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商务信函范文1
广告函件与广播电视及报刊广告相比，具有广告面广、针对性强、 手续简便、价格便宜、方便迅速等特点。
为方便广告客户的使用，各地邮政局可为客户提供商业函件的策划、设计、制作 (可提供企业和单位名址库)、投递等一条龙服务。
中国邮政推出混合信函
邮政混合信函业务是用户利用计算机发信，通过因特网传输，由专用设备打印、封装，按国内平常信函进行投递的信函业务，是计算机通信技术和邮政传统信函投递业务相结合的产物，具有传递速度快、保密性强、成本低、效率高等特点。
价格标准
邮政混合信函业务具体业务流程
用户使用计算机，用邮政提供的专用发信软件、邮资卡，采取网上纳费的形式，通过internet向邮政信函服务器交寄信函，邮政信函服务器自动完成信函受理、计费、转发等工作，并由收件人所在地的专用信函打印封装机全自动地完成信函的打印、封装过程，最后由邮政部门采用与平常信函混封的方式将信函投交收件人。
混合信函的特点
1、与e-mail相比较
e-mail是计算机网络用户和计算机网络用户之间的通信工具，而混合信函可便捷实现网络用户和任意用户之间的通信。
商务信函范文2
关键词： 商务英语信函 礼貌策略 写作
商务英语信函（Business English Letter）是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的的信件，其涵盖的内容涉及与商务有关的诸多领域。随着经济全球化和中国加入世界贸易组织，我国的涉外商务活动日益频繁，商务英语已经成为世界经济活动中必不可少的语言交际工具，作为涉外商务活动中传递信息和洽谈业务主要手段的商务信函得到越来越广泛的使用和普遍的重视。在世界经济和信息技术快速发展的时代，商务英语信函已经成为对外贸易不可或缺的重要组成部分，为双方的沟通交流搭起桥梁，准确而具体地传递双方的各类相关的商务信息。鉴于商务英语信函的重要性，商务英语信函的写作就显得尤为重要。其中，礼貌是商务英语信函写作中要遵循的一个重要原则，可以说礼貌原则在商务英语信函写作中运用得恰当与否直接影响经济贸易与商业合作能否顺利进行。礼貌的商务英语信函可以促进人与人之间的交流，使人与人之间的关系更融洽，给对方愉悦的感觉而乐意采取合作的态度，带来无限商机。因此，对礼貌原则在商务英语信函写作中的运用进行分析与探讨是十分必要的。本文将探讨使商务英语信函礼貌得体的主要方法和技巧。
1.及时回复
在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首[1]。及时回复信函是尊重对方、展现我方良好职业道德的重要环节。如果对方没有在合理的时间内收到回函，就会认为我方无礼，问题、要求或建议没有得到应有的重视；或者认为我方故意回避或拖延，推卸责任，因而心存芥蒂，无形中破坏了双方关系，甚至会使双方的交易合作中断。尤其对于抱怨、索赔信函，更是要给予及时、迅速和明确的答复，若问题的出现确属自己的责任，应立即纠正并谋求解决的方法；若一时无法定论，也应先回复来函，告知对方正在调查，并表明一定会妥善处理的态度；即使遇到不合理的要求，也要冷静礼貌地指明。这样即使之前有某些误会，如果处理得当，反而会给对方留下办事认真、诚实可信的良好印象，从而继续保持友好的合作关系。
2.使用You attitude
商务信函应以收函人为中心，采用You attitude，设法理解和尊重客户的观点，从对方的角度看待和处理商务，并尽量满足对方的需要，这样显得更加真诚、有礼貌。如果一封商务信函处处为收函人的利益着想，这样无形中就缩短了双方心理上的距离，收函人也最有可能接受写函人的要求和建议，这就进一步缩小了双方的分歧，为促进双方的贸易起着积极的作用。比较下面两个句子：
A：We allow you 5% discount for cash payment.
B：You earn 5% discount when you pay cash.
A句是写函人站在自己的角度说的，意为现金付款的话，我方可打5%的折扣。言外之意，在一定条件下，我方可允诺你方某种优惠，主动权仍然在我方；而B句则显示出主动权在对方，更容易让对方接受。下面的例子同样表明，You attitude可使句子语气更加委婉客气，更加真诚有礼。
（1）We hope that in future you will establish your letters of credit exactly according to the terms and conditions of the relevant sales confirmation.By so doing you will not only save much trouble，but also help us facilitate shipment of your products.
