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数字化档案范文1
（一）档案数字化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
（二）数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。
2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
（一）档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：
1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
（二）档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：
1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。
2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。
（一）予以科学规划
档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。
（二）进行成本核算
目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。
（三）建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
（四）提高员工的素质
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1、档案数字化的含义
档案数字化也就是档案信息化，档案信息数字化就是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序的档案信息库。经过数字化处理后，档案信息提高了计算机检索速度；节省档案存贮空间，缓解库房紧张的压力；减少档案原件（特别是珍贵档案）由于频繁使用而造成的磨损，从而充分发挥档案馆的信息优势，丰富网上信息资源的内容和数量，加强档信息资源的开发与利用，为档案馆开展特色服务创造条件。
2、档案数字化的特点
档案数字化是通过现代技术对国家或社会具有保存价值的文字、图表、声像等进行数字化记录，其特点主要表现在：（1）信息的非人工识读性。也就是说档案的数字化使用是以数字代码的形式做记录，并通过计算机软件的程序解码，并回复到初始状态，才能识读；（2）系统依赖性。档案数字化管理需要借助计算机软件系统，在计算机软件系统与原系统不兼容的情况下，则需要进行系统调配，这样才能保证档案信息的可读性；（3）信息的易变性。当新的计算机系统和程序不能解开代码，则原有的信息容易被删除，这也是档案信息管理过程中不可避免的；（4）档案信息数字化建设的其他特征还包括信息的可流动性、信息储存的高密度性以及多种信息媒体的集成性。
3、对我国档案数字化建设的分析
由于我国档案数字化建设还处于试点阶段，故在现阶段，档案数字化建设还存在不少问题：如技术上的问题、合作问题、数字化对象问题、标准化问题等。因此，档案部门在积极推进数字化建设过程中，不能不顾实际条件，一哄而上，必须进行可行性分析，通过分析数字化建设的可行性，结合本部门的实际，提出可行性方案，这样档案数字化建设才能健康发展。
3.1法律效力问题
电子档案数字化是把纸质文档转换为电子文件，而电子文件本身具有可分离性和易变性，特别是在传输、储存、输入的过程中容易发生信息干扰、病毒侵扰、人为破坏等等，这些不安全因素往往会造成档案失真。所以，电子档案就难免会出现“信任危机”，这样档案本身也就失去了数字化的真实意义，制定相应的法律条款，以保障档案数字化的可操作性。
3.2网络基础设施问题
要实现网络化利用就需要一定的网络基础设施为前提，如局域网的建设、信息资源网站的建设等。而网站建设一般包括域名申请、服务器配置、网站规划、网页设计、系统配置、主页、数据库系统开发、网站宣传等内容。所以网络基础设施的建设情况关系着能否把数字化档案信息在网络上。
3.3档案数字化建设实施
档案数字化建设是一项系统工程，任务艰巨而复杂，因此在建设过程中，必须积极面对各种困难，制定切实可行的实施方案。一份完整的实施方案应该包括四部分内容：现状分析、实施目标、实施要素和保障系统。为此，在制定档案数字化建设实施方案时，要进行以下的工作：档案部门在进行档案数字化建设之前，应该进行调查研究，对本部门的现状进行全面分析与把握；理制度方面的调查研究。硬件方面的调查研究，技术方面的调查研究，人才方面的调查研究。
3.4档案所有权和档案著作权确认
在档案数字化建设过程中，既要考虑档案的所有权，还要认清档案的著作权。因为，所有权与著作权是两个不同的概念，拥有著作权而不一定具有所有权，档案数字化建设还需要做好档案所有权和档案著作权的确认工作。
4、档案数字化建设的主要目标
4.1完善档案数字化管理体系
