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高校数字档案范文1
论文摘 要：信息时代的到来使档案信息化和数字档案馆的建设变成了可能，本文首先对相关概念及其重要性做了必要的说明，其次针对目前高校在档案馆建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
3.高校档案馆数字化建设中存在的问题
3.1观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
3.2技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
4.相关策略建议
4.1加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
4.2重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
4.3安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4.4重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
5.结语
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献
[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007（09）
高校数字档案范文2
关键词： 高校数字档案馆建设 现状 发展趋势 对策研究
高校档案工作电子信息技术的发展，信息高速公路的开通，电子档案的与日俱增，使得档案信息的管理工作已经明显落后于信息时代的要求。面对挑战，搞好数字化档案馆建设才能与时俱进，跟上时代前进的步伐。
一、目前数字化档案馆建设的现状
1.数字档案馆的含义
数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。该含义重点突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质，强调了在数字档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。因此，数字档案馆不是一种物理存在的实体，而是利用网络技术将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以连接，以供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。从这一意义上看，数字档案馆不是一种具体的档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境。
2.从数字档案馆的特点看建设现状
数字档案馆的主要特点：存在方式、运行方式、功能定位。在存在方式上，数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”，这一特点主要突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质。在运行方式上，数字档案馆的运行方式是存取档案信息的网络化，数字档案馆存取的是各种档案机构提供的数字化档案信息，从这一意义上看，各类档案机构是数字档案馆环境得以存在的基础，数字档案馆环境下对档案信息的利用侧重追求的不是单机状态下或独立状态下对某一档案馆收藏的数字化档案信息的利用，而是对分布在个馆或不同数据服务器上的数字化档案信息的组织和利用。目前高校数字档案馆建设还存在一些问题：现行实体档案馆网络化基础设施的构建与完善；档案信息资源共享中的相关协调等。在功能定位上，一般档案馆与数字档案馆在各自的运行管理中应存在不同的功能定位。一般档案馆不仅应成为开发利用档案信息资源的中心，而且应该是一个档案信息资源的积累与保存中心。随着电子文件与电子档案的不断增多，虽然我们还不能肯定将来电子档案完全代替纸质档案，但随着相关技术问题的解决与管理方法的成熟与稳定，电子档案的信息积累与信息凭证功能将会逐渐显现。从这一意义上看，为了有效发挥现行实体型档案馆的信息积累、信息记忆作用和电子档案信息的凭证功能，目前高校档案馆在档案信息资源建设中应定位于基于“拥有”型功能的档案馆。而数字档案馆则因其主要对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结这一特色，在功能定位上以“存取”为中心。目前高校数字档案馆建设是以实体型档案馆为依存，对档案信息资源的“拥有”产生积极的作用，如：保证电子档案信息的真实性和可靠性，为数字档案馆环境中的档案信息“存取”服务提供数字化档案信息资源保证；这不仅可以明确档案信息资源公布权、处分权、获益权等基本权利的归属，还可以维护我国档案信息资源开发利用的良好秩序。
3.目前高校数字档案馆建设中存在的主要问题
（1）档案信息化资源相对分散。
