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高校数字档案馆建设范文1
关键词：档案馆数字化信息化高校
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
二、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
三、高校档案馆数字化建设中存在的问题
1、观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
2、技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
四、相关策略建议
1、加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
2、重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
3、安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4、重视档案信息化人才队伍的建设
高校数字档案馆建设范文2
关键词：高校；档案馆；数字化；建设
高校档案数字化建设是高校档案工作的重要环节，数字化档案真实、准确、完整地展现了高校管理工作的整个过程，是高校各项工作记录、参考、总结的依据。进行科学、规范的档案数字化建设是非常必要的。高校档案工作是学校的重要基础工作，为人才培养、科学研究、学科建设等工作提供保障。随着高校信息化建设进程的快速推进，为了满足档案管理需求，就必须要提升档案管理质量和效率。而档案数字化建设的合理开展，可以在确保高校档案建设质量的基础上，提升档案管理效率。因此，如何有效地加快高校档案数字化建设是当前高校值得深入思考的重要课题。
一、构建数字化档案馆的必要性和紧迫性
高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享。并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。在在档案进行数字化建设之后，是档案上的内容会被进行扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对档案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索。减少了劳动强度，提高了档案服务质量，便于档案无限制存储，提高了档案利用率，节约了成本，节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。通过对数字档案信息的开发、处理、传递和广泛利用，充分发挥数字档案效用，提高档案的利用价值。因此，高校档案部门应该充分发挥高校的优势，积极创造条件建设数字化档案馆，实时收集各类电子文件及各种有保存价值的数字化档案材料，同时要在网上、传播、交流馆藏非保密性的档案信息，尽快实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化，最大限度地发挥馆藏档案的作用。
二、高校图书馆档案数字化建设的原则
（一）效益性。之所以要进行图书馆档案数字化建设，主要是为了实现便捷、高效的收藏、管理、存储和利用档案信息资源。基于此，在进行档案数字化建设时，效益性原则是必须要坚持的，统筹兼顾，实现图书馆档案数字化建设的同时，降低档案数字化建设的成本，最大限度地提升资金的利用效率，并保证在整个图书馆档案数字化建设过程中，资金具有良好的充足性，最终充分的发挥档案数字化对高校图书馆，乃至是对高校的重要作用。
（二）一致性。高校图书馆档案数字化建设是一项长期、庞大、系统的工程，涉及的学科比较广泛，由于建设周期长，建设中，载体、形式、门类以及数量都具备多样性及巨大性，需要多个部门及多领域专业技术人才的支持，由此一来，要想实现数字化，就必须保证涉及到的部门及人员协同一致，在统一标准的指引下，完成档案数字化建设工作。
三、高校图书馆数字化档案建设的途径与措施
（一）加大基础设施投入。高校图书馆在进行档案信息收集时，依据自身工作专业性、服务性以及学术性的特点，将收集范围适当的增加，保证信息收集的全面性、多样性，同时，对于收集完成的信息进行有效的整理和存储。高校图书馆档案数字化的建设需要与国家的法律法规相符合，并实现规范化管理，保证分类的科学性，主题标引的准确性。对高校图书馆档案进行管理时，建立完善的管理制度，提升档案管理工作的科学性，保证档案的完整性、系统性与安全性。
