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学籍档案范文1
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（b）-0223-02
高职学籍档案管理是学校教学管理工作的一个组成部分，也为骨干校建设提供有价值的支撑数据，学籍档案是在学籍管理过程中生成的，这些学籍档案材料要求教务工作人员认真收集、整理、装订，并按照学籍档案管理的要求立卷归档送交学校档案部门永久保存。学籍档案除了能为师生提供使用，还要为教学、科研、行政管理和骨干校建设提供服务。
1 高职学籍档案管理工作的重要作用
随着教育体制的改革、人才的选拔、就业观念的转变，高职学籍档案在社会中得到越来越广泛的重视和应用。因此，完善高职学籍档案管理，研究其特点及规律，分析学籍档案管理中存在的问题，探讨对策，不但可以促进高职档案管理的发展，而且对于推进教学改革、提高教育质量和办学水平等都有着重要的意义。
学籍档案的形成有一定的过程和时段，文件之间有不规律时间联系，学生的学籍档案有明确的起始和终止时间，形成以时间为进程。学籍档案不仅影响到整个学校档案管理的完整性，更重要的是会影响到对一个人的全面了解和如何合理的使用人才，高职学籍档案包括录取新生花名册、新生登记表、学籍卡片、在校名册、学生成绩总表、毕业审批、论文答辩、学生学籍异动材料、学生奖励（优秀学生、奖学金等）材料、学生违纪处分材料等等，记载了学生自入学到离开学校整个学习和生活的过程，具备查考价值的资料档案。因此，收集和利用好高职学籍档案，是高职学校档案管理工作的重要任务，为了能让学籍档案管理为骨于校建设提供有价值的数据，应该采取有效措施逐步完善学籍档案管理。
2 高职院校学籍档案管理工作中的现状
高职学籍档案记录了一所学校自办学后所有学生的在校信息，与每位毕业生的切身利益息息相关，具有凭证作用及社会服务功能，前段时间，有很多已经毕业的学生回校查学籍档案，因工作后表现优秀，现要被选拔、任用、考核，需要在校期间的学籍档案，并要求复印，学校虽然有这些学生的学籍档案，但往往这些数据都存在填写内容不全，杂而很乱，造成档案资料的缺失。看到学生的无奈，我们深深地体会到： 高职档案部门必须抓好学籍档案管理，决不能再给学生留下任何遗憾。学籍档案包含的内容较多，随着高校招生人数的增多，高职的学籍档案管理工作压力越来越大，受传统的管理理念和管理方法的制约，目前高职学籍档案管理工作主要存在以下问题。
2.1 高职学籍档案管理制度不完善，标准不统一
虽然多数高职学校都按照教育部颁布的学生管理规定去进行学籍档案管理工作，但是没有一个统一的管理标准，都按照自己的理解和方法去管理学籍，没有建立一套完善的学籍档案管理制度，使高职的学籍档案管理工作不能落到实处，导致学籍的原始档案残缺不全或杂乱无章。导致学籍档案材料杂乱且降低了使用的价值。
2.2 职责范围不清，管理意识缺乏
高职教学管理人员认为学籍档案没什么实际用途，学籍管理人员缺乏应有的学籍档案管理意识，在实际工作中，有些学籍档案的填写错误或格式不统一，没有严格的按照档案管理相关规定对档案进行管理，使档案失去了它的真实性和应用性。教学管理有关部门职责范围不清，学生在校期间一些重要信息资料，如奖学金或竞赛项目获奖材料，计算机等级考试证书、大学英语三四六级考试取得各项比赛的材料和所受处分材料等等缺乏完整性，有的根本没有记录，使得学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性，给今后的管理带来诸多不便，也会影响高校学籍档案的质量，从而削弱了学籍档案的社会价值。
2.3 高职学籍档案归档质量偏低