随着高校信息化的不断发展，学校办公自动化系统的开发，大量的电子公文随之产生，这些都需要新型的档案管理系统及时、准确、有效地接收。而很多高校档案馆的档案管理系统无法融入到学校的整体自动化系统中，导致各部门越来越多的电子文件资源分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。
（2）高校档案信息化中的法律问题。
对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调因向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作中还存在诸多问题。
（3）高校档案部门档案上网带来的保密问题。
档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都属于保密范围，在档案信息化过程中，存在信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的环节。
（4）电子文件真实性以及长期保存的问题。
由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中我们还得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题，此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将愈发严重。
二、高校数字档案馆的发展趋势及对策研究
1.发展趋势
高校数字档案馆建设的最终目的是实现档案资源共享。在我国数字档案馆建设早期，档案界在对数字档案馆概念界定和功能分析中，对其无障碍的跨库资源共享的强大功能寄予了厚望，如何嘉荪教授认为：“数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的多样的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统。”①与何嘉荪教授的观点类似，冯惠玲教授认为：“数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的，便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。”②何嘉荪和冯惠玲教授对于数字档案馆的认识在中国具有典型代表性，即认为数字档案馆是一个功能强大的超大的分布式档案信息系统或知识信息中心，最终目的是实现档案资源共享。
2.对策研究
从关于数字档案馆概念的定义来看，我国绝大多数档案学学者倾向于将数字档案馆界定为一种“信息系统”或“信息空间”，这实质上是将所有类型的档案信息囊括其中的基于数字化存储和网络化存取的信息空间。这种认识基本把握了数字档案馆的本质，同时也反映了人们对数字档案馆能够最广泛、最大限度地实现档案信息资源共享的美好愿望。
但现实高校数字档案馆的建设中还存在着许多问题：所需的技术条件、经济条件和法律制度在我国还比较欠缺，有待完善。首先，在技术条件方面，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，包括数字档案信息生成技术、数字档案标引技术、数据压缩及海量数据存储技术、数据挖掘技术、自动分类及智能检索技术、数字档案的安全保护技术，以及系统体系结构所涉及的中间技术等。其次，由于经济技术条件的限制，社会信息化发展水平的制约，以及法规、标准的缺失或滞后，我国高校数字档案馆建设进展缓慢。为此，笔者认为应从以下几个方面考虑。
（1）完善信息基础设施建设。
档案馆的基础设施建设是建设数字化档案馆的必要条件和有效平台。根据数字档案馆的功能需要，其基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案数字加工设备、存储设备等，如交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码照相、摄像机、扫描仪，以及喷绘、光盘记录设备，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应发展需要的综合管理系统平台和网络构架。
（2）解决档案信息安全问题。
信息安全的现状是：首先，档案馆建设缺乏必要的投资，无法防范病毒的攻击。高校档案部门经费不足，很难争取到必需的安全投资，甚至只能使用单机版杀毒软件来应付，而这样的软件对于利用网络漏洞传播的“冲击波”等恶性蠕虫病毒来说根本不起作用，计算机一旦中毒就只能全部断网逐台查杀，严重影响了业务的正常运行。其次，安全设备没有得到应有的维护。对于杀毒软件、防火墙来讲，日常的更新维护相当重要，由于缺乏有经验的网络管理人员，设备的日常维护得不到应有的重视。如果杀毒软件的病毒库没有及时更新或者网络安全设备自身存在漏洞，就会给整个安全带来隐患。再次，员工行为不规范导致病毒侵袭。由于缺少相应的安全制度，员工缺乏敬业精神，经常从网上下载软件、电影、音乐，使用聊天软件，访问不良网站，这些都给网络整体安全带来了隐患。因此，我们必须把安全防范意识放在档案信息化建设的首位，建立完善的信息安全机制，发挥信息数据的真实性、完整性、机密性、对立性，以及网络、数据库、操作系统和应用系统的安全性、稳定性、可靠性。为此笔者认为，一要寻找、研发电子档案寿命长的载体；二要尽快制定网络安全法、国家信息安全法，从制度上保证网络信息的安全；三要针对档案的真实性，建立安全保密系统，建立可靠的备份制度，对不同的用户提供不同的等级、不同的程度的信息查询、阅读服务，并设置帐号及权限；四要采用元数据系统；五要在当前采用传统档案与现代电子档案有机结合的方法，保证档案的真实性。
