前言：中文期刊网精心挑选了高校人事档案管理办法范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
高校人事档案管理办法范文1
【关键词】干部人事档案；高校学生档案；管理模式
随着全国干部人事档案专项审核工作的展开，全国各高校的学籍学历管理部门和档案管理部门开始了查证工作，在查证过程中较为突出和共性的问题――档案中的学习经历材料不齐全、不规范，如缺少高考报名表、新生入学登记表、学生（学籍）登记表等，或填写的出生日期与本人信息不符等。证据材料必须到学校历史档案中查找，如果能够查找到相关记载，就给学生出具相关证明材料。如果查找不到相关记载，就会给学生个人造成不必要的麻烦。如何避免这些因管理不规范和不严格造成的“后遗症”，做好高校学生档案管理工作，是值得人们深深思考和积极探索的。
一、从高校学生档案管理主体着手
当前，中国高校都比较重视教学管理工作，对于学生档案管理却认识不到位，没有形成统一的管理机制，不论是教育部还是国家档案局，对学生档案管理主体部门都没有作出明确规定，而是由各高校视本校情况来确定，可能是高校档案馆，也可能是学生处、就业处、教务处、团委，还有可能是各个院系，这样就容易造成管理机制不够健全、管理程序不够规范、管理方式不够完善等问题，无法保证学生档案的准确性和完整性。档案管理机构作为高校学生档案管理的主体，优势是毋庸置疑的。其一，建国以来中国档案管理的基本原则就是集中统一管理，高校学生档案作为国家档案的重要组成部分，也应按照国家要求由学校档案管理机构统一管理。2008 年9 月1 日实施的《高等教育档案管理办法》（简称27 号令）在文件材料的归档范围内中增设“学生类”档案，首次将学生档案纳入高校档案管理体系，从根本上解决了管理体制问题，为高校学生档案管理工作的依法开展奠定了重要基础。其二，高校档案管理机构是专业的档案管理部T，不仅拥有专用档案库房，还配备档案管理专业人员，这为实现高校学生档案专业化管理提供了有力保障。但是，在实际操作中也存在着档案管理专业人员较少，学生档案数量庞大的问题。怎样解决这个无法避免的矛盾呢，可采用档案管理机构统一安排布置工作，档案产生部门按照档案材料生成时间、类别进行整理和移交，档案专业管理人员完成归档和管理工作。同时，在《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上，制定符合本校实际情况和特点的学生档案管理规章制度，明确管理职责、归档范围、归档内容、归档要求、归档渠道和归档时间。各学生档案生成部门根据管理制度开展工作，确保归档内容及时、真实、准确、全面、合法。
二、从高校学生档案管理客体改进
由于宏观层面规范标准的缺失，高校学生档案归档范围和内容并没有统一规定，而由各高校自行规定，这就造成了归档内容、形式五花八门，应该归档的材料没有归档，没有必要归档的却归档了。这是在此次干部人事档案专项审核工作中，凸显出来的最大问题。怎样解决这个问题，是下一步高校学生档案管理工作的重点。高校学生档案与干部人事档案是连续的关系，高校学生档案随着学生毕业后身份的改变直接转换为干部人事档案或其他类型档案。如何做好高校学生档案与干部人事档案的衔接，避免产生“后遗症”呢？高校学生档案管理应当在参照《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上，结合本校具体情况和特点，确定本校学生档案归档范围。归档材料不仅能反映学生个人履历、学习情况、思想状况、奖惩情况等内容，还要充实具有利用价值的材料，如社会实践、综合素质、职业技能、专业辅修、心理健康、资格证书及考级证书等个性化的东西，尽量准确、全面、客观地记录学生在校情况，为档案利用单位提供可靠的参考依据。
三、从高校学生档案管理手段实施
搭建高校学生档案工作网络平台，实现学生档案管理信息化。由于高校学生档案的实时性和动态性较强，在实际操作中，要将学生档案工作平台覆盖到产生学生档案的各个部门、各个环节、各个时段。学生档案工作网络平台要与学籍学历管理系统、教学管理系统、学生管理系统、心理健康数据等对接，形成一个完整的学生电子档案。学生档案管理系统的建立，便于班主任、任课教师及家长及时了解学生情况，便于教学和学生管理工作更有目的地开展，便于各部门之间协调配合，同时，也为用人单位提供可靠参考依据。当前，中国高等教育最权威的网站――中国高等教育学生信息网（以下简称：学信网）的学籍学历信息最具权威性，其中的“全国高等教育学历证书电子档案”是中国目前唯一全国性人才数据库，也是社会利用率最高的，能够查询到高校在校生学籍信息和历届毕业生学历信息（1991 年以后），内容包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、专业、入学日期、毕业日期、学制、学习形式、毕业证编号等基础数据，但对于用人单位在择才方面的参考价值较低。如能在此基础上搭建高校学生档案工作网络平台，并入高校学生档案内容，如个人履历、专业成绩、奖惩情况、社会实践、身体状况、心理状况、职业技能、特长、诚信等方面的信息，从而形成全面的学生电子档案。这样的电子档案无疑是真实的、完整的、权威的，使用人单位更加方便、快捷地查询到学生在校期间全面、真实的情况，参考价值将大大提高，从而实现高校学生档案利用价值的最大化。
【参考文献】
高校人事档案管理办法范文2
