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档案信息化建议范文1
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）02-0000-01
1.档案信息化概述
档案信息化概念是在档案行政管理部门规划和组织下，在档案活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的活动和过程。随着档案信息化成为一种趋势，中办发[2004]34号文件《全国档案信息化建设实施纲要》明确了档案信息化的目标和任务，是要提高计算机管理档案的普及率；建设和完善局域网，按要求做好政务网和互联网的接入工作。档案的信息资源建设是档案信息化建设的核心任务、是信息化建设取得实效的关键；信息资源开发程度是衡量档案信息化水平的重要标志。
对于从传统档案向档案信息化管理，已经基本完成了纸质档案数字化的工作，就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化能让档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，满足人们的档案利用需求，这也是档案信息化的初级阶段。
当前档案信息化工作主要包括几个重要部分，如档案目录的数据建设，这可以从根本上提高档案利用效率、质量；档案全文数据库建设，可以保护档案信息、提高利用效率、提高档案质量，并且能够实现全文检索；加强档案多媒体数据库建设。在档案信息化过程中，要努力使档案信息化建设与本地区信息化建设同步发展，把信息化作为档案基础业务建设的重点内容，同时要坚持档案信息化建设发展、服务、安全三项基本原则。
2. 提高档案信息化管理的建议
2.1 提高对档案信息化建设工作的重要性认识
档案信息作为社会信息资源的重要组成部分，有着不可替代的原始性、真实性、可靠性以及广泛的社会性等特点。档案信息化建设要按照信息共享、网络共建、远程利用、服务为主的指导思想，要发挥档案部门的优势，大力开发档案资源，充分利用现代化计算机网络技术，面向社会、公众以及市场，着力提高档案信息服务水平。要加强档案信息化建设工作的领导，把档案信息化建设纳入本单位的工作议事日程，有计划、有步骤开展档案信息化建设工作。增加投入，确保档案信息化建设工作顺利开展，提高档案查阅利用效率，逐步实现全县档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为我县经济社会发展提供优质、高效、快捷的档案信息服务。
2.2 要加快信息化建设，进一步提高档案工作的信息化水平
加强档案信息化建设工作人才队伍建设。县档案局（馆）要积极创造条件，配齐配强档案信息化建设技术人才。各单位要配备专兼职档案工作者，且能熟练掌握和操作计算机。县档案局要加强对全县档案工作者的培训和指导，提高全县档案工作者开展档案信息化建设的能力和水平，为开展档案信息化建设工作提供人才保障。
2.3 建立完善的档案信息化保障体系
档案信息化标准规范建设标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，是不可或缺的必要条件，然而在前期数十年的建设中，由于经验不足使得重复建设比较常见，而且各地建设都是按照自身需要发展，所以造成一种无标准可遵循的状态，而没有标准规范建设则会使得后期档案信息化工作越加艰巨。另外，档案信息化是一个长期任务，需要付出巨大的财力和物力，所以档案信息化建设必须从制度上、财务体系上、人员安排上予以保障，只有这样才能够使得档案信息化顺利推进，不断满足新时代对档案管理的需求。
2.4 数字档案信息安全管理
随着信息化建设的不断推进和信息化设备的日益增多，为了确保档案信息在网络中的安全流转，避免被黑客窃取和病毒破坏，档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面，使得档案信息系统变得非常脆弱，易受来自各方面的攻击。从事黑客的人或组织可能会不断地寻找档案网络系统上的的漏洞，以潜入档案信息系统。一旦网络被人攻破，机密的数据、资料可能会被盗取，网络可能会被损坏，给我们的工作带来难以预测的损失。另外，世界上每天都有新的计算机病毒产生，同样会威胁档案网络的安全。
2.5 在系统硬件设备方面要求做到：
