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档案管理应急预案范文1
关键词：突发事件 应急机制 档案局管理 研究
1 档案局管理应急机制介绍
通过查阅国内主要期刊数据库发现，国内关于档案局应急管理方面的研究文献数量相对较少，其中中文文献不足30篇，外文文献也不超过200篇。对这类文献的研究内容来看，针对应对重大突发事件的档案局管理应急机制少之又少，且大多学者将注意力放在了突发事件的预测和演变规律方面，因此档案局应急管理研究理论还存在较大空白，其理论体系急需补充和发展。经过汇总分析，现有文献主要特点如下：
1.1 现有相关研究文献方向十分狭窄，文献作者多为档案局或者档案局基层工作人员，其学术水平相对不高，采用的研究工作和理论基础不足，研究成果缺乏理论指导性。
1.2 大多文献将灾害管理、危机管理、突发事件视为同一个概念，这也是研究初级阶段经常会遇到的问题，而事实上灾害只属于突发事件的一部分，危机事件并不一定就是突发事件，因此，概念混淆容易导致研究方向偏离。
1.3 重大突发事件的发生，往往会给档案局造成毁灭性的损害，也会对档案局内部工作人员和读者造成重大生命威胁，因此，将自然灾害、社会灾害、地质灾害等基础理论融入到重大突发事件研究当中具有十分重要的意义。但是从现有研究文献内容来看，很少有学者关注档案局应急机制的建立和理论研究，更没有针对如何应对突发事件进行深入分析，大多研究文献仅仅停留在比较肤浅的层面。
1.4 研究文献主要为理论分析，缺乏实际案例支撑。这主要与文献作者在实际工作中缺乏应对重大突发事件能力和经验有关，也是当前国内文献主要研究空白之处。
从今后档案局应急管理发展方向来看，结合多学科知识和理论来分析突发事件发生规律和趋势，不断提升档案管理应对突发事件的能力是重点。当前，国内档案局尚没有针对应对重大突发事件建立一套完善的应急管理机制，档案管理预防突发事件的能力较弱。大多数档案局工作人员缺乏应对突发事件的经验能力，安全意识薄弱。在调研过程中发现，不少档案局工作人员对馆内消防应急知识知之甚少，连基本的逃生规则和常识都不了解；档案局也没有针对突发事件建立一套完善的紧急工作组织预案；馆内没有具备良好的紧急避难设施和条件；平时没有重视应对突发事件紧急演练工作，没有指定紧急逃生路线和方案等。现实工作中的空白，也是相关理论研究的主要方向和思路。因此，针对当前档案局应急管理需要，以管理学、社会学、行为学和灾害应急理论为分析工具，来建立一套完善的档案局应急管理体系，不断提高档案局防范重大突发事件的能力，具有十分重要的现实意义。
2 重大突发事件中的档案局管理应急机制研究方向
根据《中华人民共和国突发事件应对法》对突发事件的定义，是指发生具有较大偶然性，影响面广、会造成重大社会损失和危害、需要全社会联动共同应对的公共自然灾害、社会公共卫生事件和公共安全事件等。档案局所面临的重大突发事件主要有各类自然灾害、公共信息安全威胁以及社会公共安全事故等，这类事件的发生可能会给档案局和内部工作人员、读者造成重大危害，这种危害对人员来说有可能是身体上的，也有可能是心理上的，而对档案局来说，可能是毁灭性的。例如档案局建筑在事故中倒塌，对馆藏文献造成毁灭性的破坏，威胁工作人员、读者生命安全，对档案局的发展产生重大威胁。
综上所述，当前必须要建立一套完善的档案局应急管理体系，为档案局应对重大突发事件提供正确的理论指导。研究目标决定了研究的内容和思路，研究内容要围绕“以人为本”的思想，本着“未雨绸缪、防抗避救相结合”的工作方针，针对如何保护档案、档案局工作人员和读者的安全开展具体研究工作。研究理论能够有效指导档案局建立一套完善地应对重大突发事件的工作机制，不断降低重大突发事故对档案局、工作人员和读者的危害；要指导档案局建立一套完善的重大突发事件预防应对措施，使得在任何重大突发事件发生后，档案局人员能够有条不紊地开展应急自救工作，将事故风险降低到最小程度。概括地说，一套科学合理的应急机制，能够帮助档案局有效规避重大突发事件风险，提高档案资料和馆内人员的安全性水平。因此，本文研究方向主要集中在以下几方面：