关键词：人事档案;信息化管理;要求;探索
在高校的整体管理环节中，人事档案管理工作是非常重要的一项工作，它负责整个高校教职员工的晋升、晋级、职称评定与考核评定的档案管理;这些繁杂的甄别、整理工作目前仍然由人工进行操作。随着高校的快速发展及规模的扩大，高校人事档案管理的工作量也大大加重;随着计算机应用的发展，高校人事档案管理工作者迫切希望能够将大部分烦琐的工作交给计算机去处理，实现信息化，以减轻人工操作的压力并提高工作效率 。高校人事档案管理的主要任务是为实现高校的整体战略目标提供合适可用的人才，为学院的发展选拔贤能创造一个良好的工作环境，使教职员工人尽其才、用其所长;也使教职员工无后顾之忧，充分发挥自己的潜能，提高工作激情，积极地、创造性地开展工作。
一、高校人事档案信息化管理的含义
高校人事档案的信息化管理就是在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。人事档案信息化建设的目标是通过对人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，达到人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实现人事档案接收、传输、利用一体化，达到人事档案资源共享，促进人事档案管理事业持续健康快速发展。
信息社会人才流动越来越频繁，人事档案管理工作也变得越来越复杂，因此，人事档案信息资源管理就更显得尤为重要。如果能够实现人事档案管理的信息化，无疑将会给高校档案管理部门带来很大的便利。这就需要把教职员工的人事信息实行统一、集中、规范的收集管理，建立分类编号管理、电脑存储查询等现代化、专业化的管理系统。高校人事信息管理为高校人事档案管理和个人提供信息输入、信息修改、信息查询、工资调整、依据信息出具个人的基本档案等服务;为学院和个人提供档案信息的收集、整理、保管服务。
二、高校人事档案信息化管理的基础及要求
高校人事档案源于高校一切人事管理活动。追溯自有官吏选拔制度实施开始，人事档案就已经同步开始发展，经过日积月累，其数量和种类逐步扩展，同时，高校人事档案也在参照公务员档案管理的基础上，在领导的重视下，高校人事档案管理也得到了较快的发展。
针对目前高校人事档案数量大、内容更新快、查询频率高、材料来源散、使用范围广、传输距离远等一系列新情况新问题，进一步加速高校人事档案管理工作向信息化、数字化方向转变，利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传递方便、查询快捷的特点，实现高校人事档案管理工作的新跨越，是当前信息化社会的必然选择。
1.人事档案管理信息化
目前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，加速高校人事档案管理信息化进程已经成为共识。在高校人事档案信息化管理中正确输入教职员工人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分;将原有的纸质型档案实现电子型档案的转化，把人事档案更多相关信息输入到计算机中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合，从而解决当前人事档案中存在的现实难题。
2.人事档案管理信息网络化
整合人才信息资源是人事档案社会化管理的目标之一，人事档案信息化整合的手段在于依托系统软件支持，快捷方便地实现查询、筛选和统计功能，以达到共享整合信息资源的目的。
人事档案网络化是指人事档案电子化的基础上，在遵循档案保密规定的前提下，更好地利用网络的优势，全面实施人事档案信息资源的异地共享。要有侧重地加强专业人员的培训，使其成为既精通档案业务，又能熟练运用相应软件的优秀人才，进一步树立创新观念，不断开拓创新，加速数字档案的建立进程，加强技术处理，确保档案保密，依托现代化手段为人事档案提供更加高效的管理。
三、加强高校人事档案信息化管理的对策
高校人事档案信息化管理是组织系统信息化工作的重要组成部分，应按照统筹规划、资源共享、安全高效、分步实施、重点突破的原则，从以下几方面入手，不断提升信息化水平，完善信息系统，更好地为高校人事档案管理工作服务。
1.完善平台，实现资源共享
应将高校人事档案信息管理与干部选拔任用工作紧密结合，充分发挥现代信息技术在人事档案管理方面的优势。加强网络建设，充分发挥网络优势，构建信息平台。以信息中心为枢纽，实现网络化管理;对领导和相关处室进行授权开放、资源共享，实现信息服务的良性循环。充分利用现有资源推进人事管理信息化、网络化的进程。注重完善硬件设施，在信息收集和利用等方面加大投入，将信息技术应用到干部选拔任用管理的全过程，以人事档案信息化促进干部工作的民主化、科学化和规范化。
2.安全固本，加强人事档案信息化建设
高校人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，做到档案内部局域网不连外网，以保证安全;要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。
3.注重系统维护与管理，提升价值。
高校人事档案管理办法范文3
关键词:农业科研单位 干部人事档案 管理工作 创新开展