（1）只要制定健全的网络安全管理制度，做好档案数据的日常备份，并且加强网络设备和机房报警装置的管理。（2）内外网物理隔离。根据国务院及有关安全保密部门的网络安全规定，涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接与国际互联网或其它公共信息网互相连接，必须实行物理隔离。因此，对档案部门的内部网络和国际互联网，要严格地进行物理隔离，防止不宜公开的内部档案信息通过网络连接泄露到外部公众网。（3）多子网网关技术，是目前认为最有效的一种防攻击的网络安全技术。即将内部网络划分成若干个安全级别不同的子网，实现内部一个网段与另一个网段的物理隔离。这样，就能防止某一个网段的安全问题在整个网络传播。针对某些网络，在某些情况下，它的一些局域网的某个网段比另一个网段更受信任，或者某个网段比另一个更敏感，通过信任网段与不信任网段划分在不同的网段内，就可以限制局部网络安全问题对全局网络安全造成的影响。（4）为了便于管理利用交换机或防火墙将所有的MAC地址与客户段IP地址绑定。当网络用户被分配或自行设定一个IP地址以后，防火墙系统就能接收到相应的地址广播，在防火墙系统上列出相应的IP地址与MAC地址，并可以选择是否把这个IP地址与相应的MAC地址绑定，这样可限定IP地址只能在一台指定的工作站上使用，既可以防止IP地址冒用，又大大方便了日常网络的IP地址管理。（5）每个厂家的物理设备有它独特的优点也有它不可克服的致命弱点，因此在选用档案网络设备时，尽量选用不同厂家不同型号的设备，做到优势互补，封堵网络漏洞，增强系统的安全性能。
2.6 系统安全和应用安全，要求做到
需要一种有效的防黑客扫描工具，定期对网络机器设备进行扫描。如果发现有黑客入侵或网络结构和系统结构的变化，及时发现危险信号并报警，而且能够有效纠正错误，调整档案网络安全策略。同时能够对档案网络的信息进行安全审计，自动形成日志，记录档案网络运行情况。另外，具备对局域网服务器、客户段以及其它网络设备的病毒监控、消息监听功能，具有对局域网内所有设备进行自动查杀毒的能力。
档案系统数据的安全是档案网络安全的核心，为了有效防止攻击和恶意篡改，要采用数字证书、动态口令、加密等手段，同时在存储方式上采用热备份、冷备份、远程存储等措施保存好档案数据，确保档案系统遭到攻击或瘫痪后，能以最快的速度恢复。
采取措施对档案信息、数据的来源设置跟踪机制。一旦发现有攻击行为，档案系统应该能够及时报警，自动采取相应的对策。如关闭有关服务、切断物理线路的连接等保证档案数据、信息良好的可靠性。
单一的产品不能同时完成多项功能。比如，防黑客的产品不能用来防病毒，不同强度控制不同风险，我们不能仅指望靠单一的网络安全产品来做到一劳永逸。我们必须进行统一的、均衡的安全策略的管理及实施，全面提高档案信息系统的安全防护能力。
3.结束语
档案信息化建设是一项艰巨的任务，是一个长期的过程。在档案信息化建设过程中，一定要高瞻远瞩，具有一定的前瞻性，遵循标准，同时考虑以后的需求以及系统升级的可能性；同时，档案信息化建设又不可好高骛远，应该根据自身单位的实际情况，分步骤进行档案信息化建设。
参考文献
档案信息化建议范文2
关键词：档案管理信息化；问题；建议
1档案管理信息化存在的问题
1.1档案管理的信息化意识不足
实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作，需要大量的时间来逐步完成，而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式，而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上，疏于对档案的管理，忽视对档案管理人员的业务培训，导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识，使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而，事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益，但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持，间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。
