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档案管理优化范文1
本文以一个航空产品档案管理人员的视角，通过阐述协同研制中航空产品档案管理的问题，结合档案管理、信息管理、项目管理、构型管理等的相关知识，提出适合航空产品档案管理的、现实可行的优化策略，以提高航空产品档案管理的效率，实现档案为航空产品研制服务的宗旨。
【关键词】
协同研制；航空；产品档案；优化策略
1前言
协，众之同和也;同，合会也。所谓协同，应用到航空产品研制领域，便是指各个单位在某一核心单位的带动下，互相配合，积蓄能力，科学有序地发挥自身的优势，不断汇聚成统一的力量，最终高效地完成航空产品的研制。协同研制模式已成为国内航空企业的首选。它的优势不仅体现在某一航空产品顺利推出的目标达成上，还体现在核心单位的实力提升上，更体现在各参研单位的能力提高与整个行业的管理水平和研制能力的全方位提升上，可谓一荣俱荣，协同共赢。但由于协同研制涉及到多单位，各单位研制能力高低不一、协同意愿大小不同，核心单位综合能力不足等，给现实中的航空产品档案管理带来了不少问题。
2协同研制中航空产品档案管理的问题
2．1航空产品档案的归档质量参差不齐
航空产品档案是指航空产品在设计、研制和制造活动中形成的具有保存价值的科技档案，主要包括技术文件、图样及其相应的元数据。由于大多数航空产品的结构复杂，设计研发周期长，制造过程难度大，因此，由此产生的产品档案可谓数量繁多，质量参差不齐，给档案管理工作带来了很多困难。在协同研制这一模式下，频繁的设计更改会带来诸多风险，最为明显的例子是设计单位现行有效的图纸无法与生产现场对接，造成更改贯彻不到位，不仅会拖延研制进度，更易直接导致经济损失。出于保证研制进度和节约经济成本的目的，提高航空产品档案内容信息的质量便成了设计工作中的一大重点。而作为协同研制的项目，航空产品档案高度依赖计算机技术，研制过程中产生的档案数据格式无法得到有效的统一，往往是UG、CAD、PDF、TIF等格式齐上阵，同一格式往往又涉及多个不同的软件版本，造成档案无法正常打开并提供利用。这种管理的困境告诉我们，只有具备统一的数据格式，技术文件、图样才能在信息系统中被不同单位识别，得到有效的传递与利用。
2．2航空产品档案的传递效率无法保证
航空产品档案的传递效率体现在技术文件、图纸传递的及时准确上。协同研制中，设计、试验、反馈、制造是一系列循环往复的、波浪式上升的前进过程，绝不是单一的、直线型的前进过程。在这个过程中，设计单位产生的档案要贯彻到制造单位的生产现场中，制造现场的问题要反馈到设计单位并得到更改并归档再发放到现场，才能使试验、反馈、制造得以顺利运行。由于这个过程涉及到多个乃至几十个成百个参研单位，产品文件的更改又十分频繁，从制造单位现场问题反馈到设计单位的产品文件完成更改并归档所耗费的时间颇长，因此，给档案管理部门预留的时间甚少，甚至可以说没有，所以，档案管理部门必须加班加点完成发放传递，航空产品档案的传递效率无法保证。
2．3航空产品档案的成套性要求难以达到
某一型号的航空产品，往往由零件、组件、部件等组成，因此，航空产品档案的成套性特征非常明显。协同研制过程中，核心单位及重点设计单位为了赶进度，往往在时间节点到来前，顾不上归档的成套性要求，批量的、无序的产生产品档案，一归档即要求档案部门发放，无法确保成套性到达生产现场，给制造单位带来了混乱，浪费了大量人力、物力。
3协同研制中航空产品档案管理的优化策略
针对协同研制中遇到的上述问题，本文拟提出一个切实可行的、行之有效的航空产品档案管理优化策略。航空产品档案管理优化策略可概括为:在多专业协作团队的带动下，以项目计划为指导，以数据系统为支撑，进行适应构型管理和标准体系的航空产品档案管理。具体来说，此策略包含多专业协作团队、项目计划、构型管理、标准体系、数据系统等五方面要素。
3．1多专业协作团队