干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分,是党和国家历史资料的核心内容,也是国家档案的组成部分。干部人事档案是干部职工个人经历、思想政治、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的真实记录,是干部人事工作的重要基础。而农业科研单位,作为我国农业人才的集散地,也是增强我国综合国力的重要领域,其干部人事档案工作就显得尤为重要。新形势下,如何加强科研单位对干部人事档案的管理,充分发挥干部人事档案的作用,为科研单位提供强有力的人才支撑,是每一位干部人事档案管理工作者面临的新课题。现以中国热带农业科学院(简称热科院)为例,围绕以下几方面简要谈谈如何创新开展干部人事档案工作。
一、干部人事档案管理工作基本情况
近年来,热科院高度重视干部人事档案管理工作,在农业部的直接领导和指导下,认真组织院属单位学习和贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《农业部干部人事档案管理办法》等有关规定,遵循“统筹协调、分类管理、分级负责”的原则,加强基本条件建设,不断提高业务工作水平,并以开展全院干部人事档案工作自查、检查和调研为契机,理顺干部人事档案管理工作。通过认真履行干部人事档案管理宏观指导职能,健全机构、规范制度、加强指导,推动全院干部人事档案管理水平不断提高。
截至目前,全院共管理人事档案5863册,其中干部人事档案1844册(在职干部1354册、离退休干部490册);此外还管理着在职及退休工人档案3878册,其他人员档案141份。全院在职局级干部由农业部统一集中管理,在职处级干部、高级专业技术职务人员和院机关工作人员的人事档案由人事处统一集中管理,其他人员人事档案由各院属单位负责集中管理。人事处除管理相关干部人事档案外,还负责全院人事档案管理工作的统筹协调、监督指导工作。
二、农业科研单位干部人事档案管理存在的问题
经过调研分析,当前科研单位的干部人事档案管理工作中存在的主要问题如下:
1.人事档案管理力量薄弱。目前,各科研单位干部人事档案一般由组织人事部门的档案室管理,大部分管档人员都是兼职人员,管理力量薄弱。按照干部人事档案管理的有关规定,对于收集归档的材料要及时做好登记备案,在一个月内进行归档,并定期整理装订。仅热科院人事处就负责管理481位干部的人事档案,每年各种与工资调整、评优表彰、职务任免、职称晋升、业务进修、学历提高、年终考核等有关工作而形成的资料约 2000余份,仅材料归档一项业务,每年都需要把所有的案卷梳理一至两遍。另外,热科院每年新引进近300名高校毕业生或调入的科技干部的人事档案必须经过人事处审核后方能转至各单位,档案中所缺材料必须及时与原单位索要,归档材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新增材料,整档工序的繁杂,管档人员常年忙于材料的收集、整理、入袋等大量、简单、重复性的劳动,使得档案管理人员没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息,也不利于档案的安全管理。
2.人事档案收集不完善。干部人事档案管理工作材料收集管理不够严格,不够完整。大部分科研人员归档意识不强,有的人员毕业好几年,学籍材料始终保留在个人手中,或是放在学校里;收集来的材料常规的多,重复的多,但诸如科研成果、业务奖励、著作和高质量的论文等能体现科研人员个人业务水平的材料少。新进人员由高校转入时的档案材料基本都是零散状态,需要重新分类整理。而从企业调入的工作人员普遍缺少与工作经历相关的材料,如干部履历表、招工(聘用)合同、考核表、工资表等材料,导致单位难以为其按事业单位标准确定工资。
3.人事档案归档不规范。随着科研单位不断加大科技人才引进、培养、选拔、使用工作,干部人事档案在专业技术岗位和领导职位升迁方面是一项主要的参考依据,这就要求每份材料的来源和内容一定是真实可靠的。然而,在工作实践中发现,有些人填写履历表时,年龄、工龄、学历填写时有出入,有的仅仅参加了课程培训班或专业证书班,在填表时却写成大学本科或研究生;还有些档案材料或是纸质很差,甚至用圆珠笔写,字迹模糊;有的年度、阶段或挂职考核、考察、评鉴材料,不规范,不严格,对干部的评价没有具体化、客观化,不能真实地反映本人的实际情况;归档纸张沿用16K办公用纸,但由于历史原因,部分干部人事档案尺寸标准不统一。
4.人事档案信息化不高。目前,各科研单位干部人事档案管理大都以纸质档案为主。管理人员疲于应付各种档案材料的收集、整理、装订,没有时间和精力对档案材料进行信息化处理,导致档案材料反映的信息无法发挥最大效率,难于及时给领导在人事方面的决策提供参考。目前,热科院院属17个单位已初步建立档案管理系统,在职人员的基本信息,行政职务、专业技术职务晋升、工资变动情况等信息已录入计算机系统内,大大提高了人员信息的查询效率,但仍然存在信息采集不完整,信息维护不及时等问题。
5.人事档案重视程度不够。长期以来,不少科研单位对干部人事档案的重要性认识不足,对待档案工作“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,没有真正列入工作考核指标;管理人员不到位、经费不到位、监理不到位、规章制度不健全。一些档案管理人员缺乏主动性和创新意识,不能及时更新观念,提高自身的思想素质和业务素质,不能积极发挥干部档案的自身优势与潜力,限制了人事档案的开发利用工作,制约了人事档案工作的创新发展。