1.2档案管理信息载体的破损
在企业信息化的背景下，磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用，许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等，这些载体会因为各种原因而发生破损，例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用.严重的还会导致系统运行出现问题。
1.3标准化建设不够完善
档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中，必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统，各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现，为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求，企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便，甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。
2改善档案管理信息化建设的建议
2.1设立有效的信息系统，安全、合理、充分地使用电子档案
想落实档案信息化，就一定应设立实用的文件档案管理计算机信息系统，对此，档案管理部门应做好以下几项工作：第一，规范和改进在运用计算机情况下文件档案管理工作流程，让其适应档案信息管理的要求；第二，按照文件处理程序来进行档案信息化系统软件功能设计；最后，在信息系统中设立健全的内部控制制度，保证档案的安全。
2.2增加档案工作者的专业素质，落实档案管理的科学化
现代化的设备必须由人来操作，同样档案工作信息化由人来落实。档案管理者应具备多元化知识结构方可适应要求，现代化知识会成为每一位档案工作者知识中的要素，此外，也深刻地影响档案管理人员的知识结构和档案工作队伍的结构，故设立一支具有现代科学业务知识和技术知识的专业队伍是尤为关键的：第一，档案管理者应该具有多元化的知识背景。现代科学成果在档案管理中的大量使用，促使档案工作者应不断掌握和学习管理、理论和文化等相关知识，其中极为重要的是数学、计算机等学科的知识，它们对档案管理执行信息化、现代化具有直接作用。第二，全面了解档案专业知识，例如：具备档案自动化管理、目录学、文书学、档案管理学、档案学以及档案修裱、复制、编研、检索、标引、著录等相关档案基本技能和专业知识。第三，从档案管理现代化发展情况来看，档案工作者应该具备熟悉进行档案信息分析与研究、档案管理现代化技术、提供高层次档案信息咨询与服务等三方面的能力。档案管理人员应该不断学习相关知识，上级档案管理部门应倾力创造条件，有计划的选派档案管理人员进行离岗培训，进行深造，还能够运用以强带弱、以老带新的办法，互学互帮等确立梯队型人才结构和复合型人才群体。
2.3增加档案工作者的信息安全素质，落实档案管理的安全化
对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的能力和意识。档案信息安全是目前档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，非常有利于发展档案管理学的理论研究、拓宽档案管理保护领域；健全档案信息安全管理体系。推动档案信息化建设和档案管理事业的可持续、有序、健康发展具有重要的现实意义。
档案信息化建议范文3
一、高校毕业生档案管理工作呈现的特点及产生的问题
一是高校毕业生数量多且连年持续增加。1997年我国高校招生制度改革，各高等学校不断扩大招生规模，高校毕业生数量也随之逐年增加。据统计，2001年全国高校毕业生114万人，2016年高校毕业生高达765万人。高校毕业生总量多且数量的快速增长，使得高等学校的档案管理工作量瞬间加大，以至于不得不临时凑人手、拉队伍，不少高校疲于应付。