人是生产力中最活跃的因素。在协同研制中，人的作用不可小觑。为了尽可能地规避风险、解决问题，航空产品档案管理应具备一个多专业协作团队。这个团队应纳入各个单位的档案管理专业人才队伍，使其形成一股基础力量，其中，核心单位及重点单位的档案管理专业人才须起到一定的领导作用;核心单位及重点单位还应积极地将信息化人员、项目管理人员、构型管理人员、质量管理人员纳入其中，使其共同参与团队建设与讨论，每一专业人员针对协同研制中出现的问题，各抒己见，共同承担问题与风险。有多大责任就有多大责任心，必须将具体事项落实到每一专业团队成员，才有可能达到预期的效果。在这个多专业协作团队中，作为基础力量的档案管理专业人才，必须得到统一的专业培训，对协同研制高度认可并积极参与;认同并理解前端控制和文件生命周期理论，制定出统一的适合具体型号研制要求的档案管理制度，尤其在归档质量、数据传递规则、成套性要求等方面严格要求，并积极贯彻落实。其他专业人员，应积极探索建立一个有效的协作沟通体系。
3．2项目计划
项目计划不仅是航空产品研制的总纲性文件，更是具体到某一节点、某一季度、某一月、某一天的基础性文件。可以说，航空产品档案的产生、归档、传递、利用乃至销毁，都与项目计划息息相关。因此，某一航空产品的项目计划，必须自觉地将航空产品档案管理囊括其中。协同研制中，项目计划的制定必须遵循产品研制的发展规律，不可操之过急，亦不可无限拖延;涉及航空产品档案管理的项目计划部分，必须得到上述多专业协作团队的充分认可;必须具备一定的动态性，可在适度范围内进行调整。只有这样，航空产品设计单位可在计划指导下，归档质量可靠的技术文件及图纸;航空产品制造单位可在正常的时间范围内，接收到有效的产品档案，开展现场研制工作;作为两者链条的航空产品档案管理部门，可根据项目计划，逐步落实归档、传递工作，保证归档质量及传递效率。
3．3构型管理
构型管理是一种面向产品全生命周期的，以产品结构为组织方式，将各阶段产品数据(结构信息、工艺信息等)关联起来并对其进行管理和控制，从而保证产品数据一致性和有效性的技术。由此可见，构型管理与航空产品档案管理存在着某种程度上的内在联系。航空产品档案管理应充分吸收构型管理的成果，找到自身的发展之路。具体来说，在协同研制中，档案管理人员应重视构型管理的作用，可依托多专业协作团队，在构型管理人员的帮助下，以构型项为基础，设计航空产品档案归档、传递的规则，形成系统的航空产品档案管理制度，从源头上控制，充分保证航空产品档案的成套性及动态有效性，以促进生产现场的有序管理。
3．4标准体系
没有规矩不成方圆。标准体系建设对于协同研制中的航空产品档案管理至关重要。航空产品档案管理人员应积极地将管理中遇到的问题反馈标准化人员，标准化人员在接收到反馈后，分析问题，在多专业协作团队中发起讨论，共同研究，建设一个适应航空产品档案管理需求的标准体系。标准体系建设应符合下述要求:首先，标准体系应是一系列标准的有机组成体。航空产品档案归档的要求、传递的机制、利用的要求、销毁的方式，等等，均应有对应的标准;其次，标准体系建设必须统一且唯一，即同一方面的标准只能有一份，各个航空单位应充分认同并具体落实相应的标准;再次，由于各个单位的工作重心不同，对于标准的理解也存在很大的差异，因此，核心单位应有权力和义务对各个标准进行解释，并监督检查各个单位的落实情况;最后，由于产品研制周期较长，实际经验在不断地积累，标准体系应具备动态调整的能力。只有具备完善的标准体系，强调统一、有序，产品档案的归档质量才能得到有效提高，传递效率、成套性要求才能得到保证，不至于形成信息孤岛，延误进度，为协同研制打下坚实的基础。
3．5数据系统
数据系统是航空产品档案管理的物质基础。数据系统管理的重点在于产品档案接收与分发。针对业务需求，核心单位应对各个航空单位的系统建设进行指导，确立统一的系统建立机制，构建适应协同研制这一模式的信息系统。针对协同研制这种模式，各个航空单位应建立统一的数据系统，若无法实现完全一致，至少须具备数据转换的统一接口。在现有条件下，鉴于产品档案产生、归档、利用的管理特点，不同单位间的产品数据管理系统(PDM)、档案管理系统、文件传输系统等均应实现有机统一，以减少因数据系统不一致而带来的档案传递问题。但数据系统的建设依赖于构型管理和标准体系的要求，绝不能简单粗暴地要求信息化人员修改系统，而不考虑现实的构型管理和标准体系。
4结语
在复杂的航空产品协同研制过程中，我们遇到了诸多现实问题，一定程度上造成了人力、物力的浪费。但这种种探索也为日后的成功奠定了坚实的基础。正是基于现实中发现的问题，我们提出了协同研制中产品档案管理的优化策略。在这种策略的运行下，航空产品档案管理必将实现自身无可替代的价值，为航空产品的研制服务，为航空产业的发展壮大服务!