建立、完善档案数字化建设工作的管理体系，促进新时期档案工作新格局趋于成熟和稳定。档案数字化建设管理体系主要包括管理体系、标准化体系和研究体系在内的支撑体系。
4.2加强与信息管理部门的强强联合
尽快将档案数字化建设融入国家信息资源建设范畴。档案数字化建设工作以其保存、利用档案信息资源这一特征，逐渐跨入了信息产业范畴，档案部门与信息化工作主管部门在数字化建设推进过程中相互协调、互相促进已成为大势所趋。
4.3丰富数字档案的采集途径
建立海量档案信息资源库，最终实现档案信息价值利用的最大化。在整个社会建设的进程中，档案部门应全方位拓展工作领域，这就要求档案部门不仅要拓展新的数字信息采集途径，而且要辅助有关部门切实开展档案数字化建设工作，生成巨大的数字档案信息资源
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关键词：档案数字化 步骤 环节 建设
一、档案数字化建设必然性
1.1档案数字化建设是形势发展的需要。21世纪是信息化的时代，数字档案馆是数字化建设的重要组成部分，其一，档案馆就是各级党委政府保管和提供利用档案信息的职能部门。其一，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝人部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重人的损失和无可挽回的错误。
1.2档案数字化建设是社会强烈需求。当今，人们的时间观念越来越强，必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方而的需求者。
1.3档案数字化可以改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
二、档案馆数字化—数字化的起点
2.1档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。而这些小仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，史是档案管理数字化全而实现的基础。
2.2“文档体化”管理。“文档体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，小是真止意义上的文档管理数字化。
2.3档案馆数字化管理系统的建设。档案工作数字化管理系统实际上是个叫以涵盖档案馆行政管理和业务管理，档案信息开发利用工作等诸方而的大刑的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为切入点，朝着这个方向积极发展。
2.4档案馆储藏信息的数字化。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从种媒介转换到另种媒介，给长期以来沉闷，形式单的档案信息贴上吸引人的“标签”。
2.5档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以们信息存在于次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，不受时间与空间的限制，利用者就可以在任何时间，任何地点通过计算机方便地利用档案信息。
三、档案数字化建设的环节
档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施。在信息化档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题。
3.1 电子档案的法律凭证问题。必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。
3.2 数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断史新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。
3.3 统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，全国各地档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能史有利于信息资源的共享，才能加快档案数字化的进程。
四、档案数字化建设的具体步骤
4.1建立档案数据库。第一步，要着手输入文件级目录。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。
4.2建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，逐步实现政务公开，营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。
4.3加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的上作量。