高校人事档案管理办法范文4
高校学生档案管理一般是由高校学生工作部门、毕业生就业的相关单位负责管理，与学校档案管理中心或档案室的综合档案管理各司其职、相互独立。从90年代末开始，各个高校开始重视档案管理，陆续建立档案馆，高校毕业生档案逐步转入学校档案部门与社会人事中心进行统一全面管理。进入21世纪，学生档案管理日益受到重视。2008年8月，国家教育部第27号令，《高等学校档案管理办法》9月正式施行。文件扩大了档案的内容，首次将“学生类”档案纳入高校档案管理的范围，明确规定了学生档案的管理内容、管理方式，标志着对高校学生档案管理提高到一个新的高度。我国高校档案工作进入了一个新的发展时期。
二、毕业生档案管理存在的问题
1.管理主体多元化
（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校，一方面原因是学校没有统一规范要求，另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来，中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重，而中小企业一般不具备保管人事档案的资质，也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向，他们或不知道档案到底该去什么地方，或认为档案根本没有什么用，就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费，甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处，就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生，因为不需要将档案带到国外，也会私自存留个人档案。（3）地方人事机构存放毕业生档案。一是各地方人事机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事机构，但是毕业生本人不是生源地学生，也不是代管单位职工。
2.管理流程简单化
（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式，一种是新生入校后，由学校档案馆（室）统一管理，各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档，由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离，归档、查阅手续烦琐，不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后，学生档案随学生分散到各院系所，由院系所派专人一般是辅导员负责管理，学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅，便于实施动态管理。但是管理队伍庞大，管理分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作，参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单，不同个体评价性表达模板化、笼统化，缺乏针对性描述，生动性差。
3.服务功能弱化
学生档案的服务功能主要体现在四个方面：一是服务学生成材，二是服务教育教学，三是服务学生就业，四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后，一般临近离校时集中归档，致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料，查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。
三、解决毕业生档案管理失范的路径探析
1.提高档案意识，理顺档案管理机制
27号令把领导体制提升到“总则”中，首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导，并明确了其主要职责，进一步确立了学生档案的价值和保存任务，明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27号令的活动，提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识，建立高校档案工作体系。毕业生档案管理多元化的问题，是在市场经济条件下，多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确，进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核，使存放在人事机构的毕业生档案得到动态更新，减少“弃档”现象，为毕业生进一步就业打下基础。
2.加强制度建设，引入档案管理质量体系