我们希望将来贵方能完全按照相关销售确认书的条款开立信用证。这样，不仅可以省去许多麻烦，而且有助于我们及时装运你方所需货物。
（2）The following copies of shipping documents are enclosed so that you may find no trouble in taking delivery of the goods when they arrive.
随信寄上以下装运单据，以便货物抵达贵处时你方得以顺利提货。
（3）If you care to place an order with us any time in the future，you may be assured of the prompt attention.
无论将来什么时候，如果贵公司愿意订购我们的产品，我们保证会迅速办理。
3.多肯定，少否定
商务信函的语调应是积极合作的，因此，商务信函多采用乐观肯定语气，避免消极否定语气。乐观肯定的语气会给对方的心情带来愉悦和减少对方的挫折感，有助于发展双方的友谊和信任度，从而建立良好的生意伙伴关系；而消极否定的语气常给人不友好、不愉快的感觉，可能会激怒、伤害对方。相应的，商务信函应尽量使用积极的词汇，少用消极的词汇。积极正面的词语比消极的词语更具说服力，从而有助于达到交易的目的；而消极的词语给人一种否定的印象，甚至有指责对方之意，不利于与对方建立良好的贸易伙伴关系。比较下面两个句子：
A：We have to complain that you haven’t yet delivered the goods ordered a month ago.
一个月前订购的货物，你方尚未交货，我们不得不对此提出抱怨。
B：We greatly regret to say that you haven’t yet delivered the goods ordered a month ago.
非常遗憾，一个月前订购的货物，你方尚未交货。
A句直接对对方的未交货表示抱怨，透出一种责难的语气，比较生硬，因为还未了解对方未交货的原因，不排除确因客观原因无法交货的情况存在；B句则对对方的未交货表示遗憾，以此来提醒对方，虽无责备之词，但也会促使对方对此作出解释或采取措施进行弥补。后一种是商务英语信函中常常采用的方式，有助于双方合作关系的健康发展。又如：
（1）We thank you for your offer，but we regret that we are not in need of these goods.We will surely bear you in mind for future demand.
感谢贵方的报价，但遗憾的是，我公司目前不需要这些货物。我们会记住贵公司，并在将来有需要时接洽贵方。
（2）Thank you very much for your order，but we are sorry that we are fully occupied with contract orders.As it is the case，we have no other alternative but to decline your order of this time.But we look forward to your future favors and attention.
非常感谢贵方的订单，但我们很抱歉，我们目前的合同订单已满。鉴于此，我们不得不婉拒贵方订单，并期盼贵方今后的惠顾。
虽然与对方做不成生意，但这两个句子仍然真诚地表达出将来合作的期望。这种礼貌的拒绝、诚恳的态度、积极的期望会让对方很受用。
4.使用过去时
商务英语信函经常使用情态动词的过去式表示现在或将来的时间，从而使语气更加委婉。例如：
（1）We would remind you that the firm offer made by us last week is valid for one month from the date of our last letter.
我们提醒贵方，上周我方所发的实盘，自上封信所署日期起，有效期为1个月。
（2）We are giving you the first chance in view of your previous substantial orders，but we should appreciate a prompt reply.
鉴于你方以前的大量订货，特给予优先机会，但望贵方尽快答复。
（3）In view of the goods in great demand，we would advise in your interest that you accept our offer without any delay.
鉴于商品紧俏，为贵方着想，建议迅速接受我方报盘。
（4）We would ask you kindly to note our respective signatures given below.
惠请留意我们每个人在下面的签名。
5.恰当使用被动语态
在商务英语信函中，当无需交代动作的施动者或刻意避免提及动作施动者时，使用被动语态较合适，特别是当既要得体地传递涉及对方的失职或错误等负面信息，又要避免伤害感情、影响对方的工作积极性时，使用被动语态可以弱化责备的语气，避免语气咄咄逼人，引起对方不快。
（1）The price list was not enclosed in your letter.
价目表没有随函附上。
（2）Our offer will be withdrawn if not accepted within 14 days.
如果14天之内没有接受，我们将撤回发盘。
（3）Special terms will be allowed to customers who place trial orders before the end of May.
凡5月底前试订货的顾客，均可享受特别优惠条件。
（4）Shipment should be made before the end of this month，otherwise we are not able to catch the season.