（3）信息资源体系整合。
高等院校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都产生大量的数字文档，这些数据涉及教学、科研、行政、财务、后勤等方面，是非常珍贵的资源，同时遍及校园的教育网，为信息的传播和共享提供了天然的平台。
首先，整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息，这些数据信息应包括各部门的信息系统、网站、数据库、照片、视频、电子文档等。信息系统，比如学校机关的OA系统、学生处的学籍管理系统、科研处的科研成果管理系统、财务处的财务报表系统、教务处的成绩管理系统，产生的数据都将直接成为数字档案。通过前端控制和全程管理，我们对其产生、使用、失效等过程进行有效的管理，发挥工作上的主动性和前瞻性。随着校园网建设的不断深入，很多院系、机关都建立了自己的网站，各部门的信息都通过网站进行，这些信息不存在纸质版本，所以应该要求各部门每次网站更新时，应将旧网站进行归档或者有选择地采集网站信息。对于各部门使用办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，我们也应该要求各部门定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。
其次，优化馆藏档案目录。馆藏档案数字化活动的成功，关键在于数字化后档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、胶片、磁带等数据，应该有选择、分步骤地实行数字化，先要做好选题工作。数字化的对象首先应该是馆藏优质资源，比如学籍卡片、科研成果、名人档案、历史视频等数据，对这些数据必须在数字化正式开始前做好手工整理，保证其完整性、连续性，否则将对以后的检索带来很大的麻烦。这些工作应在综合业务系统中得到集中的考虑，通过建立数据库和内容管理系统来实现。
再次，建立档案信息网络。通过分析调查，确定好了信息源，我们就应该构建一个覆盖全校的档案信息网络，每年定期从各个部门接收事先指定的信息资源（包括传统文件和数字文件），这样档案馆才有可持续发展的动力。
（4）构建多媒体档案信息数据库。
高校档案部门可利用高校网络发展的优势，走在网络开发档案信息的前沿，及时制定规划和计划，在信息服务方面率先抢占平台，尽快形成高校档案信息网络。
首先通过网络接收学校新闻及部分专题节目；其次与本校现代教育技术中心合作，将大量反映学校建校、教学、科研以及社会服务等各个方面的声像资料刻录成光盘，形成一定数量的多媒体档案信息，并随时对接收的多媒体档案信息进行刻录，建立多媒体档案信息数据库；促进学校建立文档的一体化，保证数字化文件形成的内容、背景等信息的完整性，避免丢失或破坏的现象发生。
（5）加强人才队伍建设，优化档案网站服务模式，有效利用档案信息资源。
人才队伍建设是高校数字档案馆建设的关键。数字档案馆是一个集计算机技术、网络技术、通讯技术和多媒体技术等为一体的高新技术项目，需要一批具有档案管理与服务、系统开发与维护、数据库加工与分析人才、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才。所以要根据数字化档案馆建设的需要，培养和引进具有诸方面知识的复合型人才，建立一支与现代信息技术发展相适应的档案人才队伍，在竞争中取得主动性，使数字档案馆建设正常运行。
笔者认为，建设高校数字档案馆的最终目的是实现档案信息的资源共享。因此，要优化档案网站服务模式，有效利用档案信息资源。
数字档案信息具有信息资源的海量存储，跨时间、地域的无缝传递，自动化的管理和查询，网络间的资源共享等许多优势。数字档案信息的管理和利用模式与传统档案管理相比是根本性的变革，主要以构建档案部门网站作为信息利用和服务的平台。通过档案网站，用户可以访问档案信息数字库，方便、快捷地进行在线检索、借阅和利用，获取所需信息。可以说，只有在互联网上向公众提供数字化的档案信息资源服务，才能真正实现档案信息的资源共享。
虽然用户需求与网站的应用效果不容易直观测算，但还是可以通过一些直接或间接的统计与调查方法进行分析，如数据仓库、web数据挖掘技术。这些技术是在网络数据库环境下出现的新的数据分析技术，可以利用网站大量的访问数据去分析、发掘特定访问者的访问偏好。这些分析结果能够帮助网站管理者了解用户的实际需求，调整服务策略，优化站点结构，为用户提供差异化、个性化的网站服务，从而使服务更具有针对性，增强数字档案信息的实用性。另外，在档案网络信息服务上，要打破馆际界限，实现各级档案网站之间的互联互通和资源共享，这样既能够有效利用各馆的档案资源，避免重复建设，又可以尽可能地满足用户的需求，发挥档案信息的最大效用。
