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档案系统管理范文1
在档案信息自动化系统运行的过程中，没有一个统一的操作标准，同时在管理软件的应用上也存在着很大的差异，管理的结果也产生了一些误差，在这样的情况下，就会影响到整个系统的管理质量，在系统使用的过程中，硬件本身的质量是没有问题的，但是由于操作员的个人技能不能达到相应的要求，使得硬件中很多实用的功能都没有得到充分的发挥，所以在进行档案管理的过程中，要不断加大自动化技术的推广，有效的对管理工作进行规范，这要求管理人员要提高自身的业务水平，尤其是计算机应用技术，同时也要建立健全管理的机制。
2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
在自动化建设的过程中，系统的整体性高低对功能的发挥有着十分关键的影响，提高系统的整体性也就是提高计算机网络系统的管理质量，从而使系统的优势能够得以充分的发挥，从而也提高了系统自身的软硬件性能。但是在系统运行的过程中，一部分节点非常容易出现故障，这些故障的产生也严重影响到了系统的正常运行，所以在使用该系统的过程中一定要采取相应的措施，不断加强对故障的处理，使其发挥的负面作用能够缩减到最小，这样才能更好的提升系统的综合运行质量。
3有重点的抓好数据库的建设
在近几年的档案信息自动化系统发展中，对文件处理技术的开发和系统应用技术的创新还处在一个适应和过渡的阶段，因此在档案信息数据库的建设过程中还存在着很大的不足，这些问题的产生也会使得数据库在使用时无法发挥其正常的功能，所以在使用档案信息自动化系统的过程中，要根据每个档案管理部门自身的具体情况进行数据库的创建和完善。从另一个角度来看，数据库的建设和完善需要很长的时间，同时其相应的工作也是有一定的发展规律的，所以在数据库建设的过程中还要注重每个部门人员之间的配合。在进行档案信息运用的过程中，还要加强对信息内容的有效管理，只有这样才能更好的提升系统运行的可靠性和灵活性。同时我国的科学技术还在不断的发展，新的思想和理念还会不断的应用到档案信息自动化系统的运行中，所以档案信息自动化系统还会不断的发展和完善。
4慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。对我国档案信息自动化影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。
5实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。档案信息自动化系统实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。
6充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。
7重视人才管理
档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧。
8结语
档案系统管理范文2
关键词：档案信息自动化；管理；问题；思考
档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。
一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
三、有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
四、慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
五、实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。
七、重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如
引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。
档案系统管理范文3
随着网络技术、信息技术的发展，计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展，随即产生大量的电子文件，传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性，开始大力开发各种档案管理系统，做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角，提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持，详细介绍了档案管理系统主要功能模块，以期为类似研究提供一定指导。