2.1 以重大突发事件预防理论、档案局管理理论为基础，建立档案局重大突发事件应对模型，该模型围绕“以人为本，预防为主”工作方针，不断强化档案局人员安全防范意识，通过未雨绸缪、事先预防来提高公众应对各种突发事件的能力，将事件风险控制在最低范围内。
2.2 重大事件预防理论框架研究。综合各种相关理论，例如自然灾难应急理论、档案局学、信息安全理论、紧急避难理论、社会公共安全理论等，建立一套完善的档案局应对重大突发事件基本理论框架，为指导各地档案局、档案局开展重大突发事件应急工作提供坚实的理论基础和依据。
2.3 重大突发事件预防与应急方案研究，针对如何预防重大突发事件制定一套完善的工作措施和方案，通过评估档案局建筑安全、馆藏档案保管要求以及馆内人员分布特点，不断完善档案局内部重大突发事件管理制度和机构，同时指导日常重大突发事件应急演练，切实提高档案局预防各类重大突发事件的能力。
2.4 选择具体案例深入分析。通过选取有代表性的案例，来分析重大突发事件发生的前因后果，摸出其发生和演变规律，为今天档案局开展重大突发事件预防工作提供可靠的指导依据。
3 重大突发事件中的档案局管理应急机制研究目标和价值
当前档案局应急机制研究主要集中在预防和应对重大突发事件方面。本着“以人为本，预防为主”的工作原则，围绕提高档案局人员、档案安全来丰富和完善重大突发事件应急管理理论，同时结合档案局管理应急理论和具体经验，不断提高重大突发事件中档案局的应对能力和响应速度。综上所述，本文提出了档案局应对重大突发事件应急理论研究工作的四个图谱。
3.1 针对重大突发事件，制定档案局管理应急机制模型图。该模型能够详细列出档案局在重大突发事件中的管理目标、职责和应对方案，主要强调“以人为本”的应对精神，注重对馆内人员的安全保护，力争将档案局的人员伤亡和档案损失降低到最低限度。
3.2 要针对重大突发事件，编制档案局管理应急机制学科谱。要将涉及到档案局重大突发事件应急相关的理论纳入到档案局应急机制学科图谱中，打造多学科知识理论交叉、综合的档案局应急机制理论体系，不断夯实档案局应对重大突发事件的理论基础。
3.3 要结合当前社会重大突发事件特点，编制档案局管理应急机制内容纲要。要提高档案局应对重大突发事件的能力，必须要编制一套完善的应急机制内容纲要，以提高档案局应急机制中的预案管理能力。预案是帮助档案局提升应对各种突发事件的重要手段，能够针对各种潜在的突发事件做好充足的预防工作，最大程度降低突发事件带来的负面影响和危害。
3.4 典型案例的选择、分析与实用研究。分析具有代表性的重大突发事件管理经验，能够有效提升档案局应对重大突发事件的能力。通过学习具体案例的发生起因、经过和经验教训，能够弥补档案局工作人员应对突发事件实际工作经验不足的缺陷，可以显著提升档案局应对突发事件的总体能力和水平。当前，国内学者在这方面的研究少之又少，理论体系亟待完善和丰富，因此加快这方面的研究具有十分重要的现实意义。经典案例的学习能够为弥补国内重大突发事件档案局应急管理研究模型与基本理论的空白，必须要围绕“以人为本，预防为主”的应急工作方针，不断提高档案局人员安全保护水平，为档案局工作人员和读者创造一个平安的工作和学习环境。
4 结束语
本文深入分析了重大突发事件档案局应急工作特点，并提出了有益指导建议。希望本文的研究成果能够有效指导国内档案局应对各类重大突发事件，不断提高档案局行业应对突发事件的能力，将事故风险控制在最小范围内，促进档案局全面健康发展，为完善和丰富重大突发应急事件做出突出贡献。
参考文献：
[1]石文明.档案局安全管理研究[J].信息管理，2009（3）.