作者：张新娴 单位：中国航发商用航空发动机有限责任公司
参考文献:
［1］叶小利．航空工业档案信息资源的开发利用［J］．机电兵船档案，2011(02)．
档案管理优化范文2
【关键词】高职院校；档案管理工作；创新与优化
中图分类号：G717.24
高职院校的管理工作是教育工作者关心的内容，同时也是国家相关部门关注的对象，档案管理是管理工作的一部分，档案管理工作的好坏同样衡量高职院校管理职能高低的一个重要标准，随着高职院校规模的不断扩大，档案管理方面的工作难度也在不断增加，同时在信息时代的背景下，传统的档案管理理念和方式也受到了巨大的挑战，可见对档案管理进行创新和优化是很有必要的，同时也是我国高职院校重点研究方向。
1档案管理工作的作用和优化创新的意义
档案管理担任着对学校各种事项的记录工作，包括教学计划安排、教学成果、科研成果，这些都是档案管理工作的主要内容，同时档案管理还有记录历史的作用，从最初建校开始，档案管理工作就开始进行了，它见证了学校的不断发展和壮大，是历史的见证者。档案管理工作中的对于学生工作方面的管理对于学生的个人情况进行了详细记录，是学生在学校的宝贵资料，同时档案也是教学评估的重要参考资料，它通过对教学工作的记录，对于教学评估而言属于第一手资料。
通过对档案管理的优化创新，能够近一步提升高校档案管理能力，规范高校档案管理工作，对于现代化高校建设和发展而言有特殊意义，同时档案管理工作属于基础性工作，对于稳定教学发展具有很大的作用，档案管理的优化和创新不断促进我国高职院校做出显著成绩
2目前高职档案管理中存在的问题
2.1档案管理观念落后
在信息时代，档案管理工作统统信息技术全面结合，已经发展成为了依靠信息技术的档案管理模式，但是对于部分的高校档案管理工作而言，工作人员仍保留着落后的观念，虽然配备了相应的设备，但是工作人员却很难做到熟练使用，仍喜欢采用传统的档案管理工作方式进行档案管理。
2.2高职院校不重视档案管理
对于高职院校而言，部分管理者认为学校的重要任务是传授学生技能，将更多的精力放在了教学以及效益上，对于档案管理工作缺乏足够的重视，导致档案管理工作在学校的地位较低，由于档案管理工作主要体现在服务性上，和教学的联系不大，很难为学校产生突出作用，只有在特殊情况下才会用到档案管理，但是我们应该认识到档案管理工作属于基础性的工作，只有注重基础才能使学校向好的方向发展。
2.3缺乏人才和资金上的投入
档案管理作为服务性工作，尤其是和信息技术相结合后，对于工作人员以及工作设备的要求在不断提升，但是由于其学校的地位较低，相关领导的不重视，在人才和资金的分配上受到了很大的制约，从而严重影响了档案管理工作的发展，工作人员缺乏相应的技术和经验，在工作过程中很难做到创新和发展，仅仅是以应付的态度对待工作，设备上的问题使得档案管理工作和目前的先进模式存在巨大的差距，在这种没有人才和资金的情况下，要想快速发展是不可能的。
3档案管理工作的创新与优化
3.1提高对档案管理工作的重视
档案管理工作作为学校教育管理工作的重要组成部分，具有着重要的意义，高职院校的管理者应该提高对档案管理工作的认识，重视档案管理工作。要知道，档案管理关系到每一个学生的在校情况，档案是学生的个人信息的可靠依据，同时也是毕业找工作的重要依据。管理者要采取切实措施，提升全校师生对档案管理的认识，可以定期召开专题讲座，介绍档案管理的相关知识，通过国家针对档案管理的法律法规的宣传，能够更好的提升学校整体对于档案管理工作的认识，为档案管理工作的开展营造良好氛围。
3.2加大资金和人才的投入
任何工作的创新和发展都离不开人才和资金，对于档案管理工作而言更是如此，资金是保证，而人才则是关键点，人才是非常重要的，要具备相应的知识，同时还要富有创新精神，这样才能在发展优化的过程中取得重大突破。要定期对工作人员进行相关知识的培训，确保其掌握最新的技术和手段，拓宽工作人员的眼界，这是高速发展的社会中迎接档案管理工作挑战的必要条件。资金的投入主要用于先进设备的配备以及对工作人员的培养上，资金上的支持同样也是发展的硬性条件。
3.3不断优化创新目前档案管理体系
一个科学全面的档案管理体系是做好档案管理工作所必需的，包括工作人员的任务分配、管理模式、资料存取等，这一系列工作都需要不断进行优化创新。首先在工作人员任务分配上，我们知道随着档案管理工作的复杂化程度的不嗵嵘，任务的分配变的越来越困难，不同工作人员的能力是不同的，在任务分配时既要考虑到任务量，又要考虑到其合适程度，这些都是分配过程中需要重点关心的问题。其次在管理模式上需要进行创新，在创新的过程中我们可以借鉴其它行业档案管理的模式，取其精华，结合高职院校自身的特点进行改革创新，对于档案管理中的一些规则的制定要和目前时代的发展密切结合。最后在档案存取上加强重视程度，在档案的录入时，要进行多次核对，确保资料正确完成，因为只有这样档案管理工作才有意义，同时对于往年的档案，要定期检查，对于一些纸质档案要将其转化成电子档案并存有备份，保证档案的安全。同时在档案的存取时要进行准确记录，确保档案在节约过程中不出现问题。
4总结
档案管理工作对高校的发展很重要，具有优化和创新的必要性，在优化和创新时要明确档案管理工作的本质目的，把握我国高职院校在档案管理中的存在的问题，深入问题的本质，提升对档案管理的重视程度，从资金、人才、管理体系等方面着手，不断进行优化创新，切实提高档案管理能力和水平。
参考文献
[1]张艳. 浅谈高职档案管理的创新与优化[J]. 职业，2016，05：153-154.