关键词：
档案管理系统；需求分析；功能模块
档案管理在企业占有重要的地位，随着信息量的增多，任务繁重，管理不便。目前我国正处于电子档案的研究。为了推动档案管理的效率、建设信息化的资源发展方向。结合实际需要的档案管理系统的特点进行开发档案管理系统，以提高档案信息管理的质量。
1研究背景
随着计算机的不断改革创新与换代，人类的生活逐渐趋于科技化、信息化。如今，计算机已成为大众日常生活不可缺少的一部分，不仅能逐渐丰富我们的视野，也可以加深人类对世界的认知，带领大众走向新的天地。随着计算机的进步，信息在人们生活中不断地更换角色。信息化时代给人们带来更多的发展空间。当今，无论是在企业单位还是政府部门工作都需要大量信息的筛选与收集。信息的完整性与规范性决定了企业的发展，甚至相关企业专门成立了信息整合小组，用来负责各种各样的信息进行整合、归纳等。计算机的便捷就成了必不可少的工作项目，有利于提高企业的核心效率。面对大量的信息资料，传统手工记录信息的方式已经远远不能满足人们的需要，而且信息容易丢失，这样给企业利益造成极大的损失。为了降低和减少人工带来的失误，现在企业政府的相关文件都是通过档案的形式记录的，有助于方便查找与调动，工作效率更高。采用计算机进行管理档案具有它独特的优势，但是我国关于电子档案的发展目前还在进一步完善。在管理制度和管理规范中存在一定的局限性，在档案管理方面，积极探索新的管理方法，适应新时代的发展需求。基于此，创新现代档案信息管理系统，提高系统操作效率及安全性，使其满足现代化业务及借阅者的需求，具有重要的现实意义。
2开发系统技术支持
2.1相关理论及技术
2.1.1J2EE多层应用模型
J2EE多层应用模型包含很多组件，不同于传统的技术开发架构，J2EE多层应用模型的本质是为了方便应用程序和系统之间的交互。在实际运用过程中，J2EE依托多层分布式应用模型，依据逻辑功能划分，依据不同应用组件所处层分布在不同机器上[1]。使用J2EE多层模型的优点在于它能实现各层的独立工作，同时还能提供系统的可扩展性。
2.1.2MVC设计模式
MVC设计模式是一种典型的软件设计典范，是模型视图控制器的简称，目的是将业务模型和用户界面的实现代码分离，从而达到同一个程序有不同的表现形式。MVC设计模式有很多的框架和控件组成。这种设计模式的优点在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可维护性高，有利于软件工程化管理。对于系统而言选择一个好的框架应用在项目中，将会对项目的效率和可重用是至关重要的。
2.1.3Servlet
Servlet是用Java编写的服务器端程序，服务器上需要一些程序，通常是根据用户输入访问数据库的程序，工作流程是借助客户端发送到服务器上，服务器开基于实际需求的档案管理系统功能开发范桂泉（潍坊护理职业学院，山东青州262500）摘要：随着网络技术、信息技术的发展，计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展，随即产生大量的电子文件，传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性，开始大力开发各种档案管理系统，做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角，提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持，详细介绍了档案管理系统主要功能模块，以期为类似研究提供一定指导。关键词：档案管理系统；需求分析；功能模块启并调Servlet，它依据客户端请求直接生产响应内容并将其上传给服务器，由服务器把响应信息返回至客户端，Servlet根据客户端请求生成相应内容[2]。Servlet具有运用方便、功能强大等优势，成为开发相关系统传统的技术之一。
2.1.4SQLServlet数据库
数据库最早由美国推出的关系型数据库，在实际的操作过程中，使用SQL语句进行数据的添加、修改、删除等功能。具有方便快捷高效率的发展优势。同样可以实现数据加密及数据备份的功能。SQL语句可以嵌套在宿主语言的程序中使用，可以进行视图和基本表的查询等操作。因此SQL语句可以是应用程序，也可以是终端用户。
2.2系统应具备的特性