档案管理应急预案范文2
公共区域总体设计理念
通常在规划阶段要考虑两个因素：一是档案馆公共区域的设计要尽可能征询大众对档案馆服务多样化的需求，二是在受到建设空间或财政资金限制的情况下，明确什么功能是可以力求实现的。
接待大厅
在现代设计理念中，前台接待处要求精巧别致和服务便利。《英国档案建筑》这本书，精选的许多建筑物中均设有前台接待处，利用者在这里登记注册，申请入场券，可以及时得到简明扼要的服务指南和功能咨询。在与前台接待毗邻区域，有条件的地方如牛津郡还普遍设立资料、书刊、信息窗口，展示或售卖一些相关出版物，或者提供更多的资料信息。
一般而言，在接待厅应留出一块地方作为休憩区，该区设立洗手间，写字问，悬挂外套的衣帽间，存放书包的储物柜等。对于许多查询利用档案者来说，时间宝贵，要在生活配套服务设施上考虑周到，尽可能帮他们节省时间。为此，通行办法是设立茶点吧，读者在这里可购买食品、饮料或享用他们自带的食物，使用自助式的茶水或咖啡机，以避免读者中途不得不离开档案馆寻找这些基本的服务。
残疾人通道
残疾歧视法(1995)实施以来，残疾人设施得到普遍改善，无论在档案馆周围环境，还是在档案馆大门和接待处，符合残疾人保障的具体特别的指导性条款，已在图书馆建设中得到落实，其建设标准同样适用于档案建筑。
设计残疾人通道就需要通盘考虑一些细节问题。它需要门、步阶、坡道、电梯和洗手间等一系列特别的设计，需要调整桌椅的高度(工作人员的办公桌过高，残疾人难以够着)和计算机屏幕显示中颜色的对比，以及许多其他方面的特别设计。
展览区域
展览能够更受访客欢迎，吸引的公众比经常的档案利用者更宽泛。日益丰富的实践告诉我们，展览区域一定设在接近社会公众的地方，陈列区专设在接待大厅或靠近接待大厅的位置，而不使它拐弯抹角，上天入地，影响人们直截了当地参观访问。
需要强调的是，原始记录区别于一般的复制件，它无论在哪里被展出，都应该配备与永久存储要求相应的安全、环境和照明设备。如果没有安排固定员工值守，区域内理应安装特别的安全警报和监控系统，通过高灵敏度的探头，监控室可以根据需要随时查看显示器，对陈列橱、墙壁、室内空间的监视一览无遗。在大英图书馆、威尔士图书馆，伦敦、诺丁汉、南安普敦和约克等大学，还有一些地方档案存放机构，都拥有新的宽敞的陈列区。在诺福克地区，访客可以通过一个个长廊开辟新的展区。在温莎地区，展位不固定设置，以增加陈列的灵活性，一些陈列是流动的，经常更新转换。
查阅室
查阅室是访客来档案馆的主要去处。因此有必要通过改善装饰、照明、家具和地毯的摆设水准，来营造一个舒适的查阅环境。照明需要加以设定以减少眩光，同时提供足够的适宜阅读的环境光线。光源不是越明亮越好，明亮的让人分心，但也不能太昏暗，昏暗的让人悲观，给人的感觉应当是平静和愉悦。地毯、窗帘和天花板吸音材料的使用也有利于减少外面噪音的干扰。
考虑到计算机被广泛用于研究、申购或在线查询等多样化的需求，要提供足够的电缆和动力设备(也包含越来越多无线功能的设施)的占用空间。查阅室要保持安静，特别是学术研究者，需要这种氛围。另一方面，查询个人家史的人，往往少有沉默。为了应对这些不同类型和需要的查档者，始终保持查阅室的安静，有些机构像威尔士和萨里图书馆，将查阅室隔间并开辟一个单独的咨询室，提供现场和在线咨询，复制目录、索引，以及个人查询有关记录，把某一阶段可能嘈杂的活动集中到这一个地方。当然较小的档案室则不必考虑上述隔间，是否将房间保留为单间或隔成若干间取决于其功能的划分。关键要有利于共享资源，提升服务，发挥整体效能。咨询室和查阅室一样，如果不采取一些监控措施，像查阅指南这些不可替代的资料，很容易在未经授权的情况下被删除或带走。因此档案资料和查询工具应有专门设备进行监控，磁性或射频报警系统一般被安装在出口。
应根据业务操作规范、藏品的自然属性和地方风俗习惯，划分查阅区或咨询区。如根据藏品的自然属性划分，可按微缩胶片、传统媒介(纸和羊皮纸的记录和特大号地图)等进行分区保管、监控和咨询。微缩胶片和数字化档案正在急剧增长，当调整存档空间时，一定要考虑到档案形态的这种显著变化。功能分区有利于员工实行细分管理，为档案利用者提供不同路径的服务。凡是有视听档案的地方，应该像在诺福克一样提供适当的视听设施，考虑到档案利用者被允许使用录音设备，因此有必要设置隔音板间房。当利用者第一次来访或有特别详细的专题需要权威人员解答时，有条件的地方不妨再提供一个会客间，墙壁不延伸到天花板的高度，无须隔音且呈开放状态。