档案管理优化范文3
关键词 档案管理 不足 优化措施
中图分类号：g271 文献标识码：a
一、研究背景
改革开放以来，尤其是《档案法》颁布以来，我国的档案管理水平有了迅速的提高。档案管理水平的提升有效促进了档案信息资源的整合与优化，对企事业单位的决策与管理提供了重要的信息支撑。但是，随着人员流动的增加与机构改革的实施，档案管理中的缺陷不断凸显，这严重制约了档案管理的科学发展，给管理人员的工作带来一定的压力。这迫切要求档案管理机构与管理人员依据管理中存在的不足，积极采取有效优化措施，实现档案管理的优化。本研究将对档案管理中的不足进行分析，并提出相应的优化措施，从而为一线工作人员提供理论的指导与帮助。
二、档案管理的不足
（一）档案管理制度不健全。
档案管理工作有效开展有赖于完善的制度。但是，我国一些档案管理部门却存在制度不完善的缺陷。一些部门缺少有效的监督机制。一些档案单位的工作并没有接受定期的检查。监督工作的缺失导致一些档案长期处于凌乱状态。这导致档案损坏、丢失的情况时有发生。这必然给档案管理的完善带来不利的影响。档案管理制度不健全还体现在鉴定工作没有得到很好的开展。工作人员应该对档案进行鉴定，并将一些失去保存价值的档案进行剔除和销毁，以便更好发挥档案的作用。但是，一些档案管理机关却没有做好鉴定工作。一些失去保存价值的档案长时间处于闲置状态。这容易导致库容饱满，降低档案管理的效率。
（二）档案管理技术落后。
当前，档案管理的一个突出问题是管理技术落后。一些档案管理部门在工作过程中仍然采用手工操作，没有充分发挥计算机的作用。这严重影响了档案管理的效率。管理人员无法利用计算机系统对档案进行搜索，从而保证档案管理高效进行。导致这一情况发生有两个方面的原因。一方面，档案管理机构忽视了档案管理的信息化建设。一些档案管理机构没有意识到信息技术在档案管理中的作用，没有根据工作的需要引进相关设备，另一方面，一些工作人员无法胜任信息化管理的要求。一些管理人员的计算机水平比较低，没能很好在档案管理应用信息技术。这也给管理的信息化建设带来不利的影响。
（三）管理设施无法满足档案管理需要。
档案管理的主要目的在于为企事业单位和个人提供信息与资料的保存无法。这种工作性质使得档案管理工作具有较大的社会效益，而在经济创收方面的能力则偏弱。另外，一些企事业单位也在档案管理上投入较少的资金。这容易导致档案管理设施落后，难以符合管理的需要。不良的保存环境容易影响档案的使用寿命，给企事业单位造成一定的损失。
（四）档案工作人员素质偏低。
工作人员素质偏低也是导致档案管理不足的一个重要体现。一些工作人员缺少档案管理的知识与技能。其知识水平与技能无法胜任档案管理的工作需要。这必然导致档案管理的低效。另外，一些档案工作人员缺少服务意识。一些工作人员并没有意识到档案管理工作的作用，从而提供优质的管理服务。
三、档案管理的优化措施
（一）构建良好管理制度，规范档案管理工作。
档案管理的优化需要建立在完善的制度之上。一方面，档案管理机构需要建立完善的监督机制，加强监督检查工作。监督人员要定期对档案管理工作进行定期的检查。对于出现的管理问题，监督人员要给予指出，并要求工作人员进行完善。另外，监督工作还需要同工作人员绩效工作相结合，从而提高监督的效用。人力资源管理部门可以将监督人员提供的档案流失率作为绩效考核工作的参考和依据。这能够更好发挥监督工作的作用，从而避免档案流失与管理不善的情况发生。另一方面，档案管理机构要做好档案鉴定工作。工作人员
定期对档案进行鉴定，对于一些已经没有保存价值的档案进行处理。这有利于集中档案管理机构的人力与物力，对有效的档案进行管理与保存，从而实现管理质量的提升。
（二）积极应用信息技术，提高管理的信息化水平。
当前，信息技术不仅对生活方式产生深刻的影响，而且对档案管理工作发挥重要的影响。为此，档案管理人员应该积极利用信息技术，加强档案管理的信息化建设。工作人员可以利用档案管理软件和建立档案信息数据库，实现档案管理工作效率的提升。为了保证档案管理的信息化建设的顺利开展，档案管理机构应该投入资金引进先进的信息化设备。这些设备能够为档案信息化工作提供重要的物质基础与前提。另外，档案管理的信息化工作需要一支高素质的工作队伍。这就要求档案管理单位对工作人员进行培训，提升他们的信息技术水平。档案管理单位可以邀请相关领域的教师对工作人员进行培训，使他们掌握工作所需的技术与知识。这能够为档案管理的信息化建设提供重要的人才保障。
（三）完善管理设施，创造良好的档案管理环境。
