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档案管理员职责范文1
一、关于民政社会救助档案的概念及特点
1．社会救助工作及其管理体制
社会救助，是指国家对依靠自身努力难以满足其生存基本需求的公民给予的物质帮助和服务。社会救助以居民最低生活保障为基本内容，并根据实际情况实施专项救助(含医疗、教育、司法、住房救助)、自然灾害救助(含受灾人员应急生活救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助)、临时救助以及国家确定的其他救助。社会救助工作的业务主管部门为民政部，财政、教育、卫生、住房和城乡建设等部门在各自职责范围内管理相应的社会救助工作。县级以上地方各级人民政府有关部门在各自职责范围内管理本行政区域的社会救助工作。乡镇人民政府和街道办事处负责社会救助的申请、调查和审核等工作；居(村)委会受委托，协助做好社会救助的申请、调查和审核工作，以及救助金发放和救助对象日常管理等工作。
2．民政社会救助档案的概念
广义上讲，民政社会救助档案指民政部门主管的各类救助工作中形成的各类文件材料，既包括文书档案、会计档案，也包括救助专业档案。本文从狭义上讲，民政社会救助档案专指救助专业档案。它是县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)委会(社区)在居民最低生活保障救助、低收入家庭医疗救助、贫困孤残人员供养救助、特殊困难人员临时救助、灾后灾民生活救助及灾区倒塌民房恢复重建救助的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录以及救助站(流浪未成年人保护机构和救助管理机构)在对求助的流浪乞讨人员实施救助过程中形成的、具有保存价值的、整理归档的各种文件材料。
3．民政社会救助档案的特点
种类多。按救助工作的性质，可分为基本生活救助、专项救助、临时救助档案等；按救助对象的特点，可分为城乡居民最低生活保障、农村五保供养、城乡医疗救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助、临时生活救助、流浪乞讨人员救助档案。
来源广。民政社会救助档案来源于县级民政部门、乡镇政府、街道办事处、居(村)委会及救助站。
基础性、工具性强。民政社会救助档案是其形成单位开展各项救助工作的原始记录，这些记录包含了救助对象大量的基础信息，是各项救助工作延续的基础和工具。
文件材料在形成上有共性。除了流浪乞讨人员救助档案外，其他救助档案材料都包括申请审批材料、日常管理材料。
二、民政社会救助档案管理的管理体制和原则
1．管理体制
救助档案属于民政部门的专业档案，民政社会救助档案工作由民政部统一领导，业务上接受国家档案局的监督、指导。省级民政厅(局)和档案局负责本行政区域社会救助档案工作的指导，结合本地区的实际，共同制定相应的管理办法；县级人民政府民政部门、街道办事处、乡镇人民政府和救助站应有专(兼)职人员负责救助文件材料的归档和档案的管理；居(村)委会(社区)应协助做好职责范围内的救助档案工作。
2．管理原则
依法管理。救助档案属于专业档案，其管理无法可依，必须加强调研，由国家档案局和民政部共同制定各类救助档案的管理规定，规范救助档案的管理。
分类管理。农村五保供养档案、城乡医疗救助档案、临时生活救助档案、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助在文件材料的形成上有共同的特点，都是待遇审批和待遇批准后救助金的一次性发放，形成的材料比较简单，这几类档案可以出台一个管理规定；对流浪乞讨人员的救助不实行审批制，其档案材料是救助站对求助对象进行甄别和实施救助过程的真实记录，所以这类档案应当单独搞一个管理规定；最低生活保障档案管理比较复杂，它是一个动态管理的过程，业务主管部门应当结合《关于加强最低生活保障档案管理的通知》实施过程中遇到的一些问题，制定具体的管理办法。
分级管理、基层为主、形成单位为主。根据救助工作的有关规定，各级民政部门和乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站的救助工作职责范围不同，形成与其职能相关的救助档案也有区别。省市级民政部门负责制定救助档案管理的政策性文件和指导、监督、检查工作，县级民政都门、乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站负责各自救助工作职能活动中形成的救助档案实体的管理。