根据实际需求的档案管理，在系统规划中，档案管理系统需遵守严谨、规范准确和高效的管理模式。达到统一的要求，实现自动化管理的思维模式。因此基于实际需求的档案管理有以下特性：安全性：凡是牵涉到信息资源的相关操作都要保证系统的安全性能，加强防范意识。高效性：本系统使用J2EE架构，其被广泛应用到大型分布式企业应用软件平台中，能够为开发人员提供良好的工作平台。数据库技术中的模式能够将系统的需求充分地展现出来，客户端使用B/S开发模式，其是Web开发的主要趋势，具有良好的操作性、灵活性及集成性。在计算机的发展速度上提高信息资源的方便快捷性。统一性：根据各个部分统一的规范标准，确保每个部门档案信息的具有良好的交互性。开发成本少：本系统在研发过程中使用的成本较少，开发周期较短，因为使用的软件都是开源软件，系统能够提高档案信息管理的简便性，从而提高工作效率。
3系统整体架构及各功能模块
3.1系统功能需求
在软件需求规格说明书中，功能需求充分说明系统展现给用户的行为和执行的操作等。案管理系统的主要功能模块功能如下：数据录入部分是指根据界面要求录入修改的各类档案数据，并完成档案文本与电子档案的挂接，还可开展档案案卷、文件等录入操作。（2）所设计的档案管理系统中的文件管理分为基本信息及类别信息的管理。前者主要包括档案新的编辑、添加等；后者主要包括档案的编号、类别、入库时间、借阅情况等管理。（3）用户管理主要包括借阅人员基本信息和种类信息的管理，主要包括借阅人员姓名、编号、工作部门、联系方式及状态等管理。（4）借阅管理查询就是查询借阅人员之前在所借阅档案的情况，能够得到借阅档案的信息，比如：名称、借阅时间、条形码等[3]。借阅档案历史查询便于了解借阅者之前的信息，例如：档案归还时间等。借阅档案流程为：提出申请—判断身份是否合法—录入信息并且保存———提供所借阅的档案。
3.2系统整体架构
根据实际需求的档案管理功能需求；关于档案管理设计的业务整合范围有收集、档案整理和档案著录整理等。档案收集是通过各部门的归档人员将有价值的信息进行存档。档案整理是由归档人员将整理好的信息提交上来并进行审核，审核通过则进入移交操作。在按照电子档案的相应规则进行模拟上架操作。著录整理根据归档人员提交的材料信息进行著录，附上相关著录信息说明。上交的相关部门给予审批处理后，移交给档案部门进行管理。系统开发利用的目的主要是是将大量的信息进行分类，便于相关部门管理查找。依据功能需求，构建系统的总体框架。
3.3系统各功能模块
设计的模块功能严格按照完整性和一致性的原则，开发拥有规模强大、操作简便的档案管理系统。在实现自动化管理的过程中，通常采用模块化的分析方法，将系统划分为以下几个模块进行设计：
3.3.1用户管理
用户登录系统之前，需要输入相应的账号及密码，要求用户先实施身份验证，如果使用者输入的用户名称和密码正确，会自动进入档案管理系统[4]。如果输入的信息中有一项错误，系统会给出相应的提示。用户权限分为普通用户、系统管理员和档案室人员管理。普通用户权限可以进入系统查阅相关的资料；系统管理员权限的范围比较广。可以设置用户的权限及日常信息的维护，档案室管理员可以对文件进行查询修改的设置。用户登录后需要记入到日志库中，登录界面如图1所示。
3.3.2数据管理
本模块具有数据维护和数据备份功能，其中，数据备份就是对用户输入的档案或档案卷信息给予备份管理。输入数据过程中，必须考虑使用者连续输入的情况，可由这些记录中复制到新纪录内。依据不同档案输入不同的数据，这个模块还配备数据维护权限。数据维护主要对删除的档案进行处理判断该问卷是否进行恢复或彻底删除。
3.3.3文件管理
该模块主要实现收文、文件分类、修改、打印等操作，设计这项功能方便技术对办公自动化系统转来的文件实施归档处理，实现文档一体化管理的目的。档案室人员可以根据用户的要求进行文件的查询、添加、修改和删除等操作，并对经过修改的信息实施保存处理。
3.3.4借阅管理
该模块主要对借阅人员的借阅、归还等管理，具备借阅管理权限的使用者可以操作这个模块，其中，外借模块旨在对档案文件进行借出及归还登记[5]。电子借阅申请由具备借阅管理权限的用户展开相关操作。一般使用者提出阅读电子文档的请求后，被同意方会将问卷发送给借阅人。
3.3.5数据备份及恢复
该模块主要完成数据的备份及恢复操作，数据备份可依据档案保存年度、档案种类等条件进行部分或完全备份。数据恢复能够将通过备份出来的数据恢复至数据内。此外，备份操作中会生成一个XML文件，恢复时也由此完成。
4结语
在我国计算机技术不断发展的过程中，部分档案信息可以实现共享，电子管理模式也可应用至档案管理系统中，以此创建一体化的管理平台。通过设计一些基于实际需求的档案管理功能，初步对档案管理有更深刻的认识。利用J2EE平台、数据库数据库等对系统进行模块化设计，并详细介绍系统中档案借阅、文件管理等模块情况，以期为档案管理技术达到先进水平提供一定指导。
参考文献
[1]孙玲.人事档案管理系统的功能需求[J].电子技术与软件工程,2016,(19):212.