档案信息的数字化为档案有效保护、档案信息资源共享开辟了一条新的途径。我们不仅要积极地推进档案数字化工作的开展，还要应对档案数字化建设中出现的新的问题给我们带来的挑战，树立管理和服务新理念，促进档案数字化建设健康、有序、高效地运转。
注释：
高校数字档案范文3
【关键词】高校 档案管理 数字化建设 问题 对策
随着数字化进程不断加快，高校传统纸质档案管理面临巨大挑战，其半封闭式的管理模式已经无法适应时代需要，这种落后的管理模式导致了十分严重的“重藏轻用”问题。而随着高校教育改革的推进，高校档案管理体系日益完善，档案数量也不断攀升，信息媒介日渐丰富，传统纸质媒介已经无法精准快速的保存档案信心，所以，加强高校档案数字化建设已经成为高校的一大发展战略。这是高校档案发展的现实需要，不仅能够保护档案原件，而且能够提高高校信息服务水平，提高档案工作者的工作效率和业务水准。如何做好高校档案数字化建设工作是高校未来发展的需要亟待解决的一个问题。
一、当前高校档案数字化的主要问题
（一）数字化管理意识薄弱，高效管理体制不完善
尽管高校档案数字化建设越来越规范化，但由于师生整体的数字化管理意识淡薄，导致数字档案和纸质档案“双套制”管理现象非常普遍。再加上高校管理体制的不完善，分散领导的管理体制已经成为普遍现象，最终导致了各高校档案单位各自为政、自我发展、自成体系的半封闭管理局面。长期以来，高校档案建设因资金投入不够，管理意识淡薄，导致档案管理人才的后续力量严重不足。高校档案管理人员的整体素质不高，简单地认为做好保密工作就可以了，从不重视数字化管理的重要性，忽视了计算机能力和网络应用能力，普遍存在着网络应用容易带来安全问题的管理心理，因而高校档案数字化建设可谓是寸步难行。
（二）档案标准化水平不高，档案数字化平台缺乏
由于种种原因，高校档案数字化建设走的是各自发展、各自为政的封闭式道路，各高校结合自身的经济实力和资源条件选择不同的硬件设备，可谓是五花八门，丰富多样。目前，各大高校所应用的档案管理系统软件，大部分都没有严格按照国际标准进行研制，功能单一，标准化水平不高，数据缺失，导致高校之间的档案资源共享程度较低。而国家还未能形成统一的发展标准和建设规划，各高校的档案馆建设存在普遍盲目性。这里特别指出的是，高校档案数字化的网络平台缺乏，未能形成统一的数据库系统和资源共享体制，导致各高校各自为政，没有充分发挥共享的优势。
（三）数字化安全水平不高，数据库建设进程滞后
数字化档案体系的构建需要不同环节，每个环节都存在着安全风险，它不像纸质档案那般容易发现，因此安全工作也相对复杂和苦难。此外，数字化档案可以实现网络化互联，而病毒又成为了有一大安全隐患，稍有不慎就可能造成系统崩溃。目前，各高校的数据库建设存在着缺乏统一性、封闭性强、规模小、标准化不高、类型单一、重复建设、缺乏规范化控制、资源利用率低、信息服务水平低等问题。但部分数据库都是自建自用，严重降低了数据库的利用率。而当前大部分高校所使用的数据库都属于条目数据库，而这已经无法有效满足信息化时代用户的个性化需求。许多高校档案馆虽然已经实现联网，但却只能访问主页，无法实现真正的资源共享。
二、高校档案数字化建设的对策
首先，强化对档案数字化建设的全面认识，推进高校档案数字化建设进程。要实现有计划、有步骤、有重点的数字化建设。首先要将价值较高的信息进行数字化处理，然后在综合考虑本校档案利用情况的基础上，实现有步骤、有层次的数字化处理。高校档案管理部门要定期召开档案数字化建设工作的会议，加强对数字化档案管理所需的应用软件的学习和了解，真正做到合理归档、利用率高、安全性强，充分发挥档案数字化的优势和作用。档案数字化建设离不开软硬件系统的支撑，硬件系统是顺利推进数字化建设的前提和基础，因此，必须要加大对其资金投入。
其次，加强信息资源库的建设，实现重点馆藏档案的数字化。要积极开展档案资源利用情况调查，改变传统被动的服务模式，在充分了解用户实际需求的基础上，加强本馆信息的宣传，积极解决用户在信息利用过程中遇到的问题。结合本校馆藏实际，进行合理选择，首先将价值高、利用高和个性化的信息进行数字化。
再次，建立相应的规章制度，加强电子档案的安全系数。高校档案部门要根据数字档案的特点， 制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。加强电子档案的监管。由于档案管理人员使用不同的应用软件，加上采集、录入、复制、扫描等过程中疏忽等原因，可能引起各种各样的问题，所以必须设置监管部门，确保数据质量，减少建设过程中的错误。
最后，加强人才队伍建设，积极引进复合型人才。高校档案数字化建设离不开人才支撑，为了尽快实现高校档案的全面数字化，必须加强档案管理人才队伍的建设。一方面，开展业务培训，提高现有档案管理人员的业务水平，使他们在原有基础上，不断提高计算机和网络应用能力。另一方面，大力引进档案管理复合型人才，确保数字化建设的后续力量，只有如此，才能数高校档案数字化建设才能跨上新台阶。
参考文献：
[1] 左晋. 论高校档案数字化工作流程的应用实践[J]. 兰台世界. 2012（17）
[2] 徐惠琴. 现代高校数字化档案备份探析[J]. 兰台世界. 2011（12）
[3]刘雁鸣. 网络环境下高校数字档案的信息安全威胁与对策[J]. 安徽科技学院学报. 2013（03）