月底前必须交货，否则就赶不上季节了。
6.使用条件句
条件句的使用会显得更礼貌，特别是在想向对方提出要求或建议时，使用条件句，可以委婉地说明自己的想法和观点。有时，使用非真实条件句，用虚拟肯定形式表示与事实相反的否定意义，可以达到委婉拒绝责任或抱怨的目的。如：
（1）If you are in a position to meet our demand，we shall place a large sum order from you.
如果你们能满足我们的需求，我们将向你们下大宗订单。
（2）If you can meet us half way，you will get the lot.
如果贵方同意让步，就可以得到这批货物。
（3）If you require an additional quantity，we shall be prepared to grant you a 1.5% discount.
若你方需要额外数量的订货，我们愿给予1.5%的折扣。
（4）If you had understood our letter of May 18，you would have done it correctly.
如果你方仔细看过我方5月18日的去函，就不会出错了。
7.使用虚拟语气
商务信函常用动词的虚拟式提出建议或请求，以使语气委婉含蓄，具有更多的磋商余地，这样更有利于在平等信任的基础上达成贸易协议。
（1）We should be grateful if you would kindly give us a price for printing.
如蒙告知所需印刷费用，我方将不胜感激。
（2）We would esteem it a favor if you would reply promptly.
如蒙迅速回复，我们将不胜感激。
（3）Should you be ready to reduce your price by，say 5%，we might conclude terms.
如果贵方愿意减价，比如5%，我们就可以成交。
（4）We propose that the consignment be sent by container service.
我们建议用集装箱运输这批货物。
8.使用礼貌句型
“We wish...”，“We hope...”，“We would like to...”，“Please...”，“Kindly…”，“We shall be glad/pleased/obliged...”，“We have pleasure in...”等句型常用来委婉地提出要求或表达意愿。疑问句的语气最客气、委婉，并给对方留有余地，特别是在表达不利消息的情况下，有利于缓和危机，效果更理想，如：“Will you…？”“Would you…？”表达歉意、遗憾时，常用以下句型：“We are sorry that...”“We regret that...”“It is regretful that...”“We are regretful that...”“We regret to say…”等等。
（1）We wish to place an order with you.
我方希望向你方订货。
（2）Kindly let us know on what terms you can supply the above goods.
请告诉我们，以什么样的交易条件你方能供应上述商品。
（3）We shall be obliged to have your quotation with the lowest possible prices CIF Hong Kong，in US dollar.
恳请贵公司对以下商品以美元报CIF香港最低价。
（4）We have pleasure in placing the following order with you，and hope you kindly send by fast freight.
非常高兴向贵方订购以下商品，并希望贵方尽快发货。
（5）Would you please ship the under-mentioned goods for delivery not later than May 31st？
请贵方装运下列货物，交货期不晚于5月31日。
（6）It is regretful that we have to decline your counter offer.
很遗憾，我方必须拒绝贵方的还盘。
在商务往来中，礼貌是树立良好商业形象、提高商业信誉、使商业合作顺利进行的锐器。当无法满足对方的要求或者因自己工作失误给对方造成不便和损失时，应真诚地向对方表示遗憾或道歉，并解释原因或积极采取措施设法解决。此时，以礼相待可以化解可能引起的不快和误解。当对对方的失误行为不满或对方来函言辞尖刻无礼时，也要心平气和地指明问题所在，以礼待非礼。此时，以礼相待则体现出豁达大度的胸襟，对方也可能因此而折服，对此更赞赏，更愿意建立贸易合作关系。由此可见，在商务信函中，礼貌有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与已有客户的业务关系，也有助于结交新的业务伙伴。因此，要写好商务英语信函，礼貌是不可忽视的重要原则。
参考文献：
[1]赵银德主编.外贸函电[M].北京：机械工业出版社，2006.
[2]戚云方.新编外经贸英语函电与谈判[M].杭州：浙江大学出版社，2002.
商务信函范文3
[关键词] 询盘 报盘 索赔 仲裁
随着世界贸易的发展，商务英语的应用越来越广泛，其中信函的使用贯穿于整个外贸业务的始终。因此，对于商务英语学习者来说，不仅要掌握一般的基础英语，而且要进一步提高外贸英语水平，尤其是顺利地拟写英文信函。本文按照开展对外贸易业务的一般程序将商务英语信函中最典型的错误加以列举并作相应的分析。
一、开始业务
1.From our market survey we learn that you are for the market of Audio and Electronic Equipment.[误]
From our market survey we learn that you are in the market for Audio and Electronic Equipment.[正]
[分析]“for the market of”并非固定短语，也无“有意购买”的意思，应改用“in the market for ”。如：We are in the market for bitter apricot kernels from China.
