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标准化工作规划范文1
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
标准化工作规划范文2
关键词:档案工作;规范化;标准
Abstract:Archives standardization is important to achieve the modernization of records management intermediate links， in the Abstract the hardware construction， doing paper work is to achieve standardization of archival work， an important basis for standardization work.
Key words:archives; standardization; standardization
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，严把文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
1公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理奠定牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
2实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”的原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，严把全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
3提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以利于档案规范化管理。
标准化工作规划范文3
关键词：档案管理；规范化；标准化
我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，做好档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在档案管理搞好硬件建设的同时，规范地做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。多年的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，它们具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，文书处理和档案管理是相互衔接的两个流程，具有许多共同之处，文档一体化的目的，是理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、全面普查案卷
这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。
二、重新组合案卷
将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。
三、注意有效的维护全宗的完整性
在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、分门别类，充分利用档案原基础
对那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，既大大提高著录速度，又便于迅速查寻。
五、用“关键词”替代“主题词”
用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。
六、实施“以我为主”的归档原则
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管的完整化、利用价值的最大化和检索利用的便捷化，而“以我为主”的归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题文件的完整性，能反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
七、提高人员素质
档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。
参考文献
1.杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年版。
2.王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态及研究范围》，《图书馆学刊》，2001年第5期。
3.董君：《知识经济时代档案的现代化管理》，《松辽学刊》（人文社会科学版），2000年第6期。
标准化工作规划范文4
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢？回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而这并不排斥文件中心在我国建立推广，只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
三、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
标准化工作规划范文5
笔者多年从事文书档案的日常管理工作，现结合自己的学习体会和实践经验，就档案管理工作的规范化标准化建设谈以下几点看法。
一、文书处理的规范化、标准化是基础
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文的规范化、标准化，不仅决定公文本身的质量，而且也影响到日后档案的质量，决定着档案工作规范化、标准化建设的整体水平。为了做到档案工作的规范化、标准化，我们要树立文书处理工作规范化、标准化是档案工作规范化、标准化的基础的工作指导思想，在实际工作中，认真做好文书处理的规范化、标准化建设，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。具体要做到五检查：一检查公文用纸，质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订，左边装订处要预留25mm左右的装订线。二检查制发公文的签发手续是否履行，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三检查公文字迹是否牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用，如用传真纸打印的必须进行复制。立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。四检查文种使用，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。五检查移交环节，交接双方应当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
二、案卷材料的统一收集管理是前提
案卷材料的统一收集管理是档案建设规范化、标准化的前提，实践证明，案卷材料收集是否完整是决定和影响档案价值的重要因素。单位的档案室是单位的内设机构，负责统一管理全单位的的所有档案。单位的档案工作在业务上受上级档案部门的指导、监督和检查考核。因此，要从加强档案室建设入手，不断建立健全单位档案管理制度和各类材料及时归档制度，及时收集、整理、保管和统计单位的全部档案，并对单位各科室的档案收集、归类整理、上交档案室等工作进行指导、检查和监督。