二是高校毕业生档案管理相关工作时间上相对集中。由于高校毕业生工作的特殊性，高校毕业生档案管理所涉及到的学校档案整理、转出，地方接收档案、整理入库等工作，从时间上看相对比较集中，高峰期大致从每年的6月中旬到10月下旬。高校毕业生的档案管理工作在时间上相对集中，阶段性工作量突然增加，这一特点也无形增加了高校和地方档案管理部门在档案管理工作方面的压力。
三是高校毕业生档案管理工作信息化水平偏低。其一，高校档案管理部门在整理档案时依然采取文字标注信息的方式进行，费时费力，容易出错。其二，大部分高等学校在毕业生档案转出后，都无法实时查询或跟踪档案去向，给急需用档的高校毕业生带来诸多不便。其三，地方档案管理部门接收高校毕业生档案整理入库时，亦多采用人工整理数据的形式，信息化水平不高，加之档案来源单位众多，工作量大且繁琐，效率不高。其四，虽然目前大多数地方档案管理部门都已支持网页查询毕业生档案去向，但查询方式较为单一，当前已广泛普及的微信公众号、手机APP查询等方式利用度还不高。
二、利用信息化做好高校毕业生档案管理的几点建议
（一）高等学校要提高档案管理信息化水平
高等学校要改善档案管理人员队伍结构，在不断提高现有工作人员信息化水平的同时，也要注重吸纳信息化专业技术人才加入档案管理队伍，加大专项资金投入，提高软硬件配备水平，有针对性的开发档案管理软件，本着有利于简化和规范毕业生档案管理的原则，探索推广使用条形码、二维码等信息化方式标注毕业生档案信息，逐渐改变毕业生档案信息标注方式。高等学校要畅通毕业生档案去向查询渠道，探索普及开通网站、微信公众号、手机APP等多种查询方式，以方便毕业生实时掌握其档案流向。
（二）地方要促进档案信息化建设提高服务水平
随着计算机技术、网络技术以及各类信息化设备越来越多的应用于我们的工作和生活，使得我们获取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活质量大幅度提高。在此大背景下，地方档案管理部门作为政府直接服务高校毕业生就业创业的窗口部门，为服务对象提供档案管理相关服务的质量和效率，直接关系着政府在人民群众中的形象，因此，地方档案管理部门提供相关服务的质量和效率尤为重要，以信息化技术为核心的档案管理智能化系统工程建设应为“必修课程”，从基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等方面入手，构建完善的档案管理信息化系统工程，实现硬件、软件以及人员的全面信息化。
（三）决策部门要大力推动档案管理信息化水平建设工作的开展
档案信息化建议范文4
【关键词】 医院档案；信息化建设；问题；措施
当前，随着医疗行业和信息技术的快速发展，有效推动了医院档案信息化建设的发展。这不仅可以有效的提高医院档案管理的效率和质量，而且还能实现信息资源共享，大大提高档案信息资源的利用率。同时，医院档案信息化建设还能够为医院的科研教学、医疗护理、论文撰写及工作质量评价等提供良好的平台，进一步推动我国医疗行业的发展。
一、医院档案信息化的内涵
随着办公无纸化、自动化的发展，对医院档案的管理工作带来了极大的挑战，因为声像档案、病人健康档案、文书档案和各种病历的书写、归档、审核、利用等都可以借助计算机和网络来完成，从而推动医院档案从纸质载体逐渐向电子文件方向发展，并逐渐步入网络信息化时代。
医院档案信息化一般是指借助现代网络信息技术来对档案信息资源进行系统化、规范化管理，便于后期Φ蛋傅墓芾怼⒒袢 ⒋理、传输和利用。同时借助计算机网络的优势还能够实现档案资源的共享，不仅可以有效的提高医院档案的管理效率和水平，而且还能提高档案的利用效率。
医院档案信息化主要包括以下四个方面的内容：（1）档案信息的数字化处理。如今，我国大部分的医院已经开展了档案信息化处理技术，如HIS、OA系统的应用，其不仅可以大大节省医务人员的工作时间，提高其工作质量和工作效率，而且还能实现医院之间的有效沟通；（2）实现档案信息资源的有效共享。随着医院档案信息化建设的不断推进，我国大部分的医院档案已经实现资源共享，如门诊病历、健康体检档案住院病案等；（3）实现档案信息网络化的传递、接收、存储和利用；（4）构建档案信息化管理模式。HIS、OA系统在医院档案管理中得到了广泛的应用，并且信息化技术的发展，CIS（统一化系统）、MIS（管理信息系统）逐渐被引入到医院档案信息化建设之中，有效的提高了医院档案管理工作的效率。
二、医院档案信息化建设中常见的问题
1、医院对档案信息化建设缺乏足够的重视