三、民政救助档案的保管、利用与移交
1．保管。救助档案分散形成于县、乡(镇)街道、居(村)三级机构和救助站，虽然各单位的条件不同，但应积极创造条件，使救助档案的保管达到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的要求。
根据救助管理机关和救助对象以及社会利用的实际需求，救助档案应当短期保管。具体说，流浪乞讨人员救助档案的保管期限为5年；其他救助类档案中的审批类材料保管期限最低3年(低保审批材料的保管期限为低保户停保后不少于3年)，日常管理类档案的保管期限最低5年。
档案管理员职责范文2
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
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［关键词］渔业检测实验室；档案管理；对策研究
引言
检测实验室档案是实验室管理活动直接形成的历史纪录，具有原始性、记录性和凭证性。渔业检测实验室档案管理工作是一项基础性、持久性很强的专业技术工作，是检测工作的重要保证，也是实验室管理工作的重要组成部分。目前，对于档案管理工作研究非常多，但对于渔业检测实验室档案管理研究的比较少，不够深入，而且随着实验室业务量的不断增大和管理手段的不断发展，有必要对实验室档案管理工作进行新的研究和探索，确保实验室整体管理水平不断提高。规范、科学地做好渔业检测实验室档案资料收集、整理、保存、管理和利用工作，对于全面、真实、准确反映实验室工作活动情况，提高渔业检测实验室管理水平具有重要意义。本文结合实验室体系文件要求和自身管理工作经验，阐述渔业检测实验室档案管理工作的主要内容，分析存在的普遍问题，进一步探讨如何提高渔业检测实验室档案管理水平的方法，为同行实验室档案管理工作提供参考。
1渔业检测实验室档案管理工作内容
实验室体系文件应对档案管理工作内容、归档程序和注意事项进行明确规定。渔业检测实验室档案内容应能真实、准确地反映实验室检测工作活动情况，档案管理工作要规范、准确、及时。
1．1资料收集和台账管理
渔业检测实验室档案资料包括人员档案、质量体系文件（质量手册、程序文件、操作规程、作业指导书、受控记录表格）、标准法规、仪器设备档案、原始记录和检测报告、收发文件、证书类以及电子档案等。各部门责任人要及时收集和汇总档案资料，统一交档案室，档案管理员负责档案资料的接收，按交档部门登记造册，记录资料内容、交接时间，交接双方签字确认，形成台账。1．2资料整理和保存正式归档前，档案管理员对所有资料进行分类、标识、编目和保存。渔业检测实验室归档材料一般分为体系文件、文书文件、技术文件和行政管理文件四大类；按照受控方式也可分为受控文件和非受控文件。档案管理员对所有文件要按类别、归档顺序号进行编目，分别存放在档案柜内，受控文件要加盖受控章。
1．3档案发放、借阅和回收
实验室领导签批体系文件后，由档案管理员负责分发给各部门和人员；受控文件丢失，由相关人员提出书面申请，经质量负责人批准后，由档案管理员补发，并注销原分发号，给予新分发号。实验室文件和信函发放前，经中心领导批准后，档案管理员复印，按相应范围分发，原件归档。一般性文件借阅须填写《文件资料借阅表》，经相关业务部门负责人批准后，由档案管理员发放，重要文件资料或保密性文件的借阅，经实验室领导或质量负责人批准后才能发放。档案管理员负责所有分发文件资料的回收工作，做好相关记录。
1．4档案作废和销毁
为确保实验室体系运行的各环节或各场所使用的文件资料为最新和有效版本，档案管理员要定期检查档案资料的有效性，对于已过保存期限或失效的文件资料及时申请作废或销毁。对于已经作废，但仍有使用价值的文件资料要加盖“失效”和“留用”章，与有效文件资料分开存放。文件的作废和销毁须经技术负责人批准。
1．5档案的安全管理
档案管理员负责档案资料的安全工作，包括环境安全和技术安全。环境安全包括防潮、防火、防盗等，电子文件还要做好防磁、防静电等工作；技术安全，例如，防止篡改任何归档文件资料内容，特别是受控文件资料；一般文件未经相关负责人批准不得借阅、复制；重要文件或保密文件未经实验室领导或技术负责人批准不得查阅使用，严禁外借。
2渔业检测实验室档案管理存在的问题