如今，一些档案管理机构由于经济方面的因素，并没有为档案存放提供良好的设施。这给档案的安全与使用寿命都带来一定的消极影响。为此，档案管理机关应该做好管理实施的管理与建设工作，从而为档案的保存和利用创造良好的环境。档案管理机关可以积极向上级机构争取经费支持，以便为已有设施的管理和新设施的购买创造有利的物质前提。另外，档案管理人员还需要做好管理实施的保养工作。有效的保养工作可以延长设施的使用寿命，为档案管理创造良好的物质条件。
（四）建立健全培训机制，提升工作人员的素质。
档案管理质量同工作人员的素质息息相关，而员工素质的提升则需要健全的培训机制。培训机制的建立需要档案管理部门进行努力。第一，档案管理部门需要为培训机制投入一定的物质资源，培训活动需要以充分的物质基础作为前提。因此，档案管理部门可以将培训经费进行单列，这样可以保证培训工作具有充足的经费。第二，培训内容需要符合档案管理工作的要求。员工培训需要同档案管理工作相契合。培训需要涉及资料归档、档案整理、档案登记、档案检索和档案保管等方面的技能。员工通过这些培训活动，能够对档案管理的相关技能进行较好的学习和掌握。另外，培训还需要涉及服务意识。档案管理工作是服务性工作。这就要求档案管理人员应该具有良好的服务意识。为此，培训活动应该围绕服务意识开展，以便更好提升员工的服务积极性。第三，培训活动需要规范化和制度化。档案管理部门应该致力于培训活动的制度化建设，严格规定培训的内容与时间，并要求员工认真遵守培养的相关要求。这能够提升培训活动的效用，更有效地提升员工的素质。
（作者单位：广东省潮州市职业技能鉴定指导中心）
参考文献：
[1]张家英.大学生档案.档案时空，2005，8.
[2]段署平.高校毕业生档案管理中的问题及对策.怀化学院学报，，2006，25.
[3]王晓颖.对学校档案管理工作的探析.山西广播电视大学学报，2005，2.
档案管理优化范文4
【关键词】 煤炭企业；档案管理；优化设计
在煤炭企业不断发展和改革下，煤炭企业档案管理已成为其重要组成部分。煤炭企业档案主要体现在企业的基本建设、生产经营活动中形成的文件、图表、照片、录像、光盘等具有保存价值的文件的总称。它见证了企业的发展历史，为企业少走弯路奠定基础，对煤炭企业各个方面都有十分积极的作用。所以要加强对煤炭档案管理工作的认识和探索，保证企业档案的生存和延续，以便更好地服务于企业的建设。
一、煤炭企业档案管理的重要性和必要性
近年来，煤炭企业经过多次改革，管理逐渐走向集团化、规范化，但是档案管理相对较薄弱，总体水平较低，加之国家对其管理的滞后和概念的模糊，导致与其他行业有一定的差距。主要表现在企业对档案管理工作认识不足，档案人员业务素质低，归档信息不完整，档案管理跟不上现代化企业的发展速度。因此，加强煤炭企业档案管理意义十分重要。
（一）有利于企业做出正确决策
煤炭企业的经营管理和安全生产关键取决于决策的制定，只有加强煤炭企业的档案管理，才能为煤炭企业的发展提供真实有效的信息，才能准确分析和评估煤炭企业当前的状况，从而实事求是的为煤炭企业做出科学合理的决策。真正使决策和各项管理措施促进煤炭企业的发展壮大。
煤层自然、井下透水、爆炸、冒顶是煤炭企业经常发的重大事故，而防止这些事故的措施都是根据企业的地理条件、历年采掘状况等资料而制定的。因此完整、规范的档案管理是煤炭企业安全生产的重要因素。
（二）有利于对事故救援工作的开展
在井下几百米往往会发生煤矿事故，由于井下情况复杂，实施难度大，事故发生后如果没有详细的档案材料，就很难了解井下的基本情况，更难以进行及时、准确地制定救援方案，从而影响被困人员位置的确定和必需品的输送。
（三）有利于煤炭企业合法权利的维护
煤炭企业的实物档案是当时、当地和当事人在工作中形成的原始记录，是开展各项工作的第一手资料，能够保护企业员工的合法权益。当出现诸如塌陷赔偿、土地征用等问题时，煤炭企业就可以利用它来维护自己的合法权益。
二、煤炭企业档案管理工作的现状和对策
（一）企业档案管理意识淡薄
在企业的档案管理过程中，无论是文章的起草、打印，还是文章的及时归案方面都存在着很大的问题。如有人在起草档案使用圆珠笔写而不是用钢笔，有的单位用针式打印机打印存档，这些都会影响档案质量；还有的管理人员不按规定移交存档，影响档案的完整性。对此我们应该在公司内部开展宣传档案管理意识的活动，宣传学习档案法，把档案管理纳入企业的规划过程中。增强专业人员的档案管理意识和业务水平，充分发挥其主观能动性，做好分内工作，以优质的服务取得企业领导的重视，树立良好的职业形象，从而提升档案管理在企业中的地位。
（二）提高档案管理人员的综合素质