高校数字档案范文4
一、声像档案数字化管理是我校档案工作的必然要求
笔者所在高校早在2011年就明确提出建立数字化档案馆的工作目标，为更好地推进此项工作，两年多以来，笔者先后实地考察调研了省内外十几所档案数字化工作开展良好的兄弟院校档案馆（室），利用一切可能的机会加强与他们的沟通交流，学习和借鉴他们档案数字化工作的指导思想与原则、运作方式、系统建设、管理模式等方面的先进经验，探索适合我校数字化档案馆建设情况的方法和道路，在当前学校有限的人力、物力、财力下，尽快推进校馆藏档案数字化及服务利用网络化工作，尤其是声像档案数字化管理方面。
二、当前高校声像档案数字化管理的基本情况：
数字化档案馆的建设基本可分为三个阶段：一初始阶段主要是建立档案信息化管理系统，进行纸质档案的电子化管理工作；二发展阶段，主要是光盘和局域网络在档案馆的应用，用户可以在档案馆及其以外的局域网内任何场所访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统；三数字化档案馆阶段，通过互联网跨越馆际，超越时空限制，在虚拟档案馆中利用档案信息资源。不论是哪个阶段，都离不开数字化档案管理系统的应用。当前，不少的高校档案馆已经进入数字化档案馆建设的初始化阶段和发展阶段，开发或引进了档案自动化系统，对馆藏纸质档案进行数字化加工与处理，应该说，已经取得了阶段性的成果。各高校在声像档案的数字化管理方面还是处于探索阶段，主要分为以下几种情况：
（一）利用某个较成熟的档案管理系统进行声像档案数字化管理
当前，各高校都是在市场上自主选用相关的档案管理系统，在调研与走访过程中，笔者发现全国不少高校档案馆选用了南方某所高校所研发的档案管理系统，甚至很多国家机关与企事业单位也选用了该系统。该系统从2003年研发完成投入使用，已经通过省档案局科技成果鉴定，也获得了国家版权局颁发的计算机软件著作权登记证书。可以实现档案录入、全文挂接、档案查询、档案借阅利用统计、档案借阅、办公自动化系统识别、信息等功能，是当前市场上比较成熟的一款系统之一。该系统是由某大学的档案馆与南京某科技有限公司联合研制开发的电子文件和电子档案管理系统及信息系统。据部分使用该系统的档案馆工作人员反映，该系统的利用能够明显提高工作效率，保障数据安全，与学校的办公自动化系统直接对接，在已有数据库的基础上进行资源的二次开发利用，并直接利用档案管理系统中数据库的相关数据制作档案馆网页进行与公告。不少高校在利用该系统处理文字性档案资料的同时，管理照片、音频、视频档案数据。
（二）在选用某个信息管理系统的基础上进一步自主开发
部分高校在利用某个比较成熟的系统进行管理数字化的文字档案的同时，也发现了其在管理照片、音频、视频等声像档案方面的局限性，比如在上传的声像档案数据量不大，同时使用系统人数不多的情况下，数据上传速度较快，查找利用效果比较理想。但数据达一定空间后，系统会出现运行缓慢的现象，10人左右同时在线工作会出现系统缓慢至不运转状态。针对这种情况，所走访的上海部分高校档案馆为应对这种情况，引进了计算机和软件设计专业的工作人员，根据自己学校的声像档案管理工作需求，做出系统设计方案，请相关专业公司重新设计了专门的声像档案管理系统与正在使用中的文字档案管理系统对接。重新设计后的声像档案数字化管理的系统设计理念是以利用方便为主要目的，查找对象的速度比较快，并且考虑到了照片的版权保护问题，避免日后产生相关法律问题。档案馆为保证服务器的良好运转，仅在服务器的升级、扩容上就先后投入了30多万，对服务器的设计要求上也特别注重数据的安全保护问题，采取了双重保护措施来保障数据的绝对安全。
（三）独立自主研发系统
据笔者了解，上海交通大学的数字化档案馆建设工作早在2000左右即启动，在档案界已经是有口皆碑。上海交通大学档案馆设有信息中心技术室，能够针对学校工作需求自主开发档案管理系统和信息网页。分为“归档平台”、“档案查询”、“学历学位认证”、“校友人物信息查询”、“科研获奖成果查询”、“历史文件中心”、“现代文件中心”、“编研陈展”、“专题汇编”、“视频点播”等几个部分。但是，该系统并不推向市场，仅供自己学校使用，无法在其他学校推广。该校的照片管理系统可以实现网上查阅，不直接调用原版照片，查阅原版照片需调用光盘或磁盘阵列。在我们已调查了解的几十所高校中，均未开展视频档案的数字化管理工作。该校档案馆负责人表示，他们刚开始启动视频档案的数字化管理工作，前不久陆续考察过中央音像馆所用的媒咨系统、青岛档案馆和深圳档案馆的数字化管理工作，正在做工作规划方案。但是该系统投入大，工作过程纷繁复杂，需要大量的专业设备和专业工作人员来配合操作该系统。
山东大学档案馆也正在研发自己的档案管理系统，该系统可以实现照片与视频的数字化管理，当前已经投入使用，正在推向市场。
三、对于高校建设数字化档案馆的几点思考
（一）档案资源的数字化处理是一项投资巨大的工程