2.Some copies of latest catalogues are being airmailed to you on a separate cover.[误]
Some copies of latest catalogues are being airmailed to you under a separate cover. [正]
[分析]“under separate cover”是经贸英语函电中常用的固定短语，表示“另函邮寄”，也可用“by separate post”来表示。
二、询盘与报盘
1.Thank you for your letter ofJuly 15, enquiring our products and to request terms for bulk buying.[误]
Thank you for your letter ofJuly 15, enquiring about our products and to request terms for bulk buying.[正]
[分析]在经贸英语函电中“enquire”常与“about”连用，表示“询问”之意，与介词“for”连用表示“询盘”，“询价”之意。要表示“向某人询问”，应是“enquire of someone”.
2.The representative of the British Company has made an enquiry with the China National Machinery Import and Export Corporation. [误]
The representative of the British Company has made an enquiry to/of the China National Machinery Import and Export Corporation.[正]
[分析]“就某物向某人询价”是“make an enquiry/enquiries to/of sb. on/for sth.”.如：
Yesterday our manager flied to Shanghai to make an enquiry of the company for carpet.
三、订货及装运、包装
1.We want to buy 1,000 tons of coal with you because your price is attractive.[误]
We want to buy 1,000 tons of coalfrom you because your price is attractive.[正]
[分析]“向某人订货”，可用“buy sth. from sb. / purchase from sb. sth./ book (place ) sth. with sb./place an order with sb.”等词组来表示，但是要注意其中的介词搭配。
2.The catalogue is enclosed hereto.[误]
The catalogue is enclosed herewith(herein).[正]
[分析]hereto, herewith, herein 等用作副词，用于经贸英语中表示“在此中”，与此一道”等意，习惯上hereto 跟在动词attach 之后，表示“随函附上”之意，
四、支付、索赔与仲裁
1.The L/C is opened for your favour.[误]
The L/C is opened in your favour.[正]
[分析]经贸术语“以…为受益人”，“以…为抬头”，“对…有利”等用in one’s favour 或 in favour of sb.来表示。如：The market situation is in favour of the importers.
2.The payment in arrear amounts to RMB one million.[误]
The payment in arrears amounts to RMB one million.[正]
[分析]arrears 在经贸英语中指“欠款”，“尚未完成的工作”，习惯上不用单数形式arrear. In arrears 表示“拖欠”“拖延”。
3.Disputes may be submitted arbitration in case no settlement can be reached through negotiations.[误]
Disputes may be submitted for arbitration in case no settlement can be reached through negotiations.[正]
[分析]to submit sth. for arbitration 之中的介词for 无论是在主动语态还是在被动语态中都不能省略。“主持或进行仲裁”用to conduct arbitration, “解决争议”用“to settle /handle the dispute.
4.The Japanese side agreed to compensate us the defective watches with 4% of the total value.[误]
The Japanese side agreed to compensate us for the defective watches by 4% of the total value.[正]
[分析]“因…向某人赔偿”通常用to compensate sb. for sth.这一词组，若省略for,原句为“把质量低的手表赔给我们”，不合常理。所赔数量或金额应接在介词by的后面。如：
I’m afraid you should compensate us by 5% of the total amount of the contract as well as the inspection fee.
以上所述是商务英语信函中最典型的一些错误，要避免类似错误在实际工作中出现，需要熟悉相关的专门术语及习惯表达，同时要注意商务英语中常用词语的使用， 还应该在平时不断积累商务方面的业务常识，力求写出最精炼，准确的英文信函。
参考文献：
商务信函范文4
关键词:商务信函;礼貌原则;用词;you-attitude
随着中国经济的迅猛发展和世界经济全球一体化,中国与世界各国间的经贸往来日益频繁。商务英语信函,作为国际贸易业务往来中一种重要的交流与沟通手段,在国际商务活动中起着举足轻重的作用。而礼貌原则,作为商务信函写作的一种基本原则,扮演着重要的角色,它能营造一种平等、友好、寻求合作的气氛,使对方乐意与我们合作,从而有助于在竞争中脱颖而出。一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象,进而带来无数的商机;反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的影响,引起对方误解,导致业务失败。“礼貌是商场上的武器之一,写信而不注意礼貌,犹如打仗时没有子弹。”礼貌原则,是商务信函写作的法宝,是成功交际的必要条件。那么在商务信函中,礼貌原则是如何体现呢?本文通过具体的实例,从用词和you-attitude两个方面展示了礼貌原则在商务信函写作中的体现。
一、礼貌用词
礼貌用词是指商务信函写作中措辞要力求委婉有礼,这不但可以树立企业的良好形象,为双方合作创造友好的洽谈气氛,还能事事留有余地,为进一步发展贸易关系奠定基础。例如在确认收到对方的来函、来电和有关贸易凭证时,要以礼貌的语言表示诚挚的谢意。如:
1)We have received your letter dated 8, for which we thank you.