报告厅
不少地方当局对政策方案的推广和公共关系越来越重视，另一方面，面对社会公众日益增长的教育需求，压力也是越来越大。而基于原始史料的学习、研讨和讲座安排，能够一定程度上满足地方当局和社会公众的关切。报告厅的外门应是单独开的，当其在投入使用的时候不至于影响档案库区的管理。多功能报告厅拥有现代声像工程设备，以及这些设备的集成空间。埃塞克斯、威尔士图书馆在其他的很多地方包括诺福克和约克大学的报告厅还都铺设了平整的地板，其上面的家具可自由移动，能够作为一个单独的、具有良好隔音效果、配置到位的教室灵活使用，并提供存放教学设备和教员休息的套间。 假如用作讲学目的，想在报告厅同步利用原始档案和相关信息，报告厅隔壁设置有用于相关专题档案安全保管利用的临时场所。
档案管理应急预案范文3
关键词：高校基建档案管理；创新；硬件实施
高校基建档案管理工作是一项十分复杂的工作，有其特殊的专业性和多样性等特点，对基建档案管理人员也有着较高的要求。近年来随着科技的进步，高校基建档案管理工作也在逐渐地进行改革，传统的管理模式显然已经无法满足当下的需要。下面将对高校基建档案管理工作的创新与应用进行分析和讨论。
一、高校档案管理中存在的问题
1.对档案管理有所忽视
要想实现高校档案管理的科学性，首先应保证档案的完整。就目前的情况来看，管理人员对基础建设有了一定的认识，却在建设的过程中常常忽视积累的文字材料。主要表现为：在认识程度上明显不足，虽然形成了相关的文件资料，却很难进行使用；在管理中只重视建筑工程质量上的管理，而忽视了文档管理；此外，档案的管理部门与基建部门之间沟通甚少，对竣工文件等不能完善地进行管理。
2.缺少完善的基建档案管理制度
高校基建档案管理工作有着较强的专业性，在日常的管理工作中很难建立起一套适用于档案管理的标准规范用来规范基建档案。当前的高校基建档案管理中由于档案的时间跨度比较长，而在这个过程中又有可能出现管理人员的调整，而每个人对档案的分类理解都会出现不同的看法，因此高校档案管理工作也就很难达到统一。
3.缺少综合性强的管理人员
当前的高校基建档案管理人员大多是基建技术人员兼职，或者是其他的档案管理人员兼职，缺少既懂得基建专业知识，又有档案管理能力的综合性管理人员。基建技术人员虽然在基建业务上比较熟练，但没有接受过专业的档案管理知识培训，对材料很难进行科学的整理、归档。档案管理人员虽然懂得怎样整理档案，也有着较强的档案管理知识，但他们普遍对基建业务不熟悉，对档案材料的范围也不是十分明确，再加上工程建设单位对档案管理的重视等，使得档案材料出现了不完整的情况，这些都严重地影响着高校基建档案管理的建设。
二、高校基建档案管理工作的创新与应用
1.强化基建档案管理人员专业知识
在高校基建档案管理工作中，最重要的就是管理人员的专业素质。基建档案管理工作与其他的资料管理工作不同，基建档案管理需要较强的专业知识，要求基建档案管理人员不仅掌握一定的基建知识，同时也需要具备足够的档案管理知识，这样才能对基建档案进行正确的分类整理，从而将基建档案管理工作做到最好，并在日后的生产建设过程中发挥出自身的作用。
2.建立信息化管理系统
随着社会和科技的不断发展，信息技术被广泛地应用于社会各界中，计算机网络的发展可以说为基建档案管理提供了一个强大的技术支持。通过信息化技术建立起基建档案管理系统，将原有的档案整理备份到信息化管理中，不仅方便了日后的查找，更重要的是即使档案遗失，也能在信息化管理系统中找到备份的档案，而不会因此耽误日后的工作。
3.强化硬件设施
要想切实地保障高校基建档案管理工作，应尽量地将档案管理做好，保证每一个档案管理库房都能够达到应有的安全标准。如果条件允许的情况下，应及时地建立起档案管理大楼，在硬件设施上保证基建档案管理的安全。此外，应在日常的管理工作中强化档案管理责任制，积极地落实好档案管理“八防”工作。对档案室门口及周边的一些危险物品应及时清理，以便保护档案安全。