[2]霍奇道,毕桂.档案管理系统功能设计与开发[J].劳动保障世界,2015,(24):56.
[3]王萍.档案管理平台的需求与功能开发[J].科技传播,2015,(10):155+214.
[4]王静.浅谈档案管理系统的需求与功能开发利用[J].内蒙古石油化工,2014,(01):82-85.
档案系统管理范文4
【关键词】房地产档案 管理 归档
一、目的
随着社会的进步，信息技术已经越来越深入的渗透到人们工作、生活的各个方面，并使之产生了深刻的变革。目前，加快信息化建设已经成为企业提高工作效率、改善工作环境的最强有力的手段之一。档案计算机管理是现代化档案管理的重要组成部分，鉴于房地产企业管理文档、项目合同、照片、声像、实物等各类不同形式的文件、载体，繁多复杂，故需建立完善的档案管理系统用于档案的管理，实现档案管理的信息化、智能化。
二、功能性需求
（一）系统管理
该模块主要实现对公司组织结构、档案管理系统用户、用户权限的管理。
（二）管理档案
GL：管理类档案。2005：年度；根据文件形成的年度，全部用阿拉伯数字书写方式。JB：机构（部门）类别：总经理办公室的归档材料。PF：批复文件。四级及以下的档案类别，立档机构可根据文件标题或内容自行确定汉语拼音缩写，但一般不超过2个字母。001：档（件）号，即卷内顺序号（下同）。
（三）项目建设档案
项目建设完成后，以最终确定的项目名称最具名称代表性的两个字的汉语拼音缩写为该项目归档材料的一级类目。
XM：项目档案。JL：项目类别：金岭世纪花苑。2005：年度，归档材料形成的年度。GC：属类，机构类别：工程部。JS：小类，内容类别：结算材料。
（四）照片档案
ZP：照片档案。2010：年度。001：档（件）号。
（五）声像档案
SX：声像档案。1：载体代号：录像；录音。2009：年度。001：档（件）号。
（六）实物档案
SW：实物档案。种类：证书；奖状；锦旗；奖杯；奖牌；废止的各种印章；其它。2011：年度。001：档（件）号。
（七）系统管理
组织机构：按照现有公司组织机构设置；用户管理：包括用户登录名、密码、职位、联系方式等；用户权限：根据登录用户名及所属部门严格划分系统模块权限。
三、产品的非功能性需求
（一）用户界面需求
（二）软硬件环境需求
（三）产品质量需求
档案系统管理范文5
一、建设项目档案信息管理系统设计的基本原则
建设项目档案信息来源广，种类多，形式多样，建设单位是全套项目档案信息的接收、使用者。建设项目档案信息的流向也具有多样性。所以，做法上也有所不同。
（一）各参建方在一个网络环境下使用同一软件系统。作为一个多单位共用的系统，必须在项目各参与方之间约定规则。建立各方共同遵守的规则，规则主要应从以下几方面加以考虑。
1． 各参建各方之间的信息交流必须利用该系统来进行，利用该系统进行的交流视同为正式的书面交流；
2． 各参建方必须每天进入该系统，以便及时发现与己有关的信息，并迅速做出反应；
3． 在使用该系统进行信息交流时，信息提交必须使用系统中现存的信息模板进行信息的提交，审核或审批也在系统功能中进行信息回应；
4． 一项信息交流完成时，信息提交方负责利用系统的功能，及时打印出相应的纸质文件，然后定期请相关各方在文件上完成签署。在签署完成之前，以系统中的信息为准，有关各方必须按照系统中的信息完成签署；
5． 系统将每天对信息备份一次。万一发生系统信息因故丢失，有关参与方有义务对过去一天中所做的信息处理工作在系统中进行补全；