高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求，结合学校工作实际，制定有关学生档案管理的规范性文件，包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等，对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求，制定具体、详细、切实可行的管理办法。为了保证毕业生档案管理工作的质量，应当引入ISO9000质量管理体系。利用其先进的质量管理理念，丰富和完善档案质量管理理论，规范档案管理，促进档案质量的提高。另外，通过采用PDCA方法对档案管理过程进行质量控制，对体系中的档案过程控制进行优化，从而改革高校传统档案质量管理的观念与模式，构建适应当前需要的档案质量管理体系，完善并规范档案管理流程，不断提高高校学生档案质量。
3.完善管理模式，提高档案工作队伍素质
高校应结合自身情况，健全高校档案工作人员岗位责任制，规范档案流转的整个程序，确立本校档案管理模式。对于招生规模较小的学校，可以实行档案集中管理，但必须委派经验丰富、责任心强、素质过硬的专业人员进行管理。对于招生规模较大的学校，可以由学校统一招聘、统一培训学生档案管理工作人员，然后分配至各院所。在提高档案工作队伍的综合素质的问题上，要吸引人才，留住人才。加强档案人员的业务培训和知识拓展，要求档案人员在掌握档案基本理论和基本业务的基础上，主动学习相关领域专业知识，掌握计算机、网络、电子政务及办公自动化、信息开发和数字档案馆建设等现代化管理知识，全面提高综合素质。要转变管理理念，澄清毕业生档案的重要性及其服务于学生成长发展、服务于教育培养、服务于就业单位的意识。
4.重视档案信息化建设，提升毕业生档案后续服务功能
高校人事档案管理办法范文5
关键词：电子档案；管理；应用
当前，高校学生档案的数量呈现逐年递增的现象，传统的档案管理已难以适应工作的需要，档案管理实现计算机化成为必然趋势。作为档案工作者，必须认清档案管理现代化的趋向，在平时工作中努力学习微机使用、管理知识，为实现大学生档案管理规范化、信息化、数字化奠定基础。1998年以来，本人除了从理念上、操作上、服务上不断提升和改进，还从原有纸质档案基础上逐步建立了学生电子档案管理，由此节省了大量的人力、物力和财力。现就大学生档案管理的一些体会浅谈如下：
一、高校学生档案的内容和特点
（一）高校学生档案的内容
高校学生档案是记述和反映个人经历，学习成绩，以个人为单位组合起来的备查考的文件材料[1]。学生档案是每个人最初的人事档案，它将随着学生步入社会所从事的职业而改变档案名称，并入相应的人事档案门类中，高校学生档案主要包括以下内容：（1）高中毕业生登记表、高校学生登记表、高等学校毕业生登记表等；（2）高校招生考生报名登记表，学生的学年鉴定表，思想品德鉴定表等；（3）学习成绩单，实习鉴定表，毕业论文评定，党校学习鉴定表等；（4）入党、团申请书、志愿书、接受党员登记登记表，转正申请书及思想汇报等材料；（5）学生的各种获奖登记表，学年先进个人审批表等材料；（6）处分、退学等材料；（7）高校招生体格检查表，高校学生体质健康卡片等；（8）思想总结，思想汇报，个人总结等；（9）其它可供参考的材料等。
（二）学生档案的特点
（1）多样性。高校学生档案主要记载了大学生在校期间的学习生活情况，既有其学习的成绩材料，又有其获奖材料或者处分材料以及入党、入团的材料，是学生德、智、体全面的记载，具有多样性。
（2）真实性。高校学生的档案材料是学生在校期间学习和实践活动的一段原始记录，能反映学生这一时期的学习，思想品德，身体各方面的情况，这些材料都由学校把关，必须经过组织审查，确认材料内容属实，手续完备，符合撰写要求的材料，不是由个人私自拼凑的材料，也不是有头无尾或手续不全的材料。凡是来源不明，内容不实的材料，即使已经归入，也要剔除出去，所以能真实地反映学生的情况，具有一定的真实性。
（3）实用性。高校学生档案是学生总体情况的真实记录，到毕业就业时用人单位可以根据材料内容全面了解学生的政治表现，学习成绩，综合素质，家庭情况等内容，所以具有一定的实用性。
（4）动态性。高校学生档案随高考招生而来，又随着学生毕业就业而走，因而不断流动，边产生边流动，边流动边形成，在学校保管存放的时间随其学制而定，周期短，稳定性差，最后归宿到用人单位，所以具有动态性的特点。
二、学生档案管理的性质和作用
学生档案管理是管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。它虽不生产物质财富，但却是大学生学习生活阶段完整的文字记录，为大学生管理系统中不可缺少的重要组成部分。通过提供大学生档案信息为社会实践服务，适应社会的利用需要，满足不同需求单位对人才要求、特别是部队和机关单位政审，提供相应的学生档案信息，体现档案管理的管理性、服务性、政治性[2]。
三、档案管理的原则和意义
根据《档案法》及《高校学校档案管理办法》的规定，建立和健全学校系统有序的档案管理制度。要遵循统一管理原则，建档开始就要针对在档案工作规范化过程中遇到的问题，对有关档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、借阅、保密工作，数量上保证档案齐全，不能残缺、短少、真正维护档案的完整与齐全；在纸质档案基础上，能输入电子计算机的全部录入，以免造成档案内容的割裂或零乱，使档案本身受损失，延长档案的寿命，涉及机密不被泄露[2]。因学生档案是学生学习生活在大学阶段的真实见证，决不能随意篡改或修正，维护档案真实性。有质量的档案，是大学生信息的基石，它具有当前的现实意义，也具有长远的历史意义。