2)We are pleased to receive your quotation sheet for Black Tea.
不仅如此,在向对方提出要求或期望时也要使用礼貌得体的用语。如下面两组句中,句1)措辞粗鲁,让人觉得发慌;句2)就温和多了,容易让人接受。
1)We must insist on your immediate payment.
2)We are counting on receiving your remittance.
1)You are requ ested to answer immediately without fail.
2)Your prompt answer would be highly appreciated.
即使在催收欠款或提出索赔等传递消极信息的信函中,也应注意措辞和策略,尽可能用委婉的用词来指出对方的不尽人意之处。如:
Thank you for your order for 50 reams of glass paper, but much to our regret, we can not agree to your payment by D/A.
在指出问题时用much to our regret,to be compelled to do 这样的词语,表明问题的提出是不得已的,而同时又暗示责任在对方,显得有礼、有据、有节,不至于伤害对方的感情,更有利于问题的解决。
2.采用you-attitude
礼貌不仅是指用一些礼貌用语,更体现在一个您为重(“you-attitude”not “we- attitude”)的角度考虑问题,也就是从收信人的角度和立场来考虑问题,使句子语气显得平和、友好,表现出对对方的尊重和礼让。美国一位作家说,要想写好就要满足读者的需要,也就是站在读者的角度考虑问题;要分析读者怎么理解信息,然后试图给读者提供他们所需要的东西;解决读者的问题;节省他们的费用;体谅他们的感受和处镜。有人还这样说:“Remember that the word b-u-s-i-n-e-s-s contains both U and I, but the U comes before the I. This is a good sequence for you to remember.” (要记住b-u-s-i-n-e-s-s这个字里有u和i,但u(与You同音)在i之前。这是你要记住的次序”。)
1.使用第二人称
You-attitude体现在商务信函经常使用第二人称,显示写信人的真诚、谦虚、合作的态度,避免用第一人称给人的居高临下,人情冷漠之感。试比较下列几组句子,句1)采用了第一人称,句2)采用第二人称。
1)We are pleased to announce that…
2)You will be pleased to know that…
1)We want you to do it.
2)You will no doubt do it.
以上句子1)采用第一人称,口气僵硬,给人以耳提面命般之感,句2)采用了第二人称就显得客气而得体。
2.语气
You-attitud还体现在商务信函写作的语气态度委婉、含蓄,体谅对方心情和处境。无论是肯定还是否定,赞扬还是批评,语气语调要避免粗鲁冒犯、主观武断,要具有商榷的余地。即使是写信抱怨或回复抱怨,也要表现出技巧策略,语气、语调要把握好“度”,这样才能达到预期的效果。
(1)使用请求语气
请求语气能充分体现说话者对对方的尊重,且避免了语句的生硬和给对方造成的强迫感。商务函电中经常用疑问句表请求语气,可避免语气生硬刻板,给对方留有更大的余地,更有礼貌,如下面句中3)比祈使句1)和陈述句2)更客气,让人感觉更舒服,更有利于双方友好的贸易关系。
1)Ship US your goods in July.
2)Please ship US your goods in July.
3)Would you please ship US your goods in July 7?
(2)使用虚拟语气
虚拟语气可表主观愿望和假想虚拟的情况,并可使语气委婉。商务信函中虚拟语气的运用会给双方留出更多面子,有利于业务的开展和贸易关系的确立.如:
1) Would you compare our sample with the goods of other firms?
2) We would ask you to ship the goods by the first available vessel.
3.采用被动语态
在外贸函电中,交易双方为了表明各自的立场和观点,常使用主动结构的句式。在表达否定意义时,若采用主动结构,语气就会显得尖锐,加重责备的语气,使对方的面子受损,对营造融洽的合作关系极为不利。此时宜采用被动语态,强调业务的履行情况,淡化动作的对象,使陈述显得客观、委婉。如下例中2)比1)要温和礼貌的多,也就有利于双方对问题的最终解决。
1)You damaged the case.