4.4加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、民度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
五、数字档案的安全阅读如何保障数字档案馆信息安全，决定着能否全而实施档案的网络服务
5.1 采用高安全性能的操作系统和数据库系统。
5.2 综合使用多种网络安全技术与产品，实现对网络的安全保护。
5.3 采用信息加密技术与身份认证技术。
5.4 采用最新的防病毒产品，建立病毒检测制度。
5.5 加强各应用系统的安全管理，统一管理、分工负责、及时维护，确保系统稳定、安全运行及高效服务。
5.6 加强计算机网络设备、设施的安全保护，做到防震、防水、防火、防有害气体和其他环境事故。
六、结束语
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考文献：
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摘 要 企业医院综合档案的管理，由收集信息到利用档案，以数字化的形式管理档案，会给医院带来社会和经济效益。
关键词 档案 数字化
企业档案信息数字化是一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享，它的出现给现有的医院档案工作带来新的挑战。
医院档案信息数字化是计算机大量应用于医院管理的必然结果。首先，医院档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。一是自动编目，二是自动检索，三是对有保存价值的文件进行辅助立卷，自动进行转档等。其次，计算机大量应用于医院管理，产生了大量的数字化文件，进而产生了数字化档案。
医院数字化档案的建设
在医院建设数字化档案，是医院档案工作发展的必由之路，也是今后发展的目标。这需要从以下3方面入手：首先，医院现存档案的数字化建设。主要是将档案进行普遍、全面的数字化处理，即将档案室的所有档案数据通过手工著录、扫描等形式，将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有医院档案室的室藏档案信息向数字化转化的过程，这是数字化资源建设的重要基础工作。这也是传统档案室向数字化档案室过渡较为稳妥的办法之一。其次，从现有的档案工作体系逐步向数字化体系转化，建立和健全一套完善的数字化档案工作体系。数字化档案工作体系的主要内容包括：数字化档案的收集、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。①数字化档案的收集。它不同于以往的纸质档案收集，对纸质文件生成阶段的管理，档案工作者很少直接参与，一般只要把好归档接收环节就行，对于数字化文件如果也简单照搬这种管理方式，发现了问题可能无法挽救。数字化档案的收集工作体系，要求采用以前所说的文档一体化管理方式，只有这样才可以保证数字化文件的内容（包括文本、图形、声音、影像等）、背景（包括文件产生的原因、形成过程、各阶段的责任者等）等信息的完整性，使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或坏掉。数字化文件和档案一体化管理是数字化档案管理的根本方式。②数字化档案的保管。现阶段的数字化档案的保管应采取将记录向人读介质输出；暂时以原格式保存记录；应用现有技术克服技术过时；将记录转换到标准格式等。③数字化档案的利用。④数字化档案室的各种规章制度的建立。
档案工作者的素质
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一、让尘封档案重现光彩
2007年7月，正值“三伏天”，卢龙县档案局组织人员到该县石门镇集贸市场旁边的一座老楼前，顺着看守人所指，前来接收档案的茆建忠和赵文合走进了存放档案的三间屋子。嚯，档案可是不少，柜里柜外，柜上柜下，各类档案横七竖八地躺着，毫无规矩。打开虚掩的柜门，一股发霉的刺鼻气味迎面扑来;拿下柜上的档案，好家伙，满是尘土，里面还夹杂着老鼠粪便或老鼠皮……这便是接收原卢龙县陶瓷厂档案的真实场景。
上世纪九十年代，卢龙县陶瓷厂面临破产，为了挽救这家国有企业，后来由原企业的职工出资入股进行改制，然而没经营几年，改制企业也是艰难维系，无奈宣告企业破产，并最终卖给了一名个人。还在那段时期，在市场经济大潮的洗礼下，卢龙县的很多国有或集体企业像陶瓷厂一样遭遇破产……
2007年，上任不久的卢龙县档案局局长周艳清，开始狠抓档案资源建设，决定依照《档案法》对破产企业档案进行接收，以贯彻落实上级所要求的“资政惠民”。然而起初接收并不顺利，因为时隔已过十年，很多破产企业都被卖给了个人，新的经营者并不太买档案局的帐，无奈，周艳清与县工信局联系，希望在该局的帮助下能够让工作顺利些。就这样，破产企业档案接收开始了。