（二）加强网络化建设。高校图书馆在进行档案信息化建设时，需要利用信息技术，档案编目、检索、统计、借阅等均需要利用此项技术，同时，档案收集和登记也需要利用信息技术。通过信息技术的利用，实现复杂立卷程序简单化，利用网络的优势，可以将数字化资料传送给各个部门，各部门依据自身的要求完成档案管理。在档案领域中，网络技术的应用促使数字化技术的应用越来越深入，并且应用效率也越来越高，传统单一的收集、整理和保存档案工作变得更为多元化，信息服务管理层次也更加深入。
（三）充分开发利用资源。开发与利用是为档案数字化建设的最终目的，通过档案数字化资源的开发与利用，促进图书馆及其他各项工作的发展，也因此使得档案的作用充分发挥。档案数字化建设中，依据计算机技术建立档案管理系统，提升了档案信息的查询速度，促使使用者随时随地利用图书馆档案信息资源，发挥档案的服务作用。
（四）加强档案人才培养。人才是档案数字化建设的核心，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；高校档案部门要重视打造一支高素质、专业化的人才队伍。要加强档案工作人员的理论知识培养，确保他们具备扎实的档案专业理论知识；同时要注意提高他们计算机技术等数字化档案处理能力；要定期组织高校中那些具有发展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲座、学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌握计算机技术的水平和能力
（五）做好档案数据库建设。高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。n案数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。
（七）网络环境下要重视档案信息的安全保障。除了形成一套法规标准体系外，还需有相应的技术措施进行自动控制。为了保证密级档案的安全性，需设置安全密码，为其上一把放心锁。对于非开放性档案根据其性质界定不同密级档案的查阅人员范围，设置不同的密码和访问权限，普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员，绝密级的档案可不上网或只在本单位内部的局域网上按查询权限访问。为保证网站的正常运行，需安装杀毒软件和“ 防火墙” ，以抵御黑客的袭击。要不断研究和探索新的安全防护技术，如对“ 元数据”的研究、拷贝与迁移技术的应用等。
参考文献
[1]张强.高校档案数字化建设探究[J].档案天地.2016，（10）.
高校数字档案馆建设范文3
关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
高校数字档案馆建设范文4
目前我国的数字档案馆建设处于刚刚起步阶段，取得成就的同时还存在着很多不足，例如；数字化程度不高，大部分档案还没有实现全文识别；档案的开发和利用不够完善；服务模式比较单一；在档案馆的数字化建设方面，还存在各自为政的现象，在一定程度上造成了重复建设，也分散了研究力量。因此，为了在数字时代更好地实现档案馆作为永久保管机构的职责，本文将从数字档案资源建设、数字档案馆服务两个方面进行分析，对每一个阶段的相关研究现状、技术应用进行详细的归纳和总结，并在此基础上提出适合高校档案馆建设的策略，进而为高校档案馆的发展提供相关的可以参考借鉴的方法。
数字档案馆资源建设
由于不同类型的信息资源具有不同的特点，因此其创建、组织、保存、检索、传播利用的方式都有所不同，这就要求数字档案馆在资源建设过程中对各类型数字资源选择合适的方式进行管理，有针对性地开发各类信息资源的个性特征及潜在关联，选择合适的元数据标准、信息组织方式及资源展示模式，为智能化的信息检索和知识服务提供基础。
1.信息资源的创建
高校档案馆的数字化建设首先应规划资源数字化的范围，即哪些资源需要数字化、数字化的程度如何等。在这一过程中应考虑到高校自身的特色，对重要资源及使用率比较高的资源进行优先投入、重点建设，使数字化的档案馆信息资源尽可能的系统、完整。以交通大学馆藏资源为例，对于纸本资源的数字化建设首先考虑利用率较高的文书档案(主要包括校发文、学生成绩、新生录取名册及毕业生名册以及其他材料)、基建档案、照片档案等。
2.信息资源组织