四、大学毕业生档案转递
做为大学生档案，首先要使大学生提高对自己档案的认识。在毕业之前对大学生进行专项培训，让大学生认识到，自己的档案会直接影响到工龄、福利、政审等。档案转递，一定要按《高校学生档案管理办法》的规定，以机密件由机要局通信方法转送到就业单位。机要通信是比普通邮政更为保密、安全、准确档案转递渠道选择相对重要。
档案转递视不同情况而定。毕业未就业单位毕业生，学校一般转回生源地人力资源和社会保障局保管，本地生源一般转到班本地人才交流中心保管，已有就业单位的本、专科毕业生的人事档案由学校学生处学生档案室按报到通知书的去向填写档案投递地址经机要局统一投寄到毕业生工作归属的人事档案管理部门；继续攻读研究生的毕业生按学生读研所在学校地址投递档案。
五、电子档案的使用
随着信息化的发展，在高校传统的档案管理模式已不能适应数字化档案的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战，尤其是管理档案的部门必须将工作重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像及原始记录转化为可用的信息上，学生档案也不利外，加大投入、加强管理，培训管理人员建立档案管理系统，准确、高效地提供大学生的信息给有关信息需求者。在建立电子信息档案管理时不仅要看到大趋向，同时要有这样的意识，电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，风险不是确定的，而是不确定的，要对风险有一定警觉度，要有防范风险预防措施，有效地规避风险和降低电子信息档案损失[3]。
结合工作实际，我们大胆尝试，实施学生档案的电子化管理。即在计算机或计算机检索网络的终端机上，使用特定的检索指令、检索词和检索策略，从计算机检索系统的数据库中检索出需要的信息，继而再有终端设备显示或打印的过程。相比较传统的档案查询，电子档案具有很大的优势：
（一）检索方便快捷；在能与网络连接的任何一台计算机装上相应的软件平台，就可以实现学生电子数据的查阅，而不受时间限制进行方便的查询，极大地提高了工作效率。
（二）检索功能强大；面对几千，甚至上万的学生，若是传统纸质档案查询一个学生的某一信息，难度可想而知，但是在计算机上检索一条数据，只需几秒，其功能之强大显而易见。
（三）获得信息类型多；对于系统中储存的信息，既包括学生的个人自然信息，也包括学生的选课、成绩、缴费、注册等等信息。不同的管理层次和部门，按照自己的权限去获取需要的信息。
随着国家对毕业生就业政策的调整，高校学生档案管理工作出现了重视程度低、缺少相应的管理机制和规章制度、管理手段落后、从业人员队伍素质不高等问题。这就要求我们，一方面，提高认识，统一思想，大力宣传学生档案管理的重要性，依据国家规范性文件，建立健全并严格执行规章制度；另一方面，学生档案管理人员本着以学生为本、重视民生档案的理念，发挥主观能动性和积极性，学习专业知识，提高自身素质，使高校学生档案管理工作能够切实服务于广大学生的成长成才。
总之，在信息化条件下大学生电子信息档案在学校管理中占有重要地位，只要转变观念、改变传统的档案管理模式，加强科学管理、建立有效的大学生档案管理计算机系统、适应信息时展要求、确保该系统能够安全可靠地处于准确提供利用的状态，使其大学生档案管理发挥更大的作用。
参考文献
[1]李洪兰.高校学生档案管理中存在的问题及对策[J].青海民族大学学报（教育科学版），2010（2）：126-128
高校人事档案管理办法范文6
【关键词】CNKI;高校档案;文献计量;作者;机构;期刊
高校档案全称为高等学校档案，是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是学校重要的基础性工作，也是国家档案工作的重要组成部分。我国高校众多，各个高校档案工作水平参差不齐。为了更好地开展高校档案工作理论研究，促进高校档案工作实践进步，档案界学者对高校档案工作进行了大量学术研究，发表了相当数量的学术论文。本文则基于这些已发表的学术论文，用文献计量的分析方法，对其内在规律进行探索，研究我国高校档案工作研究的重点、热点及发展趋势。
一、 数据采集
（一）检索策略。本文选取论文收录量最全面的中国期刊全文数据库CNKI作为数据来源，考虑到文献的学术质量，本次检索的数据库仅选择了知网里面的“期刊”“博士论文”“硕士论文”“国内会议”“际会议”五个数据库，以“篇名”为确保精确结果的检索点，检索式为 “‘高校+档案’or‘高校+文件’or‘高等学校+档案’or‘高等学校+文件’or‘大学+档案’or‘大学+文件’”检索时间截止到2014-12-31。本次检索共检索到13065条记录。鉴于知网每次最多只能显示6000条记录，笔者将检索时间段划为三个阶段，采用“导出/参考文献”中的“自定义（支持需输出更多文献信息的查新等用途）”功能，选中题名、作者、单位、文献来源、关键词、年份等六项信息，导入到Excel表中。