当前各高校建立数字化档案馆都面临不仅要数字化处理当前产生的档案资料，还要数字化处理历史遗留的过往资料的问题。这是一项复杂的系统工程，不可一蹴而就，需要长时间地投入大量的人力、物力和财力。所考察的几所高校在有限的人力资源的情况下，都采取服务外包的形式来解决这个问题。在此工作上同济大学档案馆2011年投入99万，数字化处理了140万页档案资料，计划2012年投入200万，以后计划每年投入300-500万，直至此项工作完成；目前上海交通大学档案馆通过此种方式数字化处理了400多万页档案资料；上海师范大学档案馆的服务外包工作合作单位是上海八一厂；西南石油大学和苏州大学档案馆是采取有选择性进行资源数字化的方案，珍贵的档案、利用率较高的档案（如新生录取名册等）、字迹退化的档案、基建图纸档案优先数字化处理。
（二）建立数字化档案馆要注重档案队伍建设
数字化档案馆的建设需要配备专业的计算机技术人才来维护、管理档案管理系统，随着系统开发公司原有软件的升级和更新换代，加上供应商地域距离的遥远，在系统的服务期过期后，仅依靠供应商的服务很难保证系统的正常维护、开发和升级，并且存在后期维护服务费用投入巨大，服务不及时不到位的问题。我校及山东大学等学校目前所使用系统状况使我们深切的感受到这一点。上海交通大学档案馆和上海师范大学档案馆的档案管理系统都是靠档案馆自己的计算机专业人士来维护系统正常运转。另外，还要培训一批技术骨干和管理人才，提高全体工作人员的数字档案馆工作思维、操作技能。
高校数字档案范文5
关键词：高校档案数字化管理优势弊端要点
档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。档案数字化管理是利用计算机系统进行管理，形成了一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，提高了工作效率。
随着高校体制改革的深入与队伍交往活动的增加，一方面，使得档案种类不断增多，内容复杂多样，档案数量急剧上升；另一方面，随着社会信息化程度的深入，社会对档案信息的依赖程度也越来越高，更需要提供一些系统、安全的档案信息服务，这就使得档案载体类型已经不单单是过去的纸质档案，更多的发展为图片、音像等多种载体模式。由此可见，档案数字化已是信息化时代的必然趋势。本文就高校档案数字化的优势和弊端发表一下我的看法：
一、高校档案数字化管理的优势
1.有利于提高经济效益
随着社会经济的日新月异，信息量的博大与政府机关及行政事业单位办事效率的低下就显得格格不入，过去办公为粗放型模式，这样便无形中增加了办公人员及相关费用。为了解决、消除成本大幅上涨等一系列问题，数字化管理档案便突出了其优点。传统档案信息一般为纸质，这样不方便保存及管理，如今通过数字化管理档案使其成为文档保存于电脑中，不仅节约了一大笔保管费用，节省了使用空间，而且管理、搜索起来也异常方便，这也避免了纸张浪费及相关人员配置等问题。
2.有利于提高办公效率
数字化档案管理应用于高校当中，不仅可为学校办公人员提供了便利，而且可以时时更新资料并归档保存。除此之外，此管理技术可以方便用户进行资料查询、修改等操作，使工作更细化、更简化，可真正让用户随时掌握网络信息。不得不说数字化档案已经实现了信息化、现代化，为国家发展带来了重大推动作用。
3.有利于高校各行政部门和系部立卷制度的落实
以往高校档案管理员对学校各部门的工作并不了解，档案管理与各部门实际工作之间便产生了差异、不同步，从而导致材料不完整、档案质量存在问题等现象出现。当我校应用数字化管理之后，数据进行网络化，各部门可以通过网络数据传输至档案管理室，这样档案管理员可以通过网上操作进行档案数据更新及归档，为档案管理等工作提供便利，也从根本上保证了档案齐全，立卷制度得到落实。
4.有利于提高高校档案信息全面化
通过调查发现，以往管理模式主要是对档案进行分类、分区域、分时等来进行整理、存档，这样只能有利于单一文件查询和保管，但并不利于数据的及时更新和众多文件查询。实现档案数字化管理后，通过网上管理信息资源，对各档案进行分类、存档并保存于指定硬盘中去并标注。若办公人员想查询某一文档，可以通过检索等功能来搜索所需文档及数据。若同一时间发生众多的事情，可以在文档分时的情况下再细化。这样便使办公人员可以各方面掌握情况并能添加或修改所需数据，及时更新资料防止数据遗漏。
二、高校档案数字化管理的劣势
在我国档案数字化管理应用还没有几年，属于新兴管理模式。我校在此方面的应用也只是属于初级阶段，难免应用过程中遇到一些问题，如下：
1.由于病毒等因素导致电子文件保存、归档时间有所限制，所以不能长期无限制保存，存在不安全隐患。虽然电子文件具有占用空间小、方便用户操作以及网络传输速度快等优势，但在安全方面却存在众多不确定因素，难以控制，如信息的保密、利用工作等。由于电子文档可根据用户需要进行修改，通过修改，以往的数据信息将不再存在，而以修改后的最终信息来进行保存，用户也无法查询最初数据情况。如果用户误操作保存的话将损失重要数据及文件资料，对工作也带来不利因素。
2.数字化档案存储受载体制约性强
数字化档案应用，其性能、数据传输等功能与所使用的计算机软硬件有所关联。虽然计算机存储容量很大，但总有“山穷水尽”的时候。不仅如此，现今网络发展迅速，技术先进，计算机软硬件更新速度比较快，很可能会出现文档在旧系统下可以正常更新、保存，但在新开发的系统下却存在识别问题，不能完整兼容或不能正常读取。若依旧使用原有系统，可能出现技术落后，对日后管理操作顺利进行带来了一定影响。虽然每个文件占用空间小，有时只有几KB，但这些都是各部门、各办公人员的劳动成果，都花费了人力和物力。这些电子文件跟纸质保存有很大区别，容易受到计算机病毒的侵害或人员误操作等导致数据丢失，这些因素都会给电子文件保存和管理带来了巨大的挑战和威胁。