2)The case was found to be damaged
在商务信函写作中,礼貌原则是实现成功交际的一项重要准则。最大限度地遵循礼貌原则可以增强友好关系、促进业务来往。而用语不当,或出言不逊,则会给对方带来伤害,引起相互间的误解,导致交际失败,失去商机。本文从用词和you-attitude两个方面展示了在商务信函写作中如何体现礼貌原则,希望能对商务信函写作者起到一些积极的借鉴作用。
参考文献
[1].曾尔奇.商务英语中的委婉表达及其翻译[J].许昌学院学报,2003 (3).
[2].唐丽玲.商务英语中的委婉策略[J].甘肃省政法学院人文学院,2001 (1).
[3].潘红.商务英语英汉翻译教程[M].中国商务出版社,2004.
[4].顾宝珠.委婉语的语言功能及其翻译[J].中国科技信息,2007 (1).
[5].顾日国.礼貌、语用和文化[J].外语教学与研究,1992 (4).
[6].贾秀珍.中英两种文化中的礼貌原则的区别[J].无锡南洋学院学报,2007 (9).
商务信函范文5
关键词：礼貌；商务信函；表现
商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。
一商务英语信函的写作原则
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的句子。您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚地了解您想说什么。一般的。商务信函有以下几个方面的写作原则：体谅原则，完整原则，清楚原则，简洁原则，具体原则，正确原则，礼貌原则。而其中，礼貌原则是在商务英语写作中最需要重视的基本原则。
二商务信函中礼貌用语的重要性
随着全球经贸一体化的不断推进，国际贸易的竞争日益激烈。礼貌用语在国际商务活动中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，使对方乐意与我们合作，从而有助于在竞争中占据一席之地。随着中国市场经济的不断深入，商业信函已经成为人们在经济交往中不可缺少的一种手段。人们只有在商业信函中使用一定的礼貌策略，才能在商业交往中成功地达到交际的目的。
三商务英语信函中合理表达礼貌应注意的几个方面
(一)注意保持交际双方地位的平等
在商务英语信函中，交易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，为表示礼貌而过分谦卑的话会适得其反，令对方对你的能力产生怀疑。
(二)注意话语的选择是否具有亲和力
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，干是把一封本来应该是热情而友好的信函写的呆板而死气沉沉。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句．这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。
(三)注意话语中的各种信息在不同人文背景下的解读
在商务英语信函的写作过程中，不仅要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达手段和技巧，还要仔细考虑各种国际商务交往中的特定语境因素，合理运用各种语用策略，使礼貌的表达更加贴切得体，从而使贸易活动得以更顺利地进行。
四商务英语信函中的礼貌表现
(一)商务信函中的积极礼貌表现
积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对方的积极面子不受损坏，说话人有必要使用积极礼貌策略，千方百计让听话人得到尊重。为此，说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用，让听话人感到自己的行为获得了华人的承认和赞美。在商务英语信函中积极的礼貌表现主要体现为4种策略：赞美、展示人情味，避免不和与声称关系亲近
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1赞美
赞美策略是一种满足听话人面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。它是利用夸奖、恭维话来满足对方的虚荣心里，以引起对方的注意和兴趣的方式。在不同的场合使用恰当的赞美语可以给人们的生活带来愉悦和满足感，使人际关系变得和谐融洽，起到油的作用。在商务英语信函中，经常夸赞对方是很有必要的，但千万别变成一味奉承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度，不可滥用溢美之词。所以，在写作信函时，既要遵循礼貌原则中尽量多赞誉对方的赞誉原则，又要做到恰如其分地夸奖对方。下面就是一个在自然而不夸奖的语气中透出赞美之情的好例子：
Wefindbothqualityandpricearesatisfactoryandwearepleasedtoplaceanorderwithyouforthefollowing：(经检查，贵方产品的质量和价格都是我方很满意。因此，决定向贵方订货，具体的款项如下：……)
2展示人情味中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达关切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人想收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。如：
Weacknowledgereceiptofyourlet-terdatedthe3rdthismonthenclosin~thereprography0ftheinsurancepOHCytweareregretforyourloss．(本月3日来函和保险单印件已经收到，我们对责公司所遭受的损失深表同情。)