（二）数据处理。笔者发现，在检索出来的13056篇文献中，包含了不少档案学专业教育相关文献，包括高校档案专业成立、招生公告、专业教育、课程设置、学生就业、院系成立及周年纪念活动、档案学系教师专访等不相关论文。笔者采用逐条浏览手工删除方法，排除此部分数据，然后得到最后文献数量为12714。笔者将所有数据进行筛选、排序、分列，完成数据分类及规范化，然后进行数据统计，得到最终需要的数据。
二、数据分析
（一）文献增长规律。从收集的数据来看，我国高校档案工作的研究在上世纪80年代以前只有2篇，分别是1956的《中国人民大学文件材料划分年代的方法介绍》和1979年的《浙江大学文书处理与档案工作制度》，前者指出学校文件材料不同于普通文件材料，应该需要采取公元年度和学年度相结合的划分方法，后者则是《档案工作简报》转载的浙江大学党委文件。从上世纪80年代起，关于高校档案工作的文献开始逐年缓慢增加，年均发文量12篇，这说明我国高校档案工作的研究处于萌芽起步阶段。随后上世纪90年代增长幅度变大，文献数量增加，年均发文量到113篇，研究进入稳步前进阶段。而进入本世纪后，文献数量则极速上升，到2009年达到小高峰，年发文量达1137篇，这与2008年9月教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》有密切关系，管理办法掀起人们对高校档案的关注热潮。随后在2010年略微停顿后，文献继续呈上升趋势，每年发文量均在1100篇以上，我国高校档案工作研究进入快速发展阶段。
（二）期刊分布。笔者通过统计，在检索出的12714篇文章中，有62篇文章没有文献来源，剩下的12652文章来自共1908种期刊。根据布拉德福定律，将这1908种期刊划分三个区，使每个区文献数量大致相等，均为4217篇，这样核心区有15种期刊，相关区193种期刊，边缘区1700种期刊。三个区域的期刊数量比为1：12：113，用布拉德福定律的结论来衡量，高校档案工作研究论文的相关期刊区论文数量偏大，这是因为发文数在124篇的期刊既分布在核心区，又分布在相关区。表2.1列举出了发文量在50篇及以上的期刊。
表2.1 发文量在50篇及以上的期刊一览表
期刊 文献量 期刊 文献量
兰台世界* 1358 黑龙江科技信息 89
黑龙江档案 407 档案* 87
办公室业务 337 档案天地 85
兰台内外 245 湖北档案 83
云南档案 235 中国成人教育* 82
机电兵船档案 214 四川档案 71
浙江档案* 211 科技资讯 70
科技信息 208 赤峰学院学报（自然科学版） 64
黑龙江史志 185 经营管理者 63
档案管理* 172 中国科技信息 62
档案与建设* 163 科技创新导报 60
山东档案 150 档案学通讯* 58
科技情报开发与经济 146 档案学研究* 56
才智 127 学理论 55
山西档案* 124 档案时空* 54
城建档案 116 内蒙古科技与经济 53
北京档案* 108 中国档案* 50
陕西档案 98
注：带*为中外文核心期刊查询系统中查询到的核心期刊。发文数量在50篇以上的期刊共有文章5746篇，占所有文献的45%，而其中核心期刊12种，发文量2523篇，占其中44%，从数据来看，我国高校档案工作研究的文献质量较高。
（三）作者及作者单位分析。通过统计作者及作者单位的发文数量，可以掌握高校档案工作研究人群和研究机构分布的特点，了解在高校档案工作研究领域的主力军和核心机构。表2.2和表2.3分别列举出了高产作者和高产单位。从高产作者和高产单位分布来看，研究高校档案工作的主要是来自高校档案馆或者档案室的一线工作者。笔者发现，在这些作者和单位中，很少有国家985、211高校，这说明我国一些重点高校对高校档案工作研究较少，同时这些作者和单位中，发表在核心期刊上的文章较少，这说明我国缺乏对高校档案工作方面专家或者深入研究的学者。
表2.2 发文数量前10名作者
作者 单位 发文量
连红 中国计量学院外语学院档案室 19
王永平 绥化学院 14
李群 吉林农业大学档案馆 17
金鑫 南通大学档案馆 14
韩淑华 河北科技师范学院档案室 17
胡胜友 中国科技大学档案馆 14
王敏 哈尔滨工程大学档案馆 17
闭线林 右江民族医学院人事档案室 14
李燕 山东农业大学档案馆 16
蒋娟 重庆第二师范学院档案室 13
表2.3 发文数量前10名单位
单位 发文量 单位 发文量
潍坊学院 37 右江民族医学院 20
华南农业大学档案馆 32 四川职业技术学院 20
哈尔滨工程大学档案馆 29 黑龙江工程学院 20
哈尔滨工程大学 29 哈尔滨职业技术学院 19
宁夏大学 26 山东建筑大学 18
德州学院 25 济宁职业技术学院 18
中原工学院 24 黄冈职业技术学院 18
河南大学 22 浙江师范大学档案馆 17
吉林农业大学档案馆 21 湘南学院 17
哈尔滨理工大学档案馆 21 南京师范大学档案馆 17
此外，为了衡量作者的合著规模，本文引用了邱均平教授期刊作者“合作度”和“合作率”这两项指标。表2.4本次研究附作者信息的12618篇论文集合的著者总数达15903位，平均每篇文章的作者数为1.26。其中，独著论文占全部论文的80.6%，比例很高，这说明独著仍是高校档案工作研究的主要方式;而对于合著，2人合作率为14.4%，占总合作率19.4%的70%以上，因而2人合作是主要的合作方式，3人及以上的合作偏少。以上数据说明，虽然高校档案工作研究领域有一定的合作规模和合作倾向，但是合作的比例和合作团队较小。
表2.4论文合著情况
项目 数据 比例