6． 在使用该系统的过程中若发现问题，有关参建方的用户必须在确认问题存在的基础上，以书面的形式报告给项目系统管理员，以便于对系统进行改进。
项目建设结束后，从该系统中导出案卷目录数据库、卷内目录数据库和卷内相对应的电子文件（导出内容的存放规则应符合下面（二）的要求），并刻录到只读光盘，移交给参建各方的档案部门和上级主管部门。
（二）参建各方使用不同的系统软件。系统不同时必须明确数据导出功能，导出的信息要按以下规则存放：
1． 文件原件的电子文件类型：一个卷内目录题名对应一个电子文件，电子文件的类型可以是Word文件、Excel文件、CAD文件、扫描的PDF文件等各种通用的文件格式；
2． 文件存放要求：一个案卷题名建立一个文件夹，文件夹内存放以卷内标题作为文件名的电子文件。如果案卷较多，可以在案卷文件夹的上一级按分类建立文件夹，便于按文件夹方式进入文件；
3． 数据库类型：目前导入的数据库格式采用大众化的DBF数据库，功能完善后可以导入各种通用的数据库；
4． 数据库与文件之间的关系：案卷目录数据库中的案卷题名必须与案卷文件夹同名；卷内目录数据库中的文件标题必须与电子文件的文件名同名。
（三）参建各方中没有专用系统软件。参建单位可使用简单的档案条目管理软件或Microsoft Access软件?熏建立案卷、卷内条目数据库。用文件夹的方式存放Excel、Word等各种通用电子文件，并应符合上述（二）的存放规则。
对于接收单位而言，有以下两种方式：
（一）没有档案信息管理系统的档案接收单位也可直接用Office2000中的Microsoft Access数据库来对案卷和卷内目录数据库进行查阅利用，用WINDOWS2000、WINDOWS98等操作系统的文件搜索功能或通过进入案卷文件夹的方式进行文件的查阅利用。
（二）已建立档案信息管理系统的档案接收单位可通过导入功能，将案卷、卷内目录数据库和相对应的文件导入到系统中，方便查阅利用。
二、建设项目档案信息的安全管理原则
信息系统安全问题的解决依赖于管理和技术两方面，缺一不可，因此我们必须制定全面有效的各项规章制度。主要包括：⑴用户权限管理制度；⑵口令保密制度；⑶密码及密钥管理制度；⑷网络系统安全管理制度；⑸安全责任与监督制度；⑹系统信息备份与恢复制度；⑺系统各类管理人员、使用操作人员责任制度；⑻病毒防范制度等。
根据建设项目档案信息特点和要求，可在OA管理系统中增加档案管理子系统，由文件管理、案卷管理、档案利用等部分组成。档案管理系统不再停留于通常使用的档案条目管理（即案卷目录和卷内目录管理）。档案管理模块是在档案条目管理基础上，再将其每一案卷中所对应的卷内文件存储于指定的卷内目录下实现信息一体化，利用档案管理系统查找档案文件可以不受时间、空间、距离、查阅人数限制，只要在档案利用借阅窗口，申请说明要借阅的文件，通过审批后，直接登陆局域网就可访问到所需的档案材料。同时还具有批量文件导入功能，可以将其他数据库的案卷目录、卷内目录以及竣工图、施工文件，经过软件处理，将案卷目录、卷内目录、竣工图目录和CAD竣工图导入档案管理系统。安全人员管理应该遵守以下原则：⑴多人负责原则：两人或多人互相配合、互相制约。从事每项安全活动，都应该有至少两人在场，做好工作情况记录。⑵任期有限原则：任何人最好不长期担任与安全有关的职务。⑶职责分离原则：不要了解职责以外的与安全相关的事情。至少下面几对信息处理工作应当分开：计算机操作与计算机编程、机密材料的接受与发送、安全管理与系统管理、密钥管理与其他工作、计算机操作与数据管理。⑷最小权限原则：只授予用户和系统管理员执行任务所需要的最基本权限。对超级用户的使用要权限分散。