首先，所有单位的档案必须集中统一管理，确保真实、完整、准确、系统和安全，便于日后档案的利用。单位各科室要加强对本单位档案资料的积累、归类、整理、上交工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责所在科室归档材料的收集、整理与上交工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交到学校档案室。任何单位和个人不得把档案材料据为己有。如一项工作、一次活动由几个科室联合组织的，涉及多个部门的，文件材料由牵头主办的科室负责归档，其他科室协助提供相关材料。其次，要严格执行文件、材料的形成单位立卷归档制度，坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作纳入单位及各部门的工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、考核各项工作时，能将档案工作同步纳入。另外，任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料，不得擅自销毁文件、材料。确需销毁的文件、材料要由档案室登记造册，经单位领导批准后由专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时，要彻底清理文件、材料，及时办理文档材料的交接手续。同时，立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。凡反映单位重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管；凡是在短时间内对本单位有参考利用价值的，列为短期保存。
三、实施“以我为主”的立卷归档原则是关键
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。
因此，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要致力解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、档案的开发利用是目的
加强档案管理工作规范化标准化建设的根本目的就是充分利用档案为单位各项工作服务。为满足利用者的需求，就要通过各种方式向他们提供档案材料或相关的咨询服务。如利用通过对文书档案资源的再加工、再整理，如专题编研等，总结经验，发现规律，为各级党委政府决策经济和社会发展中遇到的问题提供参考和依据，发挥文书档案“资政”的作用。利用文书档案中的具有宣传价值的史料，可以帮助人们特别是青少年了解中华民族的悠久历史和灿烂文化，使他们了解历史发展轨迹，掌握时代进步脉搏，自觉加强革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义教育，发挥文书档案“育人”的作用。
标准化工作规划范文6
一、中专学校档案质量管理的含义和特点
所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。中专学校档案管理具有以下几个特点：
（一）教育性
通过档案管理工作分析学生在学习过程中的变化，及时引导学生扬长避短，克服不足，促使师生积极努力，奋发向上实现教育目标。
（二）业务性
通过对档案的记载，采取有效措施保证教学工作的顺利开展。
（三）参与性
档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各学校各部门负责人、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。充分调动了各部门、各岗位人员相互配合、积极协作，对发扬团队精神起到了积极作用。
（四）控制性
从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。
（五）研究性
通过对档案中数据记载和分析，为探索、总结和研究教育活动提供了有效的依据和资料。对改进教育教学方法，提高教育教学水平起到了非常重要的作用。
二、中专档案的收集整理
（一）收集内容
从性质来看有两个方面：一是上级来文;二是本校产生的文件资料。本校产生的资料，一是反映学校整体情况，二是反映学校成员个人情况，三是反映学校教学情况。
（二）收集方法
事前收集学校的各种活动，上报材料，事先做好收集归档工作准备，必要时复制多份，以备归档利用。平时收集制定学校各种立卷材料类目表，在日常工作中形成的凡是能当做档案资料用的材料要及时收集、整理、加强检查、年度收集，每个学年度集中收集各种资料，并做好资料的查找、补漏、核实等工作。从档案的以上收集来看，存在着如下困难，一是档案管理工作没有充分得到单位领导的重视和支持，有些单位领导甚至觉得档案管理就是把一些档案和文字类材料凭证管好就行了，不需要太多的专业知识，因此，缺乏对档案管理人员的专业知识培训。二是对档案管理的硬件、软件配备不齐全，平时不注意文件资料的收集，制度不完善，到档案利用时才知道档案的重要性，以及影响档案材料的质量。
（三）档案整理
1.分类
按照档案的来源、时间、内容、形式的不同进行分类，按年度问题分类，分为文书档案、教学档案、会计档案。
（1）文书档案：文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。学校文书档案分为党群、行政、总务类。
党群类：是上级党委、团委针对本单位的批复决定等，本校党、团计划总结。
行政类：上级主管机关针对本单位的通知、决定、本校行政会记录。
总务类：本校固定资产统计表，基建图纸。
（2）教学档案：教学档案是教学管理和教学活动过程中直接形成的，以文字、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学文件材料总称。教学档案管理工作是学校管理的重要组成部分。教学档案管理的好坏是衡量学校教学管理水平的重要标志，也是反映学校教育发展与改革的历史进程的主要依据之一。学校教学档案分为教学、学籍、学绩、其它类。
教学类：校历、班务日志、教学计划。
学绩类：各科成绩统计表、运动会秩序册。
学籍类：学生花名册、录取简明登记表。
其它类：摄制教学工作的录像带、教学课件。
（3）会计档案：会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。学校会计档案分为报表、账簿、凭证类。
报表类：季度、年度报表。
账簿类：总账、明细账。
凭证类：记账凭证。
2.立卷
按照材料的自然形成规律，保证材料之间的历史联系，按照材料的价值，正确划定保管期限。卷内文件排列。卷内材料的排列要系统化，以反映材料之间的联系，便于利用和保管，具体可按时间、问题、作者、重要程度等排列，也可灵活掌握，结合适用。编目上架。编制卷内目录，案卷目录和标题是揭示卷内文件的成分与内容，为查找利用提供线索。
三、中专学校档案的保管与质量管理的要求
档案的价值是保管的依据，档案参考作用的大小来鉴定档案的存放价值，但档案质量的提高与工作人员的质量意识有着密切的关系。其中领导的档案质量意识最为关键，必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。
学校的文书档案、教学档案、会计档案应编制移交清册，在学校机关综合档案存放，以先文书后教学再会计的顺序给档案柜统一编号。lO年以上的永久档案移交，上级档案馆统一保管，本校保存移交清册，对再无保存价值的档案造册销毁，领导签字后方能销毁。
为了解决不断增长的大量档案与利用者对档案特定需要之间的矛盾，充分发挥档案的作用，必须编制各种检索性目录，如档案目录，分类目录等。建立档案借阅登记，利用效果登记簿，并认真填写，搞好档案的保密工作。
在做好以上工作的同时，单位领导要给从事档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，持续提高档案管理人员专业知识水平，并完善各项档案管理设施。档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都应该配备齐全。
四、解决和改进档案质量问题的步骤
现阶段，档案管理工作确实有很多不如人意的方面。主要表现在有些领导对档案管理工作重视程度不够，对档案管理人员业务培训不够、档案管理设施不足、档案人员业务水平不高、资料的收集、整理;档案制度不完善等。如何切实解决和改进档案质量问题要从如下方面开展好工作。
（一）分析现状，查找问题
档案管理人员要自觉树立档案质量管理意识，从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研等各环节都要不定期进行检查和自查。分析产生档案质量问题的主要原因，及时找出影响和制约档案质量的因素。
（二）制定计划，组织实施
对于在检查和自查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，都要从第一步开始，结合本单位实际情况，及时制定改进计划，并切实将计划贯彻落实，不让同样的错误再次出现。
（三）总结经验，巩固成绩