这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了一方对对方遭受的损失的同情和美心，充分体现了写信人具有人情味的一面。
3避免不和避免不和在商务信函写作中，主要体现为当写信人不同意对方的观点或不愿意满足对方的要求或请求时．为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。
AccordingtOourrecords．youhavenotyetsettledyouraccountforelectroniceqnipmentsuppliedtoyouonlOthDe-cemberand20thJanuarythisyear．(根据我方存档．贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。)
作者借用accordingt0ourrecords这个间接和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点．但注意要讲究理解礼貌．避免用冒犯性的语言。
4声称关系亲近
在商业信函中，如果写信人与收信人之间非常熟悉，当写信人向收信人提出要求或建议时，写信人可以通过声称自己与对方有密切关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是。声称关系亲近”策略。
上述例句中通过“咱们”的运用，表达了写信人视收信人为伙伴之意，这种亲善的言语在极大程度上就可以维护收信人的面子，又可以帮助交际的双方实现互利的目的。
(二)商务信函中的消极礼貌表现
消极面子指不希望别人强加于自己，自己的行为不受别人的干涉、阻碍。消极的礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子而采取的措施。比如当一方提出请求、命令或建议时，对方的私人空间就受到了侵犯，这时．说话人就应该采取一定的措施去维护听话人的面子。消极礼貌表现在商务信函中主要体现在以下几个方面：减缓语气、表示歉意、道歉。
1减缓语气
减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时，写信人运用一定的表达方式来减缓语气，使言语的强制力变小，从而减弱对对方消极面子的成胁的方法。
2表示歉意
表示歉意的策略指写信人运用谦卑的语言来减低自己或抬高对方的身价使收信人和自己的差异得以显露，从而体现出写信人对收信人的尊重。写信人通过抬高对方的身份，降低自己的身份，表明自己对对方消极面子的维护和尊重，从而避免与对方潜在的冲突，实现与对方成功交流的目的。
3道歉
道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时，冒犯方向被冒犯的一方赔礼道歉表示歉意，以此来维护被冒犯一方的面子并且弥补冒犯的后果进而恢复双方之间的和谐关系的方式。道歉主要有两种方式：直接道歉和间接道歉。
(1)直接道歉
为了维护对方的面子，并且弥补对对方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉(说“抱歉”、“对不起”、“深表歉意”或“请原谅”之类的话)承认自己的过失，请求对方谅解，并表示愿意进行赔偿，进而促使双方步入正常的交际轨道。一般地，使用这种方法的信函都是投诉处理函(表接受)。
(2)间接道歉
商务信函范文6
在当今日益频繁的国际交流，尤其是贸易活动中，书信交流非常重要。尽管现代化的通信技术非常发达，有电报(telegram)、电传(telex)、传真(facsimile)和电子邮件(e-mail)，但是商务书信仍为现代商务交流中经常使用的一种重要手段。一次贸易从建立商务关系到交易成功，这期间的磋商工作大多是通过英文商务书信进行的。尤为重要的是，商务书信具有法律责任。同时，商务书信也是商务英语教学的一个重要内容。但是现在许多英语商务书信存在着许多问题，措辞方面尤为突出。主要表现为:11信件冗长累赘而不着要点;21表达模棱两可;31信函中充满陈词滥调、晦涩的行话和难懂的专业术语:41措辞粗鲁无理、空洞无物;51拼写及语法错误。“Using the right word at the right time”(Fowler)，这句话对于商务书信选词仍有指导意义。商务信函讲究实效，能准确无误、及时地传达信息，这就要求在草拟时做到用词简单易懂，平实简洁，使阅信人一目了然。应用文体有其特点和要求，而措辞更有自己的原则。为求达到有效交际的效果，本人想就以下四个方面谈一谈商务书信措辞原则。一、简洁原则简洁并非仅仅就是简单。写信时要做到简明扼要，短小精悍，切中要点。John Woods在《商务信函》一书中提出“7C”(clear，complete，concise，concrete，constructive，conversational，correct)方法，对我们很有借鉴之处。我门应注意以下几方面:1.用简单词，避免使用累赘词。如下面例子:a number of
some/manyin order to
totake into consideration
considerduring t he course of
duringprior to
before左边用词明显没有右边用词简洁。此外在英语词汇搭配上也有一些累赘现象。如“free gift”，gift不言而喻就是免费的，是馈赠的。再如“foreign import”，import本身就是从国外进口。再如下面左边的就要用右边的替代:small in size
smallabsolutely perfect
perfectpast history
historytuition fees