4.完善基建档案管理制度
高校基建档案制度需要覆盖全面的档案工作，在基建项目建立的初期就应将档案管理深入到每一个工作的环节中。高校基建档案管理一定要建立起完善的管理制度，制定出科学合理的管理制度，让每一个管理人员都能积极地按照管理制度工作，形成良好的风气，同时高校应定时监督检查，保证基建档案的管理工作能够顺利进行。
高校基建档案管理工作十分复杂，对档案的管理人员要求也比较高，要求基建档案的管理人员不仅有一定的基建专业知识，同时还要有较强的档案管理知识。虽然当前我国高校的基建档案管理工作仍然不够完善，但只要我们不懈努力，不断地对基建档案管理工作进行创新，就一定能实现科学的档案管理。在当代信息化发展迅猛的时代，做好高校基建档案管理工作，就一定要将基建档案管理工作尽量数字信息化，这样才能帮助高校基建档案管理不断发展。
参考文献：
[1]刘晓玲.我国高校基建档案管理对策初探[J].硅谷，2010（04）：24.
档案管理应急预案范文4
1计算机技术在文件与档案管理中应用的意义
1.1促进档案管理的科学化
在档案信息化管理的过程中，运用计算机技术可以促进档案管理的自动化、规范化、科学化，提高档案管理的质量与效率。计算机技术可以将档案数据进行快速的分类，避免人工管理的缓慢问题，对信息进行自动化的整合，提升档案管理的整体性、准确性，保证档案管理的工作质量，促进档案管理的简单化，促进档案管理的优化，最大程度的保证档案管理的安全性。
1.2提高档案管理的利用效率
在传统档案管理的过程中，由于大部分都是纸质档案，携带、整理、查询都比较困难，档案信息没有办法实现信息共享，这给档案管理的综合利用带来不便。通过计算机技术，档案信息能够随时随地的更改、查询、共享，提升档案管理的整体水平，让档案管理的质量与效率都逐渐提升，在信息化背景下，完善档案管理的保存方式，让档案管理的质量水平更高，有效的增强资源的利用，促进事业单位的进步与发展。
2计算机技术在文件与档案管理应用阶段
2.1计算机技术的应用阶段
计算机技术应用阶段，就是将计算机技术融入到事业单位文件与档案管理工作中，对文件档案管理进行编辑、统计、借阅等，利用计算机编制归档技术，建立文档的数据库，按照不同的管理要求，对单位的数据、文件、文档进行分类与管理，还可以利用计算机检索技术，加强对文档的识别能力，让员工能够快速的检索文件，找到自己想要的信息。计算机技术对数据库的文件出入库、库存空间的占有率、归还等进行记录与统计，方便管理者对其进行管理与用。
2.2计算机技术运用的综合阶段
计算机技术的综合运用阶段，是指在计算机文件档案管理中的应用效果，管理人员依据应用效果转变自身的工作状态与工作模式，改变工作方式。因此，对计算机信息处理进行大量的研究，结合本单位工作的实际情况，选择适合的软件，构建平台与系统，满足日常工作中的计算机要求。
2.3电子文件应用阶段
电子文件应用阶段，改变了传统档案管理技术，利用电子对文件进行处理，在工作形式与管理方式上有了很大的转变。首先，在生成环境上，文件管理的工作人员，将文档的关键信息与数据录入到计算机程序中，然后形成电子文件，这些电子文件可以在形式、格局上进行改变，可以高效存储、输入，可以更好地进行保密工作，让生成环境得到进一步优化。
3计算机技术在文件与档案管理中的应用
3.1明确应用策略
为了提升计算机的应用水平，需要建立健全档案管理制度。在开展档案管理的过程中，必须对管理人员进行全面升级。档案管理人员需要具备专业的档案管理素质，加强对计算机技术的熟练运用，掌握现代化的档案处理模式，促进档案管理的不断创新，加强档案计算机技术的跨越式发展。
3.2建立档案信息数据库
在档案数据库的建设中，需要充分利用计算机技术，对数字档案进行及时保存。随着经济的发展，科技的进步，电子文档数据系统也应该不断安全、优化，要不断的研发、建立科学的计算机技术与防火墙的技术，对事业单位重要数据与文件进行全面保护与升级。事业单位内部要加档案安全管理，注重自主技术的开发与应用、网络环境是开放的，存在很多不确定的因素，事业单位在建立数字库的时候，要选择适当的、值得信赖的生产商，建立多重保护系统，加强对病毒、网络黑客的防范，在硬件设施上要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的稳定性与安全性。