信息组织也称信息整序，是利用一定的规则、方法和技术对信息的外部特征和内容特征进行揭示和描述，并按给定的方式排列，使信息从无序集合转换为有序集合的过程。数字档案馆的信息组织应尽量满足以下几个条件：(1)能对各类档案信息进行定义、标记、描述、识别等；(2)能对各类档案信息内容进行多个角度的加工，如检索、传递、过滤、链接、合并、重组等；(3)能按不同的要求，如档案类别、档案用户对象等，对档案信息内容进行组织。
目前国内高校档案馆的信息资源组织还存在着一些弊端，如在资源描述方面，各高校的资源描述方式不尽相同，对相同资源的描述元素存在着很大的差异，这种差异在数字化环境下会暴露出更大的弊端，一方面不利于校际间交流；另一方面，随着信息技术的发展，会给信息资源间的互操作以及档案系统软硬件革新带来更大的不便。在信息资源组织利用方面，各档案馆的信息资源组织模式和知识结构也存在着一定的差异。因此，标准化建设应该是目前乃至未来高校档案领域资源组织建设的重要部分，在此基础之上，数字档案馆的信息资源组织应考虑到馆内信息资源的收集、描述、检索利用等整个过程，充分利用网络技术和信息技术，从用户角度出发，在符合通用元数据标准的基础上，制定符合本机构的元数据应用方案，功能全面的档案信息管理系统，进而为用户提供个性化、知识化的档案服务。
数字档案馆资源利用及服务模式研究
1.档案馆门户网站建设研究
档案馆主页是档案馆提供服务的窗口，通过对国内外档案馆主页的分析调研，笔者认为高校档案馆在原有功能基础上还应适当扩充模块，增强界面的友好性和易用性。
对此笔者调研了国内知名大学的档案馆网站，选择北京大学、复旦大学等18所高等院校作为调研对象，对其门户网站的内容、形式和功能模块进行比较分析。各个档案馆的网站内容主要包括三个方面：(1)档案馆概况介绍模块，主要包括新闻实事、档案馆基本情况、校史、档案展览、本馆资源收集利用方法、档案法律法规、工作动态等等的介绍；(2)档案馆服务功能模块，主要包括为用户提供的档案管理系统的信息查询及获取服务、以图片或多媒体形式进行的档案资源展示、网站导航、常用样本下载等；(3)交流功能模块，主要包括档案会议信息、档案学术研究进展、学术交流、内部论坛等。某些高校还提供了档案利用的预约服务以及针对本馆馆藏的特色服务等。
综上，通过对高校档案馆网站的分析，可以看出目前高校的档案馆网络服务主要是以馆内资源作为服务的出发点，提供基于资源的服务，并没有实现以用户为中心的信息服务，这样的网络服务模式无法时时了解用户的需求，为用户提供及时的、个性化的、知识层面的服务。因此笔者提出以下几点建议：(1)高校档案馆信息服务应该从一般服务向知识化服务转移，着重提高为用户解决问题的能力。建议在档案馆主页增添档案馆参考咨询服务。参考咨询服务是信息机构提供完善的信息服务的基础，主要包括事实性和知识性咨询、方法咨询、专题性咨询等，提供信息咨询的方法也包括计算机检索以及专家咨询等。(2)档案馆对于个别机构用户及个人用户，应提供个性化信息服务。例如针对校史编纂、校庆等主题提供定题服务、针对某个机构提供主动推送服务等。以交通大学档案馆主页为例，原有的功能可参考其他高校进行进一步完善，如在资源展示模块可以采用图片、多媒体以及立体三维展示功能，在交流功能方面可增添档案学术交流模块及内部交流论坛等，在服务功能方面增添个性化信息空间、参考咨询服务、情境敏感识别等功能模块。
2.信息资源的检索及获取
目前国内高校档案馆所提供的检索方式主要包括关键词检索和高级检索，但是随着信息技术的飞速发展，信息资源的关联关系变得越来越紧密和复杂，用户的信息素养逐渐提高，对检索结果的要求也越来越高。因此在数字化环境下，高校档案馆应该与时代共同进步，充分利用全文检索、语义关联及智能检索等技术来完善信息检索过程，提供准确全面的信息检索及信息获取服务。
高校数字档案馆建设范文5
关键词：数字档案馆；数字档案；信息安全；安全保障
美国未来学家阿尔文•托夫勒（AlvinToffler）在其《第三次浪潮》一书中提到，从20世纪50年代开始，人类社会进入第三次浪潮，即信息化时代。在第三次浪潮中，无形的信息将代替传统的工业要素成为主要的生产资料，同时物质生产将会没落，取而代之的是知识的创造与生产。以信息技术为主体的信息化时代的发展，使办公自动化成为主流，电子文件便应运而生。档案馆是永久保存档案文件的场所，纸质载体文件的增加所造成的馆藏空间匮乏的危机，使数字档案馆成为国内外档案工作者和档案学者研究与讨论的热点，并被公认为档案馆的发展趋势之一。虽然数字档案馆带来了新的档案信息存储方式，提高了档案信息检索的效率，改变了传统的档案信息利用行为，但是仍然避免不了档案信息安全问题。从某种程度上讲，数字档案馆的建设与利用带来了新的档案信息安全威胁。不管何种原因，只要是影响了数字档案信息内容的可读性，破坏了数字档案信息的真实性，阻碍了数字档案信息价值的实现的不良环境与行为，都是对数字档案信息安全的威胁因素。自从“数字档案馆”这一概念提出以来，数字档案信息的安全问题就备受关注。