三、建设项目档案信息流向的实现
（一） 人工干预的建设项目档案信息流向
在建设项目档案信息中，施工过程中的档案信息占的比重最大，使用频率最高，特别是重大基础设施项目，有几十个施工单位同时进场，难度大。对于施工文件的电子化，首先，是在建设过程中同步把施工纸质文件录入制成电子文件。然后，待文件组卷完成后，对应组卷情况，把电子文件进行“组卷”，使每一文件夹内容对应一卷档案，并把文件夹名替换成案卷题名；每个word文件内容对应一条卷内目录，并把word文件名替换成卷内题名。最后，电子文件以文件夹名和文件名导入档案管理系统。
（二）软件系统生成建设项目档案信息流向
项目档案管理系统可由档案类目模板定制、档案信息入库、建设单位及监理单位和施工单位之间的档案信息传输、档案信息查询、用户权限维护五部分组成。
档案类目模板定制。档案模板结构是根据项目档案管理的实际情况，对归档模板进行定制，提供了极大的灵活性，使类目归档信息汇总有相对固定的相应模板。
档案信息入库。按已经定制好的档案模板进行归档管理，建设单位、设计单位、监理单位、施工单位在项目的施工过程中将形成的档案信息进行有序的归档，做到设计、施工中形成的档案信息随时归档。在档案信息入库过程中，要求输入相关的属性数据（归档的日期、类型等），以便文件的归档和查询。例如：桥梁的档案信息入库时，要求输入中心桩号、桥梁名称等。档案信息入库可以在本系统中入库，也可以在HVMS公路可视化管理系统中入库，只要通过选取图形对象将相关档案信息归入即可。为了建设单位、监理单位、施工单位四者之间的数据的一致性，系统采用了相同的模板，按规定的模板进行数据的交换。项目开工后，建设单位定制出需要进行数据交换的档案信息管理模板，分发给设计单位、监理单位和各施工单位。以便同时将设计单位、监理单位、施工单位形成的档案信息直接导入系统。
档案系统管理范文6
在金融、工商税务、保险等行业，每天会产生大量的业务票据和档案资料，在日常的档案管理工作中，原始的手工档案管理存在一定弊端，如纸质档案经过多次翻阅查询，容易损坏；档案的整理、编纂工作耗时费力造成档案管理人员劳动强度大，档案资料管理困难；查询响应慢，无法实现多人共享，造成查询效率低；无法与业务系统及办公系统配合使用，信息流程断档等。
针对原始的手工档案管理中存在的问题，目前不少机关企业采用了档案影像化管理。即大量采用先进的计算机技术(图像处理、模式识别技术、计算机网络、数据库、多媒体、存储技术等)，实现各类票据、档案存储、管理和查询的电子化，提升票据的保存质量；规范档案管理流程；减少业务资料处理过程的人工干预；确保数据处理过程及处理结果的完整性和可靠性，提高票据和档案材料的检索速度。通过对档案的科学管理及高效利用，从而节省人力、物力和空间，节约成本、提高工作效率提高企业竞争能力和服务水平。而这一切的实现都离不开档案影像系统的使用。银行业的同仁认为影像系统最大的好处就是提高了档案整理效率。税务部门感觉有了档案影像系统，查询、提取纳税户档案又快又准确，让他们从繁重的整理工作中解脱出来，有更多时间和精力投入税源管理中。保险企业的同志曾说，我们人身保险档案的特点是时间长，投保人与日俱增，导致库存压力越来越大。自有了档案影像系统，纸质档案资料在完成扫描后，就被真空包装封存，几乎不再受温湿度、灰尘等环境因素的影响，延长了档案资料的寿命，同时打包封存的资料不用装盒装箱，所占空间不到原来的三分之一，解决了人身保险档案存期长、库存压力大的问题。而政府机关的体验是档案影像系统的运行成功，是机关档案由纸质归档向电子归档的一次跨越，也是档案材料手工整理向电子方向过渡的有益尝试。