3.3提升档案管理人员的计算机水平
随着计算机技术的广泛运用，事业单位相关领导应该认识到计算机信息管理的高效性。不仅仅重视行政工作的有效进行，更要重视档案管理人员的计算机运用水平，加强人力、物力、财力的合理运用。因此，我们必须改变档案管理人员的思想，定期开展合理的培训，让工作人员熟悉计算机文档的管理流程，完善计算机操作技术，推行奖惩制度，对于那些积极配合、完善自身的员工给予奖励，对于那些没有办法跟上时代步伐的员工给予淘汰。单位也要改善档案管理工作人员的待遇与编制问题，多多的吸收相关的专业人才，提高档案管理工作人员的积极性。
3.4重视文档资源的标准化建设
随着计算机在文件与档案管理工作中运用范围越来越广，很多单位高度重视对先进设备的采买，忽视文档资源的标准化建设，导致采购的先进设备长期闲置，浪费资金，新型的计算机档案系统没有办法满足单位的真实需求，事业单位必须高度重视文档资源的标准化建设，建立有效的数字化管理系统，管理系统中要包括档案管理、系统管理、查询管理、安全措施等等，确保为档案管理工作节省大量的人力、物力、财力。总而言之，在新时代的背景下，加强计算机与文件档案管理的结合，促进档案管理的信息化、科学化，加强档案管理工作的水平，促进档案管理的共享，让档案管理创新与发展。
计算机硕士论文参考文献
[1]杜鹏远.浅谈计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].科技经济导刊，2017.
[2]杨卉.计算机技术在档案管理应用中意义研究论述[J].绿色环保建材，2018（7）:254-255.
[3]孙欢.计算机技术在档案管理现代化中的运用研究[J].电脑迷，2018（7）:7-8.
档案管理应急预案范文5
继续医学教育;网络信息化;档案管理
1.背景分析
继续医学教育是指医学学历教育毕业后,以学习新理论、新知识、新技术、新方法为主的一种连续性、全员性和终身性的医学教育,是卫生专业技术人员年度考核、职称聘任和医生、护士执业再注册的必备条件,其运作的档案跟踪和管理则显得尤为重要。传统的继续教育管理方式及档案的保存陈旧、被动、效率极低,严重制约了日益多样化、系统化的继续教育模式,在继续医学教育的课程跟踪及档案管理等方面已明显滞后,2009年我院为规范继续教育管理标准,满足继续教育课程多元化、系统化、层次化等管理要求,经过前期的准备及相关培训,使用了继续医学教育管理系统(三网一库综合管理平台),本文就近年来网络信息平台在我院继续医学教育档案管理中的实践经验及对该管理系统在工作中的应用作浅显的分析、总结。
2.系统主要功能设计及实现途径
系统主要功能框架。继续医学教育管理系统是用于继续医学教育管理工作的计算机软件平台。此系统从各级卫生医疗管理机构的实际工作出发,以卫生技术人员为中心,利用先进的电子化手段将继续医学教育管理系统所涉及的业务进行分级分类管理,逐一建档,同时将相关数据结果准确汇总、归类到每一名卫生技术人员继续教育档案之下,方便查询,有利管理,最大限度提高了工作效率和管理质量,使档案管理者从陈旧的繁杂的管理事务中解脱出来,以便更高效、更快捷、更准确地完成继续医学教育管理系统工作。
华医网组织开发的“三网一库”继续教育管理平台,功能齐全,操作方便,科学管理,它是为协助医疗卫生主管部门建立的一个涵盖政策信息、继续教育档案管理、学员学习培训三项功能一体化的平台,平台采用统一的数据库将所有科教信息以人员为主线融合在一起,做到数据统一管理,集中存放,互通互联,充分共享。
系统主要功能特点。信息便捷:方便快捷的政策信息,开放式数据库设计,实现了信息的快速传播,及时共享,无缝对接;管理工作一体化:各级管理机构通过管理平台,实现对项目、人员、学分等工作的一体化管理,完整的继教项目控制流程,及时、准确地管理学分及学员继续教育档案,具有强大的统计功能;数据采集自动化:采用智能IC卡作为学员的身份证,通过“MBOX医学宝”刷卡实现数据的自动化采集;资源整合,自主学习:充分整合不同培训机构的继续教育视频课件,形成内容丰富的教育超市,可自主选择学习内容。