大多数实验室管理者认为渔业检测实验室主要工作就是检测业务，工作形成的档案资料只需直接交由档案管理员负责，而档案管理员往往由于综合业务水平不高，甚至兼任数职，造成归档材料缺乏完整性、准确性和系统性，档案管理工作严重滞后。由于档案管理工作长期得不到重视，渔业检测实验室档案管理工作普遍存在以下问题，从而影响整个实验室管理水平的提高。
2．1管理意识淡薄，制度落实不到位
由于业务量不断增大，渔业检测实验室工作日益繁重，既要做好上级部门的指令性环境监测、水产品质量安全的采（抽）样和检测工作，还要接受社会委托、认证检验和应急监测工作，实验室内务管理繁杂，甚至任务较为集中时，根本无暇兼顾其他工作，长期以往，从管理者到一般岗位工作人员，对于档案管理工作缺乏足够重视。实验室质量体系文件中的《质量手册》《程序文件》和《作业指导书》对于档案资料的收集、整理、归档和使用，以及岗位职责和工作程序都有明确规定，但在实际工作中可能并没有严格执行，档案管理工作并没有真正落到实处。
2．2设施条件较差，管理手段落后
档案资料对于存放环境和设施设备有一定的要求，但有些渔业检测实验室，档案管理工作往往没有纳入实验室建设统一规划，日后修修补补，造成档案存放空间不足或布局凌乱，缺少必要的环境控制设施和设备等，影响了档案资料的质量和档案管理工作的开展。此外，归档工作大都依靠手工记录和Word、Excel等PC办公软件完成，技术水平不高，工作量大，容易造成错漏，文件资料查找和信息利用比较困难。
2．3人员素质较差，管理范围不明确
作为专业渔业检测机构，对于档案管理员专业知识要求比较全面，例如，渔业技术标准材料，检测任务资料、仪器设备档案、试剂耗材档案的整理，都要求档案管理员具备相应的专业知识，否则很难对档案资料进行准确鉴定和分类，影响档案管理工作的质量。目前，渔业检测实验室档案管理员学历、专业素质普遍比较低，造成管理范围不明确；而且往往一人多职，专项管理经验不足，缺少工作思考，缺乏创新和动力。
2．4只注重档案存放，档案开发利用较少
由于管理意识不强，检测业务工作繁重，渔业检测实验室档案管理一般只是简单地将档案资料收集、整理、存放，检测人员需要时也只是查阅现行检测技术文件和标准，所有档案资料到了保存期限或失效时，就直接将其申请处理，并没有体现档案资料的任何价值作用，非常可惜。
3提高渔业检测实验室档案管理水平的对策和建议
针对渔业检测实验室档案管理工作普遍存在的问题，关键要从“人”抓起，要从上到下认识到实验室档案管理的重要性，注重档案管理基础建设，采用先进技术手段提高档案管理水平，科学合理利用好档案资料。从而全方位不断提高渔业检测实验室档案管理工作水平。
3．1增强管理意识，完善并严格执行归档制度
必须从最高管理层面重视实验室档案管理工作，使每位工作人员认识到档案管理工作的重要性；建立健全与渔业检测实验室整体发展相适应的档案管理制度，规范档案管理工作流程，明确工作职责，加强档案工作监督管理。实行部门责任人制度，所有档案资料先由部门负责人收集、分类、整理，附上资料清单目录，再统一交由档案室归档。在工作中不断补充和完善相关制度，通过规范化和制度化建设，不断提高实验室档案管理水平。
3．2完善档案管理设施条件
将档案管理工作纳入实验室建设统一规划，科学合理布局，将办公区和存档区分开设置，无关人员未经批准禁止入内。根据渔业检测实验室材料分类，将归档区分为检测工作区、技术资料区、人员管理区、仪器设备区、试剂耗材区、文书区、电子档案区等；各区再根据年份、类型等设置分区，各区设有明显标识。通过合理分区、分类，方便材料存放、管理和查阅，提高工作效率。在空间条件限制的情况下，可安装移动密集架档案柜，根据档案柜设置存放区。存档区需安装空调、除湿机、遮光窗帘和消防设施，确保阴凉、干燥、防火。此外，要配备必要的办公和装订设备，例如，电脑、复印机、打印机、装订机、扫描机、保险柜和工作台等。
3．3引进现代化软件管理平台，提高工作质量和效率