学院教务处在整理2001级至2009级学籍档案时，发现学籍档案里错误很多，如填写内容不全、出现错别字、乱填乱改、文字材料纸张规格不对、学生毕业照片版面多样，并没有按要求的粘贴、材料没按规定传递或文件丢失、学生鉴定表填写雷同等等。以上原因都是因为教学管理部门收集资料缺乏监督检查和业务指导，导致学生学籍档案在收集整理过程中出现缺失和混乱，造成学籍档案缺乏，学籍档案无法为学生提供服务。
2.4 高职学籍档案没有充分发挥潜在价值，帮；原因是管理模式落后
学籍管理人员没有认识到档案管理与学籍管理相统一的重要性，工作中缺乏主动和创新性，高职档案管理工作随意性大，制度不严，管理的落后，使得学籍档案在教学管理、教学研究及学生管理工作中没有及时有效地发挥作用，高职学籍档案管理只是停留在收集、整理、归档的层次，没有对学籍档案进行深层次的信息加工，没为教学创新或教学管理提供有价值材料依据，也很少为骨干校建设提供有价值数据，无法实现学籍档案最大价值。
3 做好高职学籍档案管理工作的建议
高职学籍档案的内容包括学生在校学习期间形成的具有保存利用价值的信息档案，是教学档案的主体和核心。这些在学生成长与实践活动过程中所形成的文字材料，真实地反映了学生在校的全过程，对于学校、个人及社会了解学生具有重要的凭证作用和参考价值。那么，如何加强高职的学籍档案管理工作，使高职学籍档案的发挥最大价值，是目前高校管理者值得思考的问题。
3.1 明确认识学籍档案管理的重要性
学籍档案管理是高职院校管理工作的重要组成部分，是为高职院校各项决策服务的，是为骨干校建设服务的，是为广大师生服务的。学籍档案是关系到学生自身前途有价值的资料信息，是学生步入社会留给用人单位第一印象。目前高职学籍档案分散于学工处、教务处、各院系等职能部门，各教学管理部门应加强沟通，形成良好的资源共享，这样就要求学籍管理人员必须认真履行岗位职责，加强学籍档案日常管理，注重对学籍材料的收集和积累。并对平时形成的学生各种学籍材料，规范的进行整理、登记、分类、编目并及时归档，管理人员要从思想上认识到学籍档案的重要性，明确归档要求和范围，并制定有关学籍材料归档的规章制度。
3.2 跟踪收集，实行动态管理
学籍情况一直处于不断的变化之中，这就要求各职能部门、各个环节负责学籍管理的工作人员，应根据新的情况变化对有关学籍管理的文件材料，随时收集整理，及时认真记载。一份学籍档案的形成从入学登记到毕业证的审批要经过几年的时间，跟踪收集就是对学籍异动学生的学籍材料进行后续补充收集，这些材料跨越时间长，不一定具有连续性，这就要求学籍管理人员高度负责、主动跟踪收集、补充归档，只有将各环节中的形成材料收集齐全并加以整合，才能确保学籍档案的完整性。
3.3 提高为学生服务的意识
学校领导、各职能部门领导要高度重视高职学籍档案工作，要结合实际，使全体师生增强对学籍档案的重视，支持高职学籍档案的收集、检查和整理工作。学生管理老师，特别是班级辅导员，要明确学籍档案对学生的重要性，使学籍档案收集整理过程走上规范制度化的道路。招毕办、学生处、教务处、学院办公室、各院系部要协作，保证学生学籍档案的收集、整理并及时、准确、全面的保证学籍档案工作的顺利进行，只有各教学部门联合起来，这样才能更好的为学生提供准确、有价值的资料。
3.4 加强高职学籍档案信息化建设，体现学籍档案价值
学籍网络信息化管理，使全体师生信息传输更加方便、快捷；各个院校的教务系统、学生管理系统、招生与就业管理系统和各系部应实行对接，建立学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动。这就要求理顺管理部门的工作职责，使学籍档案收集按时、保质的按制度进行，学籍档案管理应分清责任并明细化。要达到这种管理模式，高职学籍档案管理人员就需要学校方方面面的理解和支持。同时，学籍档案的工作人员一定要与时俱进，充分认识学籍档案管理工作的新要求，积极探索学籍档案开发利用的创新思路和方法。
参考文献
[1] 魏赤.浅谈加强学籍教学档案管理的要素、流程和方法.河北教育学院学报：哲学社会科学版，2009（1）.