实现途径。我院自2009年使用该管理平台,在三年的实际使用中,不断更新不断完善,目前,我院继续教育管理工作已日趋成熟,从人员参加培训活动到学分授予情况、数据信息录入、存档、查询,审核等操作,都简捷规范,有条不紊,大大提高了工作效率及准确率。现将具体操作简述如下:科教管理平台采用BS结构,共有七大功能:人员管理、继续教育活动管理、科室管理、学分管理、统计查询、系统设置及修改密码。
人员管理:涵盖我院全部参加继续教育的人员,包括基本信息档案,调入调出人员变动情况,职称变化及办理‘医通卡’时需要打印的资料。该模块数据随时变化随时修改,即时存档,管理非常方便。为了方便继续教育工作的开展,我们为每位参加继教人员办理一张医通卡,用以标识人员身份,记录个人学分,查询达标情况,继教档案随建随查,培训内容随时跟踪。
继续教育活动管理:该模块包括项目管理和集体活动管理两大子功能,项目管理为国家级、省级等具有统一项目编号的培训活动建立档案,记录学习项目内容及授予学分情况等;集体活动管理可对院内举办的继教活动进行建档,随时录入,随时存档,方便查询。
科室管理:是我们对科室的信息进行维护操作的功能。可随时添加、删除科室,并可将权限下放到各科室,对临床大科室组织的学习及学分录入使用“MBOX机”考勤,并将活动数据接入系统,实现数据上传,以前需要一到两天的工作量,用了MBOX机,几分钟便成功完成,减少了在信息及学分录入时的工作量,提高了工作效率及管理质量。
学分管理:此模块共八个子功能项,对培训人员的学分授予及管理作了细致、规范的分级分类。
学分管理模块功能情况
档案管理及统计查询:该模块用于统计查询人员的学分达标情况,以及项目和集体活动的举办情况,并可以方便导出用户所需要的各类报表。其中最常用的功能为个人学分情况查询、个人达标情况查询、项目开展情况个别查询、集体活动开展情况个别查询。
系统设置:分为职称浏览、字典表浏览、学分级别浏览、达标标准浏览四个子功能项。操作时可根据想要查询的内容设置具体参数,例如按学历、民族、职称、院内职务等条件,作相应的筛选统计和查询。
另外,系统中还开辟了学员学习超市模块,学习超市充分整合了医学院校、学术团体、及远程教育机构的教学资源,为学员提供多元化的学习形式,包括教学辅导、交流互动、课程评价、考试管理。学员可根据个人需要自主选择课程,在线视频学习,也可以进行小组学习,互动讨论,监督学习进度。为继续医学教育的培训提供了宝贵的学习内容和学习方式。
本文仅对网络信息平台在我院继续教育档案管理工作中的应用作了最简要分析和总结,随着继教工作的开展和不断深化完善,必定需要对系统功能作及时的升级和更新,以满足新的规范和要求。继续医学教育档案管理信息系统是医疗档案网络管理的开端,今后,将推动医疗综合档案管理系统的构建,进一步推动医院的发展和满足医护人员的需求。
[1]黄艳.继续医学教育档案系统的构建.医学信息,2011
[2]朱耀萍,丁文祥,苏肇伉.医学教育信息化在继续教育中的应用.医学信息,2009
[3]张文康.抓住机遇,开拓进取,开创继续医学教育工作新局面[J].继续医学教育,2001.15
档案管理应急预案范文6
关键词 人事档案管理 信息技术
中图分类号：F207 文献标识码：A
一、人事档案管理现状
我国现代的人事档案管理涉及到的信息不断增多，信息的载体也日益多样化，造成传统管理模式越来越不适应现代企业、事业单位的发展需求，出现了诸多问题。
（一）管理理念落后。
企事业单位工作人员的人事档案一般都是由企业或事业单位的有关部门直接进行档案数据的更改、补充，很少由当事人参与。当事人的人事档案管理的知情权缺失，以致部分材料失实。其次在档案的管理上，只有国家机关、事业单位等才拥有人事档案的管理权。私营、民营企业只能把人事档案放在人才市场。使企业不能及时对人事档案信息进行变更，以致档案管理落后。
（二）管理方法不健全。
人事档案管理应当实行“档随人走”的管理模式，但是现今社会中，企业间人才流动现象普遍，档案的管理变成“人档分离”。 人事档案多年来采用传统的十大分类制，一份材料归属什么种类常常存在许多主观因素。近年来，虽然采用了计算机进行辅助管理，但也只是采用电脑进行目录录入，并没有带来管理方法质的飞跃，造成人事档案管理效率低。