实验室信息管理系统（LaboratoryInformationManagementSystem，LIMS）是一个由信息采集设备、数据库管理软件组成的高效集成系统，其核心功能就是规范实验室所有业务管理流程，对每一工作环节进行监控和管理，减少人为因素造成的错误，提高工作质量和效率。实验室引进LIMS并将档案管理纳入系统的建设，LIMS可以实现对检测工作资料（包括委托单、任务通知单、流转记录、检测报告、原始记录、质控材料、总结材料）、仪器设备资料（包括台账、履历更新、计量检定、期间核查、维修报废）、试剂耗材资料（包括申购、台账、领用、期间核查、报废处理）的电子归档操作，其他纸质材料通过扫描，转化成电子资料上传系统存档，自动生成《归档清单表》。通过系统的自动化脚本设计，将到归档时间的材料，由系统自动向相关责任人发送提醒信息，发送资料归档后，系统自动提醒档案管理员执行归档，档案管理员对材料进行分类处理，受控资料和非受控资料要分开标识。已归档的资料自动移入“已归档”模块。已超过归档时间的信息显示为红色，系统根据归档进度，自动统计责任人考核数据，形成考核记录。将到归档期限的档案，系统提示申请作废处理，文件资料的作废处理申请、审批和实施记录，通过系统操作实现，最后生成《文件作废处理记录表》。已作废处理的档案自动移入“已作废”模块，对于到期作废，但仍有使用价值的档案，需作“留用”标识，以免误用。文件资料的借阅也可以通过系统申请、发放和回收操作，生成《文件资料借阅记录表》。系统生成的所有受控表格，自动生成电子签名。需要同时归档纸质材料时要注意账物一致。引进LIMS实现档案管理，有利于规范归档流程，提高归档工作质量和效率，对于档案查询和利用也很方便。
3．4加强档案管理人员培训，提高综合素质
组织参加外部档案管理专业培训和参观活动，学习其他实验室，特别是同行业实验室先进的档案管理经验。将档案管理人员纳入实验室人员培训计划，开展档案管理专业培训时，要注重检测工作、仪器设备、试剂耗材、体系文件、标准文件、安全管理等方面知识的讲解，使档案管理员对实验室所有工作有全面、基本的了解，以便对归档材料准确地鉴定和分类，提高档案安全管理意识。档案管理员也要加强自身学习，多动手，多思考，提高创新能力。
3．5改变工作观念，提高档案资源利用水平
渔业检测机构存放了大量价值很高的资料档案，例如，对某片养殖海域的环境监测数据、水生动物疫病菌株资料、产地水产品检测数据等，这些资料对于科研工作有很好的参考价值。因此，要改变以往重存档、轻利用的陈旧思想观念，在合法合规的情况下，尽可能地发掘档案的使用价值，把“死档案”盘活，使档案管理工作向良性循环方向发展。
4结语
档案管理是检测实验室管理工作的重要组成部分，渔业检测实验室作为专业性很强的检测机构，要根据行业特性将档案管理工作纳入整个实验室建设统一规划。从增强管理意识，提高人员素质，完善基础条件，提升管理手段和加强档案资源利用五个方面入手，推进档案管理规范化和制度化建设，不断提高档案管理工作水平。
主要参考文献
［1］朱治凤．关于农产品检测实验室档案管理的几点思考［J］．上海农业科技，2016（1）：14．
［2］孙红兵．浅谈当前药检所档案管理存在的问题及对策［J］．经济与社会发展，2008，6（8）：149－152．
［3］刘谦，颜红，王锋，等．关于检测实验室档案管理的思考［J］．计量与测试技术，2013，40（4）：79．
档案管理员职责范文4
[关键词] GLP； 档案；档案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 094
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0179- 02
档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的保存备查的各种形式的历史记录。档案管理是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。
对非临床健康和环境安全试验中生成的数据记录和材料进行保存并管理是遵从良好实验室规范（GLP）准则的重要步骤。这些数据记录及材料的妥善维护是再现试验、确认最终试验报告中的信息和确认特定试验项目遵从GLP准则的唯一手段[1]。
1 GLP准则对档案管理基本要求
1.1 依据GLP准则制定档案管理标准操作规程
参考档案管理国家标准与行业标准，结合本机构的实际工作特点制定档案管理标准操作规程，使之符合实验室所遵从的各类GLP准则的要求。本实验室制定了资料接收、归档、索引、借阅及归还程序；人员出入档案室程序；人员档案管理程序；仪器设备档案归档程序；事故损失恢复程序；档案销毁程序；档案室环境要求相关程序；事故损失恢复程序等。
1.2 档案管理人员要求
试验机构负责人应指定一名档案管理员，同时还应指定一名候补档案管理员，在档案管理员无法履行其职责时代其履行相应职责。档案管理员在上岗前应遵从GLP准则进行系统的岗位培训，考核通过后由机构负责人以书面形式任命后，方可上岗。