[2] 冯文平.浅谈学籍档案管理中存在的问题及对策[J].开封大学学报，2004（2）.
[3] 曾虹，加强学籍管理实现学籍档案价值[J].兰台世界，2007（11）.
学籍档案范文2
关键词：学籍管理；学籍档案；规范化
学籍管理与档案管理都是学校最基础的管理工作。学校档案中很重要的一部分就是学生学籍档案。学籍管理、学籍档案管理的规范化为学校教学的有序开展和学校的持续发展提供了有力保障。
一、学籍是对学生身份的确认，学籍状
态反映着学生学习的过程与结果学籍是对学生身份的确认。只有通过高等学校学籍管理部门在“中国高等教育学生信息网”（以下简称“学信网”）注册学籍，才能正式成为某高校的学生。只有注册了学籍的学生，才能在修够规定的年限且成绩合格后，取得学历证书。学籍状态反映着学生学习的过程与结果。
（一）学生的各类学籍异动（休学、退学、转学、留级、转专业等），从一定程度上反映了学生的在校学习状态。如休学，有的学生休学的原因为身体疾病，表示该部分学生在校期间，身体素质较差；有的学生休学的原因是思想压力大，精神衰弱，说明该部分学生心理素质较差。再以退学来说，有的学生退学的理由是经济困难而放弃了学业；还有的学生退学的原因是无法在规定的年限内完成相应的学分，因而不得不选择退学。这些学籍异动在一定程度上反映了学生的学习状态。
（二）学生的各类奖惩信息直接反应了学生的在校表现。学生的各种奖励，如三好学生、优秀学生干部、优秀团干等或反映出学生思想积极上进、或反映出在校学习成绩优异、或反映出学生具有较强的组织协调能力；而各种惩罚，如警告、记过、留校察看、开除等，则或反映学生违反校纪校规、或反映学生成绩低劣。
（三）毕、结业结论，反映了最终的学习结果。在规定的年限内，修完规定的学分或规定的课程全部及格，将获得毕业证书，相反，则只能结业离校。符合学位授予条件的学生，还被授予学位证书。毕业证书与学位证书则是对学生学习结果的最终宣判。因此，学籍确认了学生的身份，监控着学生的学习过程，反馈了学生的学习结果。
二、学籍档案是学生学习身份与学习过程最有力的证据
学籍档案主要包括：新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）、学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学等）、学生成绩总表、学生学籍卡、学生奖惩材料、学历学位证明材料。新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）显示着学生参加升学考试的类型、参加考试的年份，录取院校及专业，甚至包括升学考试每门课程的分数。这些材料可以最有力地证明学生升学的有效性。学生的学籍卡记载了学生更为详细的信息，包括学生的籍贯、生源地、社会关系、求学经历、家庭住址等，更能有效证明学生的身份。学生的学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转专业、转学、退学等），可以成为学生身份变动或学习期限变动的有力凭证。学生成绩册、各种奖惩材料，可以有效说明学生在校课程学习的好坏，平时表现的优劣。也成为用人单位选聘学生的重要参考资料。
三、学籍管理与学籍档案管理相辅相成、相互促进
学籍管理与学籍档案管理虽分属不同的部门，但二者是相辅相成、相互促进的。学籍管理的规范化有助于档案材料的丰富与完善，档案管理的规范化也有助于倒逼学籍管理的规范化。
（一）学籍管理的规范化有助于档案材料的丰富与完善
学籍管理的规范化、制度化，必然会将每一项工作涉及的重要原始资料进行归类存档，必然有助于学籍档案材料的丰富与完善。一个学生从入学到毕业，每一个阶段、每一个重要事项都会留有一定的印记。如一入学，就有新生录检表、新生花名册、新生登记表；最后毕业的时候，成绩表、毕业生登记表及学历学位证明的材料都会作为重要的原始资料进行存档。学籍管理过程的规范化可以使学生的所有重要的原始资料得以归档保存。一个负责的学籍管理人员在完成必要的学籍管理工作之后还需要把学生各类原始资料进行分类整理并存档，工作不仅着眼于当前更要着眼将来，为学生、学校的历史负责。
（二）档案管理的规范化有助于倒逼学籍管理的规范化
档案管理的规范化制度化，必然会对归档条目进行细分，同时要求各对口部门按照条目及时将所属材料进行按类归档。这样必然倒逼学校各部门，包括学籍管理部门进行规范操作，同时保存原始资料。因为要存档，学籍管理必要的程序就不能省去。任何有关学生学籍的操作必须按照规范的程序进行并留存记录；因为要存档，任何负责人在签字的时候就必须得谨慎，违反国家或学校规定的事情就不能随便签字，否则档案会永远记录，签发者必须承担相应的责任。这样，档案的规范化、精细化管理倒逼学籍管理走向规范化。总之，学籍管理与学籍档案的管理都是学校管理的基础工作。没有规矩不成方圆，在某种意义上，学籍管理与档案管理是纲，纲举目张。只有学校有着规范的学籍管理、规范的档案管理，才能为教学的有序开展与学校的持续发展提供保障。
作者:李志君 单位:山西大学教务处馆员
参考文献：
[1]成小芬.近二十年高校学籍档案管理研究综述[J].宿州教育学院学报,2014,(2).