作者总数 15903 合作度1.26
论文总数 12618 ――
独著 10172 独著率80.6%
2人合著 1820 14.4%
3人合著 489 3.9%
4人以上合著 140 1.1%
合作总篇数 2449 合作率 19.4%
注：在本文的12714篇统计对象中，有96篇文章没有标明作者，无从统计作者数量，因此本次统计论文为12618篇。
（四）关键词分析。关键词是为了文献标引工作，从报告、论文中选取出来的用以表示全文主题内容信息款目的单词或术语，能鲜明而直观地表述文献论述或表达的主题，通过对关键词出现的频率进行分析，可以很好地体现一门学科的研究领域和研究热点、焦点。
笔者通过排序、计数、去重后，共得到13117个关键词，然后对关键词进行手工分类，将出现次数在20次以上的关键词进行整理，将同义词和相关的词集合到一起，剔除一些出现频率极高却没任何意义的词语，如“高校/高等学校/高等院校（3394次）”“档案管理/高校档案管理/高等学校档案管理（2892次）”“高校档案/学校档案/档案（2495次）”“档案工作/高校档案工作/学校档案工作（1585次）”，然后对剩下的词频在150次以上的关键词进行分类，得到表2.5：
表2.5 词频大于150的关键词分类表
主题 关键词及词频
管理对象 人事档案（管理、工作）/干部人事档案/高校人事
档案（1204）;教学档案（管理、建设）/高校教
学档案（1052）;学生档案/高校学生档案/学生档
案管理（549）;（高校）学籍档案/学籍档案管理
（467）;科研档案（管理）/高校科研档案/学术
档案（425）;文件材料（326）;基建档案（管
理）/高校基建档案（256）;科技档案/科技档案管
理、工作）（252）;教师业务档案/业务档案（218）;
档案管理 档案意识（607）;管理/管理工作（1098）;归档
范围/材料/文件（477）;档案管理模式/管理模
式/模式（301）;档案资料/档案资料收集（292）;
收集/档案收集/档案材料收集（283）;归档工作/
归档/文件、档案归档（262）;创新/管理创新
（235）;档案建设（182）;案卷质量/档案质量
（172）;规范化/规范化管理/档案管理规范化
（163）;档案实体分类/档案分类/分类（156）;
信息化 （档案）信息化/信息化建设/（档案）信息化管
理（871）;现代化/现代化建设/现代化管理/档案
管理现代化（471）;数字化（建设）/档案数字化
（441）;电子文件/电子文档/电子文件信息/电子
文件归档/管理（318）;电子档案/电子档案管理/
电子档案信息（208）;信息时代（153）;
利用服务 档案信息/档案内容（1045）;档案利用/利用/档案
利用工作、服务（784）;服务/档案服务/信息服
务/档案信息服务（335）;信息资源/档案信息资
源（222）;
信息开发 编研/档案编研/编研工作/编研成果/编研材料（743）;
开发利用/档案开发利用（292）;校史/校史馆
（175）;校园文化/校园文化建设（166）;
队伍建设 兼职档案员（423）;档案人员/档案员（419）;
政治素质/综合素质/业务素质/文化素质（196）;
素质/人员素质/管理人员素质（188）;
制度建设 档案管理制度/管理制度（153）;
作用研究 教学工作/教学管理（部门、水平）/教学活动
（556）;改革/教学改革/教育改革（203）;
教学质量（169）;高校评估/评估（167）;
作用/档案作用（155）;
性质研究 档案事业（478）;高校档案馆/大学档案馆/档案
馆（工作）（400）;综合档案室（219）;馆藏
档案/馆藏内容/档案馆藏（178）;
问题策略 对策/策略（553）;问题/存在问题（415）;
措施（203）;建设（157）;
从表2.5可以看出，高校档案工作的研究主要集中在十个方面，分别是高校档案工作管理对象研究、档案管理工作本身研究、信息化研究、利用服务研究、信息开发研究、队伍建设研究、制度建设研究、档案工作重要作用研究、档案工作性质研究及问题和策略研究。
总体上看，这些关键词基本上囊括了高校档案工作的绝大部分内容，并且比较注重档案的开发利用和服务，同时也注重高校档案工作人员队伍建设，但我们从表中依旧可以发现如下一些问题：
1.高校档案研究较多的是人事、教学、科研等档案，但对照片档案、声像档案等特殊载体档案和实物档案研究较少;
2.档案管理主要集中在归档的各个环节，对归档后的保管及安全问题研究较少;
3.档案信息化研究方面，对安全问题重视程度不高;
4.高校档案工作管理体制和管理制度方面研究较少。
结合表中显示的研究重点和热点，再进一步分析数据，笔者发现当前高校档案工作的研究趋势有以下几个方面：
1.注重特殊载体档案和实物档案的研究;
2.安全问题日渐引起人们的注意;
3.高校档案馆体制改革及创新;
4.高校档案馆网站建设及服务;
5.高校档案馆文化建设功能及教育功能研究;
6.高校档案馆的社会服务功能拓展;
7.高校档案学会工作的创新和发展;
8.高校档案工作者队伍建设及激励机制研究等。
【参考文献】
[1] 中华人民共和国教育部、国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].2009-9-1
[2] 中国人民大学档案馆.中国人民大学文件材料划分年代的方法介绍[J].档案工作，1956：4-8