知识是不断更新的，档案专业知识同样也不例外。档案管理人员的知识老化、陈旧，应引起上级领导的重视，应该每年组织一次或者两次相关的业务培训或者派遣到外地学习，以加强对现有工作人员的继续教育，但业务培训应注重以下几个方面：
1.注重实用性
结合自身的工作实际需要和未来长远的发展趋势，与实际工作紧密配合，对档案法律法规、档案具体业务等进行较为系统的学习，并且要学以致用，便于实际操作，讲究实效。
2.因材施教
对档案人员的培训要与其所在的岗位需要相适应，重视知识灌输的同时不要忘了加强能力的培养。档案人员的业务知识培训要根据个人的不同情况因人而异，因材施教。
3.加强安全知识的学习
要做好档案的安全工作，让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性。加强消防知识等方面的培训，增强处理突发事件的能力和解决实际问题的能力。从各个方面加强档案管理人员的业务素质和专业技能。
（三）建立健全档案管理制度体系
在煤炭企业的档案管理中建立完整的管理机制体系，以确保档案管理适应新形势的发展需要。正确果敢的决策机制、雷厉风行的执行机制、快速充分的反馈机制、坚持原则的监督机制，各种机制系统相互作用、相互促进，确保档案管理工作规范健康运行。
在煤炭企业中档案管理是一个完整的科学的系统工程，要根据本单位的实际情况和国家有关法律法规的行业标准制定和完善各项档案管理制度。如《文件材料归档与不归档范围》、《档案立卷归档制度》、《档案库房安全设施》、《档案借（查）阅制度》、《档案利用制度》、《档案人员职责与职权范围》等，确保档案管理中各项工作有效进行。
（四）加强执行煤炭企业档案管理的监督考核
为了保证档案管理制度真正得以贯彻落实和档案管理制度的严肃性和权威性，不但要建立健全完善的档案管理规章制度体系，而且要加强制度执行情况的监督考核。在档案管理过程中实施责任制管理模式，做到自己的工作自己负责别人的工作大家监督。共同为企业做出奉献。
（五）加强档案信息资源的开发和利用
煤炭企业档案管理信息系统是一个自动化系统。该系统具有检索、整编、应用功能。它运用现代化手段收集整理数据，并且能够运用计算机技术对数据进行统计和加工。使档案管理信息系统能够高效地处理煤炭档案管理信息。
煤炭企业档案反映了企业人员情况、生产技术、效益状况、设备维修等方面的历史记录，是企业方展历程中真实记录和写照。档案人员要充分利用这一优势，加强档案管理。
（六）加大煤炭档案管理中硬件设备和软件系统的投入
随着计算机技术和网络技术的快速发展，人们传统的工作方式和生活方式都发生了不同程度变化。首先我国的煤炭企业就要加大资金的投入力度配置更加先进的硬件设备和软件系统，使得煤炭企业的档案管理工作适应这种转变。
首先积极采购电脑、U盘录音笔等先进的电子设备，进一步完善煤炭企业的硬件设施。其次，要大力开发煤炭企业管理档案工作中的软件系统，优化煤炭企业档案管理工作的数据库系统，软件系统与硬件设备相结合，不仅提高了档案管理人员的工作效率，也保证了档案管理工作的管理质量。
（七）对煤炭企业的档案服务进行创新
现在煤炭企业所提供的档案种类越来越多，如文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。因此要转变传统的档案服务方式，要增强和提高档案服务的主动性、针对性、和及时性。
随着时代的发展，企业对档案服务的要求越来越高。企业在生产经营过程中产生大量的现代化的电子文件，档案室不仅要传统的纸质档案材料还要接收和管理新兴载体的档案，随着这种趋势的发展，要求企业在实践上打破常规、积极创新，把档案工作列入日常工作规划中，以条款积极落实，及时解决档案工作中的问题，为档案工作创造一个良好环境。
三、结语
随着煤炭企业档案管理的不断完善，要求档案管理工作者坚持去伪存真、实事求是的原则对档案进行分类、加工、编辑、归档，把档案管理工作规范化，为使用者提供最真实可靠的信息。做到以上种种不仅要求企业自身要重视档案管理，而且要求企业员工做好档案管理的培训工作和自身综合素质的提高，通过全企业的共同努力更好地服务于该行业。同时使自己立于不败之地。
参考文献：
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档案管理优化范文5
民政工作关乎老百姓的切身利益，其发展的好坏对社会的发展有着一定的影响。民政工作作为社会事业的有机组成部分，承担着大量杂乱的社会公共管理事务和相关的大众服务工作。随着我国社会改革和政治改革的不断推进，民政工作的内容有所增加，强度极大提高，社会的关注度居高不下。近些年，我国在民政档案管理工作上虽然取得了一些成就，但是不可否认的是，目前仍然存在一些发展困惑。