[2].解颖娴.高校学籍档案管理存在问题与解决对策[J].宿州教育学院学报,2008,(1).
学籍档案范文3
高校学籍档案利用工作流程解析
就以上毕业证明补办工作流程来看，学籍档案利用过程的科学性和严密性不可谓不到位。但是受到整个社会教育评价体系的影响，并且学校工作流程中确实存在着一些信息安全隐患，使得学历造假者有机可乘。一是归档材料形成前端易造成信息安全隐患。与学历有关的材料在形成和制作过程中没有考虑到个人利用的问题，归档以后在提供利用时就会让档案工作人员犯难。突出表现是学籍档案中的学历（学位）证书领取花名册。为了学生领取学历（学位）证书操作过程的方便快捷，学校相关部门均是将当年所有毕业生的学历（学位）签领信息合订装册。归入档案馆后，丢失补办证明和进行学历认证者毕竟是少数，但是在提供利用时，由于相关部门仅需要个人学历（学位）信息，而学籍档案中一页上面会有很多同学的学历（学位）信息，在复印时无法将个人信息分离出来，只能将整页档案都复印，这样便有可能造成学生学历（学位）信息的泄露。虽然在查档利用时需要出示来人身份证，且在查询完毕后必须登记利用者的姓名、单位以及身份证号等信息，但是对于哪些别有用心、恶意伪造学历证明者往往容易钻空子。二是学校部门之间的条块分割易造成信息安全隐患。假如有同学丢失学历（学位）证书需要学校为其出具证明，根据学校工作流程，他（她）首先需要到教务处，提出补办证明申请，由该部门列出需要提供给他们的学籍卡、成绩单、学历（学位）证书签领册等相关档案凭据材料，要求他们在档案馆查询得到这些材料的复印件，并加盖案卷档号章及陕西师范大学档案证明专用章，然后再持这些档案材料去教务处，由教务处整理之后拿到省教育厅去办理。由于学历（学位）档案材料上的个人信息无法分离，利用者查到的学历（学位）档案材料上还有很多其他人的信息，而教务处和档案馆存在着地理位置上的一定距离，因此，在这一过程中如果利用者别有用心窃取他人信息然后再去伪造相关证书可以说是易如反掌，而且据此信息伪造的学历（学位）证书比较难辨真伪。
防范学历（学位）造假的路径选择
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一、学籍档案数字化管理的重要性
高中学籍档案管理是学校档案管理的重要组成部分，它是掌握学生动态、培育合格人才的重要依据，学籍档案管理也牵涉到每个学生的切身利益。面对我校3000余学生的庞大信息量，日积月累的学生档案仍然采用传统的手工操作管理模式，根本无法适应我校快节奏、高效率的发展要求。例如传统的纸质档案遇到学生信息的增加、更改甚至查询都相当麻烦，尤其我校高一下半年要进行分理分班，每年要根据学生成绩进行动态分班管理，所以每个学生每学期所在班级基本不固定，而每个学生的各种档案信息都是以班级为单位，因此要查询一个学生的学籍档案信息操作起来耗时费劲，手续复杂，同时保管也更加困难，而且会出现人为因素的管理漏洞，不能及时、准确、客观地为教育质量评价提供科学数据。要实现学籍档案管理的科学化和现代化，就必须实行网络数字化管理，这也是本溪市建设数字化档案馆的时代要求。运用先进的网络数字化管理平台，将学生的个人信息输入数据库，建立一套完整的、规范的学生学籍信息管理系统，快捷地录入、统计、查询、检索、浏览学生的各类信息，突破了传统学籍管理的瓶颈，充分利用网络信息平台，使学校各部门、各处室协同管理，达到资源共享，提高工作效率，实现学籍档案利用价值最大化，更好地服务于学生个人和社会。
二、学籍档案数字化管理的有效措施