3.档案进行双重保存，加大空间利用及资源浪费
通常文件档案需经过纸质、电子文档的保存，有时为了更加可靠的保存会进行电子文档备份，虽然文件保存可靠性提高，但是操作多、占用空间大、资源也有所浪费。由于在文件保存过程中，文件通常人手一份，给办公人员及时更新数据提供便利，但无疑加重了工作量和人员量，通过电子文档的数据更新及保存，纸质档案保存也得更新。虽然保存方式不同，但内容相同，工作细化的同时便造成了人员及资源的浪费。
4.高校数字化档案利用率低，阻碍现代化管理进程
虽然档案信息管理系统在高校推行多时，高校各部门及人员对此管理系统的认识还不到位，并没有产生合理利用这一想法和具体操作。办公人员由于长时间使用以往管理模式和理论，信息数据的检索模式已经有所习惯，对这数字化管理系统了解不深，便会或多或少忽略其优势。人们对于档案管理认识有所局限性，忽略网络传输的便捷及网络资源。长此以往，办公人员对数字化档案认识不足使其利用率降低，计算机网络功能在工作中的应用也仅限于文字编辑，信息传输及打印等小功能，这样便使数字化档案管理系统不能被充分利用，造成了人员及其资源浪费。
三、实施高校档案数字化管理需要注意事项
通过本人对高校档案数字化管理具体应用中存在的一些问题，我从以下几个要点发表一下我的看法：
1.建设好高校系统工程
如何进行信息共享、档案电子化保存等，是一个重要目标，具体可以下几方面：
软件方面：对于软件开发方面进行研究，使网络资源、文档信息在最新系统下可兼容应用，尽可能使用最新、功能简单便捷的软件。硬件方面：对于硬盘存储容量有所扩充，使其最大程度保存更多文件。包括档案整理、备份、查询管理以及安全措施等工作。由于高校办公人员每天都会更新电子文档，添加或修改信息，因此该系统应采用双服务器，同时辅以扫描仪、光盘等。系统建设：可进行查询系统建设，方便资源利用率及工作效率的提高，并实现网络资源共享。
2.做好高校数字化档案的安全工作
由于电子档案存在不安全的因素，同时电子档案还有保存、修改等方面的隐患，应制定相应的管理制度来进一步完善管理系统，如文件归档、保密、鉴定等制度，从而使数字化档案建设可以在具体应用时安全可靠进行。这些管理制度中最为重要的便是安全管理制度。由于档案关乎个人信息，有些如工作经历、所获证书、知识技能等方面信息可以公开，但有些重要私人信息应该进行保密，这样便对数字化管理系统的安全性有所要求，显的格外重要。安全管理主要包括硬件和软件两部分。硬件方面，主要是对所使用设备的寿命及质量有所要求，从而提高信息保存时间。除此之外还得安排专门人员进行档案管理或设备保养、检修，防止文档引设备问题而导致丢失。软件方面，主要是通过文档密码加密或设置系统应用权限，对于重要信息应进行多层结构的通讯、监控，这样便可使文档更安全，使其数据免受非法修改或破坏，真正做到校园数字化信息的保密性和安全性。
3.组织档案管理团队，提高管理水平
由于现今网络发展迅速、信息现代快，高校档案管理模式也发生改变，从以往的劳动密集型向现今的技术密集型转化，大大提高了工作效率。这些进步便对管理者要求有所提高，这一方面要求他们有较强分析力，可以对一些较专业性问题提供建议和操作方法；另一方面则要根据用户需求提供大量的数据信息。这类岗位需要高素质、高技能管理人员才能更好的胜任。所以学校应该加强档案管理人员的自身培养，使其更多的学习相关管理知识，形成文件保密意识，使管理人员思维发生转变，跳出原有档案管理理念，投身于现今数字化管理理念研究、应用当中。
总而言之，随着现今网络发展的要求，高校数字化档案管理已成为必然。不过高校档案管理数字化方面认识、应用还有一定不足，需要进一步的研究和解决，逐步实现高校档案数字化管理的完美应用。
参考文献
[1]王建萍.浅谈高校档案数字化建设[J].常州工程职业技术学院学报， 2007（ 3） .
[2]薛四新.档案馆信息化与档案管理变革--数字记忆之思考[M].机械工业出版社，2008.
[3]蔡海飞.档案信息化建设浅谈[J].科技情报开发与经济，2007（12）.
高校数字档案范文6
随着社会的发展及办公条件的改善，在实际工作中形成了大量的声像档案。我们应更好地保护和利用好这些生动地、形象地特殊载体，再现高校教学、科研、管理等工作情况，真实地反映高校发展变化，使其和文字档案一样，具有工作查考、历史凭证和宣传教育等作用。
一、当前声像档案管理面临的问题
在学校90周年校庆到来之际，为了配合学校的校史展览工作，我们查阅了大量馆藏的声像档案，发现管理和利用存在很多问题。虽说近年来大量购置了数码设备和用于进行后期制作、编辑的工作站，但是只限于声像档案的拍摄、录制、制作上，传统管理方式的繁琐和利用的局限性仍制约着声像档案的发展。总的来说当前声像档案管理面临的问题有以下几个方面：
1、馆藏声像档案没有进行数字化，声像档案信息资源没有被充分完全挖掘出来;声像档案管理工作主要靠手工方式操作，远远满足不了利用者的多方位需求;存储形式单一，无法满足数码时代大量而纷繁复杂的拍摄需要。