（一）人员管理不到位，资源收集力较弱。在我国，无论什么行业的档案管理工作都被视为不上档次的清闲工作，对其重视程度严重不足，这是我国档案管理存在的困惑。在民政档案管理中也存在类似的问题，首先在人员的配备上，档案管理人员带有兼职性的较多，在文化程度上普遍低于其它部门。另外，对于档案管理员来说，他们觉得工作乏味枯燥，又得不到领导的重视，做不出什么成果来，所以在工作中消极怠工的现象时有发生。另外民政档案管理部门相关的约束制度没有起到应有的作用，导致档案管理工作发展滞后。作为民政档案管理重要内容的信息资源收集工作发展缓慢，由于多种因素的限制，导致民政档案信息资源的收集不能及时全面，出现了严重的滞后性和缺失性。特别是近些年，随着民政工作范围的扩张，出现了大量的民政工作资料，但是在档案管理中，这些信息却没有得到及时的收集和整理，造成了信息资源收集的不完整。
（二）档案归类不当，专题建设不完善。在工作内容上，民政工作是非常广泛的，涉及到的工作也是多方面的，有社会福利、社会救济、重大自然灾害的事故处理、居民婚姻登记、城乡基层政权建设、行政区划、地名管理、社团登记等等，但是在实际的工作现状中不难发现，目前我国民政管理工作，特别是基层的民政管理工作存在着类别不全、分类不清、归类不当、残缺不齐的现象，自然在其档案管理工作中也是如此，呈现了档案归类不当，专题建设不完善的情况。
（三）基建有些滞后，开发利用不到位。对于档案管理工作来说，随着社会的发展和工作内容的变化，也需要一定的技术和设备支撑。近些年，我国在民政档案管理中硬件环境有了一定程度的改善，但是对于一些较为先进的档案管理技术和设备还无法与社会发展相匹配，如档案库房建设、微机配备等还不能满足当前民政档案管理工作的需要。在民政档案管理中，较为突出的问题是档案的开发利用严重不到位，由于各种因素的影响导致我国民政档案的利用率一直处于低水平阶段，一定程度上造成了档案资源的闲置浪费。
二、新形势下优化我国民政档案管理工作的对策探究
民政工作关乎到老百姓的切身利益，对社会的良性运行和发展有着直接的联系，所以近些年我国政府主打民生牌，想方设法推进民生工程的建设，一心一意为老百姓谋取福利。民政档案管理工作作为民政工作活动的记录，必须紧跟时展的步伐，以优质高效的工作来服务相关的受众。笔者结合自身的工作经历，提出了新形势下提升民政档案管理工作的对策，希望能对民政档案管理工作的发展起到一定的积极作用。
（一）提高重视程度，加强工作领导。民政档案管理工作发展缓慢的一个重要原因就是对其重视不足，所以要想提升档案管理的工作质量，必须对民政档案管理进行重视。首先是领导的重视，档案管理部门需要得到与其他部门平等的待遇，改变以往低人一等的局面。其次是档案管理人员要重视本职工作，了解档案管理工作的重要性，克服工作障碍，提升工作的积极性和主动性。最后，要加强对档案管理工作的领导，切实把民政档案工作列入到重要议事日程，多方协调资金，不断加大资金投入，制定发展规划和计划，实现民政档案管理的规范化与科学化。
（二）强化制度建设，加快基建步伐。良好的制度是优质工作的重要保障，针对当前民政档案管理中出现的问题，需要构建完善的切实可行的民政档案管理制度。针对不适宜的制度要及时清理，并依据档案发展的需要构建新的管理制度。建立健全档案管理工作制度、责任追究制度，严格手续，落实责任， 规范化管理，做到转入、借出、接收材料有记录，查阅、借阅档案有登记等， 确保民政档案资料的安全。在信息化社会，民政档案的管理工作也必须与时俱进，根据部门工作的需要，按照标准力所能及地解决档案管理所需的设备，优化工作环境，提升工作效率。
档案管理优化范文6
关键词：档案管理 应用 信息化
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）09-0034-01
一、档案管理现代化必要性
1.时展的必然产物
信息化时代的到来给整个社会上人们的无论是工作模式还是生活方式都带来了极大的变化，它缩短了人和人之间的距离，也很大程度的提升了人们的工作效率。信息化时代的深入是一种必然，现代化技术在事业单位档案管理中的应用也是这个时展的产物。档案管理现代化脱离了过去陈旧的、工作量大且效率低下的管理模式，让档案管理工作能够借助现代化手段更轻松同时也更高效的得以落实，这无疑是时展的馈赠。
2.事业单位成长的需要