目前大部分医院都开展了信息化工程建设，也取得了一定的效果。虽然医院领导认识到信息化技术对于医院发展的重要性，并将其更好的推广到实际应用之中，但是并未对医院档案信息化建设给予足够的重视，不利于医院档案信息化建设的顺利进行。
2、医院档案管理系统有待完善
虽然医院档案信息化已在医院推广，但是缺乏统一的规范和标准，大部分医院或者科室都是按照自己的工作经验来引入或研发档案管理系统，从而导致档案信息化管理混乱，不利于其工作的开展。同时，医院档案信息检索工具跟不上信息化建设的步伐，大大降低了信息查找、信息整理、信息再利用的效率。此外，医院档案信息化建设的管理不够规范化，资金投入力度不够，导致信息化技术无法更好的发挥其优势。
3、网络平台维护不到位
医院档案是一项非常复杂的工作过程，而且兼容性比较差，无法更好的满足信息时代的发展需求。同时，网络平台经常会遭到病毒和黑客的入侵，致使网络故障频发，对医院档案信息的安全造成了较大的威胁。
4、医院档案信息管理人员综合素质水平比较低
在进行医院档案信息管理过程中，大部分管理人员未能够对现代档案管理知识给予系统的了解和掌握，并且缺乏熟练的微机操作技能，对于一些故障也不能进行及时的解决。同时，在进行日常工作过程中，未按照相关规范和标准来进行，管理制度不够规范，档案室的软硬件设备管理不到位，从而影响了医院档案信息化建设的进度和质量。
三、医院档案信息化建设的原则
1、系统性
在进行医院档案信息化建设时，要具备严谨的系统性。主要表现在以下几个方面：（1）医院办公网络是整个医院档案信息化建设过程中比较重要的基础平台，因此要确保其工作状态的稳定；（2）档案网络属于医院档案信息化建设中不可或缺的子系统，因此要具备一定的延展性、兼容性，便于后续的系统升级工作；（3）医院档案信息化具有一定的随机性，有些数据被定期销毁，有些会被累计存储到业务数据库中，有些会被存储到临时载体上，因此需要构建系统性的管理规则，避免造成无法挽回的损失。
2、方便性
在进行档案信息化建设时，要尽可能做到操作简单，便于后期的维护和管理，以便更好的满足日常查阅需求，而且还需要满足准确、方便、快捷、易于操作等要求。
3、多样性
能够对医院工作的特点给予全面的反映，而且内容要丰富多样，页面要新颖，涉及内容要丰富，包括电子报表、文本文件、图像、视频、图形、网页、数据库等，只有这样才能更好的发挥其优势，更好的满足多样化的要求。
四、提高医院档案信息化建设的措施
1、院领导对医院档案信息化建设给予足够的重视
在进行医院档案信息化建设过程中，要求医院的领导对其给予高度重视，可以适当借鉴其他医院成功的医院档案信息化建设经验，并从中了解到自己医院所存在的优势和劣势。在信息化技术不断发展的今天，越来越多先进的技术手段被应用到医院档案信息化建设之中，从而有效的提高档案管理的效率和质量。同时要加大对医院档案信息化建设的人力、财力和技术的投入力度，以更好的确保此项工作的开展。
2、完善医院档案信息管理系统
要想确保医院档案信息化建设有条不紊的进行，就需要对医院档案信息管理系统进行不断的补充和完善，明确档案信息化的相关规范和标准，并根据《医疗档案管理办法》、《档案法》及其他有关规范和标准来进一步补充和完善医院档案信息管理系统。建议成立以院领导为主的医院档案信息管理体制，这样才能全面加强对档案信息化建设的监督与管理，以更好的提高医院档案信息化建设的效率。
3、强化网络平台的安全保护
在进行医院档案管理的安全层次进行划分时，最好对各方面因素进行全面、系统的考虑，并根据层级与管理的不同来设定针对性的访问权限，并委派专业的系统管理人员来负责对用户进行指导，对敏感信息给予适当的监控，从而将其中常见的安全隐患给予及时的发现和排除。同时还可以借助一系列物理手段来确保网络安全，如防火墙、身份认证与加密技术等。在进行档案信息管理过程中，还需要根据安全特点来管理者和客户进行严格的身份认证，以确保信息的安全使用。防火墙技术被更多的应用在被安全隔离的计算机网络系统上，其不仅能够对外部网主机或用户进行有效的限制，而且在获取允许的情况下才可以对档案信息进行访问。
4、提高医院档案管理人员的综合素质