一、数字档案馆概述
1992年，网络上了由美国维吉尼亚大学图书馆负责设计的杰弗逊数字档案馆，这是世界上最早建设的数字档案馆。受其影响与启示，英国、加拿大、日本等国学者与档案工作人员开始投入数字档案馆的研究、开发与建设，并取得了一定的进展和可观的成果。我国于2000年启动了我国第一个数字档案馆———深圳数字档案馆系统工程建设项目，在2003年青岛市数字档案馆正式投入运营。但是，从数字档案馆的理念第一次被传播开来，到被广泛接受、认可，对于数字档案馆的概念，档案界专家学者们众说纷纭，至今未达成统一的认识。我国学者主要有以下几种看法。1.技术说。强调数字档案馆各项功能实现的前提是计算机原理和多媒体技术，认为数字档案馆是“用二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统”[1]19。2.信息系统说。认为数字档案馆是“提供电子网络检索和服务的档案信息系统”[1]19。何嘉荪教授认为：“数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的多样的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统”[2]32。3.开放信息环境说。这种说法强调数字档案馆给远程利用档案带来的便利。“数字化档案馆能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。”[3]27我国学者对数字档案馆的定义的不同类型界定，一方面反映了学者们研究角度的不同和丰富的看待问题的视角，另一方面可以看出，公认的定义的缺失是我国数字档案馆建设步伐缓慢的原因之一。
二、数字档案馆信息安全保障体系的内容
数字档案有两个来源：传统档案文件的数字化处理和办公自动化直接生成的电子文件，二者在储存、保管、检索、利用等方面并无差别。冯惠玲教授认为，电子文件具有了两种形式的“生命”：借助载体而存在的“物理生命”和以特定编码格式构成的“信息生命”[4]38，因此，电子文件面临的威胁就相应地有两个来源：一是对其“物理生命”的威胁，主要是电子文件载体的破损、丢失和不良的存放环境、系统运行环境。二是对其“信息生命”的威胁，它会直接导致电子文件信息的不可读。笔者认为，对数字档案信息安全的保护需要从两个方面入手，对物理环境的保护和对信息本身的保护。为了维护数字档案信息的“生命安全”，档案主管部门和档案业务部门应合力制定一套有效的安全保障体系。该体系的各个要素之间彼此相对独立、相互制约、相互配合、缺一不可，共同维护数字档案馆的信息易获取性、可读取性、利用范围可控制性，保障其安全。数字档案馆信息安全保障体系的要素有法律约束保障、技术支撑保障、标准规范保障、智力推动保障、综合管理保障。
1.法律约束保障。法律约束保障是指档案部门借助法律、法规等具有较强约束力的手段监管数字档案馆建设过程和规范数字档案利用的行为，从法律层面上维护数字档案信息安全。法律约束保障在数字档案馆信息安全保障体系中是不可或缺的保障因素，具有不可替代性。它不仅鼓励有助于维护数字档案信息安全的行为，建立良好的行为模式，而且还严厉打击不利于数字档案馆建设、扰乱其正常运行的不法行为，为数字档案馆各项工作的顺利展开保驾护航，使其有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。
2.技术支撑保障。技术是支撑数字档案馆顺利建设和有效运行的基石，是数字档案馆区别于传统档案馆的明显标志，是档案事业现代化进程中档案学界热切关注和热烈探讨的问题。技术的多样来源于威胁的多样，正是为了消除愈加多而复杂的信息安全威胁，各种各样的技术才被开发出来。这里所说的技术，是能够使数字档案信息隔绝安全威胁的技术，包括防火墙技术、数据加密技术、反病毒技术、身份认证技术、访问控制技术、虚拟专用网络（VPN）技术等，技术种类繁多，运行原理不同，能够分别从不同的角度针对各种潜在危险来维护数字档案的信息安全。这些技术相互配合，互成体系，共同抵制对数字档案的不法操作，维护其原始性、可读性，方便利用。