tuition2.使用小词。要熟悉和善于使用小词，用简单的言辞来交流思想，使人感到亲切。试比较下面两个句子:11 We will order all t he materials on t his list you furnished.21 We will order all t he materials on t his list you sent.现代商务英语的词语日趋简练，平易和直率。长词，大词(pompous words)日渐不受欢迎。如Perspiration远不如用sweat简洁。3.使用具体的词语。商业书信要力求具体，言之有物。要求对方做出明确回答，或是答复对方的要求，都要写得具体，避免笼统。多用能够得到的数字、比例和事实，而不是散文式的词语来替代。英语中有些词，如highly，soon，fair，good等都比较抽象，应少用。如下面左边词应用右边的换掉:most
80percent;often
37 time out of;fruit
banana4.避免使用过时的、陈腐的用语。商业书信中遗留着较多的陈腐用语，如，As per your request，Enclosed please find。Pursuant to our conversation，在措辞上应尽量用现代的、日常常用的语言来代替。如“This will acknowledge your recent letter”就不如“Thank you foryour recent letter”，让人看了舒服。5.慎用专业术语。术语又称行话(jargon)，是一种隐语，私下的只有一部分人懂的语言，如OAG，VIP等等。现代商务书信中也有许多涉及进出口、金融和经济管理等方面的专业术语。如L/C(Letter of credit);B/L(Bill of Lading);M/T(Metric ton);S.S.(steam ship)等。在现代商业书信中，应使用大众的，大部分人都懂的语言。这是草拟书信应当遵循的一个重要原则。但也并不是说不用术语，合理的使用会使行文更加简洁明了。如果双方都熟悉术语，用了效果会好些，如果对方不了解术语，还是尽量少用，以免产生误解。二、生动原则书信的文字生动，能够吸引对方的注意(attention)、兴趣(interest)和欲望(desire)，从而达到发信人预期的目的。1.信要写得生动活泼，就要求撰稿人多在文字修养上下工夫。试比较下列词组:t hin
bonyworry
fretinvestigate
snoop右边的词组较为生动、形象。英语中的表意动词可增添信文的生气。如:Planning is significant part of t he managerial process.Planning contributes significantly to t he managerial process.同时，主动和被动语态的巧用也会使信函有生气。如:The final decision must be made by me.I must make t he final decision.2.现代商务英语的趋势是日渐口语化，生动活泼，而非生意腔和官员腔。非正式的、交谈式的和生动活泼的语言更让人容易理解。信函中的责任和限制有时是无法避免的，但随意的文风会产生更有效的沟通效果。试比较下面两组句子:Upon receipt of your check，furt her attention will be givento your request.When we receive your check，we’ll begin work on your re2quest.很明显下面的句子要比上面的更让人容易接受。口语化也不是说要俚语化，而是使用简单(simple)、自然(natural)，和直截了当(straightforward)的词语来表达。多选用口语化和非正式(informal)的语言。文绉绉的，咬文嚼字的正式语言(formal language)，就会使信文缺少生气。3.写作上应采用正面的，积极的词语，避免使用消极的词语。因为消极的词语会使人有怒气或者是无知，要劝说对方，使用积极的语言更有效。
三、周到原则写商务书信时，要考虑对方，体谅对方，注意对方的要求、愿望和感情，措辞应做到以下几点:1.信文多用礼节性词汇。要注意礼貌，不要盛气凌人，更不要以命令的口气待人。如可多用以下词组:please/thankyou/may I/if you can等等。2.要做到有礼有节，又要不卑不亢。3.用词上尽量避免使用容易造成种族、残疾(handicap)、年龄、性别、宗教及偏见等使人产生不愉觉的词语。如下面左边词应用右边的来代替:actress
actorwaitress
waitermay girl
may secretaryboy
mancleaning woman
domestic housekeeperadolescents
young peoplelame
disabled再如，在造句时，要避免使用一些有歧视的词语。例如:The manager will call a meeting wit h his staff.此句明显表明这位是“男性”，为避免这种感觉，应对此做出修改:The manage will call a staff meeting.四、正确原则准确无误是书信写作中的最重要的原则。正确不仅要求用词、造句、语法、拼写、和标点符号规范而合乎习惯，更要求书信措辞的正确，恰如其分。1.要注意常出错的词语的用法。在商业书信中，有些词语与其他词语由于发音或拼写上类似，容易混淆，导致错误。如hopefully是抱有希望，并不是“希望”和“盼望”的意思。Hopefully t he situation will improve.其中的hopefully被当成hope来用，就是误用。2.有些词是非正式和不常用的，如irregardless，而常用regardless。在这种情况下。应选用常用的，以免费解。
参考文献:
[1]John Woods.商务信函(中译本)[M].上海:上海人民出版社，2002.