建立学籍档案校园网信息管理系统，无疑为庞大的学籍档案管理工作带来极大益处。那么，怎样才能做好学籍档案的数字化管理，保证电子学籍管理工作的准确无误，我校采取了一系列有效措施，努力实现优质、高效的电子学籍档案管理工作水平。1.学校领导高度重视，严格执行学籍管理规章制度。高中学籍档案直接关系到高校录取甚至就业与前途。我校领导高度重视学籍档案，切实加强对电子学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物配备上给予支持，安排有责任心的专职人员担任学籍档案管理工作，改善办公、管理环境，为我校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力保证。建立和健全各项规章制度，依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高中学籍档案形成的规律，制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。制定“学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、“学籍管理人员岗位职责”等，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。2.学校各部门各司其职，准确录入学生信息。学籍档案网络信息化是一项可由多部门协作、多台计算机同时操作的系统工程。这些信息由学校各部门各司其职，共同配合完成输入。高中学籍档案贯穿了每个高中生三年学习的全部记录，平时的学生学籍档案分别由各部门独立录入并单独保管，如学籍卡、成绩卡、会考成绩等教务处负责，思想品德考核表德育处负责，健康卡医务室负责，党团关系由校党委、团委负责，所有资料信息随时录入并保存，随时按实际情况调整学生班级或年级装订成册，移交校档案室。如此管理形成了各部门的合力，避免了重复劳动，为资源共享创造了必要的条件。3.建立校园网络数字化管理平台，达到资源共享。网络数字化管理是学籍档案进入现代化的标志，实行网络化管理，可及时、准确、全面地掌握学校、班级和学生动态。有权查阅档案的人员可超越时空和机构，在任一地点、任一时间用任一联网的电脑，自如地进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息。网络数字化管理，可以轻松完成学生成绩统计。包括历次期中、期末、竞赛和会考、补考成绩。我校原来的成绩统计是通过Excel进行简单操作的，过程繁杂，耗时长久，而且很容易出现差错。如今通过校园网管理平台，由任课老师将考试成绩输入成绩管理模块后，教务员汇总，计算机便自动生成总分、排名、纵向与横向的比较等各式图表，既降低了错误率，又节省了时间，极大地提高了工作效率。网络化数字化管理，教师能通过计算机快速查询到学生的各种信息，以便及时了解学生的成长过程。各种及时、准确的数据和图表，十分有利于教师们对自己的学科教学情况进行综合分析，以便对症下药，因材施教。尤其是班主任，他们能随时检索调阅学生的档案信息，如家庭住址、父母单位及其电话等，准确掌握学生的第一手资料，使自己能够游刃有余地开展工作。4.学籍档案数字化安全管理，权责分明，保护学生隐私。在实行学籍档案网络数字化管理的过程中，安全管理非常重要，必须要权限分明。高中学生学籍信息的保密程度虽然不如政府机关、及一些重要部门，但学籍信息在相对范围和一定程度上同样存在着保护学生隐私的问题。学籍信息的完整性、准确性，更不允许被肆意篡改和破坏，必须始终保持它的可用性和可控性。我校在学籍档案安全管理方面，实行权限分级管理，德育处负责设置各级权限，对各用户进行分组，授予校级领导、中层以上领导、各职能部门、班主任、任课教师以不同级别的权限，内容主要包括对各种不同类别的学生信息进行查询、新增、修改、删除等等。权限设置后，既能遏制某些人恶意涂改数据，破坏信息，又可防止用户误用，从而有效地保证学生学籍档案信息的完整、真实和安全。