二、档案影像管理系统的构建
档案影像化管理的实施离不开系统的构建，一般情况下，档案影像管理系统逻辑架构可以分为三个层次，分别为应用表示层、业务逻辑层和数据存储层。应用表示层为数据采集、数据展现与数据统计，主要完成与用户的信息交互；业务逻辑层为业务逻辑实现部分，完成对采集数据的后台加工、分析、整理；数据存储层实现对处理后数据的存储、管理。
其业务流程包括：
(一)影像采集(扫描子系统)：扫描子系统是整个系统的数据输入前端，它将原始纸质传票转换为电子影像，将影像提交到存储服务器上以便进行后续工作，扫描控制台是整个系统中数据的源头，是档案电子化的第一步。扫描控制台系统支持各类扫描仪进行票据档案的扫描，实现影像采集。针对重扫、补扫等特殊批次进行相应的处理。
(二)影像质检(质检子系统)：质检子系统按照一定策略对扫描后的影像进行抽检，以保证凭证影像的质量，对于质检过程发现的不合格的影像，下发影像差错，要求扫描人员进行补扫或重扫。质检子系统需同时提供影像修正、差错处理的功能。
(三)OCK识别服务：采用后台服务的方式，对经扫描和质检的票据影像，调用OCR识别接口，实现票据分类，采集票面要素，形成影像精确索引，为后续业务处理提供数据基础。
(四)索引补建：对于OCP，识别有误，或需要手工建立索引的档案，提供索引补建的功能。通过浏览影像，人工识别票面要素，建立影像相关索引。
(五)数据及影像查询：提供基于WEB的数据及影像的查询功能。提供按批索引或精确索引的查询，提供精确查询、模糊查询及组合查询等多种查询方式。
(六)系统管理：采用资源、用户、组织机构、权限的多维组合，将系统的用户和角色管理、资源管理、权限管理、日志管理完整的结合在一起，提供了完善的具有较强适应性的通用系统管理平台。提供统一的GUI(GraphicalUser Interface，即图形用户界面)程序，进行系统资源的管理，采用数据库软件包或存储过程的方式为各子系统的开发者提供接口，主要是用户验证及权限验证的功能。
(七)影像归档存储：按照统一的索引定义和统一的归档逻辑，将影像进行批量归档存储。对外提供接口，供其他接口进行影像调阅。
(八)光盘组织和刻录子系统：将系统中的影像及相应的数据按一定的算法或规则，组织成相应规格的光盘数据，用户可选择单盘或光盘库自动刻录的方式将数据刻录到光盘。光盘上内置影像查询系统，可查询光盘的影像。
三、档案影像管理系统存在的问题
档案影像管理系统完全是依照先进的计算机技术、网络技术和存储技术，解决了原始的票据档案管理中存在的诸多问题。操作起来十分便捷，工作人员只需按照提示点击鼠标即可，目前该系统已在国内各大银行、保险公司和政府机关档案管理中心应用，并取得良好的经济和社会效益。但是档案影像管理系统也存在一定的问题，有待进一步的开发研究。
(一)经费问题。例如机关和企业若要实现档案影像化管理，首先需要启动近四十万元资金购买和创建系统，如果想要将往年库存档案全部影像化存储，必然会产生工作人员、办公地点的增加，同样是一笔不小的开支。