伴随着事业单位的成长壮大，必然会产生越来越多的档案资料，这些资料都是事业单位需要留存的重要信息，帮助事业单位能够良好的顺应现代化的发展，维护事业单位正当的权益，同时，也是事业单位文化的重要形成依据。随着事业单位的发展，产生的档案资料会不断积累，庞杂的资料如果不能借助有效的途径进行梳理及整理，很可能会影响事业单位前进的步伐。档案的现代化管理无疑能够很好的满足这种需求，它让档案管理更高效，再多再庞杂的资料只要借助合适的技术操作手段都能够很好的得到管理。
3.档案管理事业自身发展的需要
档案的现代化管理是档案管理事业自身发展的需要。档案管理工作在各个事业单位都存在，其管理模式也在不断的发展与革新。随着信息技术对于这个时代的垄断，它对于档案管理技术的革新也发挥了重要作用。借助信息技术的不断发展与完善，让档案管理的现代化程度不断加深，这对于档案管理事业的发展起到了很好的推动作用，它结束了传统管理过程中人工耗费大但效率低下的时代，让档案管理事业能够更先进、更科学同时也更高效的进行。
二、气象档案管理工作存在的问题
1.前期传统载体档案整理工作不足
由于历史原因，在数字化工作开展初期许多需要数字化的气象记录档案没有编页，气象档案馆与数字化加工企业的档案交接以册而不是以页为单位进行，一方面给档案完整性检查带来不便，另一方面也给数字形态档案信息文件排序造成了障碍。
2.气象记录档案的现有保管条件不能满足其永久保存的需要
在观念上认识不够、思想上重视不足、经费上支持不力、技术上掌握不精等主客观因素的作用下，当前多数气象档案管理机构的气象记录档案保管环境控制设施难以达到有效的防光、防盗、防潮、防火、防有害气体、防磁等档案保护要求，不能满足永久保存的需要。
3.气象档案部门的灾难备份系统建设不足
气象科技档案灾备系统是预防气象科技档案收集、处理、归档、存储等环节遭受区域性和毁灭性灾难，保障档案安全的必要措施。目前，我国气象部门还没有建立有效的管理体制和完备的标准规范技术体系来保障气象科技档案业务体系的灾难备份工作。
4.气象档案工作业务人员不足，高技术人才匮乏
近几年来，国家级气象档案管理部门通过不断吸纳高学历的优秀毕业生，人员素质得到了很大的提高。但就全国总体来说，仍然存在人员严重不足和人员整体素质不高的问题。截至2014年年底，全国31个省（区、市）级气象档案部门的本科及本科以上学历职工比例仅为39%，而国家级气象档案馆的比例则为73%。
三、加强气象档案管理措施
1.加强气象科技档案工作规范体系建设，开展气象科技档案数字化业务的软科学研究，逐步建立健全涵盖档案管理、档案应用、拯救与数字化等方面的标准规范和规章制度。
2.建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案管理平台
重点建设自动化气象资料归档（包括收集、分类、存储等环节）、保管、与可读性检测、备份及建设气象记录档案元数据及背景信息数据自动化管理（如增删、修改、检索、备份）系统，为档案的完整、安全与有序及各类数据资源制作提供有力的平台支撑。
3.加强气象档案业务人才队伍建设
气象档案工作业务体制改革是业务人才队伍转型的有利契机，应充分考虑现代化业务建设过程中和系统建成后的人才需求。新时期气象档案业务人才队伍中既要有掌握数据存储技术、具有系统开发与运维能力的IT技术人员，又要有具备档案元数据信息整编经验、精通各类型载体长久安全保存技术的档案管理人员，还要有了解气象档案数据实体、熟悉各类用户需求的数据服务人员。
4.科学选择档案保存策略和存储架构
主要难点是在存储技术革新较快，档案载体对软硬件设备依赖性强的前提下，如何保证数字档案的长期可读。解决思路是选择标准存储格式；选择安全性和稳定性较好的存储设备；采用异地、异质和分级存储方式；定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试；计算机软硬件以及技术标准发生重大变化时，及时迁移数据；根据档案数据量和管理目的选择存储技术和存储架构。
四、结束语
档案管理的现代化已经逐渐深入到各行各业，在气象台也不例外。档案现代化管理是指在企业档案管理过程中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行有效采集、管理和综合利用的过程。在档案现代化管理的深入过程中，有必要及时更新档案管理的观念，同时，要制定一套切实可行的标准化工作流程，这样才能让操作过程更有据可依。此外，要逐渐提升工作人员的专业技能及综合素养，这样才能让他们更好的为推动档案管理的现代化服务。
参考文献
[1]滕水昌，王生元，王荣.基层台站地面气象资料数据管理检索系统[J].气象科技，2012（02）.
[2]李佳薇，赵玉林.国家气象档案灾难备份中心的建立[J].专门档案，2013.4.