当县档案局负责接收的同志赶到第一家破产企业县陶瓷厂原址时，位于205国道南侧的一厂大门紧锁，随后转到位于国道北侧的二厂，空空的厂房只有一名60左右岁的看门人，一打听，却不是原陶瓷厂的看守人，而是新经营者安排看院的，经了解，原陶瓷厂的所有档案已经转移，但具置不知道。无奈，接收同志只好给县工信局的同志打电话，经过辗转查找，得知有一个人专门负责看管原陶瓷厂的档案，但因为工资太少，热情不高，看护也是隔三差五去一回。一番周折过后，县档案局与该人取得联系，定好接收日子，发生了本文开头的一幕。
那一天，县档案局整整接收了一双排小货车的原陶瓷厂档案。从车上卸到局机关，因为档案太多，无法及时入库，一尼龙袋、一尼龙袋的档案只好暂存在县行政中心一楼的楼道里，等待工作人员分检、归档，再入库。
参加接收的茆建忠回忆，那时，局机关人少，总共9个人，其中6名女同志、3名男同志。白天，通常由男同志负责前往破产企业接收;回来，大家共同分检。由于很多档案已经发霉，分检时，很多同志都戴上口罩，即便如此，也有人嘴发麻，患上皮肤过敏。为了节省时间，等档案入库时，女同志也跟男同志一起，搬着一摞摞的档案，最晚干到晚上8点多。苦和累不必多说，头疼的是一些看管档案的不愿将破产企业档案移交，他们认为，既然有人买下了破产企业，就自然包括遗留下来的企业档案，都没什么价值，卖了还能换回几个钱。面对这群人的“抵触”，负责档案接收的同志只好做他们工作，讲依据《档案法》破产企业的档案必须向国家档案馆移交，讲原始档案的重要价值。即便如此苦口婆心地做工作，但在那段接收档案过程中，还是有几家破产企业的档案没有接收下来，因为有人将它们当破烂卖了。对此，茆建忠很是遗憾。
局长周艳清说，整整一个月，马不停蹄地接收了十几家破产企业的档案，这些被遗弃的会计档案、科技档案和文书档案，后来在服务百姓上发挥了重要作用。
二、数字化管理便民利民
到2008年，卢龙县档案局总共接收了3万余卷破产改制企业档案，也就在这一年，按照上级政策，卢龙县开始为企业下岗职工办理养老保险接续。这一政策出台，让破产、改制企业下岗职工看到了希望。然而，这一年实在不普通，时值奥运会在北京举办，万众瞩目。为下岗职工接续养老保险一旦处理不好，极易引发重大。这时的县档案局被推到了风口浪尖。
有熟悉政府部门职能的下岗职工很快找到了县档案局，面对他们急迫的查档需求，档案局工作人员加班加点帮助查档;而一些不知道县档案局的，起初先到了改制企业查档，可企业已改制多年，有的档案健全，还好，有的甚至没有档案，甭提下岗职工的档案。当这些失望的下岗职工，辗转打听来到县档案局，大多带着情绪，对此，县档案局的工作人员首先做好安慰，之后和他们一起寻找档案。从满怀希望，到失望，再到重燃希望，满意而归，在为企业下岗职工赢得养老保障的同时，也给县档案局带来了好口碑。据统计，2008年至今，卢龙县档案局共接待企业下岗职工6500余人，调阅利用各门类档案7万余卷，提供涉及招工、转正定级、职工调转等方面的证明5万余份，有力促进了社会和谐稳定。
随着馆藏档案迅速增加和群众日益增长的查档需要， 2009年，卢龙县档案局抓住河北省启动省、市、县三级国家档案馆数字化工程的有利时机，把档案管理向信息化推进。本着“急用先上”的原则，优先把县委、县政府重要档案、珍贵资料以及与民生联系密切、利用率高的劳动人事、林改、计生等档案进行了数字化。
2011年11月9日，卢龙县档案局突然涌入60名群众，把工作人员惊了一大跳。一打听，原来他们都是农村原民办、代课教师。最近，省里下发了为农村原民办、代课教师发放养老补助的通知，这可惊动了一大批人。然而，这些查阅者年纪偏大，有的上班时间过早，有的任教期间换过几个地方，有的连自己也说不清楚具体参加工作的时间和离校时间，怎么办呢？如果工龄校不准，不但查询者不满意，县里也无依据发放补助，而且每个工龄每年每人能达到240元，可不是个小数目，伤不起这些老教师的心！
其实，这些老教师不必着急，现在档案数字化了，只要档案里有，输入一些关键字，就能很快查到。然而，这一天来得实在太多了，没想到以后几天越来越多，最多时达到200人。为了维持秩序，县档案局开始为他们发放号牌。有序组织，既保证了县行政中心正常办公，还为查档节省了时间。短短半个月，为1500人查档，查阅档案2.5万卷，出据证明1万余份。这一年，县档案局获得全县稳定先进单位。
三、优化服务拓展工作触角
档案数字化建设为群众查档、开具证明提供了便捷，也使工作人员腾出更多的时间研究工作创新，拓展工作触角，还与县里的中心工作同频共振。
这些年，该局全面提高队伍素质，在落实“中央八项规定”、力治“”的同时，开展“百问不烦，百查不厌”活动，围绕“让群众好办事、为群众办好事”的主题，推出系列便民举措，优先为70岁以上老年人、残疾人服务，减少他们查阅档案的等候时间，并公开查档人员的联系方式，主动延长查档时间。一些群众来去不便，县档案局还接受电话查阅和咨询服务，避免群众在查阅档案时走“冤枉路”。在其接待窗口，还提供县内相关职能部门、派出所和人口与计划生育部门的办公地点及联系电话等，方便他们办理其它手续。
这些年，该局注重档案编研，编写的《利用档案解决土地权属纠纷》获开发利用档案优秀服务成果优秀奖，《利用民生档案为企业职工接续养老保险提供依据》获开发利用优秀服务成果二等奖，《为民办教师接续养老保险》获开发利用优秀服务成果一等奖。此外，深入历史挖掘，联系县内文化界知名人士，收集卢龙历史文化，先后出版了《走近孤竹》、《漫画卢龙旅游》、《康熙卢龙县志校注》等书籍。
