案归档、移交，保障工程档案的完整性、系统性。
（3）监理应会同业主每月按时召开档案管理专项会议，会议由监理主持，各单位汇报本月档案完成情况、下月计划安排、对上次会议提出问题的整改情况以及需监理业主协调事宜；监理点评各单位月计划执行情况、通报月检查考核得分、提出存在的问题及不足。会后形成会议纪要，督促各单位按照会议纪要要求落实相关事宜。
2.5强化监理档案人员的业务培训、不断提高档案管理水平
监理应积极参加业主组织的类似工程档案参观学习以及业主聘请档案专家到现场的指导、培训，提高了档案人员的业务水平。定期组织监理中心内部员工进行档案学习培训，提高兼职档案员业务水平。围绕档案归档监理中心以年青员工为主成立QC小组，开展QC活动，提高档管理水平。
3监理对施工单位竣工资料及竣工图的审查
3.1对竣工资料的主要审查内容
3.1.1往来文件方面
以监理收发文记录为准核对文件的完整性，检查文件处理是否闭合，文件的分类组卷是否满足组卷要求，卷内目录及备考表编写是否符合要求等。
3.1.2验收资料方面
监理工程师审查资料是否符合项目划分要求，是否完整，验收资料内容填写是否符合技术规范要求（该项工作已在过程中执行），档案专职人员审查资料归档方面相应内容，如是否预留装定线，内容划改是否符合要求，卷内目录备考表编写等归档方面是否符合要求。
3.1.3试验资料方面
试验监理审查种类是否齐全，确认资料的真实性，抽检频率是否满足要求，同完工报告描述是否一致，档案专工审核装订线、卷内目录、备考表填写等归档方面的内容。
3.1.4影像资料方面
监理工程师审查照片内容反映是否真实，是否能体现质量控制及施工过程，档案专工审查说明填写格式及粘贴等是否符合要求。（施工过程中各施工单位工程照片上传基建系统，同样遵循上述审查方式，保证了工程照片收集质量）
3.2对竣工图纸的主要审查内容
3.2.1监理工程师审查内容
首先核对图纸及设计更改通知单的完整性，（通过核对图纸及设计更改通知单收发台账）；审查单张竣工图更改是否真实完整（结合设计更改通知单）；审查竣工图编制一览表，是否同单张图纸更改及设计更改通知单一一对应；竣工图总说明及各专业的编制说明、竣工图编制原则、各专业目录及编制情况，是否真实完整。
3.2.2监理档案人员审查内容
修改篇幅是否超过35%，修改方式是否满足要求，布局是否合理，竣工图章选用及填写是否满足要求，折叠方式是否满足要求，卷内目录、备考表填写是否规范等档案内容。
3.3对归档文件资料和竣工图纸审查的程序
3.3.1施工单位建立自查体系
技术人员整理，部门负责人审核，项目相应负责领导最终把关的三级审核制度。
3.3.2监理审查程序
施工单位按相应要求编制好归档资料自检合格监理工程师及部门负责人（审查资料的真实性、完整性）监理档案专工及部门负责人（审查归档范围、格式等）分管副总监或总工（技术把关）总监（落实执行情况）进入业主单位审查流程。
4结束语