2、随着现代资讯的不断膨胀和视频媒体应用的不断普及，各高校记录的声像档案越来越多，但是以往磁带记录的文件经过2-3年的保存后由于物理原因发生脱磁、掉粉等现象直接导致大多媒体文件的流失。
3、当负责采集和管理声像档案的人员出现职务变化，离退休等情况时，接手的人员由于磁带的不直观，难以检索等原因会导致文件大量闲置，出现资料的存档形同虚设的结果。
4、在后期的编辑过程中经常需要用到之前拍摄的文件，但是由于检索不方便，工作人员为了检索某一段文件需要花费大量的时间在查找、采集等工作上。甚至由于检索困难而不得不放弃很多珍贵镜头的使用。
5、即使是存储在计算机中的视频文件也只能通过文件夹，文件名进行检索，但是真正使用的时候其实查找的是某些片断而非整个文件，而这些资料中是否有编辑人员需要的画面无法直观的表现在文件名上，导致查找的时候只能一个视频一个视频的看，同样要耗费大量的时间却很难找到需要的素材。
6、服务器中的文件如果采用共享模式开放到局域网中，所有网络中的用户都能直接看到所有的文件，无法保证特殊文件的保密性。如果每次都要单独传送，又会占用编辑人员的大量时间及协调周期。
二、以数字技术为切入点，打开高校声像档案管理和利用的新局面
现在国外科技界公认的一个观点是，现代信息技术主要有四个方面：一是计算机及其网络技术;二是通讯技术;三是声像技术;四是缩微、复制、印刷和高密度信息存储技术。由此可见，声像档案通过计算机和相应的软件系统进行数字化后，在网络上实现资源共享和利用服务，是整个档案工作现代化的重要标志之一。
对于声像档案而言，数字技术总体上带来了两方面的影响，一方面是大量新型载体的出现，部分或全部的取代了传统胶片、磁带等载体，成为声像档案信息新的承载体;另一方面，声像档案工作人员积极通过各种途径使声像档案和文书档案一样成为网络数据流的一部分，无论在收集、整理、鉴定或保管利用等方面都由计算机结合其它技术完成。比如：
（一）馆藏声像档案的数字化处理
将馆藏极其珍贵的照片包括底片进行扫描、翻拍配以详细的文字说明，存储入库;将录音、录像磁带进行转录，变成计算机可读取的信息源;对传统材质的声像档案进行数字化转换工作，使其可以和新型载体的声像档案相融合，统一由计算机进行管理。
（二）现行工作中声像档案的数字化处理
一是对所收集的会议等录音资料进行计算机音频采集，数码格式转换、处理，制作、刻录成光盘;二是对录像资料进行计算机视频捕捉、采集及数码格式转换、制作、编辑、刻录光盘;三是在制作网页过程中对诸多素材进行计算机转制、编辑处理等工作。
（三）户网站和信息平台的建设
门户网站包括局域网、校园网和互联网，局域网主要是信息门户面向到馆查档用户，提供用户注册、信息检索和内部可公开查阅的信息资源目录;校园网信息门户主要是面向学校内部用户，提供档案资源的快速检索、开放档案查询、文件阅览;互联网信息门户主要是面向社会公众，在网上展厅提供对视频档案的点播以及对照片档案的在线浏览等。信息平台提供从模板定义门户页面的功能，采用标准Java技术来创建JSR268和WSRP2.0/2.0的门户组件全文检索设置、动态页面刷新设置等功能。
三、借鉴“媒资”系统在声像档案管理中的新举措
声像档案产生的领域很多，涵盖了学校各个部门，随着学校的发展，广大师生也希望通过一些更直观、更生动的方式来宣传自己，因此对声像档案的需求也越来越多。
过去学校档案部门更多地是把声像档案作为“历史的见证”，想着把它收集起来存放入库就可以了。一旦有所需要，要通过人工进行检索，在大量的声像档案中寻找一两张照片、几个珍贵镜头、几段视频，工作的繁琐和效率的低下可想而知。
当数字技术引入声像档案管理工作后，在媒体领域出现了“媒资”概念，“媒资的全称是媒体资产管理MAM（Media Assets Management），就是对各种类型的视频资料、音频资料、文字、图表等媒体资料的数字化存储、编目管理、检索查询、非编素材转码、信息，以及设备和固定资产等进行全面管理的系统”。
通过“媒资”系统的应用，很多电视台和媒体单位在声像档案的“收、管、用”方面有了长足进步，有鉴于此，我们高校声像档案的管理和利用有了新的契机。
首先高校档案部门要把声像档案进行数字化处理，通过上载过程，将磁带中的媒体文件保存到磁盘阵列中，长期保存也能保证文件的质量不受任何影响，同时通过磁盘阵列的RIAD结构保证即使硬盘损坏也能恢复素材文件，保证了素材的安全性。真正做到随着高校的发展，素材库也随之不断丰富。我们还要通过管理软件在媒体文件中附加丰富的检索信息，即使人员流动后，刚刚接手的人员也能迅速检索到各种文件。
其次高校可分别在图片类、音频类、视频类三大类型下设立管理工作、科研工作、学生工作、教务工作、后勤工作等若干数据库。如：学校各种会议、活动的照片和视频采集;本科生、研究生学位照的收集整理、历届毕业生集体合影照片;科研成果的获奖照片和视频等。按照各个部门工作职能的不同，建立专题数据库。
再次按照需要，编目人员可以针对一个视频文件的节目层、片断层、场景层、镜头层进行详细的编目，同时截取关键帧画面，保证编辑人员检索时快速准确的找到需要的素材。
最后通过用户权限的设置，可以保证所有用户对于任一类素材的访问权限，在下载过程中编辑人员可以通过打点的方式，有选择的下载真正需要的片断，从而保证了素材的安全性和高校性。