这些年，该局广泛参与县里的中心工作，参与招商引资，连续3年被县委、县政府授予招商引资工作“发展之星”荣誉称号;参与拆迁、文明生态村帮建、联村帮建等活动，连续18年被市委、市政府授予文明单位或文明单位标兵。
数字化档案范文6
随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，档案信息数学化和网络化已经成为档案管理的必然趋势，也是评价一所大学档案部门发展水平的重要标准，但国内大多数高校档案部门总体来讲档案信息化建设相对滞后，其工作仍旧停留在传统的手工及计算机辅助管理阶段，极大地阻碍了高校档案信息资源的开发和利用，与传统载体档案相比，数字化档案是最大特点是冲破了传统载体档案的管理和利用方式，打破了档案利用的时间和空间限制，促使档案管理从传统的收集，整理，管理、利用的职能向信息采集，信息管理和信息开发的职能转变。
1 纸质档案转化为数字化档案的必要性
（一）有利于档案信息资源的开发利用
由于纸质档案资料较多，占用库房空间大，查找比较繁琐，档案在使用时受时间和空间的限制，大大降低了档案的使用效率。而将纸质档案转化为数字化档案，可以使档案信息分别分类的存储在数据库中。当使用者需要使用档案信息时，可以不受时间和空间的限制，在任何时间跨区域利用计算机网络快速的、准确的检索所需的档案信息，进而有效使用档案信息，这将大大提高档案信息的使用效率。
（二）有利于强化档案信息资源的保护
档案馆保存的纸质档案受外界环境影响较大，防火，防潮，防虫的安全系数不高。在档案的利用过程中会被使用者直接翻阅，容易造成纸质档案磨损和损坏；而库房管理人员如不能认真和科学的管理纸质档案，也可能会造成纸质档案丢失或损坏。以上情况的发生，都会使档案信息得不到有效的保护。而数字化档案可以使档案信息分类存储在数据库中，当使用者需要利用档案信息时，只需要通过网络传输的方式来进行档案信息的检索和利用，以电子阅读的方式来查看档案信息，这将有效避免纸质档案因外部因素导致损坏的情况发生。
2 高校档案数字化建设中应采取的策略
（一）加强档案宣传，争取领导的重视与支持。
学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案数字化工作的经费投入，因此必须要加强档案工作宣传，不断增强学校领导的档案保护意识，让学校领导一定要认识到档案数字化工作的重要性，促其加强对档案数字化工作的支持，并把档案数字化工作列入学校工作的重要议事日程，纳入学校发展的总体规划，将档案数字化建设与学校的“数字化”校园建设有机结合，做到把档案工作的发展与学校教学、科研等工作的发展同步推进，统筹协调。加大对档案部门的人力、财力、物力支持，为档案数字化建设提供强有力的保障，有利于切实解决档案数字化工作中存在的各种问题。
（二）建立健全档案数字化工作的各项标准和管理制度。
为了使高校数字化档案工作趋于规范化和科学化。要科学制定、修订、贯彻各项档案数字化标准，使数字化档案工作逐步走向规范化、标准化。首先各单位应根据自身条件和档案管理的特点设计档案数字化工作流程，建立和逐步完善各个工作岗位的工作制度，细化档案数字工作中的各项标准和工序之间的交接程序，并把工作职责落实到每一个人，做到分工明确，责任到人。根据纸质档案的类型、介质种类、年代等不同因素，对工作流程、工作岗位、技术指标都要有针对性的进行调整和设置，并安排专人负责指导和质量检查。对每个工序的交接环节要做好交接登记等等，比如档案出库领用、预处理、数字化处理、质量检查、装卷归还、数字档案信息备份移交都要做好相应的交接登记手续，要制定严格的工作制度和管理办法，只有采取强有力措施，才能确保档案原件安全和数字化档案的质量。
（三）加强数字化档案的安全管理。
为有效保护数字化档案的安全，应采取定期备份、信息加密、访问控制等技术措施。首先每份数学化档案应备份不少于两份完全相同的不同存储介质拷贝。数字化档案的管理系统应按照相关技术标准进行建设，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。对不同密级的数字化档案应该区别在不同的网络中使用，有保密要求的数字化档案必须在与外网隔断的专网内使用，每份数字化档案要根据保密级别设置相应的密级标识，同时进行技术认证和授权访问，严格控制数字化档案信息下载。而对完全开放的数字化档案可以接入校园网，为档案信息资源的开发和利用提供便利。档案数字化的使用要建立实名注册制度，设立查询管理系统，做到一切有据可查，可追根溯源。
总之高校档案数字化建设是高校档案事业发展的必然趋势。纸质档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的进一步开发利用，打破了纸质档案使用上的时间和空间概念。最大限度地实现档案信息资源的共享，提高档案资源的利用效率，加快档案工作发展的步伐，促使档案工作能更好地为学校教学和科研工作服务。