三、学籍档案管理人员也要“素质”化、现代化
档案管理人员素质质量，是电子学籍档案管理科学化、现代化的关键。我校重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，使这些人熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，努力学习专业知识和技能，不断提高管理水平和业务素质。学校每年定期选派专职、兼职人员到市档案局参加学习培训，与时俱进，优化知识结构，使档案管理人员具备应有的知识存量和敏锐的信息意识、良好的信息道德、过硬的信息处理能力，较好地适应当前我市学籍档案网络数字化建设与正常运行的需求。
四、学籍档案数字化管理的重大意义
学籍档案范文5
关键词：学籍档案管理；spss分析
中图分类号：G64724文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）07-0233-01
毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等学生的基本信息。学生在校期间，学籍档案一般由学校教务处管理，学生毕业后，学籍移交到工作单位转为人事档案。每年毕业季，学籍档案都是毕业生们不得不处理的任务。本文通过问卷调查和数据统计的方式来对大学生学籍档案管理的现状进行分析，探求新时代学籍档案管理发展的改进之路。本次问卷共10个问题，从学生对学籍档案的了解程度，学籍档案对学生的主要价值，学生希望学籍档案改进方向三个角度进行调研。共收集到92份问卷，有效问卷88份。
一、学籍档案改革方向分析
学籍档案、户籍档案等人事档案在我国沿用多年，形成了中国特色的人事档案体系，但是与国外的人事档案管理相比，我国人事档案的信息化程度、应用强度均十分有限。国外的人事档案有着统一管理、专设部门等特色。借鉴西方优秀的管理经验，我认为我国的学籍档案应该和信用档案、健康档案等合为一体，再建立统一的部门负责保管，这样既可以降低档案管理费用，防止多头收费，也可以降低非管理人员接触档案的可能性，提高档案信度。调查显示，有28%的人同意学籍档案整合，41%的人十分同意。
而对支持档案整合的用户进行分析，其中，费用、价值、信度可以得出与整合意向的线性相关关系。运用回归分析分别将这些变量进行验证。如表1所示，随着预测变量的加入，R方的解释度上升为16.5%，当解释度达到16%可认为预测变量价值， 费用、信度与因变量强相关。
在显著性水平检验表中，模型3的显著性水平为0.005
在最终的回归方程统计量中，虽然预测变量为价值， 费用， 信度，但在实际的回归方程中，只有信度变量与整合意向最为相关，显著性水平为0.001
从spss分析可知，档案价值，保管费用，档案信度可以拟合出曲线满足档案整合需求，说明档案整合可以同时满足三者需求。但其中最为相关的预测变量为档案信度。
二、结论建议
信度作为一个客观反映档案真实性、有效性的变量，应当在档案管理部门引起重视，尤其在档案的审核阶段，如何提高档案的审核力度，筛选掉不合格档案是档案管理工作的重点。同时对于合格档案的有效保存和保护是档案价值的重要体现，也是提高档案信度的又一指标之一。因此在未来的档案电子化的过程中，提高档案的识别力度，增强审核机制和程序的开发，加大对档案保护相关政策的制定和设备的支持，是提高档案价值、增加档案信度的重要手段。而大学生的学籍档案的管理工作关系到学生个人的发展和未来国家人才的培养，因此对于学籍档案的管理更应得到更多的关注和支持。
参考文献：
[1]赵秀英.高校学籍档案管理改革的必要性及对策[J].绥化学院学报，2005，04.