3.标准规范保障。随着我国档案标准化小组和全国档案工作标准化技术委员会的成立，关于电子文件和数字档案的各类标准相继出炉，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T17678.1-1999）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构》（GB/T17678.2-1999）、《CAD电子文件光盘存储归档的一致性测试》（GB/T17679-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等。标准对于数字环境下电子文件的操作是至关重要的，没有相关标准，电子文件的各项操作难以统一，就会出现电子文件格式不一、管理操作相异的后果。那么，数字档案信息的安全就难以保障。
4.智力推动保障。从数字档案馆设计、开发到使用、后期维护，固然离不开标准、技术、法律的约束和支撑，但是标准的对照、法律的执行和技术的使用都不能脱离人的调用和支配，否则就失去其存在的意义。在数字档案馆档案信息安全保障体系中，最重要的要素是人，是智力，一切围绕数字档案馆的技术、制度、标准、管理等都是辅助手段，人才是一切工作的承担者。功以才成，业以才广，人的想法、理念、经验等“智慧力”与劳动力都会作用到数字档案馆建设的每一项工作中，推动档案事业现代化与信息化的进程。因此，档案部门在人才管理方面，要积极引进复合型人才，提高福利待遇以避免人才流失，调动人才的积极性，在数字档案馆建设、在数字信息安全保障工作中，把人的智力发挥到极致。
5.综合管理保障。信息安全领域有一句广泛流行并被普遍认可的话，叫“三分技术、七分管理”，即维护信息安全，30%的力量来自计算机设备与信息安全技术，剩余的70%要归功于人的管理。“管理是贯穿于信息安全整个过程的生命线。”[5]3这条关键的“生命线”串联着信息安全体系中的每一个因素，代表着档案部门维护数字档案信息安全的意志。为了提高人们的信息安全防护意识并建立信息安全责任感，增强设备与技术对不良操作的敏感度和抵御能力，管理层应积极制定一系列数字档案信息安全管理制度，生成具有组织特色的信息安全综合管理模式。
三、完善数字档案信息安全保障体系的措施
数字档案信息安全保障是档案事业现代化、信息化进程中不可避免的问题，也是数字档案馆建设工作中必不可少的环节。数字档案信息安全保障的初衷是为了保证数字档案信息的安全、系统、可用，这是一项复杂而系统的任务，因为数字档案馆建设的每一环节都或多或少存在安全隐患，所以要求数字档案馆建设过程中的每项工作都要小心谨慎、认真仔细。如前所述，数字档案馆档案信息安全保障体系包括法律保障、技术保障、标准保障、人才智力保障、综合管理保障等五项保障因素，然而，安全保障工作并非这五者的简单累加和机械堆砌，而是彼此相互配合、相互影响、共同作用的过程。最关键的是综合管理保障，数字档案馆负责人将其他四个保障因素移植到其管理理念中，形成一种特色的、遵纪守法的、符合标准的、善用人力与技术的管理模式。
1.制定相关法律法规。数字档案信息安全的法律保障因素为数字档案馆建设和信息安全管理提供了一个严厉的司法、执法环境，使其满足“有法可依，有法必依，执法必严，违法必究”这一我国社会主义法治的基本要求。我国法律体系中，有关数字档案信息安全的法规条文主要来自《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等，但还没有专门针对数字档案馆信息安全的法律法规。档案部门应该积极配合立法机构，制定出一系列既符合当前我国档案工作实情，又具有前瞻性的法律法规，对数字档案的信息安全行为“保障措施”、破坏数字档案信息安全的处罚等作出具体规定[6]90。相关法律制定出来后，应该严格执行，加大执法力度，保证其约束力与权威性，不应使其形同虚设。
2.夯实技术基础。技术是实现既定信息安全目标的基础，可以说无技术不安全。首先，在数字档案信息安全保障工作中，档案部门应该建设一个数字档案信息安全保障技术体系，使不同功能的技术相互配合、互成体系，形成一个结实的、高密度的“威胁隔离网”，有效地使数字档案信息隔离现有一切不利因素。其次，对于功能相同的技术，应该择其一二而选，即允许不同技术在功能上的交叉，避免其过度交叉。具有相同功能的不同类型技术不仅会带来安全保障功能的无限叠加，而且这种技术上的过度交叉还会给档案部门带来经费和人力方面的负担和浪费。最后，档案部门应该经常与同行和信息安全领域的研究人员交流经验，力争掌握主流的信息安全威胁和防御技术，当本部门数字档案馆信息安全遭到新的威胁时，能够不慌不乱、胸有成竹地解除危险因素。