在进行医院档案信息化建设的过程中，为了确保其工作的效率和质量，对管理人员的综合素质提出了^高的要求。因此，医院要想更好的适应这一发展要求，就需要做好管理人员的培训与教育工作，使他们更好的了解和掌握医院的基本情况，如部门设置、工作分工和职能特点等，以更好的培养复合型优秀人才。同时，还需要加大管理人员对医院相关部门业务知识和业务活动的了解与掌握，并根据工作的实际情况来开展医院档案信息化建设，以更好的发挥医院档案的实际作用。此外，医院还需要加强档案部门与区域体系之间的有效合作和交流，对相关知识进行系统的转化和补充，借助现代网络与通信技术来推动医院档案信息化建设。
五、结语
随着我国医疗体制的不断改革和完善，医院档案信息管理所起到的作用不容忽视，因此要加大对档案管理机制的创新，实现无纸化管理档案，以更好的提高其工作效率和工作质量。同时医院领导还需要加大对医院档案信息化建设的重视，从简单的文件收集、使用、整理、保存等方面来逐步进行管理，以更好的提高医院档案管理水平，实现档案资源的有效共享。
【参考文献】
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档案信息化建议范文5
[中图分类号] R197.323 [文献标识码] A [文章编号] 1673-9701(2010)01-87-02
医院档案是医院的原始性记录,是医院在医疗活动中形成的、具有保存价值的原始记录资料。我们知道,随着现代科学技术的发展,医院的信息化建设得以迅速发展,医院信息系统在医院管理中的应用已经越来越广泛,其作用也越来越大,但医院的档案信息化建设还相对的滞后,严重地影响和制约了医院档案资源的开发和利用工作。如何使医院的档案管理工作适应信息时代的发展,这是我们当前亟待解决的问题。
1 现阶段医院档案信息化建设的现状
1.1 对医院档案信息化建设重视不够或认识不到位
毋庸讳言,医院的中心工作是医疗,在医院的管理工作中重视医疗而轻视档案的观念较为普遍[1]。目前在国内的医院中,计算机应用已经成为不可缺少的一部分,从最简单的管理信息系统(MIS)和财务系统到完善的医院信息系统(HIS)、影像存档和通讯系统(PACS)、放射科信息系统(RIS)、实验室信息系统(LIS)以及局域网管理、办公自动化等,都已开始在医院实施和运行。但一些领导还是不能充分认识档案信息化建设的作用和迫切性,致使在医院的信息化建设中未将档案信息化建设纳入同步考虑和同步实施。
1.2 档案管理软件系统开发相对落后
目前,档案管理软件的开发速度和水平还明显落后于计算机硬件技术的发展,尤其是医院档案管理软件方面更为欠缺。多年来,单版机计算机档案管理在各医院档案综合管理中发挥了不可磨灭的功绩,改变了传统的手工登记、著录、汇编、检索,在档案的利用上使检索的途径多种化,便于查找和利用,实现了档案管理上质的飞跃。随着档案的快速增长和对档案信息利用需求的增加,单版机计算机档案管理,已不适应形势的发展,与医院的信息系统无法连接,缺乏可兼容性和可扩张性,急需升级更新。
1.3 档案管理标准化程度低
档案管理标准化是保证归档信息有效利用的关键。标准化程度低影响了医院档案信息化建设的进程,造成了低水平的重复建设;从现在阶段来说,医院收费系统、统计系统、病历病案系统、检验系统、影像检查系统等部门系统不全一致,规格不一,不能通用,也与档案管理系统存在着接口、存贮档案数据方式不同和无法交换等问题,档案信息资源无法实现共享。在各医院的信息网络建设中,档案信息系统和网络建设各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差。没有统一的规范和标准,医院内部的数据分析不能够统一,不能实现档案信息共享的要求,就谈不上是档案信息化管理。
1.4 医院档案管理格局混乱
目前,医院档案管理是一个多部门管理档案的格局。比如医院的综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、财务档案等,隶属行政办公室管理,而医疗文书档案、各种检查影像等又分属其他医务部门管理。管理部门采用的工作方式、管理方式不同,在管理职责上也不明确,也没有纳入医院的综合目标管理考核,这样多头管理,各有政策,造成了管理标准化的困难。
1.5 档案专业人员整体素质有待提高
目前医院现有的档案专业人员,一方面是知识结构单一,尤其是计算机网络技术的应用能力较低,知识面窄;另一方面是缺乏专职的档案信息管理人员,现有人员工作不安心,主动性和创新性不够,不适合现代化的档案管理要求。档案人员除了要有档案专业知识外,还必须具备良好的计算机运用操作能力和网络知识,只有这样才能更好的服务。