2 资料档案分类及管理
根据机构实际情况，对实验室档案进行分类，应根据档案的性质、内容和相互联系划分成一定类别，使档案材料形成一个具有一定隶属关系的不同等级的系统[2]。以此为依据，为方便档案管理，根据实际工作需要，将档案划分为5类：研究档案、人员档案、仪器设备档案、机构资料档案及电子档案。
2.1 研究档案管理
研究档案指在按照计划书实施一项试验项目过程中所生成的记录与材料。至少应包括任务通知单、试验计划书、最终报告、原始数据；其它与试验相关的文件和通讯材料，诸如存档资料移交的收据、电话记录、传真等；试验供试品留样；试验中所使用的干湿标本；分析确认报告等相关资料。试验项目完成后，项目负责人应收集试验过程中产生的记录材料并整理成册，填写归档清单，确保在标准操作规程中规定的时间内归档，档案管理员应对归档资料的完整性进行逐项审查，准确无误后签字，对归档资料编号后装订存入档案室。如需借用研究档案，借用人需要填写相关借用管理记录，说明借用原因，经机构负责人批准后，方可提供其相应资料。档案管理员应对借出的原件资料进行复印，以备资料归还时进行核对。用完后应立即归还，档案管理员应对资料核对确认，无误后签字并放回原处。档案管理员应依据标准操作规程中规定的相应资料保管期限进行保管，超过保管期限后根据要求经机构负责人批准后对其进行处理，并备有证明文件。
2.2 人员档案管理
实验室人员应具有相应的资格和能力，专业人员必须持证上岗。因此实验室应建立人员档案，保留所有人员（包括临时人员）的相关能力、教育和专业资格、培训和经验证明的记录。员工档案需要包括：教育背景和工作经历，需备有学历证明及资格证书复印件等；在本机构工作期间完成的所有的内外部培训、讲座及研讨会等；员工有资格担负的职责和从事的工作；员工所发表的论文情况；员工作为项目负责人或主要研究者承担的试验项目情况；员工身体健康情况以及历史文件其他信息等内容。人员培训是人员档案管理的重中之重，是保证人员知识与技能不断得到更新的手段，培训相关记录如标准操作规程自学记录，考核成绩及证书等内容都应整理到此类档案中。档案管理员应及时、准确的做好人员档案的整理、分类、归档工作，并且要实行动态管理。
2.3 仪器设备管理
仪器设备正常运行是实验室开展各项研究的前提保证，仪器设备档案管理也是GLP体系下重要的环节。仪器设备档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。同一台的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。对GLP实验室仪器设备进行有效的控制与管理，保证其运行的稳定，从而确保GLP试验检测结果的准确可靠。由机构负责人任命一名仪器管理负责人，负责本机构各类仪器整体管理。本机构根据对仪器验证程度的不同，将仪器分为A、B、C三类。A类仪器不需要检定/校准和验证，仪器的工作状态可通过外观观察或功能检查进行确认，此类仪器不产生数据，不进行测量；B类仪器需要检定/校准但不需要验证，仪器安装比较简单，产生数据，进行测量，其参数可编辑；C类仪器需要检定/校准和验证，安装复杂，由专业人员安装，产生数据，进行测量，参数可编辑和重复使用，有计算机接口，如色谱仪等。设备从购买、使用到报废都要有相关记录，建立仪器设备档案。每台仪器设备都应该建立档案，保存仪器设备机器软件的记录。档案中应收入申购文件、招投标资料、购买合同书、安装调试记录、验收报告、仪器操作手册、仪器使用说明书、仪器验证文件、维修记录、使用记录申请报废报告、批复和处理结果等。在仪器安装、调试、验收完毕或仪器正常运行后，由仪器负责人将形成积累的全部文件材料及时归档，归档时应填写仪器设备档案卷内目录。
2.4 机构资料档案管理
机构资料档案是指由试验机构、试验场所生成的记录与材料，这些记录与材料可以针对多个试验项目以及实验室各类证书、上下行文件、会议记录等。通过对记录的检查可重建试验系统，并对试验机构是否遵从GLP准则进行综合评价。机构资料至少应包括：质量保证部门实施检查形成的所有记录；主计划表；组织机构图；设施平面图；计算机系统确效文件；历年所有标准操作规程；环境监测记录；用于多项试验的被试物与参照物以及用于多项试验的分析确认报告等，机构档案也是国内各家监管机构检查的主要内容，对此类档案的管理也是GLP体系下档案管理的重要环节。