3.加强标准建设工作。标准是对重复性的事物和概念所作的统一规定，它的实施能够使同一类型的重复性工作项目达到一致，从而便于管理与应用。随着数字档案馆的发展与应用，数字档案馆相关的标准体系应该建立起来，以便于数字档案信息的开发与共享。此外，标准体系的建立应该本着标准简洁、通用、从实际出发的原则，先做好调研，再逐一研究、讨论，制定适应性好和通用性强的标准体系。
4.注重专项人才培养。人才是数字档案信息安全保障体系中唯一能发挥主观能动性的要素。数字档案馆是档案部门在信息环境下的新产物，与其相关的各项工作自然对人才有新的要求。作为人才培养与输送的主要单位，开设档案学专业的高校应该顺应时代和社会的需要，注重学生信息素养的培养和数字档案馆系统知识的传授，使学生学有所用，缓解档案部门综合性人才稀缺的压力。此外，档案部门可以与高校或档案专业人才培养单位建立合作关系，定期选送一批员工参加培训，以完善其知识结构。
5.加强信息安全管理。管理贯穿着数字档案信息安全保障整个过程生命线。不管是档案馆的宏观管理，还是微观管理，都对数字档案信息安全有着牵一发而动全身的重大影响。首先，档案部门应该加强数字档案信息安全的宏观管理，合理配置人力与技术保障。其次，建立管理制度体系，加强对人员、系统运行环境、数字档案文件的流动等方面的约束与指导。数字档案信息安全保障体系包括法律保障、技术保障、标准保障、人才智力保障、综合管理保障等五个要素，然而安全保障任务并非这五者的简单累加和机械堆砌，而是彼此相互配合、相互影响、共同作用的结果。综合管理保障是核心要素，数字档案馆负责人将其他四个保障因素移植到其管理理念中，形成一种具有本单位特色的、遵纪守法的、符合标准的、善用人力与技术的管理模式。
参考文献
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[2]何嘉荪.现行文件阅览中心、文件中心数字档案馆[J].档案学研究,2003（1）.
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[4]冯惠玲.保证电子文件的长久性：《拥有新记忆———电子文件管理研究》摘要之四[J].档案学通讯,1998（4）.
[5]康巨瀛,田园.信息安全管理的重要性[J].中国医院统计,2006（1）.
高校数字档案馆建设范文6
关键词：档案；数字化
一、档案数字化的意义
1、档案数字化的含义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。
2、档案数字化的主要内容
（1）档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库； （2）载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；（3）档案专题信息的采集与建库。
3、档案数字化的主要作用
（1）档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。（2）档案数字化能有效地保护档案原件。代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。（3）档案数字化能改善档案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案； “时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。（4）档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。（5）档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
二、档案数字化建设中存在的问题
1、观念问题
档案管理意识薄弱，对建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多地方虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
2、技术层面的问题
⑴数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