2 医院档案信息化建设的对策思考
档案信息化建设就是在档案管理活动中全面地应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供档案的利用服务。实现档案信息化建设无疑就是档案工作的一场革命,是传统档案走向现代档案的一个重要标志[2]。笔者认为应该从以下几个方面进一步加强。
2.1 高度重视是档案信息化建设关键
只有实现档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限。档案管理是医院现代化管理的组成部分,虽然只是医疗业务的辅助部分,但却是医院领导决策的重要依据。因此,一是医院各级人员要根据《档案法》和《医药卫生档案管理办法》等有关法律法规,增强对档案管理重要性的认识,特别是提高医院领导干部的档案管理意识。二是要争取医院领导支持,作为档案室这种边缘部门来说,多向领导汇报档案工作中的成绩及存在的困难,争取领导重视关心支持档案建设,只有领导重视和支持,通过档案管理人员的努力,医院档案信息化建设才能完全实现。
2.2 加快医院档案信息化基础设施
档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提,关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要想实现医院档案管理的现代化,就必须满足办公条件,保证办公资金,如配备扫描仪、数码相机、刻录机等,为档案管理工作提供便利的条件,使档案资料不仅有文字、照片,甚至有光盘,利于永久保存。
同样,先进的档案管理软件是实现档案信息化管理不可缺少的工具之一。首先要选用经过国家鉴定的正规软件,在此基础上要进行第二次开发,建立适合医院管理的软件系统,又可与医院的行政办公系统相接,实现文件形成、报送、接收、分类编目、整理等全过程的计算机管理。
2.3 实行医院档案信息一体化管理
医院运作和管理的过程是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程,医院作为一个综合的管理系统,档案管理系统就是一个信息资源子系统。但医院现行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理,相互之间也缺乏必要的协调和联系。因此,建议将档案管理这个子信息资源融入医院整体信息化工作中,这样就不但可以节约人力、物力和财力,而且还能够提供更多的综合信息,形成更具有综合效益的资源库。医院实行信息、档案管理一体化,建立一个结构合理、功能齐全、高效的信息中心,就可适应当前医院加快信息现代化建设的需要[3]。
2.4 整合资源,促进档案信息化建设
档案信息化建设的核心问题是档案信息资源建设,没有可提供利用的档案信息资源为基础,档案信息化的速度与效率均无从谈起。医院档案信息资源包含电子病历、财务数据、收费系统、辅助科室检查数据、影像检查数据库、病案、统计等多部门或者其中数个部门的电子数据库,因此必须整合信息资源,在保证数据安全保密前提下实行统一管理、资源共享。在整合信息资源的基础上构筑一个档案信息查询平台[4],使档案查询更加便利,并且不受时间、空间限制,实现网络查询、远程查询,变实物档案室为虚拟电子档案室等。
2.5 加强医院信息档案的规范化管理
由于医院信息量大,且内容繁杂,部门之间仍然各立门户,它们不仅档案信息资源分散,且信息编制不统一,不可能做到准确、有效、迅速地为医院管理服务,因此要实行集中统一档案管理。这样才有利于医院档案工作实行规范化、标准化、科学化管理,有利于档案信息资源的综合开发利用,有利于快捷地向决策层、管理层提供档案信息,便于对外信息联网,资源共享,用最少的人力、物力提供最佳服务,充分发挥其整体效益,是档案管理工作发展的方向和必然趋势。
2.6 以人为本,建立一支高素质的档案队伍
档案工作人员自身的素质与档案信息化建设密切相关。因此,一是要重视档案工作人员的素质培养,为广大的档案工作人员提供良好的学习条件,安排他们接受有关计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理技术和现代管理技术等知识的培训;二是要制定信息化建设的中长期规划和短期目标,吸引和培养医院档案管理专业型人才,做好人才储备工作,打好档案管理工作的基础。三是要关心和爱护档案工作人员,从职称晋升、工资待遇、评优等方面给予与医院主系列专业人员同等的待遇和机会,让他们安心工作。四是作为档案工作者,也要顺应时代的潮流,努力学习和掌握信息管理知识。现在档案事业面临的挑战非常紧迫,电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等等,都亟待档案工作者去认识、去解决问题,把它们与实际工作联系起来,更好地为医疗工作服务。