学籍档案范文6
关键词：学籍档案；利用；总结；思考
一、学籍档案利用概述
学籍档案是学生在学校综合情况的原始记录，涵盖了学生从入学到毕业的全部信息，具有凭证作用和参考作用，关系到学生的切身利益，学籍档案的利用在求职、升学等方面具有不可替代的作用。高校学籍档案利用是高校档案管理的重要组成部分，在工作中需要不断总结经验教训，勤于思考，逐步提高高校学籍档案的管理水平和质量。
二、学籍档案利用情况
对学籍档案利用情况的统计和分析，有助于提高管理水平，完善管理质量。本文将从利用者类型、利用目的、利用时间三个方面对高校学籍档案利用情况进行分析：
第一、利用者类型。利用者类型主要有以下五类：第一类是在读学生，新生录取名册是在读学生利用的主要学籍档案，利用率高。第二类是已毕业的学生，已毕业的学生利用学籍档案类型多，主要有新生录取名册、毕业成绩单、毕业生登记表等。第三类是本校教职工查阅本部门已归档的学籍材料，用于工作查考。第四类是第三方认证机构。第五类是用人单位，用人单位通过查阅应聘人员的学籍档案，为聘用与否提供参考。
第二、利用目的。利用目的主要有以下五种：1、“报名”，指报名参加各类考试和比赛，包括以下内容：一、学业方面，报名参加专升本考试、考研、考博、出国留学、报考军校等；二、求职方面，报考公务员、海警、事业单位等招聘考试；三、技能方面，报考专业技能证书考试等；四、综合素质方面，报名参加各类体育比赛等。2、“审查”，指招聘单位对即将录用人员的身份审核，比如公务员和海警考试通过之后，录用单位在政审时要进行身份审查，同时部分企业在录用签协议和报到时也需要进行身份审查。3、“认证”，指为第三方学位认证机构进行学历学位和成绩认证。 4、“补充”，指已毕业的学生补充个人档案材料。5、“查考”，指校内教职工查阅本部门归档的学籍档案，进行工作查考。
第三、利用时间。学籍档案利用的高峰时段在4-5月和10-12月，利用的高峰时段与高校的运行周期相一致。这两个时期新生录取名册利用量大，主要用于在读学生报名参加考试、体育比赛、求职录用等。
三、学籍档案利用工作中需要注意的问题
第一、树立牢固的安全意识，维护档案完整。《档案法》第5条规定，“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。实际工作中要严格履行借阅手续，保证查档人的身份安全。学籍档案在大量利用时，要注意控制利用顺序，避免造成混乱。利用完毕要仔细核查档案的完整性。在学籍档案利用的各个环节中，时刻把档案的安全性摆在首位。
第二、制作专门的检索工具，提高工作效率。在学籍档案中，新生录取名册利用率最高。在查阅的过程当中出现的问题是无法查到学生的具置，要从该年录取入学的所有学生中找到某个学生的信息如大海捞针，工作效率低下，同时反复翻阅档案，不利于档案的保护。
这个问题在本省生源的新生录取名册查阅中尤为突出，因此必须要为本省生源的新生录取名册制作更加细化的检索目录。检索目录要逐年进行制作，依次录入序号、入学年份、档号、学历层次、录取专业、页码等内容，按照招生录取的专业进行编制，对不同录取批次中同一专业所在页码进行汇总，查阅时只需要翻阅该生所在专业即可。利用细化的检索目录大大缩短了翻阅的工作量，提高了工作效率，并且p少了档案的磨损，从而起到保护档案的作用。
第三、探索异地办理的途径，方便远程查档。少量已毕业的学生人在外地，本人不能回到学校并且无法找到委托人代其办理查档。解决这个问题的办法是为查档人提供远程查档，查档人通过电话联系，说明本人情况和查档内容之后，运用QQ、邮件、传真等手段提供本人证件的复印件，证明查档人身份，通过履行查档手续确保查档人身份安全后可以予以办理。学籍档案证明材料办理完毕后，将材料邮寄给查档人。在确保查档安全的前提下，远程查档为查档人解决了燃眉之急，提供了便利。
四、结语
学籍档案记载了与利用者利益密切相关的信息和数据，随着高校毕业生逐年增多，就业形势日益严峻，高校学籍档案的需求量逐年增加。高校档案工作人员要不断学习新知识，更新工作方法，不断提高工作效率，完善高校学籍档案利用工作。
参考文献：