2.5 电子档案管理
对于需要长期保存的电子记录，如果存储器老化，将会导致电子记录丢失。电子记录的保存应确保在存档期限内均可读取。存档记录可从计算机系统拷贝至存储介质诸如磁带、磁盘、光盘等特殊载体中，电子档案的特性决定了它在保存上不同于纸质档案，应将其放置在档案室内防磁柜中进行保存，防止磁场干扰，同时每半年应对其有效性、安全性进行抽查，如发现损坏或出现问题，应及时进行数据恢复或拷贝。
安全性评价研究机构在运行和开展各项试验及其他各项活动时直接形成的对机构和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录所形成的各类档案，是反映和追朔安全性评价工作真实历史面貌的一项重要工作，是GLP管理体系中重要的组成部分[3]。档案管理工作是一项分散、杂乱、繁琐、量大的工作，在进行档案管理的过程中，应该根据本单位的实际情况，本着方便管理、方便利用的原则，做到使档案集中、系统、优质、规范，以此来适应机构发展需求。
主要参考文献
[1]陈铁春，蔡磊明.经济合作与发展组织良好实验室规范：准则与管理系列[M].修订版.北京：化学工业出版社，2008.
档案管理员职责范文5
档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
档案管理员职责范文6
1 、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2 、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3 、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2 、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3 、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5 、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6 、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7 、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8 、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
三、档案保管制度
1 、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3 、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4 、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5 、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6 、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7 、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8 、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9 、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10 、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
四、档案借阅制度
1 、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2 、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3 、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4 、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5 、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