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档案信息化建议范文6
1 中医院校档案信息化建设的现状
1.1 思想观念陈旧，对档案信息化建设缺乏了解
中医院校是专业性很强的高等院校，其主要是以传播中医药文化、培养中医药人才为主要任务和目的。往往忽视了档案管理工作如果做好了，也会对中医院校的发展和进步起到推动作用。无论是校领导还是学校各归档部门，往往很简单地认为档案信息化建设就是购置软硬件，将纸质版的档案信息资料变成电子版的资料。但事实上，高校档案信息化建设是指利用现代的信息网络技术来加强高校的档案信息资源的收集、整理、归档、存储、开发、利用等一系列复杂的系统工程，若大家认识不到这点，那么档案信息化建设从一开始就会走向误区。
1.2 缺乏统一的建设标准，没有完善的制度约束
目前国内各大高校大多已经开展了档案信息化建设工作，但都是各自为战，缺乏统一的标准和规范。高校与高校之间缺乏交流与合作，总会造成建设漏洞和弊端，容易造成资源浪费和效率低的问题。对于中医院校来说，其思想观念更加保守，与学校其他部门或兄弟院校一起合作的情况不多，软件系统兼容性不好，容易形成信息孤岛的现象，无法使档案信息资源集中统一管理。此外，相应的制度不完善，档案管理人员工作起来没有制度约束和制度激励，容易造成工作懈怠、热情低等问题，这将直接影响学校档案信息建设进度。
2 中医院校档案信息化建设的建议
2.1 强化档案信息化建设的重要性意识
首先，通过大力宣传，在校内进一步深化档案信息化工作的重要性。可以通过开展各档案馆藏特色专题档案展览、档案知识竞赛等一系列活动来宣传档案工作的重要性，使大家意识到档案工作的重要性，从而引起关注。其次，开设相关讲座，让大家了解到档案信息化建设不仅是将纸质档案变成电子档案的过程，还包括一系列利用现代信息技术对档案资源数据进行加工、存储、传输、共享的过程。
2.2 制定并完善相应的制度
针对很多高校在档案信息化建设过程中的混乱局面，有必要制定一系列的制度来规范档案信息化建设工作。首先，建立电子档案管理归档、存储、加工、利用、管理制度，确保档案信息资源的安全性和可用性。其次，建立统一的数据格式、标准、传输模式等，确保档案信息资源在传输、存储过程中的完整性。最后，完善档案信息资源管理的标准，与OA对接，使档案信息资源得到集中统一的管理，从而在档案利用上也更加有效率。
2.3 加大资金投入力度
高校档案信息化建设首先离不开软硬件的支持，这是档案信息化建设的基本保障。如建立档案网站、建设档案管理系统、购置数据传输及存储设备等均需要大量资金的投入，同时还要不断更新与维护这些软硬件设备。对于中医院校来讲，传统保守的思维模式使学校档案事业的发展缓慢，因此更需要学校及领导的支持，以确保档案信息化建设顺利进行。
2.4 加强对档案管理人员的业务及信息技术能力的培养
档案信息化建设需要一批具备档案业务知识、网络技术知识、文字图片处理能力、数据处理及存储能力、信息管理知识的专业型、复合型人才。因此，中医院校本身就比其他综合类高校更加保守和传统，需要中医院校档案部门主管领导的大力支持，建立有效的激励机制，一方面要引进高素质档案管理人才，另一方面要支持现有档案管理人员针对自己的弱项进行有针对性的专业技能培训与学习。最终提高中医院校档案管理人员的信息加工与处理能力和应对信息时代应该具备的现代化服务能力。
3 结 语
中医院校档案信息化建设是一项长期、复杂的工程，不是一朝一夕即可完成的，不仅需要档案部门的努力，还需要学校领导的支持和学校各部门的通力配合。在建立“数字校园”的大背景下，只有充分运用档案管理学理论，计算机网络技术、通讯技术、电子文件管理等多种知识，改变观念、拓宽思路、提高认识、勇于实践、建立标准和制度，中医院校的档案信息化建设工作才能取得突飞猛进的发展，祖国的中医药文化事业才能得到进一步传承与发展。
主要参考文献