二、信息化技术对档案管理的作用
实现人事档案管理创新，在人事档案管理中应用信息技术，就是实现人事档案管理的信息化。档案管理信息化是档案管理专业化、职业化的必然之路，是提升自身竞争力的有效手段。因此，加强信息技术的应用，实现人事档案管理的信息化有着重要意义。
（一）保护重要原件。
通过计算机对档案原件进行数字扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，可以有效地保护档案原件，避免档案原件因多次使用而损坏，并降低和避免重要资料丢失的风险。
（二）一体化运作。
所谓一体化运作，是指通过现代信息技术的计算机互联网和数据库技术，在企业、事业单位以及相关部门建立人事档案管理平台。只要一方进行人事档案的维护操作，其他各方都可以得到同步的数据更新，大大缩短了人事档案调用的时间，实现人事档案管理的一体化运作。
（三）快速检索。
以往进行人事档案信息的查询检索，主要是通过手动翻阅，经常是花费了大量时间，翻阅了大量档案还是找不到所需资料。而信息技术利用现代计算机检索技术对数字化的人事档案进行分类存储与查询可以在瞬间找到。
三、人事档案管理的创新发展
时代是不断运动和发展的，人事档案管理工作也是这样，不能恪守陈规，应该主动突破旧规则对档案工作的限制，探索和分析更适合现如今人事档案管理的新思路，实现人事档案管理的信息化和现代化。
（一）推进档案数字化，提高档案管理标准化、规范化水平。
目前，档案信息化管理的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重形象了系统整体水平的提高。对这一问题取得共识是档案管理信息化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个当面和各个环节，其中首要的是档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
（二）创新认识档案管理的理念。
作为人事档案管理部门，必须要要有强烈的责任心，在掌握档案管理的基本知识的前提下，更要在管理的过程中引进一下现代化的理念和管理方法，一方面对档案管理硬件上提高，为人事档案管理的安全、高效创造条件。另一方面应该建立一个系统的档案管理体系，对档案管理问题进行系统处理。
（三）人事档案内容的创新发展。
针对人事档案的内容，也应该进行一定的创新，我国企事业单位的对人事档案的管理，一般包括政治面貌、工作经历、学历、职称等，当时却很少会涉及人员的工作能力、特点、业绩等，在对档案内容进行创新的过程中应该注重对这方面进行发展和完善。档案是一个极具个性化的信息载体，在某些方面存在着很多共性，但更多的差异，这些差异主要体现在工作性质、职业特点、社会评价等等，我们应该在信息化的基础上对人事档案进行分类，根据不同的人员属性，对档案进行重新定位，提高档案的价值，更大程度的满足社会的需求。
（四）管理机制的创新。
人事档案管理应当构建以人为本的服务体制，围绕这一中心规范相关管理制度，并将其作为强化人事档案管理的重要手段。首先，定期检查人事档案管理制度的执行情况，若发现问题应当及时进行处理，确保档案管理工作的严肃性；其次，建立档案管理人员培训与考核机制，对人员档案管理工作情况进行定期考核，充分调动起他们工作的积极性，确保人事档案管理进入良性发展阶段。
四、结束语
人事档案管理创新不只是管理技术上的创新，也要从制度上、思想上去创新。信息技术可以做到管理技术上的创新，但它也需要制度的维护，思想的重视。文章通过对档案管理工作的现状的分析，从而引出档案管理工作与信息技术之间的联系，并为档案的创新和发展提出了看法和建议，相信在全社会的共同努力下，人事档案管理工作一定能够实现跨越式的发展，为人们利用档案提供方便。
（作者单位：河北省沧州开发区管委会）
参考文献：
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